TERMINOS DE REFERENCIA - hregionalsangil.gov.co · HOSPITAL REGIONAL DE SAN GIL”.para el...

Con Profesionalismo y Tecnología en Salud Marcamos la Diferencia Carrera 5 No. 9-102 Conmutador: (7) 7243556/7/8

Código PostalNo. 684031 www.hregionalsangil.gov.co

San Gil-Santander-Colombia

REPÚBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

E.S.E. HOSPITAL REGIONAL DE SAN GIL

Código HRSG-GGCNT-

TERMINOS DE REFERENCIA

Versión: 02

21/07/2014

Página 1 de 31


INVITACION PÚBLICA No 01-2017

La Empresa Social del Estado Hospital Regional de San Gil, realizó estudio de

conveniencia para iniciar proceso de selección objetiva para contratar “EJECUCIÓN DE

LOS PROCESOS, SUBPROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES

PROFESIONALES, TÉCNICAS Y AUXILIARES QUE SE REQUIERAN EN EL

PROCESO DE FACTURACIÓN, Y SISTEMAS DE INFORMACION, EN LA ESE

HOSPITAL REGIONAL DE SAN GIL”.para el cumplimiento de las funciones de la E.S.E.

Hospital Regional de SANGIL, por cuanto que en la planta de personal de la entidad no

existe el recurso humano para desarrollar las actividades que se proyecta contratar, pues

para la ESE- HOSPITAL Regional de San Gil se adoptó para la planta de personal

solamente los cargos de Gerente, Subdirector Administrativo y Subdirector científico, sin

nombramiento de más personal.

Al presente proceso de selección se aplicarán las pautas, principios y procedimientos que

sobre la contratación y su responsabilidad, contempla la Constitución Nacional, y demás

normas al respecto. El régimen jurídico aplicable a la presente INVITACION PUBLICA y

al contrato que de ella se derive, será el previsto en el artículo 195 numeral 6 de la Ley

100 de 1.993, el Estatuto de Contratación de la E.S.E. Hospital Regional de San Gil

(Acuerdo No. 009 del diciembre de 2014) aprobado por la Junta Directiva de la E.S.E

Hospital Regional de San Gil) y la Resolución No 172 que adecua el Manual de

Contratación de la Entidad y las disposiciones pertinentes que rigen el derecho privado.

En lo que no se encuentra particularmente regulado allí se aplicarán las normas

comerciales y civiles vigentes

1. OBJETO:

“EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS, SUBPROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y

ACTIVIDADES PROFESIONALES, TÉCNICAS Y AUXILIARES QUE SE REQUIERAN

EN EL PROCESO DE FACTURACIÓN, Y SISTEMAS DE INFORMACION, EN LA ESE

HOSPITAL REGIONAL DE SAN GIL”.

2. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:

El oferente se obliga para con EL CONTRATANTE a: A) Desarrollar el objeto contractual dentro de las condiciones ofertadas y conforme a las especificaciones dispuestas por la entidad desde su parte previa, garantizando la calidad, oportunidad, eficiencia y eficacia de las actividades en la prestación del servicio directa o indirectamente. Así mismo, acatar los procedimientos de coordinación que actualmente tiene LA E.S.E. HOSPITAL REGIONAL DE SAN GIL para llevar un control en la ejecución de las actividades contratadas. B) Prestar toda su capacidad directa o indirecta administrativa y operacional para la ejecución del contrato, en los términos de su oferta y las condiciones del contrato. C) Cumplir con los aportes relacionados con el Sistema General de Seguridad Social Integral y aportes parafiscales, en forma mensual según lo establece la ley, so pena de la imposición de multas sucesivas por parte del contratante, hasta tanto se dé cumplimiento, previa verificación de la mora mediante liquidación efectuada por la entidad administradora. D) Responder por haber ocultado al contratar

http://www.hregionalsangil.gov.co/







Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 2 de 31

inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones o por a ver suministrada información falsa. E) Cumplir en forma eficiente y oportuna las actividades y obligaciones que se generen de acuerdo con la naturaleza del contrato, deberá responder por el buen uso de los equipos y elementos que le suministre el contratante para la prestación del servicio. F) Reportar en caso de cualquier novedad o anomalía de manera inmediata la situación al funcionario encargado de la supervisión. G) Acatar las directrices que durante el desarrollo del contrato le imparta el CONTRATANTE a través del supervisor. H) Abstenerse de acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la Ley con el fin de obligarlos a hacer u omitir algún acto o hecho debiendo informar inmediatamente la E.S.E. contratante a través del supervisor, acerca de la ocurrencia de tales peticiones o amenazas y a las demás autoridades competentes para que se adopten las medidas y correctivos que fueren necesarios. I) Entregar al supervisor del presente contrato, durante los primeros quince días de cada mes la planilla de pago de la Seguridad Social Integral correspondiente al mes en curso. J) El proponente debe considerar en su propuesta los criterios de capacidad (desarrollo del servicio) y requerimientos (servicio requerido, perfil ocupacional). K) Certificar que el personal propuesto para el desarrollo del objeto contractualse encuentra vinculado a la empresa u organización, según sea el caso. L) Certificar que la empresa u organización cuenta con la implementación del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo SG-SST, en concordancia con lo establecido por el decreto 1072 de 2015 y que el personal propuesto a recibido capacitación, entrenamiento, inducción y re inducción en SST. Si aun no cuenta con la certificación al momento de la celebración del contrato tendrá plazo para entregarla al funcionario encargado de la supervisión hasta el Primero (1) de Junio de 2017, según disposición legal. M) USO DE INSTALACIONES: EL Hospital entregará en calidad de arriendo al CONTRATISTA las instalaciones en donde funcionará el servicio objeto de los presentes términos. Debiendo el Contratista cancelar al HOSPITAL la suma de CUATROCIENTOS DIEZ MIL PESOS M/CTE ($ 410.000) mensuales los cuales se descontarán de los pagos que deba realizar el Hospital contratante.N) El Contratista asumirá los servicios de Teléfonos, fletes, celular y fotocopias las cuales deberá coordinar con la ESE- Hospital Regional de San Gil sobre su costo y prestación del servicio por parte de la ESE. L). Se deberán realizar durante la vigencia del contrato una (01) conciliacion de glosas administrativas las cuales serán descontadas en el pago a realizarse posterior a la conciliación.O) Las demás que sean necesarias para la perfecta ejecución del objeto contractar. P) El CONTRATISTA responderá por la calidad en la prestación del servicio y además deberá ofrecer soluciones oportunas en el evento que la ejecución del contrato lo requiera. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA:

Desarrollar profesionalmente el proceso de Facturación de cada una de las facturas que se generen por la prestación de servicios a los diferentes clientes con los que el hospital tenga o no relación contractual a fin de: a. Verificar que los documentos requeridos por cada uno de los clientes, aparezcan como anexo. b. Evaluar y controlar el cumplimiento de las normas y principios del Sistema de garantía de calidad en la atención en salud de acuerdo a la ley de Seguridad Social aplicables a la Empresa del Proceso a desarrollar c. Diseñar, implementar, evaluar y controlar la aplicación del Sistema de Garantía de Calidad de conformidad con la normatividad vigente. d. Realizar reuniones informativas sobre resultados de auditoría y educación continuada sobre legislación con el fin de gerenciales estrategias de cambio y mejoramiento continuo en los procedimientos administrativos y de prestación de servicios de salud. e. Asesorar en facturación, liquidación y admisiones en la resolución de problemas de atención y facturación que se presentan diariamente. Realizar por parte del Coordinador del proceso la radicación de las facturas en forma presencial en la Ciudad de Bucaramanga ante las diferentes ERP. Garantizar un vehículo exclusivo para la radicación de las facturas en la Ciudad de Bucaramanga y el personal que sea necesario para tal fin. Informar mensualmente al








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 3 de 31

Subdirector administrativo el total de las facturas generadas, facturas pendientes de envío y las facturas radicadas ante las ERP. Realizar las respectivas conciliaciones con el área de contabilidad y de cartera cada vez que sea necesario. Realizar el trámite necesario para dar solución a todas las devoluciones realizadas por la ERP. Desarrollar la coordinación técnica de la facturación para recibir los soportes de los diferentes servicios: urgencias, hospitalización, consulta externa, Laboratorio Clínico, Rayos x, Cirugía General, Farmacia etc., que presten atención al paciente y demás centros de costos o Unidades de Negocios que generen soportes de facturación y registrar aquellos soportes que no estén incluidos en la cuenta de cada paciente. a. Cumplir el radicado de la facturación a las empresas verificando con los términos fijados por la ley o acordados contractualmente. b. Realizar los correspondientes envíos de los anexos a las ERP luego de la atención inicial de urgencias o de servicios adicionales que requieran los usuarios de acuerdo a la normatividad vigente con el fin de ser autorizados c. Efectuar la respectiva retroalimentación a todas las áreas de las debilidades que existen en el proceso por parte de cada una e informar de las irregularidades que se presenten en cumplimiento del objeto contractual y esto afecte el cobro de la factura. d. Apoyar diariamente al liquidador y resolver la situación que impida la entrega oportuna de la factura por parte del liquidador. e. Realizar el seguimiento de las cuentas que no tengan carta de responsabilidad de la empresa o aquellas que se les haya practicado procedimiento diferente a lo autorizado e informar al responsable para que se inicien las acciones correctivas correspondientes f. Supervisar la realización de operaciones nuevas o modificadas a las facturas. Realizar la solicitud de autorización de servicios con los correspondientes envíos de anexos y dejando soporte de los mismos, dando cumplimiento a la normatividad vigente. Facturar oportunamente las cuentas de los pacientes hospitalizados y liquidar las cuentas correspondientes a los pacientes egresados. Separar, ordenar y registrar en la planilla las facturas elaboradas y entregar al responsable de radicación de cuentas y envió de cuentas. Verificar y coordinar con contratación que los contratos estén vigentes y que los servicios solicitados por el usuario estén contemplados en el contrato o asumidos por la normatividad vigente. Entregar a error en la verificación de derechos, aplicación incorrecta de tarifas por responsabilidad del facturador y error en cantidades y conceptos, las cuales se llevarán a un comité de conciliación. Realizar dos veces por día, censo de los pacientes hospitalizados con el fin de verificar el ingreso de los mismos al sistema de facturación. Facturar la totalidad de los servicios prestados que se encuentren sustentados en la historia clínica, cualquier omisión será responsabilidad de la empresa a cargo del proceso. Confirmar diariamente la totalidad de los ingresos activos en el sistema y los que se tengan que anular se deben informar con su respectiva justificación. Informar la totalidad de las facturas que fueron objeto de anulación con su respectivo consecutivo de reemplazo y justificación. Recaudar y responder por la totalidad de los ingresos recibidos por cuotas moderadoras, cuotas de recuperación, copago, servicios particulares, etc., y realizar los respectivos cuadres de caja con el área financiera de la E.S.E. Realizar capacitaciones mensuales que retroalimenten el proceso y áreas relacionadas. Informar cualquier inconsistencia encontrada y que afecte las finanzas de la E.S.E. Desarrollar asistencialmente el procedimiento de Facturación para revisar los soportes que acompañan cada una de las facturas entregando el reporte a la subdirección administrativa del número de factura, el facturador y el soporte que hace falta. Revisar el completo diligenciamiento de los RIPS verificando el registro de códigos CIE, CUPS, SOAT, firma y sello del médico tratante. Entregar oportunamente a facturación, las facturas que requieren cambio. Recibir de la coordinación de facturación, las facturas con su respectivo listado para la auditoria medica. Anexar los soportes necesarios para las respuestas de glosas. Realizar soporte técnico del software de facturación. Crear los Contratos y Tarifas en el Software de Facturación en concordancia con lo efectivamente contratado por la E.S.E. Emitir informes requeridos por la Gerencia o Subgerente








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 4 de 31

Administrativo que deban ser generados de la información contenida en los RIPS cuando así lo requiera la entidad.

