UNIVERSIDAD PANAMERICANA Facultad de Ciencias Econmicas Maestra en Finanzas Empresariales

Implementacin de un Sistema Contable Computarizado en la Empresa Litogrfica IMPROSA(Tesis Maestra)

Carla Elizabeth de Len Cano

Guatemala, enero 2011

Implementacin de un Sistema Contable Computarizado en la Empresa Litogrfica IMPROSA(Tesis Maestra)

Carla Elizabeth de Len Cano (Estudiante) M. Sc. Estuardo Navas (Asesor) Lic. J. Francisco Prado Ch (Revisor)

Guatemala, enero 2011

Autoridades de la Universidad Panamericana

Lic. Mynor Herrera Lemus Rector

M. Sc. Alba Rodrguez de Gonzlez Vicerrectora Acadmica

M. Sc. Alba Rodrguez de Gonzlez Secretaria General

Autoridades de la Facultad de Ciencias Econmicas

Lic. Csar Augusto Custodio Cbar Decano

M. Sc. Ana Rosa Arroyo de Ochoa Coordinadora

5

6

ContenidoPgina Resumen 1. 1.1 1.1.1 1.1.2 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.2.7 Introduccin Antecedentes Misin Visin Marco Terico Contabilidad Sistema contable Etapas o fases del proceso contable Caractersticas de un sistema contable Sistema de contabilidad manual / mecnico Sistema de contabilidad computarizado Proceso de informacin contable por medio de procesamiento electrnico de datos (PED) 1.2.8 Computacin cliente / servidor 1.2.9 Control interno como herramienta en los sistemas contables 1.2.10 Importancia 1.2.11 Objetivo del control interno 1.2.12 Sistemas de informacin computarizados 1.2.13 Caractersticas de los sistemas de informacin 1.2.14 Etapas del procesamiento de informacin 1.2.15 Componentes del sistema de informacin computarizado 1.2.16 Tipos de los sistemas de informacin automatizados 1.2.16.1 Sistemas transaccionales 1.2.16.2 Sistemas de apoyo a las decisiones 1.2.16.3 Sistemas estratgicos 1.2.17 Seguridad de los sistemas 1.2.18 Atributos de calidad de la informacin 1.3 Planteamiento del problema 1.4 Objetivos de la investigacin 1.4.1 Objetivo general i 1 2 2 2 3 3 3 4 5 6 7 7 8 9 9 9 10 11 12 14 14 14 15 15 16 16 17 18 18

7

1.4.2 1.5 2. 2.1 2.2 2.3 3. 3.1 3.2 4. 5. 6. 7.

Objetivos especficos Alcances y limitaciones de la investigacin Metodologa aplicada Sujetos de la investigacin Instrumentos Procedimientos Resultados Presentacin de los resultados Inspeccin fsica Anlisis de resultados Conclusiones Recomendaciones Propuesta de implementacin de un sistema contable computarizado en la Empresa Litogrfica IMPROSA 7.1 Introduccin 7.2 Justificacin 7.3 Objetivos 7.3.1 Objetivo general 7.3.2 Objetivos especficos 7.4 Lineamientos generales para un sistema de contabilidad computarizado 7.5 Requerimientos mnimos para utilizar un sistema de contabilidad computarizado 7.6 Seguridad y control interno 7.7 Descripcin de los mdulos del software 8. Bibliografa 9. Anexos Anexo 1 Boleta de entrevista Anexo 2 Estados financieros Anexo 3 Fotografas de las instalaciones

18 18 19 19 19 19 21 21 27 28 29 30 31 31 31 32 32 32 32 35 37 39 57 58 59 62 64

ResumenEl presente trabajo, da a conocer la implementacin de un sistema contable computarizado en la empresa litogrfica IMPROSA que tiene como misin: Brindar un producto de alta calidad y excelente servicio de modo de conseguir siempre la satisfaccin total de los clientes.

En la actualidad debido a los cambios econmicos caracterizados por los niveles de competitividad, alta calidad en la prestacin de bienes y servicios, es necesario e indispensable contar con herramientas mecanizadas y automatizadas que proporcionen informacin contable y financiera, que sea oportuna, confiable, concisa, verificable, objetiva, til y veraz, con el objeto de facilitar a los diversos interesados la toma de decisiones en relacin con dicha entidad, por lo cual es indispensable la implementacin de un sistema contable computarizado en la empresa objeto de estudio, asimismo minimiza el riesgo de que los reportes generados no sean

fidedignos y oportunos por no contar con un sistema contable apropiado. En el desarrollo del marco terico se describen los principales temas de la implementacin de un sistema contable computarizado entre los cuales podemos mencionar: los aspectos generales, las caractersticas, los controles internos como una herramienta de la informacin contable y los tipos, etc. Entre las tcnicas de investigacin utilizadas fueron elaborados cuestionarios que permitieron recabar informacin sobre el sistema contable que utiliza la empresa, as como los reportes que generan. Tambin se detallan los objetivos de la investigacin y sus limitaciones.

i

1. IntroduccinEn la actualidad es necesario contar con un sistema contable computarizado que permita el acceso a la informacin financiera en forma oportuna e inmediata. La implementacin de un sistema contable computarizado, facilita que las transacciones comerciales de la empresa se realicen con mayor rapidez y exactitud.

Asimismo, con un sistema de contabilidad computarizado, los informes se generan automticamente, tales como: Diario, Mayor, Estados Financieros e Informes Especiales que ayuden a la administracin en la toma de decisiones.

El presente trabajo contiene los siguientes temas: antecedentes de la empresa litografa IMPROSA, el marco terico donde se describen definiciones, caractersticas y aspectos generales de los sistemas contables, controles internos y sistema de informacin computarizados, tipos de sistemas de informacin computarizados, etc.

Tambin se presenta el planteamiento del problema, justificacin del problema, el alcance y limitacin de la investigacin, as como objetivos generales y especficos.

Adicionalmente, En presente informe contiene el mtodo utilizado para la recoleccin de informacin, la bibliografa consultada y sus respectivos anexos.

1

1.1

Antecedentes

IMPROSA fue constituida en la ciudad de Guatemala el 6 de agosto 2003, autorizada para realizar operaciones por tiempo indefinido, la actividad principal es la impresin de papelera comercial, revistas, afiches, volantes, folletos, tarjetas de presentacin y todo lo concerniente a materiales impresos. La planta de produccin y oficina administrativa estn ubicadas en la 28 calle A 13-42, zona 10.

Cuenta actualmente con 6 empleados, los cuales estn distribuidos en las reas: contable, administrativa, compras y bodega. IMPROSA ofrece una alta gama de productos que busca satisfacer necesidades en materiales impresos como afiches, plegables, folletos, libretas, agendas, tarjetas, volantes, todo tipo de documentos, etc. Por la flexibilidad en el proceso de produccin de cualquiera de sus lneas, se ofrece como plazo promedio de entrega a los clientes, dos das desde el momento en que el cliente aprueba el arte y confirma el pedido.

En cuanto al cumplimiento con expectativas de creatividad y calidad, logran destacarse gracias al importante talento humano que poseen, establecen una ventaja competitiva sobre los dems competidores en el medio.

El recurso utilizado como materia prima va desde diferentes clases de tintas, papel, principalmente bond o propalcote en todas sus dimensiones y densidades, laminas plastificadas, etc.

1.1.1 MisinBrindar un producto de alta calidad y excelente servicio de modo de conseguir siempre la satisfaccin total de nuestros clientes.

1.1.2 VisinMejorar cada vez ms el diseo de los productos para motivar a nuestros clientes a que continen haciendo uso del servicio.

2

1.2

Marco Terico

1.2.1 ContabilidadLa contabilidad es una tcnica que se utiliza para producir sistemtica y estructuralmente, informacin financiera, expresada en unidades monetarias, de las diversas transacciones que realiza una empresa.

1.2.2 Sistema ContableUn sistema es un conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente enlazados entre s. Conjunto de cosas que relacionadas entre s, ordenadamente, contribuyen a determinado objeto.

Un sistema de informacin computarizado contable sigue un modelo bsico y, adems, un sistema de informacin bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo/beneficio. En el sistema contable de cualquier empresa, independientemente del sistema contable que utilice, se deben ejecutar tres pasos bsicos: a. Registro de la actividad financiera. b. Clasificacin de la informacin. c. Resumen de la informacin, utilizando como base la informacin relacionada con las actividades financieras.

Los pasos anteriores constituyen los medios que se utilizan para crear la informacin contable, sin embargo, es importante agregar que este proceso incluye algo ms que la creacin de informacin, tambin involucra la comunicacin de esta informacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones.

En la actualidad, la informacin contable, en Guatemala, se aplica en todas las empresas, sean estas pequeas, medianas o grandes aunque vara en cuanto a los medios que se utilizan para llevar los registros. Por ejemplo, las pequeas y algunas medianas utilizan libros tanto principales como auxiliares y los registros se hacen manualmente. Algunas compaas

3

medianas y grandes, utilizan sistemas electrnicos, los registros los hacen en computadoras, siempre aplicando el sistema de partida doble y rindiendo los informes a travs de los estados financieros, que ordenan las leyes comerciales, tributarias y otras, que se usan a nivel interno.

