Asignatura: Contabilidad General Contabilidad computarizada.
TESIS DISEÑO DE UN MANUAL DE MANEJO, CONTROL Y...
135
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA MODALIDAD A DISTANCIA Tesis de grado previa la obtención del título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría, CPA DISEÑO DE UN MANUAL DE MANEJO, CONTROL Y CONTABILIZACION DE INVENTARIOS PARA LA CASA NATURISTA VIDA PLANT Autora: Tania Patricia Barragán Barragán Director de tesis: Ing. Fernando Borja Borja, MSC. Quito- Ecuador
Transcript of TESIS DISEÑO DE UN MANUAL DE MANEJO, CONTROL Y...
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA MODALIDAD A DISTANCIA
Tesis de grado previa la obtención del título de Licenciada en
Contabilidad y Auditoría, CPA
DISEÑO DE UN MANUAL DE MANEJO, CONTROL Y CONTABILIZACION DE INVENTARIOS PARA LA CASA
NATURISTA VIDA PLANT
Autora:
Tania Patricia Barragán Barragán
Director de tesis:
Ing. Fernando Borja Borja, MSC.
Quito- Ecuador
CERTIFICO:
Haber revisado el presente trabajo de investigación, que se ajusta a las normas
establecidas por la Universidad Tecnológica Equinoccial – UTE; por tanto,
autorizo su presentación para que se proceda con los trámites
correspondientes.
Quito, junio del 2012.
Ing. Fernando Borja Borja, MSC.
DIRECTOR DE TESIS
DERECHO DE AUTORIA
Las opiniones vertidas en la presente Tesis de Grado, es de exclusiva
responsabilidad de la autora, y el patrimonio intelectual pertenece a la
Universidad Tecnológica Equinoccial – UTE.
Tania Patricia Barragán Barragán
DEDICATORIA
El presente trabajo lo dedico a DIOS que siempre ha iluminado mi camino para
poder seguir adelante, a mi hija por ser mi inspiración y el motivo para cumplir
mis metas, a mis padres, hermanas y esposo por su apoyo incondicional en
todo momento para culminar mi carrera.
Tania Patricia Barragán Barragán
AGRADECIMIENTO
Agradezco a DIOS, por ser quien ha forjado mi destino, y que ha permitido
llegar a concluir con este gran objetivo.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial – UTE, Programa de Contabilidad y
Auditoría, Modalidad de Educación a Distancia, a sus catedráticos, quienes
ayudaron a forjarme con ética.
De manera especial, mi agradecimiento al Ing. Fernando Borja, Director de
Tesis, por su apoyo y colaboración en la conducción de la presente
investigación.
A la Microempresa Casa Naturista Vida Plant a los propietarios, por las
facilidades brindadas durante el transcurso y desarrollo de la tesis.
La Autora.
TABLA DE CONTENIDOS
Contenido
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................. 1
CAPÍTULO I: INTRODUCCION .................................................................................. 2
1.1 Antecedentes ............................................................................................. 2
1.2 Problematización ...................................................................................... 4
1.3 Objetivos ................................................................................................... 6
1.3.1 General ................................................................................................ 6
1.3.2 Específicos .......................................................................................... 6
1.4 Justificación .............................................................................................. 7
1.5 Idea a Defender ......................................................................................... 8
1.6 Variables E Indicadores ............................................................................. 9
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO ............................................................................ 11
2.1 LA CONTABILIDAD ................................................................................ 11
2.1.1 Conceptos ......................................................................................... 13
2.1.2 Definición ........................................................................................... 14
2.1.3 Importancia ........................................................................................ 15
2.1.4 Naturaleza de la información contable .............................................. 16
2.1.5 Características de la información contable ...................................... 18
2.1.6 Utilidad de la información contable .................................................... 20
2.1.7 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados........................ 23
2.2 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ........................................................... 31
2.2.1 Definición Administración Financiera................................................. 31
2.2.2 Objetivos Administración Financiera ................................................. 31
2.2.3 Funciones Administración Financiera ................................................ 34
2.2.4 Formas Básicas Organización de una Empresa ............................... 36
2.3 CONTROL INTERNO. ......................................................................... 43
2.3.1 Objetivos del Control Interno ............................................................. 43
2.3.2 Elementos del Control Interno ....................................................... 44
2.4 NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACION FINANCIERA- NIIF'S ............................................................................................................. 49
2.4.1 Norma Internacional de Contabilidad Nº2 – Existencias ................... 52
2.5 MODELOS DE INVENTARIOS................................................................ 55
2.5.1 Características claves de un modelo de Inventarios ......................... 55
2.5.2 Cantidad óptima de pedido ................................................................... 59
Estrategia óptima ....................................................................................... 59
2.5.3 Métodos de costeo de inventario en un sistema de inventario perpetuo
................................................................................................................... 61
2.5.3.1 Método de primeras entradas, primeras salidas (PEPS) ................ 62
2.5.3.2 Método de costo promedio ............................................................. 65
2.5.3.3 Método de valuación al costo más bajo o costo de mercado ......... 66
2.5.4 Sistemas computarizados de inventario perpetuo ............................. 67
CAPITULO III: METODOLOGIA INVESTIGACION Y ANÁLISIS DE
RESULTADOS .......................................................................................................... 69
3.1 Diseño de la investigación ................................................................... 69
3.1.1 Modalidad de Investigación ............................................................... 69
3.1.2 Métodos de la Investigación .............................................................. 70
3.2 Población y Muestra ............................................................................... 70
3.3 Técnicas e instrumentos de Recolección de datos .................................. 71
3.3.1 Diseño de la entrevista ...................................................................... 72
3.4 Tratamiento y análisis de los resultados ................................................. 74
3.4.1 Análisis de Resultados ...................................................................... 79
CAPITULO IV: DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL .................................. 81
4.1 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL .................................................. 81
4.1.1 Antecedentes ................................................................................... 81
4.1.2 Manejo contable del movimiento de mercaderías. ............................ 83
4.1.3 Cobertura y Localización ................................................................... 84
4.2 ANÁLISIS ESTRATÉGICO ..................................................................... 85
4.2.1 Análisis FODA ................................................................................... 86
4.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA .................................................................... 88
4.4 ESTRUCTURA FINANCIERA CONTABLE ............................................. 89
4.4.1 Fuentes de Financiamiento ............................................................... 89
4.4.2 Sistema de Control y Gestión ............................................................ 89
3.4.3 Sistema Contable .............................................................................. 90
4.4.4 Estados Financieros .......................................................................... 91
4.5 ANÁLISIS FINANCIERO DE INDICADORES .......................................... 93
CAPITULO V: PROPUESTA: “DISEÑO DE UN MANUAL DE MANEJO,
CONTROL Y CONTABILIZACIÓN DE INVENTARIOS PARA LA “CASA
NATURISTA VIDA PLANT”. ...................................................................................... 94
5.1 INTRODUCCIÓN .................................................................................... 94
5.2 OBJETIVO ............................................................................................... 95
5.3 ALCANCE ............................................................................................... 95
5.4 NIVELES DE RESPONSABILIDAD ........................................................ 95
5.4.1 Gerencia General .............................................................................. 95
5.4.2 Contabilidad ...................................................................................... 96
5.4.3 Bodega .............................................................................................. 96
5.4.4 Ventas ............................................................................................... 97
5.5 SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS ......................................... 98
5.6 MÉTODO DE VALORACIÓN DE MERCADERÍAS. ................................ 98
5.7 POLÍTICAS ............................................................................................ 100
5.7.1 Inventarios ....................................................................................... 100
5.7.2 Compras y Cuentas por Pagar ........................................................ 100
5.7.3 Ventas y Cuentas por Cobrar .......................................................... 101
5.8 PROCEDIMIENTOS. ............................................................................. 102
5.8.1 Adquisición o ingreso de mercaderías. ............................................ 102
5.9.2 Venta o egreso de mercaderías ...................................................... 104
CAPITULO VI: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................. 113
6.1 CONCLUSIONES .................................................................................. 113
6.2 RECOMENDACIONES .......................................................................... 115
BIBLIOGRAFÍA GENERAL ..................................................................................... 116
GLOSARIO DE TÉRMINOS ................................................................................... 118
ANEXOS ................................................................................................................. 122
INDICE DE TABLAS
Operación de las variables……………………………………………………………………9
Estrategia de pedidos…………………………………………..…………………………….57
Determinación del inventario costo más bajo………………………………………………67
Activos de Vida Plant 2011……………………………………….………………………….84
Estado de Situación Financiera ………………………………….………………………….91
Estado de Resultados …………………………………………….………………………….92
Tabla de indicadores financieros …………………………..…….…………………………93
Clasificación de proveedores ……………………………….…….……………………….107
Orden de Pedido……………………………………………………………………………..109
Kárdex ………………………………………………………….…….………………………111
INDICE DE GRAFICOS
Pregunta 1……………………………………………………………………………74
Pregunta 2…………………………………………………………………………..75
Pregunta 4……………………………………………………………………………76
Pregunta 5.……………………………………………………………………………76
Pregunta 6.……………………………………………………………………………77
Pregunta 7.……………………………………………………………………………77
Pregunta 8.……………………………………………………………………………78
Pregunta 9.……………………………………………………………………………78
Organigrama estructural…………………….……………………………………….89
Flujograma de compras…………………………………………………………….104
Flujograma de ventas……………………………………………………………….106
1
RESUMEN EJECUTIVO
Se ha diseñado un Manual de Manejo, Control y Contabilización para la Casa Naturista Vida Plant, del Cantón Guaranda Provincia Bolívar, con la finalidad de mejorar el manejo y control del inventario y la información financiera.
La ausencia de un sistema de contabilidad en la microempresa Casa Naturista Vida Plant, ha ocasionado la falta de registros contables, lo que no permite a los propietarios contar con información para tomar decisiones a tiempo y de manera efectiva basándose en información confiable. El problema fundamental es la ausencia de un sistema adecuado de control y registro de las transacciones económicas, en este sentido la Casa Naturista Vida Plant únicamente lleva un registro de ingresos y egresos cuyo único propósito es el de recabar información para fines tributarios, sin cumplir con el ciclo contable que comprende desde la apertura con el análisis y registro de las transacciones de libros hasta el cierre de los mismos, incluyendo procesos y procedimientos complementarios para poder obtener resultados reales al final de un periodo determinado. Se utilizó métodos de investigación que permitieron realizar el diagnóstico interno de la microempresa tales como la Observación de Campo para determinar las condiciones actuales en la que se encuentra, la entrevista para obtener información específica y veraz, a través de las fuentes bibliográficas se obtuvo información para la estructura del marco teórico-conceptual de la investigación propuesta. Al aplicar la Casa Naturista Vida Plant para la valoración de inventarios, el método Promedio Ponderado, logrará resolver la crisis que existe en la microempresa, siendo este método el más adecuado para la solución de la problemática. Además aplicando el sistema de inventario perpetuo se registrará y contabilizará el inventario, logrando conocer el valor y las cantidades de las mercaderías que se encuentran en la “Casa Naturista Vida Plant”, en cualquier momento del periodo contable con la ayuda de la tarjeta kárdex. La implementación del Manual de Manejo, Control y Contabilización, a través de procedimientos lógicos y ordenados permitirá obtener como resultado una información financiera oportuna y confiable, la misma que servirá de base para la toma de decisiones adecuadas y efectivas por parte de la Gerencia de la Casa Naturista Vida Plant.
En el corto plazo se conocerá el resultado de los procedimientos aplicados a través del manual, y con la colaboración tanto de la Gerencia como de los Empleados, se lograran los objetivos propuestos por la microempresa.
Se recomienda la aplicación del Manual, ya que permitirá tener una actualización constante de los inventarios e información financiera dentro de la microempresa, además también servirá de guía para las diferentes microempresas que puedan tener acceso a él y se encuentren con una problemática similar.
2
CAPÍTULO I: INTRODUCCION
1.1 Antecedentes
La Casa Naturista Vida Plant es una empresa familiar que nace en el año 2000,
con la apertura de "LOCAL Nº 1" arrendando en la calle Convención de 1884
No. 710 y Espejo, centro del Cantón Guaranda; desde esa fecha se dedica a la
comercialización de productos naturales o medicina alternativa, esta casa
naturista se destacó de las demás por ofrecer una amplia variedad de productos
nacionales e importados que por esa época, no eran muy comunes en el
Cantón Guaranda, la ubicación de los productos, separados en pequeñas
secciones lograba que el cliente visualizara y sintiera un ambiente agradable
para adquirir los mismos; a todo esto se le añade la insuperable atención y
asesoramiento ofrecido por sus dueños; ya que la Propietaria tiene una
Licenciatura en medicina alternativa.
Al paso de 8 años con el afán de dar soluciones medicinales a la comunidad
guarandeña, en el año 2008 decidieron abrir las puertas de un segundo local,
arrendando en la calle 7 de Mayo No. 624 y Azuay norte del Cantón Guaranda,
manteniendo las mismas características de compromiso y en ese mismo año
abrieron un tercer local en el Cantón San Miguel de Bolívar siendo los pioneros
en ofrecer esta clase de productos alternativos en ese Cantón, logrando
mantenerse has la presente fecha.
Sus propietarios aspiran expandirse con nuevas aperturas, hasta lograr una
importante presencia en la Provincia Bolívar.
3
La “Casa Naturista Vida Plant” cuenta con 3 empleados, uno en cada local, que
ayudan con la atención a los clientes, ellos son capacitados por la propietaria y
comprometidos con brindar el bienestar de sus clientes.
La capacidad de una persona, de comprometerse con la “Casa Naturista Vida
Plant” es una virtud y una característica muy significativa, esto es lo que hace la
diferencia; su amabilidad al brindar el asesoramiento necesario, hace que sus
clientes sientan que la salud de ellos es importante y como resultado tienden a
regresar, continuar y terminar con un tratamiento ya iniciado. Además, es
importante contar con su apoyo en ya que el objetivo fundamental es satisfacer
las necesidades de los clientes. Los empleados son el punto más cercano con
el cliente y es por ello, que la “Casa Naturista Vida Plant” espera de sus
empleados una actitud de apoyo incondicional para con sus clientes.
4
1.2 Problematización Los problemas mayores de todos los microempresarios alrededor del mundo
son el desequilibrio económico, los desórdenes sociales, la pobreza
generalizada y la corrupción social, empresarial y gubernamental los cuales
están directamente relacionados y afectan a las microempresas. En muchas
ocasiones sus empleados y hasta sus propietarios viven muy por debajo de los
niveles de pobreza. Por lo tanto estamos hablando de una “sociedad” sin
controles y totalmente arrinconadas en un mundo con rápidos procesos de
cambios, y por qué no decirlo, condenadas al estancamiento y el fracaso.
En nuestro País muchas de las Microempresas no cuentan con los recursos
financieros y tecnológicos con que cuentan las grandes empresas. Esto
significa que “no tienen ninguna oportunidad de desarrollarse”, ya que el tiempo
no perdona y las nuevas tecnologías y la vertiginosa globalización no permitirán
que este alto segmento de Microempresarios pueda obtener un nivel de vida
digno.Se debe enunciar que a medida que transcurren los días se da más una
evolución de las empresas y por ende de la contabilidad. El medio ambiente de
la contabilidad viene determinado por las condiciones e influencias, de carácter
económico, político y normativas legales que van a su vez evolucionando según
la época y como resultado los objetivos y las prácticas contables se han ido
adecuando a lo largo de los tiempos para hacer frente a estas influencias
cambiantes.
Dentro del cantón Guaranda los propietarios de la mayoría de Microempresas
llevan un inventario obsoleto o nulo, por lo que no tienen un control adecuado
en el manejo de sus productos, no determinan de manera exacta los gastos y
costos que incurren al momento de adquirir, transportar y almacenar sus
mercaderías.
5
Al realizar un diagnostico a los inventarios de la Casa Naturista Vida Plant, de
propiedad de la Licenciada Gladis Llanos, se llega a determinar que existe un
inventario obsoleto, siendo una microempresa más del Cantón Guaranda que
no lleva un control en el manejo de sus productos, ya sea por la falta de
recursos económicos o la falta de interés que no han tratado de implementar un
sistema contable, que al final de cada mes o periodo les permita saber el saldo
de sus existencias y el monto exacto de sus ganancias, de mantenerse la Casa
Naturista Vida Plant en la situación actual, podría ocasionar que las ganancias
se mantengan en un nivel bajo o nulo, y con el tiempo puede producirse
pérdidas y hasta obligar a los propietarios a cerrar las sucursales, también entra
en desventaja frente a la competencia ya que al no disponer del producto al
momento de solicitarlo el cliente este buscará otro proveedor que satisfaga su
necesidad.
Para solucionar el problema evidenciado es necesario implementar un manual
para el manejo y contabilización de inventarios en la Casa Naturista Vida Plant,
ya que con la aplicación de dicho manual se podrá tener un control adecuado
de los inventarios y no existirían gastos innecesarios, ni recursos sin utilizar, y
por consiguiente la propietaria tomara las mejores decisiones en beneficio de su
microempresa.
6
1.3 Objetivos
Los objetivos del presente trabajo de investigación son:
1.3.1 General
Diseñar un manual de manejo, control y contabilización de inventarios para la
“Casa Naturista Vida Plant”, que proporcione un medio efectivo de control de los
inventarios.
1.3.2 Específicos
• Identificar las falencias que tiene la “Casa Naturista Vida Plant”, en el
manejo de inventarios.
• Establecer las prioridades de adquisición y determinar los productos de
mayor rotación.
• Analizar la forma que se ha venido controlando los inventarios en la “Casa
Naturista Vida Plant”.
• Determinar las herramientas contables que necesita la “Casa Naturista Vida
Plant” para su crecimiento.
• Establecer niveles óptimos de stock para evitar una escasez de existencias
o una excesiva existencia de productos.
7
1.4 Justificación
En los actuales tiempos y dado los acontecimientos que estamos viviendo en
nuestro país dentro de la globalización, se hace necesario todo tipo de
mejoramiento organizacional, que ayude a optimizar los controles, el mejor
ordenamiento, la planificación y programación de una empresa o microempresa,
controlando de esta manera sus inventarios, estableciendo mecanismos de
mejoras económicas y crecimiento empresarial.
Un manual de control de inventarios está enfocado fundamentalmente en la
organización o reorganización de la mercadería, tiene gran importancia porque
sirve como instrumento de optimización de recursos, de minimizar los costos y
evitar la escases de los productos, al contar con este instrumento permitirá a la
“Casa Naturista Vida Plant” crear su propio sistema de administración de
inventarios y podrán establecer el nivel optimo de stock, además les ayudará a
controlar de mejor forma el manejo de los inventarios y de la misma manera
minimizará el gasto económico llegando a obtener resultados reales y
confiables.
