tercera parte_ PSI_ULEAM
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TOPICOS AVANZADOS DE GESTION INFORMATICA PLAN DE SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA UNIVERSIDAD LAICA “ELOY ALFARO” DE MANABÍ, EXTENSIÓN EN EL CARMEN JAIME JAVIER ZAMBRANO QUIROZ DENNY LOURDES ZAMBRANO QUIROZ Santo Domingo de los Tsáchilas, junio 26 del 2009 UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES MAESTRIA EN INFORMATICA EMPRESARIAL
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TOPICOS AVANZADOS DE
GESTION INFORMATICA
PLAN DE SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA
UNIVERSIDAD LAICA “ELOY ALFARO” DE
MANABÍ, EXTENSIÓN EN EL CARMEN
JAIME JAVIER ZAMBRANO QUIROZ
DENNY LOURDES ZAMBRANO QUIROZ
2009
2009-2010
Santo Domingo de los Tsáchilas, junio 26 del 2009
UNIVERSIDAD
REGIONAL
AUTÓNOMA
DE LOS
ANDES
MAESTRIA EN INFORMATICA
EMPRESARIAL
2
1. INICIO DEL PLAN INFORMÁTICO
1.1 Análisis de la necesidad de un Plan de Sistema Informático
La universidad Laica “Eloy Alfaro” de Manabí, Extensión en El Carmen,
es una institución de estudios superiores, cuya matriz se encuentra ubicada
en la ciudad de Manta. Además cuenta con otras extensiones en los
cantones de Chone, Pedernales, Bahía de Caráquez.
Las carreras que oferta la Universidad “Eloy Alfaro” en el Carmen son:
Ingeniería en Sistemas, Jurisprudencia, Turismo, Ingeniería Agropecuaria,
Educación Primaria, Parvularia, Ingeniería en Auditoría, Licenciatura en
enfermería, Ingeniería Industrial.
Al ser una Institución universitaria, cuenta con profesionales altamente
calificados y recursos informáticos como hardware, software, datos,
comunicaciones, por lo que es necesaria la elaboración del Plan de
Sistema Informático, que contribuye en la toma de decisión, eje sobre el
cual se sustenta para el logro de las metas propuesta en sus lineamientos
estratégicos.
Por esta razón es destacable la importancia de contar con un plan
informático al momento de presentar los proyectos y definir nuevas
acciones, ya que este permite establecer líneas estratégicas con respecto a
la información y la tecnología empleada, logrando coordinar de manera
eficiente las iniciativas de inversión y proyección, de modo que se cumpla
la estrategia de la institución.
3
El Carmen, junio 08 del 2009
Magíster
Gonzalo Díaz Troya
DECANO DE LA UNIVERSIDAD LAICA “ELOY ALFARO” DE MANABÍ
EXTENSIÓN EN EL CARMEN
Presente.-
Las herramientas informáticas hoy en día son de gran ayuda para el hombre,
el futuro profesional que se forma en la Universidad, no es la excepción, esta
tecnología es un soporte para la investigación y la enseñanza – aprendizaje de
conocimientos que serán aplicados como profesionales.
Ante esta necesidad quienes nos suscribimos Jaime Javier y Denny Lourdes
Zambrano Quiroz, solicitamos a usted brindar la colaboración necesaria para
realizar la propuesta de una Plan de Sistema Informático, planteamiento que
permitirá detectar ciertas falencias en lo que respecta a recursos informáticos,
y así poder presentar propuestas que permitan la organización y solución de
dichos inconvenientes.
Conocedores de su ánimo por el progreso de la Institución, desde ya
anticipamos nuestros sinceros agradecimientos.
Atentamente,
A.S. Javier Zambrano Quiroz A.S. Lourdes Zambrano Quiroz
4
El Carmen, junio 10 del 2009
Señores
Jaime Javier Zambrano Quiroz
Denny Lourdes Zambrano Quiroz
Presente.-
La Universidad Laica “Eloy Alfaro” de Manabí, Extensión en El Carmen, institución
de estudios superiores a la que represento, nos encontramos en un proceso de mejorar
nuestros servicios de sistemas informáticos, por lo tanto es muy grato contar con la
propuesta del Plan Informático que ustedes proponen.
Como Institución estamos prestos a brindar toda la colaboración de información
requerida, para llegar con éxito al buen desarrollo de la propuesta.
Seguro de contar que el Plan Informático presentado, ayudará a mejorar la
organización de los recursos tecnológicos de nuestra Institución, desde ya anticipo
mi agradecimiento.
Atentamente.
Mg. Gonzalo Díaz Troya
DECANO DE LA ULEAM
EXTENSIÓN EN EL CARMEN
5
1.1 Descripción general del PSI
El Plan de Sistema Informático, tiene como objetivo obtener información
acerca de los sistemas de información actualmente implantados en la
Institución, evaluar las necesidades de nuevas funcionalidades en dichos
sistemas y establecer los proyectos que permitirán su mejora, teniendo en
cuenta los objetivos estratégicos de la Institución.
Con la implantación del PSI en la Universidad Laica “Eloy Alfaro” de
Manabí, Extensión en El Carmen, se podrá tener un perfil de las
necesidades, organización, dirección y control de los recursos
informáticos existentes en la Institución.
Con el Plan de Sistema informático se pretende:
Realizar una descripción de la situación actual de los sistemas de
informáticos de la Universidad.
Definición de los modelos que constituyen la arquitectura de
información.
Propuesta de proyectos necesarios para mejorar los sistemas de
información de la institución.
Evaluación de los recursos necesarios para desarrollar los proyectos
del próximo año.
Definición de un plan de seguimiento y control en la adecuación de los
proyectos definidos anteriormente a los objetivos estratégicos y
operativos de la universidad.
6
1.2 Identificación del alcance del PSI
El presente documento tiene como finalidad la proposición de iniciativas
tendientes a materializar la incorporación de las TIC en la Institución, a
partir de un diagnóstico realizado en base a la realidad de la actual gestión,
esta reflejo una deficiente organización y distribución de equipos
computacionales necesarios y la poca explotación de los mismos tanto a
nivel de software como en la red.
1.2.1 Ámbito y objetivos del PSI
Ámbito
La universidad Laica “Eloy Alfaro de Manabí, al ser una entidad de
educación superior cubre algunas áreas de profesionalización donde se
involucran recursos informáticos y es necesario considerar los siguientes
ámbitos:
Tecnología en los equipos de cómputo
Manipulación correcta del software
Manejo de datos.
Seguridad física
Seguridad Informática
Prevención de desastres informáticos.
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Objetivo General
Proponer la organización, dirección y control de los recursos
informáticos que existen en la Universidad, para la correcta toma de
decisiones.
Objetivos específicos
Determinar las falencias existentes de los recursos tecnológicos.
Establecer mecanismos que vinculen a la solución administrativa de
los recursos informáticos.
Proponer soluciones de la redistribución tecnológica para el
aprovechamiento de hardware, software, datos, comunicación y
personal.
1.2.2 Objetivos estratégicos relacionados con el PSI
Diagnosticar cada uno de los recursos informáticos que existen en la
Universidad Laica “Eloy Alfaro” de Manabí, Extensión en El Carmen.
Evaluar cada uno de los recursos tecnológicos para detectar los
requerimientos existentes.
Formular normas aplicables en la utilización de los recursos
informáticos de la Institución
8
1.2.3 Factores críticos de éxito
Capacitar al personal docente y administrativo con el fin de conseguir
una enseñanza de calidad.
Reforzar los sistemas de comunicación y control administrativo.
Incentivar la colaboración en los estudiantes al crecimiento
tecnológico informático.