EJECUTORES HORAS SEMANALES

PROFESIONAL 48

TECNICO DE SISTEMAS 48

TECNICOS REVISORES 144

AUXILIAR DE RECAUDO 48

AUXILIAR DE ENVIOS Y SOPORTE 96

AUXILIARES DE ADMISIONES 144

AUXILIAR FACTURACION 576

TECNICO DE AUTORIZACION 48

TOTAL 1152

3. OBSERVACIONES GENERALES:

La ESE HOSPITAL REGIONAL DE SAN GIL, se reserva en todos los casos la evaluación de las propuestas que le sean presentadas y si así lo determina, la adjudicación total para que el operador lleve a cabo el desarrollo de los procesos y subprocesos requeridos.

Se debe tener en cuenta que LA ESE HOSPITAL REGIONAL DE SAN GIL, se reserva el derecho de solicitar el incremento o disminución de la capacidad individual de cada proceso o subproceso, la cual es directamente proporcional al comportamiento de la oferta, demanda y producción de servicios de salud, así como el derecho a adicionar o suspender actividades propias a las mismas, de acuerdo con las necesidades creadas en los contratos que actualmente tiene o llegare a celebrar con aseguradoras, entes territoriales y demás administradoras de planes de beneficios, teniendo en cuenta en estos caso que es necesario para ello renegociar el monto de la contratación.

El proponente favorecido con la firma del contrato AUTORIZARA a la E.S.E. Hospital Regional De San Gil, a efectuar del respectivo pago los descuentos de impuestos que le sean aplicables así como por concepto de arriendo, servicios públicos, y glosas administrativas aceptadas que sean responsabilidad del contratista exceptuando las glosas por mayores valores cobrados, los descuentos de capitación por usuarios no carnetizados y las metas no cumplidas en p y p. Las cuáles serán descontadas proporcionalmente en el pago a realizarse posterior a la conciliación.

El proponente debe considerar en su propuesta los criterios de capacidad (desarrollo del servicio) y requerimientos (servicio requerido, perfil ocupacional y profesión)

El proponente deberá certificar que los equipos de informática tengan las licencias, requeridas para su operación.

4. PLAZO DE EJECUCION DEL CONTRATO:

El plazo de ejecución del contrato, será de OCHO (08) MESES a partir del acta de inicio y

en todo caso, conforme a la disponibilidad presupuestal de la ESE Hospital Regional de

San Gil. ISCIENTOCHENTA Y UN








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 5 de 31

5. LUGAR DE LA EJECUCIÓN: Municipio de San Gil - E.S.E. Hospital Regional de San Gil.

6. VALOR: El presupuesto oficial estimado es de QUINIENTOS SESENTA Y UN MILLONES SETECIENTOS CINCUENTA Y CINCO MIL QUINIENTOS CUARENTA Y CUATRO PESOS MCTE ($ 561.755.544) INCLUIDO IVA, sobre el cual se aplicarán todos los impuestos, tasas y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades nacionales, departamentales o municipales y dentro de estos mismos niveles territoriales, los impuestos, tasas y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades ambientales, que afecten el contrato y las actividades que de él se deriven, si a ello hubiere lugar, con excepción de los que estrictamente correspondan a la ESE Hospital Regional de San Gil. 7. FORMA DE PAGO:

Se pagará en mensualidades, dentro de los noventa (90) días a la presentación de la

correspondiente factura al último día hábil de cada mes, junto con la constancia y/o

certificación del cumplimiento del objeto contratado y del recibido a satisfacción por la

Institución suscrito por el supervisor que designe la Gerencia para la realización de la

supervisión

Será requisito indispensable para la certificación de cumplimiento, la presentación por

parte del contratista de las constancias de los pagos en materia de seguridad social,

parafiscales y salarios o compensaciones (del personal vinculado por el contratista para la

ejecución del objeto contractual) realizados en el mes inmediatamente anterior al pago de

la prestación del servicio y deberá presentar recibos por pago de impuestos que le sean

aplicables.

El Pago de las sumas de dinero que la ESEHospital Regional de San Gil queda obligado

en virtud del contrato que celebre, se subordinará a las apropiaciones que de las mismas

se hagan en el respectivo presupuesto y el programa anual mensualizado de caja PAC.

8. HORARIO DE LA PRESTACION DEL SERVICIO

El supervisor del contrato, concertara con el contratista cada una de las jornadas que

requiera el servicio del proceso contratado, para que el contratista informe oportunamente

a su personal la asistencia a las actividades que se establecen mensualmente para cada

servicio.

El contratista garantizara el cubrimiento permanente del proceso y subprocesos

contratados y estará dispuesto a satisfacer las novedades que se presenten en dichos

servicios, teniendo en cuenta que se requiere de la ejecución del proceso de facturación

las 24 horas del día todos los días para el servicio de urgencias y,para las áreas de

promoción y prevención, consulta externa, cirugía, medicina externa, ginecoobstetricia,

pediatría,farmacia, laboratorio clínico e imagenologia, en los horarios de atención al

público preestablecidos por la entidad.

9. FECHA LÍMITE DE ENTREGA DE LAS PROPUESTAS








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 6 de 31

Las propuestas se entregarán en la Oficina Jurídica – Contratación de la EMPRESA

SOCIAL DELESTADO HOSPITAL REGIONAL DE SAN GIL, ubicado en la Carrera 5 N.

9-102, en la fecha y hora señaladas en el cronograma de la presente convocatoria. Las

propuestas presentadas por fuera del horario establecido se recepcionarán pero no serán

tenidas en cuenta al momento de evaluar las propuestas se dejara constancia de la

fecha y hora de recibido.

La propuesta será presentada en un (01) original y una copia, las cuales deberán

contener índice, estar legajadas y foliadas, en sobre cerrado el cual deberá entregarse en

la dependencia antes mencionada.

10. CERTIFICADO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Certificado de Disponibilidad Presupuestal No 17-00093 de 2017, Código No.

0320100101 bajo el rubro remuneración de servicios técnicos administrativos.

11. ACREDITACIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL PROPONENTE AL SISTEMA DE

SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL (obligatorio).

El proponente debe acreditar el cumplimiento de las obligaciones al sistema de seguridad

Social integral: Salud, Pensión, Riesgos Profesionales, al igual que los aportes

parafiscales, cuando ello hubiere lugar.

12. GARANTÍAS

Teniendo en cuenta el objeto contractual se considera necesario amparar, según la naturaleza del contrato los siguientes riesgos:

CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO: Por el 10% del valor del contrato por el termino del mismo y cuatro (4) meses más. El amparo de cumplimiento del contrato cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios derivados del incumplimiento total o parcial del contrato, siempre y cuando el incumplimiento sea imputable al contratista; o cuando se presente cumplimiento tardío o defectuoso del contrato imputable al contratista; o bien, por los daños imputables al contratista por entregas parciales de la obra, cuando el contrato no prevé entregas parciales. Además de esos riesgos, este amparo comprenderá el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato garantizado y se asigna el riesgo al contratista. CALIDAD DEL SERVICIO: Por el 10% del valor del contrato por el termino del mismo y cuatro (4) meses más. Por medio de la garantía de calidad del servicio, el asegurado se precave contra el riesgo de incumplimiento imputable al afianzado, de observarlas características mínimas del servicio contratado y afianzado. Riesgo que deberá ser asumido por el contratista. DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: Por 200 SMLMV por el término de duración del Contrato. Cubre la responsabilidad civil extracontractual en que incurra el asegurado por daños materiales y lesiones personales causados a terceros durante la vigencia de la póliza y que sucedan durante el desarrollo de las actividades propias del asegurado y se asigna el riesgo al contratista.








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 7 de 31

DE PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES por el 15% del valor del contrato y por el término de duración del mismo y tres (3) años más. El amparo de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones cubre a los contratantes contra el incumplimiento de las obligaciones laborales a que esta obligado el contratista, relacionados con el personal utilizado para la ejecución del contrato y se asigna al contratista. DE MANEJO el contratista deberá adquirir póliza de manejo abierta si es posible o por el 10% del valor total del contrato mensual del contrato, por el termino del mismo y cuatro (04) meses más. 13. PARTICIPANTES

Podrán participar en la presente Invitación todas las personas jurídicas – personas

naturales, uniones temporales, consorcios y demás entidades jurídicas autorizadas

legalmente para ejercer la actividad. Si se establece en cualquier etapa del proceso la

intención de participar simultáneamente con más de una propuesta por si o por

interpuesta persona jurídica o en consorcio o unión temporal, la ESE- HOSPITAL

REGIONAL DE SAN GIL podrá no tener a estos interesados en cuenta.

13.1. CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES.

La ESE Hospital Regional de San Gil aceptará que la oferta sea presentada por dos (2) o

más personas jurídicas, quienes deberán aportar el documento de conformación, donde

se especifique si su participación es a título de Consorcio o Unión Temporal así como

expresar el porcentaje de participación que tiene cada una de sus integrantes.

La oferta formulada en Consorcio o Unión Temporal deberá cumplir con los siguientes requisitos:

- Cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal deben acreditar su existencia, representación, duración y dar cumplimiento a cada uno de los REQUISITOS DE ORDEN JURIDICO establecidos en este Pliego de Condiciones.

Los asociados deberán señalar las reglas básicas que regularán las relaciones entre ellos, con el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Ley al respecto y deberán estar conformados a la fecha de cierre de la Invitación, mediante documento suscrito con la firma autorizada de cada una de las partes, que avale el acuerdo, en el cual se establezca el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes y se indique la persona que para todos los efectos los representará.

Si la oferta es presentada en Unión Temporal, los integrantes de la misma se obligan en forma conjunta y solidaria, tanto en la Invitación como en la ejecución del contrato que se llegue a celebrar, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución que se haya definido para cada uno. En consecuencia, se deberán indicar los términos y extensión de la participación de cada uno de los miembros de la unión temporal en la oferta y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la entidad. Si en el documento de conformación de la Unión Temporal no se determinan los términos y extensión de la participación de los integrantes, se le dará el tratamiento establecido para Consorcios.








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 8 de 31

En igual medida es importante, señalar que para efectos de la evaluación, se tendrán en cuenta las características, indicadores y documentos presentados por el integrante de mayor participación en el Consorcio o Unión Temporal, y en todo caso el Comité Evaluador podrá atender en la ponderación, la sumatoria de requisitos presentados por todos los miembros del Consorcio o Unión Temporal.

14. REQUISITOS PARA PARTICIPAR

Quien desee participar deberá cumplir con los siguientes requisitos y cualquier omisión

de alguno de ellos no será subsanable y causará el rechazo de la propuesta:

- No encontrarse incurso dentro de ninguna de las causales de inhabilidad o

incompatibilidad para contratar a que se refiere la Constitución Política y la ley y demás

normas concordantes. El proponente además de anexar los certificados de antecedentes

que se solicitan, declarará en la carta de presentación de la propuesta que no se

encuentra dentro de dichas inhabilidades e incompatibilidades.