Un sistema de contabilidad, consta de un proceso contable, el cual abarca todas las fases, desde que la transaccin comercial es efectuada hasta que los estados financieros son entregados al usuario. El asiento de una transaccin comercial bajo un sistema manual, requiere que el registro se haga fsicamente en los libros contables.

1.2.3 Etapas o Fases del Proceso Contable Inventario: cuando una empresa inicia sus operaciones mercantiles, el primer asiento se hace en este libro, el cual contiene el registro detallado de todos los activos, pasivos y capital de la empresa.

Balance General de Apertura: despus de elaborado el inventario, con base en el resumen del mismo, se asienta en el libro de estados financieros un Balance General de Apertura, el cual contendr en forma clasificada, las cuentas de activo, pasivo y capital contable. Este balance se hace para cumplir con lo ordenado por el artculo 374 del Cdigo de Comercio. Partidas de diario: con base en el Balance General de Apertura, se asienta en el libro diario, la partida nmero uno o partida de apertura, cargando todas las cuentas de activo y abonando todas las cuentas de pasivo y capital contable. Posteriormente, se van registrando las dems partidas conforme se van efectuando las transacciones comerciales, siempre que las mismas estn documentadas. Mayorizacin: las cuentas de las partidas de diario se trasladan al libro mayor, en la misma forma que fueron operadas en el libro diario, es decir, si la cuenta est en el debe en el libro diario, se traslada al debe del libro mayor y si la cuenta est en el haber en el libro diario, se traslada al haber del libro mayor.

4

Balance de comprobacin: mensualmente, con base en el libro mayor, se elabora en el libro de estados financieros, un balance de comprobacin, el cual se hace a cuatro columnas, la primera se llama DEBE la segunda HABER, la tercera DEUDOR y la cuarta ACREEDOR. Las primeras dos columnas se utilizan para asentar la suma mensual del debe y del haber de cada cuenta en el libro mayor. Las ltimas dos columnas, se utilizan para asentar el saldo deudor o acreedor de la cuenta, es decir, se establece la diferencia entre el debe y el haber de cada cuenta, si el debe es mayor que el haber, el saldo es deudor. Si el haber es mayor que el debe, el saldo es acreedor. Estados Financieros: con base en el ltimo balance de comprobacin, se asientan en el mismo libro los estados financieros bsicos, denominados: Estado de Resultados, Balance General y Estado de Flujo de Efectivo. PARTIDAS DE LIQUIDACIN Y CIERRE: para terminar el proceso contable, con base en el Estado de Resultados y el Balance general, se asientan en el libro diario unas partidas que se llaman partidas de liquidacin y cierre, las que al mayorizarlas hacen que el debe y el haber de cada cuenta en el libro mayor sumen exactamente lo mismo, con lo cual unas cuentas quedan liquidadas y otras quedan cerradas. Las cuentas que quedan liquidadas o eliminadas que son las del Estado de Resultados, aparecern algunas en el siguiente ejercicio contable conforme el mismo vaya avanzando ya que generalmente vuelven a tener movimiento. Las cuentas que quedan cerradas, que son las del Balance General, se abrirn todas de nuevo desde el primer da en que se inicie el nuevo ejercicio.

1.2.4 Caractersticas de un Sistema ContableA continuacin se describen las caractersticas mnimas que debe contener la informacin contable:

5

Exacta: Responder con exactitud a los datos consignados en los documentos originales. (facturas, cheques y otros). Verdadera y fidedigna: Los registros e informes deben expresar la real situacin de los hechos. Clara: La informacin debe ser presentada de tal forma que su contenido no induzca a error y comprendida por el comn de los miembros de la empresa. Referida a un nivel: Elaborada segn el destinatario. Econmica: Con un costo inferior al beneficio que reporta. Oportuna: Que est disponible al momento en que se requiera su informacin.

1.2.5 Sistema de Contabilidad Manual / MecnicoLa contabilidad de una empresa, entidad o negocio se puede llevar de manera manual y se desarrolla de esta forma al menos en un alto porcentaje, aunque se utilizan algunas mquinas sumadoras o calculadoras. La mayora de los trabajos son realizados de forma manual, desde el asiento de una partida contable y los registros auxiliares que esta conlleve, hasta la realizacin de los estados financieros; en estos sistemas, el factor hombre es la base. La mayor debilidad de los sistemas manuales es que se vuelven lentos cuando se trata de procesar grandes cantidades de informacin, en cuyo caso sera necesario el uso de gran nmero de personas y de espacio fsico.

Un sistema manual tambin puede ser mecnico debido a que el proceso de registro de las transacciones contables debe llevar un orden secuencial y lgico, es decir, la contabilidad solamente permite registrar eventos o transacciones bajo un adecuado orden. Por ejemplo: Una factura de compra, debe ser ingresada a la contabilidad a travs de una partida contable que debe registrarse en el Libro Diario, para luego ser trasladada al Libro Mayor, seguidamente se debe registrar en el estado financiero llamado Flujos de Efectivo, finalmente debe ser registrada en el Estado de Resultados para reflejar su impacto en el giro del negocio.

6

1.2.6 Sistema de Contabilidad ComputarizadoLa importancia de la contabilidad computarizada es que es ms veloz ya que por medio de la creacin del software o programas creados en el computador se pueden realizar labores hasta antes propias de los contadores.

Se puede obtener informacin con mayor rapidez que un sistema manual, porque la computadora genera informacin en forma inmediata, lo que no se logra cuando se hace uso de un sistema manual. Se puede manejar un volumen de operaciones mayor, se reduce mucho el nmero de errores, porque la computadora hace los clculos con mayor exactitud que un ser humano.

El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud, esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un dbito como un crdito o viceversa y pasar una cantidad equivocada. En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automticamente, tales como: Diario, Mayor, Estados Financieros e Informes Especiales que ayuden a la administracin a la toma de decisiones. Mediante la contabilidad computarizada la labor del contador es prcticamente intelectual.

El contador nada mas deber asegurarse de que la configuracin y entrada de una transaccin sean conectadas, el sistema har el resto.

1.2.7 Proceso de Informacin Contable por medio de Procesamiento Electrnico de Datos PED La mayora de los sistemas paquetes, para el rea contable, estn preparados para trabajar en dos formas diferentes: 1. Sistemas independientes: Un sistema independiente es aqul que no esta interconectado o integrado a ningn otro sistema. Por ejemplo: un sistema de crditos, controla nicamente los crditos; uno de inventarios controla solamente los inventarios, el de reportes financieros exclusivamente solo se enfoca en la generacin

7

de reportes, un sistema para el control de bancos y conciliaciones bancarias, no podr controlar una compra de activos fijos, ni las depreciaciones que deber soportar una compra de activos fijos, ni las depreciaciones que deber soportar ese tipo de activo, etc.

2. Sistemas Integrados: El avance espectacular en la tecnologa de los denominados discos duros y de los microprocesadores, ha convertido a las denominadas computadoras personales en pequeos y gigantes con una gran capacidad de almacenamiento (normalmente entre 512 MB y 1GB) y ha permitido el trabajo de multiusuarios con base en las denominadas redes de micros.

1.2.8 Computacin cliente / ServidorLa computacin cliente / servidor es una estrategia de uso de redes que se basa en el concepto de que algunas funciones se manejan de manera ptima localmente y otras se manejan mejor en un sitio central. Por tanto, la computacin cliente / servidor es una combinacin del enfoque de tiempo compartido (consistente en una sola computadora compartida por varios usuarios que obtienen acceso a travs de terminales), caracterizado por el uso central y el enfoque de procesamiento distribuido, que hace hincapi en el uso local. En la computacin cliente / servidor, puede intervenir redes de rea amplia, pero la configuracin por lo regular consiste en una o ms LAN (Local rea Network) interconectadas fsica, satelital o remotamente. La red que actualmente est generando ms inters es la LAN, conformada por estaciones de trabajo situadas en las oficinas de los usuarios. Una estacin de trabajo es una configuracin micro adaptada a las necesidades del usuario. Cada estacin de trabajo se usa como mquina autnoma, pero tambin puede acceder a dispositivos de almacenamiento o de salida, llamados perifricos (por ejemplo una impresora, un escner y una unidad de disco duro), que estn en otros puntos de la red. Los perifricos son controlados por otra microcomputadora llamada servidor de red o servidor de archivos. Las estaciones de trabajo estn conectadas al servidor por medio de un bus. Un bus es un solo circuito de longitud limitada.