1.3 Determinación de responsables
Equipo de trabajo
A.S Jaime Javier Zambrano Quiroz
A.S. Denny Lourdes Zambrano Quiroz
Colaboradores
Mg. Gonzalo Díaz Troya – Decano
Patricia Salvatierra – Secretaria General
Lic. Laura Zambrano – Aux. Secretaria
Personal Administrativo
Personal docente
9
2 DEFINICIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL PSI
2.1 Especificación del ámbito y alcance
La Universidad Laica “Eloy Alfaro” de Manabí, Extensión en El Carmen,
cuenta con un sistema de información para el manejo y control de notas,
aproximadamente hace cinco meses., lapso de tiempo en el cual se ha
detectado una serie de inconvenientes en cuanto al uso y manipulación de
la información que se lleva en dicho sistema.
A pesar de que recientemente se ha instalado el sistema de control de
notas, no se ha podido ejecutar en un cien por ciento, ya que parte de ello
depende la matriz, que se encuentra situada en la ciudad de Manta.
En el departamento de Secretaria se realiza el ingreso de todas las actas de
calificaciones de estudiante y los respectivos pensum de estudios,
información que sirve de soporte al momento de registrar la matrícula de
los estudiantes.
Cuando se han registrado todos los datos, se realiza un enlace remoto con
la matriz, para transferir datos al sistema general de calificaciones.
Para poder matricularse el estudiante accede con su número de cédula a
una página web a través del internet. Luego deberá llenar una ficha con
sus datos personales e inmediatamente podrá revisar sus notas e imprimir
el mecanizado, documento requerido para la matriculación.
Con el Plan de Sistema Informático se pretende, organizar y administrar
de manera eficaz los recursos informáticos que cuenta la universidad, y así
poder establecer normas que permitan manipular la información
adecuadamente.
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Catálogo de objetivos del PSI
Objetivo General
Proponer la organización, dirección y control de los recursos
informáticos que existen en la Universidad, para la correcta toma de
decisiones.
Objetivos específicos
Determinar las falencias existentes de los recursos tecnológicos.
Establecer mecanismos que vinculen a la solución administrativa de
los recursos informáticos.
Proponer soluciones de la redistribución tecnológica para el
aprovechamiento de hardware, software, datos, comunicación y
personal.
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2.2 Organigrama funcional de la Universidad Laica “Eloy Alfaro” de Manabí, Extensión en El Carmen
JUNTA DE EXTENSIÓN
CONSEJO DE EXTENSIÓN
COMISIÓN
ACADÉMICA
COMISIÓN
ASUNTOS
JURÍDICOS
COMISIÓN
ASUNTOS
SOCIALES Y
CULTURALES DECANO
UNIDAD DE
INVESTIGACIÓN
SECRETARÍA TESORERÍA CONTABILIDAD
BIBLIOTECA E
INTERNET
UNIDAD DE
BIENESTAR
ESTUDIANTIL
CENTRO DE
CÓMPUTO
LABORATORIOS
AUXILIARES DE
SERVICIO
GUARDIANÍA
UNIDAD DE RELACIONES PÚBLICAS Y
PROMOCIÓN CULTURAL
COORDINACIÓN GENERAL
ACADÉMICA
CONSEJO ESCUELA C.
AGROPECUARIAS
CONSEJO ESCUELA C.
ADM. Y CONTABLES CONSEJO ESCUELA C. DE
LA EDUCACIÓN
COORDINADOR COORDINADOR COORDINADOR
PARALELOS DE:
ENFERMERÍA
A. SISTEMAS
ING. INDUSTRIAL
HOTELERÍA Y T.
JURISPRUDENCIA.
COORDINADORES DE
PARALELOS
FACULTAD DE LOS
PARALELOS EN MANTA
ADMINISTRACIÓN DE
GRANJAS
ESTRUCTURA ORGÁNICA
FISCALÍA
UNIDAD DE
PLANEAMIENTO
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Catálogo de usuarios
Decano: Es la máxima autoridad académica y administrativa de la Extensión.
Se encarga de la planificación y ejecución de las actividades de la Extensión,
con la finalidad de de alcanzar las metas y objetivos de la Institución. (Mg.
Gonzalo Díaz Troya).
Coordinador General Académico: El Coordinador General Académico
sigue en autoridad jerárquica al Decano. Una de sus funciones es proponer,
presentar y coordinar anualmente la programación de las actividades
académicas, de investigación científica y extensión universitaria al Consejo de
Escuela. Además colabora con el Decano en la planificación y ejecución de
las actividades de la Extensión.
Directores de Escuela: Son los encargados de dirigir las actividades
académicas de la Escuela en el área de su competencia. Organiza la
realización de conferencias, seminarios y demás actos académicos de la
Escuela, entre otras funciones.
Docentes: Debe cumplir con las disposiciones reglamentarias y de autoridad
que se estipulan en el Estatuto de la Universidad. Dentro de la cual tenemos
presentar oportunamente en Secretaria, las calificaciones e informes
requeridos de acuerdo al reglamento pertinente.
Estudiantes: Estudiar y aprobar cada una de las asignaturas conforme con los
plantes, programas y reglamentos de estudios vigente en la Extensión. Otro de
los deberes de los estudiantes es obtener la calificación que corresponde a su
rendimiento.
Secretaría: Persona responsable del control y manejo de actas, donde se
plasman las notas de los estudiantes. (Lic. Patricia Salvatierra Loor).
13
Auxiliar de Secretaría: Asistente de secretaría, encargada actualmente de la
manipulación del sistema de control de notas. (Lic. Laura Zambrano).
Administrador de laboratorios de computación: Encargada del control y
mantenimiento de los centros de cómputo de la Institución.
Contador: Su función es organizar la parte contable de la Institución,
encargado de los trámites financieros, debido que dentro de la Extensión no se
manejan directamente las cuentas bancarias sino a través de la Matriz y luego
el Ministerio de Finanzas. (Ing. Elvis Soledispa).
Equipo de trabajo
A.S Jaime Javier Zambrano Quiroz
A.S. Denny Lourdes Zambrano Quiroz
El equipo de trabajo responsable esta constituido por las personas antes
mencionadas, sin embargo se cuenta con la colaboración con las personas
involucradas en el PSI.
2.3 Definición del plan de trabajo
El plan de trabajo del PSI, es un documento donde se detalla todas las
actividades a seguir, con la asignación de los participantes, tiempos y
responsables de cada una de ellas, los resultados esperados.
El detalle del plan de trabajo del PSI, lo encontraremos en un archivo
adjunto denominado Proyect_Uleam_part3.mpp
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2.4 Comunicación del plan de trabajo
El Carmen, junio 17 del 2009
Magíster
Gonzalo Díaz Troya
DECANO DE LA UNIVERSIDAD LAICA “ELOY ALFARO” DE MANABÍ
EXTENSIÓN EN EL CARMEN
Presente.-
Una vez analizados cada uno de los recursos informáticos con que cuenta la
Institución que usted tan acertadamente dirige, es grato comunicarle que el Plan
de Trabajo del PSI de la Universidad Laica “Eloy Alfaro” de Manabí, Extensión
en El Carmen se encuentra concluido.
Presentamos Plan de trabajo con la finalidad de que se lo evalúe y sea aceptado
de acuerdo con las normas y reglamentación que tiene la Institución, para luego
poder continuar con el desarrollo del Plan de Sistema Informático.
En espera de una respuesta satisfactoria, desde ya anticipamos nuestros sinceros
agradecimientos.
Atentamente,
A.S. Javier Zambrano Quiroz A.S. Lourdes Zambrano Quiroz
15
3 ESTUDIO DE LA INFORMACIÓN RELEVANTE
3.1 Selección y análisis de antecedentes
Para la elaboración del PSI, primero se realizó una observación de campo, luego
fue necesario entrevistas con el personal que labora en los departamentos de
secretaría general, auxiliar de secretaria, de los representantes de las
coordinaciones de escuela, administrador de centros de cómputo y estudiantes,
donde se puede detectar los recursos informáticos que existen la Universidad
Laica “Eloy Alfaro” de Manabí, Extensión en El Carmen.
Una vez seleccionado los campos de acción de PSI, se identificó los recursos
informáticos de la universidad, con los cuales pudimos obtener información
como: el procesamiento de los datos, el manejo del sistema computacional, la
administración tecnológica y el desenvolvimiento del recurso humano.
