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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

MODALIDAD A DISTANCIA

TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA C.P.A. MODALIDAD

A DISTANCIA

TÍTULO DE LA TESIS DE GRADO

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA

LABORATORIOS BIOGENET S.A.

ELABORADO POR: MARLENE DEL CARMEN PURUNCAJAS CHÁVEZ

DIRECTOR DE TESIS

C.P.A. CARLOS GARCÍA

QUITO – ECUADOR

DICIEMBRE 2006

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CERTIFICACIÓN

Que el presente trabajo de práctica profesional realizado por la alumna Marlene del

Carmen Puruncajas Chávez, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por

tanto, autorizo su presentación.

Quito, Enero 8 del 2006

CPA. CARLOS GARCÍA

DIRECTOR DE TESIS

ii

AUTORÍA

Yo, Marlene del Carmen Puruncajas Chávez, soy la responsable de la elaboración e

investigación de esta tesis, para la cual he utilizado procedimientos técnicos,

debidamente autorizados por la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio de

Ambiente o por las Normativas de Contabilidad NEA o NIC, etc.

En tal virtud declara que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y

académicos que se desprenden del trabajo propuesto son de exclusiva responsabilidad

de la autora

Marlene del Carmen Puruncajas Chávez

iii

DEDICATORIA

El presente trabajo lo dedico a Dios por ser la luz de mi vida y con todo mi amor y

cariño a mi esposo quien jugó un papel importante para que este sueño se haga realidad,

a mis hijos Daniel, Laura, Pamela, quienes tuvieron que acostumbrarse a mis ausencias

y fueron mi motivo para poder alcanzar este anhelo.

A mis padres quienes forjaron mi futuro, a mis hermanos y a todos quienes de una u

otra manera han contribuido a mi formación profesional.

Marlene del Carmen Puruncajas Chávez

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AGRADECIMIENTO

Dejo constancia de mi agradecimiento a todos los docentes de la Facultad de Ciencias

Económicas y de Negocios de la Universidad Tecnológica Equinoccial, de la Escuela de

Contabilidad y Auditoría, modalidad a distancia, por sus valiosos conocimientos

impartidos en mi formación profesional.

De manera especial mi profundo agradecimiento al CPA. Carlos García, Director de

Tesis, por su orientación y dedicación para culminar con el presente trabajo

investigativo.

Mi reconocimiento para todos los Directivos, empleados y trabajadores de

LABORATORIOS BIOGENET S.A., por brindarme las facilidades necesarias para

realizar la presente tesis.

MARLENE DEL CARMEN PURUNCAJAS CHAVEZ

1

1

INTRODUCCIÓN

La presente tesis de Grado que presento a consideración de los lectores, es un trabajo

Relacionado con una AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DEL ÁREA DE RECURSOS

HUMANOS DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A. El mismo que

pretende sugerir alternativa de solución a las desviaciones o fallas detectadas durante la

investigación, cuyo producto fundamental constituye el informe del auditor.

Seguidamente revise información concerniente a la Auditoria, para luego concentrar mi

estudio en lo que es la Auditoria Administrativa, en cuanto a su naturaleza, contraste

con la Auditoria Financiera, objetivos, alcance y responsabilidades del auditor

operativo.

He desarrollado un trabajo eminentemente profesional, que lo constituye la práctica del

mismo y además pongo a consideración aspectos muy importantes de carácter teórico,

como son definiciones contenidas en conceptos, narraciones y descripciones de los

elementos más importantes de la Auditoría y de la naturaleza de la Empresa, con lo cual

pretendo dotar al lector de la presente tesis, de los elementos fundamentales de la

aplicación profesional de una Auditoría Administrativa; de la his toria de la entidad, de

su legislación, organización y administración de la misma.

El presente trabajo de investigación, realizando en “LABORATORIOS BIOGENET

S.A.”, período Mayo-Noviembre del 2006, se desarrolló en base a los lineamientos,

normas y procedimientos que rigen las técnicas modernas de la Auditoría.

Luego de conocer todos los aspectos importantes de la Auditoria Administrativa, pase a

analizar el proceso de la misma, que comprende: Estudio preliminar; Revisión de

objetivos, políticas y normas: Revisión y evaluación del sistema de control interno;

Examen detallado de: áreas críticas y comunicación de resultados.

2

Todo este procedimiento me permitió desarrollar mi trabajo de campo, mediante el cual pude

detectar ciertas deficiencias.

Finalmente me permito plantear algunas conclusiones y recomendaciones, las mismas que

espero constituyan un soporte para mejorar la gestión Administrativa de la Empresa.

3

1. TITULO DEL PROYECTO

Auditoría Administrativa del Área de Recursos Humanos de la Empresa

LABORATORIOS BIOGENET S.A.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

- La Mayoría de Empresas no cuentan con una Auditoría Administrativa para su buen

desempeño y funcionamiento en el campo laboral, la Auditoría se aplica en otros

estamentos de la Empresa y sin darle importancia al Recursos Humano.

- La falta de un Organigrama Estructural, que represente gráficamente y en forma real

la estructura organizativa de la misma, en la cual se evidencia la responsabilidad

propia de la división de trabajo y la autoridad propia de la misma.

- No existe una Unidad de Auditoría Interna que permita conocer el rendimiento real

en el cumplimiento de las labores encomendadas al área de Recursos Humanos.

- No existen programas de capacitación y entrenamiento por parte de los directivos de

la Empresa para todo el personal tanto Administrativo y de Servicios, para

garantizar un mejor desarrollo de las actividades.

- No existen métodos eficaces para controlar la asistencia del personal.

3. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DEL TEMA

El Ecuador ha mejorado lentamente su infraestructura para atender la falta de

empleo, sin embargo aún no está consolidado, es necesario la dotación de mayores

recursos orientados a la obtención de una verdadera infraestructura laboral, esto en

4

lo que se refiere al Aspecto de los Recursos Humanos, para que el empleado pueda

laborar con una buena remuneración y un buen ambiente de trabajo. Quito y el país

no ha planificado nada por el momento de allí la propuesta de este proyecto para

diseñar y que este trabajo tenga una amplia justificación.

La falta de centros de capacitación para el Recurso Humano y Laboral en la

Empresa y varias que se crean en la actualidad, esto ha generado que mi persona

investigue este proyecto, cuyo principal objetivo será de proporcionar más

alternativas o recomendaciones que me permitan mejorar los métodos y tratamientos

al Recurso Humano para la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A.

- Siendo Quito una ciudad con alta población y en la cual está ubicada la Empresa.

LABORATORIOS BIOGENET S.A.” que se dedica a elaborar y comercializar

medicamentos como: OSTEOFORTE – C-D-TOS – MOLAREX , etc.

- En las empresas la capacitación permanente al Recurso Humano da como resultado

excelente rendimiento laboral y mano de obra calificada que se manifiesta en los

logros alcanzados y éxito deseado por los Empresarios y de manera especial la

eficiencia de los empleados (control – disciplina – organización) elaborando un buen

producto para el mercado y para el consumo de la población.

4. DELIMITACIÓN DEL TEMA PROPUESTO.

El presente trabajo se centrará en la elaboración de una Auditoria Administrativa del

área de Recursos Humanos de la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. de

la ciudad de Quito, con la finalidad de ayudar a la Gerencia de la empresa a buscar

alternativas de mejora y adelanto para esta área.

5

El tiempo que tomará este proceso será a medida que vayamos evaluando los

resultados dentro de la misma empresa, es decir sabremos con certeza al final de la

elaboración de la tesis cuyo periodo es de Mayo-Noviembre 2006.

5. OBJETIVOS

5.1. GENERALES:

• Desarrollar una Auditoría Administrativa al Área de Recursos Humanos de la

Empresa de LABORATORIOS BIOGENET S.A. para ayudar a la Gerencia a

evaluar el nivel de control existente en esta área y proponer alternativas de mejora.

5.2. ESPECÍFICOS:

5.2.1 Obtener un conocimiento general de la empresa y un conocimiento amplio del

Área de Recursos Humanos

5.2.2 Evaluar la situación actual de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A.

del Área de Recursos Humanos e identificar las funciones principales.

5.2.3 Identificar las Áreas débiles y fuertes en el desarrollo de las funciones del

Recurso Humano de LABORATORIOS BIOGENET S.A.

5.2.4 Documentar adecuadamente los resultados de la investigación

5.2.5 Brindar mayores y mejores alternativas de desempeño Laboral en la Empresa

LABORATORIOS BIOGENET S.A.

5.2.6 Proporcionar bienestar y orden en la Empresa LABORATORIOS BIOGENET

S.A.

4

6

6. MÉTODOS

La parte teórica del presente trabajo se realizó en base a los métodos tanto Inductivo

como Deductivo, los mismos que permitieron la recolección de información para llegar

a determinar las ciertas deficiencias existentes en el área administrativa de Recursos

Humanos, para lo cual nos servimos de leyes, reglamentos, normas, técnicas y

procedimientos de Auditoría.

El desarrollo de la parte práctica, requirió de la colaboración y apoyo decidido del

personal que conforma “LABORATORIOS BIOGENET S.A.” y a la vez exigió lógica

e iniciativa de la Auditora- Investigadora. Es por ello que para la realización del trabajo

de campo, me basé en las técnicas y procedimientos que a continuación detallo:

• Visita a Ejecutivos y responsables de la Empresa

• Recorrido por las instalaciones y visita al personal de planta

• Entrevistas

• Preparación de Programas de Auditoría

• Aplicación de Cuestionarios de Control Interno

• Selección y discusión de problemas detectados

• Elaboración y presentación del Informe de Auditoría

1

7

2.1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A.

2.1.1. RESEÑA HISTÓRICA.

Un 26 de Junio de 1994 nació “LABORATORIOS BIOGENET S.A.” fruto de la

visión de un hombre sencillo, nacido en la Capital de la República, cuna de gente noble

trabajadora, nos referimos al Dr. JAIME GUTIERREZ GONZALEZ.

Anterior a esta época el Dr. JAIME GUTIERREZ trabajó como empleado de los

LABORATORIOS GRUNENTAL S.A. de la ciudad de Quito y además viajando a

EE.UU. Boulder Colorado a realizar cursos de especialización médica y en su retorno

después de algunos meses de estadía trae medicamentos a nuestro país en diversas

maletas; los mismos que tuvieron gran aceptación primero en la ciudad de Quito; esta

importación personal lo realiza por el lapso de unos 6 meses.

Legalmente “LABORATORIOS BIOGENET S.A.” se inscribe en la Superintendencia

de Compañías el 28 de Junio de 1994.

En este año que todavía circulaba la moneda ecuatoriana se forma con un capital inicial

de S/.5’000.000 de sucres siendo los Accionistas el Dr. JAIME GUTIERREZ

GONZALEZ y la Srta. INES HURTADO ESTRADA.

El Capital Social de la Compañía fué de CINCO MILLONES DE SUCRES (S/.

5’000.000) dividido en cinco mil acciones ordinarias y nominativas de un mil Sucres

cada una.

El Fundador no pensaba sólo en él, sino, en poner su esfuerzo y actividad al servicio de

su Provincia y de su Patria.

Para comenzar, tomaron en arriendo una casa ubicada en las Calles Jorge Drom y

Gaspar de Villarroel dentro de la cual dividieron el espacio físico en bodegas y oficinas,

en un principio sus conocidos y amigos fueron sus primeros clientes, luego los quiteños

continuaron confiando en la Empresa. Le dieron su ayuda, crecía LABORATORIOS

BIOGENET S.A. y tuvieron que contratar más personal.

La provincia de Pichincha fue atendida en excelentes condiciones y sus clientes se

sentían satisfechos.

Luego se extiende a la ciudad de Guayaquil – Cuenca – Ambato y finalmente a todo el

país; los productos que importa LABORATORIOS BIOGENET S.A. son los siguientes:

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• META CROMO PLUS

• SLENDER POWER PLUS

• VITA VANTAGE

• SINAPTIL

• OSTEO FORTE D

• C – D – TOS FORTE

• CASPAZOL

• OSTEOBLASTOL FORTE

• KUFER Q FORTE

• ZINCTOS

• ESCAMOL

• CONDROSOL

• MOLAR – EX

• NUTRA LOGICS

• NUTRA LOGICS Pediátrico

• COENZIMA Q 10.

Al crecer LABORATORIOS BIOGENET S.A. las necesidades eran mayores, así que

deciden comprar sus propios terrenos debido a las exigencias en expansión en la Calle

Vicente Cárdenas y Japón en la Ciudad de Quito en donde posteriormente se inició la

construcción del edificio e inaugurando el mismo el 1 de Abril de 2004.

En los años de existencia de LABORATORIOS BIOGENET S.A. se han dado

aumentos de capital y llegando a US$ 800 Dólares Americanos y sigue contando con

los mismos 2 socios. La historia de la empresa ha registrado esta labor de titanes,

quienes a la vuelta de estos años han demostrado con palabras de acción, de lo que son

capaces los quiteños cuando los mueve el resorte de la superación y la grandeza

humana.

2.1.2 BASE LEGAL

DE LA ESCRITURA PÚBLICA DE CONSTITUCIÓN DE “LABORATORIOS

BIOGENET S.A.”

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1. CELEBRACIÓN, APROBACIÓN E INSCRIPCIÓN.- La escritura pública de

constitución de “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”, se otorgó en la ciudad de

Quito, el 28 de junio de 1994, ante el Notario Décimo Noveno del cantón Quito; ha

sido aprobada por la señora Intendenta de Compañías de Quito (E), doctora Beatriz

García Banderas, mediante Resolución No. 94.1.1.1.1610 de 15 de Julio de 1994 e

inscrita en el Registro Mercantil del cantón Quito, bajo el No. 1803, tomo 125, el 3

de agosto de 1994.

2. DENOMINACIÓN Y PLAZO.- La denominación de la compañía es

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” y tiene un plazo de duración de 30 años.

3. DOMICILIO.- El domicilio de la compañía es Quito, cantón Quito, provincia de

Pichincha.

4. OBJETO SOCIAL.- La compañía tiene por objeto: a) La Importación, Distribución

y Venta de productos farmacéuticos.

5. CAPITAL SOCIAL.- El capital social de la compañía es de S/. 5’000.000 = dividido

en 5.000 acciones ordinarias y nominativas de S/. 1.500,00 cada una.

6. INTEGRACIÓN DE CAPITAL.- El capital social está suscrito íntegramente y

pagado de la siguiente manera: En numerario S/. 1’250.000,00 y el saldo de S/.

3’750.000,00 será pagado en el plazo de dos años.

7. ADMINISTRACIÓN Y PRESENTACIÓN LEGAL.- La compañía es gobernada

por la Junta General de Accionistas y administrada por la Junta General de

Accionistas, el Presidente y el Gerente General. Ejerce la representación legal,

judicial y extrajudicial el Gerente General.

RESOLUCIÓN No. 94.1.1.1.16.10.

10

CONSIDERANDO

QUE el 28 de junio de 1994, se ha otorgado ante el Notario Décimo Noveno del cantón

Quito la escritura pública de constitución de “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”;

QUE el Dr. Luís Ortiz Salazar, ha solicitado la aprobación de la indicada escritura

pública a cuyo efecto ha presentado tres copias certificadas de la misma;

QUE el Departamento Jurídico de Compañías y de valores de la Intendencia Jurídica,

mediante memorando No. 8C.DJCV.94.1307 de 13 de Julio de 1994, ha emitido

Informe favorable para la estipulación del trámite, una vez que consideradamente se ha

dado cumplimiento a los requisitos legales respectivos;

En ejercicio de las atribuciones asignadas mediante Resolución No. ADM-92513 de 18

de diciembre de 1992;

SE RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO.- APROBAR la constitución de “LABORATORIOS

BIOGENET S.A.”, con domicilio en Quito, con un capital social de S/. 5’000.000,oo,

dividido en 5.000 acciones ordinarias y nominativas de S/. 1.000,oo de valor cada una,

de conformidad con los términos constantes en la referida escritura pública.

ARTÍCULO SEGUNDO.- DISPONER que el Notario Décimo Noveno del cantón

Quito tome nota al margen de la matriz de la escritura pública que se aprueba, del

contenido de la presente Resolución y siente razón de esta anotación.

ARTÍCULO TERCERO.- DISPONER que el Registrador Mercantil del cantón Quito;

a) inscriba la indicada escritura pública junto con la presente Resolución y b) cumpla

con las demás prescripciones contenidas en la Ley de Registro.

ARTÍCULO CUARTO.- DISPONER que un extracto de la referida escritura se

publique, por una vez, en uno de los diarios de mayor circulación en Quito. Un ejemplar

de la publicación deberá entregarse a este Despacho.

CUMPLIDO, vuelva el expediente,

COMUNIQUESE.- DADA y firmada en la Superintendencia de Compañías en Quito.

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2.1.3. OBJETIVOS DE LA EMPRESA

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” tiene como objetivos los siguientes:

a) Representación, distribución y comercialización de medicamentos,

especialidades farmacéuticas, productos biológicos, y medicamentos de uso

humano.

b) Abastecer de los productos mencionados anteriormente, al mercado en todo el

país, ofreciéndoles a precios de distribución.

c) Importación de dichos productos.

d) Contratar personal calificado, mediante un adecuado reclutamiento y selección

del mismo, con el fin de garantizar la eficiencia, efectividad y economía en el

desenvolvimiento de las actividades administrativas y comerciales.

e) Instalación de una planta industrial destinada a la elaboración de medicamentos

y especialidades farmacéuticas, de uso humano y cosméticos.

2.1.4. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LABORATORIOS

BIOGENET S.A.

En el siguiente organigrama o carta de organización formal, se representa gráficamente,

la estructura de la Empresa, en él figuran las diversos Secciones y Departamentos de la

misma, se indican las direcciones del Supervisor y Subordinados y las relaciones de

Asesoría, para señalar la autoridad se utiliza una línea continua y para las relaciones de

asesoría se usa una línea punteada.

Por lo tanto, la Empresa consta de:

a) Junta General de Accionistas.

b) Presidente

c) Gerente General.

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La Junta General nombrará Presidente, Gerente General y Comisarios. El Gerente

nombrará al Contador General y Secretaria previa terna presentada por los postulantes.

Tanto el Comisario como el Auditor Interno, tienen carácter de permanente y la

Asesoría Jurídica tiene carácter de removible.

El Presidente Administrativo nombra al Contador General, Cajero y Secretaria, previa

terna presentada por el Gerente General. Dependiendo del Gerente General los tres

Departamentos:

a. DEPARTAMENTO DE VENTAS: Representado por el Supervisor de Ventas,

dependiendo de él, 26 vendedores y una proyección para el vendedor veintisiete.

b. DEPARTAMENTO FINANCIERO: Se encuentra a cargo de la Contadora

General. Este departamento consta de cuatro secciones que son:

- SECCIÓN BODEGA: Conformada por:

• Bodeguero Uno y Dos

• Ayudante de Bodega Uno y Dos.

• Auxiliar de Bodega Uno y Dos.

• Auxiliar de Bodega Uno y Dos.

- SECCIÓN COMPUTACIÓN: Consta de:

• Programadora

• Asistente de Cartera

• Dos Asistentes de Facturación

• Ayudante de Facturación

- SECCIÓN CONTABILIDAD: Consta de:

• Auxiliar de Contabilidad Uno.

• Auxiliar de Contabilidad Dos.

• Auxiliar de Contabilidad Tres, (proyección).

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- SECCIÓN CAJA: Consta de:

• Cajera

• Ayudante de Caja.

c. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO: Conformado por:

• Proveeduría

• Choferes Uno y Dos

• Guardián Uno y Dos

• Conserje Guardián

• Proyección de Chofer Tres

• Proyección para ayudante de Chofer Uno y Dos.

• Limpieza Uno

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SITUACIÓN ACTUAL DE LABORATORIOS BIOGENET S.A.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

JUNTA GENERAL

DIRECTORIO

PRESIDENTE ADMINISTRAT.

GERENTE GENERAL

COMISARIO

AUDITOR INTERNO

ASESORIA

SECRETARIA

DEP. FINANCIERO CONTADOR GENER.

DEPARTAMENTO ADMINISTRAT.

DEP. VENTAS SUPERV. VENTAS

VENDEDOR 1

VENDEDOR 2

VENDEDOR 3

VENDEDOR 4

VENDEDOR 5

VENDEDOR 6

BODEGA

AYUDANTE BODEGA - 1

AYUDANTE BODEGA - 2

AUXILIAR BODEGA - 1

AUXILIAR BODEGA - 2

AUXILIAR BODEGA 1 -2

COMPUTACIÓN

PROGRAMADO

CARTERA

FACTURADORA

FACTURADORA

AYUDANTE FACTURADORA

AUXILIAR CONTAB. - 1

AUXILIAR CONTAB. - 2

PROYECCION

CAJA

AYUDANTE DE CAJA

PROVEEDURÍA

CHOFER 1-2

GUARDIAN 1 -2

CONSERJE GUARDIAN

PROYECCIÓN CHOFER - 3

PROV. AYUD. CHOFER 1 -2

DISP. MEDICO PROYECCIÓN

FUENTE: LABORATORIOS BIOGENET S.A. . ELABORACIÓN : LABORATORIOS BIOGENET S.A.

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2.2. CONCEPTOS BÁSICOS.

2.2.1. LA AUDITORÍA.

2.2.1.1.Concepto.- A la Auditoría de un modo general se la considera como “Un

proceso sistemático” que tiene como finalidad obtener y evaluar objetivamente

evidencias, sobre aquellas afirmaciones relacionadas con los actos y eventos de carácter

económico, para poder determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones

y los criterios establecidos; y, luego informar sobre aquellos resultados a las personas

que lo necesiten.

Para poder entender más claramente lo que significa realizar una Auditoría

enunciaremos el siguiente concepto:

“Es el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones financieras

o administrativas, efectuando por auditores profesionales con posterioridad a su

ejecución con la finalidad de verificarlas, evaluarlas y elaborar el informe que

contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones; y, en el caso de examen

de Estados Financieros, el correspondiente dictamen profesional”. 1

2.2.1.2. Clases de Auditoría.- Considerando que la Auditoría puede extenderse a todas

las operaciones de una entidad u organismo, se clasifica en:

POR QUIÉN LA EJERCE:

Auditoría Interna: “Es el examen objetivo, sistemático y profesional de las

Operaciones Financieras y/o Administrativas, efectuando por Auditores Profesionales

con posterioridad a su ejecución como un servicio a la gerencia, por personal de una

unidad completamente independiente de dichas operaciones, con la finalidad de

verificarlas, evaluarlas e informar sobre hallazgos significativos resultantes, presentando

conclusiones y recomendaciones para mejorar”. 2

Este tipo de Auditoría se lo realiza en cualquier Institución sin tomar en cuenta su

naturaleza, pero su característica primordial es que debe ser realizada o elaborada por o

1 ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Anexo B-1-2. 2 ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Anexo B-1-8.

16

con la intervención de Auditores Internos, es decir, por personal que labore en ella y que

sea dependiente de una Unidad Administrativa (Unidad de Auditoría Interna).

Auditoría Externa: La Auditoría Externa es el examen objetivo, sistemático y

profesional, realizado por Auditores Externos a una institución sobre operaciones

financieras y/o administrativas para luego formular un informe que contenga

comentarios, conclusiones y recomendaciones.

Los Auditores Externos son personas que pertenecen a Organismos Superiores de

Control. La Contraloría General del Estado, El Ministerio de Finanzas, La Inspectoría

General del Ejército, La Superintendencia de Compañías, La Superintendencia de

Bancos, entre otros.

POR SU NATURALEZA:

Auditoría Financiera: Es el examen que realizan los auditores en forma objetiva,

sistemática y profesional sobre los Estados Financieros de una entidad o empresa,

incluyendo la evaluación del sistema de Control Interno Contable en base de los

registros, comprobantes y otras evidencias, mediante la aplicación de las Normas de

Auditoría Generalmente Aceptadas.

Auditoría Administrativa u Operacional: Es el examen y evaluación que realiza el

auditor en un organismo público o privado, con el propósito de establecer el grado de

eficiencia, efectividad y economía logradas por la administración. Está dirigida a la

planificación, organización, dirección, control interno y empleo apropiado de los

recursos, a través de la determinación de las áreas críticas o aspectos concretos en los

cuales se puede introducir mejoras mediante la formulación de sus comentarios,

conclusiones y recomendaciones contenidos en el informe.

Exámenes Especiales: “Consiste en la verificación, estudio y evaluación de aspectos

limitados o de una parte de las operaciones financieras o administrativas, con

posterioridad a su ejecución, aplicando las técnicas y procedimientos de la Auditoría,

Ingeniería o afines, o de las disciplinas específicas de acuerdo con la materia del

examen, con el objeto de evaluar el cumplimiento de políticas, normas, programas y

17

formular el correspondiente informe que debe contener comentarios, conclusiones y

recomendaciones”. 3

POR EL CAMPO DE SU APLICACIÓN:

Auditoría Pública o Gubernamental: Es el examen objetivo, sistemático y profesional

que realizan los auditores internos o externos a las instituciones públicas sobre las

operaciones financieras y/o administrativas, con la finalidad de evaluarlas, verificarlas y

formular el correspondiente informe que contenga comentarios, conclusiones y

recomendaciones y en caso de Estados Financieros su dictamen profesional.

Auditoría Privada: Es el examen objetivo, sistemático y profesional que se realiza a

las instituciones privadas sobre las operaciones financieras y/o administrativas

realizadas por auditores que pertenecen a la empresa o por auditores contratados con el

fin de evaluar dichas operaciones, verificarlas y luego formular comentarios,

conclusiones y recomendaciones.

2.2.2. EL CONTROL.

2.2.2.1 Concepto.- Definiendo el Control, podríamos decir que es el proceso

sistemático que comprende el conjunto de disposiciones, normas, métodos y

procedimientos que rigen toda actividad administrativa y financiera de una entidad.

Conlleva las acciones necesarias para verificar y vigilar que recursos humanos,

materiales y financieros se han administrado en forma correcta, eficiente, efectiva y

económica para el logro de sus fines y metas.

2.2.2.2.Clasificación:

SEGÚN QUIEN LO EJERCE:

Control Interno: “Comprende el plan de organización y el conjunto de métodos,

medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar los recurso; verificar la

3 LOAFYC. Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, Art. 265.

18

exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa; promover la

eficiencia en las operaciones; estimular la observancia de la política prescrita y lograr el

cumplimiento de las metas y objetivos programados”. 4

Para nuestro estudio sabemos que el Control Interno ha evolucionado a través de los

años, hasta que actualmente se considera que el Control Interno incluye tanto controles

de carácter financiero como administrativo.

Control Interno Financiero: “Comprende el plan de organización, los procedimientos

y registros de la custodia de recursos y, la verificación de exactitud y confiabilidad de

los registros e informes financieros”. 5

Los controles internos financieros incluyen además controles de los sistemas de

autorización, aprobación y segregación de deberes en las de: registro e información

contable, custodia de recursos y controles físicos sobre dichos recursos.

Dentro del control interno financiero la responsabilidad recae sobre el funcionario

encargado de la Dirección Financiera ante la máxima autoridad, quien deberá asegurar

que este sea adecuado o no.

Control Interno Administrativo: Comprende el plan de organización, los

procedimientos y registros que conciernen a los procesos de decisión, transacciones y

actividades de la gerencia de manera que se fomente la eficiencia en las operaciones,

observancia de la política prescrita y logro de las metas y objetivos programados.

El cuidado de los recursos, y la revelación de errores o desviaciones de los mismos es

responsabilidad de los miembros de la alta gerencia y para cumplir con esta

responsabilidad es necesario mantener un adecuado control interno administrativo. La

ausencia de este control refleja una administración débil e inadecuada.

Control Externo: Es el conjunto de procedimientos, técnicas o métodos aplicados en

una entidad u organismo por la Contraloría General del Estado, con el fin de verificar y

evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales, normas, políticas y reglamentos

respectivos; determinar el grado de efectividad, eficiencia y economía en que han sido

utilizados los recursos humanos, materiales y financieros; evaluar el logro de las metas

4 ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Cap: X, Pág: 10. 5 ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Cap: X, Pág: 10.

19

y objetivos programados; emitir recomendaciones para la toma de decisiones que sean

necesarias.

SEGÚN EL MOMENTO DE SU APLICACIÓN:

Control Previo: Este examen se lo realiza antes de ejecutar la totalidad de las

operaciones financieras como administrativas, con el fin de establecer su propiedad,

veracidad y conformidad de lo presupuestado.

El control previo es responsabilidad de varios servidores, cada uno dentro del área de su

actividad y competencia normal, dirigido a uno o más aspectos realizados durante el

trámite legal del flujo de operaciones. De ninguna manera, debe crearse organismos o

unidades especiales encargadas del control previo, no delegar la función en su totalidad

a un solo servidor.

Control Concurrente: Se lo realiza en la medida que van avanzando las operaciones

financieras y/o administrativas.

Control Posterior: Consiste en el examen de las operaciones financieras y/o

administrativas que se efectúan después de que éstas se hayan producido, con el objeto

de verificarlas, analizarlas y evaluarlas de acuerdo a la documentación y los resultados

obtenidos de las mismas.

Generalmente este control, lo realiza la Unidad de Auditoría Interna, sin perjuicio de los

exámenes profesionales que practican las Auditorías externas e independientes.

2.2.3. RESPONSABILIDADES.

La responsabilidad se genera cuando por acción u omisión, intencional o culposa, no se

cumple con lo que ordena la Ley en forma directa o indirecta dependiendo,

naturalmente, el tipo de responsabilidad en base a un estudio previo que permita a las

autoridades competentes contar con las evidencias suficientes para la imposición de las

sanciones según el grado de inobservancia de las Leyes por parte de los servidores del

ente.

20

2.2.3.1. Clases de Responsabilidad.- Existen tres tipos de responsabilidad que son:

a) Responsabilidad Administrativa: Se establecerá la responsabilidad administrativa

en base al grado de observancia de las disposiciones legales, reglamentarias,

estatutarias, etc., como también por incumplimiento de atribuciones y deberes que

los funcionarios o empleados tienen que cumplir en razón de sus funciones

específicas.

En el Art. 376 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, se

señalan las causales para este tipo de responsabilidad, entre la cuales mencionamos

las siguientes:

- Ejercer presión o abuso en el ejercicio de su cargo.

- Facilitar o permitir por acción u omisión que se defraude a la entidad u

organismo donde presta sus servicios.

- Exigir a sabiendas sumas mayores o distintas de las legales, o recibir regalos,

pagos o recompensas no autorizadas por la Ley.

- No investigar oportuna y eficazmente de sus subalternos o dejar de imponerles

las respectivas sanciones.

- Exigir o recibir dinero o recompensas por el hecho de cumplir sus funciones con

prontitud o preferencia o por el otorgamiento de contratos a determinada persona

o por suministrar información reservada.

- Efectuar pagos sin haber verificado el control previo al gasto y al desembolso o

librar cheques por valores que excedan del monto de la autorización de giros.

- Corresponde la imposición de sanciones a la máxima autoridad de la entidad y

en no haberla realizado el Control General del Estado solicitará de oficio la

imposición de las sanciones pertinentes.

La responsabilidad administrativa amerita sanciones disciplinarias conforme lo

determina el Art. 62 de la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa que serán

impuestos de acuerdo a la gravedad de la desviación cometida; amonestación verbal,

escrita, amonestación pecuniaria que no podrá ser menor de $ 0.05 ni mayor de $ 50,

suspensión temporal del cargo sin sueldo y destitución.

21

b) Responsabilidad Civil: De acuerdo al Art. 341 de la LOAFYC, la responsabilidad

civil se determinará en forma privativa por la Contraloría General del Estado, previo

estudio del movimiento financiero o del proceso de contratación y ejecución de

estudios o proyectos de obras públicas, cuando por la acción u omisión de los

servidores respectivos se haya producido perjuicio económico a la entidad u

organismo; dicho perjuicio se establecerá mediante glosas que serán notificadas al

funcionario o empleado implicado concediéndole del plazo perentorio de sesenta

días para que los conteste y presente las pruebas correspondientes. Expirando ese

plazo el Contralor pronunciará su resolución.

De esta manera la responsabilidad civil puede presentarse de dos formas:

- Por pagos indebidos en forma parcial o total o abusos cometidos en el uso,

mantenimiento o custodia de los bienes y recursos de la institución,

produciéndose algún perjuicio económico.

- Por diferencias en menos establecidas por la Auditoría como producto de la

práctica de arqueos, exámenes especiales o Auditorías del efectivo u otros

valores.

c) Presunción de Responsabilidades Penal: Se da origen a este tipo de

responsabilidad cuando como resultado del examen practicado aparecieron

evidencias de haberse cometido algunos de los hechos a los que se refiere el Art.257

del Código Penal.

Según el Art. 342 de la LOAFYC para la presunción de responsabilidad penal se

procederá de la siguiente manera:

1. El funcionario que ha intervenido en la diligencia, previo Visto Bueno del Jefe

de Equipo de Auditoría o Supervisor, ordenará la inmediata detención

provisional del presunto responsable y, dentro de las cuarenta y ocho horas

siguientes lo pondrá a disposición del Juez de lo Penal correspondiente.

2. La Contraloría enviará un ejemplar o copia certificada del acta o informe

respectivo al Juez de lo Penal competente, para que inicie el enjuiciamiento.

22

3. El Juez dictará inmediatamente el auto inicial y en él ordenará la detención del

indiciado y dispondrá la práctica de todas las medidas cautelares por afianzar los

intereses y obligaciones que se deriven del juicio.

4. En la sentencia, si ésta fuere condenatoria, el Juez de lo Penal resolverá lo

relativo a la indemnización de daños y perjuicios y establecerá las bases para la

liquidación correspondiente.

Si bien estas normar o procedimientos lo han establecido para el sector público,

bien se pueden aplicar en el sector privado en el que se desenvuelve la empresa.

2.3. AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.

2.3.1. DEFINICIÓN

Para muchos autores la Auditoría administrativa nace de la necesidad de

descentralización y delegación de autoridad en las empresas que empezaron a surgir a

partir de la II Guerra Mundial. Sin embargo la Auditoría administrativa realmente nace

cuando los auditores internos se pusieron en disposición de correr riesgos al examinar

áreas no familiares para ellos, el determinar si las leyes, contratos, políticas y

procedimientos se habían seguido apropiadamente; y al comprobar que si las

transacciones se llevaban de acuerdo a las políticas establecidas. Así pues, a medida que

han ido creciendo las empresas y entidades, se ha ido reconociendo la necesidad de la

Auditoría administrativa.

Para hablar de ella con mayor precisión, hacemos referencia a los siguientes conceptos:

“Auditoría Administrativa es un examen y evaluación de actividades realizadas en un

organismo, para establecer el grado de eficiencia, efectividad y economía con que se

desenvuelven las operaciones de planificación organización, dirección, control y

mejoramiento de condición de dichos factores, si es posible”. 6

Comentario: Concepto general, que no especifica los detalles de la Auditoría

Administrativa.

6 BAHAMONDE, Iván. Auditoría Administrativa-Operativa, 1.987, Pág: 5.

23

“Auditoría Operacional es una técnica, enfoque o metodología que consiste en evaluar

la eficiencia y economía con que se administra y consume recursos. Su alcance puede

incluir el examen de rendimiento de una entidad en términos de lograr las metas y

objetivos establecidos en programas. En contraste con ella existen las tradicionales

Auditorías, a saber Auditorías financieras que involucran exámenes de transacciones,

sistemas contables, o informes financieros y, Auditorías de cumplimiento que constatan

que las operaciones se conducen de acuerdo a las políticas y procedimientos

prescritos”. 7

Comentarios: Concepto más moderno, trata de puntualizar el enfoque de la Auditoría

administrativa hacia el cumplimiento de objetivos.

“Una Auditoría Operacional o gerencial es una evaluación orientada hacia el futuro, de

naturaleza independiente y sistemática que cubre las actividades de todo nivel gerencial

efectuando por un auditor interno, con los propósitos de mejorar la rentabilidad y

aumentar el logro de los objetivos de la organización a través de mejoras efectuadas en

la función gerencial, el logro de los propósitos de los programas, los objetivos sociales y

el desarrollo de los empleados. Una fuente de evidencia son los datos financieros, al

igual que las políticas operativas y decisiones gerenciales, en su relación con los

objetivos de la organización siempre que se consideren como áreas críticas. El informe

de Auditoría resultante identificará problemas y recomendará soluciones”. 8

Comentario: Concepción completa y detallada, más acercada a la realidad.

En otras palabras la Auditoría Administrativa es un examen constructivo y completo de

la estructura organizativa de la empresa, institución o departamento gubernamental o de

cualquier otra entidad, de sus medios de control, medios de operación y empleo que se

de a sus recursos humanos y materiales. Es una técnica moderna de análisis objetivo,

cuyo fin primordial está encaminado a proporcionar un verdadero asesoramiento

gerencial.

7 HEIM, Frederic A. Auditoría Operacional, 1.972, Pág: 9. 8 INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS, Evaluación de Terminología, 1.984.

24

La Auditoría Administrativa es sinónimo de clave para abrir los depósitos de

información de la empresa, establecer un examen conciso y emitir sugerencias a la labor

gerencial y empresarial. A través de ella se pueden mirar aquellos detalles que los

directivos no han podido observar.

El profesional especializado en el área administrativa se convierte en observador de

empresa, estudia y examina la existencia o no de los factores que afectan al equilibrio

empresarial y utiliza todas las herramientas que se encuentran a su alcance para lograr

una completa eficiencia, efectividad y economía.

Para hacer más perceptible la definición de Auditoría Operacional decimos que:

EFICIENCIA, es el cumplimiento efectivo de los objetivos en calidad y en cantidad, es

el rendimiento efectivo sin desperdicio innecesario.

EFECTIVIDAD, es el logro de objetivos y metas propuestas.

ECONOMÍA, es el costo mínimo logrado en una operación, eliminando gastos

innecesarios.

PLANIFICACIÓN, es el establecimiento de objetivos, metas, estrategias,

procedimientos y determinación de fuentes y uso de recursos a todo orden para el logro

de estos objetivos.

ORGANIZACIÓN, es el establecimiento de la estructura o agrupación de las

actividades necesarias para llevar a cabo los planes propuestos.

DIRECCIÓN, es hacer que todo el personal participe de manera coordinada en la

ejecución de los planes dentro del marco organizacional y normativo de la empresa.

CONTROL, es el conjunto de normas, métodos y medidas destinadas a salvaguardar

los recursos de una organización.

25

2.3.2 NATURALEZA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.

Hablar de naturaleza es hablar de la esencia misma de la Auditoría Operacional, de su

enfoque y metodología. En términos prácticos esta técnica consiste en hacer lo que los

Directivos de la entidad harían si tuvieran tiempo.

En un principio el empresario era quien controlaba personalmente las operaciones de su

organización, conocía a su personal e incluso el sistema en que operaba la maquinaria,

hacia sus propios controles y no necesitaba de informes de Auditoría. Pero conforme ha

pasado el tiempo, los negocios, empresas e instituciones han ido creciendo de tal forma

que se han hecho grandes y complejos; y, los directivos de las empresas se han visto

aprisionados con las exigencias del tiempo para resolver problemas de mayor magnitud.

Aquí es cuando surge la necesidad de profesionales entrenados para brindar informes

especiales sobre el funcionamiento de la entidad.

Para hacer realidad esta técnica es necesario observar las siguientes reglas básicas de

Auditoría Administrativa:

1. Conocer los objetivos.- Significa conocer el propósito, la razón de ser de la

empresa, el objetivo verdadero, la división por departamentos, la unidad, actividad o

función que está auditando.

Cuando se reconoce el verdadero objetivo, la Auditoría puede cambiarse de una

simple verificación a una Auditoría moderna, por ejemplo el objetivo de cuentas por

pagar no es solo girar los cheques, sino autorizar los pagos en el plazo debido pero

conservando el máximo en caja; procesar pagos a los suministradores eliminando

documentos innecesarios; controlar los “recibí conforme” y el visto bueno del

ejecutivo; preservar el efectivo al rechazar las mercaderías o servicios que significan

gasto innecesario; quién revisa los recibos, quién los aprueba, etc.

2. Conocer los controles.- Una entidad opera a través de tres funciones básicas:

planeamiento, organización y control. El control es el área de preocupación del

auditor, es en esta área donde puede realizar su trabajo y para ello necesita conocer

ciertas reglas de control que aseguren el cumplimiento de determinados objetivos.

El auditor debe tener conocimiento en los controles administrativos, como por

ejemplo control de personal, presupuesto, itinerarios, control de necesidades y

26

procedimientos de la organización, control central de actividades y evaluación de

puntos críticos, etc.

En otras palabras hacer un seguimiento retroactivo que no sólo indique cuando las

cosas han salido mal, sino también, que indique cuándo existe una posibilidad de

que salgan mal estableciendo una red de información que evite sorpresas.

3. Conocer las normas.- El trabajo de campo de una Auditoría es esencialmente una

medición, y una medición implica normas para llevar a cabo los exámenes y

verificación de transacciones.

Las normas pueden ser dictadas por directivos, de gerencia, por contrato,

especificaciones, estatutos, reglamentos gubernamentales, procedimientos de

Auditoría generalmente aceptados, por buenas prácticas comerciales, etc., pero en

cualquiera de los casos en que se hayan establecido, el auditor debe tratar de

entenderlas antes de iniciar su examen para obtener mayores ventajas.

4. Conocer la población.- Población es una expresión utilizada en muestreo

estadístico, significa la totalidad de los ítems o asuntos sobre los cuales el auditor

emitirá su opinión.

Si las transacciones de un período bajo examen son variadas, el auditor debe decidir

al inicio de su examen qué tipos de transacciones son de su interés y excluir las que

no lo sean.

5. Conocer los hechos.- El hecho es un suceder real, una condición que exige aquello

que realmente ha transcurrido, una realidad absoluta claramente diferenciada de una

mera suposición u opinión.

Todo auditor debe formular sus conclusiones en base a los hechos, debe estar seguro

de que su conclusión está basada en hechos y no en una simple suposición hecha a la

ligera, de tal manera que esté seguro en su opinión.

La opinión del auditor no puede tener ningún sustituto, ni ser delegada, porque su

opinión es una conclusión profesional fundada en la capacidad de analizar los

hechos en completa objetividad.

27

El auditor debe saber que toda su reputación descansa en un principio sencillo que

dice: “si él lo dice, es verdad, puede probarlo y sustentarlo porque sus conclusiones

se basan en hechos sólidos”. 9

6. Conocer las causas.- Actualmente buscar el origen de muchos problemas

comerciales significa investigar y exp lorar las causas y buscar lo que hay bajo la

superficie procurando encontrar lo que realmente está ocasionando esa desviación.

La condición del auditor operativo, permite comparar los problema de una entidad

con la salud de un paciente, pues así como un médico necesita realizar varios

exámenes clínicos para descubrir la verdadera enfermedad y encontrar el remedio

oportuno, así también operativamente hablando es necesario determinar a través de

exámenes y observaciones, la existencia de un problema que requiere solución.

7. Conocer el efecto.- Buscar el efecto significa encontrar la desviación de una norma

establecida, es encontrar la problemática potencial de la vida de una empresa.

Si este efecto es adverso, significativo y continuo, entonces el auditor tiene la

seguridad de que debe ponerse en contacto con la persona encargada para que corrija

la situación no deseada, asegurándose de que tal corrección se haga. El auditor se

preocupará del efecto potencial de una situación pobremente controlada, pues

actualmente se considera al auditor moderno como monitor de los controles de una

entidad, siendo a la vez responsable de informar sobre el peligro ocasionado por la

ausencia del control que ha permitido el desarrollo de efectos significativos.

8. Conocer la gente.- El auditor debe entender como se sienten las personas en

presencia de un crítico, y sin saber que las personas sujetas a examen estarán a la

defensiva. Si busca formar sociedad con ellas para encontrar la solución a los

problemas se le auguran muchos éxitos. Para ello deberá evitar hacer juicios en las

preguntas realizadas para extraer la información, evitará conflictos o discusiones

durante el trabajo de campo y, procurará identificarse con las personas

entendiéndolas honrada y sinceramente.

9 VARIOS AUTORES, Curso Internacional de Auditoría Operativa, Brasil, 1.978.

28

9. Saber cuándo y cómo comunicarse.- Esto significa la comunicación del auditor

desde el momento en que se inicia la Auditoría, durante el transcurso del examen

hasta el informe final.

El auditor operativo debe saber cuándo y cómo comunicarse con:

- El personal de línea, cuando examina las transacciones y explora las razones y

significado de las deficiencias.

- Los Directivos del sujeto bajo examen, en el transcurso de la Auditoría, cuando

necesita corregirse algo, pudiendo hacerse en forma oral, visual o con informes

escritos.

- Los Directivos al final del trabajo, a través de la presentación oral o visual de

todas las conclusiones de la Auditoría sean estas buenas o malas. En ese

momento se discutirá las acciones correctivas que tomarán.

- Cada uno de los jefes de las áreas pertinentes, cuando el auditor emita su

informe final con todos los resultados de la Auditoría. Este informe hablará de lo

satisfactorio de la operación y de la corrección que requiere.

10. Conocer los métodos modernos.- En la actualidad el auditor debe mantenerse al

tanto de los adelantos del mundo, por tanto, debe considerar las nuevas técnicas que

le ayuden a realizar su trabajo de forma más eficiente.

Para ello debe poseer una sólida base de conocimientos en el proceso electrónico de

datos, muestreo estadístico, análisis por regresión múltiple, programación lineal y

operaciones de investigación.

“La preparación constante, actualizada y llevada a la práctica, le permitirá al auditor

adaptarse a los cambios y combatir con mayor facilidad el desconocimiento de

errores”. 10

10 VII ASAMBLEA NACIONAL DEL INSTITUTO DE INVESTIGACIONES CONTABLES DEL ECUADOR. Fundamentos de Auditoría Operativa, 1.987, Pág: 07.

29

2.3.3. DIFERENCIAS ENTRE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y LA

AUDITORÍA FINANCIERA.

Para hablar de este tema, es preciso aclarar que el modelo de la Auditoría administrativa

se interesa por los controles operativos o administrativos, pudiendo ser aplicada a todas

las áreas de la entidad si se considera necesario. Su objetivo es analizar el historial de la

información para encontrar los medios que conduzcan a mejorar las operaciones futuras

de la entidad; a diferencia de la Auditoría financiera que se interesa por la verificación

de los estados financieros y la veracidad de ciertas cuentas principalmente. Su objetivo

es el historial financiero de la entidad.

En síntesis podemos identificar las siguientes diferencias entre las características de la

Auditoría administrativa y financiera:

PROPÓSITO: La Auditoría Administrativa tiene como propósito formular y expresar

una opinión sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, poniéndose

énfasis en el grado de eficiencia y eficacia con que se ha utilizado los recursos humanos,

materiales y económicos, determinando así mismo si se ha alcanzado los objetivos

programados; mientras que la Auditoría Financiera formula y expresa una opinión sobre

la razonabilidad de los estados financieros a una fecha determinada, así como el

resultado de las operaciones y cambios en el patrimonio y sus flujos de efectivo por el

período que termina.

ALCANCE: La Auditoría Administrativa puede alcanzar a todas las operaciones en

general, inclusive las financieras, o puede limitarse a cualquier operación o actividad

específica; mientras que la Auditoría Financiera alcanza todas las operaciones

financieras.

ORIENTACIÓN: La Auditoría Administrativa está dirigida hacia las operaciones en

general de la entidad, presentes y con orientación al futuro. De ser necesario mirará

operaciones solo de un pasado cercano; mientras que la Auditoría Financiera está

dirigida hacia la situación financiera y el resultado de las operaciones pasadas de la

entidad.

30

MÉTODO: La Auditoría Administrativa es muy nueva y todavía carece de muchos

procedimientos y prácticas generalmente aceptadas, por lo que el método queda al

criterio del auditor; mientras que la Financiera ha sido muy desarrollada por el Contador

Público, existiendo así muchos procedimientos y prácticas aplicadas universalmente,

como son las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas.

INTERESES PARA SU REALIZACIÓN: La Auditoría Administrativa es de interés

para la gerencia y accionistas; mientras que la Financiera para los accionistas,

directorio, funcionarios, financieros e inversionistas potenciales.

ENFOQUE: La Auditoría Administrativa tiene un enfoque eminentemente positivo,

tendiente a obtener mejores resultados, con mayor eficiencia, efectividad y economía;

mientras que la Financiera tiene un enfoque originalmente negativo, porque está

dirigido a la búsqueda de irregularidades y fraudes. Actualmente con ella se trata de

determinar la razonabilidad de los Estados Financieros examinados.

EVIDENCIAS: Para la Auditoría Administrativa la evidencia se obtiene de fuentes

diferentes a los documentos y registros formales; mientras que para la Financiera la

mayoría de la evidencia proviene directamente de registros y documentos.

EJECUCIÓN: En la Auditoría Administrativa todas las fases se efectúan en el campo;

mientras que la primera fase de la Auditoría Financiera se la puede realizar en la oficina

misma del auditor.

FRECUENCIA: En la Auditoría Administrativa cuando se considera necesario;

mientras que en la Financiera su aplicación es regular, de preferencia anualmente.

INFORME: El contenido de la Auditoría Administrativa está relacionado con cualquier

aspecto significativo de la administración y gestión de la entidad. Puede o no presentar

los estados financieros; mientras que en la Auditoría Financiera contiene el dictamen del

auditor y estados financieros, al cual está relacionado todo su contenido.

31

PERSONAL DE APOYO: La Auditoría Administrativa requiere de personal

profesional de otras disciplinas y personal de Auditoría en entrenamientos; mientras que

la Financiera requiere sólo personal en entrenamiento, pero siempre de profesión de

Contador Público.

CONCLUSIONES DEL AUDITOR: En la Auditoría Administrativa las conclusiones

tienen incidencia sobre cualquier aspecto de la administración y operación de la entidad;

mientras que en la Financiera tienen incidencia sobre los asuntos financieros, siendo el

dictamen su conclusión principal.

RECOMENDACIONES: Mediante la Auditoría Administrativa se sugieren mejoras

en todos los sistemas administrativos, sistema de control interno gerencial y cualquier

aspecto de la administración y operación de la entidad; en cambio la Financiera sugiere

mejoras en el sistema financiero y presentación de estados financieros que

frecuentemente son presentados en forma separada del informe.

CONOCIMIENTOS DEL AUDITOR: El Auditor Administrativo debe tener

conocimientos y experiencias relacionadas con la gerencia en general, y es necesario

que mantenga un punto de vista gerencial; mientras que el Auditor Financiero requiere

conocimientos y experiencias sobre el área financiera y afines.

HISTORIA: La Auditoría Administrativa nació con la profesión del auditor interno y

gubernamental como producto de la evolución de la Auditoría tradicional relacionada

con el enfoque de los sistemas: su transformación ha sido dada debido a la iniciativa de

auditores internos dinámicos y/o Organismos Superiores de Control debido a la

necesidad de un mayor aprovechamiento de los recursos. Mientras que la Auditoría

Financiera nació en la profesión del auditor externo o contador público independiente;

su transformación se ha logrado gracias a los cambios de las diversas disposiciones

legales y profesionales durante los últimos 70 años.

32

2.3.4.OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.

La Auditoría Administrativa tiene como objetivo primordial el de descubrir

irregularidades de alguna de las partes de la entidad examinada, y hacer notar posibles

remedios con la finalidad de ayudar a la dirección a lograr una administración más

eficaz, eficiente y económica. Su intención es la de examinar y valorar los métodos y el

desempeño de todas las áreas de la entidad, empresa o negocio.

En la Auditoría administrativa existe una diversidad de objetivos tomando en cuenta el

tipo de entidad, sus objetivos propios, su organización, grado de control, etc.

En el presente trabajo analizo tres fundamentales que son:

1. Evaluación de Control Interno.

2. Evaluación de Rendimiento.

3. Evaluación de Dirección.

2.3.4.1. Evaluación de Control Interno.

La evaluación es la que se ocupa de medir los controles operativos que se ejercen sobre

todas las fases del negocio. Su propósito es determinar si los controles establecidos son

los adecuados y si están cumpliendo efectivamente con los objetivos de la dirección y

con sus planes operativos.

“El principal interés del auditor es encontrar el fallo de control y acumular la

información apropiada. Al corregir la información, los auditores suponen un

instrumento de mejora para los informes futuros, no se interesan en los casos asilados

con implicaciones financieras, o sobre los costos excesivos de producción, sino más

bien en los casos que producen controles pobres y efectos negativos en las decisiones

futuras”. 11

En este caso el auditor debe proporcionar información y seguridad a la dirección sobre

lo adecuado y efectivo de los controles, no sólo durante el tiempo de la Auditoría sino

en el futuro.

11 CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO. Seminario de Auditoría Operacional, Quito, Pág: 15.

33

2.3.4.2.Evaluación de Rendimiento.

Evaluar el rendimiento significa medir lo adecuado y efectivo de los controles de

dirección en función de ciertas normas establecidas en la entidad o empresa. La base de

estas evaluaciones es el desarrollo y aplicación de las normas de ejecución.

El objetivo de rendimiento pretende, medir la utilidad de las actividades a través de

normas cualitativas y cuantitativas, medir además si el personal de la entidad está

realmente cumpliendo con estas normas. Cuando las normas no se han cumplido, el

rendimiento se considera deficiente y se requiere una acción correctiva.

Al evaluar el rendimiento, el auditor generalmente dirige hacia sí mismo la información

cuantitativa, en las áreas de personal, trabajo, productividad, calidad de trabajo y costo.

- El Personal, el rendimiento se mide a través de la información cuantificada; número

de empleados, rotación de personal, total de horas de trabajo regulares y extraordinarias,

empleados directo e indirectos y sus horas de trabajo, etc. Por ejemplo al medir el

número de empleados se medirá su exceso y la posibilidad de contratar nuevos

empleados más calificados.