15. DOCUMENTOS DE ORDEN JURIDICO: EL PROPONENTE DEBE APORTAR

Persona Jurídica: (SEGÚN NATURALEZA JURIDICA DEL PROPONENTE)

Carta de presentación

Presentar garantía de seriedad de la oferta. La propuesta deberá acompañarse del original de una garantía de seriedad a favor de la Empresa Social del Estado Regional de San Gil, otorgada por una compañía de seguros o por una entidad bancaria, legalmente establecidas en Colombia, por un valor equivalente al diez (10%) del presupuesto oficial estimado para el proceso con una vigencia de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha y hora de cierre de la invitación. La Oficina Asesora Jurídica del Hospital podrá solicitar al proponente la ampliación de la vigencia de la garantía cuando se prorrogue el plazo establecido para la adjudicación. La póliza debe estar debidamente firmada por la persona natural (representante legal) o jurídica; si se omite la firma se asume como no presentada y será causal de rechazo de la oferta. De igual forma debe ir acompañada del respectivo recibo de pago de la prima.

Acreditar su existencia y representación mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal con una antelación no mayor a 30 días.

Allegar copia legible del Registro Único Tributario.

En caso de requerir el representante legal autorización para celebrar contratos a partir de determinadas cuantías conforme al acto de constitución de la persona jurídica, presentar la respectiva autorización de la Junta Directiva de la misma, para la presentación de la oferta y la suscripción del contrato que se llegare a adjudicar.

Estar a paz y salvo con los aportes al sistema de seguridad social integral y acreditarlo a la fecha de presentación de la propuesta.

Certificado de Antecedentes Disciplinarios de la Entidad y del Representante Legal, actualizado, expedido por la Procuraduría General de la Nación, con máximo 30 días de expedición.

Certificado de Antecedentes de responsabilidad fiscal de la Contraloría General de la Entidad y del Representante Legal, con máximo 30 días de expedición.

Certificado de Antecedentes Judiciales del Representante Legal, con máximo 30 días de expedición.

Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal.

Libreta militar del Representante legal si es menor de 50 años.

Formato único de hoja de vida para persona jurídica. https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506925/Formato_HV_PersonaJuridica.pdf/7f3fe015-a787-47eb-a03c-632501f9d5f7.








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 9 de 31

Con lo anterior se realizará el respectivo ESTUDIO DE LOS DOCUMENTOS JURÍDICOS, si el

proponente u oferente cumple con los requisitos mínimos arriba establecidos, se proseguirá con la

EVALUACIÓN FINANCIERA.

16. DOCUMENTOS PARA EL ANÁLISIS FINANCIERO

Se debe anexar por parte del proponente de manera obligatoria o será causal de rechazo; • Balance general con corte a Diciembre 31 de 2015. • Estado de resultados con corte a Diciembre 31 de 2015.

• Declaración de renta año 2015 • Tarjeta Profesional del contador, o del Revisor Fiscal cuando la Ley lo exija Certificado de antecedentes del Contador y del Revisor Fiscal de la Junta Central deContadores Públicos, con una vigencia de expedición no mayor a tres meses.

ÍNDICE DE LIQUIDEZ: Indica la l iqu idez del proponente para e jecutar e l cont ra to . La propuesta será tenida en cuenta cuando el resultado del indicador sea el siguiente:

IL=AC/PC≥ 1.9

NIVEL ENDEUDAMIENTO: Indica la proporción de endeudamiento total del proponente .La propuesta será tenida en cuenta cuando el resultado del indicador sea el siguiente:

NE=(TP/TA)*100%≤ 50%

CAPITAL DE TRABAJO: Sera el cincuenta por ciento (50%) del presupuesto oficial.

El proponente debe contar con capital de trabajo MÍNIMO del

cincuenta por cien (50%) del presupuesto oficial del contrato,

resultante de la siguiente formula

CT= Activo Corriente – Pasivo Corriente

No se tendrá en cuenta la oferta o propuesta, ni se aceptará que se subsanen las

inconsistencias. A esta evaluación no se le asignará puntaje, su resultado será CUMPLE

o NO CUMPLE.

Si el proponente u oferente cumple con los requisitos mínimos financieros arriba

establecidos, se proseguirá con la EVALUACIÓN TÉCNICA

17.- DOCUMENTOS DE ORDEN TECNICO

17.1 REQUISITOS PARA DEMOSTRAR EXPERIENCIA: (CUMPLE / NO CUMPLE)

El proponente debe acreditar la siguiente experiencia:








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 10 de 31

Teniendo en cuenta que la Ese Hospital regional de San Gil, presta servicios de baja y

mediana complejidad (I y II nivel de atención), el proponente debe poseer experiencia en

ejecución de contratos en estas dos tipos de instituciones:

17.1.1 EN EJECUCIÓN DE CONTRATOS CUYO OBJETO HAYA SIDO EL

DESARROLLO DE PROCESOS DE FACTURACIÓN

El proponente deberá acreditar experiencia comprobada en el sector público y/o privado con la ejecución de un (1) contrato en instituciones prestadoras de servicios de salud de I Nivel y (1) contrato en instituciones prestadoras de servicios de salud de II Nivel. El valor final de cada uno de los contratos deberá ser igual o superior al CIEN POR CIENTO (100%) del valor total del presupuesto oficial, debiendo tener un objeto similar al de la presente convocatoria.

Para la acreditación del contrato relacionado como experiencia, los proponentes deberán anexar cualquiera de los siguientes documentos: A. Copia de certificación expedida directamente por la entidad contratante donde se especifique lo siguiente:

Nombre y datos específicos de verificación de la entidad contratante.

Nombre del contratista.

Objeto del contrato.

Fecha de inicio y fecha de finalización.

Valor del contrato.

B. Copia del Acta de liquidación, que contenga como mínimo lo señalado en el literal anterior (A). No se aceptara como experiencia contratos en ejecución. Para el caso de contratos presentados por proponentes plurales se tendrá en cuenta la ejecución certificada con respecto el porcentaje de participación dentro del contrato aportado, para lo cual de ser necesario se debe allegar carta de conformación del proponente plural del contrato aportado.

17.1.2. EN EJECUCIÓN DE CONTRATOS CUYO OBJETO HAYA SIDO LA

IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

El proponente deberá adjuntar Dos (2) certificaciones de ejecución de contratos cuyo

objeto haya sido la implementación de sistemas de información para las áreas de

facturación, y/o auditoria, y/o recaudo,y/o historia clínica digital en Instituciones Públicas o

Privadas prestadoras de servicios de salud, durante los últimos cinco (5) años. Como

mínimo una debe ser una Institución pública de Segundo nivel de atención.

17.1.3.- EN EL USO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PROPUESTO EN EL PLAN DE

CONTINGENCIA

Dos (2) certificaciones del uso del sistema de información propuesto en el plan de

contingencia, en las cuales se especifique actualmente dónde se encuentra en uso. Una

(1) de instituciones de primer nivel de atención y Una (1) de instituciones de segundo nivel

o Tercer nivel de atención.








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 11 de 31

En la certificación para cumplir con este requisito, se debe demostrar que a la fecha del

cierre de la presente convocatoria se encuentra en ejecución y/o uso, dicho sistema de

información solicitado.

17.2 .- REQUISITOS PARA DEMOSTRAR CAPACIDAD TÉCNICA: (CUMPLE / NO

CUMPLE)

17.2.1.- METODOLOGÍA DE TRABAJO

El proponente interesado debe presentar una metodología de trabajo que le permita

desarrollar de manera óptima la totalidad de los procesos y procedimientos de facturación

y auditoría con base en herramientas técnicas que aseguren el éxito de los resultados.

Así mismo, durante la ejecución del contrato, se debe presentar los ajustes necesarios

que requiera el proceso y comunicarlos al supervisor del contrato, además de socializar

los mismos a nivel institucional.

17.2.2.- OPORTUNIDAD EN LA RADICACIÓN DE LA FACTURACIÓN

El proponente interesado debe presentar un cronograma detallado de actividades a

realizar durante el mes, que incluya la totalidad de las actividades de radicación de la

facturación, los responsables de cada una de ellas y los tiempos de ejecución.

Con el mencionado cronograma la ESE busca conocer los tiempos en los cuales el

proponente-contratista realizará la radicación de la totalidad de la facturación del periodo,

ante las entidades contratantes (EPS, Municipio, Departamento, ARL, aseguradoras del

SOAT, entre otros), de acuerdo con la reglamentación que el gobierno nacional tenga

expedida o expida para tal fin (Ley 1122 de 2007, Dto. 4747 de 2007, Res. 3047 de 2008,

Res. 4331 de 2012, entre otras), así como con la reglamentación interna de la ESE.

17.2.3.- PLAN DE CONTINGENCIA

El proponente deberá presentar con su propuesta un plan de contingencia de facturación

a nivel manual y automatizado, que garantice la prestación del servicio contratado de

manera ininterrumpida en los eventos en que existan o se den circunstancias que puedan

impedirlo, como por ejemplo, daños en la red de datos de la Contratante, fallas en el

suministro de energía, daños en el servidor del sistema, etc.

Este plan de contingencia en lo que tiene que ver con la automatización, consiste en el

suministro, implementación y operación de un software alterno que brinde de manera

confiable la totalidad de herramientas necesarias para la prestación del servicio. El

software propuesto debe ser de propiedad del proponente o acreditar que podrá hacer

uso del mismo y sus fuentes durante el tiempo de ejecución del contrato. Así mismo, el

proponente-contratista se compromete a actualizar dicho software en caso de ser

necesario; dicho sistema debe contener como mínimo la operación de los siguientes

procesos:Contratación de venta de servicios, Comprobación de derechos, Admisiones de

pacientes y Control de autorizaciones, Liquidación y facturación, Generación de RIPS,

Caja y recaudo, Cartera, Auditoria y trazabilidad de Facturas y Gestión de glosas.








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 12 de 31

El plan de contingencia manual debe contemplar las actividades a desarrollar, los

instrumentos de captura y procesamiento de información, para asegurar el cumplimiento

del objeto contractual.

17.2.4.- PROPUESTA TÉCNICA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN El proponente con su propuesta debe presentar un sistema de control de calidad, basado

en indicadores de gestión, que permita supervisar de forma periódica las diferentes

actividades relacionadas con la Facturación y la Auditoría, para obtener información

pertinente y necesaria sobre los logros o problemas de calidad detectados.

17.2.5.- METODOLOGÍA DE CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO El proponente interesado deberá presentar con su oferta una metodología de capacitación y entrenamiento al personal del área de facturación, que cubra la facturación de pacientes en las áreas de Consulta Externa, Urgencias y Hospitalización y Cirugía.