En lo referente al manejo de la información del sistema, se evidencia que es
manipulada por la secretaria general y las respectivas auxiliares, quienes son las
encargadas de recibir las actas que entregan los docentes, ubicando una adhesivo
transparente en la columna de notas al momento de receptarlas con la finalidad
que no exista corrección alguna en lo posterior.
Una vez receptada la información por escrito, esta es ingresada al sistema por la
auxiliar de la secretaria general, quien se encarga de la manipulación del sistema
SEGEM.
Como se pudo observar al momento existe una sola persona encargada de operar
el sistema, lo cual involucra en cierta manera agotamiento mental, por tal motivo
sería necesario que todas las auxiliares de secretaria que representan a cada una
de las especialidades conozcan del sistema de información y tengan acceso al
sistema a través de una red.
16
La universidad Laica “Eloy Alfaro” de Manabí, Extensión en El Carmen, se
encuentra tecnológicamente equipada, la misma que dispone de cuatro salas de
cómputo y de 30 salones de clases con equipos para proyección, disponibles para
la enseñanza – aprendizaje de los estudiantes.
En el centro de cómputo No. 1, se disponen 24 computadoras, con procesadores
Intel Pentium IV de 2,80 Mghz a 3.00, tienen memorias ram de 512 y 1 GB,
ciertas computadoras disponen de discos duros de 80 y 40 GB, poseen unidades
de CD-RW, y monitores tipo CRT. Esta sala de cómputo fue el primer laboratorio
que tubo la universidad y es por esta razón que poseen esas características.
La sala de cómputo No. 2, dispone de 13 computadoras, todas tienen las mismas
características como es procesador intel Pentium IV de 3.66 Mghz, memoria
Ram de 1Gb y disco duro de 80 GB, poseen unidades de CD-RW-DVD y
monitores Lg LCD.
El centro de cómputo número 3 y 4, cuenta cada con 20 computadoras, estas
fueron adquiridas hace seis meses, con procesador Corel dos duo, 2 Gb de
memoria Ram, con capacidad de disco duro de 160 Gb y monitores LCD.
Existe otra sala de cómputo, ubicada en la granja experimental de la Extensión,
que se encuentra ubicado a 15 kms del edificio principal. Estas computadoras son
utilizadas para la enseñanza – aprendizaje de los estudiantes. Son equipos Intel
PIV, de 3,00 Ghz, disco duro de 80 GB, memoria Ram de 512 y unidad de Cd-
Rw y DVD.
Los equipos de proyección que se encuentran distribuidas en los diferentes
salones de clases tienen similares características, que las computadoras del centro
de cómputo 3 y 4. Adicionalmente casa computadora posee un proyector de
marca Epson y/o Sony.
17
En la mayoría de computadoras de la Institución se utiliza el sistema operativo
Windows Xp, Office 2007, antivirus Avira y Nod 32, a excepción del laboratorio
número de 2 que posee adicionalmente otro sistema operativo como es Ubuntu
9.00.
La universidad cuenta con el servicio de internet, quien tiene un convenio con la
empresa proveedora CC-Net del cantón El Carmen, con un ancho de banda de
512, Kbps que es distribuida en las oficinas administrativas; en la biblioteca en la
cual existen 6 computadoras para uso de los estudiantes; y, en las salas 1 y 2 de
computación. Además existen dos router Belkin y 3Com para el uso del
internet inalámbrico.
Existe una persona encargada de administrar los centros de cómputo, la misma
que se encarga de realizar el mantenimiento de los equipos de computación.
3.2 Valoración de antecedentes
Catálogo de requisitos: o requisitos generales
Como se puede observar la universidad Laica “Eloy Alfaro” de Manabí se
encuentra equipado tecnológicamente, pero se debe tener presente algunas
consideraciones para el desarrollo del PSI de la Institución:
- Reestructuración de procesos.
- Actualización de equipos de cómputo de la Sala No. 1, Biblioteca y Sala
de la granja experimental.
- Seguridad en el manejo de datos.
- Estructurar la red de cómputo en los laboratorios que no poseen.
- Uso de software libre
- Respaldar la información.
- Actualizar antivirus.
- Extender la señal de red inalámbrica
18
Catálogo de normas del PSI
La reestructuración de procesos, deberá ser respetada, de tal forma que no
existan inconvenientes en el momento de manipular la información.
Los equipos de cómputo deberán tener mantenimiento constante, así como
la supervisión para la actualización y estar acorde a la tecnología y
facilidad para quienes manejen los equipos.
Para que los datos estén seguros y no haya mal manejo de los mismos, se
deberán asignar claves de acceso a los diferentes programas que maneje la
empresa, sobre todo si se trata de un sistema informático.
Dar mantenimiento a la red de cómputo, aplicando los métodos que
conciernen a una red, de tal forma que sus datos fluyan sin ningún
contratiempo.
Cambio de software en las diferentes computadoras por software libre.
Respaldar la información de la empresa, a través de discos duros externos
o DVD.
Actualizar los antivirus semanalmente o en el tiempo que se crea
conveniente.
19
4 IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS
4.1 Estudio de los procesos del PSI
La modalidad de estudio que se aplica en la Universidad Laica “Eloy
Alfaro” de Manabí, Extensión en El Carmen, se la realiza través de
eventos, con una carga horaria según el pensum de estudio establecido de
cada especialidad. El problema radica que no se establece un cronograma
anual sobre la distribución de docentes de acuerdo a las asignaturas, sino
de acuerdo a la disponibilidad de tiempo de los mismos.
El proceso de evaluación en estudiantes es de tres parciales, el cual esta
distribuido considerando el 50% de la carga horaria corresponde al primer
parcial, el 25% al segundo parcial y el restante el tercer parcial. Existe el
inconveniente de módulos con poca carga horaria donde difícilmente se
puede cumplir esta norma.
Al concluir cada módulo, el docente debe entregar las actas de
calificaciones a la secretaria de especialidad, para que sean verificadas y
luego trasladadas a Secretaria General de la Extensión, con la finalidad de
ser ingresadas al sistema de notas de la Institución.
El sistema de control de notas “SECGEN”, permite el registro de actas de
calificaciones y pensum de estudios, que es manipulado por la auxiliar de
secretaria una vez que han sido verificadas las actas por la Secretaria
General. Como este sistema se encuentra en etapa de implementación se
requiere que se realice una conexión remota a la Secretaría General de la
Matriz. Para realizar este proceso de comunicación se debe tener en
20
cuenta que otras extensiones no se encuentren accediendo al mismo
tiempo, ya que solo permite una conexión a la vez.
4.2 Análisis de las necesidades de la información
La información de las actas de calificaciones es receptada por escrito, esta es
ingresada al sistema por la auxiliar de la secretaria general, quien se encarga de la
manipulación del sistema.
Como se pudo observar al momento existe una sola persona encargada de operar
el sistema, lo cual involucra en cierta manera agotamiento mental, por tal motivo
sería necesario que las auxiliares de secretaria que representan a cada una de las
especialidades conozcan del sistema de información y tengan acceso al sistema a
través de una red.
La universidad Laica “Eloy Alfaro” de Manabí, cuenta con 28 salones de clases
equipados con equipos para proyección. Estos equipos se encuentran en un
escritorio con seguridad en donde se guarda una unidad de sistema (CPU),
teclado, mouse, parlantes y un Ups. El proyecto se encuentra estratégicamente
ubicado en el techo del salón a través de un soporte. Para acceder a este servicio
que brinda la universidad, el docente deberá acercarse a la oficina de
Administración de Centros de Cómputo y solicitar de manera, el mismo que
tendrá que dejar su cédula de identidad para poder retirar las llaves y el control
que corresponde al escritorio que se encuentra el equipo de proyección solicitado.