- En la Carga de Trabajo, el auditor debe aplicar medidas cuantitativas de

rendimiento, a asuntos de trabajo como el volumen, trabajo nuevo, completo y

pendiente, al principio y al final del período. Para ello puede valerse de la información

detallada, pedidos, recibos, requisiciones de material, informes de nóminas de fábrica,

reclamos, trabajos de mantenimiento, factores procesados para el pago y pedidos de

compra emitidos.

- En la Productividad, se aplican medidas cuantitativas para determinar la relación

entre las unidades de trabajo empleadas y producidas.

La información se encuentra en facturas de los clientes, nóminas de fábrica, pedidos de

compra, inventarios, detalles de existencia, etc. Al realizar la evaluación se deberá

medir el nivel de produc tividad, el rendimiento comparado con el pasado, como afectan

a la productividad los pedidos pendientes, la productividad insatisfactoria, la falta de

materiales, de personal, de equipos de mantenimiento adecuado, cual es el rendimiento

del equipo y como se compara la productividad con otras organizaciones.

34

- En la Calidad, el auditor aplica medidas cuantitativas para determinar como se ha

realizado el trabajo valiéndose de cierta información como: número de reclamaciones

recibidas de los clientes, número de errores de facturación, errores mecanográficos,

volumen de material desperdiciado y rechazado por mala producción, etc.

- En el Costo, el auditor puede evaluar la información de manera más confiable,

según la perspectiva de la dirección a las distintas Áreas de mano de obra, materiales,

administración, equipo, etc.

2.3.4.3. Asistencia de Dirección.

“El objetivo primordial de la Auditoría administrativa orientada a la dirección, es el de

ayudar a los gerentes y directores de todos los niveles de la empresa, sin importar la

crítica de los errores cometidos”. 12

Para realizar este trabajo los auditores deberán entender las funciones de la dirección y

sus principios para poner verdadera cura al error encontrado.

El auditor debe estar preparado para asistir a los directivos en 4 funciones

fundamentales que son:

1. Planificación

2. Organización

3. Dirección y

4. Control

1. En la Planificación, la función del auditor se centra en observar las acciones que

deben tomar los directivos en función futura: objetivos, principios, políticas,

procedimientos, reglas, métodos, normas, programas y presupuestos, sin esperar que

la realización de los planes sea urgente para determinar si son o no positivos. Al

contrario es preciso ayudar a la dirección a determinar si la información utilizada

para elaborar la planificación es actual, racional, adecuada y con significado.

12 HEIM, Frederic A. Auditoría Operacional, 1.972, Pág: 45.

35

Para tal efecto debe determinar sí:

- Se han comunicado las premisas de planificación.

- Se han establecido las normas y metas, y si están al día.

- Existen sistemas de revisión y autorización.

- Se han establecido controles centrales.

- Los planes son compatibles con los objetivos.

- Se coordinan los objetivos a través de la entidad.

- Los planes están justificados con los recursos adecuados y si son realizables y

razonables.

2. En la Organización, la función del auditor consiste en observar las relaciones entre

el personal asignado para realizar las tareas que conduzcan al logro de objetivos de

la empresa; el establecimiento de medidas razonables de control que asegure la

compatibilidad entre la autoridad y la responsabilidad; la instauración de sistemas

que procuren la responsabilización y criterio lógico entre personal de línea y el

resto, asegurando a la vez la unidad de mando.

El auditor puede constatar defectos en la organización determinando sí:

- La relación entre el personal es clara.

- La delegación de responsabilidad es efectiva.

- Las líneas de autoridad son claras.

- Los conflictos entre directivos y personal son mínimos.

- Los organigramas están al día.

- Existe un seguimiento de personal clave.

3. En la Dirección, La función del auditor es saber como se motivan a los

subordinados para que contribuyan efectiva y eficazmente al logro de los objetivos

de la empresa.

Dirigir es el arte de guiar al personal para que trabaje con entusiasmo y confianza,

procurando la satisfacción de sus necesidades, el entrenamiento permanente y la

motivación constante para realizar las acciones propuestas.

Los auditores deben contribuir en ella determinando sí:

- Los directivos utilizan adecuadamente los recursos y realizan todas las funciones.

- El personal realiza las funciones específicas de trabajo.

36

- El beneficio es razonable.

- Los programas de capacitación son adecuados, y las comunicaciones son claras y

comprensibles.

4. En el Control, la función del auditor es la de evaluar las medidas establecidas para

determinar el logro de los objetivos y metas de acuerdo con lo diseñado en el plan.

El control comprende tres elementos fundamentales que son: normas, comparaciones y

acción. Cuando falta uno de ellos puede decirse que el control no es válido.

“El auditor puede evaluar el sistema de control determinando si los controles son:

apropiados, oportunos, preventivos, significativos, flexibles, económicos,

comprensibles y operativos, capaz de que conduzcan a una acción correctiva”. 13

2.3.5. ALCANCE DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.

“El alcance de la Auditoría administrativa al principio del examen es tan amplio como

las operaciones y funciones de la entidad bajo examen, pero el auditor va definiendo y

disminuyendo la cobertura del mismo, concentrando su atención en las áreas críticas

donde la acción de la Auditoría puede ser de mayor beneficio a la entidad examinada, a

través de la formulación de recomendaciones constructivas para mejorar dichas áreas”.14

En cuanto a las fechas de las operaciones a examinar, tampoco existirá un límite

marcado como en el caso de la Auditoría financiera que establece períodos

determinados, sino que se tomará en cuenta las operaciones en vigencia, debiendo en

ellas incluir únicamente el examen de las deficiencias, operaciones y áreas críticas que

están ocurriendo actualmente, cuidando de corregirlas para el futuro.

La Auditoría administrativa u operacional deberá abarcar generalmente los siguientes

aspectos:

- Estudio o análisis de normatividad legal administrativa, aplicable de la empresa,

sector o operación bajo examen y verificar que la misma se cumpla.

- Evaluación de las políticas que sirven de parámetro a la planeación y ejecución de

actividades. 13 CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO. Seminario de Auditoría Operacional, Quito, 1.993, Pág: 20. 14 BAHAMONDE Ivan. Auditoría Administrativa-Operacional, Ecuador, 1.987, Pág: 20.

37

- Análisis del sistema o metodología de planificación y programación de objetivos y

metas.

- Estudio del sistema de formulación, ejecución y control presupuestario.

- Análisis de la estructura organizativa, en relación con los fines para los cuales fue

creada la entidad.

- Comprobación de la efectividad del sistema de información en sus aspectos básicos,

incluyendo la confiabilidad de los estados financieros.

- Evaluación de la idoneidad del personal.

- Verificación de las normas de control interno típicas del área financiera (tesorería,

compras, nómina, inventarios, etc.).

- Análisis y comparación de datos estadísticos sobre costos, producción, ganancia, etc.

- Análisis del sistema utilizado por los directivos para evaluar su gestión y aplicar

correctivos.

- Verificación del cumplimiento de metas y objetivos mediante evidencias

fehacientes.

Para lograr el alcance requerido, el auditor deberá entonces definir los procedimientos y

decidir sobre la necesidad de contratación de especialistas en determinadas áreas.

Luego realizado el trabajo, el auditor deberá quedar en condiciones de opinar sobre:

1. Apego a la normatividad legal y administrativa.

2. Cumplimiento de objetivos y programas en forma oportuna y efectiva.

3. Idoneidad de los controles internos.

4. Economía en el manejo de los recursos.

5. Adecuado sistema de información.

6. Mejoras a aplicar.

2.3.6. EL AUDITOR OPERATIVO, RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES.

El auditor administrativo u operacional, es aquel que tiene la habilidad de acumular,

poner en orden y analizar la información de naturaleza operativa. De igual forma es

experto en el conocimiento y evaluación del control interno. Su familiaridad con las

distintas actividades de la entidad, el flujo de trabajo y el personal que lo realiza le

permite tener una idea clara de las actividades de la entidad, sin embargo, su más

38

importante cualidad es la de reunir y analizar la información para sopesar los resultados

y sugerir las mejoras necesarias.

“El auditor de operaciones debe tener los siguientes atributos:

- Curiosidad, para averiguar el desenvolvimiento de las operaciones.

- Persistencia para continuar eficazmente con el proceso y conseguir las cosas que se

propuso.

- Adaptabilidad, para comunicarse con el personal de cada departamento.

- Ser constructivo, al considerar las deficiencias como una guía para mejoras para el

futuro.

- Tener sentido de negocio, para obtener la perspectiva del efecto sobre la eficacia, y

el beneficio de la operación.

- Tener sentido de cooperación, para mejorar la operatividad del negocio en su calidad

exclusiva de asesor”. 15

Responsabilidades.

La responsabilidad es el precio de la supervivencia de una sociedad. Permitir actuar

irresponsablemente y soslayar las consecuencias de estos actos, es amenazar la

estabilidad social. Por lo tanto el auditor está obligado a cumplir con este requisito

fundamental con la sociedad a la que pertenece.

La responsabilidad en Auditoría se la mira bajo tres niveles:

1. Responsabilidad Legal.- Es decir la que está impuesta por la sociedad como

un requisito profesional. Está especificada en las Leyes y demás disposiciones

de los Organismos Reguladores como la Contraloría General del Estado.

2. Responsabilidad Ética.- Es la que impone la profesión sobre sus miembros

como cumplimiento de la responsabilidad legal. Alguna de estas expresiones,

se exponen en el código oficial de ética y conducta moral profesional del

auditor, pero la mayoría de estas normas, se refieren a las relaciones entre el

auditor y sus clientes, el público y otros auditores. Es una excelente directriz

para el actuar de los directores.

15 BAHAMONDE, Iván. Auditoría Administrativa-Operacional, 1.987, Pág: 16.

39

3. Responsabilidad Moral.- Es la que se imponen los individuos a sí mismos. Es

decir, aquella que refleja un estándar de conducta superior al requerido por la

responsabilidad ética.

La responsabilidad general del auditor de operaciones, es la de ayudar tanto a la

dirección operativa como a la gerencia, ofreciendo recomendaciones constructivas que

apunten a la mejora de operaciones, proporcionando una descripción real de lo que se

ve, y otorgando una opinión de los asuntos que se han revisado. Al realizar su función,

los auditores tienen la responsabilidad de observar las normas profesionales de

Auditoría en sus revisiones y evaluaciones. Estas normas se refieren a la adecuación y

claridad de la ejecución de su trabajo y del informe.

La responsabilidad específica para políticas, procedimientos y otras medidas de control

deberá considerarse en los siguientes temas:

1. Coherencia al analizar el alcance de los procedimientos y políticas. El auditor es

responsable de comprobar que todos los procedimientos estén coordinados.

2. Adecuación en los procedimientos, de tal manera que puedan proporcionar una

medida de cumplimiento de los objetivos de dirección.

3. Cumplimiento en el trabajo efectuado de acuerdo con los procedimientos

establecidos. El auditor es responsable de medir este cumplimiento.

4. Efectividad al obtener los resultados deseados. El auditor es responsable de diseñar

las pruebas para medir la efectividad de los procedimientos.

Los auditores internos de operaciones, son responsables ante la dirección general de la

evaluación permanente sobre la adecuación y efectividad del sistema de control en toda

la organización.

Funciones.

Las funciones propias de un auditor operativo, se sintetizan en las siguientes:

1. Evaluación de control administrativo, que se ejerce sobre todas las áreas de la

entidad, con el propósito de determinar si los controles establecidos son los

40

adecuados, y si están cumpliendo efectivamente con los objetivos de la dirección y

con sus planes operativos.

2. Evaluación de rendimiento, al medir el cumplimiento de cualquier actividad, de

acuerdo con las normas profesionales de Auditoría interna. El debido cumplimiento

profesional incluye la evaluación de las normas operativas establecidas, y determinar

si estas son aceptables y se cumplen.

Al medir el rendimiento se pretende determinar si la dirección y el personal de la

entidad están realmente cumpliendo con estas normas.

3. Asistencia de dirección, al ayudar a los gerentes y directores de todos los niveles a

realizar su trabajo, de tal manera que contribuyan al cumplimiento de objetivos.

El auditor orientado hacia la dirección, debe estar preparado para asistir a los directivos

en sus cuatro funciones primordiales que son: Planificación, Organización, Dirección y

Control.

2.4. PROCESO DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.

Una vez definidos los objetivos de la Auditoría administrativa, se procede a elaborar el

programa de Auditoría. En su primera fase se realiza una revisión del archivo

permanente de la documentación y la información previa. En las tres fases siguientes se

procede a identificar y revisar profundamente aquellas áreas consideradas como críticas

y por último se procede a realizar el informe definitivo acompañado de las

recomendaciones que se crean necesarias.

Con este examen objetivo, sistemático y profesional, se pretende identificar y revisar

detalladamente aquellas áreas consideradas como críticas con la finalidad de verificarlas

y evaluarlas, establecer y aumentar el grado de eficiencia, efectividad y economía en su

planificación, organización y control interno; informar sobre los hallazgos significativos

resultantes; y, determinar el cumplimiento con las disposiciones legales pertinentes.

El trabajo de Auditoría administrativa se realiza en cinco fases que son:

FASE I Estudio Preliminar

FASE II Revisión de Legislación, Objetivos, Políticas y Normas.

FASE III Revisión y Evaluación del Control Interno.

FASE IV Examen detallado de las Áreas Críticas.

FASE V Comunicación de Resultados.

41

2.4.1. FASE I: Estudio Preliminar.

Esta fase consiste en una revisión previa de las operaciones, actividades, objetivos,

políticas, etc., de la empresa o entidad bajo examen con la finalidad de familiarizarse

con otras operaciones.

“El propósito fundamental del estudio preliminar es obtener la información general

(documentación) sobre los aspectos importantes de la entidad o áreas a ser examinadas.

Esta información servirá como instrumento de trabajo en las futuras fases de examen y

también como medio de información para el personal de Auditoría y de la entidad”. 16

Para realizar un estudio preliminar, el auditor deberá seguir tres pasos fundamentales

que son:

1. Entrevistas con el Gerente (máximo ejecutivo) y demás funcionarios importantes

de la empresa o entidad bajo examen a fin de obtener la información general

sobre las actividades.

2. Recopilación sin revisión detenida de los documentos básicos de la entidad, para

obtener información sobre las actividades, objetivos, políticas, normas y

procedimientos.

3. Recorrido o visita a las instalaciones de la entidad para conocer su ubicación

física, tamaño, relación con otras unidades y funcionar los encargados.

Información a obtenerse en la Fase I:

- Legislación aplicable a las actividades examinadas.

- Breve historial de antecedentes y propósitos de las actividades bajo examen.

- Datos sobre la organización de la entidad, dando énfasis primordial a las actividades

bajo examen. Esta información incluye lo siguiente:

• División de deberes y responsabilidades.

• Principales delegaciones de autoridad.

• Naturaleza, tamaño y ubicación de las dependencias.

• Número de empleados por unidades y ubicación.

16 NORBECK, Edgard. Auditoría Administrativa, México, Pág: 54.

42

- Naturaleza, inversión y ubicación de los recursos involucrados en las actividades

bajo revisión, especialmente de activos fijos.

- Información financiera de los Estados Financieros de los últimos años, presupuestos

aprobados, detalle de ingresos anuales y de los métodos de financiamiento.

- La política general establecida por la ley, reglamento y órdenes o decisiones

administrativas según las cuales la entidad llevó a cabo las actividades que serán

revisadas. Se debe obtener la política por escrito y en el caso de que la entidad no la

tenga, el auditor tiene que determinarla en base a entrevistas y otros procedimientos,

documentándola en los papeles se trabajo para su mejor entendimiento.

- Descripción general de los métodos de operación y procedimientos de la ent idad al

efectuar sus actividades.

- Descripción de cualquier problema importante relacionado con las actividades a ser

examinadas.

- Resultados de exámenes anteriores de Auditoría.

- Los planes a corto, mediano y largo plazo elaborados por la entidad.

Fuentes de Información:

- Archivos de la entidad u Organismo Superior de Control en caso de entidades

públicas.

- Informes de Auditoría y asesoría si en caso existiesen.

- Planes de reorganización.

- Manuales de Procedimientos de la entidad.

- Reglamentos y documentos administrativos.

- Entrevistas con funcionarios administrativos.

- Historial y folletos informativos de la entidad o sus programas.

Recorrido y Observación de la Entidad.

Cuando sea apropiado dada la naturaleza de la actividad a ser examinada, se hará el

recorrido a la oficina, planta u otras instalaciones con el objeto de mejorar los

conocimientos de las actividades en términos físicos. El contacto con la actividad en sí y

43

el personal técnico directamente vinculado con las operaciones, es muy beneficioso para

tener un entendimiento real de lo que sucede.

2.4.2.FASE II: Revisión de Objetivos, Políticas y Normas.

En esta segunda fase el auditor examina, evalúa y revisa la información recopilada en la

etapa anterior con la finalidad de analizar los objetivos, políticas y normas de la

empresa o entidad a ser examinada, poniendo gran interés en su historial y antecedentes,

sus objetivos principales, la autoridad delegada a los funcionario principales y cualquier

restricción impuesta sobre las operaciones, disposiciones y métodos de financiamiento

de las operaciones de conformidad con las leyes pertinentes y con las políticas de la

entidad.

Cómo trabaja el auditor:

1. El auditor determina por qué se creó la empresa, cuál fue la necesidad de su

origen, los propósitos y objetivos que causaron su creación como ente y si los

objetivos han cambiado con el paso del tiempo.

2. Debe definir en sus papeles de trabajo claramente cuál es la misión principal de

la empresa o entidad y objetivo primordial.

3. Simplificará su trabajo con el apoyo de una adecuada documentación de

objetivos, políticas y normas. En caso de no existir se apoyará en bases

verbales, para lo cual tendrá que realizar una serie de entrevistas tratando de

determinar los aspectos que gobiernan la entidad.

4. De ser necesario, el auditor deberá buscar por él mismo la inconformidad de

los distintos puntos de vista de los funcionarios, cuando éstos no estén de

acuerdo o no conozcan suficientemente la entidad o área crítica importante.

5. En el caso de exámenes a entidades públicas, en esta fase se estructurará

también la revisión de la legislación externa o general aplicable. Además de las

leyes específicas aplicables a todas las entidades. Los auditores deberán

conocer el contenido general de las leyes orgánicas de los sistemas

administrativos y otras disposiciones generales sobre la administración pública

y privada según la empresa auditada.

44

Las fuentes de información accesibles para el auditor son las siguientes:

- El archivo permanente de la entidad.

- La biblioteca legal del Organismo de Control.

- Los archivos legislativos de la oficina de asesoría jurídica si en caso existan.

Revisión de Objetivos:

Los planes y presupuestos de la entidad revelan los objetivos y metas de una entidad,

estos deberán ser revisados por el auditor para asegurarse de su acatamiento y

consistencia. Al no encontrar un planteamiento orientado hacia el logro de objetivos, el

auditor tendría indicios de una posible área crítica significativa.

Revisión de Políticas:

Las políticas generales obtenidas ya en la primera fase, serán revisadas y comparadas

con la misión principal de la entidad, la legislación y los objetivos para determinar

cualquier falta de consistencia o vacío. Las deficiencias detectadas en las políticas y su

comunicación a los servidores, pueden indicar un área crítica muy importante para el

desarrollo posterior de un hallazgo.

Revisión de la Normatividad:

Significa que se hará una revisión breve y selectiva de normas, reglas y manuales de la

entidad o empresa para familiarizarse con su existencia y áreas de aplicación, sin

profundizar en la normatividad interna en detalle sino en aquella directamente

relacionada con áreas consideradas deficientes.

No se debe hacer revisión de disposiciones internas sin antes de haber observado y

evaluado las operaciones realmente ejecutadas, y sin haber determinado las áreas

críticas que merecen un examen profundo.

En otras palabras la revisión de la legislación, objetivos, políticas y normas, orientan la

Auditoría hacia un marco legal normativo general dent ro del cual funciona la entidad y

45

sus servidores. Se debe hacer en forma selectiva a excepción de la legislación orgánica

o básica, evitando demasiada inversión de tiempo en las áreas que posteriormente no

serán escogidas para efectuar el examen profundo. Esta fase no dura más de dos o tres

días, y será realizada por el mismo personal de la fase I.

2.4.3. FASE III: Revisión y Evaluación del Control Interno.

Esta tercera fase es considerada como una de las más importantes, porque el auditor no

sólo revisa y evalúa el sistema de control interno vigente en la empresa o entidad, sino

que también al final de la fase identifica las áreas críticas.

El propósito de esta fase es evaluar la efectividad del control interno gerencial, e

identificar las posibles debilidades importantes en el sistema administrativo que puedan

requerir un examen más detallado. La duración de esta fase normalmente dependerá de

la empresa auditada, generalmente se requiere de seis a diez días aproximadamente,

recalcando que no debe ser demasiado profunda.

En la tercera fase del examen se comprende principalmente lo siguiente:

- Identificar las áreas críticas de mayor significación que merezcan un examen

profundo, cuyos resultados podrían conllevar beneficios importantes.

- Establecer el enlace y profundidad de las pruebas a ser aplicadas.

- Facilitar la determinación de los recursos humanos necesarios para la cuarta fase.

- Estimar el tiempo requerido para completar el examen y presentar el informe.

El enfoque práctico para una revisión de naturaleza efectiva y útil para el control interno

es revisar los procedimientos, prácticas y transacciones específicas relacionadas con la

entidad. El examen profundo y detallado se lo hará con la finalidad de obtener

información acerca de lo siguiente:

- Forma real en que se efectúan las operaciones.

- Necesidad y utilidad de las distintas fases del proceso de transacciones.

- Resultados de las transacciones según los objetivos, requerimientos legales y

prácticas en sentido común.

- Efectividad del control interno.

46

“El método de selección de transacciones específicas y su rastreo a través de todo el

proceso, permite determinar los procedimientos que realmente se han seguido, si son

razonables y si realmente funcionan de acuerdo con los objetivos, políticas y normas.

Para ello es suficiente escoger una o dos transacciones típicas de cada actividad o área

de operación y rastrearla evaluando los puntos importantes del control realizando

durante todo el proceso. Además deben evaluarse todas las operaciones y actividades

reales como son efectuadas, y no como deben ser según los manuales”. 17

La manera de identificar las debilidades del sistema de control interno de una entidad es

a través de:

- Un examen de informes gerenciales.

- Un examen de Auditoría interna.

- Una inspección física de las actividades involucradas, y;

- Entrevistas con los funcionarios responsables directamente involucrados, pero

tomando en cuenta los objetivos de la Auditoría; por tanto no se pueden establecer

reglas rígidas sino que las técnicas se aplicarán de acuerdo al juicio o ingenio del

auditor.

La evaluación del control interno se debe hacer tomando en cuenta los siguientes

factores:

1. Si la política de la entidad, los procedimientos y prácticas están de conformidad con

las Auditorías básicas, requerimientos legales e intención legislativa.

2. Si los procedimientos y sistemas de control interno, dan como resultado actividades

que están de acuerdo con lo planeado por la alta dirección en forma eficiente y

económica

3. Si el sistema de control interno proporciona un control satisfactorio de los recursos,

observaciones, ingresos y gastos.

Los factores que deben tomarse en cuenta durante la revisión incluyen:

- Duplicación de esfuerzos.

- Uso inapropiado o indebido de fondos disponibles.

- Falta de aceptación de responsabilidad.

17 HEIM, Frederick A. Auditoría Operacional, 1.972, Pág: 61.

47

- Falta de control apropiado de recursos o actividades.

- Organigramas o procedimientos engorrosos o inadecuados.

- Falta de idoneidad del personal, especialmente con referencia a las debilidades o

deficiencias encontradas.

- Utilización ineficaz o antieconómica de recursos.

- Unidades de operaciones innecesarias e ineficientes con relación a su costo de

mantenimiento.

- Atrasos en el trabajo y forma de combatirlos.

- Carencia de normas y/o metas o mala aplicación de normas que impiden la

evaluación de los logros, producción, eficiencia, utilización de recursos, servicios y

otros factores que requieran evaluaciones administrativas continúas.

Al revisar las funciones ejecutadas por la entidad, el auditor debe averiguar los registros

que mantienen la información, los propósitos administrativos o estadísticos e incluso

asuntos contables, lo cual servirá de mucho al sistema de control interno. Al mismo

tiempo debe considerar los registros que no sirven a ningún propósito o que casi no se

utilizan, la duplicidad de los registros, y los informes voluminosos e innecesarios a fin

de optar por la utilización del procesamiento electrónico de datos y las técnicas del

almacenaje.

Al terminar la ejecución del programa de Auditoría en la tercera fase, se debe considerar

en forma objetiva la importancia de las observaciones, identificando y relacionando

aquellas áreas críticas o problemáticas más importantes que con el tiempo y recursos

disponibles permitirán realizar un examen en la profundidad necesario para desarrollar

los hallazgos correspondientes.

2.4.4. FASE IV: Examen detallado de las áreas críticas.

El examen profundo de las áreas críticas constituye el 80% y 90% de las labores de la

Auditoría administrativa. En esta fase se desarrollan completamente los hallazgos

significativos relacionados con cada área crítica, para lo cual es necesario haber

determinado las condiciones actuales, los criterios de comprobación y evaluación, el

efecto negativo y la causa o causas que motivaron cada desviación o problema

identificado.

48

Basándose en la revisión y evaluación del control interno de los procedimientos,

prácticas y métodos de control de la entidad, se identifican las áreas débiles o críticas

(III Fase) para proceder a seleccionarlas y revisarlas con profundidad en la IV Fase.

El examen detallado de las áreas críticas consiste en revisar los registro y archivos;

probar, verificar y confirmar la información en ellos, hasta llegar al grado adecuado

para cumplir con los propósitos de la Auditoría y además complementar la información

con entrevistas e inspecciones físicas o contactos con terceros.

El propósito de esta fase es evaluar posibles hallazgos identificados en la evaluación del

control interno, determinando si la situación requiere acción correctiva, y si el asunto

merece tal acción. Los objetivos específicos de revisión incluirán el examen de los

siguientes temas:

- Adhesión de la política prescrita, aplicable a las operaciones diarias con la

finalidad de verificar su conformidad con las leyes pertinentes y su propiedad al

efectuar actividades autorizadas de manera eficiente, efectiva y económica.

- Logro de propósitos, al determinar si la actividad bajo examen se efectúa siguiendo

el propósito original. Para esto se requiere un amplio conocimiento de los

antecedentes y propósitos de la legislación que autoriza las actividades.

- Eficiencia operativa, al medir un rendimiento efectivo sin desperdicio innecesario

de recursos, identificando la eficiencia en función de los defectos adversos de las

operaciones o actividades.

- Utilización de recursos, humanos, materiales y financieros de la entidad en forma

apropiada, económica y satisfactoria. Las reglas generales que deben seguirse al

revisar la utilización de recursos, deberán procurar que estos sean utilizados sólo

para procesos autorizados y necesarios, salvaguardándolos apropiada y eficazmente

y utilizándolos de manera eficiente y económica.

- Propiedad y utilidad del sistema contable, en informes financieros, datos

confidenciales y proceso que apoyen la toma de decisiones dentro de las áreas

examinadas.

49

El método de obtención de evidencias y determinación de propiedad y suficiencia es

similar a la Auditoría financiera y estará apoyado en la experiencia del auditor.

El auditor debe obtener al máximo posible la evidencia física por medio de la

inspección y observación directa de las actividades llevadas a cabo por el personal de la

empresa o entidad, y sobre otros hechos relacionados con el examen. De igual forma

debe obtener la evidencia verbal a través de las entrevistas con varios funcionarios y

empleados, y evidencia documentada a base de los proyectos, archivos e informes de la

entidad, procurando adicionar evidencia documental externa que sustente los hallazgos

de Auditoría.

La comunicación de los hallazgos de Auditoría a los funcionarios de la entidad, debe

hacerse en función de discutir sobre ellos y llegar a un acuerdo en cuanto a la

deficiencia y desviación observada, su naturaleza o alcance, los hechos involucrados y

la acción correctiva que debe ser estimada; contribución que será muy valiosa para la

entidad, especialmente cuando se logre la implementación más oportuna de las

recomendaciones.

Al terminar esta fase el auditor debe estar totalmente identificado con las desviaciones y

situaciones críticas de la entidad que merecen atención y acción correctiva por parte de

los directivos, para de esta forma tomar una decisión sobre la clase de acción correctiva

que va a ser recomendada en su informe.

2.4.5. FASE V: Comunicación de Resultados.

La quinta fase constituye el producto final de la Auditoría administrativa, en donde el

auditor o jefe de equipo debe organizar el contenido y estructurar el informe,

asegurándose que no se han omitido u olvidado aspectos importantes. Para ello debe

apoyarse en la “Hoja de apuntes”, en donde se escribe en forma resumida todos los

atributos necesarios para la formulación de los hallazgos de Auditoría; y también en los

“Papeles de Trabajo” elaborados en el curso del examen. Este trabajo se lo efectúa en

dos partes:

1. La comunicación verbal de los resultados a través de una o más conferencias

finales, para discutir el borrador del informe; y,

2. La presentación final por escrito del informe.

50

La comunicación verbal de los resultados a los funcionarios responsables de las áreas

examinadas, se lo hace con el objeto de: obtener sus puntos de vista con respecto al

informe de Auditoría, y las conclusiones y recomendaciones del auditor; trabajo ya

iniciado en la cuarta fase. Obtener la aceptación de las recomendaciones del informe del

auditor en la entrevista inicial previa a la emisión del informe final, determinará la

eficiencia óptima del auditor. En algunas ocasiones se puede conseguir sólo el

entendimiento y aceptación de la mayoría de las recomendaciones. En los casos que no

sea posible, el auditor por lo menos debe obtener los puntos de vista diferentes a los

suyos, para incluirlos en los comentarios del informe.

El informe por escrito, es el producto final del trabajo del auditor. Está dirigido

directamente a la máxima autoridad en copias para cada una de las unidades

involucradas en dicho informe. De esta forma se pone en conocimiento los resultados

obtenidos en el examen de Auditoría y se determinan las conclusiones y

recomendaciones finales.

Los puntos importantes para el desarrollo de la quinta fase son los siguientes:

a) Los Hallazgos de Auditoría.

Un hallazgo de Auditoría es algo que un auditor ha observado o encontrado irregular en

el examen. Es el resultado de la información desarrollada en base de la reunión lógica

de datos y la presentación objetiva de los hechos. Sirve de base para desarrollar las

conclusiones y recomendaciones.

Las características de un hallazgo son entre otras las siguientes:

- Tener un título que revele su contenido en forma resumida y llame la atención al

lector, este será a identificará la idea del contenido del mismo.

- Su contenido debe estar plenamente justificado por la labor efectuada y por la

evidencia obtenida.

- Su presentación no debe conducir a conclusiones erróneas.

- Para su determinación, se debe tomar en cuenta las circunstancias en que ocurrió el

hecho, la complejidad y la magnitud del problema, el grado de generalización de

este, su forma objetiva, honesta, justa y conveniente.

51

Los atributos de un hallazgo de Auditoría son:

CONDICIÓN – Situación actual encontrada – “Lo que es”.

CRITERIO – Unidades de medida o normas aplicables – “Lo que debe ser”.

CAUSA – Las razones de la decisión – “Por qué sucedió”.

EFECTO – Importancia relativa del asunto – “La diferencia entre lo que es y debe ser”.

Los mecanismos para establecer un hallazgo son los siguientes:

1. Identificar la condición de los asuntos deficientes.

2. Reconocer las líneas de autoridad y responsabilidad de la entidad.

3. Verificar las causas de la deficiencia.

4. Determinar si la deficiencia es un caso aislado o una condición determinante.

5. Identificar y solucionar los asuntos legales.

6. Determinar los efectos e importancia de la deficiencia.

7. Obtener comentarios de personas u organismos directamente interesados, que

puedan estar afectados por el hallazgo.

8. Establecer las conclusiones de Auditoría en base de la evidencia obtenida.

9. Determinar las posibles acciones correctivas.

b) Las Conclusiones.

Constituyen un resumen de los comentarios sobre las deficiencias o desviaciones

encontradas como producto del juicio crítico personal de auditor. Son parte esencial de

todo informe de Auditoría, porque reflejan la apreciación del auditor con respecto de los

hechos ocurridos en la entidad.

Las conclusiones deben ser objetivas y basadas en hechos reales, más no en

suposiciones. Su presentación se la puede hacer en dos formas:

- Al final del comentario, identificándolas o no con el título de “Conclusiones”.

- En un capítulo exclusivo pero que tenga referencias con cada comentario, su número

y página, para permitir la continuidad de las ideas.

52

c) Recomendaciones.

Las recomendaciones son la partes fundamental de un trabajo de Auditoría operacional.

Estarán dirigidas a la máxima autoridad y/o principales funcionarios del área

examinada. Deberán ser específicas de tal forma que en ellas se eviten las sugerencias

demasiado generales, vagas, antieconómicas e impracticables. Su enfoque estará

dirigido no solamente a exigir el cumplimiento de disposiciones legales o

reglamentarias, sino también a ciertos lineamientos básicos a seguirse y algunas

alternativas de ejecución.

Se presentará sólo las recomendaciones que se desprenderán de los hechos comentados

de los hallazgos, y serán formuladas a continuación de cada uno de los hallazgos

correspondientes, poniendo presentarse secuencialmente numeradas o en un solo grupo,

fuera de los comentarios y conclusiones.

d) La Comunicación de Resultados.

En las labores del auditor se deberá mantener comunicación permanente y oportuna en

todo el proceso del examen, tanto con los funcionarios de la entidad, como de la

dependencia examinada. Esta comunicación deberá hacerse en forma apropiada y

oportuna, para ayudar al cumplimiento de los objetivos de las labores de control, y

evitar problemas posteriores en la divulgación de resultados y en el establecimiento de

responsabilidades, las cuales pueden quedar anuladas por falta de cumplimiento de esta

formalidad.

La comunicación se realiza por los medios oral y/o escrito. La comunicación oral logra

el mejor entendimiento e intercambio de información con los funcionarios, en cambio

que, la comunicación escrita presenta los comentarios a través de un informe final.

e) Informes de Auditoría Administrativa.

El informe de Auditoría administrativa es el producto terminado del trabajo realizado.

Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente los problemas detectados en

relación con la eficiencia operativa de la empresa o entidad y con los controles

operacionales establecidos. Para que la Auditoría administrativa sea útil a la entidad, el

53

informe debe ser ágil y orientado hacia la acción. Además siempre que sea posible, debe

cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios.

El informe equivale a un diagnóstico, en el cual se plasman los hallazgos derivados del

trabajo. En él se presenta una opinión tipo dictamen sobre el grado de eficiencia de la

empresa o entidad, y si se considera necesario sobre los estados financieros. El informe

debe contener básicamente tres aspectos:

- Alcance y limitaciones del trabajo.

- Situaciones que afectan desfavorablemente a la eficiencia operacional.

- Sugerencias para mejorar la eficiencia.

Además en el contenido es eficiente presentar muy claramente a los administradores de

la empresa el efecto de la ineficiencia existente, a fin de motivar la toma de medidas

correctivas conducentes. De igual forma es necesario en cuanto sea posible resaltar el

efecto cuantitativo que provocan las deficiencias detectadas, sus causas y

consecuencias.

“La responsabilidad del auditor estará en informar sobre los problemas detectados y

sugerir posibles soluc iones. La implantación de las medidas necesarias para solucionar

los problemas detectados, en términos generales quedan fuera del trabajo de Auditoría

administrativa, incluso en aquellos casos en los que el auditor haya presentado

recomendaciones especificas”. 18

El decálogo para preparar un buen informe de Auditoría Administrativa es el siguiente:

1. Enfatizar los aspectos significativos que mejoran la operación del negocio.

2. Omitir partidas o hechos poco significativos que no requieren la atención de los

ejecutivos.

3. Limitar el informe mínimo necesario.

4. Escribir el informe en lenguaje entendible y sin tecnicismo.

5. Hacer críticas acompañadas de sugerencias constructivas y respaldadas en los

hechos y hallazgos.

6. Discutir el informe con todos los responsables que se vean afectados por sus

observaciones y recomendaciones.

18 BAHAMONDE Iván. Auditoría Administrativa-Operacional, 1.987, Pág: 20.

54

7. En la medida que sea posible obtener el acuerdo de los funcionarios afectados en

las recomendaciones, en su caso presentarlas como sugerencias conjuntas.

8. Si no se cuenta con la aprobación de los afectados, cuando menos asegurarse que

sí hay acuerdo en las circunstancias y hechos que se informan. Así los directivos

podrán ver la posición del afectado y la de auditor y tomar una decisión.

9. Enviar copias del informe a los funcionarios superiores.

10. No circular material que no contenga el propio informe.

f) Momento y forma de la Comunicación.

Existen tres momentos para la comunicación de resultados:

1.- Al inicio del Examen, cuando está dirigido a los funcionarios y ex –funcionarios de

la entidad o empresa, mediante la conferencia inicial que se efectuará de conformidad

con la agenda de entrevistas.

2.- En el Transcurso del Examen, con los servidores de la entidad examinada, a fin de

obtener la mayor información posible respecto a asuntos sujetos a examen.

3.- Al Término del Examen, cuando el borrador del informe aprobado será presentado

y comunicado en la conferencia final, que se llevará a cabo una vez concluidas las

labores de campo.

A esta conferencia final previamente convocada por escrito, asistirán los principales

funcionarios y ex –funcionarios de las áreas examinadas conjuntamente con el

supervisor y jefe de equipo de Auditoría.

Se dejará constancia de ello en un documento previamente elaborado para el efecto,

suscribiéndose en él todos los participantes.

Luego de cumplidos todos los pasos en las diferentes fases, y con la revisión final del

borrador del informe, el cual será sumillado por el supervisor respectivo, se

reproducirán las copias necesarias, las que en su carta de presentación y en la última del

informe, lo distribuirá el auditor general con su firma. Se preparará la guía de

distribución de ejemplares, debiendo conservar el original del memorando de

antecedentes en el caso de existir el archivo de la unidad de Auditoría.

55

2.5 RECURSOS HUMANOS

2.5.1 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

2.5.2 CONCEPTO

Es el proceso de diseño de las medidas y actividades de la fuerza de trabajo para

mejorar la eficacia y eficiencia del funcionamiento de la organización.

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS.

CONCEPTO.

A la Administración de Recursos Humanos se la define como el conjunto de personas que deben interrelacionarse para la consecución eficiente de los objetivos de la organización. Cada ser humano tiene su personalidad que es la sumatoria de valores, creencias, conocimientos, experiencias y habilidades.

2.5.3 IMPORTANCIA

La importancia de la administración de Recursos Humanos radica en los temas de

estudio que regularmente se revisan como:

Política salarial, incentivos, ascensos, seguridad e higiene, seguridad social.

Considerando al factor humano como el eje principal para el desarrollo de las

organizaciones.

2.5.4 OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE RR. HH.

Según CHIAVENATO IDALBERTO (1995) los objetivos de la Administración de

Recursos Humanos son:

1. Crear, mantener y desarrollar un conjunto de Recursos Humanos con habilidades

y motivación suficiente para conseguir los objetivos de la organización.

56

2. Crear mantener y desarrollar condiciones organizacionales que permitan la

aplicación, el desarrollo y la satisfacción plena de los recursos humanos y el

logro de los objetivos individuales.

3. Alcanzar eficiencia y eficacia con los recursos humanos disponibles.

2.5.5 TÉCNICAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE RR. HH.

Según CHIAVENATO IDALBERTO (1995) indica las siguientes técnicas de

Administración de RR. HH:

1. Técnicas de ARH y su vinculación con los ambientes externo e interno de la

organización.

2. Técnicas de ARH aplicadas directamente sobre las personas o indirectamente a

través de los cargos que ocupan, bien mediante planes o programas globales o

específicos.

3. Técnicas de ARH que suministran datos y decisiones de ARH basados en datos.

2.5.6 COMPONENTES DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE

RECURSOS HUMANOS.

El sistema de Administración de Recursos Humanos comprende varios subsistemas los

cuales son:

• Planeación

• Contratación

• Reclutamiento y selección

• Inducción

• Capacitación

• Evaluación del desempeño

57

2.5.7 PLANEACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

2.5.8 Concepto.

Según CASTILLO JOSÉ (1993) define como el proceso mediante el cual se determina

la cantidad y calidad de las personas que la organización tendrá que vincular, reclutar,

seleccionar, entrenar y promover a corto y largo plazo.

La planeación de Recursos Humanos consiste en una técnica para determinar en forma

sistemática la provisión y demanda de empleados que una organización tendrá.

Al determinar el número y el tipo de empleados que serán necesario, el departamento de

personal puede planear sus labores de reclutamiento, selección, capacitación y otras

más.

La Planeación de Recursos Humanos permite al departamento de personal suministrar a

la organización el personal adecuado en el momento adecuado. Ver anexo 4

Importancia.

La función de planeación de Recursos Humanos tiene como finalidad determinar: F Los requerimientos futuros de trabajadores de todos los niveles de la Empresa.

F Dónde y cuándo comenzar a reclutar o despedir gente.

F Las necesidades de entrenamiento del personal.

F Cuando acelerar o frenar el ritmo de promoción.

Ventajas.

Sería ideal que todas las organizaciones identificaran sus planes a corto y largo plazo en

lo referente al recurso humano. Los planes a corto plazo determinan las vacantes que es

necesario llenar en el curso del año entrante. Los planes a largo plazo estiman la

situación de recursos humanos a futuro, entre las ventajas de la Planeación de los

recursos humanos tenemos:

58

• Se mejora la utilización de los recursos humanos.

• Se permite la coincidencia de esfuerzos del departamento de personal con los

objetivos globales de la organización.

• Se expande la base de datos de personal, para apoyar otros campos.

• Se permite la coordinación de varios programas, como la obtención de mejores

niveles de productividad mediante la aportación de personal más capacitado.

Técnicas para Pronosticar.

Los instrumentos que pretenden pronosticar las necesidades futuras de empleados en

una organización pueden ir desde técnicas muy elementales hasta muy complejas, ni

siquiera las técnicas más complejas son totalmente precisas, sólo permiten mayor grado

de aproximación. La mayor parte de las organizaciones suelen iniciar sus actividades

empleando técnicas sencillas, y después, a medida que crecen la organización y la

necesidad de emplear instrumentos más confiables, se puede recurrir a técnicas más

avanzadas que requieren personal especializado.

Las técnicas pueden ser:

Técnicas basadas en la experiencia.

Estás técnicas se apoyan principalmente en el juicio de las personas con conocimientos y visión amplios sobre las futuras necesidades de recursos humanos, dentro de las cuales tenemos: • Decisiones informales

• Investigación formal a cargo de expertos.

• Técnica defos.

59

Técnicas basadas en tendencias.

Es probable que la técnica más expedida sea la proyección de las tendencias de la

organización durante el pasado. Dentro de estas técnicas tenemos:

• Extrapolación

• Indexación

• Análisis estadístico

Técnicas basadas en otros factores.

Existen otros métodos para calcular la demanda futura de recursos humanos, de los

cuales tenemos:

• Análisis de presupuestos y planeación

• Análisis de nuevas operaciones

• Modelos de computadoras

El proceso de planeación de Recurso Humano

Planes globales de la organización

Estimativo inicial de personal requerido

Inventario proyectado

Requisito neto de personal

Reclutamiento

Retiros Renuncias Despidos

Jubilaciones Licencias

Transferencias Promociones

Fallecimientos

60

2.5.9 Cuadro de contrataciones

Una vez evaluada la demanda futura de recursos humanos el departamento de personal

procede a llenar las vacantes. Existen dos fuentes de suministros de personal: la interna

y la externa.

El suministro interno se compone de los empleados actuales que pueden ser promovidos

o transferidos, o que pueden absorber entre sus funciones las que se quiere llenar. El

suministro externo se compone de la oferta de mano de obra exterior a la organización;

empleados de otras compañías, desempleados, estudiantes a punto de graduarse, etc.

CUADRO DE CONTRATACIONES

Fecha Remuneración prevista

Área o departamento Fecha de contratación

(d/m/a)

2.5.10 ANÁLISIS FODA

¿Por qué un FODA?

Para conocer el estado de la situación de la organización interna y externa (entorno).

Abraham Lincoln dice “Si pudiéramos saber primero dónde estamos (diagnóstico) y

hacia dónde vamos (visión, dirección de desarrollo), podríamos juzgar mejor qué hacer

y cómo hacerlo (plan operativo).

El análisis FODA consiste en analizar la situación de la organización desde el punto de

vista interno y externo, diferenciando sus aspectos positivos y negativos.

61

A los aspectos internos positivos los llamamos FORTALEZAS.

A los aspectos internos negativos los llamamos DEBILIDADES.

A los aspectos externos positivos, los llamamos OPORTUNIDADES

A los aspectos externos negativos, los llamamos AMENAZAS.

Fortalezas.- Las principales ventajas (comparativas), capacidades y recursos, en los

cuales la organización se puede apoyar para llegar a concretar la visión.

Debilidades.- Razones, circunstancias reales o percibidas por las cuales la organización

no funciona bien (no se orienta hacia la visión) y los clientes no se sienten contentos,

satisfechos.

Oportunidades.- Circunstancias externas favorables que la organización puede

aprovechar para avanzar hacia la visión.

Amenazas.- Aspectos desfavorables en el contexto, que pueden afectar negativamente

en el desarrollo organizacional hacia la visión.

Aplicando un análisis FODA lo que se pretende determinar son:

Las Fortalezas para impulsarlas

Las debilidades para eliminarlas

Las oportunidades para potenciarlas, aprovecharlas

Las amenazas para evitarlas, neutralizarlas.

2.5.11 Análisis y descripción de funciones

2.5.11.1 Análisis de puestos

José Castillo Aponte (1993) define al análisis ocupacional como el proceso sistemático

de recolección y estudio de la información característica de un puesto, que permita

identificar su objetivo básico, las actividades que deben realizarse para cumplir su

misión, las especificaciones de las tareas, el cliente y proveedor del cargo, las

62

condiciones ambientales bajo las cuales se realiza el trabajo, sus responsabilidades y los

requisitos que debe reunir la persona que lo desempeñe.

Importancia del análisis de puesto.

• La importancia radica en que antes de iniciar la búsqueda de las personas requeridas

por la empresa se deben tener claramente identificadas las funciones y requisitos del

puesto vacante, lo cual es parte de la función de análisis de ocupacional.

Si alguien inició la búsqueda de un nuevo empleado sin tener claramente definido su

perfil ocupacional, le puede suceder lo mismo que el individuo que llega adquirir en

un almacén sin saber qué es lo que desea comprar y termina adquiriendo algo que no

necesita.

• Asignar objetivos a cada función

• Eliminar requisitos y demandas no indispensables

• Identificar candidatos adecuados a las vacantes.

• Útil para explicar a los candidatos en que consiste el trabajo

• Permite la aplicación racional de técnicas de reclutamiento, selección, inducción,

capacitación y desarrollo personal.

• Base para la organización, estructuración y definición de las unidades de trabajo.

Información previa para el análisis de funciones.

Los analistas de puestos obtienen información relativa a los empleados y a quienes los

desempeñan. Antes de estudiar cada puesto los analistas estudian.

• La organización

• Sus objetivos

• Sus características

• Sus insumos (personales, materiales, procedimientos).

• Los productos y/o servicios que brinda a la comunidad.

• Recopilan información existente en la empresa, de otras empresas o de boletines

oficiales.

63

Una vez previstos de un programa general sobre la organización y su desempeño, los

analistas:

• Identifican los puestos que es necesario analizar.

• Preparan un cuestionario de análisis de puestos.

• Obtienen información para el análisis de puestos.

2.5.11.2 Descripción de funciones.

La información sobre los diversos puestos de una compañía pueden emplearse en tres

formas principales: para la descripción de puestos, para la especificaciones de una

vacante o puesto, y para establecer los niveles de desempeño necesarios para una

función determinada.

La descripción de funciones se la define como un documento que contiene la

información objetiva de las actividades y responsabilidades a cumplir en un puesto, las

relaciones entre los puestos de la organización, las condiciones de trabajo, frecuencia y

ámbito de ejecución y responsabilidades de supervisión.

Para no forzar la creatividad del ocupante del cargo, su descripción debe dejar abierta la

posibilidad para originar nuevas funciones que faciliten el logro del objetivo de la

posición, para esto es conveniente que al concluir el listado de las funciones que

explícitamente se han identificado para el cargo, se deje constancia sobre la posibilidad

de realizar otras funciones que conduzcan a los resultados esperados del cargo.

2.5.11.3 Preparación de un proceso de análisis y descripción de Funciones.

Antes de iniciar un programa de análisis y descripción de funciones, debemos:

• Determinar las necesidades de la organización.

• Asegurar apoyo de la administración y la cooperación del personal.

• Explicar objetivos y propósitos de contar con la descripción de funciones.

• Elegir un responsable o administrador del proceso.

2.5.11.4 Desarrollo del proceso de análisis de funciones.

64

La práctica del análisis ocupacional se facilita si visualizamos esta función como un

proceso, es decir, como un conjunto de actividades o etapas interrelacionadas para

producir un resultado. El proceso se lo puede graficar de la siguiente manera.

Esquema Proceso de Análisis de Funciones

1.- Recolección de información

La primera etapa del proceso es la recolección de la información pertinente al cargo,

que permite diferenciarlo de las demás posiciones existentes en la empresa.

Una vez que se tiene toda la información confiable y necesaria para caracterizar el

puesto de trabajo, se procede a estudiar en detalle los datos laborales indispensables

para preparar los elementos constitutivos de la descripción del cargo, priorizar las

funciones, determinan las responsabilidades y los requisitos requeridos mínimos para

desempeñar la posición.

La fuente natural de información laboral es la persona que ocupa el cargo, por razones

obvias es dicha persona quien mejor debe conocer la forma como funciona su puesto de

trabajo. Sin embargo, es entendible también la tentación que siente el titular del cargo

de exagerar la información que suministra, especialmente cuando sabe que puede ser

utilizada para determinar los niveles salariales.

Por lo anterior, se hace necesario apelar a otra fuente de información del cargo, que es

su supervisor inmediato.

2.- Análisis de cargos

Una vez que se tiene la información necesaria sobre cada uno de los cargos de la

empresa se procede a analizarla para determinar:

Recolección de

información

Análisis de

cargos

Descripción

del cargo

65

a) Identificación del cargo, b) objetivos básicos; c) funciones, d) responsabilidades, e)

condiciones físicas del ambiente de trabajo, f) requisitos mínimos; y g) cliente y

proveedor del cargo.

a) Identificación del cargo: Los elementos que identifican suficientemente un cargo

son el nombre, el área de la empresa a la cual pertenece y la posición del jefe inmediato.

El nombre del cargo debe ser sencillo pero claro como para dar una idea de su

naturaleza; en caso de existir varios nombres para un mismo cargo se debe escoger el

más utilizado en la empresa.

Como ejemplo de identificación de un cargo tenemos:

Nombre del cargo : Conductor local

Área : Mercadeo y ventas

Jefe inmediato : Supervisor de despachos.

b) Objetivo básico del cargo: es el resultado esperado de la realización de las

funciones y constituyen la razón de existir dentro de la empresa. Representa el aporte

que el ocupante del cargo hace a la misión de la institución.

Se debe procurar identificar el objetivo básico del cargo en términos de un servicio,

producto o componente del producto que pueda ser utilizado independientemente.

El analista debe destacar el objetivo del cargo diferenciándolo de las funciones y

expresándolo concretamente de tal manera que sea posible visualizar su articulación con

los objetivos superiores del área y de la empresa. De esta manera servirá como

orientador del desempeño.

c) Funciones: las acciones que se realizan en el ejercicio de un cargo pueden ser

fundamentalmente físicas, mentales o de relaciones interpersonales.

La frase que describe la función debe iniciarse con un verbo en infinitivo y ser

suficientemente claro y ser suficientemente clara como para mostrar su relación con el

objetivo del cargo.

Cada enunciado debe superar la prueba de justificación, respondiendo afirmativamente

a la pregunta: ¿contribuye esta función al logro del objetivo del cargo?

66

Como resultado del análisis del cargo, las funciones deben priorizarse para distinguir las

importantes de las secundarias. La importancia de las tareas está discriminada por su

contribución a los objetivos del cargo y por las consecuencias que se derivan de su

ausencia de realización.

d) Responsabilidades: La responsabilidad por la calidad consiste en el cumplimiento

de las normas o especificaciones con las cuales se debe realizar el trabajo. Estas normas

deben ser establecidas conjuntamente entre el ocupante del cargo, su jefe inmediato y el

analista. Es conveniente determinar para cada cargo las consecuencias de los errores que

se deben prevenir.

e) Condiciones Ambientales: El estudio ahora se orienta a especificar las condiciones

físicas que rodean el trabajo, tales como ruido, polvo, gases, iluminación, temperatura,

humedad, etc. También se debe identificar las principales fuentes de accidentes o

peligros a que está expuesto el ocupante del cargo y sus posibles consecuencias.

f) Requisitos mínimos: Se hace necesario que el analista se dirija ahora hacia la

fijación de los requisitos mínimos que debe reunir la persona, para realizar

adecuadamente el trabajo.

La demanda de las características personales depende de la naturaleza del trabajo que se

realiza en el cargo.

La experiencia también permite pronosticar ciertas habilidades y destrezas deseables

para el desempeño de la posición, que de otra forma serían difíciles de detectar, como

puede ser la habilidad para el manejo de las relaciones interpersonales.

3.- Descripción de l cargo

La descripción de funciones se la define como un documento que contiene la

información objetiva de las actividades y responsabilidades a cumplir en un puesto, las

relaciones entre los puestos de la organización, las condiciones de trabajo, frecuenc ia y

ámbito de ejecución y responsabilidad de supervisión.

