TIPS PARA LA PRESENTACIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO Gerencia Departamental Risaralda.

TIPS PARA LA PRESENTACIÓN DE

PLANES DE MEJORAMIENTO

TIPS PARA LA PRESENTACIÓN DE

PLANES DE MEJORAMIENTO

Gerencia Departamental RisaraldaGerencia Departamental Risaralda

OBJETIVOOBJETIVO

Que las acciones correspondientes sean una respuesta adecuada a los hallazgos y que sean fácilmente cuantificables : Especificando su tiempo de duración.Con metas concretas.

LA METODOLOGÍA ES UNA LA METODOLOGÍA ES UNA HERRAMIENTA QUE PERMITE:HERRAMIENTA QUE PERMITE:

Entregar la información lo más homogénea posible.

Consolidar la evaluación sobre el avance de los planes de mejoramiento de los sujetos de control.

Hacer análisis comparativos sobre la situación de los hallazgos por sectores o ramas de la actividad del Estado.

Relacionar ordenadamente los hallazgos de auditoría e identificar las acciones para subsanarlos.

LA METODOLOGÍA ES UNA LA METODOLOGÍA ES UNA HERRAMIENTA QUE PERMITE:HERRAMIENTA QUE PERMITE:

Definir claramente las actividades de los planes de mejoramiento, como respuesta a los hallazgos presentados, determinando la meta y el plazo de cumplimiento, para permitir la debida evaluación de su avance.

LA METODOLOGÍA ES UNA LA METODOLOGÍA ES UNA HERRAMIENTA QUE PERMITEHERRAMIENTA QUE PERMITE::

Código hallazgo

Descripción hallazgos

Acción correctiva ObjetivoDescripción de las Metas

Dimensión de la meta

Unidad demedida delas Metas

Fecha iniciación Metas

Fecha terminación

Metas

Plazo ensemanas de laAcción

1404001

La entidad Nhace contratos sintener encuenta lacalidad delcontratista

Establecer requisitos para la escogencia del Contratista

Selección objetiva del Contratista

Expedir reglamentación con Requisitos para cada tipo de contratos 50

Numero de diferentes tipos de contrato Marzo 1 de 2004

Mayo 31 de 2004 13

Hacer un estudio a las hojas de vida de los contratistas


Revisar las hojas de vida de los 200 contratistas 200

Numero de hojas de vida revisadas Junio 1 de 2004

Julio 15 de 2004 7

Verificar la existencia del contratista en el SICE


Verificar los contratistas inscritos 300 Contratistas revisados Marzo 15 de 2004

marzo 31 de 2004 1

El plazo total de la acción es el lapso comprendido entre el inicio de la primera o paso y la finalización de la última meta.

Ejemplo:Ejemplo:

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

Descripción hallazgo (Nomas de 50 palabras)

Manual de Funciones desactualizado.

Deficiente evaluación dedesempeño, con ausenciade planes individuales dedesempeño y noasignación deresponsabilidades frenteal cumplimiento de metas, entre otros.

ACCIÓN CORRECTIVA

Actualizar los manuales de funciones de acuerdo con los requerimientos de los procesos y necesidades

Establecer un mecanismo de control y seguimiento a la contratación

Crear un sistema de evaluación de desempeño y asignación de responsabilidades alineadas con el plan

Es la acción o decisión que adopta la entidad para subsanar o corregir la situación plasmada en el hallazgo.

OBJETIVO

Refleja el propósito que se tiene para cumplir con la acción emprendida para corregir las situaciones que se deriven de los hallazgos.

Objetivo

Establecer mejor los roles funciones y responsabilidades en la organización

Mejorar la productividad institucional y de los funcionarios

Descripción de las Metas


Unid

Elaborar sistema de calificación Documentos de informe

Hacer jornadas de divulgación y capacitacion en el sistema de evaluación

Jornada

Concertar objetivos con funcionarios

Nume

Evaluar semestralmente los funcionarios

Numer

Hacer revisión de los procesos de la organización Numero de procesosActualizar las funciones de las N

Cada acción correctiva debe tener plasmados unos pasos o metas cuantificables que permitan medir su avance y cumplimiento

Se pueden incluir tantas filas como metas o pasos sean necesarios

Unidad de medida de las Metas

Unidad de medida delas Metas

Documentos de informe

Jornada de capacitación

Numero de funcionarios

Numero de funcionarios

Numero de procesos

Numero de dependenciasNumero de Cargos

Expresa la métrica de los pasos o metas que contiene cada acción con el fin de poder medir el grado de avance


Unidad demedida de lasMetas

Dimensión dela meta

Documentos de informe 4

Jornada de capacitación 5

Numero de funcionarios 300

Numero de funcionarios 300

Numero de procesos 8

Numero de dependencias 12

Numero de Cargos 25

Se debe consignar el volumen o tamaño de la meta propuesta en las unidades de medida establecidas para ella

(Lo que se va a Hacer)

Fechas de iniciación y terminación de las Metas

Se consigna la fecha programada para la iniciación de cada paso o meta

Establece el plazo y/o finalización de cada una de las metas


Fecha terminación

Metas

2-Feb-04 12-Mar-04

15-Mar-04 26-Mar-04

29-Mar-04 9-Abr-04

30-Jun-04

2-Feb-04 27-Feb-04

2-Feb-04 27-Feb-04

1-Mar-04 2-Abr-04

5-Abr-04 28-May-04

Audite 3.0 SEGUIMIENTO

5.2.4 Consideraciones Metodológicas La acción de mejoramiento es la medida que

propone la entidad con el fin de corregir la causa o causas que originan las deficiencias identificadas por la CGR. Es conveniente la inclusión de acciones correctivas y/o preventivas, de tal manera, que permitan la solución definitiva de las situaciones detectadas.

definitiva

Audite 3.0 SEGUIMIENTO 5.2.4 Consideraciones Metodológicas

Las acciones de mejoramiento y sus respectivas metas son mejoras que la administración introduce a los procesos o actividades de la organización para garantizar que lo planteado en el hallazgo no vuelva a suceder. En la formulación de estas mejoras no se les debe confundir con el proceso mismo.

son mejoras

no se les debe confundir con el proceso mismo.