Existen normas de control en el uso de estos equipos establecidos por el
administrador de centros de cómputo, tales como: Apagar el proyector mientras
no este en uso, si existe inconveniente, comunicar inmediatamente, ningún
docente o estudiante podrá abrir la unidad de sistemas y así el docente será el
único responsable de la utilización y manipulación de estos equipos.
21
El control del las cuatro salas de computación se encuentra a cargo del
Administrador de Centro de Cómputo, quien es la encargada de dar
mantenimiento de hardware y software. Brinda las facilidades necesarias a los
docentes que hacen uso de los laboratorios para sus clases, de igual forma el
docente y los estudiantes son responsables del uso y manipulación de los equipos.
En caso existiese algún incidente dentro del laboratorio deberá ser notificado
inmediatamente a la persona encargada.
Para controlar tanto al personal administrativo como docente, en horarios de
entrada y salida, existe un reloj biométrico, que permite controlar el
cumplimiento de las horas laborables.
Modelo de información
• Entidad – Relación
DECANO
SECRETARIA
AUX DE SECRETARIA
SISTEMA INFORMATICO
ESTUDIANTES
PROFESORES
22
Entidades:
Atributos de cada entidad:
• Decano:
Cédula
Nombre
Apellidos
Teléfono
Dirección
Estado Civil
Título Académico
• Secretaria
Cédula
Nombre
Apellidos
Teléfono
Dirección
ADM. CENTRO DE CÓMPUTO
EQUIPO DE COMPUTACION
SECRETARIA GENERAL
MATRIZ
COORDINADOR ACADEMICO
23
Estado Civil
Título Académico
• Auxiliar de Secretaria
Cédula
Nombre
Apellidos
Teléfono
Dirección
Estado Civil
Título Académico
• Sistema Informático
Nombre
Módulos
• Estudiantes
Cédula
Nombre
Apellidos
Teléfono
Dirección
Estado Civil
Curso
Especialidad
• Docentes
• Cédula
• Nombre
• Apellidos
• Teléfono
• Dirección
• Estado Civil
• Título Académico
• Especialidad
24
• Nominación de estado (Contrato o nombramiento)
Equipos de Cómputo
Marca
Estado
Monitor
Características
Teclado
Mouse
Tipo (escritorio o laptos)
Servicio (Administrativo, proyector o salas de cómputo)
• Administrador centros de cómputo
Cédula
Nombre
Apellidos
Teléfono
Dirección
Estado Civil
Título Académico
• Secretaria General (Matriz)
Cédula
Nombre
Apellidos
Teléfono
Dirección
Estado Civil
Título Académico
• Coordinador académico
Cédula
Nombre
Apellidos
Teléfono
25
Dirección
Estado Civil
Título Académico
Operaciones para cada entidad
• Decano
Organizar ( )
Coordinar( )
Solicitar ( )
Verificar ( )
Supervisar ( )
Controlar ( )
Evaluar ( )
Gestionar ( )
• Secretaria
Administrar( )
Coordinar ( )
Registrar ( )
Operar ( )
Controlar ( )
Organizar ( )
• Auxiliar de secretaria
• Registrar ( )
• Operar ( )
• Controlar ( )
• Enviar ( )
• Sistema Informático
Registrar( )
Informar ( )
Generar ( )
26
Facilitar ( )
Controlar ( )
• Estudiantes
Asistir ( )
Generar ( )
Cumplir ( )
• Docentes
• Organizar ( )
• Coordinar( )
• Verificar ( )
• Supervisar ( )
• Controlar ( )
• Evaluar ( )
• Impartir ( )
• Equipos de cómputo
• Procesar( )
• Almacenar( )
• Generar( )
• Facilitar ( )
• Enviar ( )
• Garantizar ( )
• Administrador centros de cómputo
• Administrar ( )
• Mantener ( )
• Asesorar ( )
• Controlar ( )
• Organizar ( )
• Reparar ( )
• Informar ( )
27
• Secretaria General (Matriz)
• Supervisar ( )
• Actualizar ( )
• Controlar ( )
• Verificar ( )
• Coordinar ( )
• Coordinador académico
• Organizar ( )
• Coordinar( )
• Solicitar ( )
• Verificar ( )
• Supervisar ( )
• Controlar ( )
• Evaluar ( )
• Gestionar ( )
Modelo Entidad / Relación extendido
Las relaciones que utilizaremos para el desarrollo de nuestro Plan de Sistema
Informático, es a través de las asociaciones (multiplicidad), lo que nos permitirá
una mayor comprensión de los recursos informáticos que se manejan dentro de la
universidad, los cuales serán evaluados a través del PSI.
El decano puede solicitar uno o varios reportes a la secretaria
Secretaria Gerente
1 1..*
Secretaria Decano
1 1..*
28
Una secretaria opera un sistema informático de la Universidad Laica “Eloy
Alfaro” de Manabí Extensión en El Carmen.
La secretaria de la Extensión recibe actas de calificaciones de una o varias
auxiliares de secretaria.
Las auxiliares de secretaria reciben actas de calificaciones a uno o varios
docentes de acuerdo a la especialidad.
Una auxiliar de secretaria por especialidad, recibe solicitudes a uno o varios
estudiantes.
S. Informático Secretaria
1 1
1..*
Docentes Aux. Secretaria
1..*
1..*
Estudiantes Aux. Secretaria
1
1..*
Aux. Secretaria Secretaria
1
1..*
Estudiantes Docentes
1..*
29
Varios docentes pueden impartir sus clases a uno o varios estudiantes
El Coordinar Académico General distribuye la carga horaria anual según la
especialidad a uno o varios docentes.
El Coordinar Académico General informa a una o varias auxiliares de secretaria
sobre el distributivo de carga horarias de los docentes para realizar la
programación anual.
La Secretaria de la matriz recibe información de la Secretaria General de la
Extensión.
El administrador de centros de cómputo da asistencia técnica a la secretaria
general de la Extensión sobre la manipulación de hardware y software.
1..*
Docentes Coord. Acad.
1
1..*
Aux. Secretaria Coord. Acad.
1
1
Secretaria
(Ext.)
Secret. (matriz)
1
1
Secretaria
(Ext.)
Ad. Centro C.
1
30
El administrador de centros de cómputo da asistencia técnica a las auxiliares de
secretaria sobre la manipulación de hardware y software.
El administrador de centros de cómputo da asistencia técnica a uno o varios
docentes que utilizan los salones de clases con equipo de proyección.
1..*
Aux. de Secret. Ad. Centro C.
1
1..*
Docentes
Ad. Centro C.
1
31
Diagrama de clases
32
4.3 Catalogación de requisitos
Requisitos de los procesos afectados por el PSI
Dentro del estudio de los procesos del PSI y el respectivo análisis de las
necesidades de la información se ha podido establecer los requisitos necesarios
de los procesos afectados por el plan informático.
En lo que respecta al sistema informático que se ejecuta en la
universidad Laica “Eloy Alfaro” de Manabí en El Carmen, existe la
necesidad urgente de ubicarlo en red, para que así cada auxiliar de
secretaria realice el ingreso de la información al sistema de acuerdo a la
especialidad que tienen a su cargo.
El sistema de control de notas que se maneja en la universidad, no se
lleva a cabo su ejecución en un 100%, debido que existen opciones que
no se utilizan como aquellas que se encuentran en coordinación con la
parte de Tesorería por razón de la gratuidad. La Extensión no maneja
cuenta independiente si no que lo realiza a través de la matriz y esta a
su vez al estado ecuatoriano.
La implementación del escaneo de actas de calificaciones dentro del
sistema informático será de gran utilidad, debiendo considerar las
seguridades necesarias para que se mantenga el estado original del
documento presentado por el docente.
Ubicar un equipo de computación, enlazado con el sistema de control
de notas, a disposición de los estudiantes, de tal forma que tengan
acceso a consultas posteriores de sus calificaciones.
Capacitación a las auxiliares de secretaria para que tengan
conocimiento del sistema informático que se manipula en la Institución.
33
Renovar equipos de computación a las auxiliares de secretaria, con la
finalidad de ejecutar el sistema de información y brindar un mejor
servicio. (Anexo Propuesta de proformas).