67

Para no coactar la creatividad del ocupante del cargo, su descripción debe dejar abierta

la posibilidad para originar nuevas funciones que faciliten el logro del objetivo de la

posición, para esto es conveniente que al concluir el listado de las funciones que

explícitamente se han identificado para el cargo, se deje constancia sobre la posibilidad

de realizar otras funciones que conduzcan a los resultados esperados del cargo.

En términos generales, la descripción de funciones bien hechas no deben constituir

camisas de fuerza ni para el trabajador ni para la empresa.

2.6 MÉTODOS PARA EL ANÁLISIS DE PUESTOS.

Dentro del análisis de funciones existen métodos para su análisis y tenemos:

1.- El Cuestionario

La información básica que suministra el trabajador se obtiene mejor mediante un

cuestionario cuidadosamente elaborado para tal fin. Existen varios formatos para

elaborar estas encuestas, que pueden adaptarse a las necesidades de cada estudio.

Cualquiera que sea el diseño del cuestionario que se escoja, su diligenciamiento se hace

más eficaz si el trabajador tiene la oportunidad de responderlo en un tiempo razonable y

con disponibilidad del analista encargado del estudio, para aclararle cualquier duda que

se le pueda presentar. El cuestionario respondido por el titular del cargo debe ser

revisado por el jefe inmediato y si es necesario, modificado conjuntamente con el

trabajador.

2.- Observación directa

Consiste en la inspección presencial que el analista hace del desempeño del cargo. Este

medio para recabar datos del trabajo se hace más eficaz si se realiza después de conocer

el cuestionario diligenciado por el trabajador y con la intención de aclarar lo que sea

necesario.

3.- La Entrevista

68

Generalmente esta comunicación personal es utilizada por el analista laboral para

refinar la información obtenida del trabajador y de su jefe inmediato. A través de una

adecuada entrevista se puede obtener datos sobre incidentes críticos que ocurren durante

el desempeño del cargo y los cuales son importantes al realizar su estudio detallado.

2.6.1 Contenido del Formulario de la descripción de Funciones.

A continuación se describe el modelo del formulario. (Ver anexo 1)

2.6.2 Ejemplo de descripción de funciones

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.”

Planta: Quito Fecha elaboración original: 10-12-97

División: Ventas Revisión No. 4 fecha 04-01-2000

Depto: Ventas directas

Sección: Distribución

Cargo : Vendedor

Reporta directamente : Jefe de ventas

Reporta indirectamente : Gerente de ventas

Implementos de seguridad :

y/o ropa o uniformes de trabajo - un terno

- una camisa

- dos pares de zapatos

A.- OBJETIVO

Ejecutar las políticas de ventas de la compañía implementadas para la comercialización

de sus productos en el sector de la sierra, a través de acciones de dirección y

organización eficientemente coordinadas con la distribución, a fin de lograr en forma

permanente un incremento en las ventas.

69

B.- FUNCIONES

• Supervisar y controlar las ventas directas efectuadas con el vehículo de reparto o si

él, a fin de buscar que los productos tengan excelente presencia comercializadora en

los puntos de distribución.

• Receptar y utilizar los materiales (publicidad en el punto de venta) que son

producidos por las agencias publicitarias con el fin de que cumplan con los objetivos

para los que fueron ideados.

• Programar y coordinar con el jefe del departamento las ventas generales y especiales

a fin de alcanzar la máxima rentabilidad de las inversiones efectuadas por ese

concepto.

• Controlar diariamente el funcionamiento de los exhibidores de los puntos de venta a

fin de comprobar su buen estado y programar mantenimientos preventivos en caso

de ser necesarios.

• Administra las ventas directas de los productos a los hogares cuidando que sean

depositadas las garantías en su debida oportunidad.

• Elaborar un plan diario para la distribución y ventas de los productos y disponer que

la entrega lo realice el chofer de reparto en forma oportuna.

C.- RELACIONES PRINCIPALES

CONTACTOS INTERNOS Y EXTERNOS

DENTRO DE LA COMPAÑÍA

Bodega de abastecimiento

Facturación

Chóferes

FUERA DE LA COMPAÑÍA

Dueños de locales comerciales

Agencias de publicidad

70

D.- SUPERVISIÓN

DIRECTA

Chofer de reparto

INDIRECTA

Ninguna

E.- REQUISITOS PARA OCUPAR EL PUESTO

E.1 EDUCACIÓN MÍNIMA NECESARIA

Título de bachiller en Químico Biólogo o en Comercio y Administración.

E.2 CONOCIMIENTOS RELATIVOS AL PUESTO

Cursos de ventas, mercadeo y computación.

E.3 EXPERIENCIA TOTAL MÍNIMA NECESARIA

6 meses

_________________________

Nombre del titular

__________________________ ________________________

Gerente /Gerente General Gerente / Jefe de Ventas

__________________________ ________________________

Jefe inmediato Recursos Humanos

Fecha: _____________________

71

2.6.3 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN

2.6.3.1 Reclutamiento definición

William B Werther (1992) define al reclutamiento como el proceso de identificar e

interesar a candidatos capacitados para llenar las vacantes. El proceso de reclutamiento

se inicia cuando se empieza la búsqueda, y termina cuando se reciben las solicitudes de

empleo. Se obtiene así un conjunto de solicitudes, del cual se obtiene posteriormente el

nuevo o nuevos empleados.

Proceso de identificar a candidatos capacitados para llenar las vacantes.

Objetivo

El objetivo del reclutamiento es poner a disposición de la empresa, para proceder a la

selección, a un grupo de candidatos(as) idóneos(as).

A mayor número de aspirantes idóneos, mayor probabilidad de una mejor selección.

Fuentes de reclutamiento

Para obtener el número requerido de candidatos idóneos para un cargo vacante, el

reclutador debe explorar las fuentes adecuadas de acuerdo con los recursos y políticas

de la empresa y con las condiciones de los aspirantes que busca. A continuación se

describirán las fuentes de reclutamiento más utilizadas por diferentes organizaciones.

• El propio personal

• El archivo de solicitudes

• Las organizaciones educativas

• Las asociaciones profesionales

• Las agencias de empleo

• Las empresas de servicios temporales

72

Medios de reclutamiento

Los medios de reclutamiento son los canales a través de los cuales la empresa divulga

en su mercado laboral la existencia de una oportunidad de empleo, con el propósito de

atraer los mejores aspirantes; son fundamentalmente vías de comunicación entre la

empresa y los aspirantes a empleo.

Los medios más comunes de reclutamiento son:

• Comunicación oral (personal o telefónica)

• Comunicación escrita (carta, memorando o boletín)

• Anuncio radial

• Aviso de prensa

Procedimiento de reclutamiento

2.6.3.2 Selección definición

El proceso de selección consiste en una serie de pasos específicos que se emplean para

decidir que solicitudes deben ser contratados.

Concluidas las actividades de reclutamiento se tiene ahora una cantidad adecuada de

candidatos, entre los cuales se debe escoger el que mejor se adapte a las condiciones del

cargo y de la empresa.

Análisis de cargo

Requisitos del cargo

Fuentes de reclutamiento

Medios de reclutamiento

Diligenciamiento de solicitudes de empleo

Verificación de referencia

Candidatos

73

Objetivo e importancia.

El proceso de selección tiene como objetivo escoger, dentro del grupo de candidatos

reclutados, aquel que por sus habilidades, conocimientos y actitudes presente las

mayores posibilidades de desempeñarse adecuadamente tanto en el cargo vacante como

el resto de la compañía. La selección de personal debe buscar en primer término que el

candidato se encaje dentro de la organización y luego en el cargo que va a ocupar.

Una selección empírica, caracterizada por criterios altamente subjetivos del

seleccionador, atenta tanto contra los objetivos de los trabajadores como de la

organización, por efecto de la baja eficiencia de la fuerza laboral, por la excesiva

rotación del personal y por la necesidad adicional de entrenamiento que genera.

En cambio, un proceso tecnificado y objetivo de selección garantiza:

1. Alta calidad en la fuerza laboral.

2. Un estímulo a los trabajadores que son seleccionados por sus condiciones

personales y sin ingerencias extrañas.

3. Reducción de los costos de adaptación y entrenamiento.

2.6.3.3 Elementos de la selección.

El departamento de personal emplea el proceso de selección para realizar la contratación

del nuevo personal. El proceso de selección se basa en tres elementos esenciales:

• La información que brinda el análisis de puestos proporciona la descripción de

tareas, las especificaciones humanas y los niveles de desempeño que requiere cada

puesto.

• Los planes de recursos humanos a corto y largo plazo permiten conocer las vacantes

futuras con cierta precisión, y permite así mismo conducir el proceso de selección en

forma lógica y ordenada.

• Los candidatos, finalmente, son un elemento esencial, para que se disponga de un

grupo de personas entre las cuales se pueda escoger.

74

Hay otros elementos adicionales en el proceso de selección, que también deben ser

considerados: la oferta limitada de empleo, los aspectos éticos, las políticas de la

organización y el marco legal en el que se inscribe toda la actividad.

Elementos de la selección

2.6.3.4 Pasos básicos del proceso de selección

Análisis de puestos

Planes de recursos humanos

Candidatos

Proceso de Selección

Orientación Capacitación Desarrollo Planeación del Desarrollo profesional Compensación Acción colectiva Control de personal

Decisión de Paso 8 contratar

Descripción realista Paso 7 Del puesto

Entrevista con el supervisor Paso 6

Examen medico Paso 5

Verificación de datos y referencias Paso 4

Entrevista de selección Paso 3

Pruebas de idoneidad Paso 2

Recepción preliminar de solicitudes Paso 1

75

2.7. INDUCCIÓN

2.7.1 Objetivo

El objetivo general de la inducción es el de adaptar a los nuevos empleados a la cultura

de la organización y a sus metas.

Busca contribuir al mejoramiento del desempeño

2.7.2 Procedimientos

La inducción del nuevo empleado debe iniciarse en el momento mismo que se le

comunica su aceptación, entregándole la mayor información escrita sobre:

• Estructura de la organización

• Políticas y objetivos generales

• Beneficios y servicios establecidos para el personal

• Descripción del cargo

• Normas de seguridad y reglamentos de la empresa.

2.7.3 Inducción especifica

La inducción específica estará a cargo del jefe inmediato, con relación al cargo que se

va a ocupar y presentación de sus compañeros de trabajo. Es necesario establecer

mecanismos de comunicación de doble vía, para que el nuevo empleado tenga

posibilidad de expresar su opinión sobre la información que recibe.

2.7.4. Plan de inducción

Es importante establecer por escrito un plan de inducción y entrenamiento inicial para

cada uno de los nuevos empleados, que contenga básicamente:

76

Tiempo de duración, con fecha de inicio y terminación

Personal responsable por áreas de inducción

2.8 Capacitación y Desarrollo

2.8.1 Objetivo

Ayuda a asegurar que la organización tenga el personal con las capacidades y los

conocimientos que ésta necesita para alcanzar sus objetivos estratégicos.

El objetivo principal de la capacitación es desarrollar al máximo el potencial de los

trabajadores para que puedan utilizar todas sus capacidades, tanto dentro como fuera del

trabajo.

¿Cómo beneficia la capacitación a la organización?

• Conduce a rentabilidad más alta y a actitudes más positivas

• Mejora el conocimiento del puesto

• Eleva la moral de la fuerza de trabajo

• Crea mejor imagen

• Mejora la relación jefes - subordinados

• Contribuye a la formación de lideres y dirigentes

• Incrementa la productividad y la calidad del trabajo

• Elimina los costos de recurrir a consultores externos

• Se promueve la comunicación a todas la organización

77

2.8.2 Definición

Se la define como el proceso mediante el cual se lleva a cabo una serie sistematizada de

actividades encaminadas a proporcionar conocimientos, desarrollar habilidades y

mejorar actitudes de los Recursos Humanos. En ella se conjuga la realización individual

con la consecución de los objetivos de la organización.

2.8.3 Desarrollo Objetivo

• Ayuda al individuo para la toma de decisiones y solución de problemas

• Alimenta la confianza, la posición asertiva y el desarrollo

• Contribuye positivamente en el manejo de conflictos y tensiones

• Permite el logro de metas individuales

• Desarrolla un sentido de progreso en muchos campos

2.8.4 Concepto

El método efectivo para enfrentar varios de los desafíos que ponen a prueba la

habilidad de las organizaciones modernas.

Entre estos desafíos se incluyen la obsolencia de los conocimientos del personal, los

cambios sociales y técnicos, y la tasa de rotación de los empleados.

2.8.5 Pasos básicos en la capacitación

El éxito de la función de capacitación depende en gran medida del seguimiento de las

siguientes etapas que componen el proceso.

78

a) Determinación de las necesidades de capacitación

Un análisis del desempeño realizado durante la evaluación de cada uno de los

integrantes de la organización, permite a los supervisores respectivos elaborar un listado

de prioridades de entrenamiento; estas listas junto con los planes estratégicos y los

planes a corto y mediano plazo de la fuerza laboral de la empresa, permite a los

directivos de la línea identificar sus necesidades de capacitación.

b) Planes de entrenamiento

Luego de identificar las necesidades de la empresa en esta área, se puede diseñar los

proyectos específicos de capacitación y formación, para satisfacerlas.

En esta fase de planeación los responsables del entrenamiento fijaran asuntos corno: los

objetivos del ent renamiento, las conductas observables en los capacitados al término del

proyecto, a quienes entrenar, que tipo de capacitación, cuando capacitar, durante que

tiempo, y con que método.

c) Ejecución del entrenamiento

En esta fase los diferentes planes son implementados. El director de la capacitación es el

responsable de la creación de las condiciones para que las actividades se realicen de

acuerdo a lo planeado.

d) Evaluación del entrenamiento

En esta etapa son medidos los resultados de todos los esfuerzos de mejoramiento del

personal. La eficiencia de los planes y programas de entrenamiento es medida en

función del logro de los objetivos planteados en su fase de planeación.

79

Grafica del proceso de capacitación y desarrollo

Retroalimentación

2.9 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

2.9.1 Definición

Constituye el proceso por el cual se estima durante un periodo determinado, el

rendimiento global del empleado y de su potencial de desarrollo y servirá de base para

las medidas que debe adoptar la organización. Es un inventario del patrimonio humano

de la empresa.

2.9.2 Objetivo

Proporcionar una descripción exacta y confiable de la manera en que el empleado lleva

a cabo su función, a fin de abordar medidas correctivas que mejoren o potencien su

desempeño laboral y del equipo.

Determinación de

necesidades

Planeación

Ejecución

Evaluación de

Resultados

80

2.9.3 Usos mas destacados y ventajas de la información de

Evaluación del desempeño

• Mejora el desempeño

• Políticas de compensación

• Decisiones de ubicación

• Necesidades de ubicación

• Necesidades de capacitación y desarrollo

• Planeación de la carrera profesional

• Determina errores en el diseño e información del puesto

• Detecta influencias externas en el desempeño

2.9.4 Pasos Básicos en la evaluación del desempeño

Comprende tres pasos principales

• Definir las funciones y objetivos y estar de acuerdo en las responsabilidades y los

criterios de desempeño para la consecución de los procesos.

• Evaluar el desempeño: Comparar el rendimiento real con los criterios de desempeño

determinados para las funciones.

• Ofrecer retroalimentación y configurar planes de desarrollo personal.

Estándares de desempeño

Constituyen los parámetros que permiten mediciones más objetivas, guardan relación

estrecha con los resultados que se desean en cada función. No pueden fijarse

abiertamente, se desprenden del análisis de funciones y/o del cumplimiento.

81

Mediciones del desempeño

Son los sistemas de calificación de cada labor. Para ser útiles las mediciones deben ser

de uso fácil, confiables y calificar los elementos esenciales que determinan el

desempeño. Las observaciones del desempeño pueden llevarse a cabo en dos formas

1. Directa: cuando quien califica el desempeño lo ve en persona

2. Indirecta: cuando el evaluador debe basarse en otros elementos, son menos

confiables.

8

82

ORDEN DE TRABAJO

No. 001

Quito, 16 de Mayo del 2006

Señora

Marlene Puruncajas Chávez

EGRESADA DE LA ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA DE LA

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

Ciudad.-

De mi consideración:

En cumplimiento del Proyecto de Tesis aprobado por el H. Consejo Directivo de

la Facultad de Ciencias Administrativas, Escuela de Auditoría de la U.T.E.,

sírvase proceder a efectuar la Auditoría Administrativa del Área de Recursos

Humanos de la Empresa “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”,cuyo alcance

cubrirá el período comprendido desde el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del

2006.

Se faculta a la Sra. Marlene Puruncajas Chávez que actúe en calidad de

investigadora-auditora operativa y el suscrito como supervisor

Terminado el Trabajo de Auditoría, se servirá presentar el respectivo informe.

Atentamente,

CPA. Carlos García DIRECTOR DE TESIS

83

Quito, 16 de Mayo del 2006

PARA: DR. JAIME GUTIÉRREZ GERENTE GENERAL DE “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”

DE: MARLENE DEL CARMEN PURUNCAJAS CHÁVEZ

INVESTIGADORA-AUDITORA OPERATIVA

ASUNTO: INICIO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

En cumplimiento a la Orden de Trabajo No. 001 emitida por el C.P.A. Carlos

García, catedrático de la Universidad Tecnológica Equinoccial y Director de

Tesis, pongo a su conocimiento que en esta fecha se da inicio a la práctica de

Auditoría Administrativa al Área de Recursos Humanos de la Empresa

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.”, cuyo alcance cubrirá el período

comprendido desde el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2006.

Particular que le doy a conocer y por su intermedio al personal a su cargo.

A la vez me permito solicitar su colaboración para disponer de la información

necesaria en el transcurso de la misma.

Atentamente,

MARLENE PURUNCAJAS CHAVEZ INVESTIGADORA-AUDITORA OPERATIVA

84

PLAN DE TRABAJO

ENTIDAD : “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”

TIPO DE TRABAJO : Auditoría Administrativa

RUBRO O ÁREA : Recursos Humanos

PERÍODO : Del 16 de Mayo al 16 de Noviembre de. 2.006

RESPONSABLE : Marlene Puruncajas Chávez

1. ANTECEDENTES

La Auditoría Administrativa de Recursos Humanos se efectuará de

conformidad con la Orden de Trabajo No. 001 de Fecha 16 de Mayo de 2.006

emitida por el C.P.A. Carlos García, en su calidad de Director de Tesis, de

acuerdo al Plan de Tesis y al esquema a desarrollarse aprobado.

2. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Con la realización de la Auditoría Administrativa del Área de Recursos

Humanos de la Empresa “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”, se pretende

alcanzar los siguientes objetivos:

85

• Verificar si los objetivos propuestos por la Empresa se han cumplido y a

su vez si las actividades del área de Recursos Humanos se han llevado a

cabo en forma eficiente, efectiva y económica.

• Evaluar el Sistema de Control Interno gerencial de la Empresa,

determinando así mismo el grado de confiabilidad que merece la

administración en el ejercicio directo del control sobre los recursos

humanos.

• Proporcionar ayuda a nivel gerencial, a través de la formulación de

recomendaciones que permitan tomar las medidas correctivas

necesarias, sobre las deficiencias encontradas.

3. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La Auditoría Administrativa a realizarse será del Área de Recursos Humanos

de “LABORATORIOS BIOGENET S.A.” en el período comprendido entre el 16

de Mayo al 16 de Noviembre del 2006.

86

4. ESTRUCTURA ORGÁNICA

LABORATORIOS “BIOGENET” S.A. se encuentra estructurada de la siguiente

manera:

NIVEL LEGISLATIVO : - Junta General de Accionistas

NIVEL DIRECTIVO : - Directorio

NIVEL EJECUTIVO : - Presidencia Administrativa

- Gerencia General

NIVEL ASESOR : - Comisaría

- Auditoría Interna

- Asesoría Jurídica

NIVEL DE APOYO : - Secretaría

- Contabilidad

- Jefe Administrativo

NIVEL OPERACIONAL : - Jefe de Ventas

- Vendedores

NIVEL DE SERVICIOS : - Chóferes

- Guardias

- Jefe de Bodega

-Ayudantes de Bodega

- Conserje

87

5. BASE LEGAL

La Empresa “LABORATORIOS BIOGENET S.A.” fue creada mediante

Resolución No. 1803, el 28 de junio de 1994 e inscrita en el Registro Mercantil

con el No. 125 de fecha 3 de agosto de 1994 del mismo año, fecha en la cual da

inicio a sus actividades comerciales.

Rige para su funcionamiento legal la Ley de Compañías, Código de Comercio,

Código de la Salud, Código de Trabajo, Ley de Régimen Tributario Interno,

Estatutos y Reglamento Interno de la Empresa.

6. OBJETIVOS DE LA EMPRESA

Es una Empresa con fines de lucro, tiene como actividad principal la

distribución, representación y comercialización de productos farmacéuticos.

La empresa se encuentra ubicada en la ciudad de Quito en las calles Vicente

Cárdenas E-589 y Japón.

El número de trabajadores es de 36 empleados que cumplen funciones en la

parte administrativa, servicios y ventas.

Los principales proveedores de “LABORATORIOS BIOGENET” S.A., son:

TECNOPAPEL, LABORATORIOS LIFE, ROCHE, CHEFARM, LABORATORIOS

GUGONZA , etc.

88

7. FUNCIONARIOS PRINCIPALES

Los funcionarios principales de “LABORATORIOS BIOGENET S.A.” son los

siguientes:

PRESIDENTE ADMINISTRATIVO : Sra. Lourdes Hurtado

GERENTE GENERAL : Dr. Jaime Gutiérrez

COMISARIO : Sr. Wilfredo Arauz

AUDITOR INTERNO : Lcda. Norma de Campo

ASESOR JURÍDICO : Dr. Pablo Huaca

SECRETARIA : Sra. Isabel González

DEPARTAMENTO FINANCIERO : Lic. Myrian Díaz

DEPARTAMENTO DE VENTAS : Dr. Milton Angulo.

8. UNIDADES DE APOYO Para la realización del trabajo de Auditoría se prevé contar con el apoyo y

asistencia de Catedráticos de la Facultad de Ciencias Administrativas de la

Universidad Tecnológica Equinoccial, del Director de Tesis, de los Profesores

Asesores y del Personal de “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”

89

9. RECURSOS A UTILIZARSE

a) Recursos Humanos:

a.1 El Director de Tesis, quien actúa como Supervisor de

Auditoría

a.2 La Auditora Investigadora egresada de la Escuela de

Contabilidad y Auditoría

b) Recursos Materiales

• 500 hojas de papel bond tamaño INEN

• 200 hojas de papel periódico

• 100 hojas rayadas para Cédulas Narrativas

• 100 hojas de formularios para Programas de Auditoría

• 30 hojas de formularios para cuestionarios de Control

Interno

• 2 lápices

• 2 lápices bicolor

• 2 esferográficos

• 2 borradores bicolor

• 1 corrector

• Regla

• Clips

90

c) Recursos Financieros

El total de recursos financieros estarán a cargo de la Auditora -

Investigadora

10. TIEMPO ESTIMADO

Días Calendario : 180 días

Días Laborables : 120 días

11. FECHA DE INICIACIÓN DE LAS LABORES 16 de Mayo del 2006

a) Del 16 al 30 de Mayo visitas a “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”

b) Todo el mes de Junio Revisión de Legislación, Objetivos, Políticas y

Normas de “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”

c) Todo el mes de Agosto del 2006 Revisión y Evaluación del Control

Interno

d) Todo el mes de Septiembre Examen de Áreas Críticas

e) En el mes de Octubre y Noviembre Narrativa de Resultados

ELABORADO POR REVISADO POR

Marlene Puruncajas Chávez C.P.A. Carlos García EGRESADA DE AUDITORIA DIRECTOR DE TESIS

91

4.1 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DEL ÁREA DE RECURSOS

HUMANOS DE LA EMPRESA “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”

PERÍODO. (MAYO – NOVIEMBRE 2006)

ÍNDICES Y MARCAS

ÍNDICES

ÍNDICE FASE DESCRIPCIÓN

F1 I Estudio Preliminar

F2 II Revisión de Legislación, Objetivos,

Políticas y Normas

F3 III Revisión y Evaluación del Control Interno

F4 IV Examen Profundo de Áreas Críticas

F5 V Comunicación de Resultados

MARCAS

Comprobación de operaciones administrativas autorizadas

Comprobación de procesos de actividades no autorizadas

Verificación sobre el cumplimiento de una actividad

Confrontación de procedimientos establecidos con disposiciones legales

Seguimiento o rastreo de una actividad

Actividad Novedosa

92

PROGRAMA DE AUDITORÍA

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos FASE I : ESTUDIO PRELIMINAR No. PROCEDIMIENTOS REF.

P/T HECHO

POR FECHA

OBJETIVO: Obtener información básica sobre la Empresa, con el fin de utilizarla en el planteamiento y organización del trabajo de Auditoría en las fases subsiguientes.

PROCEDIMIENTOS:

1. Realice un recorrido por la entidad y mantenga entrevistas para conocer al personal e informarles acerca del trabajo de Auditoría a desarrollarse

13/21F

M.P. 26-05-06

2. Obtenga los documentos relacionados con la

Legislación de la Empresa (Leyes, Estatutos, Reglamento, Organigramas, etc. 13/3

1F M.P. 26-05-06

3. Describa las principales funciones del personal que

labora en “LABORATORIOS BIOGENET S.A”. 13/111

13/41 FF

M.P. 26-05-06

4. Mediante la observación directa entérese de cuál

es el método que emplea la empresa para el control de Asistencia de Personal 13/12

1F M.P. 26-05-96

5. Obtenga conocimiento en forma general de las

recomendaciones y sugerencias de auditorias internas anteriores al área a examinarse 13/13

1F M.P. 26-05-06

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G.

F1 1/13

93

NARRATIVA DE RESULTADOS

RECORRIDO POR LAS INSTALACIONES DE LA ENTIDAD

Luego de haber tenido un diálogo informativo con

el Presidente y Gerente de “LABORATORIOS

BIOGENET S.A.”, procedí a realizar en compañía del

Gerente un recorrido por las instalaciones de la

entidad, mediante el cual pude conocer e

identificar al personal que labora en la misma, de

quienes obtuve su compromiso de colaboración con

la información necesaria y de todo cuanto esté a su

alcance durante el desarrollo de la Auditoría a

practicarse; puesto que tanto funcionarios como

empleados están conscientes de la importancia que

reviste este tipo de trabajo, ya que permitirá conocer

las deficiencias que puedan darse en el proceso

administrativo y de esta manera poder aplicar las

medidas conectivas necesarias.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

F1 2/13

94

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

LEGISLACIÓN APLICABLE

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” cuenta

para el desarrollo y conducción de sus

actividades básicamente con las siguientes

disposiciones legales:

Ø Ley de Compañías

Ø Código de Comercio

Ø Código de la Salud

Ø Ley de Régimen Tributario Interno

Ø Código de Trabajo

Ø Estatutos y Reglamento Interno

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

F1 3/13

95

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

PRINCIPALES FUNCIONES DEL PERSONAL

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” está conformada por el siguiente personal: Ø Presidente administrativo Ø Gerente Ø Comisario Ø Asesor Jurídico Ø Contadora General Ø Cajera General Ø Secretaria Ø Auxiliar de Contabilidad Ø Jefe de Cartera Ø Facturadora Ø Bodegueros Ø Auxiliares de Bodega Ø Supervisor de Ventas Ø Vendedores Ø Chóferes Ø Conserje Ø Guardias

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F1 4/13

96

NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

CARGO: PRESIDENTE ADMINISTRATIVO

FUNCIONES PRINCIPALES:

Ø Convocar presidir las sesiones de Directorio y Junta

General

Ø Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales,

estatutarias y reglamentarias

Ø Suscribir conjuntamente con el Gerente contratos,

documentos, etc.

Ø Supervisar la buena marcha de la Compañía

CARGO: GERENTE

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Representar judicial y extrajudicialmente a la

empresa

Ø Convocar a sesiones de Junta General y Directorio a

petición de la presidencia

Ø Elaborar la pro forma presupuestaria

Ø Velar por la buena marcha de la empresa

CARGO: COMISARIO

FUNCIONES PRINCIPALES:

Ø Velar por el cumplimiento de las disposiciones de la

Ley de Compañías

Ø Presentar informes anuales

Ø Vigilar por lo que ocurre dentro de la empresa

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F1 5/13

97

NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 CARGO: ASESOR JURÍDICO

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Asesorar jurídicamente a la planta ejecutiva en

funciones de comercio y administración

Ø Representar en conjunto con el Gerente en todos los

actos locales de la Compañía

Ø Defender a la compañía en litigios laborales,

comerciales, civiles y penales

CARGO: AUDITOR INTERNO

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Realizar exámenes especiales y/o auditorias

Ø Proporcionar asesoría técnica o administrativa

Ø Velar por el fortalecimiento del Sistema de Control

Interno

CARGO: CONTADORA GENERAL

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las labores de

contabilidad y del personal a su cargo

Ø Elaborar, revisar y autorizar con su firma los Estados

Financieros

Ø Elaborar presupuestos de operación y de inversión

Ø Ejercer control previo y concurrente de ingresos y gastos,

inventarios, precios de costos y ventas, etc.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F1 6/13

98

NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

CARGO: CAJERA GENERAL

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Recibir diariamente recaudaciones de vendedores

Ø Entregar pago de clientes

Ø Preparar depósitos diarios a bancos

Ø Mantener bajo su custodia, valores, documentos y

prendas

CARGO: SECRETARIA

FUNCIONES PRINCIPALES:

Ø Asistir a sesiones de Junta y Directorio y actuar como

Secretaria

Ø Llevar el libro de actas

Ø Llevar la correspondencia

Ø Atender el teléfono

Ø Es responsable del control y mantenimiento oportuno del

equipo de oficina

Ø Debe controlar y atender las citas de trabajo de los

administradores

Ø Reemplazar ocasionalmente a la cajera

CARGO: AUXILIAR DE CONTABILIDAD

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Registro y manejo de cuentas auxiliares

Ø Elaboración de comprobantes de egreso y cheques,

previa orden de Gerencia General.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F1 7/13

99

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

Ø Control previo y concurrente de bancos y sus conciliaciones

bancarias

Ø Elaboración de roles de pago de sueldos y comisiones por

ventas

CARGO: JEFE DE CARTERA

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Registrar facturas de venta

Ø Registrar notas de débito y de crédito

Ø Reportar diariamente a contabilidad los cargos y abonos de

clientes

Ø Entregar a vendedores facturas a cobrar

Ø Informar a Presidencia y Gerencia General sobre la

cobranza, morosidad de clientes por períodos semanales

CARGO: FACTURADORA

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Ingresar al archivo de productos las compras

Ø Facturar las ventas a los clientes

Ø Registrar órdenes de egreso

CARGO: BODEGUERO

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Recepción y entrega de mercaderías

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

F1 8/13

100

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

Ø Recepción y entrega de productos devueltos por clientes y

proveedores

Ø Despachar en el menor tiempo posible las facturas de ventas

Ø Mantener bajo su custodia los productos a su cargo

Ø Distribuir los documentos luego de legalizarlos a las secciones

que corresponden.

CARGO: AUXILIAR DE BODEGA

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Recepción, embalaje y despacho de mercaderías

Ø Ordenar las mercaderías

Ø Responsabilizarse solidariamente con los chóferes cuando

tengan que desplazarse con mercaderías

Ø Mantener los locales de bodega apropiados (Medicina)

Ø Marcar los precios de los productos

CARGO: SUPERVISOR DE VENTAS

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Chequear diariamente hojas de venta de cada vendedor

Ø Controlar manejo de cartera de cada vendedor

Ø Coordinar con Gerencia General cuales son los productos de

bajo stock

Ø Efectuar promociones en ventas

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F1 9/13

101

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

CARGO: VENDEDORES

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Visitar diariamente a clientes de hoja de ruta

asignada

Ø Realizar cobro de facturas firmadas

Ø Liquidar y entregar en caja los valores recaudados

Ø Recibir de cartera las facturas firmadas

Ø Informar diariamente al supervisor de ventas

CARGO: CHOFER 1-2

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Conducir y realizar el mantenimiento de los vehículos

Ø Recibir de bodega, transportar y entregar a clientes

mercaderías

Ø Participar en el estibaje y ordenamiento de productos

en los camiones de reparto

Ø Notificar a administración novedades mecánicas de

los vehículos

CARGO: CONSERJE

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Vigilar y cuidar el edificio de la Compañía lo que

existe en él, especialmente sus bodegas

Ø Mantener la limpieza del edificio

Ø Realizar tarea de pasa-papeles entre los departamentos

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F1 10/13

102

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

Ø Llevar documentos y correspondencias a otras

dependencias y efectuar depósitos

Ø Hacer firmar convocatorias para sesiones

CARGO: GUARDIÁN

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Realizar la guardia prevista

Ø Vigilar y cuidar el edificio de la compañía y lo que

existe en él, especialmente sus bodegas

Ø Vigilar y cuidar los vehículos cuando ésos estén en

el garaje de la compañía

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

F1 11/13

103

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA DE PERSONAL

En la visita realizada a la entidad se observó que el sistema

utilizado para el control de asistencia se basa en el Registro

de Firmas a la entrada y salida de la jornada de trabajo, es

decir mañana y tarde; el horario normal de trabajo es de

08h00 a 12h00 y de 14h00 a 17h00, mientras que la fuerza de

ventas se reporta a las 08h00 y 15h00 firmando sólo las

entradas.

Para el control de este Registro, la Secretaria es la persona

encargada de proteger y verificar las operaciones que en él se

dan. Este registro reposa en la Secretaría de la empresa.

Ver prueba de este control en Conclusión: El sistema de control para la asistencia del personal no es eficiente por cuanto se presta a manipulación y por lo tanto se debe modernizar.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F1 12/13

F4 18/24

104

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

CONOCIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS

ANTERIORES

Este procedimiento no fue posible realizarlo, puesto que en

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” no se han realizado

Auditorías al Recurso Humano, anteriores.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F1 13/13

105

PROGRAMA DE AUDITORIA

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos FASE II : REVISIÓN DE LEGISLACIÓN, OBJETIVOS, POLÍTICAS

Y NORMAS No. PROCEDIMIENTOS REF.

P/T HECHO

POR FECHA

OBJETIVO: Estudiar la Legislación y otros documentos básicos que guían las actividades de la Empresa, a fin de conocer su condición legal para el cumplimiento de sus objetivos.

PROCEDIMIENTOS:

1. Revise la documentación obtenida en la fase anterior, con el propósito de determinar si los procedimientos aplicados, están acordes a las disposiciones estipuladas

12/62

12/22 FF

M.P.

05-06-06

2. Determinar cuáles son los objetivos que persigue

la entidad 12/72F

M.P. 12-06-06

3. Determinar cuáles son las políticas generales

aplicables a las actividades desarrolladas por la Empresa 12/8

2F M.P.

19-06-06

4. Realice la descripción de las actividades que

desarrolla la Empresa 12/102

12/92 FF

M.P. 26-06-06

5.

12/112F

M.P. 03-07-06

Tome nota de los problemas que se han identificado hasta el momento

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G.

F2 1/12

106

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

ESTUDIO DE LA LEGISLACIÓN

LEY DE COMPAÑÍAS

El título VI del Libro II del Código de Comercio incluía las normas

fundamentales del régimen de las compañías mercantiles, hasta el

27 de Enero de 1964, fecha en la que se expide la Ley de Compañías,

mediante Decreto Supremo No.162 publicado en el Registro Oficial

No. 81 del 15 de Febrero del indicado año, se dio de esta manera, un

paso firme en el progreso de la legislación, independizando el

derecho societario mercantil.

Esta ley determina las normas para regular a las compañías,

especialmente en lo concerniente a su constitución y razón social,

objeto y capacidad para participar en ellas, al capital,

administración, así como de las modalidades para partir sus

utilidades y proceder a su liquidación.

Existe una nueva regulación, de codificación a la ley de Compañías.

CÓDIGO DE COMERCIO

La Comisión Legislativa, en uso de la facultad que le concede el Art.

77 de la Constitución Política de la República procede a codificar y

editar el Código de Comercio de la República del Ecuador, el cual

regirá las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones

mercantiles, y los actos y contratos de comercio, aunque sean

ejecutados por no comerciantes.

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

F2 2/12

107

NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

Comprende cuatro libros que son:

Libro Primero : De los comerciantes y Agentes de Comercio

Libro Segundo : De los contratos y obligaciones

mercantiles en general

Libro Tercero : Del Comercio Marítimo

Libro Cuarto : De la suspensión de pagos

CÓDIGO DE SALUD

El velar por la salud individual y colectiva es uno de los principales

deberes del Estado, y para hacer efectiva esta finalidad fue necesaria

la expedición de un cuerpo de Leyes que tiendan a llevar a la

realidad la promoción, recuperación y protección de la salud de los

ecuatorianos. Con este objeto el Ministerio de Salud ha elaborado un

proyecto, el que fue estudiado y aprobado por la Comisión Jurídica.

Comprende tres libros que son.

Libro Primero : De la salud en general

Libro Segundo : De las acciones en el campo de la

protección de la salud

Libro Tercero : De la Jurisdicción, de la competencia, del

procedimiento y de las penas. Ley de

Revisión y fijación de precios de los

productos farmacéuticos.

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

F2 3/12

108

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

CÓDIGO DE TRABAJO

Los preceptos señalados e este Código regulan las relaciones

entre empleados y trabajadores y se aplican a las diversas

modalidades y condiciones de trabajo

Su contenido es el siguiente:

Título I : Del Contrato individual de Trabajo

Título II : Del Contrato Colectivo de Trabajo

Título III : De las Modalidades de Trabajo

Título IV : De los riesgos de trabajo

Título V : De las Asociaciones de Trabajadores y de los

conflictos colectivos

Título VI : Organización, Competencia y

Procedimiento

Título VII : De las sanciones

Título VIII : De la prescripción

LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO

Esta ley ha sido creada con el fin de definir en el país un

sistema de determinación de utilidades de tipo real en virtud

del cual se corrijan las distorsiones que hoy se producen, tanto

en la medición de la utilidad comercial, como en la

determinación de la base sometida al Impuesto a la Renta, el

cual debe gravar únicamente las utilidades reales obtenidas

por los contribuyentes.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F2 4/12

109

NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

Su contenido es:

Título I : Impuesto a la renta

Título II : Impuesto al valor agregado

Título III : Impuesto a los consumos especiales

Título IV : Régimen Tributario de las Empresas Petroleras,

Mineras y Turísticas

Título V : Disposiciones Generales, Disposiciones

Transitorias y Disposiciones Finales

Los Productos que comercializa la empresa son

tarifa cero.

ESTATUTOS DE LA EMPRESA “LABORATORIOS BIOGENET” S.A.

Constituye la norma o regla legal en la cual se rige la empresa para

el desarrollo normal de sus actividades.

En este Estatuto se encuentran especificadas las siguientes

características:

Ø Nombre, Domicilio, objeto social y plazo de duración

Ø Del capital, del aumento y responsabilidad

Ø De la Fiscalización y control

Ø Ejercicio económico, Balance, Distribución de utilidades y

reservas

Ø Del gobierno, Administración y Responsabilidad

Ø Disolución y liquidación de la Compañía

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

F2 5/12

110

NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

REGLAMENTO INTERNO

La expedición del Reglamento Interno, por el Ministerio

de Trabajo constituye sin lugar a dudas el principal

instrumento legal o reglamentario con que cuenta la

empresa y que sirve para su desenvolvimiento y macha

normal.

Tiene como finalidad impartir parámetros de

funcionamiento tanto para los funcionarios como para

los empleados.

En el mencionado reglamento se detallan las

responsabilidades y funciones otorgadas a la mayoría

del personal que presta sus servicios en la empresa;

asimismo menciona acerca de las multas, horarios,

asistencia, capacitación, evaluación y demás

disposiciones generales

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

F2 6/12

111

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

OBJETIVOS DE LA EMPRESA

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” tiene como objetivos los

siguientes:

a) Representación, distribución y comercialización de

medicamentos, especialidades farmacéuticas, dentales

químico farmacéuticos,

b) Abastecer de los productos mencionados anteriormente, al

nivel nacional, ofreciéndoles precios de distribución.

c) Importación de dichos productos

d) Contratar personal calificado, mediante un adecuado

reclutamiento y selección del mismo, con el fin de

garantizar la eficiencia, efectividad y economía en el

desenvolvimiento de las actividades administrativas y

comerciales.

e) Instalación de una planta industrial destinada a la

elaboración de medicamentos y especialidades

farmacéuticas, de uso humano y veterinario,

cosméticos, el mercado interno y externo

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F2 7/12

112

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

POLÍTICAS APLICABLES A LA ENTIDAD

Las políticas que se aplican a las actividades que

desarrolla la empresa “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”,

son las siguientes:

Ø Vender al contado

Ø Vender a crédito dentro de los plazos establecidos,

no más de 45 días

Ø Ventas no menores de $50,00

Ø Comercialización de los productos en las zonas en

las que llega la empresa: a nivel nacional.

Ø Seleccionar al personal de acuerdo a la capacidad

o profesión de a cuerdo con los requerimientos de

la Compañía .

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

F2 8/12

113

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

ACTIVIDADES PRIORITARIAS DE LA ENTIDAD

Las actividades prioritarias de la Empresa son:

a) LA COMPRA: La Empresa realiza la compra de los

productos directamente al proveedor nacional y

extranjero, los mismos que suministran una extensa

gama de productos. Mencionaremos algunas firmas

comerciales:

CEVAN INTERNATIONAL, TECNOPAPEL, LABORATORIOS

LIFE, ROCHE, CHEFARM, LABORATORIOS GUGONZA, etc.

Entre los productos que la Empresa adquiere para la

comercialización tenemos:

MEDICAMENTOS: especialidades farmacéuticas,

Vitaminas, medicamentos para uso humano.

b) LA VENTA: La empresa se dedica a la venta de productos

farmacéuticos y vitamínicos

Las ventas son a precio de distribuidor, al contado y a

crédito a 30 y 45 días plazo con un mínimo de $50. 00

por factura, realizándose los pagos con cheque cruzado a

la orden de “BIOGENET” S.A.. Si la factura no es

cancelada a su vencimiento, se cobrará intereses de

mora y comisiones de cobranza.

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

F2 9/12

114

NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

Los agentes vendedores, para la venta de productos lo

hacen en forma rotativa, trasladándose cada mes a

provincias, ya sea, por líneas, zonas y clientes.

Además responderán en forma directa ante la Empresa

por las ventas y cobros, responsabilizándose en forma

pecuniaria cuando realicen negocios sin calificar al

cliente moral y económicamente, previa referencias

comerciales .

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F2 10/12

115

NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

PROBLEMAS IDENTIFICADOS

Dentro de las novedades que se han podido identificar

hasta el momento, tenemos las siguientes:

Ø Falta de actualización de Estatutos y Reglamento

Interno 12/52F

Ø No es eficiente el Sistema de Control de Asistencia

de personal implantado en la empresa

Ø Inadecuado archivo de documentos del personal

13/121F

Ø No se han efectuado Auditorías operativas en la

entidad, que demuestren el grado de

cumplimiento y eficiencia de las actividades que

realiza el recurso humano. 13/131F

Ø Segregación de cargos y funciones. 13/111

13/41 FF

Ø No poseen pólizas de seguros para empleados ni

para transportes de valores.

Ø No realizan arqueos de valores y documentos

periódicos a los vendedores. 13/111

13/41 FF

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F2 11/12

116

PROGRAMA DE AUDITORIA ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos FASE III : REVISIÓN Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

No. PROCEDIMIENTOS

REF. P/T

HECHO

POR FECHA

OBJETIVO: Evaluar la conveniencia y efectividad del Sistema de Control Interno, con el propósito de identificar posibles debilidades que puedan ser consideradas como áreas críticas

PROCEDIMIENTOS:

1. Aplique el cuestionario de Control Interno con el fin de evaluar el grado de solidez y eficiencia administrativa de los Recursos Humanos

9/53

9/23 FF

M.P. 03-08-06

2. Determine el tipo de informes que elaboran para

conocimiento del Gerente, y establezca si le son útiles para un adecuado control 9/6

3F M.P. 10-08-06

3. Analice y emita su criterio sobre el cumplimiento de

las líneas de autoridad y responsabilidad establecidas en la organización de la Empresa 9/7

3F M.P. 17-08-06

4. Verifique si los procedimientos y el Sistema de

Control Interno permiten el cumplimiento eficiente de las actividades planificadas 9/8

3F M.P. 24-08-06

5. Analice el Sistema que emplea la Empresa para el

reclutamiento y selección de personal 9/93F

M.P. 31-08-06

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

F3 1/9

117

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos

No. PREGUNTAS SI NO N/A OBSERVACIÓN 1. Se han actualizado los Estatutos y

Reglamentos de la Compañía

X Por descuido

2. Los empleados conocen sus funciones y

deberes? X F4 20/20

3 Están definidas por escrito las funciones

designadas a cada uno de los servidores? X Reglamento Interno

4. Se efectúa la selección de personal mediante

concurso X Solo fuerza de ventas

5. Incluye los concursos para la selección,

exámenes por escrito X No se ha emitido

7. Las órdenes de trabajo se comunican por

escrito? X Verbalmente

8. Cumplen con el registro de firmas en las horas de Entrada y Salida, la totalidad del personal

X

9. Controla un empleado el registro de

asistencia de personal X Secretaria luego pasa a Contabilidad

10. Se realizan exámenes para evaluar el

rendimiento y calidad de las tareas de los servidores?

X No se ha evaluado anteriormente al R.H.

11. Se aplican sanciones disciplinarias al

personal que incurre en alguna falta que amerite sanción?

X

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

F3 2/9

118

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 No. PREGUNTAS SI NO N/A OBSERVACIÓN

12. Ha rotado el personal cada determinado tiempo? Funciones específicas

Administrativo Vendedores X

X

13. Hace uso de sus vacaciones anuales todo el personal, de acuerdo a un calendario pre-elaborado

X

Todo personal sale cada año el 20 de Diciembre

14. Son reemplazados en sus funciones con personal

calificado, aquellos cargos que quedan libres por vacaciones de los titulares

X Cada servidor deja su reemplazo

15. Se lleva un registro y carpeta individual de cada

uno de los servidores de la entidad? X Se mantiene en una sola carpeta en forma general

16. Se mantiene una adecuada comunicación entre

los diferentes niveles jerárquicos? X

17. El personal de la entidad cuenta con los recursos

e implementos necesarios para el desarrollo de su trabajo?

X

18. El espacio físico con el que cuenta la entidad es

el adecuado? X

19.

20.

Existe un plan de capacitación al personal Existen guías para la aplicación de sistemas de : Inducción Capacitación Evaluación del desempeño basado en competencias.

X X X

X

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

F3 3/9

119

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

COMENTARIOS:

Luego de contestado el Cuestionario de Control Interno se constató lo siguiente:

Ø Los Estatutos y Reglamento Interno de la empresa no se han

actualizado desde su inicio.

Ø No se ha elaborado un plan de capacitación y entrenamiento para el

personal que labora en LABORATORIOS BIOGENET S.A.

Ø Las órdenes de trabajo no son emitidas por escrito sino verbalmente

Ø No se han realizado exámenes administrativos, que demuestren el

grado de eficiencia de las actividades que realiza el recurso humano

Ø No se clasifica en expedientes personales la documentación de los

servidores de la empresa

Ø Laboratorios Biogenet no se apega al cumplimiento de los Sistemas de

Administración; se suman en lo que tiene que ver a inducción-

capacitación y evaluación del desempeño basado en competencias

CONCLUSIONES

Analizadas las respuestas obtenidas en el Cuestionario de Control Interno

aplicado al área de recurso humano, se verificó que las respuestas fueron veraces,

existiendo deficiencias en el control, ya que no se está cumpli endo con las

actividades que son de vital importancia para el mejor desarrollo de la empresa

RECOMENDACIONES

Ø El Directorio y Junta General de Accionistas deberá actualizar los

Estatutos y Reglamento Interno para que exista una mejor

coordinación de las actividades.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F3 4/9

120

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

Ø Es necesario que el Directorio proceda a elaborar un plan

de capacitación para el personal con el fin de actualizar

sus conocimientos y elevar el grado de rendimiento y

calidad de trabajo.

Ø Así mismo dispondrá que toda orden de trabajo sea

emitida necesariamente por escrito, procedimiento que

garantizará el seguimiento y cumplimiento de las

mismas.

Ø Debido a que la Unidad de Auditoria Interna, no ha

funcionado de manera permanente en los pocos exámenes

que ha realizado se ha limitado a evaluar los Estados

Financieros, recomendamos a las autoridades pertinentes

velar por el continuo funcionamiento de esta Unidad, y

así pueda realizarse periódicamente evaluaciones

administrativas sobre las actividades que realiza el

recurso humano.

Ø La Secretaría deberá abrir un expediente para cada

servidor, el mismo que contendrá la documentación

personal básica y cualquier otro informativo.

Ø Se deberá tomar en cuenta la aplicación de los Sistemas

de Administración de Recursos Humanos, los mismos que

contarán con las respectivas Guías recomendadas.

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

F3 5/9

121

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

DETERMINACIÓN DE INFORMES QUE SE ELABORAN PARA

CONOCIMIENTO DEL GERENTE

Dentro de la empresa bajo examen, ninguno de los

empleados emite informe alguno acerca de las

actividades y funciones que diariamente realizan, puesto

que se amparan en que no se ha establecido este

particular en ninguna disposición superior y que sólo lo

realizan cuando el Gerente lo solicita.

Es necesario que las autoridades responsables de la buena

marcha de la empresa dispongan que todo personal que

labora bajo su liderazgo elabore semanalmente o

mensualmente un informe de las actividades que ha

realizado en este período de trabajo, para que a su vez se

inicie la apertura de un archivo de seguimiento y

cumplimiento de actividades, el mismo que deberá

contener información suficiente que sirva para establecer

un juicio crítico en caso de presentarse irregularidades.

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

F3 6/9

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NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

CUMPLIMIENTO DE LAS LÍNEAS DE AUTORIDAD

En base a lo estipulado en el Reglamento Interno y a la

estructura organizativa de la empresa consideraque las

líneas de autoridad se encuentran claramente definidas,

lo cual contribuye para que las actividades se desarrollen

en una mejor manera.

Así mismo, el ambiente que se desenvuelve el personal, es

adecuado, reflejándose el respeto y compañerismo entre

subalternos y directivos.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F3 7/9

123

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

VERIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y SISTEMA DE

CONTROL INTERNO

Uno de los problemas detectados dentro de la empresa

LABORATORIOS BIOGENET S.A., es la falta de acción de la

Unidad de Auditoria Interna, la misma que ha sido creado

pero que no Se encuentra desempeñando sus funciones en

forma regular y efectiva, por lo tanto no existe un plan anual

de Auditoría.

Como contexto de este problema podemos indicar que la

Unidad se creó en el año 2005 su labor se ha enfocado

únicamente a realizar revisiones específicas de cuentas e

impuestos de iniciativa por preocupación por parte de los

Directivos de la compañía, lo que no me permite la

formulación de un criterio preciso sobre la eficacia de las

medidas adoptadas en el control de las actividades

administrativas internas por parte del Auditor.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F3 8/9

124

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

Entre los diferentes candidatos recomendados por los

servidores de la empresa, se escoge aquellas que para

cada puesto sean los más aptos. Se compara los

requerimientos del puesto con el Currículo Vitae de cada

candidato. Luego se aplica la entrevista, para lo cual se

formula un cuadro de preguntas y se crea un ambiente

de confianza y amistad que facilite las respuestas.

Después de la selección, el Gerente General presenta las

ternas respectivas al Directorio presidido por el Presidente

Administrativo, para que se otorgue autorización a la

Contadora General, Cajera y Secretaria.

El resto de personal, cuya designación no corresponda a

los Organismos Superiores, son seleccionados, contratados

y removidos por el Gerente General.

En caso de los Agentes Vendedores, éstos primeramente

reciben capacitación y entrenamiento en ventas, luego

son sometidas a un examen, siendo seleccionado la

persona que obtiene la mayor calificación.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F3 9/9

125

PROGRAMA DE AUDITORIA

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos FASE IV : EXAMEN DE ÁREAS CRÍTICAS No. PROCEDIMIENTOS REF.

P/T HECHO

POR FECHA

OBJETIVO: Efectuar un examen profundo de las áreas criticas identificadas hasta este punto de trabajo, determinando las situaciones que requieren acciones correctivas

PROCEDIMIENTOS:

1. Efectúe una entrevista al Gerente de “BIOGENET” S.A., con el fin de conocer las razones por las que no se han actualizado los Estatutos

23/54

23/34 FF

M.P. 01-09-06

2. Realice una entrevista al Gerente de la

Compañía, con la finalidad de conocer los motivos por los cuales no se evalúa constantemente al personal (evaluación del rendimiento basado en competencias)

23/74

23/64 FF

M.P. 08-09-06

3. Mediante entrevista dirigid a al Gerente,

determine las razones por las cuales no se ha realizado una capacitación al personal de la empresa

23/104

23/84 FF

M.P. 15-09-06

4. Entérese por qué no se dan escrito las órdenes

de trabajo. Entreviste al Gerente 23/124

23/114 FF

M.P. 22-09-06

5. Realice una entrevista al Gerente, para indagar

el por qué no se llevan expedientes personales de los servidores 23/14

423/134 FF

M.P. 29-09-06

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

F4 1/23

126

PROGRAMA DE AUDITORIA

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos FASE IV : EXAMEN PROFUNDO DE ÁREAS CRÍTICAS No. PROCEDIMIENTOS REF.

P/T HECHO

POR FECHA

6.

