Tips para el diseño de

Cronogramas

Ing. Esteban Zuttion MBAJornada de Gestión de Proyectos - CIEER

12 de Octubre de 2012

Quienes somos?

• Presentación breve de los

participantes.

– Presentación del instructor.

2

– Presentación del instructor.

– Presentación de los participantes de la

charla, pregunta:

• Que experiencia posee la audiencia en el uso

de cronogramas para planificar y controlar

proyectos?

Objetivos de la charla?

• Compartir con los asistentes:

1. Tips para el diseño de cronogramas, y para el control de

proyectos.

2. Experiencias en el uso de cronogramas para planificar y

controlar proyectos de diferentes tamaño y complejidad.

3

Alcance

1. Planificación:

1. Desarrollo de un WBS

2. Programación de actividades

3. Estimación de esfuerzo

4. Asignación de recursos.

5. Uso de PERT

6. Uso de Camino Crítico6. Uso de Camino Crítico

2. Seguimiento

1. Línea base, desvíos.

2. Línea de progreso

3. Replanificación a una fecha

4. Completar % de avance automáticamente

Work Breakdown Structure

WBSWBSWBSWBSWBSWBSWBSWBSWBSWBSWBSWBSWBSWBSWBSWBS

Desarrollar la WBS

• Definir los estándares que deberá seguir la WBS para cada tipo de

proyecto:

– Duración de las tareas.

– Criterios de agrupamiento de las tareas.

Tareas:

– Criterios de agrupamiento de las tareas.

– Milestones/hitos.

– etc.

• Asignar Ownership para cada tarea de la WBS teniendo en cuenta el skill

de cada integrante del team, entrenamiento requerido, disponibilidad, etc.

• Definir los criterios que deberán utilizarse para evaluar la finalización de

cada una de las tareas.

WBS (Work Breakdown Structure)

• El Ciclo de Vida provee el nivel superior del WBS.

• La idea es descomponer el proyecto cada vez en mayor detalle. Esto significa crear un diagrama de varios niveles.

• El WBS no tiene en cuenta tiempos ni secuencias de las tareas del proyecto y se concentra en la estructura y la jerarquía.

Proyecto

Ciclo de Vida

Actividad

Tarea

Múltiples tareasY subtareas

Mapeando el Ciclo de vida y WBS

Proyecto XX

Incremento 1 Incremento 2 Incremento n

Ciclo

de

Vida

Requeri-

mientosDiseno

Cons-

trucciónTest Deploy

Relevar y

documen.Analizar Validar

WBS

WBS – Guías

• Nombrar cada tarea con un verbo en infinitivo (definir, diseñar, ..).

• Numerar cada tarea identificando el nivel en el que se encuentra (1.1, 1.1.1, ...).

• Asegurarse que el conjunto de tareas de cada nivel satisface la tarea ubicada en el nivel superior.

• Cada nivel de detalle debería tener entre 2 y 7 tareas de detalle.• Cada nivel de detalle debería tener entre 2 y 7 tareas de detalle.

• Un conjunto de tareas de un nivel de detalle debe dejar al menos un producto como resultado.

• Existen definidos criterios de completitud de las tareas implícita o explícitamente.

• Cada tarea es lo suficientemente pequeña para detectar problemas y resolverlos.

WBS – Definición de Tareas

• Finalizar la descomposición de tareas cuando las mismas posean una duración de aprox. una semana de duración, y sean llevadas a cabo por una persona o un pequeño grupo de personas.

• Indicar cada dependencia externa como un hito.• Indicar cada dependencia externa como un hito.

• Definir los hitos (“momentos”, puede ser el cierre de algo, el fin de una etapa, el arribo de un producto, etc.) principales del proyecto.

• Prefijo en el nombre de cada actividad (Ej. INC 1 – Relevamiento).

WBS – Tareas que siempre se omiten

• Verificación y validación.

• Administración de proyecto.

• Revisiones de SQA.

• Tareas de otros sectores (Técnicos por ejemplo).

• Documentación de manuales, procesos.

• Entrenamiento.

• Etc. (incluir en checklist)

WBS – Proceso de elaboración

• Top down

– Usada normalmente para iniciar proyectos de gran

envergadura.

– Se identifican los principales componentes/fases del

proyecto, y se dividen las mismas en tareas de menor

tamaño.tamaño.