18. CRITERIOS Y FORMA DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS PROCEDIMIENTO PARA EL ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS En la etapa de verificación de cumplimento de requisitos y documentos señalados en los numerales anteriores, se llevará a cabo el análisis de cumplimiento de los aspectos jurídicos, financieros y técnicos. Las propuestas hábiles para adjudicación, serán comparadas objetivamente mediante la asignación de puntajes, de acuerdo con los factores de ponderación previstos. En caso de ser necesario requerir a los proponentes para que aclaren o alleguen documentos, la entidad elevará los correspondientes requerimientos por escrito, en los que indicará el término que otorga para subsanar. Estos requerimientos se harán en igualdad de condiciones para todos los proponentes. 18.1. REQUISITOS HABILITANTES. El Hospital realizará la evaluación jurídica, técnica y financiera de las propuestas sobre los documentos Presentados, lo que no dará lugar a calificación pero si, a la determinación sobre si la propuesta es HÁBIL o no, referente a los aspectos señalados, de acuerdo con los parámetros establecidos en la Ley, los Decretos Reglamentarios y el presente Pliego, Para su calificación deberá contener la siguiente denominación en los tres aspectos habilitantes. VERIFICACION DE REQUISITOS JURIDICOS HÁBIL VERIFICACION DE REQUISITOS FINANCIEROS HÁBIL VERIFICACION DE REQUISITOSDE ORDEN TECNICO HÁBIL

18.2. CRITERIOS DE CALIFICACIÓN (PUNTAJE)

Las ofertas que superen la etapa de habilitación, serán objeto de ponderación, hasta por un puntaje máximo de MIL (1000) PUNTOS, teniendo en cuenta los siguientes factores:

EQUIPO COORDINADOR 400








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 13 de 31

PRECIO – OFERTA ECONÓMICA 300

SOPORTE TECNOLOGICO 300

TOTAL PUNTAJE 1000

18.2.1. EQUIPO COORDINADOR

La ESE Hospital Regional de San Gil consciente de la importancia del proceso de facturación debe velar para que el operador asignado para el manejo del citado proceso, cuente con modelos de servicios, equipo tecnológico resolutivo, personal calificado que conozca el funcionamiento de la facturación de servicios de salud, este equipo Asesor deberá participar en el momento de inicio del Servicio y asistir a la ESE con la frecuencia necesaria que permita la optimización de los procesos del servicio. No se considera este equipo asesor parte del personal operativo del proyecto.

En este sentido, se asignará puntuación de la siguiente forma:

Acreditar un Profesional en áreas económicas o administrativas, con especialización en áreas relacionadas en finanzas con experiencia general de 10 años (validada por la fecha de expedición de la tarjeta profesional) y una experiencia especifica de 5 años en cargos de dirección con funciones de responsabilidad sobre las áreas de Facturación, o ejecución directa de contratos de facturación y cartera en entidades públicas prestadoras de servicios de salud, como coordinador(a) del proceso o cargo de responsabilidad que incluye la ejecución del proceso de Facturación y Cartera.

200 Puntos

Acreditar un Profesional en ingeniería de sistemas, con especialización en áreas económicas o administrativas. Con experiencia general de 10 años (validada por la fecha de expedición de la tarjeta profesional) y una experiencia especifica de 5 años en dirección de proyectos y procesos asociados a facturación, auditoria y cartera en entidades prestadoras de servicios de salud.

100 Puntos

Acreditar un Profesional en Ingeniera de Sistemas, con experiencia certificada en estadísticas e indicadores del proceso requeridos por el contratista, los entes de control y la dirección del hospital. este debe contar con experiencia general de 10 años como ingeniero de sistemas y una experiencia especifica certificada de 5 años como jefe de departamento o coordinador de oficina de estadísticas en Entidades públicas prestadoras de servicios de salud (mediana ó alta complejidad II o III nivel de atención).

100 Puntos

PUNTAJE MAXIMO POR ESTE ITEM 400

Los porcentajes son incluyentes entre si y en consecuencia se asignará el mayor puntaje a quien disponga de todos los perfiles señalados. En caso contrario, se asignara conforme a la sumatoria de perfiles que presente dentro de su respectiva oferta.

Para acceder al puntaje la ESE HOSPITAL REGIONAL DE SAN GIL evaluara lo siguiente:

- El proponente deberá presentar la hoja de vida completa con sus respectivos anexos y certificados académicos y laborales de cada uno de los miembros del equipo coordinador. Además deberá adjuntar el diploma y adicionalmente su respectiva tarjeta profesional (si aplica) o el acta de grado.

- El proponente deberá presentar carta de intención de los profesionales que servirán de equipo coordinador, en la cual manifiesten la disponibilidad de intervenir en la








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 14 de 31

ejecución del contrato. - Se deben aportar las planillas de pago al sistema de seguridad social en donde conste

que los profesionales tienen una vinculación mínima de cuatro (4) meses con el proponente previa ala fecha del cierre del proceso.

18.2.2 EVALUACION PROPUESTA ECONOMICA PRECIO (Puntaje máximo 300 puntos)

La propuesta económica deberá presentarse conforme al Formato Oferta Económica

(Formato N° 2).

El valor de la propuesta que supere el presupuesto oficial o se determine como

artificialmente baja, será causal de rechazo.

Se entenderá como artificialmente baja la propuesta inferior al 98% del presupuesto

oficial.

Dentro de la propuesta se entienden incluidos los gastos y costos en que incurrirá

en la ejecución y legalización del contrato.

Se calificará en orden descendente se descontarán 20 puntos, es decir, quien presente la

propuesta con el precio más bajo obtendrá el puntaje total, el segundo menos 20 puntos,

el tercero menos otros 20 puntos y así sucesivamente.

18.2.3 SOPORTE TECNOLOGICO (Puntaje máximo 300 puntos)

El oferente deberá relacionar con sus respectivos seriales al menos 26 equipos de cómputo, 10 de impresión y 1 scanner de alto rendimiento y 3 scanner de rendimiento medio, 15 Licencias de Microsoft Office, que garantice la autonomía para el desarrollo del proceso con la propiedad sobre los medios de producción, teniendo en cuenta la modalidad de contratación por outsourcing.

Características mínimas equipos informáticos

Computadores

Cantidad 26 Marca y Modelo: Según propuesta del proponente Procesador: Core i7 ó AMD A10

Memoria ram: 8gb o superior

Disco duro: 500 GB o superior

Sistema operativo: Windows 7 profesional o superior

Licencias de Office

Cantidad 15 Marca: Microsoft Incluye Word, Excel y Powerpoint

Scanner

Cantidad 1 Marca: Según propuesta del proponente Categoría Scanner de alto rendimiento








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 15 de 31

Capacidad Escanee hasta 3000 páginas diarias

Cantidad 3 Marca: Según propuesta del proponente Categoría Scanner de medio rendimiento Capacidad Escanee hasta 1000 páginas diarias

El proponente debe garantizar al hospital la disponibilidad inmediata de los computadores,

las licencias y los scanner, para ello debe anexar factura de compra a nombre de la

compañía, que incluya los seriales de cada uno de los equipos al igual que de las

licencias de Microsoft Office.

Impresoras

Cantidad 10 Marca: Según propuesta del proponente Tecnología Laser Páginas por minuto: desde 35 Función dúplex: si

El proponente podrá anexar Factura de compra a nombre de la compañía, que incluya los

seriales de cada uno de las impresoras y de los scanner. También podrá soportar la

disponibilidad de los mismos a través de un contrato de arrendamiento, el cual debe

incluir los seriales de las impresoras, el término de duración de este contrato no será

inferior al de duración del contrato que se origine de la presente convocatoria.

Se asignara un total de 300 puntos al proponente que cumpla con los requisitos

exigidos, a los que proponentes que no cumplan este requisito no se les asignará

puntaje por este ítem.

18.3 CRITERIOS PARA DIRIMIR EMPATES:

En el evento de presentarse empate entre dos o más ofertas, la ESE actuará así:

1. Se elegirá la oferta que tenga mayor puntaje en el ítem de Equipo coordinador

2. Si persiste el empate se elegirá la oferta que tenga mayor puntaje en el ítem de

Soporte Tecnológico.

3. Si persiste el empate se elegirá la oferta que se haya radicado con mayor anticipación

al cierre de la invitación.

4. En caso de continuar el empate se efectuará un sorteo entre los participantes

empatados a través de balotas numeradas según el número de participantes.

19. ACLARACIONES, EXPLICACIONES Y REGLAS DE SUBSANABILIDAD.

En cualquier momento del proceso de selección hasta antes de la adjudicación, el Hospital

por intermedio del comité evaluador podrá solicitar por escrito o verbalmente a los

proponentes las aclaraciones y explicaciones que estime indispensables sobre los








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 16 de 31

documentos de las propuestas y solicitará subsanar, los documentos objeto de

requerimiento, que se encuentran enunciados en los pliegos de condiciones, que sean

susceptibles de subsanar.

20. COSTO DE PREPARACIÓN Y ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA

Estarán a cargo del proponente todos los costos asociados a la preparación y elaboración

de su propuesta.

21. RESPONSABILIDADES DEL PROPONENTE

Todo proponente que participe en este proceso de contratación se obliga a suscribir el

respectivo contrato, en caso de que le fuere adjudicado, a cancelar las estampillas,

publicación y demás gastos que genere la legalización del Contrato y el trámite de la

respectiva cuenta de cobro, además de ejecutarlo de acuerdo con la propuesta y los

términos de ésta Invitación.

La presentación de la propuesta es prueba evidente que el proponente ha examinado

completamente estos términos, especificaciones y demás documentos de la Invitación y

que ha obtenido aclaraciones satisfactorias sobre cualquier punto incierto o dudoso, por

parte de la E.S.E Hospital REGIONAL DE SAN GIL antes de presentar la propuesta.

La entidad, no aceptará reclamo de los proponentes con posterioridad a la presentación

de la propuesta, tendiente a obtener una mayor remuneración, si dichos reclamos se

basan en factores que no advirtió al tiempo de presentar su propuesta, tales como

insuficiente conocimiento o mala interpretación de los documentos de la Invitación o

errores aritméticos en los cómputos del costo.

Los contratistas responderán civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la

actuación contractual en los términos de la ley.

22. CAUSALES DE EXCLUSION DEL OFERENTE.

Será motivo para rechazar una propuesta cualquiera de los siguientes eventos:

Entrega extemporánea de la propuesta.

Cuando se presente falsedad en la información suministrada o se viole el principio de la buena fe.

El valor de la propuesta supera el presupuesto oficial o se determine como artificialmente baja (propuesta inferior al 98% del presupuesto oficial).

El proponente se encuentre en cesación de pagos.

Proponer un plazo mayor de ejecución al establecido como máximo en los Términos de referencia.

La comprobación de que el proponente se encuentra incurso en alguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades de conformidad con la Constitución Política, la Ley y las demás normas que la complementen o modifiquen.

Por no cumplir con los requisitos exigidos de manera general en los presentes términos.

Cuando no se suscriba la carta de presentación de la propuesta por el representante legal de la persona jurídica y/o natural, Consorcio o Unión Temporal.








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 17 de 31

Cuando las condiciones ofrecidas por el proponente no cumplan con los requisitos mínimos establecidos en los presentes términos.

Cuando se modifique o no se presente el formato de oferta económica (Formato N°2)

Más de dos (2) enmendaduras que aparezcan en la propuesta, que no se encuentren debidamente aclaradas o confirmadas con nota al margen y firma del oferente, serán causal de exclusión de la propuesta.

Cuando la ESE- Hospital Regional de San Gil le solicite alguna información como aclaración, subsanación o documentación y la misma no sea suministrada dentro del plazo establecido o se presente incompleta.

Cuando los documentos presentados por el oferente no se hallen en forma correcta y completamente diligenciada y firmada en original por el Representante Legal, esta omisión, se tomará como causal de exclusión.

La póliza de seriedad debe estar debidamente firmada por la persona natural (representante legal) o jurídica; si se omite la firma se asume como no presentada y será causal de rechazo de la oferta.

23. PROPUESTAS PARCIALES

No se aceptaran propuestas parciales ni la Institución adjudicará parcialmente.

24. EVALUACIÓN DE OFERTAS, ADJUDICACIÓN Y REGLAS DE SUBSANABILIDAD

Se realizará por medio del Comité de Contratación de la institución. Terminada esta etapa

de evaluación de las propuestas, se colocará a disposición de los proponentes el resultado

de este proceso, según lo establecido en el cronograma del presente pliego de condiciones.

Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán en la Secretaría del Comité de

Contratación de la institución, a partir de la fecha establecida en el cronograma de

actividades para que los oferentes presenten observaciones que estimen pertinentes. Sobre

las observaciones presentadas, la Oficina Gestora dará traslado a los evaluadores.

El Hospital realizará la evaluación de las propuestas de acuerdo con el cronograma de

actividades respectivo.

En cualquier momento del proceso de selección hasta antes de la adjudicación, el Hospital

por intermedio del comité evaluador podrá solicitar por escrito o verbalmente a los

proponentes las aclaraciones y explicaciones que estime indispensables sobre los

documentos de las propuestas y solicitará subsanar, los documentos objeto de

requerimiento, que se encuentran enunciados en los pliegos de condiciones, que sean

susceptibles de subsanar.

La E.S.E. Hospital Regional de San Gil, se reserva el derecho de expedir ADENDAS en

cualquier tiempo durante el proceso de selección, las cuales deberán siempre deberán

producirse antes de la adjudicación.

25. SUPERVISION

La entidad supervisará la ejecución y cumplimiento del Contrato por intermedio de un

supervisor que será designado por la Gerencia de la ESE








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 18 de 31

La Supervisión será la intermediaria entre la entidad y el Contratista y por su conducto se

tramitarán las cuestiones relativas a la ejecución y liquidación del Contrato.

26. NORMATIVIDAD APLICABLE.

Al presente proceso de selección se aplicarán las pautas, principios y procedimientos que

sobre la contratación y su responsabilidad, contempla la Constitución Nacional. El

régimen jurídico aplicable a la presente INVITACION PUBLICA y al contrato que de ella

se derive, será el previsto en el artículo 195 numeral 6 de la Ley 100 de 1.993, el Estatuto

de Contratación de la E.S.E. Hospital Regional de San Gil (Acuerdo No. 009 del diciembre

de 2014) aprobado por la Junta Directiva de la E.S.E Hospital Regional de San Gil) y la

resolución No 172 que adecua el Manual de Contratación de la Entidad y las

disposiciones pertinentes que rigen el derecho privado. En lo que no se encuentra

particularmente regulado allí se aplicarán las normas comerciales y civiles vigentes.

En el contrato se incluirán las cláusulas de terminación y liquidación unilateral del contrato

en los eventos contemplados en la ley 80 de 1993.

27. CORRESPONDENCIA

Para efectos de la correspondencia, se tendrá en cuenta la información suministrada por

el oferente.

28. NÚMERO MÍNIMO DE PARTICIPANTES

El número mínimo de participantes hábiles para no declarar desierta la Invitación es de

uno (1). Se entiende por participante hábil quien no esté incurso en los causales de

inhabilidades e incompatibilidades contemplados en la Constitución y la Ley, ajustándose

a los términos de la Invitación.

29. COSTO DE LOS TÉRMINOS.

Los Términos de Referencia no tienen ningún costo

30. LUGAR DE PRESTACION DEL SERVICIO:

EL CONTRATISTA se compromete a prestar el servicio en las instalaciones de la ESE-

HOSPITAL REGIONAL DE SAN GIL, ubicado en la carrera 5 No 9-102 del Municipio de

San Gil – Santander.

31. CRONOGRAMA DEL PROCESO

15 de Febrero de 2017 Inicio

15 y 16 de Febrero de 2017 Publicación TERMINOS DE REFERENCIA y ESTUDIOS

PREVIOS en la página web de la entidad

hregionalsangil.gov.co.

El 17 de Febrero de 2017

hasta las 11:30 AM

Presentación de Propuestas que serán recepcionadas en la

Oficina Jurídica de la E.S.E. Hospital Regional de San Gil,

hasta las 11:30 A.M.

20 y 21 Febrero de 2017 Evaluación de las ofertas

22 de Febrero de 2017 Publicación Informe Evaluación

23 de Febrero de 2017 Presentación de Observaciones a la Evaluación que deberán








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 19 de 31

ser radicadas por escrito en la Oficina Jurídica de la E.S.E.

Hospital Regional de San Gil hasta las 5 PM.

24 de Febrero de 2017 Respuesta a observaciones

24 de Febrero de 2017 Adjudicación

24 de Febrero de 2017 Firma del contrato.

24 de Febrero de 2017 Legalización del contrato

Original firmado

PAULO CESAR PEDRAZA GOMEZ

Gerente

Reviso: BORIS VELASCO PARADAD, ASESORIA JURÍDICA EXTERNA.

VoBo: FABIO RINCON ARDILA. Subdirector Administrativo y Financiero.








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 20 de 31

FORMATO No. 1 CARTA DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA

San Gil, Santander, ________________________ del año 2017. Señores E.S.E. HOSPITAL REGIONAL DE SAN GIL San Gil – Santander El abajo firmante, actuando en nombre y representación de ___________________ ofrece, mediante la suscripción de un contrato para (objeto) ____________________________, de conformidad con lo establecido en los Términos de la Invitación pública y declaro: 1. Que ninguna otra persona o entidad, diferente de la nombrada aquí, tienen participación en esta propuesta o en el contrato que será el resultado de esta Invitación y que, por lo tanto, solamente el firmante está vinculado a dicha oferta. 2. Que me he familiarizado y he estudiado los Términos de la Invitación y demás documentos, así como las demás condiciones e informaciones necesarias para la presentación de la propuesta, y acepto todos los requerimientos establecidos en dichos documentos. 3. Que en el evento de resultar favorecida mi propuesta, me obligo a prestar los servicios contratados en los términos taxativos de mi propuesta, por lo tanto, en el evento de algún incumplimiento en las horas de servicios contratadas, estas serán descontadas por el contratante previa verificación del incumplimiento. 4. Que la oferta básica cumple con todos y cada uno de los requerimientos y condiciones establecidos en los documentos de la Invitación. 5. Que entiendo que el valor del Contrato, conforme está definido en los documentos de la Invitación,incluyetodos los impuestos, tasas y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades nacionales, departamentales o municipales, y dentro de estos mismos niveles territoriales, los impuestos, tasas y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades ambientales, que afecten el contrato y las actividades que de él se deriven, si a ello hubiere lugar, que deberán ser cancelados por el contratista, con excepción de los que estrictamente correspondan a la ESE Hospital Regional de San Gil. 6. Que he revisado con suma diligencia la totalidad de la información presentada en la que me obligo incondicionalmente a firma y efectuar el Contrato, en las condiciones previstas en los términos de la Invitación. 7. Que el abajo firmante, obrando en nombre y representación del Proponente manifiesto que me obligo incondicionalmente a firmar y ejecutar el Contrato, en las condiciones previstas en los Términos de la Invitación. 8. Que de acuerdo con lo establecido en los términos de la Invitación, adjunto se anexa la documentación solicitada en los mismos. 9. Que a solicitud de E.S.E. Hospital Regional de San Gil me obligo a suministrar cualquier información adicional necesaria para la correcta evaluación de la propuesta. 10. Que la cantidad de folios presentados es de (letras) _____________________________ (números) _____________________. Bajo la gravedad del juramento, que se entiende prestado al firmar esta carta, manifiesto que no me encuentro ni personal ni corporativamente, incurso en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad prevista en las normas legales; adicionalmente expreso que no me encuentro en el Boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República. Declaro que he recibido todos los documentos y anexos descritos en los Términos de la Invitación.








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 21 de 31

De Ustedes Atentamente, NOMBRE PROPONENTE: __________________________________________________ Identificación: ____________________________________ Teléfono: _________________ Fax: _____________Dirección______________________ Nombre Representante legal: ________________________________________________ Identificación: ____________________________________________________________ FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL O APODERADO____________________________








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 22 de 31

FORMATO No. 2

PROPUESTA

ECONÓMICA

SEÑORES


GERENCIA

SAN GIL

REFERENCIA: Invitación Publica No. 01 de 2017

El suscrito, ___________________, debidamente autorizado para actuar en nombre y

representación de _________________, manifiesto por este documento, que nuestra propuesta

económica es la siguiente:

Ítem Valor

“EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS, SUBPROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES PROFESIONALES, TÉCNICAS Y AUXILIARES QUE SE REQUIERAN EN EL PROCESO DE FACTURACIÓN, Y SISTEMAS DE INFORMACION, EN LA ESE HOSPITAL REGIONAL DE SAN GIL”.

$

SUBTOTAL ANTES DE IVA $

IVA $

TOTAL $

_______________________

Firma (s) Autorizada(s)

Proponente








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 23 de 31

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS

CONTRATO No XXX-17

CONTRATISTA: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

IDENTIFICACIÓN: XXXXXXXXXX : 900.202.744-3

VALOR: XXXXXXXXXXXXXXX($ XXXXXXX) INCLUIDO IVADEL 16%

DURACIÓN: OCHO (08) MESES.

Entre los suscritos: PAULO CESAR PEDRZA GOMEZ, mayor de edad, identificado con la

cédula de ciudadanía No XXXXXX expedida en XXXXX, en su condición de Gerente y

Representante Legal de la Empresa Social del Estado HOSPITAL REGIONAL DE SAN

GIL con domicilio en la ciudad de San Gil, y NIT. 900.066.347-9, por una parte quien en

adelante se denominaráEL CONTRATANTE y por la otra XXXXXXXXXX, identificado (o)

con la cédula de ciudadanía XXXXXXXXXX expedida en XXXXXXXXXXXXXX, quien

actúa en nombre y representación de XXXXXXXXXXXXXXX Con NIT. XXXXXXXXXXX0y

quien para los efectos del presente documento se denominara ELCONTRATISTA;

HEMOS ACORDADO celebrar el presente contrato de PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE

FACTURACION, previas las siguientes consideraciones:1.Que existe disponibilidad

presupuestal para atender el contrato según consta en el CDP Nº XXXXXX del XXXX de

2017, expedido por el jefe de presupuesto de la entidad, con cargo al código presupuestal

0320100101bajo el rubro “Remuneración servicios técnicos administrativos” del

presupuesto de la vigencia 2017. 2.) Que se hace necesario contratar el proceso de

facturación, subprocesos, procedimientos y actividades profesionales, técnicas, auxiliares

y asistencialespara el cumplimiento de las funciones de la E.S.E. Hospital Regional de

San Gil, por cuanto que en la planta de personal de la entidad no existe el recurso

humano para desarrollar las actividades que se proyecta contratar, existiendo estudio de

análisis de conveniencia y oportunidad, suscrito por la subdirectora Administrativa y

Financiera, que registra los aspectos fundamentales que permiten concluir la necesidad y

conveniencia de realizar dicha contratación, el cual hace parte integral del presente contrato.