7.

Revise el Sistema de Control de Asistencia del personal, con el fin de verificar si todos los empleados cumplen con los registros de Entrada y Salida, o si existe alguna irregularidad; y, si existe una persona encargada de vigilar este Registro, y como se reportan las novedades. Realice una entrevista al gerente para determinar por que no se aplican guías de inducción.

23/184

23/154 FF

23/234

23/164 F

AF

M.P. M.P.

02-10-06 02-10-06

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

F4 2/23

127

LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

CIUDAD : QUITO PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 ÁREA : Recursos Humanos

ENTREVISTA

CARGO : Gerente OBJETIVO: Conocer las razones por las que no se han actualizado los Estatutos y

Reglamento Interno

1. LOS ESTATUTOS DE LA EMPRESA NO HAN SIDO ACTUALIZADO DESDE SU INICIO, PODRÍA INDICAR LAS RAZONES?

Esta situación se ha dado a la falta de preocupación de los Directivos de la Empresa.

2. SE HA RECOMENDADO AL DIRECTORIO Y JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS PARA QUE TOMEN MEDIDAS SOBRE ESTE PARTICULAR?

Tanto el Directorio como la Junta General de Accionistas conocen acerca de este problema, somos conscientes de la necesidad de reformar y actualizar estos documentos, pero creo que en el menor tiempo posible se lo realizará

3. LA FALTA DE ACTUALIZACIÓN DE LOS ESTATUTOS Y REGLAMENTO, EN CUANTO A LA DELIMITACIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL PERSONAL, HA INTERFERIDO EN EL DESARROLLO NORMAL DE LAS ACTIVIDADES?

Si, ya que debido a la evolución y desarrollo que ha tenido la Empresa, ha surgido la necesidad de crear nuevos cargos, los mismos que no se encuentran definidos en los estatutos, por lo que nos hemos visto obligados a tomar otras medidas para solucionar dichos inconvenientes.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

F4 3/23

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NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

ACTUALIZACIÓN Y REFORMA DE ESTATUTOS Y

REGLAMENTO, GARANTIZAN LA OPTIMIZACIÓN DE LA

EMPRESA

COMENTARIO:

Luego de revisados los Estatutos y su Reglamento,

pudimos determinar que éstos no han sido actualizados

desde su fecha de inicio, todo ello por falta de

preocupación de los Directivos de la Compañía.

Asimismo debido al gran desarrollo que ha tenido la

empresa, ha surgido la necesidad de crear nuevos cargo,

los mismos que no se encuentran definidos en el

Reglamento Interno, lo cual ha provocado inexistencia

de coordinación entre funcionarios y empleados.

CONCLUSIÓN:

La falta de actualización de los Estatutos y Reglamento

Interno de la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., en

cuanto a las atribuciones y deberes ha provocado una

coordinación negativa entre funcionarios y empleados.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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129

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

RECOMENDACIÓN

El Directorio y Junta General de Accionistas de

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” debe actualizar los

Estatutos y su Reglamento Interno, en lo referente a las

funciones específicas de sus servidores, con la finalidad

de mantener un equilibrio en la Organización y

Dirección de la empresa.

En caso de que no se actualicen estos documentos, se

procederá a la elaboración de un Manual Orgánico

Funcional, en el cual se determinen con exactitud las

obligaciones, deberes, atribuciones de cada uno de los

servidores de la empresa. Además que incluya un

Organigrama Funcional.

Utilizar el formulario modelo (Ver anexo 2)

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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130

LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

CIUDAD : QUITO PERÍODO : Del 16-10-06 al 16-11-06 ÁREA : Recursos Humanos

ENTREVISTA

CARGO : Gerente OBJETIVO: Conocer los motivos por los que no se ha evaluado constantemente al

personal – y por que no se han utilizado guías del sistema de inducción.

1. POR QUÉ NO SE HA REALIZADO UNA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA AL RECURSOS HUMANO QUE LABORA EN LA EMPRESA?

Creo que se ha debido a la falta de estabilidad de la Unidad de Auditoria Interna, y también a la falta de preocupación por parte de los Directivos. Pero esto no significa que no se mantengan controles y ciertas evaluaciones de las actividades que desempeña el personal de “BIOGENET” S.A.

2. CADA QUÉ TIEMPO SE HA EVALUADO AL PERSONAL DE LA EMPRESA?

No existe un período fijo de evaluación, tampoco una evaluación de desempeño basado en competencias, pero tratamos de aplicar el método más adecuado, que nos permita observar y medir el desempeño del servidor en su puesto de trabajo, de acuerdo al cumplimiento de su labor.

3. LOS DIRECTIVOS DE LA EMPRESA HAN TOMADO MEDIDAS CORRECTIVAS CON RESPECTO AL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA? Lamentablemente los años anteriores esta Unidad no ha funcionado eficientemente, pero para este año se han tomado las medidas necesarias, contamos con el licenciado Leonardo Jácome como nuevo auditor de la Empresa.

4. POR QUE NO SE HAN UTILIZADO GUÍAS PARA LA APLICACIÓN DEL SISTEMA

DE INDUCCIÓN No se han efectuado estas guías debido a que la contratación se la ha realizado directamente por la Gerencia General y se ha enviado a la persona contratada, con una persona antigua, quien la adiestrado respecto al trabajo a desempeñar.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

F4 6/23

131

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-10-06 al 16-11-06

EVALUACIÓN PERMANENTE DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE EL

APROVECHAMIENTO ADECUADO DE LOS MISMOS

COMENTARIO

De la entrevista sostenida con el Gerente de la empresa, se estableció

que no se han realizado exámenes administrativos periódicos de las

actividades que desarrolla el personal, por parte de la Unidad de

Auditoria Interna, puesto que su funcionamiento no ha sido en

forma continua.

CONCLUSIÓN

La falta de estabilidad de la unidad de Auditoria Interna y la

despreocupación de los máximos Directivos en velar por el buen

funcionamiento de la misma, no ha permitido que se realicen

evaluaciones eficaces y constantes sobre la evolución del desempeño

basado en competencias al personal y así conocer el grado de

cumplimiento de las labores encomendadas.

RECOMENDACIÓN

Que se efectúen exámenes administrativos a las operaciones que

realiza el recurso humano, por parte de la Unidad de Auditoria

Interna encargada de su evaluación y control en base a un plan

anual de Auditoría y sugiero aplicar la guía de evaluación de

competencias. Ejemplo: Colaborador con subordinados

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

F4 22/23

F4 7/23

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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

CIUDAD : QUITO PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 ÁREA : Recursos Humanos

ENTREVISTA

CARGO : Gerente OBJETIVO: Conocer las razones por las cuales no se ha capacitado al personal que

labora en la Empresa

1. DE ENTREVISTAS REALIZADAS AL PERSONAL, NO FUE POSIBLE CONOCER QUE NO SE HA DADO UNA CAPACITACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE CONOCIMIENTOS EN FORMA OPORTUNA. ME PODRÍA INDICAR LAS RAZONES?

Cuando se presentan ciertas oportunidades, se envía a la persona que esté relacionada con el curso o seminario que se dicte; pero no podríamos decir que todo el personal se beneficie de tales eventos. Todo ello se ha debido a que no se ha previsto un plan de capacitación dentro de la Empresa

2. CREE NECESARIO QUE SE IMPARTA CAPACITACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE CONOCIMIENTOS A TODO EL PERSONAL QUE LABORA EN LA EMPRESA?

Es necesario que todo el personal de los diferentes departamentos se actualice en conocimientos y técnicas, con el fin de mejorar y elevar el nivel de eficiencia administrativa tanto personal como empresarial.

3. EN ALGUNA REUNIÓN DE DIRECTORIO O JUNTA GENERAL SE HA TRATADO ACERCA DE LA REALIZACIÓN DE UN CRONOGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO PARA EL PERSONAL?

Si, en sesión del mes de enero de 1996 se acordó capacitar al personal que labora en la empresa, a través de seminarios, talleres, cursos, conferencias, etc.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

F4 8/23

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NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

CAPACITACIÓN DEL PERSONAL MEJORA EL RENDIMIENTO DE LOS

MISMOS

COMENTARIO

De las conversaciones mantenidas con el personal de

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” pude constatar que durante el

período bajo examen, únicamente la Contadora y la Cajera

asistieron a un curso de capacitación fuera de la empresa, mientras

que el resto de personal no tuvo capacitación alguna.

Asimismo de la entrevista realizada al Gerente, nos fue posible

conocer que la falta de capacitación y entrenamiento al personal se

debe a la inexistencia de un Cronograma de Capacitación, lo que no

ha permitido que se adquieran conocimiento de nuevas técnicas,

todo ello un beneficio de la empresa.

Con el fin de obtener un buen desempeño de funciones las técnicas

modernas consideran la capacitación de personal como una

inversión, en todas circunstancias no debería escatimarse recursos

para este fin.

ELABORADO POR: M.P- REVISADO POR: C.G.

F4 21/23

F4 9/23

134

NARRATIVA DE RESULTADOS

CONCLUSIÓN:

No se actualiza y capacita al personal de los diferentes

departamentos, todo ello porque no se ha previsto un plan

de capacitación dentro de la empresa.

RECOMENDACIÓN

El Directorio dispondrá que se elabore en forma anual un

Cronograma de Capacitación de personal, que abarque

cursos, seminarios, talleres, conferencias, etc.; debiéndose

también tomar en cuenta, los que dictan las

Instituciones del Estado o cualquier otra entidad. La

adopción de esta política permitirá contar con elementos

humanos adecuados, lo que redundará en beneficio de

la empresa.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

CIUDAD : QUITO PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 ÁREA : Recursos Humanos

ENTREVISTA

CARGO : Gerente OBJETIVO: Conocer por qué no se dan por escrito las órdenes de trabajo y porque no

se aplican guías para la aplicación del sistema de inducción

1. POR QUÉ LAS ÓRDENES DE TRABAJO NO SE EMITEN POR ESCRITO?

Las órdenes de trabajo se dan en forma directa y verbal, puesto que no constituye una disposición, lineamiento o política dentro de la Empresa al emitir éstas por escrito. Así mismo se reúne a los Jefes Departamentales y se les da instrucciones, y luego ellos las transmiten al personal a su cargo.

2. SE CUMPLEN EN SU TOTALIDAD LAS ÓRDENES EMITIDAS VERBALMENTE?

No podríamos decir que se cumplen en un 100%, pero si en un 80%

3. CREE USTED QUE ES IMPORTANTE QUE LAS ÓRDENES DE TRABAJO SE EMITAN POR ESCRITO? En cierta manera si, porque de este modo se podría lograr que las órdenes de trabajo se cumplan en forma cabal; y así mismo quedará constancia en los archivos de la empresa, para poder controlar el cumplimiento de las mismas.

4. POR QUE NO SE APLICAN GUÍAS PARA LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DE

INDUCCIÓN? No se aplican estas guías debido a que la contratación se la hace directamente por la Gerencia General y se acompaña por un trabajador antiguo quien lo adiestra para el cumplimiento de sus funciones.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

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NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

ÓRDENES CONCRETAS Y BIEN DIRIGIDAS PERMITEN CUMPLIR

FUNCIONES EN FORMA EFICIENTE

COMENTARIO

De acuerdo a mi estudio efectuado a través de entrevistas, se

comprobó que las órdenes fijadas por la autoridad de la empresa, lo

cual conlleva a que las mismas en un 20% no se lleguen a cumplir en

forma cabal.

CONCLUSIÓN

Las órdenes emanadas por la autoridad competente no son dadas

por escrito, procedimiento que no garantiza el fiel cumplimiento de

las mismas.

RECOMENDACIÓN

El Directorio dispondrá, que las órdenes de trabajo deben hacerse

necesariamente por escrito, además teniendo la obligación de velar

por el fiel cumplimiento de las mismas. Para el caso de órdenes

impartidas para todo el personal de “LABORATORIOS BIOGENET” S.A.,

debe ser escrita y dadas a conocer a cada Jefe Departamental, para

que sea bajo la responsabilidad de ellos, quienes hagan conocer al

personal a su mando.

Analizar la posibilidad de realizar esto a través del Internet, correo electrónico interno.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

CIUDAD : QUITO PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 ÁREA : Recursos Humanos

ENTREVISTA

CARGO : Gerente OBJETIVO: Conocer las razones por las cuales no se llevan expedientes personales de

los servidores

1. POR QUÉ NO SE MANTIENEN REGISTROS PERSONALES DE DATOS?

Toda documentación se la mantiene en una sola carpeta en forma general y debidamente clasificada. Se la lleva así porque el personal no es numeroso.

2. SE HA ACTUALIZADO LOS DATOS PERSONALES Y ADMINISTRATIVOS DE LOS SERVIDORES?

Realmente la documentación no ha sufrido cambios en un tiempo considerable, tal vez porque ha faltado un poco de preocupación e iniciativa de mi parte.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

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NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

ADECUADOS ARCHIVOS DE EXPEDIENTES PERSONALES PERMITEN UNA

RÁPIDA LOCALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

COMENTARIO

Luego de la revisión de los archivos del personal de la empresa, se

verificó que la documentación del personal no se encuentra

debidamente clasificada en expedientes individuales, sino que se

mantiene en una sola carpeta.

Asimismo se pudo constatar que dicha documentación no ha sufrido

cambios en un tiempo considerable, lo que conlleva a una

desactualización de la información, datos y bibliografía del personal.

CONCLUSIÓN

No se mantienen expedientes personales y actualizados de la

documentación de los servidores, lo que dificulta la rápida localización

de información y conlleva a la entrega de datos desactualizados

RECOMENDACIÓN

Implementar un moderno sistema de documentación y archivo,

procurando clasificar la información en forma lógica, adecuada y

actualizada, lo cual podrá contener entre otros lo siguientes.

• Hoja de vida

• Copia de cédula

• Aviso de entrada

• Formato de contrato

• Aviso de incremento de sueldos

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

ADECUADO SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA DE

PERSONAL, PERMITE UN MAYOR RENDIMIENTO

COMENTARIO

El sistema que utiliza la empresa para el control de Asistencia

de Personal, es el Registro de Firmas a la entrada y salida de

las jornadas de trabajo es de 08h00 a 12h00 y de 14h00 a

17h00,mientras que el personal de ventas se reporta a las

08h00 y a las 15h00, firmando sólo las entradas.

Este registro reposa en la Secretaría de la empresa, siendo la

Secretaria la persona encargada de proteger y controlar las

operaciones que en él se dan.

Es así que se está no cumpliendo el Art. 25 del capitulo VII del

Reglamento Interno de la empresa “Asistencia”.

Puesto que el actual sistema de registro de firmas de

entrada y salida no proporciona un alto grado de

confiabilidad en el control de asistencia, ya que puede

existir irregularidades en el manejo de los registro, esto

puede deberse a afinidad existente entre el custodio y el

resto de personal.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

CONCLUSIÓN

El sistema utilizado por la empresa para el control de

asistencia de personal no es el mas confiable y aconsejable.

Además no se cuenta con hojas de movilización, en caso de que

el personal tenga que salir en horas laborables, por cualquier

motivo.

RECOMENDACIÓN

Ø Debe proponer al Directorio y Junta General, la necesidad

de implantar en la empresa el sistema de un método

moderno de control de Asistencia puesto que es un método

eficaz y confiable para el control diario de asistencia y

puntualidad en el trabajo.

Ø Como instrumento de ayuda para el control de asistencia

implementar las hojas de movilización, para el caso de

salidas del personal en horas laborables, ya sea por asuntos

personales o de oficina, las mismas que estarán bajo

custodia de la Secretaria (Ver Anexo)

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

CIUDAD : QUITO PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 ÁREA : Recursos Humanos

ENTREVISTA

CARGO : Gerente OBJETIVO: Conocer los motivos del porque no se utilizan guías de inducción.

1. DE ENTREVISTAS REALIZADAS AL PERSONAL SE ESTABLECE QUE NO EXISTE

UNA GUÍA DE INDUCCIÓN. PODRÍA INDICA RME LA RAZÓN? Cuando ingresa una persona a la Empresa se la adiestra con una persona antigua, la misma que es encargada de darle las instrucciones con respecto al nuevo cargo.

2. CREE NECESARIA LA APLICACIÓN DE UNA GUÍA DE INDUCCIÓN?

Después de su aplicación veo indispensable aplicar una guía de inducción ya que de esta manera el personal que se encuentra en este sistema obtendrá un mejor adiestramiento con las personas indicadas.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

F4 16A/23

142

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

UNA ADECUADA ADAPTACIÓN CONTRIBUYE AL MEJOR

DESEMPEÑO DE FUNCIONES

COMENTARIO

De las conversaciones mantenidas con los empleados puedo constatar

que durante el periodo de adaptación en la Empresa existe una

desorientación debido a que desconocen a quien dirigirse para el

cumplimiento de sus funciones.

De igual manera en la entrevista realizada al Gerente General me

fue posible confirmar que no existe una orientación para el nuevo

personal.

CONCLUSIÓN

No existe una guía para la adaptación de los nuevos empleados

porque no se ha previsto una guía de INDUCCIÓN en la Empresa.

RECOMENDACIÓN

El directorio dispondrá la aplicación de la guía de INDUCCIÓN, la

misma que presente: CONTENIDO, PERSONA RESPONSABLE Y TIEMPO;

buscando contribuir al mejoramiento del desempeño de los nuevos

empleados .

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F4 23/23

F4 16B/23

143

LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO Del 16-05-06 al 16-11-06

PAPELES DE TRABAJO SOBRE EL CONTROL DE ASISTENCIA

PRIMERA JORNADA SEGUNDA JORNADA NÓMINA FECHA ENTRADA SALIDA ENTRADA SALIDA

OBSERVAC.

Sra. Graciela Toromoreno

01-08-06 08h00 12h00 14h00 17h00

08-08-06 08h00 12h05 14h05 17h00 15-08-06 08h05 12h00 14h05 17h00 22-08-06 08h00 12h00 14h00 17h00

Srta. Valeria Ortiz 01-08-06 08h15 12h00 14h08 17h00 08-08-06 08h10 12h00 14h05 17h00 15-08-06 08h00 12h05 14h00 17h05 22-08-06 08h05 12h00 14h05 17h00

Este servidor registra algunos atrasos

Sra. Doris Falcón 01-08-06 08h15 12h00 14h05 17h00 08-08-06 08h00 12h00 14h05 17h00 15-08-06 08h00 12h05 14h00 17h06 22-08-06 08h07 12h00 14h05 17h03 Sr. Pablo Chipantiza 01-08-06 08h00 12h00 14h00 17h05 08-08-06 08h00 12h00 14h03 17h00 15-08-06 08h00 12h05 14h00 17h00 22-08-06 08h05 12h00 14h02 17h07 ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G..

F4 17/23

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ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

PAPELES DE TRABAJO SOBRE EL CONTROL DE ASISTENCIA

PRIMERA JORNADA SEGUNDA JORNADA NÓMINA FECHA ENTRADA SALIDA ENTRADA SALIDA

OBSERVAC.

Sr. Mauricio Recalde 01-08-06 08h15 15h15 18h00 (Agente Vendedor) 08-08-06 08h10 15h15 18h00 15-08-06 08h00 15h20 18h00 22-08-06 08h03 15h00 18h00

Es la persona que registra

el número de atrasos más

elevado Srta. Sheyla Basantes 01-08-06 08h00 15h00 (Agente Vendedor) 08-08-06 08h05 15h05 15-08-06 08h03 15h00 22-08-06 08h00 15h02

COMENTARIO: Para realizar la cédula analítica sobre el control de asistencia al personal que labora en “BIOGENET” S.A., se tomaron los datos directamente de los registros de asistencia que reposan en la secretaria de la empresa, aclarando que no se puede obtener copias de estos registros por no permitirlo su custodio.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

F4 18/23

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ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

PAPEL DE TRABAJO- CARPETAS DE PERSONAL

QUE DEBE TENER UNA CARPETA DE CADA EMPLEADO

Nº NOMBRE DEL

EMPLEADO

HOJA

DE

VIDA

COPIA

DOCUMENTOS

PERSONALES

CONTRATO AVISOS

IESS

HOJAS DE

MOVILIZACIÓN

INCREMENTOS

SUELDOS

1 Pablo

Chipantiza X X X √ X X

2 Doris

Falconí √ √ X √ X X

3 Valeria

Ortiz √ X √ √ X X

4 Mónica

Recalde √ X √ √ √ X

5 Graciela

Toromoreno X √ X √ √ X

√ = Si cumple X = No cumple

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

F4 19/23

146

LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

PAPEL DE TRABAJO

Nº NOMBRE DEL EMPLEADO LOS EMPLEADOS CONOCEN

SUS FUNCIONES

1 Pablo Chipantiza SI

2 Doris Falcón SI

3 Valeria Ortiz SI

4 Mónica Recalde SI

5 Graciela Toromoreno SI

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

F4 20/23

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ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

GUÍA DE CAPACITACIÓN Esta guía se ha creado con el fin de dar a conocer sobre la capacitación y desarrollo profesional del empleado o trabajador de la empresa. NOMBRE DEL EMPLEADO: Lcda. Myriam Díaz CONTADORA DEPARTAMENTO: FINANCIERO SECCIÓN: CONTABILIDAD JEFE INMEDIATO: Dr. Jaime Gutiérrez FECHA DE INGRESO: 01/02/05

CARGO CONTENIDO CURSO RESPONSABLE CAPACITACIÓN

TIEMPO

1 CONTADORA

CURSO DE CONTABILIDAD

AVANZADA

RR.HH 30 HORAS

2 CONTADORA

TRIBUTACIÓN RR.HH 20 HORAS

NOMBRE DEL EMPLEADO: Valeria Ortiz CARGO: SECRETARIA DEPARTAMENTO: RECURSOS HUMANOS JEFE INMEDIATO: Dr. Jaime Gutiérrez FECHA DE INGRESO: 02/08/04

CARGO CONTENIDO CURSO

RESPONSABLE CAPACITACIÓN

TIEMPO

3 SECRETARIA

Gerencia del Servicio y Medición de la Satisfacción del

cliente

Administración de

Ventas RR.HH

16 HORAS

4 SECRETARIA

Relaciones Humanas y convivencia

RR.HH 8 HORAS

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

F4 21/23

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ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

GUÍA DE COMPETENCIAS – COLABORADOR CON SUBORDINADOS

Nombre del colaborador : Mónica Recalde Gerente : Dr. Miltón Angúlo Fecha : del 16-10-06 al 16-11-06 Use las siguientes escalas para calificar el nivel de competencia que usted ha observado en esta persona.

No 1 3 5 7 9 No ha sido observado

Nivel no aceptado

Menos que aceptable

Nivel aceptable

Sobrepasa nivel aceptable

Sobrepasa amplia

COMPETENCIA CALIFICACIÓN EXPLICACIÓN SOBRE LA

CALIFICACIÓN Conducta profesional 5 Es un profesional que da sus

primeros pasos dentro de las ventas

Conocimiento técnico 5 Tiene conocimientos sólidos de ventas

Perspectiva empresarial 3 No toma decisiones consulta que hacer

Compromiso con resultados 7 Resuelve sus problemas y presenta la información oportuna

Comunicación 5 Presenta los informes pero no tiene los argumentos por sustentar

Enfoque al cliente 7 Tiene buena forma de atender a los clientes

Análisis de decisiones 5 Siempre esta solicitando información y apoyo para resolver sus inquietudes

Innovación 7 Siempre esta observando la manera como mejorar

Manejo de recursos 7 Si sabe aprovechar los recursos que dispone

Efectividad en equipo 5 No sabe aprovechar todas las bondades del sistema

TOTAL 56

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

F4 22/23

149

LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

GUÍA DE INDUCCIÓN

Esta guía se ha creado con el fin de conocer sobre el entrenamiento del empleado o trabajador de recién ingreso a la empresa. Nombre del colaborador : Edgar Urquizo Cargo :Vendedor Departamento: Contabilidad Sección: Caja bancos Jefe inmediato: Carlos Aguilar Fecha de ingreso: 01/02/04

No CONTENIDO RESPONSABLE TIEMPO 1 Presentación y

Disposiciones generales, conocimiento de la empresa

Recursos Humanos 4 horas

2 Conversación con Gerencia Gerente ½ hora 3 Trabajo en departamento

de ventas Administrador de vetas 1 día

4 Disposiciones contables, entrega de informes e información

Contador 1 día

5 Explicación y adiestramiento del cargo

Contador/ Auxiliar de caja bancos saliente

10 días

_______________ ____________________ ____________________ EMPLEADO JEFE INMEDIATO RECURSOS HUMANOS

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

F4 23/23

150

Quito, noviembre del 2006

Señores

ACCIONISTAS Y MIEMBROS DEL DIRECTORIO DE LABORATORIOS

“BIOGENET” S.A.

De mi consideración:

He realizado la Auditoría Administrativa al Área de Recursos Humanos de la

Empresa “LABORATORIOS BIOGENET S.A”., por el período comprendido

entre el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2006; el mismo que se realizó de

acuerdo a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y demás

procedimientos considerados necesarios en las circunstancias, para ayudarles a

evaluar el desempeño de Área sujeta a examen.

Por la naturaleza del examen los resultados se encuentran expresados en

comentarios, conclusiones y recomendaciones, siendo de su responsabilidad la

toma de las acciones directivas a fin de mejorar sus procedimientos en la buena

conducción de la empresa.

Atentamente,

AUDITORA

151

LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

C AP Í T U L O P R I M E R O

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

MOTIVOS DEL EXAMEN:

La realización de la Auditoría Administrativa del Área Recursos Humanos de

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.”, se llevó a efecto conforme la Orden de

Trabajo No. 001 de fecha 16 de Mayo de 2006, emitida por el C.P.A. Carlos

García , Director del Proyecto de Tesis; y, conforme al Plan de Investigación

aprobado por el H. Consejo Directivo de la Facultad de Ciencia Administrativas

de la Universidad Tecnológica Equinoccial con la finalidad de alcanzar el

Estatuto de Licenciada en Contabilidad y Auditoria, Contador Público Auditor.

OBJETIVOS DEL EXAMEN:

• Evaluar la eficiencia administrativa del personal que labora en

LABORATORIOS BIOGENET S.A.

• Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y

reglamentarias en el desarrollo de las actividades.

152

• Evaluar el Sistema de Control Interno a fin de determinar el grado de

eficiencia administrada, y producir recomendaciones para su

mejoramiento

ALCANCE DEL EXAMEN:

La presente Auditoria Administrativa del Área de Recursos Humanos de la

Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. cubre el período comprendido

entre el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2006.

BASE LEGAL

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” fue creada mediante resolución No. 94

1.1.1 1010 de 15 de julio de 1.994, e inscrita en el Registro Mercantil con el No.

125 de fecha 3 de Agosto del mismo año, fecha en la cual se da inicio a sus

actividades comerciales.

Rige para su funcionamiento legal: Ley de Compañías, Código de Comercio,

Código de Salud, Código de Trabajo, Ley de Régimen Tributario Interno,

Estatutos y Reglamentos de la Compañía

153

ESTRUCTURA ORGÁNICA

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” se encuentra estructurada de la siguiente

manera:

• Junta General de Accionistas

• Directorio

• Presidente Administrativo

• Gerente General

• Departamento Financiero

• Departamento Administrativo

• Departamento de Ventas

154

LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

C A P I T U L O S E G U N D O

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

1. ACTUALIZACIÓN Y REFORMA DE ESTATUTOS Y REGLAMENTO

INTERNO, GARANTIZARÁN LA OPTIMIZACIÓN DE LA EMPRESA

CONCLUSIÓN

Los Estatutos y Reglamento Interno de la Compañía no han sido actualizados

desde la fecha de inicio, por falta de observancia del Directorio y Junta General

de Accionistas, inobservando los Principios y Elementos de Administración

Aceptados. Por consiguiente la falta de actualización de los Estatutos y

Reglamento Interno de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., en

cuanto a delimitación de funciones ha provocado descoordinación entre

funcionarios y empleados.

RECOMENDACIÓN

El Directorio y la Junta General de Accionistas de “LABORATORIOS

BIOGENET S.A.”., debe actualizar los Estatutos y Reglamento Interno, en lo

155

referente a las funciones específicas de sus servidores, con la finalidad de

mantener un equilibrio en la Organización y Dirección de la Empresa.

En caso de que no se actualicen estos documentos, se procederá a la elaboración

de un Manual Orgánico Funcional, en el cual se determine con exactitud las

obligaciones, atribuciones de cada uno de los servidores de la Empresa.

Además que incluya un Organigrama Funcional.

2. EVALUACIÓN PERMANENTE DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE

EL APROVECHAMIENTO ADECUADO DE LOS MISMOS

CONCLUSIÓN

La falta de preocupación de los máximos Directivos en velar por el buen

funcionamiento de la Unidad de Auditoria Interna, no ha permitido que se

realicen exámenes administrativos periódicos de las actividades que desarrolla

el personal, puesto que el funcionamiento de esta Unidad no ha sido en forma

continua.

Esta situación, no ha permitido evaluar y conocer el grado de rendimiento del

Recurso Humano en el cumplimiento de las labores encomendadas.

Incumpliéndose con lo que determina el Artículo 13 del Capítulo III del

Reglamento Interno “Evaluación” que señala:

156

“Las actividades desarrolladas por el personal de la Empresa, serán

permanentemente evaluadas y su rendimiento deberá ser aceptable”

RECOMENDACIÓN

Que la Unidad de Auditoría Interna, encargada de la evaluación y control,

realice en forma periódica exámenes administrativos de las actividades que

desarrolla el Recursos Humano de la Compañía, en base a un plan anual.

3. CAPACITACIÓN DEL PERSONAL, MEJORA EL RENDIMIENTO DE

LOS MISMOS

CONCLUSIÓN

Uno de los problemas detectados en la Empresa LABORATORIOS BIOGENET

S.A., fué la falta de capacitación y entrenamiento al personal, lo que no ha

permitido que se adquieran conocimientos de nuevas técnicas en beneficio de la

entidad.

Si bien en algunas oportunidades ciertos trabajadores han participado en

eventos de esta naturaleza, pero la mayoría del personal no ha tenido la

oportunidad de actualizarse. Todo aquello se debe a la falta de un Plan o

Cronograma de Capacitación.

157

No se ha dado cumplimiento de esta manera el Artículo 16 del Capítulo IV del

Reglamento Interno “Capacitación del Personal”, que menciona:

“Con la finalidad de actualizar los conocimientos, obtener un mayor

rendimiento y elevar la calidad del trabajo, el personal podrá participar de

eventos de capacitación o perfeccionamiento”.

RECOMENDACIÓN

El Directorio dispondrá que se elabore en forma anual un Cronograma de

Capacitación de Personal, que abarque cursos, seminarios, talleres,

conferencias, etc., de acuerdo a las necesidades de cada una de las áreas de

trabajo, debiéndose también tomar en cuenta los que dictan las instituciones del

Estado o cualquier otra entidad. La adopción de esta política permitirá contar

con elementos humanos adecuados, lo que redundará en beneficio de la

Empresa, establecer los cursos de capacitación mínimos requeridos por cada

nivel o cargos.

158

4. ÓRDENES CONCRETAS Y BIEN DIRIGIDAS PERMITEN CUMPLIR

FUNCIONES EN FORMA EFICIENTE

CONCLUSIÓN

De acuerdo a mi estudio se comprobó que las órdenes fijadas por la autoridad

de la Empresa, son transmitidas en forma directa y verbal, lo cual conlleva a

que las mismas en un 20% aproximadamente no se lleguen a cumplir en forma

cabal.

RECOMENDACIÓN

El Directorio dispondrá que las órdenes de trabajo deban hacerse

necesariamente por escrito, además teniendo la obligación de velar por el fiel

cumplimiento de las mismas. Para el caso de órdenes impartidas para todo el

personal de LABORATORIOS “BIOGENET” S.A., deben ser escritas y dadas a

conocer a cada jefe departamental para que sea bajo la responsabilidad de ellos

quienes hagan conocer al personal a su mando.

5. ADECUADOS ARCHIVOS DE EXPEDIENTES PERSONALES,

PERMITEN UNA RÁPIDA LOCALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

CONCLUSIÓN

Revisados los archivos del personal de la Empresa, se verificó que la

documentación del personal no se encuentra debidamente clasificada en

159

expedientes individuales, sino que se mantiene en forma general en una sola

carpeta.

Asimismo, dicha documentación no ha sufrido cambios en un tiempo

considerable, lo que conlleva a una desactualización de información, datos y

biografía del personal, requisitos mínimos por carpeta.

RECOMENDACIÓN

Sugerir a la Secretaría de la entidad, la implementación de un moderno sistema

de documentación y archivo, procurando clasificar la información en forma

lógica, adecuada y actualizada.

6. ADECUADO SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA DE

PERSONAL, PERMITE UN MAYOR RENDIMIENTO

CONCLUSIÓN

El sistema utilizado por la Empresa para el control de asistencia de personal, es

el Registro de Firmas a la entrada y salida de las dos jornadas de trabajo, siendo

la Secretaria la persona encargada de proteger y controlar las operaciones que

en él se dan.

160

Es así que este sistema no proporciona en alto grado de confiabilidad en el

control de asistencias, ya que pueden existir irregularidades en el manejo de los

registros, esto puede deberse a afinidad que pueda existir entre el custodio y el

resto del personal.

Inobservándose lo establecido en el Capítulo VI, Artículo 25 del Reglamento

Interno de la Empresa “Asistencia”, que señala:

“Se establecerá un sistema adecuado que permita el control de la asistencia,

permanencia y puntualidad del personal, con el fin de evaluar el rendimiento

de los mismos”.

RECOMENDACIÓN

Los Directivos de la Compañía procederán ha implantar un Sistema moderno

de Asistencia, puesto que es un método confiable y eficaz para el control de

asistencia, permanencia y puntualidad en el trabajo.

Asimismo, como instrumentos de ayuda para el control de asistencia se

implentarán las Hojas de Movilización, utilizadas para las salidas del personal,

en horas laborables, ya sea por asuntos personales o e oficina, las mismas que

estarán bajo la custodia de la Secretaria.

161

7. PREPARACIÓN O DESIGNACIÓN DE UNA PROFESIONAL

ENCARGADA DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE LA SOLVENCIA Y

EFICACIA EN ESTE DEPARTAMENTO

CONCLUSIÓN

En mi trabajo se establece que si bien existe una persona encargada del control

de Recursos Humanos, no es una especialista, pués solo se ha manejado por la

experiencia, esto puede ocasionar a la larga un profundo problema en lo que

refiere al manejo del personal.

RECOMENDACIÓN

Los Directivos de la Compañía procederán ha contratar o encargar el control a

una persona especializada en el área o Capacitar a la persona que actualmente

es responsable

8. PÓLIZAS DE SEGUROS PARA LA CUSTODIA DE QUIENES MANEJAN

VALORES, PERMITE LA PROTECCIÓN Y BUEN RECAUDO DE LOS

EMPLEADOS Y FLUJO DE DINERO DE LA EMPRESA.

CONCLUSIÓN

Ente los problemas que observé en la empresa puedo decir que los encargados

de realizar depósitos y transporte de mercaderías no tienen pólizas de seguros,

factor que representa un riesgo para la compañía.

162

RECOMENDACIÓN

El Directorio dispondrá la contratación de una empresa de seguros para

proteger, fortalecer, el transporte de valores, mercaderías y la vida de los

custodios.

9. EL CONTROL PERIÓDICO DE DOCUMENTOS, PRODUCTOS A LOS

VENDEDORES PERMITE PROTECCIÓN Y EFICACIA DE ESTOS

ACTIVOS DE LA EMPRESA.

CONCLUSIÓN

En este trabajo de investigación observé que no existe un arqueo periódico de

valores, documentos y mercaderías que manejan los Vendedores, pues los

llevan de forma desordenada sin la utilización de una buena metodología

RECOMENDACIÓN

El Directorio dispondrá que se realicen arqueos de documentos, productos y

valores en forma esporádica y de esta manera evitar la pérdida o jineteo de los

mismos, logrando así una eficiente entrega – recepción de lo mencionado.

163

163

IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.1 CONCLUSIONES

1. La práctica de Auditoría Administrativa, se pudo llevar a cabo y me

permitió apreciar la organización. Las técnicas y los resultados

operativos con miras a un mejoramiento constante para el adecuado

desarrollo de las rutinas y actividades cotidianas, por esta razón se la

considera como una Auditoría Constructiva.

2. El Organigrama estructural con el que cuenta actualmente

LABORATORIOS BIOGENET S.A., luego de la descripción de cada uno

de ellos, nos demuestra la realidad administrativa en la que se

desenvuelve la entidad.

3. La identificación de las funciones principales del Área de Recursos

Humanos, nos permite evaluar la situación actual de la Empresa.

4. El desarrollo de las funciones del Área de Recursos Humanos permite

identificar las áreas fuertes y débiles de la Empresa.

5. Los resultados de la investigación se han tabulado ordenadamente,

buscando optimizar al personal de LABORATORIOS BIOGENET S.A.

164

6. La optimización del Recurso Humano permite brindar mayores y

mejores alternativas del desempeño laboral.

7. El Sistema de Administración y Recursos Humanos sirve como

instructivo para proporcionar orden y bienestar a todo el personal de

LABORATORIOS BIOGENET S.A.

8. En cuanto a la hipótesis que planteo al inicio de mi trabajo de

investigación, he podido determinar y comprobar que existen

deficiencias en el Sistema de Control Interno, puesto que no se cumple

con actividades que son de vital importancia para la empresa; lo que no

garantiza el aprovechamiento en forma eficiente, efectiva y económica

del recurso humano.

165

4.2 RECOMENDACIONES

1. Los administrados de los LABORATORIOS BIOGENET deberán realizar

un seguimiento a los asuntos tratados en el informe del auditor el cual

incluye observaciones y recomendaciones.

2. Es necesario que “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”, adopte medidas

conducentes a la actualización de su Legislación, esto es en cuanto a sus

Estatutos y Reglamento Interno, y se observen las disposiciones previstas

en los mismos, lo que permitirá una clara y eficaz operatividad, tanto en

el campo administrativo como financiero.

3. Mediante mi investigación propongo a los Directivos de la empresa

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.”, un Organigrama Estructural, que

representa gráficamente y en forma real la estructura organizativa de la

misma, en el cual se evidencia la responsabilidad propia de la división

de trabajo y la autoridad propia de la jerarquía.

4. La Unidad de Auditoria Interna realizará evaluaciones permanentes al

personal, lo que permitirá conocer el rendimiento real en el

cumplimiento de las labores encomendadas en un plan anual.

166

5. Los Directivos de la entidad, dispondrá que se elaboren y ejecutaran

programas de capacitación y entrenamiento que incluya a todo el

personal, garantizando de esta manera un mejor desarrollo de las

actividades.

6. El Sistema moderno de Control de Asistencia, es un método eficaz y

confiable para el Control del personal, por lo que recomiendo su

utilización; al igual que la implementación de las Hojas de Movilización.

7. Con la finalidad de que se mantenga la información del personal en

forma ordenada, separada y utilizada, la Secretaria de la entidad, deberá

tomar las medidas correctivas necesarias.

8. Que el presente trabajo de Investigación, sirva para mejorar la gestión

administrativa de “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”, para lo cual se

deberán tomar como referencia las recomendaciones planteadas en el

respectivo Borrador del Informe.

9. Incursionar en este tema, es recomendable no solo por su utilidad, sino

porque a través de la Auditoria Administrativa se puede llegar a

canalizar una nueva opción del Auditor, como es el Asesoramiento

Empresarial.

167

167

V ANEXOS

ANEXO 1

FORMULARIO DE DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

LABORATORIOS “BIOGENET S.A.”

FECHA DE ELABORACIÓN ORIGINAL: _________________________________

REVISIÓN

No. ____________________ FECHA _______________________________________

1.- IDENTIFICACIÓN DE LA FUNCIÓN

GERENCIA ________________ DEPARTAMENTO _________________

SECCIÓN _________________ UBICACIÓN FÍSICA________________

TITULO DEL PUESTO __________________________________________________

REPORTA DIRECTAMENTE A __________________________________________

REPORTA DIRECTAMENTE A: _________________________________________

REPORTA INDIRECTAMENTE A: _______________________________________

ROPA DE TRABAJO E IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD

______________________ ________________________________________

______________________ ________________________________________

168

2.- OBJETIVO DEL PUESTO

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

3.- FUNCIONES

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

4.- RESPONSABILIDAD SOBRE BIENES, DINERO, DOCUMENTOS E

INFORMACIÓN.

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

169

5.- RELACIONES PRINCIPALES Y CONTACTOS PERMANENTES

PERSONA O CARGO MOTIVO

FRECUENCIA

5.1. DENTRO DE LA COMPAÑÍA

___________________

___________________

___________________

___________________

___________________

___________________

___________________

___________________

___________________

5.2. FUERA DE LA COMPAÑÍA

___________________

___________________

___________________

___________________

___________________

___________________

6.- SUPERVISIÓN

6.1. DIRECTA

CARGO: ______________________________________________________________

______________________________________________________________________

6.2. INDIRECTA

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

7.- EN CASO DE AUSENCIA LE REMPLAZA:

170

8.- REQUISITOS PARA OCUPAR EL PUESTO

EDUCACIÓN FORMAL MÍNIMA NECESARIA

______________________________________________________________________

CONOCIMIENTOS RELATIVOS AL PUESTO

______________________________________________________________________

EXPERIENCIA TOTAL MÍNIMA NECESARIA

______________________________________________________________________

MÁQUINAS Y EQUIPOS Y HERRAMIENTAS QUE DEBE OPERAR

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

_______________________

NOMBRE DEL TITULAR

_______________________________ ________________________

GERENTE / GERENTE GENERAL GERENTE / JEFE DE ÁREA

_____________________________ _____________________________

JEFE INMEDIATO JEFE DE RECURSOS HUMANOS

FECHA: ______________________

171

ANEXO 2

LABORATORIOS “BIOGENET” S.A. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL

FUENTE: BIOGENET ELABORACIÓN: LA AUTORA

COMISARIO

JUNTA GENERAL ACCIONISTAS

DIRECTORIO

PRESIDENTE ADMINISTR.

GERENTE GENERAL

ASESORÍA JURÍDICA

AUDITOR INTERNO

SECRETARIA

DEPARTAMENTO ADMINSITRAT.

PROVEEDURÍA

CHOFER 1-2

CONSERJE

GUARDIÁN

DEPARTAMENTO FINANCIERO

CONTABIL. BODEGA CARTERA FACTURAC. CAJA

DEPARTAMENTO DE VENTAS

VENDEDOR 1

VENDEDOR 2

VENDEDOR 3

VENDEDOR 4

VENDEDOR 5

VENDEDOR 6

VENDEDOR DE OFICINA

172

ANEXO 3 LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

HOJA DE MOVILIZACIÓN

PERMISO No.

DEPARTAMENTO: ................................. FECHA: ......................... PARA: AUSENTARSE NO CONCURRIR AL TRABAJO MOTIVO DE ESTE I.E.S.S. DILIGENCIA DE LA EMPRESA PERMISO ENFERMEDAD OTROS DURACIÓN DEL PERMISO:

DESCONTABLE DEL SALARIO: SI NO

FIRMA DEL EMPLEADO:

________________ NOMBRE

CONTROL: SALIÓ ENTRÓ:

AUTORIZADO POR:

_________________________ NOMBRE

173

LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

PLANEACIÓN ANEXO 4

PRESUPUESTO AÑO 2007 ÁREA: RECURSOS HUMANOS ELABORADO POR: M.P. DESCRIPCIÓN DEL INFORME: ESTIMACIÓN DEL SUELDO POR ÁREAS Y CARGOS APROBADO POR: C.G.

ROL ULTIMO MES AÑO 2006 BENEFICIOS SOCIALES 2006

No. CARGO

NO. PERSONAS

EN EL PUESTO

S.B.U.

S.B.U.X No. PERS.

EN EL PUESTO

HORAS EXTRAS

COMISIONES

COMPONENTE

TOTAL SUELDO

MENSUAL

XIII SUELDO

XIV SUELDO

VACACIONES

FONDO RESERVA

APORTE PATRONAL

TOTAL PROVISIÓN

APORT. PERSONAL IESS 9.35%

TOTAL ROL

1 SUPERVISOR DE VENTAS 1 494.64 494.64 16.00 510.64 41.22 10.16 20.61 41.22 60.10 173.31 46.25 637.70 2 AUXILIAR CONTABLE 1 216.69 216.69 16.00 232.69 18.06 10.16 9.03 18.06 26.33 81.63 20.26 294.06 3 VENDEDORES 10 149.09 149.09 160.00 1650.90 124.24 101.59 62.12 124.24 181.14 593.34 139.40 2104.84 4 CONSERJE 1 149.09 149.09 16.00 165.09 12.42 10.16 6.21 12.42 18.11 59.33 13.94 210.48 5 SECRETARÍA 1 149.09 149.09 16.00 165.09 12.42 10.16 6.21 12.42 18.11 59.33 13.94 210.48 6 BODEGUERO 2 132.84 265.68 32.00 297.68 22.14 20.32 11.07 22.14 32.28 107.95 24.84 380.79 7 CAJERA 1 149.09 149.09 16.00 165.09 12.42 10.16 6.21 12.42 18.11 59.33 13.94 210.48

TOTALES 17 1440.53 2915.18 272.00 3187.18 242.93 172.71 121.47 242.93 354.19 1134.23 272.57 4048.84

AÑO 2007 BENEFICIOS SOCIALES 2007

No. CARGO

NO. PERSONAS

EN EL PUESTO

S.B.U.

S.B.U.X No. PERS.

EN EL PUESTO

HORAS EXTRAS

COMISIONES

COMPONENTE

TOTAL SUELDO

MENSUAL

XIII SUELDO

XIV SUELDO

VACACIONES

FONDO RESERVA

APORTE PATRONAL

TOTAL PROVISIÓN

APORT. PERSONAL IESS 9.35%

TOTAL ROL

1 SUPERVISOR DE VENTAS 1 537.92 537.82 8.00 545.32 44.82 11.58 22.41 44.82 65.35 188.98 50.29 684.51 2 AUXILIAR CONTABLE 1 240.42 240.42 8.00 243.42 20.03 11.58 10.02 20.03 29.21 90.88 22.48 316.82 3 VENDEDORES 10 168.09 1680.86 80.00 1760.36 20.03 115.83 70.04 140.07 204.22 670.24 157.16 2273.94 4 CONSERJE 1 168.09 168.09 8.00 176.09 140.07 11.58 7.00 14.01 20.42 67.02 15.73 227.39 5 SECRETARÍA 4 168.09 672.35 32.00 704.35 14.01 46.33 28.01 56.03 81.69 268.10 62.86 909.58 6 BODEGUERO 2 150.70 301.40 16.00 317.40 56.03 33.17 12.56 25.12 36.62 122.58 28.18 411.79 7 CAJERA 1 168.09 168.09 8.00 176.09 25.12 11.58 7.00 14.01 20.42 67.02 15.72 227.39

TOTALES 20 1601.29 3769.02 160.00 3929.02 314.09 231.67 157.04 314.09 457.94 1474.82 352.40 5051.43

174

174

VI BIBLIOGRAFÍA

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28. SAMANIEGO, Pablo (2003) La competitividad tarea de todos Revista

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29. BARRAZUETA, E & ASOCIADOS (2003) Administración de Recursos

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30. CHASE,A; JÁCOBS,E (1997) Administración de producción y

operaciones traducido por Prentice – hall Hispano América Editorial Mc

Graw-Hill cuarta edición. México. México D.F

31. WERTHER, William (1991) Administración de personal y Recursos

Humanos traducido por Joaquín Gómez Editorial Mc Graw-Hill tercera

edición. México. México D.F

32. CASTILLO APONTE, José A (1193) Administración de personal

Colombia

33. DIANE, ARTHUR (1986) La selección efectiva de persona Editorial

norma primera edición.

34. ARTHUR, ANDERSON (1991) Prácticas de Auditoría y Asesoría de

Negocios

179

179

VII ÍNDICE

CONTENIDO

PAG.

CERTIFICACIÓN ................................................................................................ i

AUDITORIA ....................................................................................................... ii

DEDICATORIA ................................................................................................. iii

AGRADECIMIENTO ....................................................................................... iv

I. INTRODUCCIÓN

II REVISIÓN DE LITERATURA

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ........................................................ 7

Reseña Histórica ............................................................................................ 7

Base legal ........................................................................................................ 8

Objetivos de la Empresa ............................................................................ 11

Organización Administrativa de “BIOGENET” S.A. ............................ 11

CONCEPTOS BÁSICOS ..................................................................................

La Auditoria ................................................................................................. 15

Concepto .......................................................................................................15

Clases de Auditoria .................................................................................... 15

El control ...................................................................................................... 17

Concepto ...................................................................................................... 17

Clasificación ..................................................................................................17

Responsabilidades .......................................................................................19

Clases de responsabilidades .......................................................................20

180

AUDITORIA ADMINISTRATIVA ............................................................22

Definición ......................................................................................................22

Naturaleza de la Auditoria Administrativa .............................................25

Diferencia entre Auditoria Administrativa y Financiera .......................29

Objetivos de la Auditoria Administrativa ................................................32

Evaluación del Control Interno ..................................................................32

Evaluación de Rendimiento .......................................................................33

Asistencia de Dirección ...............................................................................34

Alcance de la Auditoria Administrativa ..................................................36

El Auditor Operativo, Responsabilidades y Funciones .........................37

PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ...........................40

Fase I: Estudio Preliminar ...........................................................................41

Fase II: Revisión de Objetivos, Políticas y Normas .................................43

Fase III: Revisión y Evaluación del Control Interno ...............................45

Fase IV: Examen Detallado de Áreas Críticas ..........................................47

Fase V: Comunicación de Resultados .......................................................49

2.5 RECURSOS HUMANOS

2.5.1 Sistema de Administración de Recursos Humanos……………... 55

2.5.2 Concepto……………………………………………………………... 55

2.5.3 Importancia………………………………………………………….. 55

2.5.4 Objetivos de la Administración de RRHH…..………………….... 55

2.5.5 Técnicas de la Administración de RRHH…………………………. 56

2.5.6 Componentes del sistema de Administración de RRHH………... 56

181

2.5.7 Planeación……………………..………………………………..… 57

2.5.8 Concepto – Importancia – ventajas - técnicas – proceso....…. 57

2.5.9 Cuadro de contrataciones...…………………………………...… 60

2.5.10 Análisis FODA………………………………………………...…. 60

2.5.11 Análisis y Descripción de Funciones ……………………..….. 61

2.5.11.1 Análisis de Puestos…………………………………………..…. 61

2.5.11.2 Descripción de funciones………………………………………. 63

2.5.11.3 Preparación de un proceso de Análisis y descripción de

Funciones……..…………………………………………………... 63

2.5.11.4 Desarrollo del proceso de análisis de funciones……………... 63

2. 6 MÉTODOS PARA EL ANÁLISIS DE PUESTOS

2.6.1 Contenido del formulario de la descripción de funciones…… 68

2.6.2 Ejemplo de descripción de funciones ……………………….…. 68

2.6.3 Reclutamiento y selección …………………………………….… 71

2.6.3.1 Reclutamiento definición – proceso de reclutamiento …….…. 71

2.6.3.2 Selección definición – objetivo e importancia…………….…... 72

2.6.3.3 Elementos de la selección…………………………………..……. 73

2.6.3.4 Pasos básicos del proceso de selección…………………..……... 74

2.7 INDUCCIÓN…………………………………………………….. 75

2.7.1 Objetivo……………………………………………………………. 75

2.7.2 Procedimientos ………………………………………..…………. 75

2.7.3 Inducción especifica ……………………………….……………. 75

182

2.7.4 Plan de inducción …………………………………………………. 75

2.8 CAPACITACIÓN Y DESARROLLO……………………………. 76

2.8.1 Objetivo ……………………………………………………………. 76

2.8.2 Definición …………………………………………………………. 77

2.8.3 Desarrollo objetivo …………………………………………..……. 77

2.8.4 Concepto ………………………………...…………………………. 77

2.8.5 Pasos básicos en la capacitación …………………………………. 77

2.9 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO …………………………….. 79

2.9.1 Definición……………………………………………………………79

2.9.2 Objetivo……………………………………………………………… 79

2.9.3 Usos mas destacados y ventajas de la información

de evaluación del desempeño……………………………………. 80

2.9.4 Pasos básicos en la evaluación del desempeño…………………. 80

III CASO PRACTICO – EXPOSICIÓN DE RESULTADOS

3.1 Auditoria Administrativa del área de Recursos Humanos de la empresa

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” período Mayo-Noviembre 2006 ... 82

IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones …………………………………………………..…………….. 163

Recomendaciones…………………………………………………….…….. 165

V ANEXOS

Anexos…………………………………………………………………….... 167

183

VI BIBLIOGRAFÍA

Bibliografía………………………………………………………………. 174

VII ÍNDICE

Índice……………………………………………………………………… 179

i

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

MODALIDAD A DISTANCIA

TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA C.P.A. MODALIDAD

A DISTANCIA

TÍTULO DE LA TESIS DE GRADO

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA

LABORATORIOS BIOGENET S.A.

ELABORADO POR: MARLENE DEL CARMEN PURUNCAJAS CHÁVEZ

DIRECTOR DE TESIS

C.P.A. CARLOS GARCÍA

QUITO – ECUADOR

DICIEMBRE 2006

i

CERTIFICACIÓN

Que el presente trabajo de práctica profesional realizado por la alumna Marlene del

Carmen Puruncajas Chávez, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por

tanto, autorizo su presentación.

Quito, Enero 8 del 2006

CPA. CARLOS GARCÍA

DIRECTOR DE TESIS

ii

AUTORÍA

Yo, Marlene del Carmen Puruncajas Chávez, soy la responsable de la elaboración e

investigación de esta tesis, para la cual he utilizado procedimientos técnicos,

debidamente autorizados por la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio de

Ambiente o por las Normativas de Contabilidad NEA o NIC, etc.

