Trabajo de Grado de Paola y Diego Angarita C.

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DDDIII SSSEEEÑÑÑOOO DDDEEE UUUNNN MMMOOODDDEEELLLOOO DDDEEE GGGEEESSSTTTIIIÓÓÓNNN DDDOOOCCCUUUMMMEEENNNTTTAAALLL PPPAAARRRAAA LLLAAA UUUNNNAAATTT

DISEÑO DE UN MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES - UNAT

PAOLA CAROLINA ANGARITA CASTILLO DIEGO FERNANDO ANGARITA CASTILLO

Trabajo de Grado para optar al Título de Profesional en Ciencia de la Información - Bibliotecólogo

DIRECTOR: JOSÉ JULIÁN REY CORREA PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN – BIBLIOTECOLOGO

CON ESPECIALIZACION EN ARCHIVISTICA

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE

DEPARTAMENTO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN CARRERA CIENCIA DE LA INFORMACION - BIBLIOTECOLOGÍA

COLOMBIA – BOGOTA 2008

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Nota de aceptación: ______________________ ______________________ ______________________ ______________________ ______________________ ______________________

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Firma Director Trabajo de Grado

__________________________ Firma del jurado

__________________________ Firma del jurado

Bogotá, _____________ de 2008

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“La universidad no se hace responsable por los conceptos emitidos por sus alumnos en sus trabajos de Grado, solo velará porque no se publique nada

contrario al dogma y moral católicos y porque el trabajo no contenga ataques y polémicas puramente personales, antes bien, se vea en ellas el anhelo de buscar

la verdad y la justicia”.

Reglamento de la Pontificia Universidad Javeriana, Artículo 23 de la resolución No.13 de 1964.

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AGRADECIMIENTOS

Con todo el amor a mis padres Luz Marina y Luis Alberto y con inmenso cariño a

mi hermana y compañera de trabajo de grado Carolina, con amor especial a Dios

por darme la fortaleza para llegar a este logro tan grande. Con admiración y

respeto A un gran profesor como lo es José Julián, por su gran comprensión y

apoyo a Martha Herrera y a mis compañeros del C.S.C. del Banco de Bogota.

Diego Fernando Angarita Castillo

Le agradezco inmensamente a Dios por permitirme culminar este logro en mi vida.

Miles de gracias a mi preciosa familia que siempre han estado ahí y nos han

apoyado en los momentos mas difíciles; gracias mamita por tu inmensidad y por

todas tus noches y días que invertiste en nuestro cuidado; gracias papito por tu

dedicación, sabiduría y educación eres mi héroe; Mark sin tu amor y apoyo

incondicional no lo hubiera logrado, a mis hijitos que siempre me acompañaron en

esos largos días junto al computador; y no puede faltar las gracias inmensas a un

excelente profesor por sus valiosas explicaciones y por que puso toda su fe en

nosotros, profesor Julián muchas gracias. Pitu siempre estarás en cada paso que

doy, eres la otra parte de mi vida, estoy muy orgullosa de ti.

Paola Carolina Angarita Castillo

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CARTA DE AUTORIZACIÓN DE LOS AUTORES PARA LA CONSULTA, LA REPRODUCCIÓN PARCIAL O TOTAL, Y PUBLICACIÓN ELECTRÓNICA DEL TEXTO COMPLETO.

Bogotá, D.C., Julio 11 de 2008

Marque con una X

Tesis Trabajo de Grado X Señores BIBLIOTECA GENERAL Cuidad Estimados Señores: Nosotros: Paola Carolina Angarita Castillo, identificada, con C.C. No. 52.528.789 de Bogotá y Diego Fernando Angarita Castillo, identificado con C.C. No. 80223307 de Bogotá, autores de la tesis y/o trabajo de grado titulado “DISEÑO DE UN MODELO DE GESTION DOCUMENTAL PARA LA UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES – UNAT” presentado y aprobado en el año 2008 como requisito para optar al título de Profesional en Ciencia de la Información – Bibliotecólogo (a); autorizamos a la Biblioteca General de la Universidad Javeriana para que con fines académicos, muestre al mundo la producción intelectual de la Universidad Javeriana, a través de la visibilidad de su contenido de la siguiente manera: • Los usuarios puedan consultar el contenido de este trabajo de grado en la página Web de la

Facultad, de la Biblioteca General y en las redes de información del país y del exterior, con las cuales tenga convenio la Universidad Javeriana.

• Permitir la consulta, la reproducción, a los usuarios interesados en el contenido de este

trabajo, para todos los usos que tengan finalidad académica, ya sea en formato CD-ROM o digital desde Internet, Intranet, etc., y en general para cualquier formato conocido o por conocer.

De conformidad con lo establecido en el artículo 30 de la Ley 23 de 1982 y el artículo 11 de la Decisión Andina 351 de 1993, “Los derechos morales sobre el trabajo son propiedad de los autores”, los cuales son irrenunciables, imprescriptibles, inembargables e inalienables.

________________________________ ________________________________ Firma y documento de identidad Firma y documento de identidad

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FORMULARIO DE LA DESCRIPCIÓN DE LA TESIS O DEL TRABAJO DE GRADO

TÍTULO COMPLETO DE LA TESIS O TRABAJO DE GRADO: DISEÑO DE UN MODELO DE GESTION DOCUMENTAL PARA LA UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES – UNAT

AUTOR O AUTORES

Apellidos Completos Nombres Completos Angarita Castillo Angarita Castillo

Paola Carolina Diego Fernando

DIRECTOR (ES)

Apellidos Completos Nombres Completos Rey Correa

Joséé Julián

JURADO (S)

Apellidos Completos Nombres Completos Rojas León

Gloria

TRABAJO PARA OPTAR AL TÍTULO DE: Profesional en Ciencia de la Información Bibliotecólogo (a) FACULTAD: Comunicación y Lenguaje PROGRAMA: Carrera _X_ Licenciatura ___ Especialización ____ Maestría ____ Doctorado ____ NOMBRE DEL PROGRAMA: Carrera de Ciencia de la Información – Bibliotecología CIUDAD: BOGOTA AÑO DE PRESENTACIÓN DEL TRABAJO DE GRADO: _2008_ NUMERO DE PAGINAS 192___________________________________________________ TIPO DE ILUSTRACIONES:

Ilustraciones X Mapas Retratos Tablas, gráficos y diagramas X

Planos Láminas Fotografías

MATERIAL ANEXO (Vídeo, audio, multimedia o producción electrónica):

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Duración del audiovisual: ___________ minutos.

Número de casetes de vídeo: ______ Formato: VHS ___ Beta Max ___ ¾ ___ Beta Cam

____ Mini DV ____ DV Cam ____ DVC Pro ____ Vídeo 8 ____ Hi 8 ____

Otro. Cual? _____

Sistema: Americano NTSC ______ Europeo PAL _____ SECAM ______

Número de casetes de audio: ________________

Número de archivos dentro del CD (En caso de incluirse un CD-ROM diferente al trabajo de

grado): _________________________________________________________________________

PREMIO O DISTINCIÓN (En caso de ser LAUREADAS o tener una mención especial): _______________________________________________________________________________ DESCRIPTORES O PALABRAS CLAVES EN ESPAÑOL E INGLES: Son los términos que definen los temas que identifican el contenido. (En caso de duda para designar estos descriptores, se recomienda consultar con la Unidad de Procesos Técnicos de la Biblioteca General en el correo [email protected], donde se les orientará).

ESPAÑOL

___________________________________ Unidad de Tierras Rurales UNAT-- Evaluación Gestión documental--Bogotá (Colombia)--Estudio de casos Organización de Archivos --Bogotá (Colombia) Ciencia de la información-Bibliotecología--Tesis y disertaciones académicas INGLÉS _______________________________________ Unidad de Tierras Rurales UNAT-- Evaluation Record Managment--Bogotá (Colombia)--Case Archives Administration --Bogotá (Colombia)

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mailto:[email protected]

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RESUMEN DEL CONTENIDO EN ESPAÑOL E INGLES: Este trabajo de grado se desarrollo teniendo en cuenta las pautas que exige el Archivo General de la Nación ente rector de la política archivística en Colombia para establecer un Programa de Gestión Documental en la Unidad Nacional de Tierras Rurales – UNAT empresa de reciente creación que adolece de una política específica para la organización de sus documentos y que da pauta para el desarrollo y aplicación del mismo dentro de la organización.

This guidance discusses the records management principles which public archives must consider important when they have to implement the policy from Archivo General de la Nación (AGN) in Colombia. We did a Records Managment sample model to design a program of Records Management in the Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT company of recent creation that havent a specific policy for the documents organization.

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TTAABBLLAA DDEE CCOONNTTEENNIIDDOO

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................VII

OBJETIVOS DEL ESTUDIO ..................................................................................IX

OBJETIVO GENERAL........................................................................................IX OBJETIVOS ESPECÍFICOS ..............................................................................IX

JUSTIFICACIÓN .....................................................................................................X

METODOLOGÍA .................................................................................................. XV

1. UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES - UNAT.................................... 20

1.1 ANTECEDENTES................................................................................... 20 1.2 OBJETO DE LA UNAT ........................................................................... 20 1.3 MISIÓN DE LA UNAT ............................................................................ 20 1.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA ................................................................... 21

2. ANÁLISIS ESTADO ACTUAL DE GESTION DOCUMENTAL DE LA UNAT .... 23

2.1. SITUACIÓN ACTUAL ................................................................................. 23 2.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.......................................................... 24 2.3 FORMULACIÓN .......................................................................................... 24

3. DISERTACIÓN TEÓRICA................................................................................. 27

3.1 MARCO TEÓRICO...................................................................................... 27 3.1.1 Conceptos............................................................................................. 27

3.1.1.1 Definición de documento ................................................................ 27 3.1.1.2 Definición de archivo ...................................................................... 28 3.1.1.3 Definición Gestión Documental ...................................................... 28

3.1.2 Programa de Gestión Documental ........................................................ 31 3.1.2.1 Principios fundamentales................................................................ 32 3.1.2.2 Ciclo de vida de los documentos .................................................... 33 3.1.2.3 Fases sistema de Gestión Documental .......................................... 36

3.2 MARCO NORMATIVO................................................................................. 42 3.2.1 Producción de documentos................................................................... 42 3.2.2 Recepción de documentos.................................................................... 43 3.2.3 Distribución de documentos.................................................................. 43 3.2.4 Trámite de documentos ........................................................................ 44 3.2.5 Organización de documentos................................................................ 44 3.2.6 Consulta de documentos ...................................................................... 47 3.2.7 Conservación de documentos............................................................... 48 3.2.8 Disposición final de los documentos ..................................................... 50

4. MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL.......................................................... 54

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4.1 RECOLECCIÓN INFORMACIÓN................................................................ 54 4.1.1 Encuestas ............................................................................................. 54

4.1.1.1 ETAPAS DE LA ENCUESTA.......................................................... 56 4.1.2 Análisis de resultados ........................................................................... 58 4.1.2.1 Normalización y reglamentación básica............................................. 58 4.1.2.2 Producción de documentos................................................................ 58 4.1.2.3 Distribución de documentos............................................................... 58 4.1.2.4 Trámite de documentos ..................................................................... 59 4.1.2.5 Organización de documentos............................................................. 59 4.1.2.6 Consulta de documentos.................................................................... 59 4.1.2.7 Conservación de documentos............................................................ 59 4.1.2.8 Disposición final de los documentos .................................................. 60 4.1.2.9 Personal ............................................................................................. 60 4.1.2.10 Edificio y equipos ............................................................................. 60

4.3 DIAGNOSTICO............................................................................................ 61 4.4 PROPUESTA MODELO.............................................................................. 62

4.4.1 Producción de Documentos .................................................................. 62 4.4.2 Recepción de Documentos ................................................................... 63

4.4.2.1 Recepción de documentos externos .............................................. 63 4.4.2.2. Recepción de documentos internos .............................................. 64

4.4.3 Distribución de Documentos ................................................................. 65 4.4.3.1 Distribución de documentos recibidos ............................................ 65 4.4.3.2 Distribución de documentos internos............................................. 66 4.4.3.3 Distribución de documentos enviados ............................................ 67

4.4.4 Trámite de Documentos........................................................................ 69 4.4.5 Organización de Documentos ............................................................... 70

4.4.5.1 Archivos de Gestión........................................................................ 70 4.4.5.2 Archivo Central .............................................................................. 72 4.4.5.3 Archivo Histórico............................................................................. 73

4.4.6 Consulta de Documentos...................................................................... 74 4.4.7 Conservación de Documentos .............................................................. 75 4.4.8 Disposición final de los Documentos..................................................... 76

4.5 RECOMENDACIONES............................................................................... 77 CONCLUSIONES.................................................................................................. 78

GLOSARIO ........................................................................................................... 80

BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 86

ANEXOS ............................................................................................................... 89

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IINNTTRROODDUUCCCCIIÓÓNN

El rol que cumple el tratamiento documental dentro del ámbito administrativo y

organizacional en una entidad influye directamente en el buen desarrollo de las

funciones que allí se desempeñan; es así como el archivo es un área de soporte

administrativo muy importante para la gestión institucional.

Sin embargo el manejo documental ha presentado una problemática histórica de

planeamiento conceptual y metodológico desde sus inicios, lo cual ha

desencadenado graves consecuencias al momento de recuperar la información.

“El acceso documental se enfrenta a un acuciante problema: la identificación,

valoración y selección de imponentes masas documentales”1, lo anterior dio paso

al nacimiento de la Gestión Documental comenzando con el reconocimiento de la

archivística como una técnica tras la segunda guerra mundial, desde entonces

diferentes propuestas y modelos internacionales como el norteamericano

conllevaron a desarrollar estándares y políticas con miras a normalizar el concepto

archivístico.

En Colombia el Archivo General de la Nación es el ente rector de la política

archivística, promotor de las adecuadas prácticas en cuanto administración de

documentos y mediante el programa de Sistema Nacional de Archivos, busca

plantear lineamientos de normalización de los procesos archivísticos que

sensibilicen y eduquen a la sociedad de la información en la toma de decisiones

dentro de sus procesos documentales como el de analizar, diseñar y desarrollar

sistemas, métodos, instrumentos y técnicas de tratamiento, almacenamiento,

1 PEIS, Eduardo; RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio A. EL archivo como sistema de información [EN LINEA]. [consultado 9 Nov. 2007]. Disponible en: < www.ugr.es/~epeis/docencia/archivistica/ruiz3.doc>

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recuperación y difusión de la información, soportando de esta forma la

preservación del conocimiento particularmente como patrimonio documental de la

nación.

La Ley 594 de 2000 (LGA) en su Artículo 21.”Programas de Gestión Documental”.

Establece que: Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de

documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en

cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos., en

este marco, las entidades publicas o privadas que cumplen función pública están

obligadas a llevar a cabo de manera eficaz y eficiente todos los procesos

archivísticos rigiéndose a la normatividad y reglamentación emanada por el

Archivo General de la Nación (AGN).

Teniendo en cuenta que en nuestro ámbito profesional como gestores de la

Información, entendemos que el manejo documental es parte fundamental de

nuestro trabajo; basándonos en esto se realizo un proceso de investigación en

diferentes empresas del sector público que tuvieran necesidades específicas

respecto a la gestión de sus documentos y una vez hecha esta investigación se

encontró que la UNAT (Unidad Nacional de Tierras Rurales), como una Unidad

Administrativa Especial del orden nacional, adscrita al Ministerio de Agricultura y

Desarrollo Rural, es una entidad con poco tiempo de creación y que requiere de

apoyo para poder gestionar su documentación de acuerdo con la reglamentación y

normatividad que estipula el Archivo General de la Nación (AGN), para este tipo

de instituciones.

La finalidad de este trabajo es darle a la UNAT en general un sistema de Gestión

Documental que involucre a los funcionarios de la UNAT, en el desarrollo y

cumplimiento de sus funciones con respecto al manejo documental de su entidad,

con miras a proporcionar una herramienta estratégica para el mejoramiento del

área archivística.

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OOBBJJEETTIIVVOOSS DDEELL EESSTTUUDDIIOO

OOBBJJEETTIIVVOO GGEENNEERRAALL

Diseñar un modelo de Gestión Documental para la Unidad Nacional de Tierras

Rurales – UNAT, modelo que fundamentado en la normatividad y reglamentación

Colombiana sobre Gestión Documental sea utilizado como metodología y

normalización de los procesos documentales en la UNAT.

OOBBJJEETTIIVVOOSS EESSPPEECCÍÍFFIICCOOSS

� Recolectar información sobre la historia Institucional de la UNAT,

compilando disposiciones legales y actos administrativos que regulen las

funciones de la UNAT con el fin de conocer sus antecedentes.

� Hacer un estudio de la situación actual de la UNAT, con el fin de identificar

los procedimientos actuales respecto al manejo documental de la

institución.

� Analizar, evaluar e interpretar los procesos y metodologías de manejo

documental para proponer una política de gestión de documentos de

conformidad con las regulaciones gubernamentales en la administración de

la información.

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JJUUSSTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN

Una de las preocupaciones del Archivo General de la Nación, es la problemática

que se presenta en los archivos del sector público colombiano debido a que éstos

no presentan una adecuada normalización en los procesos de ingreso,

descripción, distribución, ordenamiento y conservación. Esto se demuestra

cuando realizamos la consulta a los diferentes funcionarios encargados de los

archivos de las siguientes instituciones adscritas al Ministerio de Agricultura:

Banco Agrario, el Fondo de Financiamiento del Sector Agropecuario- FINAGRO, el

Instituto Colombiano de Desarrollo Rural – INCODER, EL Instituto Colombiano

Agropecuario – ICA, la Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria –

CORPOICA, la Corporación Colombiana Internacional (Agroexportación) - CCI y la

Bolsa Nacional Agropecuaria – BNA, en todas se llevan controles de manejo de

las comunicaciones oficiales, pero no cuentan con un adecuado Programa de

Gestión Documental, la gran mayoría tienen actualmente problemas con el manejo

de los archivos centrales.

Las empresas en la actualidad producen un gran volumen de documentos, como

resultado de las decisiones y manejos administrativos que se llevan en estas;

cuando éstos no son debidamente organizados, su administración es bastante

complicada y compleja produciendo cuantiosas pérdidas de información que se

refleja en la toma de decisiones.

Debido a que las entidades públicas están obligadas por la Ley 594 de 2000, a

elaborar programas de Gestión Documental, la UNAT como entidad pública en el

desarrollo de sus funciones debe acojerse y elaborar un programa de Gestión

Documental que refleje la actividad administrativa y archivística sustentada en la

reglamentación Colombiana. Como también lo justifica la UNESCO, cuando

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expresa lo referente a Gestión Documental en su programa RAMP “abraza todo el

ciclo de utilización de documentos, desde su creación o recepción, hasta el

momento en que los documentos no son necesarios en la conducción de los

asuntos corrientes de una organización o institución”2.

Al observarse la disciplina archivística globalmente sobresale un “acuciante

problema: la identificación, valoración y selección de imponentes masas

documentales, ajenas en principio a la historia, producidas por las

administraciones del siglo XX. Cobrará dimensión un elemento unido de siempre

al documento, pero que hasta ahora no había resaltado con entidad propia: la

información. Pero en el caso del archivo, la información estará íntimamente unida

al llamado documento de archivo. No obstante, esto no provoca el aislamiento de

la archivística, sino muy al contrario, hace que comparta el objeto y fines con las

llamadas “ciencia de la información”. Es decir, el archivo pasa a ser considerado

como servicio de información (como las bibliotecas o los centros de

documentación) que forma parte del sistema de información de un país o región.”3

todas las empresas crean, mantienen y almacenan información lo cual genera

altos volúmenes diarios de documentación, que en el mayor de los casos enfrenta

problemas de espacio para su almacenamiento y dudas, sobre su archivo o

descarte y por ende su recuperación.

El aporte principal de este modelo es dar a la UNAT los lineamientos necesarios

para implementar un programa de gestión de documentos, que permita

administrar la información que se produce en sus diferentes soportes haciéndose

énfasis en:

2 CHARMAN, Derek. Análisis y planeamiento de la documentación: un estudio RAMP con directrices[EN

LINEA]. [Consultado 9 Nov. 2007]. Disponible en: <http://unesdoc.unesco.org/images/0006/000635/063518So.pdf>

3 PEIS, Eduardo; RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio A. EL archivo como sistema de información [EN LINEA].

[consultado 9 Nov. 2007]. Disponible en: < www.ugr.es/~epeis/docencia/archivistica/ruiz3.doc>

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�� EECCOONNOOMMÍÍAA::

Charles M. Dollar4 hace énfasis en que la gestión de documentos da beneficios

económicos porque se hace frente a problema como es la duplicación innecesaria

de los documentos, los costos de personal, el mantenimiento, el cuidado, el

espacio de almacenamiento, los implementos de oficina (carpetas, sellos, papel,

tintas y computadoras) y la tecnología de registro y recuperación contribuyen al

alto costo de la información.

De esta forma el disponer de un sistema de gestión de documentos reduce

acertadamente los costos de la entidad.

�� EEFFIICCIIEENNCCIIAA::

La adecuada implementación de un programa de Gestión Documental, reduce la

pérdida generada por la traspapelación de documentos, lo cual permite ahorro en

tiempo y dinero a la hora de buscar un dato específico siendo mucho más fácil,

productiva y rápida la recuperación de la información.

�� PPRROOTTEECCCCIIÓÓNN LLEEGGAALL::

La Gestión Documental reduce sustancialmente problemas legales, evitando

demandas por falsas acusaciones o hechos que no se pueden probar debido a

que se eliminaron documentos sin tener en cuenta periodos de retención o por

desconocimiento del manejo de la custodia y conservación documental necesarios

en las empresas del Estado.

4 DOLLAR, C. M. Electronics records management and archives in international organizations: a RAMP study with guidelines. Paris, PGI/86/WS/12, 1986 p.19

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CCOONNSSEERRVVAACCIIÓÓNN PPAATTRRIIMMOONNIIAALL::

Michel Roberge “establece la teoría de la gestión sistemática de los documentos,

afirmando que la gestión de documentos administrativos debe satisfacer en primer

lugar las necesidades de la administración dando preferencia al calendario de

conservación y el inventario preservando de esta manera los documentos con

valor permanente”5

La Ley No. 594 de 2000 en Colombia lo ratifica en sus artículos 46, 47, 48 y 49. Y

los Decretos 410-71 y 1780-90, establece que las entidades de los sectores

público, privado y financiero deben conservar la correspondencia y demás

documentos relacionados con sus actividades y negocios.

Por lo mencionado anteriormente los valores científicos, históricos o culturales de

un documento se pueden rescatar, contribuyendo a desarrollar un futuro

estructurado y bien sustentado por sus hechos importantes del pasado.

También con el fin de simplificar los trámites, ejercer un adecuado control interno y

darle al sector empresarial del país un sistema actualizado para su manejo y

conservación de los recursos de información.

De esta forma la UNAT por ser una entidad del sector público debe hacer

cumplimiento a lo dispuesto por la ley; pero como se creó recientemente no

cuenta con un sistema de Gestión Documental que direccione la correspondencia,

el archivo de gestión, los trámites documentales. No ha desarrollado manuales de

procedimientos, Tablas de Retención Documental, etc. que facilite el manejo de

5 PEIS, Eduardo; RUIZ, Antonio A. EL archivo como sistema de información. p.2. [EN LINEA]. [consultado 9

Nov. 2007]. Disponible en: < www.ugr.es/~epeis/docencia/archivistica/ruiz3.doc>

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sus documentos. Es por esta razón que se requiere implementar un sistema de

Gestión Documental, en donde se identifiquen los diferentes procesos que se

llevan a cabo dentro de un archivo institucional.

Este modelo esta diseñado para la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT,

pero puede implementarse o servir de apoyo para crear un programa de Gestión

Documental en organizaciones de la administración pública en sus diferentes

niveles y en las entidades privadas que cumplen funciones públicas.

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MMEETTOODDOOLLOOGGÍÍAA

Como modelo metodológico para el análisis y diseño de la Gestión Documental de

la UNAT, se tendrá en cuenta la etapa de desarrollo del sistema actual, lo

estipulado por la norma y el sistema propuesto.

El modelo consta de tres fases:

�� RREECCOOLLEECCCCIIÓÓNN DDEE IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN::

La información a recolectar es de carácter primario porque es información que se

toma directamente de la fuente de información involucrada en el proceso

La Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) enmarca la gestión de documentos

dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la

producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y

disposición final de los documentos. Procesos que deben reflejarse en las Tablas

de Retención Documental que identifica la UNAT de acuerdo con sus funciones y

procedimientos identificando los documentos que produce y/o recibe y que de

acuerdo con sus valores primarios o secundarios debe conservar.

En ésta fase se recogerá la información sobre la historia institucional de la UNAT,

desde su creación hasta la actualidad; se identificará y compilará lo existente en

cuanto a las disposiciones legales y actos administrativos que han regulado las

funciones, la normatividad tanto interna como externa que afecta el desarrollo de

las actividades propias de la institución, el organigrama y todos aquellos datos que

sean representativos para el conocimiento amplio y profundo de la UNAT.

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Se determinará si existe o no una TRD que permita evaluar el sistema de Gestión

Documental en sus diferentes etapas.

Una vez se revise y estudie lo anterior, se entrevistará a los funcionarios

generadores de documentos en cada uno de los Departamentos según la

estructura orgánica de la UNAT.

Con base en lo anterior se podrá conocer la estructura y características internas y

externas de la documentación, su trámite, las normas que sustentan su origen, los

criterios iniciales de valoración y retención en cada una de tres fases archivísticas

(Gestión, Central o Histórico).

�� AANNÁÁLLIISSIISS DDEE LLAA IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN

Se analizará, evaluará e interpretará la información recolectada a nivel

institucional para identificar, conformar, definir y ordenar los procesos

documentales de la UNAT. Para ello, verificaremos el cumplimiento de las

siguientes condiciones:

- Centralización de la recepción y envío de los documentos.

- Definición de procedimientos de distribución de documentos internos y

externos.

- Crear el Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener definido su

reglamento y funciones.

- Disponer de un reglamento de archivos para la entidad

- Existencia de la coordinación de la función archivística dentro de la

estructura administrativa de la entidad.

- Elaboración del modelo

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� EELLAABBOORRAACCIIOONN DDEELL MMOODDEELLOO

Desde la perspectiva del Acuerdo 07 de 1994 el Reglamento General de Archivos

define Gestión Documental como: “Conjunto de actividades administrativas y

técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la

documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su

destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.”6

El Programa de Gestión Documental en una empresa del Estado, es un conjunto

de instrucciones con las que se determinan los procedimientos de administración

documental al interior de cada institución, como los enunciados anteriormente.

(Producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación

y disposición final de los documentos)

La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la

gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende

procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la

organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

Para efectos de la conceptualización del Programa de Gestión Documental de la

UNAT, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre

sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del

ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):

Teniendo en cuenta el concepto anterior se procederá a trabajar en el modelo así:

� Producción de documentos

� Recepción de documentos 6 Colombia. Archivo General de la Nación. Reglamento General de Archivo. 2ª. Ed. Santafé de Bogotá. 1997.

p. 39

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� Distribución de documentos

� Trámite de documentos

� Organización de documentos

� Consulta de documentos

� Conservación de documentos

� Disposición final de documentos

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11.. UUNNIIDDAADD NNAACCIIOONNAALL DDEE TTIIEERRRRAASS RRUURRAALLEESS -- UUNNAATT

11..11 AANNTTEECCEEDDEENNTTEESS Mediante la reforma agraria el Gobierno Nacional de Colombia estableció el

estatuto de desarrollo rural el cual pretende “...promover y ejecutar acciones

orientadas a lograr un desarrollo humano sostenible y el bienestar del sector

rural, en condiciones de equidad, competitividad y sostenibilidad” 7

Uno de los principales objetivos de este estatuto es establecer el Sistema

Nacional de Desarrollo Rural cuya actividad esta destinada a mejorar las

condiciones económicas y sociales de los habitantes del medio rural. Partiendo

de allí nace la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT.