Al implantar un sistema de inventarios que inicie desde el momento de requerir
la mercadería hasta la venta al público, generaría beneficios para todas las
personas que tienen relación directa con la empresa, ya que tanto los
propietarios, como los empleados y clientes, al contar con el producto en el
momento de solicitado, esto les permitirá seguir creciendo en cada uno de sus
roles en la sociedad, de tal manera que la calidad del servicio brindado
mejorará y el cliente podrá regresar con agrado a la empresa puesto que se ha
cubierto adecuadamente su necesidad.
El método de valoración de inventarios, que se aplicará en la “Casa Naturista
Vida Plant” será el Promedio Ponderado, logrando resolver la crisis que existe
8
en la microempresa con respecto al mal manejo de los inventarios, siendo este
método el más adecuado para la solución de la problemática.
El Promedio Ponderado es quizás el método más objetivo, ya que por el hecho
de promediar todos los valores estos resultan ser muy centrados, y no tienen
mayor efecto financiero sobre la microempresa.
Por el hecho de promediar valores, el costo de venta resulta ser equilibrado, por
lo que la utilidad no se aleja mucho de la realidad, y el inventario final no queda
ni subvalorado ni sobrevalorado.
El sistema de inventarios que se propondrá para el registro y contabilización
será el de inventario perpetuo, con el cual se logrará conocer el valor y las
cantidades de mercaderías que se encuentran en la “Casa Naturista Vida Plant”
con la ayuda de la tarjeta kárdex, este sistema escogido ofrecerá las bases
teóricas para diseñar el manual de control de inventarios, que además servirá
de guía para las diferentes empresas y microempresas que puedan tener
acceso a él y se encuentren con una problemática similar.
1.5 Idea a Defender
El Diseño del Manual de Manejo, Control y Contabilización de Inventarios en la
“Casa Naturista Vida Plant” permitirá determinar los niveles óptimos de stock de
los inventarios, evitar pérdidas económicas que perjudiquen en el desarrollo y
crecimiento de la empresa, obtener un listado actualizado de costos y precios
de la mercancía a la venta; y, dará a conocer los gastos en los que se incurren
cuando realizan la adquisición de productos.
9
1.6 Variables E Indicadores
El Diseño del Manual de Manejo, Control y Contabilización de Inventarios en la
“Casa Naturista Vida Plant” permitirá determinar los niveles óptimos de stock de
los inventarios, evitar pérdidas económicas que perjudiquen en el desarrollo y
crecimiento de la empresa, obtener un listado actualizado de costos y precios
de la mercancía a la venta; y, dará a conocer los gastos en los que se incurren
cuando realizan la adquisición de productos.
VARIABLES DIMENSIONES INDICADORES INDICES
Variable independiente: Diseño
de un manual
Son un medio de comunicación
de las políticas, decisiones y
estrategias de los niveles
directivos para los niveles
operativos.
Es un documento que registra
y trasmite, la información
básica referente al
funcionamiento de las unidades
administrativas.
Medio de
comunicación
Documento de
registro de
información.
- Políticas
- Estrategias
- Decisiones
- Kárdex
- Libro diario
- Mayorización
10%
20%
30%
30%
20%
10%
Variable dependiente: Manejo,
control y contabilización
inventarios
Inventarios son bienes
tangibles que se tienen para la
- Bienes
- Tangibles
- Intangibles
10
venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos
en la producción de bienes o
servicios para su posterior
comercialización.
Existen dos sistemas para
controlar los Inventarios:
Sistema periódico y Sistema
permanente o perpetuo.
- Sistemas de
control
- Sistema
periódico
- Sistema
permanente o
perpetuo
11
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO
2.1 LA CONTABILIDAD
La contabilidad tiene una larga historia. Algunos estudios afirman que la
escritura se desarrollo con el fin de poder registrar la información contable. Se
encuentran registro de cuentas en civilizaciones tan antiguas como son las de
China, Babilonia, Grecia y Egipto. Los dirigentes de estas civilizaciones usaban
la contabilidad para conocer el costo de la mano de obra y los materiales
usados en la construcción de estructuras como las grandes pirámides.
La contabilidad se desarrollo aún más como resultado de las necesidades de
información de los comerciantes en las ciudades – Estados de Italia durante los
años 1400. En este ambiente comercial el monje Lucas Pacioli, un matemático
y amigo de Leonardo Da Vinci, publicó en 1494 la primera descripción conocida
de la teneduría de libros por partida doble.
El ritmo de desarrollo contable aumentó durante la Revolución Industrial cuando
las economías de los países desarrollados comenzaron la producción masiva
de bienes. Hasta ese momento el precio de las mercancías se había fijado
sobre la base de lo que el gerente pensaba era su costo, pero la mayor
competencia exigió de los comerciantes adoptar sistemas de contabilidad más
perfeccionados.
En el siglo XIX el crecimiento de las corporaciones, en particular las de las
industrias de los Ferrocarriles y el acero, estimularon del desarrollo de la
12
contabilidad. Los dueños de las empresas – los accionistas y no eran por
necesidad gerentes de sus negocios. Los gerentes tuvieron que crear sistemas
contables para informar a los dueños de qué condiciones estaba operando sus
empresas.
Durante el origen de la técnica contable existieron pueblos comerciantes que se
desarrollaron por la necesidad de contabilización de sus operaciones, basadas
en los instrumentos y forma de escritura de su época.
El padre de la contabilidad Lucas Pacioli formalizó un esquema muy
rudimentario para registrar las escasas operaciones mercantiles. A este
primitivo y sencillo sistema de registro o contabilización de mercancía se le
considero como la base de la contabilidad.
Durante los ocho años de la ocupación militar norteamericana de 1916-1924 se
pudo extender la contabilidad organizada en todo el país; se organizaron
sistemas contables que permitieron el control de sus operaciones.
“Para la década de 1930 existían algunos institutos que impartían los
conocimientos elementales de contabilidad a las personas que para esos
tiempos sentían la inquietud de investigar y prepararse en esa materia y al
culminar su proceso de aprendizaje obtenían un titulo de “tenedor de libro”. 1
1Amaro, Guzmán Raymundo. Administración de Empresas, Editorial Tiempo, S.A,Santo Domingo, R.D.1ra Edición, año 1996.
13
2.1.1 Conceptos
Econ. José Vicente Vascones Arroyo, explica que “La contabilidad da comienzo
a su registro y control tomando los valores iníciales de la empresa, las
aportaciones que han realizado los socios o el dueño del negocio, si es una
persona natural”; de la misma manera se manifiesta sobre las mercaderías al
final de un ciclo contable “Cumplido el ciclo contable es necesario realizar un
inventario de mercaderías. Se conoce como inventario a la suma de aquellas
partidas de propiedades personales tangibles que se tienen para la venta dentro
del curso normal del negocio, el proceso de producción respecto de ventas, o
que se habrán de consumir dentro de la producción de bienes para la venta”.
Ricardo de Saá (2005).- “La Contabilidad es una ciencia que determina las
leyes que regulan las cuentas relativas a los hechos y actos de gestión sean
públicos o privados”.
David Himelbleau (2005).- “Contabilidad es el lenguaje de los negocios y por
consiguiente, en las condiciones actuales, es esencial para el éxito de los
mismos”.
El Comité Interamericano de Contadores (2006).- La Contabilidad “Es el arte de
registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos monetarios,
transacciones que son, en parte al menos, de carácter financiero, así como de
interpretar los resultados obtenidos”.
Bernard Hargadón (2001).- “La Contabilidad es el arte de coleccionar, resumir,
analizar e interpretar datos financieros, para obtener así las informaciones
necesarias de una empresa”.
14
Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados – IACPC (2008).- “La
Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y
en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de
carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados”
De la revisión de los conceptos anteriores, vemos que la contabilidad es un
producto de su entorno, y como tal sus efectos en la empresa está sujeta a
causas de diferente índole, sean de conocimientos, de formación personal. El
medio ambiente de la contabilidad viene determinado por las condiciones
sociales, económicas y culturales, influencias internas y externas etc. De
carácter económico, político y normativas legales que van a su vez
evolucionando según la época y como resultado los objetivos y las prácticas
contables se han ido adecuando a lo largo de los tiempos para hacer frente a
estas influencias cambiantes, aspectos que en ciertos estadios se convierten en
problemas para la empresa.
2.1.2 Definición
La palabra contabilidad proviene del verbo latino “coputare”, el cual significa
contar, tanto en el sentido de comparar magnitudes con la unidad de medida, o
sea “sacar cuentas”, como en el sentido de “relatar”, o “hacer historia”.
En este sentido Guajardo Cantú (2007), la define de la siguiente manera. “La
Contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las
operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados.
Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la Contabilidad podrán
orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y
estadísticos.
15
Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la empresa, la
corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos
generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad
financiera de esta”.
2.1.3 Importancia La Contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras.
Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra
parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para
obtener información de carácter legal. La gente que participa en el mundo de
los negocios: propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa,
inversionistas utilizan los términos y los conceptos contables para describir los
recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o pequeño.
La contabilidad es una técnica importante para la elaboración y presentación de
la información financiera de las transacciones comerciales, financieras y
económicas realizadas por las entidades comerciales, industriales de servicios,
de servicios públicos y privados y se utilizan en la toma de decisiones.
Actualmente la contabilidad ha logrado su progreso más notable en el campo de
los negocios y la función contable es vital en todas las unidades económicas de
nuestra sociedad.
Los sistemas contables comunican información económica; es una forma de
saber en qué estado se encuentra la empresa2.
2Gerardo, Guajardo Cantú. Contabilidad Financiera, McGraw Hill, México D. F., 2007. Pág. 24.
16
2.1.4 Naturaleza de la información contable
El propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar la información
financiera sobre una entidad económica. Quienes toman decisiones
administrativas necesitan información financiera de una empresa para ayudarse
en la planeación y el control de las actividades de las organizaciones. La
información financiera también la requieren personas externas-propietarios,
acreedores, inversionistas potenciales, gobierno y el público quienes han
proporcionado dinero a las empresas o quienes tienen algún interés en el
negocio que pueda servirse de información sobre su posición financiera y
resultado de sus operaciones.
El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta
información. Un sistema contable comprende los métodos, procedimientos y
recursos utilizados por una entidad. Para seguir la huella de las actividades
financieras y resumidas en forma útil para quienes toman las decisiones.
Para lograr estos objetivos, un sistema contable puede hacer uso de
computadores y pantalla de videos, como también de registros manuales e
informes impresos. De hecho el sistema contable de cualquier empresa de
tamaño apreciable probablemente influyen todos estos registros y recursos
independientemente de que el sistema contable sea simple o muy complejo, se
debe ejecutar tres pasos básicos utilizando la información relacionada con las
actividades financieras, los datos se deben registrar, clasificar y resumir.
Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a
varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la
empresa. Las personas que reciben los informes contables se denominan
usuarios de la información.
17
El tipo de información que un usuario determinado necesita, depende de los
tipos de decisiones que debe tomar. Por ejemplo, “…los gerentes necesitan
información detallada sobre los costos diarios de operación con el fin de
controlar las operaciones de un negocio y colocar precios de ventas razonables.
Los usuarios externos, por otra parte, generalmente necesitan información
resumida con relación a los recursos disponibles y la información sobre los
resultados de la operación durante el año anterior para utilizarla en la toma de
decisiones, para el cálculo de los impuestos sobre la renta, o para tomar
decisiones regulatorias...”3
Entre los informes contables más importantes y más ampliamente utilizados se
encuentran los estados financieros. Los estados financieros son la fuente
principal de información financiera para aquellas personas fuera de la
organización comercial y también son útiles para la gerencia. Estos estados son
muy concisos y muestran la situación financiera del negocio al final de un
período y también los resultados de la operación a través de los cuales el
negocio llego a esta situación financiera.
El propósito fundamental de los estados financieros consiste en ayudar a
quienes toman decisiones en la evaluación de la situación financiera, la
rentabilidad y las perspectivas futuras de un negocio. Por tanto los gerentes, los
inversionistas, los clientes más importantes y los trabajadores tienen un interés
directo en estos informes. Cada sociedad prepara estados financieros anuales
que se distribuyen a todos los propietarios del negocio.
3Philip Kotler; GarryAmstrong. Fundamentos de Mercadotecnia, 2da Edición, Prentice – Hall, Hispanoamericana, S.A, 1991.
18
2.1.5 Características de la información contable
El principal propósito que persigue la contabilidad es preparar información
contable de calidad. Para que esta calidad se dé, deben estar presentes una
serie de características que le dan valor como son: utilidad, confiabilidad y
provisionalidad.4
Utilidad: La característica de utilidad se refiere en que la información pueda
efectivamente ser usada en la toma de decisiones de los usuarios, dado que es
importante y que ha sido presentada en forma oportuna. La utilidad es la
calidad de adecuar la información contable al propósito del usuario. La utilidad
de esta información está en función de su contenido informativo y de su
oportunidad.
El contenido informativo se refiere básicamente al valor intrínseco que posee
dicha información. “Y está compuesto por las siguientes características.
Significación: Esta característica mide la capacidad que tiene la información
contable para representar simbólicamente con palabras y cantidades, la entidad
y su evolución, su estado en diferentes puntos en el tiempo y los resultados de
su operación.
Relevancia: La cualidad de seleccionar los elementos de la información
financiera que mejor permitan al usuario captar el mensaje y operar sobre ella
para lograr sus fines particulares.
4Gerardo, Guajardo Cantú. Contabilidad Financiera, segunda edición año 1990.
19
Veracidad: La cualidad de incluir en la información contable eventos realmente
sucedidos y de su correcta medición de acuerdo con las reglas aceptadas como
válidas por el sistema.
Comparabilidad: La cualidad de la información de ser cotejable y confrontable
en el tiempo por una entidad determinada, y válidamente confrontable dos o
más entidades entre sí, permitiéndose juzgar la evolución de las entidades
económicas.
Oportunidad: Esa cualidad de la información se refiere a que esta llegue a
mano del usuario cuando él pueda usarla para tomar decisiones a tiempo para
lograr sus fines.
Confiabilidad: La característica de la información contable por la que el usuario
la acepta y la utiliza para tomar decisiones. La confianza que el usuario de la
información contable le otorga requiere que la operación del sistema sea:
Estable, Objetiva y Verificable.
Estabilidad: La estabilidad del sistema indica que su operación no cambia en el
tiempo y que la información que produce sea obtenida aplicando la misma regla
para captar los datos, cuantificarlos y presentarlos, a esta característica se le
conoce también como consistencia.
Objetividad: Esta característica implica que las reglas bajo las cuales fue
generada la información contable no han sido deliberadamente distorsionadas y
que la información representa la realidad de acuerdo con dichas reglas.
Verificabilidad: Esta característica permite que puedan aplicarse pruebas al
sistema que generó la información contable y obtener el mismo resultado.
20
Provisionalidad: Esta característica es fundamental tanto para los lectores de
un periódico como para los usuarios de la información financiera. Se refiere al
hecho de que ambos tipos de usuarios deben estar conscientes de que lo que
aparece en un periódico y lo que aparece en un estado financiero e información
provisional; es decir, presenta la información con todos los elementos y
circunstancias.” 5
2.1.6 Utilidad de la información contable
La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes. El
objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis
e interpretación.
Si los gerentes inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a
dar uso eficaz a la información contable, también deben tener conocimiento
acerca de cómo se obtuvieron estas cifras y lo que ellas significan.
Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las
limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial y otra
persona que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de
conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta qué punto la
información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y
exactas.
La contabilidad es el proceso por medio del cual se puede medir la utilidad y la
solvencia de una empresa. La contabilidad también proporciona información
5Horngren Charles T; Sundem, Goryl Contabilidad Administrativa, 9va Edición, Año 1998.
21
necesaria para la toma de decisiones comerciales que le permitan a la gerencia
guiar a la empresa dentro de un cauce rentable y solvente.
La contabilidad representa un medio para medir los resultados de las
transacciones comerciales y un medio de comunicación de la información
financiera. Además, el sistema contable debe proporcionar información
proyectada para tomar importantes decisiones empresariales en un mundo
cambiante.
La gerencia necesita estar segura de que la información contable que recibe es
exacta y confiable. Esto se logra a través del sistema del control interno de la
empresa. Un sistema de control interno comprende todas las medidas que una
organización toma con el fin de:
2 Proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude y al ineficiencia.
3 Asegurar exactitud y confiabilidad a la información contable y operativa.
4 Asegurar el estricto cumplimiento de las políticas trazadas por la empresa.
5 Evaluar el nivel de rendimiento en los distintos departamentos de la
empresa.
El sistema de control interno incluye todas las medidas diseñadas para
asegurar a la gerencia que el negocio opera en su totalidad de acuerdo con el
plan trazado.
Cuando se hace una auditoria de los estados financieros, el contador público
siempre estudia y evalúa el sistema de control interno de la empresa. Cuanto
más fuerte sea el sistema de control interno más garantía tendrá el contador
público en la confiabilidad de los estados financieros y de los registros
contables.
22
Un principio básico de control interno es que ninguna persona debe manejar
todas las fases de una transacción desde el comienzo hasta el final. Cuando las
operaciones empresariales están organizadas de tal manera que permitan la
participación de dos o más empleados en toda transacción, la posibilidad de
fraude se reduce y el trabajo de un empleado asegura la exactitud del trabajo
de otro.
“Los usuarios que utilizan la información contable son:
Los Gerentes de Empresa: Emplean la información contable para fijar metas,
desarrollar planes, establecer presupuestos y evaluar posibilidades futuras.
Los Empleados y los Sindicatos: Utilizan la información contable para
negociar pagos y para planificar y recibir beneficios como cuidado de la salud,
seguros, tiempo de vacaciones y pago por jubilación.
Los Inversionistas y Acreedores: Utilizan la información contable para estimar
las utilidades de los accionistas determinar las posibilidades de crecimiento de
una empresa y para decir si es buen riesgo de crédito antes de invertir o
prestar.
Las Autoridades Fiscales: Utilizan la información contable para planificar sus
flujos de impuestos, para determinar las responsabilidades financieras de los
individuos y de las empresas y para asegurar que las cantidades correctas sean
pagadas en el momento oportuno”.6
6Horngren Charles T; Sundem, Goryl, Contabilidad Administrativa, 9va Edición, Año 1993. pág. 98-101.
23
2.1.7 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados7
Es importante considerar los principios o prácticas de contabilidad
generalmente aceptados, no desde un punto de vista rígido que no podría de
manera alguna concordar con la amplia variedad de condiciones de operación
que se encontrarán en los negocios, resultando en una variedad igualmente
amplia de procesos de contabilidad, sino más bien desde un punto de vista
práctico que evidencie la realidad contable y se apegue a las exigencias de
orden tributario y empresarial, para obtener mejores resultados.