En tal virtud declara que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y

académicos que se desprenden del trabajo propuesto son de exclusiva responsabilidad

de la autora

Marlene del Carmen Puruncajas Chávez

iii

DEDICATORIA

El presente trabajo lo dedico a Dios por ser la luz de mi vida y con todo mi amor y

cariño a mi esposo quien jugó un papel importante para que este sueño se haga realidad,

a mis hijos Daniel, Laura, Pamela, quienes tuvieron que acostumbrarse a mis ausencias

y fueron mi motivo para poder alcanzar este anhelo.

A mis padres quienes forjaron mi futuro, a mis hermanos y a todos quienes de una u

otra manera han contribuido a mi formación profesional.

Marlene del Carmen Puruncajas Chávez

iv

AGRADECIMIENTO

Dejo constancia de mi agradecimiento a todos los docentes de la Facultad de Ciencias

Económicas y de Negocios de la Universidad Tecnológica Equinoccial, de la Escuela de

Contabilidad y Auditoría, modalidad a distancia, por sus valiosos conocimientos

impartidos en mi formación profesional.

De manera especial mi profundo agradecimiento al CPA. Carlos García, Director de

Tesis, por su orientación y dedicación para culminar con el presente trabajo

investigativo.

Mi reconocimiento para todos los Directivos, empleados y trabajadores de

LABORATORIOS BIOGENET S.A., por brindarme las facilidades necesarias para

realizar la presente tesis.

MARLENE DEL CARMEN PURUNCAJAS CHAVEZ

1

1

INTRODUCCIÓN

La presente tesis de Grado que presento a consideración de los lectores, es un trabajo

Relacionado con una AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DEL ÁREA DE RECURSOS

HUMANOS DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A. El mismo que

pretende sugerir alternativa de solución a las desviaciones o fallas detectadas durante la

investigación, cuyo producto fundamental constituye el informe del auditor.

Seguidamente revise información concerniente a la Auditoria, para luego concentrar mi

estudio en lo que es la Auditoria Administrativa, en cuanto a su naturaleza, contraste

con la Auditoria Financiera, objetivos, alcance y responsabilidades del auditor

operativo.

He desarrollado un trabajo eminentemente profesional, que lo constituye la práctica del

mismo y además pongo a consideración aspectos muy importantes de carácter teórico,

como son definiciones contenidas en conceptos, narraciones y descripciones de los

elementos más importantes de la Auditoría y de la naturaleza de la Empresa, con lo cual

pretendo dotar al lector de la presente tesis, de los elementos fundamentales de la

aplicación profesional de una Auditoría Administrativa; de la his toria de la entidad, de

su legislación, organización y administración de la misma.

El presente trabajo de investigación, realizando en “LABORATORIOS BIOGENET

S.A.”, período Mayo-Noviembre del 2006, se desarrolló en base a los lineamientos,

normas y procedimientos que rigen las técnicas modernas de la Auditoría.

Luego de conocer todos los aspectos importantes de la Auditoria Administrativa, pase a

analizar el proceso de la misma, que comprende: Estudio preliminar; Revisión de

objetivos, políticas y normas: Revisión y evaluación del sistema de control interno;

Examen detallado de: áreas críticas y comunicación de resultados.

2

Todo este procedimiento me permitió desarrollar mi trabajo de campo, mediante el cual pude

detectar ciertas deficiencias.

Finalmente me permito plantear algunas conclusiones y recomendaciones, las mismas que

espero constituyan un soporte para mejorar la gestión Administrativa de la Empresa.

3

1. TITULO DEL PROYECTO

Auditoría Administrativa del Área de Recursos Humanos de la Empresa

LABORATORIOS BIOGENET S.A.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

- La Mayoría de Empresas no cuentan con una Auditoría Administrativa para su buen

desempeño y funcionamiento en el campo laboral, la Auditoría se aplica en otros

estamentos de la Empresa y sin darle importancia al Recursos Humano.

- La falta de un Organigrama Estructural, que represente gráficamente y en forma real

la estructura organizativa de la misma, en la cual se evidencia la responsabilidad

propia de la división de trabajo y la autoridad propia de la misma.

- No existe una Unidad de Auditoría Interna que permita conocer el rendimiento real

en el cumplimiento de las labores encomendadas al área de Recursos Humanos.

- No existen programas de capacitación y entrenamiento por parte de los directivos de

la Empresa para todo el personal tanto Administrativo y de Servicios, para

garantizar un mejor desarrollo de las actividades.

- No existen métodos eficaces para controlar la asistencia del personal.

3. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DEL TEMA

El Ecuador ha mejorado lentamente su infraestructura para atender la falta de

empleo, sin embargo aún no está consolidado, es necesario la dotación de mayores

recursos orientados a la obtención de una verdadera infraestructura laboral, esto en

4

lo que se refiere al Aspecto de los Recursos Humanos, para que el empleado pueda

laborar con una buena remuneración y un buen ambiente de trabajo. Quito y el país

no ha planificado nada por el momento de allí la propuesta de este proyecto para

diseñar y que este trabajo tenga una amplia justificación.

La falta de centros de capacitación para el Recurso Humano y Laboral en la

Empresa y varias que se crean en la actualidad, esto ha generado que mi persona

investigue este proyecto, cuyo principal objetivo será de proporcionar más

alternativas o recomendaciones que me permitan mejorar los métodos y tratamientos

al Recurso Humano para la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A.

- Siendo Quito una ciudad con alta población y en la cual está ubicada la Empresa.

LABORATORIOS BIOGENET S.A.” que se dedica a elaborar y comercializar

medicamentos como: OSTEOFORTE – C-D-TOS – MOLAREX , etc.

- En las empresas la capacitación permanente al Recurso Humano da como resultado

excelente rendimiento laboral y mano de obra calificada que se manifiesta en los

logros alcanzados y éxito deseado por los Empresarios y de manera especial la

eficiencia de los empleados (control – disciplina – organización) elaborando un buen

producto para el mercado y para el consumo de la población.

4. DELIMITACIÓN DEL TEMA PROPUESTO.

El presente trabajo se centrará en la elaboración de una Auditoria Administrativa del

área de Recursos Humanos de la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. de

la ciudad de Quito, con la finalidad de ayudar a la Gerencia de la empresa a buscar

alternativas de mejora y adelanto para esta área.

5

El tiempo que tomará este proceso será a medida que vayamos evaluando los

resultados dentro de la misma empresa, es decir sabremos con certeza al final de la

elaboración de la tesis cuyo periodo es de Mayo-Noviembre 2006.

5. OBJETIVOS

5.1. GENERALES:

• Desarrollar una Auditoría Administrativa al Área de Recursos Humanos de la

Empresa de LABORATORIOS BIOGENET S.A. para ayudar a la Gerencia a

evaluar el nivel de control existente en esta área y proponer alternativas de mejora.

5.2. ESPECÍFICOS:

5.2.1 Obtener un conocimiento general de la empresa y un conocimiento amplio del

Área de Recursos Humanos

5.2.2 Evaluar la situación actual de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A.

del Área de Recursos Humanos e identificar las funciones principales.

5.2.3 Identificar las Áreas débiles y fuertes en el desarrollo de las funciones del

Recurso Humano de LABORATORIOS BIOGENET S.A.

5.2.4 Documentar adecuadamente los resultados de la investigación

5.2.5 Brindar mayores y mejores alternativas de desempeño Laboral en la Empresa

LABORATORIOS BIOGENET S.A.

5.2.6 Proporcionar bienestar y orden en la Empresa LABORATORIOS BIOGENET

S.A.

4

6

6. MÉTODOS

La parte teórica del presente trabajo se realizó en base a los métodos tanto Inductivo

como Deductivo, los mismos que permitieron la recolección de información para llegar

a determinar las ciertas deficiencias existentes en el área administrativa de Recursos

Humanos, para lo cual nos servimos de leyes, reglamentos, normas, técnicas y

procedimientos de Auditoría.

El desarrollo de la parte práctica, requirió de la colaboración y apoyo decidido del

personal que conforma “LABORATORIOS BIOGENET S.A.” y a la vez exigió lógica

e iniciativa de la Auditora- Investigadora. Es por ello que para la realización del trabajo

de campo, me basé en las técnicas y procedimientos que a continuación detallo:

• Visita a Ejecutivos y responsables de la Empresa

• Recorrido por las instalaciones y visita al personal de planta

• Entrevistas

• Preparación de Programas de Auditoría

• Aplicación de Cuestionarios de Control Interno

• Selección y discusión de problemas detectados

• Elaboración y presentación del Informe de Auditoría

1

7

2.1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A.

2.1.1. RESEÑA HISTÓRICA.

Un 26 de Junio de 1994 nació “LABORATORIOS BIOGENET S.A.” fruto de la

visión de un hombre sencillo, nacido en la Capital de la República, cuna de gente noble

trabajadora, nos referimos al Dr. JAIME GUTIERREZ GONZALEZ.

Anterior a esta época el Dr. JAIME GUTIERREZ trabajó como empleado de los

LABORATORIOS GRUNENTAL S.A. de la ciudad de Quito y además viajando a

EE.UU. Boulder Colorado a realizar cursos de especialización médica y en su retorno

después de algunos meses de estadía trae medicamentos a nuestro país en diversas

maletas; los mismos que tuvieron gran aceptación primero en la ciudad de Quito; esta

importación personal lo realiza por el lapso de unos 6 meses.

Legalmente “LABORATORIOS BIOGENET S.A.” se inscribe en la Superintendencia

de Compañías el 28 de Junio de 1994.

En este año que todavía circulaba la moneda ecuatoriana se forma con un capital inicial

de S/.5’000.000 de sucres siendo los Accionistas el Dr. JAIME GUTIERREZ

GONZALEZ y la Srta. INES HURTADO ESTRADA.

El Capital Social de la Compañía fué de CINCO MILLONES DE SUCRES (S/.

5’000.000) dividido en cinco mil acciones ordinarias y nominativas de un mil Sucres

cada una.

El Fundador no pensaba sólo en él, sino, en poner su esfuerzo y actividad al servicio de

su Provincia y de su Patria.

Para comenzar, tomaron en arriendo una casa ubicada en las Calles Jorge Drom y

Gaspar de Villarroel dentro de la cual dividieron el espacio físico en bodegas y oficinas,

en un principio sus conocidos y amigos fueron sus primeros clientes, luego los quiteños

continuaron confiando en la Empresa. Le dieron su ayuda, crecía LABORATORIOS

BIOGENET S.A. y tuvieron que contratar más personal.

La provincia de Pichincha fue atendida en excelentes condiciones y sus clientes se

sentían satisfechos.

Luego se extiende a la ciudad de Guayaquil – Cuenca – Ambato y finalmente a todo el

país; los productos que importa LABORATORIOS BIOGENET S.A. son los siguientes:

8

• META CROMO PLUS

• SLENDER POWER PLUS

• VITA VANTAGE

• SINAPTIL

• OSTEO FORTE D

• C – D – TOS FORTE

• CASPAZOL

• OSTEOBLASTOL FORTE

• KUFER Q FORTE

• ZINCTOS

• ESCAMOL

• CONDROSOL

• MOLAR – EX

• NUTRA LOGICS

• NUTRA LOGICS Pediátrico

• COENZIMA Q 10.

Al crecer LABORATORIOS BIOGENET S.A. las necesidades eran mayores, así que

deciden comprar sus propios terrenos debido a las exigencias en expansión en la Calle

Vicente Cárdenas y Japón en la Ciudad de Quito en donde posteriormente se inició la

construcción del edificio e inaugurando el mismo el 1 de Abril de 2004.

En los años de existencia de LABORATORIOS BIOGENET S.A. se han dado

aumentos de capital y llegando a US$ 800 Dólares Americanos y sigue contando con

los mismos 2 socios. La historia de la empresa ha registrado esta labor de titanes,

quienes a la vuelta de estos años han demostrado con palabras de acción, de lo que son

capaces los quiteños cuando los mueve el resorte de la superación y la grandeza

humana.

2.1.2 BASE LEGAL

DE LA ESCRITURA PÚBLICA DE CONSTITUCIÓN DE “LABORATORIOS

BIOGENET S.A.”

9

1. CELEBRACIÓN, APROBACIÓN E INSCRIPCIÓN.- La escritura pública de

constitución de “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”, se otorgó en la ciudad de

Quito, el 28 de junio de 1994, ante el Notario Décimo Noveno del cantón Quito; ha

sido aprobada por la señora Intendenta de Compañías de Quito (E), doctora Beatriz

García Banderas, mediante Resolución No. 94.1.1.1.1610 de 15 de Julio de 1994 e

inscrita en el Registro Mercantil del cantón Quito, bajo el No. 1803, tomo 125, el 3

de agosto de 1994.

2. DENOMINACIÓN Y PLAZO.- La denominación de la compañía es

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” y tiene un plazo de duración de 30 años.

3. DOMICILIO.- El domicilio de la compañía es Quito, cantón Quito, provincia de

Pichincha.

4. OBJETO SOCIAL.- La compañía tiene por objeto: a) La Importación, Distribución

y Venta de productos farmacéuticos.

5. CAPITAL SOCIAL.- El capital social de la compañía es de S/. 5’000.000 = dividido

en 5.000 acciones ordinarias y nominativas de S/. 1.500,00 cada una.

6. INTEGRACIÓN DE CAPITAL.- El capital social está suscrito íntegramente y

pagado de la siguiente manera: En numerario S/. 1’250.000,00 y el saldo de S/.

3’750.000,00 será pagado en el plazo de dos años.

7. ADMINISTRACIÓN Y PRESENTACIÓN LEGAL.- La compañía es gobernada

por la Junta General de Accionistas y administrada por la Junta General de

Accionistas, el Presidente y el Gerente General. Ejerce la representación legal,

judicial y extrajudicial el Gerente General.

RESOLUCIÓN No. 94.1.1.1.16.10.

10

CONSIDERANDO

QUE el 28 de junio de 1994, se ha otorgado ante el Notario Décimo Noveno del cantón

Quito la escritura pública de constitución de “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”;

QUE el Dr. Luís Ortiz Salazar, ha solicitado la aprobación de la indicada escritura

pública a cuyo efecto ha presentado tres copias certificadas de la misma;

QUE el Departamento Jurídico de Compañías y de valores de la Intendencia Jurídica,

mediante memorando No. 8C.DJCV.94.1307 de 13 de Julio de 1994, ha emitido

Informe favorable para la estipulación del trámite, una vez que consideradamente se ha

dado cumplimiento a los requisitos legales respectivos;

En ejercicio de las atribuciones asignadas mediante Resolución No. ADM-92513 de 18

de diciembre de 1992;

SE RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO.- APROBAR la constitución de “LABORATORIOS

BIOGENET S.A.”, con domicilio en Quito, con un capital social de S/. 5’000.000,oo,

dividido en 5.000 acciones ordinarias y nominativas de S/. 1.000,oo de valor cada una,

de conformidad con los términos constantes en la referida escritura pública.

ARTÍCULO SEGUNDO.- DISPONER que el Notario Décimo Noveno del cantón

Quito tome nota al margen de la matriz de la escritura pública que se aprueba, del

contenido de la presente Resolución y siente razón de esta anotación.

ARTÍCULO TERCERO.- DISPONER que el Registrador Mercantil del cantón Quito;

a) inscriba la indicada escritura pública junto con la presente Resolución y b) cumpla

con las demás prescripciones contenidas en la Ley de Registro.

ARTÍCULO CUARTO.- DISPONER que un extracto de la referida escritura se

publique, por una vez, en uno de los diarios de mayor circulación en Quito. Un ejemplar

de la publicación deberá entregarse a este Despacho.

CUMPLIDO, vuelva el expediente,

COMUNIQUESE.- DADA y firmada en la Superintendencia de Compañías en Quito.

11

2.1.3. OBJETIVOS DE LA EMPRESA

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” tiene como objetivos los siguientes:

a) Representación, distribución y comercialización de medicamentos,

especialidades farmacéuticas, productos biológicos, y medicamentos de uso

humano.

b) Abastecer de los productos mencionados anteriormente, al mercado en todo el

país, ofreciéndoles a precios de distribución.

c) Importación de dichos productos.

d) Contratar personal calificado, mediante un adecuado reclutamiento y selección

del mismo, con el fin de garantizar la eficiencia, efectividad y economía en el

desenvolvimiento de las actividades administrativas y comerciales.

e) Instalación de una planta industrial destinada a la elaboración de medicamentos

y especialidades farmacéuticas, de uso humano y cosméticos.

2.1.4. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LABORATORIOS

BIOGENET S.A.

En el siguiente organigrama o carta de organización formal, se representa gráficamente,

la estructura de la Empresa, en él figuran las diversos Secciones y Departamentos de la

misma, se indican las direcciones del Supervisor y Subordinados y las relaciones de

Asesoría, para señalar la autoridad se utiliza una línea continua y para las relaciones de

asesoría se usa una línea punteada.

Por lo tanto, la Empresa consta de:

a) Junta General de Accionistas.

b) Presidente

c) Gerente General.

12

La Junta General nombrará Presidente, Gerente General y Comisarios. El Gerente

nombrará al Contador General y Secretaria previa terna presentada por los postulantes.

Tanto el Comisario como el Auditor Interno, tienen carácter de permanente y la

Asesoría Jurídica tiene carácter de removible.

El Presidente Administrativo nombra al Contador General, Cajero y Secretaria, previa

terna presentada por el Gerente General. Dependiendo del Gerente General los tres

Departamentos:

a. DEPARTAMENTO DE VENTAS: Representado por el Supervisor de Ventas,

dependiendo de él, 26 vendedores y una proyección para el vendedor veintisiete.

b. DEPARTAMENTO FINANCIERO: Se encuentra a cargo de la Contadora

General. Este departamento consta de cuatro secciones que son:

- SECCIÓN BODEGA: Conformada por:

• Bodeguero Uno y Dos

• Ayudante de Bodega Uno y Dos.

• Auxiliar de Bodega Uno y Dos.

• Auxiliar de Bodega Uno y Dos.

- SECCIÓN COMPUTACIÓN: Consta de:

• Programadora

• Asistente de Cartera

• Dos Asistentes de Facturación

• Ayudante de Facturación

- SECCIÓN CONTABILIDAD: Consta de:

• Auxiliar de Contabilidad Uno.

• Auxiliar de Contabilidad Dos.

• Auxiliar de Contabilidad Tres, (proyección).

13

- SECCIÓN CAJA: Consta de:

• Cajera

• Ayudante de Caja.

c. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO: Conformado por:

• Proveeduría

• Choferes Uno y Dos

• Guardián Uno y Dos

• Conserje Guardián

• Proyección de Chofer Tres

• Proyección para ayudante de Chofer Uno y Dos.

• Limpieza Uno

14

SITUACIÓN ACTUAL DE LABORATORIOS BIOGENET S.A.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

JUNTA GENERAL

DIRECTORIO

PRESIDENTE ADMINISTRAT.

GERENTE GENERAL

COMISARIO

AUDITOR INTERNO

ASESORIA

SECRETARIA

DEP. FINANCIERO CONTADOR GENER.

DEPARTAMENTO ADMINISTRAT.

DEP. VENTAS SUPERV. VENTAS

VENDEDOR 1

VENDEDOR 2

VENDEDOR 3

VENDEDOR 4

VENDEDOR 5

VENDEDOR 6

BODEGA

AYUDANTE BODEGA - 1

AYUDANTE BODEGA - 2

AUXILIAR BODEGA - 1

AUXILIAR BODEGA - 2

AUXILIAR BODEGA 1 -2

COMPUTACIÓN

PROGRAMADO

CARTERA

FACTURADORA

FACTURADORA

AYUDANTE FACTURADORA

AUXILIAR CONTAB. - 1

AUXILIAR CONTAB. - 2

PROYECCION

CAJA

AYUDANTE DE CAJA

PROVEEDURÍA

CHOFER 1-2

GUARDIAN 1 -2

CONSERJE GUARDIAN

PROYECCIÓN CHOFER - 3

PROV. AYUD. CHOFER 1 -2

DISP. MEDICO PROYECCIÓN

FUENTE: LABORATORIOS BIOGENET S.A. . ELABORACIÓN : LABORATORIOS BIOGENET S.A.

15

2.2. CONCEPTOS BÁSICOS.

2.2.1. LA AUDITORÍA.

2.2.1.1.Concepto.- A la Auditoría de un modo general se la considera como “Un

proceso sistemático” que tiene como finalidad obtener y evaluar objetivamente

evidencias, sobre aquellas afirmaciones relacionadas con los actos y eventos de carácter

económico, para poder determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones

y los criterios establecidos; y, luego informar sobre aquellos resultados a las personas

que lo necesiten.

Para poder entender más claramente lo que significa realizar una Auditoría

enunciaremos el siguiente concepto:

“Es el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones financieras

o administrativas, efectuando por auditores profesionales con posterioridad a su

ejecución con la finalidad de verificarlas, evaluarlas y elaborar el informe que

contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones; y, en el caso de examen

de Estados Financieros, el correspondiente dictamen profesional”. 1

2.2.1.2. Clases de Auditoría.- Considerando que la Auditoría puede extenderse a todas

las operaciones de una entidad u organismo, se clasifica en:

POR QUIÉN LA EJERCE:

Auditoría Interna: “Es el examen objetivo, sistemático y profesional de las

Operaciones Financieras y/o Administrativas, efectuando por Auditores Profesionales

con posterioridad a su ejecución como un servicio a la gerencia, por personal de una

unidad completamente independiente de dichas operaciones, con la finalidad de

verificarlas, evaluarlas e informar sobre hallazgos significativos resultantes, presentando

conclusiones y recomendaciones para mejorar”. 2

Este tipo de Auditoría se lo realiza en cualquier Institución sin tomar en cuenta su

naturaleza, pero su característica primordial es que debe ser realizada o elaborada por o

1 ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Anexo B-1-2. 2 ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Anexo B-1-8.

16

con la intervención de Auditores Internos, es decir, por personal que labore en ella y que

sea dependiente de una Unidad Administrativa (Unidad de Auditoría Interna).

Auditoría Externa: La Auditoría Externa es el examen objetivo, sistemático y

profesional, realizado por Auditores Externos a una institución sobre operaciones

financieras y/o administrativas para luego formular un informe que contenga

comentarios, conclusiones y recomendaciones.

Los Auditores Externos son personas que pertenecen a Organismos Superiores de

Control. La Contraloría General del Estado, El Ministerio de Finanzas, La Inspectoría

General del Ejército, La Superintendencia de Compañías, La Superintendencia de

Bancos, entre otros.

POR SU NATURALEZA:

Auditoría Financiera: Es el examen que realizan los auditores en forma objetiva,

sistemática y profesional sobre los Estados Financieros de una entidad o empresa,

incluyendo la evaluación del sistema de Control Interno Contable en base de los

registros, comprobantes y otras evidencias, mediante la aplicación de las Normas de

Auditoría Generalmente Aceptadas.

Auditoría Administrativa u Operacional: Es el examen y evaluación que realiza el

auditor en un organismo público o privado, con el propósito de establecer el grado de

eficiencia, efectividad y economía logradas por la administración. Está dirigida a la

planificación, organización, dirección, control interno y empleo apropiado de los

recursos, a través de la determinación de las áreas críticas o aspectos concretos en los

cuales se puede introducir mejoras mediante la formulación de sus comentarios,

conclusiones y recomendaciones contenidos en el informe.

Exámenes Especiales: “Consiste en la verificación, estudio y evaluación de aspectos

limitados o de una parte de las operaciones financieras o administrativas, con

posterioridad a su ejecución, aplicando las técnicas y procedimientos de la Auditoría,

Ingeniería o afines, o de las disciplinas específicas de acuerdo con la materia del

examen, con el objeto de evaluar el cumplimiento de políticas, normas, programas y

17

formular el correspondiente informe que debe contener comentarios, conclusiones y

recomendaciones”. 3

POR EL CAMPO DE SU APLICACIÓN:

Auditoría Pública o Gubernamental: Es el examen objetivo, sistemático y profesional

que realizan los auditores internos o externos a las instituciones públicas sobre las

operaciones financieras y/o administrativas, con la finalidad de evaluarlas, verificarlas y

formular el correspondiente informe que contenga comentarios, conclusiones y

recomendaciones y en caso de Estados Financieros su dictamen profesional.

Auditoría Privada: Es el examen objetivo, sistemático y profesional que se realiza a

las instituciones privadas sobre las operaciones financieras y/o administrativas

realizadas por auditores que pertenecen a la empresa o por auditores contratados con el

fin de evaluar dichas operaciones, verificarlas y luego formular comentarios,

conclusiones y recomendaciones.

2.2.2. EL CONTROL.

2.2.2.1 Concepto.- Definiendo el Control, podríamos decir que es el proceso

sistemático que comprende el conjunto de disposiciones, normas, métodos y

procedimientos que rigen toda actividad administrativa y financiera de una entidad.

Conlleva las acciones necesarias para verificar y vigilar que recursos humanos,

materiales y financieros se han administrado en forma correcta, eficiente, efectiva y

económica para el logro de sus fines y metas.

2.2.2.2.Clasificación:

SEGÚN QUIEN LO EJERCE:

Control Interno: “Comprende el plan de organización y el conjunto de métodos,

medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar los recurso; verificar la

3 LOAFYC. Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, Art. 265.

18

exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa; promover la

eficiencia en las operaciones; estimular la observancia de la política prescrita y lograr el

cumplimiento de las metas y objetivos programados”. 4

Para nuestro estudio sabemos que el Control Interno ha evolucionado a través de los

años, hasta que actualmente se considera que el Control Interno incluye tanto controles

de carácter financiero como administrativo.

Control Interno Financiero: “Comprende el plan de organización, los procedimientos

y registros de la custodia de recursos y, la verificación de exactitud y confiabilidad de

los registros e informes financieros”. 5

Los controles internos financieros incluyen además controles de los sistemas de

autorización, aprobación y segregación de deberes en las de: registro e información

contable, custodia de recursos y controles físicos sobre dichos recursos.

Dentro del control interno financiero la responsabilidad recae sobre el funcionario

encargado de la Dirección Financiera ante la máxima autoridad, quien deberá asegurar

que este sea adecuado o no.

Control Interno Administrativo: Comprende el plan de organización, los

procedimientos y registros que conciernen a los procesos de decisión, transacciones y

actividades de la gerencia de manera que se fomente la eficiencia en las operaciones,

observancia de la política prescrita y logro de las metas y objetivos programados.

El cuidado de los recursos, y la revelación de errores o desviaciones de los mismos es

responsabilidad de los miembros de la alta gerencia y para cumplir con esta

responsabilidad es necesario mantener un adecuado control interno administrativo. La

ausencia de este control refleja una administración débil e inadecuada.

Control Externo: Es el conjunto de procedimientos, técnicas o métodos aplicados en

una entidad u organismo por la Contraloría General del Estado, con el fin de verificar y

evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales, normas, políticas y reglamentos

respectivos; determinar el grado de efectividad, eficiencia y economía en que han sido

utilizados los recursos humanos, materiales y financieros; evaluar el logro de las metas

4 ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Cap: X, Pág: 10. 5 ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Cap: X, Pág: 10.

19

y objetivos programados; emitir recomendaciones para la toma de decisiones que sean

necesarias.

SEGÚN EL MOMENTO DE SU APLICACIÓN:

Control Previo: Este examen se lo realiza antes de ejecutar la totalidad de las

operaciones financieras como administrativas, con el fin de establecer su propiedad,

veracidad y conformidad de lo presupuestado.

El control previo es responsabilidad de varios servidores, cada uno dentro del área de su

actividad y competencia normal, dirigido a uno o más aspectos realizados durante el

trámite legal del flujo de operaciones. De ninguna manera, debe crearse organismos o

unidades especiales encargadas del control previo, no delegar la función en su totalidad

a un solo servidor.

Control Concurrente: Se lo realiza en la medida que van avanzando las operaciones

financieras y/o administrativas.

Control Posterior: Consiste en el examen de las operaciones financieras y/o

administrativas que se efectúan después de que éstas se hayan producido, con el objeto

de verificarlas, analizarlas y evaluarlas de acuerdo a la documentación y los resultados

obtenidos de las mismas.

Generalmente este control, lo realiza la Unidad de Auditoría Interna, sin perjuicio de los

exámenes profesionales que practican las Auditorías externas e independientes.

2.2.3. RESPONSABILIDADES.

La responsabilidad se genera cuando por acción u omisión, intencional o culposa, no se

cumple con lo que ordena la Ley en forma directa o indirecta dependiendo,

naturalmente, el tipo de responsabilidad en base a un estudio previo que permita a las

autoridades competentes contar con las evidencias suficientes para la imposición de las

sanciones según el grado de inobservancia de las Leyes por parte de los servidores del

ente.

20

2.2.3.1. Clases de Responsabilidad.- Existen tres tipos de responsabilidad que son:

a) Responsabilidad Administrativa: Se establecerá la responsabilidad administrativa

en base al grado de observancia de las disposiciones legales, reglamentarias,

estatutarias, etc., como también por incumplimiento de atribuciones y deberes que

los funcionarios o empleados tienen que cumplir en razón de sus funciones

específicas.

En el Art. 376 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, se

señalan las causales para este tipo de responsabilidad, entre la cuales mencionamos

las siguientes:

- Ejercer presión o abuso en el ejercicio de su cargo.

- Facilitar o permitir por acción u omisión que se defraude a la entidad u

organismo donde presta sus servicios.

- Exigir a sabiendas sumas mayores o distintas de las legales, o recibir regalos,

pagos o recompensas no autorizadas por la Ley.

- No investigar oportuna y eficazmente de sus subalternos o dejar de imponerles

las respectivas sanciones.

- Exigir o recibir dinero o recompensas por el hecho de cumplir sus funciones con

prontitud o preferencia o por el otorgamiento de contratos a determinada persona

o por suministrar información reservada.

- Efectuar pagos sin haber verificado el control previo al gasto y al desembolso o

librar cheques por valores que excedan del monto de la autorización de giros.

- Corresponde la imposición de sanciones a la máxima autoridad de la entidad y

en no haberla realizado el Control General del Estado solicitará de oficio la

imposición de las sanciones pertinentes.

La responsabilidad administrativa amerita sanciones disciplinarias conforme lo

determina el Art. 62 de la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa que serán

impuestos de acuerdo a la gravedad de la desviación cometida; amonestación verbal,

escrita, amonestación pecuniaria que no podrá ser menor de $ 0.05 ni mayor de $ 50,

suspensión temporal del cargo sin sueldo y destitución.

21

b) Responsabilidad Civil: De acuerdo al Art. 341 de la LOAFYC, la responsabilidad

civil se determinará en forma privativa por la Contraloría General del Estado, previo

estudio del movimiento financiero o del proceso de contratación y ejecución de

estudios o proyectos de obras públicas, cuando por la acción u omisión de los

servidores respectivos se haya producido perjuicio económico a la entidad u

organismo; dicho perjuicio se establecerá mediante glosas que serán notificadas al

funcionario o empleado implicado concediéndole del plazo perentorio de sesenta

días para que los conteste y presente las pruebas correspondientes. Expirando ese

plazo el Contralor pronunciará su resolución.

De esta manera la responsabilidad civil puede presentarse de dos formas:

- Por pagos indebidos en forma parcial o total o abusos cometidos en el uso,

mantenimiento o custodia de los bienes y recursos de la institución,

produciéndose algún perjuicio económico.

- Por diferencias en menos establecidas por la Auditoría como producto de la

práctica de arqueos, exámenes especiales o Auditorías del efectivo u otros

valores.

c) Presunción de Responsabilidades Penal: Se da origen a este tipo de

responsabilidad cuando como resultado del examen practicado aparecieron

evidencias de haberse cometido algunos de los hechos a los que se refiere el Art.257

del Código Penal.

Según el Art. 342 de la LOAFYC para la presunción de responsabilidad penal se

procederá de la siguiente manera:

1. El funcionario que ha intervenido en la diligencia, previo Visto Bueno del Jefe

de Equipo de Auditoría o Supervisor, ordenará la inmediata detención

provisional del presunto responsable y, dentro de las cuarenta y ocho horas

siguientes lo pondrá a disposición del Juez de lo Penal correspondiente.

2. La Contraloría enviará un ejemplar o copia certificada del acta o informe

respectivo al Juez de lo Penal competente, para que inicie el enjuiciamiento.

22

3. El Juez dictará inmediatamente el auto inicial y en él ordenará la detención del

indiciado y dispondrá la práctica de todas las medidas cautelares por afianzar los

intereses y obligaciones que se deriven del juicio.

4. En la sentencia, si ésta fuere condenatoria, el Juez de lo Penal resolverá lo

relativo a la indemnización de daños y perjuicios y establecerá las bases para la

liquidación correspondiente.

Si bien estas normar o procedimientos lo han establecido para el sector público,

bien se pueden aplicar en el sector privado en el que se desenvuelve la empresa.

2.3. AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.

2.3.1. DEFINICIÓN

Para muchos autores la Auditoría administrativa nace de la necesidad de

descentralización y delegación de autoridad en las empresas que empezaron a surgir a

partir de la II Guerra Mundial. Sin embargo la Auditoría administrativa realmente nace

cuando los auditores internos se pusieron en disposición de correr riesgos al examinar

áreas no familiares para ellos, el determinar si las leyes, contratos, políticas y

procedimientos se habían seguido apropiadamente; y al comprobar que si las

transacciones se llevaban de acuerdo a las políticas establecidas. Así pues, a medida que

han ido creciendo las empresas y entidades, se ha ido reconociendo la necesidad de la

Auditoría administrativa.

Para hablar de ella con mayor precisión, hacemos referencia a los siguientes conceptos:

“Auditoría Administrativa es un examen y evaluación de actividades realizadas en un

organismo, para establecer el grado de eficiencia, efectividad y economía con que se

desenvuelven las operaciones de planificación organización, dirección, control y

mejoramiento de condición de dichos factores, si es posible”. 6

Comentario: Concepto general, que no especifica los detalles de la Auditoría

Administrativa.

6 BAHAMONDE, Iván. Auditoría Administrativa-Operativa, 1.987, Pág: 5.

23

“Auditoría Operacional es una técnica, enfoque o metodología que consiste en evaluar

la eficiencia y economía con que se administra y consume recursos. Su alcance puede

incluir el examen de rendimiento de una entidad en términos de lograr las metas y

objetivos establecidos en programas. En contraste con ella existen las tradicionales

Auditorías, a saber Auditorías financieras que involucran exámenes de transacciones,

sistemas contables, o informes financieros y, Auditorías de cumplimiento que constatan

que las operaciones se conducen de acuerdo a las políticas y procedimientos

prescritos”. 7

Comentarios: Concepto más moderno, trata de puntualizar el enfoque de la Auditoría

administrativa hacia el cumplimiento de objetivos.

“Una Auditoría Operacional o gerencial es una evaluación orientada hacia el futuro, de

naturaleza independiente y sistemática que cubre las actividades de todo nivel gerencial

efectuando por un auditor interno, con los propósitos de mejorar la rentabilidad y

aumentar el logro de los objetivos de la organización a través de mejoras efectuadas en

la función gerencial, el logro de los propósitos de los programas, los objetivos sociales y

el desarrollo de los empleados. Una fuente de evidencia son los datos financieros, al

igual que las políticas operativas y decisiones gerenciales, en su relación con los

objetivos de la organización siempre que se consideren como áreas críticas. El informe

de Auditoría resultante identificará problemas y recomendará soluciones”. 8

Comentario: Concepción completa y detallada, más acercada a la realidad.

En otras palabras la Auditoría Administrativa es un examen constructivo y completo de

la estructura organizativa de la empresa, institución o departamento gubernamental o de

cualquier otra entidad, de sus medios de control, medios de operación y empleo que se

de a sus recursos humanos y materiales. Es una técnica moderna de análisis objetivo,

cuyo fin primordial está encaminado a proporcionar un verdadero asesoramiento

gerencial.

7 HEIM, Frederic A. Auditoría Operacional, 1.972, Pág: 9. 8 INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS, Evaluación de Terminología, 1.984.

24

La Auditoría Administrativa es sinónimo de clave para abrir los depósitos de

información de la empresa, establecer un examen conciso y emitir sugerencias a la labor

gerencial y empresarial. A través de ella se pueden mirar aquellos detalles que los

directivos no han podido observar.

El profesional especializado en el área administrativa se convierte en observador de

empresa, estudia y examina la existencia o no de los factores que afectan al equilibrio

empresarial y utiliza todas las herramientas que se encuentran a su alcance para lograr

una completa eficiencia, efectividad y economía.

Para hacer más perceptible la definición de Auditoría Operacional decimos que:

EFICIENCIA, es el cumplimiento efectivo de los objetivos en calidad y en cantidad, es

el rendimiento efectivo sin desperdicio innecesario.

EFECTIVIDAD, es el logro de objetivos y metas propuestas.

ECONOMÍA, es el costo mínimo logrado en una operación, eliminando gastos

innecesarios.

PLANIFICACIÓN, es el establecimiento de objetivos, metas, estrategias,

procedimientos y determinación de fuentes y uso de recursos a todo orden para el logro

de estos objetivos.

ORGANIZACIÓN, es el establecimiento de la estructura o agrupación de las

actividades necesarias para llevar a cabo los planes propuestos.

DIRECCIÓN, es hacer que todo el personal participe de manera coordinada en la

ejecución de los planes dentro del marco organizacional y normativo de la empresa.

CONTROL, es el conjunto de normas, métodos y medidas destinadas a salvaguardar

los recursos de una organización.

25

2.3.2 NATURALEZA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.

Hablar de naturaleza es hablar de la esencia misma de la Auditoría Operacional, de su

enfoque y metodología. En términos prácticos esta técnica consiste en hacer lo que los

Directivos de la entidad harían si tuvieran tiempo.

En un principio el empresario era quien controlaba personalmente las operaciones de su

organización, conocía a su personal e incluso el sistema en que operaba la maquinaria,

hacia sus propios controles y no necesitaba de informes de Auditoría. Pero conforme ha

pasado el tiempo, los negocios, empresas e instituciones han ido creciendo de tal forma

que se han hecho grandes y complejos; y, los directivos de las empresas se han visto

aprisionados con las exigencias del tiempo para resolver problemas de mayor magnitud.

Aquí es cuando surge la necesidad de profesionales entrenados para brindar informes

especiales sobre el funcionamiento de la entidad.

Para hacer realidad esta técnica es necesario observar las siguientes reglas básicas de

Auditoría Administrativa:

1. Conocer los objetivos.- Significa conocer el propósito, la razón de ser de la

empresa, el objetivo verdadero, la división por departamentos, la unidad, actividad o

función que está auditando.

Cuando se reconoce el verdadero objetivo, la Auditoría puede cambiarse de una

simple verificación a una Auditoría moderna, por ejemplo el objetivo de cuentas por

pagar no es solo girar los cheques, sino autorizar los pagos en el plazo debido pero

conservando el máximo en caja; procesar pagos a los suministradores eliminando

documentos innecesarios; controlar los “recibí conforme” y el visto bueno del

ejecutivo; preservar el efectivo al rechazar las mercaderías o servicios que significan

gasto innecesario; quién revisa los recibos, quién los aprueba, etc.

2. Conocer los controles.- Una entidad opera a través de tres funciones básicas:

planeamiento, organización y control. El control es el área de preocupación del

auditor, es en esta área donde puede realizar su trabajo y para ello necesita conocer

ciertas reglas de control que aseguren el cumplimiento de determinados objetivos.

El auditor debe tener conocimiento en los controles administrativos, como por

ejemplo control de personal, presupuesto, itinerarios, control de necesidades y

26

procedimientos de la organización, control central de actividades y evaluación de

puntos críticos, etc.

En otras palabras hacer un seguimiento retroactivo que no sólo indique cuando las

cosas han salido mal, sino también, que indique cuándo existe una posibilidad de

que salgan mal estableciendo una red de información que evite sorpresas.

3. Conocer las normas.- El trabajo de campo de una Auditoría es esencialmente una

medición, y una medición implica normas para llevar a cabo los exámenes y

verificación de transacciones.

Las normas pueden ser dictadas por directivos, de gerencia, por contrato,

especificaciones, estatutos, reglamentos gubernamentales, procedimientos de

Auditoría generalmente aceptados, por buenas prácticas comerciales, etc., pero en

cualquiera de los casos en que se hayan establecido, el auditor debe tratar de

entenderlas antes de iniciar su examen para obtener mayores ventajas.

4. Conocer la población.- Población es una expresión utilizada en muestreo

estadístico, significa la totalidad de los ítems o asuntos sobre los cuales el auditor

emitirá su opinión.

Si las transacciones de un período bajo examen son variadas, el auditor debe decidir

al inicio de su examen qué tipos de transacciones son de su interés y excluir las que

no lo sean.

5. Conocer los hechos.- El hecho es un suceder real, una condición que exige aquello

que realmente ha transcurrido, una realidad absoluta claramente diferenciada de una

mera suposición u opinión.

Todo auditor debe formular sus conclusiones en base a los hechos, debe estar seguro

de que su conclusión está basada en hechos y no en una simple suposición hecha a la

ligera, de tal manera que esté seguro en su opinión.

La opinión del auditor no puede tener ningún sustituto, ni ser delegada, porque su

opinión es una conclusión profesional fundada en la capacidad de analizar los

hechos en completa objetividad.

27

El auditor debe saber que toda su reputación descansa en un principio sencillo que

dice: “si él lo dice, es verdad, puede probarlo y sustentarlo porque sus conclusiones

se basan en hechos sólidos”. 9

6. Conocer las causas.- Actualmente buscar el origen de muchos problemas

comerciales significa investigar y exp lorar las causas y buscar lo que hay bajo la

superficie procurando encontrar lo que realmente está ocasionando esa desviación.

La condición del auditor operativo, permite comparar los problema de una entidad

con la salud de un paciente, pues así como un médico necesita realizar varios

exámenes clínicos para descubrir la verdadera enfermedad y encontrar el remedio

oportuno, así también operativamente hablando es necesario determinar a través de

exámenes y observaciones, la existencia de un problema que requiere solución.

7. Conocer el efecto.- Buscar el efecto significa encontrar la desviación de una norma

establecida, es encontrar la problemática potencial de la vida de una empresa.

Si este efecto es adverso, significativo y continuo, entonces el auditor tiene la

seguridad de que debe ponerse en contacto con la persona encargada para que corrija

la situación no deseada, asegurándose de que tal corrección se haga. El auditor se

preocupará del efecto potencial de una situación pobremente controlada, pues

actualmente se considera al auditor moderno como monitor de los controles de una

entidad, siendo a la vez responsable de informar sobre el peligro ocasionado por la

ausencia del control que ha permitido el desarrollo de efectos significativos.

8. Conocer la gente.- El auditor debe entender como se sienten las personas en

presencia de un crítico, y sin saber que las personas sujetas a examen estarán a la

defensiva. Si busca formar sociedad con ellas para encontrar la solución a los

problemas se le auguran muchos éxitos. Para ello deberá evitar hacer juicios en las

preguntas realizadas para extraer la información, evitará conflictos o discusiones

durante el trabajo de campo y, procurará identificarse con las personas

entendiéndolas honrada y sinceramente.

9 VARIOS AUTORES, Curso Internacional de Auditoría Operativa, Brasil, 1.978.

28

9. Saber cuándo y cómo comunicarse.- Esto significa la comunicación del auditor

desde el momento en que se inicia la Auditoría, durante el transcurso del examen

hasta el informe final.

El auditor operativo debe saber cuándo y cómo comunicarse con:

- El personal de línea, cuando examina las transacciones y explora las razones y

significado de las deficiencias.

- Los Directivos del sujeto bajo examen, en el transcurso de la Auditoría, cuando

necesita corregirse algo, pudiendo hacerse en forma oral, visual o con informes

escritos.

- Los Directivos al final del trabajo, a través de la presentación oral o visual de

todas las conclusiones de la Auditoría sean estas buenas o malas. En ese

momento se discutirá las acciones correctivas que tomarán.

- Cada uno de los jefes de las áreas pertinentes, cuando el auditor emita su

informe final con todos los resultados de la Auditoría. Este informe hablará de lo

satisfactorio de la operación y de la corrección que requiere.

10. Conocer los métodos modernos.- En la actualidad el auditor debe mantenerse al

tanto de los adelantos del mundo, por tanto, debe considerar las nuevas técnicas que

le ayuden a realizar su trabajo de forma más eficiente.

Para ello debe poseer una sólida base de conocimientos en el proceso electrónico de

datos, muestreo estadístico, análisis por regresión múltiple, programación lineal y

operaciones de investigación.

“La preparación constante, actualizada y llevada a la práctica, le permitirá al auditor

adaptarse a los cambios y combatir con mayor facilidad el desconocimiento de

errores”. 10

10 VII ASAMBLEA NACIONAL DEL INSTITUTO DE INVESTIGACIONES CONTABLES DEL ECUADOR. Fundamentos de Auditoría Operativa, 1.987, Pág: 07.

29

2.3.3. DIFERENCIAS ENTRE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y LA

AUDITORÍA FINANCIERA.

Para hablar de este tema, es preciso aclarar que el modelo de la Auditoría administrativa

se interesa por los controles operativos o administrativos, pudiendo ser aplicada a todas

las áreas de la entidad si se considera necesario. Su objetivo es analizar el historial de la

información para encontrar los medios que conduzcan a mejorar las operaciones futuras

de la entidad; a diferencia de la Auditoría financiera que se interesa por la verificación

de los estados financieros y la veracidad de ciertas cuentas principalmente. Su objetivo

es el historial financiero de la entidad.

En síntesis podemos identificar las siguientes diferencias entre las características de la

Auditoría administrativa y financiera:

PROPÓSITO: La Auditoría Administrativa tiene como propósito formular y expresar

una opinión sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, poniéndose

énfasis en el grado de eficiencia y eficacia con que se ha utilizado los recursos humanos,

materiales y económicos, determinando así mismo si se ha alcanzado los objetivos

programados; mientras que la Auditoría Financiera formula y expresa una opinión sobre

la razonabilidad de los estados financieros a una fecha determinada, así como el

resultado de las operaciones y cambios en el patrimonio y sus flujos de efectivo por el

período que termina.

ALCANCE: La Auditoría Administrativa puede alcanzar a todas las operaciones en

general, inclusive las financieras, o puede limitarse a cualquier operación o actividad

específica; mientras que la Auditoría Financiera alcanza todas las operaciones

financieras.

ORIENTACIÓN: La Auditoría Administrativa está dirigida hacia las operaciones en

general de la entidad, presentes y con orientación al futuro. De ser necesario mirará

operaciones solo de un pasado cercano; mientras que la Auditoría Financiera está

dirigida hacia la situación financiera y el resultado de las operaciones pasadas de la

entidad.

30

MÉTODO: La Auditoría Administrativa es muy nueva y todavía carece de muchos

procedimientos y prácticas generalmente aceptadas, por lo que el método queda al

criterio del auditor; mientras que la Financiera ha sido muy desarrollada por el Contador

Público, existiendo así muchos procedimientos y prácticas aplicadas universalmente,

como son las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas.

INTERESES PARA SU REALIZACIÓN: La Auditoría Administrativa es de interés

para la gerencia y accionistas; mientras que la Financiera para los accionistas,

directorio, funcionarios, financieros e inversionistas potenciales.

ENFOQUE: La Auditoría Administrativa tiene un enfoque eminentemente positivo,

tendiente a obtener mejores resultados, con mayor eficiencia, efectividad y economía;

mientras que la Financiera tiene un enfoque originalmente negativo, porque está

dirigido a la búsqueda de irregularidades y fraudes. Actualmente con ella se trata de

determinar la razonabilidad de los Estados Financieros examinados.

EVIDENCIAS: Para la Auditoría Administrativa la evidencia se obtiene de fuentes

diferentes a los documentos y registros formales; mientras que para la Financiera la

mayoría de la evidencia proviene directamente de registros y documentos.

EJECUCIÓN: En la Auditoría Administrativa todas las fases se efectúan en el campo;

mientras que la primera fase de la Auditoría Financiera se la puede realizar en la oficina

misma del auditor.

FRECUENCIA: En la Auditoría Administrativa cuando se considera necesario;

mientras que en la Financiera su aplicación es regular, de preferencia anualmente.

INFORME: El contenido de la Auditoría Administrativa está relacionado con cualquier

aspecto significativo de la administración y gestión de la entidad. Puede o no presentar

los estados financieros; mientras que en la Auditoría Financiera contiene el dictamen del

auditor y estados financieros, al cual está relacionado todo su contenido.

31

PERSONAL DE APOYO: La Auditoría Administrativa requiere de personal

profesional de otras disciplinas y personal de Auditoría en entrenamientos; mientras que

la Financiera requiere sólo personal en entrenamiento, pero siempre de profesión de

Contador Público.

CONCLUSIONES DEL AUDITOR: En la Auditoría Administrativa las conclusiones

tienen incidencia sobre cualquier aspecto de la administración y operación de la entidad;

mientras que en la Financiera tienen incidencia sobre los asuntos financieros, siendo el

dictamen su conclusión principal.

RECOMENDACIONES: Mediante la Auditoría Administrativa se sugieren mejoras

en todos los sistemas administrativos, sistema de control interno gerencial y cualquier

aspecto de la administración y operación de la entidad; en cambio la Financiera sugiere

mejoras en el sistema financiero y presentación de estados financieros que

frecuentemente son presentados en forma separada del informe.

CONOCIMIENTOS DEL AUDITOR: El Auditor Administrativo debe tener

conocimientos y experiencias relacionadas con la gerencia en general, y es necesario

que mantenga un punto de vista gerencial; mientras que el Auditor Financiero requiere

conocimientos y experiencias sobre el área financiera y afines.

HISTORIA: La Auditoría Administrativa nació con la profesión del auditor interno y

gubernamental como producto de la evolución de la Auditoría tradicional relacionada

con el enfoque de los sistemas: su transformación ha sido dada debido a la iniciativa de

auditores internos dinámicos y/o Organismos Superiores de Control debido a la

necesidad de un mayor aprovechamiento de los recursos. Mientras que la Auditoría

Financiera nació en la profesión del auditor externo o contador público independiente;

su transformación se ha logrado gracias a los cambios de las diversas disposiciones

legales y profesionales durante los últimos 70 años.

32

2.3.4.OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.

La Auditoría Administrativa tiene como objetivo primordial el de descubrir

irregularidades de alguna de las partes de la entidad examinada, y hacer notar posibles

remedios con la finalidad de ayudar a la dirección a lograr una administración más

eficaz, eficiente y económica. Su intención es la de examinar y valorar los métodos y el

desempeño de todas las áreas de la entidad, empresa o negocio.

En la Auditoría administrativa existe una diversidad de objetivos tomando en cuenta el

tipo de entidad, sus objetivos propios, su organización, grado de control, etc.

En el presente trabajo analizo tres fundamentales que son:

1. Evaluación de Control Interno.

2. Evaluación de Rendimiento.

3. Evaluación de Dirección.

2.3.4.1. Evaluación de Control Interno.

La evaluación es la que se ocupa de medir los controles operativos que se ejercen sobre

todas las fases del negocio. Su propósito es determinar si los controles establecidos son

los adecuados y si están cumpliendo efectivamente con los objetivos de la dirección y

con sus planes operativos.

“El principal interés del auditor es encontrar el fallo de control y acumular la

información apropiada. Al corregir la información, los auditores suponen un

instrumento de mejora para los informes futuros, no se interesan en los casos asilados

con implicaciones financieras, o sobre los costos excesivos de producción, sino más

bien en los casos que producen controles pobres y efectos negativos en las decisiones

futuras”. 11

En este caso el auditor debe proporcionar información y seguridad a la dirección sobre

lo adecuado y efectivo de los controles, no sólo durante el tiempo de la Auditoría sino

en el futuro.

11 CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO. Seminario de Auditoría Operacional, Quito, Pág: 15.

33

2.3.4.2.Evaluación de Rendimiento.

Evaluar el rendimiento significa medir lo adecuado y efectivo de los controles de

dirección en función de ciertas normas establecidas en la entidad o empresa. La base de

estas evaluaciones es el desarrollo y aplicación de las normas de ejecución.

El objetivo de rendimiento pretende, medir la utilidad de las actividades a través de

normas cualitativas y cuantitativas, medir además si el personal de la entidad está

realmente cumpliendo con estas normas. Cuando las normas no se han cumplido, el

rendimiento se considera deficiente y se requiere una acción correctiva.

Al evaluar el rendimiento, el auditor generalmente dirige hacia sí mismo la información

cuantitativa, en las áreas de personal, trabajo, productividad, calidad de trabajo y costo.

- El Personal, el rendimiento se mide a través de la información cuantificada; número

de empleados, rotación de personal, total de horas de trabajo regulares y extraordinarias,

empleados directo e indirectos y sus horas de trabajo, etc. Por ejemplo al medir el

número de empleados se medirá su exceso y la posibilidad de contratar nuevos

empleados más calificados.

- En la Carga de Trabajo, el auditor debe aplicar medidas cuantitativas de

rendimiento, a asuntos de trabajo como el volumen, trabajo nuevo, completo y

pendiente, al principio y al final del período. Para ello puede valerse de la información

detallada, pedidos, recibos, requisiciones de material, informes de nóminas de fábrica,

reclamos, trabajos de mantenimiento, factores procesados para el pago y pedidos de

compra emitidos.

- En la Productividad, se aplican medidas cuantitativas para determinar la relación

entre las unidades de trabajo empleadas y producidas.