11..22 OOBBJJEETTOO DDEE LLAA UUNNAATT “La Unidad Nacional de Tierras Rurales, UNAT, es el instrumento de

planificación, administración y disposición de los predios rurales de propiedad de

la Nación, con el propósito de lograr su apropiada utilización de acuerdo con la

vocación y los fines que correspondan.”8

11..33 MMIISSIIÓÓNN DDEE LLAA UUNNAATT

“Contribuir al ordenamiento sostenible de las áreas rurales mediante la

administración de los predios rurales de propiedad de la nación, la identificación

de su uso de acuerdo con sus características y afines.”9

7 Colombia. Congreso de la Republica. Ley 1152. Bogotá. 25 de julio 2007 8 Colombia. Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Decreto 4907. Bogotá. 21 de Diciembre 2007

9 Unidad Nacional de Tierras Rurales – UNAT, Misión y Visión. [EN LINEA]. [consultado May 2008].

Disponible en: <http://www.unat.gov.co/index.php?option=com_content&task=view&id=12&Itemid=28>

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11..44 EESSTTRRUUCCTTUURRAA OORRGGÁÁNNIICCAA Mediante el Decreto 4907 de 2007 el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural

determina la estructura y funciones de la Unidad Nacional de Tierras Rurales,

UNAT. La Unidad Nacional de Tierras Rurales, UNAT, tiene la siguiente

estructura:

� Despacho del Director

� Oficina asesora Jurídica

� Subdirección de Planificación

� Subdirección de Administración de Bienes Rurales

� Subdirección Administrativa y Financiera

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22.. AANNÁÁLLIISSIISS EESSTTAADDOO AACCTTUUAALL DDEE GGEESSTTIIOONN DDOOCCUUMMEENNTTAALL DDEE LLAA UUNNAATT

22..11.. SSIITTUUAACCIIÓÓNN AACCTTUUAALL

De acuerdo con las funciones que debe realizar la Unidad Nacional de Tierras

Rurales - UNAT y en cumplimiento de las mismas, la Unidad dentro de sus

actividades diarias maneja un alto volúmen de documentos los cuales requieren

de un trámite rápido, ordenado y eficiente. Actualmente la UNAT esta

manejando la documentación sin utilizar procedimientos adecuados lo que ha

hecho que se comience a presentar problemas en el manejo y administración de

los mismos.

En la UNAT se requiere implementar un Programa de Gestión Documental, que

permita llevar a cabo todos los procesos administrativos y legales con la

documentación que produce y tramita, de acuerdo con la respectiva

normatividad que estipula el Archivo General de la Nación para este fin. La

UNAT por ser una entidad de carácter oficial debe cumplir con la normatividad

archivística colombiana.

En la actualidad la UNAT no cuenta con un Programa de Gestión Documental,

ya que es una entidad con poco tiempo de creación. Es por esta razón que es de

interés crear un Modelo de Gestión Documental que facilite a la UNAT lo

relacionado con este tema.

Por tal motivo la información que se maneja y se manipula en la Entidad no entra

dentro de las diferentes fases de archivo y tampoco tiene claridad sobre el ciclo

vital de los documentos.

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22..22 PPLLAANNTTEEAAMMIIEENNTTOO DDEELL PPRROOBBLLEEMMAA

El gobierno colombiano con la Ley 1152 de 2007 (julio 25) dicta el Estatuto de

Desarrollo Rural y crea la Unidad Nacional de Tierras Rurales – UNAT.

La UNAT por ser una institución creada recientemente adolece de un adecuado

sistema de manejo de su documentación por lo tanto requiere implementar

dentro de su infraestructura medidas necesarias para desarrollar este sistema

basado en el cumplimiento de las funciones asignadas por la ley.

El Reglamento General de Archivos establece "Los documentos de archivos

oficiales son potencialmente parte del patrimonio documental de la nación. Por lo

tanto, los funcionarios públicos son responsables del manejo de los documentos

disciplinaria, administrativa, civil y penalmente, son responsables de organizarlos

y conservarlos de acuerdo con las normas y criterios que para el caso exista”10 y

hace obligatoria su aplicación en todos los archivos oficiales del orden nacional,

departamental, distrital municipal; de las entidades territoriales indígenas; de las

entidades territoriales que se creen por Ley; las divisiones administrativas y los

archivos históricos especiales.

22..33 FFOORRMMUULLAACCIIÓÓNN La mayoría de las entidades deben tener políticas específicas que faciliten el

manejo documental dentro de si misma y sobre todo cuando de entidades

públicas se habla ya que tienen que reglamentarse a las políticas que establece

un ente rector como lo es el Archivo General de la Nación, es por esta razón que

la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT requiere establecer un Programa

10 Colombia. Archivo General de la Nación. Reglamento General de Archivo. 2ª. Ed. Santafé de Bogotá.

1997. p. 20

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de Gestión Documental que facilite los respectivos procesos de gestión con los

documentos y de esta forma evitar la producción de errores administrativos que

puedan presentarse.

Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente ¿Podrá generarse un modelo

para un Programa de Gestión Documental el cual refleje todo el ciclo vital de los

documentos para la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT?

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33.. DDIISSEERRTTAACCIIÓÓNN TTEEÓÓRRIICCAA 33..11 MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO Con relación al marco teórico se va a definir la Gestión Documental, en términos

de procesos durante el ciclo vital del documento, su metodología, procesos,

actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables.

Señalando la normatividad vigente y las orientaciones impartidas por el Archivo

General de la Nación y demás normas aplicables a la Gestión Documental.

33..11..11 CCoonncceeppttooss

33..11..11..11 DDeeffiinniicciióónn ddee ddooccuummeennttoo

El Consejo Nacional de Archivos define documento como: "Toda expresión

testimonial de las actividades del hombre, de los grupos humanos y de las

instituciones en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de formato o soporte

material."11

Según el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil “Son documentos los

escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros fotografías, cintas cinematográficas,

discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas,

cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter

representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos,

edificios o similares.”12

11 CONSEJO NACIONAL DE ARCHIVOS. Instructivo de organización básica y Gestión de Archivos Administrativos. Quito. 2005. p.47 [EN LINEA]. [consultado May 2008]. Disponible en: http://www.coalicionacceso.org/docs/archivos.pdf 12 COLOMBIA. Código de Procedimiento Civil. Artículo 252. – Distintas clases de documentos.

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El Archivo General de la Nación define el documento como: “Información

registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.”

33..11..11..22 DDeeffiinniicciióónn ddee aarrcchhiivvoo

El Reglamento General de Archivos establecido por el Archivo General de la

Nación, el cual expresa que: "Archivo es uno o más conjuntos de documentos

sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso

natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su

gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio o

información para la persona o Institución que los produce, para los ciudadanos o

para servir de fuente de historia".

33..11..11..33 DDeeffiinniicciióónn GGeessttiióónn DDooccuummeennttaall

El Archivo General de la Nación en la Ley 594 de 2000 define Gestión

Documental como “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes

a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y

recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto

de facilitar su utilización y conservación”

Por otro lado la ISO (Organización Internacional para la Estandarización) define

Gestión Documental como Disciplina encargada del control eficiente y

sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de

records, incluyendo el proceso de captura y mantenimiento de las evidencias e

informaciones acerca de actividades de negocio y transacciones en la forma de

records.

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Así mismo el Consejo Internacional de Archivos define Gestión Documental

como “área de gestión administrativa general relativa a conseguir economía y

eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos”13.

En resumen Gestión Documental significa planeación, control, dirección,

organización, entrenamiento, organización, promoción y otras actividades de

gerencia que involucran la creación documental, su mantenimiento, uso y

disposición en orden de archivar adecuada y apropiadamente la documentación

basándose en las políticas y reglamentación gubernamental. La Universidad

Inernacional de Andalucia representa la definición de Gestión Documental con el

siguiente gráfico:

GGrrááffiiccoo NN..22.. DDeeffiinniicciióónn ddee GGeessttiióónn DDooccuummeennttaall1144

13 PEIS, Eduardo; RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio A. EL archivo como sistema de información. p.2. [EN

LINEA]. [consultado 9 Nov. 2007]. Disponible en: < www.ugr.es/~epeis/docencia/archivistica/ruiz3.doc>

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3.1.1.3.1 Objetivos de la Gestión Documental:

� Cumplir completamente la reglamentación del Archivo General de la

Nación

� Controlar la cantidad y la calidad de los documentos producidos en virtud

de sus funciones.

� Establecer y mantener mecanismos de control con respecto a la creación

de documentos en orden de prevenir creaciones innecesarias

� Simplificar actividades, sistemas, y procesos de creación documental de

su uso y mantenimiento.

� Preservar y disponer de la información en acuerdo con los estatutos

gubernamentales.

� Controlar los documentos desde su inicial creación hasta su final

disposición.

3.1.1.3.2 Antecedentes de la Gestión Documental

Después de la segunda guerra mundial a mediados del Siglo XX, de los

profesionales norteamericanos nace el concepto records management que se

denominara modelo norteamericano primario de gestión de documentos. El cual

incluye 3 fases, fase de creación, mantenimiento /uso, y la fase de

disposición/conservación.

El modelo americano tenia como objetivo principal la eliminación de grandes

masas documentales para incidir en el factor económico.

Paralelamente se desarrollaron a nivel mundial varios modelos de Gestión

Documental tales como el de Quebec: (Gestion des documents administrafifs),

14 UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DE ANDALUCIA. III Maestría en Gestión Documental y administración

de archivos: La Gestión Documental: concepto, modelos y normas. Llanso Sanjuan, Joaquim. 2006. [EN LINEA]. [consultado 9 Nov. 2007]. Disponible en: http://www2.unia.es/nuevo_inf_academica/visualizar_file_Adjunto.asp?ID=2696

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en Francia: (Préarchivage), el Reino Unido: (Registry), en. Alemania:

(Registratur) y Australia: (Records continuum).

A lo largo de su desarrollo la Gestión Documental ha sido apoyada por dos

entidades internacionales: la Organización de las Naciones Unidas para la

Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de

Archivos (CIA).

Para el caso de la UNAT, por ser una entidad pública se debe basar única y

exclusivamente a la legislación colombiana, es por eso que nos limitaremos a

profundizar en los antecedentes normativos de la Gestión Documental en

Colombia.

En Colombia, el Reglamento General de Archivos en el acuerdo 07 de 1994

expedido por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de

Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a

la Gestión Documental, organización de archivos administrativos, sistemas

empleados para la gestión de documentos, valoración documental,

transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de

documentos

33..11..22 PPrrooggrraammaa ddee GGeessttiióónn DDooccuummeennttaall

La Gestión Documental se da como resultado del sustrato conceptual de la

disciplina de la documentación que aunque no es algo nuevo (por que se ha

desarrollado desde hace mas de 1000 años de antigüedad) ha venido

evolucionando en el último siglo ante un crecimiento exponencial de la

información, desarrollando nuevas técnicas para permitir el acceso a grandes

masas de información.

Estas técnicas a su vez han desarrollado herramientas y aplicaciones mas

estructuradas para manejar estos volúmenes de información partiendo de una

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planificación predefinida orientada a soportar las actividades de creación,

control, accesibilidad y valoración de la documentación institucional.

33..11..22..11 PPrriinncciippiiooss ffuunnddaammeennttaalleess

“Antes del surgimiento de estos principios los archivos eran organizados de

distintas formas: por temas, criterios ideológicos; solían utilizarse, también,

sistemas ajenos a la naturaleza de los documentos de archivo, por ejemplo:

Dewey (que es privativo de libros, revistas, etc.)

En 1814, el archivista e historiador francés Natalis de Wailly enuncia la noción

de fondo de archivo, consistente en mantener reunidos los documentos

provenientes de un mismo organismo, persona, familia, etc.; surge, de este

modo, el principio de procedencia o de respeto a los fondos.

Sin embargo, el respeto a los fondos no garantizaba aún que las agrupaciones

documentales existentes a su interior (secciones, series, expedientes) no

pudieran ser mezcladas entre ellas mismas; se reglamentaban las relaciones

entre los fondos, más no las que pudieran suceder en sus niveles documentales

inferiores.

Por tal razón, en 1881 H. Von Seybel enunció un nuevo principio: el de orden

original”15

El principio de orden original establece que no se debe alterar la organización

dada al fondo por la unidad productora, cualquiera que sea dicha organización.

Ya mucho después el principio de respeto a la estructura nace estableciendo

que la clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y

competencias de la unidad productora.

15 MÉXICO. Archivo General de la Nación. Introducción a la organización de archivos. Francisco Acevedo Gutiérrez.2004 [EN LINEA]. [consultado Marzo 2007]. Disponible en: http://www.agn.gob.mx/

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33..11..22..22 CCiicclloo ddee vviiddaa ddee llooss ddooccuummeennttooss

El ciclo de vida de los documentos establece que el documento como organismo

vivo, se crea o se recibe, se establece su forma física (papel, electrónico,

magnético, fotográfico etc.) y el contenido informativo. Los documentos después

se utilizan y mantienen. Se indizan, revisan, rearchivan, reorganizan y cumplen

con su tiempo de función su edad aumenta gradualmente con sus valores. ( Ver

Gráfica N. 3 Nacimiento del flujo documental)

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DD DII ISS SEE EÑÑ ÑOO O DD DEE E UU UNN N MM MOO ODD DEE ELL LOO O DD DEE E GG GEE ESS STT TII IÓÓ ÓNN N DD DOO OCC CUU UMM MEE ENN NTT TAA ALL L PP PAA ARR RAA A LL LAA A UU UNN NAA ATT T

GGrr ááff iiccaa NN.. 33.. NNaaccii mm

ii eenntt oo ddeell ff lluujj oo ddooccuummeenntt aall ..

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La formación de archivos según el ciclo de vital de los documentos se desarrolla

así:

3.1.2.2.1 Archivo de Gestión

En el archivo de gestión (Ver glosario) el documento se crea en cumplimiento de

sus funciones, se clasifica, ordena y genera los expedientes. La información esta

en uso permanente.

3.1.2.2.2 Archivo Central

En el Archivo Central (Ver glosario) los documentos permanecen después de

haber cumplido su producción y su trámite. El documento pasa por una

valoración, selección y eliminación.

Los documentos deben cumplir con los valores primarios, administrativo, fiscal,

legal, técnico o contable, y aquí es donde las Tablas de Retención Documental

cumplen su función y el documento debe quedarse en el Archivo Central para su

consulta por el tiempo que las TRD lo indiquen.

3.1.2.2.3 Archivo Histórico

Para que el documento pase al Archivo Histórico (Ver glosario) debe cumplir

con los valores secundarios científico, cultural e histórico, porque debido a su

importancia testimonial e informativa se deben conservar permanentemente.

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33..11..22..33 FFaasseess ssiisstteemmaa ddee GGeessttiióónn DDooccuummeennttaall

3.1.2.3.1 La encuesta

Es una técnica cuantitativa que utiliza procedimientos estandarizados de

pregunta para medir las características de la realidad documental de la empresa

permitiendo la acumulación de datos que con una adecuada evaluación darán

como resultado un diagnóstico adecuado a su situación actual. La encuesta es

importante por que permite conocer a fondo la misión, visión, función y

estructura de la institución.

Los siguientes son los procedimientos para realizar una encuesta: diseñar un

formulario, presentar la encuesta ante personal en función, ejecutar la encuesta

y tabular los resultados

3.1.2.3.1.1 Elementos pregunta para realizar una encuesta

“Para conceptualizar un Programa De Gestión Documental en una entidad se

deben considerar las siguientes preguntas:

� Producción de documentos

- Qué documentos produce la dependencia? (TRD y apoyo)

- Qué se tiene en cuenta para elaborar dichos documentos? (directrices)

- Qué tipo de soportes documentales utiliza y en qué casos? (papel,

digital)

- Cómo se elaboran los documentos?¿cuál es el paso a paso? (Formato,

copias, firmas, uso papel reciclado)

- Cómo se reciben y envían los documentos? (Por correo tradicional,

correo electrónico, fax, otro.)

- Cómo se elaboran los documentos internos?

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� Recepción de documentos internos

- Qué tipo de documentos recibe de otras dependencias y por qué razón?

- Cómo recibe estos documentos (procedimiento, verificación, controles)

- Qué se hace cuando el documento no es de su competencia?

- Si el documento está incompleto que se hace?

- Corresponde a las series documentales?

- Existe algún control para seguimiento y entrega de los documentos

internos?

� Distribución de documentos recibidos

- Cómo se reciben los documentos externos? (Por Unidad de

Correspondencia, directamente, o por otra dependencia)

- Qué hace cuando el documento no es competencia de la dependencia?

� Distribución de documentos enviados

- Quién y cómo envía los documentos a otra entidad?

- Aplica la directriz para el envío de documentos fuera de la entidad?

- La unidad de correspondencia le ha devuelto documentos por alguna

razón?

- La dependencia informa a la unidad de correspondencia sobre el medio

de distribución para el envío de documentos?

- Cómo sabe la dependencia que el documento fue enviado?

- Cómo sabe la dependencia que el documento no llegó a su destino?

� Trámite de documentos

- Cuándo en la dependencia se reciben documentos de otras

dependencias y de la unidad de correspondencia es porque se requiere

dar trámite? (sin respuesta, visto bueno, chequeo), dar respuesta? , otro,

cuál? , qué se hace en cada caso?, sí la solicitud no es clara que se

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hace?, cuál es el procedimiento que se sigue para proyectar la respuesta

a una solicitud?

- Sí la respuesta es para una dependencia de la misma institución, que se

hace? cuales son los controles?

- Sí la respuesta está dirigida a una entidad externa a la propia institución,

que se hace y cuáles son los controles?

� Organización de archivo de gestión

- Cómo se hace la apertura de carpetas y en que momento?

- Sabe usted si existe TRD en la institución?

- Cómo ubica los documentos dentro de las carpetas? (orden original)

- Realiza la foliación?

- Cuando culmina el trámite?

- Cuando hace la transferencia?

- Cómo ordena las series documentales?

- Cuáles sistemas de ordenación utiliza?

- Elabora inventarios documentales?, en qué casos?

- Transferencia documental

- Realiza transferencias documentales?, en qué fecha?

- Aplica el procedimiento para hacer la transferencia?

- Existen series para eliminar en el archivo de gestión?

- Cómo hace la eliminación?

� Organización de archivo central

- Cómo recibe las transferencias? (caja, carpetas rotuladas)

- Si no están bien elaboradas que se hace?

- Cómo se hace el cotejo

- Cómo fue organizada?

- Qué sistema de ordenación utiliza?

- Qué procesos archivos se realizan en el archivo de gestión?

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- La recuperación es fácil?

- Que instrumentos de consulta utilizan?

- Aplica la disposición final expresada en la TRD?

- Realiza transferencias secundarias?, cada cuanto tiempo?

- Identifica y aplica procedimientos para eliminación, conservación total,

selección y microfilmación?

� Organización de archivo histórico

- Cómo se reciben las transferencias secundarias en la entidad?

- Sino esta bien elaborada qué se hace?

- Cómo se realiza el cotejo?

- Qué procesos archivísticos se realizan en ésta fase?

- Quién elabora los instrumentos de consulta?

� Consulta de documentos

- Quienes consultan el Archivo de Gestión y por qué?

- Cómo localiza la información en el Archivo de Gestión?

- Registra el préstamo de documentos?. Cómo lo hace?

- Qué mecanismo de control utiliza (devolución)?

� Conservación de documentos

- Cómo se expresan las necesidades de la dependencia en materia de

unidades de conservación y almacenamiento?

- Ha realizado un diagnóstico de sus necesidades?

- Aplica lo establecido en el Acuerdo AGN 049 de 2000?

- Cuenta con espacios suficientes para el almacenamiento de

documentos?

- Existe señalización adecuada de las áreas del Archivo Central e

Histórico?

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- Cuenta con equipo y mobiliario para organizar el Archivo de Gestión,

Central e Histórico?

- Cuenta con unidades de conservación y almacenamiento, conforme a lo

establecido por el Acuerdo 049 de 2000?

- Además de soportes en papel de tamaño carta u oficio, se utilizan o

reciben otros tipos de formatos o soportes?

- Cómo almacena este tipo de documentos?

- Qué medidas de conservación preventiva conoce y aplica?

- Conserva información en medios magnéticos y digitales?, cómo los

conserva?

� Disposición final

- Ha aplicado la TRD en lo relacionado con la disposición final?

- Cuantas series y cuantos metros lineales transfiere anualmente?

- En su TRD está prevista la microfilmación de alguna serie? o En que

fase se realiza?

- En su TRD esta prevista la digitalización? o En que fase se realiza?”16

3.1.2.3.2 El informe diagnóstico

Después de analizar las encuestas se establece la situación actual y real de la

situación documental de la institución.

Como siguiente paso se procede a elaborar un informe donde se identifiquen y

señalan los puntos que revelen los aspectos relacionados con la producción

documental, su naturaleza, su valoración de acuerdo a la legislación, su

estructura y condiciones de conservación y gestión.

16 COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Guía para la implementación de un programa de Gestión Documental. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia, 2005. Anexo 14 p.75

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3.1.2.3.3 El proyecto de organización

Partiendo del diagnostico documental, se procede a proponer un plan proyecto

que refleje las disposiciones generales, los procesos y actividades para

desarrollar las políticas de conformación de documentos, gestión administrativa,

transferencias, tablas de retención documental, prestación de servicios y difusión

de los documentos y la política de conservación y prevención documental.

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33..22 MMAARRCCOO NNOORRMMAATTIIVVOO 33..22..11 PPrroodduucccciióónn ddee ddooccuummeennttooss

PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS La producción de documentos es la generación de documentos de las

instituciones en cumplimiento de sus funciones (Archivo General de la Nación - AGN)

Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales

Ley 527 de 1999 Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos.

Código Penal Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público.

Código de Procedimiento Penal Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento

privado. Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - medios para el asiento de operaciones Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.

Código de Comercio

Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.

Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Decreto 2649 de 1993

Artículo 123. Soportes contables

Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de Comercio

Decreto 2150 de 1995 Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos

Acuerdo AGN 060 de 2001 Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Circular Interna AGN No.13 de 1999

No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda .

NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”

NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.

NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.

NTC 3393 Elaboración documentos comerciales

NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”

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33..22..22 RReecceeppcciióónn ddee ddooccuummeennttooss

RECEPCION DE DOCUMENTOS

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una

persona natural o jurídica. (AGN)

Constitución Política

Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.

Decreto 2150 de 1995 Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única.

Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

33..22..33 DDiissttrriibbuucciióónn ddee ddooccuummeennttooss

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

La distribución de documentos son las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (AGN)

Decreto 229 de 1995 Sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias

Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información

Acuerdo 060 de 2001 Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.

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TRÁMITE DE DOCUMENTOS

El trámite de documentos es el curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. (AGN)

Constitución Política.

Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales

Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.

Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición

Artículos 6, 16, 17, 22.

Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.

Decreto 1222 de 1999 Artículo 33. Derecho de turno.

Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos.

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ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

La organización documental es el conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución,

como parte integral de los procesos archivísticos (AGN)

Sobre régimen político y municipal.

Artículo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrán multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales.

Ley 4 de 1913.

Artículo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas Departamentales, en los de los Departamentos y Municipios, dispondrán lo conveniente respecto del arreglo de los archivos, la contabilidad de los fondos públicos y los demás detalles relativos a los mismos.

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Ley 80 de 1993.

Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50,51,52 y 53 de esta Ley prescribirá en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años.

Código de Comercio.

Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.

Decreto 1382 de 1995 Obligatoriedad de la presentación de las T. R .D.

Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional. Decreto 254 de 2000.

Artículo 36.

Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.

Acuerdo AGN 007 de 1994.

Artículo 18. A “Reglamento General de Archivos” que crea el Comité Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su integración y le fija la funciones.

Acuerdo AGN 09 de 1995 Reglamenta la presentación de las TRD.

Acuerdo AGN 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría”

Acuerdo AGN 09 de 1997 Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD.

Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos públicos de las Cámaras de Comercio.

Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de servicios de archivo.


Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

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Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen.


Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.

Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relación con la integración del Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación.

Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados.

Circular AGN 07 de 2002. Organización y Conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

Circular AGN 01 de 2003. Organización y Conservación de los documentos de archivo.

Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003.

Organización de historias laborales.

Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004.

Organización de historias laborales.

Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.

Resolución AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación.

Resolución MinSalud 1995 de 1999.

Establece normas para el manejo de la Histórica Clínica. (Expedida por el Ministerio de Salud)

Resolución AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN.

Resolución AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del Comité de Archivo del Archivo General de la Nación.

Resolución MinProtección Social 001715 de 2005. Por la cual se modifica la Resolución 1995 de 1999.

NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística.

NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos.

Resolución MinProtección Social 001715 de 2005.

Por la cual se modifica la Resolución 1995 de 1999.

NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística.

NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos.

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CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

La consulta documental es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.(AGN)

Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.

Artículo 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra.

Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley

Constitución Política.

Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación oficiales...

Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal.

Artículo 315. Los Secretarios de las corporaciones y autoridades públicas dan fe en los certificados que expidan relativamente a los negocios que les están confiados por razón de su empleo.

Artículo 316. Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas, y los primeros los mandarán dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo fuere, el certificado se extenderá, pero se reservará en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregársele al interesado. De los certificados se dejará copia en un libro de papel común. Ley 4 de 1913.

Artículo 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las Secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carácter de reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse, pague el amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la inspección de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de ésta. Ningún empleado podrá dar copia de documentos que según la Constitución o la ley tengan carácter de reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de la Oficina de quien dependa.

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Ley 57 de 1985. Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.

Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de petición de información.

Decreto 2126 de 1992. Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.

Acuerdo AGN 47 de 2000

Acceso a documentos.

Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta.

33..22..77 CCoonnsseerrvvaacciióónn ddee ddooccuummeennttooss

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

La conservación documental es el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de

archivo, sin alterar su contenido (AGN)

Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano.

Constitución Política. Artículo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades.

Código Procedimiento Civil.

Artículo 251. “Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”.

Ley 47 de 1920. Artículo 22. Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles.

Ley 14 de 1936 Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 39 de 1981. Artículos 1,2,3 y 4. Sobre conservación copias mediante microfilmación.

Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.

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Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se dictan otras disposiciones.

LEY 6 DE 1992.

Artículo 74. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. La reproducción impresa de imágenes ópticas no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de documentos señalados en el Artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, con su correspondiente valor probatorio".

Ley 80 de 1993. Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar contratos.

Ley General de Cultura.

Artículo 4. Definición de Patrimonio Cultural de la Nación. Ley 397 de 1997.

Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes en Movimiento.

Código de Comercio. Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio.

Decreto 1798 de 1990 Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes.

Decreto 2620 de 1993 Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos.

Decreto 2150 de 1995.

Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.

Reglamento General de Archivos

Artículo 23. “Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. Acuerdo AGN 007 de

1994 Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.” Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final.

Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.


Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de conservación.

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Acuerdo AGN 048 de 2000. .

Conservación preventiva, conservación y restauración documental.

Acuerdo AGN 049 de 2000

Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.

Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de

riesgo.


Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.

Acuerdo 037 de 2002 Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.

33..22..88 DDiissppoossiicciióónn ffiinnaall ddee llooss ddooccuummeennttooss

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

La disposición final es la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación

conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental (AGN)

Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

Artículo 70. CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación.

Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura.

Constitución Política de 1991

Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado.

Ley 47 de 1920. Protección del patrimonio documental y artístico.

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Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación.

Ley 39 de 1981.

Artículos 1,2,3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.

Ley 80 de 1993. Artículo 39. Segundo Párrafo. Las entidades estatales establecerán las medidas que demande la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales.


Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.


Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.

Decreto 264 de 1963. Defensa y conservación patrimonio.


Estatuto Notarial.

Decreto 2620 de 1993

Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos.


Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Artículo 134. Conservación y destrucción de libros.