Audite 3.0 SEGUIMIENTO 5.2.4 Consideraciones

Metodológicas

Cuando en un plan de mejoramiento se proponen actividades permanentes es porque se ha caído en el error de plantear como mejora, el desarrollo de un proceso como se describe en el siguiente ejemplo: Observación “Las conciliaciones bancarias no estan al día” la acción correctiva planteada “hacer el 100 % de las conciliaciones bancarias todos los días, plazo de ejecución permanente

error

Formato Consolidado para Planes de Mejoramiento

FORMATO No PLAN DE MEJORAMIENTO CONSOLIDADO

Informe presentado a la Contraloría General de la República Entidad: Representante Legal: NITPeríodo Informado

Numero consecutivo del hallazgo

Código hallazgo

Descripción hallazgo(No mas de 50 palabras)

Causa Efecto Acción correctiva ObjetivoDescripción de las Metas




Fecha terminación

Metas

Plazo ensemanas delas Metas

Avance físico deejecución de las metas

Porcentaje de Avancefisico deejecución de las metas

Puntaje Logrado porlas metasmetas (Poi)

Puntaje Logradopor las metasVencidas (POMVi)

Puntaje atribuido metas vencidas

Area Responsable

0 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 0

Fecha de subscripción

Fecha de Evaluación

Matriz Plan de MejoramientoEncabezado

FORMATO No PLAN DE MEJORAMIENTO CONSOLIDADO ó

PROPUESTA DE PLAN DE MEJORAMIENTO HALLAZGOS ESPECIFICOS POR PUNTO DE CONTROL

Informe presentado a la Contraloría General de la República

Entidad ó Punto de control

Representante Legal: NIT Período Informado Fecha de suscripción Fecha de Evaluación





Código hallazgo






Fecha terminación

Metas







Area Responsable

0 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 0



Primera parte de la Matriz

Informacion suministrada en el informe de la CGR Celda con formato fecha: Día Mes Año



Numero consecutiv

o del hallazgo

específico

Código hallazgo

Descripción hallazgo (No mas de 50palabras)

Causa Efecto Acción correctiva

Objetivo

Descripción Columnas Primera Parte

Numero consecutivo del hallazgo específico :

Numero de orden del hallazgo en el informe ( cuando una acción correctiva agrupa varios hallazgos pueden relacionarse en las celdas los números correspondientes )





Numero consecutiv

o del hallazgo

específico

Código hallazgo



Objetivo


Código hallazgo:

Corresponde a la clasificación establecida por la CGR según la naturaleza del hallazgo y su origen en las diferentes áreas de la administración





Numero consecutiv

o del hallazgo

específico

Código hallazgo



Objetivo


Acción correctiva:

Es la acción o decisión que adopta la entidad para subsanar o corregir la situación plasmada en el hallazgo





Numero consecutiv

o del hallazgo

específico

Código hallazgo



Objetivo


Objetivo

Refleja el propósito que tiene el cumplir con la acción emprendida para corregir las situaciones que se deriven de los hallazgos





Código hallazgo






Fecha terminación

Metas







Area Responsable

0 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 0



Segunda parte de la Matriz




Fecha iniciación

Metas

Fecha terminación

Metas

Descripción Columnas Segunda Parte

Descripción de las MetasCada acción correctiva debe tener plasmados

unos pasos o metas cuantificables que permitan medir su avance y cumplimiento

Se pueden incluir tantas filas como metas o pasos sean necesarios insertando filas por encima de la filas sombreadas





Fecha iniciación

Metas

Fecha terminación

Metas



Expresa la métrica de los pasos o metas que contiene cada acción con el fin de poder medir el grado de avance





Fecha iniciación

Metas

Fecha terminación

Metas



Se debe consignar el volumen o tamaño de la meta propuesta en las unidades de medida establecidas para ella





Fecha iniciación

Metas

Fecha terminación

Metas


Fecha iniciación Metas:

Se consigna la fecha programada para la iniciación de cada paso o meta

Fecha terminación Metas:

Establece el plazo o y finalización de cada una de las metas





Código hallazgo






Fecha terminación

Metas







Area Responsable

0 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 0



Descripción Columnas Tercera Parte

Plazo en semanas de

las Metas

Avance físico de

ejecución de las metas

Porcentaje de Avance fisico

de ejecución de las metas

Puntaje Logrado por las metas metas (Poi)

Puntaje Logrado por las metas

Vencidas (POMVi)

Puntaje atribuido

metas vencidas

Area Responsable

Convenciones: Columnas de calculo automático

Se consigna el numero de unidades ejecutadas por cada una de las metas

TIPS PARA LA PRESENTACIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO Gerencia Departamental Risaralda.

Documents

Transcript of TIPS PARA LA PRESENTACIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO Gerencia Departamental Risaralda.