Adquirir licencias de programas para las computadoras que se utilizan
en la parte administrativa.
Hacer uso de software libre en las salas de cómputo de la universidad.
Capacitación a los docentes sobre el manejo de los equipos de
proyección.
Extraer reportes quincenales en lo referente al reloj biométrico, para
que exista un mayor control de horarios.
Aumentar el ancho de banda que posee la universidad, debido que el
existente es muy bajo en comparación a la tecnología que posee la
universidad.
Ubicar access point en lugares estratégicos para que se distribuya
internet inalámbrico en toda el área universitaria, ya que solo abarca un
determinado espacio.
Las salas de computación 3 y 4 deben ser ubicadas en red, debido que
estos centros de cómputo son utilizados por los maestros para sus
clases.
Capacitar a los estudiantes en lo referente a las aplicaciones que
presenta el software libre.
Establecer normas de control en el manejo del uso de internet.
34
5 ESTUDIO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTUALES
5.1 Alcance y objetivos del estudio de los sistemas de información
actuales
Catálogo de objetivos de PSI:
Objetivos del estudio de los sistemas de información actuales
Luego de haber realizado un análisis de los procesos afectados por el PSI,
involucrando los recursos informáticos, se establece los objetivos de estudio
de los sistemas de información actuales en los diferentes departamentos de la
Institución:
Decano
Coordinar conjuntamente con la administradora de centros de cómputo,
adquisiciones de equipos de computación.
Organizar capacitaciones al personal docente como administrativo de la
Institución.
Solicitar información referente al sistema informático de la Institución.
Verificar las necesidades existentes de recursos informáticos de la
universidad.
Gestionar la adquisición de equipos tecnológicos.
Evaluar el desempeño laboral del personal docente y administrativo de
la universidad.
35
Secretaria General
Registrar en el sistema informático los pensum y actas de calificaciones
de los estudiantes.
Controlar el flujo de información ingresada al sistema.
Verificar inconsistencia de información.
Actualizar constantemente la base de datos general en la matriz de la
universidad.
Organizar la información recibida por parte de las auxiliares de
secretaria.
Extraer respaldo de la información ingresada al sistema.
Guardar documentación de actas de calificaciones.
Auxiliares de secretaria (secretaria de especialidad)
Recibir actas de calificaciones a los profesores, que luego serán
registradas el sistema.
Controlar la carga horaria de docentes.
Coordinar con los docentes, actas inconsistentes.
Entregar certificados de promoción a estudiantes
36
Administración centros de cómputo
Administrar los equipos de computación que posee la universidad Laica
“Eloy Alfaro” de Manabí, Extensión en El Carmen.
Mantener actualizado contantemente el inventario de equipos de
computación de la universidad.
Asesorar en la adquisiciones de hardware y software de la Institución
Brindar asistencia técnica a los docentes y departamentos
administrativos de la universidad.
Organizar periódicamente jornadas de mantenimiento de los equipos de
computación.
Personal docente
Cumplir con la carga horaria establecida por la coordinación general
académica.
Adaptarse a la modalidad de evaluación que tiene la universidad.
Evaluar a los estudiantes de acuerdo a lo establecido al Reglamento de
la Universidad.
Entregar actas de calificaciones en el formato establecido en la
Institución.
37
Coordinación Académica
Organizar el distributivo de la carga horaria de los docentes.
Coordinar seminarios de capacitación
Controlar el cumplimiento del distributivo anual de los docentes.
Identificación de sistemas de información actuales afectados por el
PSI
Decano
Por ser la máxima autoridad académica y administrativa de la
Extensión, y al encargase de la planificación y ejecución de las
actividades de la universidad, constituye un componente primordial en
la toma de decisiones, manejo de información, adquisición de
hardware, implantación de software, personal docente y administrativo,
para cumplir metas y objetivos propuestos.
Secretaria general
Constituye parte del sistema de información actual, el cual es afectado
por el PSI, debido que es la persona encargada del manejo de la
información sistematizada, en donde fluye todo el proceso de control de
actas de calificaciones.
38
Administrador de centros de cómputo
Dentro del desarrollo del PSI, el administrador de centros de cómputo
también juega un papel muy importante dentro del proceso, siendo el
responsable en lo referente al hardware y software de la Institución.
Auxiliares de secretaria
Las auxiliares de secretaria, quienes desempeñan el papel de secretaria
de las diferentes especiales, también se involucran en el PSI, siendo las
responsables de la consistencia original de las actas de calificaciones
que luego serán procesadas en el sistema informático.
Docentes
Los docentes son afectados por el PSI, porque tienen la responsabilidad
de entregar sus actas de calificaciones de acuerdo a un formato y de
manera puntual.
Estudiantes
Dentro del Plan Sistemático de Información, los estudiantes también se
ven afectados de alguna forma, ya que deben seguir ciertas normas de
control aplicadas en las salas de computación.
Coordinador General Académico
El Coordinador General Académico por seguir en autoridad jerárquica
al Decano, se lo considera también dentro del proceso del Plan
Sistemático de Información, por toma de decisiones, manejo de
39
información académica, personal docente y administrativo, para
cumplir metas y objetivos propuestos en la Institución.
5.2 Análisis de los sistemas de información actuales
De acuerdo a la investigación realizada en la elaboración del Plan
Sistemático de Información, es factible su ejecución, debido que se cuenta
con todos los recursos informáticos disponibles y la colaboración de las
autoridades para llevar a cabo este proceso.
Como se ha podido destacar en puntos anteriores de referencia el PSI,
permite la organización, dirección y control de los recursos informáticos
que existen en la Universidad, para la correcta toma de decisiones. Esto
conlleva a determinar las falencias existentes de los recursos tecnológicos
para establecer mecanismos que vinculen a la solución administrativa de
los recursos informáticos y proponer soluciones de la redistribución
tecnológica para el aprovechamiento de hardware, software, datos,
comunicación y personal.
El sistema informático que es utilizado en la universidad Laica “Eloy
Alfaro” de Manabí, Extensión en El Carmen, a través de la ejecución del
PSI, permite llevar de manera organizada la documentación que es
entregada por los docentes. Estableciendo procedimientos de seguridad e
integridad de los datos que son procesados a través del sistema. Otro de
los beneficios de este plan es mantener constantemente actualizada la base
de datos de la matriz, para que el estudiante pueda realizar sus consultas de
notas cuando lo desee. Implementar el sistema informático en su totalidad
permite un control general de matrículas, notas, docentes.
En lo referente a la administración de centros de cómputo, parte esencial
del PSI, se establece procedimientos de control en lo referente a hardware
40
y de esta forma poder organizar los recursos tecnológicos existentes en la
universidad. Al iniciar el plan informático es necesario una auditoria
informática, partiendo de ello se podrá detectar las falencias existentes, lo
cual conlleva a poner en prácticas los procedimientos necesarios para la
aplicación del plan. Sin embargo se consideran algunos aspectos:
Algunos de los computadores que son utilizados por las auxiliares de
secretaria y la Sala de Cómputo número 1, es necesario aactualizarlos o
adquirir nueva tecnología, de tal manera que haya rapidez, fluidez de
los datos y desenvolvimiento de las tareas por parte de los empleados.
Realizar una red estructurando el cableado respectivamente, para que
así se puedan incrementar otras computadoras según sean requeridas.
Debido a que el gobierno de turno ha propuesto el uso de software
libre en las instituciones públicas, es necesario el uso, para que en lo
posterior evitar problemas legales.
En las oficinas donde labora el personal administrativo, es conveniente
el cambio de los monitores CRT por LCD, con la finalidad de optimizar
el espacio físico.
La máxima autoridad de la Universidad, representada por el Decano, debe
tener en cuenta algunos aspectos necesarios para llevar a cabo este plan
informático.
Hacer cumplir las funciones que le competen a los auxiliares de
servicios, con la finalidad que mantengan limpias las computadoras
externamente.