Los principios de contabilidad se originan en los requerimientos de las bolsas de
valore, el gobierno central, los bancos y las empresas en general, lo que ha
hecho que los contadores traten de dar cumplimiento con estos pedidos, a cuyo
efecto se han organizado en núcleos locales, sectoriales, nacionales e
internacionales a fin de dar a la contabilidad un tratamiento tal que se ajuste con
las necesidades de quienes requieren utilizar los estados financieros como una
herramienta de sus negocios.
Desde 1934 los contadores de New York han comenzado a dictar normas y
crear conceptos que sustentan o influyen en los principios de contabilidad
generalmente aceptados.
Los congresos internacionales de contabilidad, tomando las experiencias de
contadores nacionales e internacionales, han logrado configurar los principios
de contabilidad generalmente aceptados. Esto no significa que un determinado
país deba justarse ciegamente a estos principios puede dictar sus propios
principios; pero siempre ajustados a los principios de contabilidad generalmente
aceptados. Los requerimientos de la Bolsa de Valores de New York no son los 7Econ. José Vicente Vásconez Arroyo, Contabilidad General para el siglo XXI, Edición 2004, pág. 28-32.
24
mismos que los de las Bolsas de Valores de Quito, Guayaquil, Lima, Buenos
Aires, etc.
Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad en el marco de conceptos básicos
para la preparación y presentación de estados financieros, recomiendan en su
parte final que en caso de que no se traten ciertas normas o partidas apliquen
los lineamientos contenidos en las Normas Internacionales de Contabilidad.
Bajo los conceptos expresados, podemos clasificar a los principios de
contabilidad generalmente aceptados en los siguientes grupos:
1. Derechos de la propiedad privada;
2. Entidad;
3. Negocio en marcha;
4. Unidad monetaria;
5. Consistencia;
6. Diversidad de los sistemas contables;
7. Conservatismo;
8. Revelación suficiente
9. Objetividad
10. Periodo Contable
11. Principio del costo
Derechos de la propiedad privada
La contabilidad se diseña en función de la libre empresa que actúa en un
mercado de competencia, donde todos podemos comprar y vender; no existe
una restricción gubernamental para hacer de los negocios una profesión
habitual. Cada individuo goza de una libertad en asuntos políticos y
económicos. En este tipo de economía hay una garantía constitucional de la
25
propiedad privada como inviolable. De ahí que los principios contables
generalmente aceptados, que tienen plena vigencia en un país, puedan ser
vedados en otro.
Entidad
Una empresa de negocios consiste en una organización de una, dos o más
personas que unen sus bienes, dinero y sus intereses en general para lograr
fines económicos. Los objetivos de las empresas son el suministro de bienes y
servicios a los consumidores, con el propósito de generar utilidades que
permitan mantener la empresa, entregar dividendos a los accionistas y el pago
a los acreedores, para continuar con el negocio indefinidamente.
Negocio en marcha
El principio de negocio en marcha es fundamental para el mantenimiento de la
empresa en el mercado: a nadie le interesa incluirse de alguna manera en una
empresa cobijada con la sombra de la liquidación. Por fuerte que aparezca un
banco, sus clientes retirarán rápidamente sus depósitos cuando se rumora la
liquidación. Nadie se embarcará en un barco si sabe que su casco está roto y
pronto se hundirá.
Una empresa generalmente se organiza para una duración ilimitada. Hay casos
de excepción como aquellas que se forman para un determinado propósito, y
terminado éste, se liquida la empresa.
La complejidad de las operaciones comerciales en la actualidad requiere de
una planificación a largo plazo; se adquieren activos para ser pagados en varios
períodos económicos, se garantiza al personal su estabilidad en el trabajo con
incentivos propios en la materia, como la jubilación patronal. La tecnología debe
26
ser modernizada permanentemente, para ofrecer mejores productos a los
consumidores y mantenerse en el campo de la competencia sin mayor
problema.
Unidad monetaria
Las diversas actividades empresariales permiten el manejo de varios tipos de
moneda, como yenes, libras esterlinas, marcos alemanes, etc. Es necesario
determinar la unidad monetaria que servirá para el registro contable, en el
Ecuador la Ley de Régimen Tributario Interno determina que la moneda es el
dólar.
El registro contable se realiza con precios históricos, basándose en el supuesto
de que el poder adquisitivo de la unidad monetaria no es de mayor importancia
que requiera realizar ajustes permanentes.
En la realidad existe una variación permanente del poder adquisitivo de la
moneda, por esa razón a la moneda no se le toma como un común
denominador, sino únicamente como unidad de cambio. Las fluctuaciones en el
poder adquisitivo de la moneda limitan significativamente los resultados de los
estados financieros de un período si no se ajusta la variación del poder
adquisitivo de la moneda.
Consistencia
La contabilidad se desarrolla bajo los principios de contabilidad generalmente
aceptados, las normas establecidas por los estatutos de las compañías, por las
leyes tributarias y otras de aceptación tácita por efectos de períodos anteriores.
27
La consistencia proporciona una mayor utilidad en la comparabilidad de los
estados financieros en dos o más períodos contables de una empresa. Si existe
un cambio en las prácticas contables, debe avisarse con una nota a los estados
financieros para conocer del cambio y poder da una opinión razonable sobre los
mismos. Por ejemplo: para el control del inventario se utiliza en unos Ítems el
método de primeras entrada primeras salidas PEPS y en otros ítems, el método
últimas entradas primera salidas UEPS. Esto métodos se ha venido utilizando
consistentemente durante varios períodos contables, esto exige una
información adecuada en los estados financieros y no viola el concepto de
uniformidad.
Diversidad de los sistemas contables
De acuerdo con los principios de la libre empresa, aisladamente pueden
adoptar un sistema contable propio diseñado para satisfacer las necesidades
financieras internas y externas de la sociedad. Cada uno de los sistemas debe
diseñarse bajo las normas o principios de contabilidad generalmente aceptados,
las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC, la Ley de Régimen Tributario
Interno, la Ley de Compañías, etc. Para un inversionista no tiene mayor
importancia sobre las re glas o costumbres que adopte una sociedad pan
determinar sus utilidades, si previamente conoce el sistema integrado de
contabilidad y tiene certeza de que se aplica uniformemente de un año a otro
En el Ecuador, la contabilidad de gobierno a través de la Contraloría General
del Estado ha, logrado unificar los sistemas contables entre la diferentes
instituciones del sector público; y, era presas de contadores ofrecen paquetes
con sistemas de contabilidad de gobierno que se aplican en común a las
instituciones del sector público. A pesar de ello existen unidades que tienen
28
noción de lo que sucede y los contadores presentan la información financiera a
su manera, con una distorsión total de los resultados
En el sector privado hay opiniones de contadores que manifiestan su poca
aceptación con la uniformidad del control contable, expresando que para
conseguir esto se hace necesario presentar un catálogo de cuentas único, con
las instrucciones relacionadas con el control de inventarios, inversiones,
elementos del costo que forman parte de la propiedad, planta y equipo, un
análisis de las transacciones que se presentan, descomponiendo el débito y
crédito en cada una de ellas. Esta sería una información voluminosa y de poco
provecho.
Es obvio que ningún manual, por amplio que sea, satisfará plenamente los
requerimientos contables de todas las empresas industriales, por ejemplo: la
mayoría de éstas opina que es necesario desarrollar sus propios sistemas para
satisfacer mejor sus necesidades particulares de información y control
administrativo.
Conservatismo
Es de dudosa validez en la contabilidad, pues da la sensación que se trata de
minimizar las utilidades, manteniendo cifras conservadoras que arrojen
menores resultados y que puedan traer conflictos con las leyes tributarias,
debido a que estarían reduciendo las utilidades.
Las ventas, los ingresos, los costos de venta, los gastos, las ganancias y las
pérdidas deben contabilizarse de tal manera que reflejen razonablemente los
resultados de las operaciones de un período o varios períodos.
El principio del conservatismo nos hace conocer que todos los cálculos
mercantiles, las proyecciones de valores, etc., deben realizarse en forma
29
conservadora, no exagerada, manteniendo siempre un criterio sistemático para
su aplicación; por ejemplo: en la depreciación de un montacarga, con relación a
la depreciación en línea recta y de los números dígitos, la primera nos arroja
valores constantes y el segundo procedimiento nos arroja valores decrecientes,
de acuerdo con el tipo de industrias.
Por el principio del conservatismo debe aplicarse el método de depreciación de
línea recta que aplica al gasto de producción en menor cuantía.
Revelación suficiente
Este principio se refiere al hecho de que los estados financieros deben ser
presentados con todo el contenido económico y financiero de la empresa,
acompañando las notas explicativas en las cuales se demuestren los hechos
trascendentales de la empresa, de modo que la interpretación a los mismos se
realice en forma fácil.
Objetividad
Es la evidencia de los documentos de soporte que respaldan a cada una de las
transacciones registradas en la contabilidad. La objetividad se usa como un
argumento clave de apoyo al principio del costo en la contabilidad. La evidencia
de que las transacciones se realizaron radica precisamente en las facturas de
compra, de venta, cheques, estados de cuenta y otros documentos de soporte y
que han sido verificados adecuadamente por el control interno.
El control interno está diseñado en cada una de las empresas como un plan de
organización y todos los métodos son coordinados para salvaguardar, la
propiedad, planta y equipo, revisar con precisión los datos contables, promover
30
la eficiencia en la administración, evitar el uso indebido de fondos
empresariales, etc.
Período contable
Las actividades comerciales de una empresa son dinámicas, es decir no se
detienen en un solo instante: se encuentran en actividad continua; por tanto, al
determinar un período contable de un mes, un trimestre, un semestre o de un
año se compaginan con los sucesos empresariales.
Principio del costo
Los bienes y servicios que se adquieren deben registrarse a su costo real, que
se denomina también costo histórico. Aunque exista una variación de los
precios es necesario mantener los registros al costo histórico.
El principio del costo histórico determina que los registros contables deben
mantenerse al costo histórico durante el tiempo que la empresa determine,
debido a que el costo es una medida confiable.
31
2.2 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA8
2.2.1 Definición Administración Financiera
Técnica que tiene por objeto la obtención, control y el adecuado uso de
recursos financieros que requiere una empresa, así como el manejo eficiente y
protección de los activos de la empresa.
Es la disciplina que se encarga del estudio de la teoría y de su aplicación en el
tiempo y en el espacio, sobre la obtención de recursos, su asignación,
distribución y minimización del riesgo en las organizaciones a efectos de lograr
los objetivos que satisfagan a la coalición imperante.
Finanzas: Es el arte y la ciencia de administrar dinero en el ámbito de las
organizaciones o negocios para darles distintas aplicaciones ya sea como
inversión, pagos, productos y servicio.
Administración Financiera: Consiste en maximizar el patrimonio de los
accionistas de una empresa a través de la correcta consecución, manejo y
aplicación de los fondos que requiera la misma.
2.2.2 Objetivos Administración Financiera
• Planear el crecimiento de la empresa, tanto táctica como estratégica.
8http://www.mitecnologico.com/Main/AdministracionFinancieraI, 18 de agosto de 2011, 14:20.
32
• Captar los recursos necesarios para que la empresa opere en forma
eficiente.
• Asignar recursos de acuerdo con los planes y necesidades de la
empresa.
• Optimizar los recursos financieros.
• Minimizar la incertidumbre de la inversión.
• Maximización de las utilidades
• Maximización del Patrimonio Neto
• Maximización del Valor Actual Neto de la Empresa
• Maximización de la Creación de Valor
Si se analizará una empresa, independientemente de su tamaño, identificando
cuatro áreas básicas para su manejo: Mercadeo, producción, administración de
personal y finanzas, el éxito de su funcionamiento y gestión depende en gran
medida del alcance de los objetivos de cada una de ellas.
En el área de Mercadeo el objetivo básico está definido por la satisfacción de
las necesidades de los consumidores, complementado con otros objetivos tales
como penetración de mercados, metas de ventas, canales de distribución, etc.,
para lo cual se recurre a la utilización de una serie de herramientas, tales como
investigación: de mercados, promoción y publicidad, sistemas de distribución y
otros.
En el área de Producción el objetivo básico es la fabricación de la cantidad
óptima de unidades al menor costo posible, con la mejor calidad y en un tiempo
específico, los complementarios son entre otros lograr niveles mínimos de
desperdicio, niveles óptimos de eficiencia en maquinaria y mano de obra. Para
esto se cuenta con herramientas tales como estudios de tiempo y movimientos,
programación lineal, estadísticas y diseños.
33
El área de Administración de personal busca fundamentalmente alcanzar la
satisfacción de las necesidades de los trabajadores, complementado con la
capacitación, la recreación, y el bienestar social entre otros del talento humano,
recurriendo a herramientas tales como técnicas de motivación, estudios
salariales, círculos de calidad y otros.
Por último, el objetivo básico financiero está definido, no como cree mucha
gente en la maximización de utilidades, sino como la maximización de la
riqueza de los dueños de la empresa, la cual viene a ser igual a la maximización
del valor de la empresa.
En las empresas con ánimo de lucro, la obtención de utilidades es uno de los
objetivos principales. Las finanzas modernas consideran como el objetivo
básico financiero la maximización del valor de la empresa. Este se expresa en
términos de maximización de la riqueza de los propietarios, de maximización de
la inversión en la institución.
El valor de la riqueza de los accionistas se determina por el valor de las
acciones en el mercado. Si este aumenta, el valor de su riqueza (representada
en acciones) aumenta.
En entidades sin fines de lucro evidentemente la obtención de utilidades no es
ni debe ser el objetivo dominante. El responsable de las finanzas en estas
instituciones debe tener esto siempre presente. En este caso la función
financiera debe orientarse y guiarse por la maximización de su contribución al
logro de los objetivos para los cuales fueron establecidas las instituciones.
La maximización de las utilidades incide en el aumento del valor de la empresa,
en los siguientes factores: La actividad, los directivos, las políticas de
dividendos, las perspectivas futuras del negocio y del sector, los factores
34
políticos, sociales, económicos, culturales, tecnológicos y ecológicos, es decir el
medio ambiente que lo rodea. Debe mirarse a largo plazo, caso en el cual se
convierten en maximización de riqueza.
2.2.3 Funciones Administración Financiera
La mayor parte de las decisiones empresariales se miden en términos
financieros.
La importancia de la función administrativa financiera depende del tamaño de la
empresa, en compañías pequeñas, la función financiera la desempeña el
departamento de contabilidad. Al crecer una empresa es necesario un
departamento separado ligado al presidente de la compañía (o director general)
por medio de un vicepresidente de finanzas, conocido como gerente financiero.
El tesorero y el contralor se reportan al vicepresidente de finanzas.
El tesorero coordina las actividades financieras, tales como: planeación
financiera y percepción de fondos, administración del efectivo, desembolsos de
capital, manejo de créditos y administración de la cartera de inversiones.
El contralor se ocupa de actividades contables, administración fiscal,
procesamiento de datos así como la contabilidad financiera y de costos.
La función administrativa financiera está muy ligada con la economía y la
contaduría.
La importancia de la función financiera depende en gran parte del tamaño de la
empresa. En empresas pequeñas la función financiera la lleva a cabo
35
normalmente el departamento de contabilidad, a medida que la empresa crece
la importancia de la función financiera da por resultado normalmente la creación
de un departamento financiero separado; una unidad autónoma vinculada
directamente al presidente de la compañía, a través de un administrador
financiero. La administración financiera actual se contempla como una forma de
la economía aplicada que hace énfasis a conceptos teóricos tomando también
información de la contabilidad.
El conocimiento de la economía es necesario para entender tanto el ambiente
financiero como la teoría de decisiones que son la razón fundamental de la
administración financiera. La función financiera es necesaria para que la
empresa pueda operar con eficiencia y eficacia.
Para muchos la función financiera y contable de un negocio es virtualmente la
misma.
Frente al tratamiento del manejo de los fondos, el contador, prepara los Estados
financieros partiendo de la premisa de que los ingresos se reconocen como
tales en el momento de la venta y los gastos cuando se incurren en ellos. El
administrador financiero se ocupa de mantener la solvencia de la empresa,
obteniendo los flujos de caja necesarios para satisfacer las obligaciones y
adquirir los activos fijos y circulantes necesarios para lograr los objetivos de la
empresa y en vez de reconocer los ingresos y los gastos como lo hace el
contador, este los reconoce con respecto a entradas y salidas de efectivo.
Frente a la toma de decisiones, las obligaciones del funcionario financiero de
una empresa difieren de las del contador en que este último presta la mayor
parte de su atención a la compilación y presentación de datos financieros, el
funcionario financiero evalúa los informes del contador, produce datos
adicionales y toma decisiones basado en su análisis.
36
El contador de la empresa suministra datos de fácil presentación en relación
con las operaciones de la empresa en el pasado, presente y el futuro. El
administrador financiero utiliza estos datos en la forma en que se le presentan o
después de haber hecho ciertos ajustes y modificaciones como un insumo
importante en el proceso de la toma de decisiones financieras. Esto no implica
que el contador nunca tome decisiones o que el administrador financiero nunca
recoja información.
2.2.4 Formas Básicas Organización de una Empresa Una de las primeras decisiones que se tendrá que tomar como propietario de
una empresa, es cómo deberá estructurarse. Esta decisión tendrá implicaciones
a largo plazo, por lo que se recomienda consultar con un contador y un
abogado para seleccionar el tipo de empresa idónea. Para tomar una decisión,
debe tenerse en cuenta lo siguiente:
• La visión del tamaño y naturaleza de la empresa.
• El nivel de control que se desea tener.
• El nivel de “estructura” con el que está dispuesto a lidiar.
• La vulnerabilidad de la empresa a demandas legales.
• Las implicaciones fiscales (de impuestos) de las distintasϖ formas de
propiedad de la empresa.
• Las ganancias (o pérdidas) anticipadas de la empresa.
• Si se necesitará o no volver a invertir las ganancias en laϖ empresa.
• La necesidad de que el negocio pueda pagar un sueldo alϖ
propietario.
37
Existen dos formas principales para la organización de los negocios: personales
(unipersonales o propietarios únicos) y corporaciones (sociedades). Las
empresas personales son de mayor número, mientras que las sociedades o
corporaciones son las más importantes por el monto de ventas, activos,
utilidades y contribuciones fiscales.
A).Empresas Personales
Características:
La gran mayoría de empresas pequeñas se inician con un sólo propietario.
Estas compañías están en manos de una sola persona, quien normalmente es
responsable de las operaciones diarias para su funcionamiento. Los
propietarios únicos poseen todos los valores de la empresa y las ganancias
generadas por ésta (la administra para su beneficio propio). También asumen la
responsabilidad total por cualquiera de los pasivos o deudas. A los ojos de la
ley y del público, el propietario y su negocio son lo mismo. Ejemplos: Tienda de
abarrotes, taller mecánico, zapatería, etc.
Normalmente el propietario dirige la organización con la ayuda de algunos
empleados, casi siempre su capital se deriva de recursos personales o de
préstamos y es responsable de todas las decisiones.
B). Sociedades y/o Corporaciones
- Sociedades.
