Primer proceso analizado: La Secretaria

La señora GELMÍ, Analía Cristina en la secretaria me atendió muy cordialmente. “La Secretaria”

El primer proceso que voy a analizar es el proceso de la Secretaria de la Escuela Normal de

Saladas Corrientes. Luego de entrevistar a la señora GELMÍ, Analía Cristina la cual esta

encargada de la secretaria de la escuela me mostros la secretaria y me explico como funciona

la misma.

La Secretaria es prácticamente la imagen de la institución educativa, es responsable de la

prestación de servicio para toda de escuela y se ocupa de todos los departamento de la

institución, rectorado, de los profesores, del personal administrativo, de los alumnos, y del

público en general. La secretaria de la institución realizar tareas generales de oficina y trata de

solucionar de la mejor manera posible una multitud de necesidades específicas de la escuela.

Abre 20 min antes del horario normal de entrada y cierra 10 min después de que termine el

turno ya sea mañana o tarde.

Tendrá la responsabilidad de realizar todas las tareas administrativas de la misma, preparar el

libro de presencia de los profesores y personal de la institución, en caso de que haya correo

distribuir y enviar las correspondencias y preparar memorándum, boletines etc. Organizar y

supervisar las actividades de apoyo administrativo al rectorado, deberá atender todas las

solicitudes realizadas, además de archivar toda la documentación que ingresa y se remite de la

secretaria.

Diagrama de Bloque de la Secretaria de la escuela Normal “María Luisa Román de

Frechou” de Saladas Corrientes.

Flujos: los flujos que circulan por la secretaria son:

Materia: Fotocopias, notas, correo, libro de firmas, solicitudes etc. (internos y externos)

Energía: recurso humano.

Información: libro de firmas, notas, solicitudes etc.(en este caso son lo que transmite la

información dentro y fuera de la institución.

Retroalimentación:

En este caso la retroalimentación puede ser por ejemplo una circular en el cual se les informan

a los profesores de una reunión con la rectora, ya que es una relación directa.

Otro caso de retroalimentación por ejemplo es el libro de firma de los profesores, en el caso de

que falte un profesor la secretaria buscara un remplazante.

Lazo de control:

En el caso de la secretaria hablamos de un lazo de control cerrado ya que existe un controlador

que es el rectorado (La Rectora), controla todas las acciones que realiza la secretaria. Además

cualquier documento que sale de la secretaria como ser por ejemplo una circular que no este

bien redactada la información, volverá a la secretaria y la redactaran nuevamente con las

correcciones correspondientes.

Análisis FODA

Análisis Fortaleza Debilidad

Interno

-La secretaria Gelmi, conoce muy bien en funcionamiento de la

secretaria de la institución -Posee un la capacidad de

organizar su tiempo para tratar de hacer lo máximo posible

-Falta un poco de tiempo para realizar todas las tareas -De vez en cuando faltan

materiales para la realización del trabajo administrativo

Oportunidad Amenaza

Externo

-Cuenta con el apoyo de la rectora para sus tareas

-Mejora de la optimización de su tiempo

-El aspecto económico de la institución

- Los supervisores no entienden la cantidad de trabajo que realiza

la secretaria

Segundo proceso analizado: La inscripción de alumnos (manual)

El proceso de inscripción de alumnos en la escuela Normal “María Luisa Román de Frechou”

de Saladas Corrientes, se lleva acabo manualmente todos los años, para los alumnos de

primer año deben retirar la ficha de pre-inscripción en el mes de noviembre, una ves completo

los papeles solicitados deben volver en el mes de febrero para realizar la inscripción definitiva.

Para los alumnos de segundo a sexto año la inscripción se realiza con los respectivos

preceptores, los cuales armaran las carpetas de los alumnos confeccionaran las listas

respectivas por curso y división. Luego esas listas y carpeta serán llevadas a la secretaria.

Diagrama de bloque de la inscripción manual

Flujos:

Materia: Documentación para la inscripción de los alumnos. (Externo)

Energía: Recurso humano.

Información: Ficha de inscripción.

Retroalimentación:

La retroalimentación es la ficha de inscripción de los alumnos, ya que ellos tienen que llevar la

ficha buscar los papeles solicitados para la inscripción y volver a traer todo lo demandado.

(Relación directa).

Lazo de control:

El proceso de inscripción en el escuela es de lazo de control cerrado, ya que existe un

controlador (La secretaria) que verifica que estén todos los documentos solicitados en la ficha

de inscripción, en el caso de que no estén la secretaria vuelve a demandar la documentación

faltante, hasta que esta carpeta este completa. (La señora Gelmi, me explico que el proceso de

inscripción nunca termina en los primeros meses del año ya que hasta el mes de Julio se

siguen juntando la documentación faltante de los alumnos por diferentes razones)

Análisis FODA

Análisis Fortaleza Debilidad

Interno -Contacto directo con los alumnos o los padres del alumno

-Toma mucho tiempo para realizar las inscripciones

-Muchas veces falta personal para realizar las inscripciones

Oportunidad Amenaza

Externo -Automáticamente el preceptor o la secretaria arma la carpeta del

alumno

-Falta de tecnología ya que todo se hace en planilla manuscrito