41
Estar acorde a la tecnología informática, para que la universidad se
encuentre en constante actualización.
Motivar constantemente a los empleados por el buen
desenvolvimiento en todas las funciones competentes y brindar el
apoyo necesario en curso de capacitación que ofertan varias
empresas de acuerdo al cargo ocupado.
Como se ha podido analizar en la ejecución del PSI, se involucra a todos
los elementos que forman parte de los recursos informáticos, de una
manera indirecta forman parte todo el personal que labora dentro de la
Institución.
42
DIAGRAMA DE REPRESENTACION
Profesores
Sistema Informático
Secretaria
Aux. de Secretaria
Estudiantes
Decano
Equipo de Cómputo
Adm. Centro Comp.
Sala No. 1
Sala No. 2
Sala No. 3
Sala No. 4
Coord. Acad.
Reportes
Control matrículas
Escaneo de actas
Seguridad en
información
Mantenimiento
periódico
Auditoria informática
Actualización de
equipos
Software libre Proyectores
Biblioteca
43
Participantes
Consultores
Decano
Secretaria
Auxiliares de secretaria
Administrador de centros de cómputo
Consultores Informáticos
Mg. Fabricio Lozada
A.S. Lourdes Zambrano Quiroz
A.S. Javier Zambrano Quiroz
Usuarios Expertos
Mg. Gonzalo Díaz Troya
Lic. Patricia Salvatierra
Lic. Laura Zambrano
Lic. Flor Marina Zambrano
Lic. Jenny Valencia
Ing. Digna Cevallos
A.S. Wladimir Minaya
Dr. Oliver Vera
Equipo del Proyecto
- Mg. Fabricio Lozada
- A.S. Denny Lourdes Zambrano Quiroz
- A.S. Javier Zambrano Quiroz
Equipo de Soporte Técnico
- A.S. Denny Lourdes Zambrano Quiroz
- A.S. Javier Zambrano Quiroz
44
5.3 Valoración de los sistemas de información actuales
Involucrados Organización Coordinación Planificación Control Operatividad Mantenimiento Cableado Servicio Reportes Eficacia
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Decano
Secretaria
Aux. Secretaria
Adm. C. Comp
Coord. Academ.
Profesores
Estudiantes
Tabla de Valoración
1 Deficiente
2 Bueno
3 Muy bueno
4 Excelente
45
6 DISEÑO DEL MODELO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
6.1 Diagnóstico de la situación actual
El Plan de Sistema Informático propuesto para la Universidad Laica “Eloy
Alfaro de Manabí”, Extensión en El Carmen, ha sido desarrollado a través
de observaciones, investigación, entrevistas, encuestas, técnicas utilizadas
para poder analizar cada uno de los procesos que involucran a los recursos
informáticos que tiene esta Institución de estudios superiores.
Con el estudio realizado se pudo detectar ciertos procesos que conllevan al
sistema organizacional de la universidad. Nuestro Plan de Sistema
Informático lo hemos centrado en lo referente al sistema de control de
notas y la administración de centros de cómputo de la Institución. Para tal
efecto a continuación se ubica una matriz, en la cual se indican las
actividades y departamentos involucrados.
Actividades Secretaria Adm. C. Comp. Decano Aux. Secrt.
Organización de información Mejorar Conservar Conservar Mejorar
Seguridad de la información Mejorar Mejorar Mejorar Mejorar
Control de información Mejorar Mejorar Mejorar Mejorar
Seguridad en el sistema informático Mejorar Mejorar
Seguridad física Mejorar Mejorar Mejorar Mejorar
Operatividad Mejorar Conservar Conservar Mejorar
Mantenimiento equipos Mejorar
Confiabilidad sistema informático Mejorar Mejorar
Capacitación Mejorar Mejorar Mejorar
Entrega de reportes Mejorar Mejorar Mejorar
46
Como se puede observar en la matriz, hay departamentos donde se detecta
que existen mejoras y otras se conservan, para ello hemos propuesto
soluciones que se presentan en el desarrollo del PSI.
6.2 Definición del modelo de sistemas de información
Con la finalidad de ejecutar el plan de sistema informático, es necesario
definir un modelo de sistema de información, que permita proyectarnos dentro
del patrón creado. Para lo cual se ha identificado claramente los aspectos que
merecen tratamiento.
En lo que respecta al sistema informático que se ejecuta en la
universidad Laica “Eloy Alfaro” de Manabí en El Carmen, existe la
necesidad urgente de ubicarlo en red, para que así cada auxiliar de
secretaria realice el ingreso de la información al sistema de acuerdo a la
especialidad que tienen a su cargo.
El sistema de control de notas que se maneja en la universidad, no se
lleva a cabo su ejecución en un 100%, debido que existen opciones que
no se utilizan como aquellas que se encuentran en coordinación con la
parte de Tesorería por razón de la gratuidad. La Extensión no maneja
cuenta independiente si no que lo realiza a través de la matriz y esta a
su vez al estado ecuatoriano.
La implementación del escaneo de actas de calificaciones dentro del
sistema informático será de gran utilidad, debiendo considerar las
seguridades necesarias para que se mantenga el estado original del
documento presentado por el docente.
47
Ubicar un equipo de computación, enlazado con el sistema de control
de notas, a disposición de los estudiantes, de tal forma que tengan
acceso a consultas posteriores de sus calificaciones.
Capacitación a las auxiliares de secretaria para que tengan
conocimiento del sistema informático que se manipula en la Institución.
Renovar equipos de computación a las auxiliares de secretaria, con la
finalidad de ejecutar el sistema de información y brindar un mejor
servicio. (Anexo Propuesta de proformas).
Adquirir licencias de programas para las computadoras que se utilizan
en la parte administrativa.
Hacer uso de software libre en las salas de cómputo de la universidad.
Capacitación a los docentes sobre el manejo de los equipos de
proyección.
Extraer reportes quincenales en lo referente al reloj biométrico, para
que exista un mayor control de horarios.
Aumentar el ancho de banda que posee la universidad, debido que el
existente es muy bajo en comparación a la tecnología que posee la
universidad.
Ubicar access point en lugares estratégicos para que se distribuya
internet inalámbrico en toda el área universitaria, ya que solo abarca un
determinado espacio.
48
Las salas de computación 3 y 4 deben ser ubicadas en red, debido que
estos centros de cómputo son utilizados por los maestros para sus
clases.
Capacitar a los estudiantes en lo referente a las aplicaciones que
presenta el software libre.
Establecer normas de control en el manejo del uso de internet.
7 DEFINICIÓN DE LA ARQUITECTURA TECNOLÓGICA
7.1 Identificación de las necesidades de infraestructura tecnológica
La universidad Laica “Eloy Alfaro” de Manabí, Extensión en El Carmen,
se encuentra tecnológicamente equipada, la misma que dispone de cuatro
salas de cómputo y de 30 salones de clases con equipos para proyección,
disponibles para la enseñanza – aprendizaje de los estudiantes.
En la sala de Cómputo No. 1, al igual a las computadoras que se
encuentran en biblioteca, es necesaria la actualización de ciertas
computadoras, debido que poseen discos duros de 40 GB y memorias
RAM de 512 MB. Este cambio es indispensable debido a la nueva
generación de software que se esta utilizando actualmente y las
características que poseen reducen la eficacia de dichos programas.
Algunos de los computadores que son utilizados por el personal
administrativo, es necesario aactualizarlos o adquirir nueva tecnología, así
como también la adquisición de una impresora láser, dos impresoras
multifunción y 3 inyección a tinta, de tal manera que haya rapidez, fluidez
de los datos y desenvolvimiento de las tareas por parte de los empleados.
49
Es necesario el aumento en el ancho de banda que posee la universidad,
debido que el existente es muy bajo en comparación a la tecnología que
posee la universidad.
Ubicar access Point en lugares estratégicos para que se distribuya internet
inalámbrico en toda el área universitaria, ya que solo abarca un
determinado espacio.