Transferencias documentales secundarias.


Guarda y custodia hojas de vida.

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“Reglamento General de Archivos”.

Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su integración y le fija la función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos.

Artículo 23. “Valoración documental”. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración.


Artículo 25. “Eliminación de documentos” que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico.



Circular AGN 03 de 2001.


Circular AGN 01 de 2004.

Inventario de documentos a eliminar.

NTC 3723. Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnica de operación.

NTC 4080 Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de Microfilmes.

NTC 5174. Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.

NTC 5238 Micrografía : microfilmación de series: Procedimientos de operación.

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44.. MMOODDEELLOO DDEE GGEESSTTIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL

44..11 RREECCOOLLEECCCCIIÓÓNN IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN

44..11..11 EEnnccuueessttaass

La encuesta se aplicó a 10 funcionarios encargados del manejo archivístico de

las dependencias registradas en el organigrama vigente de la UNAT, El

cuestionario que se aplicó se basó en información relacionada con la Gestión

Documental en la organización.

Para medir las respuestas del cuestionario, se tuvo en cuenta:

� El Número de preguntas hecho en la encuesta dividido por el Número de

respuesta analizadas.

� La sumatoria del valor asignado a cada pregunta (SUMA)

� El valor de la respuesta dada a cada pregunta (VR)

� La sumatoria del valor de todas las respuestas seleccionadas

(SUMA-VTR)

Una vez determinados los valores, se aplica la siguiente fórmula:

(SUM-VR) * 100

________________ = VALOR en %

SUM-VTR

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El porcentaje ubica a la UNAT en un nivel de manejo de Gestión Documental,

acorde con la siguiente tabla:

Porcentaje Conocimiento sobre Gestión Documental en la organización

Del 60% al 100% Alto Del 30% al 59.9% Medio Del 0% al 29.9% Bajo

CUADRO N. 1 Estándares de procentajes para la evaluación de las encuestas a la UNAT

Es oportuno aplicar este cuestionario para determinar el problema del manejo

documental de la UNAT, cada pregunta que se responda con no, en el

cuestionario, se tomará como base para la toma de decisiones relacionadas con

la mejora de la Gestión Documental en la UNAT, La aplicación del cuestionario

arrojó los siguientes resultados:

(SUM-VR) = 50

(SUM-VTR) = 200

Al aplicar la ecuación se tiene que:

(50) * 100

____________ = 25.00%

200

Lo anterior indica que la UNAT se encuentra en un nivel bajo, confirmando que

se hace necesario establecer un Modelo de Gestion Documental para la UNAT.

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44..11..11..11 EETTAAPPAASS DDEE LLAA EENNCCUUEESSTTAA

La encuesta responde a las siguientes etapas:

4.1.1.1.1 Identificación del problema Se hace necesario efectuar una encuesta para lograr determinar el nivel de

conocimiento, manejo y cultura organizacional en la Gestión Documental de la

UNAT.

4.1.1.1.2 Diseño y selección de la muestra La muestra motivo de esta encuesta es igual a la totalidad de los funcionarios

responsables del manejo de los archivos en la UNAT, en términos de factibilidad

de esta muestra el universo poblacional será del 100 %, debido a que la

cantidad de funcionarios que manejan los archivos son diez (10).

4.1.1.1.3 Diseño y construcción del instrumento

Como se pretende es conocer la cultura organizacional en el manejo de Gestión

Documental se enfocó el concepto de medición para cuantificar a los

funcionarios de la UNAT en el conocimiento de Gestión Documental para lo cual

se ordenaron las preguntas del cuestionario en los tópicos abajo mencionados

considerados determinantes para comprender la cultura organizacional en torno

de la Gestión Documental de la UNAT.

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MEDICIÓN

SI NO NORMALIZACIÓN Y REGLAMENTACIÓN BÁSICA 1 Existe reglamento de archivo en la UNAT? 1 1

2 Existe Comité de archivo? 1 1

3 Existe tabla de retención de documentos? 1 1

4 Existe manual de procedimientos de archivo? 1 1

PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 5 Cuenta la institución con formatos definidos para uso común? 1 1

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

6 Cuenta la UNAT con una dependencia que controle el recibo y envío de los documentos tanto internos como externos? 1 1

TRAMITE DE DOCUMENTOS

7 Los documentos en la UNAT tienen un control desde su producción hasta su destino final? 1 1

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS 8 ¿Existe un método para archivar en su dependencia? 1 1

9 ¿Realizan descripción documental? 1 1

CONSULTA DE DOCUMENTOS 10 ¿Existe control sobre el préstamo de documentos del archivo? 1 1

11 ¿Existe reglamento de consulta? 1 1

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

12 ¿Realiza procedimientos adecuados en la organización de archivos tales como clasificación., ordenación y descripción de los documentos? 1 1

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 13 ¿ Realizan selección y descarte documental? 1 1

14 ¿ Realizan inventarios documentales? 1 1

PERSONAL 15 ¿Es Profesional en archivística la persona que maneja el archivo? 1 1 16 ¿El personal de la UNAT esta capacitado en el manejo del archivo? 1 1

EDIFICIO Y EQUIPOS 17 ¿Cuenta el archivo con una área especifica? 1 1

18 ¿Tiene extintores para control de incendios? 1 1

19 ¿Tienen estantería metálica para el manejo de los archivos? 1 1

20 ¿Tiene archivadores de gavetas para el manejo de los archivos? 1 1 TOTAL PARA CADA CONCEPTO 20 20

CUADRO N. 2 Preguntas para evaluar encuestas a la UNAT

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44..11..22 AAnnáálliissiiss ddee rreessuullttaaddooss 44..11..22..11 NNoorrmmaalliizzaacciióónn yy rreeggllaammeennttaacciióónn bbáássiiccaa - Existe reglamento de archivo en la UNAT?

La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no existe reglamento de

archivo.

- Existe Comité de archivo?

La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no existe Comité de

archivo

- Existe tabla de retención de documentos?

La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no existe TRD

- Existe manual de procedimientos de archivo?

La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no existe Manual de

procedimientos de archivo.

44..11..22..22 PPrroodduucccciióónn ddee ddooccuummeennttooss

- Cuenta la institución con formatos definidos para uso común?

La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no existe formatos.

44..11..22..33 DDiissttrriibbuucciióónn ddee ddooccuummeennttooss

- Cuenta la UNAT con una dependencia que controle el recibo y envío de los

documentos tanto internos como externos?

La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que si existe una dependencia

que controle el recibo y envío de los documentos tanto internos como externos

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44..11..22..44 TTrráámmiittee ddee ddooccuummeennttooss - Los documentos en la UNAT tienen un control desde su producción hasta su

destino final?

La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no existe un control desde

su producción hasta su destino final

44..11..22..55 OOrrggaanniizzaacciióónn ddee ddooccuummeennttooss - ¿Existe un método para archivar en su dependencia?

La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no existe un método para

archivar en su dependencia

- ¿Realizan descripción documental?

La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no existe Manual de

procedimientos de archivo.

44..11..22..66 CCoonnssuullttaa ddee ddooccuummeennttooss - ¿Existe control sobre el préstamo de documentos del archivo?

La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no realizan descripción

documental

- ¿Existe reglamento de consulta?

La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no existe reglamento de

consulta

44..11..22..77 CCoonnsseerrvvaacciióónn ddee ddooccuummeennttooss -¿Realiza procedimientos adecuados en la organización de archivos tales como

clasificación., ordenación y descripción de los documentos?

La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no realiza procedimientos

adecuados en la organización de archivos tales como clasificación., ordenación

y descripción de los documentos

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44..11..22..88 DDiissppoossiicciióónn ffiinnaall ddee llooss ddooccuummeennttooss - ¿ Realizan selección y descarte documental?

La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no Realizan selección y

descarte documental

- ¿ Realizan inventarios documentales?

La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no Realizan inventarios

documentales

44..11..22..99 PPeerrssoonnaall - ¿Es Profesional en archivística la persona que maneja el archivo?

La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no es Profesional en

archivística

- ¿El personal de la UNAT esta capacitado en el manejo del archivo?

La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que no esta capacitado en el

manejo del archivo

44..11..22..1100 EEddiiffiicciioo yy eeqquuiippooss - ¿Cuenta el archivo con una área especifica?

La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que si cuentan con un área

especifica para archivo

- ¿Tiene extintores para control de incendios?

La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que si tienen extintores para

control de incendios

- ¿Tienen estantería metálica para el manejo de los archivos?

La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que si tienen estantería

metalicaz para el manejo de los archivos.

Trab

ajo de

Gra

do de

Pao

la y D

iego A

ngar

ita C

.

- 61 -


- ¿Tiene archivadores de gavetas para el manejo de los archivos?

La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que si tienen archivadores de

gavetas para el manejo de archivo.

44..33 DDIIAAGGNNOOSSTTIICCOO

Al analizar los resultados de la encuesta podemos apreciar que de 200

preguntas que se le realizaron a los funcionarios responsables de los archivos

en la UNAT únicamente 50 respuestas cumplen con los estandares positivos de

manejo documental, pero 150 respuestas indican de forma negativa el uso que

le estan dando a los documentos de esta entidad. Por lo consiguiente

concluimos que es necesario crear un modelo de Gestión Documental en la

UNAT por lo que proponemos el siguiente modelo. ( Ver 4.4)

Trab

ajo de

Gra

do de

Pao

la y D

iego A

ngar

ita C

.

- 62 -


44.. 44 PPRROOPPUUEESSTTAA MMOODDEELLOO

44.. 44.. 11 PPrr oodduuccccii óónn ddee DDooccuummeenntt ooss

La U

NA

T y

sus

dependenci

as

en e

l cu

mplim

iento

de s

us

func

iones

con s

uperv

isió

n d

e las

dire

ctiv

as

deben c

rear, d

iseñar, a

dopta

r o a

dapta

r un form

ato

de

docu

mento

; por

lo

que

deben

seguir

las

siguie

nte

s ac

tivid

ades:

• Id

entif

icac

ión d

el d

ocu

mento

a e

labora

r, p

ara

d

ar

paso

a s

u c

reaci

ón.

• D

iseñar o a

dopta

r un form

ato

• D

ete

rmin

ar

el so

porte d

el docu

mento

( p

apel,

CD

-R

OM

, dis

quete

s, m

icro

film

etc

.)

• D

ete

rmin

ar la

form

a d

e p

roducc

ión y

repro

ducc

ión

de lo

s docu

mento

s (h

ard

ware

, so

ftw

are

etc

.)

• N

orm

aliz

ar lo

s fo

rmato

s • D

efin

ir los

tipos

docu

menta

les

y la

s dependenci

as

que lo

s m

aneja

ran

Ela

bora

r el d

ocu

ment

o, guard

arlo o

imprim

irlo

y e

scoger el s

oporte q

ue

requi

ere

(papel,

medio

magné

tico, ele

ctró

nico

etc

.)

Hac

er co

pias

del

doc

ument

o y

etiq

uet

arlo

seg

ún e

l sopo

rte

Aplica el procedimiento

para la distribución y envío

de docum

entos externos.

( Ver 4.4.3.3 Distribución

de docum

entos enviad

os).

FIN

Con

sulta

r lo

s fo

rmat

os

regu

lado

s po

r el

A

rchi

vo G

ener

al de

la

INICIO

Iden

tific

ar e

l doc

umen

to a

ela

bora

r

Tie

ne c

onoc

imie

nto

en la

s es

pec

ifica

cion

es p

ara

pro

ducc

ión

de

docu

men

tos?

Aplica el procedimiento para la distribución y

envío de docum

entos internos, (Ver 8.3.1

Distribución de docum

entos internos ).

Es un docum

ento

interno? SI

SI

NO

NO

44.. 44.. 11.. 11 DDii aaggrr aammaa ddee ffll uujj oo ddeell pprr oocceessoo

44.. 44.. 11.. 22 AAcctt iivvii ddaaddeess ddeell pprr oocceessoo

Trab

ajo de

Gra

do de

Pao

la y D

iego A

ngar

ita C

.

- 63 -


44.. 44.. 22 RReecceeppccii óónn ddee DDooccuummeenntt ooss

44.. 44.. 22.. 11 RReecceeppccii óónn ddee ddooccuummeenntt ooss eexxtt eerr nnooss

• Recibo del docu

men

to:

Los

docu

men

tos

exte

rnos

se

pued

en r

ecib

ir ví

a fa

x, c

orre

o po

stal

, cor

reo

inte

rno

o co

rreo

ele

ctró

nico

. • Iden

tificación y verificación:

Hac

er u

na r

evis

ión

de l

a in

form

ació

n de

l do

cum

ento

, co

mo

quie

n lo

rem

ite, cu

al e

s el

des

tinat

ario

, co

nfirm

ació

n de

firm

as,

preg

unta

rse

si e

l do

cum

ento

es

com

pete

ncia

de

la U

NAT?,

es

ta c

ompl

eto?

etc

.

• Rad

icación del docu

men

to:

En

el a

rtíc

ulo

5 de

l ac

uerd

o n.

060

de

2001

se

esta

blec

en los

pr

oced

imie

ntos

pa

ra

radi

car

las

com

unic

acio

nes

ofic

iale

s;

haci

endo

én

fasi

s qu

e se

de

be en

umer

ar el

do

cum

ento

de

fo

rma

cons

ecut

iva

asce

nden

te

sin

rese

rvar

nú

mer

os

de

radi

caci

ón;

se

asig

na

el

núm

ero

en

estric

to

orde

n de

rece

pció

n.

• Reg

istro del docu

men

to:

Así

m

ism

o en

el

ar

tícul

o 2

se ex

plic

a co

mo

regi

stra

r la

s co

mun

icac

ione

s of

icia

les.

La

UN

AT d

ebe

cont

ar c

on u

na u

nida

d de

cor

resp

onde

ncia

que

co

ntro

le e

l de

spac

ho y

rec

ibo

de l

a do

cum

enta

ción

, y

este

pr

oces

o de

be q

ueda

r re

gist

rado

en

una

plan

illa

o en

una

bas

e de

dat

os lo

sig

uien

te:

-Nom

bre

de la

per

sona

y/ o

entid

ad rem

itent

e o

dest

inat

aria

.

-Nom

bre

y có

digo

de

la d

epen

denc

ia c

ompe

tent

e

-Núm

ero

de rad

icac

ión

-Nom

bre

del f

unci

onar

io res

pons

able

del

trám

ite e

ntre

otros

. * Distribución de

los

docu

men

tos

a la

s de

pend

enci

as o

dest

inat

ario

.

INICIO

La oficina

de

corres

pond

enci

arecibelosdocumentos

Es

la c

orre

spon

denc

iare

miti

daa

la e

ntid

ad?

Es

la e

ntid

adel

de

stin

atar

io?

Rad

icar

el d

ocum

ento

, cod

ifica

ndol

oco

n un

co

nsec

utivo

asce

nden

tey

el c

ódig

ode

la d

epen

denc

ia

FIN

SI

NO

Red

irecc

iona

r el

doc

umen

to

a la

ent

idad

com

pete

nte

o de

volv

er e

l doc

umet

no a

l re

mite

nte.

Dej

ar u

na

cons

tanc

ia e

scrit

a

Registrar el d

ocum

entoen forma manual en una

planillade correspondenciao electronicam

ente

sicuenta

con unabase de datos

Cla

sific

arlo

sdo

cum

ento

sy

entreg

arlo

sen

cad

ade

pend

enci

ase

gún

sude

stin

atar

io

INICIO

La oficina

de

corres

pond

enci

arecibelosdocumentos

Es

la c

orre

spon

denc

iare

miti

daa

la e

ntid

ad?

Es

la e

ntid

adel

de

stin

atar

io?

Rad

icar

el d

ocum

ento

, cod

ifica

ndol

oco

n un

co

nsec

utivo

asce

nden

tey

el c

ódig

ode

la d

epen

denc

ia

FIN

SI

NO

Red

irecc

iona

r el

doc

umen

to

a la

ent

idad

com

pete

nte

o de

volv

er e

l doc

umet

no a

l re

mite

nte.

Dej

ar u

na

cons

tanc

ia e

scrit

a

Registrar el d

ocum

entoen forma manual en una

planillade correspondenciao electronicam

ente

sicuenta

con unabase de datos

Cla

sific

arlo

sdo

cum

ento

sy

entreg

arlo

sen

cad

ade

pend

enci

ase

gún

sude

stin

atar

io

4.4.2.1.1 Diagrama de flujo del proceso

4.4.2.1.2 Actividad

es del proceso

Trab

ajo de

Gra

do de

Pao

la y D

iego A

ngar

ita C

.

- 64 -


44.. 44.. 22.. 22.. RReecceeppccii óónn ddee ddooccuummeenntt ooss iinntt eerr nnooss

• Recibo del docu

men

to:

Los

docu

men

tos

inte

rnos

se

pu

eden

re

cibi

r ví

a fa

x,

correo

inte

rno

o co

rreo

ele

ctró

nico

.

• Iden

tificación y verificación:

Hac

er un

a re

visi

ón de

la

in

form

ació

n de

l do

cum

ento

, co

mo

quie

n lo

re

mite

, cu

al

es

el

dest

inat

ario

, co

nfirm

ació

n de

firm

as,

preg

unta

rse

si e

l do

cum

ento

es

com

pete

ncia

de

la d

epen

denc

ia?,

est

a co

mpl

eto?

etc

.

• Rad

icación del docu

men

to:

En

el a

rtíc

ulo

5 de

l acu

erdo

n. 06

0 de

200

1 se

est

abl

ecen

lo

s pr

oced

imie

ntos

pa

ra

radi

car

las

com

unic

acio

nes

ofic

iale

s; ha

cien

do én

fasi

s qu

e se

de

be en

umer

ar el

do

cum

ento

de

fo

rma

cons

ecut

iva

asce

nden

te

sin

rese

rvar

núm

eros

de

radi

caci

ón; se

asi

gna

el n

úmer

o en

es

tric

to o

rden

de

rece

pció

n.

• Reg

istro del docu

men

to:

En

el ar

tícul

o 2

del

mis

mo

acue

rdo

se ex

plic

a co

mo

regi

stra

r la

s co

mun

icac

ione

s of

icia

les.

La

en

tidad

de

be

cont

ar

con

una

unid

ad

de

corres

pond

enci

a qu

e co

ntro

le e

l des

pach

o y

reci

bo d

e la

do

cum

enta

ción

, y

este

pro

ceso

deb

e qu

edar

reg

istrad

o

en u

na p

lani

lla o

en

una

base

de

dato

s lo

sig

uien

te:

-Nom

bre

de

la

pers

ona

y/

o en

tidad

re

mite

nte

o de

stin

atar

ia.

-Nom

bre

y có

digo

de

la d

epen

denc

ia c

ompe

tent

e

-Núm

ero

de rad

icac

ión

-Nom

bre

del

func

iona

rio r

espo

nsab

le d

el t

rám

ite e

ntre

ot

ros.

• Distribución de los docu

men

tos

a la

s de

pend

enci

as o

de

stin

atar

io.

INICIO

La d

epend

enc

ia reci

be la

corresp

ond

enc

ia q

ue p

rovi

ene

de

otras

uni

dades

adm

inis

trativ

as

E

s la

cor

resp

onde

ncia

re

miti

da a

la d

ependenc

ia?

Es

la

depen

denc

ia e

l des

tinat

ario

?

Verific

ar fir

mas,

copia

s, a

nexo

s y

dem

ás d

etalle

s que

el m

anu

al d

e pro

cedim

ient

os o

el r

egla

ment

o lo

dete

rmin

e

FIN

SI

NO

Red

irec

cion

ar el

doc

ument

o a

la

uni

dad

adm

inis

trat

iva

com

pete

nte

o dev

olve

r el

do

cum

ento

al r

emite

nte.

Dej

ar

una c

ons

tanc

ia e

scrit

a

Regis

trar y

radic

ar el d

ocum

ent

o e

n la

pla

nill

a de

cont

rol d

e c

omun

icaci

ones

inte

rnas

La d

epend

enc

ia le

da

el t

ram

ite a

l docu

men

to

4.4.2.2.2 Actividad

es del proceso


Trab

ajo de

Gra

do de

Pao

la y D

iego A

ngar

ita C

.

- 65 -


44.. 44.. 33 DDii sstt rrii bbuuccii óónn ddee DDooccuummeenntt ooss

44.. 44.. 33.. 11 DDii sstt rrii bbuuccii óónn ddee ddooccuummeenntt ooss rreeccii bbii ddooss

En la

Reso

luci

ón 0

26 d

e 2

004 “R

egla

mento

de

corr

esp

ondenci

a y

Arc

hiv

o” del A

rchiv

o G

enera

l de

la N

aci

ón. E

n s

u a

rtíc

ulo

9 e

stip

ula

la s

iguie

nte

directriz de distribución de documentos recibidos:

“Para

los

reco

rrid

os

inte

rnos

de d

istrib

uci

ón d

e

com

unic

aci

ones

ofic

iale

s, s

e h

an e

stable

cido d

os

turn

os:

9:0

0 a

.m. y

3:3

0 p

.m. Si p

or alg

una

circ

unst

anci

a, la

urg

enci

a e

importanci

a d

e u

na

com

unic

aci

ón a

merita

su d

istrib

uci

ón in

media

ta, el

funci

onario d

el G

rupo d

e C

orr

esp

ondenci

a,

info

rmará

a la

dependenci

a c

om

pete

nte

”.

Así

pues

La d

istrib

uci

ón d

e d

ocu

mento

s re

cibid

os

cum

ple

con la

s si

guie

nte

s act

ivid

ades:

R

egis

trar lo

s docu

mento

s en la

pla

nilla d

e

dis

trib

uci

ón d

e d

ocu

mento

s re

cibid

os

Cla

sific

arlos

docu

mento

s por dependenci

as

D

ependie

ndo d

e la

s polít

icas

de la

unid

ad d

e

corr

esp

ondenci

a, ubic

ar lo

s docu

mento

s en

casi

llero

s o d

istrib

uir lo

s docu

mento

s a la

s dependenci

as

Regis

tro y

control d

e e

ntrega d

e d

ocu

mento

s en la

pla

nilla d

e regis

tro d

e c

om

unic

aci

ones

reci

bid

as.

INICIO

Tie

ne

conoci

mie

nto

de la

dire

ctriz

de d

istrib

ució

nde

docu

mento

sre

cibid

os?

Apl

icar

la d

irect

rizde

dist

ribuc

ión

de d

ocum

etn

osre

cibid

ospa

raent

regar

la c

orre

spon

den

cia

a la

sde

pen

denc

ias

com

pete

nte

s

FIN

SI

NO

Se

dev

uelv

ea

la o

ficin

ade

corres

pond

enci

apara

sure

dire

ccio

nam

ient

o

La o

ficin

a de

corres

ponde

ncia

cla

sific

a lo

s do

cum

ento

s y

regi

stra

lo

s doc

ument

os en

la

pl

ani

lla de

di

strib

ució

n de

do

cum

ento

s re

cibid

os p

ara

hac

erlo

s lle

gar a

las

depe

nden

cias.

Ver directriz de

distribución de

documentos recibidos

4.4.3.1.2

Es

el d

ocu

ment

ode

com

pete

nci

apara

la U

NA

T? SI

NO

Reg

istrar

y radi

carel

doc

umen

toen

la p

lani

llade

regis

tro

de

com

unic

acio

nes

reci

bida

s

INICIO

Tie

ne

conoci

mie

nto

de la

dire

ctriz

de d

istrib

ució

nde

docu

mento

sre

cibid

os?

Apl

icar

la d

irect

rizde

dist

ribuc

ión

de d

ocum

etn

osre

cibid

ospa

raent

regar

la c

orre

spon

den

cia

a la

sde

pen

denc

ias

com

pete

nte

s

FIN

SI

NO

Se

dev

uelv

ea

la o

ficin

ade

corres

pond

enci

apara

sure

dire

ccio

nam

ient

o

La o

ficin

a de

corres

ponde

ncia

cla

sific

a lo

s do

cum

ento

s y

regi

stra

lo

s doc

ument

os en

la

pl

ani

lla de

di

strib

ució

n de

do

cum

ento

s re

cibid

os p

ara

hac

erlo

s lle

gar a

las

depe

nden

cias.

Ver directriz de

distribución de

documentos recibidos

4.4.3.1.2

Es

el d

ocu

ment

ode

com

pete

nci

apara

la U

NA

T? SI

NO

Reg

istrar

y radi

carel

doc

umen

toen

la p

lani

llade

regis

tro

de

com

unic

acio

nes

reci

bida

s


4.4.3.1.2 Actividad

es del proceso

Trab

ajo de

Gra

do de

Pao

la y D

iego A

ngar

ita C

.

- 66 -


44.. 44.. 33.. 22 DDii sstt rrii bbuuccii óónn ddee ddooccuummeenntt ooss iinntt eerr nnooss

La U

NAT d

ebe c

onta

r co

n un

a p

olític

a d

e d

istrib

uci

ón d

e docu

ment

os

inte

rnos

.

Las

sigu

iente

s pue

den

ser

posi

bilid

ade

s para

aplic

ar

a la

dis

trib

ució

n d

e doc

um

ento

s in

tern

os:

• Entrega

man

ual

de

corresp

ond

enci

a,

Se

asi

gna

a

un

empl

eado

para

di

strib

uir

la

corres

pond

enc

ia in

tern

a,

el

tendrá

tu

las

o ca

rpeta

s por

depend

enc

ia y

entrega

ra l

os

docu

men

tos

en u

n h

ora

rio

est

able

cido

.

• C

asi

llero

s de

corresp

ond

enc

ia:

El

resp

ons

abl

e de

la

co

rresp

onden

cia in

tern

a de

ja lo

s docu

ment

os

en

el c

asi

llero

. C

ada d

epen

den

cia c

uen

ta c

on

un c

asillero

y d

esi

gna

a u

n e

mple

ado p

ara

que r

eco

ja la

corres

pond

enc

ia e

n u

n h

ora

rio e

stab

leci

do.

• Ele

ctró

nic

amente

:

La U

NAT p

uede c

onta

r co

n u

na b

ase

de d

ato

s a la

cua

l los

em

ple

ado

s puede

n a

cceder gra

cias

a la

intran

et.

La

unid

ad

de

corresp

ond

enci

a

dig

italiz

a

todo

s lo

s docu

ment

os

que lle

gan fís

icam

ent

e,

y lo

s enví

a a

un

arc

hiv

o ce

ntral

izado;

lo

s em

ple

ado

s re

cibe

n un

correo

ele

ctró

nic

o

de

alerta

que

le

avi

sa

de

la

llega

da

de

corres

pond

enc

ia a

la

UN

AT y

el

empl

eado

cons

ulta

sus

docu

ment

os

en fo

rma e

lect

róni

ca y

les

da tra

mite

.

INICIO

Tie

ne

la U

NA

T

una

polit

ica

par

ala

dist

ribuci

ón

de

doc

um

ent

os

inte

rnos

? C

onoc

eel

pro

cedim

ient

o?

Ent

regar

los

docu

men

tos

com

ple

tos

a la

sdep

endenci

as

resp

ectiv

as

FIN

SI

NO

La d

epen

den

cia

dest

inata

ria

reci

be

los

docu

men

tos

y da

const

anci

ade reci

bid

o

Hace

run

apol

itica

o

pro

cedim

ient

opa

rala

dis

trib

ució

nde

docu

ment

os

inte

rnos

dependie

ndo

del i

nte

res

dela

UN

AT

INICIO

Tie

ne

la U

NA

T

una

polit

ica

par

ala

dist

ribuci

ón

de

doc

um

ent

os

inte

rnos

? C

onoc

eel

pro

cedim

ient

o?