3). Que se adelanto proceso de Invitación Pública, en cumplimiento al Acuerdo No. 009 de

Diciembre 12 de 2014 “pormediodelcualseadoptaelEstatuto de

ContrataciónparalaEmpresaSocialdelEstadoHospital Regional de San Gil” expedido por la

Junta Directiva de la E.S.E. Hospital Regional de San Gil, en consonancia con lo

dispuesto en la Resolución No 172 de 2014 mediante la cual se adecua el Manual de

Contratación de la Entidad; dando como resultado la adjudicación del contrato al presente

contratista. 4). Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 195 de la Ley 100 de

1.993, el numeral 6 refiere que la contratación de las Empresas Sociales del Estado se

regirá por el derecho privado pero podrá discrecionalmente utilizar las cláusulas

excepcionales previstas en el estatuto General de Contratación de la administración

pública. De acuerdo a lo anterior, las partes hemos acordado suscribir el presente

contrato el cual se regirá por las normas legales vigentes y por las

siguientesCLAUSULAS: CLAUSULA PRIMERA.- OBJETO.-EL CONTRATISTA se obliga

a “EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS, SUBPROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y

ACTIVIDADES PROFESIONALES, TÉCNICAS Y AUXILIARES QUE SE REQUIERAN

EN EL PROCESO DE FACTURACIÓN, Y SISTEMAS DE INFORMACION, EN LA ESE

HOSPITAL REGIONAL DE SAN GIL”. Que el contratante requiere en las condiciones y








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 24 de 31

circunstancias que se detallan en el presente contrato, de acuerdo con las

especificaciones suministradas por la E.S.E. en los términos de referencia, el informe de

conveniencia y oportunidad, la propuesta presentada por el contratista y el siguiente

presupuesto. CLAUSULA SEGUNDA.-DOCUMENTOS DEL CONTRATO.- Hacen parte

de este Contrato los siguientes documentos: a) El portafolio de servicios. b) Oferta

técnica y económica DEL CONTRATISTA. c) Documentos y actas que se produzcan en

desarrollo de este contrato. d) Las garantías exigidas. CLAUSULA TERCERA.-

LOCALIZACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y PROCEDIMIENTOS.- Los

procedimientos objeto del presente contrato, se prestarán en las instalaciones de la E.S.E.

Hospital Regional de San Gil ubicado en la Carrera 5 No. 9-102 del municipio de San Gil.

CLAUSULA CUARTA.- VALOR DELCONTRATO.- Para los efectos fiscales y legales, el

valor del presente contrato asciende a la suma de: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ($

XXXXXXXXX) INCLUIDO IVA,sobre el cual se aplicará todos los impuestos, tasas y

contribuciones establecidos por las diferentes autoridades nacionales, departamentales o

municipales, y dentro de estos mismos niveles territoriales, los impuestos, tasas y

contribuciones establecidos por las diferentes autoridades ambientales, que afecten el

contrato y las actividades que de él se deriven, si a ello hubiere lugar, con excepción de

los que estrictamente correspondan a la ESE Hospital Regional de San Gil. Siendo

entendido que el valor definitivo será el que resulte de la prestación del servicio entregado

y recibido por la ESE CONTRATANTE, a los precios establecidos y pactados.

CLÁUSULA QUINTA.- FORMA DE PAGO.-LA E.S.E. HOSPITAL REGIONAL DE SAN

GIL pagará al CONTRATISTA el valor del contrato en mensualidades, previa

presentación de la correspondiente factura al último día hábil de cada mes, junto con la

constancia y/o certificación del cumplimiento del objeto contratado y del recibido a

satisfacción por la Institución suscrito por el supervisor que designe la Gerencia para la

realización de la supervisión. Será requisito indispensable para la certificación de

cumplimiento, la presentación por parte del contratista de las constancias de los pagos

en materia de seguridad social, parafiscales y salarios o compensaciones (del personal

vinculado por el contratista para la ejecución del objeto contractual) realizados en el mes

inmediatamente anterior al pago de la prestación del servicio y deberá presentar recibos

por pago de impuestosnacionales, departamentales y municipales que le sean

aplicables.El CONTRATISTA autoriza a efectuar del respectivo pago los descuentos de

impuestos que le sean aplicables así como por concepto de arriendo, servicios públicos,

fotocopias y glosas administrativas aceptadas que sean responsabilidad del contratista

exceptuando las glosas por mayores valores cobrados, los descuentos de capitación por

usuarios no carnetizados y las metas no cumplidas en p y p. (serán descontadas en el

pago a realizarse posterior a la conciliación).PARÁGRAFO PRIMERO.- Los pagos

señalados en la presente cláusula quedan condicionados adicionalmente a que las

personas jurídicas acrediten el cumplimiento de la obligación de que trata el artículo 50 de

la Ley 789 de 2002. PARÁGRAFO SEGUNDO.-Para los pagos señalados en la presente

cláusula, se presentará FACTURAS ante la Subdirección Administrativa, en donde se

revisará integralmente la cuenta y verificará el cumplimiento de requisitos y soportes

de la facturación y observará que cumpla con las normas legales de la DIAN, pago de

parafiscales, y pago de seguridad social en salud, pensiones y riesgos profesionales del

contratista, así como la Póliza de Garantía y demás requisitos.PARÁGRAFO TERCERO.-

El Hospital renuncia expresamente a cualquier requerimiento judicial o extrajudicial para

constituirse en mora. PARÁGRAFOCUARTO: Si la (s) factura (s) o cuenta (s) no ha (n)

sido correctamente elaborada (s) o no se acompaña de la certificación por parte del








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 25 de 31

supervisor, el término para el pago sólo empezará a contarse desde la fecha en que se

presente en la forma debida. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán

responsabilidad del CONTRATISTA y no tendrán derecho al pago de intereses o

compensaciones de ninguna clase o naturaleza. CLAUSULA SEXTA.- SUJECIÓN DEL

PAGO A LAS APROPIACIONES PRESUPUESTALES. Los pagos estarán dispuestos a

la disponibilidad de los recursos, con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal

No. 16-00374código No. 0320100101 Rubro Remuneración Servicios Técnicos

Administrativos. Recursos provenientes del sistema general de seguridad social en salud.

CLAUSULA SEPTIMA: PLAZO Y VIGENCIA DEL CONTRATO:EL CONTRATISTA se

compromete a ejecutar y entregar a entera satisfacción el objeto del presente contrato en el

plazo de OCHO (08) meses previo perfeccionamiento y la correspondiente acta de

iniciación. PARAGRAFO PRIMERO.- En caso de que por voluntad unilateral de alguna

de las partes se decida dar por terminado el presente contrato, por causas diferentes al

incumplimiento del mismo y antes del vencimiento del término inicial, dichas partes

deberán manifestarlo por escrito. CLAUSULA OCTAVA.- SUSPENSION PROVISIONAL.

En casos de fuerza mayor, caso fortuito o de común acuerdo las partes, podrán

suspender temporalmente la ejecución del contrato, mediante la suscripción de un acta en

donde constará dicho evento y sin que para los efectos del plazo extintivo se compute el

tiempo de esta suspensión. En este caso EL CONTRATISTA prorrogará la vigencia de la

garantía única por un término igual al de la suspensión. En el acta de suspensión se

expondrán los motivos excepcionales que hayan dado lugar a la misma, la obligación del

contratista de prorrogar la vigencia de la garantía única por un término igual al de la

suspensión y se fijará la fecha en la cual se reiniciará el objeto contractual. CLAUSULA

NOVENA.- OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:A. Desarrollar profesionalmente la

Facturación de cada una de las facturas que se generen por la prestación de servicios a

los diferentes clientes con los que el hospital tenga relación contractual a fin de: a.

Verificar que los documentos requeridos por cada uno de los clientes, aparezcan como

anexo. b. Evaluar y controlar el cumplimiento de las normas y principios del Sistema de

garantía de calidad en la atención en salud de acuerdo a la ley de Seguridad Social

aplicables a la Empresa. c. Diseñar, implementar, evaluar y controlar la aplicación del

Sistema de Garantía de Calidad de conformidad con la normatividad vigente. d. Realizar

reuniones mensuales informativas sobre resultados de auditoría y educación continuada

sobre legislación con el fin de gerencial estrategias de cambio y mejoramiento continuo en

los procedimientos administrativos y de prestación de servicios de salud. e. Asesorar a

facturación, liquidación y admisiones en la resolución de problemas de atención y

facturación que se presentan diariamente. B. Desarrollar la coordinación técnica de los

servicios de facturación para recibir los soportes de los diferentes servicios: urgencias,

hospitalización, consulta externa, Laboratorio Clínico, Rayos x, Cirugía General, Farmacia

etc., que presten atención al paciente y demás centros de costos o Unidades de Negocios

que generen soportes de facturación y registrar aquellos soportes que no estén incluidos

en la cuenta de cada paciente. a. Cumplir el radicado de la facturación a las empresas

verificando con los términos fijados por la ley o acordados contractualmente. b. Efectuar

la respectiva retroalimentación a todas las áreas de las debilidades que existen en el

proceso por parte de cada una e informar de las irregularidades que se presenten en

cumplimiento del objeto contractual y esto afecte el cobro de la factura. c. Apoyar

diariamente al liquidador y resolver la situación que impida la entrega oportuna de la

factura por parte del liquidador. d. Realizar el seguimiento de las cuentas que no tengan

carta de responsabilidad de la empresa o aquellas que se les haya practicado








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 26 de 31

procedimiento diferente a lo autorizado e informar al responsable para que se inicien las

acciones disciplinarias pertinentes. e. Supervisar la realización de operaciones nuevas o

modificadas sobre las bases de datos considerando las pruebas respectivas y responder

por su permanente actualización. f. Recibir las facturas físicas con su respectiva planilla y

proceder a revisarlas y visarlas antes de envió para entrega a la empresa, previa

generación y validación de RIPS. g. Elaborar relación de envíos junto con la carta de

presentación de cuentas y adjuntar a los paquetes el disquete de los RIPS respectivos. h.

Revisar las planillas de entrega que vengan firmadas y selladas de las empresas y

corroborar que efectivamente correspondan a las entregadas. i. Entregar a Cartera las

planillas recibidas de la empresa junto con la copia de la factura. j. Presentar indicadores

semanales de facturas enviadas y pendientes de envío por empresas, por meses, No. de

facturas y valor; facturas pendientes de envío; acumulado del mes y de la semana

enviado por régimen. K. Realizar el reporte de facturas enviadas y radicadas e igualmente

reporte de facturas enviadas pero sin radicar por las empresas. L.Parametrizar con todas

las variables necesarias el sistema de facturación según contratos de venta de servicios

de salud tenga el contratante. C. Desarrollar la asistencia del procedimiento de

facturación para la programación, dirección, evaluación y control relacionados con el

proceso de facturación de la empresa. La identificación de los datos básicos del usuario.

Revisión, control e identificación del tipo de usuario y fuente o responsable de pago.

Requerir y recibir fotocopia de los documentos o soportes necesarios para la atención del

usuario y posterior cobro de los servicios a través de las facturas. Facturar oportunamente

las cuentas de los pacientes hospitalizados y liquidar las cuentas correspondientes a los

pacientes egresados. Separar, ordenar y registrar en la planilla las facturas elaboradas y

entregar al responsable de radicación de cuentas y envió de cuentas. Verificar y coordinar

con contratación que los contratos estén vigentes y que los servicios solicitados por el

usuario estén contemplados en el contrato o asumidos por la normatividad vigente.

