Tesis Marimar Definitivo
95
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL UNEFA EXTENSIÓN EL SOCORRO PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÒN DE UN SISTEMA CONTABLE PARA FORTALECER EL CONTROL DE INVENTARIO EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA ALCALDÌA DEL MUNICIPIO EL SOCORRO ESTADO GUÀRICO PARA EL AÑO FISCAL 2015. TUTOR ACADÈMICO: AUTOR: LICDA. ARIANNY ANDRADES MARIMAR FIGUEROA
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA
DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL
UNEFA
EXTENSIÓN EL SOCORRO
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÒN DE UN SISTEMA CONTABLE PARA FORTALECER EL CONTROL DE INVENTARIO EN EL DEPARTAMENTO
DE COMPRAS DE LA ALCALDÌA DEL MUNICIPIO EL SOCORRO ESTADO GUÀRICO PARA EL AÑO FISCAL 2015.
TUTOR ACADÈMICO: AUTOR: LICDA. ARIANNY ANDRADES MARIMAR FIGUEROA
EL SOCORRO, DICIEMBRE 2015
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICADE LA FUERZA ARMADA NACIONAL
UNEFAEXTENSIÓN EL SOCORRO
CARRERA: LICENCIATURA EN CONTADURÍA PÚBLICA
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÒN DE UN SISTEMA CONTABLE PARA FORTALECER EL CONTROL DE INVENTARIO EN EL DEPARTAMENTO
DE COMPRAS DE LA ALCALDÌA DEL MUNICIPIO EL SOCORRO ESTADO-GUÀRICO PARA EL AÑO FISCAL 2015.
EL SOCORRO, DICIEMBRE 2015
DEDICATORIA
Una vez alcanzada esta meta tan importante para mí, le dedico este
triunfo primeramente a Dios todopoderoso, sin su ayuda no lo hubiese
logrado…
Segundo a mi familia, a mi hijo el cual es mí mayor inspiración por ellos y
para ellos este logro.
ii
AGRADECIMIENTOS
El logro de este sueño se lo agradezco principalmente a DIOS el que
todo lo puede, quien me doto de salud, de vida, de entusiasmo, de mucha fe,
en fin me preparó para trabajar día a día para ser una buena profesional.
A mi FAMILIA, mis padres, mi hijo, mí esposo, mi hermano, quienes
creyeron en mí y me apoyaron para que luchara por mi sueño.
A mí querida profesora y tutora, ARIANNY ANDRADES BETANCOURT, gracias por sus conocimientos, colaboración en mi
preparación y por su apoyo para la realización de mi trabajo especial de
grado (Tesis)...
A la profesora YOSELYN CASTRO; le estoy agradecida por ayudarme
de alguna u otra manera por sus correcciones y apuntes necesarios para la
preparación final de mi trabajo especial de grado
A mis profesores y profesoras de la UNEFA, gracias por todo lo
aprendido, en mí recorrido en esta honorable y prestigiosa institución… a
todas y todos GRACIAS!
iii
ÍNDICE DE CONTENIDO
CONTENIDO PÁG.
DEDICATORIAS……………………………………………………………… iii
AGRADECIMIENTOS……………………………………………………….. iv
ÍNDICE DE CONTENIDO…………………………………………………… v
ÍNDICE DE CUADRO……………………………………………………….. ix
ÍNDICE DE GRÁFICOS…………………………………………………….. x
ÍNDICE DE FIGURAS……………………………………………………….. xi
ÍNDICE DE ANEXOS………………………………………………………… xii
RESUMEN……………………………………………………………………. xiii
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………….. 1
CAPÍTULO I. EL PROBLEMAPlanteamiento del Problema……………………………………………….. 4
Objetivos de la Investigación……………………………………………….. 7
Objetivo General……………………………………………………… 7
Objetivos Específicos……………………………………………....... 7
Justificación de la Investigación……………………………………………. 8
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICOAntecedentes de la Investigación………………………………………..... 9
Bases Teóricas……………………………………………………………..... 14
Control de Inventario.……………………………………………….. 14
Métodos de Control de Inventario………………………………….. 15
Modelo Entidad – Relación………………………………………… 16
iv
Manejador de Bases de Datos……………………………………… 17
Microsoft Access…………………………………………………… 19
Arquitectura de Access……………………………………………. 19
SQL………………………………………………………………….. 20
Inventario……………………………………………………………. 20
Tipos de Inventarios………………………………………………… 21
Inventario de Materia Prima………………………………... 21
Inventario de productos en proceso………………………. 21
Inventarios de Productos Terminados……………………. 21
Inventarios de Oficina……………………………………… 21
Inventarios de Mantenimientos y operación ……………... 22
Costo de Inventarios costo de pedidos……………………………. 24
Sistema de Inventarios……………………………………………… 24
Sistema de Inventario Perpetuo……………………………………. 24
Sistema de Inventario Periódico…………………………………… 25
Modelos de Inventarios………………………………………………. 25
Guía para la selección de modelos de inventarios………………… 25
Plan de Acción…………………………………………………………. 27
Propósitos de los Planes de acción…………………………………. 27
Uso de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC)….. 28
Características de las TIC…………………………………………….. 31
Objetivos de las TIC…………………………………………………… 32
Bases Legales………………………………………………………………… 33
Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela
(1999)................................................................................................... 33
CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICOModalidad de la Investigación………………………………………………... 35
Diseño y tipo de Investigación……………………………………………….. 35
v
Población……………………………………………………………………… 36
Muestra………………………………………………………………………… 36
Técnicas de Recolección de los Datos…………………………………….. 36
Validez y Confiabilidad……………………………………………………… 37
Validez……………………………………………................................... 37
Confiabilidad…………………………………………………………….. 38
Técnica y Análisis de Datos…………………………………………………. 39
CAPÍTULO IV. RESULTADOS Análisis e Interpretación de los resultados 40
CAPÍTULO V. LA PROPUESTAPresentación de la propuesta……………………………………………….. 50
Justificación de la Propuesta………………………………………………… 51
Fundamentos Teóricos de la Propuesta…………………………………… 51
La Gerencia…………………………………………………………… 51
La Gerencia, retos actuales y el gerente del futuro………………. 52
Teoría del procesamiento de información…………………………. 53
Tecnología de la información y comunicación…………………….. 54
La tecnología de la información y comunicación en el ámbito
gerencial………………………………………………………………… 55
Fundamentos Legales de la Propuesta……………………………………... 56
Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela
(1999)………………………………………………………………………
57
Objetivos de la Propuesta……………………………………………………. 58
Objetivo General………………………………………………………. 58
Objetivos Específicos…………………………………………………. 58
Fases de la Propuesta………………………………………………………… 59
vi
I PARTE…………………………………………………………………. 59
II PARTE………………………………………………………………… 59
III PARTE………………………………………………………………. 59
IV PARTE………………………………………………………………. 59
Lineamientos para fortalecer el control de inventario utilizando las TIC.. 65
CAPÍTULO VI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONESConclusiones…………………………………………………………………… 69
Recomendaciones…………………………………………………………….. 72
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS…………………………………………. 73
ANEXOS……………………………………………………………………….. 76
vii
ÍNDICE DE CUADROS
Nº CUADROS PÁG.1 Acciones para mejorar y llevar a cabo todas las actividades.. 40
2 Lineamientos para fortalecer el control de inventario
utilizando las TIC………………………………………………… 42
3 Preparación para el uso de las TIC…………………………… 43
4 Uso frecuente de las TIC………………………………………. 44
5 Uso de las TIC como herramientas útiles para el control de
inventario………………………………………………………… 45
6 Disponibilidad para el uso de las TIC………………………….. 46
7 Preparación Tecnológica del personal………………………… 47
8 Desarrollo institucional y uso de las tecnologías……………. 48
9 Taller 1: Importancia que tiene el fortalecer el control de
inventarios utilizando las TIC………………………………….. 60
10 Taller 2: Elementos teóricos que fundamentan el control de
inventario y las herramientas que permitan el uso de las
TIC…………………………………………………………………. 61
11 Guía de apoyo contentiva de las herramientas que permitan
fortalecer el control de inventario utilizando las TIC…………. 62
12 Guía de herramientas que permitan fortalecer el control de
inventario utilizando las TIC…………………………………… 63
viii
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Nº GRÁFICO PÁG.1 Acciones de mejoramiento………………………………………. 41
2 Lineamiento para fortalecer el control de inventario utilizando
las TIC………………………………………………………………. 42
3 Preparación Tecnológica…………………………………………. 43
4 Uso de las TIC…………………………………………………….. 44
5 Uso de las TIC para el control de Inventarios…………………. 45
6 Disponibilidad de Recursos Tecnológica del personal………. 46
7 Preparación Tecnológica………………………………………… 47
8 Desarrollo institucional y uso de la tecnología………………… 48
ix
ÍNDICE DE FIGURAS
Nº FIGURAS PÁG.1 Control de Inventario utilizado TIC…………………………… 65
2 Manejo de las TIC……………………………………………… 67
3 Herramientas que permitan el uso de las TIC………………. 68
4 El Administrador a la mano con la tecnología……………… 80
x
ÍNDICE DE ANEXOS
Nº ANEXOS PÁG.I Comunicado………………………..…………………………… 77
II Cuestionario…….……………………………………………… 78
II El Administrador de las manos con la tecnología…………. 79
xi
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICADE LA FUERZA ARMADA NACIONAL
UNEFAEXTENSIÓN EL SOCORRO
Autor: Figueroa, MarimarFecha: Junio, 2015
LINEAMIENTOS TECNOLÒGICOS PARA FORTALECER EL CONTROL DE INVENTARIO EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRASDE LA
ALCALDIA DEL MUNICIPIO EL SOCORRO ESTADO GUÀRICO PARA EL AÑO FISCAL 2015
RESUMENLa finalidad de esta investigación fue propuesta de implementación de
un sistema Contable para fortalecer el control de inventario en el departamento de compras de la Alcaldía Bolivariana del Municipio el Socorro, estado Guárico; el estudio se fundamentó en el control de inventarios a través de la modalidad de sistema automatizado con el fin de facilitar y agilizar el proceso en el departamento de compra; considerando por otro lado, el trabajo se enmarco en la modalidad de proyecto factible, formulado sobre la base de una investigación de campo de tipo descriptiva, en cuanto a la recolección de los datos la muestra estuvo representada por la totalidad de (20) empleado de la Alcaldía del municipio El Socorro. De allí, que el instrumento utilizado fue un cuestionario tipo Likert aplicado a los empleados de departamento de compras de la Alcaldía del Municipio autónomo El Socorro después de determinada la validez de los instrumentos a través del juicio de expertos, los resultados obtenidos del análisis demostraron la disposición que tienen los empleados de asumir una actitud proactiva, crítica y reflexiva frente a su desempeño, de asumir el rol de los empleados, concentrando todo su esfuerzo en la búsqueda de la excelencia como valor social importante en su desarrollo, incorporando en todo este proceso de inventario en departamento y así poder controlar el control de entrada y salida de mercancía.