Ent

regar

los

docu

men

tos

com

ple

tos

a la

sdep

endenci

as

resp

ectiv

as

FIN

SI

NO

La d

epen

den

cia

dest

inata

ria

reci

be

los

docu

men

tos

y da

const

anci

ade reci

bid

o

Hace

run

apol

itica

o

pro

cedim

ient

opa

rala

dis

trib

ució

nde

docu

ment

os

inte

rnos

dependie

ndo

del i

nte

res

dela

UN

AT

4.4.3.2.2 Actividad

es del proceso


Trab

ajo de

Gra

do de

Pao

la y D

iego A

ngar

ita C

.

- 67 -


44.. 44.. 33.. 33 DDii sstt rrii bbuuccii óónn ddee ddooccuummeenntt ooss eennvvii aaddooss

• La U

NAT dete

rmin

a la

s po

lític

as

de

dis

trib

uci

ón

de

los

docu

ment

os

a e

nvi

ar.

• La o

ficin

a d

e c

orres

pon

den

cia d

ebe

ser el

medi

o enc

arg

ado

de e

nvi

ar

los

doc

umento

s y

resp

uest

as

inte

rnas

a tra

vés

de

la m

ensa

jeria

.

• La

ofic

ina

de

corres

pon

den

cia

debe

cont

rola

r y

dar

cum

plim

iento

a la

s polít

icas

que e

l manu

al d

e pro

cedim

ient

os

est

able

ce; ve

rific

ando

el do

cum

ento

, su

s fir

mas

, su

s ane

xos

etc

.

El Arc

hiv

o G

enera

l de la N

aci

ón e

xplic

a en s

u G

uía

para

la

imple

menta

ción

de un

pro

gra

ma de

G

est

ión D

ocum

enta

l 2005 la

s act

ivid

ades

de m

ens

aje

ria c

omo:

- M

éto

dos

de e

mpaq

ue y

em

bala

je.

- Pes

o y

porteo d

e d

ocum

ento

s.

-

Regi

stro

en

pl

ani

lla

de

dis

trib

uci

ón

de

doc

um

ento

s

envi

ados

-

Gest

ión

del

co

rreo

trad

icio

nal

: N

orm

al,

certifi

cado,

esp

ecia

l. - C

ontrol y

firm

a d

e g

uías

y pla

nilla

s de

ent

rega

. - C

ontrol d

e d

evo

luci

ones

. - O

rgani

zaci

ón m

ensa

jería e

xtern

a.

- R

egis

tro

de c

ontrol d

e e

nví

o d

e d

ocu

men

tos.

INICIO

La d

epende

icia

prod

ucto

raenv

iaa

la o

ficin

ade

co

rres

pondec

ialo

sdo

cum

ento

squ

eva

n a

ser env

iados

.

La o

ficin

ade

cor

resp

ond

enci

ave

rific

ael

doc

umen

toa

env

iar

segú

nlo

sre

qui

sito

squ

em

anifi

esta

el m

anua

l de p

roce

dim

ient

os

Dev

uel

veel

doc

umen

toa

la d

epen

denc

ia, pa

raque

com

plem

ente

nco

n lo

sre

quis

itos

del m

anua

l de

proc

edim

ient

os

La o

ficin

a de

cor

resp

ond

enci

a ra

dic

a y

regi

stra

los

docu

men

tos

en la

pla

nilla

de

dist

ribuc

ión

de

docu

men

tos

envi

ados

El d

ocum

ento

a en

viar

cum

ple

con

los

requ

isito

s?SI

SI

NO

NO

Tie

neco

noc

imie

nto

de la

di

rect

riz

de

dis

trib

uci

ónde

docu

ment

osre

cibi

dos?

Ver

las

polit

icas

de

dist

ribuci

ón d

e do

cum

etno

s en

viad

os

de la

ent

idad

. E

l co

mite

de

arch

ivo

debe

ser su

gest

or.

1

2INICIO

La d

epende

icia

prod

ucto

raenv

iaa

la o

ficin

ade

co

rres

pondec

ialo

sdo

cum

ento

squ

eva

n a

ser env

iados

.

La o

ficin

ade

cor

resp

ond

enci

ave

rific

ael

doc

umen

toa

env

iar

segú

nlo

sre

qui

sito

squ

em

anifi

esta

el m

anua

l de p

roce

dim

ient

os

Dev

uel

veel

doc

umen

toa

la d

epen

denc

ia, pa

raque

com

plem

ente

nco

n lo

sre

quis

itos

del m

anua

l de

proc

edim

ient

os

La o

ficin

a de

cor

resp

ond

enci

a ra

dic

a y

regi

stra

los

docu

men

tos

en la

pla

nilla

de

dist

ribuc

ión

de

docu

men

tos

envi

ados

El d

ocum

ento

a en

viar

cum

ple

con

los

requ

isito

s?SI

SI

NO

NO

Tie

neco

noc

imie

nto

de la

di

rect

riz

de

dis

trib

uci

ónde

docu

ment

osre

cibi

dos?

Ver

las

polit

icas

de

dist

ribuci

ón d

e do

cum

etno

s en

viad

os

de la

ent

idad

. E

l co

mite

de

arch

ivo

debe

ser su

gest

or.

1

2


4.4.3.3.2 Actividad

es del proceso

Trab

ajo de

Gra

do de

Pao

la y D

iego A

ngar

ita C

.

- 68 -


.. .... .. ccoonntt iinnuuaaccii óónn


FIN

Rea

lizar

las

activ

idad

es d

e ai

slam

ient

o fís

ico,

pes

o y

dilig

enci

amie

nto

de p

lani

llas

para

el c

ontrol

de

entreg

a de

los

docu

men

tos.

La o

ficin

a de

cor

resp

onde

ncia

rep

orta

la e

ntre

ga y

env

io d

e do

cum

etno

s a

la d

epen

denc

ia rem

itent

e.

Dev

uel

ve e

l doc

umen

to a

la

depen

denc

ia, pa

ra q

ue

com

plem

ent

en

los

proc

edim

ient

os

y vo

lver a e

nvia

r el

doc

ument

o

Trá

mite

con

cluí

do

El d

ocum

ento

fue

de

vuel

to?

SI

NO

Se

hace

la d

istrib

ució

n de

los

docu

men

tos

por fa

x, c

orre

o po

stal

, m

edio

s el

ectron

icos

, etc

.

12

Trab

ajo de

Gra

do de

Pao

la y D

iego A

ngar

ita C

.

- 69 -


44.. 44.. 44 TTrr áámmii ttee ddee DDooccuummeenntt ooss

De a

cuerd

o co

n la

nor

mativ

idad e

xist

ente

en

el

país

, se

deben

tener

en

cuenta

lo

s tie

mpo

s m

áxi

mos

est

able

cidos

para

el t

rám

ite o

por

tuno

de

las

com

unic

aci

ones.

(AG

N)

El

tram

ite

de

docu

men

tos

tiene

3

activ

idades

princi

pale

s:

- U

n u

suar

io h

ace

una s

olic

itud y

la U

NAT r

eci

be

la s

olic

itud

-La U

NAT o

dependenci

a pro

cesa

el t

rám

ite

- La U

NAT p

artie

ndo

de los

períodos

asi

gnados

le

da resp

ues

ta a

l trá

mite

.

INICIO

La d

epen

denc

ia rec

ibe

el d

ocum

ento

Es

un d

ocum

ento

par

a tram

itar?

El f

unci

onar

io p

roce

de

a re

aliz

ar el

trá

mite

y s

i le

conc

iern

e a o

tras

depe

nden

cias

par

te d

el

tram

ite a

plic

a lo

vis

to e

n el

num

eral

4.4.3.3

Dis

trib

ució

n de

docu

ment

os in

tern

os

El f

unci

onar

io d

a tram

ite a

l doc

ument

o, h

ace

la resp

ues

ta y

la e

ntre

ga

a s

u su

per

ior par

a apr

obac

ión

El s

uper

ior re

cibe

, re

visa

y fi

rma

la res

pues

ta

FIN

SI

NO

Arc

hiva

r el

doc

umen

to

depe

ndie

ndo

de la

s ta

blas

de

ret

enci

ón d

ocum

enta

l

El f

unci

onar

io a

naliz

a la

sol

icitu

d y

se b

asa

en e

l der

echo

de

turn

o y

los

tiem

pos

de resp

uest

a.

Es

la res

pues

ta

para

un

a de

pend

enci

a?

Apl

ica

dire

ctriz

par

a la

di

strib

ució

n de

doc

umen

tos

inte

rnos

Apl

ica

el p

roce

dim

ient

o pa

ra la

dis

trib

ució

n y

enví

o de

doc

umen

tos

exte

rnos

.

NO

SI



Trab

ajo de

Gra

do de

Pao

la y D

iego A

ngar

ita C

.

- 70 -


44.. 44.. 55 OOrr ggaannii zzaaccii óónn ddee DDooccuummeenntt ooss

44.. 44.. 55.. 11 AArr cchhii vvooss ddee GGeesstt iióónn

INICIO

Cada d

epen

denci

a e

n e

l desa

rrol

lo d

e s

us

func

iones

crea d

ocu

mento

s

Los

docu

mento

s se

org

ani

zan p

artie

ndo d

e la

s ta

bla

s de rete

nci

ón

docu

menta

l?

La d

epen

denc

ia rec

ibe y

env

ía d

ocum

ent

os p

ara

tra

mita

ción.

Org

aniz

ar lo

s do

cum

ento

s si

guie

ndo

el

prin

cipi

o de

pro

cede

ncia

, or

den

orig

inal

y

sist

emas

de

orde

naci

ón

SI

NO

La d

epen

denc

ia d

ebe

cla

sific

ar e

n s

eries

y s

ubse

ries,

arc

hiva

r y

dar di

sposi

ción

a lo

s do

cum

ento

s co

mo

lo e

speci

fica

la T

RD

Sab

e co

mo

orde

nar

las

carp

etas

en

los

arch

ivado

res?

Con

sulta

r cu

ales

son

los

sist

emas

de

orden

ació

n

NO

SI

La U

NA

T d

ebe

impl

emen

tar la

s ta

blas

de ret

enci

ón

docu

men

tal

1

LA U

NAT p

ara

la o

rgan

izaci

ón d

e lo

s arc

hivo

s de

gest

ión se

debe

tene

r en cu

enta

la

s si

guie

nte

s pauta

s:

• C

lasi

ficaci

ón

docu

menta

l: Partie

ndo

del

org

anig

ram

a

y la

s fu

nci

ones

de

la

UN

AT

se

identif

ican

y as

igna

n

series

para

lo

s fo

ndos,

se

ccio

nes

y su

bsec

ciones

.

- Id

ent

ifica

rlas

depend

enc

ias

y su

s unid

ades

que

la

s co

mpone

n

- Aplic

ar la

s Tabla

s de

Valo

raci

ón y

/o R

ete

nci

ón

docu

ment

al.

- O

rgani

zar por se

ries

y su

bserie

doc

um

enta

l - Id

entif

icar lo

s tip

os d

ocum

enta

les

Para

en

tend

er

las

ta

blas

de

Rete

nci

ón

Docu

menta

l ve

r el a

cuerd

o N

o.

039 d

e 2

002 d

el

Arc

hiv

o G

enera

l de la

Naci

ón P

or el c

ual s

e regul

a

el

pro

cedim

iento

para

la e

labo

raci

ón y

aplic

ació

n de

las

Tabla

s de

R

etenc

ión

Doc

umenta

l en

desa

rrollo

del

Artic

ulo 2

4 d

e la

Ley

594

de

200

0,

(Ver anexo 5)

•Ord

enaci

ón d

ocu

ment

al:

es la

ubic

ació

n fís

ica d

e lo

s do

cum

ento

s, ten

iend

o e

n c

uent

a los

prin

cipio

s de

pro

cedenc

ia

y el

ord

en

orig

inal

de

los

docu

ment

os

se d

ebe o

rdena

r te

nie

ndo e

n c

uenta

lo

s si

guie

nte

s asp

ecto

s:

- O

rdenac

ión N

uméric

a: o

rdin

al y

cro

noló

gic

o

- O

rdena

ción A

lfabé

tica: O

nom

ást

ico, to

poní

mic

o,

tem

átic

o

-

Sis

tem

as d

e o

rden

aci

ón m

ixto

s : alfa

num

éric

os

y de o

rden

cro

noló

gic

o


4.4.5.1.2 Actividad

es del proceso

Trab

ajo de

Gra

do de

Pao

la y D

iego A

ngar

ita C

.

- 71 -


.. .... ccoonntt iinnuuaaccii óónn

Al co

nfo

rmar

los

exp

edie

nte

s y

dete

rmin

ar

el

sist

em

a

de o

rdenaci

ón, lo

s arc

hiv

os

se d

eben o

rganiz

ar

según

lo e

stable

ce e

l AG

N e

n s

u a

cuerd

o N

. 0

42 d

e

2002,

“Por

el

cual

se

est

able

cen

los

crite

rios

para

la

org

aniz

aci

ón

de

los

arc

hiv

os

de

gest

ión

en

las

entid

ades

públic

as

y la

s priva

das

que

cum

ple

n

funci

ones

públic

as”

. (Ver anexo 4)

• D

esc

ripci

ón D

ocu

menta

l: Es

el p

roce

so d

e a

nális

is d

e

los

docu

mento

s de a

rchiv

o o

de s

us

agru

paci

ones,

que

perm

ite s

u i

dentif

icaci

ón,

loca

lizaci

ón y

recu

pera

ción,

para

la g

est

ión o

la in

vest

igaci

ón (G

RG

A).

Para

hace

r una d

esc

ripci

ón d

ocu

menta

l es

nece

sario

analiz

ar

la

info

rmaci

ón

e

indexa

r lo

s co

nte

nid

os

rele

vante

s que d

e a

lguna form

a m

e perm

itan recu

pera

r el docu

mento

en e

l fu

turo

, co

n a

yuda d

e u

n inve

nta

rio,

índic

es

o c

atá

logos.

En C

olo

mbia

el IC

ON

TEC

y e

l Arc

hiv

o G

enera

l de l

a

Naci

ón a

vala

ron u

na N

orm

a N

TC

4095 IS

AD

(G

). E

sta

norm

a

inte

rnaci

onal

est

able

ce

los

ele

mento

s para

re

aliz

ar una d

esc

ripci

ón a

rchiv

ístic

a.

El

áre

a

de

identif

icaci

ón,

conte

xto,

conte

nid

o

y est

ruct

ura

, co

ndic

iones

de

acc

eso

y

uso

; áre

a

de

docu

menta

ción

aso

ciada,

nota

s y

control

de

la

desc

ripci

ón

es

la

est

ruct

ura

de

est

a

norm

a

inte

rnaci

onal.

La d

epen

denc

ia e

labo

ra

inve

ntar

ios

docu

men

tale

s?

La d

epen

denc

ia tra

sfie

re lo

s do

cum

ento

s qu

e cu

mpl

en c

on lo

s va

lore

s pr

imar

ios

al a

rchi

vo

cent

ral

SI

NO

Apl

icar

el f

orm

ato

únic

o de

inve

ntar

io d

ocum

enta

l qu

e el

Arc

hivo

Gen

eral

de

la N

ació

n re

gulo

.

1

La D

epen

denc

ia v

elar

á po

r el

cum

plim

ient

o de

su

elabo

raci

ón y

ac

tual

izac

ión,

en

cada

cas

o: D

epen

denc

ia, f

unci

onar

lo, t

rans

fere

ncia

FIN


4.4.5.1.2 Actividad

es del proceso

Trab

ajo de

Gra

do de

Pao

la y D

iego A

ngar

ita C

.

- 72 -


44.. 44.. 55.. 22 AArr cchhii vvoo CCeenntt rraall


INICIO

El a

rchi

vo c

entral

rec

ibe

los

docu

ment

os

que

las

depen

denc

ias

le rem

iten

com

o tran

sfer

enci

a

prim

aria

El a

rchi

vo c

entral

es

ta o

rgani

zado

con

los

para

met

ros

del A

rchi

vo

Gen

eral

de

la N

ació

n?

Org

aniz

ar lo

s do

cum

ento

s si

guie

ndo

el p

rinci

pio

de p

roce

den

cia,

ord

en

orig

inal

y s

item

as

de

orden

ació

n

SI

NO

Ubi

car lo

s do

cum

ent

os e

n s

u resp

ect

iva

serie

y s

ubs

erie

cu

mpl

iendo

con

el p

ropos

ito d

el a

rchi

vo c

ent

ral q

ue d

ebe

vel

ar p

or

el b

uen c

ont

rol,

organ

izac

ión,

con

sulta

y c

onse

rvac

ión

de lo

s do

cum

ento

s

La in

form

ació

n es

fá

cil d

e re

cupe

rar?

E

valu

ar e im

plem

ent

ar

para

met

ros

de c

onsu

lta y

di

sposi

ción

de

los

doc

ument

os

NO

SI

Con

sulta

r lo

s pr

oced

imie

ntos

e im

plem

enta

rlos

1

Org

aniz

ar y

arc

hiva

r lo

s do

cum

ento

s de

acue

rdo a

l org

ani

gram

a y

las

TR

D

1

Sig

uiend

o lo

s pa

ram

etros

y tie

mpo

s de

ret

enci

ón

que la

s Tabl

as d

e re

tenc

ión

regul

an

cons

erva

r o

elim

inar

los

docu

men

tos

El c

omite

de

arch

ivo

y el

arc

hivo

cent

ral d

ebe

ev

aluar

los

docu

men

tos

que

cum

plen

con

val

ore

s se

cund

ario

s y

trans

ferir

los

al a

rchi

vo h

isto

rico

FIN

•El A

rchi

vo d

e G

estió

n po

r m

edio

de

la tra

nsfe

renc

ia p

rimar

ia

rem

ite lo

s do

cum

ento

s qu

e po

r su

val

or e

n la

s TR

D d

eben

ser

al

mac

enad

os e

n el

Arc

hivo

Cen

tral

. •

Est

os e

xped

ient

es d

eben

lleg

ar a

l Arc

hivo

Cen

tral

de

bida

men

te o

rgan

izad

os, f

olia

dos,

inve

ntar

iado

s y

con

acta

de

entreg

a. P

ara

que

post

erio

rmen

te s

e ub

ique

n fís

icam

ente

par

a su

futu

ra c

onsu

lta.

•El A

rchi

vo C

entral

deb

e de

sarrol

lar lo

s pr

oces

os y

pol

ítica

s es

tabl

ecid

as p

or la

UN

AT e

n la

org

aniz

ació

n de

los

arch

ivos

si

guie

ndo

lo e

stab

leci

do e

n el

Arc

hivo

de

Ges

tión

com

o lo

dic

e el

AG

N e

n su

acu

erdo

N.

042

de 2

002,

“P

or e

l cua

l se

esta

blec

en lo

s cr

iterio

s pa

ra la

org

aniz

ació

n de

los

arc

hivo

s de

ge

stió

n en

las

entid

ades

púb

licas

y la

s pr

ivad

as q

ue

cum

plen

fu

ncio

nes

públ

icas

”.

4.4.5.2.2 Actividad

es del proceso

Trab

ajo de

Gra

do de

Pao

la y D

iego A

ngar

ita C

.

- 73 -


44.. 44.. 55.. 33 AArr cchhii vvoo HHii sstt óórr iiccoo


INICIO

Est

a el

arc

hivo

his

torico

or

gan

izad

o co

n lo

s ant

erio

res

crite

rios?

Pre

star

el s

erv

icio

de

cons

ulta

, cu

mpl

iend

o c

on

los

par

amet

ros

y no

rmas

est

abl

ecid

as p

or e

l A

rchi

vo g

ener

al d

e la

Nac

ión

para

con

serv

ar

adecu

ada

ment

e e

l pat

rimon

io d

e la

entid

ad

SI

NO

Ubi

car lo

s do

cum

ent

os e

n s

u resp

ect

ivos

fond

os, se

ccio

nes

y

subs

ecci

one

s co

n el

pro

pos

ito d

e ve

lar po

r el

bue

n co

ntro

l, or

gan

izac

ión,

con

sulta

y c

onse

rvac

ión

de lo

s doc

ument

os

La in

form

ació

n es

fá

cil d

e re

cupe

rar?

Eva

luar e im

plem

ent

ar

para

met

ros

de c

onsu

lta y

di

sposi

ción

de

los

doc

ument

os

NO

SI

Con

sulta

r lo

s pr

oced

imie

ntos

e

impl

emen

tarlo

s

Org

aniz

ar y

arc

hiva

r lo

s do

cum

ento

s de

acue

rdo a

la e

stru

ctura

org

ani

co-

func

ional

de

los

fond

os, l

as s

ecci

one

s y

subse

ccio

nes

El a

rchi

vo h

isto

rico

reci

be

los

doc

umento

s que

el

arch

ivo

central

le rem

ite c

omo

trans

fere

ncia

se

cund

aria

FIN

4.4.5.3.2 Actividad

es del proceso

•El A

rchi

vo C

entral

por m

edio

de la

transf

ere

ncia

sec

und

aria

rem

ite lo

s docu

ment

os

que

por su

s va

lore

s ci

ent

ífic

o, c

ultu

ral e

his

tóric

o

est

able

cido

s en

las

TR

D d

eben

alm

acena

rce p

erm

ane

nte

men

te e

n e

l Arc

hiv

o H

isto

rico.

• Est

os e

xpedie

nte

s debe

n ll

ega

r al

Arc

hiv

o H

isto

ricol

deb

idam

ente

org

aniz

ados,

folia

dos,

inve

nta

riados

y

con a

cta

de e

ntreg

a. Para

que

post

eriorm

ente

se u

bique

n fís

icam

ente

para

su fut

ura

cons

ulta

. •E

l Arc

hivo

His

torico

al i

gual q

ue e

l Arc

hiv

o C

ent

ral y

de G

est

ión d

ebe

desa

rrolla

r lo

s pro

ceso

s y

polít

icas

est

able

cida

s po

r la

UN

AT e

n la

org

aniz

ació

n d

e lo

s arc

hiv

os

sigui

end

o lo

est

abl

eci

do

en e

l Arc

hiv

o

de G

est

ión c

omo lo

dic

e e

l AG

N e

n s

u

acu

erd

o N

. 0

42 d

e 2

002,

“Por

el c

ual

se e

stabl

ecen lo

s cr

iterio

s pa

ra la

org

aniz

ació

n d

e lo

s a

rchiv

os d

e

gest

ión e

n la

s entid

ade

s pú

blic

as

y la

s priva

das

que

cum

plen fu

ncio

nes

públic

as”.

Trab

ajo de

Gra

do de

Pao

la y D

iego A

ngar

ita C

.

- 74 -


44.. 44.. 66 CCoonnssuull ttaa ddee DDooccuummeenntt ooss

La c

onsu

lta d

e la

docu

ment

aci

ón d

ebera

regirs

e p

or

un regl

am

ento

del

arc

hiv

o q

ue

est

able

sca e

l perfil

del

usu

ario

, los

doc

um

ento

s qu

e s

e p

ued

en a

cceder y

cuale

s tie

nen res

tric

cione

s, e

l manej

o d

ocu

men

tal y

el

el c

uid

ado d

e c

onse

rvaci

ón d

ocum

enta

l.

Es

nec

esa

rio

acl

ara

r que la

con

sulta

docu

ment

al e

n

cada

una

de la

s eta

pas

del c

iclo

vita

l es

dife

rente

y

requie

re d

e u

n tr

ata

mie

nto

esp

eci

al p

ara

cada c

aso.

No e

s lo

mis

mo c

ons

ulta

r un

a c

arta c

on

requ

erim

iento

de tra

mite

en e

l arc

hivo

de g

estió

n q

ue c

onsu

ltar el

docu

ment

o d

e fun

dac

ión

de la

entid

ad e

n e

l arc

hiv

o

his

torico

.

Es

nec

esa

rio

eva

luar el p

roce

dim

iento

de c

ons

ulta

para

cada

serie

, subs

erie

y tip

o d

ocum

enta

l tam

bie

n,

por que

alg

una

info

rmaci

ón p

uede ten

er el e

statu

s de

co

nfid

enc

ial y

rest

ring

ir la

cons

ulta

a c

ierto tip

o de

usu

ario

s.

Es

importante

acl

ara

r ta

mbie

n en la

s po

litic

as

de

cons

ulta

que

el u

suario

deb

e te

ner m

axi

ma c

aute

la a

la

hora

de

consu

ltar el e

xpedie

nte

o c

aja

, pa

ra n

o

alte

rar el o

rden

de lo

s doc

umen

tos

y no

conse

ntir

la

señal

izaci

on o

num

era

ción e

n lo

s m

ism

os.

INICIO

Hay

una

nece

sida

d d

e in

form

ació

n q

ue requ

iere

que

un

usuar

io c

ons

ulte

.

La in

form

ació

n qu

e el

us

uario

nec

esita

se

encu

entra

en la

ent

idad

?

Exp

oner

al u

suar

io la

s po

litic

as d

e u

so d

el a

rchi

vo

Apl

ica

el p

roce

dim

iento

pa

ra reg

istrars

e co

mo

usuar

io e

n e

l arc

hivo

. S

egui

r la

s pol

itica

s de

l co

mite

de

arch

ivo.

Rea

lizar

el p

roce

dim

ient

o de

pre

stám

o de

los

doc

ument

os,

deja

ndo

cons

tanc

ia e

n una

pla

nilla

, en

una b

ase

de

dato

s o

de la

form

a que

se

mani

fiest

e en

el r

egl

amen

to o

polit

icas

de

l arc

hivo

.

FIN

Con

sulta

r otras

fuen

tes

o re

miti

r el

usu

ario

al l

uga

r do

nde

pued

a enc

ont

rar la

in

form

ació

n que

est

a bu

scan

do

Es

un u

suar

io

regi

stra

do p

ara

cons

ulta

r en

el

arch

ivo? SI

SI

NO

NO

Exp

licar

le a

l usu

ario

com

o ob

tener

la in

form

ació

n que

est

a bu

scan

do



Trab

ajo de

Gra

do de

Pao

la y D

iego A

ngar

ita C

.

- 75 -


44.. 44.. 77 CCoonnsseerr vvaaccii óónn ddee DDooccuummeenntt ooss

La m

isió

n d

e l

a c

onse

rvaci

ón d

ocu

menta

l es

tom

ar

acc

iones

que

ayu

den

a

min

imiz

ar

el

daño

en

las

cole

ccio

nes

docu

menta

les,

lo

cu

al

const

ituye

una se

rie de m

edid

as

de

seguridad,

alm

ace

nam

iento

, pre

venci

ón y

control

de pla

gas

entre o

tros.

La p

olít

ica d

e c

ons

erv

aci

ón e

s fu

ndam

enta

l para

el

desa

rrollo

del

pro

ceso

docu

menta

l. Los

siguie

nte

s so

n

los

aspect

os

fundam

enta

les

a te

ner

en cu

enta

a la

hora

de re

aliz

ar

una

polít

ica d

e c

ons

erv

aci

ón d

ocu

menta

l:

-

Dete

rmin

ar

las

condic

iones

físi

cas

y am

bie

nta

les

de

conse

rvaci

ón e

n lo

s arc

hivo

s de la

UN

AT.

- E

labora

r direct

rice

s nece

sarias

para

la p

rese

rvaci

ón y

co

nse

rvaci

ón d

e lo

s fo

ndos

docu

menta

les

incl

uye

ndo u

n p

lan d

e

pre

venci

ón d

e s

inie

stro

s -

Superv

isar

las

condic

iones

de

conse

rvaci

ón

de

los

docu

mento

s y

lleva

r a c

abo c

ontrole

s periódic

os.

-Inte

rvenir en la

docu

menta

ción que

lo re

quie

ra,

resp

eta

ndo

siem

pre

el c

rite

rio d

e m

ínim

a in

terv

enci

ón y

reve

rsib

ilidad.

- C

apaci

tar

tanto

al usu

ario

com

o a

l pers

onal del arc

hivo

en e

l co

nce

pto

de

la

cons

erv

aci

ón

pre

ventiv

a

y la

co

rrect

a

manip

ula

ción d

e la

docu

menta

ción.