Adquirir licencias de programas para las computadoras que se utilizan en
la parte administrativa
Estructurar el cableado para red en las salas de computación 3 y 4,
teniendo cuenta el espacio suficiente para el incremento de otras
computadoras, ya que estos centros de cómputo son utilizados por los
maestros para sus clases.
7.2 Selección de la arquitectura tecnológica
Como se ha manifestado en ítems anteriores existe en un 30% la necesidad
de seleccionar la nueva arquitectura tecnológica con la finalidad de
brindar un mejor servicio y calidad educativa a la familia universitaria.
Al implementar la actualización de estos equipos tecnológicos, se
consideran algunas ventajas como son:
Mejorar servicio tecnológico al estudiante.
Mayor eficiencia en el personal administrativo.
Uso de software libre.
50
Computadoras libres de virus.
Mayor seguridad en el manejo de la información.
Mejor cableado de la red.
Equipos más sofisticados.
Ahorro económico en compra de licencias.
La desventaja que se tendría es la de familiarizar a todos los involucrados
con los equipos tecnológicos con el manejo de software libre y los
recursos económicos necesarios para la compra del hardware requerido.
A continuación se muestra una representación estadística de las ventajas
que presentan implantar la arquitectura tecnológica identificada.
84 86 88 90 92 94 96 98 100
Servicio tecnológico
Eficiencia en el personal administrativo
Software libre
Control de virus
Seguridad en el sistema informático
Cableado de red
Equipos sofisticados
Ahorro económico en licencias
51
Análisis Coste / Beneficio
COSTE BENEFICIO
Compra de equipos de
cómputo para facilitar el
trabajo.
Actualización de equipos para
ofrecer un mejor servicio.
Estructurar cableado de red.
Ampliar ancho de banda
Desenvolvimiento en las tareas
y manejo de información.
Seguridad en el flujo de los
datos y acceso a los mismos.
Libre navegación en internet,
sin contagio de los equipos de
cómputo.
Mejorar calidad educativa
universitaria.
Impacto en la organización
El Plan de Sistema Informático propuesto, pretende a mejorar la
organización y control del los recursos informáticos que tiene la
universidad Laica “Eloy Alfaro” de Manabí, Extensión en El Carmen,
procurando de esta manera satisfacer las necesidades en lo referente a los
servicios tecnológicos que tiene la Institución.
52
8 DEFINICIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN
8.1 Definición de Proyectos a Realizar
Definición de proyectos
El Plan de Sistema de Información propuesto en la Universidad Laica “Eloy
Alfaro” de Manabí, Extensión en El Carmen, se lo ha considerado de acuerdo
a un análisis minucioso en lo referente a hardware, software, recurso humano,
datos y comunicación, profundizando en aspectos relevantes dentro del
proceso tecnológico de la universidad.
Al momento de ejecutar este plan permitirá organizar adecuadamente cada uno
de los recursos informáticos donde se determinan las falencias, donde se
presentan propuestas aplicables en la solución del problema, y ello sirva de
base para la correcta toma de decisiones.
Con la aplicación del plan, se diagnostica claramente los recursos informáticos
de la Institución, los mismos que son evaluados para crear las normas
aplicables en la utilización de los recursos.
En lo referente a hardware, se ha realizado un análisis, donde se establece las
debidas actualizaciones, en lo que conciernen memorias Ram y disco duro,
que abarca las computadoras de la Sala de Cómputo No. 1, biblioteca y siete
computadoras de la parte administrativa.
Para el sistema informático de control de notas, se establece la creación de un
nuevo módulo, que permita la seguridad en lo que respecta al escaneo de actas
de calificaciones.
53
Se plantea el uso de software libre en toda la institución, y así evitar
problemas de licencias para lo posterior. Esto conlleva la capacitación a todo
el recurso humano involucrado en este plan.
Estructurar el cableado, es importante considerarlo dentro del PSI, y así
mejorar la organización de la red. Esto permitirá controlar la adhesión de
nuevos equipos de computación.
Prioridad de proyectos
Al realizar el análisis del PSI, de la Universidad Laica “Eloy Alfaro” de
Manabí, Extensión en El Carmen, hemos considerado necesario dar prioridad
a ciertos aspectos necesarios para el cumplimiento de este proyecto. Así
tenemos:
Actualización de hardware, en la Sala No. 1, biblioteca y computadoras
en el área administrativa.
Reestructurar el cableado existente en conexiones de equipos de
computación.
Modificar el sistema informático de control de notas, en lo que
concierne a seguridad.
Implantación de software libre.
Como se puede observar en el primer aspecto, es importante considerarlo
como prioridad, debido que la tecnología avanza constantemente y los
componentes de estos computadores están saliendo del mercado, y en lo
posterior no podrán ser considerados para uso por los nuevos software que
requieren óptimas características.
54
En lo que concierne al reestructurar el cableado existente, permite una mejor
organización y distribución de las computadoras, y más que todo en los
laboratorios de computación que se usan para impartir las clases a los
estudiantes.
La modificación del sistema en lo que respecta a seguridad de documentación
en el sistema, es necesario; esto ayudará a la legitimidad de las actas de
calificaciones que son entregadas por los docentes. Cabe destacar que se
ubica como prioridad, pero debido que el sistema informático fue elaborado en
la universidad Matriz y es utilizado por otras extensiones se tendrá que
considerar la propuesta realizada.
El uso del software libre, también en considerado prioridad, debido que el
Gobierno Nacional decreto su uso libremente, y por ser una Institución del
Gobierno debe someterse al cumplimiento de las leyes estatales y así evitar
problemas por licencias de software.
55
Calendario de proyectos y acciones
No. Actividades Julio Agosto Septiembre Octubre Recursos Factores críticos
semanas 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Act. Compont. Hardware Decano. Económico Mejor rendimiento
2 Estructurar cableado Adm. C. C. Asistentes Organización de equipos
3 Modificación S. Informát. Grupo elaboración sistema Seguridad sistema
4
Implementación software
libre Adm. CC. Docentes. Estudiantes Capacitación
56
8.2 Elaboración del plan de Mantenimiento del PSI
Act. Comp. Hardare
• Reemplazo de los nuevos componentes de las computadoras.
•Revisión del inventario de las nuevas adquisiones
•Mantenimiento constante a los equipos de computación
Estructurar Cableado
• Estudio de las necesidades en los laboratorios
•Reestructuración del cableado
•Organización y control de equipos de cómputo
Modificación Sitema Inf.
•Análisis de los procesos realizados en el sistema
•Módulo de seguridad en lo referentes actas de calificaciones
•Control de claves de acceso
Impl. de Software libre
• Priorizar las direntes salas de cómputación en concordancia con los docentes que hacen uso de ellas.
•Capacitación en el uso del software libre al personal involucrado en eL PSI
•Control de uso de programas
57
Una vez que hemos definido el proyecto propuesto, en el que se ha
considerado la actividades prioritarias y hemos establecido un calendario para
la ejecución de las mismas, considerando además el plan de mantenimiento del
PSI.
En la ejecución de estas actividades, se necesitará la colaboración del recurso
humano que cuenta la universidad, es así donde se involucra al Decano,
administrador de centros de cómputo, secretaria general, docentes, estudiantes,
para poder llevar a cabo el plan.
Es indispensable que la universidad Laica “Eloy Alfaro” de Manabí,
Extensión en El Carmen, utilice recursos económicos necesarios para
implementar este proyecto, ya que es una Institución Educativa Superior, y su
misión es la formación de profesionales con un alto nivel técnico y valores
corporativos, así como por la eficiencia de sus servicios, por su gestión
transparente, su capacidad de innovación para asumir nuevos roles, disponer
de una estructura orgánica funcional moderna, por el mejoramiento continuo,
calidad y compromiso del personal; la efectiva dirección y el cuidado del
medio ambiente.
Este Plan Sistemático de Información, requerirá la colaboración de las
autoridades representantes de la Institución, quienes serán los encargados de
delegar responsabilidades para llevar a cabo la implementación de este
proyecto en un tiempo estipulado de cinco meses, por lo que se deberá realizar
reuniones de trabajo con todos relacionados con el plan.