La información se encuentra en facturas de los clientes, nóminas de fábrica, pedidos de

compra, inventarios, detalles de existencia, etc. Al realizar la evaluación se deberá

medir el nivel de produc tividad, el rendimiento comparado con el pasado, como afectan

a la productividad los pedidos pendientes, la productividad insatisfactoria, la falta de

materiales, de personal, de equipos de mantenimiento adecuado, cual es el rendimiento

del equipo y como se compara la productividad con otras organizaciones.

34

- En la Calidad, el auditor aplica medidas cuantitativas para determinar como se ha

realizado el trabajo valiéndose de cierta información como: número de reclamaciones

recibidas de los clientes, número de errores de facturación, errores mecanográficos,

volumen de material desperdiciado y rechazado por mala producción, etc.

- En el Costo, el auditor puede evaluar la información de manera más confiable,

según la perspectiva de la dirección a las distintas Áreas de mano de obra, materiales,

administración, equipo, etc.

2.3.4.3. Asistencia de Dirección.

“El objetivo primordial de la Auditoría administrativa orientada a la dirección, es el de

ayudar a los gerentes y directores de todos los niveles de la empresa, sin importar la

crítica de los errores cometidos”. 12

Para realizar este trabajo los auditores deberán entender las funciones de la dirección y

sus principios para poner verdadera cura al error encontrado.

El auditor debe estar preparado para asistir a los directivos en 4 funciones

fundamentales que son:

1. Planificación

2. Organización

3. Dirección y

4. Control

1. En la Planificación, la función del auditor se centra en observar las acciones que

deben tomar los directivos en función futura: objetivos, principios, políticas,

procedimientos, reglas, métodos, normas, programas y presupuestos, sin esperar que

la realización de los planes sea urgente para determinar si son o no positivos. Al

contrario es preciso ayudar a la dirección a determinar si la información utilizada

para elaborar la planificación es actual, racional, adecuada y con significado.

12 HEIM, Frederic A. Auditoría Operacional, 1.972, Pág: 45.

35

Para tal efecto debe determinar sí:

- Se han comunicado las premisas de planificación.

- Se han establecido las normas y metas, y si están al día.

- Existen sistemas de revisión y autorización.

- Se han establecido controles centrales.

- Los planes son compatibles con los objetivos.

- Se coordinan los objetivos a través de la entidad.

- Los planes están justificados con los recursos adecuados y si son realizables y

razonables.

2. En la Organización, la función del auditor consiste en observar las relaciones entre

el personal asignado para realizar las tareas que conduzcan al logro de objetivos de

la empresa; el establecimiento de medidas razonables de control que asegure la

compatibilidad entre la autoridad y la responsabilidad; la instauración de sistemas

que procuren la responsabilización y criterio lógico entre personal de línea y el

resto, asegurando a la vez la unidad de mando.

El auditor puede constatar defectos en la organización determinando sí:

- La relación entre el personal es clara.

- La delegación de responsabilidad es efectiva.

- Las líneas de autoridad son claras.

- Los conflictos entre directivos y personal son mínimos.

- Los organigramas están al día.

- Existe un seguimiento de personal clave.

3. En la Dirección, La función del auditor es saber como se motivan a los

subordinados para que contribuyan efectiva y eficazmente al logro de los objetivos

de la empresa.

Dirigir es el arte de guiar al personal para que trabaje con entusiasmo y confianza,

procurando la satisfacción de sus necesidades, el entrenamiento permanente y la

motivación constante para realizar las acciones propuestas.

Los auditores deben contribuir en ella determinando sí:

- Los directivos utilizan adecuadamente los recursos y realizan todas las funciones.

- El personal realiza las funciones específicas de trabajo.

36

- El beneficio es razonable.

- Los programas de capacitación son adecuados, y las comunicaciones son claras y

comprensibles.

4. En el Control, la función del auditor es la de evaluar las medidas establecidas para

determinar el logro de los objetivos y metas de acuerdo con lo diseñado en el plan.

El control comprende tres elementos fundamentales que son: normas, comparaciones y

acción. Cuando falta uno de ellos puede decirse que el control no es válido.

“El auditor puede evaluar el sistema de control determinando si los controles son:

apropiados, oportunos, preventivos, significativos, flexibles, económicos,

comprensibles y operativos, capaz de que conduzcan a una acción correctiva”. 13

2.3.5. ALCANCE DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.

“El alcance de la Auditoría administrativa al principio del examen es tan amplio como

las operaciones y funciones de la entidad bajo examen, pero el auditor va definiendo y

disminuyendo la cobertura del mismo, concentrando su atención en las áreas críticas

donde la acción de la Auditoría puede ser de mayor beneficio a la entidad examinada, a

través de la formulación de recomendaciones constructivas para mejorar dichas áreas”.14

En cuanto a las fechas de las operaciones a examinar, tampoco existirá un límite

marcado como en el caso de la Auditoría financiera que establece períodos

determinados, sino que se tomará en cuenta las operaciones en vigencia, debiendo en

ellas incluir únicamente el examen de las deficiencias, operaciones y áreas críticas que

están ocurriendo actualmente, cuidando de corregirlas para el futuro.

La Auditoría administrativa u operacional deberá abarcar generalmente los siguientes

aspectos:

- Estudio o análisis de normatividad legal administrativa, aplicable de la empresa,

sector o operación bajo examen y verificar que la misma se cumpla.

- Evaluación de las políticas que sirven de parámetro a la planeación y ejecución de

actividades. 13 CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO. Seminario de Auditoría Operacional, Quito, 1.993, Pág: 20. 14 BAHAMONDE Ivan. Auditoría Administrativa-Operacional, Ecuador, 1.987, Pág: 20.

37

- Análisis del sistema o metodología de planificación y programación de objetivos y

metas.

- Estudio del sistema de formulación, ejecución y control presupuestario.

- Análisis de la estructura organizativa, en relación con los fines para los cuales fue

creada la entidad.

- Comprobación de la efectividad del sistema de información en sus aspectos básicos,

incluyendo la confiabilidad de los estados financieros.

- Evaluación de la idoneidad del personal.

- Verificación de las normas de control interno típicas del área financiera (tesorería,

compras, nómina, inventarios, etc.).

- Análisis y comparación de datos estadísticos sobre costos, producción, ganancia, etc.

- Análisis del sistema utilizado por los directivos para evaluar su gestión y aplicar

correctivos.

- Verificación del cumplimiento de metas y objetivos mediante evidencias

fehacientes.

Para lograr el alcance requerido, el auditor deberá entonces definir los procedimientos y

decidir sobre la necesidad de contratación de especialistas en determinadas áreas.

Luego realizado el trabajo, el auditor deberá quedar en condiciones de opinar sobre:

1. Apego a la normatividad legal y administrativa.

2. Cumplimiento de objetivos y programas en forma oportuna y efectiva.

3. Idoneidad de los controles internos.

4. Economía en el manejo de los recursos.

5. Adecuado sistema de información.

6. Mejoras a aplicar.

2.3.6. EL AUDITOR OPERATIVO, RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES.

El auditor administrativo u operacional, es aquel que tiene la habilidad de acumular,

poner en orden y analizar la información de naturaleza operativa. De igual forma es

experto en el conocimiento y evaluación del control interno. Su familiaridad con las

distintas actividades de la entidad, el flujo de trabajo y el personal que lo realiza le

permite tener una idea clara de las actividades de la entidad, sin embargo, su más

38

importante cualidad es la de reunir y analizar la información para sopesar los resultados

y sugerir las mejoras necesarias.

“El auditor de operaciones debe tener los siguientes atributos:

- Curiosidad, para averiguar el desenvolvimiento de las operaciones.

- Persistencia para continuar eficazmente con el proceso y conseguir las cosas que se

propuso.

- Adaptabilidad, para comunicarse con el personal de cada departamento.

- Ser constructivo, al considerar las deficiencias como una guía para mejoras para el

futuro.

- Tener sentido de negocio, para obtener la perspectiva del efecto sobre la eficacia, y

el beneficio de la operación.

- Tener sentido de cooperación, para mejorar la operatividad del negocio en su calidad

exclusiva de asesor”. 15

Responsabilidades.

La responsabilidad es el precio de la supervivencia de una sociedad. Permitir actuar

irresponsablemente y soslayar las consecuencias de estos actos, es amenazar la

estabilidad social. Por lo tanto el auditor está obligado a cumplir con este requisito

fundamental con la sociedad a la que pertenece.

La responsabilidad en Auditoría se la mira bajo tres niveles:

1. Responsabilidad Legal.- Es decir la que está impuesta por la sociedad como

un requisito profesional. Está especificada en las Leyes y demás disposiciones

de los Organismos Reguladores como la Contraloría General del Estado.

2. Responsabilidad Ética.- Es la que impone la profesión sobre sus miembros

como cumplimiento de la responsabilidad legal. Alguna de estas expresiones,

se exponen en el código oficial de ética y conducta moral profesional del

auditor, pero la mayoría de estas normas, se refieren a las relaciones entre el

auditor y sus clientes, el público y otros auditores. Es una excelente directriz

para el actuar de los directores.

15 BAHAMONDE, Iván. Auditoría Administrativa-Operacional, 1.987, Pág: 16.

39

3. Responsabilidad Moral.- Es la que se imponen los individuos a sí mismos. Es

decir, aquella que refleja un estándar de conducta superior al requerido por la

responsabilidad ética.

La responsabilidad general del auditor de operaciones, es la de ayudar tanto a la

dirección operativa como a la gerencia, ofreciendo recomendaciones constructivas que

apunten a la mejora de operaciones, proporcionando una descripción real de lo que se

ve, y otorgando una opinión de los asuntos que se han revisado. Al realizar su función,

los auditores tienen la responsabilidad de observar las normas profesionales de

Auditoría en sus revisiones y evaluaciones. Estas normas se refieren a la adecuación y

claridad de la ejecución de su trabajo y del informe.

La responsabilidad específica para políticas, procedimientos y otras medidas de control

deberá considerarse en los siguientes temas:

1. Coherencia al analizar el alcance de los procedimientos y políticas. El auditor es

responsable de comprobar que todos los procedimientos estén coordinados.

2. Adecuación en los procedimientos, de tal manera que puedan proporcionar una

medida de cumplimiento de los objetivos de dirección.

3. Cumplimiento en el trabajo efectuado de acuerdo con los procedimientos

establecidos. El auditor es responsable de medir este cumplimiento.

4. Efectividad al obtener los resultados deseados. El auditor es responsable de diseñar

las pruebas para medir la efectividad de los procedimientos.

Los auditores internos de operaciones, son responsables ante la dirección general de la

evaluación permanente sobre la adecuación y efectividad del sistema de control en toda

la organización.

Funciones.

Las funciones propias de un auditor operativo, se sintetizan en las siguientes:

1. Evaluación de control administrativo, que se ejerce sobre todas las áreas de la

entidad, con el propósito de determinar si los controles establecidos son los

40

adecuados, y si están cumpliendo efectivamente con los objetivos de la dirección y

con sus planes operativos.

2. Evaluación de rendimiento, al medir el cumplimiento de cualquier actividad, de

acuerdo con las normas profesionales de Auditoría interna. El debido cumplimiento

profesional incluye la evaluación de las normas operativas establecidas, y determinar

si estas son aceptables y se cumplen.

Al medir el rendimiento se pretende determinar si la dirección y el personal de la

entidad están realmente cumpliendo con estas normas.

3. Asistencia de dirección, al ayudar a los gerentes y directores de todos los niveles a

realizar su trabajo, de tal manera que contribuyan al cumplimiento de objetivos.

El auditor orientado hacia la dirección, debe estar preparado para asistir a los directivos

en sus cuatro funciones primordiales que son: Planificación, Organización, Dirección y

Control.

2.4. PROCESO DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.

Una vez definidos los objetivos de la Auditoría administrativa, se procede a elaborar el

programa de Auditoría. En su primera fase se realiza una revisión del archivo

permanente de la documentación y la información previa. En las tres fases siguientes se

procede a identificar y revisar profundamente aquellas áreas consideradas como críticas

y por último se procede a realizar el informe definitivo acompañado de las

recomendaciones que se crean necesarias.

Con este examen objetivo, sistemático y profesional, se pretende identificar y revisar

detalladamente aquellas áreas consideradas como críticas con la finalidad de verificarlas

y evaluarlas, establecer y aumentar el grado de eficiencia, efectividad y economía en su

planificación, organización y control interno; informar sobre los hallazgos significativos

resultantes; y, determinar el cumplimiento con las disposiciones legales pertinentes.

El trabajo de Auditoría administrativa se realiza en cinco fases que son:

FASE I Estudio Preliminar

FASE II Revisión de Legislación, Objetivos, Políticas y Normas.

FASE III Revisión y Evaluación del Control Interno.

FASE IV Examen detallado de las Áreas Críticas.

FASE V Comunicación de Resultados.

41

2.4.1. FASE I: Estudio Preliminar.

Esta fase consiste en una revisión previa de las operaciones, actividades, objetivos,

políticas, etc., de la empresa o entidad bajo examen con la finalidad de familiarizarse

con otras operaciones.

“El propósito fundamental del estudio preliminar es obtener la información general

(documentación) sobre los aspectos importantes de la entidad o áreas a ser examinadas.

Esta información servirá como instrumento de trabajo en las futuras fases de examen y

también como medio de información para el personal de Auditoría y de la entidad”. 16

Para realizar un estudio preliminar, el auditor deberá seguir tres pasos fundamentales

que son:

1. Entrevistas con el Gerente (máximo ejecutivo) y demás funcionarios importantes

de la empresa o entidad bajo examen a fin de obtener la información general

sobre las actividades.

2. Recopilación sin revisión detenida de los documentos básicos de la entidad, para

obtener información sobre las actividades, objetivos, políticas, normas y

procedimientos.

3. Recorrido o visita a las instalaciones de la entidad para conocer su ubicación

física, tamaño, relación con otras unidades y funcionar los encargados.

Información a obtenerse en la Fase I:

- Legislación aplicable a las actividades examinadas.

- Breve historial de antecedentes y propósitos de las actividades bajo examen.

- Datos sobre la organización de la entidad, dando énfasis primordial a las actividades

bajo examen. Esta información incluye lo siguiente:

• División de deberes y responsabilidades.

• Principales delegaciones de autoridad.

• Naturaleza, tamaño y ubicación de las dependencias.

• Número de empleados por unidades y ubicación.

16 NORBECK, Edgard. Auditoría Administrativa, México, Pág: 54.

42

- Naturaleza, inversión y ubicación de los recursos involucrados en las actividades

bajo revisión, especialmente de activos fijos.

- Información financiera de los Estados Financieros de los últimos años, presupuestos

aprobados, detalle de ingresos anuales y de los métodos de financiamiento.

- La política general establecida por la ley, reglamento y órdenes o decisiones

administrativas según las cuales la entidad llevó a cabo las actividades que serán

revisadas. Se debe obtener la política por escrito y en el caso de que la entidad no la

tenga, el auditor tiene que determinarla en base a entrevistas y otros procedimientos,

documentándola en los papeles se trabajo para su mejor entendimiento.

- Descripción general de los métodos de operación y procedimientos de la ent idad al

efectuar sus actividades.

- Descripción de cualquier problema importante relacionado con las actividades a ser

examinadas.

- Resultados de exámenes anteriores de Auditoría.

- Los planes a corto, mediano y largo plazo elaborados por la entidad.

Fuentes de Información:

- Archivos de la entidad u Organismo Superior de Control en caso de entidades

públicas.

- Informes de Auditoría y asesoría si en caso existiesen.

- Planes de reorganización.

- Manuales de Procedimientos de la entidad.

- Reglamentos y documentos administrativos.

- Entrevistas con funcionarios administrativos.

- Historial y folletos informativos de la entidad o sus programas.

Recorrido y Observación de la Entidad.

Cuando sea apropiado dada la naturaleza de la actividad a ser examinada, se hará el

recorrido a la oficina, planta u otras instalaciones con el objeto de mejorar los

conocimientos de las actividades en términos físicos. El contacto con la actividad en sí y

43

el personal técnico directamente vinculado con las operaciones, es muy beneficioso para

tener un entendimiento real de lo que sucede.

2.4.2.FASE II: Revisión de Objetivos, Políticas y Normas.

En esta segunda fase el auditor examina, evalúa y revisa la información recopilada en la

etapa anterior con la finalidad de analizar los objetivos, políticas y normas de la

empresa o entidad a ser examinada, poniendo gran interés en su historial y antecedentes,

sus objetivos principales, la autoridad delegada a los funcionario principales y cualquier

restricción impuesta sobre las operaciones, disposiciones y métodos de financiamiento

de las operaciones de conformidad con las leyes pertinentes y con las políticas de la

entidad.

Cómo trabaja el auditor:

1. El auditor determina por qué se creó la empresa, cuál fue la necesidad de su

origen, los propósitos y objetivos que causaron su creación como ente y si los

objetivos han cambiado con el paso del tiempo.

2. Debe definir en sus papeles de trabajo claramente cuál es la misión principal de

la empresa o entidad y objetivo primordial.

3. Simplificará su trabajo con el apoyo de una adecuada documentación de

objetivos, políticas y normas. En caso de no existir se apoyará en bases

verbales, para lo cual tendrá que realizar una serie de entrevistas tratando de

determinar los aspectos que gobiernan la entidad.

4. De ser necesario, el auditor deberá buscar por él mismo la inconformidad de

los distintos puntos de vista de los funcionarios, cuando éstos no estén de

acuerdo o no conozcan suficientemente la entidad o área crítica importante.

5. En el caso de exámenes a entidades públicas, en esta fase se estructurará

también la revisión de la legislación externa o general aplicable. Además de las

leyes específicas aplicables a todas las entidades. Los auditores deberán

conocer el contenido general de las leyes orgánicas de los sistemas

administrativos y otras disposiciones generales sobre la administración pública

y privada según la empresa auditada.

44

Las fuentes de información accesibles para el auditor son las siguientes:

- El archivo permanente de la entidad.

- La biblioteca legal del Organismo de Control.

- Los archivos legislativos de la oficina de asesoría jurídica si en caso existan.

Revisión de Objetivos:

Los planes y presupuestos de la entidad revelan los objetivos y metas de una entidad,

estos deberán ser revisados por el auditor para asegurarse de su acatamiento y

consistencia. Al no encontrar un planteamiento orientado hacia el logro de objetivos, el

auditor tendría indicios de una posible área crítica significativa.

Revisión de Políticas:

Las políticas generales obtenidas ya en la primera fase, serán revisadas y comparadas

con la misión principal de la entidad, la legislación y los objetivos para determinar

cualquier falta de consistencia o vacío. Las deficiencias detectadas en las políticas y su

comunicación a los servidores, pueden indicar un área crítica muy importante para el

desarrollo posterior de un hallazgo.

Revisión de la Normatividad:

Significa que se hará una revisión breve y selectiva de normas, reglas y manuales de la

entidad o empresa para familiarizarse con su existencia y áreas de aplicación, sin

profundizar en la normatividad interna en detalle sino en aquella directamente

relacionada con áreas consideradas deficientes.

No se debe hacer revisión de disposiciones internas sin antes de haber observado y

evaluado las operaciones realmente ejecutadas, y sin haber determinado las áreas

críticas que merecen un examen profundo.

En otras palabras la revisión de la legislación, objetivos, políticas y normas, orientan la

Auditoría hacia un marco legal normativo general dent ro del cual funciona la entidad y

45

sus servidores. Se debe hacer en forma selectiva a excepción de la legislación orgánica

o básica, evitando demasiada inversión de tiempo en las áreas que posteriormente no

serán escogidas para efectuar el examen profundo. Esta fase no dura más de dos o tres

días, y será realizada por el mismo personal de la fase I.

2.4.3. FASE III: Revisión y Evaluación del Control Interno.

Esta tercera fase es considerada como una de las más importantes, porque el auditor no

sólo revisa y evalúa el sistema de control interno vigente en la empresa o entidad, sino

que también al final de la fase identifica las áreas críticas.

El propósito de esta fase es evaluar la efectividad del control interno gerencial, e

identificar las posibles debilidades importantes en el sistema administrativo que puedan

requerir un examen más detallado. La duración de esta fase normalmente dependerá de

la empresa auditada, generalmente se requiere de seis a diez días aproximadamente,

recalcando que no debe ser demasiado profunda.

En la tercera fase del examen se comprende principalmente lo siguiente:

- Identificar las áreas críticas de mayor significación que merezcan un examen

profundo, cuyos resultados podrían conllevar beneficios importantes.

- Establecer el enlace y profundidad de las pruebas a ser aplicadas.

- Facilitar la determinación de los recursos humanos necesarios para la cuarta fase.

- Estimar el tiempo requerido para completar el examen y presentar el informe.

El enfoque práctico para una revisión de naturaleza efectiva y útil para el control interno

es revisar los procedimientos, prácticas y transacciones específicas relacionadas con la

entidad. El examen profundo y detallado se lo hará con la finalidad de obtener

información acerca de lo siguiente:

- Forma real en que se efectúan las operaciones.

- Necesidad y utilidad de las distintas fases del proceso de transacciones.

- Resultados de las transacciones según los objetivos, requerimientos legales y

prácticas en sentido común.

- Efectividad del control interno.

46

“El método de selección de transacciones específicas y su rastreo a través de todo el

proceso, permite determinar los procedimientos que realmente se han seguido, si son

razonables y si realmente funcionan de acuerdo con los objetivos, políticas y normas.

Para ello es suficiente escoger una o dos transacciones típicas de cada actividad o área

de operación y rastrearla evaluando los puntos importantes del control realizando

durante todo el proceso. Además deben evaluarse todas las operaciones y actividades

reales como son efectuadas, y no como deben ser según los manuales”. 17

La manera de identificar las debilidades del sistema de control interno de una entidad es

a través de:

- Un examen de informes gerenciales.

- Un examen de Auditoría interna.

- Una inspección física de las actividades involucradas, y;

- Entrevistas con los funcionarios responsables directamente involucrados, pero

tomando en cuenta los objetivos de la Auditoría; por tanto no se pueden establecer

reglas rígidas sino que las técnicas se aplicarán de acuerdo al juicio o ingenio del

auditor.

La evaluación del control interno se debe hacer tomando en cuenta los siguientes

factores:

1. Si la política de la entidad, los procedimientos y prácticas están de conformidad con

las Auditorías básicas, requerimientos legales e intención legislativa.

2. Si los procedimientos y sistemas de control interno, dan como resultado actividades

que están de acuerdo con lo planeado por la alta dirección en forma eficiente y

económica

3. Si el sistema de control interno proporciona un control satisfactorio de los recursos,

observaciones, ingresos y gastos.

Los factores que deben tomarse en cuenta durante la revisión incluyen:

- Duplicación de esfuerzos.

- Uso inapropiado o indebido de fondos disponibles.

- Falta de aceptación de responsabilidad.

17 HEIM, Frederick A. Auditoría Operacional, 1.972, Pág: 61.

47

- Falta de control apropiado de recursos o actividades.

- Organigramas o procedimientos engorrosos o inadecuados.

- Falta de idoneidad del personal, especialmente con referencia a las debilidades o

deficiencias encontradas.

- Utilización ineficaz o antieconómica de recursos.

- Unidades de operaciones innecesarias e ineficientes con relación a su costo de

mantenimiento.

- Atrasos en el trabajo y forma de combatirlos.

- Carencia de normas y/o metas o mala aplicación de normas que impiden la

evaluación de los logros, producción, eficiencia, utilización de recursos, servicios y

otros factores que requieran evaluaciones administrativas continúas.

Al revisar las funciones ejecutadas por la entidad, el auditor debe averiguar los registros

que mantienen la información, los propósitos administrativos o estadísticos e incluso

asuntos contables, lo cual servirá de mucho al sistema de control interno. Al mismo

tiempo debe considerar los registros que no sirven a ningún propósito o que casi no se

utilizan, la duplicidad de los registros, y los informes voluminosos e innecesarios a fin

de optar por la utilización del procesamiento electrónico de datos y las técnicas del

almacenaje.

Al terminar la ejecución del programa de Auditoría en la tercera fase, se debe considerar

en forma objetiva la importancia de las observaciones, identificando y relacionando

aquellas áreas críticas o problemáticas más importantes que con el tiempo y recursos

disponibles permitirán realizar un examen en la profundidad necesario para desarrollar

los hallazgos correspondientes.

2.4.4. FASE IV: Examen detallado de las áreas críticas.

El examen profundo de las áreas críticas constituye el 80% y 90% de las labores de la

Auditoría administrativa. En esta fase se desarrollan completamente los hallazgos

significativos relacionados con cada área crítica, para lo cual es necesario haber

determinado las condiciones actuales, los criterios de comprobación y evaluación, el

efecto negativo y la causa o causas que motivaron cada desviación o problema

identificado.

48

Basándose en la revisión y evaluación del control interno de los procedimientos,

prácticas y métodos de control de la entidad, se identifican las áreas débiles o críticas

(III Fase) para proceder a seleccionarlas y revisarlas con profundidad en la IV Fase.

El examen detallado de las áreas críticas consiste en revisar los registro y archivos;

probar, verificar y confirmar la información en ellos, hasta llegar al grado adecuado

para cumplir con los propósitos de la Auditoría y además complementar la información

con entrevistas e inspecciones físicas o contactos con terceros.

El propósito de esta fase es evaluar posibles hallazgos identificados en la evaluación del

control interno, determinando si la situación requiere acción correctiva, y si el asunto

merece tal acción. Los objetivos específicos de revisión incluirán el examen de los

siguientes temas:

- Adhesión de la política prescrita, aplicable a las operaciones diarias con la

finalidad de verificar su conformidad con las leyes pertinentes y su propiedad al

efectuar actividades autorizadas de manera eficiente, efectiva y económica.

- Logro de propósitos, al determinar si la actividad bajo examen se efectúa siguiendo

el propósito original. Para esto se requiere un amplio conocimiento de los

antecedentes y propósitos de la legislación que autoriza las actividades.

- Eficiencia operativa, al medir un rendimiento efectivo sin desperdicio innecesario

de recursos, identificando la eficiencia en función de los defectos adversos de las

operaciones o actividades.

- Utilización de recursos, humanos, materiales y financieros de la entidad en forma

apropiada, económica y satisfactoria. Las reglas generales que deben seguirse al

revisar la utilización de recursos, deberán procurar que estos sean utilizados sólo

para procesos autorizados y necesarios, salvaguardándolos apropiada y eficazmente

y utilizándolos de manera eficiente y económica.

- Propiedad y utilidad del sistema contable, en informes financieros, datos

confidenciales y proceso que apoyen la toma de decisiones dentro de las áreas

examinadas.

49

El método de obtención de evidencias y determinación de propiedad y suficiencia es

similar a la Auditoría financiera y estará apoyado en la experiencia del auditor.

El auditor debe obtener al máximo posible la evidencia física por medio de la

inspección y observación directa de las actividades llevadas a cabo por el personal de la

empresa o entidad, y sobre otros hechos relacionados con el examen. De igual forma

debe obtener la evidencia verbal a través de las entrevistas con varios funcionarios y

empleados, y evidencia documentada a base de los proyectos, archivos e informes de la

entidad, procurando adicionar evidencia documental externa que sustente los hallazgos

de Auditoría.

La comunicación de los hallazgos de Auditoría a los funcionarios de la entidad, debe

hacerse en función de discutir sobre ellos y llegar a un acuerdo en cuanto a la

deficiencia y desviación observada, su naturaleza o alcance, los hechos involucrados y

la acción correctiva que debe ser estimada; contribución que será muy valiosa para la

entidad, especialmente cuando se logre la implementación más oportuna de las

recomendaciones.

Al terminar esta fase el auditor debe estar totalmente identificado con las desviaciones y

situaciones críticas de la entidad que merecen atención y acción correctiva por parte de

los directivos, para de esta forma tomar una decisión sobre la clase de acción correctiva

que va a ser recomendada en su informe.

2.4.5. FASE V: Comunicación de Resultados.

La quinta fase constituye el producto final de la Auditoría administrativa, en donde el

auditor o jefe de equipo debe organizar el contenido y estructurar el informe,

asegurándose que no se han omitido u olvidado aspectos importantes. Para ello debe

apoyarse en la “Hoja de apuntes”, en donde se escribe en forma resumida todos los

atributos necesarios para la formulación de los hallazgos de Auditoría; y también en los

“Papeles de Trabajo” elaborados en el curso del examen. Este trabajo se lo efectúa en

dos partes:

1. La comunicación verbal de los resultados a través de una o más conferencias

finales, para discutir el borrador del informe; y,

2. La presentación final por escrito del informe.

50

La comunicación verbal de los resultados a los funcionarios responsables de las áreas

examinadas, se lo hace con el objeto de: obtener sus puntos de vista con respecto al

informe de Auditoría, y las conclusiones y recomendaciones del auditor; trabajo ya

iniciado en la cuarta fase. Obtener la aceptación de las recomendaciones del informe del

auditor en la entrevista inicial previa a la emisión del informe final, determinará la

eficiencia óptima del auditor. En algunas ocasiones se puede conseguir sólo el

entendimiento y aceptación de la mayoría de las recomendaciones. En los casos que no

sea posible, el auditor por lo menos debe obtener los puntos de vista diferentes a los

suyos, para incluirlos en los comentarios del informe.

El informe por escrito, es el producto final del trabajo del auditor. Está dirigido

directamente a la máxima autoridad en copias para cada una de las unidades

involucradas en dicho informe. De esta forma se pone en conocimiento los resultados

obtenidos en el examen de Auditoría y se determinan las conclusiones y

recomendaciones finales.

Los puntos importantes para el desarrollo de la quinta fase son los siguientes:

a) Los Hallazgos de Auditoría.

Un hallazgo de Auditoría es algo que un auditor ha observado o encontrado irregular en

el examen. Es el resultado de la información desarrollada en base de la reunión lógica

de datos y la presentación objetiva de los hechos. Sirve de base para desarrollar las

conclusiones y recomendaciones.

Las características de un hallazgo son entre otras las siguientes:

- Tener un título que revele su contenido en forma resumida y llame la atención al

lector, este será a identificará la idea del contenido del mismo.

- Su contenido debe estar plenamente justificado por la labor efectuada y por la

evidencia obtenida.

- Su presentación no debe conducir a conclusiones erróneas.

- Para su determinación, se debe tomar en cuenta las circunstancias en que ocurrió el

hecho, la complejidad y la magnitud del problema, el grado de generalización de

este, su forma objetiva, honesta, justa y conveniente.

51

Los atributos de un hallazgo de Auditoría son:

CONDICIÓN – Situación actual encontrada – “Lo que es”.

CRITERIO – Unidades de medida o normas aplicables – “Lo que debe ser”.

CAUSA – Las razones de la decisión – “Por qué sucedió”.

EFECTO – Importancia relativa del asunto – “La diferencia entre lo que es y debe ser”.

Los mecanismos para establecer un hallazgo son los siguientes:

1. Identificar la condición de los asuntos deficientes.

2. Reconocer las líneas de autoridad y responsabilidad de la entidad.

3. Verificar las causas de la deficiencia.

4. Determinar si la deficiencia es un caso aislado o una condición determinante.

5. Identificar y solucionar los asuntos legales.

6. Determinar los efectos e importancia de la deficiencia.

7. Obtener comentarios de personas u organismos directamente interesados, que

puedan estar afectados por el hallazgo.

8. Establecer las conclusiones de Auditoría en base de la evidencia obtenida.

9. Determinar las posibles acciones correctivas.

b) Las Conclusiones.

Constituyen un resumen de los comentarios sobre las deficiencias o desviaciones

encontradas como producto del juicio crítico personal de auditor. Son parte esencial de

todo informe de Auditoría, porque reflejan la apreciación del auditor con respecto de los

hechos ocurridos en la entidad.

Las conclusiones deben ser objetivas y basadas en hechos reales, más no en

suposiciones. Su presentación se la puede hacer en dos formas:

- Al final del comentario, identificándolas o no con el título de “Conclusiones”.

- En un capítulo exclusivo pero que tenga referencias con cada comentario, su número

y página, para permitir la continuidad de las ideas.

52

c) Recomendaciones.

Las recomendaciones son la partes fundamental de un trabajo de Auditoría operacional.

Estarán dirigidas a la máxima autoridad y/o principales funcionarios del área

examinada. Deberán ser específicas de tal forma que en ellas se eviten las sugerencias

demasiado generales, vagas, antieconómicas e impracticables. Su enfoque estará

dirigido no solamente a exigir el cumplimiento de disposiciones legales o

reglamentarias, sino también a ciertos lineamientos básicos a seguirse y algunas

alternativas de ejecución.

Se presentará sólo las recomendaciones que se desprenderán de los hechos comentados

de los hallazgos, y serán formuladas a continuación de cada uno de los hallazgos

correspondientes, poniendo presentarse secuencialmente numeradas o en un solo grupo,

fuera de los comentarios y conclusiones.

d) La Comunicación de Resultados.

En las labores del auditor se deberá mantener comunicación permanente y oportuna en

todo el proceso del examen, tanto con los funcionarios de la entidad, como de la

dependencia examinada. Esta comunicación deberá hacerse en forma apropiada y

oportuna, para ayudar al cumplimiento de los objetivos de las labores de control, y

evitar problemas posteriores en la divulgación de resultados y en el establecimiento de

responsabilidades, las cuales pueden quedar anuladas por falta de cumplimiento de esta

formalidad.

La comunicación se realiza por los medios oral y/o escrito. La comunicación oral logra

el mejor entendimiento e intercambio de información con los funcionarios, en cambio

que, la comunicación escrita presenta los comentarios a través de un informe final.

e) Informes de Auditoría Administrativa.

El informe de Auditoría administrativa es el producto terminado del trabajo realizado.

Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente los problemas detectados en

relación con la eficiencia operativa de la empresa o entidad y con los controles

operacionales establecidos. Para que la Auditoría administrativa sea útil a la entidad, el

53

informe debe ser ágil y orientado hacia la acción. Además siempre que sea posible, debe

cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios.

El informe equivale a un diagnóstico, en el cual se plasman los hallazgos derivados del

trabajo. En él se presenta una opinión tipo dictamen sobre el grado de eficiencia de la

empresa o entidad, y si se considera necesario sobre los estados financieros. El informe

debe contener básicamente tres aspectos:

- Alcance y limitaciones del trabajo.

- Situaciones que afectan desfavorablemente a la eficiencia operacional.

- Sugerencias para mejorar la eficiencia.

Además en el contenido es eficiente presentar muy claramente a los administradores de

la empresa el efecto de la ineficiencia existente, a fin de motivar la toma de medidas

correctivas conducentes. De igual forma es necesario en cuanto sea posible resaltar el

efecto cuantitativo que provocan las deficiencias detectadas, sus causas y

consecuencias.

“La responsabilidad del auditor estará en informar sobre los problemas detectados y

sugerir posibles soluc iones. La implantación de las medidas necesarias para solucionar

los problemas detectados, en términos generales quedan fuera del trabajo de Auditoría

administrativa, incluso en aquellos casos en los que el auditor haya presentado

recomendaciones especificas”. 18

El decálogo para preparar un buen informe de Auditoría Administrativa es el siguiente:

1. Enfatizar los aspectos significativos que mejoran la operación del negocio.

2. Omitir partidas o hechos poco significativos que no requieren la atención de los

ejecutivos.

3. Limitar el informe mínimo necesario.

4. Escribir el informe en lenguaje entendible y sin tecnicismo.

5. Hacer críticas acompañadas de sugerencias constructivas y respaldadas en los

hechos y hallazgos.

6. Discutir el informe con todos los responsables que se vean afectados por sus

observaciones y recomendaciones.

18 BAHAMONDE Iván. Auditoría Administrativa-Operacional, 1.987, Pág: 20.

54

7. En la medida que sea posible obtener el acuerdo de los funcionarios afectados en

las recomendaciones, en su caso presentarlas como sugerencias conjuntas.

8. Si no se cuenta con la aprobación de los afectados, cuando menos asegurarse que

sí hay acuerdo en las circunstancias y hechos que se informan. Así los directivos

podrán ver la posición del afectado y la de auditor y tomar una decisión.

9. Enviar copias del informe a los funcionarios superiores.

10. No circular material que no contenga el propio informe.

f) Momento y forma de la Comunicación.

Existen tres momentos para la comunicación de resultados:

1.- Al inicio del Examen, cuando está dirigido a los funcionarios y ex –funcionarios de

la entidad o empresa, mediante la conferencia inicial que se efectuará de conformidad

con la agenda de entrevistas.

2.- En el Transcurso del Examen, con los servidores de la entidad examinada, a fin de

obtener la mayor información posible respecto a asuntos sujetos a examen.

3.- Al Término del Examen, cuando el borrador del informe aprobado será presentado

y comunicado en la conferencia final, que se llevará a cabo una vez concluidas las

labores de campo.

A esta conferencia final previamente convocada por escrito, asistirán los principales

funcionarios y ex –funcionarios de las áreas examinadas conjuntamente con el

supervisor y jefe de equipo de Auditoría.

Se dejará constancia de ello en un documento previamente elaborado para el efecto,

suscribiéndose en él todos los participantes.

Luego de cumplidos todos los pasos en las diferentes fases, y con la revisión final del

borrador del informe, el cual será sumillado por el supervisor respectivo, se

reproducirán las copias necesarias, las que en su carta de presentación y en la última del

informe, lo distribuirá el auditor general con su firma. Se preparará la guía de

distribución de ejemplares, debiendo conservar el original del memorando de

antecedentes en el caso de existir el archivo de la unidad de Auditoría.

55

2.5 RECURSOS HUMANOS

2.5.1 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

2.5.2 CONCEPTO

Es el proceso de diseño de las medidas y actividades de la fuerza de trabajo para

mejorar la eficacia y eficiencia del funcionamiento de la organización.

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS.

CONCEPTO.

A la Administración de Recursos Humanos se la define como el conjunto de personas que deben interrelacionarse para la consecución eficiente de los objetivos de la organización. Cada ser humano tiene su personalidad que es la sumatoria de valores, creencias, conocimientos, experiencias y habilidades.

2.5.3 IMPORTANCIA

La importancia de la administración de Recursos Humanos radica en los temas de

estudio que regularmente se revisan como:

Política salarial, incentivos, ascensos, seguridad e higiene, seguridad social.

Considerando al factor humano como el eje principal para el desarrollo de las

organizaciones.

2.5.4 OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE RR. HH.

Según CHIAVENATO IDALBERTO (1995) los objetivos de la Administración de

Recursos Humanos son:

1. Crear, mantener y desarrollar un conjunto de Recursos Humanos con habilidades

y motivación suficiente para conseguir los objetivos de la organización.

56

2. Crear mantener y desarrollar condiciones organizacionales que permitan la

aplicación, el desarrollo y la satisfacción plena de los recursos humanos y el

logro de los objetivos individuales.

3. Alcanzar eficiencia y eficacia con los recursos humanos disponibles.

2.5.5 TÉCNICAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE RR. HH.

Según CHIAVENATO IDALBERTO (1995) indica las siguientes técnicas de

Administración de RR. HH:

1. Técnicas de ARH y su vinculación con los ambientes externo e interno de la

organización.

2. Técnicas de ARH aplicadas directamente sobre las personas o indirectamente a

través de los cargos que ocupan, bien mediante planes o programas globales o

específicos.

3. Técnicas de ARH que suministran datos y decisiones de ARH basados en datos.

2.5.6 COMPONENTES DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE

RECURSOS HUMANOS.

El sistema de Administración de Recursos Humanos comprende varios subsistemas los

cuales son:

• Planeación

• Contratación

• Reclutamiento y selección

• Inducción

• Capacitación

• Evaluación del desempeño

57

2.5.7 PLANEACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

2.5.8 Concepto.

Según CASTILLO JOSÉ (1993) define como el proceso mediante el cual se determina

la cantidad y calidad de las personas que la organización tendrá que vincular, reclutar,

seleccionar, entrenar y promover a corto y largo plazo.

La planeación de Recursos Humanos consiste en una técnica para determinar en forma

sistemática la provisión y demanda de empleados que una organización tendrá.

Al determinar el número y el tipo de empleados que serán necesario, el departamento de

personal puede planear sus labores de reclutamiento, selección, capacitación y otras

más.

La Planeación de Recursos Humanos permite al departamento de personal suministrar a

la organización el personal adecuado en el momento adecuado. Ver anexo 4

Importancia.

La función de planeación de Recursos Humanos tiene como finalidad determinar: F Los requerimientos futuros de trabajadores de todos los niveles de la Empresa.

F Dónde y cuándo comenzar a reclutar o despedir gente.

F Las necesidades de entrenamiento del personal.

F Cuando acelerar o frenar el ritmo de promoción.

Ventajas.

Sería ideal que todas las organizaciones identificaran sus planes a corto y largo plazo en

lo referente al recurso humano. Los planes a corto plazo determinan las vacantes que es

necesario llenar en el curso del año entrante. Los planes a largo plazo estiman la

situación de recursos humanos a futuro, entre las ventajas de la Planeación de los

recursos humanos tenemos:

58

• Se mejora la utilización de los recursos humanos.

• Se permite la coincidencia de esfuerzos del departamento de personal con los

objetivos globales de la organización.

• Se expande la base de datos de personal, para apoyar otros campos.

• Se permite la coordinación de varios programas, como la obtención de mejores

niveles de productividad mediante la aportación de personal más capacitado.

Técnicas para Pronosticar.

Los instrumentos que pretenden pronosticar las necesidades futuras de empleados en

una organización pueden ir desde técnicas muy elementales hasta muy complejas, ni

siquiera las técnicas más complejas son totalmente precisas, sólo permiten mayor grado

de aproximación. La mayor parte de las organizaciones suelen iniciar sus actividades

empleando técnicas sencillas, y después, a medida que crecen la organización y la

necesidad de emplear instrumentos más confiables, se puede recurrir a técnicas más

avanzadas que requieren personal especializado.

Las técnicas pueden ser:

Técnicas basadas en la experiencia.

Estás técnicas se apoyan principalmente en el juicio de las personas con conocimientos y visión amplios sobre las futuras necesidades de recursos humanos, dentro de las cuales tenemos: • Decisiones informales

• Investigación formal a cargo de expertos.

• Técnica defos.

59

Técnicas basadas en tendencias.

Es probable que la técnica más expedida sea la proyección de las tendencias de la

organización durante el pasado. Dentro de estas técnicas tenemos:

• Extrapolación

• Indexación

• Análisis estadístico

Técnicas basadas en otros factores.

Existen otros métodos para calcular la demanda futura de recursos humanos, de los

cuales tenemos:

• Análisis de presupuestos y planeación

• Análisis de nuevas operaciones

• Modelos de computadoras

El proceso de planeación de Recurso Humano

Planes globales de la organización

Estimativo inicial de personal requerido

Inventario proyectado

Requisito neto de personal

Reclutamiento

Retiros Renuncias Despidos

Jubilaciones Licencias

Transferencias Promociones

Fallecimientos

60

2.5.9 Cuadro de contrataciones

Una vez evaluada la demanda futura de recursos humanos el departamento de personal

procede a llenar las vacantes. Existen dos fuentes de suministros de personal: la interna

y la externa.

El suministro interno se compone de los empleados actuales que pueden ser promovidos

o transferidos, o que pueden absorber entre sus funciones las que se quiere llenar. El

suministro externo se compone de la oferta de mano de obra exterior a la organización;

empleados de otras compañías, desempleados, estudiantes a punto de graduarse, etc.

CUADRO DE CONTRATACIONES

Fecha Remuneración prevista

Área o departamento Fecha de contratación

(d/m/a)

2.5.10 ANÁLISIS FODA

¿Por qué un FODA?

Para conocer el estado de la situación de la organización interna y externa (entorno).

Abraham Lincoln dice “Si pudiéramos saber primero dónde estamos (diagnóstico) y

hacia dónde vamos (visión, dirección de desarrollo), podríamos juzgar mejor qué hacer

y cómo hacerlo (plan operativo).

El análisis FODA consiste en analizar la situación de la organización desde el punto de

vista interno y externo, diferenciando sus aspectos positivos y negativos.

61

A los aspectos internos positivos los llamamos FORTALEZAS.

A los aspectos internos negativos los llamamos DEBILIDADES.

A los aspectos externos positivos, los llamamos OPORTUNIDADES

A los aspectos externos negativos, los llamamos AMENAZAS.

Fortalezas.- Las principales ventajas (comparativas), capacidades y recursos, en los

cuales la organización se puede apoyar para llegar a concretar la visión.

Debilidades.- Razones, circunstancias reales o percibidas por las cuales la organización

no funciona bien (no se orienta hacia la visión) y los clientes no se sienten contentos,

satisfechos.

Oportunidades.- Circunstancias externas favorables que la organización puede

aprovechar para avanzar hacia la visión.

Amenazas.- Aspectos desfavorables en el contexto, que pueden afectar negativamente

en el desarrollo organizacional hacia la visión.

Aplicando un análisis FODA lo que se pretende determinar son:

Las Fortalezas para impulsarlas

Las debilidades para eliminarlas

Las oportunidades para potenciarlas, aprovecharlas

Las amenazas para evitarlas, neutralizarlas.

2.5.11 Análisis y descripción de funciones

2.5.11.1 Análisis de puestos

José Castillo Aponte (1993) define al análisis ocupacional como el proceso sistemático

de recolección y estudio de la información característica de un puesto, que permita

identificar su objetivo básico, las actividades que deben realizarse para cumplir su

misión, las especificaciones de las tareas, el cliente y proveedor del cargo, las

62

condiciones ambientales bajo las cuales se realiza el trabajo, sus responsabilidades y los

requisitos que debe reunir la persona que lo desempeñe.

Importancia del análisis de puesto.

• La importancia radica en que antes de iniciar la búsqueda de las personas requeridas

por la empresa se deben tener claramente identificadas las funciones y requisitos del

puesto vacante, lo cual es parte de la función de análisis de ocupacional.

Si alguien inició la búsqueda de un nuevo empleado sin tener claramente definido su

perfil ocupacional, le puede suceder lo mismo que el individuo que llega adquirir en

un almacén sin saber qué es lo que desea comprar y termina adquiriendo algo que no

necesita.

• Asignar objetivos a cada función

• Eliminar requisitos y demandas no indispensables

• Identificar candidatos adecuados a las vacantes.

• Útil para explicar a los candidatos en que consiste el trabajo

• Permite la aplicación racional de técnicas de reclutamiento, selección, inducción,

capacitación y desarrollo personal.

• Base para la organización, estructuración y definición de las unidades de trabajo.

Información previa para el análisis de funciones.

Los analistas de puestos obtienen información relativa a los empleados y a quienes los

desempeñan. Antes de estudiar cada puesto los analistas estudian.

• La organización

• Sus objetivos

• Sus características

• Sus insumos (personales, materiales, procedimientos).

• Los productos y/o servicios que brinda a la comunidad.

• Recopilan información existente en la empresa, de otras empresas o de boletines

oficiales.

63

Una vez previstos de un programa general sobre la organización y su desempeño, los

analistas:

• Identifican los puestos que es necesario analizar.

• Preparan un cuestionario de análisis de puestos.

• Obtienen información para el análisis de puestos.

2.5.11.2 Descripción de funciones.

La información sobre los diversos puestos de una compañía pueden emplearse en tres

formas principales: para la descripción de puestos, para la especificaciones de una

vacante o puesto, y para establecer los niveles de desempeño necesarios para una

función determinada.

La descripción de funciones se la define como un documento que contiene la

información objetiva de las actividades y responsabilidades a cumplir en un puesto, las

relaciones entre los puestos de la organización, las condiciones de trabajo, frecuencia y

ámbito de ejecución y responsabilidades de supervisión.

Para no forzar la creatividad del ocupante del cargo, su descripción debe dejar abierta la

posibilidad para originar nuevas funciones que faciliten el logro del objetivo de la

posición, para esto es conveniente que al concluir el listado de las funciones que

explícitamente se han identificado para el cargo, se deje constancia sobre la posibilidad

de realizar otras funciones que conduzcan a los resultados esperados del cargo.

2.5.11.3 Preparación de un proceso de análisis y descripción de Funciones.

Antes de iniciar un programa de análisis y descripción de funciones, debemos:

• Determinar las necesidades de la organización.

• Asegurar apoyo de la administración y la cooperación del personal.

• Explicar objetivos y propósitos de contar con la descripción de funciones.

• Elegir un responsable o administrador del proceso.

2.5.11.4 Desarrollo del proceso de análisis de funciones.

64

La práctica del análisis ocupacional se facilita si visualizamos esta función como un

proceso, es decir, como un conjunto de actividades o etapas interrelacionadas para

producir un resultado. El proceso se lo puede graficar de la siguiente manera.

Esquema Proceso de Análisis de Funciones

1.- Recolección de información

La primera etapa del proceso es la recolección de la información pertinente al cargo,

que permite diferenciarlo de las demás posiciones existentes en la empresa.

Una vez que se tiene toda la información confiable y necesaria para caracterizar el

puesto de trabajo, se procede a estudiar en detalle los datos laborales indispensables

para preparar los elementos constitutivos de la descripción del cargo, priorizar las

funciones, determinan las responsabilidades y los requisitos requeridos mínimos para

desempeñar la posición.

La fuente natural de información laboral es la persona que ocupa el cargo, por razones

obvias es dicha persona quien mejor debe conocer la forma como funciona su puesto de

trabajo. Sin embargo, es entendible también la tentación que siente el titular del cargo

de exagerar la información que suministra, especialmente cuando sabe que puede ser

utilizada para determinar los niveles salariales.

Por lo anterior, se hace necesario apelar a otra fuente de información del cargo, que es

su supervisor inmediato.

2.- Análisis de cargos

Una vez que se tiene la información necesaria sobre cada uno de los cargos de la

empresa se procede a analizarla para determinar:

Recolección de

información

Análisis de

cargos

Descripción

del cargo

65

a) Identificación del cargo, b) objetivos básicos; c) funciones, d) responsabilidades, e)

condiciones físicas del ambiente de trabajo, f) requisitos mínimos; y g) cliente y

proveedor del cargo.

a) Identificación del cargo: Los elementos que identifican suficientemente un cargo

son el nombre, el área de la empresa a la cual pertenece y la posición del jefe inmediato.

El nombre del cargo debe ser sencillo pero claro como para dar una idea de su

naturaleza; en caso de existir varios nombres para un mismo cargo se debe escoger el

más utilizado en la empresa.

Como ejemplo de identificación de un cargo tenemos:

Nombre del cargo : Conductor local

Área : Mercadeo y ventas

Jefe inmediato : Supervisor de despachos.

b) Objetivo básico del cargo: es el resultado esperado de la realización de las

funciones y constituyen la razón de existir dentro de la empresa. Representa el aporte

que el ocupante del cargo hace a la misión de la institución.

Se debe procurar identificar el objetivo básico del cargo en términos de un servicio,

producto o componente del producto que pueda ser utilizado independientemente.

El analista debe destacar el objetivo del cargo diferenciándolo de las funciones y

expresándolo concretamente de tal manera que sea posible visualizar su articulación con

los objetivos superiores del área y de la empresa. De esta manera servirá como

orientador del desempeño.

c) Funciones: las acciones que se realizan en el ejercicio de un cargo pueden ser

fundamentalmente físicas, mentales o de relaciones interpersonales.

La frase que describe la función debe iniciarse con un verbo en infinitivo y ser

suficientemente claro y ser suficientemente clara como para mostrar su relación con el

objetivo del cargo.

Cada enunciado debe superar la prueba de justificación, respondiendo afirmativamente

a la pregunta: ¿contribuye esta función al logro del objetivo del cargo?

66

Como resultado del análisis del cargo, las funciones deben priorizarse para distinguir las

importantes de las secundarias. La importancia de las tareas está discriminada por su

contribución a los objetivos del cargo y por las consecuencias que se derivan de su

ausencia de realización.

d) Responsabilidades: La responsabilidad por la calidad consiste en el cumplimiento

de las normas o especificaciones con las cuales se debe realizar el trabajo. Estas normas

deben ser establecidas conjuntamente entre el ocupante del cargo, su jefe inmediato y el

analista. Es conveniente determinar para cada cargo las consecuencias de los errores que

se deben prevenir.

e) Condiciones Ambientales: El estudio ahora se orienta a especificar las condiciones

físicas que rodean el trabajo, tales como ruido, polvo, gases, iluminación, temperatura,

humedad, etc. También se debe identificar las principales fuentes de accidentes o

peligros a que está expuesto el ocupante del cargo y sus posibles consecuencias.

f) Requisitos mínimos: Se hace necesario que el analista se dirija ahora hacia la

fijación de los requisitos mínimos que debe reunir la persona, para realizar

adecuadamente el trabajo.

La demanda de las características personales depende de la naturaleza del trabajo que se

realiza en el cargo.

La experiencia también permite pronosticar ciertas habilidades y destrezas deseables

para el desempeño de la posición, que de otra forma serían difíciles de detectar, como

puede ser la habilidad para el manejo de las relaciones interpersonales.

3.- Descripción de l cargo

La descripción de funciones se la define como un documento que contiene la

información objetiva de las actividades y responsabilidades a cumplir en un puesto, las

relaciones entre los puestos de la organización, las condiciones de trabajo, frecuenc ia y

ámbito de ejecución y responsabilidad de supervisión.

67

Para no coactar la creatividad del ocupante del cargo, su descripción debe dejar abierta

la posibilidad para originar nuevas funciones que faciliten el logro del objetivo de la

posición, para esto es conveniente que al concluir el listado de las funciones que

explícitamente se han identificado para el cargo, se deje constancia sobre la posibilidad

de realizar otras funciones que conduzcan a los resultados esperados del cargo.

En términos generales, la descripción de funciones bien hechas no deben constituir

camisas de fuerza ni para el trabajador ni para la empresa.

2.6 MÉTODOS PARA EL ANÁLISIS DE PUESTOS.

Dentro del análisis de funciones existen métodos para su análisis y tenemos:

1.- El Cuestionario

La información básica que suministra el trabajador se obtiene mejor mediante un

cuestionario cuidadosamente elaborado para tal fin. Existen varios formatos para

elaborar estas encuestas, que pueden adaptarse a las necesidades de cada estudio.