Para

re

aliz

ar

una

polít

ica

de

conse

rvaci

ón

de

docu

ment

os

rem

itirs

e a

l A

cuerd

o N

o.

049 d

el A

rchiv

o g

enera

l de la N

aci

ón

por el c

ual s

e d

esa

rrolla

el a

rtíc

ulo

del C

apítulo

7 “C

onse

rvaci

ón

de D

ocu

mento

s” so

bre

“c

ondic

iones

de

edificios

y locales

destinados a archivos

”. (Ver anexo 6)

INICIO

Hacer un diagnóstico de las necesidades de conservación en las dependencias y

unidades de la entidad.

Sabe c

om

o h

acer el

dia

gnó

stic

o?

Dis

eña

r un S

iste

ma

Inte

gra

do d

e C

ons

erv

aci

ón c

omo lo

dic

tam

ina e

l Arc

hiv

o G

ene

ral d

e la

Nac

ión e

n su

artíc

ulo

60

en e

l R

egla

mento

Genera

l de A

rchiv

os

Rea

lizar

un

sist

ema

de

cons

erva

ción

seg

ún

deci

sión

del

com

ité d

e ar

chiv

o

La U

NAT d

ebe a

plic

ar lo

s lin

eam

iento

s exp

uest

os

en e

l sis

tem

a in

tegra

do

de c

ons

erv

aci

ón y

hab

ilita

adecu

adam

ente

el á

rea p

ara

su u

tiliz

aci

ón

FIN

Ver la

public

aci

ón: J

aim

es

Sánch

ez,

Luis

Ern

est

o y

Garc

ía

María C

lem

enci

a. Pauta

s pa

ra

dia

gnó

stic

o in

tegra

l de

arc

hiv

os.

Santa

fe d

e B

ogotá

: Arc

hiv

o

Genera

l de la

Naci

ón,

200

3.

E

l esp

acio

asi

gna

do p

ara

el

alm

acena

mie

nto

de

los

docu

men

tos

cuent

a co

n u

n si

stem

a pr

event

ivo d

e

cons

erva

ción?

SI

SI

NO

NO



Trab

ajo de

Gra

do de

Pao

la y D

iego A

ngar

ita C

.

- 76 -


44.. 44.. 88 DDii ssppoossii ccii óónn ffii nnaall ddee llooss DDooccuummeenntt ooss

INICIO

El c

omité

de

arch

ivo

y la

s dep

end

enci

as

debe

n ac

ordar la

s po

lític

as

de

disp

osi

ción

fin

al d

e lo

s do

cum

ento

s y

debe

n det

erm

inar

el u

so d

e la

s Tab

las

de V

alor

ació

n o

Ret

enc

ión

Docu

ment

al.

El a

rchi

vo d

e G

estió

n h

a el

imin

ado

algú

n doc

ument

o?

El a

rchi

vo d

e G

estió

n d

ebe rea

lizar

la T

rans

fere

nci

a pr

imaria

al

arch

ivo

Cen

tral

, con

su res

pec

tivo

inve

ntario

.

Mic

rofil

mar

o d

igita

lizar

los

docu

men

tos

dep

endi

end

o

de lo

est

able

cido

en la

s Tab

las

de R

eten

ción

o

valo

raci

ón

docu

men

tal

Val

orar

los

doc

umen

tos

partie

ndo

de la

s Tab

las

para

det

erm

inar

si t

iene

n va

lore

s se

cund

ario

s.

FIN

Ver

la p

ubl

icaci

ón:

Min

i-

man

ual t

abl

a de

ret

enci

ón y

tras

fere

ncia

s do

cum

enta

les

: ve

rsió

n ac

tual

izad

a, A

GN

, 20

01.

P.2

8-2

9

E

l arc

hivo

cen

tral

pro

cesa

el i

ngr

eso d

e lo

s doc

umen

tos

SI

SI

NO

NO

Hay

doc

ument

os

para

mic

rofil

mar

y/

o di

gita

lizar

?

Hay

doc

ument

os

con

valo

res

secu

ndar

ios?

Hac

er e

inve

ntar

io

resp

ectiv

o y

real

izar la

trans

fere

ncia

sec

unda

rio

al

arch

ivo

hist

óric

o.

SI

NO

Rea

lizar

el d

esca

rte

docu

men

tal n

eces

ario

y

organ

izar

los

docu

men

tos

según

las

Tab

las

de R

eten

ción

do

cum

enta

l par

a su

co

nsul

ta

Para

la d

isposi

ción

final de los

docu

mento

s se

aplic

an

los

sigui

ent

es

asp

ect

os:

La c

ons

erv

aci

ón tota

l:

Los

docu

ment

os

que p

or

su c

ará

cter

hist

órico

, ci

ent

ífic

o o

patrim

oni

al

se d

eben c

ons

erv

ar

para

sie

mpre

es

deci

r tie

nen

valo

r perm

ane

nte

y

no s

e p

ueden d

est

ruir, re

posa

ran e

n el arc

hivo

his

tórico

de la e

ntid

ad.

(Cons

ulta

r el

Min

i-

manua

l ta

bla

de

rete

nció

n y

trasf

ere

nci

as

docu

ment

ale

s: v

ers

ión

act

ualiz

ada, AG

N, 2001. P.8

8.)

Elim

inaci

ón

de d

ocu

mento

s:

sigui

end

o los

lineam

ient

os

de las

Tabla

s de R

ete

nció

n d

ocu

menta

l o d

e v

alo

raci

ón d

ocu

ment

al,

los

docu

ment

os

que

ha

n p

erd

ido s

us v

alo

res

prim

arios

y se

cundarios

o q

ue p

or alg

una

ca

usa c

ont

iene

n m

ucha

s co

pia

s in

nece

sarias

se d

eben

elim

inar.

El pro

ceso

de e

limin

aci

ón

debe tene

r est

rict

a s

uperv

isió

n por el co

mité

de a

rchi

vo y

regis

tro e

n act

a.

- Sele

cció

n docu

ment

al:

Basá

ndose

en la

sTabla

s de R

ete

nció

n y

valo

raci

ón

docu

ment

al se

deben s

ele

ccio

nar la

docu

ment

aci

ón

que p

or

su c

alid

ad inf

orm

ativ

a m

ere

zca c

ons

erv

ars

e p

erm

ane

ntem

ent

e; ya

sea

en

su form

ato

origin

al y

/o repro

duc

ción e

n o

tro m

edio

.

Por eje

mplo

:

*

Mic

rofil

maci

ón:

Técn

ica q

ue p

erm

ite f

oto

gra

fiar

docu

ment

os

y obte

ner peque

ñas

imágenes

en

pelíc

ula. (R

GA)

*

Dig

italiz

aci

ón:

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44..55 RREECCOOMMEENNDDAACCIIOONNEESS

4.5.1. Se recomienda la creación del comité de archivo según las políticas

establecidas por el Archivo General de la Nación y posteriormente

presentar este trabajo de investigación al comité de archivo de la UNAT

para que autorice la implementación del mismo.

4.5.2. Se recomienda que la entidad genere los manuales de procedimientos y

funciones, teniendo en cuenta el Modelos de Gestión Documental

presentado.

4.5.3. Se recomienda la elaboración de las Tablas de Retención Documental y

su aplicación en la entidad.

4.5.4. Se recomienda a la entidad comenzar a identificar los documentos vitales

de acuerdo al desarrollo de sus funciones como memoria institucional.

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CCOONNCCLLUUSSIIOONNEESS

El concepto de Gestión Documental dentro del entorno organizacional debe ser

tomado como una actividad gerencial enfocada y dispuesta a la valoración de

procesos documentales con el objeto de regular las fases y principios

administrativos buscando la reducción de factores como lo son: la economía,

accesibilidad a los documentos, facilidad de manejo de los documentos,

precisión en la información, relevancia de la información y puntualidad en la

recuperación de la información generando así ventajas competitivas dentro del

entorno empresarial.

El resultado final de este documento es generar un modelo de Gestión

Documental que le permita a las directivas de la Unidad Nacional de Tierras –

UNAT tener claridad en el proceso del diseño de su unidad de archivos y

Gestión Documental, que facilite la usabilidad de estructuras específicas para

poder manipular la documentación que producen y que administran dentro de la

organización generando ventajas competitivas con un objetivo claro y es que la

información adecuada llegue a la persona indicada y en el momento oportuno y

así evitar contrariedades en los procesos administrativos.

El interés principal de diseñar un modelo para un programa de Gestión

Documental para la UNAT nació de la necesidad de alcanzar los logros

suficientes para cumplir con los requerimientos específicos que establece el

Archivo General de la Nación y que como una entidad de carácter oficial debe

cumplir.

Este modelo del Programa de Gestión Documental estableció lo procesos

específicos para poder generar los diferentes trámites archivísticos que se

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deben llevar a cabo con cada uno de los documentos que administran en la

UNAT.

Este trabajo de investigación puede darse como pauta para una próxima

investigación en cuanto a la implementación y seguimiento del modelo en la

UNAT.

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GGLLOOSSAARRIIOO

ACTAS: Relación de participantes y actividades desarrolladas en el transcurso

de una reunión oficial. Documento final como resultado de una actividad

específica donde quedan consignadas decisiones importantes.

ACUERDO: Documento oficial aprobado por varios miembros de la institución.

Forma de pronunciamiento de los órganos de gobierno.

ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que reúne los documentos

transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión, una vez

finalizado su trámite, y cuya consulta no es constante, se conserva

precaucionalmente para consulta de las diferentes oficinas y particulares en

general.

ARCHIVO DE GESTION: Es el archivo de oficina donde se reúne la

documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta

administrativa por las mismas oficinas.

ARCHIVO HISTORICO: Es aquel al cual ha de transferirse la documentación del

archivo central que debe conservarse permanentemente por decisión del Comité

de Archivos y estipulado debidamente en la Tabla de Retención Documental de

la Institución respectiva.

ASUNTO: tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de

que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción

administrativa.

BOLETÍN: Documento informativo, breve, claro y conciso de diversos temas.

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CERTIFICADO: Documento que confirma un hecho real.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: labor mediante la cual se identifican y

establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo,

sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la

entidad.

COMUNICACIÓN: Documento informativo de interés público para determinada

comunidad.

COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en

desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,

independientemente del medio utilizado.

CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que

llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No

generan trámites para las instituciones.

DEPURACIÓN: operación por la cual se retiran de la unidad documental los

documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados,

constancias, etc.). Es análogo a la selección natural.

DOCUMENTO DE APOYO: es aquel de carácter general (leyes, decretos,

resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene,

incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa.

Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman

parte de las series documentales de las unidades administrativas o unidades de

gestión académicas Estos documentos no se transfieren al Archivo Central, y

deben ser destruidos por el Jefe de unidades administrativas o unidades de

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gestión académicas cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades

de la unidades administrativas o unidades de gestión académicas (Acuerdo 042

de 2002).

DOCUMENTO: información en cualquier tipo o medio de soporte utilizado.

DOCUMENTOS DE ARCHIVO: registro de información producida o recibida por

una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor

administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser

objeto de conservación.

DOCUMENTOS FISCALES: Documentos legales que pueden formar parte de

una Historia Laboral, de un Contrato, de un Proceso.

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: es la destrucción de los documentos que

han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, técnico, fiscal o contable y

que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la

tecnología.

EXPEDIENTE: conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen

una Unidad Archivística. Unidad documental formada por un conjunto de

documentos generados orgánica y funcionalmente por unas unidades

administrativas o unidades de gestión académicas productora en la resolución

de un mismo asunto.

GESTIÓN DE ARCHIVOS: véase Administración de Archivos

GESTIÓN DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y técnicas,

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación

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producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final,

con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

INFORME: Relación detallada de las actividades desarrolladas o por

desarrollarse dentro de una función asignada.

MANUAL: de procedimientos es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad

administrativa, o de dos ò mas de ellas.

MEMORANDO: Comunicación interna que puede ser sustantiva o facilitativa.

Escrito utilizado para establecer comunicaciones internas que se emplea para

transmitir información, orientación, pautas y recordatorios que agilicen la gestión

institucional.

NOVEDAD: Hecho o suceso que no se presenta con frecuencia. Documento que

lo informa.

OFICIO: Documento externo de carácter oficial. Escrito utilizado para establecer

comunicación con entidades externas. Internamente pueden sustentar

certificaciones y otras formalizaciones de carácter específico de interés interno o

externo.

PIEZA DOCUMENTAL: unidad mínima que reúne todas las características

necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas

documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe. Véase Unidad

Documental.

PLAN: Intento de proyecto que comprende un conjunto de cosas que se piensa

hacer y modo de realizarlas.

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PRESUPUESTO: Es una proyección para calcular los recursos requeridos en el

desarrollo de una actividad, durante un tiempo determinado.

PROPUESTA: Documento inicial tendiente a implementar un proyecto.

Documento elaborado con el fin de mejorar o iniciar una actividad respectiva.

PROYECTO: Actividad programada para realizarse a mediano o largo plazo.

REGISTRO: Series de datos que identifican o conforma un documento.

RESOLUCIÓN: Forma de pronunciamiento de los órganos de gobierno y de los

altos mandos institucionales. Norma que se establece a través de una decisión

dada por un supervisor o un grupo.

SERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido

SUBSERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales que forman

parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto

de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de

cada asunto.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: listado de series y subseries y sus

correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TIPO DOCUMENTAL: unidad documental simple. (Véase: Pieza Documental).

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: unidad técnico-operativa de una institución. Es una

unidades administrativas o unidades de gestión académicas.

UNIDAD ARCHIVÍSTICA: conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser

unidad archivística, entre otras: un expediente.

UNIDAD DE CONSERVACIÓN: cuerpo que contiene en forma adecuada una

unidad documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja,

una carpeta, un legajo, un libro o un tomo.

UNIDAD DOCUMENTAL: es la pieza mínima que reúne todas las características

necesarias para ser considerada como documento, por ejemplo: acta, informe,

comunicación. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida

por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un

expediente.

VALOR PRIMARIO: es el que tienen los documentos mientras sirven a la

institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los

involucrados en el asunto.

VALOR SECUNDARIO: es el que interesa a los investigadores de información

retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los

documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

VALORACIÓN DOCUMENTAL: proceso por el cual se determinan los valores

primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su

permanencia en las diferentes fases de archivo.

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BBIIBBLLIIOOGGRRAAFFÍÍAA

AMPUDIA MELO. Enrique. Institucionalidad y Gobierno. Bogotá: Archivo General de la Nación. 1993. 128 p. BANCO CENTRAL DE COSTA RICA. Carta de Proyecto –Sistema Automatizado de Gestión Documental. 2007 [EN LÍNEA]. [Consultado Dic. 2007]. Disponible en: :www.bccr.fi.cr/ CHARMAN, Derek. Análisis y planeamiento de la documentación: un estudio RAMP con directrices[EN LÍNEA]. [Consultado 9 Nov. 2007]. Disponible en: <http://unesdoc.unesco.org/images/0006/000635/063518So.pdf> COLOMBIA. Acuerdo No. 9. (Octubre 18 de 1995) Por el cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto No. 1382 de 1995. COLOMBIA. Archivo General de la Nación. ____. Gestión Documental. Bases para la elaboración de un programa. Santafé de Bogotá: 1996. 30 p. ____. Organización de Documentos de Archivo. Santafé de Bogotá: 1995. 29 p. ____. Reglamento General de Archivos; 2ª edición. Santafé de Bogotá: 1997. 20 p. ____. Tablas de Retención y Transferencias Documentales. Santafé de Bogotá: 1997. 87 p. ____. Guía para la implementación de un programa de Gestión Documental. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia, 2005. 59 p. COLOMBIA. Código de Procedimiento Civil. Artículo 252. – Distintas clases de documentos. COLOMBIA. Congreso de la República. Ley 1152. Santafé de Bogotá. 25 de julio 2007

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COLOMBIA. Decreto No. 1382 (18 de agosto de 1995) Por el cual se Reglamenta la Ley 80 de 1989 y se Ordena la Transferencia de la Documentación Histórica de los Archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación y se Dictan otras disposiciones. DOLLAR, C. M. Electronics records management and archives in international organizations: a RAMP study with guidelines. Paris, PGI/86/WS/12, 1986. 156 p. JOINT INFORMATION SYSTEMS COMMITTEE. Developing an Institutional Records Management programme.2004 [EN LINEA]. [Consultado Dic. 2007]. Disponible en: http://www.jisc.ac.uk/publications/publications/pub_rmibp.aspx MEXICO. Archivo General de la Nación. Introducción a la organización de archivos. Francisco Acevedo Gutiérrez. 2004 [EN LINEA]. [Consultado Dic. 2007]. Disponible en: enlace http://www.agn.gob.mx/ OREGON STATE UNIVERSITY. Archives & Records Management Handbook EN LINEA]. [Consultado Dic. 2007]. Disponible en: http://osulibrary.oregonstate.edu/archives/ ORTEGA TORRES, Jorge. Código de Comercio. Editorial Temis. Bogotá. 1956. 699 p. PÁEZ VILLAMIZAR, Fabio Enrique. Guía para la Conservación Preventiva en Archivos. Santafé de Bogotá, Archivo General de la Nación. 1997. 58 p. PEIS, Eduardo; RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio A. EL archivo como sistema de información [EN LINEA]. [consultado 9 Nov. 2007]. Disponible en: < www.ugr.es/~epeis/docencia/archivistica/ruiz3.doc> POLITÉCNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA CADAVID. Instructivo para la organización de archivos de gestión. 2006 [EN LINEA]. [Consultado Dic. 2007]. Disponible en: http://www.politecnicojic.edu.co THE NATIONAL ARCHIVES OF SCOTLAND. Model action planfor developing records management arrangements compliant with the code of practice on records management.2003. 36 p. UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DE ANDALUCIA. III Maestría en Gestión Documental y administración de archivos: La Gestión Documental: concepto, modelos y normas. Llanso Sanjuan, Joaquim. 2006. [EN LINEA]. [consultado 9 Nov. 2007]. Disponible en: http://www2.unia.es/nuevo_inf_academica/visualizar_file_Adjunto.asp?ID=2696

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UNIVERSIDAD JOSÉ SANTOS OSSA CHILE-ANTOFAGASTA. Escobedo Guerrero, Sergio. Construcción de un Modelo de Trabajo de Gestión Documental en la Organización, en el Contexto de la Actividad Archivística. [EN LINEA]. [Consultado Dic. 2007]. Disponible en: http://historia.fcs.ucr.ac.cr/articulos/g-documento.htm UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PEREIRA. Secretaria General. Arango Thomas, Bertha Lucia. Manual de Gestión Documental. Pereira: La universidad, 2006. 129 p. VÁSQUEZ, Manuel. Introducción a la Archivología: Guía de Estudio. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia, 1997. 122 p. VII JORNADAS ESPAÑOLAS DE DOCUMENTACIÓN (Fesabid2000). Bustuelo, Carlota Gestión Documental en las empresas: una aproximación a la práctica. Bilbao, 19-21 de octubre de 2000.

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AANNEEXXOOSS ANEXO 1

COLOMBIA. Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de

Archivos y se dictan otras disposiciones.

ANEXO 2

COLOMBIA. Acuerdo N.07 (31 de octubre de 2002). Por el cual se adopta y se

expide el Reglamento General de Archivos.

ANEXO 3

COLOMBIA. Acuerdo N.39 (31 de octubre de 2002) Por el cual se regula el

procedimiento para la elaboración y aplicación de la Tablas de Retención

Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

ANEXO 4

COLOMBIA. Acuerdo N.42 (31 de octubre de 2002) Por el cual se establece los

criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades

públicas y la privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario

único documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la ley General

de Archivos 594 de 2000.

ANEXO 5

COLOMBIA. Acuerdo N.49 (5 de mayo 2000) Por el cual se desarrolla el artículo

del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de

Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

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ANEXO 6

COLOMBIA. Acuerdo N.60 (30 de octubre 2001) Por el cual se establecen

pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades

públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

ANEXO 7

Ley 1152 de 2007 (julio 25 DE 2007) Por la cual se dicta el Estatuto de

Desarrollo Rural, creó la UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES – UNAT

ANEXO 8

Decreto 4906 de 2007 (21 diciembre) Por el cual se establece la planta de

personal que manejará la Unidad Nacional de Tierras Rurales – UNAT

ANEXO 9

Decreto 4907 de 2007 (21 diciembre). Por el cual se determina la estructura y

funciones de la Unidad de Tierras Rurales UNAT.

ANEXO 10

Resolución 0015 de 2008 (24 enero) Por medio de la cual se delegan funciones

en el Subdirector General de Unidad Administrativa Especial Código 0040, grado

20 de la Subdirección Administrativa y Financiera) Unidad Nacional de Tierras

Rurales – UNAT

ANEXO 11

Resolución 0034 de 2008 (31 enero) Por la cual se integra y se establecen las

funciones del Comité de Adquisiciones de la Unidad Nacional de Tierras Rurales

– UNAT

ANEXO 12

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Resolución 0212 de 2008 (13 Marzo) Por la cual se constituye la Comisión de

Personal de la Unidad Nacional de Tierras Rurales – UNAT, para el periodo

2008- 2010

ANEXO 13

Resolución 0218 de 2008 (14 Marzo) Por medio de la cual se delega en el Jefe

de la Oficina Asesora Jurídica unas funciones.

ANEXO 14

Resolución 0220 de 2008 (25 Marzo) Por la cual se conforma el Comité de

Convivencia Laboral de la Unidad Nacional de Tierras Rurales – UNAT

ANEXO 15

Resolución 0208 de 2008 (7 Marzo) Por la cual se reglamenta el Comité de

Dirección de la Unidad de Tierras Rurales – UNAT

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ANEXO No. 1

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Ley 594 DE 2000

POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES

EL CONGRESO DE COLOMBIA DECRETA:

TITULO I

OBJETO, AMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES. Artículo -1. Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. Artículo 2. Ambito de aplicación. La presente Ley comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente Ley. Artículo 3. Definiciones. Para los efectos de esta Ley se definen los siguientes conceptos, así: ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

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FUNCION ARCHIVISTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Artículo 4. Principios Generales. Los Principios Generales que rigen la función archivística son los siguientes: Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley. Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional. Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como

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centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano. Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante la autoridades por el uso de los mismos. Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficacia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el Título I de los Principios Fundamentales de la Constitución Política. Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la Ley. Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla. Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos. Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora. Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva. Interpretación. Las disposiciones de la presente Ley y sus decretos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado Colombiano. TITULO II

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES

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Artículo 5. El Sistema Nacional de Archivos: Es un conjunto de instituciones archivística articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos. integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivos. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con la políticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de Cultura. El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad. El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos. Así mismo, promoverá la sensibilización de la Administración Pública y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de información esenciales para la misma, y de los históricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva. Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación, cooperación, descentralización y autonomía. El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos. Artículo 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación, así: La planeación y programación la formularán las instituciones archivística de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales. La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los Consejos territoriales de archivos, los Comités Técnicos, las entidades de formación del recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio.

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La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo será responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado. La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias. TITULO III

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS Artículo 7. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia se clasifican en: Archivo General de la Nación Archivo General del Departamento Archivo General del Municipio Archivo General del Distrito PARAGRAFO: El Archivo General de la Nación tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente Ley. Artículo 8. Archivos Territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en: Archivos de Entidades del Orden Nacional Archivos de Entidades del Orden Departamental Archivos de Entidades del Orden Distrital Archivos de Entidades del Orden Metropolitano Archivos de Entidades del Orden Municipal Archivos de Entidades de Orden Local Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley. Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la Ley los desarrolle. Artículo 9. Los Archivos según la organización del Estado. Archivos de la Rama Ejecutiva Archivos de la Rama Legislativa Archivos de la Rama Judicial Archivos de los Organismos de Control Archivos de los Organismos Autónomos Artículo 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8 y 9 de la presente ley, así como los

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archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio. TITULO IV

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. Artículo 12. Responsabilidad. La Administración Pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos. Artículo 13. Instalaciones para los Archivos: La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos. Artículo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación. PARAGRAFO 1: La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo. PARAGRAFO 2: Se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad. PARAGRAFO 3: El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos. Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

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Artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las Entidades Públicas. Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos. Artículo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación. Artículo 18. Capacitación para los funcionarios de Archivo. Las entidades tiene la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y áreas relacionadas con su labor. PARAGRAFO. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas. Artículo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: Organización archivística de los documentos. Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos corno la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema. PARAGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procésales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. PARAGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.

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Artículo 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas. Las entidades públicas que se supriman o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. PARAGRAFO: Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. TITULO V

GESTION DE DOCUMENTOS Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. PARAGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. Artículo 22. Procesos Archivísticos. La gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Artículo 23. Formación de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en: ARCHIVO DE GESTI0N: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ARCHIVO HISTORICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

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Artículo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos. Artículo 26. Inventario Documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

TITULO VI

ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Artículo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley. Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes. Artículo 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso segundo del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este sólo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo". Artículo 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso. TITULO VII

SALIDA DE DOCUMENTOS

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Artículo 30. Documentos Administrativos. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo. Artículo 31. Documentos Históricos. En los archivos públicos de carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos. Procederá dicha autorización en los siguientes términos: Motivos legales. Procesos técnicos. Exposiciones Culturales PARAGRAFO: Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos legales, procesos técnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera del territorio nacional.

TITULO VIII

CONTROL Y VIGILANCIA Artículo 32. Visitas de Inspección. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes. Artículo 33. Organo Competente. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado. Artículo 34. Normalización. En desarrollo de lo dispuesto en el articulo 8 de la Constitución Política, El Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta Ley y sus disposiciones. Artículo 35. Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, así:

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Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas. Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las órdenes impartidas conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento. Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995. Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371, y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin prejuicio de las sanciones patrimoniales previstas. Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano.

TITULO IX

ARCHIVOS PRIVADOS Artículo 36. Archivo Privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios. Artículo 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la política.

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Artículo 38. Registro de Archivos. Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interés cultural, continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos y deberán facilitar las copias que el Archivo General de la Nación solicite. Artículo 39. Declaración de interés cultural de documentos privados. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico. Estos formarán parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso. Artículo 40. Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías. Artículo 41. Prohibiciones. Se prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural: Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cien salarios mínimos legales mensuales vigentes. Los documentos y archivos históricos privados declarados de interés cultural, objeto de la exportación o sustracción ilegal, serán decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano. Transferir -a título oneroso o gratuito- la propiedad, posesión o tenencia de documentos históricos, sin previa información al Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes. PARAGRAFO: El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la investigación correspondiente y a la imposición de las sanciones establecidas en la Ley. Artículo 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula donde se establezca la obligación de aquéllas entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraríen las normas

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sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artículo 15 de la Constitución Política. PARAGRAFO: Las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se regularán por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nación podrá recibir los documentos y archivos que deseen transferir. Artículo 43. Protocolos Notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que tengan mas de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del respectivo círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesoría del Archivo General de la Nación, tomará las medidas pertinentes.

TITULO X

DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION Artículo 44. Donaciones. El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos. Artículo 45. Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta. Declarase de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía administrativa a la que de refiere la Constitución Política, la adquisición de archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida.

TITULO XI

CONSERVACION DE DOCUMENTOS Artículo 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos. Artículo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación. PARAGRAFO: Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso deberá preverse un

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programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma. Artículo 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes. Artículo 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2 de la Ley 80 de 1989 quedará así: "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".

TITULO XII

ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION

Artículo 50. Estímulos. El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país, así como a los autores de estudios históricos significativos para la historiografía nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.

TITULO XIII

DISPOSICIONES FINALES Artículo 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General del Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta Ley. Artículo 52. Vigencias y Derogatorias. Esta Ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.