• Bottom up

– Usada normalmente para diseñar/estimar proyectos chicos o

mantenimientos, y para estimar el detalle de etapas de

proyectos grandes.

– Se identifican todas las tareas a ejecutar en detalle, y se

agrupan las mismas en sumarias “hacia arriba”.

Reingeniería del Sistema Bancario Integral

. Lanzamiento

. Requerimientos

. Investigación

. Entrevistas con interesados

. Refinamiento del Plan

. Construcción de la Agenda del JAD

. Revisión Estructurada por el equipo

Fraccionamiento del Proyecto en Tareas

Nivel de Subactividad

Nivel de actividad

Nivel de Fase . Revisión Estructurada por el equipo

. Análisis

. Construcción de Documentos del JAD

. Citación del JAD

. Realización del JAD

. Construcción del Documento Final

. Diseño…

. Codificación…

. Integración...

Nivel de Fase

Nivel del Proyecto

Tipos de WBS

• WBS geográfico (El proyecto abarca varios sitios

geográficos).

• WBS por departamentos (El proyecto abarca varios

sectores o grupos de la empresa).sectores o grupos de la empresa).

• WBS por producto.

• WBS por actividad.

Definición de Tiempos en un Cronograma

Definir la programación

• Definir claramente la dependencia entre las tareas (secuencia)

y el flujo de trabajo.

Objetivos:

y el flujo de trabajo.

• Determinar la duración total del proyecto.

Definir la programación

• Determinar las dependencias lógicas entre las actividades.

– finish-to-start start-to-finish.

– finish-to-finish.

– márgenes entre tareas.

– Milestones.

Tareas:

• Estimar esfuerzo y duración.

• Analizar la red de tareas

– CPM (Critical Path Method).

– PERT.

– Gantt chart.

Programación – Representación gráfica

• Muestra

– Los “caminos” del proyecto.

– Comienzo y fecha de fin de las tareas.

– Recursos responsables de las tareas.

• Identifica

– Tareas que pueden ser llevadas a cabo en paralelo.– Tareas que pueden ser llevadas a cabo en paralelo.

– Visualiza el camino crítico, holguras, replanificaciones.

• Define

– Relaciones lógicas que existen entre las tareas y entregables de

un proyecto.

• Establece

– Un framework para analizar el impacto de desvíos o

replanificaciones.

Dependencias

• Dependencias mandatorias: son aquellas inherentes

a la naturaleza misma del trabajo a ser realizado.

Frecuentemente involucran limitaciones físicas.

• Dependencias externas: son aquellas que involucran • Dependencias externas: son aquellas que involucran

una relación entre actividades del proyecto y

actividades que no son del proyecto. Por ejemplo,

una actividad de testing puede depender de la

entrega de hardware desde una fuente externa.

Método de Diagramación de Precedencias• Es un método de construcción de un diagrama de red que usa

cajas o rectángulos (nodos) para representar las actividades y

los conecta con flechas que muestran las dependencias.

• Incluye cuatro tipo de dependencias:

– Fin a Comienzo: el inicio de la tarea sucesora depende de la – Fin a Comienzo: el inicio de la tarea sucesora depende de la

finalización de la predecesora (la más común de las dependencias)

– Fin a Fin: la finalización de la sucesora depende de la finalización

de predecesora.

– Comienzo a Comienzo: el inicio de la sucesora depende del inicio

de la predecesora.

– Comienzo a Fin: la finalización de la sucesora depende del

comienzo de la predecesora.

Método de Diagramación de Precedencias

Fin

A B C

Comienzo Fin

D E F

Comienzo

DiagramaDiagrama de Red graficado usando el método de de Red graficado usando el método de diagramación de precedencias (PDM).diagramación de precedencias (PDM).

ProgramaciónMétodos de análisis matemático

• Involucran el cálculo teórico de las fechas de comienzo y

finalización temprana y tardía para todas las actividades del

proyecto sin considerar limitaciones del pool de recursos.

• Las técnicas más conocidas son:

– P.E.R.T: Program Evaluation Reserch Task

– C.P.M: Critical Path Method

ProgramaciónMétodos de análisis matemático

El resultado no es el cronograma, pero indicará los períodos de tiempo entre los cuales la actividad podría ser programada.