Cualquiera que sea el diseño del cuestionario que se escoja, su diligenciamiento se hace

más eficaz si el trabajador tiene la oportunidad de responderlo en un tiempo razonable y

con disponibilidad del analista encargado del estudio, para aclararle cualquier duda que

se le pueda presentar. El cuestionario respondido por el titular del cargo debe ser

revisado por el jefe inmediato y si es necesario, modificado conjuntamente con el

trabajador.

2.- Observación directa

Consiste en la inspección presencial que el analista hace del desempeño del cargo. Este

medio para recabar datos del trabajo se hace más eficaz si se realiza después de conocer

el cuestionario diligenciado por el trabajador y con la intención de aclarar lo que sea

necesario.

3.- La Entrevista

68

Generalmente esta comunicación personal es utilizada por el analista laboral para

refinar la información obtenida del trabajador y de su jefe inmediato. A través de una

adecuada entrevista se puede obtener datos sobre incidentes críticos que ocurren durante

el desempeño del cargo y los cuales son importantes al realizar su estudio detallado.

2.6.1 Contenido del Formulario de la descripción de Funciones.

A continuación se describe el modelo del formulario. (Ver anexo 1)

2.6.2 Ejemplo de descripción de funciones

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.”

Planta: Quito Fecha elaboración original: 10-12-97

División: Ventas Revisión No. 4 fecha 04-01-2000

Depto: Ventas directas

Sección: Distribución

Cargo : Vendedor

Reporta directamente : Jefe de ventas

Reporta indirectamente : Gerente de ventas

Implementos de seguridad :

y/o ropa o uniformes de trabajo - un terno

- una camisa

- dos pares de zapatos

A.- OBJETIVO

Ejecutar las políticas de ventas de la compañía implementadas para la comercialización

de sus productos en el sector de la sierra, a través de acciones de dirección y

organización eficientemente coordinadas con la distribución, a fin de lograr en forma

permanente un incremento en las ventas.

69

B.- FUNCIONES

• Supervisar y controlar las ventas directas efectuadas con el vehículo de reparto o si

él, a fin de buscar que los productos tengan excelente presencia comercializadora en

los puntos de distribución.

• Receptar y utilizar los materiales (publicidad en el punto de venta) que son

producidos por las agencias publicitarias con el fin de que cumplan con los objetivos

para los que fueron ideados.

• Programar y coordinar con el jefe del departamento las ventas generales y especiales

a fin de alcanzar la máxima rentabilidad de las inversiones efectuadas por ese

concepto.

• Controlar diariamente el funcionamiento de los exhibidores de los puntos de venta a

fin de comprobar su buen estado y programar mantenimientos preventivos en caso

de ser necesarios.

• Administra las ventas directas de los productos a los hogares cuidando que sean

depositadas las garantías en su debida oportunidad.

• Elaborar un plan diario para la distribución y ventas de los productos y disponer que

la entrega lo realice el chofer de reparto en forma oportuna.

C.- RELACIONES PRINCIPALES

CONTACTOS INTERNOS Y EXTERNOS

DENTRO DE LA COMPAÑÍA

Bodega de abastecimiento

Facturación

Chóferes

FUERA DE LA COMPAÑÍA

Dueños de locales comerciales

Agencias de publicidad

70

D.- SUPERVISIÓN

DIRECTA

Chofer de reparto

INDIRECTA

Ninguna

E.- REQUISITOS PARA OCUPAR EL PUESTO

E.1 EDUCACIÓN MÍNIMA NECESARIA

Título de bachiller en Químico Biólogo o en Comercio y Administración.

E.2 CONOCIMIENTOS RELATIVOS AL PUESTO

Cursos de ventas, mercadeo y computación.

E.3 EXPERIENCIA TOTAL MÍNIMA NECESARIA

6 meses

_________________________

Nombre del titular

__________________________ ________________________

Gerente /Gerente General Gerente / Jefe de Ventas

__________________________ ________________________

Jefe inmediato Recursos Humanos

Fecha: _____________________

71

2.6.3 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN

2.6.3.1 Reclutamiento definición

William B Werther (1992) define al reclutamiento como el proceso de identificar e

interesar a candidatos capacitados para llenar las vacantes. El proceso de reclutamiento

se inicia cuando se empieza la búsqueda, y termina cuando se reciben las solicitudes de

empleo. Se obtiene así un conjunto de solicitudes, del cual se obtiene posteriormente el

nuevo o nuevos empleados.

Proceso de identificar a candidatos capacitados para llenar las vacantes.

Objetivo

El objetivo del reclutamiento es poner a disposición de la empresa, para proceder a la

selección, a un grupo de candidatos(as) idóneos(as).

A mayor número de aspirantes idóneos, mayor probabilidad de una mejor selección.

Fuentes de reclutamiento

Para obtener el número requerido de candidatos idóneos para un cargo vacante, el

reclutador debe explorar las fuentes adecuadas de acuerdo con los recursos y políticas

de la empresa y con las condiciones de los aspirantes que busca. A continuación se

describirán las fuentes de reclutamiento más utilizadas por diferentes organizaciones.

• El propio personal

• El archivo de solicitudes

• Las organizaciones educativas

• Las asociaciones profesionales

• Las agencias de empleo

• Las empresas de servicios temporales

72

Medios de reclutamiento

Los medios de reclutamiento son los canales a través de los cuales la empresa divulga

en su mercado laboral la existencia de una oportunidad de empleo, con el propósito de

atraer los mejores aspirantes; son fundamentalmente vías de comunicación entre la

empresa y los aspirantes a empleo.

Los medios más comunes de reclutamiento son:

• Comunicación oral (personal o telefónica)

• Comunicación escrita (carta, memorando o boletín)

• Anuncio radial

• Aviso de prensa

Procedimiento de reclutamiento

2.6.3.2 Selección definición

El proceso de selección consiste en una serie de pasos específicos que se emplean para

decidir que solicitudes deben ser contratados.

Concluidas las actividades de reclutamiento se tiene ahora una cantidad adecuada de

candidatos, entre los cuales se debe escoger el que mejor se adapte a las condiciones del

cargo y de la empresa.

Análisis de cargo

Requisitos del cargo

Fuentes de reclutamiento

Medios de reclutamiento

Diligenciamiento de solicitudes de empleo

Verificación de referencia

Candidatos

73

Objetivo e importancia.

El proceso de selección tiene como objetivo escoger, dentro del grupo de candidatos

reclutados, aquel que por sus habilidades, conocimientos y actitudes presente las

mayores posibilidades de desempeñarse adecuadamente tanto en el cargo vacante como

el resto de la compañía. La selección de personal debe buscar en primer término que el

candidato se encaje dentro de la organización y luego en el cargo que va a ocupar.

Una selección empírica, caracterizada por criterios altamente subjetivos del

seleccionador, atenta tanto contra los objetivos de los trabajadores como de la

organización, por efecto de la baja eficiencia de la fuerza laboral, por la excesiva

rotación del personal y por la necesidad adicional de entrenamiento que genera.

En cambio, un proceso tecnificado y objetivo de selección garantiza:

1. Alta calidad en la fuerza laboral.

2. Un estímulo a los trabajadores que son seleccionados por sus condiciones

personales y sin ingerencias extrañas.

3. Reducción de los costos de adaptación y entrenamiento.

2.6.3.3 Elementos de la selección.

El departamento de personal emplea el proceso de selección para realizar la contratación

del nuevo personal. El proceso de selección se basa en tres elementos esenciales:

• La información que brinda el análisis de puestos proporciona la descripción de

tareas, las especificaciones humanas y los niveles de desempeño que requiere cada

puesto.

• Los planes de recursos humanos a corto y largo plazo permiten conocer las vacantes

futuras con cierta precisión, y permite así mismo conducir el proceso de selección en

forma lógica y ordenada.

• Los candidatos, finalmente, son un elemento esencial, para que se disponga de un

grupo de personas entre las cuales se pueda escoger.

74

Hay otros elementos adicionales en el proceso de selección, que también deben ser

considerados: la oferta limitada de empleo, los aspectos éticos, las políticas de la

organización y el marco legal en el que se inscribe toda la actividad.

Elementos de la selección

2.6.3.4 Pasos básicos del proceso de selección

Análisis de puestos

Planes de recursos humanos

Candidatos

Proceso de Selección

Orientación Capacitación Desarrollo Planeación del Desarrollo profesional Compensación Acción colectiva Control de personal

Decisión de Paso 8 contratar

Descripción realista Paso 7 Del puesto

Entrevista con el supervisor Paso 6

Examen medico Paso 5

Verificación de datos y referencias Paso 4

Entrevista de selección Paso 3

Pruebas de idoneidad Paso 2

Recepción preliminar de solicitudes Paso 1

75

2.7. INDUCCIÓN

2.7.1 Objetivo

El objetivo general de la inducción es el de adaptar a los nuevos empleados a la cultura

de la organización y a sus metas.

Busca contribuir al mejoramiento del desempeño

2.7.2 Procedimientos

La inducción del nuevo empleado debe iniciarse en el momento mismo que se le

comunica su aceptación, entregándole la mayor información escrita sobre:

• Estructura de la organización

• Políticas y objetivos generales

• Beneficios y servicios establecidos para el personal

• Descripción del cargo

• Normas de seguridad y reglamentos de la empresa.

2.7.3 Inducción especifica

La inducción específica estará a cargo del jefe inmediato, con relación al cargo que se

va a ocupar y presentación de sus compañeros de trabajo. Es necesario establecer

mecanismos de comunicación de doble vía, para que el nuevo empleado tenga

posibilidad de expresar su opinión sobre la información que recibe.

2.7.4. Plan de inducción

Es importante establecer por escrito un plan de inducción y entrenamiento inicial para

cada uno de los nuevos empleados, que contenga básicamente:

76

Tiempo de duración, con fecha de inicio y terminación

Personal responsable por áreas de inducción

2.8 Capacitación y Desarrollo

2.8.1 Objetivo

Ayuda a asegurar que la organización tenga el personal con las capacidades y los

conocimientos que ésta necesita para alcanzar sus objetivos estratégicos.

El objetivo principal de la capacitación es desarrollar al máximo el potencial de los

trabajadores para que puedan utilizar todas sus capacidades, tanto dentro como fuera del

trabajo.

¿Cómo beneficia la capacitación a la organización?

• Conduce a rentabilidad más alta y a actitudes más positivas

• Mejora el conocimiento del puesto

• Eleva la moral de la fuerza de trabajo

• Crea mejor imagen

• Mejora la relación jefes - subordinados

• Contribuye a la formación de lideres y dirigentes

• Incrementa la productividad y la calidad del trabajo

• Elimina los costos de recurrir a consultores externos

• Se promueve la comunicación a todas la organización

77

2.8.2 Definición

Se la define como el proceso mediante el cual se lleva a cabo una serie sistematizada de

actividades encaminadas a proporcionar conocimientos, desarrollar habilidades y

mejorar actitudes de los Recursos Humanos. En ella se conjuga la realización individual

con la consecución de los objetivos de la organización.

2.8.3 Desarrollo Objetivo

• Ayuda al individuo para la toma de decisiones y solución de problemas

• Alimenta la confianza, la posición asertiva y el desarrollo

• Contribuye positivamente en el manejo de conflictos y tensiones

• Permite el logro de metas individuales

• Desarrolla un sentido de progreso en muchos campos

2.8.4 Concepto

El método efectivo para enfrentar varios de los desafíos que ponen a prueba la

habilidad de las organizaciones modernas.

Entre estos desafíos se incluyen la obsolencia de los conocimientos del personal, los

cambios sociales y técnicos, y la tasa de rotación de los empleados.

2.8.5 Pasos básicos en la capacitación

El éxito de la función de capacitación depende en gran medida del seguimiento de las

siguientes etapas que componen el proceso.

78

a) Determinación de las necesidades de capacitación

Un análisis del desempeño realizado durante la evaluación de cada uno de los

integrantes de la organización, permite a los supervisores respectivos elaborar un listado

de prioridades de entrenamiento; estas listas junto con los planes estratégicos y los

planes a corto y mediano plazo de la fuerza laboral de la empresa, permite a los

directivos de la línea identificar sus necesidades de capacitación.

b) Planes de entrenamiento

Luego de identificar las necesidades de la empresa en esta área, se puede diseñar los

proyectos específicos de capacitación y formación, para satisfacerlas.

En esta fase de planeación los responsables del entrenamiento fijaran asuntos corno: los

objetivos del ent renamiento, las conductas observables en los capacitados al término del

proyecto, a quienes entrenar, que tipo de capacitación, cuando capacitar, durante que

tiempo, y con que método.

c) Ejecución del entrenamiento

En esta fase los diferentes planes son implementados. El director de la capacitación es el

responsable de la creación de las condiciones para que las actividades se realicen de

acuerdo a lo planeado.

d) Evaluación del entrenamiento

En esta etapa son medidos los resultados de todos los esfuerzos de mejoramiento del

personal. La eficiencia de los planes y programas de entrenamiento es medida en

función del logro de los objetivos planteados en su fase de planeación.

79

Grafica del proceso de capacitación y desarrollo

Retroalimentación

2.9 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

2.9.1 Definición

Constituye el proceso por el cual se estima durante un periodo determinado, el

rendimiento global del empleado y de su potencial de desarrollo y servirá de base para

las medidas que debe adoptar la organización. Es un inventario del patrimonio humano

de la empresa.

2.9.2 Objetivo

Proporcionar una descripción exacta y confiable de la manera en que el empleado lleva

a cabo su función, a fin de abordar medidas correctivas que mejoren o potencien su

desempeño laboral y del equipo.

Determinación de

necesidades

Planeación

Ejecución

Evaluación de

Resultados

80

2.9.3 Usos mas destacados y ventajas de la información de

Evaluación del desempeño

• Mejora el desempeño

• Políticas de compensación

• Decisiones de ubicación

• Necesidades de ubicación

• Necesidades de capacitación y desarrollo

• Planeación de la carrera profesional

• Determina errores en el diseño e información del puesto

• Detecta influencias externas en el desempeño

2.9.4 Pasos Básicos en la evaluación del desempeño

Comprende tres pasos principales

• Definir las funciones y objetivos y estar de acuerdo en las responsabilidades y los

criterios de desempeño para la consecución de los procesos.

• Evaluar el desempeño: Comparar el rendimiento real con los criterios de desempeño

determinados para las funciones.

• Ofrecer retroalimentación y configurar planes de desarrollo personal.

Estándares de desempeño

Constituyen los parámetros que permiten mediciones más objetivas, guardan relación

estrecha con los resultados que se desean en cada función. No pueden fijarse

abiertamente, se desprenden del análisis de funciones y/o del cumplimiento.

81

Mediciones del desempeño

Son los sistemas de calificación de cada labor. Para ser útiles las mediciones deben ser

de uso fácil, confiables y calificar los elementos esenciales que determinan el

desempeño. Las observaciones del desempeño pueden llevarse a cabo en dos formas

1. Directa: cuando quien califica el desempeño lo ve en persona

2. Indirecta: cuando el evaluador debe basarse en otros elementos, son menos

confiables.

8

82

ORDEN DE TRABAJO

No. 001

Quito, 16 de Mayo del 2006

Señora

Marlene Puruncajas Chávez

EGRESADA DE LA ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA DE LA

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

Ciudad.-

De mi consideración:

En cumplimiento del Proyecto de Tesis aprobado por el H. Consejo Directivo de

la Facultad de Ciencias Administrativas, Escuela de Auditoría de la U.T.E.,

sírvase proceder a efectuar la Auditoría Administrativa del Área de Recursos

Humanos de la Empresa “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”,cuyo alcance

cubrirá el período comprendido desde el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del

2006.

Se faculta a la Sra. Marlene Puruncajas Chávez que actúe en calidad de

investigadora-auditora operativa y el suscrito como supervisor

Terminado el Trabajo de Auditoría, se servirá presentar el respectivo informe.

Atentamente,

CPA. Carlos García DIRECTOR DE TESIS

83

Quito, 16 de Mayo del 2006

PARA: DR. JAIME GUTIÉRREZ GERENTE GENERAL DE “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”

DE: MARLENE DEL CARMEN PURUNCAJAS CHÁVEZ

INVESTIGADORA-AUDITORA OPERATIVA

ASUNTO: INICIO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

En cumplimiento a la Orden de Trabajo No. 001 emitida por el C.P.A. Carlos

García, catedrático de la Universidad Tecnológica Equinoccial y Director de

Tesis, pongo a su conocimiento que en esta fecha se da inicio a la práctica de

Auditoría Administrativa al Área de Recursos Humanos de la Empresa

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.”, cuyo alcance cubrirá el período

comprendido desde el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2006.

Particular que le doy a conocer y por su intermedio al personal a su cargo.

A la vez me permito solicitar su colaboración para disponer de la información

necesaria en el transcurso de la misma.

Atentamente,

MARLENE PURUNCAJAS CHAVEZ INVESTIGADORA-AUDITORA OPERATIVA

84

PLAN DE TRABAJO

ENTIDAD : “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”

TIPO DE TRABAJO : Auditoría Administrativa

RUBRO O ÁREA : Recursos Humanos

PERÍODO : Del 16 de Mayo al 16 de Noviembre de. 2.006

RESPONSABLE : Marlene Puruncajas Chávez

1. ANTECEDENTES

La Auditoría Administrativa de Recursos Humanos se efectuará de

conformidad con la Orden de Trabajo No. 001 de Fecha 16 de Mayo de 2.006

emitida por el C.P.A. Carlos García, en su calidad de Director de Tesis, de

acuerdo al Plan de Tesis y al esquema a desarrollarse aprobado.

2. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Con la realización de la Auditoría Administrativa del Área de Recursos

Humanos de la Empresa “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”, se pretende

alcanzar los siguientes objetivos:

85

• Verificar si los objetivos propuestos por la Empresa se han cumplido y a

su vez si las actividades del área de Recursos Humanos se han llevado a

cabo en forma eficiente, efectiva y económica.

• Evaluar el Sistema de Control Interno gerencial de la Empresa,

determinando así mismo el grado de confiabilidad que merece la

administración en el ejercicio directo del control sobre los recursos

humanos.

• Proporcionar ayuda a nivel gerencial, a través de la formulación de

recomendaciones que permitan tomar las medidas correctivas

necesarias, sobre las deficiencias encontradas.

3. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La Auditoría Administrativa a realizarse será del Área de Recursos Humanos

de “LABORATORIOS BIOGENET S.A.” en el período comprendido entre el 16

de Mayo al 16 de Noviembre del 2006.

86

4. ESTRUCTURA ORGÁNICA

LABORATORIOS “BIOGENET” S.A. se encuentra estructurada de la siguiente

manera:

NIVEL LEGISLATIVO : - Junta General de Accionistas

NIVEL DIRECTIVO : - Directorio

NIVEL EJECUTIVO : - Presidencia Administrativa

- Gerencia General

NIVEL ASESOR : - Comisaría

- Auditoría Interna

- Asesoría Jurídica

NIVEL DE APOYO : - Secretaría

- Contabilidad

- Jefe Administrativo

NIVEL OPERACIONAL : - Jefe de Ventas

- Vendedores

NIVEL DE SERVICIOS : - Chóferes

- Guardias

- Jefe de Bodega

-Ayudantes de Bodega

- Conserje

87

5. BASE LEGAL

La Empresa “LABORATORIOS BIOGENET S.A.” fue creada mediante

Resolución No. 1803, el 28 de junio de 1994 e inscrita en el Registro Mercantil

con el No. 125 de fecha 3 de agosto de 1994 del mismo año, fecha en la cual da

inicio a sus actividades comerciales.

Rige para su funcionamiento legal la Ley de Compañías, Código de Comercio,

Código de la Salud, Código de Trabajo, Ley de Régimen Tributario Interno,

Estatutos y Reglamento Interno de la Empresa.

6. OBJETIVOS DE LA EMPRESA

Es una Empresa con fines de lucro, tiene como actividad principal la

distribución, representación y comercialización de productos farmacéuticos.

La empresa se encuentra ubicada en la ciudad de Quito en las calles Vicente

Cárdenas E-589 y Japón.

El número de trabajadores es de 36 empleados que cumplen funciones en la

parte administrativa, servicios y ventas.

Los principales proveedores de “LABORATORIOS BIOGENET” S.A., son:

TECNOPAPEL, LABORATORIOS LIFE, ROCHE, CHEFARM, LABORATORIOS

GUGONZA , etc.

88

7. FUNCIONARIOS PRINCIPALES

Los funcionarios principales de “LABORATORIOS BIOGENET S.A.” son los

siguientes:

PRESIDENTE ADMINISTRATIVO : Sra. Lourdes Hurtado

GERENTE GENERAL : Dr. Jaime Gutiérrez

COMISARIO : Sr. Wilfredo Arauz

AUDITOR INTERNO : Lcda. Norma de Campo

ASESOR JURÍDICO : Dr. Pablo Huaca

SECRETARIA : Sra. Isabel González

DEPARTAMENTO FINANCIERO : Lic. Myrian Díaz

DEPARTAMENTO DE VENTAS : Dr. Milton Angulo.

8. UNIDADES DE APOYO Para la realización del trabajo de Auditoría se prevé contar con el apoyo y

asistencia de Catedráticos de la Facultad de Ciencias Administrativas de la

Universidad Tecnológica Equinoccial, del Director de Tesis, de los Profesores

Asesores y del Personal de “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”

89

9. RECURSOS A UTILIZARSE

a) Recursos Humanos:

a.1 El Director de Tesis, quien actúa como Supervisor de

Auditoría

a.2 La Auditora Investigadora egresada de la Escuela de

Contabilidad y Auditoría

b) Recursos Materiales

• 500 hojas de papel bond tamaño INEN

• 200 hojas de papel periódico

• 100 hojas rayadas para Cédulas Narrativas

• 100 hojas de formularios para Programas de Auditoría

• 30 hojas de formularios para cuestionarios de Control

Interno

• 2 lápices

• 2 lápices bicolor

• 2 esferográficos

• 2 borradores bicolor

• 1 corrector

• Regla

• Clips

90

c) Recursos Financieros

El total de recursos financieros estarán a cargo de la Auditora -

Investigadora

10. TIEMPO ESTIMADO

Días Calendario : 180 días

Días Laborables : 120 días

11. FECHA DE INICIACIÓN DE LAS LABORES 16 de Mayo del 2006

a) Del 16 al 30 de Mayo visitas a “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”

b) Todo el mes de Junio Revisión de Legislación, Objetivos, Políticas y

Normas de “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”

c) Todo el mes de Agosto del 2006 Revisión y Evaluación del Control

Interno

d) Todo el mes de Septiembre Examen de Áreas Críticas

e) En el mes de Octubre y Noviembre Narrativa de Resultados

ELABORADO POR REVISADO POR

Marlene Puruncajas Chávez C.P.A. Carlos García EGRESADA DE AUDITORIA DIRECTOR DE TESIS

91

4.1 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DEL ÁREA DE RECURSOS

HUMANOS DE LA EMPRESA “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”

PERÍODO. (MAYO – NOVIEMBRE 2006)

ÍNDICES Y MARCAS

ÍNDICES

ÍNDICE FASE DESCRIPCIÓN

F1 I Estudio Preliminar

F2 II Revisión de Legislación, Objetivos,

Políticas y Normas

F3 III Revisión y Evaluación del Control Interno

F4 IV Examen Profundo de Áreas Críticas

F5 V Comunicación de Resultados

MARCAS

Comprobación de operaciones administrativas autorizadas

Comprobación de procesos de actividades no autorizadas

Verificación sobre el cumplimiento de una actividad

Confrontación de procedimientos establecidos con disposiciones legales

Seguimiento o rastreo de una actividad

Actividad Novedosa

92

PROGRAMA DE AUDITORÍA

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos FASE I : ESTUDIO PRELIMINAR No. PROCEDIMIENTOS REF.

P/T HECHO

POR FECHA

OBJETIVO: Obtener información básica sobre la Empresa, con el fin de utilizarla en el planteamiento y organización del trabajo de Auditoría en las fases subsiguientes.

PROCEDIMIENTOS:

1. Realice un recorrido por la entidad y mantenga entrevistas para conocer al personal e informarles acerca del trabajo de Auditoría a desarrollarse

13/21F

M.P. 26-05-06

2. Obtenga los documentos relacionados con la

Legislación de la Empresa (Leyes, Estatutos, Reglamento, Organigramas, etc. 13/3

1F M.P. 26-05-06

3. Describa las principales funciones del personal que

labora en “LABORATORIOS BIOGENET S.A”. 13/111

13/41 FF

M.P. 26-05-06

4. Mediante la observación directa entérese de cuál

es el método que emplea la empresa para el control de Asistencia de Personal 13/12

1F M.P. 26-05-96

5. Obtenga conocimiento en forma general de las

recomendaciones y sugerencias de auditorias internas anteriores al área a examinarse 13/13

1F M.P. 26-05-06

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G.

F1 1/13

93

NARRATIVA DE RESULTADOS

RECORRIDO POR LAS INSTALACIONES DE LA ENTIDAD

Luego de haber tenido un diálogo informativo con

el Presidente y Gerente de “LABORATORIOS

BIOGENET S.A.”, procedí a realizar en compañía del

Gerente un recorrido por las instalaciones de la

entidad, mediante el cual pude conocer e

identificar al personal que labora en la misma, de

quienes obtuve su compromiso de colaboración con

la información necesaria y de todo cuanto esté a su

alcance durante el desarrollo de la Auditoría a

practicarse; puesto que tanto funcionarios como

empleados están conscientes de la importancia que

reviste este tipo de trabajo, ya que permitirá conocer

las deficiencias que puedan darse en el proceso

administrativo y de esta manera poder aplicar las

medidas conectivas necesarias.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

F1 2/13

94

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

LEGISLACIÓN APLICABLE

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” cuenta

para el desarrollo y conducción de sus

actividades básicamente con las siguientes

disposiciones legales:

Ø Ley de Compañías

Ø Código de Comercio

Ø Código de la Salud

Ø Ley de Régimen Tributario Interno

Ø Código de Trabajo

Ø Estatutos y Reglamento Interno

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

F1 3/13

95

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

PRINCIPALES FUNCIONES DEL PERSONAL

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” está conformada por el siguiente personal: Ø Presidente administrativo Ø Gerente Ø Comisario Ø Asesor Jurídico Ø Contadora General Ø Cajera General Ø Secretaria Ø Auxiliar de Contabilidad Ø Jefe de Cartera Ø Facturadora Ø Bodegueros Ø Auxiliares de Bodega Ø Supervisor de Ventas Ø Vendedores Ø Chóferes Ø Conserje Ø Guardias

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F1 4/13

96

NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

CARGO: PRESIDENTE ADMINISTRATIVO

FUNCIONES PRINCIPALES:

Ø Convocar presidir las sesiones de Directorio y Junta

General

Ø Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales,

estatutarias y reglamentarias

Ø Suscribir conjuntamente con el Gerente contratos,

documentos, etc.

Ø Supervisar la buena marcha de la Compañía

CARGO: GERENTE

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Representar judicial y extrajudicialmente a la

empresa

Ø Convocar a sesiones de Junta General y Directorio a

petición de la presidencia

Ø Elaborar la pro forma presupuestaria

Ø Velar por la buena marcha de la empresa

CARGO: COMISARIO

FUNCIONES PRINCIPALES:

Ø Velar por el cumplimiento de las disposiciones de la

Ley de Compañías

Ø Presentar informes anuales

Ø Vigilar por lo que ocurre dentro de la empresa

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F1 5/13

97

NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 CARGO: ASESOR JURÍDICO

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Asesorar jurídicamente a la planta ejecutiva en

funciones de comercio y administración

Ø Representar en conjunto con el Gerente en todos los

actos locales de la Compañía

Ø Defender a la compañía en litigios laborales,

comerciales, civiles y penales

CARGO: AUDITOR INTERNO

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Realizar exámenes especiales y/o auditorias

Ø Proporcionar asesoría técnica o administrativa

Ø Velar por el fortalecimiento del Sistema de Control

Interno

CARGO: CONTADORA GENERAL

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las labores de

contabilidad y del personal a su cargo

Ø Elaborar, revisar y autorizar con su firma los Estados

Financieros

Ø Elaborar presupuestos de operación y de inversión

Ø Ejercer control previo y concurrente de ingresos y gastos,

inventarios, precios de costos y ventas, etc.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F1 6/13

98

NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

CARGO: CAJERA GENERAL

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Recibir diariamente recaudaciones de vendedores

Ø Entregar pago de clientes

Ø Preparar depósitos diarios a bancos

Ø Mantener bajo su custodia, valores, documentos y

prendas

CARGO: SECRETARIA

FUNCIONES PRINCIPALES:

Ø Asistir a sesiones de Junta y Directorio y actuar como

Secretaria

Ø Llevar el libro de actas

Ø Llevar la correspondencia

Ø Atender el teléfono

Ø Es responsable del control y mantenimiento oportuno del

equipo de oficina

Ø Debe controlar y atender las citas de trabajo de los

administradores

Ø Reemplazar ocasionalmente a la cajera

CARGO: AUXILIAR DE CONTABILIDAD

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Registro y manejo de cuentas auxiliares

Ø Elaboración de comprobantes de egreso y cheques,

previa orden de Gerencia General.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F1 7/13

99

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

Ø Control previo y concurrente de bancos y sus conciliaciones

bancarias

Ø Elaboración de roles de pago de sueldos y comisiones por

ventas

CARGO: JEFE DE CARTERA

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Registrar facturas de venta

Ø Registrar notas de débito y de crédito

Ø Reportar diariamente a contabilidad los cargos y abonos de

clientes

Ø Entregar a vendedores facturas a cobrar

Ø Informar a Presidencia y Gerencia General sobre la

cobranza, morosidad de clientes por períodos semanales

CARGO: FACTURADORA

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Ingresar al archivo de productos las compras

Ø Facturar las ventas a los clientes

Ø Registrar órdenes de egreso

CARGO: BODEGUERO

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Recepción y entrega de mercaderías

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

F1 8/13

100

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

Ø Recepción y entrega de productos devueltos por clientes y

proveedores

Ø Despachar en el menor tiempo posible las facturas de ventas

Ø Mantener bajo su custodia los productos a su cargo

Ø Distribuir los documentos luego de legalizarlos a las secciones

que corresponden.

CARGO: AUXILIAR DE BODEGA

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Recepción, embalaje y despacho de mercaderías

Ø Ordenar las mercaderías

Ø Responsabilizarse solidariamente con los chóferes cuando

tengan que desplazarse con mercaderías

Ø Mantener los locales de bodega apropiados (Medicina)

Ø Marcar los precios de los productos

CARGO: SUPERVISOR DE VENTAS

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Chequear diariamente hojas de venta de cada vendedor

Ø Controlar manejo de cartera de cada vendedor

Ø Coordinar con Gerencia General cuales son los productos de

bajo stock

Ø Efectuar promociones en ventas

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F1 9/13

101

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

CARGO: VENDEDORES

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Visitar diariamente a clientes de hoja de ruta

asignada

Ø Realizar cobro de facturas firmadas

Ø Liquidar y entregar en caja los valores recaudados

Ø Recibir de cartera las facturas firmadas

Ø Informar diariamente al supervisor de ventas

CARGO: CHOFER 1-2

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Conducir y realizar el mantenimiento de los vehículos

Ø Recibir de bodega, transportar y entregar a clientes

mercaderías

Ø Participar en el estibaje y ordenamiento de productos

en los camiones de reparto

Ø Notificar a administración novedades mecánicas de

los vehículos

CARGO: CONSERJE

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Vigilar y cuidar el edificio de la Compañía lo que

existe en él, especialmente sus bodegas

Ø Mantener la limpieza del edificio

Ø Realizar tarea de pasa-papeles entre los departamentos

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F1 10/13

102

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

Ø Llevar documentos y correspondencias a otras

dependencias y efectuar depósitos

Ø Hacer firmar convocatorias para sesiones

CARGO: GUARDIÁN

FUNCIONES PRINCIPALES

Ø Realizar la guardia prevista

Ø Vigilar y cuidar el edificio de la compañía y lo que

existe en él, especialmente sus bodegas

Ø Vigilar y cuidar los vehículos cuando ésos estén en

el garaje de la compañía

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

F1 11/13

103

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA DE PERSONAL

En la visita realizada a la entidad se observó que el sistema

utilizado para el control de asistencia se basa en el Registro

de Firmas a la entrada y salida de la jornada de trabajo, es

decir mañana y tarde; el horario normal de trabajo es de

08h00 a 12h00 y de 14h00 a 17h00, mientras que la fuerza de

ventas se reporta a las 08h00 y 15h00 firmando sólo las

entradas.

Para el control de este Registro, la Secretaria es la persona

encargada de proteger y verificar las operaciones que en él se

dan. Este registro reposa en la Secretaría de la empresa.

Ver prueba de este control en Conclusión: El sistema de control para la asistencia del personal no es eficiente por cuanto se presta a manipulación y por lo tanto se debe modernizar.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F1 12/13

F4 18/24

104

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

CONOCIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS

ANTERIORES

Este procedimiento no fue posible realizarlo, puesto que en

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” no se han realizado

Auditorías al Recurso Humano, anteriores.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F1 13/13

105

PROGRAMA DE AUDITORIA

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos FASE II : REVISIÓN DE LEGISLACIÓN, OBJETIVOS, POLÍTICAS

Y NORMAS No. PROCEDIMIENTOS REF.

P/T HECHO

POR FECHA

OBJETIVO: Estudiar la Legislación y otros documentos básicos que guían las actividades de la Empresa, a fin de conocer su condición legal para el cumplimiento de sus objetivos.

PROCEDIMIENTOS:

1. Revise la documentación obtenida en la fase anterior, con el propósito de determinar si los procedimientos aplicados, están acordes a las disposiciones estipuladas

12/62

12/22 FF

M.P.

05-06-06

2. Determinar cuáles son los objetivos que persigue

la entidad 12/72F

M.P. 12-06-06

3. Determinar cuáles son las políticas generales

aplicables a las actividades desarrolladas por la Empresa 12/8

2F M.P.

19-06-06

4. Realice la descripción de las actividades que

desarrolla la Empresa 12/102

12/92 FF

M.P. 26-06-06

5.

12/112F

M.P. 03-07-06

Tome nota de los problemas que se han identificado hasta el momento

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G.

F2 1/12

106

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

ESTUDIO DE LA LEGISLACIÓN

LEY DE COMPAÑÍAS

El título VI del Libro II del Código de Comercio incluía las normas

fundamentales del régimen de las compañías mercantiles, hasta el

27 de Enero de 1964, fecha en la que se expide la Ley de Compañías,

mediante Decreto Supremo No.162 publicado en el Registro Oficial

No. 81 del 15 de Febrero del indicado año, se dio de esta manera, un

paso firme en el progreso de la legislación, independizando el

derecho societario mercantil.

Esta ley determina las normas para regular a las compañías,

especialmente en lo concerniente a su constitución y razón social,

objeto y capacidad para participar en ellas, al capital,

administración, así como de las modalidades para partir sus

utilidades y proceder a su liquidación.

Existe una nueva regulación, de codificación a la ley de Compañías.

CÓDIGO DE COMERCIO

La Comisión Legislativa, en uso de la facultad que le concede el Art.

77 de la Constitución Política de la República procede a codificar y

editar el Código de Comercio de la República del Ecuador, el cual

regirá las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones

mercantiles, y los actos y contratos de comercio, aunque sean

ejecutados por no comerciantes.

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

F2 2/12

107

NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

Comprende cuatro libros que son:

Libro Primero : De los comerciantes y Agentes de Comercio

Libro Segundo : De los contratos y obligaciones

mercantiles en general

Libro Tercero : Del Comercio Marítimo

Libro Cuarto : De la suspensión de pagos

CÓDIGO DE SALUD

El velar por la salud individual y colectiva es uno de los principales

deberes del Estado, y para hacer efectiva esta finalidad fue necesaria

la expedición de un cuerpo de Leyes que tiendan a llevar a la

realidad la promoción, recuperación y protección de la salud de los

ecuatorianos. Con este objeto el Ministerio de Salud ha elaborado un

proyecto, el que fue estudiado y aprobado por la Comisión Jurídica.

Comprende tres libros que son.

Libro Primero : De la salud en general

Libro Segundo : De las acciones en el campo de la

protección de la salud

Libro Tercero : De la Jurisdicción, de la competencia, del

procedimiento y de las penas. Ley de

Revisión y fijación de precios de los

productos farmacéuticos.

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

F2 3/12

108

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

CÓDIGO DE TRABAJO

Los preceptos señalados e este Código regulan las relaciones

entre empleados y trabajadores y se aplican a las diversas

modalidades y condiciones de trabajo

Su contenido es el siguiente:

Título I : Del Contrato individual de Trabajo

Título II : Del Contrato Colectivo de Trabajo

Título III : De las Modalidades de Trabajo

Título IV : De los riesgos de trabajo

Título V : De las Asociaciones de Trabajadores y de los

conflictos colectivos

Título VI : Organización, Competencia y

Procedimiento

Título VII : De las sanciones

Título VIII : De la prescripción

LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO

Esta ley ha sido creada con el fin de definir en el país un

sistema de determinación de utilidades de tipo real en virtud

del cual se corrijan las distorsiones que hoy se producen, tanto

en la medición de la utilidad comercial, como en la

determinación de la base sometida al Impuesto a la Renta, el

cual debe gravar únicamente las utilidades reales obtenidas

por los contribuyentes.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F2 4/12

109

NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

Su contenido es:

Título I : Impuesto a la renta

Título II : Impuesto al valor agregado

Título III : Impuesto a los consumos especiales

Título IV : Régimen Tributario de las Empresas Petroleras,

Mineras y Turísticas

Título V : Disposiciones Generales, Disposiciones

Transitorias y Disposiciones Finales

Los Productos que comercializa la empresa son

tarifa cero.

ESTATUTOS DE LA EMPRESA “LABORATORIOS BIOGENET” S.A.

Constituye la norma o regla legal en la cual se rige la empresa para

el desarrollo normal de sus actividades.

En este Estatuto se encuentran especificadas las siguientes

características:

Ø Nombre, Domicilio, objeto social y plazo de duración

Ø Del capital, del aumento y responsabilidad

Ø De la Fiscalización y control

Ø Ejercicio económico, Balance, Distribución de utilidades y

reservas

Ø Del gobierno, Administración y Responsabilidad

Ø Disolución y liquidación de la Compañía

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

F2 5/12

110

NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

REGLAMENTO INTERNO

La expedición del Reglamento Interno, por el Ministerio

de Trabajo constituye sin lugar a dudas el principal

instrumento legal o reglamentario con que cuenta la

empresa y que sirve para su desenvolvimiento y macha

normal.

Tiene como finalidad impartir parámetros de

funcionamiento tanto para los funcionarios como para

los empleados.

En el mencionado reglamento se detallan las

responsabilidades y funciones otorgadas a la mayoría

del personal que presta sus servicios en la empresa;

asimismo menciona acerca de las multas, horarios,

asistencia, capacitación, evaluación y demás

disposiciones generales

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

F2 6/12

111

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

OBJETIVOS DE LA EMPRESA

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” tiene como objetivos los

siguientes:

a) Representación, distribución y comercialización de

medicamentos, especialidades farmacéuticas, dentales

químico farmacéuticos,

b) Abastecer de los productos mencionados anteriormente, al

nivel nacional, ofreciéndoles precios de distribución.

c) Importación de dichos productos

d) Contratar personal calificado, mediante un adecuado

reclutamiento y selección del mismo, con el fin de

garantizar la eficiencia, efectividad y economía en el

desenvolvimiento de las actividades administrativas y

comerciales.

e) Instalación de una planta industrial destinada a la

elaboración de medicamentos y especialidades

farmacéuticas, de uso humano y veterinario,

cosméticos, el mercado interno y externo

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F2 7/12

112

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

POLÍTICAS APLICABLES A LA ENTIDAD

Las políticas que se aplican a las actividades que

desarrolla la empresa “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”,

son las siguientes:

Ø Vender al contado

Ø Vender a crédito dentro de los plazos establecidos,

no más de 45 días

Ø Ventas no menores de $50,00

Ø Comercialización de los productos en las zonas en

las que llega la empresa: a nivel nacional.

Ø Seleccionar al personal de acuerdo a la capacidad

o profesión de a cuerdo con los requerimientos de

la Compañía .

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

F2 8/12

113

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

ACTIVIDADES PRIORITARIAS DE LA ENTIDAD

Las actividades prioritarias de la Empresa son:

a) LA COMPRA: La Empresa realiza la compra de los

productos directamente al proveedor nacional y

extranjero, los mismos que suministran una extensa

gama de productos. Mencionaremos algunas firmas

comerciales:

CEVAN INTERNATIONAL, TECNOPAPEL, LABORATORIOS

LIFE, ROCHE, CHEFARM, LABORATORIOS GUGONZA, etc.

Entre los productos que la Empresa adquiere para la

comercialización tenemos:

MEDICAMENTOS: especialidades farmacéuticas,

Vitaminas, medicamentos para uso humano.

b) LA VENTA: La empresa se dedica a la venta de productos

farmacéuticos y vitamínicos

Las ventas son a precio de distribuidor, al contado y a

crédito a 30 y 45 días plazo con un mínimo de $50. 00

por factura, realizándose los pagos con cheque cruzado a

la orden de “BIOGENET” S.A.. Si la factura no es

cancelada a su vencimiento, se cobrará intereses de

mora y comisiones de cobranza.

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

F2 9/12

114

NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

Los agentes vendedores, para la venta de productos lo

hacen en forma rotativa, trasladándose cada mes a

provincias, ya sea, por líneas, zonas y clientes.

Además responderán en forma directa ante la Empresa

por las ventas y cobros, responsabilizándose en forma

pecuniaria cuando realicen negocios sin calificar al

cliente moral y económicamente, previa referencias

comerciales .

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F2 10/12

115

NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

PROBLEMAS IDENTIFICADOS

Dentro de las novedades que se han podido identificar

hasta el momento, tenemos las siguientes:

Ø Falta de actualización de Estatutos y Reglamento

Interno 12/52F

Ø No es eficiente el Sistema de Control de Asistencia

de personal implantado en la empresa

Ø Inadecuado archivo de documentos del personal

13/121F

Ø No se han efectuado Auditorías operativas en la

entidad, que demuestren el grado de

cumplimiento y eficiencia de las actividades que

realiza el recurso humano. 13/131F

Ø Segregación de cargos y funciones. 13/111

13/41 FF

Ø No poseen pólizas de seguros para empleados ni

para transportes de valores.

Ø No realizan arqueos de valores y documentos

periódicos a los vendedores. 13/111

13/41 FF

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F2 11/12

116

PROGRAMA DE AUDITORIA ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos FASE III : REVISIÓN Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

No. PROCEDIMIENTOS

REF. P/T

HECHO

POR FECHA

OBJETIVO: Evaluar la conveniencia y efectividad del Sistema de Control Interno, con el propósito de identificar posibles debilidades que puedan ser consideradas como áreas críticas

PROCEDIMIENTOS:

1. Aplique el cuestionario de Control Interno con el fin de evaluar el grado de solidez y eficiencia administrativa de los Recursos Humanos

9/53

9/23 FF

M.P. 03-08-06

2. Determine el tipo de informes que elaboran para

conocimiento del Gerente, y establezca si le son útiles para un adecuado control 9/6

3F M.P. 10-08-06

3. Analice y emita su criterio sobre el cumplimiento de

las líneas de autoridad y responsabilidad establecidas en la organización de la Empresa 9/7

3F M.P. 17-08-06

4. Verifique si los procedimientos y el Sistema de

Control Interno permiten el cumplimiento eficiente de las actividades planificadas 9/8

3F M.P. 24-08-06

5. Analice el Sistema que emplea la Empresa para el

reclutamiento y selección de personal 9/93F

M.P. 31-08-06

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

F3 1/9

117

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos

No. PREGUNTAS SI NO N/A OBSERVACIÓN 1. Se han actualizado los Estatutos y

Reglamentos de la Compañía

X Por descuido

2. Los empleados conocen sus funciones y

deberes? X F4 20/20

3 Están definidas por escrito las funciones

designadas a cada uno de los servidores? X Reglamento Interno

4. Se efectúa la selección de personal mediante

concurso X Solo fuerza de ventas

5. Incluye los concursos para la selección,

exámenes por escrito X No se ha emitido

7. Las órdenes de trabajo se comunican por

escrito? X Verbalmente

8. Cumplen con el registro de firmas en las horas de Entrada y Salida, la totalidad del personal

X

9. Controla un empleado el registro de

asistencia de personal X Secretaria luego pasa a Contabilidad

10. Se realizan exámenes para evaluar el

rendimiento y calidad de las tareas de los servidores?

X No se ha evaluado anteriormente al R.H.

11. Se aplican sanciones disciplinarias al

personal que incurre en alguna falta que amerite sanción?

X

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

F3 2/9

118

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 No. PREGUNTAS SI NO N/A OBSERVACIÓN

12. Ha rotado el personal cada determinado tiempo? Funciones específicas

Administrativo Vendedores X

X

13. Hace uso de sus vacaciones anuales todo el personal, de acuerdo a un calendario pre-elaborado

X

Todo personal sale cada año el 20 de Diciembre

14. Son reemplazados en sus funciones con personal

calificado, aquellos cargos que quedan libres por vacaciones de los titulares

X Cada servidor deja su reemplazo

15. Se lleva un registro y carpeta individual de cada

uno de los servidores de la entidad? X Se mantiene en una sola carpeta en forma general

16. Se mantiene una adecuada comunicación entre

los diferentes niveles jerárquicos? X

17. El personal de la entidad cuenta con los recursos

e implementos necesarios para el desarrollo de su trabajo?

X

18. El espacio físico con el que cuenta la entidad es

el adecuado? X

19.

20.

Existe un plan de capacitación al personal Existen guías para la aplicación de sistemas de : Inducción Capacitación Evaluación del desempeño basado en competencias.

X X X

X

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

F3 3/9

119

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

COMENTARIOS:

Luego de contestado el Cuestionario de Control Interno se constató lo siguiente:

Ø Los Estatutos y Reglamento Interno de la empresa no se han

actualizado desde su inicio.

Ø No se ha elaborado un plan de capacitación y entrenamiento para el

personal que labora en LABORATORIOS BIOGENET S.A.

Ø Las órdenes de trabajo no son emitidas por escrito sino verbalmente

Ø No se han realizado exámenes administrativos, que demuestren el

grado de eficiencia de las actividades que realiza el recurso humano

Ø No se clasifica en expedientes personales la documentación de los

servidores de la empresa

Ø Laboratorios Biogenet no se apega al cumplimiento de los Sistemas de

Administración; se suman en lo que tiene que ver a inducción-

capacitación y evaluación del desempeño basado en competencias

CONCLUSIONES

Analizadas las respuestas obtenidas en el Cuestionario de Control Interno

aplicado al área de recurso humano, se verificó que las respuestas fueron veraces,

existiendo deficiencias en el control, ya que no se está cumpli endo con las

actividades que son de vital importancia para el mejor desarrollo de la empresa

RECOMENDACIONES

Ø El Directorio y Junta General de Accionistas deberá actualizar los

Estatutos y Reglamento Interno para que exista una mejor

coordinación de las actividades.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F3 4/9

120

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

Ø Es necesario que el Directorio proceda a elaborar un plan

de capacitación para el personal con el fin de actualizar

sus conocimientos y elevar el grado de rendimiento y

calidad de trabajo.

Ø Así mismo dispondrá que toda orden de trabajo sea

emitida necesariamente por escrito, procedimiento que

garantizará el seguimiento y cumplimiento de las

mismas.

Ø Debido a que la Unidad de Auditoria Interna, no ha

funcionado de manera permanente en los pocos exámenes

que ha realizado se ha limitado a evaluar los Estados

Financieros, recomendamos a las autoridades pertinentes

velar por el continuo funcionamiento de esta Unidad, y

así pueda realizarse periódicamente evaluaciones

administrativas sobre las actividades que realiza el

recurso humano.

Ø La Secretaría deberá abrir un expediente para cada

servidor, el mismo que contendrá la documentación

personal básica y cualquier otro informativo.

Ø Se deberá tomar en cuenta la aplicación de los Sistemas

de Administración de Recursos Humanos, los mismos que

contarán con las respectivas Guías recomendadas.

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

F3 5/9

121

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

DETERMINACIÓN DE INFORMES QUE SE ELABORAN PARA

CONOCIMIENTO DEL GERENTE

Dentro de la empresa bajo examen, ninguno de los

empleados emite informe alguno acerca de las

actividades y funciones que diariamente realizan, puesto

que se amparan en que no se ha establecido este

particular en ninguna disposición superior y que sólo lo

realizan cuando el Gerente lo solicita.

Es necesario que las autoridades responsables de la buena

marcha de la empresa dispongan que todo personal que

labora bajo su liderazgo elabore semanalmente o

mensualmente un informe de las actividades que ha

realizado en este período de trabajo, para que a su vez se

inicie la apertura de un archivo de seguimiento y

cumplimiento de actividades, el mismo que deberá

contener información suficiente que sirva para establecer

un juicio crítico en caso de presentarse irregularidades.

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

F3 6/9

122

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

CUMPLIMIENTO DE LAS LÍNEAS DE AUTORIDAD

En base a lo estipulado en el Reglamento Interno y a la

estructura organizativa de la empresa consideraque las

líneas de autoridad se encuentran claramente definidas,

lo cual contribuye para que las actividades se desarrollen

en una mejor manera.

Así mismo, el ambiente que se desenvuelve el personal, es

adecuado, reflejándose el respeto y compañerismo entre

subalternos y directivos.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F3 7/9

123

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

VERIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y SISTEMA DE

CONTROL INTERNO

Uno de los problemas detectados dentro de la empresa

LABORATORIOS BIOGENET S.A., es la falta de acción de la

Unidad de Auditoria Interna, la misma que ha sido creado

pero que no Se encuentra desempeñando sus funciones en

forma regular y efectiva, por lo tanto no existe un plan anual

de Auditoría.

Como contexto de este problema podemos indicar que la

Unidad se creó en el año 2005 su labor se ha enfocado

únicamente a realizar revisiones específicas de cuentas e

impuestos de iniciativa por preocupación por parte de los

Directivos de la compañía, lo que no me permite la

formulación de un criterio preciso sobre la eficacia de las

medidas adoptadas en el control de las actividades

administrativas internas por parte del Auditor.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F3 8/9

124

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

Entre los diferentes candidatos recomendados por los

servidores de la empresa, se escoge aquellas que para

cada puesto sean los más aptos. Se compara los

requerimientos del puesto con el Currículo Vitae de cada

candidato. Luego se aplica la entrevista, para lo cual se

formula un cuadro de preguntas y se crea un ambiente

de confianza y amistad que facilite las respuestas.

Después de la selección, el Gerente General presenta las

ternas respectivas al Directorio presidido por el Presidente

Administrativo, para que se otorgue autorización a la

Contadora General, Cajera y Secretaria.

El resto de personal, cuya designación no corresponda a

los Organismos Superiores, son seleccionados, contratados

y removidos por el Gerente General.

En caso de los Agentes Vendedores, éstos primeramente

reciben capacitación y entrenamiento en ventas, luego

son sometidas a un examen, siendo seleccionado la

persona que obtiene la mayor calificación.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F3 9/9

125

PROGRAMA DE AUDITORIA

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos FASE IV : EXAMEN DE ÁREAS CRÍTICAS No. PROCEDIMIENTOS REF.

P/T HECHO

POR FECHA

OBJETIVO: Efectuar un examen profundo de las áreas criticas identificadas hasta este punto de trabajo, determinando las situaciones que requieren acciones correctivas

PROCEDIMIENTOS:

1. Efectúe una entrevista al Gerente de “BIOGENET” S.A., con el fin de conocer las razones por las que no se han actualizado los Estatutos

23/54

23/34 FF

M.P. 01-09-06

2. Realice una entrevista al Gerente de la

Compañía, con la finalidad de conocer los motivos por los cuales no se evalúa constantemente al personal (evaluación del rendimiento basado en competencias)

23/74

23/64 FF

M.P. 08-09-06

3. Mediante entrevista dirigid a al Gerente,

determine las razones por las cuales no se ha realizado una capacitación al personal de la empresa

23/104

23/84 FF

M.P. 15-09-06

4. Entérese por qué no se dan escrito las órdenes

de trabajo. Entreviste al Gerente 23/124

23/114 FF

M.P. 22-09-06

5. Realice una entrevista al Gerente, para indagar

el por qué no se llevan expedientes personales de los servidores 23/14

423/134 FF

M.P. 29-09-06

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

F4 1/23

126

PROGRAMA DE AUDITORIA

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos FASE IV : EXAMEN PROFUNDO DE ÁREAS CRÍTICAS No. PROCEDIMIENTOS REF.

P/T HECHO

POR FECHA

6.

7.

Revise el Sistema de Control de Asistencia del personal, con el fin de verificar si todos los empleados cumplen con los registros de Entrada y Salida, o si existe alguna irregularidad; y, si existe una persona encargada de vigilar este Registro, y como se reportan las novedades. Realice una entrevista al gerente para determinar por que no se aplican guías de inducción.

23/184

23/154 FF

23/234

23/164 F

AF

M.P. M.P.

02-10-06 02-10-06

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

F4 2/23

127

LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

CIUDAD : QUITO PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 ÁREA : Recursos Humanos

ENTREVISTA

CARGO : Gerente OBJETIVO: Conocer las razones por las que no se han actualizado los Estatutos y

Reglamento Interno

1. LOS ESTATUTOS DE LA EMPRESA NO HAN SIDO ACTUALIZADO DESDE SU INICIO, PODRÍA INDICAR LAS RAZONES?

Esta situación se ha dado a la falta de preocupación de los Directivos de la Empresa.