EL PRESIDENTE DEL H. SENADO DE LA REPUBLICA, MIGUEL PINEDO VIDAL

EL SECRETARIO GENERAL DEL H. SENADO DE LA REPUBLICA, MANUEL ENRIQUEZ ROSERO

LA PRESIDENTA DE LA H. CAMARA DE REPRESENTANTES, NANCY PATRICIA GUTIERREZ CASTAÑEDA

EL SECRETARIO GENERAL DE LA H. CAMARA DE REPRESENTANTES, GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO

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REPUBLICA DE COLOMBIA - GOBIERNO NACIONAL PUBLIQUESE Y EJECUTESE

Dada en Santafé de Bogotá D.C., a los 14 JUL.2000 EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA

ANDRES PASTRANA ARANGO EL MINISTRO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO,

JUAN CAMILO RESTREPO SALAZAR EL MINISTRO DE CULTURA, JUAN LUIS MEJIA ARANGO

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ANEXO No. 2

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REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS

Acuerdo 07 de 1994 Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos

La Junta Directiva del Archivo General de la Nación de Colombiaen uso de sus facultades

legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990.

Considerando:

Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) preceptúa: «fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva».

Que el numeral d) del citado artículo estipula que es función del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION: «Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos...»

Que el artículo tercero del Decreto 1777 de 1990, señala los objetivos del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION y en su numeral a) manifiesta: «Velar por la conservación, incremento y difusión del patrimonio documental de la Nación mediante la planeación y la formulación de la política archivística a nivel Nacional...»

Que el artículo cuarto del Decreto Ibídem, precisa las funciones del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION y en su numeral h) indica: «regular y racionalizar la producción, gestión y administración de los archivos de la Administración Pública».

Que el artículo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva, y en su numeral a)dispone: “Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional, y que en su literal c) taxativamente manifiesta: «Expedir normas y reglamentos generales sobre organización de los archivos, administración y gestión de documentos, descripción, investigación, consulta, reprografía, certificación, transferencias, retención, selección y conservación de documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional».

Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989 y en el Decreto 1777 de 1990,

Acuerda:

ARTICULO PRIMERO. Adoptar y expedir el presente Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico del país.

PARTE PRELIMINAR

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ARTICULO 1°. Principios rectores. Los Archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control ciudadano en las decisiones que los afecten en los términos previstos por la Ley.

Los documentos que conforman los archivos son importantes para la administración y la cultura porque son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes y porque pasada su vigencia se convierten en fuentes de la historia y componentes valiosos del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

Los archivos son parte fundamental y constitutiva de la Administración Pública, órganos consultivos esenciales del Estado, instrumentos básicos para su modernización, manifestaciones concretas de su gestión, su política y sus finalidades.

Los archivos, por su propia naturaleza, son consustanciales a la gestión gubernamental; son parte legítima y necesaria para el funcionamiento del Estado; constituyen una herramienta indispensable para la administración de la justicia y para la gestión económica, política y administrativa del mismo; son testimonio de los hechos y las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones; favorecen la acumulación de los elementos necesarios para la comunicación de las ideas y la continuidad de los pueblos. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia y secuencia de las agencias del gobierno en el servicio al ciudadano. En un sistema democrático los archivos son tribunal de última instancia con relación a la gestión y la moral administrativa. Son garantía de la transparencia en el desarrollo de la gestión pública; el acceso a la información que conservan estimula el debate, la participación ciudadana y el necesario control político en un Estado de Derecho.

Los archivos no agotan su razón de ser para el saber como fuente de la historia social, económica, política, de la administración, de las ideas, de las mentalidades o de los valores. Como entes de información acumulativa, resultan decisivos para correr las fronteras del conocimiento en todas las disciplinas científicas.

Los documentos de archivos oficiales son potencialmente parte del patrimonio documental de la Nación. Por tanto, los funcionarios públicos son responsables del manejo de los documentos disciplinaria, administrativa, civil y penalmente, son responsables de organizarlos y conservarlos de acuerdo con las normas y criterios que para el caso existan.

Los archivos garantizarán, velarán y promoverán el derecho a la información, la investigación, la educación y la cultura, con un criterio amplio y democrático; sólo por razones constitucionales y legales restringirán el acceso a la información y por razones de conservación a los documentos.

Los archivos contribuirán a la realización de programas de sensibilización de la comunidad, sobre la importancia, el uso y el alcance administrativo, científico y cultura de aquellos, con el objeto de constituir mecanismos de participación ciudadana, conocimiento y conservación del patrimonio documental de la Nación.

El Archivo General de la Nación es la entidad delegada por el poder central para salvaguardar el patrimonio documental del país, como parte integral de las riquezas culturales de la Nación,

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cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el Título I de los principios fundamentales de la Constitución Política.

DISPOSICIONES GENERALES

ARTICULO 2°. Objeto del Reglamento General de Archivos. El presente Reglamento tiene por objeto suministrar las pautas y principios que regulan la función archivística en las entidades oficiales.

ARTICULO 3°. Conceptos fundamentales. Para efectos de este Reglamento y con miras a obtener unidad en la definición de criterios y alcances de los términos más generales empleados en materia de archivos, se adopta el glosario como parte integral del mismo.

ARTICULO 4°. Fases de formación del archivo. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se forman a través de las siguientes fases:

1. Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos, en los que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten.

2. Archivos centrales o intermedios, en los que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo urgentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

3. Archivos permanentes o históricos, a los que se transfiere desde el archivo intermedio la documentación que, por decisión del respectivo Comité de Archivo previsto en el artículo 19, debe conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura.

ARTICULO 5°. Categorización de archivos oficiales. Los archivos de carácter oficial, de acuerdo con la documentación que conservan, se tipifican en las siguientes categorías:

1. Archivo General de la Nación. Está integrado por los fondos documentales procedentes de entidades oficiales del sector central y aquellos que por su especial valor reciban en custodia.

2. Archivos del Orden Nacional. Están integrados por los fondos documentales procedentes de organismos del orden nacional y aquellos que reciban en custodia.

3. Archivos del Orden Departamental. Están integrados por fondos documentales procedentes de los organismos del orden departamental y aquellos que reciban en custodia.

4. Archivos del Orden Municipal. Están integrados por fondos documentales producidos por los organismos del orden municipal y aquellos que reciban en custodia.

5. Archivos del Orden Distrital. Están integrados por fondos documentales de los organismos de la Administración Distrital y aquellos que reciban en custodia.

ARTICULO 6°. Campo de aplicación. El presente reglamento se aplicará en todos los archivos oficiales del orden nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades

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territoriales indígenas; de las entidades territoriales que se creen por Ley; de las divisiones administrativas y en los archivos históricos especiales.

ARTICULO 7°. Subordinación y dependencia. Los archivos del sector público dependerán, para todos los efectos, de las entidades en cuya estructura se encuentren ubicados, las cuales serán las responsables del desarrollo institucional de sus archivos, de la aplicación y cumplimiento de este reglamento, a través de una coordinación a nivel directivo o al más alto nivel ejecutivo, sin perjuicio de las funciones asignadas al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.

ARTICULO 8°. Responsabilidad especial. Los documentos de los archivos de gestión e intermedios son potencialmente parte integral del patrimonio documental de la Nación, lo que genera la obligación de los funcionarios responsables de su manejo, de recibir y entregar los documentos debidamente inventariados.

ARTICULO 9°. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a las leyes y disposiciones que regulan su labor y actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar, conservar y servir la documentación que hace o hará parte del patrimonio documental de la Nación.

ARTICULO 10°. Obligaciones de los funcionarios de archivo. Los archivistas tienen la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y son responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

ARTICULO 11. Selección del personal de archivo. El personal de archivo deberá cumplir los requisitos exigidos de acuerdo con la naturaleza del cargo y las funciones propias del trabajo en los archivos.

ARTICULO 12. Capacitación para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo. Deberán facilitar su participación en los eventos programados por el Archivo General de la Nación y otras instituciones que propicien dichas actividades, con el fin de que puedan realizar un trabajo óptimo.

PARTE I ORGANOS DE DIRECCION, COORDINACION Y ASESORIA

ARTICULO 13. Entidad de dirección y coordinación. La entidad encargada de dirigir y coordinar la función archivística a nivel nacional es el Archivo General de la Nación.

ARTICULO 13A. (Adicionado por el Artículo 1° del Acuerdo 12 de 1995). Entidad de dirección y coordinación en los departamentos. La entidad encargada de dirigir y coordinar la función archivística a nivel departamental es el Consejo Departamental de Archivo, el cual será el órgano encargado de aplicar las políticas y normas trazadas por el Archivo General de la Nación.

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ARTICULO 14. Intervención en la aplicación. Además de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación en la aplicación del presente reglamento intervienen como cuerpos colegiados, el Comité de Archivos de cada entidad, el Comité Evaluador de Documentos y los Consejos y Comités Asesores que establezca el Sistema Nacional de Archivos.

ARTICULO 15. Funciones del Archivo General de la Nación. Las funciones del Archivo General de la Nación serán las fijadas por la Ley 80 de 1989.

ARTICULO 16. Integración de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, estará integrada en la forma prevista en el artículo 5° de la Ley 80 de 1989.

ARTICULO 17. Funciones de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación. Las funciones de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación se derivan de la 80 de 1989 y son las establecidas en el artículo 8° del Decreto 1777 de 1990.

ARTICULO 17A. (Adicionado por el Artículo 2° del Acuerdo 12 de 1995). Funciones del Consejo Departamental de Archivo. Las funciones del Consejo Departamental de Archivo serán: a) Darse su propio reglamento; b) Desarrollar y supervisar el cumplimiento de las políticas y normas archivísticas en el departamento; c) Desarrollar normas archivísticas aprobadas a nivel nacional; d) Proponer programas y proyectos al Consejo Regional; e) Programar y coordinar acciones a nivel departamental acordes con las políticas, planes y programas propuestos por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación y bajo la coordinación de la Dirección del Sistema Nacional de Archivos; f) Promover y vigilar la aplicación de criterios comunes para la evaluación, selección, descarte y traslado de documentos a los archivos correspondientes; g) Propiciar la formación y capacitación del personal vinculado a los archivos en los diferentes niveles y áreas de trabajo.

ARTICULO 18. (Reglamentado por el Acuerdo 06 del 7 de febrero de 1996). Creación del Comité Evaluador de Documentos. Mediante Acuerdo expedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación se creará el Comité Evaluador de Documentos, como un Comité Asesor del Archivo y formará parte del Sistema Nacional de Archivos. El Comité Evaluador de Documentos será el órgano encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y preparar los lineamientos sobre selección y eliminación de éstos. Asimismo deberá sugerir el régimen de acceso y de transferencia y resolver con base en las disposiciones de la Junta Directiva las consultas sobre eliminación de documentos producidos por las oficinas de las entidades públicas. En consecuencia será el órgano encargado de tramitar el concepto ante la Junta Directiva de las propuestas de eliminación de documentos de las entidades del sector público.

PARAGRAFO: El Comité Evaluador de Documentos estará integrado por el Director del Archivo General de la Nación o su delegado, quien lo presidirá, el Jefe de la División de Clasificación y Descripción y un Funcionario de esta División nombrado por el Director; el Jefe de Archivo de la entidad productora de la documentación y un reconocido historiador nombrado por la Junta Directiva.

Cuando la naturaleza del asunto lo requiera, el Comité podrá invitar a los funcionarios o especialistas que considere del caso.

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ARTICULO 18A. (Adicionado por el Artículo 3° del Acuerdo 12 de 1995). Creación del Comité Evaluador de Documentos en los Departamentos. El Consejo Departamental de Archivo creará el Comité Evaluador de Documentos del Departamento, como un comité asesor del Consejo Departamental de Archivo.

El Comité Evaluador de Documentos del Departamento será el órgano encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y de preparar los lineamientos sobre la selección y eliminación de éstos, para los archivos del orden departamental y municipal, según las políticas generales trazadas por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación. Asimismo, deberá sugerir el régimen de acceso y el de transferencia y resolver con base en las disposiciones generales de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación las consultas sobre eliminación de documentos producidos por las oficinas de las entidades públicas del orden departamental y municipal. En consecuencia será el órgano encargado de tramitar ante el Consejo Departamental de Archivo el concepto de las propuestas de Tabla de Retención Documental y de Eliminación de Documentos de las entidades del sector público del orden departamental y municipal.

PARAGRAFO. (Modificado por el Artículo 1° del Acuerdo 002 de 1996).El Comité Evaluador de Documentos del Departamento estará integrado de acuerdo con las necesidades del mismo, pero como mínimo deberá conformarse por el Presidente del Consejo Departamental o su delegado, quien lo presidirá; el Jefe de Archivo de la entidad productora de la documentación; un reconocido historiador nombrado por el Consejo Departamental de Archivo, el Jefe del Archivo de la Gobernación y un Archivísta de profesión.

ARTICULO 19. (Modificado por el Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995). Creación del Comité de Archivo. Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

PARAGRAFO: El Comité de Archivo estará conformado, entre otras por las siguientes personas: El funcionario de nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma mediata el archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros) o su delegado, quien lo presidirá; el jefe de la Oficina Jurídica o su delegado; el jefe de la Oficina de Planeación o su delegado; el jefe de la Unidad de Organización y Métodos o su delegado; el jefe de la dependencia productora de los documentos que se evaluarán y el jefe de la unidad administrativa u operativa del archivo, quien actuará como secretario. Además podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes (jefe de la Unidad de Control Interno, técnicos, historiadores o usuarios externos, entre otros). En las entidades donde no existan estos funcionarios serán integrantes del Comité de Archivo aquellos funcionarios que desempeñen labores similares o afines.

PARTE II ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO

DE LOS ARCHIVOS Y SERVICIOS ARCHIVISTICOS

CAPITULO I.

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GESTION DE DOCUMENTOS

ARTICULO 20. Responsabilidad. Las entidades oficiales serán responsables de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos y ejercerán el control de la documentación durante todo su ciclo vital.

PARAGRAFO: Dentro del concepto de Archivo Total, el proceso de gestión de documentos comprende : La producción o recepción, la distribución, la consulta, la retención, el almacenamiento, la recuperación, la preservación y su disposición final.

ARTICULO 21. Organización de los archivos administrativos. La organización de los archivos administrativos de las entidades, estará fundamentada en las normas y reglamentaciones dadas por la unidad de coordinación del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma mediata el archivo de la entidad.

ARTICULO 22. Sistemas empleados para la gestión de documentos. Los sistemas empleados para la gestión de documentos deberán incluir planes de organización de los diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad, así como su normalización y control.

ARTICULO 23. Valoración documental. Las entidades oficiales elaborarán la respectiva tabla de retención de documentos a partir de su valoración y será adoptada por el Comité de Archivos.

ARTICULO 24. Transferencia de documentos con valor permanente. Los documentos que han cumplido su primera y segunda edad, y que cumplido su proceso de selección y valoración ameriten su conservación permanente, deberán incluirse en un plan de transferencias al archivo que corresponda, con su tipología documental y series perfectamente identificadas. (Concordancia: Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997)

ARTICULO 25. Eliminación de documentos. Para la aplicación del presente reglamento, se entiende por eliminación la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico o que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología.

ARTICULO 26. Proceso de eliminación. El proceso de eliminación se ajustará en su realización a las pautas establecidas por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, previo pronunciamiento delo Comité Evaluador de Documentos y se respetará el resultado de la valoración documental, que estará expresado en tablas de retención adoptadas por el correspondiente Comité de Archivo.

ARTICULO 27. Autorización para eliminación. La autorización para eliminación de documentos será de responsabilidad del Comité de Archivo de cada entidad, el cual deberá levantar en cada caso un acta de eliminación que contenga las firmas autorizadas.

El Archivo General de la Nación se reserva el derecho de ordenar que se efectúen los muestreos que considere oportunos y convenientes, a fin de garantizar la conservación de la información que juzgue pertinente.

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PARAGRAFO. El Archivo General de la Nación aprobará o improbará, previo estudio del Comité Evaluador de Documentos, las solicitudes de eliminación presentadas por los diferentes archivos de las entidades del sector central del orden nacional.

CAPITULO II. ESTRUCTURA DE LOS FONDOS

ARTICULO 28. Clasificación de los fondos documentales. La clasificación de los fondos se realiza mediante un proceso de identificación y organización de los mismos en secciones y series.

Los fondos de los archivos oficiales deberán ser clasificados con un criterio orgánico funcional, teniendo como base la estructura orgánica de cada entidad y respetando el principio de procedencia.

ARTICULO 29. Ubicación de los documentos. Los documentos se colocarán en las unidades de conservación adecuadas, que se identificarán por la correspondiente signatura topográfica. (Reglamentado por el Acuerdo 011 de 1996).

CAPITULO III. ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS

ARTICULO 30. Ingreso de documentos en los archivo intermedios e históricos. El ingreso de documentos en los archivos se hará en los siguientes eventos:

1. Por las transferencias regulares de fondos.

2. Por donación o legado aceptados por el archivo respectivo.

3. Por depósito voluntario.

4. Por expropiaciones de documentos por razones de utilidad pública o de interés social en los términos fijados por el legislador, de conformidad con lo establecido en el artículo 58 de la Constitución Política.

PARAGRAFO: El Archivo General de la Nación designará la institución archivística en que se conservarán los documentos adquiridos o recibidos con fundamento en los numerales 2, 3 y 4 del presente artículo.

ARTICULO 31. Ingreso de documentos. Todo ingreso de documentos en los archivos se hará mediante acta de entrega del archivo de la entidad remitente y deberá ajustarse al modelo normalizado por el Archivo General de la Nación.

ARTICULO 32. Registro general de ingreso de fondos. Las instituciones o dependencias que reciban archivos de otras, deberán llevar un Registro General de Ingreso de Fondos o Series, que corresponda a los documentos que ingresen, en virtud de las actas de entrega establecidas en el artículo anterior y ciñéndose al modelo normalizado por el Archivo General de la Nación.

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ARTICULO 33. Depósito de documentos. Los archivos podrán admitir en deposito documentos de propiedad privada a de otras administraciones de acuerdo con las normas vigentes.

PARAGRAFO. Los documentos objeto de contratos de depósito, que ingresen a los archivos, se someterán al régimen general del tratamiento, acceso y conservación que se establece en este reglamento.

ARTICULO 34. Registro de depósito voluntario. Los archivos que lo requieran llevarán un registro especial de los documentos recibidos en depósito voluntario, en el cual se hará constar los plazos de permanencia en el archivo acordados en el respectivo convenio, ciñéndose al modelo normalizado por el Archivo General de la Nación.

ARTICULO 35. Salida temporal de documentos. Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos legales, por exposición y por procesos técnicos especiales, la salida temporal de documentos de un archivo, fuera del territorio nacional.

Cada archivo será autónomo pero responsable para autorizar, dentro del territorio Nacional, la salida de los documentos que conserva y adoptará las medidas pertinentes para garantizar la integridad, seguridad y conservación de los mismos en los siguientes eventos :

1. Motivos legales.

2. Procesos Técnicos.

3. Petición de la entidad productora por conducto de su correspondiente archivo.

4. Exposiciones.

Los archivos facilitarán a los organismos productores de los documentos que conservan, copias autenticadas, si fuere necesario, para los siguientes fines: información o consulta administrativa, de trámite, búsqueda de antecedentes y resolución de expedientes. Sólo en los casos en que sea imprescindible se prestarán los documentos originales, los cuales deberán ser devueltos al archivo en el menor tiempo posible.

PARAGRAFO: El organismo o entidad productora que desee consultar documentos originales con fines distintos a los mencionados, deberá someterse a las normas de consulta en los archivos. En consecuencia, cuando la propia entidad se proponga realizar publicaciones o investigaciones de tipo científico o fines similares, deberá hacer la consulta en las instalaciones de los archivos receptores.

ARTICULO 36. Registro de salida temporal de documentos. Las salidas temporales de documentos se anotarán en un libro de registro según el modelo normalizado por el Archivo General de la Nación.

CAPITULO IV. DESCRIPCION DE LOS DOCUMENTOS

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ARTICULO 37. Instrumentos de control y consulta. Como instrumentos de control, consulta y descripción, los archivos elaborarán guías, inventarios, catálogos e índices de sus fondos documentales, de acuerdo con la naturaleza de éstos y con las prioridades del servicio. Asimismo de llevarán registros de transferencias, relaciones de entrega, libros de registro, radicadores y tablas de retención.

PARAGRAFO: Los instrumentos de control, descripción, consulta e información, se ajustarán a las normas formuladas por el Archivo General de la Nación.

ARTICULO 38. Proyectos de descripción. Los archivos oficiales incluirán en sus programas de trabajo los proyectos de descripción de documentos o análisis de información atendiendo las necesidades de cada entidad.

ARTICULO 39. Acceso a los instrumentos de consulta.

1. Los elementos de consulta existentes en los archivos serán de libre acceso para las personas que los soliciten.

2. Para salvaguardar los derechos de propiedad, queda prohibida la reproducción y distribución, sin la debida autorización, de los instrumentos de descripción, consulta e información que hayan sido elaborados por los archivos para su propio servicio.

CAPITULO V. ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

ARTICULO 40. Acceso a los documentos de archivo. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos de archivos públicos en los términos consagrados por el artículo 74 de la Constitución Política. Los archivos garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y la Ley.

ARTICULO 41. Derecho de petición. Para acceder a los documentos administrativos de los archivos públicos o a la información contenida en éstos, es necesario esgrimir un interés de carácter particular o general, de conformidad con el ejercicio del Derecho de Petición, consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política y normas reglamentarias.

ARTICULO 42. Reserva legal. La reserva legal sobre los documentos de archivos públicos cesará a los treinta años de su expedición de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 57 de 1985.

ARTICULO 43. Restricciones por razones de conservación. Con fundamento en el artículo 2° de la Ley 80 de 1989, a criterio de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación y por razones de conservación, no todos los documentos históricos serán de libre acceso.

Cuando el mal estado de conservación de los documentos impida su acceso directo, las instituciones archivísticas suministrarán la información contenida en éstos mediante cualquier sistema de reproducción, certificando su autenticidad cuando fuere el caso, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 20 de la Constitución.

ARTICULO 44. Acceso a las sedes de archivo.

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1. El acceso a los archivos será gratuito y en las condiciones que se indican en el presente reglamento.

2. El público que visite los archivos tendrá acceso sólo a las dependencias debidamente autorizadas.

3. Se permitirá el acceso a las salas de investigación y consulta a las personas que estén debidamente acreditadas.

4. Salvo en los casos debidamente autorizados, no se permitirá la entrada al pùblico ni a los funcionarios del archivo a las zonas de depósitos de los documentos.

5. El Director del archivo podrá sancionar con restricción o impedimento de acceso o pérdida del carné de investigador a los usuarios que por cualquier motivo infrinjan el presente reglamento y el reglamento particular de cada archivo, sin perjuicio de las responsabilidades penales o civiles que puedan derivarse de su conducta.

PARAGRAFO: Los archivos que hagan parte el Sistema Nacional de Archivos deberán comunicar los casos de cancelación de carné.

ARTICULO 45. Requisitos para la consulta

1. Quienes deseen realizar trabajos de investigación en los archivos deberán obtener el correspondiente carné de investigador expedido por el funcionario competente, de conformidad con las pautas que sobre el particular expida el Archivo General de la Nación.

2. Quienes posean carné de investigador expedido por un archivo del Sistema Nacional de Archivos podrán usarlo en cualquiera de los archivos integrantes del mismo.

3. Entre tanto no se establezca la comunicación en línea entre los archivos del Sistema Nacional de Archivos, éstos deberán abrir un expediente de investigador a cada persona que acuda a consultar sus fondos.

ARTICULO 46. Horario de atención al público. Los archivos establecerán un horario que facilite y garantice la oportuna consulta e investigación de los documentos que custodian, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 283 y siguientes del Código de Régimen Político y Municipal.

ARTICULO 47. Salas de consulta

1. La investigación y consulta de documentos se realizará en las salas o dependencias especialmente acondicionadas para ello.

2. Cuando las características del archivo lo permitan se habilitarán salas para la ubicación y manejo de los instrumentos de consulta, para investigaciones en grupo y para la utilización de aparatos que requieran condiciones especiales de instalación.

ARTICULO 48. Normas de consulta. Cada archivo deberá expedir y hacer cumplir el reglamento de servicio y consulta de sus documentos.

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ARTICULO 49. Servicio de documentos. El servicio de documentos a la entidad u organismo productor y a los diferentes usuarios del archivo será efectuado exclusivamente por personal de la sala de consulta.

Los documentos que se presten al público serán reintegrados a sus lugares en los locales de depósito el mismo día, bajo la responsabilidad de los encargados de este servicio.

PARAGRAFO. Cuando el usuario requiera consultar los documentos en más de una unidad de conservación o decida proseguir la consulta de éstos en un tiempo no superior a tres días, podrá solicitar su reserva.

ARTICULO 50. Restricciones en el préstamo de originales.

1. Como norma general, se prestarán reproducciones de los documentos solicitados cuando éstas existan en el archivo.

2. Cuando la materia y circunstancias de la investigación lo justifiquen y el estado de conservación de los documentos lo permita, se prestarán los originales.

3. Cuando a juicio del respectivo Comité de Archivo, el estado de conservación de los documentos impida su manejo directo, éstos se excluirán del servicio al público.

ARTICULO 51. Obligaciones del investigador.

1. Cumplir con el reglamento de consulta del archivo en el cual investiga.

2. Cumplir con las demás disposiciones atinentes al manejo de los documentos de archivo.

3. Remitir al archivo un ejemplar del estudio realizado o de las obras publicadas a partir de fuentes documentales consultadas en él.

CAPITULO VI. REPROGRAFIA DE LOS DOCUMENTOS

ARTICULO 52. Solicitud de reproducción de los documentos. En la medida de lo posible, las copias solicitadas por los investigadores y usuarios deberán hacerse a partir de las reproducciones existentes.

Los archivos proporcionarán las reproducciones que les sean solicitadas, de los documentos excluidos de la consulta pública por razones de conservación o por estar sometidos a tratamientos técnicos, en la medida de la capacidad de sus medios reprográficos y en las condiciones que se indican en el presente reglamento.

La solicitud para reproducción de documentos se tramitará a través de impresos normalizados que para el efecto se adopten.

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ARTICULO 53. Servicios de reprografía. Las reproducciones serán realizadas por los servicios de reprografía de los archivos.

No se autorizará el empleo de aparatos o materiales ajenos al archivo sin expresa autorización del Director.

ARTICULO 54. Servicio a entidades públicas. En todos los casos, las entidades públicas tendrán prelación en la prestación de servicios por parte de los archivos.

ARTICULO 55. Coordinación del servicio de reproducción. La Dirección de los archivos, a través del Servicio de Reproducción de Documentos, coordinará y supervisará los proyectos de reproducción sistemática de fondos que se desarrollen en el archivo con las siguientes finalidades: seguridad, consulta, complemento, sustitución y difusión.

ARTICULO 56. Programas de reproducción de documentos. En lo posible, los archivos adoptarán programas de reproducción de seguridad del material documental que conservan.

No se adelantarán formas de reprografía de aquellos documentos cuyo estado de conservación no permita su realización sin daño para los mismos.

Los programas de reproducción de documentos de los archivos, serán realizados por personal especializado de acuerdo con las normas técnicas expedidas por el Archivo General de la Nación.

Los archivos y colecciones particulares de carácter histórico que se microfilmen en los archivos oficiales, deberán dejar en éstos una copia para la consulta pública.

Los archivos que autoricen la microfilmación de algunos de sus fondos en un volumen superior al 50% de los mismos, deberán hacerlo mediante contrato en el que se especifiquen las obligaciones y contraprestaciones a que se obliga el interesado.

ARTICULO 57. Archivo de seguridad. Las unidades de reprografía de los archivos constituirán un archivo de seguridad integrado por:

1. Los primeros negativos o matrices de todas las reproducciones, realizadas en ejecución de los programas del correspondiente archivo.

2. Los primeros negativos y matrices de las reproducciones, realizados a solicitud de los usuarios.

3. Cualesquiera otras que les sean remitidas para su custodia.

Dichas reproducciones no podrán ser utilizadas para la consulta pública, restringiéndose su utilización para la emisión de nuevas copias.