8

1.2.9 Control Interno como Herramienta en los Sistemas ContablesEl Sistema de Control Interno, significa todas las polticas y procedimientos adoptados por la administracin de una empresa para ayudar a lograr el objetivo de asegurar, tanto como sea factible, la conduccin ordenada y eficiente de su negocio, incluye adhesin a polticas administrativas, salvaguarda de activos, prevencin y deteccin de fraude y error, precisin e integridad de registros contables y oportuna preparacin de informacin financiera confiable.

Aunque esta definicin es bastante general, estas normas cubren tambin el procesamiento de datos por computadora. Los controles internos se consideran generalmente superiores a otros mtodos de control porque: Son automticos y continuos. Usualmente constituyen una forma econmica de control. Son fuertes pues es preciso que varias personas se pongan de acuerdo para evitarlos.

El control interno aplicado a los sistemas contables lo que se persigue es: Obtener informacin para la toma de decisiones en forma rpida; justifica la necesidad de poseer un sistema computarizado que cuente con adecuados controles que garantice exactitud y confiabilidad de registros.

1.2.10 ImportanciaPermite el manejo adecuado de los bienes, funciones e informacin de una empresa determinada, con el fin de generar una indicacin confiable de su situacin y sus operaciones en el mercado

1.2.11 Objetivos del control internoLos principales objetivos del control interno son: La obtencin de informacin financiera correcta y confiable, promoviendo la proteccin, confiabilidad, oportunidad y veracidad de la captacin de datos, su procesamiento y emisin de resultados;

9

La proteccin de los activos de la entidad, estableciendo la seguridad de los mismos, a travs de vigilar y evaluar su adquisicin, utilizacin y resguardo, permitiendo su ptimo aprovechamiento en la empresa; La promocin de eficiencia de operacin y adhesin a las polticas de la empresa, implementando mtodos, tcnicas y procedimientos que contribuyan a la mejor realizacin de las operaciones y requerimientos de la empresa; Establecer y hacer cumplir las normas y polticas de la empresa a travs de la supervisin; y Establecer acciones necesarias para el adecuado diseo e implementacin de sistemas computarizados.

1.2.12 Sistemas de Informacin ComputarizadosQu es un sistema? Es un conjunto de componentes que interaccionan entre s para lograr un objetivo comn. Un sistema de informacin se define como un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa. En un sentido amplio, es el medio por el cual los datos o informacin fluyen del trabajo de una persona o departamento hacia otros dentro de la organizacin, para facilitar la toma de decisiones, control y operacin.

En la actualidad la mayora de estos sistemas incluyen computadoras que unidas entre si por medio de una red de rea local, permiten a varios usuarios el acceso, registro y consultas a datos compartidos. Lo fundamental es trabajar con registros en lnea y que el flujo de informacin sea en tiempo real; con ello cualquier transaccin actualiza la informacin y sta es consultada por los dems.

El punto de partida de la implementacin de un sistema computarizado es evaluar el existente, enumerar problemas y determinar cmo stos permiten solucionarlos; al ayudar a efectuar operaciones de manera eficiente, con menos esfuerzo y eliminar duplicidad de tareas.

En un sistema computarizado es necesario establecer una distincin entre datos e informacin; los primeros se consideran hechos aislados y habitualmente se encuentran en archivos (formados 10

por registros, estos por campos y los ltimos por grupos de caracteres), el procesamiento de stos da lugar a informacin que constituye uno de los recursos valiosos con que cuenta la empresa.

Los sistemas suministran informacin y su objetivo fundamental es que sta sea til para distintos usuarios; al realizar sus tareas y confiar en ella para la toma de decisiones.

Existen sistemas especficos de inventarios, cuentas por pagar, activos fijos, contabilidad; en un sistema integrado, stos estn interrelacionados y son interdependientes. Los resultados sern muy poco satisfactorios si cada componente del sistema se disea independientemente sin considerar a los otros; la salida de una porcin del sistema sirve como entrada de otra. En este caso se le denomina mdulo a cada sub-sistema que forma parte de uno ms grande.

Cualquier operacin que se realice en los distintos mdulos actualiza automticamente la base de datos o inclusive la contabilidad.

Los sistemas de informacin hacen realidad el anhelo de toda empresa de incrementar el volumen de trabajo, disminuir el costo de procesar transacciones y errores. Constituyen una forma de reducir el nmero de usuarios operacionales o evitar que aumenten al crecer el volumen de trabajo.

Los usuarios son las personas que operan un sistema de informacin, los que proveen de material de entrada y consumen material de salida.

1.2.13 Caractersticas de los Sistemas de InformacinEntre las caractersticas importantes se pueden mencionar: Confiabilidad: consiste en que la informacin se encuentra libre de errores y refleje la realidad que pretende representar.

11

Oportunidad: significa que la informacin debe suministrarse a los usuarios a tiempo para ser til en la toma de decisiones. Procesada en tiempo sin descuidar la calidad de la misma. Equilibrio entre costo y beneficio: los beneficios que se derivan de la informacin deben exceder a los costos de suministrarla. Esta evaluacin es sustancialmente un proceso de juicios de valor. Pertinencia: la informacin que reciben los usuarios debe ser pertinente con sus tareas y responsabilidades.

1.2.14 Etapas del procesamiento de informacin Informacin: Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. El equipo computacional: El hardware necesario para que el sistema de informacin pueda operar. El recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est formado por las personas que utilizan el sistema.

Un sistema de informacin electrnico realiza cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de informacin.

Entrada de informacin: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las entradas manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfases automticas. Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnticas, las unidades de disquete, los cdigos de barras, los escneres, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

12

Almacenamiento de informacin: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la seccin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas archivos. La unidad tpica de almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los discos flexibles o disquetes y los discos compactos (CD-ROM), etc.

Procesamiento de informacin: Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados.

Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un ao base.

Salida de informacin: Es la capacidad de un Sistema de Informacin para dar salida a la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales, disquetes, cintas magnticas, la voz y los graficadores entre otros.

Es importante aclarar que la salida de informacin de un Sistema Informtico, puede constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo. En este caso, tambin existe una interfase automtica de salida.

13

1.2.15 Componentes del Sistema de Informacin ComputarizadoUn sistema de informacin se integra por equipo informtico, bases de datos, programas de aplicacin, procesamientos manuales y automatizados que llevan a cabo el procesamiento de informacin. Es decir para crear un sistema de informacin se combinan: a) Hardware; b) Software; c) Humanware; d) Bases de datos y e) Redes.

1.2.16 Tipos de Sistemas de Informacin AutomatizadosLos Sistemas de Informacin cumplen tres objetivos bsicos dentro de las organizaciones: Automatizacin de procesos operativos. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones. Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso.

1.2.16.1 Sistemas TransaccionalesSus principales caractersticas son: A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organizacin. Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin. Son intensivos en entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, por medio de estos sistemas se ingresan las grandes bases de datos para su explotacin posterior. Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

14

1.2.16.2 Sistemas de Apoyo a las DecisionesLas principales caractersticas de estos son: Suelen introducirse despus de haber implantado los Sistemas Transaccionales ms relevantes de la empresa, ya que estos ltimos constituyen su plataforma de informacin. La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin en el proceso de toma de decisiones. Por lo general son intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. As, por ejemplo, un modelo de planeacin financiera requiere poca informacin de entrada, genera poca informacin como resultado, pero puede realizar muchos clculos durante su proceso. Suele invertirse en mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica para el desarrollo de estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversin. Por lo regular son Sistemas de Informacin interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grfico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza, son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participacin operativa de los analistas y programadores del rea de informtica.

Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de negocios, modelos de inventarios, etc.

1.2.16.3

Sistemas Estratgicos

Sus principales caractersticas son: Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos operativos ni proporcionar informacin para apoyar la toma de decisiones.

15

Suelen desarrollarse dentro de la organizacin, por lo tanto no pueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado. Tpicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a travs de su evolucin dentro de la organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en particular y a partir de ah se van agregando nuevas funciones o procesos. Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistemas Estratgicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Apoyan el proceso de innovacin de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos.

Por ltimo, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de informacin denominado Sistemas Personales de Informacin, el cual est enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.

1.2.17 Seguridad de los sistemasLa seguridad de los sistemas se refiere a la proteccin de todos los recursos de informacin de la compaa contra amenazas de personas no autorizadas. La compaa implementar un programa de seguridad eficaz de los sistemas identificando primero los puntos vulnerables e implementando despus las protecciones y medidas necesarias para contrarrestarlas.

1.2.18 Atributos de Calidad de la InformacinA continuacin se describen los atributos que deben estar presentes en la informacin de alta calidad: 1. Dimensin tiempo: Oportunidad: La informacin debe suministrarse en el momento que sea necesaria. Actualidad: La informacin debe ser reciente al momento de suministrarse. Frecuencia: La informacin debe suministrarse con la frecuencia que sea necesaria.

16

Perodo: La informacin puede proporcionarse sobre perodos pasados, presentes y futuros.

2.