2. SE HA RECOMENDADO AL DIRECTORIO Y JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS PARA QUE TOMEN MEDIDAS SOBRE ESTE PARTICULAR?

Tanto el Directorio como la Junta General de Accionistas conocen acerca de este problema, somos conscientes de la necesidad de reformar y actualizar estos documentos, pero creo que en el menor tiempo posible se lo realizará

3. LA FALTA DE ACTUALIZACIÓN DE LOS ESTATUTOS Y REGLAMENTO, EN CUANTO A LA DELIMITACIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL PERSONAL, HA INTERFERIDO EN EL DESARROLLO NORMAL DE LAS ACTIVIDADES?

Si, ya que debido a la evolución y desarrollo que ha tenido la Empresa, ha surgido la necesidad de crear nuevos cargos, los mismos que no se encuentran definidos en los estatutos, por lo que nos hemos visto obligados a tomar otras medidas para solucionar dichos inconvenientes.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

F4 3/23

128

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

ACTUALIZACIÓN Y REFORMA DE ESTATUTOS Y

REGLAMENTO, GARANTIZAN LA OPTIMIZACIÓN DE LA

EMPRESA

COMENTARIO:

Luego de revisados los Estatutos y su Reglamento,

pudimos determinar que éstos no han sido actualizados

desde su fecha de inicio, todo ello por falta de

preocupación de los Directivos de la Compañía.

Asimismo debido al gran desarrollo que ha tenido la

empresa, ha surgido la necesidad de crear nuevos cargo,

los mismos que no se encuentran definidos en el

Reglamento Interno, lo cual ha provocado inexistencia

de coordinación entre funcionarios y empleados.

CONCLUSIÓN:

La falta de actualización de los Estatutos y Reglamento

Interno de la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., en

cuanto a las atribuciones y deberes ha provocado una

coordinación negativa entre funcionarios y empleados.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

F4 4/23

129

NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

RECOMENDACIÓN

El Directorio y Junta General de Accionistas de

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” debe actualizar los

Estatutos y su Reglamento Interno, en lo referente a las

funciones específicas de sus servidores, con la finalidad

de mantener un equilibrio en la Organización y

Dirección de la empresa.

En caso de que no se actualicen estos documentos, se

procederá a la elaboración de un Manual Orgánico

Funcional, en el cual se determinen con exactitud las

obligaciones, deberes, atribuciones de cada uno de los

servidores de la empresa. Además que incluya un

Organigrama Funcional.

Utilizar el formulario modelo (Ver anexo 2)

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

CIUDAD : QUITO PERÍODO : Del 16-10-06 al 16-11-06 ÁREA : Recursos Humanos

ENTREVISTA

CARGO : Gerente OBJETIVO: Conocer los motivos por los que no se ha evaluado constantemente al

personal – y por que no se han utilizado guías del sistema de inducción.

1. POR QUÉ NO SE HA REALIZADO UNA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA AL RECURSOS HUMANO QUE LABORA EN LA EMPRESA?

Creo que se ha debido a la falta de estabilidad de la Unidad de Auditoria Interna, y también a la falta de preocupación por parte de los Directivos. Pero esto no significa que no se mantengan controles y ciertas evaluaciones de las actividades que desempeña el personal de “BIOGENET” S.A.

2. CADA QUÉ TIEMPO SE HA EVALUADO AL PERSONAL DE LA EMPRESA?

No existe un período fijo de evaluación, tampoco una evaluación de desempeño basado en competencias, pero tratamos de aplicar el método más adecuado, que nos permita observar y medir el desempeño del servidor en su puesto de trabajo, de acuerdo al cumplimiento de su labor.

3. LOS DIRECTIVOS DE LA EMPRESA HAN TOMADO MEDIDAS CORRECTIVAS CON RESPECTO AL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA? Lamentablemente los años anteriores esta Unidad no ha funcionado eficientemente, pero para este año se han tomado las medidas necesarias, contamos con el licenciado Leonardo Jácome como nuevo auditor de la Empresa.

4. POR QUE NO SE HAN UTILIZADO GUÍAS PARA LA APLICACIÓN DEL SISTEMA

DE INDUCCIÓN No se han efectuado estas guías debido a que la contratación se la ha realizado directamente por la Gerencia General y se ha enviado a la persona contratada, con una persona antigua, quien la adiestrado respecto al trabajo a desempeñar.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

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NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-10-06 al 16-11-06

EVALUACIÓN PERMANENTE DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE EL

APROVECHAMIENTO ADECUADO DE LOS MISMOS

COMENTARIO

De la entrevista sostenida con el Gerente de la empresa, se estableció

que no se han realizado exámenes administrativos periódicos de las

actividades que desarrolla el personal, por parte de la Unidad de

Auditoria Interna, puesto que su funcionamiento no ha sido en

forma continua.

CONCLUSIÓN

La falta de estabilidad de la unidad de Auditoria Interna y la

despreocupación de los máximos Directivos en velar por el buen

funcionamiento de la misma, no ha permitido que se realicen

evaluaciones eficaces y constantes sobre la evolución del desempeño

basado en competencias al personal y así conocer el grado de

cumplimiento de las labores encomendadas.

RECOMENDACIÓN

Que se efectúen exámenes administrativos a las operaciones que

realiza el recurso humano, por parte de la Unidad de Auditoria

Interna encargada de su evaluación y control en base a un plan

anual de Auditoría y sugiero aplicar la guía de evaluación de

competencias. Ejemplo: Colaborador con subordinados

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

CIUDAD : QUITO PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 ÁREA : Recursos Humanos

ENTREVISTA

CARGO : Gerente OBJETIVO: Conocer las razones por las cuales no se ha capacitado al personal que

labora en la Empresa

1. DE ENTREVISTAS REALIZADAS AL PERSONAL, NO FUE POSIBLE CONOCER QUE NO SE HA DADO UNA CAPACITACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE CONOCIMIENTOS EN FORMA OPORTUNA. ME PODRÍA INDICAR LAS RAZONES?

Cuando se presentan ciertas oportunidades, se envía a la persona que esté relacionada con el curso o seminario que se dicte; pero no podríamos decir que todo el personal se beneficie de tales eventos. Todo ello se ha debido a que no se ha previsto un plan de capacitación dentro de la Empresa

2. CREE NECESARIO QUE SE IMPARTA CAPACITACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE CONOCIMIENTOS A TODO EL PERSONAL QUE LABORA EN LA EMPRESA?

Es necesario que todo el personal de los diferentes departamentos se actualice en conocimientos y técnicas, con el fin de mejorar y elevar el nivel de eficiencia administrativa tanto personal como empresarial.

3. EN ALGUNA REUNIÓN DE DIRECTORIO O JUNTA GENERAL SE HA TRATADO ACERCA DE LA REALIZACIÓN DE UN CRONOGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO PARA EL PERSONAL?

Si, en sesión del mes de enero de 1996 se acordó capacitar al personal que labora en la empresa, a través de seminarios, talleres, cursos, conferencias, etc.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

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NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

CAPACITACIÓN DEL PERSONAL MEJORA EL RENDIMIENTO DE LOS

MISMOS

COMENTARIO

De las conversaciones mantenidas con el personal de

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” pude constatar que durante el

período bajo examen, únicamente la Contadora y la Cajera

asistieron a un curso de capacitación fuera de la empresa, mientras

que el resto de personal no tuvo capacitación alguna.

Asimismo de la entrevista realizada al Gerente, nos fue posible

conocer que la falta de capacitación y entrenamiento al personal se

debe a la inexistencia de un Cronograma de Capacitación, lo que no

ha permitido que se adquieran conocimiento de nuevas técnicas,

todo ello un beneficio de la empresa.

Con el fin de obtener un buen desempeño de funciones las técnicas

modernas consideran la capacitación de personal como una

inversión, en todas circunstancias no debería escatimarse recursos

para este fin.

ELABORADO POR: M.P- REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS

CONCLUSIÓN:

No se actualiza y capacita al personal de los diferentes

departamentos, todo ello porque no se ha previsto un plan

de capacitación dentro de la empresa.

RECOMENDACIÓN

El Directorio dispondrá que se elabore en forma anual un

Cronograma de Capacitación de personal, que abarque

cursos, seminarios, talleres, conferencias, etc.; debiéndose

también tomar en cuenta, los que dictan las

Instituciones del Estado o cualquier otra entidad. La

adopción de esta política permitirá contar con elementos

humanos adecuados, lo que redundará en beneficio de

la empresa.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

CIUDAD : QUITO PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 ÁREA : Recursos Humanos

ENTREVISTA

CARGO : Gerente OBJETIVO: Conocer por qué no se dan por escrito las órdenes de trabajo y porque no

se aplican guías para la aplicación del sistema de inducción

1. POR QUÉ LAS ÓRDENES DE TRABAJO NO SE EMITEN POR ESCRITO?

Las órdenes de trabajo se dan en forma directa y verbal, puesto que no constituye una disposición, lineamiento o política dentro de la Empresa al emitir éstas por escrito. Así mismo se reúne a los Jefes Departamentales y se les da instrucciones, y luego ellos las transmiten al personal a su cargo.

2. SE CUMPLEN EN SU TOTALIDAD LAS ÓRDENES EMITIDAS VERBALMENTE?

No podríamos decir que se cumplen en un 100%, pero si en un 80%

3. CREE USTED QUE ES IMPORTANTE QUE LAS ÓRDENES DE TRABAJO SE EMITAN POR ESCRITO? En cierta manera si, porque de este modo se podría lograr que las órdenes de trabajo se cumplan en forma cabal; y así mismo quedará constancia en los archivos de la empresa, para poder controlar el cumplimiento de las mismas.

4. POR QUE NO SE APLICAN GUÍAS PARA LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DE

INDUCCIÓN? No se aplican estas guías debido a que la contratación se la hace directamente por la Gerencia General y se acompaña por un trabajador antiguo quien lo adiestra para el cumplimiento de sus funciones.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

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NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

ÓRDENES CONCRETAS Y BIEN DIRIGIDAS PERMITEN CUMPLIR

FUNCIONES EN FORMA EFICIENTE

COMENTARIO

De acuerdo a mi estudio efectuado a través de entrevistas, se

comprobó que las órdenes fijadas por la autoridad de la empresa, lo

cual conlleva a que las mismas en un 20% no se lleguen a cumplir en

forma cabal.

CONCLUSIÓN

Las órdenes emanadas por la autoridad competente no son dadas

por escrito, procedimiento que no garantiza el fiel cumplimiento de

las mismas.

RECOMENDACIÓN

El Directorio dispondrá, que las órdenes de trabajo deben hacerse

necesariamente por escrito, además teniendo la obligación de velar

por el fiel cumplimiento de las mismas. Para el caso de órdenes

impartidas para todo el personal de “LABORATORIOS BIOGENET” S.A.,

debe ser escrita y dadas a conocer a cada Jefe Departamental, para

que sea bajo la responsabilidad de ellos, quienes hagan conocer al

personal a su mando.

Analizar la posibilidad de realizar esto a través del Internet, correo electrónico interno.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

CIUDAD : QUITO PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 ÁREA : Recursos Humanos

ENTREVISTA

CARGO : Gerente OBJETIVO: Conocer las razones por las cuales no se llevan expedientes personales de

los servidores

1. POR QUÉ NO SE MANTIENEN REGISTROS PERSONALES DE DATOS?

Toda documentación se la mantiene en una sola carpeta en forma general y debidamente clasificada. Se la lleva así porque el personal no es numeroso.

2. SE HA ACTUALIZADO LOS DATOS PERSONALES Y ADMINISTRATIVOS DE LOS SERVIDORES?

Realmente la documentación no ha sufrido cambios en un tiempo considerable, tal vez porque ha faltado un poco de preocupación e iniciativa de mi parte.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

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NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

ADECUADOS ARCHIVOS DE EXPEDIENTES PERSONALES PERMITEN UNA

RÁPIDA LOCALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

COMENTARIO

Luego de la revisión de los archivos del personal de la empresa, se

verificó que la documentación del personal no se encuentra

debidamente clasificada en expedientes individuales, sino que se

mantiene en una sola carpeta.

Asimismo se pudo constatar que dicha documentación no ha sufrido

cambios en un tiempo considerable, lo que conlleva a una

desactualización de la información, datos y bibliografía del personal.

CONCLUSIÓN

No se mantienen expedientes personales y actualizados de la

documentación de los servidores, lo que dificulta la rápida localización

de información y conlleva a la entrega de datos desactualizados

RECOMENDACIÓN

Implementar un moderno sistema de documentación y archivo,

procurando clasificar la información en forma lógica, adecuada y

actualizada, lo cual podrá contener entre otros lo siguientes.

• Hoja de vida

• Copia de cédula

• Aviso de entrada

• Formato de contrato

• Aviso de incremento de sueldos

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

ADECUADO SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA DE

PERSONAL, PERMITE UN MAYOR RENDIMIENTO

COMENTARIO

El sistema que utiliza la empresa para el control de Asistencia

de Personal, es el Registro de Firmas a la entrada y salida de

las jornadas de trabajo es de 08h00 a 12h00 y de 14h00 a

17h00,mientras que el personal de ventas se reporta a las

08h00 y a las 15h00, firmando sólo las entradas.

Este registro reposa en la Secretaría de la empresa, siendo la

Secretaria la persona encargada de proteger y controlar las

operaciones que en él se dan.

Es así que se está no cumpliendo el Art. 25 del capitulo VII del

Reglamento Interno de la empresa “Asistencia”.

Puesto que el actual sistema de registro de firmas de

entrada y salida no proporciona un alto grado de

confiabilidad en el control de asistencia, ya que puede

existir irregularidades en el manejo de los registro, esto

puede deberse a afinidad existente entre el custodio y el

resto de personal.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

CONCLUSIÓN

El sistema utilizado por la empresa para el control de

asistencia de personal no es el mas confiable y aconsejable.

Además no se cuenta con hojas de movilización, en caso de que

el personal tenga que salir en horas laborables, por cualquier

motivo.

RECOMENDACIÓN

Ø Debe proponer al Directorio y Junta General, la necesidad

de implantar en la empresa el sistema de un método

moderno de control de Asistencia puesto que es un método

eficaz y confiable para el control diario de asistencia y

puntualidad en el trabajo.

Ø Como instrumento de ayuda para el control de asistencia

implementar las hojas de movilización, para el caso de

salidas del personal en horas laborables, ya sea por asuntos

personales o de oficina, las mismas que estarán bajo

custodia de la Secretaria (Ver Anexo)

ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.

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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

CIUDAD : QUITO PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 ÁREA : Recursos Humanos

ENTREVISTA

CARGO : Gerente OBJETIVO: Conocer los motivos del porque no se utilizan guías de inducción.

1. DE ENTREVISTAS REALIZADAS AL PERSONAL SE ESTABLECE QUE NO EXISTE

UNA GUÍA DE INDUCCIÓN. PODRÍA INDICA RME LA RAZÓN? Cuando ingresa una persona a la Empresa se la adiestra con una persona antigua, la misma que es encargada de darle las instrucciones con respecto al nuevo cargo.

2. CREE NECESARIA LA APLICACIÓN DE UNA GUÍA DE INDUCCIÓN?

Después de su aplicación veo indispensable aplicar una guía de inducción ya que de esta manera el personal que se encuentra en este sistema obtendrá un mejor adiestramiento con las personas indicadas.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

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NARRATIVA DE RESULTADOS

ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

UNA ADECUADA ADAPTACIÓN CONTRIBUYE AL MEJOR

DESEMPEÑO DE FUNCIONES

COMENTARIO

De las conversaciones mantenidas con los empleados puedo constatar

que durante el periodo de adaptación en la Empresa existe una

desorientación debido a que desconocen a quien dirigirse para el

cumplimiento de sus funciones.

De igual manera en la entrevista realizada al Gerente General me

fue posible confirmar que no existe una orientación para el nuevo

personal.

CONCLUSIÓN

No existe una guía para la adaptación de los nuevos empleados

porque no se ha previsto una guía de INDUCCIÓN en la Empresa.

RECOMENDACIÓN

El directorio dispondrá la aplicación de la guía de INDUCCIÓN, la

misma que presente: CONTENIDO, PERSONA RESPONSABLE Y TIEMPO;

buscando contribuir al mejoramiento del desempeño de los nuevos

empleados .

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO Del 16-05-06 al 16-11-06

PAPELES DE TRABAJO SOBRE EL CONTROL DE ASISTENCIA

PRIMERA JORNADA SEGUNDA JORNADA NÓMINA FECHA ENTRADA SALIDA ENTRADA SALIDA

OBSERVAC.

Sra. Graciela Toromoreno

01-08-06 08h00 12h00 14h00 17h00

08-08-06 08h00 12h05 14h05 17h00 15-08-06 08h05 12h00 14h05 17h00 22-08-06 08h00 12h00 14h00 17h00

Srta. Valeria Ortiz 01-08-06 08h15 12h00 14h08 17h00 08-08-06 08h10 12h00 14h05 17h00 15-08-06 08h00 12h05 14h00 17h05 22-08-06 08h05 12h00 14h05 17h00

Este servidor registra algunos atrasos

Sra. Doris Falcón 01-08-06 08h15 12h00 14h05 17h00 08-08-06 08h00 12h00 14h05 17h00 15-08-06 08h00 12h05 14h00 17h06 22-08-06 08h07 12h00 14h05 17h03 Sr. Pablo Chipantiza 01-08-06 08h00 12h00 14h00 17h05 08-08-06 08h00 12h00 14h03 17h00 15-08-06 08h00 12h05 14h00 17h00 22-08-06 08h05 12h00 14h02 17h07 ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G..

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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

PAPELES DE TRABAJO SOBRE EL CONTROL DE ASISTENCIA

PRIMERA JORNADA SEGUNDA JORNADA NÓMINA FECHA ENTRADA SALIDA ENTRADA SALIDA

OBSERVAC.

Sr. Mauricio Recalde 01-08-06 08h15 15h15 18h00 (Agente Vendedor) 08-08-06 08h10 15h15 18h00 15-08-06 08h00 15h20 18h00 22-08-06 08h03 15h00 18h00

Es la persona que registra

el número de atrasos más

elevado Srta. Sheyla Basantes 01-08-06 08h00 15h00 (Agente Vendedor) 08-08-06 08h05 15h05 15-08-06 08h03 15h00 22-08-06 08h00 15h02

COMENTARIO: Para realizar la cédula analítica sobre el control de asistencia al personal que labora en “BIOGENET” S.A., se tomaron los datos directamente de los registros de asistencia que reposan en la secretaria de la empresa, aclarando que no se puede obtener copias de estos registros por no permitirlo su custodio.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

PAPEL DE TRABAJO- CARPETAS DE PERSONAL

QUE DEBE TENER UNA CARPETA DE CADA EMPLEADO

Nº NOMBRE DEL

EMPLEADO

HOJA

DE

VIDA

COPIA

DOCUMENTOS

PERSONALES

CONTRATO AVISOS

IESS

HOJAS DE

MOVILIZACIÓN

INCREMENTOS

SUELDOS

1 Pablo

Chipantiza X X X √ X X

2 Doris

Falconí √ √ X √ X X

3 Valeria

Ortiz √ X √ √ X X

4 Mónica

Recalde √ X √ √ √ X

5 Graciela

Toromoreno X √ X √ √ X

√ = Si cumple X = No cumple

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

PAPEL DE TRABAJO

Nº NOMBRE DEL EMPLEADO LOS EMPLEADOS CONOCEN

SUS FUNCIONES

1 Pablo Chipantiza SI

2 Doris Falcón SI

3 Valeria Ortiz SI

4 Mónica Recalde SI

5 Graciela Toromoreno SI

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

GUÍA DE CAPACITACIÓN Esta guía se ha creado con el fin de dar a conocer sobre la capacitación y desarrollo profesional del empleado o trabajador de la empresa. NOMBRE DEL EMPLEADO: Lcda. Myriam Díaz CONTADORA DEPARTAMENTO: FINANCIERO SECCIÓN: CONTABILIDAD JEFE INMEDIATO: Dr. Jaime Gutiérrez FECHA DE INGRESO: 01/02/05

CARGO CONTENIDO CURSO RESPONSABLE CAPACITACIÓN

TIEMPO

1 CONTADORA

CURSO DE CONTABILIDAD

AVANZADA

RR.HH 30 HORAS

2 CONTADORA

TRIBUTACIÓN RR.HH 20 HORAS

NOMBRE DEL EMPLEADO: Valeria Ortiz CARGO: SECRETARIA DEPARTAMENTO: RECURSOS HUMANOS JEFE INMEDIATO: Dr. Jaime Gutiérrez FECHA DE INGRESO: 02/08/04

CARGO CONTENIDO CURSO

RESPONSABLE CAPACITACIÓN

TIEMPO

3 SECRETARIA

Gerencia del Servicio y Medición de la Satisfacción del

cliente

Administración de

Ventas RR.HH

16 HORAS

4 SECRETARIA

Relaciones Humanas y convivencia

RR.HH 8 HORAS

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

GUÍA DE COMPETENCIAS – COLABORADOR CON SUBORDINADOS

Nombre del colaborador : Mónica Recalde Gerente : Dr. Miltón Angúlo Fecha : del 16-10-06 al 16-11-06 Use las siguientes escalas para calificar el nivel de competencia que usted ha observado en esta persona.

No 1 3 5 7 9 No ha sido observado

Nivel no aceptado

Menos que aceptable

Nivel aceptable

Sobrepasa nivel aceptable

Sobrepasa amplia

COMPETENCIA CALIFICACIÓN EXPLICACIÓN SOBRE LA

CALIFICACIÓN Conducta profesional 5 Es un profesional que da sus

primeros pasos dentro de las ventas

Conocimiento técnico 5 Tiene conocimientos sólidos de ventas

Perspectiva empresarial 3 No toma decisiones consulta que hacer

Compromiso con resultados 7 Resuelve sus problemas y presenta la información oportuna

Comunicación 5 Presenta los informes pero no tiene los argumentos por sustentar

Enfoque al cliente 7 Tiene buena forma de atender a los clientes

Análisis de decisiones 5 Siempre esta solicitando información y apoyo para resolver sus inquietudes

Innovación 7 Siempre esta observando la manera como mejorar

Manejo de recursos 7 Si sabe aprovechar los recursos que dispone

Efectividad en equipo 5 No sabe aprovechar todas las bondades del sistema

TOTAL 56

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06

GUÍA DE INDUCCIÓN

Esta guía se ha creado con el fin de conocer sobre el entrenamiento del empleado o trabajador de recién ingreso a la empresa. Nombre del colaborador : Edgar Urquizo Cargo :Vendedor Departamento: Contabilidad Sección: Caja bancos Jefe inmediato: Carlos Aguilar Fecha de ingreso: 01/02/04

No CONTENIDO RESPONSABLE TIEMPO 1 Presentación y

Disposiciones generales, conocimiento de la empresa

Recursos Humanos 4 horas

2 Conversación con Gerencia Gerente ½ hora 3 Trabajo en departamento

de ventas Administrador de vetas 1 día

4 Disposiciones contables, entrega de informes e información

Contador 1 día

5 Explicación y adiestramiento del cargo

Contador/ Auxiliar de caja bancos saliente

10 días

_______________ ____________________ ____________________ EMPLEADO JEFE INMEDIATO RECURSOS HUMANOS

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

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Quito, noviembre del 2006

Señores

ACCIONISTAS Y MIEMBROS DEL DIRECTORIO DE LABORATORIOS

“BIOGENET” S.A.

De mi consideración:

He realizado la Auditoría Administrativa al Área de Recursos Humanos de la

Empresa “LABORATORIOS BIOGENET S.A”., por el período comprendido

entre el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2006; el mismo que se realizó de

acuerdo a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y demás

procedimientos considerados necesarios en las circunstancias, para ayudarles a

evaluar el desempeño de Área sujeta a examen.

Por la naturaleza del examen los resultados se encuentran expresados en

comentarios, conclusiones y recomendaciones, siendo de su responsabilidad la

toma de las acciones directivas a fin de mejorar sus procedimientos en la buena

conducción de la empresa.

Atentamente,

AUDITORA

151

LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

C AP Í T U L O P R I M E R O

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

MOTIVOS DEL EXAMEN:

La realización de la Auditoría Administrativa del Área Recursos Humanos de

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.”, se llevó a efecto conforme la Orden de

Trabajo No. 001 de fecha 16 de Mayo de 2006, emitida por el C.P.A. Carlos

García , Director del Proyecto de Tesis; y, conforme al Plan de Investigación

aprobado por el H. Consejo Directivo de la Facultad de Ciencia Administrativas

de la Universidad Tecnológica Equinoccial con la finalidad de alcanzar el

Estatuto de Licenciada en Contabilidad y Auditoria, Contador Público Auditor.

OBJETIVOS DEL EXAMEN:

• Evaluar la eficiencia administrativa del personal que labora en

LABORATORIOS BIOGENET S.A.

• Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y

reglamentarias en el desarrollo de las actividades.

152

• Evaluar el Sistema de Control Interno a fin de determinar el grado de

eficiencia administrada, y producir recomendaciones para su

mejoramiento

ALCANCE DEL EXAMEN:

La presente Auditoria Administrativa del Área de Recursos Humanos de la

Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. cubre el período comprendido

entre el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2006.

BASE LEGAL

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” fue creada mediante resolución No. 94

1.1.1 1010 de 15 de julio de 1.994, e inscrita en el Registro Mercantil con el No.

125 de fecha 3 de Agosto del mismo año, fecha en la cual se da inicio a sus

actividades comerciales.

Rige para su funcionamiento legal: Ley de Compañías, Código de Comercio,

Código de Salud, Código de Trabajo, Ley de Régimen Tributario Interno,

Estatutos y Reglamentos de la Compañía

153

ESTRUCTURA ORGÁNICA

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” se encuentra estructurada de la siguiente

manera:

• Junta General de Accionistas

• Directorio

• Presidente Administrativo

• Gerente General

• Departamento Financiero

• Departamento Administrativo

• Departamento de Ventas

154

LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

C A P I T U L O S E G U N D O

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

1. ACTUALIZACIÓN Y REFORMA DE ESTATUTOS Y REGLAMENTO

INTERNO, GARANTIZARÁN LA OPTIMIZACIÓN DE LA EMPRESA

CONCLUSIÓN

Los Estatutos y Reglamento Interno de la Compañía no han sido actualizados

desde la fecha de inicio, por falta de observancia del Directorio y Junta General

de Accionistas, inobservando los Principios y Elementos de Administración

Aceptados. Por consiguiente la falta de actualización de los Estatutos y

Reglamento Interno de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., en

cuanto a delimitación de funciones ha provocado descoordinación entre

funcionarios y empleados.

RECOMENDACIÓN

El Directorio y la Junta General de Accionistas de “LABORATORIOS

BIOGENET S.A.”., debe actualizar los Estatutos y Reglamento Interno, en lo

155

referente a las funciones específicas de sus servidores, con la finalidad de

mantener un equilibrio en la Organización y Dirección de la Empresa.

En caso de que no se actualicen estos documentos, se procederá a la elaboración

de un Manual Orgánico Funcional, en el cual se determine con exactitud las

obligaciones, atribuciones de cada uno de los servidores de la Empresa.

Además que incluya un Organigrama Funcional.

2. EVALUACIÓN PERMANENTE DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE

EL APROVECHAMIENTO ADECUADO DE LOS MISMOS

CONCLUSIÓN

La falta de preocupación de los máximos Directivos en velar por el buen

funcionamiento de la Unidad de Auditoria Interna, no ha permitido que se

realicen exámenes administrativos periódicos de las actividades que desarrolla

el personal, puesto que el funcionamiento de esta Unidad no ha sido en forma

continua.

Esta situación, no ha permitido evaluar y conocer el grado de rendimiento del

Recurso Humano en el cumplimiento de las labores encomendadas.

Incumpliéndose con lo que determina el Artículo 13 del Capítulo III del

Reglamento Interno “Evaluación” que señala:

156

“Las actividades desarrolladas por el personal de la Empresa, serán

permanentemente evaluadas y su rendimiento deberá ser aceptable”

RECOMENDACIÓN

Que la Unidad de Auditoría Interna, encargada de la evaluación y control,

realice en forma periódica exámenes administrativos de las actividades que

desarrolla el Recursos Humano de la Compañía, en base a un plan anual.

3. CAPACITACIÓN DEL PERSONAL, MEJORA EL RENDIMIENTO DE

LOS MISMOS

CONCLUSIÓN

Uno de los problemas detectados en la Empresa LABORATORIOS BIOGENET

S.A., fué la falta de capacitación y entrenamiento al personal, lo que no ha

permitido que se adquieran conocimientos de nuevas técnicas en beneficio de la

entidad.

Si bien en algunas oportunidades ciertos trabajadores han participado en

eventos de esta naturaleza, pero la mayoría del personal no ha tenido la

oportunidad de actualizarse. Todo aquello se debe a la falta de un Plan o

Cronograma de Capacitación.

157

No se ha dado cumplimiento de esta manera el Artículo 16 del Capítulo IV del

Reglamento Interno “Capacitación del Personal”, que menciona:

“Con la finalidad de actualizar los conocimientos, obtener un mayor

rendimiento y elevar la calidad del trabajo, el personal podrá participar de

eventos de capacitación o perfeccionamiento”.

RECOMENDACIÓN

El Directorio dispondrá que se elabore en forma anual un Cronograma de

Capacitación de Personal, que abarque cursos, seminarios, talleres,

conferencias, etc., de acuerdo a las necesidades de cada una de las áreas de

trabajo, debiéndose también tomar en cuenta los que dictan las instituciones del

Estado o cualquier otra entidad. La adopción de esta política permitirá contar

con elementos humanos adecuados, lo que redundará en beneficio de la

Empresa, establecer los cursos de capacitación mínimos requeridos por cada

nivel o cargos.

158

4. ÓRDENES CONCRETAS Y BIEN DIRIGIDAS PERMITEN CUMPLIR

FUNCIONES EN FORMA EFICIENTE

CONCLUSIÓN

De acuerdo a mi estudio se comprobó que las órdenes fijadas por la autoridad

de la Empresa, son transmitidas en forma directa y verbal, lo cual conlleva a

que las mismas en un 20% aproximadamente no se lleguen a cumplir en forma

cabal.

RECOMENDACIÓN

El Directorio dispondrá que las órdenes de trabajo deban hacerse

necesariamente por escrito, además teniendo la obligación de velar por el fiel

cumplimiento de las mismas. Para el caso de órdenes impartidas para todo el

personal de LABORATORIOS “BIOGENET” S.A., deben ser escritas y dadas a

conocer a cada jefe departamental para que sea bajo la responsabilidad de ellos

quienes hagan conocer al personal a su mando.

5. ADECUADOS ARCHIVOS DE EXPEDIENTES PERSONALES,

PERMITEN UNA RÁPIDA LOCALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

CONCLUSIÓN

Revisados los archivos del personal de la Empresa, se verificó que la

documentación del personal no se encuentra debidamente clasificada en

159

expedientes individuales, sino que se mantiene en forma general en una sola

carpeta.

Asimismo, dicha documentación no ha sufrido cambios en un tiempo

considerable, lo que conlleva a una desactualización de información, datos y

biografía del personal, requisitos mínimos por carpeta.

RECOMENDACIÓN

Sugerir a la Secretaría de la entidad, la implementación de un moderno sistema

de documentación y archivo, procurando clasificar la información en forma

lógica, adecuada y actualizada.

6. ADECUADO SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA DE

PERSONAL, PERMITE UN MAYOR RENDIMIENTO

CONCLUSIÓN

El sistema utilizado por la Empresa para el control de asistencia de personal, es

el Registro de Firmas a la entrada y salida de las dos jornadas de trabajo, siendo

la Secretaria la persona encargada de proteger y controlar las operaciones que

en él se dan.

160

Es así que este sistema no proporciona en alto grado de confiabilidad en el

control de asistencias, ya que pueden existir irregularidades en el manejo de los

registros, esto puede deberse a afinidad que pueda existir entre el custodio y el

resto del personal.

Inobservándose lo establecido en el Capítulo VI, Artículo 25 del Reglamento

Interno de la Empresa “Asistencia”, que señala:

“Se establecerá un sistema adecuado que permita el control de la asistencia,

permanencia y puntualidad del personal, con el fin de evaluar el rendimiento

de los mismos”.

RECOMENDACIÓN

Los Directivos de la Compañía procederán ha implantar un Sistema moderno

de Asistencia, puesto que es un método confiable y eficaz para el control de

asistencia, permanencia y puntualidad en el trabajo.

Asimismo, como instrumentos de ayuda para el control de asistencia se

implentarán las Hojas de Movilización, utilizadas para las salidas del personal,

en horas laborables, ya sea por asuntos personales o e oficina, las mismas que

estarán bajo la custodia de la Secretaria.

161

7. PREPARACIÓN O DESIGNACIÓN DE UNA PROFESIONAL

ENCARGADA DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE LA SOLVENCIA Y

EFICACIA EN ESTE DEPARTAMENTO

CONCLUSIÓN

En mi trabajo se establece que si bien existe una persona encargada del control

de Recursos Humanos, no es una especialista, pués solo se ha manejado por la

experiencia, esto puede ocasionar a la larga un profundo problema en lo que

refiere al manejo del personal.

RECOMENDACIÓN

Los Directivos de la Compañía procederán ha contratar o encargar el control a

una persona especializada en el área o Capacitar a la persona que actualmente

es responsable

8. PÓLIZAS DE SEGUROS PARA LA CUSTODIA DE QUIENES MANEJAN

VALORES, PERMITE LA PROTECCIÓN Y BUEN RECAUDO DE LOS

EMPLEADOS Y FLUJO DE DINERO DE LA EMPRESA.

CONCLUSIÓN

Ente los problemas que observé en la empresa puedo decir que los encargados

de realizar depósitos y transporte de mercaderías no tienen pólizas de seguros,

factor que representa un riesgo para la compañía.

162

RECOMENDACIÓN

El Directorio dispondrá la contratación de una empresa de seguros para

proteger, fortalecer, el transporte de valores, mercaderías y la vida de los

custodios.

9. EL CONTROL PERIÓDICO DE DOCUMENTOS, PRODUCTOS A LOS

VENDEDORES PERMITE PROTECCIÓN Y EFICACIA DE ESTOS

ACTIVOS DE LA EMPRESA.

CONCLUSIÓN

En este trabajo de investigación observé que no existe un arqueo periódico de

valores, documentos y mercaderías que manejan los Vendedores, pues los

llevan de forma desordenada sin la utilización de una buena metodología

RECOMENDACIÓN

El Directorio dispondrá que se realicen arqueos de documentos, productos y

valores en forma esporádica y de esta manera evitar la pérdida o jineteo de los

mismos, logrando así una eficiente entrega – recepción de lo mencionado.

163

163

IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.1 CONCLUSIONES

1. La práctica de Auditoría Administrativa, se pudo llevar a cabo y me

permitió apreciar la organización. Las técnicas y los resultados

operativos con miras a un mejoramiento constante para el adecuado

desarrollo de las rutinas y actividades cotidianas, por esta razón se la

considera como una Auditoría Constructiva.

2. El Organigrama estructural con el que cuenta actualmente

LABORATORIOS BIOGENET S.A., luego de la descripción de cada uno

de ellos, nos demuestra la realidad administrativa en la que se

desenvuelve la entidad.

3. La identificación de las funciones principales del Área de Recursos

Humanos, nos permite evaluar la situación actual de la Empresa.

4. El desarrollo de las funciones del Área de Recursos Humanos permite

identificar las áreas fuertes y débiles de la Empresa.

5. Los resultados de la investigación se han tabulado ordenadamente,

buscando optimizar al personal de LABORATORIOS BIOGENET S.A.

164

6. La optimización del Recurso Humano permite brindar mayores y

mejores alternativas del desempeño laboral.

7. El Sistema de Administración y Recursos Humanos sirve como

instructivo para proporcionar orden y bienestar a todo el personal de

LABORATORIOS BIOGENET S.A.

8. En cuanto a la hipótesis que planteo al inicio de mi trabajo de

investigación, he podido determinar y comprobar que existen

deficiencias en el Sistema de Control Interno, puesto que no se cumple

con actividades que son de vital importancia para la empresa; lo que no

garantiza el aprovechamiento en forma eficiente, efectiva y económica

del recurso humano.

165

4.2 RECOMENDACIONES

1. Los administrados de los LABORATORIOS BIOGENET deberán realizar

un seguimiento a los asuntos tratados en el informe del auditor el cual

incluye observaciones y recomendaciones.

2. Es necesario que “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”, adopte medidas

conducentes a la actualización de su Legislación, esto es en cuanto a sus

Estatutos y Reglamento Interno, y se observen las disposiciones previstas

en los mismos, lo que permitirá una clara y eficaz operatividad, tanto en

el campo administrativo como financiero.

3. Mediante mi investigación propongo a los Directivos de la empresa

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.”, un Organigrama Estructural, que

representa gráficamente y en forma real la estructura organizativa de la

misma, en el cual se evidencia la responsabilidad propia de la división

de trabajo y la autoridad propia de la jerarquía.

4. La Unidad de Auditoria Interna realizará evaluaciones permanentes al

personal, lo que permitirá conocer el rendimiento real en el

cumplimiento de las labores encomendadas en un plan anual.

166

5. Los Directivos de la entidad, dispondrá que se elaboren y ejecutaran

programas de capacitación y entrenamiento que incluya a todo el

personal, garantizando de esta manera un mejor desarrollo de las

actividades.

6. El Sistema moderno de Control de Asistencia, es un método eficaz y

confiable para el Control del personal, por lo que recomiendo su

utilización; al igual que la implementación de las Hojas de Movilización.

7. Con la finalidad de que se mantenga la información del personal en

forma ordenada, separada y utilizada, la Secretaria de la entidad, deberá

tomar las medidas correctivas necesarias.

8. Que el presente trabajo de Investigación, sirva para mejorar la gestión

administrativa de “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”, para lo cual se

deberán tomar como referencia las recomendaciones planteadas en el

respectivo Borrador del Informe.

9. Incursionar en este tema, es recomendable no solo por su utilidad, sino

porque a través de la Auditoria Administrativa se puede llegar a

canalizar una nueva opción del Auditor, como es el Asesoramiento

Empresarial.

167

167

V ANEXOS

ANEXO 1

FORMULARIO DE DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

LABORATORIOS “BIOGENET S.A.”

FECHA DE ELABORACIÓN ORIGINAL: _________________________________

REVISIÓN

No. ____________________ FECHA _______________________________________

1.- IDENTIFICACIÓN DE LA FUNCIÓN

GERENCIA ________________ DEPARTAMENTO _________________

SECCIÓN _________________ UBICACIÓN FÍSICA________________

TITULO DEL PUESTO __________________________________________________

REPORTA DIRECTAMENTE A __________________________________________

REPORTA DIRECTAMENTE A: _________________________________________

REPORTA INDIRECTAMENTE A: _______________________________________

ROPA DE TRABAJO E IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD

______________________ ________________________________________

______________________ ________________________________________

168

2.- OBJETIVO DEL PUESTO

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

3.- FUNCIONES

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

4.- RESPONSABILIDAD SOBRE BIENES, DINERO, DOCUMENTOS E

INFORMACIÓN.

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

169

5.- RELACIONES PRINCIPALES Y CONTACTOS PERMANENTES

PERSONA O CARGO MOTIVO

FRECUENCIA

5.1. DENTRO DE LA COMPAÑÍA

___________________

___________________

___________________

___________________

___________________

___________________

___________________

___________________

___________________

5.2. FUERA DE LA COMPAÑÍA

___________________

___________________

___________________

___________________

___________________

___________________

6.- SUPERVISIÓN

6.1. DIRECTA

CARGO: ______________________________________________________________

______________________________________________________________________

6.2. INDIRECTA

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

7.- EN CASO DE AUSENCIA LE REMPLAZA:

170

8.- REQUISITOS PARA OCUPAR EL PUESTO

EDUCACIÓN FORMAL MÍNIMA NECESARIA

______________________________________________________________________

CONOCIMIENTOS RELATIVOS AL PUESTO

______________________________________________________________________

EXPERIENCIA TOTAL MÍNIMA NECESARIA

______________________________________________________________________

MÁQUINAS Y EQUIPOS Y HERRAMIENTAS QUE DEBE OPERAR

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

_______________________

NOMBRE DEL TITULAR

_______________________________ ________________________

GERENTE / GERENTE GENERAL GERENTE / JEFE DE ÁREA

_____________________________ _____________________________

JEFE INMEDIATO JEFE DE RECURSOS HUMANOS

FECHA: ______________________

171

ANEXO 2

LABORATORIOS “BIOGENET” S.A. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL

FUENTE: BIOGENET ELABORACIÓN: LA AUTORA

COMISARIO

JUNTA GENERAL ACCIONISTAS

DIRECTORIO

PRESIDENTE ADMINISTR.

GERENTE GENERAL

ASESORÍA JURÍDICA

AUDITOR INTERNO

SECRETARIA

DEPARTAMENTO ADMINSITRAT.

PROVEEDURÍA

CHOFER 1-2

CONSERJE

GUARDIÁN

DEPARTAMENTO FINANCIERO

CONTABIL. BODEGA CARTERA FACTURAC. CAJA

DEPARTAMENTO DE VENTAS

VENDEDOR 1

VENDEDOR 2

VENDEDOR 3

VENDEDOR 4

VENDEDOR 5

VENDEDOR 6

VENDEDOR DE OFICINA

172

ANEXO 3 LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

HOJA DE MOVILIZACIÓN

PERMISO No.

DEPARTAMENTO: ................................. FECHA: ......................... PARA: AUSENTARSE NO CONCURRIR AL TRABAJO MOTIVO DE ESTE I.E.S.S. DILIGENCIA DE LA EMPRESA PERMISO ENFERMEDAD OTROS DURACIÓN DEL PERMISO:

DESCONTABLE DEL SALARIO: SI NO

FIRMA DEL EMPLEADO:

________________ NOMBRE

CONTROL: SALIÓ ENTRÓ:

AUTORIZADO POR:

_________________________ NOMBRE

173

LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.

PLANEACIÓN ANEXO 4

PRESUPUESTO AÑO 2007 ÁREA: RECURSOS HUMANOS ELABORADO POR: M.P. DESCRIPCIÓN DEL INFORME: ESTIMACIÓN DEL SUELDO POR ÁREAS Y CARGOS APROBADO POR: C.G.

ROL ULTIMO MES AÑO 2006 BENEFICIOS SOCIALES 2006

No. CARGO

NO. PERSONAS

EN EL PUESTO

S.B.U.

S.B.U.X No. PERS.

EN EL PUESTO

HORAS EXTRAS

COMISIONES

COMPONENTE

TOTAL SUELDO

MENSUAL

XIII SUELDO

XIV SUELDO

VACACIONES

FONDO RESERVA

APORTE PATRONAL

TOTAL PROVISIÓN

APORT. PERSONAL IESS 9.35%

TOTAL ROL

1 SUPERVISOR DE VENTAS 1 494.64 494.64 16.00 510.64 41.22 10.16 20.61 41.22 60.10 173.31 46.25 637.70 2 AUXILIAR CONTABLE 1 216.69 216.69 16.00 232.69 18.06 10.16 9.03 18.06 26.33 81.63 20.26 294.06 3 VENDEDORES 10 149.09 149.09 160.00 1650.90 124.24 101.59 62.12 124.24 181.14 593.34 139.40 2104.84 4 CONSERJE 1 149.09 149.09 16.00 165.09 12.42 10.16 6.21 12.42 18.11 59.33 13.94 210.48 5 SECRETARÍA 1 149.09 149.09 16.00 165.09 12.42 10.16 6.21 12.42 18.11 59.33 13.94 210.48 6 BODEGUERO 2 132.84 265.68 32.00 297.68 22.14 20.32 11.07 22.14 32.28 107.95 24.84 380.79 7 CAJERA 1 149.09 149.09 16.00 165.09 12.42 10.16 6.21 12.42 18.11 59.33 13.94 210.48

TOTALES 17 1440.53 2915.18 272.00 3187.18 242.93 172.71 121.47 242.93 354.19 1134.23 272.57 4048.84

AÑO 2007 BENEFICIOS SOCIALES 2007

No. CARGO

NO. PERSONAS

EN EL PUESTO

S.B.U.

S.B.U.X No. PERS.

EN EL PUESTO

HORAS EXTRAS

COMISIONES

COMPONENTE

TOTAL SUELDO

MENSUAL

XIII SUELDO

XIV SUELDO

VACACIONES

FONDO RESERVA

APORTE PATRONAL

TOTAL PROVISIÓN

APORT. PERSONAL IESS 9.35%

TOTAL ROL

1 SUPERVISOR DE VENTAS 1 537.92 537.82 8.00 545.32 44.82 11.58 22.41 44.82 65.35 188.98 50.29 684.51 2 AUXILIAR CONTABLE 1 240.42 240.42 8.00 243.42 20.03 11.58 10.02 20.03 29.21 90.88 22.48 316.82 3 VENDEDORES 10 168.09 1680.86 80.00 1760.36 20.03 115.83 70.04 140.07 204.22 670.24 157.16 2273.94 4 CONSERJE 1 168.09 168.09 8.00 176.09 140.07 11.58 7.00 14.01 20.42 67.02 15.73 227.39 5 SECRETARÍA 4 168.09 672.35 32.00 704.35 14.01 46.33 28.01 56.03 81.69 268.10 62.86 909.58 6 BODEGUERO 2 150.70 301.40 16.00 317.40 56.03 33.17 12.56 25.12 36.62 122.58 28.18 411.79 7 CAJERA 1 168.09 168.09 8.00 176.09 25.12 11.58 7.00 14.01 20.42 67.02 15.72 227.39

TOTALES 20 1601.29 3769.02 160.00 3929.02 314.09 231.67 157.04 314.09 457.94 1474.82 352.40 5051.43

174

174

VI BIBLIOGRAFÍA

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Quito, Editorial Tercer Mundo, 1.999.

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Administración Financiera y Control (LOAFYC).

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8. CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO. Seminario de Auditoria

Operacional, Quito-Ecuador, 1.993.

9. CORPORACIÓN DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES. Código de

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10. CORPORACIÓN DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES. Código de Salud,

Quito, 1.995.

11. CORPORACIÓN DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES. Ley de

Compañías, Quito-Ecuador, 1.993.

12. CHUCHUCA, Alba; Villalta, Gladis; GARZÓN, Sandra, Auditoria

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“Isidro Ayora de Loja”, UNL, 1.993.

13. DÁVALOS ARCENTALES, Nelson, Enciclopedia de Administración,

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14. DONAL, Taylor y GLESEM, William. Auditoria, Concepto y

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15. GUERRERO, Germán. Auditoria Operacional a la Intendencia de Policía,

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16. HAMILTON, Alexander. La Auditoria Interna; Clave del Mejoramiento

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18. COLMES, Arthur W; C.I.A., Auditoria, Segunda Edición, Tomo I,

Impreso en México.

19. ILACIF, Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Segunda

Edición, Quito, 2.002

20. KOHLER L, Erick, Diccionario para Contadores, México, 2.002.

21. IGNA, Rosario. Auditoria Operacional a la Sección Técnica del Colegio

“Beatriz Cueva de Ayora”, UTPL, 1.993.

22. WILLIAMS, P. Leonard. Auditoria Administrativas, México, Editorial

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23. NORBECK, Edward. Auditoria Administrativa; Editorial Técnica S.S.,

México, 1.995.

24. SANTILLANA, Juan Ramón. Conoce las Auditorías, _Instituto Mexicano

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25. VARIOS AUTORES. Curso Internacional de Auditoria Operativa, Brasil,

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26. VII ASAMBLEA NACIONAL DEL INSTITUTO DE INVESTIGACIONES

CONTABLES DEL ECUADOR. Fundamentos de Auditoria Operativa,

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27. CHIAVENATO, Adalberto (1995) Administración de Recursos Humanos

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28. SAMANIEGO, Pablo (2003) La competitividad tarea de todos Revista

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29. BARRAZUETA, E & ASOCIADOS (2003) Administración de Recursos

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30. CHASE,A; JÁCOBS,E (1997) Administración de producción y

operaciones traducido por Prentice – hall Hispano América Editorial Mc

Graw-Hill cuarta edición. México. México D.F

31. WERTHER, William (1991) Administración de personal y Recursos

Humanos traducido por Joaquín Gómez Editorial Mc Graw-Hill tercera

edición. México. México D.F

32. CASTILLO APONTE, José A (1193) Administración de personal

Colombia

33. DIANE, ARTHUR (1986) La selección efectiva de persona Editorial

norma primera edición.

34. ARTHUR, ANDERSON (1991) Prácticas de Auditoría y Asesoría de

Negocios

179

179

VII ÍNDICE

CONTENIDO

PAG.

CERTIFICACIÓN ................................................................................................ i

AUDITORIA ....................................................................................................... ii

DEDICATORIA ................................................................................................. iii

AGRADECIMIENTO ....................................................................................... iv

I. INTRODUCCIÓN

II REVISIÓN DE LITERATURA

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ........................................................ 7

Reseña Histórica ............................................................................................ 7

Base legal ........................................................................................................ 8

Objetivos de la Empresa ............................................................................ 11

Organización Administrativa de “BIOGENET” S.A. ............................ 11

CONCEPTOS BÁSICOS ..................................................................................

La Auditoria ................................................................................................. 15

Concepto .......................................................................................................15

Clases de Auditoria .................................................................................... 15

El control ...................................................................................................... 17

Concepto ...................................................................................................... 17

Clasificación ..................................................................................................17

Responsabilidades .......................................................................................19

Clases de responsabilidades .......................................................................20

180

AUDITORIA ADMINISTRATIVA ............................................................22

Definición ......................................................................................................22

Naturaleza de la Auditoria Administrativa .............................................25

Diferencia entre Auditoria Administrativa y Financiera .......................29

Objetivos de la Auditoria Administrativa ................................................32

Evaluación del Control Interno ..................................................................32

Evaluación de Rendimiento .......................................................................33

Asistencia de Dirección ...............................................................................34

Alcance de la Auditoria Administrativa ..................................................36

El Auditor Operativo, Responsabilidades y Funciones .........................37

PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ...........................40

Fase I: Estudio Preliminar ...........................................................................41

Fase II: Revisión de Objetivos, Políticas y Normas .................................43

Fase III: Revisión y Evaluación del Control Interno ...............................45

Fase IV: Examen Detallado de Áreas Críticas ..........................................47

Fase V: Comunicación de Resultados .......................................................49

2.5 RECURSOS HUMANOS

2.5.1 Sistema de Administración de Recursos Humanos……………... 55

2.5.2 Concepto……………………………………………………………... 55

2.5.3 Importancia………………………………………………………….. 55

2.5.4 Objetivos de la Administración de RRHH…..………………….... 55

2.5.5 Técnicas de la Administración de RRHH…………………………. 56

2.5.6 Componentes del sistema de Administración de RRHH………... 56

181

2.5.7 Planeación……………………..………………………………..… 57

2.5.8 Concepto – Importancia – ventajas - técnicas – proceso....…. 57

2.5.9 Cuadro de contrataciones...…………………………………...… 60

2.5.10 Análisis FODA………………………………………………...…. 60

2.5.11 Análisis y Descripción de Funciones ……………………..….. 61

2.5.11.1 Análisis de Puestos…………………………………………..…. 61

2.5.11.2 Descripción de funciones………………………………………. 63

2.5.11.3 Preparación de un proceso de Análisis y descripción de

Funciones……..…………………………………………………... 63

2.5.11.4 Desarrollo del proceso de análisis de funciones……………... 63

2. 6 MÉTODOS PARA EL ANÁLISIS DE PUESTOS

2.6.1 Contenido del formulario de la descripción de funciones…… 68

2.6.2 Ejemplo de descripción de funciones ……………………….…. 68

2.6.3 Reclutamiento y selección …………………………………….… 71

2.6.3.1 Reclutamiento definición – proceso de reclutamiento …….…. 71

2.6.3.2 Selección definición – objetivo e importancia…………….…... 72

2.6.3.3 Elementos de la selección…………………………………..……. 73

2.6.3.4 Pasos básicos del proceso de selección…………………..……... 74

2.7 INDUCCIÓN…………………………………………………….. 75

2.7.1 Objetivo……………………………………………………………. 75

2.7.2 Procedimientos ………………………………………..…………. 75

2.7.3 Inducción especifica ……………………………….……………. 75

182

2.7.4 Plan de inducción …………………………………………………. 75

2.8 CAPACITACIÓN Y DESARROLLO……………………………. 76

2.8.1 Objetivo ……………………………………………………………. 76

2.8.2 Definición …………………………………………………………. 77

2.8.3 Desarrollo objetivo …………………………………………..……. 77

2.8.4 Concepto ………………………………...…………………………. 77

2.8.5 Pasos básicos en la capacitación …………………………………. 77

2.9 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO …………………………….. 79

2.9.1 Definición……………………………………………………………79

2.9.2 Objetivo……………………………………………………………… 79

2.9.3 Usos mas destacados y ventajas de la información

de evaluación del desempeño……………………………………. 80

2.9.4 Pasos básicos en la evaluación del desempeño…………………. 80

III CASO PRACTICO – EXPOSICIÓN DE RESULTADOS

3.1 Auditoria Administrativa del área de Recursos Humanos de la empresa

“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” período Mayo-Noviembre 2006 ... 82

IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones …………………………………………………..…………….. 163

Recomendaciones…………………………………………………….…….. 165

V ANEXOS

Anexos…………………………………………………………………….... 167

183

VI BIBLIOGRAFÍA

Bibliografía………………………………………………………………. 174

VII ÍNDICE

Índice……………………………………………………………………… 179