El archivo de seguridad estará dotado de las especiales condiciones ambientales y de protección para la conservación de los soportes y en lo posible situado en lugar diferente de aquel en el que se conserven los documentos originales.

ARTICULO 58. Nuevas tecnologías. En los archivos se podrán utilizar las tecnologías que permitan el registro y recuperación ágil de la información, siempre y cuando los sistemas no

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impliquen la destrucción de originales o copias únicas de documentos, excepto cuando la Ley lo autorice expresamente.

CAPITULO VII. CONSERVACION DE DOCUMENTOS

ARTICULO 59. Conservación preventiva, conservación y restauración documental. El Archivo General de la Nación establecerá los criterios a seguir para ejecutar cualquier tipo de procedimiento tendiente a la conservación de los bienes documentales.

PARAGRAFO PRIMERO. Se hará énfasis en la conservación preventiva, proceso mediante el cual se podrá garantizar el adecuado mantenimiento documental, ya que en él se contemplan manejos administrativos y archivísticos, uso de materiales adecuados, adopción de medidas específicas en los edificios y locales, sistemas de almacenamiento, depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico, entre otros factores.

PARAGRAFO SEGUNDO. Con la conservación se ejecutarán principalmente tareas tendientes a detener y corregir los deterioros manifiestos que afecten la integridad de los documentos.

PARAGRAFO TERCERO. En la restauración se restituyen los valores estéticos del material documental, siendo por ello una acción optativa para el tratamiento de obras específicas que requieran una intervención de este tipo.

PARAGRAFO CUARTO. En ningún caso se podrán efectuar trabajos de restauración de documentos oficiales fuera de los laboratorios expresamente autorizados por el Archivo General dela Nación.

ARTICULO 60. Conservación integral de la documentación de archivos. Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final.

PARAGRAFO: En las transferencias de documentos deberán considerarse todas las medidas que garanticen la conservación del material, tales como la manipulación, embalaje y transporte entre otras, y aquellas que eviten la contaminación y propagación de factores nocivos.

ARTICULO 61. Condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Los edificios y locales destinados a ser sede de los archivos deberán cumplir las condiciones técnicas mínimas que garanticen la conservación de sus documentos.

PARAGRAFO PRIMERO. El Archivo General de la Nación evaluará los requerimientos para la adopción de las normas de carácter técnico relacionadas con edificios y locales destinados a archivos así como a sus instalaciones, procedimientos de control y demás aspectos que garanticen su funcionalidad y la conservación de sus fondos. Adicionalmente, actualizará de forma periódica las mencionadas directrices, de conformidad con lo establecido en el literal k) del artículo 4° del Decreto 1777 de 1990.

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PARAGRAFO SEGUNDO. Las entidades públicas serán responsables de la adecuada instalación y custodia de sus archivos y de la debida prestación de los servicios archivísticos.

ARTICULO 62. Responsabilidad de la información de archivos. Las entidades productoras de documentos oficiales, serán responsables del manejo directo y conservación de sus documentos y adoptarán las medidas que sean necesarias para garantizar la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información contenida en ellos.

ARTICULO 63. Sistemas de almacenamiento y depósito de la documentación. Los archivos adoptarán estrategias técnicas y materiales que garanticen la conservación y seguridad de la documentación en relación con los sistemas de almacenamiento, depósito y unidades de conservación.

PARAGRAFO: Los documentos de los archivos deberán estar contenidos en las unidades de conservación más adecuadas y debidamente identificadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación del Patrimonio Documental.

ARTICULO 64. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Los archivos adelantarán controles sistemáticos y periódicos de las condiciones ambientales, instalaciones, manejo, mantenimiento y estado físico de los fondos, entre otros.

PARAGRAFO: Los archivos establecerán planes de prevención de desastres que contemplen sistemas de seguridad tanto para la salvaguarda de los bienes documentales, como para la protección del personal que en ellos labora.

ARTICULO 65. Conservación de documentos originales. La documentación en su soporte original, considerada de valor permanente, deberá mantenerse en dicho soporte aún cuando se regule la validez y utilización de otros medios de almacenamiento de la información.

PARAGRAFO PRIMERO: En relación con la consulta y manipulación de los documentos originales, se establecerán disposiciones que garanticen su integridad; éstas serán de obligatorio cumplimiento tanto para usuarios como para funcionarios de archivos.

PARAGRAFO SEGUNDO: Para la adecuada protección de los bienes documentales, todas las dependencias de los archivos deberán contar con una vigilancia constante para evitar pérdidas y alteraciones de los documentos.

CAPITULO VIII. DISPOSICIONES VARIAS

ARTICULO 66. Divulgación del presente reglamento. En todos los archivos oficiales existirá al menos un ejemplar del presente reglamento a disposición del público. Extractos del mismo en lo que afecta sus derechos y obligaciones figurarán en lugar visible al público, en las Salas de Investigación y para consulta en cualquier otra dependencia donde sea de utilidad.

PARTE III GLOSARIO

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ARTICULO 67. El glosario de términos archivísticos, de conformidad con el artículo 3° del presente Reglamento, es parte integral del mismo, lo complementa y permite dar claridad a una norma determinada.

Esta elaborado con base en los conceptos archivísticos de distintos autores, o tomados de otros glosarios, diccionarios y manuales. Algunos conceptos son aportes y adaptaciones del Archivo General de la Nación.

Uso del Glosario

Los términos que conforman el glosario fueron extractados del texto general del Reglamento y se ordenaron alfabéticamente para facilitar su búsqueda y consulta.

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ANEXO No. 3

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ACUERDO 039

31/10/2002

Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 2º de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula “fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva” ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999; Que la Administración Pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones públicas deben elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado, la conservación del patrimonio documental y el fácil acceso del ciudadano a la información contenida en los documentos de archivo; Que las Tablas de Retención Documental es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo; Que las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico, esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades,

ACUERDA: Artículo 1º. Regular el procedimiento que deben seguir las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que prestan servicios públicos, para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental, el que comprenderá las etapas relacionadas a continuación. Primera Etapa. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

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Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. Segunda Etapa. Análisis e interpretación de la información recolectada. Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificar los valores primarios de la documentación, o sea, los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales, Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: Gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio do cumental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final. Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repita o se encuentre registrado en otras series, a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total. En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos. Tercera Etapa. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta. Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la

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instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación. Cuarta Etapa. Aplicación. Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación. La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD. Así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales. La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo, gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva. Quinta Etapa. Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental. La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y función es. Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma. Parágrafo. La Tabla de Retención Documental se aplicará a partir de su aprobación y servirá de referente para la organización y conformación de series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a la aprobación, siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó la elaboración de las TRD. Artículo 2º. El Archivo General de la Nación en cumplimiento de la función de inspección y vigilancia, verificará la aplicación de las Tablas de Retención Documental, en el momento que lo considere pertinente.

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Artículo 3º. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga expresamente los demás que le sean contrarios. Publíquese, comuníquese y cúmplase. Dado en Bogotá, D. C., a los treinta y un (31) días del mes de octubre de dos mil dos (2002). La Presidenta, Adriana Mejía Hernández. La Secretaria Técnica, Elsa Moreno Sandoval. (C. F.)

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ANEXO No. 4

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ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002)

Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el

Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN En ejercicio de las facultades que le confiere la Ley 80 de 1989, Artículo 76 de la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000 y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula: “Fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva” ahora Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999. Que de acuerdo con lo señalado en el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, es un deber de cada servidor público custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. Así mismo y de acuerdo con el numeral 13 del artículo 35 de la mencionada ley, está prohibido a los servidores públicos ocasionar daño o dar lugar a pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades de la administración pública y las empresas privadas que cumplen funciones públicas deberán elaborar programas de gestión documental, en cuya aplicación atenderán los principios y procesos archivísticos; el artículo 22 de la misma ley, prevé que la gestión de documentos dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como: la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos, y su artículo 23, sobre formación de archivos, dispone que teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: Archivos de Gestión, Archivos Centrales y Archivos Históricos. Que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 señala que es obligación de las entidades de la administración pública elaborar inventarios de los documentos que produzca en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

ACUERDA:

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ARTÍCULO PRIMERO.- Objeto. Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión, en las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, de acuerdo con los Artículos 8º y 9º. de la Ley 594 de 2000.

Continuación Acuerdo No. 042-2002 Página No.2 ARTÍCULO SEGUNDO.- Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión. Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad. ARTICULO TERCERO.- Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público. ARTÍCULO CUARTO.- Criterios para la organización de archivos de gestión.

1) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.

2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

5) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.

6) Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.

7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la

dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso,

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identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.

PARÁGRAFO: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia. ARTÍCULO QUINTO.- Consulta de documentos. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas

Continuación Acuerdo No. 042-2002 Página No.3 por el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las Leyes. En la correspondiente oficina se llevara el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta. ARTICULO SEXTO.- Préstamo de documentos para trámites internos. En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata. ARTICULO SÉPTIMO: Inventario documental. Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Unico de Inventario Documental, junto con su instructivo, que a continuación se regulan.

INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL 1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir. 2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o produce los documentos. 3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora. 4.OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones. 5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.

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6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario. 7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia ( año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia. 8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación. 9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados. 10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Continuación Acuerdo No. 042-2002 Página No.4 Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora. Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético. 11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f. 12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente. 13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita. 14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc. 15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta

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los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados. 16. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y / o repetición del número consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información.

A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.

Continuación Acuerdo No. 042-2002 Página No.5 Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.). 17. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza. 18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza. 19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió. FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL ENTIDAD REMITENTE HOJA No. DE ENTIDAD PRODUCTORA UNIDAD ADMINISTRATIVA REGISTRO DE ENTRADA OFICINA PRODUCTORA AÑO MES DIA N.T. OBJETO N.T. = Número de Transferencia NÚMERO DE

CÓDIGO

Nombre de las Series, subseries o Asuntos

FECHAS EXTREMAS

Unidad de Conservación

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Soporte

Frecuencia de

Notas

ORDEN Inicial Final Caja carpeta Tomo Otro Folios Consulta

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Elaborado por______________________________ Entregado por__________________________ Recibido por_____________________________ Cargo____________________________________ Cargo________________________________ Cargo__________________________________ Firma____________________________________

Firma________________________________

Firma___________________________________

Lugar_________________ Fecha ______________ Lugar_________________ Fecha__________ Lugar_____________ Fecha_________________

ARTICULO OCTAVO.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición. Dado en Bogotá D.C, a los treinta y un (31) días del mes de octubre de dos mil dos (2002) ADRIANA MEJIA HERNÁNDEZ Presidente ELSA MORENO SANDOVAL Secretario Técnico

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ANEXO No. 5

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ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000)

Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a

archivos”.

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990, y

CONSIDERANDO: Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación y en si literal b) preceptúa: “Fijar políticar y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la material adopta la Junta Directiva”. Que el artículo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva del AGN, ahora. Consejo Directivo, en virtud de Decreto 1126 de 1999, y en su numeral a) dispone: “Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional”. Que se hace necesario reglamentar las condiciones de edificios y locales estinados para sedes de arachivos.

ACUERDA: ARTICULO 1º: Edificios de Archivo. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales. ARTICULO 2º : Condiciones generales. La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos: -Ubicación. - Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de

inundación y que ofrezca estabilidad. - Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por

atentados u objetivos bélicos.

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- Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento.

Aspectos Estructurales. - Si se utilizan estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos

deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2, cifra que se deber incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado.

- Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignifugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.

- Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.

Capacidad de almacenamiento. Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta: - La manipulación, transporte y seguridad de la documentación. - La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material

documental. - El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que

establezcan los procesos de retención y valoración documental. Distribución. - Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los

elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos. - Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán fuera de

las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.

- Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos.

ARTICULO 3º: Areas de depósito. El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las características técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos: Estantería: - Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o

aristas que produzcan daños sobre los documentos.

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- Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable:

- Deberá tener una altura de 2.20 mts y cada bandeja soportar un peso de 100kg/mt lineal.

- La estantería total no deberá tener más de 100 mts de longitud. - Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar

los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.

- La balda superior debe estar a un máximo de 180 cms, para facilitar la manipulación y el acceso del operario a la documentación.

- La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso. - Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para

posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación cada 7 cm. o menos.

- Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentación.

- El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.

Distribución de Estanterías. - La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm., entre éstos y la estantería. - El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm., y un corredor central mínimo de 120 cm. - La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación acorde con la signatura topográfica. - Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación de la documentación almacenada. Mobiliario para Obras de gran Formato Además de las características anotadas deberán dimensionarse para contener un número de obras, cuyo peso y volumen no dificulte su manipulación. Así las gavetas de las planotecas tendrán una profundidad de 5 cms. o menos . Cada una e ellas debe poseer sistemas de rodamiento que disminuyan la fricción y vibraciones, eliminando el riesgo de atascamiento o caída de la gaveta. Archivadores verticales Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para la conservación y proyectarse de acuerdo con la producción documental. Mobiliario para documentos en otros formatos.

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Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros o digital como disquetes, C.D. principalmente, se deben contemplar sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseños desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar. Contenedores - Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y eficientes de protección, acordes con las características de tamaño y función. - Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el propósito de prolongar de una manera considerable la conservación de los mismos. - Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de éstos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto. - El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento debe

estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.

- La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de 4 cm. - Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como disquetes y C.D., se tendrá en cuenta lo siguiente: - Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobre individuales y en cajas de

pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos. - Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor

elaborados en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acordes con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.

- Los disketes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidos retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o C.D.

Artículo 5o.: Condiciones ambientales y técnicas. Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así: Condiciones Ambientales Material Documental: Soporte en papel. - Temperatura de 15 a 20 oC con una fluctuación diaria de 4 oC.

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- Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%. Material documental: Fotografía. - Blanco y Negro: Temperatura 15 a 20 oC. Humedad relativa de 40% a 50% - Color: Temperatura menor a 10 oC. Humedad relativa de 25% a 35% - Grabaciones: Temperatura 10 a 18 oC Humedad relativa de 40% a 50% - Medios magnéticos: Temperatura 14 a 10 oC. Humedad relativa de 40% a 50% - Discos Opticos: Temperatura 16 a 20 oC. Humedad relativa de 35% a 45% - Microfilm: Temperatura 17 a 20 oC. Humedad relativa de 30% a 40% Ventilación. - El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio. - La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos. Filtrado de aire. Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación con el sitio de emplazamiento de la edificación. Iluminación en depósitos. - Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux. - Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen. - Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores. - Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y utilizando filtros ultravioleta. - Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta. - Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.

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- Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfaclan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua. - Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento. - Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo. - Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las unidades documentales. Mantenimiento. - Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente la humedad ambiental. - Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras. ARTICULO SEXTO: El presente Acuerdo rige a partir de su publicación.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

Dado en Santafé de Bogotá a los cinco (5) días del mes de mayo del dos mil (2000). BEATRIZ ELENA OSORIO LAVERDE ALFONSO CUEVAS ZAMBRANO Presidente Secretario Técnico

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ANEXO No. 6

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ACUERDO 060 de 2001 Tomado de: http://www.archivogeneral.gov.co

Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de sus facultades legales, en especial las otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley 594 de 2000.

CONSIDERANDO: Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública. Que la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico. Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación. Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000. Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

http://www.archivogeneral.gov.co/

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Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

ACUERDA:

ARTICULO PRIMERO: Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos. ARTICULO SEGUNDO: Definiciones. Para los efectos del presente Acuerdo, se definen los siguientes conceptos así: Archivo electrónico : Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que

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establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo. Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo. ARTICULO TERCERO: Unidades de Correspondencia: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y

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controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública. ARTICULO CUARTO: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido. ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados. PARAGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia. ARTICULO SEXTO: Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos. ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.

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ARTICULO OCTAVO :Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas. ARTICULO NOVENO : Conservación documental: Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. “ Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensiónales, físicas y magnéticas”. Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “ Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”. Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte. Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos. La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información. ARTICULO DECIMO: Comunicaciones oficiales recibidas: Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo. PARAGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.

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ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas: Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales. ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO: Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración. Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad. ARTICULO DÉCIMO TERCERO: Comunicaciones oficiales por correo electrónico: Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas. Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas. ARTICULO DÉCIMO CUARTO: Imagen corporativa: Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto. La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad. ARTICULO DÉCIMO QUINTO: Horarios de Atención al Público: Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos. ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO: El presente Acuerdo rige a partir de su expedición.

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PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá a los treinta (30) días del mes de octubre del año dos mil uno (2001). PRESIDENTE SECRETARI TÉCNICO ARACELI MORALES LÓPEZ ELSA MORENO SANDOVAL

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ANEXO No. 7

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ANEXO No. 8

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~~Libertod Y Orden

MINISTERIO DE AGRICULTURA y DESARROLLO RURAL

DECRETO NÚMERO 49 ()6 DE 2007

( 2 1 DIC 2001Por el cual se establece la planta de personal de la Unidad Nacional de

Tierras Rurales - UNA T

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,

En ejercicio de las facultades que le confiere el artículo 115 de la Ley 489 de1998 en concordancia con los literales m) y n) del artículo 54 de la Ley 489 de

1998,y

CONSIDERANDO:

Que la ley 1152 de 2007 por la cual se dicta el Estatuto de Desarrollo Rural, creóla Unidad Nacional de Tierras Rurales, como una Unidad Administrativa Especialdel orden nacional.

Que la Unidad Nacional de Tierras Rurales, presentó al DepartamentoAdministrativo de la Función Pública la justificación técnica de que trata elartículo 46 de la Ley 909 de 2004, para efectos de establecer la planta depersonal, el cual obtuvo concepto técnico favorable de ese DepartamentoAdministrativo.

Que la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio deHacienda y Crédito Público, otorgó viabilidad presupuestal para establecer laPlanta de Personal de la Unidad Nacional de Tierras Rurales.

DECRETA:

Artículo 1°._ Las funciones propias de las diferentes dependencias de la UnidadNacional de Tierras Rurales - UNAT serán cumplidas por la planta de personalque a continuación se establece:

No. CARGOS

1 Uno

DENOMINACION DEL CARGODESPACHO DE LA DIRECCION

Director General de UnidadAdministrativa Es ecial

CODIGO GRADO

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DECRETO NUMERO 4906 Hoja N°. 2

Continuación del Decreto "Por el cual se establece la planta de personal de la Unidad Nacionalde Tierras Rurales - UNA T" .

No. CARGOS DENOMINACION DEL CARGO CODIGO GRADO2 Dos Asesor '1020 162 Dos Profesional Especializado 2028 161 Uno Profesional Especializado 2028 131 Uno Conductor Mecánico 4103 191 Uno Secretario Ejecutivo 4210 24

PLANTA GLOBAL

3 Tres Subdirector General de Unidad 0040 20Administrativa Especial1 Uno Jefe de Oficina Asesora Jurídica 1045 155 Cinco Profesional Especializado 2028 245 Cinco Profesional Especializado 2028 183 Tres Profesional Especializado 2028 163 Tres Profesional Especializado 2028 151 Uno Profesional Especializado 2028 141 Uno . Profesional Especializado 2028 1310 Diez Profesional Universitario 2044 1112 Doce Técnico Administrativo 3124 172 Dos . Técnico Administrativo 3124 161 Uno Técnico Operativo 3132 153 Tres Secretario Ejecutivo 4210 231 Uno Auxiliar Administrativo 4044 15

Artículo 2°._ Créanse los siguientes cargos de carácter temporal por el términoseñalado en el parágrafo del artículo 28 de la ley 1152 de 2007:

No. CARGOS

1 Uno4 Cuatro2 Dos1 Uno1 Uno

DENOMINACION DEL CARGODESPACHO DE LA DIRECCION

Profesional Es ecializadoProfesional Es ecializadoProfesional Es ecializadoProfesional UniversitarioSecretario E"ecutivo

CODIGO GRADO

2028 242028 182028 162044 114210 23

Artículo 3°._ El Director Ejecutivo de la Unidad, mediante acto administrativo,incorporará directamente a los servidores públicos que venían desempeñandolas funciones transferidas del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural -INCODER a la Unidad Nacional de Tierras Rurales, a quienes no se les hayasuprimido efectivamente el cargo en la planta de personal del INCODER, deconformidad con la ley 909 de 2004 y sus decretos reglamentarios.

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DECRETO NUMERO

Continuación del Decreto "Por el cual se establece planta de personal de la Unidad Nacional deTierras Rurales - UNA T"

Artículo 4°._ El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLíQUESE y CÚMPLASE.Dado en Bogotá, D. C., a

El Ministro de Agricultura

ANDRÉS FELlP.~ ARIAS LEIVA

El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública,

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ANEXO No. 9

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MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL

DECRETO NUMERO 4 Í1 7 DE 2007

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21I uUPor el cual se determina la estructura y funciones de la Unidad Nacional de Tierras

Rurales - UNAT

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiereel numeral 16 del articulo 189 de la Constitución Política y el artícuio 54 de la Ley 489

de 1998, y

CONSIDERANDO

Que el Congreso de la República expidió la Ley 1152 de 2007 por la cual se dicta elEstatuto de Desarrollo Rural, se reforma el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural,.NCODER -en adelante INCODER- y se dictan otras disposiciones.

Que el artículo 19 de la Ley 1152 de 2007 creó la Unidad Nacional de Tierras Rurales yen el articulo 30 ordenó al Gobierno Nacional adoptar las medidas necesarias para elc:.mplimiento de las funciones asignadas por la ley.

DECRETA:

CAPITULO I.NATURALEZA JURÍDICA, OBJETO, FUNCIONES GENERALES Y DIRECCIÓN.

ARTÍCULO 10. NATURALEZA JURÍDICA. La Unidad Nacional de Tierras Rurales —UNAT es una Unidad Administrativa Especial del orden nacional, con personeríajurídica. adscrita al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, con autonomiaadministrativa y financiera y patrimonio propio. con domicilio en la ciudad de BogotaD.C.

ARTÍCULO 2o. OBJETO. La Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT es elinstrumento de planificación, administración y disposición de los predios rurales depropiedad de la Nación, con el propósito de lograr su apropiada utilización de acuerdecon la vocación y los fines que correspondan.

ARTICULO 3o. FUNCIONES GENERALES. Son funciones generales de la UnidadNacional de Tierras Rurales- UNAT las siguientes:

'.. Adelantar estudios y análisis para la definición de una poiitica de tierras. con destinoal Ministerio de Agricultura y Desarrol le Rural.

2. Definir criterios y clseñar instrumentos para el ordenamiento productivo de las áreasaptas para el desarrollo agropecuario y asesorar a 'as entidades territoriales en laincorporación de dichos instrumentos a los Planes de Ordenamiento Territorial.

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Por el cual se determina la estructura y funciones de la Unidad Nacional de TierrasRurales - UNAT

3. Adelantar los procedimientos de clarificación de la situación de ias tierras desde elpunto de vista de su propiedad, con el objeto de identificar las que pertenecen alEstado.

4. Adelantar los procedimientos encaminados a delimitar las tierras de propiedad de laNación.

5. Adelantar los trámites administrativos o judiciales relacionados con el ejercicio de lasacciones y toma de las medidas que correspondan en los casos de indebida ocupaciónde las tierras baldías

6. Adelantar los trámites administrativos o judiciales de reversión de las tierrasadjudicadas por el incumplimiento de las condiciones bajo las cuales fueronadjudicadas.

7. Llevar a cabo los trámites relacionados con la compra directa y expropiación detierras y mejoras para el cumplimiento de los propósitos relacionados con laconstrucción de distritos de riego de carácter estratégico, o los fines productivos deinterés público que as' sean definidos por el Gobierno Nacional.

8. Constituir servicumbres de propiecad rural privada o pública.

9 Adelantar los procesos de extinción de dominio privado de predios ociosos de quetrata la ley 1152 de 2007.

10. Definir la vocación y los fines de las tierras rurales de propiedad de la Nación.

11. Transferir la administración y tenencia de los oienes inmuebles rurales de acuerdocon la definición del numeral anterior, de la siguiente forma:

a) Al Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, a la Unidad AdministrativaEspecial de Parques Nacionales Naturales o a las Corporaciones AutónomasRegionales v de Desarrollo Regional, los activos rurales que se encuentren en zonas dereserva forestal, amoentai o en zonas de amortiguamiento de Parques Nacicnales o alinterior de estos,

b) AI Instituto Colombiano de Desarrollo Rura. encoder, cuando su vocación seaproductiva,

c) A otras Entidaaes públicas a quienes corresponda de acuerdo con los fines sociales:

d) A otras Entidades públicas a quienes corresponda de acuerdo con los finesetnoculturaies

e) La entidad trasladará la propiedad de los bienes rurales que no sean destinados a losfines anteriormente citados a las entidades territoriales o a ias demás entidadespúblicas que los requieran para el ejercicio de sus funciones.

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DECRETO NUMERO Hoja N°. 3


12. Adelantar los procedimientos de Clarificación de la situación de ias tierras desde elpunto de vista de su propiedad con el objeto de identificar las que pertenecen alEstado

13. Continuar con la titularidad, supervisión e interventoria de los contratos relacionadoscon diseño y construcción de los distritos de riego que el Gobierno Nacional hayadecidido trasladarle a la Unidad.

14. Ejercer la secretaria técnica del Consejo Nacional de Tierras creado por la ley 1152de 2007.

15. Las demás funciones que `e señale la ley.

PARÁGRAFO. La Unidad Nacional de Tierras Rurales no extenderá el ejercicio de susfunciones a la administración de los bienes inmuebles rurales que se encuentreninvolucrados en procesos de reparación de los que trata la Ley 975 de 2005 de Justiciay Paz; ni a los programas de reinserción

ARTÍCULO 4o. DIRECCIÓN Y ADMINISTRACION. La dirección y administración de laUnidad Nacional de Tierras Rurales estará a cargo de un Director Ejecutivp, que será surepresentante legal, de libre nombramiento y remoción del Presidente de la República.

CAPITULO II.ESTRUCTURA Y FUNCIONES DE SUS DEPENDENCIAS

ARTICULO 5o. ESTRUCTURA ; La Unidad Nacional, de Tierras Rurales - UNAT, tendrála siguiente estructura:

1 DESPACHO DEL DIRECTOR1.1 OFICINA ASESORA JURÍDICA2. SUBDIRECCION DE PLANIFICACIÓN3. SUBDIRECCION DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES RURALES4 SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

ARTICULO 6o. DESPACHO DEL DIRECTOR. Son funciones del Despacho del Directorias siguientes:

1 Dirigir, coordinar. vigilar. controlar y evaluar la ejecución y cumplimiento de losobjetivos, funciones. políticas. planes y programas inherentes al objeto de la entidad.

2. Ordenar los gastos. dictar los actos administrativos, realizar las operacionescelebrar los contratos y convenios necesarios para el cumplimiento de ;os objetivosfunciones de la entidad, dentro de los limites legales y estatutarios.

3. Ejercer la secretaria Técnica del Corsejo Nacional de Tierras - CONATI

4. Administrar temporalmente los distritos de riego que se encuentran en operación ytraspasar en propiedad o por contrato de administración los distritos de adecuación de

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DECRETO NUMERO Hoja N°. 4


tierras que aún le pertenecen, a las respectivas asociaciones de usuarios con todos susactivos y obligaciones

5 Propender por el adecuado ejercicio del control interno y supervisar su efectividad yla observancia de sus recomendaciones.

6. Dictar las disposiciones que regulan íos procedimientos y trámites administrativos

internos.

7. Nombrar y remover al persona ce la entidad, conforme a las normas lega es.reglamentarias y estatutarias vigentes.

8. Promover la cooroinación ce las actividades del Instituto con otras entidades uorganismos públicos o privados que tengan relación con el sector rural.

S. Designar mardatarios que representen al Institute en asuntos judicialesextrajudiciales, para la mejor defensa de los intereses de la entidad.