Dimensin contenido: Exactitud: La informacin debe estar libre de errores. Pertinencia: La informacin debe estar relacionada con las necesidades de informacin de un destinatario especfico para una determinada situacin. Integridad: Debe suministrarse toda la informacin que sea necesaria. Brevedad: Debe proporcionarse slo la informacin que se necesite. Alcance: La informacin puede tener un alcance amplio o estrecho, o un enfoque interno o externo. Desempeo: La informacin puede revelar el desempeo, al medir las actividades logradas, el progreso alcanzado o los recursos acumulados.

3.

Dimensin forma: Claridad: La informacin debe suministrarse en un formato que sea fcil de entender. Detalle: La informacin puede proporcionarse en un formato detallado o de resumen. Orden: La informacin puede ordenarse en una secuencia predeterminada. Presentacin: La informacin puede presentarse en forma narrativa, numrica, grfica u otras formas. Medios: La informacin puede proporcionarse en la forma de documentos de papel impresos, presentaciones de video u otros medios

1.3

Planteamiento del Problema

En la actualidad debido a los cambios econmicos caracterizados por los niveles de competitividad, alta calidad en la prestacin de bienes y servicios, es necesario e indispensable contar con herramientas mecanizadas y automatizadas que nos proporcionen informacin contable y financiera, que sea oportuna, confiable, concisa, verificable, objetiva, til y veraz, con el objeto de facilitar a los diversos interesados la toma de decisiones en relacin con la

17

entidad econmica por lo cual es indispensable la implementacin de un sistema contable computarizado en la empresa objeto de estudio, asimismo minimiza el riesgo de que los reportes generados no sean fidedignos y oportunos por no contar con un sistema contable apropiado, de ah la necesidad de evaluar Cul es la importancia de implementar un sistema contable computarizado en la empresa litogrfica IMPROSA ubicada en la ciudad de Guatemala, en el perodo del 1 de enero al 30 de junio 2010?

1.4

Objetivos de la Investigacin

1.4.1 Objetivo generalImplementar un sistema contable computarizado para el control y registro de las transacciones comerciales de la empresa, que permita obtener informacin oportuna, precisa, concisa y veraz que oriente a los usuarios en la toma de decisiones.

1.4.2 Objetivos especficosa) Disponer de informacin de las operaciones diarias que realiza la empresa y mantener los registros contables al da b) Establecer la existencia de manuales contables c) Generar reportes financieros inmediatos y fidedignos d) Minimizar costos e) Poseer controles internos eficaces en el sistema contable que ayuden a minimizar errores y evitar fraudes en la entidad.

1.5

Alcances y limitaciones de la investigacin

El alcance del presente estudio abarcar la totalidad de la empresa, debido a que el tamao de la misma lo permite, por estar clasificada como una empresa mediana. Entre las limitaciones se encuentra la obtencin de informacin contable por carecer de un sistema contable apropiado.

18

2. Metodologa aplicadaEn este estudio se aplic el mtodo cientfico, debido a que se utiliz la fase indagatoria para la recoleccin de informacin, mediante la observacin directa y entrevista.

2.1

Sujetos de la Investigacin

Los individuos que participaron en la presente investigacin al ser cuestionados a travs de la aplicacin de una entrevista fueron: el propietario, el contador y el personal tcnico de la empresa.

2.2

Instrumentos

Los instrumentos utilizados fueron: la hoja de entrevista en las cuales se obtuvo informacin directa y confiable.

2.3

Procedimientos

Para llevar a cabo esta investigacin, se procedi a revisar cada uno de los documentos de la empresa relacionados con el tema; as como, el procedimiento utilizado en el registro de sus operaciones contables, el mtodo y los controles internos que tiene para la salvaguarda de dicha informacin, con el objeto de obtener un diagnstico del volumen de las transacciones que maneja la compaa y la necesidad de implementar un sistema contable computarizado, para tal efecto se llevaron los pasos siguientes: Se convers con el Gerente y se plantearon los motivos para la realizacin de la investigacin, as como el valor agregado para la empresa. Se le solicit la autorizacin necesaria para hacer una inspeccin fsica a las instalaciones, as como una revisin del mtodo contable utilizado, se indag por medio de: cuestionarios y entrevistas a los colaboradores en el cual se obtuvo informacin acerca del movimiento de la empresa, estructura, volumen de sus operaciones y los reportes financieros.

19

De acuerdo a guas documentales para la investigacin se estableci la pregunta que define el problema de esta investigacin. La recoleccin de los datos se logr por el uso de tcnicas y herramientas que a la vez se usaron para analizar y evaluar el sistema contable que utiliza la empresa. La evaluacin de la informacin contable se hizo en tres fases: Indagatoria, anlisis de datos y expositiva.

La informacin obtenida luego de ser comparada, condesada y ordenada dio lugar al conocimiento explcito que qued plasmado en este documento (Informe final).

20

3. Resultados 3.1 Presentacin de los Resultados

A travs de las entrevistas con los colaboradores de IMPROSA, se estableci lo siguiente:

Grfica No.1 Utilizacin en sistemas contables

6

Fuente: Elaboracin Propia.

La totalidad de las personas entrevistas respondieron que la empresa si cuenta un con un sistema contable, aunque el utilizado es de forma manual.

21

Grfica No.2 Sistema contable utilizado

2

4

Fuente: Elaboracin Propia.

De las seis personas entrevistadas cuatro afirmaron que el sistema contable utilizado es manual y dos no tenan conocimiento. Grfica No.3 Informacin contable al da

3

3

Fuente: Elaboracin Propia.

La mitad de las personas entrevistadas confirman que la empresa tiene al da sus registros contables y la otra mitad contest de qu no tienen conocimiento por no tener una relacin directa con la contabilidad.

22

Grfica No.4 Registro de operaciones contables

1

1

4Fuente: Elaboracin Propia.

De acuerdo a las seis personas entrevistadas, cuatro personas afirmaron que el perodo de registro contable se realiza mensualmente, una persona contesto que a diario y la otra no tiene conocimiento. Grfica No.5 Libros contables utilizados

Fuente: Elaboracin Propia.

La totalidad de las personas entrevistadas confirmaron que los libros contables autorizados y utilizados en la empresa son: Libro Mayor, Inventarios, Libro Diario, Libro de Balances, Libro de Compras y de ventas, a excepcin del Libro Mayor General y de Caja que no se actualmente. 23 operan

Grfica No.6 Existencia de controles internos

6

Fuente: Elaboracin Propia.

La totalidad de las personas entrevistada confirmaron que la empresa no tiene controles internos.

Grfica No.7 Utilizacin de libros auxiliares

6

Fuente: Elaboracin Propia.

La totalidad de las personas entrevistada confirmaron que la empresa no utiliza libros auxiliares.

24

Grfica No.8 Polticas contables y administrativas establecidas

6

Fuente: Elaboracin Propia.

La totalidad de las personas entrevistada confirmaron que la empresa no cuenta con polticas contables y administrativas establecidas.

Grfica No.9 Realizacin de conciliaciones bancarias

6

SI NO

Fuente: Elaboracin Propia.

La totalidad de las personas entrevistada confirmaron que la empresa no cuenta con polticas contables y administrativas establecidas. 25

Grfica No.10 Utilizacin de caja chica

SI

6

NO

Fuente: Elaboracin Propia.

La totalidad de las personas entrevistada confirmaron que la empresa no cuenta con caja chica para gastos menores. Grfica No.11 Dificultad para ser uso de la informacin financiera

6

Fuente: Elaboracin Propia.

La totalidad de las personas entrevistas contestaron que tienen dificultad al momento de requerir informacin financiera de la empresa, por no contar con la informacin al da.

26

Grfica No.12 Dificultades por falta de informacin contable al da

3

3

Fuente: Elaboracin Propia.

La mitad de las personas entrevistadas contestaron que tienen dificultades para realizar los pagos como de proveedores y planilla, as como la dificultad de tomar decisiones de compra e inversiones.

3.2

Inspeccin Fsica

De acuerdo a los procedimientos aplicados y de la inspeccin fsica efectuada a la empresa IMPROSA se observ que las instalaciones no son amplias y cuenta con el equipo necesario para llevar a cabo los pedidos realizados por los clientes. (Ver anexo 3)

Al analizar los estados financieros mensuales se determin que la empresa refleja los movimientos de las cuentas de egresos e ingresos, en los cuales no se tiene un control adecuado de los mismos, por ejemplo: Que producto se vende ms?, Cual es el que tiene ms de manda?, Cules son sus clientes principales?, Qu rubros son los que integran los gastos de operacin?, Cules son sus proveedores principales?, etc. Toda la informacin administrativa es condensada en cuentas principales que forman parte de los estados financieros. (Ver anexo 2)

27

4. Anlisis de ResultadosMediante la comparacin de los resultados se determin lo siguiente:

El sistema de contabilidad utilizado en la empresa es manual, se opera mensualmente lo cual genera dificultades al momento de requerir informacin financiera para tomar decisiones de inversin y al momento de realizar pagos a proveedores, planillas y otros gastos (luz, agua, telfono, etc.)