Entregar a enfermería la epicrisis, informe quirúrgico, hoja de gastos de pisos, hoja de

suministro de droga, después de haberse liquidado las cuentas. Solucionar los errores

que presenten las facturas elaboradas ya sean devueltas por facturación o por la

empresa. Control y verificación de las bases de datos actualizadas. Control y verificación

diaria del consecutivo de la facturación, el orden cronológico y el registro de las

operaciones diarias que genere cada atención al usuario. Verificación y control del manual

de tarifas actualizado y los procedimientos se estén cobrando acorde con la atención

prestada. Velar porque la factura generada sea expedida con el lleno de los requisitos

legales (estatuto tributario). La aplicación de correctivos ante cualquier eventualidad que

genere el programa. Entrega continua de los reportes solicitados por contabilidad para el

registro oportuno y veraz de cada una de las operaciones que se genere. Responder

económicamente por la totalidad de las glosas administrativas por falta de soportes, error

en la verificación de derechos, aplicación incorrecta de tarifas y error en cantidades y

conceptos. Realizar dos veces por día, censo de los pacientes hospitalizados con el fin

de verificar el ingreso de los mismos al sistema de facturación. D.Desarrollar

asistencialmente el procedimiento de Facturaciónpara revisar los soportes que

acompañan cada una de las facturas entregando el reporte a la subdirección

administrativa del número de factura, el facturador y el soporte que hace falta. Revisar el

completo diligenciamiento de los RIPS verificando el registro de códigos CIE, CUPS,

SOAT, firma y sello del médico tratante. Entregar oportunamente a facturación, las

facturas que requieren cambio. Recibir de la coordinación de facturación, las facturas con








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 27 de 31

su respectivo listado para la auditoria medica. Anexar los soportes necesarios para las

respuestas de glosas.

OBLIGACIONES GENERALES:1. Dar cabal cumplimiento a lo consignado en los Terminos de referencia de la Invitación Pública No 1 de 2017 y a la propuesta presentada, especialmente a lo que respecta al RECURSO FISICO Y TECNOLOGICOdándole total aplicabilidad a los módulos de trazabilidad de facturas, y control de autorizaciones. 2. Cumplir con la clasificación de los residuos hospitalarios que se generan en los servicios según lo establecido en el Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios. 3. Asumir la totalidad de las glosas que se generan, por la falta de comprobación de derechos de los usuarios y la falta de los soportes que deben acompañar cada de las facturas. 4. Tratar con calidad, calidez y oportunidad a los clientes externos e internos del contratante. 5. Atender y solucionar las objeciones presentadas por el contratante relacionadas con la calidad, calidez y oportunidad en la atención de los usuarios. 6. Garantizar la continuidad de la prestación del servicio durante el tiempo de la duración del contrato. 7. Reportar oportunamente las anormalidades en el desarrollo del objeto contractual y proponer las alternativas de solución. 8. Desarrollar el objeto del contrato a cabalidad, a la luz de lo ordenado en el decreto 1011 de abril 3 de 2006 para lo cual se verificará la documentación que al respecto entrega el contratista. 9. Participar activamente en los comités que el Contratante organice de conformidad con la ley. 10. Tomar las medidas necesarias para garantizar la custodia y preservación de los bienes del contratante bajo su uso (controles de manejo, revisiones de equipos, pólizas de manejo etc) so pena de responder como contratista, por el daño o pérdida de los implementos utilizados. 11. Utilizar el teléfono únicamente con fines oficiales. 12. Satisfacer las expectativas de los usuarios 13. Responder por haber ocultado al contratar inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa. 14. Responder por la buena calidad del objeto contratado. 15. Responder por cualquier responsabilidad patrimonial generada en desarrollo del objeto contractual e imputada a su responsabilidad a título de DOLO o CULPA, por imprudencia, impericia, negligencia o por violación de reglamentos. En consecuencia se compromete a mantener libre a la ESE HOSPITAL REGIONAL DE SAN GIL. 16. Los asociados deberán encontrarse identificados, conforme el reglamento DEL CONTRATISTA, dentro de la ESE a efectos de asegurar los derechos de los usuarios de los servicios de salud. 17. Presentar factura en la administración de la ESE Hospital Regional de san Gil debidamente legalizada. 18. Diligenciar y entregar el ultimo día de cada mes, los formatos de recolección de información necesarios para alimentar el sistema de costos hospitalarios. 19. Aplicar las Actividades documentadas dentro del sistema de Gestión de la Calidad y las no documentadas que sean pertinentes y coherentes con el objeto del contrato. 20. Las demás que puedan surgir en cumplimiento del objeto. 20. El Contratista asumirá los servicios de Teléfonos, fletes, celular y fotocopias las cuales deberá coordinar con la ESE- Hospital Regional de San Gil sobre su costo y prestación del servicio por parte de la ESE. 21.Se deberán realizar durante la vigencia del contrato tres (03) conciliaciones de glosas administrativas las cuales serán descontadas en el pago a realizarse posterior a la conciliación. 22.El CONTRATISTA deberá entregar AL CONTRATANTE en un plazo no mayor a 15 días copia de las licencias de los equipos de informática. 23. Diligenciar y entregar el ultimo día de cada mes, los formatos de recolección de información necesarios para alimentar el sistema de costos hospitalarios. CLAUSULA DECIMA OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE.EL CONTRATANTE además de las obligaciones consagradas en el artículo 4 de la Ley 80 de 1993, deberá facilitar el acceso a la información que sea necesaria de manera oportuna para la debida ejecución del objeto del contrato y estará obligado a cumplir con lo estipulado en las demás condiciones previstas en este documento, así: 1. Ejercer el control sobre el cumplimiento del contrato, efectuando un control técnico y administrativo de la ejecución de del contrato a través de un SUPERVISOR y bajo la coordinación de la EMPRESA.2. Pagar oportunamente una vez se haya cumplido con todos los requisitos para el pago y que correspondan a los servicios efectivamente entregados y en los términos pactados. 3.Deberá facilitar acceso a la información que sea necesaria, de manera oportuna, para la debida ejecución del objeto del contrato y estará obligado a

EJECUTORES CANTIDAD MAXIMA

HORAS DIA HORAS SEMANALES

PROFESIONAL 2 18 96

TECNICOS 3 27 144

AUXILIAR ADMINISTRATIVO 3 27 144

AUXILIAR FACTURACION 14 126 672

CENTRAL DE AUTORIZACION 2 18 96

TOTAL 24 216 1152








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 28 de 31

cumplir con lo estipulado en las demás cláusulas y condiciones previstas en este documento. 4. Impartir las instrucciones necesarias al Coordinador designando por la CONTRATISTA para el cabal cumplimiento del presente contrato. 5. Disponer de la estructura física, de las instalaciones adecuadas y demás medios y servicios para que el personal DEL CONTRATISTA, pueda desarrollar la labor u objeto del presente contrato. 6. Aplicar en el momento que lo estime conveniente encuestas de satisfacción a los usuarios sujetos del presente contrato para evaluar calidad, oportunidad, accesibilidad y calidez humana por parte del contratista. 7. Informar por escrito al contratista las objeciones que surjan en el cumplimiento del objeto contractual. CLAUSULA DECIMA PRIMERA.- CONTRATISTA INDEPENDIENTE.- El contratista declara que para todos los efectos legales que en razón del presente contrato se deriven, obra como patrono, igualmente que es el único responsable de todo el personal destinado al cumplimiento del contrato celebrado, motivo y razón por la cual, entre EL CONTRATISTA y EL CONTRATANTE y entre éste y el personal DEL CONTRATISTA, no existe relación laboral alguna. CLAUSULA DECIMA SEGUNDA.- AUTONOMIA: EL CONTRATISTA ejecutará el presente contrato por medio de su propio personal de manera independiente, con plena autonomía técnica y directiva haciendo uso de sus conocimientos científicos sobre la materia y sin que entre estos y EL CONTRATANTE exista subordinación jurídica. EL CONTRATISTA igualmente es totalmente autónomo en cuanto corresponde impartir órdenes sin perjuicio de brindar asesorías e instrucciones pertinentes para el suministro del servicio en el área que le corresponda. CLAUSULA DECIMA TERCERA.- SUPERVISIÓN, DIRECCIÓN Y VIGILANCIA: La supervisión sobre la ejecución del contrato se ejercerá a través de la subdirección administrativa y financiera, el cual además de velar por el cumplimiento de lo previsto en la Ley 80 de 1993, las instrucciones de la gerencia, y las normas legales vigentes sobre la materia, deberá firmar el Acta de Iniciación y Cumplirá las siguientes obligaciones: 1. Exigir el cumplimiento idóneo y oportuno del objeto de este contrato constatando la calidad y la cantidad de los servicios ofrecidos. Igual exigencia se podrá hacer al garante. 2. Exigir al contratista la constitución de la garantía única en los plazos estipulados. 3. Solicitar al CONTRATISTA los informes que requiera en desarrollo del objeto del contrato. 4. Adelantar las gestiones necesarias para la imposición, reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que haya lugar. 5. Solicitar la revisión de precios cuando se produzcan fenómenos que alteren en contra de la EMPRESA el equilibrio financiero del contrato. 6. Velar por el estricto cumplimiento de las normas que rigen en materia ambiental. 7. Exigir al CONTRATISTA la modificación de la garantía, cuando a ello hubiere lugar. 8. Preparar los documentos requeridos para la liquidación del contrato y entregar la certificación de cumplimiento del objeto contractual. 9. Exigir al contratista el cumplimiento estricto de utilización del personal requerido para el desarrollo del contrato. 10. Autorizar la suspensión del contrato. 11. Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato, las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de proponer. 12.Velar por el estricto cumplimiento de las normas que rigen en materia ambiental. 13.Adelantar el proceso de liquidación del contrato. 14. Exigir que la calidad del servicio se ajuste a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias, sin perjuicio de la facultad de exigir que tales servicios cumplan con las normas técnicas colombianas. 15. Verificar los pagos de Seguridad Social por concepto de salud, pensiones y riesgos profesionales del contratista. 16. Estudiar el clausulado del contrato para establecer su cumplimiento. 17.Adelantar revisiones periódicas de los servicios ejecutados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por el contratista y promover las acciones de responsabilidad contra estos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan. 18.Verificar que el contratista se encuentre al día con los pagos de parafiscales y al día con el estado. 19.Exigir al contratista la modificación de la garantía, cuando a ello hubiere lugar. 20. Revisar y aprobar las actas de recibo parcial del contrato. 21. El supervisor no podrá sin autorización escrita y previa de la gerencia, ordenar trabajo alguno que traiga consigo variaciones en el plazo, o en el valor del contrato. 23.verificar los pagos de Seguridad Social por concepto de salud, pensiones y riesgos profesionales. PARAGRAFO:Se realizarán reuniones entre el Contratista, el supervisor del contrato con un funcionario de Control Interno, quienes evaluarán los servicios prestados para establecer los correctivos si fuere del caso y analizar todo lo relacionado con la ejecución del contrato, debiendo el contratista atender las observaciones allí estipuladas, siempre dentro de los términos contractuales. CLAUSULA DECIMA CUARTA.-: SERVICIOS PUBLICOS.- El CONTRATISTA asumirá el pago de lo facturado mensualmente a la línea telefónica con el respectivo número de asignación ( 7242843) el cual se autoriza para llamadas telefónicas a entidades de salud de carácter público y privado. CLAUSULA DECIMA QUINTA.- USO DE INSTALACIONES:EL CONTRATANTE entrega en calidad de arriendo al CONTRATISTA las instalaciones en donde funcionará el servicio objeto del presente contrato. El Contratista cancelará al CONTRATANTE la suma de CUATROCIENTOS DIEZ MIL