Descriptores: Sistema de inventario, Inventario, Sistema contable.
xii
INTRODUCCIÓN
La contabilidad es una ciencia aplicada de carácter social y de
naturaleza económica que proporciona información financiera del ente
económico para luego ser clasificadas, presentadas e interpretadas con el
propósito de ser empleados para controlar los recursos y tomar medidas
oportunas para evitar una situación desfavorable que ponga en peligro su
supervivencia.
Constituye las anotaciones, cálculos y estados numéricos que se
llevan en una organización para registrar y controlar los valores patrimoniales
de esta. Mediante ella se explica y justifica la gestión de los recursos, y se
protegen los activos de la organización mediante mecanismos que
evidencien en forma oportuna la malversación de fondos o sustracción de
activos. Uno de los fines fundamentales de esta ciencia es facilitar la toma de
decisiones a la administración de una entidad, y además, brindarle pautas
para mejorar su funcionamiento y elevar la calidad de los bienes que produce
y de los servicios que presta.
El sistema contable es un conjunto específico de procedimientos y
métodos aplicables a las transacciones de una organización, relacionados
entre sí por una serie de principios generales que le dan la fisonomía de
sistema para hacer contabilidad. Entiéndase para ello “método” como la
normal o regla, es decir, como un enunciado breve y concreto que fija la
forma o modo de hacer o dejar de hacer algo para lograr un propósito. El
“procedimiento” contempla uno o más métodos. Cuando las normas o reglas
se complementan con la acción de las personas en espacio y tiempo se
construye un procedimiento concreto.
13
Un objetivo fundamental de esta ciencia es suministrar información de
la situación económica y financiera de la empresa, cuestión necesaria para
conocer el patrimonio de la misma y ejercer control sobre ella. La
contabilidad constituye parte del sistema de información de una entidad , es
el conjunto coordinado de procedimientos y técnicas que proporcionan datos
válidos, luego de ordenar, clasificar, resumir y registrar hechos y operaciones
económicas, que brinda información sobre la composición del patrimonio de
esta.
En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza
compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos
desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por
mercancías que la empresa compró pero que, por razones de distancia o
cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacén. Para
contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancías
en Tránsito.
Uno de los puntos más importantes en una organización es el control
de entradas y salidas de mercancías (control de inventario), ya que esto
conlleva a poder determinar en un momento dado la existencia de mercancía
para regular los recursos existente para que no conlleve a una perdida por el
descuido de la mercancía en el almacén.
Toda empresa, organización o ente económico, está en la obligación
de llevar un libro de inventario cono está establecido en el código de
comercio en su artículo 35, donde se describan todos lo que constituye el
activo, pasivo y capital social de la organización, también debe llevar un
control de entradas y salidas de mercancía (control de inventario), que este
destinado a la venta o a la prestación de algún servicio.
14
Debido a lo a lo que se expuso se ha necesario implementar un
Sistema contable para fortalecer el control de inventario en el departamento
de compra de la Alcaldía del Municipio El Socorro para mejorar el control de
entradas, salidas y existencias de mercancía dentro del almacén y así
solucionar la fallas que se vienen presentando en dicha organización.
La siguiente investigación está estructurada por capítulos los cuales
se nombraran a continuación:
Capitulo I: Planteamiento del problema, Objetivos de la investigación,
Justificación e importancia.
Capitulo II: Antecedentes de la investigación, Bases Teórica y Bases legales.
Capitulo III: Marco Metodológico, Modalidad de la investigación, diseño y tipo
de investigación, población y muestra, técnica de recolección de datos,
validez y confiabilidad, técnicas y análisis de datos.
Capitulo IV: Resultados, análisis e interpretación de resultados
Capitulo V. Propuesta
Capitulo VI: Conclusiones y Recomendaciones y referencias bibliográficas
15
CAPÌTULO I
EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Con el transcurso del tiempo la tecnología avanza, y
la sociedad siente la necesidad de adquirir y mejorar las actividades o tareas
que se realizan para su beneficio es por ello que la tecnología ha permitido
satisfacer necesidades esenciales como el mejoramiento
de sistemas tanto manuales como físicos.
Es importante confrontar el desarrollo que se ha llevado a cabo en el
campo de la informática, tal vez la palabra clave es la comunicación,
pues hombre ha sido capaz de comunicarse más fácilmente a través de la
tecnología, usando herramientas creadas por él mismo como han sido
el teléfono o el computador, entre otros. Es posible enfatizar, que
las computadoras han liberado al hombre de labores manuales usando la
informática como recurso de efectividad.
Las computadoras son más que un cerebro de alta velocidad, se ha
convertido en un auxiliar del hombre para una amplia variedad de tareas.
En esta era se ha observado una gran innovación y desarrollo de tecnologías
de la información que ha permitido la evolución de computadores que son
capaces de producir sistemas de información a la sociedad.
16
Todo control de inventario dentro de una empresa representa la forma
de determinar de manera precisa y correcta la existencia de mercancía
disponible dentro del almacén, ya que el objetivo principal es satisfacer las
necesidades de los clientes y consumidores (demanda) con productos,
bienes y servicios de calidad en las mejores condiciones posibles.
Al analizar el funcionamiento y control de inventario en el
departamento de compra de la Alcaldía del municipio El Socorro, la cual se
encuentra ubicada en la calle Andrés bello del sector calichito del Municipio
El Socorro estado Guárico, y que presta sus servicios en administrar los
bienes del municipio para el respectivo funcionamiento de la misma, este
presento un numero considerable de fallas en cuanto su manejo
y supervisión dentro del almacén, debido a que el sistema que se , esta
implementando no reúne los requisitos para cotejar e inspeccionar las
entradas y salidas de materiales , lo cual genera un desconocimiento total de
la existencia disponible, llegando a tener como consecuencia ; la perdida de
mercancía y algunas deficiencia presente en el departamento.