La empresa no cuenta con controles internos que le permita administrar en forma eficiente y segura los departamentos y unidades administrativas y operativas, as como todos los mtodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en la empresa para salvaguarda y custodia de los activo, la obtencin de informacin financiera veraz, objetiva y confiable. Los libros contables utilizados por la empresa son: Libro Mayor, Inventarios, Libro Diario, Balances, Libro de compras y ventas los cuales en ocasiones no se encuentran al da. Asimismo carecen de llevar libros auxiliares e integracin de cuentas contables. No existe polticas contables y administrativas establecidas para que sirva de gua al momento de realizar las operaciones contables y administrativas. No tienen un control adecuado en el manejo de efectivo que ingresa en la empresa proveniente del cobro de los productos (tarjetas, eslogan, anuncios, etc.), as como la ausencia de una caja chica establecida que permita realizar compras menores y por la falta de elaboracin de conciliaciones bancarias.

28

5. Conclusiones

La empresa litogrfica IMPROSA no cuenta con un sistema computarizado y carece de controles administrativos que le permitan proporcionar informacin contable confiable y oportuna que oriente en la toma de decisiones.

En el desarrollo del trabajo se pudo determinar que los registros contables no se llevan al da, lo que constituye una limitacin al momento de requerir por parte de los usuarios dicha informacin.

La implementacin de un sistema contable computarizado en la litogrficaIMPROSA permitir la generacin de reportes financieros oportunos y fidedignos que ayudaran al usuario obtener informacin confiable y oportuna.

El registro de la informacin contable en forma manual implica un mayor costo, encambio si se implementa un sistema de contabilidad computarizado se minimizaran los gastos (contratacin de personal).

La falta de controles internos en la empresa dificulta y limita el uso de lainformacin contable y consecuentemente conlleva a incurrir en errores y fraudes que generan prdidas a la entidad.

La inexistencia de manuales contables en la compaa limita el registro de las operaciones en forma correcta y que estn de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

29

6. Recomendaciones

Debido a la importancia de los programas computarizados como herramienta competitivase hace necesario la implementacin de un sistema contable computarizado a la empresa litogrfica IMPROSA, para lograr mayor eficacia y eficiencia en las transacciones.

Se recomienda que en IMPROSA se registren las operaciones comerciales diariamentecon la finalidad de obtener informacin oportuna y confiable.

Es indispensable que IMPROSA implemento un sistema contable que le permita lageneracin de reportes que le sirvan y oriente en la toma de decisiones

Se recomienda que la IMPROSA analic la posibilidad de implementar un sistemacontable computarizado que permita minimizar costos y obtener informacin oportuna debido a que disminuye la contratacin del personal y generara informacin de forma automtica e inmediata.

Se recomienda que la empresa litogrfica IMPROSA implemente los controles internosnecesarios que permitan detectar, observar, verificar los distintos procesos administrativos preestablecidos, y cumplir con los requerimientos legales y objetivos de la empresa.

Que la compaa implemente y haga un manual contable para orientar a los usuarios laforma de operar correctamente las transacciones comerciales que realiza.

30

7. Propuesta de Implementacin de un Sistema Contable Computarizado en la Empresa Litogrfica IMPROSA

7.1 IntroduccinCon base en el anlisis efectuado a la empresa litogrfica IMPROSA se determin que carece de un sistema contable que permita generar informacin veraz, confiable y oportuna en el momento de hacer uso de la misma para tomar una determinada decisin que sea de vital importancia y que afecte las operaciones de la empresa. Para ello se plantea la implementacin de un sistema contable computarizado que se adapte a las transacciones que realiza, as como a la capacidad financiera que le permita ser una empresa competitiva.

El sistema contable computarizado bien diseado ofrece un control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo/beneficio. Existe una gama amplia de sistemas contables computarizados que se utilizan en la actualidad. Para el presente trabajo se tom como base los siguientes: Aspel-SAE, IntraSAT, Monica y AsisteLibros de SAT, con los cuales se pretende proporcionar una gua til para el usuario y ejemplifica los componentes mnimos que deben de tener cada uno de los mdulos.

7.2 JustificacinDebido al crecimiento constante de las operaciones de las empresas y a la necesidad de tener informacin exacta, resumida e informes en tiempo, los sistemas contables manuales tradicionales de manejo de datos resultan obsoletos y poco eficientes; pues en muchas

ocasiones la informacin requerida no es proporcionada en forma oportuna principalmente para la toma de decisiones; esto ha hecho que sea necesaria la utilizacin de un sistema contable computarizado para agilizar el procesamiento de datos, ya que representa un enorme avance en cuanto a que permite ejercer control eficiente en los procesos y en las actividades relacionadas al rea contable. Por esta razn es importante la implementacin de un sistema contable computarizado en la empresa litogrfica IMPROSA, debido a que en el anlisis efectuado se comprob que no tiene una manual contable por escrito, que la informacin no es generada

31

oportunamente y que no cuenta con controles internos en el rea contable, derivado de lo anterior es elemental la implementacin de sistema contable computarizado para obtener mayor eficiencia y eficacia en sus procesos as como disponer de informacin confiable en forma oportuna, adjudicndose beneficios como la reduccin de costos y de tiempo.

7.3 Objetivos: 7.3.1 Objetivo GeneralImplementar un sistema contable computarizado para el control y registro de las operaciones contables que permita cumplir con requisitos fiscales y formales respecto al control y registro de las transacciones contables y as como generacin de informacin financiera oportuna que permita a los usuarios la toma de decisiones.

7.3.2 Objetivos Especficos1. Establecer los mdulos necesarios para llevar a cabo los procesos contables en forma adecuada y obtener la informacin confiable y oportuna.

2. Generar reportes y/o auxiliares que le permitan llevar el control de los siguientes rubros: Compras, proveedores, clientes, ventas, caja y bancos, gastos de operacin, etc.

7.4 Lineamientos generales para un sistema de contabilidad computarizadoDado el volumen de operaciones que se manejan tanto administrativas como financieras en la litografa y por ser sta una empresa que es dirigida por los dueos o socios, no le dan importancia a realizar actividades administrativas, descuidan mucho la parte contable que es lo que le permite saber cmo funciona, dndole poca o ninguna importancia a la misma, es por ello que se hace necesario el diseo de un buen sistema de control interno y contable computarizado, en donde se realice cuidadosamente todas y cada una de las operaciones, poner nfasis sobre todo en las transacciones en donde se involucran los fondos, o bien los activos de la empresa. Un sistema contable computarizado ha de ser claramente definido antes de la implementacin, de tal forma que puedan desarrollarse los programas de computacin necesarios para procesar

32

los datos. Su implementacin es una tarea laboriosa que requiere cambios y capacitacin constante, pero tambin implica cambios de desempeo y hasta organizacionales con el fin de elevar su productividad. A continuacin se presentan los lineamientos para la implementacin de un sistema computarizado:

Anlisis del sistema Definicin de las necesidades de los usuarios. Alcance de los sistemas. Recopilacin de los procesos administrativos- contables.

Diseo general del sistema Diseo por bloques (mdulos). Presentacin de las alternativas para la aprobacin por parte de la administracin.

Evaluacin del sistema Seleccin de la tecnologa a utilizar. Evaluacin de la propuesta del diseo. Anlisis de costos y eficacia del sistema.

Diseo detallado del sistema Especificacin de los procesos con sus detalles en base a documentos.

Implementacin del sistema Capacitacin / educacin de los usuarios. Pruebas. Conversin / verificacin de informes. Seguimiento. Aceptacin del sistema

Operacin del sistema Administracin. Auditora. Mantenimiento.

Cambios mayores a los sistemas

33

Uno de los principales problemas observados al implementar un sistema contable computarizado es la ausencia de procesos que indiquen claramente los pasos a seguir; en consecuencia se presentan lineamientos que deben tomarse en cuenta como primer orden: Conocer las necesidades de nuestros usuarios, sean estos internos (Accionistas, Gerencia, Ingenieros de proyectos, Finanzas, Compras, entre otros) y externos (Bancos, Proveedores, Inversionistas entre otros). Definir el alcance del sistema a implementar, este debe anotar la integralidad de los sistemas de informacin financieros y otros; por ejemplo administracin de Personal, Compras, Contabilidad, Cobros, Ingresos, Explotacin de la informacin; asimismo la seleccin de la tecnologa a utilizar. Analizar documentos y procedimientos administrativos existentes. Construir una estructura o departamentalizacin de movimientos. (Mdulos) Establecer las deficiencias en los procedimientos existentes. Elaborar nuevos procedimientos de acuerdo con la nueva estructura. Elaborar diagramas de flujos. Informar y capacitar a los usuarios de la implementacin de una nueva estructura informtica para obtener actitudes comprensibles y favorables. Realizar pruebas de funcionamiento. Llevar registros alternos para comprobacin (sistema anterior / sistema actual).