• Método de Camino Crítico (CPM): calcula una red secuencial de tareas y • Método de Camino Crítico (CPM): calcula una red secuencial de tareas y estima una duración simple para cada una. El foco de CPM es el cálculo de holguras (float o slack) para determinar qué actividades tienen menos flexibilidad de programación.

• Técnica de revisión y evaluación de programa (PERT): utiliza una estimación de duración por promedio ponderado para calcular la duración de las actividades. Difiere principalmente de CPM, en que usa una distribución probabilística para estimar la duración de las actividades en lugar de la duración más probable usada por CPM.

PERT = (O + 4M + P) / 6

Diagramas de hitos o milestones

Evento Ene Febr Marz Abr May Jun

Firma contratoFirma contratoFirma contratoFirma contrato

Espec. validadaEspec. validadaEspec. validadaEspec. validada

Diseño revisadoDiseño revisadoDiseño revisadoDiseño revisado

Fecha

actual

Producto construidoProducto construidoProducto construidoProducto construido

Producto probadoProducto probadoProducto probadoProducto probado

Producto entregadoProducto entregadoProducto entregadoProducto entregado

Planificado

Actual

Diagrama de Gantt

Es la representación de una red en un eje de tiempos de manera que:

• la longitud de los arcos es proporcional a la duración de las

correspondientes tareas.

• Los nodos se representan suponiendo que todos los acontecimientos

tienen lugar en su fecha esperada.

Las ventajas que presenta son:

• Se visualizan fácilmente las Holguras.

• Facilita el control de ejecución del proyecto y el análisis de los recursos

humanos y materiales.

• Se visualiza fácilmente el camino crítico.

Diagrama Gantt

Análisis

Diseño

Construcción

Prueba

Instalación

Jun Jul Agos Set Oct Nov

TiempoTiempo

Camino Crítico

Control de la programacion

• Conceptos a tener en cuenta– Fechas esperadas de actividades.

– Ultimas fechas admisibles de nodos y actividades.

– Holguras.

• CPM

– Identificación de holguras o márgenes

– Visualización del Camino crítico.

• Control de recursos sobreasignados.

• Línea Base, desvíos.

Ordenamiento de la red

• La red representativa del plan debe ser suficientemente clara.

• Esto no siempre se logra en el primer esbozo de la red, de allí que

a menudo sea preciso ordenarla. Para ello resulta útil realizar una

clasificación de las actividades en niveles.

Holguras o Márgenes

Al calcular las fechas esperadas de finalización de

las tareas y últimas fechas del cronograma, se

observan que en algunos casos es posible posponer

la realización de una o más tareas, sin que ello la realización de una o más tareas, sin que ello

afecte las últimas fechas admisibles de comienzo de

las tareas sucesoras y/o la última fecha admisible del

fin del proyecto.

Tipos de Holguras

TOTAL DE LA ACTIVIDAD

Representa el máximo tiempo que puede posponerse su iniciación sin

que se atrase la última fecha admisible del proyecto. que se atrase la última fecha admisible del proyecto.

Indica cuánto tiempo es posible alargar la duración de la actividad, sin

riesgo de que se atrase la última fecha admisible del nodo del

proyecto.

MSProject: Campo: “Margen de demora total” (Total Slack)

Tipos de Holguras

SECUNDARIA DE LA ACTIVIDAD

Si la actividad se inicia en su fecha esperada, la Holgura secundaria o

margen libre de dicha actividad, indica el tiempo máximo que puede margen libre de dicha actividad, indica el tiempo máximo que puede

posponerse su iniciación sin riesgo de que se atrase la fecha

esperada de la actividad sucesora de la misma.

MSProject: Campo: “Demora permisible” (Free Slack)

Concusiones

• El cronograma es una herramienta fundamental y central para

la planificación y control de proyectos.

• Los PMs pocas beses los usan como una herramienta

fundamental de apoyo.

• Existen herramientas muy potentes, y muy sólidas.• Existen herramientas muy potentes, y muy sólidas.

• Buenos PMs DEBEN saber desarrollar sólidos cronogramas!.

Muchas Gracias!

Ing. Esteban Zuttion MBAIng. Esteban Zuttion MBAesteban.zuttion@liveware.com.ar

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