La Alcaldía del Municipio El Socorro es un ente público donde existen
debilidades en el control de inventarios en el departamento de compras, este
se lleva de manera deficiente, por ende el control es muy ambiguo, debido a
esto requiere de un sistema computarizado o un modelo que le brinde mayor
eficiencia y eficacia donde se controle realmente los bienes que entra en el
depósito como el que sale, con este sistema se evitarían los problemas que
se presentan a menudo, como lo es, que se agote la existencia o se
desconozca el estado en que se encuentre algún bien municipal esto
ocasione caos para el área donde se está necesitando, como también se
evitaría que cualquier mercancía o bien fuera hurtada y no se note su
ausencia, como pasa actualmente por la forma como es llevado el control.
17
Es por esto que es necesario fortalecer el control de inventario en el
departamento de Compras de la Alcaldía del municipio El Socorro que este
acorde con el manejo y supervisión de mercancía en el almacén, con el fin
de determinar las limitaciones y aumentar la comunicación del personal para
obtener mayor efectividad en las operaciones de la empresa y un adecuado
control y supervisión de las entradas y salidas de mercancía, la cual permitirá
obtener una mejor planificación, organización, dirección, ejecución y control
de los materiales utilizados por la organización.
Siendo este sistema de inventario una herramienta útil, clave y de gran
importancia en el manejo de los materiales a utilizar en dicho departamento
con la finalidad de lograr mayor satisfacción tanto para el coordinador como
también para los demás departamentos, ahorrando tiempo, materiales y la
mano de obra, en la ejecución y control de este sistema para el buen
funcionamiento del departamento de compras.
Teniendo bien en cuenta que la organización tiene a su disposición
todo el personal y los medios necesarios para la ejecución de un inventario,
para lograr así un mayor control en el movimiento de la mercancía en el
departamento de compra de la Alcaldía del municipio El Socorro.
Para poder lograr todos los objetivos que se plantean en esta
investigación se empleara una metodología tipo descriptiva y diseño de
campo, con el fin de que esta organización pueda tener una confiabilidad
y seguridad en el sistema de inventario de mercancía que se va a
implementar.
Al realizar esta investigación se analizara cada situación a la que se le
pretende dar respuesta a las siguientes interrogantes:
18
¿Que Problemas esta presentando el departamento de compras de la
Alcaldía del Municipio El Socorro por no tener un sistema de inventario
eficiente?
¿Qué importancia tiene para el departamento de compras de la Alcaldía del
Municipio El Socorro proponer la implementación de un sistema contable?
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
Objetivo General
Proponer la implementación de un sistema contable para fortalecer el
control de inventario en el departamento de compras de la Alcaldía del
Municipio El Socorro estado Guárico para el año fiscal 2015
Objetivos Específicos
Diagnosticar el proceso actual para el control de inventario en el
departamento de compras de la Alcaldía del Municipio El Socorro
Estado Guárico para el año fiscal 2015.
Identificar las fallas en el sistema de control de inventario de
mercancía en el departamento de compras de la Alcaldía del
municipio El Socorro Estado Guárico para el año fiscal 2015.
Proponer la implementación de un sistema contable para fortalecer el
control de inventario ene le departamento de compras de la Alcaldía
del Municipio El Socorro.
19
JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
En esta investigación que se esta realizando se Proponer la
implementación de un sistema contable para fortalecer el control de
inventario en el departamento de compras de la Alcaldía del Municipio El
Socorro, con la finalidad de controlar la existencia de mercancía dentro del
almacén, por ende se hace imprescindible tener un mayor control a momento
de las entradas y salidas de mercancía, al momento de descargar
la información en el sistema y al momento de algún cambio o fallas de la
misma, para así poder satisfacer las necesidades de la organización.
Los procesos automatizados, son factores de vital importancia en la
organización, en esta era se ha observado una gran innovación y desarrollo
de tecnologías de la información que ha permitido la evolución de
computadores que son capaces de producir sistemas de información a la
sociedad con apartes a los distintos sectores económicos, sociales, políticos,
educativos, entre otros.
Esta implementación de un sistema contable va a ser de gran ayuda
tanto para el coordinador del departamento de compra como también para
los empleados que laboran en el mismo, ya que puede ser realizado por el
personal de ese departamento en general, esto conlleva a que se puede
tener un buen trabajo de inventario en el cual se refleja lo que en verdad se
encuentra dentro del departamento y almacén, aumentado el
buen desempeño de los del personal y llevando un mejor control de
inventario y del sistema implementado.
20
CAPÌTULO II
MARCO TEÓRICO
En esta parte del trabajo se presenta una descripción detallada de
cada uno de los elementos esenciales de la teoría, de tal manera que la
formulación del problema y su solución sean una deducción lógica de ella,
este marco también puede estar constituido por una teoría específica creada
por el investigador, aquí se detallan los antecedentes de la investigación, las
bases teóricas y legales.
Antecedentes de la Investigación
Es el resumen de los resultados que fueron encontrados por otros
investigadores sobre temas semejantes al tema general o al tema específico
planteado, es decir, las investigaciones ya realizadas referentes a relaciones
de las variables independientes y dependientes del estudio.
Salinas, J. (2005) Desarrollo de un Sistema Automatizado, Cuyo objetivo fue
permitir el control eficiente de los procesos registrados de la oficina
subalterna del primer circuito del Municipio Baruta del estado Miranda.
El desarrollo de este proyecto y nuestra propuesta se relacionan
porque el problema que hemos planteado es la de implementar un sistema
contable para lograr un cambio en cuantos en los procesos llevados a cabo
por los el departamento de compras de la alcaldía del municipio El Socorro
en el control de inventario.
21
Así, Sastra (2005): Expreso en su investigación señala sobre la
administración financiera de los inventarios y destaca que los inventarios
tienen como funciones el añadir una flexibilidad de operación que de otra
manera no existiría, en lo que respecta a la fabricación los inventarios de
productos en proceso son una necesidad absoluta a menos que cada parte
se lleve de maquina a máquina y que estas se preparen para producir una
sola parte.
Por su Parte, Contreras (2007): Expuso en su trabajo que es importante
definir normas de desempeño que permitan llevar un control efectivo de los
planes que se ejecutan para el logro de los objetivos y tomar las decisiones
oportunas a fin de garantizar que todos los recursos de la empresa se usen
de manera eficiente en la consecución de las metas preestablecidas.
También, Guanare (2005): Admitió en su trabajo que en todas
las empresas u organizaciones es muy indispensable llevar un buen control
de las entradas y salidas de mercancías para así conocer la existencia de la
misma (Stock) donde se refleja mediante los inventarios realizados, ya que
es de suma importancia tanto para las actividades administrativas como
también para las actividades operativas de la empresa.
El almacén es la parte fundamental para el cumplimiento de las
actividades, en el cual se deben establecer mecanismos que lleven al control
exacto de las existencias de mercancías, ya que estas representan
el patrimonio de la empresa.
La empresa depende en gran parte de la buena organización y de que
se lleven unos controles internos adaptados a la
necesidad, autoridad, utilidad y registro exacto de cada una de las
22
actividades que se ejecutan, ya que este permite que los informes contables
sean absolutamente confiables para la empresa.
BASES TEÓRICAS
Control de inventario
El control del inventario es uno de los aspectos de
la administración que la micro y pequeña empresa es muy pocas veces
atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o
sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el
curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de
bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios
comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y
productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para
la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases, y los
inventarios en tránsito.
La base de toda empresa es la compra y venta de bienes o servicios;
de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este
manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente,
así como también conocer al final del período contable un estado confiable
de la situación económica de la empresa.
23
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente
que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee
una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o
actividades productivas.
Método de Control de Inventarios
Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos
puntos de vista: Control Operativo y Control Contable. El control operativo
aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en términos
cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control
empieza a ejercerse con antelación a las operaciones mimas, debido a que si
compra si ningún criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los inventarios.
A este control pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo.
El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se
necesita, evitando acumulación excesiva. La auditoria, el análisis de
inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del control
preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción correctiva. No
hay que olvidar que los registros y la técnica del control contable se utilizan
como herramientas valiosas en el control preventivo.
Algunas técnicas son las siguientes:
Fijación de existencias máximas y mínimas
Índices de Rotación
Aplicación del criterio especialmente cuando las especulaciones entra
en juego
24
Control Presupuestal.
Para una compañía comercial, el inventario comprende todas las
mercancías de su propiedad, que se tiene para la venta en el ciclo regular
comercial. El Inventario final de un año es también el inventario inicial del
próximo año. Por tanto, un error de inventario de fin de año afecta el
estado de resultados de los dos años consecutivos. Por ejemplo, una
sobreestimación del inventario final causara una sobreestimación del ingreso
neto de este año y una subestimación compensatoria del ingreso neto del
año siguiente.