En una sociedad, dos o más personas comparten la propiedad de un solo
negocio o empresa. Al igual que los propietarios únicos, la ley no distingue entre
la empresa y sus dueños. Los socios deben contar con un acuerdo legal que
38
establece cómo se tomarán las decisiones, repartirán las ganancias, resolverán
las disputas, admitirán o ingresarán nuevos socios, comprarán las acciones de
un socio saliente, o qué pasos deberán seguirse para disolver la sociedad en
caso necesario. También deben decidir desde un principio, cuánto tiempo y
capital invertirá cada uno de los socios, etc.
Tiene las facultades de una persona, de poder demandar y ser demandada,
celebrar y ser objeto de contratos y adquirir propiedades a su nombre.
- Corporaciones.
Una corporación es una persona jurídica (distinta de una persona física) que a
menudo posee derechos amparados por la ley similares a aquellos de una
persona natural, pueden referirse como corporaciones a las “personas morales”.
Una corporación puede ser un ayuntamiento, una universidad, una iglesia, una
empresa, un gremio, un sindicato u otro tipo de persona colectiva. En la práctica
moderna, por contaminación del uso en inglés de la palabra corporación
muchas personas utilizan la palabra “corporación” para referirse a una entidad
comercial establecida de acuerdo al marco legal.
Una corporación, es considerada por la ley como una entidad única, separada y
aparte de sus dueños. Una corporación puede estar sujeta al pago de
impuestos, ser demandada y establecer contratos contractuales. Los
propietarios de una corporación son sus accionistas, quienes eligen a los
miembros del consejo de administración para que supervisen las políticas y
decisiones más importantes de la compañía. La corporación cuenta con una
vida propia y no se disuelve en caso de que cambien los propietarios.
39
- Características:
La corporación suele ser una forma de organización mercantil predominante en
lo que se refiere a ingresos y utilidades netas. El termino corporación asido
definido como: “una entidad artificial, invisible, intangible y que existe solamente
ante la ley, también se le conoce como entidad legal”
La Función Financiera en las diferentes formas de organización, La función de
la administración de efectivo, La administración del efectivo comprende el
manejo del dinero de la organización y obtener así la mayor disponibilidad de
efectivo y el máximo de ingresos por intereses sobre cualquier fondo que no se
esté utilizando. En el extremo la función comienza cuando un cliente extiende
su cheque para pagarle a la organización una cuenta por cobrar; la función
termina cuando un proveedor, un empleado o el gobierno obtiene fondos
cobrados por la organización para el pago de una cuenta por pagar o una
acumulación. Todos los activos entre estos dos puntos caen dentro de la esfera
de la administración del efectivo. Los esfuerzos de la organización para hacer
que los clientes paguen sus cuentas en tiempo determinado caen dentro de la
administración de las cuentas por cobrar. Por otra parte, su decisión sobre
cuando pagar las cuentas incluye la administración de las cuentas por pagar y
las acumulaciones.
Por lo general la tesorería o la gerencia financiera de una organización
administran el efectivo. El presupuesto de efectivo, útil para el proceso, suele
ser una proyección mensual de los ingresos y las deudas. El presupuesto de
efectivo indica la posible disponibilidad del mismo en relación tanto como el
momento como la magnitud. En otras palabras, dice cuanto efectivo es probable
que se tenga, cuando y durante cuánto tiempo. Es necesario tomar en cuenta la
incertidumbre y, para hacerlo, se preparan presupuestos de efectivo múltiples
40
bajo supuestos alternos. En esta forma el presupuesto de efectivo sirve de base
a la planeación y control del mismo.
Además del presupuesto de efectivo la organización necesita contar con
información sistemática sobre el efectivo, así como cualquier tipo de sistema de
control. Casi siempre la información se maneja por computadora, a diferencia
de otros sistemas manuales. En cualquier caso, es necesario obtener informes
frecuentes, de preferencia de forma diaria o incluso con más frecuencia, sobre
los saldos de efectivo en cada cuenta de banco, sobre el efectivo pagado, sobre
los saldos diarios promedios y sobre la situación en valores realizables de la
organización, así como un informe detallado de los cambios en esta posición.
Numerosos bancos proporcionan esta información vía Internet también es útil
disponer de información relativa a los ingresos y desembolsos de efectivo más
importantes que se esperan. Toda la información es esencial si la empresa
desea administrar su efectivo de modo eficiente.
El administrador financiero juega un papel importante en la empresa, sus
funciones y su objetivo pueden evaluarse con respecto a los Estados
financieros Básicos. Sus tres funciones primarias son:
- El análisis de datos financieros
- La determinación de la estructura de activos de la empres
- La fijación de la estructura de capital
1. Análisis de datos financieros (Planeación financiera). Esta función se
refiere a la transformación de datos financieros de tal manera que puedan
utilizarse para controlar la posición financiera de la empresa, a hacer planes
para financiamientos futuros, evaluar la necesidad para incrementar la
capacidad productiva y a determinar el financiamiento adicional que se requiera.
41
2. Determinación de la estructura de activos de la empresa
(Administración de los activos). El administrador financiero debe determinar
la cantidad de dinero que comprenden los activos circulantes y fijos, así como el
tipo de activos que se encuentran en el Balance de la empresa.
Una vez que se determinan la cantidad de dinero, el gerente financiero debe
determinar y tratar de mantener ciertos niveles óptimos de cada tipo de activos
circulante. Asimismo, debe determinar cuáles son los mejores activos fijos que
deben adquirirse. Debe saber en qué momento los activos fijos se hacen
obsoletos y si es necesario reemplazarlos o modificarlos.
La determinación de la estructura óptima de activos de una empresa requiere
de perspicacia y estudio de las operaciones pasadas y futuras de la empresa,
así como también comprensión de los objetivos a largo plazo.
3. Determinación de la estructura de capital (Generación de fondos). Esta
función se ocupa del pasivo y capital en el Balance. Deben tomarse dos
decisiones fundamentales acerca de la estructura de capital de la empresa.
Primero debe determinarse la cantidad de dinero más adecuada de
financiamiento a corto plazo y largo plazo, esta es una decisión importante por
cuanto afecta la rentabilidad y la liquidez general de la compañía. Debe
determinar cuáles fuentes de financiamiento a corto o largo plazo son mejores
para la empresa en un momento determinado. Muchas de estas decisiones las
impone la necesidad, algunas requieren un análisis minucioso de las
alternativas disponibles, su costo y sus implicaciones a largo plazo.
El administrador financiero al hacer una evaluación del Balance General, debe
observar el funcionamiento de la empresa y buscar áreas problemáticas y áreas
que sean susceptibles de mejoras. Al determinar la estructura de activos de la
empresa, se da forma a la parte del activo y al fijar la estructura de capital se
42
están construyendo las partes del pasivo y capital en el Balance. También debe
cumplir funciones específicas como:
- Evaluar y seleccionar clientes
- Evaluación de la posición financiera de la empresa
- Adquisición de financiamiento a corto plazo
- Adquisición de activos fijos
- Distribución de utilidades
El objetivo final que debe cumplir el administrador financiero debe ser alcanzar
los objetivos de los dueños de la empresa. Frente a esto el administrador debe
plantear una estrategia más viable que los esfuerzos para maximizar utilidades.
Una estrategia que haga hincapié en el aumento del valor actual de la inversión
de los dueños y en la implementación de proyectos que aumenten el valor en el
mercado de los valores de la empresa.
Al utilizar la estrategia de maximizar la riqueza, el gerente financiero se enfrenta
con el problema de la incertidumbre al tener en cuenta las alternativas entre
diferentes tipos de rendimiento y los niveles de riesgo correspondientes.
Utilizando su conocimiento de estas alternativas previstas de riesgo -
rendimiento, perfecciona estrategias destinadas a incrementar al máximo la
riqueza de los dueños a cambio de un nivel aceptable de riesgo.
43
2.3 CONTROL INTERNO9.
Se define el control interno como “un proceso, efectuado por la junta directiva
de la entidad, la gerencia y demás personal, diseñado para proporcionar
seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos en las siguientes
categorías:
- Eficacia y eficiencia en las operaciones
- Fiabilidad de la información financiera y operativa
- Salvaguardar recursos de la entidad
- Cumplimiento de las leyes y normas aplicables
- Prevenir errores e irregularidades”
2.3.1 Objetivos del Control Interno
- Proteger los activos que son utilizados para las actividades de la
Empresa.
- Obtener información exacta. - Creación de normas y procedimientos internos.
- Hacer que los empleados respeten las leyes y los reglamentos
internos y externos.
9Carl S. Warren, James M. Reeve y Philips E. Fess, Contabilidad Financiera, 9a. edición, pág. 355
44
2.3.2 Elementos del Control Interno
Para que la administración pueda lograr los objetivos de control interno dentro
de la entidad, es necesario aplicar los siguientes elementos:
• Ambiente de Control.- Está dado por los valores, la filosofía, la conducta
ética y la integridad dentro y fuera de la organización. Es necesario que el
personal de la empresa, los clientes y las terceras personas relacionadas
con la compañía, los conozcan y se identifiquen con ellos.
• Evaluación de riesgos.- Consiste en la identificación de los factores que
podrían hacer que la entidad cumpla sus objetivos propuestos. Cuando se
identifiquen los riesgos, éstos deben gestionarse, analizarse y controlarse.
• Procedimientos de control.- Son emitidos por la dirección y consiste en
políticas y procedimientos que aseguran el cumplimiento de los objetivos de
la entidad, y que son ejecutados por toda la organización. Además brindan
las medidas necesarias para afrontar los riesgos.
• Supervisión.- Mediante el monitoreo continuo efectuado por la
administración se evalúa si los funcionarios realizan sus tareas de manera
adecuada o si es necesario realizar cambios. La supervisión comprende
supervisión interna (auditoría interna) por parte de las personas de la
empresa y evaluación externa (auditoría externa) que la realizan entes
externos a la empresa.
• Sistemas de información y comunicación.- Se utilizan para identificar,
procesar y comunicar la información al personal, de tal manera que le
permita a cada empleado conocer y asumir sus responsabilidades. La alta
administración debe transmitir mensajes claros acerca de las actividades de
45
la entidad y de la gestión y control que se realizan en cada una de ellas.
Igualmente, se puede obtener información de fuentes externas para mejorar
los controles y comunicar cualquier anomalía a la administración.
Elementos del procedimiento de control que ayudan a la prevención del
fraude:
• Procedimientos de control
• Personal competente y rotación de puestos
• Custodios de activos
• Separación de funciones
• Medidas de seguridad
• Firmas autorizadas
Control interno sobre el efectivo Los objetivos de un eficaz sistema de control interno sobre el efectivo se
pueden resumir en dos:
1. Salvaguardar el efectivo.
2. Lograr una Contabilidad más precisa.
Para alcanzar estos objetivos, se deben dictar políticas empresariales que
determinen por escrito los procedimientos de recaudo, custodia y desembolsos
del efectivo, así:
- Separar las funciones financieras, especialmente las que se refieren al
recaudo del efectivo y al registro contable.
46
- Conseguir que el efectivo recaudo durante el día sea depositado, a más
tardar, el siguiente día en forma exacta a las cuentas bancarias de la
empresa.
- Exigir que todo desembolso se haga por medio de cheque girado a nombre
de la beneficiaria, y para el libramiento, consten con las firmas de dos
funcionarios autorizados.
Control interno de inventario10.
El costo del inventario es un elemento importante en los estados financieros de
muchas empresas. ¿A qué se refiere el término inventario? El inventario
consiste en: 1) Las mercancías se tiene para vender al realizar las actividades
cotidianas de la empresa, y 2) los materiales en proceso de producción o
disponibles para fines de producción. Debe empezar en cuanto se reciben los
artículos. El departamento de recepción de la empresa debe llenar los informes
de recepción foliados para iniciar la contabilización del inventario. A fin de que
los artículos recibidos sean los que realmente se pidieron, cada informe de la
mercancía. De igual manera el precio con el que solicitaron los artículos, como
aparece en el pedido de compra, debe comprarse contra el precio que el
proveedor carga a la compañía, según se muestra en su factura, la compañía
debe registrar las mercancías y la cuenta por pagar en los registros contables.
Entre los controles para salvaguardar los inventarios se incluye la instauración
de medidas de seguridad para evitar daños a las mercancías o robos por parte
de los empleados. Las mercancías, deben almacenarse en una bodega o en
otra área de acceso restringido, a la que se permita el paso sólo a empleados
autorizados. El retiro de mercancías del almacén debe controlarse con el uso de
requisiciones debidamente autorizadas. El área de almacén debe tener un 10Carl S. Warren, James M. Reeve y Philips E. Fess, Contabilidad Financiera, 9a. edición, pág. 355
47
ambiente controlado para evitar daños causados por el clima. Además, cuando
la empresa no esté trabajando o no esté abierta, el almacén debe permanecer
cerrado con llave.
El uso de un sistema de inventario perpetuo también proporciona un medio
efectivo de control de inventario. Las existencias de cada tipo de mercancía
están siempre disponibles en un libro mayor de inventario auxiliar. Además este
libro mayor puede ser útil para mantener las existencias en niveles adecuados.
Es frecuente que la comparación de los saldos contra niveles máximos y
mínimos predeterminados permita solicitar oportunamente nueva mercancía y
evitar que se ordene en exceso.
A fin de lograr la exactitud en la cantidad de existencias que se presenta en los
estados financieros, las empresas comerciales deben tomar un inventario físico,
es decir, contar las mercancías. En el sistema de inventario perpetuo, el
inventario físico se compara contra el inventario registrado para así determinar
las mermas o faltantes. Si la merma de inventario es inusualmente grande, los
directivos pueden investigar y tomar medidas necesarias para corregirla. Saber
que se tomará el inventario físico también ayuda a evitar robos por parte de los
empleados, o bien, el mal uso de los artículos en existencia.
¿Cómo toman las empresas el inventario físico?, El primer paso de este
proceso consiste en determinar la cantidad que se tiene de cada tipo de
mercancía propiedad de la empresa. Una práctica común es utilizar equipos de
dos personas. Una determina la cantidad y la otra elabora, en hojas de conteo
de inventario, una lista con la cantidad y descripción. Por lo general, los
supervisores o un segundo equipo de conteo verifican las cantidades de
artículos de costo mayor. ¿Qué mercancías deben incluirse en un inventario?
48
Todas las mercancías que son propiedad del negocio a la fecha del inventario.
En el caso de mercancías en tránsito, el propietario es el titular (el vendedor o
comprador) de la mercancía en la fecha que se levanta el inventario. A fin de
determinar quién es el titular, es necesario analizar las facturas de compra y
venta de los últimos días del periodo en curso y los primeros días del periodo
siguiente. Efecto de los errores del inventario en los estados financieros.-
Cualquier error al contar las existencias en inventario afecta tanto al balance
general como al estado de resultados. Por ejemplo un error en el inventario
físico lleva a la presentación equivocada del inventario final, activos circulantes
y total de activos en el balance general. Ello se debe a que el inventario físico
es la base para registrar los asientos de ajuste relacionados con la merma en
inventarios. Asimismo, un error al tomar el inventario físico origina errores en la
presentación del costo de las mercancías vendidas y la utilidad bruta y neta en
el estado de resultados. Además, debido a que la utilidad neta se cierra contra
el capital contable al terminar el periodo, dicho capital se presenta
erróneamente en el balance general. Estos errores del capital contable
equivalen al error en el inventario final, activos circulantes y total de activos.
49
2.4 NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACION FINANCIERA- NIIF'S11
NIIF 1 Adopción por primera vez de NIFF. Vigencia 01-01-2004.- Presenta
una visión general para una empresa que adopte las NIFF por primera vez
como base de presentación de sus estados financieros anuales con carácter
general, correspondiente al ejercicio terminado el 31 de diciembre de 2005.
Exige:
1. Seleccionar sus políticas contables en función de las NIIF, vigentes al 31
de diciembre de 2005.
2. Preparar, al menos los estados financieros de 2005 y 2004 y rehacer a
efectos comparativos con carácter retroactivo el balance de apertura
(primer periodo para el que presente estados financieros comparativos
completos), aplicando las NIFF vigentes al 31 de diciembre de 2005.
a. Dado que la NIC 1 exige como mínimo la presentación de
información comparativa del ejercicio anterior al periodo que se
presenta, el balance de ape3rtura será el del 1 de enero de 2004,
cuando no el anterior.
b. Si una empresa que adopte estas normas el 31 de diciembre de
2005 presente una selección de datos financieros (sin presentar
unos estados financieros completos) conforme a NIIF para
periodos anteriores a 2004, además de los estados financieros
completos de 2004 y 2005, esto no cambia el hecho de que su
11Pedro Zapata Sánchez, Contabilidad General, Quinta Edición, pág. 14-16
50
balance de apertura conforme a NIIF tenga facha del 1 de enero
de 2004.
Para el caso de Ecuador, los ejercicios correspondientes son los que
concluyan en 2009 y 2008.
NIIF 2 Pagos basados en acciones. Vigencia 01-01-2005.-Establece el
tratamiento contable de una operación en la que una sociedad reciba o
adquiera bienes o servicios, ya sea en contraprestación por sus instrumentos de
capital, o mediante la asunción de pasivos de importe equivalente al precio de
las acciones de la sociedad o a otros instrumentos de capital de la sociedad.
NIIF 3 Combinación de negocios. Vigencia 31-03-2004 (reemplaza a la NIC 22).- Dispone la información financiera que debe presentar una sociedad
cuando lleva a cabo una combinación de negocios. El método de compra se
utiliza para todas las combinaciones de negocios. (El método de unión de
intereses, que se utilizaba en virtud de la NIC 22 en determinados casos, queda
prohibido).
NIIF 4 Contratos de seguros. Vigencia 01-01-05.- Instituye los requisitos de
información financiera aplicables a contratos de seguros, hasta que el Consejo
de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) termine la segunda fase de
su proyecto sobre normas aplicables a los contratos de seguros.
NIIF 5 Activos no corrientes mantenidos para la venta y explotaciones en Interrupción definitiva. Vigencia 01-01-2005.- Implanta el tratamiento
contable de los activos mantenidos para la venta y los requisitos de
presentación e información de explotaciones en interrupción definitiva. Introduce
la clasificación “mantenido para la venta” y el concepto de conjunto de
51
enajenación (grupo de activos que se enajena en una misma operación,
incluidos los correspondientes pasivos que también se transfieren).
NIIF 6 Exploración y evaluación de recursos minerales. Vigencia 01-01-2006.- Define los requisitos de presentación de información financiera
aplicables a la exploración y evaluación de recursos minerales. Una sociedad
puede desarrollar su política contable para activos de exploración y evaluación
de conformidad con las NIIF, sin considerar específicamente los requisitos
recogidos en los párrafos 11 y 12 de la NIC 8, que establecen la jerarquía de las
fuentes de PCGA según NIIF; a falta de una norma específica. Por ello, una
sociedad que adopte la NIIF 6 podrá seguir utilizando sus políticas contables
existentes.