58
9 REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL PSI
9.1 Convocatoria de la Presentación
La Universidad Laica “Eloy Alfaro” de Manabí, Extensión en El Carmen, por
se una entidad de Educación Superior, se encuentra dentro del proceso
tecnológico con toda la gama de herramientas de hardware y software que
contienen, convertidas en herramientas de la mente, usadas para potenciarla,
facilitando la creación de ambientes de aprendizaje enriquecidos, que se
adaptan a modernas estrategias de aprendizaje, con excelentes resultados en el
desarrollo de las habilidades cognitivas de los jóvenes en todas las áreas de
especialización.
Con la finalidad de colaborar con el progreso de la Universidad Laica “Eloy
Alfaro” de Manabí, Extensión en El Carmen, hemos desarrollado un Plan
Sistemático de información, en el cual hemos detectado ciertas falencias,
donde se establecen normas para el mejoramiento de las mismas.
Al realizar el estudio en la Institución, se consideró de vital importancia la
estructura orgánica de la misma, catalogando de esta manera las funciones del
recurso humano con que cuenta, y así poder establecerlo dentro del PSI. Una
vez establecidas las funciones respectivas del personal, nos permitió resaltar
las entidades y relacionarlas de acuerdo a nuestro proyecto para así poder
encaminarlo a su ejecución, a través de los diagramas de clase.
La Universidad se encuentra equipada tecnológicamente, sobre todo resaltan
los salones de clases equipadas con salas de proyección. Sin embargo se
requiere de la actualización de algunos componentes en las computadoras que
son utilizadas en los laboratorios de computación y parte del personal
administrativo.
59
El Plan Sistemático de Información, pretende promover la organización y
control de los recursos informáticos, en donde se establece costos, beneficios
en la ejecución del proyecto. En la aplicación del plan, se diagnostica
claramente los recursos informáticos de la Institución, los mismos que son
evaluados para crear las normas aplicables en la utilización de los recursos,
debido que servirá de base para la correcta toma de decisiones.
La elaboración de nuestro proyecto lo desarrollamos, gracias a colaboración
del personal que labora en la Universidad “Eloy Alfaro” en El Carmen, en el
cual se encuentran plasmada la información facilitada y los conocimientos
nuestros.
Proponemos nuestro proyecto a las autoridades competentes de la Institución
para que se considere el Plan Sistemático de Información, por el progreso de la
Universidad y de nuestro cantón.
9.2 Evaluación y mejora de la propuesta
Presentación
Desde hace varias décadas se comenzó a especular sobre el impacto que la
evolución en las tecnologías informáticas de la comunicación (TIC), podría
tener en la educación, en todos sus niveles. Esa especulación, y los múltiples
ensayos que la siguieron, se han convertido en los últimos años, especialmente
a partir del desarrollo de la Web, en un gran movimiento que está
transformando la educación en muchos lugares del mundo desarrollado.
La Universidad Laica “Eloy Alfaro” de Manabí, Extensión en El Carmen, por
ser un centro educativo de estudios superiores se ha preocupado por equipar
60
tecnológicamente a la Institución, dotándola de equipos necesarios para
brindar buen servicio a quienes forman parte de esta entidad.
Al haber incursionado en el proceso tecnológico, es indispensable la
aplicación del PSI, el mismo que resulta beneficioso para la universidad. Para
esto es necesario evaluar algunos aspectos relacionados con el plan.
A continuación se realiza la evaluación de los aspectos relevantes del proyecto
presentado.
Catálogo de requisitos del PSI
Al establecer el catálogo de requisito del Plan de Sistemas de información es
evidente quela reestructuración del sistema permitirá a todas las auxiliares de
secretaria el ingreso de calificaciones por especialidad, lo cual conlleva a
eficiencia y rapidez en la actualización de la información en la secretaria
general.
Con la colaboración de los estudiantes del área de sistemas, se pretende
incorporar y capacitar poco a poco la implementación de software libre, y de
esta forma evacuar el uso de licencias que podrían provocar problemas legales.
Para resguardar la información que se comparte a través de la red, se deberá
crear mecanismos que ayuden a proteger la seguridad del bien más preciado en
una empresa que son los datos que se registran y procesan como consecuencia
del desarrollo institucional.
Al aplicar el Plan de Sistema de Información, es necesario considerar la
estructura del cableado existente, pretendiendo organizar el tendido, evitando
la interferencia en el flujo de la información, impulsando la estética necesaria.
61
Resultado de las sesiones de trabajo (mejora de la propuesta), que
afectan a:
Arquitectura de información
La Universidad Laica “Eloy Alfaro” de Manabí, Extensión en El Carmen,
al estar en constante evolución y por ende el crecimiento de información
que se manipula, es indispensable contar con un Sistema de Información
que cumpla con todas las expectativas al manejar datos. Por este motivo el
PSI propuesto sugiere la implementación de un módulo que se maneje a
través del internet y pueda ser ejecutado por todas las secretarias de
especialidad en tiempo real.
Modelo de información
Al haber analizado las seguridades que ofrece el sistema de control de
notas que se ejecuta en la universidad, se sugiere incorporar un módulo
que permita el escaneo de las actas de calificaciones, donde se pueda
comprobar la integridad y veracidad de la información.
Modelo de sistemas de información
En el Plan de Sistema de Información, se establecen las entidades y
relaciones involucradas en el sistema, facilitando la realización de nuevos
mecanismos para el tratamiento de la información
62
Arquitectura tecnológica
Plan de acción: Plan de proyectos
Para llevar a cabo la ejecución del Plan de Sistema de Información, es
indispensable la colaboración de todas las personas involucradas que se
estipulan en el proyecto presentado.
La actualización de las computadoras en referencia es necesaria, debido que la
tecnología va a la par con el software. Como es de conocimiento las nuevas
tecnologías se las crea en serie, por lo tanto con transcurso del tiempo el
hardware tiende a descontinuarse.
Plan de mantenimiento del PSI
El Plan de Sistema de Información, será viable si se cuenta con la
colaboración de las personas requeridas, y su cumplimiento será indispensable
en el desarrollo del mismo.
63
9.3 Aprobación del PSI
El Carmen, junio 24 del 2009
Analistas de Sistemas
Jaime Javier Zambrano Quiroz
Denny Lourdes Zambrano Quiroz
Presente.-
En reunión de Consejo efectuada el día 21 de junio del presente mes y año, en
donde se realizó un análisis de la propuesta del Plan de Sistema de
Información, se les comunica que ha sido aprobado para iniciar con la
ejecución respectiva. A la vez felicitamos por su anhelo de colaboración con
la familia universitaria.
Seguro de contar que el Plan Informático será beneficioso para nuestra
Institución, desde ya anticipo mi agradecimiento.
Atentamente,
Mg. Gonzalo Díaz Troya
DECANO DE LA ULEAM
EXTENSIÓN EN EL CARMEN
64
Plan de comunicación del PSI
El Carmen, junio 24 del 2009
Señores
Personal docente y administrativo
UNIVERSIDAD LAICA “ELOY ALFARO”
EXTENSIÓN EN EL CARMEN Ciudad.-
Estimado compañero (a):
Con la finalidad de mejorar la organización de recursos informáticos y calidad
educativa de nuestra Institución, solicito a ustedes la colaboración requerida
para la implementación del Plan de Sistema de Información que será ejecutado
a partir del mes de julio del presente año.
Es necesario que cada uno contribuya con los requerimientos establecidos para
poder ejecutar este plan, que en lo posterior se dará a conocer cuál será su rol
dentro de este proceso.
Consciente que cada uno se siente identificado con nuestra Institución, y
siempre dispuestos a colaborar por el progreso de la misma, desde ya anticipo
mi agradecimiento.
Atentamente,
Mg. Gonzalo Díaz Troya
DECANO DE LA ULEAM
EXTENSIÓN EN EL CARMEN