El inventario significa la suma de aquellos artículos tangibles de
propiedad personal los cuales están disponibles para la venta en una
operación ordinaria comercial y están en un proceso de producción para
tales ventas. Así como estarán disponibles para el consumo corriente en la
producción de bienes y servicios disponibles para la venta.
Almacenaje de los productos constituidos para el Inventario
El manejo de materiales puede llegar a ser el problema de la
producción ya que agrega poco valor al producto, consume una parte del
presupuesto de manufactura. Este manejo de materiales incluye
consideraciones de movimiento, lugar, tiempo, espacio y cantidad. El manejo
de materiales debe asegurar que las partes, materias primas, material en
proceso, productos terminados y suministros se desplacen periódicamente
de un lugar a otro.
Cada operación del proceso requiere materiales y suministros a
tiempo en un punto en particular, el eficaz manejo de materiales. Se asegura
que los materiales serán entregados en el momento y lugar adecuado, así
25
como, la cantidad correcta. El manejo de materiales debe considerar un
espacio para el almacenamiento.
En una época de alta eficiencia en los procesos industriales las
tecnologías para el manejo de materiales se han convertido en una nueva
prioridad en lo que respecta al equipo y sistema de manejo de materiales.
Pueden utilizarse para incrementar la productividad y lograr una ventaja
competitiva en el mercado. Aspecto importante de la planificación, control
y logística por cuanto abarca el manejo físico, el transporte, el almacenaje y
localización de los materiales.
Sistema Automatizado
Loyola, (1995), señala que
"un Sistema Automatizado es la automatización de un sistema donde se
trasfieren tareas de producción, realizadas manualmente por operadores
humanos a un conjunto de elementos tecnológicos". (p.40 )
Son muchas las empresas que tienen sistemas automatizados para
agilizar la producción y rendir en el mercado donde hoy en día existe una
gran competencia, puestos que gracia a la tecnología se ha superado
eficazmente y eficientemente la producción que venían trabajándose
manualmente.
Inventario
Se refiere a las existencias de un artículo o determinado recurso que
está almacenado y que espera ser usado por la organización. Un sistema de
inventario es el conjunto de políticas y controles que supervisa los niveles de
inventario y determina cuáles son los niveles que deben mantenerse, cuando
hay que reabastecer el inventario y de qué tamaño deben ser los pedidos.
26
Tipos de inventario:
Los inventarios según la forma se clasifican en:
Inventario de Materia Prima: Representan la existencia de aquellos
artículos que sometidos a un proceso de fabricación, al final se convertirá
en un producto terminado.
Inventario de Productos en Proceso (materia semielaborada): Incluye
a todos aquellos productos parcialmente terminados que se encuentran
en un grado intermedio de producción, aun no han sido 40 elaborados
totalmente; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser
inventario en proceso. Este inventario protege contra la variabilidad en el
proceso de producción.
Inventario de Productos Terminados: se refiere a todos los productos
terminados, incluyendo a los almacenados destinados a la venta. Este
inventario protege contra la variabilidad de la demanda del cliente.
Inventario de Oficina: Son aquellos que representan a los artículos
consumibles de oficina que están almacenados para su próxima
utilización.
Inventario de Mantenimiento y Operación: Representan a todos
aquellos artículos y/o materiales que son utilizados como repuestos para
el mantenimiento de maquinaria y equipos, que están almacenados para
ser utilizados siempre y cuando se necesiten.
27
Sistemas de Inventario
Un sistema de inventario es el conjunto de políticas y controles que
supervisa los niveles de inventario y determina cuales son los niveles que
deben mantenerse, cuando hay que reabastecer el inventario y de que
tamaño debe ser el pedido. Un sistema de inventario proporciona la
estructura de organización y las políticas operativas para mantener y
controlar los bienes en existencia.
El sistema es responsable de pedir y recibir bienes: determinar el
tiempo para colocar el pedido y seguir el rastro de lo que se ha pedido, de
cuanto se ha pedido, y de quien lo ha pedido. El sistema también debe dar
seguimiento, para responder a preguntas como: ¿Recibió el pedido el
proveedor? ¿Ya se envió? ¿Están correctas las fechas? ¿Se han establecido
los procedimientos para reordenar o devolver mercancía no deseada?
Sistema de inventario perpetuo
En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro
continuo para cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto
el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles
para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o
provisionalmente.
Sistema de inventario periódico
28
En el sistema de inventario periódico el negocio no mantiene un
registro continuo del inventario disponible, más bien, al fin del periodo, el
negocio hace un conteo físico del inventario disponible y aplica los costos
unitarios para determinar el costo del inventario final. Ésta es la cifra de
inventario que aparece en el Balance General. Se utiliza también para
calcular el costo de las mercancías vendidas.
El sistema periódico es conocido también como sistema físico, porque
se apoya en el conteo físico real del inventario. El sistema periódico es
generalmente utilizado para contabilizar los artículos del inventario que
tienen un costo unitario bajo. Los artículos de bajo costo pueden no ser lo
suficientemente valiosos para garantizar el costo de llevar un registro al día
del inventario disponible. Para usar el sistema periódico con efectividad, el
propietario debe tener la capacidad de controlar el inventario mediante la
inspección visual.
Modelos de inventarios
Los modelos de inventario se centran en la determinación de una
política de inventarios óptima, que indique cuándo debe reabastecerse un
inventario y en cuánto. El objetivo es minimizar el costo total de inventario
por unidad de tiempo. Existen modelos de inventarios de cantidad fija y de
periodo fijo.
Son modelos de cantidad fija aquellos en los cuales la cantidad a
comprar es la misma cada vez que se hace un pedido, estos modelos son
también de revisión continua puesto que se actualiza la posición del
inventario cada vez que hay un movimiento de este. Los modelos de periodo
fijo son aquellos en, los cuales el tiempo entre pedidos es el mismo, es decir
29
se hacen compras cada quince días, tres meses, entre otros. Este tipo de
modelo está relacionado con visitas del proveedor de manera frecuente y en
la oportunidad de su visita se hacen los pedidos.
Los modelos de periodo fijo también se clasifican de acuerdo al
comportamiento de la demanda, como lo son, los modelos Determinanticos y
probabilísticos.
Los Modelos Determinanticos son aquellos en los cuales la demanda
es Determinantica y los Modelos Probabilísticos son aquellos en los cuales la
demanda sigue una determinada función de densidad de probabilidades.
Guía para la selección de modelos de inventarios
Se propone el siguiente procedimiento de tres etapas para la selección
de modelos de inventario:
1. Realizar una evaluación estratégica de los procesos de manufactura o
servicios, utilizando los esquemas indicados. Esto suministra una
visión general de las necesidades de inventario y de las áreas críticas.
2. Agrupar los artículos de acuerdo a su criticidad y clasificación ABC. La
clasificación de criticidades debe hacerse artículo por artículo,
particularmente por artículos de soporte, por lo que pueden utilizarse
estrategias de agrupación de artículos por familia.
3. Una vez acopladas las necesidades de inventario realizar el plan de
acción.
30
Sistema de Variables
Arias F. (2006), define las variables como:
"una característica o cualidad; magnitud o cantidad, que puede sufrir
cambios, y que es objeto de análisis, medición, manipulación o control en
una investigación". (p. 57).
Una variable es una cualidad susceptible de sufrir cambios. Un
sistema de variables consiste, por lo tanto, en una serie de características
por estudiar, definidas de manera operacional, es decir, en función de
sus indicadores o unidades de medida.
El sistema puede ser desarrollado mediante un cuadro, donde además
de las Variables, se especifiquen sus dimensiones e indicadores, y su nivel
de medición.
Proponer la implementación de un sistema contable para fortalecer el
control de inventario ene le departamento de compras de la Alcaldía del
Municipio El Socorro.
31
Cuadro 1 Identificación y Definición de las Variables.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS VARIABLE DEFINICIÓN
CONCEPTUAL
Diagnosticar el proceso actual para el control de inventario en el departamento de compras de la Alcaldía del Municipio El Socorro Estado Guárico para el año fiscal 2015
Control de inventario de los materiales
Es el Planeamiento, compra u obtención, recepción, almacenaje, mercancía y contabilidad.
Determinar los requerimientos que se deben llevar para la propuesta del sistema de automatización en el control de inventario de las obras. Identificar las fallas en el sistema de control de inventario de mercancía en el departamento de compras de la Alcaldía del municipio El Socorro Estado Guárico para el año fiscal 2015.
Automatización en el
Control de inventario de las obras.
Se refiere a las necesidades técnicas indispensables para su materialización como los recursos tecnológicos, económicos y estratégicos.