NIIF 7 Instrumentos financieros: Información a revelar. Vigencia 01-01-2007.- Requiere a las entidades que, en sus estados financieros, revelen
información que permita a los usuarios evaluar:
a. La relevancia de los instrumentos financieros en la situación financiera y
en el rendimiento de la entidad; y,
b. La naturaleza y el alcance de los riesgos procedentes de los
instrumentos financieros a los que la entidad se haya expuesto durante el
ejercicio y en la fecha de presentación, así como la forma de gestionar
dichos riesgos.
NIIF 8 Segmentos operativos. Vigencia 01-01-2009.- Exige que las entidades
adopten “el enfoque de la dirección” al revelar información sobre el resultado de
sus segmentos operativos. En general, ésta es la información que la dirección
utiliza internamente para evaluar el rendimiento de los segmentos y decidir
cómo asignar los recursos a los mismos.
52
2.4.1 Norma Internacional de Contabilidad Nº2 – Existencias12
Esta Norma revisada sustituye a la NIC 2 (revisada en 1993) Existencias, y se
aplicará en los ejercicios anuales que comiencen a partir del 1 de enero de
2005.
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de las
existencias. Un tema fundamental en la contabilidad de las existencias es la
cantidad de coste que debe reconocerse como un activo, y ser diferido hasta
que los correspondientes ingresos ordinarios sean reconocidos.
Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese coste,
así como para el posterior reconocimiento como un gasto del ejercicio,
incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor
neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas de coste que
se utilizan para atribuir costes a las existencias.
Existencias son activos: (a) poseídos para ser vendidos en el curso normal de la
explotación; (b) en proceso de producción de cara a esa venta; o (c) en forma
de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción,
o en la prestación de servicios.
Valor neto realizable: es el precio estimado de venta de un activo en el curso
normal de la explotación, menos los costes estimados para terminar su
producción y los necesarios para llevar a cabo la venta.
12D. Juan M. Aguirre Ormaechea, Contabilidad General-Nuevas Normas Internacionales de Contabilidad, edición VI, pág. 840
53
Valor razonable: es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo o
cancelado un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, que
realizan una transacción en condiciones de independencia mutua.
Entre las existencias también se incluyen los bienes comprados y almacenados
para revender, entre los que se encuentran, por ejemplo, las mercaderías
adquiridas por un minorista para revender a sus clientes, y también los terrenos
u otras inversiones inmobiliarias que se tienen para ser vendidos a terceros.
También son existencias los productos terminados o en curso de fabricación por
la entidad, así como los materiales y suministros para ser usados en el proceso
productivo. En el caso de un prestador de servicios, las existencias incluirán el
coste de los servicios para los que la entidad aún no haya reconocido el ingreso
ordinario correspondiente.
El coste de las existencias comprenderá todos los costes derivados de la
adquisición y transformación de las mismas, así como otros costes en los que
se haya incurrido para darles su condición y ubicación actuales. El coste de las
existencias, se asignará utilizando los métodos de primera entrada primera
salida (FIFO) o coste medio ponderado.
La entidad utilizará la misma fórmula de coste para todas las existencias que
tengan una naturaleza y uso similares dentro de la misma. Para las existencias
con una naturaleza o uso diferente, puede estar justificada la utilización de
fórmulas de coste también diferentes.
El costo de los inventarios de productos que no son habitualmente
intercambiables entre sí, así como de los bienes y servicios producidos y
54
segregados para proyectos específicos, se determinará a través de la
identificación específica de sus costos individuales.
Cuando los inventarios sean vendidos, el importe en libros de los mismos se
reconocerá como gasto del periodo en el que se reconozcan los
correspondientes ingresos de operación.
El importe de cualquier rebaja de valor, hasta alcanzar el valor neto realizable,
así como todas las demás pérdidas en los inventarios, serán reconocidas en el
periodo en que ocurra la rebaja o la pérdida.
El importe de cualquier reversión de la rebaja de valor que resulte de un
incremento en el valor neto realizable, se reconocerá como una reducción en el
valor de los inventarios, que hayan sido reconocidos como gasto, en el periodo
en que la recuperación del valor tenga lugar.
55
2.5 MODELOS DE INVENTARIOS
En todos los ambientes de negocios, el gerente o propietario, debe saber cómo
y cuándo hacer pedidos para mantener las existencias suficientes y satisfacer la
demanda, restableciendo al inventario continuamente, sin caer en el problema
que representa mantener cantidades demasiado grandes o muy pequeñas en
existencias, ya que las dos situaciones pueden causar problemas en los
resultados económicos de las empresas y, lo que es más, la pérdida del
prestigio de las firmas comerciales hacia los clientes. De esta forma se puede
concluir que una administración eficaz de los inventarios puede representar la
obtención de utilidades en las empresas, o un manejo ineficiente de los mismos,
pérdidas significativas en las mismas.
2.5.1 Características claves de un modelo de Inventarios13
• El inventario pertenece a uno y tan solo un artículo.
• El inventario se abastece por lotes en vez de remplazarse
continuamente.
• La demanda es determinística y ocurre a una tasa constante conocida de
(D) unidades por período.
• El tiempo guía (L) es determinístico y se conoce (por ejemplo, L = 2
semanas significa que un pedido colocado hoy llega al inventario 2
semanas después).
• El déficit no está permitido. Es decir, siempre debe haber suficiente
inventario a la mano para satisfacer la demanda.
• Los pedidos ocurren en una cantidad fija (Q*), cuando el inventario llega
a un cierto punto hay que realizar nuevos pedidos (R). La implantación
13Ing. Fernando Borja, Administración de Abastecimientos-Nota Técnica, edición 2010, pág. 25.
56
de esta política de reordenamiento requiere, por tanto, la comprobación
regular de inventario para determinar cuánto alcanza el nivel R. Los
valores apropiados tanto de (Q*) como de (R) se escogen para obtener
un costo total mínimo global basado en los siguientes componentes:
• Un costo de pedidos fijos de $K por pedido.
• Un costo de compra de $C por unidad, sin importar el número de
unidades pedidas (es decir, no existe ningún descuento de cantidad).
• Una tasa de transferencia (i) (es decir, el costo de conservación de H = (i
* C) por cada unidad en inventario por período.
• Los costos de déficit son irrelevantes por que los déficits no se
permiten.”2
Ejemplo.- Determinado laboratorio químico, requiere para sus análisis un
reactivo químico especial, el cual se solicita a un proveedor externo. Como jefe
de suministros, debe determinar cómo y cuándo hacer pedidos para asegurar
que al laboratorio nunca se le termine este componente químico y al mismo
tiempo, mantener el costo total tan bajo como sea posible.
Para aplicar el modelo se considera la siguiente información adicional:
1. Los registros anteriores indican que la demanda ha sido relativamente
constante a 1200 litros por mes y por tanto puede considerarse determinística.
2. El proveedor se ha comprometido a satisfacer los pedidos en 1 semana (es
decir tiempo guía L = 1 semana).
3. El déficit no está permitido.
4. Un costo fijo de $120 para cubrir los costos de colocar un pedido, pagar los
cargos de entrega; etc.
5. Un costo de compra de $40 por litro sin descuento de cantidad.
57
6. Una tasa de transferencia de 30% por año (es decir, i = 0.30) para reflejar el
costo de almacenar el componente químico en un área especial, así como el
costo de oportunidad del dinero invertido en el inventario ocioso.
Resolución.- Hay que unificar la información en término de un período común,
para el ejemplo consideraremos un año.
Con esta condición los datos útiles son:
1. D = Demanda anual D = 1.200 * 12 = 14.400
2. L = Tiempo guía L = 1 semana = 1/52 de año
3. i = Tasa de transferencia anual de i = 0.30
4. K = Costo de pedido K = $120 por pedido
5. C = Costo de compra C = $40 por litro
6. H = Costo de conservación anual por unidad=0.3*40=$12por litro al
año.
En primera instancia, para demostrar cómo varían los costos de administración
y conservación de acuerdo a las diferentes cantidades solicitadas y mantenidas
en el inventario, aplicaremos diferentes estrategias de pedidos y a través del
método del tanteo, evaluaremos cada una de ellas en la siguiente tabla. El
laboratorio trabaja 360 días al año.
59
2.5.2 Cantidad óptima de pedido14
En este tema se estudiará con detenimiento la forma de llegar a determinar a
través de las distintas formulas, la cantidad óptima de pedido, considerando
para ello la combinación exacta entre los costos de administración o pedido y
los de conservación o mantenimiento.
Por lo señalado en la unidad anterior, es preciso determinar una estrategia tal
que se equilibren los costos de administración y conservación.
Estrategia óptima
Esta estrategia se obtiene como producto de derivar la fórmula del costo total:
14Ing. Fernando Borja, Administración de Abastecimientos-Nota Técnica, edición 2010, pág. 28.
60
Como se pude apreciar el costo total de la cantidad óptima de pedido Q* es
inferior a todos los demás costos calculados en la tabla, con lo cual se
demuestra que el costo de equilibrio es el menor.
Con los datos así obtenidos es factible obtener el número de pedidos por
período y el tiempo entre pedidos y la determinación del punto de nuevos
pedidos de acuerdo a la cantidad óptima de pedidos.
Lo cual significa que de acuerdo a la cantidad óptima, se deben realizar 27
pedidos en promedio.
Es decir que tendrá que realizar los pedidos cada 13 días.
61
Una vez que se ha determinado la cantidad óptima de pedido, el número de
pedidos y cada qué tiempo pedir, es necesario calcular cuando colocar dichos
pedidos. Esto es necesario para identificar el punto de nuevos pedidos.
Punto de nuevos pedidos R= L * D = 1/52 *14.400 = 276.9 unidades.
Cuando el inventario del reactivo alcance un nivel de 277 litros, debe colocarse
un nuevo pedido de 537 litros.
2.5.3 Métodos de costeo de inventario en un sistema de inventario
perpetuo15
En el sistema de inventario perpetuo, todos los incrementos y decrementos de
mercancías se registran de manera parecida a la que se emplea para registrar
los incrementos y decrementos del efectivo, como se señaló en el capítulo
anterior. La cuenta de inventario de mercancías al principio del ejercicio
contable indica las existencias de mercancías en esa fecha Las compras se
registran con cargo a Inventario de mercancías y abono a Efectivo o Cuentas
por pagar. En la fecha de cada venta se registra el costo de las mercancías
vendidas con un débito en Costo de las mercancías vendidas y un crédito en
Inventario de mercancías.
Al comprar unidades idénticas de un producto diferentes costos unitarios
durante un periodo debe suponerse un flujo de costos.
15Carl S. Warren, James M. Reeve y Philips E. Fess, Contabilidad Financiera, 9a. edición, pág. 360.
62
2.5.3.1 Método de primeras entradas, primeras salidas (PEPS)
Muchas empresas tratan de vender los artículos en el orden en que los
compran. Ello resulta especialmente válido en el caso de los bienes
perecederos y otros cuyos estilos o modelos cambian con frecuencia. Por
ejemplo, las tiendas de abarrotes colocan en sus estantes los productos lácteos
por fecha de caducidad. De igual manera, las tiendas de ropa para dama y
caballero exhiben las prendas por temporada. Al final de cada temporada,
muchas veces tienen baratas para sacar de la tienda la ropa de la temporada
que termina o ya pasada de moda.
Por ende, el método de primeras entradas, primeras salidas, suele ser
compatible con el movimiento o flujo físico de las mercancías.
Siendo éste el caso, el método PEPS genera resultados casi iguales a los
obtenidos identificando los costos específicos de cada artículo vendido y
existente en el inventario.
Cuando se utiliza el método PEPS para costear el inventario, los costos se
incluyen en el costo de las mercancías vendidas en el orden en que se incurre
en ellos.
En la figura 9-3 se muestran los asientos de libro diario de compras y ventas,
así como la cuenta del libro mayor auxiliar de inventarío del artículo 127B. En la
cuenta puede verse el número de unidades en existencia después de cada
transacción, junto con los costos totales y unitarios. Se supone que las
unidades se venden en $30 cada una, a crédito o a cuenta.
Se ilustra con los siguientes datos, del artículo 127B:
63
Artículo 127B Unidades Costo
Ene. 1
4
10
22
28
30
Inventario
Venta
Compra
Venta
Venta Compra
10
7
8
4
2
10
$20
21
22
• Asientos y cuenta Inventario perpetuo (PEPS) figura 9.3.
FECHA DESCRIPCIÓN DEBE HABER
Ene. 4 Cuentas por cobrar 210
Ventas 210
4 Costo de las mercancías vendidas 140
Inventarío de mercancías 140
10 Inventario de mercancías 168
Cuentas por pagar 168
22 Cuentas por cobrar 120
Ventas 120
22 Costo de las mercancías vendidas 81
Inventario de mercancías 81
28 Cuentas por cobrar 60
Ventas 60
28 Costo de las mercancías vendidas 42
Inventario de mercancías 42
30 Inventarios de mercancías 220
Cuentas por pagar 220
64
Observe que después de vender siete unidades el 4 de enero se tenían en
inventario tres unidades, a $20 cada una. Las 8 unidades compradas el 10 de
enero se adquirieron con costo unitario de $21, no de $20. Por lo tanto, el
inventario después de la compra del 10 de enero se presenta en dos líneas, tres
unidades a $20 cada una y ocho a $21. A continuación, observe que el costo de
$81 de las 4 unidades vendidas el 22 de enero se conforma de las tres
unidades restantes a $20 cada una y una más a $21. En este punto, hay 7
unidades en el inventario, con costo de S21 por unidad. El resto de la ilustración
se explica de manera similar.
Art. 127 B
Compras Costo de las mercancías vendidas
Inventario
Fecha Cantidad Costo
unitario
Costo
total
Cantidad Costo
unitario
Costo
total
Cantidad Costo
unitario
Costo
total
Ene 1 10 20 200
4 7 20 140 3 20 60
10 8 21 168 3 20 60
8 21 168
22 3 20 60
1 21 21 7 21 147
28 2 21 42 5 21 105
30 10 22 220 5 21 105
10 22 220
65
2.5.3.2 Método de costo promedio
Cuando se utiliza el método de costo promedio en un sistema de inventario
perpetuo, con cada compra se calcula un costo unitario promedio para cada tipo
de artículo. Este costo unitario se utiliza luego para determinar el costo de cada
venta, hasta que se realice otra compra y se calcule un nuevo promedio. Esta
técnica se llama promedio móvil.
Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los
valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para
luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario
incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.
El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, es similar o igual
que los otros, la devolución se hace por el valor en que se vendieron o se le
dieron salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto más
el margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal
que las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por el valor del
costo con que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser
parte de la ponderación. En el caso de las devoluciones en compras, estas
salen del inventario por el costo en que se incurrió al momento de la compra y
se procede nuevamente a realizar la ponderación.
El promedio ponderado es quizás el método más objetivo, ya que por el hecho
de promediar todos los valores estos resultan ser muy centrados, y no tienen
mayor efecto financiero sobre la empresa.
Por el hecho de promediar valores, el costo de venta resulta ser equilibrado, por
lo que la utilidad no se aleja mucho de la realidad, y el inventario final no queda
ni subvalorado ni sobrevalorado.
66
2.5.3.3 Método de valuación al costo más bajo o costo de mercado
Si el costo de reposición de un artículo existente en inventario es menor que el
de su compra original, se utiliza el método de costo más bajo o costo de
mercado (MBCM) para valuar el inventario. Mercado, en la expresión costo más
bajo o costo de mercado, es el costo de reposición de la mercancía a la fecha
del inventario. Este valor de mercado se basa en las cantidades que se
compran normalmente al proveedor habitual. En los giros donde la inflación es
la norma, los precios de mercado pocas veces bajan. En otros donde la
tecnología cambia con rapidez (por ejemplo, microcomputadoras y televisores),
es común la reducción de los precios de mercado. La ventaja principal del
método de costo más bajo o de mercado, es que la utilidad bruta (y el ingreso
neto) se reduce en el mismo periodo en el que ocurre la baja en el precio de
mercado.
Al aplicar el método de costo más bajo o de mercado, el costo original y el de
reposición pueden determinarse de tres maneras: 1) por cada artículo del
inventario, 2) por clases o categorías principales de inventario, o 3) respecto del
inventario en su totalidad. Por lo general, en la práctica se determinan el costo
original y el de reposición de cada artículo.
A manera de ejemplo, suponga que se tienen 400 unidades idénticas del
artículo A en inventario, adquiridas a un costo unitario de $10. 25 cada una. Si
costara $10.50 reponer el artículo en la fecha del inventario, éste costo se
multiplicaría por 400 para determinar el valor del inventario. Por otra parte si se
pudiera reponer el artículo a $9.50 la unidad se usaría el costo de reposición de
$9.50 para propósitos de valuación.
En la figura 9.7 se ilustra un método para organizar los datos de inventario y
aplicar el método de costo más bajo o de mercado a cada artículo de inventario.
67
El monto de la baja en el mercado, $450 ($15 520 - $15 070), se presentaría
por separado en el estado de resultados o se incluiría en el costo de las
mercancías vendidas. Independientemente de ello, la utilidad neta se reduciría
en el monto de la baja en el mercado.
• Determinación del inventario al costo más bajo o de mercado - figura 9.7.
Artículo
Existencias
Costo Unitario
Precio
de mercado unitario
Total
Costo
Mercado
Más bajo costo o de mercado
A 400 $10.25 $ 9,50 $ 4.100 $ 3.800 $ 3.800
B 120 22.50 24,10 2.700 2.892 2.700
C 600 8.00 7,75 4.800 4.650 4.650
D 280 14.00 14,75 3.920 4.130 3.920
Total $15.520 $15.472 $15.070
2.5.4 Sistemas computarizados de inventario perpetuo Los registros de un sistema de inventario perpetuo se pueden llevar
manualmente. Sin embargo, un sistema de este tipo es costoso y consume
mucho tiempo en empresas con grandes cantidades de artículos en inventario y
numerosas transacciones de compra y venta. En casi todos los casos, el
registro que se lleva para los sistemas de inventario perpetuo es el
computarizado. A continuación se ejemplifica el uso de computadoras para
llevar los registros de inventario perpetuo en tiendas minoristas:
68
1. Los detalles pertinentes de cada artículo en existencia, así como su
descripción, cantidad y tamaño, se capturan en un registro de inventario. Estos
registros conforman el archivo computarizado de inventario, cuyo total debe ser
igual al saldo de la cuenta del libro mayor de inventario.
2. Cada vez que se compra un artículo o es devuelto por un cliente, los datos
de inventario se capturan en los registros y archivos computarizados de
inventario.
3. Cada vez que se vende un artículo, el vendedor registra el código de barras
del artículo con un lector óptico. El lector capta el código magnético y marca la
venta en la caja registradora. Así, se actualizan los registros y archivos de
inventario.