Al finalizar la implementacin del sistema contable debe realizarse un anlisis de mejora continua para encontrar posibles fallas (situaciones no previstas) y controlarlas lo ms rpido posible y as evitar problemas de mayor magnitud.

34

7.5 Requerimientos mnimos para utilizar un sistema de contabilidad computarizadoPara que un sistema cumpla con las necesidades para el cual fue creado, debe llenar lineamientos o requerimientos vinculados al buen funcionamiento del mismo.

Requerimientos de sistemas: son las necesidades operacionales inherentes al sistema de informacin mismo y surgen de o estn influenciados por otras fuerzas del diseo o requerimientos, especialmente la produccin de informacin de calidad. Estos requerimientos son: Confiabilidad, disponibilidad, flexibilidad, programa de instalacin, expectativa de vida y potencial de crecimiento, y capacidad para recibir mantenimiento.

Confiabilidad: Se refiere a la seguridad que tiene el sistema para realizar su funcin yobtener los mismos resultados con varios procesos sucesivos.

Disponibilidad: Significa que el sistema debe ser accesible para los usuarios adems de estardisponible de forma rpida en cualquier momento. Flexibilidad: Se refiere a la habilidad del sistema para adaptarse a cualquier cambio que requieran los usuarios. Programa de instalacin: Este se refiere al tiempo que existe desde el momento que la administracin reconoce la necesidad del sistema hasta que se implementa como solucin. Expectativa de vida y potencial de crecimiento: Este requerimiento se debe tomar muy en cuenta en vista de que en muchos casos cuando se llega a implementar un sistema, ste ya es obsoleto. El tiempo promedio para que un sistema cumpla con las necesidades de la administracin es de cinco aos como mnimo. Capacidad para recibir mantenimiento: Una vez implementado el sistema, se le debe dar mantenimiento para corregir fallas que se presenten y modificarse de acuerdo a nuevos requerimientos que surjan por los usuarios. Para utilizar un sistema contable, no se necesita mucha experiencia en la computacin, entre los requerimientos mnimos est saber utilizar

35

una computadora que tenga hojas electrnicas y procesador de palabras, adems de recibir un entrenamiento para el uso adecuado de los sistemas. Lo importante es tener el entusiasmo y el inters por aprender adems de practicar el uso del sistema para volverse experto o experta. Deber existir un plan de capacitacin para los usuarios y al momento de implementar el sistema, verificar los reportes con el sistema anterior y llevarlo alterno por lo menos dos meses para asegurarse del buen funcionamiento del nuevo.

Para la implementacin de un sistema contable computarizado de la empresa ser necesario que sta sea llevada a cabo por la asesora de un Contador Pblico y Auditor, el cual deben poseer los conocimiento sobre la operatoria de los equipos de cmputo y como se disean los sistemas, que implica un conocimientos de sistemas de cmputo y de programacin; tener la capacidad de evaluar los procedimientos de control en las instalaciones de cmputo y establecer las normas de auditora pertinentes; conocer las tcnicas y los diversos lenguajes de programacin; estar familiarizado con los sistemas operativos; detectar los problemas en el manejo de archivos de clientes y de estructura en general (base de datos); establecer una buena comunicacin, tanto con los dems auditores de la empresa, como con los especialistas en procesamiento electrnico de datos. El auditor deber tener un adecuado respaldo de conocimientos sobre los sistemas de informacin computarizada y al mismo tiempo debe de mantener un riguroso plan de actualizacin sobre dicha materia. El auditor estar encargado de participar en el desarrollo e implementacin de los sistemas (software), asesorar los controles: Planeacin, desarrollo, seguridad, control y mantenimiento de los sistemas; revisin de las aplicaciones de tipo financiero y administrativo que sirve de retroalimentacin al sistema contable de la empresa. Se encargar de estudios de factibilidad para la compra de equipo de computacin, para procesar sus datos; seleccin del software que ms se adapte a las necesidades de la empresa.

Se determinar al personal adecuado para el manejo del equipo de computacin y del software. Para el desarrollo del software se debe enfatizar en los siguientes puntos:

Almacenamiento de datos.

Establecer controles internos adecuados a las necesidades

36

Que se pueda reanudar el funcionamiento del sistema en caso de error o interrupcin imprevista.

Formato de los datos de salida como: informes, resmenes, plizas. Elaboracin de un manual.

7.6 Seguridad y control interno.Los programas computarizados son vulnerables a algn tipo de prdida, fraude o falla. Por consiguiente la seguridad se hace necesaria debido a la centralizacin y el fcil acceso de los recursos de cmputo. El valor de la informacin financiera es muy importante y por lo que deben implementarse polticas y procedimientos de seguridad, ubicacin y proteccin del equipo fsico, respaldo del software y acceso al sistema.

Polticas de seguridad: Es aconsejable tener un plan de contingencia por cualquier eventualidad que pueda ocurrir a los programas, as como tener procedimientos por escrito del sistema de seguridad. Es recomendable tener una copia fsica de los programas de contabilidad, as como tener definido el respaldo (back-up) diario, semanal o mensual de los archivos, de la base de datos, del sistema operativo. La frecuencia depender de la cantidad de transacciones que ingresen diariamente al sistema. Los respaldos son importantes porque protegen a la empresa de un evento en donde se borren archivos accidentalmente por algn fallo en el hardware, tambin protege al administrador de computo en contra de cambios no autorizados o accidentales hechos a los archivos o programas, estos respaldos se deben realizar en medios extrables (diskettes, CDs,DVDs), los cuales deben encontrarse fuera de la empresa, custodiados por los encargados del sistema. El departamento de procesamiento electrnico de datos debe ubicarse en un lugar seguro para prevenir que personas no autorizadas entren y usen el equipo. Solamente personas autorizadas deben tener acceso a los programas computarizados contables por lo tanto tendrn su respectiva clave para ingresar al sistema. Deben existir niveles jerrquicos de ingresos a las funciones del sistema, siempre debe haber un encargado principal responsable del sistema. Esta persona debe tener acceso a todo el sistema, aunque siempre es bueno tener a otra persona con estos mismos privilegios en caso de alguna emergencia. Sin embargo, este acceso debe ser limitado al menor personal posible para

37

mantener seguro el sistema. Esto es debido a que cualquier persona con acceso ilimitado puede hacer cambios no autorizados. La mayora de usuarios solo debe tener acceso a archivos y sistemas que sus trabajos requieran. Se debe dar el entrenamiento al personal sobre el buen manejo del equipo de software y hardware para que no ocurra dao al mismo.

Para asegurarse que no entren personas no autorizadas a esta rea, deben estar identificados con un gafete de la empresa. El lugar donde se va a localizar el equipo de cmputo requiere de una construccin slida, preferiblemente contra incendios, debe estar en un lugar no llamativo, ni accesible a personas fuera de la empresa, debe estar prohibido el ingreso de comida y bebidas cerca de las computadoras, debe contarse con un plan de reparacin y mantenimiento del equipo ya sea teniendo el personal adecuado para hacer esas reparaciones o tener un contrato de mantenimiento. Debe existir una instalacin elctrica adecuada para todo el equipo de cmputo (servidor, computadoras, impresoras, escanners, etc.), es indispensable contar con un UPS (sistema de interrupcin de ejerca elctrica). Debe existir separacin de funciones dentro del departamento de procesamiento electrnico de datos y departamento de usuarios, debe tenerse lneas definidas de autoridad y responsabilidad: gerente de procesamiento electrnico de datos, analista de sistemas,

programador operador de computadoras o digitador, tcnico en computacin. Es indispensable elaborar documentos en relacin con la operacin, caractersticas tcnicas operativas (manuales que apoyaran al usuario).

38

7.7 Descripcin de los mdulos del software.El sistema computarizado se integra por los siguientes mdulos: Clientes y cuentas por cobrar, facturacin, inventarios, proveedores y cuentas por pagar, compras, estadsticas y reportes, bancos, contabilidad, ayuda y salir. Estos mdulos son de fcil aplicacin. Despliegan las opciones por medio de mens que el usuario selecciona de acuerdo a la actividad que se encuentre por realizar.

EMPRESA: XXXXXX DIRECCIN: XXXXXX TEL.: XXXX

Clientes y Cuentas por Cobrar

Facturacin

Inventarios

Proveedores y Cuentas por Pagar

Compras

Estadsticas y Reportes

Bancos

Contabilidad

Ayuda

Salir

39

Clientes y cuentas por cobrar: Las principales operaciones que se puede hacer en este mdulo se detallan a continuacin.