Proponer la implementación de
un sistema contable para
fortalecer el control de
inventario ene le departamento
de compras de la Alcaldía del
Municipio El Socorro.
.
Mejoras de Infraestructuras
Es la intervención primaria del ser humano sobre el territorio, para acceder a él y destapar su potencial de desarrollo.
Operacionalización de las VariablesDefinición Operacional
32
(CUAM, 2001):
"Es el desglosamiento de las variables, en aspectos sencillos, que
permiten la mayor aproximación para poder medirla, estos se agrupan en las
llamadas, dimensiones las cuales tienen por objeto la representación del
área del conocimiento que íntegra la variable, las mismas representan un
componente significativo con relativa autonomía y del que se derivan un
agregado de elementos llamados indicadores, últimos aspectos a ser objetos
de análisis en el desarrollo del presente estudio, ya que ellos representan las
unidades mínimas a ser observadas y medidas en las variables en
investigación, en función de las características precisas, se pueda
seleccionar la técnica de registro que pueda ser expresada a través del
instrumento seleccionado".
A continuación en el Cuadro 2 se conceptualiza las variables
consideradas en la investigación.
Cuadro 2. Operacionalización de las Variables.
33
VARIABLES DIMENSIÓN INDICADORES ITEMS
Control de inventario de los materiales
Social Proceso Económico
Supervisión. Control. Monitoreo. Control Interno. Registro de
materiales.
1-2-3-5
Requerimientos del sistema automatizado.
Tecnológica Económico Proceso Evaluación
Entrada y salida de mercancía.Inventarios.Cumplimiento.Alcance administrativo
5-6-7
Mejoras de Infraestructuras
Social Económico
Materiales Presupuestos Costos
3-4-6
Bases Legales
Incluyen todas las referencias legales que soportan el tema o
problema de investigación, para ello, se consultaron la constitución; las leyes
orgánicas; las gacetas gubernamentales; entre otros dispositivos apropiados.
En tal sentido, esta investigación se fundamentó legalmente en:
Código de Comercio
Define a los inventarios en su base legal como bienes de una empresa
u organización para la cual se establece una serie de artículos que los
empresarios o comerciantes deben regirse y considerar como obligatorio al
inicio y en el transcurso de las operaciones de la empresa.
Artículo 32: Este artículo señala que cualquiera empresa sea cual sea su
labor en forma clara y detallada, loas libros de inventario en el cual se
especifique las entradas, salidas y existencia de mercancía del almacén,
34
acompañado de los libros auxiliares para así poder llevar un mejor control de
todas las operaciones que se estén realizando.
Articulo 33: Este articulo señala que todo libro de inventario o de cualquier
índole no puede ser utilizado de ninguna manera por la empresa sin que
antes halla sido presentado en algún tribunal del estado o al juez de mayor
instancia ya que el mismo es el que esta autorizado para firmarlo y sellarlo, o
también puede hacerlo en el registro mercantil.
Articulo 35: Este articulo señala que Toda empresa debe de realizar todos
los años un inventario inicial y un inventario final, para así llevar un control de
toda la mercancía y así poder saber y comparar la existencia de la misma, al
principio y al final del ejercicio económico, y a su vez tener conocimientos de
todas las ganancias y perdidas que surgieron cada año, y estos inventarios
deben llevar la firma del encargado del almacén y el sello de la empresa. Los
inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento
de comercio que se hallen presentes en su formación.
DEFINICION DE TERMINOS
Calidad: es herramienta básica para una propiedad inherente de cualquier
cosa que permite que esta sea comparada con cualquier otra de su misma
especie.
Entrada: Lugar por donde se entra. Acción de entrar.
Existencia: los bienes tangibles, con la posibilidad de ser almacenables, que
las empresas adquieren en el exterior, con la finalidad de utilizarlos en el
proceso productivo para la obtención de productos finales, o bien para el
mantenimiento de los equipos productivos.
Fallas: Defecto o imperfección de alguna cosa.
35
Sistema: es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados
que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben
(entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida)
información, energía o materia.
Salida: Acción y efecto de salir o salirse.
Recepción: Acto de recibir o recibirse
36
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
Aquí se presenta el conjunto de acciones destinadas a describir y
analizar el fondo del problema planteado, a través de procedimientos
específicos.
Modalidad de la investigación
La presente investigación estará enmarcado bajo la modalidad de
proyecto factible, la Universidad Nacional Experimental Rómulo Gallegos
(2006), la define como “una propuesta para un modelo operativo viable, o
una solución factible a un problema de tipo práctico, para satisfacer
necesidades de una institución o grupo social” (p. 7).
Diseño y Tipo de Investigación
De acuerdo con el diseño y los tipos de investigaciones que se
utilizaran se realizara un estudio minucioso para establecer una serie de
propuestas para el mejoramiento de las entradas, salidas y existencias de
mercancía, así como también su organización y almacenamiento, a fin de
aplicarse un sistema de control de inventario de mercancías.
37
De Campo.
Según Jacqueline Hurtado (2010): Expresa, que es aquel en el cual el
investigador obtiene sus datos de fuentes directas en su contexto natural,
este diseño no es exclusivo de un tipo de investigación, sino que se aplica en
cualquiera de los diez holotipos (Exploratoria, Descriptiva, Analítica,
Comparativa, Explicativa, Predictiva, Proyectiva, Interactiva, confirmativa y
evaluativa).
Se empleara este sistema porque la información será obtenida
directamente en el lugar donde se esta presentando el problema o las fallas,
en el departamento de compras de la alcaldía del Municipio El Socorro,
específicamente dentro del almacén y en el sistema que se esta utilizando
en la organización.
Población
La población es la totalidad del fenómeno a estudiar, en éste sentido,
Arias (2006) define a la población como “la utilización de individuos o
elementos, en los cuales puede presentarse determinada característica
susceptible de ser estudiada” (p.37). En este orden de ideas, Márquez (2004)
define la población como “el conjunto de todas las cosas que concuerden con
una serie de determinada especificaciones” (p.117). La población en este
estudio estará conformada por veinte (20) empleados de la Alcaldía del
Municipio El Socorro, estado Guárico.
38
Muestra
Con respecto a la muestra, Ramírez (2006) la asume como “la
fracción representativa de un conjunto llamado población, universo o
colectivo, que ha sido obtenido con el fin de investigar ciertas características
del mismo” (p. 115). En esta investigación, se tomará toda la población por
ser esta muy pequeña, pero significativa para obtener los resultados, es
decir, por veinte (20) empleados.
Técnicas e Instrumentos de Recolección de los datos
TécnicasSegún Jacqueline Hurtado (2010): Comprenden procedimientos y
actividades que le permiten al investigador obtener información necesaria
durante la investigación.
Observación directa
Según Jacqueline Hurtado (2010): Requiere que el investigador tenga
acceso directo al evento de estudio y sea contemporáneo con este, es decir,
que sea testigo de las manifestaciones del evento.
Se realizara la observación directa en el sitio de investigación u objeto
de estudio para conocer la participación del investigador en el lugar donde se
desarrollan los sucesos y acontecimientos citados en este caso es el
departamentos de compra de la Alcaldía del Municipio El Socorro.
39
Entrevistas no estructuradas
Según Jacqueline Hurtado (2010): Consiste en formular preguntas de
manera libre con base a las respuestas que va dando el interrogado.
Permitirá obtener datos sin recurrir a la ayuda de técnicas especiales,
para la aplicación de este método se realizaran entrevistas básicas con
el personal involucrado para llevar a cabo los debidos procedimientos.
Instrumentos
Según Jacqueline Hurtado (2010): Constituye la herramienta mediante la
cual es posible aplicar una determinada técnica de recolección de
información.
Guión de observaciones
Según Jacqueline Hurtado (2010): Es un instrumento que precisa los
aspectos a observar, pero de forma general.
Se empleara este guión con el fin de recolectar y recabar la
información necesaria y que estuviera relacionada con la investigación que
se va a realizar en el departamento de compra de la Alcaldía del Municipio El
Socorro.
40
Guión de entrevistas no estructuradas
Según Jacqueline Hurtado (2010): En esta modalidad de entrevista, el
entrevistado tiene plena libertad para expresar sus ideas, opiniones y
sentimientos.
Se utilizara dicho instrumento con el objeto de obtener datos
relacionados con la investigación que se desarrollara en el departamento de
compra de la Alcaldía del Municipio El Socorro, para la aplicación de este
método se realizaran entrevistas con el personal involucrado.