4. Una vez que se toma el inventario físico, se capturan en la computadora los
datos anotados durante el conteo de las existencias. Estos datos se comparan
contra los saldos actuales y se imprime una lista de sobrantes y faltantes. Los
saldos de inventario se ajustan luego a las cantidades determinadas con el
conteo físico de las existencias.
Estos sistemas pueden extenderse para ayudar a los directivos en el control y
administración de los volúmenes de inventario. Por ejemplo, pueden colocarse
los nuevos pedidos de los artículos que se están vendiendo con mayor rapidez
antes de que se agoten las existencias. Es posible analizar los patrones de
venta anteriores para determinar cuándo deben hacerse rebajas a ciertas
mercancías y cuándo volver a surtir artículos de temporada. Además, estos
sistemas proporcionan a los administradores información necesaria para afinar
y ampliar sus estrategias de comercialización. Por ejemplo, los datos pueden
utilizarse para evaluar la efectividad dejas campañas de publicidad y las
promociones de venta.
69
CAPITULO III: METODOLOGIA INVESTIGACION Y ANÁLISIS DE RESULTADOS
3.1 Diseño de la investigación
3.1.1 Modalidad de Investigación Este trabajo posee un diseño desde el punto de vista de la profundidad;
explicativo ya que se encontró las causas y posibles consecuencias de los
problemas; y, el método descriptivo permitió a través de la aplicación de
conceptos generales de la teoría del Sistema Contable, proponer alternativas de
solución prácticas al problema de la “Casa Naturista Vida Plant”, que son
originados por la ausencia de un adecuado sistema de contabilidad.
Desde el punto de vista de las fuentes de consulta; Esta investigación es
bibliográfica, ya que permitió conocer, comparar, ampliar, profundizar y deducir
teorías y conceptualizaciones de varios autores sobre la temática de
investigación; y de campo porque se obtuvo información de primera mano
desde el lugar de los hechos.
70
3.1.2 Métodos de la Investigación
Observación científica: Mediante este proceso se percibirán los rasgos
existentes en el objeto de la investigación.
Inductivo.- El método inductivo al tratar un caso particular, por ejemplo
compra y venta de mercaderías nos permitió identificar el mejor mecanismo
para el control y registro de las mismas. Con ello abrimos la posibilidad de
contar con información contable basada en transacciones económicas
originales y verídicas, tomando en cuenta que la solución de un caso particular
ayudará a la solución general en la microempresa.
Deductivo.- El método de deducción permitió a través de la aplicación de
conceptos generales de la teoría del sistema contable, plantear soluciones al
problema que dentro de la microempresa se han originado por la ausencia de
un adecuado sistema de contabilidad.
Analítico.- El método analítico es un proceso de conocimiento que se inició
por la identificación de cada una de las partes que determinan la realidad. De
esta manera se estableció la relación causa-efecto entre los elementos que
componen el objeto de investigación.
3.2 Población y Muestra La población a investigarse fue la microempresa “Casa Naturista Vida Plant”
en la que laboran 5 personas (2 propietarios y 3 trabajadores).
Considerando que el universo de la investigación es muy reducido, la muestra
de la investigación corresponde al 100% de la población.
71
3.3 Técnicas e instrumentos de Recolección de datos
La Entrevista.- Mediante la entrevista se trató en forma directa y más amplia
los criterios que tienen los propietarios, empleados y la competencia, sobre la
gestión administrativa y financiera; así como la aplicación del proceso contable
y el control de los inventarios. A través de este instrumento se obtuvo de forma
más directa criterios sobre el tema de investigación.
La Observación.- Se observó las actividades relacionadas con el proceso de
gestión del control a las mercaderías del negocio; así como las necesidades,
requerimientos y otros de manera objetiva a través de unas vistas de campo.
Para lo cual se utilizó una ficha de observación.
Bibliográfica.- A través de las fuentes bibliográficas se obtuvo información
para la estructuración del marco teórico – conceptual de la investigación
propuesta, permitió conocer, comparar, ampliar, profundizar y deducir teorías y
conceptualizaciones de varios autores sobre la temática de la investigación.
72
3.3.1 Diseño de la entrevista
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Para la ejecución del proyecto de tesis “Diseño de un manual de manejo,
control y contabilización de inventarios para la Casa Naturista Vida Plant” previo
a la obtención del título de licenciada en contabilidad y auditoría, es necesario
que nos ayuden proporcionándonos la siguiente información, necesaria para el
estudio del presente proyecto, por lo que solicito de su valiosa colaboración
para llenar la presente entrevista:
INSTRUCCIONES: seleccione una de las opciones propuestas, marcando con
una X.
1. ¿Llevan un registro de toda la mercadería que tienen dentro de la
microempresa? SI ____ NO ____
¿Por qué? _______________________________________________
2. ¿Saben cuantas unidades tienen de cada producto, en cada local comercial
de su microempresa?
SI ____ NO ____ ¿Por qué? _______________________________________________
3. ¿Cada qué tiempo realizan los pedidos para mantener los productos
disponibles para la venta? Cada mes ____ Cada trimestre ____ Cada Cuatrimestre ____ Cada Semestre ____ Al año ____ Otro ___________________
73
4. ¿Utilizan algún método de valoración de mercaderías para saber el saldo de
cada producto? SI ____ NO ____ ¿Por qué? ______________________________________________
5. ¿Tienen conocimiento de la existencia de la tarjeta llamada kárdex? SI ____ NO ____ ¿Por qué? ______________________________________________
6. ¿Es Importante para usted dejar constancia del ingreso y egreso de cada producto? SI ____ NO ____ ¿Por qué? _______________________________________________
7. ¿Es Importante para usted tener un control adecuado de sus inventarios?
SI ____ NO ____ ¿Por qué? _______________________________________________
8. Al establecer niveles óptimos de stock, ¿Creen que se evitaría una escasez o excesiva existencia de productos?
SI ____ NO ____ ¿Por qué? _______________________________________________
9. ¿Es importante para usted implementar un manual que ayude en el manejo,
control y contabilización de sus inventarios? SI ____ NO ____ ¿Por qué? _______________________________________________
¡Gracias por su colaboración!
74
Esta entrevista se aplico a los dos propietarios, y a los responsables de cada
local, 3 empleados uno por cada local.
3.4 Tratamiento y análisis de los resultados Pregunta 1: ¿Llevan un registro de toda la mercadería que tienen dentro de la microempresa?
El 100% de los entrevistados a la pregunta 1 respondieron que si se llega un
registro de toda la mercadería dentro de la microempresa; sin embargo
manifiestan que no se llevan los controles adecuados.
75
Pregunta 2. ¿Saben cuantas unidades tienen de cada producto, en cada
local comercial de su microempresa?
Los propietarios es decir el 40%, manifiestan que si pero quienes operan la
mercadería en los locales no tiene conocimiento y son el 60%, luego de
investigar un poco más sobre este tema se determino que el inventario esta
desactualizado, y no cuentan con un stock para hacer los pedidos.
Pregunta 3. ¿Cada qué tiempo realizan los pedidos para mantener los productos disponibles para la venta? Todos supieron manifestar que cuando se acaba el stock, no hay una política
clara para pedir los productos
76
Pregunta 4. ¿Utilizan algún método de valoración de mercaderías para
saber el saldo de cada producto?
El 100%, de los entrevistados, manifestaron que no se lleva ningún método de
valoración, para saber el saldo de los productos.
Pregunta 5. ¿Tienen conocimiento de la existencia de la tarjeta llamada kárdex?
Solo una persona que administra uno de los locales tiene conocimiento de los
Kárdex y cómo funcionan.
77
Pregunta 6. ¿Es Importante para usted dejar constancia del ingreso y egreso de cada producto?
Todos consideraron que es importante llevar ordenadamente, los registros de
ingresos y egresos por cada producto.
Pregunta 7. ¿Es Importante para usted tener un control adecuado de sus inventarios?
Todos manifiestan la importancia de tener un control adecuado de los
inventarios, aunque no saben cómo.
78
Pregunta 8. Al establecer niveles óptimos de stock, ¿Creen que se evitaría
una escasez o excesiva existencia de productos?
Todos manifiestan que al establecer los niveles de stock, se evitaría la escasez
o la excesiva existencia de productos, sin embargo no cuentan con las
herramientas, físicas y tecnológicas para hacerlo.
Pregunta 9. ¿Es importante para usted implementar un manual que ayude en el manejo, control y contabilización de sus inventarios?
El 100%, de los entrevistados, manifestaron que un manual que ayude al manejo de los inventarios dentro de la microempresa, sería de gran ayuda para el crecimiento de la misma.
79
3.4.1 Análisis de Resultados
De la entrevista realizada, se llego a determinar los siguientes resultados en conjunto:
Los procedimientos que se van aplicar en la Casa Naturista Vida Plant,
referente al tema de inventarios, son: la toma física de los mismos para poder
así determinar el punto de partida, es decir, conocer con cuantas unidades
cuenta la empresa y cuál es el costo de cada una de las mercaderías; otro
procedimiento para aplicar es el que cuando se realice una nueva adquisición
se la debe registrar en la tarjeta manual llamada kárdex, para cada producto, y
así quedaran las constancias de ingreso y salida, lo cual va a lograr que la
información este consolidada, y la información de esta tarjeta manual
posteriormente cuando los propietarios realicen la adquisición de un equipo de
computo, se pueda llevar en el computador, es decir, se sistematizara el
manejo de la información.
De igual forma al momento de vender las mercaderías estas deben ser
registradas en la tarjeta kárdex manual, al instante que la mercadería sale de la
bodega e inmediatamente al momento de realizar la venta se emite Nota de
Venta, la cual permite el ingreso de los datos en la tarjeta kárdex que se
encuentra en el computador.
La cuenta mercaderías se lo realiza con el Sistema de Inventario Permanente,
el costo de la mercaderías se lo valora con el Método Promedio Ponderado.
La Casa Naturista Vida Plant, al no tener un adecuado control de Inventarios le
ocasiona tener un inventario o muy alto de mercaderías difíciles de vender o
muy bajo llegando al punto de que los clientes se vayan insatisfechos, esto se
da por no tener una persona autorizada de la custodia de la mercadería, quien
80
será la encargada de comunicar que de un determinado articulo amerita
realizarse un nuevo pedido, además se debe cuidar que no exista deterioro y
perdida como en algunas ocasiones a sucedido, volviéndose mercaderías
obsoletas; es por eso que la propietaria se ha dado cuenta que es
indispensable mantener un control de la mercadería y obtener informes más
reales ayudando en la toma de decisiones.
81
CAPITULO IV: DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL
4.1 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
4.1.1 Antecedentes
La Casa Naturista Vida Plant es una empresa familiar de carácter unipersonal
situada en la ciudad de Guaranda, cuya finalidad es la compra – venta de
medicina natural, asesoramiento en la suministración de la medicina natural; se
encuentra localizada en las calles Convención de 1884 No. 710 y Espejo de la
Parroquia Veintenilla de la ciudad de Guaranda, Provincia de Bolívar. Cuenta
con dos sucursales la una en el centro norte de la ciudad en las calles 7 de
Mayo No. 624 y Azuay; y, la otra en la ciudad de San Miguel ubicada en la calle
Pichincha y Eloy Alfaro Esquina, su representante legal es la Lic. Gladis Llanos
León.
La ausencia de un sistema de contabilidad en la microempresa Casa Naturista
Vida Plant, ha ocasionado la falta de registros contables: diario general, mayor
general, balances y registros auxiliares de control: bancos, proveedores,
clientes, inventarios, etc. lo que no permite a los propietarios de la
microempresa contar con información para tomar decisiones a tiempo y de
manera efectiva basados en información confiable y técnica.
El problema fundamental es la ausencia de un sistema adecuado de control y
registro de las transacciones económicas, en este sentido la Casa Naturista
Vida Plant únicamente lleva un registro de ingresos y egresos cuyo único
82
propósito es el de recabar información para fines tributarios, sin cumplir con el
ciclo contable que comprende desde la apertura con el análisis y registro de las
transacciones de libros hasta el cierre de los mismos, incluyendo procesos y
procedimientos complementarios para poder obtener resultados reales al final
de un periodo determinado.
Los registros contables sirven para conocer otros aspectos como:
• El aumento y disminución del patrimonio, es decir las pérdidas y
ganancias.
• Cómo el negocio ha crecido y desarrollado.
• El aumento de sus clientes.
• Cuál de los tres locales está siendo más productivo.
Es fundamental que se utilice un adecuado sistema de registro de las
transacciones económicas, en base a un Manual de contabilidad que respalde
los diferentes procesos contables, para obtener una información verídica,
confiable y oportuna para la toma de decisiones.
Según el Registro Único de Contribuyentes No. 0201273133001 (Ver anexo1),
a la propietaria de la microempresa lo define el Servicio de Rentas Internas
como una persona natural NO obligada a llevar contabilidad, y deberá cumplir
con la única obligación tributaria el de Régimen Simplificado-Actividades de
Comercio, cuya cuota mensual a pagar es de 12.84.
83
A continuación se presenta los Activos de la microempresa Casa Naturista Vida
Plant, a diciembre de 2011
ACTIVOS DE LA CASA NATURISTA VIDA PLANT A 2011
Caja – Bancos $ 37.768,96
Inventarios-Mercadería $ 73.656,10
Muebles y Enseres $ 14.800,00
Vehículos $ 13.000,00
Total activo $ 138.956,10
Fuente: Documentos negocio Elaborado por: Tania Barragán
4.1.2 Manejo contable del movimiento de mercaderías.
Las mercaderías se han venido controlado con documentos de adquisición, y
documentos de venta. La microempresa no cuenta con un sistema de control de
mercaderías, ya que por desconocimiento no han visto la necesidad de
implementar un manual de manejo, control y contabilización de inventarios.
Pero en la actualidad con la finalidad de mantener un registro y control
adecuado de la mercadería, el propietario tiene el firme convencimiento de que
un sistema le ayudara a determinar cuántas mercaderías ingresan a la
microempresa y cuantas salen de la misma.
84
4.1.3 Cobertura y Localización
Las disposiciones emitidas por el Servicio de Rentas Internas determinan que la
jurisdicción domiciliaria de la Casa Naturista Vida Plant es la ciudad de
Guaranda, pero si podrá operar con sucursales en cualquier lugar de la
Regional Centro Bolívar, sus clientes principales son los campesinos de las
comunidades aledañas son personas de bajos recursos económicos, por lo que
se trata de ofrecer productos no muy costosos pero de excelente calidad.
85
4.2 ANÁLISIS ESTRATÉGICO
• Objetivos
El objetivo principal.- es comercializar productos nutricionales y naturales,
de excelente calidad, confiabilidad y con responsabilidad, para que sus
clientes encuentren soluciones integrales a sus malestares, síntomas y
patologías.
El objetivo específico.- Brindar una excelente atención al cliente, con
personal calificado y capacitado en este campo.
• Visión
Lograr que nuestra Casa Naturista Vida Plant, se convierta en una empresa
reconocida a nivel de la Provincia Bolívar, por su persistencia en la
comercialización de productos medicinales de la mejor calidad para así
contribuir al bienestar y satisfacción de nuestros clientes.
• Misión
La Casa Naturista Vida Plant es una microempresa dedicada a la
comercialización de productos medicinales, brindando una atención
profesional y personalizada a nuestros clientes para ayudarles a vivir mejor.
86
4.2.1 Análisis FODA 4.2.1.1 Fortalezas
• La principal fortaleza de la Casa Naturista Vida Plant es la ubicación de sus
locales, la matriz se encuentra situada en el centro sur de la ciudad en la
calle Convención de 1884 y Espejo la cual es muy transitada ya que se
encuentra a pocos pasos del mercado 10 de Noviembre por lo que al pasar
las personas por ese lugar se fijan en el negocio.
• La microempresa cuenta con empleados que han estado en la
microempresa por varios años lo que permite que el ambiente de trabajo y la
atención al cliente sea el más adecuado, además la microempresa cuenta
con el espacio suficiente que incluso es utilizado para el asesoramiento
medicinal a sus clientes.
• Los productos que ofrece la Casa Naturista Vida Plant son de buena calidad,
que junto con el asesoramiento medicinal son el complemento perfecto.
4.2.1.2 Oportunidades
Al ser una de las pocas microempresas que se dedica a comercializar la
medicina natural en la ciudad de Guaranda, esto le permite a la microempresa
que tenga un amplio mercado, en el cual se puede posicionar como líder en
este giro del negocio; incrementando sus clientes ya no solo en Guaranda sino
también de otros cantones a nivel de la Provincia Bolívar y con el pasar del
tiempo a Provincias vecinas, en donde se requiera los productos que ofrece la
Casa Naturista Vida Plant.
87
4.2.1.3 Debilidades
• No tiene un control de sus mercaderías, al momento de ser adquiridas,
almacenadas ni cuando son vendidas y no cuenta con un sistema de
inventarios adecuado que permita aprovechar la información para la toma de
decisiones dando a la microempresa la oportunidad de expandirse a nivel
provincial ganado prestigio a través del tiempo.
• No cuentan con el apoyo y asesoramiento de un profesional en la rama de
contabilidad, esto ha conllevado a que el negocio haya sido multado y
cerrado por vender sin documentos autorizados por el Servicio de Rentas
Internas.
• Las utilidades del negocio no son verídicas, puesto que no se toma en
cuenta los gastos de arriendo de local, pago de planillas de los servicios
básicos y sueldos de los propietarios.
4.2.1.2 Amenazas
Si bien es cierto que la microempresa está evolucionando y tiene sus
oportunidades, también se expone a que las mercaderías puedan ser robadas,
si no cuenta con la seguridad debida, sin que los propietarios se den cuenta de
lo que realmente constaba en existencias ya que no se encuentran
inventariadas.
Además si la Casa Naturista Vida Plant no cuenta con el producto al momento
de ser solicitado, corre el riesgo de sufrir la pérdida de sus clientes.
88
4.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA
Por considerarse una empresa de carácter unipersonal, la Casa Naturista Vida
Plant, no cuenta con una estructura orgánica definida, los niveles gerenciales
(organizacionales y funcionales) están concentrados en los propietarios.
Cuando ellos no se encuentran presentes en el negocio, las actividades las
asumen sus empleados.
A continuación se grafica el Organigrama Estructural y el Organigrama
Funcional o de Posición.
Gráfico No. 1: Organigrama Estructural
Fuente: Casa Naturista Vida Plant
Elaborado por: Tania Barragán
GERENTE PROPIETARIA
CONTABILIDAD
BODEGA
VENTAS
89
4.4 ESTRUCTURA FINANCIERA CONTABLE
4.4.1 Fuentes de Financiamiento El Capital de la Casa Naturista Vida Plant es propio cuyo monto asciende a la
cantidad de $ 76.742,12, el mismo que se ha ido acumulando producto de las
utilidades en ventas y que ha sido reinvertido en el giro de operación propio de
la microempresa.