Clientes: Agregar, modificar o eliminar informacin de los clientes de la empresa. Revisar el saldo general del cliente o el detalle de los movimientos. Consultar los movimientos del cliente por concepto y revisar el nombre de la persona encargada de los pagos, para establecer contacto. Consultar el expediente del cliente desde el catlogo. Mediante el Administrador de clientes podr llevar un control de las diversas operaciones realizadas para las campaas y actividades generales por los clientes. Obtener un pronstico de cobranza del cliente y consultar sus datos. Conocer la antigedad de saldos del cliente, con el acumulado de saldos vencidos. Consultar e imprimir el resumen de movimientos del cliente. Suspender las ventas a un cliente o Reactivarlo. Imprimir reportes de clientes como: Listado general de clientes y emisin de etiquetas de clientes. El sistema le permite enviar correo o correos electrnicos a los contactos asignados a los clientes.

Cuentas por cobrar: Agregar o modificar conceptos de las cuentas por cobrar, mismos que se utilizarn en los movimientos de cuentas por cobrar que se generen. Agregar, modificar o eliminar movimientos de cuentas por cobrar a clientes. Consultar y asignar nmero de folios a los documentos emitidos para los pagos parciales. Revisar los cobros del da por saldo o por clave del cliente. Recibir pagos de clientes. Aplicar anticipos a un cliente. Dividir los cargos a un cliente, para recepcin de pagos parciales.

40

Generar reportes como cobranza general, estados de cuenta general y detallado, resumen de movimientos, pronsticos y controles de cobranza, corte de caja, entre otros.

Actualizar saldos del cliente. Aplicar intereses moratorios a un cliente.

Otros Determinar el ajuste cambiario de todas las operaciones registradas en alguna divisa. Realizar pagos por internet, as como en su caso la cancelacin o devolucin de los mismos.

41

Descripcin de las funciones de los botones: Datos del cliente: Ofrece el desglose de datos del cliente, para ayudar a las labores de cobranza. Ayuda: Muestra la informacin registrada en el sistema, para que la encuentre ms fcil y la captura. Catlogo o suspensin de clientes: Suspende al cliente sobre el que estaba posicionado, es decir no permite hacer movimientos, pero no es que lo da de baja del catlogo. Saldos del cliente: Presenta el saldo del cliente sobre el que est ubicado. Recepcin de pagos: Graba la informacin del pago registrado. Cancelar: Cancela el pago capturado. Aplicacin de anticipos: Selecciona el abono a aplicar. Cobros del da: Presenta una consulta del detalle del saldo, dentro de Cobros del da y en la consulta de proveedores. Facturacin: Las principales operaciones que se pueden hacer, son las siguientes: Agregar y cancelar documentos de venta. Dar de alta un vendedor y asignarle una comisin de ventas. Dar de alta documentos sin necesidad de capturar todos los datos, utiliza el enlace de documentos. Dar de alta documentos de venta gilmente personalizando la ventana de captura. Emite documentos con caractersticas similares sin necesidad de capturar toda la informacin. Establece descuentos en base a volumen, periodo del ao, etc., (polticas de descuento). Paga la factura en forma inmediata. Establece plazos y la forma en la que se realizar el pago de documentos. Consulta aquellos documentos que tengan un descuento. Realiza un apartado de artculos, sin necesidad de llevar un control complejo en tu inventario. Emite reportes de ventas con informacin de los distintos documentos de ventas.

42

Emite un reporte con la relacin de pagos recibidos e IVA registrado en dichos documentos. Expide comprobantes fiscales de manera electrnica previa configuracin desde los parmetros del sistema. Preparar reportes mensuales a la SAT que contienen un resumen de las facturas que emitidas a sus clientes. Generar una consulta especial que contenga la informacin que necesitan, como por ejemplo, generar una ventana con el nombre del cliente, el vendedor que lo atiende, el nombre de la persona de pagos, su fax y su telfono. Esta consulta la pueden imprimir o exportar, para utilizarla en otras aplicaciones de Windows. Personalizar las estadsticas de acuerdo a tus requerimientos de informacin de ventas. Desbloquear documentos cuando existan fallas elctricas que afecten el funcionamiento del sistema. Emite varios documentos a la vez, entre los cuales se puede mencionar las cotizaciones, pedidos, remisiones, factura, devoluciones, etc.

43

Descripcin de las funciones de los botones: Todos: Despliega informacin adicional acerca del tpico que se est operando. Facturas, remisiones, pedidos, cotizaciones y devoluciones: dependiendo del campo donde te encuentres, presenta la informacin concerniente al tipo de documento (excepto cotizacin), nmero del mismo y los catlogos de clientes y vendedores. Asimismo, cuenta con ayuda en los campos de fechas de elaboracin, entrega, moneda y consignatario. Tambin despliega el catlogo de Inventarios y los distintos precios que tiene el producto. Agrega facturas, remisiones, pedidos, cotizaciones y devoluciones: Sirve para grabar estos documentos, dar de alta clientes en el catlogo, aplica las polticas de descuento vigentes y anula las anteriores.

Inventarios: Las principales operaciones de este mdulo son: Agregar, modificar o eliminar informacin de los productos de la empresa. Realiza el cambio de precios de tus productos. Obtn una actualizacin de existencias por producto o por rango de productos. Realiza el inventario fsico de tus productos. Realiza o consulta el krdex, nmero de serie, kit o los pedimentos aduanales y lotes de tus productos. Consultar e imprimir los conceptos de movimientos al inventario seleccionado. Imprimir tus reportes de inventarios y servicios como: reporte de lneas de productos, reporte de lista de precios, reporte de existencias y costos, reporte de stock mnimo, reporte de stock mximo , reporte de productos pendientes, reporte de requisiciones, reporte de ventas anuales . Agregar los movimientos al inventario. Agregar, modificar e imprimir conceptos de movimientos al inventario.

44

Imprime los reportes de los conceptos de movimientos al inventario como: Reporte de movimientos, reporte de krdex, reporte de rotacin por producto, reporte de punto de reorden, reporte de ventas y utilidad, reporte de historial de existencias, etc. Consultar los nmeros de folios de los movimientos al inventario que el sistema asigna para un mejor control. Ejecuta la exportacin de los movimientos al inventario. Realiza el traspaso entre almacenes.

Descripcin de las funciones de los botones: Generales: Despliega informacin acerca del tpico que ests operando. Catlogo de productos: Ayuda con informacin de la clave y descripcin de productos. Movimientos de inventario: Graba, inserta, borra la partida, da el nmero de serie y observaciones.

45

Proveedores y Cuentas por Pagar: Las principales operaciones de este mdulo son: Proveedores Agregar , modificar o eliminar informacin de los proveedores de la empresa. Revisar el saldo general del proveedor o el detalle de sus movimientos. Consultar los movimientos del proveedor por concepto y revisar el nombre de la persona encargada de la recepcin de pagos, para establecer contacto. Obtener un Pronstico de pagos al proveedor y desde all consultar sus datos. Conocer la antigedad de saldos con el proveedor, con el acumulado de saldos vencidos. Consultar e imprimir el resumen de movimientos del proveedor seleccionado. Suspender las compras a un proveedor o reactivarlas. Imprimir reportes de proveedores como: Listado general de proveedores, acumulados de proveedores y emisin de etiquetas . Manejar un catlogo de zonas donde podrs definir la regin o zona que abarquen los proveedores.

Cuentas por pagar Agregar o modificar conceptos de las cuentas por pagar, mismos que se utilizarn en los movimientos de cuentas por pagar que se generen. Agregar , modificar o eliminar movimientos de cuentas por pagar a proveedores. Podrs consultar y asignar un nmero de folio a los documentos que no se les aplic un nmero de folio cuando fueron dados de alta. Revisar los pagos del da por saldo o por clave del proveedor. Aplicar anticipos a un proveedor. Dividir los cargos a un proveedor, para efectuarle pagos fraccionados. Actualizar los saldos del proveedor

Otras Ejecutar la opcin interfase banco, permite generar la informacin que necesita este sistema para emitir los cheques que se pagarn a proveedores. 46

Aplicar el ajuste cambiario a todas las operaciones registradas en divisas con los proveedores e imprimir documentos.

Descripcin de las funciones de los botones: Generales: Se puede consultar los datos generales del proveedor como: Das de crdito, lmite de crdito, entre otros, para ayudar a las labores de pagos. Ayuda: Muestra la informacin registrada en el sistema. Suspensin proveedores: Se suspende al proveedor sobre el que est posicionado (no lo da de baja). Permite cambiar el estado del proveedor. Saldos del proveedor: Presenta el saldo del proveedor sobre el que te encuentres ubicado. Aplicacin de anticipos y pagos al da: Selecciona el abono a aplicar y presenta una consulta del detalle del saldo del proveedor.

47

Compras: Descripcin de las principales funciones del mdulo: Agregar, cancela y busca tus documentos de compra. Realiza la generacin masiva de documentos. Filtra, exporta y copia la informacin que ms te interese de tus documentos. Agrega un documento especial, la cual es un documento con configuracin especial de captura. Realiza un enlace de documentos. Cuentas con una variedad de tipos de Reportes que podrs generar. Cuentas con la opcin de documento modelo . Cuentas con la opcin de desbloqueo de documentos.