Validez y Confiabilidad
Validez
Según Tamayo (2006), “la validez designa si un instrumento o prueba
mide o no lo que se pretende medir”…se refiere a la existencia o no de una
adecuación entre el objeto de la investigación y el instrumento de la misma”
(p. 168). En este sentido, la validez permitirá al investigador demostrar que
aquello que se trata de medir está libre de distorsión sistemática.
Para validar el instrumento, se utilizará la validez de contenido para lo
cual se solicitará la colaboración de profesionales como un especialista en
administración, uno en informática y otro en contaduría pública. Estos
profesionales actuarán como expertos, los cuales a través de un instrumento
de verificación diseñado para evaluar registros, expresarán su opinión sobre
la claridad y forma del instrumento con relación a contenido, redacción,
lenguaje, orden de las preguntas. (Ver anexos II y III)
41
Confiabilidad
La confiabilidad en investigación, según Tamayo (2006), “se aplica a
la cualidad de poder predecir la presencia de un motivo específico resultados
en un individuo u objeto dado” (p. 71).
De allí pues, que una vez efectuada la validación del instrumento, se
precederá a determinar su confiabilidad por medio de la aplicación de una
prueba piloto, la cual, de acuerdo al autor antes señalado “consiste en aplicar
el instrumento a una pequeña población similar a la muestra por cuanto lleva
a una revisión de toda la estructura teórica del problemas en estudio” (p. 73).
(Ver anexo IV); posteriormente, una vez recogida la información de la prueba
piloto se determinará la confiabilidad mediante la fórmula Alfa de Cronbach,
la cual es la siguiente:
K S2 T1
= ------------- = 1 - ------------------
K – 1 S2 T0
Done:
∂ = Coeficiente de confiabilidad
K = Número de preguntas
∑ S2 T 1= Sumatoria de la varianza de ítems
S2TO = Varianza Total
42
Técnica de Análisis de Datos
Análisis de Resultados
En el marco metodológico del proyecto de investigación, también se
deberá plantear como otro aspecto constitutivo del mismo, todo lo referido al
análisis e interpretación de los resultados. Al culminar la fase de recolección
de la información, los datos, han de ser sometidos a un proceso de
elaboración técnica, que permiten recontarlos y resumirlos; antes de
introducir el análisis diferenciado a partir de procedimientos estadísticos; y
posibilitar la interpretación y el logro de conclusiones a través de los
resultados obtenidos.
En esta fase de desarrollo del proyecto de investigación, comprende
de la incorporación de algunos lineamientos generales para el análisis e
interpretación de los datos; su codificación y tabulación; sus técnicas de
presentación; y el análisis estadísticos que se introducirán los mismos.
El cuestionario de preguntas cerradas tiene como finalidad recabar
información acerca de proponer la implementación de un sistema contable
para fortalecer el control de inventario en el departamento de compras de la
alcaldía del Municipio El Socorro.
Técnica de Presentación de los Datos
La información recopilada a partir de los instrumentos y técnicas de
recolección de datos, puede ser presentada de manera organizada a través
de varias formas.
La representación escrita: consiste en incorporar los datos estadísticos
recolectores, en forma de texto, a partir de una descripción de los mismos.
43
En aquellos casos donde se manejan pocos ítems, a través de palabra
escrita, es posible dar cuenta de la direccionalidad de tales hechos.
La representación gráfica: "las técnicas gráficas, permitirán
representar los fenómenos estudiados a través de figuras, que pueden ser
interpretadas y comparadas fácilmente entre sí. Cuando reúnen ciertas
características de simplicidad y precisión pueden ser más expositivas que las
descripciones verbales."
Según Contreras Heredia, Damelys (2007): La unidad de análisis se refiere
a la unidad representativa de estudio concebida por el conjunto de
escenarios o ámbitos generalizados donde suceden las ocurrencias del
fenómeno objeto de la investigación, implica procesos, sistemas,
procedimientos y actividades, en fin es un conjunto de elementos cuyo
análisis permitirá la obtención de datos primarios en forma lógica y
estructurada.
En esta investigación de utilizara la unidad de análisis porque se
estudiara proponer la implementación de un sistema contable para fortalecer
el control de inventario en el departamento de compra de la Alcaldía del
municipio El Socorro, con el fin de buscarle soluciones a las fallas que se
vienen presentando continuamente.
44
CAPÍTULO IV
RESULTADOSAnálisis e Interpretación de los Resultados
En esta sección del trabajo se presentan y analizan los datos
obtenidos, una vez realizado el trabajo de campo, el cual se desarrolló en la
Alcaldía Bolivariana del Municipio El Socorro, estado Guárico; los datos se
tabularon manualmente, se elaboraron cuadros estadísticos en función de los
ítems, las frecuencias simples y los porcentajes que corresponden a éstas,
por consiguiente, los resultados fueron:
Cuadro N° 1. Acciones para mejorar y llevar a cabo todas las actividades.
¿Cree usted que los pasos que se toman para realizar el inventario son los más adecuados?
SI % NO %
Empleados 12 60 8 40
Fuente: Figueroa (2015)Gráfico Nº 1. Pasos que se toman para realizar el inventario son los más adecuados
444648505254565860
SINO
Fuente: Figueroa (2015)
En lo concerniente a los datos que se visualizan en el cuadro Nº 1
grafico Nº 1, se destaca que un 60% del personal entrevistado refirió que si
impulsa acciones para mejorar y llevar a cabo todas las actividades, mientras
que el otro 40% afirmo que no las impulsa. Sin duda, este análisis deja ver
claramente que es necesario desarrollar acciones por parte del coordinador
del departamento de compra para fortalecer los procesos que se desarrollan
en la organización lo que permitirá alcanzar el éxito en el cumplimiento de las
actividades.
Cuadro N° 2. Lineamientos para fortalecer el control de inventario utilizando
las TIC
¿Considera usted que el sistema de inventario muestra los resultados acordes con el inventario físico?
SI % NO %
Empleados 18 80 2 20
Fuente: Figueroa (2015)
Gráfico 2. Sistema de inventario
01020304050607080
SINO
Fuente: Figueroa (2015)
46
Se visualiza en los datos expuestos en el cuadro 2 grafico 2, que el
80% de los trabajadores entrevistados manifestaron que si es necesario
implementar una propuesta de de sistema Contable para fortalecer el control
de inventarios para el departamento de compras; mientras que un 20% indica
que no ya que ellos desconocen del manejo de un sistema automatizado.
En relación al control de inventarios utilizando el computador, Romero
(2001) expresa que el reto de aprender solo puede gestionarse mediante una
red mundial que agrupe todo el saber y todas las mentes; con esto surge
entonces una nueva propuesta de implementación de un sistema contable,
pues es indiscutible que en la existencia de esa red de conocimientos que se
concibe, está de por medio la computadora y por ende la introducción de las
nuevas teorías sobre la obtención de conocimientos y el empleo de las
tecnologías de información y comunicación.
Cuadro Nº3. Preparación para el Uso de las TIC¿Piensa usted que los empleados del almacén están actos para la realización de inventarios físicos?
SI % NO %
Empleados 18 80 2 10
Fuente: Figueroa (2015)Gráfico Nº 3. Preparación Tecnológica
020406080
100 SINO
Fuente: Figueroa (2015)
47
Se tiene en el cuadro 3 grafico 3 que el 90% que los trabajadores
manifiestan que si están acto para manejar el sistema contable automatizado
y que cuenta con la preparación suficiente para trabajar en el departamento;
por su parte, el 10% restante de la muestra en su totalidad contradicen esta
respuesta, lo que permite inferir que en la organización expresa pese a tener
en propiedad los recursos tecnológicos para el aprendizaje, el personal
obrero no tiene acceso a éstos por desconocimiento a su debido manejo,
suscitándose un aprendizaje memorístico.
Cuadro Nº 4. Uso frecuente de las TIC
¿Estima usted que la entrada de mercancía al almacén antes de que se inicie el inventario afecta al mismo?
SI % NO %
Empleados 18 90 2 10
Fuente: Figueroa (2015)
Gráfico Nº4. Entrada de mercancía afecta el inventario
0
50
100SINO
Fuente: Figueroa (2015)
Se observa en el cuadro 4 grafico 4 que los empleados en un 90%
expresan que al momento de entrar mercancía al almacén no afecta al
respectivo procedimiento contable, ya que se cuenta con un sistema manual
de inventario de entrada el cual facilitaba llevar la relación con el debido
procedimiento contable. La implementación de un sistema contable al
momento de la práctica en la computadora, opinión que orientan a que, la
institución planifique y verifique la utilización de los recursos tecnológicos,
48
como recursos didácticos, para generar la articulación de la teoría con la
práctica. Sin embargo otro importante número de empleados manifiesta que
no utilizan el computador para realizar inventarios como parte de sus tareas
administrativas. Existen dos personas que desconocen el majeo de este
sistema ya que son personal no capacitado y desconocen de manera total el
funcionamiento de la misma.