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 29 de 31

PESOS($ 410.000,00) M/CTE mensuales y se descontarán mensualmente de los pagos que deba realizar el Hospital contratante. El Contratista deberá adquirir por su cuenta los elementos, equipos, redes y demás adecuaciones que requiera adicionalmente para una adecuada prestación del servicio.CLAUSULA DECIMA SEXTA.-INSUMOS: El contratista asumirá todos los gastos de papelería, suministros y equipos necesarios para el cumplimiento del objeto contractual que requiriera respecto de facturación, para el recaudo efectivo de recursos y dar cumplimiento al objeto del contrato. Debe existir claridad por parte del área de Almacén de la E.S.E. Hospital Regional de San Gil a fin que tome nota de ello. CLAUSULA DÉCIMA SEPTIMA.- PERSONAL. EL CONTRATISTA seleccionará, en forma autónoma, el personal que requiera para cumplir con el objeto de este contrato, teniendo en cuenta los requisitos de idoneidad, capacidad, experiencia, que sean indispensables para el ejercicio de las funciones correspondientes, de acuerdo con la propuesta presentada. PARAGRAFO PRIMERO: PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES INDEMNIZACIONES. El CONTRATISTA asume todos los deberes, derechos y obligaciones que surjan de las relaciones laborales que establezca con el personal que vincule, así como por el pago de los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones de dichos trabajadores, y el pasivo laboral que se cause. Igualmente, está obligada a pagar todas las contribuciones, participaciones y derechos de cualquier naturaleza, que sean exigidos por la legislación colombiana. PARAGRAFO SEGUNDO: REGIMEN LABORAL. El CONTRATISTA deberá contratar el personal requerido para el desarrollo de este contrato y mantenerlo bajo su exclusiva dirección, control y supervisión durante la vigencia del mismo. Los empleados del CONTRATISTA no son y no serán empleados de la EMPRESA CONTRATISTA durante la vigencia de este contrato. El CONTRATANTE no será responsable por ningún acuerdo o relación laboral existente entre el CONTRATISTA y sus empleados. Todas las obligaciones que emanen de dicho acuerdo o relación serán responsabilidad exclusiva del CONTRATISTA. El CONTRATISTA deberá cumplir en todo momento con todas las leyes laborales colombianas que estuvieren vigentes durante el término de este contrato. PARÁGRAFO TERCERO. El Contratista deberá mantener durante la jornada de trabajo a su personal con uniformes completos, en perfecto estado de presentación y aseo e identificados con escarapelas. PARÁGRAFO CUARTO. El Contratista asume la responsabilidad de cancelar los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones de sus trabajadores de conformidad con las disposiciones del Código Sustantivo de Trabajo. PARÁGRAFO QUINTO. El personal que requiera el Contratista para la prestación del servicio no adquiere ninguna relación laboral con el Contratante. CLAUSULADÉCIMA OCTAVA.- CONTROL FISCAL.- El control fiscal de la contratación se ejercerá por la Contraloría en los términos del artículo 65 de la Ley 80 de 1993. CLAUSULA DÉCIMA NOVENA.- PROPIEDAD DE LOS INFORMES, PRODUCTOS O BIENES Y RESERVA.- Todos los informes y otros materiales preparados por el CONTRATISTA para el Contratante, en virtud del presente contrato, serán de propiedad de la E.S.E. HOSPITAL REGIONAL DE SAN GIL. El CONTRATISTA podrá conservar una copia de dichos documentos para sus archivos y no podrá negociarlos sin autorización de la EMPRESA. Toda la información que conozca de la empresa en razón de sus funciones, tiene el carácter de reserva. CLAUSULA VIGESIMA.- GARANTIA UNICA.-De conformidad en lo previsto en la Ley 80 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios 879 de 1994 artículo 17, EL CONTRATISTA se obliga a constituir a favor de la EMPRESA una garantía única expedida por una entidad bancaria o una compañía de seguros legalmente constituida mediante la cual garantice: a)De Cumplimiento general de las obligaciones contractuales por un valor equivalente al 10% del total del contrato, por el término de duración del mismo y cuatro (4) meses más; b) de Calidad del servicio prestado por un valor equivalente al 10% del valor total del contrato por el término de duración del mismo y cuatro (4) meses más; c)de responsabilidad civil extracontractual por 200 SMLMV y por el término de duración del mismo. d) Depago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones por el 15% del valor del contrato y por el término de duración del mismo y tres (3) años más. e) Póliza de Manejo el contratista deberá adquirir póliza de manejo abierta si es posible o por el 10% del valor mensual del contrato, por el termino del mismo y cuatro (04) meses más. PARÁGRAFO: La garantía no podrá ser cancelada sin la autorización escrita del CONTRATANTE.CLAUSULA VIGESIMA PRIMERA.CLAUSULA PENAL: Si la CONTRATISTA no diere cumplimiento en forma total o parcial al objeto o a las obligaciones emanadas del presente contrato de prestación de servicios, pagará al CONTRATANTE el diez (10%) por ciento del valor del mismo como estimación anticipada de perjuicios, sin que lo anterior sea óbice para que se declare la caducidad del contrato y se imponga las multas a que haya lugar. El CONTRATANTE podrá hacer efectivo el valor de la cláusula penal descontándola de la suma que adeude al CONTRATISTA en desarrollo del contrato o sobre la garantía o se cobrara por la jurisdicción ordinaria, es decir, que no obsta para que la E.S.E. Contratante pueda demandar al CONTRATISTA ante ésta jurisdicción por el mayor perjuicio ocasionado por el incumplimiento. CLAUSULA VIGESIMA SEGUNDA: CAUSALES DE








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 30 de 31

TERMINACIÓN ANTICIPADA: Procede: 1.Por mutuo acuerdo entre las partes; 2. Por la declaración de caducidad del contrato por parte de la Empresa contratante en la forma y con los efectos previstos en el Manual de Contratación de la E.S.E. CLAUSULA VIGESIMA TERCERA. – EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL: Dada la forma de ejecución del presente contrato, el mismo no constituye ni representa vínculo laboral entre el CONTRATANTE y la CONTRATISTA, ni entre sus afiliados, asociados o empleados y la Institución. Serán de exclusiva responsabilidad del CONTRATISTA los compromisos que éste adquiera con terceras personas para la ejecución del contrato, debiendo responder por toda reclamación judicial o extrajudicial que le formulen. En el evento que la E.S.E Contratante fuere condenada a pagar alguna suma de dinero a un tercero por razón de la ejecución del presente contrato, EL CONTRATISTA le reembolsará la totalidad de lo pagado y lo autoriza para que descuente tales valores de lo que tenga a su favor, sin perjuicio de la obligación de responder con sus bienes y rentas. El contratista, en cualquier evento de responsabilidad acepta el llamamiento en garantía o la denuncia del pleito que efectúe la Institución. CLAUSULA VIGESIMA CUARTA. – CESIÓN DEL CONTRATO:EL CONTRATISTA no podrá ceder parcial ni totalmente la ejecución del presente contrato. CLAUSULA VIGESIMA QUINTA. – DOMICILIO CONTRACTUAL: Para todos los efectos legales, el domicilio contractual será la ciudad de San Gil y las notificaciones serán recibidas por las partes en las siguientes direcciones: por EL CONTRATANTE en la Carrera 5 No. 9-102 en la ciudad de San Gil y porEL CONTRATISTA en laXXXXXXXXdeXXXXXXXXX.CLAUSULA VIGESIMA SEXTA. – CLÁUSULA COMPROMISORIA. En caso de presentarse controversia o diferencia, se recurrirá a los siguientes mecanismos alternativos de solución de conflictos: a) Acuerdo b) Transacción c) Conciliación d) Amigable Composición e) Tribunal de Arbitramiento, de acuerdo a los procedimientos legales Establecidos para tal efecto.CLAUSULA VIGESIMA SEPTIMA. CADUCIDAD Y EFECTOS.EL CONTRATANTE podrá declarar la caducidad administrativa del presente contrato mediante acto administrativo debidamente motivado. CLAUSULA VIGESIMA OCTAVA. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES:EL CONTRATISTA obra como Gerente y Representante legal de XXXXXXXXXXXXXXXXX. Declara no hallarse incurso en ninguna de las inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de intereses establecidos en la Ley. CLAUSULA VIGESIMA NOVENA: MODIFICACIÓN, INTERPRETACIÓN Y TERMINACIÓN UNILATERAL: El presente contrato en materia de modificación interpretación y terminación unilateral se regirá por los procedimientos previstos para tales efectos en el Manual de Contratación de la E.S.E. HOSPITAL REGIONAL DE SAN GIL y las demás que le sean concordantes. Será causal de terminación unilateral el incumplimiento de las obligaciones previstas en el presente contrato. CLAUSULA TRIGESIMA. RESPONSABILIDAD POR PÉRDIDAS O DAÑOS:ELCONTRATISTA se responsabiliza de la totalidad de las pérdidas o daños causados por sus asociados en el desarrollo del proceso, en los bienes de la E.S.E. Hospital Regional de San Gil o de terceros, previa comprobación de los hechos. Se exceptúan los ocasionados por fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobado. CLAUSULA TRIGESIMA PRIMERA: MULTAS.-Si la CONTRATISTA no diere cumplimiento en forma total o parcial al objeto o a las obligaciones emanadas del presente contrato, pagará al CONTRATANTE el diez (10%) por ciento del valor del mismo como estimación anticipada de perjuicios, sin que lo anterior sea óbice para que se declare la caducidad del contrato y se imponga las multas a que haya lugar. EL CONTRATANTE podrá hacer efectivo el valor de la cláusula penal descontándola de la suma que adeude al CONTRATISTA en desarrollo del contrato o sobre la garantía o se cobrara por la jurisdicción ordinaria, es decir, que no obsta para que la E.S.E Contratante pueda demandar a la CONTRATISTA ante ésta jurisdicción por el mayor perjuicio ocasionado por el incumplimiento. CLAUSULA TRIGESIMA SEGUNDA: PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE LAS MULTAS: El procedimiento para la aplicación de las multas previstas en la cláusula anterior, será el siguiente: 1) El funcionario de la E.S.E. Hospital Regional de San Gil encargado de verificar el desarrollo del contrato, enviará a la oficina Asesora Jurídica, un informe escrito sobre los hechos que puedan constituir el fundamento para la aplicación de una multa; 2) Una vez recibido, se estudiará sin tales hechos constituyen incumplimiento de las obligaciones del CONTRATATISTA que ameriten la aplicación de las multas pactadas. Para el efecto la E.S.E. CONTRATANTE citará al CONTRATISTA con el fin de solicitarle las explicaciones del caso, y determinar su grado de responsabilidad; 3) Si la E.S.E. Hospital Regional de San Gil considera que el incumplimiento amerita la multa, determinará su monto y lo descontará de los saldos a favor del CONTRATISTA, una vez se encuentre en firme el acto administrativo que declare el incumplimiento e imponga la multa. CLAUSULA TRIGESIMA TERCERA: CLÁUSULA DE INDEMNIDAD. Será obligación del CONTRATISTA mantener indemne a la ESE HOSPITAL REGIONAL DE SANGIL de cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del CONTRATISTA en la ejecución del presente contrato. CLAUSULA TRIGESIMA CUARTA: REQUISITOS DE LEGALIZACION: Una vez








Código HRSG-GGCNT-


Versión: 02

21/07/2014

Página 31 de 31

perfeccionado el contrato, deberá cumplir con los siguientes requisitos: a) Certificado de registro presupuestal; b) Constitución y aprobación de las garantías exigidas; De conformidad con lo anterior, las partes suscriben el presente contrato el XXXXXXXXXXX

EL CONTRATANTE EL CONTRATISTA

PAULO CESAR PEDRAZA GOMEZ XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

GERENTE R.L. XXXXXXXXXXXXXX.

FABIO RINCON ARDILA SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO– SUPERVISOR


TERMINOS DE REFERENCIA - hregionalsangil.gov.co · HOSPITAL REGIONAL DE SAN GIL”.para el...

Documents

Transcript of TERMINOS DE REFERENCIA - hregionalsangil.gov.co · HOSPITAL REGIONAL DE SAN GIL”.para el...