4.4.2 Sistema de Control y Gestión
A través de la observación de campo en la microempresa, se ha podido
determinar lo siguiente:
• No cuenta con políticas e instructivos que permitan ejercer un control
técnico y apropiado de las actividades administrativas y financieras.
• Su propietario toma decisiones basado en su juicio personal,
convirtiéndose sus decisiones en política de gestión administrativa y
financiera para la microempresa.
• No se aplica ninguna norma de control interno administrativo y financiero.
• No existe distribución de funciones, los propietarios realizan la mayor
parte de las actividades concentrado el poder y la responsabilidad,
90
3.4.3 Sistema Contable
En la Casa Naturista Vida Plant no existe un Sistema Contable, por lo tanto no
existe un adecuado proceso de contabilización de las transacciones que
ocurren a diario y la información con que cuentan no es confiable.
Un Sistema Contable ayudará a suministrar información cuantitativa y cualitativa
cuyo propósito es que los propietarios utilicen dicha información en la
planeación y control de las actividades que se realiza en la microempresa.
91
4.4.4 Estados Financieros
ACTIVO PASIVOCORRIENTE 111.425,06 CORRIENTE 10.730,72DISPONIBLE 37.768,96 EXIGIBLE CORTO PLAZO 216,48
Caja 5.120,33 Aportes IESS por Pagar 216,48Banco Pichincha 15.103,20 BENEFICIOS SOCIALES 8.727,97Banco Guayaquil 10.012,23 15% Participación Trabajadores 8.727,97Banco de Fomento 7.533,20 IMPUESTOS POR PAGAR 1.786,27
REALIZABLE 73.656,10 Impuesto a la renta por pagar 1.786,27Inventario de Mercaderías 73.656,10 TOTAL PASIVO 10.730,72
NO CORRIENTE 23.720,00 PATRIMONIO 124.414,34DEPRECIABLE Capital 76.742,12OPERACIONAL 27.800,00 SUPERAVIT
Muebles y Enseres 14.800,00 Utilidad del Ejercicio 47.672,22Vehículo 13.000,00 TOTAL PATRIMONIO 124.414,34
NO OPERACIONALES -4.080,00Depre. Acum.Muebles y Enseres -1.480,00Depre. Acum. Vehículo -2.600,00
TOTAL ACTIVO 135.145,06 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 135.145,06
(1) Saldos recontruidos en base a la información dada por los propietarios, y reportes de los locales
CASA NATURAL VIDA PLANTBALANCE GENERAL(1)
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011
92
VENTAS $ 286.309,92 100%Ventas 0% $ 238.694,26Ventas 12% $ 47.615,66
= Ventas netas $ 286.309,92- COSTO DE VENTAS $ 172.299,70 60%
Inventario Inicial $ 31.062,35Compras 0% $ 186.743,53Compras 12% $ 28.149,92
= Compras netas $ 214.893,45- Inventario Final dic-2010 $ 73.656,10= Utilidad Bruta en Ventas $ 114.010,22 40%- GASTOS ADMINISTRATIVOS $ 55.823,76 19%
Gasto sueldos $ 12.672,00Gasto IESS $ 2.597,76Gasto Décimo Tercero $ 12.672,00Gasto Décimo Cuarto $ 12.672,00Gasto Utiles de Oficina $ 120,00Gasto Servicios Básicos $ 900,00Gasto Impuestos Munipales y permisos $ 210,00Gasto Transporte $ 300,00Gasto Arriendo $ 7.200,00Gastos Generales $ 100,00Gasto Publicidad $ 600,00Gasto Combustible $ 1.200,00Gasto Aguinaldos $ 500,00Gto. Deprec. Muebles y Enseres $ 1.480,00Gto. Deprec. Vehículo $ 2.600,00
= UTILIDAD DEL EJERCICIO $ 58.186,46 20%15% TRABAJADORES $ 8.727,97 3%
$ 49.458,49 17%Impuesto a la Renta $ 1.786,27 1%Utilidad del Ejercicio $ 47.672,22 17%
(1) Saldos recontruidos en base a la información dada por los propietarios, y reportes de los locales
CASA NATURAL VIDA PLANTBALANCE RESULTADOS (1)
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011
93
4.5 ANÁLISIS FINANCIERO DE INDICADORES Para realizar el diagnostico y análisis financiero de la Casa Naturista Vida Plant,
se procedió a elaborar el Balance General y el Estado de Resultados del 01 de
enero al 31 de diciembre de 2011, con los datos de los ingresos, egresos y el
inventario.
TIPO DE INDICADOR FORMA DE CALCULO INDICE UNID INTERPRETACION
LIQUIDEZ
Liquidez corriente Activo corriente / Pasivo Corriente
10,38 $
Por cada dólar de deuda en el corto plazo se dispone de 10,38 dólares.
Prueba ácida (Activo corriente - Inventarios) / Pasivo corriente
3,52 $
Por cada dólar de deuda en el corto plazo se dispone de 3,52 dólares sin la generación de ventas del inventario.
Capital de trabajo neto Activo corriente - Pasivo Corriente
100.694,34 $ Es el capital que se dispone para
la operación normal del negocio ENDEUDAMIENTO
Solvencia Patrimonio / Activos 92,1% Es la estructura patrimonio de la empresa
Endeudamiento Pasivos / Activos 7,9% Es el peso de la deuda en la estructura de la empresa
Apalancamiento Activos / Patrimonio 1,09 Veces
Es el grado en el cual la rentabilidad se mejora, por el uso del endeudamiento
RENTABILIDAD
Margen Bruto Utilidad bruta en ventas / Ventas 39,8% Es la utilidad bruta obtenida después de descontar los costos de ventas.
Margen sobre Ventas Utilidad neta / Ventas 16,7% Mide la rentabilidad después de impuestos de todas las actividades de la empresa.
Rentabilidad sobre los activos (ROA) Utilidad neta / Activos 35,3% Muestra la capacidad del activo
en la generación de utilidades. Rentabilidad sobre los patrimonio (ROE) Utilidad neta / Patrimonio 38,3% Muestra la rentabilidad de la
inversión. GESTION
Días promedio de inventarios Compras de Inventarios / Inventarios
2,92 Veces Veces en que la empresa realiza
sus inventarios.
Rotación de inventarios (Inventario / Costo de ventas) x 365
125 días
Días requeridos para que la empresa convierta sus inventarios en cuentas por cobrar o efectivo
Rotación de Activos Ventas / Activos 2,12 Veces
Mide cuantas veces en el año hemos dado la vuelta a nuestros activos, mide la eficiencia de cómo los estamos utilizando.
Elaborado por: Tania Barragán
94
CAPITULO V: PROPUESTA: “DISEÑO DE UN MANUAL DE MANEJO, CONTROL Y CONTABILIZACIÓN DE INVENTARIOS
PARA LA “CASA NATURISTA VIDA PLANT”.
5.1 INTRODUCCIÓN
Desde la concepción de la microempresa “Casa Naturista Vida Plant” no tuvo
un manejo, control y contabilización adecuado de las mercaderías, al inicio de la
microempresa no se vio la necesidad de tener un control sobre la mercadería
ya que no existía muchos productos y los productos que tenían no eran
numerosos, pero con el paso de los años la microempresa a crecido ofreciendo
sus productos en dos locales más, por lo que cada vez es más difícil
determinarlos, ocasionando que año tras año no se determine las ganancias
exactas ya que no tienen estados financieros, ni se pueda controlar la
mercadería sin evitar el deterioro o caducidad de las mismas.
La decisión de implementar un manual que ayude en el manejo, control y
contabilización de los inventarios para la microempresa “Casa Naturista Vida
Plant” se da con la intención de mantener el inventario con un nivel de stock
optimo, por lo cual el método escogido para la elaboración del presente manual
es el promedio ponderado, ya que es el método más objetivo por el hecho de
promediar todos los valores, estos resultan ser muy centrados, y no tienen
mayor efecto financiero sobre la microempresa, al igual que se escogió el
sistema de inventario permanente o perpetuo, debido a que de esta manera
podemos conocer el saldo de los inventarios en cualquier momento del periodo
contable, lo cual es sumamente importante debido a que las adquisiciones se
deben planificar con anticipación.
95
5.2 OBJETIVO
• Brindar un soporte teórico y práctico que ayudará a la microempresa “Casa
Naturista Vida Plant”, administrar las mercaderías disponibles para la venta
correctamente en el transcurso de su existencia; y, salvaguardar los
recursos a través de la información financiera confiable, para la toma de
decisiones oportunas por parte los propietarios.
5.3 ALCANCE
El presente manual deberá ser aplicado en la Casa Naturista Vida Plant a los
inventarios, compras y ventas de productos que la microempresa ofrece, las
regulaciones, emitidas en este manual permitirán administrar y controlar los
recursos en forma clara y precisa.
5.4 NIVELES DE RESPONSABILIDAD
5.4.1 Gerencia General
La propietaria de la microempresa es quien tendrá que autorizar el inicio del
proceso de adquisición de nuevas mercaderías; emitir las transferencias,
cheques, depósitos, para cancelar el valor total o parcial de las facturas de
proveedores. Deberá emplear los recursos adecuadamente buscando nuevas
oportunidades que genere el crecimiento de la microempresa a través del
tiempo, atenderá las necesidades de los empleados oportunamente, controlará
los bienes, recibirá las recomendaciones que realice la persona de contabilidad,
evaluará constantemente los resultados obtenidos.
96
5.4.2 Contabilidad
El responsable es el contador, quien tendrá las funciones de registrar cada
ingreso y egreso de mercadería que se da por la compra o venta de la misma,
deberá registrar en el libro diario general, en el libro mayor general todos los
movimientos contables realizados en el negocio, esto ayudará a la gerencia en
la toma de decisiones cuando se efectúe una adquisición, además deberá
realizar controles a Bodega periódicamente.
5.4.3 Bodega
El encargado de la bodega será el propietario quien es el responsable de las
mercaderías, será el encargado de recibir, ordenar la mercadería cada vez que
exista un ingreso, también será el responsable de entregar la mercadería
cuando se realiza un egreso de bodega, deberá llevar un control simple de las
mercaderías para que pueda determinar e informar sobre la escasez de uno o
varios productos, para que se realice una nueva adquisición, informará también
cualquier anomalía que ocasione daños a las mercaderías.
Normas para la administración de bodegas:
• Ordenar los inventarios siempre que exista un ingreso o salida de los
mismos de la bodega.
• No permitir el acceso de personas ajenas a la bodega salvo el caso de
que estén acompañadas por el propietario de la microempresa.
• Evitar el manejo de muchas personas de los inventarios, bastará que la
persona responsable de la custodia de los inventarios en este caso el
97
propietario sea la persona que actualice los datos en los documentos de
soporte.
• Tomar precauciones y realizar los mantenimientos necesarios a la
bodega para evitar el deterioro o daño de las mercaderías.
• Al momento de un conteo físico de mercaderías la persona que es la
custodia del inventario debe realizar un informe sobre el resultado de las
mercaderías.
• Se deberán realizar supervisiones de la bodega para determinar si las
mercaderías se encuentran en su ubicación correcta, si se encuentran
las cantidades correctas, para verificar que los documentos de respaldo
consten con los saldos al día.
• Informar inmediatamente a la persona encargada de las adquisiciones,
cada vez que un producto se encuentre con la cantidad estimada entre
10 a 15 unidades, para realizar oportunamente una nueva adquisición del
o los productos.
5.4.4 Ventas
En esta sección se encuentran los empleados de la microempresa, quienes
serán los responsables del asesoramiento medicinal a los clientes como de la
entrega del producto en excelentes condiciones y al finalizar el día entregaran el
reporte de ventas a la Propietaria.
98
5.5 SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
Para el registro de las mercaderías en la contabilidad de la microempresa “Casa
Naturista Vida Plant”, se utilizaría el Sistema Permanente o Perpetuo, en cada
compra se utilizará la cuenta Inventario de Mercaderías, así como sus
auxiliares, Devoluciones de Compras, Descuentos en Compras, Transporte en
Compras. Para cuando se venda se utilizará las siguientes cuentas; Ventas,
Devoluciones en Ventas, Descuento en Ventas, Transporte en Ventas. Con esto
permitirá mantener el saldo de las mercaderías en cualquier momento del
periodo, para registrar las mercaderías en el Kárdex, se utilizaría el método de
valoración de mercaderías Promedio Ponderado, la aplicación de este método
se lo deberá hacer siempre en cada movimiento de compra, devoluciones de
compras. Y para cada movimiento de ventas, devoluciones en ventas. Con esto
se determinará el Costo Unitario, de cada uno de los productos, que cuenta la
empresa en cualquier momento del periodo contable.
5.6 MÉTODO DE VALORACIÓN DE MERCADERÍAS. El método que se va a utilizar para valorar las mercaderías es el Promedio
Ponderado, es el que va a otorgar siempre un precio promedio de las
mercaderías en cualquier momento, ya sea por la compra de nueva mercadería,
o por descuentos en compras que ocasiona que la mercadería baje su precio.
A continuación se presenta los asientos tipo de la cuenta Inventarios: Asiento
tipo para la adquisición de mercadería, venta de mercadería, asiento tipo para
cargar el costo y asiento tipo para registrar la utilidad bruta en ventas.
99
CASA NATURISTA VIDA PLANT LIBRO DIARIO
Fecha Descripción Parcial Debe $ Haber $ x/xx/xxxx Inventario de Mercaderías 2.000,00 IVA en Compras 12% 240,00 Bancos 2.240,00 Pichincha Cta. 10 2.240,00 V/registrar la adquisición de
mercadería al contado.
-x- x/xx/xxxx Caja 336,00 Ventas 300,00 IVA en Ventas 12% 36,00 V/registrar la venta de
mercadería.
-x- x/xx/xxxx Costo de Ventas 180,00 Inventario de
Mercaderías 180,00
V/registrar el costo de la venta anterior.
-x- x/xx/xxxx Ventas 286.309,92
Costo de Ventas 172.299,70 Utilidad Bruta en
Ventas 114.010,22
V/registrar la Utilidad Bruta en Ventas Obtenida en el ejercicio.
100
5.7 POLÍTICAS
5.7.1 Inventarios
• Se aplicará el método de valoración Promedio Ponderado en la Casa
Naturista Vida Plant para valorar las mercaderías.
• Se utilizará un Kárdex elaborado en Excel.
• Al registrar en el Kárdex los movimientos deben ser registrados al costo.
• El sistema para contabilizar las mercaderías que se utilizará es el
Sistema de Cuenta Permanente.
• Al registrar los Inventarios, para las ventas el precio debe ser; el valor del
costo de las mercaderías más la utilidad que determinen los propietarios
por las mercaderías que cuentan para la venta.
• Se deberá realizar por lo menos 2 veces en el año la toma física de los
inventarios.
5.7.2 Compras y Cuentas por Pagar
• Evaluar a los proveedores dos veces al año.
• Comprar productos de calidad, en la cantidad y la fecha establecida.
• Conseguir siempre el mejor precio posible, sin perder la calidad.
101
• Realizar una previsión de las necesidades cada 3 meses, tiempo en el
cual se realizará una nueva adquisición.
• Mantener continuidad del abastecimiento.
• Buscar distintos proveedores, con las mismas características.
• Mantener los niveles de calidad de los productos.
5.7.3 Ventas y Cuentas por Cobrar
• Los precios de todos los productos deberán estar expresados en dólares
de los Estados Unidos de América, incluyendo el IVA de ser el caso.
• La microempresa debe reservarse el derecho de modificar los precios sin
previo aviso.
• Se aceptarán pagos con depósito bancario o trasferencia electrónica, a la
cuenta corriente del Banco Pichincha a nombre de la propietaria.
• Para que el producto sea enviado a un determinado cliente, primero se
deberá verificar el depósito o la transferencia bancaria.
• Los gastos de envío del producto que se generen serán pagados por el
cliente.
• Tanto las ventas en los locales como por envío a domicilio, son bajo la
responsabilidad del cliente.
102
5.8 PROCEDIMIENTOS.
Para un mejor entendimiento de procedimientos de ingresos y egresos de
mercaderías, se presenta los siguientes flujos gramas
5.8.1 Adquisición o ingreso de mercaderías.
Procedimiento: Adquisición de mercaderías
Ámbito: Compras
Aplicación: Capital de Trabajo Adquisición de Mercaderías
Responsable Paso Actividad Guardalmacén 1 - Presenta a la Gerente la solicitud de adquisición
de mercadería. - Archiva Copia.
Gerente 2 - Recibe la orden de pedido. - Analiza la solicitud. - Acepta o rechaza el pedido. - Emite cheque, depósito o transferencia bancaria.
Proveedor 3 - Recibe y acepta el pedido. - Confirma el pago del pedido. - Envía mercaderías.
Guardalmacén 4 - Recibe, verifica y almacena la mercadería. - Entrega documentos al contador.
Contador 5 - Recibe documentos (factura) y archiva, para su posterior declaración.
Se empleará los siguientes formularios: Solicitud de mercadería: - Será impreso original y copia
Original: Gerente
Copia: Archiva Guardalmacén.
103
CASA NATURISTA VIDA PLANT FLUJO GRAMA DE COMPRAS
GUARDALMACÉN GERENTE PROVEEDOR CONTADOR
Elaborado por: Tania Barragán
Factura
Recibe, verifica y almacena la mercadería, envía copia de facturas al contador.
D
Archivo
Orden de pedido
Presenta a la Gerente la solicitud de adquisición de mercadería
Inicio F C A
B y E
Recibe y archiva documentos, para sustento de declaración de impuestos.
Recibe y acepta orden de pedido, confirma el pago y envía mercaderías.
Recibe, analiza, acepta o rechaza orden de pedido.
Analiza Orden de pedido A
Analiza Orden de pedido Factura
C (SI)
B (NO) Decisión
Archivo
D Acepta
E NO
Acepta
Decisión
E
Comunica al Guardalmacén.
F Envía la mercadería Archivo
Archivo
104
5.9.2 Venta o egreso de mercaderías
Procedimiento: Venta de mercaderías
Ámbito: Venta de Inventarios
Aplicación: Giro del negocio Venta de Mercaderías.
Responsable Paso Actividad Cliente 1 - Realiza el pedido Encargado de caja 2 - Recibe pedido y el dinero.
- Verifica mercadería disponible para la venta.
- Emite Nota de Venta y entrega mercadería.
- Archiva documentos y al final del día entrega al Guardalmacén.
Guardalmacén 3 - Recibe copia amarilla y celeste de la nota de venta.
- Actualiza el inventario y entrega documentos al contador.
Contador 4 - Recibe copia celeste de la nota de venta.
- Registra la factura. - Archiva documentos.
Se empleara los siguientes formularios:
Comprobante de venta; Será ingreso original y 2 copias.