Cuadro Nº 5. Implementación del sistema contable
¿Se siente usted acorde con el sistema de inventario que se está empleando?
SI % NO %
Empleados 20 100 0 0
Fuente: Figueroa (2015)
Gráfico 5. Implementación del sistema contable
Fuente: Figueroa (2015)
Se evidencia en el cuadro 5 grafico 5 que en su totalidad (100%) los
empleados afirman que sí, es viable la instalación de un sistema contable
automatizado lo que facilitar mejorar y agilizar el procedimiento contable
dentro del departamento de compra, lo que induce a la necesidad, de que,
en la organización se ponga en práctica políticas de atención con materiales
tecnológicos para el trabajo administrativo que involucre la capacitación en
relación a herramientas tecnológicas.
49
0
50
100 SINO
CAPÍTULO V
LA PROPUESTA
En este Capítulo se da a conocer factibilidad de este trabajo de
investigación como es la presentación, justificación, objetivos,
fundamentación, estructura, factibilidad y costo de la propuesta para el
diseño de un sistema automatizado de manejo de datos que permitirá el
control del inventario en el departamento de compra de la Alcaldía del
municipio El Socorro.
Presentación de la Propuesta
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE INVENTARIO UTILIZADO POR EL DEPARTAMENTO DE COMPRA DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO EL SOCORRO.
Dentro de departamento de compras de la Alcaldía del municipio El
Socorro se realizan dos tipos de inventarios ya que esta es una de
las operaciones o funciones que lleva a cabo la empresa mensualmente
para llevar un control de la mercancía en el almacén. Se aplica un
inventario manual y otro computarizado.
El inventario manual se realiza de la siguiente manera:
Se imprimen hojas que contienen todos los datos de los productos que
se encuentran dentro del almacén de productos refrigerado y otros de
los no refrigerados.
50
Se entregan las hojas al personal que labora dentro del almacén que
es el responsable de realizar el conteo manual del físico de los
productos.
Una vez culminado el conteo físico de todos los productos se entregan
las hojas al personal encargado de vaciar la información en el sistema.
El inventario computarizado se realiza de la siguiente manera:
Se vacían los datos del inventario físico en el sistema de inventario
que utiliza la empresa.
Se introducen todos los códigos de los productos uno por uno en el
sistema de inventario.
Cuando se introducen los códigos y se imprimen las hojas con la
existencia real de los productos se hace de acuerdo a la marca.
Al finalizar el vaciado con todos los datos de los productos en el
sistema se imprimen las hojas y se hace una comparación con los datos
proporcionados del inventario físico y los datos del sistema para verificar
su veracidad.
En el caso de presentarse alguna faltante de producto se procede a
hacer un reconteo físico específicamente donde se presenta la falla y se
modifica en el sistema y se vuelven a imprimir las hojas para que sea
chequeado en la oficina principal y para su respectivo archivado.
51
FALLAS DEL SISTEMA DE INVENTARIO UTILIZADO POR EL DEPARTAMENTO DE COMPRA DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO EL SOCORRO.
Las fallas que se encontraron en el sistema de inventario de la
empresa fueron las siguientes:
Introducen de forma errónea los códigos de la mercancía.
Atraso en la actualización del sistema de inventario
Los datos del sistema de inventario casi nunca compagina los datos al
momento de hacer el inventario físico y compararlo con el sistema.
No se obtiene una información exacta del movimiento diario de la
mercancía lo cual conlleva a que no se realicen los despachos
a tiempo por no saber con exactitud que hay en el almacén.
Al momento de recibir un pedido de cualquier empresa no se hace el
ingreso de la mercancía al momento en el sistema sino no que se hace
varios días después por no tener el personal calificado para realizar
este trabajo.
Cuando se daña alguna mercancía no se hace la salida del producto
del sistema y esto conlleva a que el producto se vea en existencia pero no
se encuentre en el almacén.
En el departamento de compra y almacén no se cuenta con un sistema
que les permita a ellos verificar la mercancía esta en existencia y que el
mismo arroje el la información sin tener que estar buscando dentro del
almacén a ver lo hay o no.
52
ESTRATEGIAS PARA EL MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRA DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO EL SOCORRO.
Las estrategias que se pueden usar para la optimización del sistema
de control de inventario del departamento de Compra dela Alcaldía del
Municipio El Socorro son:
Al momento de que se reciba un despacho de cualquiera empresa se
debe registrar en el sistema de inventario toda la mercancía que se le
esta dando entrada al almacén y verificar que sea exactamente la
cantidad real de todos los productos.
El encargado o jefe de almacén debe tener un computador con el
sistema instalado y un asistente que también tenga un computador
con el mismo sistema que sea el quien se encargue de hacer el
trabajo del ingreso y egreso de la mercancía.
Dar cursos de adiestramiento al personal del almacén de cómo
realizar un inventario físico.
El jefe de almacén teniendo el control del sistema conjuntamente con
su asistente podrá darle información de la mercancía que se encuentra
en el almacén a los asesores de ventas o a sus superiores al momento
que ellos lo requieran.
Realizar un control de inventario en donde el jefe de almacén en
compañía con el equipo de trabajo realizaran un inventario físico
semanal esto con el fin de que al momento de hacer el inventario
mensual que va a ser pasado a la gerencia y sea el que se valla a ser
53
archivado no se encuentre ningún error o faltante y todos los datos
concuerden con el sistema de control de inventario.
Implementar un sistema mas actualizado y de mejor control de
los recursos que estén dentro del almacén y donde se pueda tener un
mejor conocimiento de las entradas, salidas y las existencias de
cualquier producto.
Este conjunto de estrategias que se presentan conllevaran a una
optimización del sistema de control de inventario y proporcionara a la
organización un mejor control de la mercancía que esta en el almacén, y a
al personal le permite simplificar el trabajo que realizan dentro de este
departamento y a su vez tener una mejor eficiencia y una
buena coordinación a la hora de realizar el inventario, por otra parte con
esto se lograra reducir mas el consumo del tiempo utilizado y el esfuerzo
realizado para tener un mayor logro de la productividad de la empresa.
Justificación
Los sistemas de información son la mejor herramienta a la hora de
procesar gran cantidad de datos, de otra forma los datos procesados
serían menos confiables. En este orden, el sistema propuesto es una
herramienta confiable para el manejo y manipulación de información.
El sistema propuesto en esta investigación esta orientado a mejorar
el proceso de control de los materiales y por ende el inventario del mismo,
además de permitir al usuario que maneje el sistema, realizar tareas de
manera rápida, evitando así pérdida de tiempo, información y materiales.
La iniciativa de incluir esta herramienta en el departamento de
compra que tomamos como ejemplo, responde a la carencia de control de
datos antes mencionados, sin embargo, el propósito del implementación
54
de un sistema contable para el departamento de compras de la Alcaldía
del Municipio El Socorro es el mayor y mejor control en el manejo de los
procesos de inventario, creando un ambiente cómodo para el los
empleados.
La comunicación entre los empleados y el sistema propuesto será
más confiable y amigable para así facilitar el efectivo funcionamiento del
sistema de inventario.
Objetivos de la Propuesta
Objetivo General
Propuesta de implementación de un sistema contable para
fortalecer el control de inventario en el Departamento de compras de la
Alcaldía del Municipio El Socorro Estado Guárico para el año fiscal 2015.
Objetivos Específicos:
Diagnosticar el proceso actual para el control de inventario en el
departamento de compras de la Alcaldía del Municipio El Socorro
Estado Guárico para el año fiscal 2015.
Identificar las fallas en el sistema de control de inventario de
mercancía en el departamento de compras de la Alcaldía del municipio
El Socorro Estado Guárico para el año fiscal 2015.
Proponer la implementación de un sistema contable para fortalecer el
control de inventario ene le departamento de compras de la Alcaldía
del Municipio El Socorro.
55
Fundamentación
Está fundamentado sobre la base del desarrollo de sistemas
informáticos que vienen orientándose sobre el enfoque de la
sistematización progresiva de los procesos internos que se lleva a cabo
diariamente, para obtener un flujo rápido de informaciones fiables, elevar
la cantidad y disminuir los costos operativos asociados otorgando
respuestas inmediatas a las necesidades del empleado. Para la adecuada
terminación de requerimientos de sistema propuesto, además de la
comunicación de los entre cada unos de los integrantes del departamento
de compra directos del sistema de información y comunicación realizada a
través de la encuesta aplicada, fue necesario la observación de como se
realiza actualmente.