48

Descripcin de las funciones de los botones: Generales: Dependiendo del campo donde se encuentre, presentar la informacin concerniente al tipo de documento y nmero del mismo; despliega adems, el catlogo de Proveedores. Copia: Las observaciones del producto provenientes del catlogo de Inventarios. Grabar: Los documentos y pliza. Despliega los totales del documento en la moneda en la que se realiz el documento. Presenta la ventana para anotar las observaciones correspondientes a la partida. Permite dar de alta a proveedores y a los productos. Presenta los productos devueltos en la consulta y los productos pendientes. Elimina la partida Despliega la ventana de totales en moneda base

Estadsticas y reportes: Este mdulo permite organizar y crear nuevas estadsticas con los datos de los diferentes mdulos del sistema, reflejando la informacin y de esta manera recaudar los aspectos importantes del desempeo de la empresa. Asimismo puede crear la grfica de las estadsticas, as como personalizarla para su visualizacin, etc. Cada estadstica se presenta en cada icono.

49

Bancos: Registra los depsitos, retiros y emisin de cheques para los pagos efectuados a travs de las cuentas bancarias de la empresa y hace conciliacin electrnica con las principales instituciones financieras. Imprime un reporte para obtener la disponibilidad de las cuentas.

Descripcin de las funciones de los botones. Crear: Crea depsitos o retiros a las cuentas bancarias de la empresa. Modificar: Modifica los registros. Eliminar: Elimina los registros. Imprimir: Imprime el reporte de depsitos y retiros. Ayuda: Informacin acerca del uso del mdulo. Fechas: Visualiza reporte de cheques emitidos en un rango de fechas. Nmero Cheque.: Busca un registro de cheques por nmero. Categora: Conceptos de los cheques. Empresa: Registro de empresas a las que se les paga con cheques. Imprimir: Imprime un reporte de los cheques emitidos.

50

Contabilidad: Est es un rea nicamente puede ser utilizada por un supervisor (contador) comprende los mdulos correspondientes a los libros obligatorios contables: Compras, ventas, catlogo de cuentas, asientos contables, diario, caja, mayor, balance general, estado de resultados, balance de comprobacin y cierre. Tambin debe permitir imprimir cada uno de los datos que refleje cada mdulo.

Compras: Registra el movimiento de las compras efectuadas por la empresa.

Descripcin de las funciones de los botones: Guardar: Guarda los registros en el libro de compras. Agregar: Agrega un registro en el libro de compras. Eliminar: Elimina un registro en el libro de compras. Ver: Visualiza el reporte del libro de compras. Imprimir: Imprime el reporte del libro de compras. Salir: Permite salir del mdulo.

Ventas: Registra el movimiento de las ventas efectuadas por la empresa. 51

Descripcin de las funciones de los botones: Guardar: Guarda los registros en el libro de ventas. Agregar: Agrega un registro en el libro de ventas. Eliminar: Elimina un registro en el libro de ventas. Ver: Visualiza el reporte del libro de ventas. Imprimir: Imprime el reporte del libro de ventas. Salir: Permite salir del mdulo.

Catlogo de cuentas: Permite crear la codificacin para las cuentas que se van a utilizar para la contabilizacin de las operaciones que realice la empresa.

Descripcin de las funciones de los botones: 52

Adicionar cuenta: Agrega una cuenta al catalogo. Modificar cuenta: Modifica el nombre de una cuenta. Lista de cuentas: Genera el listado del catalogo. Eliminar cuentas: Elimina una cuenta del catalogo. Utilizar cuentas predefinidas: Permite utilizar un catalogo predeterminado.

Asientos contables: Registra las operaciones que reflejan el movimiento de la empresa.

Descripcin de las funciones de los botones: Crea/modificar asiento: Agrega o modifica un registro contable. Elimina asiento: Elimina un registro contable.

Diario: Genera el reporte de los asientos contables.

Descripcin de las funciones de los botones:

53

Revisar libro diario: Revisa el libro diario. Explicacin: Informacin acerca del uso del mdulo.

Caja: ste mdulo registra los ingresos y egresos de efectivo realizados por la empresa por ejemplo: compras, ventas, cobros y gastos en efectivo, etc. determinando el saldo de ste rubro.

Mayor: Genera las T grficas de las cuentas que se necesiten consultar.

Descripcin de las funciones de los botones: Elegir cuenta: consulta una cuenta. Definir impresora: Opciones acerca de la impresora. Reportes: Permite imprimir reportes que se generan a travs de la informacin de los asientos contables.

54

Descripcin de las funciones de los botones: Balance general: Genera este reporte proveniente de los datos ingresados en los asientos contables. Ganancias y prdidas: Genera este reporte proveniente de los datos ingresados en los asientos contables. Cash flow: Genera este reporte tomando en cuenta los datos ingresados en los asientos contables. Elegir impresora: Opciones acerca de la impresora. Cierre: Permite finalizar el ejercicio contable.

55

Descripcin de las funciones de los botones: Procesar cierre: Inicia el cierre contable. Cierres realizados: despliega informacin acerca de cierres realizados. Instrucciones: Informacin acerca del uso del mdulo.

El costo que implica la implementacin del sistema contable computarizado propuesto oscila entre Q1,208.00 a Q13,544.00, de acuerdo a los precios publicados en internett, el mismo vara dependiendo del sistema de contabilidad seleccionado por el usuario.

56

8. Bibliografa

1. Piloa Ortiz Gabriel Alfredo Mtodos y Tcnicas de Investigacin documental y de campo - 5. Edicin, 2004 - 236 pginas. 2. Chicas Hernandez, Jaime Humberto -- Material de Apoyo para las prcticas de orientacin para la elaboracin de tesis - 2002 67 pginas. 3. Cifuentes Medina, Edilberto -- La aventura de investigar, el plan y la tesis Guatemala Magna Terra 2003 213 pginas. 4. Cdigo de Comercio de Guatemala - Decreto 2-70 Guatemala 2002 178 pginas. 5. Normas Internacionales de Contabilidad (NICs) Instituto Mexicano de Contadores Pblicos con autorizacin por el IASC - Edicin 2000 - 1418 pginas. 6. Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF) Instituto Mexicano de Contadores Pblicos Internacional Accounting Standards Borrad Edicin 2005 1559 pginas 7. Gonzales Martin, Juan de Dios; Yanes Galindo, Loncy Anabella e Interiano Carlos Manual de Estilos de Trabajos Academicos Universidad Panamericana de Guatemala Abril 2006 P: 21

PAGINAS DE INTERNET: 8. 9. 10. 11. 12 13 14 www.monografias.com www.gestiopolis.com www.infomipyme.com www.estudiagratis.com www.biblioteca.universia.net http://www.aspel.com http://portal.sat.gob.gt/sitio/index.php/descargas/asistelibros.html

57

Anexos

58

ANEXO 1UNIVERSIDAD PANAMERICANA Facultad de Ciencias Econmicas Maestra en Finanzas Empresariales HOJA No. 1/3

BOLETA DE ENTREVISTA No ____ Implementacin de un sistema contable computarizado de la empresa litogrfica IMPROSA, ubicada en la ciudad de GuatemalaDirigido al Gerente, personal administrativo y tcnico Buenas das / tardes, soy estudiante de la Maestra de Finanzas Empresariales y por medio de este cuestionario pretendo evaluar si el sistema de contabilidad utilizado actualmente en IMPROSA es efectivo y eficaz.

Objetivo:Recolectar informacin relacionada con la existencia o no de un sistema contable en la entidad objeto de estudio, as como la importancia de la implementacin de un sistema contable computarizado en la misma.

Instrucciones:A continuacin se le presenta una serie de preguntas relacionadas con el tema de investigacin antes mencionado, la cual se utilizar y se manejara con alto nivel de confidencialidad. De antemano muchas gracias por su colaboracin. 1. Utilizan sistemas contables en su empresa? SI NO

2. De qu forma realiza las operaciones contables la empresa y/o que sistema contable utiliza? Manual No sabe Computarizado Ninguno

3. Mantiene sus registros contables al da? SI NO NO SABEN

59

HOJA No. 2/3 4. A cada cuanto tiempo registra sus operaciones comerciales?

Diario No saben

Semanal

Mensual

Anual

5. Que libros contables utiliza? Libro Mayor Inventarios Diario Mayor General Libro Diario Balances Libro de compras Libro de ventas Libro de caja

6. Existen controles internos en la empresa? SI NO

7. Tienen libros auxiliares que generen informacin contable de cuentas especificas? SI NO

8. Tienen polticas contables y administrativas establecidas? SI NO

60

HOJA No. 3/3 9. Realizan conciliaciones bancarias?

SI

NO

10. Cuenta con caja chica para gastos menores? SI NO

11. Tiene alguna dificultad al requerir informacin contable financiera de forma inmediata?

SI Cules?

NO

61

ANEXO 2 ESTADOS FINANCIEROS

62

63

ANEXO 3 FOTOS DE LAS INSTALACIONES

64

65

66