Original: Cliente
Copia amarilla: Guardalmacén.
Copia celeste: Contador
105
CASA NATURISTA VIDA PLANT FLUJO GRAMA DE VENTAS
CLIENTE ENCARGADO DE CAJA GUARDALMACÉN CONTADOR
Elaborado por: Tania Barragán
Fin del proceso
B
A
Entrega el dinero
Realiza el pedido
Inicio D C A
Recibe copia celeste de la nota de venta, registra la factura y archiva documentos.
Recibe copia amarilla y celeste de la nota de venta. Actualiza el inventario y entrega documentos al contador.
Recibe pedido, el dinero, verifica mercadería, emite Nota de Venta, entrega mercadería y archiva documentos.
Nota de Venta (Copia celeste)
Nota de Venta (copia
amarilla y celeste)
Nota de Venta Archivo
Actualiza el inventario Mercadería
D B C
106
5.10 FORMATOS.
5.10.1 Evaluación de Proveedores. Como microempresarios, no es siempre posible tener un sólo proveedor, para lo
cual la Evaluación de proveedores permite obtener información de gran utilidad
para la toma de decisiones al momento de comprar los productos.
Para la evaluación de proveedores se deberá tener en consideración los
siguientes criterios y puntajes.
CRITERIOS PUNTAJE Cotización Menor a 1 día = 5 puntos
Entre 1 y 2 días = 4 puntos Entre 3 y 5 días = 3 puntos Entre 5 y 10 días = 2 puntos Mayor a 10 días = 1 punto
Calidad Calidad Muy Buena = 5 puntos Calidad Buena = 4 puntos Calidad medianamente Buena = 3 puntos Calidad regularmente Buena = 2 puntos Calidad mala = 1 punto
Plazo de entrega Entre 0 y 2 días = 5 puntos Entre 3 y 4 días = 4 puntos Entre 5 y 6 días = 3 puntos Entre 7 y 8 días = 2 puntos Mayor a 9 días = 1 punto
Seriedad Cumple Totalmente = 5 puntos Cumple Medianamente = 4 puntos Cumple Regularmente = 3 puntos Bajo desempeño = 2 puntos No cumple = 1 punto
Precio Descuento de más 5% = 5 puntos Descuento de hasta 5% = 4 puntos Precios iguales al mercado = 3 puntos Descuento de menos 5% = 2 puntos Precios sin descuentos = 1 punto
107
La escala de calificación será para todos los proveedores con las siguientes
condiciones:
CALIFICACIÓN PLAN DE ACCIÓN CONDICIÓN De 20 a 25 puntos Se aconseja mantener como
proveedor CALIFICADO
De 15 a 20 puntos Se aconseja condicionar su permanencia, a la espera de mejoras en su desempeño.
CALIFICADO CONDICIONADO
Menos que 15 puntos. Se aconseja que no sea considerado como proveedor, ya que no cumple con los requerimientos. Dejando la posibilidad de poder posteriormente trabajar con dichos proveedores.
DESCALIFICADO
108
Cuadro tipo para la calificación de proveedores:
CASA NATURISTA VIDA PLANT CUADRO DE CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES
Elaborado por: Tania Barragán
- Proveedor A: con 23 puntos CALIFICADO.
- Proveedor B: con 20 puntos CALIFICADO.
- Proveedor C: con 19 puntos CALIFICADO CONDICIONADO.
- Proveedor D: con 18 puntos CALIFICADO CONDICIONADO.
PROVEEDORES CRITERIO
DESCRIPCIÓN DEL CRITERIO
PROVEEDOR A
PROVEEDOR B
PROVEEDOR C
PROVEEDOR D
1.- Cotización. Se refiere al tiempo en días, en que dé respuesta al proveedor ante cualquier inquietud, cotización y/o solicitud, respecto al producto que se va adquirir.
4 4 3 4
2.- Calidad. Se refiere al cumplimiento de las especificaciones solicitadas, indicando el tiempo de garantía.
5 5 5 4
3.- Plazo de entrega. Se refiere al periodo entre, la confirmación de la compra y la entrega del producto en el local.
5 4 3 3
4.- Seriedad. Se refiere al nivel de cumplimiento de los plazos y acuerdos establecidos en la cotización.
4 3 4 3
5.- Precio. Se refiere al valor en dólares del producto adquirido.
5 4 4 4
TOTAL 23 20 19 18
109
5.10.2 Orden de Pedido.
CASA NATURISTA VIDA PLANT
ORDEN PEDIDO Fecha: 1
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO
$ PRECIO UNITARIO ESTIMADO
$ VALOR TOTAL
ESTIMADO 2 3 4 5
TOTAL 6 OBSERVACIONES DEL GUARDALMACÉN:
7
______________8_______________ ___________9____________
GUARDALMACÉN GERENTE OBSERVACIONES DE GERENCIA:
10
Forma de llenar una orden de pedido de mercaderías.
1. Lugar y fecha de emisión de la orden de pedido de mercaderías.
2. Número de unidades que se va a solicitar.
3. Nombre del producto que se está solicitando.
4. Precio unitario estimado de la mercadería que se solicita.
5. Valor total de la cantidad unidades solicitadas en la descripción.
6. El costo total de todas las mercaderías que se solicita.
110
7. Los datos adicionales de la mercadería solicitada, que el Guarda Almacén
crea necesario mencionarlo.
8. Firma de responsabilidad del Guarda Almacén.
9. Firma y sello de aprobación por parte de la Gerencia.
10. La información adicional del pedido; que la Gerencia considere importante informar
al Proveedor.
5.10.3 Comprobante de Venta.
111
Forma de llenar la Nota de Venta emitida:
1. Se registra el nombre que nos da el cliente.
2. Es el número de identificación que nos da el cliente.
3. Es la dirección que proporciona el cliente.
4. Se registra la fecha en la que se efectúa la venta a un cliente.
5. Es la cantidad de los productos que se vende de acuerdo a su descripción.
6. Es el detalle o nombre que tiene el producto al momento de su venta
7. Es el precio unitario de venta al público sin impuestos
8. Resulta de multiplicar la cantidad vendida de cada producto por el precio de venta
unitario de cada producto este valor es en moneda de libre circulación sin
impuestos
9. Aquí se detalla si existe algún valor adicional a la venta como puede ser el
transporte de las mercaderías, ya que estos ingresos no son el giro normal del
negocio.
10. Es el valor en dólares que se puede aumentar por concepto de transporte (solo si el
literal anterior esta detallado).
11. Es la suma de los valores totales de cada producto.
12. Aquí consta la firma del responsable de la venta.
13. Aquí consta la firma del cliente.
5.10.4 Kárdex.
KARDEX CASA NATURISTA VIDA PLANT
Articulo 1 Existencia Máxima 2 Existencia Mínima 3 Código 4g Método de valoración: Costo de Mercado Fecha Concepto ENTRADAS SALIDAS SALDOS
Cantidad V/unitario V/total Cantidad V/unitario V/total Cantidad V/unitario V/total 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Elaborado por: Tania Barragán
112
Forma de llenar el kárdex para la Casa Naturista Vida Plant.
1. Es el nombre que tiene el producto para identificarlo.
2. Es la cantidad del producto máxima que podemos mantener en existencias.
3. Es la cantidad mínima de producto que podemos tener en existencias.
4. Es el código que le vamos asignar a cada producto para su identificación.
5. Es la fecha en la cual se realizó la transacción.
6. Es la transacción que se efectuó (compra, venta, devolución en compras,
devolución en ventas), con su respectivo Nº- de documento.
7. Es la cantidad del producto que ingresa al momento que se hace una
compra, o la cantidad cuando hay una devolución en compras.
8. Es el valor unitario registrado al costo o al precio de compra del producto.
9. Resulta de la multiplicación de la cantidad por el valor unitario
10. Es la cantidad de producto que sale al momento de realizar una venta, o
cuando existe una devolución en ventas.
11. Es el valor unitario al costo que sale el producto para ser vendido.
12. Es el valor en dólares que obtenemos al momento de la venta.
13. Es la cantidad que se tiene en existencia.
14. Es el valor unitario que se obtiene al dividir la cantidad con el total.
15. Es el valor total en dólares del producto que se tiene en existencias.
Los valores unitarios de los Ingresos, Salidas y Saldos se encuentran
reflejados al precio de compra o costo.
113
CAPITULO VI: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 CONCLUSIONES
• Luego de analizar la investigación y aplicar los conocimientos adquiridos
he llegado a determinar que la principal falencia en el manejo de los
inventarios en la Casa Naturista Vida Plant, es la falta de aplicación de
un método de valoración de inventarios.
• La Casa Naturista Vida Plant, pese a manejar una cantidad considerable
de recursos, no cuenta con un Sistema de Contabilidad apropiado que le
permita obtener información oportuna, confiable y veraz para la toma de
decisiones.
• El tiempo en el cual las mercaderías se pueden encontrar ya disponibles
en la microempresa, para la venta, se encuentra dentro del rango de 2 a
9 días, desde que se realiza el pedido al proveedor, hasta que las
mercaderías ya estén dentro de bodega, periodo que debe ser tomado
en cuenta para poder tener un mejor control del stock mínimo y máximo,
y de los tiempos entre adquisición y adquisición.
• El método de valoración de inventarios Promedio Ponderado y el
Sistema de Inventario Permanente si es factible aplicarlo en la
microempresa ya que hay el compromiso de los propietarios y
empleados, permitiéndoles controlar eficientemente sus mercaderías.
114
• La microempresa cuenta con una estructura orgánica simple, no cuenta
con base legal apropiada, por lo que ha descuidado el control contable y
administrativo de sus recursos, tan solo, para evitar problemas con el
SRI cumple con el registro de diario de ventas.
115
6.2 RECOMENDACIONES
• Deben ser controladas más al detalle las mercaderías actualizando
periódicamente los inventarios, mediante la aplicación del método de
valoración de inventarios Promedio Ponderado, teniendo en cuenta las
fechas de caducidad y así brindar un producto apto para el consumo del
cliente.
• Se debe implementar urgente, el Sistema de Inventario Permanente, ya
que es el apropiado para aplicarlo en la Casa Naturista Vida Plant, quien
será el que ayude en la toma de decisiones oportunas y eficaces.
• El prestigio ganado, debe ser aprovechado para ampliar la cobertura
geográfica y extender su comercialización a nivel de Provincia,
convirtiéndose en una microempresa reconocida por sus productos
medicinales de calidad.
• Se debe manejar los documentos fuente (facturas de compra-notas de
venta) con un grado mayor de responsabilidad y orden, archivándolas al
momento de la acción, sin correr el riesgo de que se extravíen.
• El Manual de manejo, control y contabilización de Inventarios se debe
aplicarlo más pronto posible para minimizar los gastos innecesarios y
que se refleje en ganancias.
116
BIBLIOGRAFÍA GENERAL
• Amaro, Guzmán Raymundo. Administración de Empresas, Editorial
Tiempo, S.A,Santo Domingo, R.D.1ra Edición
• Gerardo, Guajardo Cantú. Contabilidad Financiera, McGraw Hill, México D.
F., 2007.
• Philip Kotler; GarryAmstrong. Fundamentos de Mercadotecnia, 2da
Edición, Prentice – Hall, Hispanoamericana, S.A, 1991
• Horngren Charles T; Sundem, Goryl Contabilidad Administrativa, 9va
Edición, Año 1998
• Econ. José Vicente Vascones Arroyo, Contabilidad General para el siglo
XXI, Edición 2004.
• Carl S. Warren, James M. Reeve y Philips E. Fess, Contabilidad
Financiera, 9a. edición.
• Pedro Zapata Sánchez, Contabilidad General, Quinta Edición,
• D. Juan M. Aguirre Ormaechea, Contabilidad General, Nueva edición.
• Ing. Fernando Borja, Administración de Abastecimientos-Nota Técnica,
edición 2010
• Arias B. Gonzalo, Normas Ecuatorianas de contabilidad, primera edición,
Cap. 11, Año 2004.
117
• Páginas Web:
- (http://asistenteia.foroactivo.com.mx/t9-organigramas-y-manuales-
administrativos, 18 de abril de 2011, 15:15).
- http://www.mitecnologico.com/Main/AdministracionFinancieraI, 18 de
agosto de 2011, 14:20
118
GLOSARIO DE TÉRMINOS
• Contabilidad.- La Contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar,
clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de
interpretar sus resultados
• Control Interno.- Comprende el plan de organización y el conjunto cíe
medios adoptados para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y
veracidad de su información financiera, técnica y administrativa, promover la
eficacia en las operaciones, estimular la observancia de las políticas
prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
• Administración.- Conjunto de normas, políticas y técnicas sistemáticas, que
permiten una efectiva y eficiente utilización de tos recursos disponibles de
una entidad, con el fin de alcanzar sus objetivos, a través de la planificación,
organización, dirección, coordinación y control.
• Balance.- Cómputo o comparación del activo y pasivo para averiguar el
estado del patrimonio de una empresa. Documento en que consta el
resultado de dicha operación.
• Balance General.- Documento contable donde se refleja la situación
financiera de una empresa a una fecha determinada.
• Activo.- Todos los bienes y derechos de propiedad de la empresa, es un
recurso de que se espera obtener un beneficio económico.
• Activo Fijo.- Constituyen todos los bienes tangibles o derechos de
propiedad que disponen la entidad, susceptibles de contabilizarse y
reflejarse corno tales en los Estados Financieros, siempre y cuando cumplan
119
con las siguientes condiciones: constituir propiedad de la entidad: utilizarse
en las actividades de te entidad, no estar destinados para la venta: tener una
vida útil superior a un año; tener un costo individual igual o superior a $100
dólares.
• Debe.- Una de las partes de la cuenta contable, en donde se anota las
paridas de débito o de ingresar según sea la naturaleza y la dinámica del
movimiento de las cuentas en la translación.
• Haber.- Una de las dos partes en que se divide fas cuentas, en la cual se
anotan las partidas que forman debito del que abre la cuenta y el crédito de
aquel a quien se lleva.
• Capital. - Bienes que producen intereses o frutos.
• Pasivo.- Constituyen deudas y obligaciones contraídas por la empresa con
tercera personas.
• Patrimonio.- Constituye lo que les pertenece a los dueños de las empresas.
• Estado de Resultados.- Es el documento contable donde se refleja las
actividades operacionales y no operacionales, en un periodo de tiempo.
• Ventas.- Es la transferencia de los productos a otra empresa o persona.
• Costo.- Precio pagado por la adquisición de Meses o servicios a terceros.
• Costo de Ventas.- Es cuando le costó a la empresa los productos que
fueron, vendidos.
120
• Costo Histórico.- Valor original de adquisición de un bien o un servido y al
que se deberá registrar contablemente en los libros de entrada original, este
costo, es el que está estipulado en la factura más los impuestos respectivos.
• Inventarios.- Es el nombre técnico contable que se le da a los productos
que mantiene una empresa retenida para la venta, esta cuenta se encuentra
en el Activo- Corriente- Realizable.
• Sistema Permanente.- Es el sistema que permite contabilizar las
mercaderías manteniendo el inventario al día.
• Promedio Ponderado.- es el método de valoración de mercaderías, donde
se obtiene por promedio el costo imitado.
• Kárdex.- es un documento auxiliar, donde se registra las entradas y salidas
de las mercaderías de la bodega.
• Mercaderías,- son los productos con los que cuenta la empresa para la
venta.
• Stock Máximo.- Se considera el máximo de mercadería que debe mantener
en una empresa.
• Stock Mínimo.- Es el mínimo de mercaderías que debe contar en sus
bodegas para el normal funcionamiento de la empresa.
• Mercado,- llamado así al conjunto de potenciales clientes que pueden
adquirir los productos
• Publicidad,- Hacer conocer los productos que cuenta la empresa.
121
• NEC- Norma ecuatoriana de contabilidad.
• Partida Doble.- No hay deudor sin acreedor por el mismo valor o viceversa.
• Transacción.- Son las actividades mercantiles o en los mercados
financieros es la operación de compra o de venta.
• Asiento.- Es la anotación escrita que se hace en: el debe y en el haber de
una cuenta. Los que se escriben en el libro Diario General o de primera.
• Contador.- es la persona autorizada por el Colegio de Contadores Públicos.
quien es encargada de realizar la contabilidad de la empresa.
• Comprobante.- Documento que sirve de soporte pata comprobar la
ejecución de una acción.
• Factura.- Documento fuente donde se registra la transferencia de bienes y/o
servicios.
• IVA.- Impuesto al valor agregado (12%).
• Cheque.- Documento mediante el cual una persona retira para sí o por
medio de un tercero todo o parte del dinero que tiene depositado en un
banco.
• Margen de Ganancia.- es cuanto se estima ganar en la venta de un
producto.
123
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Para la ejecución del proyecto de tesis “Diseño de un manual de manejo,
control y contabilización de inventarios para la Casa Naturista Vida Plant” previo
a la obtención del título de licenciada en contabilidad y auditoría, es necesario
que nos ayuden proporcionándonos la siguiente información, necesaria para el
estudio del presente proyecto, por lo que solicito de su valiosa colaboración
para llenar la presente entrevista:
INSTRUCCIONES: seleccione una de las opciones propuestas, marcando con
una X.
10. ¿Llevan un registro de toda la mercadería que tienen dentro de la
microempresa? SI ____ NO ____
¿Por qué? _______________________________________________
11. ¿Saben cuantas unidades tienen de cada producto, en cada local comercial
de su microempresa?
SI ____ NO ____ ¿Por qué? _______________________________________________
12. ¿Cada qué tiempo realizan los pedidos para mantener los productos
disponibles para la venta? Cada mes ____ Cada trimestre ____ Cada Cuatrimestre ____ Cada Semestre ____ Al año ____ Otro ___________________
13. ¿Utilizan algún método de valoración de mercaderías para saber el saldo de cada producto?
124
SI ____ NO ____ ¿Por qué? ______________________________________________
14. ¿Tienen conocimiento de la existencia de la tarjeta llamada kárdex? SI ____ NO ____ ¿Por qué? ______________________________________________
15. ¿Es Importante para usted dejar constancia del ingreso y egreso de cada producto? SI ____ NO ____ ¿Por qué? _______________________________________________
16. ¿Es Importante para usted tener un control adecuado de sus inventarios?
SI ____ NO ____ ¿Por qué? _______________________________________________
17. Al establecer niveles óptimos de stock, ¿Creen que se evitaría una escasez o excesiva existencia de productos?
SI ____ NO ____ ¿Por qué? _______________________________________________
18. ¿Es importante para usted implementar un manual que ayude en el manejo,
control y contabilización de sus inventarios? SI ____ NO ____ ¿Por qué? _______________________________________________
¡Gracias por su colaboración!
![Contabilidad nociones básicas [Contabilidad]](https://static.fdocuments.es/doc/165x107/54979342ac795982318b48a0/contabilidad-nociones-basicas-contabilidad.jpg)