Fue a través de esta estrategia que pudimos establecer que,
además de los fallos evidenciados en la etapa de investigación preliminar,
dentro de departamento de compra se cuenta con los recursos necesarios
para realizar la implementación del sistema contable de información
permitiendo así optimizar el proceso de inventario manejo de ordenes
entrada y salida de materiales, cuenta con todos los elementos para
realización y puesta en funcionamiento de la propuesta.
Es necesario hacer notar la automatización de un determinado
sistema contable el cual es utilizado como una herramienta factible, con
el fin de facilitar el desarrollo de actividades de mayor envergadura en
cuanto al procesamiento de información y labor del personal.
Estructura
En el presente punto se mostrará el funcionamiento del modelo
propuesto: propuesta de implementación de un sistema contable para
fortalecer el control de inventario en e l departamento de compras de la
Alcaldía del Municipio El Socorro, el cual estará basado en la
manipulación de objetos dispuestos en pantallas de trabajo que
56
básicamente representa el programa. Se encuentra diseñada para
manejar datos, la pantalla principal del programa tiene los links de entrada
al menú del sistema, seguidamente presenta otra pantalla manejo de
registro la cual permite consulta, modificar y salir del sistema,
dependiendo del requerimiento del usuario existe la pantalla de guardar,
imprimir o eliminar y agregar, los cuales facilitaran el manejo al usuario.
Este programa esta enlazado con una base de dato
en Access 2003 cargada previamente por el encargado de instalar el
sistema, en esta base de datos existen varia tablas relacionadas de uno a
muchos.
Estudio de Factibilidad
Según las categorías mencionadas en líneas anteriores humana,
económica, material y tecnológica, la distribución de los recursos a
emplear en el desarrollo de prototipo se da de la siguiente forma:
Recursos Humanos.
Los miembros del Departamento de Compra de la Alcaldía del
Municipio El Socorro.
Especialista en Sistema
Recursos Económicos.
Departamento de Compra de la Alcaldía del Municipio El Socorro
cuenta con los recursos económicos necesarios para adquisición de
equipos tecnológicos (software y hardware) que satisfaga las necesidades
para la instalación y ejecución del sistema automatizado.
Recursos Tecnológicos.
Para garantizar un rendimiento adecuado del sistema propuesto es
necesario que los equipos hardware donde se van a instalar y operar el
sistema cumplan con los siguientes requerimientos unidad central de
57
procesamiento (CPU) Pentium IV, se recomienda 3 gigabyte (GB)
de memoria RAM,). Disco duro de 160 GB. Sistema
operativo Windows Xp, monitor SVGA, teclado y mouse, desarrollo
y programación Visual Basic 6.0 y la base de datos Microsoft Access
2000.
58
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Mediante el mejoramiento del sistema de control de inventario de
mercancía en el departamento de Compra de la Alcaldía del Municipio El
Socorro se obtuvieron las siguientes conclusiones:
Al momento del mejoramiento del sistema de inventario de mercancía
dentro del almacén se ahora más tiempo al momento de realizar el
inventario físico y se obtiene una mejor información en cuanto a la
existencia de mercancía.
Se permita hacer una simplificación del trabajo tanto al personal
administrativo como también al personal que labora dentro del
departamento de compra percibirá mejorar el manejo del sistema.
Los pedidos hechos por el departamento se harán a su debido tiempo
y el jefe de podrá realizar el trabajo que se ha asignado manteniendo
el sistema de inventario actualizado conjuntamente con la mercancía
existente dentro del almacén.
Este mejoramiento del sistema de inventario le garantizara a la
organización una disminución de las fallas que se presentan dentro del
departamento de compra y así llevar una eficiente y exitosa
administración de los recursos existentes.
La obtención de los resultados esperados por la gerencia serán de un
resultado positivo, tomando en cuenta que el buen manejo de los
inventarios depende en gran parte del destino de cualquier empresa u
organización por más pequeña que sea porque él no llevar una bueno
59
administración de los mismo podría causar una pérdida o caída muy
fuerte y muy difícil de reparar.
Recomendaciones
De las conclusiones presentadas anteriormente surgen las
siguientes recomendaciones:
Preparar al personal que se encargara de de llevar el sistema de
control de inventario con cursos relacionados con el mismo y dar
instructivos como guía y dar entrenamiento al personal que no tenga
experiencia en la realización de inventario físico.
Al momento de la recepción de la mercancía se deben descargar
todos los datos de mercancía que está entrando al almacén.
Realizar un conteo semanal de la mercancía en existencia y verificar si
las cantidades coinciden en el almacén y en el sistema de inventario.
No recibir mercancía al momento o el día que se valla a realizar el
inventario.
Mantener el sistema de inventario actualizado al día con las entradas y
salidas de mercancías, para tomar las acciones con respecto a las
medidas correctivas propuestas para así poder reducir el número de
perdidas.
Utilizar un sistema de inventario mas optimo para que a la hora de
realizar el inventario arroje los resultados deseados por parte del
personal del departamento de compra y almacén y que la gerencia
quede satisfecha con el trabajo realizado en forma conjunta.
60
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Editorial: caracol
Contreras, H. (Caracas, 2007), Administración de Producción.
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Hurtado, J (Caracas, 2010), Metodología de la Investigación.
Editorial: Digol
Balestrini M. (Caracas, 1987) Procedimientos Técnicos de la Investigación Documental.
Editorial: Panapo.
Batista P, Fernández C. y Hernández R, (Colombia, 1991) Metodología de la Investigación.
Editorial; McGRAW-HILL.
Benítez Sán Chez, Vicente, Curso de Administración y Control de
Inventarios
Editorial: Apartado Plaza las Américas.
Bonnet, P. Año 1992. Programación Estructurada.
Editorial: Pretice
Burch (1988). El Desarrollo de un Sistema de Información Trabajo de Grado del Caballero Mejia.
61
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UNEFA. Año 2011. Guía para la Elaboración y Presentación del Trabajo Especial de Grado.
P. Bonta y M. Farber, Grupo Editorial Norma, 199 Preguntas
Sobre Marketing y Publicidad.
Ibarra, J (2004) Propuesta para el diseño de un sistema automatizado que lleve el control efectivo en forma del proceso de inscripción en la escuela técnica comercial Luís Razetti. Trabajo Especial de Grado del Colegio Universitario de Administración y Mercadeo
Código de Comercio. (Gaceta Nº 475 Extraordinaria del 21 de diciembre
de 1955).
Paginas web:
www.google.com.ve
www.wikipedia.com
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63
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICADE LA FUERZA ARMADA NACIONAL
UNEFAEXTENSIÓN EL SOCORRO
ANEXO I
COMUNICADO
Respetado Empleado:
El propósito del presente cuestionario es obtener información que
permita indagar aspectos concernientes al control de inventarios y el uso
de un sistema contable dentro del departamento de Compra de la Alcaldía
del municipio El Socorro; se le agradece responder de manera objetiva y
sincera, pues de ello va a depender el éxito de la investigación.
Gracias
El Investigador
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ANEXO II
GUION DE OBSERVACIONESPreguntas Si No
¿Considera usted que el inventario físico es realizado adecuadamente?
¿Cree usted que el inventario físico realizado tiene un buen mecanismo de funcionamiento?
¿Existen hojas o formatos para la realización del inventario físico?
¿El jefe del departamento de compra tiene los conocimientos necesarios de control de inventario y almacenamiento?
¿La realización del inventario físico se realiza dentro del almacén?
¿El área donde usted labora cuenta con un espacio suficiente y acorde para el almacenamiento de la mercancía?
CUESTIONARIO
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PARTE I. Instrucciones:Leer cuidadosamente cada una de las alternativas y formule su respuesta.
Marque con una equis (X) la respuesta que considere conveniente.
Consulte a las investigadoras si tiene alguna duda.
DATOS PERSONALES.Nivel de Instrucción: __________________________________________
Tiempo de Servicio: __________________________________________
Lugar y Fecha: ______________________________________________
Preguntas Si No
¿Cree usted que los pasos que se toman para realizar el inventario son los más adecuados?
¿Considera usted que el sistema de inventario muestra los resultados acordes con el inventario físico?
¿Piensa usted que los empleados del departamento de compra están actos para la realización de inventarios físicos?
¿Estima usted que la entrada de mercancía al almacén antes de que se inicie el inventario afecta al mismo?
¿Se siente usted acorde con el sistema de inventario que se está empleando?
Fuente: Figueroa, (2015)
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