10. Adelantar Los estudios y análisis para la definición de la política de tierras por partedel Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

11. Presentar a los organismos de control correspondientes. los informes de gestiónestablecidos.

12. Rencir informes al Presidente de 'a República y al Ministro de Agricultura yDesarrollo Rural sobre las actividades desarrolladas, la situación general de la entidady las medidas adoptadas que puedan afectar el curso de la política cel Gobierno.

13. Adoptar tecnologías que permitan el cumplimiento eficiente, eficaz y efectivo de losplanes y metas formulados para el cumplimiento de la misión institucional.

14. Crear y conformar grupos internos de trabajo mediante acto administrativo, teniendoen cuenta la estructura, las necesidades del servicio y los planes y programas definidospor la entidad.

15. Ejercer la competencia relacionada con el control disciplinario interno de acuerdocon la ley.

16. Las demás funciones que le sean asignadas y que por su naturaleza lecorrespondan.

ARTICULO 7o. OFICINA ASESORA JURIDICA. Son funciones de :a Oficina AsesoraJurídica, las siguientes:

1. Asesorar al Despacho Del Director y a las demás dependencias de la entidad, en lainterpretación de normas y asuntos jurídicos y conceptuar y resolver consultas cecarácter juridico, tanto internas como externas, referidas a la institución.

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Por el cual se determina le estructura y funciones de la Unidad Nacional de TierrasRurales - UNAT

2. Compilar las normas legales, conceptos, jurisprudencia y doctrina relacionadas con laactividad de la institución y velar por su actualización. difusión y aplicación.

Coordinar la eiaboración y trámite de los proyectos de leyes, decretos, acuerdos.contratos, convenios y demás actos administrativos que deban someterse aconsideración ce las instancias pertinentes y conceptuar sobre ellos.

4. Coordinar la atención de todos los procesos judiciales y extrajudicia'ies en los que seaparte l a entidad

5. Apoyar a las areas competentes sobre las respuestas a los recursos que debanresoiverse en contra de actos administrativos proferidos por la entidad.

6. Suministrar al Ministerio Público, la documentacion e información necesaria para ladefensa de !os intereses de le entidad, er los juicios en que sea parte.

7. Representar judicial y extrajudicialmente a la entidad en los procesos en que éste seaparte, en los casos en que así lo determine el Director Genera.

8 Llevar a cabo las actuaciones encaminadas a lograr el cobro efectivo de las sumasque le adeuden a la entidad por todo concepto, desarrollando las labores de cobropersuasivo, y adelantando los procesos ejecutivos por jurisdicción coactiva.

9. Las demas funciones que le sear asignadas y que por su naturaleza lecorrespondan.

ARTÍCULO 80. SUBDIRECCION DE PLANIPiCACIÓN. Son funciones de lasubdirección oe Planificación las siguientes:

1. Delinear las politicas relacionadas con el manejo y administración de las tierras, asicoma realizar los estudios técnicos correspondientes, para cue sean desarrolladas porle Oficina Juridica.

2 Coordinar y realizar le planeación institucional de la Unidad Nacional de TierrasRurales -UNAT, y la posterior elaboración dei presupuesto conforme las actividadesestablecidas en este procese.

2 Apoyar la secretaria técnica dei Consejo Nacional de Tierras -CONATt.

4. Administrar el registro de estudios y proyectos que debe adelantarla Unidad.

5 Adelantar las gestiones correspondientes para obtener toda la información técnica!relacionada con suelos rurales.

6 Determinar las aptitudes actuales y potenciales de !a tierra.

7 Hacer seguimiento y evaluación ala gestión institucional y proponer soluciones, enconjunto con el área correspondiente. para ser analizadas con la dirección e;ecutiva

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Por el cual se determina la estructura y funciones de la Unidad Nacional de TierrasRurales - UNA T

8. Gerenciar la información relacionada con predios rurales para el desarrollo de lasfunciones asignadas a la Unidad.

9. Producir la información solicitada por otras entidades relacionada con las funcionespropias de la entidad

10. Establecer alianzas con instituciones públicas y privadas que requiera la Unidadpara el desarrollo de sus funciones y formular la estrategia para conseguirlas.

11. Las demás funciones que le sean asignadas y que por su naturaleza 'ecorrespondan

ARTÍCULO 9o. SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES RURALES. Sonfunciones de la Subdirección de Administración de Bienes Rurales las siguientes.

Adelantar los procesos agrarios relacionados con la adquisición de predios a travésde compra directa. expropiación de tierras y mejoras, extinción de dominio y reversión.

2. Adelantar los procesos de clarificación de las tierras desde el punto de vista de supropiedad.

3. Adelantar los procedimientos encaminados a delimitar las tierras de propiedad de laNaciór

4. Adelantar y finiquitar los trámites administrativos y/o judiciales contemplados en elparágrafo 1 ce! articulo 28 de la ley 1152 de 2007, en los términos y condiciones allíseñalados.

5. Administrar y proteger las tierras y bienes rurales de propiedad ce ia Nación, para lodual adelantará los trámites administrativos o judicia:es relacionados con el ejercicio delas acciones y toma de las medidas que correspondan en los casos de indebidaocupación de las tierras baldias.

6. Adelantar los trámites relacionados con la constitución de servidumbres de propiedadrural privada o púbica

7. Realizar la transferencia de los bienes, partiendo de la vocación determinada y deconformidad con lo establecido por el numeral 11 del artículo 28 de la ley 1152 de 2007.

3. Participar en la formulación de los planes de mediano y largo plazo, los planesanuales y orientar su ejecución en las áreas de su competencia.

9 Conformar y actualizar el Registro Nacional de Predios Ruraies de la Nación.

10. Coordinar con la Oficina Asesora Juricica y las demás dependencias la elaboraciónde los pliegos de condiciones, las minutas de contratos. convenios y cemás actoscontractuales que sean requeridos para e! cumplimiento de sus funciones.

11. Las demás funciones que te sean asignadas y que por su naturaleza lecorrespondan.

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DECRETO NUMERO Hoja N°. 74 o7

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ARTICULO 10. SUBDIRECCIÓN ADM'.NISTRATiVA Y FINANCIERA. Son funciones cea Subdirección Administrativa y Financiera, las siguientes:

1. Asesorar ala Dirección Ejecutiva y a las demás dependencias de la entidad en laformulación de políticas, planes y programas en lo referente al desarrolle del talentohumano, administración de recursos financieros, tecnológicos y físicos de la entidad.

2. Participar en la formulación y ejecución de planes, pro g ramas y proyectos en el áreace su competenca.

3. Coordinar y programar las actividades de administración de personal, segundadindustrial y relaciones laborales, de acuerdo con las políticas de la entidad y las cormaslegales vigentes.

4. Mantener actualizado el Manual Especifico de Funciones y de CompetenciasLabcraies de los empleos asignados a la planta de personal.

5. Adelantar la programación y ejecución presupuestal y financiera de la entidad.

6. Efectuar el cierre anua presupuestal y financiero.

7 Efectuar la gestión de contabilidad, cartera y tesorería.

8 Preparar el anteproyecto de presupuesto de funcionamiento e inversión.

9. Coordinar con la Oficina Jurídica y las demás dependencias la elaboración de lospliegos oe conoiciones, las minutas de contratos. convenios y demás actoscontractuales que sean requeridos para el cumplirniento de sus funciones.

10 Suministrar los bienes y elementos requeridos para el funcionamiento oe la entidad.

11. Coordinar y controlar la adecuada prestación de los servicios generales para elfuncionamiento de la entidad.

12 Administrar el centro documental, responder por la atención al cliente y la gestión decorrespondencia y archivo.

3. Llevar el registro de los actos administrativos que expida la entidad.

14. Efectuar la planeación informática y la gestión de software.

15. Administrar la infraestructura informática y operar los sistemas.

16. Coordinar las investigaciones de carácter disciplinario que se adelanten contrafuncionarios de ja Unidad y resolverlos en primera Instancia

17. Las demás funciones que le sear asignadas y que por su naturaleza lecorrespondan.

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Por el cual se determina la estructura y funciones de la Unidad Nacional de TierrasRurales - UNA T

ARTÍCULO 11. ORGANOS DE ASESORÍA Y COORDINACIÓN. El Comité deCoordinación del Sistema de Control Interno, la Comisión de Personal y demás órganosde asesoría y coordinación que se organicen e integren, cumplirán sus funciones deconformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

PARÁGRAFO: De acuerdo con lo dispuesto en el articulo 7° de la ley 87 de 1993,las funciones relacionadas con la oficina de control interno serán ejercidas porterceros de reconocida idoneidad escogidos de acuerdo con un concurso deméritos

ARTÍCULO 12. GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO. El Director General, según lasnecesidades del servido, podrá crear y organizar grupos internos de trabajo. concarácter permanente o transitorio, para cumplir los objetivos institucionales,determinando sus funciones, integracion y sede habitual de trabajo.

CAPITULO III.DE LOS RECURSOS Y EL PATRIMONIO.

ARTÍCULO 13. RECURSOS Y PATRIMONIO Los recursos y el patrimonio de la UnidadNacional de Tierras Rurales - UNA-. estarán constituidos por los siguientes bienes

1. Los predios rurales que reciba oel Instituto Colombiano de Bienestar Familiar porsucesiones intestadas, así coma los bienes vacantes que la Ley 75 de 1968 le asignó adicho Instituto.2. Los inmuebles de propiedad de la Nación que sean administrados por el Incoder o

que hagan parte del Fondo Nacional Agrario, FNA. con excepción de aquellos cuyavocación productiva haya sido ya determinada3. Los aportes del Presupuesto General de la Nación que se le asignen, y los recursos

de crédito que contrate el Gobierno Nacional para el cumplimiento de los objetivos de laUnidad.4. Las donaciones públicas o privadas para el desarrollo de !os objetivos de la Unidad.

previa incorporación al Presupuesto General de la Nación, cuando se trate de recursosen dinero.5 Los aportes de cualquier clase provenientes de la cooperación internacional para el

cumplimiento de sus objetivos.6. Las propiedades y demás activos que adquiera a cualquier titulo con recursos

propios y las sumas que reciba en caso de enajenación.7. Los ingresos propios y los rendimientos producto de la administración de los

mismos; los recaudos por concepto de servicios técnicos, de acuerdo con las normasrespectivas.8. Los Distritos de Riego de propiedad del Incoder, que enajenará en los términos del

articulo 29 de la ley 1152 de 2007.9. Los bonos agrarios que el Gobierno Nacional emita para el cumplimiento de los fines

de la ley 1152 de 2007 : y aquellos cuya autorización y expedición se hallen en curso ala fecha de su entrada en vigencia.10. La cartera administrada hasta la actuaiidad por el Incoder11 Los demás bienes y recursos que adquiera o se ie transfieran a cualquier titulo.

CAPITULO IV.DISPOSICIONES VARIAS.

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Por el cual se determina la estructura y funciones de la Unidad Nacional de Ten-asRurales - UNA T

ARTICULO 14 ADOPCION DE _A PLANTA DE PERSONAL. De conformidad con laestructura prevista en el presente decreto. el Gobierne Nacional procederá a adoptar laplanta de personal de la Unidad Nacional de Tierras Rurales — UNA`.

ARTICULO 15. VIGENCIA. El presente decreto rige a partir de la fecha de supublicación y deroga g as disposiciones que le sean contrarias

E: Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural,

~ANDRÉ~ELIPE ARIAS LENA

El Director del Departamento Adm:•n strativo de la Función Pública,

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FERNANDO GRILL UBIANO

PUBLUQUESE Y CÚMPLASE.Dado en Bogota, D. C.. a

El Ministro de Hacienda y Créditc Público,

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ANEXO No. 10

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REPUBLICA OE COLOMBIA

UAE - UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES UNAT

RESOLUCION No. Nó _ 0 0 1 5 DE 2 4 ENE. 2008

Por medio de la cual se Delegan funciones en el Subdirector General de Unidad Administrativa Especial, Código0040, Grado 20, de la Subdirección Administrativa y Financiera.

EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIALUNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES - UNAT

En ejercicio de sus facultades legales conferidas por el artículo 9 de la ley 489 de 1998 y en especial dela establecida en el Artículo 6, Numeral 6 del Decreto 4907 de 21 de diciembre de 2007 y

CONSIDERANDO

Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia señala que la función administrativaestá al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios deigualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante ladescentralización, la delegación y la desconcentración de funciones;

Que el artículo 211 de la Constitución Política de Colombia prescribe que la ley fijará lascondiciones para que las autoridades administrativas puedan delegar en sus subalternos o enotras autoridades las funciones otorgadas;

Que la Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamientode las entidades del orden nacional, en su artículo 9° preceptúa:

«Delegación. Las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la ConstituciónPolítica y de conformidad con la presente Ley, podrán mediante acto de delegación, transferirel ejercicio de funciones a sus colaboradores sin perjuicio de las delegaciones previstas enleyes orgánicas en todo caso, los ministros, directores de departamento administrativo,superintendentes, representantes legales de organismos y entidades que posean unaestructura independiente y autonomía administrativa podrán delegar la atención y decisión delos asuntos a ellos confiados por la ley y los actos orgánicos respectivos, en los empleadospúblicos de los niveles directivo y asesor vinculados al organismo correspondiente, con elpropósito de dar desarrollo a los principios de la función administrativa enunciados en elartículo 209 de la Constitución Política y en la presente ley));

En mérito de lo expuesto:

RESUELVE:

ARTICULO PRIMERO: Delegar en el Subdirector General de Unidad Administrativa especial, Código0040, Grado 20, de la Subdirección Administrativa y Financiera las siguientes funciones:

a. Expedir Los Certificados de Disponibilidad Presupuestal y los Registros Presupuestales concargo a presupuesto de la UNAT, por cualquier monto y concepto.

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N 9, 0 0 1 5

Resolución No. de 2 lf FNF 2008 Hoja No.

Continuación de la Resolución " Por medio de la cual se Delegan funciones en el Subdirector General deUnidad Administrativa Especial, Código 0040, Grado 20, de la Subdirección Administrativa y Financiera.

b. Ordenar gastos, celebrar y liquidar contratos y convenios con cargo al presupuesto defuncionamiento de la Unat, hasta la cuantía que se determine para contratación sin formalidadesplenas.

c. Ordenar los pagos correspondientes a los compromisos ordenados con cargo al presupuesto dela Unat.

d. Autorizar las novedades del personal diferente a las relacionadas con la potestad nominadora,para el personal de la Unat..

e. Tomar el Juramento de Posesión de los empleados de la planta de personal de La UnidadNacional de Tierras Rurales, correspondiente a los cargos de Profesional, Técnico y Auxiliar.

f. Expedir Certificaciones Sobre vinculación, Tiempo de Servicio, Salario y Funciones a solicitud dequienes ocupen los cargos de la planta de personal de la entidad y las demás certificaciones detipo laboral.

Expedir las certificaciones de inexistencia o insuficiencia en la planta de personal, por medio delas cuales se justifica la celebración de contratos de prestación de servicios y órdenes deprestación de servicios.

h. Ordenar el gasto de las comisiones de servicio de los empleados de la planta de personal deLa Unidad Nacional de Tierras Rurales y de los contratistas de conformidad con lo pactado encada uno de los contratos.

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a2 4 ENE. 2008

9 .

,"ENRIQUE FARRERA ARAUJO

DIRECTOR GENERAL

r CAMerlano/PSierral/•''7

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ANEXO No. 11

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REPUBLICA DECCLOMBIA

UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES - UNAT

RESOLUCION No.N y Q 3 DE 2008

( 3 1 ENE. 2008 )

"Por la cual se integra y se establecen las funciones del Comité de Adquisiciones de laUnidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT"

EL DIRECTOR GENERAL DE UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL – DE LA UNIDADNACIONAL DE TIERRAS RURALES - UNAT

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere la Ley 80 de 1993,Decreto 2170 de 2002 y Ley 1150 de 2007 y demás normas concordantes y reglamentarias,

Y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 19 de la Ley 1152 de 2007, se creo la Unidad Nacionalde Tierras Rurales – UNAT y en su artículo 30 ordenó al Gobierno Nacional adoptar lasmedidas necesarias para el cumplimiento de las funciones asignadas por la Ley.

Que para garantizar los principios de transparencia, selección objetiva y economíacontenidos en la Ley 80 de 1993, Decreto 2170 de 2002 y Ley 1150 de 2007, se hacenecesario integrar en la Unidad Nacional de Tierras Rurales – UNAT, un Comité deAdquisiciones, el cual se encargará de velar porque los procesos de adquisición de bienes yservicios se realicen conforme al régimen de contratación estatal vigente.

Que el Comité de Adquisiciones será el encargado de recomendar al Director General de laUNAT, la propuesta que desde el punto de vista técnico, jurídico y económico se ajustemejor a las necesidades de la Entidad, previa la realización de los estudios de convenienciay oportunidad y la obtención de conceptos emitidos por personal especializado, en los casosen que éstos se requieran, atendiendo la naturaleza del bien o servicio a adquirir.

Que en mérito de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE

ARTICULO PRIMERO.- DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES: Intégrase el Comité deAdquisiciones de la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT, el cual verificará que en elproceso de adquisición de bienes y servicios se de cumplimiento al Estatuto de ContrataciónEstatal y sus Decretos Reglamentarios, para garantizar los principios de transparencia,economía y selección objetiva.

ARTICULO SEGUNDO.- INTEGRACION: El Comité de Adquisiciones de la UnidadNacional de Tierras Rurales – UNAT, estará integrado por los siguientes funcionarios:

1. El Subdirector Administrativo y Financiero, quien lo presidirá.

2. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

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ResoluciónK t``o. 0 0 3 4 de 3 1 ENE. 2008 Hoja No.

Continuación de la Resolución "Por medio de la cual integra y se establecen las funciones delComité de Adquisiciones de la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT".

3. Un Asesor del Despacho del Director de la UNAT, Código 1020, Grado 16, designadopor el Director de la Unidad.

4. El Subdirector de Planificación.

5. El Profesional Especializado Código 2028 Grado 24, adscrito a la SubdirecciónAdministrativa y Financiera, quien realizará la Secretaria General del Comité.

PARAGRAFO: El Comité invitará a las reuniones con derecho a voz, a los funcionarios queconsidere pertinentes cuando la naturaleza del bien o servicio a contratar lo ameriten.

ARTICULO TERCERO.- FUNCIONES: Corresponde al Comité de Adquisiciones de laUnidad Nacional de Tierras Rurales – UNAT, desarrollar las siguientes funciones:

1. Proponer y evaluar los procedimientos internos de contratación sin formalidadesplenas, contratación de menor cuantía, licitaciones y concursos, para qu_, seaadoptado y aplicado en la Unidad Nacional de Tierras Rurales – UNAT.

2. Recomendar los ajustes a los procedimientos de adquisición de bienes y servicios dela entidad.

3. Analizar las propuestas que se alleguen a la Entidad, desde el punto de vista técnico,jurídico y económico.

4. Estudiar la viabilidad legal de contratar con las firmas que presenten sus ofertas debienes y servicios a la UNAT, especialmente en cuanto al régimen de inhabilidades eincompatibilidades y su capacidad de contratación cuando tal requisito se requiera.

5. Elaborar el Plan de Compras de la Entidad, para cada vigencia fiscal.

6. Recomendar al ordenador del gasto, la propuesta que por mayoría simple seconsidere la mejor para la Entidad, teniendo en cuenta la calidad y especificacionestécnicas del bien ofrecido.

7. Exigir concepto técnico de personas idóneas en los casos que se requiera.

8. Verificar que la adquisición de bienes y servicios se ajuste al Plan de Compras de laUNAT.

PARAGRAFO: Las recomendaciones del Comité de Adquisiciones, no son de obligatorioacatamiento por parte del Ordenador del Gasto, quien podrá apartarse de ellas, si, a sujuicio, existe una propuesta que se ajuste mejor a las necesidades y requerimientos de laEntidad.

ARTICULO CUARTO.- SESIONES: El Comité de Adquisiciones de la UNAT, se reunirápor lo menor una (1) vez al mes y siempre que las necesidades de la Entidad lo ameriteny podrá sesionar con la asistencia de por lo menos tres de sus integrales con derecho avoz y voto.

ARTÍCULO QUINTO.- SECRETARIO: Actuará como Secretario del Comité deAdquisiciones el Profesional Especializado Código 2028, Grado 24 de la SubdirecciónAdministrativa y Financiera, a quien le corresponderá desarrollar las siguientesfunciones:

1. Levantar las actas de cada sesión dei Comité de Adquisiciones.

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Resolució>siNe. 0 0 3 4 de 3 1 ENE. 2008 Hoja No.

Continuación de la Resolución "Por medio de la cual integra y se establecen las funciones delComité de Adquisiciones de la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT " .

2. Recopilar la información (Términos de Referencia, Propuestas, ConceptosTécnicos Previos, Cuadros Comparativos, etc.), que se hayan expedido dentro decada proceso de contratación y entregar fotocopias de éstos a cada uno de losmiembros.

3. Comunicar por escrito y con suficiente antelación a los miembros del Comité ..:eAdquisiciones, la fecha de reunión y el temario a tratar en cada sesión. Cuando setrate de reuniones extraordinarias podrá convocar a los miembros del Comité enforma verbal.

4. Llevar el archivo de las actas del Comité de Adquisiciones y de los documentosque soportan las recomendaciones, y expedir fotocopia de los mismos con destinoa la carpeta de los contratos que se suscriban.

5. Las demás que le asigne el Comité de Adquisiciones.

ARTICULO SEXTO.- VIGENCIA: La presente Resolución rige a partir de la fecha de suexpedición.

COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los 3 1 ENE. 2008

ENRIQUE ALFREDO HERRERA ARAUJODirector General de Unidad Administrativa Especial

Proyectó: AEGZRevisó: CMERLANO

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ANEXO No. 12

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REPU6LiCAOE COLOMBtA

MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURALUNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES -UNAT

RESOLUCIÓN O. 0 2 12 DE 2008

1 3 MAR. 2008 1

"Por la cual se constituye la Comisión de Personal de la Unidad Nacional de TierrasRurales – UNAT, para el periodo 2008 - 2010"

EL DIRECTOR EJECUTIVO (E) DE LA UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES- UNAT -

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere la Ley 909 del 2004,los Decretos 1950 de 1973, 4907, 4906 del 21 de Diciembre del 2007 y demás normas

concordantes y reglamentarias, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Decreto Reglamentario 1228 del 21 de abril de 2005, se reglamenta laintegración y organización de las Comisiones de Personal de que trata el artículo 16 de laLey 909 de 2004.

Que en el artículo 1° del Decreto Reglamentario 1228 del 21 de abril de 2005, se estableceque en todas las entidades regidas por la Ley 909 de 2004, debe existir una Comisión dePersonal conformada por dos (2) representantes del Jefe de la Entidad y dos (2)representantes de los empleados con sus suplentes.

Que mediante Resolución No.0029 de enero 29 de 2008, se convocó y fijó elprocedimiento para la elección de los dos (2) representantes de los empleados y a sussuplentes en la Comisión de Personal de la Unidad Nacional de Tierras Rurales – UNAT,periodo 2008 – 2010.

Que el día doce (12) de marzo de 2008, se efectúo la elección de los dos (2)representantes de los empleados en la Comisión de Personal y sus suplentes para elperiodo 2008 – 2010 y fueron elegidos los siguientes servidores públicos: ANTONIOEVERTH COPETE MORENO, con once (11) votos, como principal y PEDRO SIERRACASTRO, con seis (6) votos, como principal, HERNANDO ENRIQUE SANTOS IRIARTE,con tres (3) votos, como suplente y GONZALO BERMUDEZ MELENDEZ, con un (1) voto,como suplente.

Que la Unidad Nacional de Tierras Rurales – UNAT, delegó como sus representantes en laComisión de Personal, al Subdirector de Planificación y Jefe de la Oficina Asesora Jurídicade la entidad.

Que en el evento de que cualquiera de los representantes de la entidad ante la Comisiónde Personal, sea encargado de la Dirección Ejecutiva, será reemplazado temporalmentepor el Profesional Especializado Código 2028 Grado 24 adscrito tanto a la Subdirección dePlanificación como a la Oficina Asesora Jurídica.

Que en mérito de lo anteriormente expuesto,

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- n21 2Resolución No. de 1 3 MAR, 2008 Hoja No. 2

Continuación de la Resolución "Por la cual se constituye la Comisión de Personal de la Unidad Nacional deTierras Rurales – UNAT, para el periodo 2008 - 2010"

RESUELVE

ARTICULO PRIMERO.- Constituir la Comisión de Personal de la Unidad Nacional deTierras Rurales — UNAT, para el periodo 13 de marzo de 2008 al 13 de marzo de 2010,así:

- Dos (2) representantes delegados por el Director Ejecutivo de la Unidad Nacional deTierras Rurales — UNAT.

- Dos (2) representantes de los empleados con sus respectivos suplentes.

ARTICULO SEGUNDO.- Designar al Subdirector de Planificación y Jefe de la OficinaAsesora Jurídica de la entidad, como representantes del Director Ejecutivo de la UnidadNacional de Tierras Rurales — UNAT, en la Comisión de Personal, en concordancia con elartículo 1 del Decreto Reglamentario 1228 del 21 de abril de 2005.

ARTÍCULO TERCERO.- Integrarán la Comisión de Personal de la Unidad Nacional deTierras Rurales — UNAT, como representantes de los empleados los siguientesfuncionarios:

Principales:- ANTONIO EVERTH COPETE MORENO- PEDRO SIERRA CASTRO

Suplentes:- HERNANDO ENRIQUE SANTOS IRIARTE

GONZALO BERMUDES MELENDEZ

ARTICULO CUARTO.- En el evento de que cualquiera de los dos representantes de laentidad ante la Comisión de Personal, sea encargado de la Dirección Ejecutiva, seráreemplazado temporalmente por el Profesional Especializado Código 2028 Grado 24adscrito tanto a la Subdirección de Planificación como a la Oficina Asesora Jurídica.

ARTICULO QUINTO.- La presente resolución rige a partir de la fecha de su comunicación.


Dada en Bogotá, D.C., a los 1 3 MAP, 2008

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HUGO CA RILLO ROJASDirector Ejecutivo (E)

Proyectó: AEGZRevisó: CAMP

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ANEXO No. 13

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UNIOAO RACIONAL OE TIERRAS RURALESYICd4 Al. IrY1Ytl 0I Y~C~M1 i JUMAC c.0 .I4,

I)02

RESOLUCIÓN Ño 1 8DE 2008

( 1 i+ MA?. NOS )

"POR MEDIO DE LA CUAL SE DELEGA EN EL JEFE DE LA OFICINA ASESORAJURÍDICA UNAS FUNCIONES"

EL DIRECTOR EJECUTIVO (E) DE LA UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES - UNAT

En ejercicio de sus facultades legales que le confiere el artículo 209 de la ConstituciónPolítica de Colombia, el artículo 9 de la ley 489 de 1998, ley 80 de 1993,ley 1150 de 2007

Articulo 31 de la ley 1152 de 2007 y Articulo 6° del Decreto 4907 de 2007 y demásnormas concordantes,

CONSIDERANDO

Que el artículo 209 de la Constitución Política consagra que la función administrativa estáal servicio de los intereses generales y debe desarrollarse con fundamento en losprincipios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que el articulo 9 y s.s. de la ley 489 del 29 de diciembre de 1998, establece entre otros,que las autoridades administrativas en virtud de lo dispuesto en la Constitución política yen esa ley, podrán mediante acto de delegación transferir el ejercicio de sus funciones asus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias.

Que conforme artículo 3 del C.C.A. las actuaciones administrativas se desarrollan conarreglo a los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad ycontradicción.

Que el articulo 19 de la Ley 80 de 1993, en concordancia con lo preceptuado en el artículo7° de la ley 1150 de 2007, establece que los contratistas prestarán garantía única queavalará el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, la cual se mantendrávigente durante su vida y liquidación y se ajustará a los límites, existencia y extensión delriesgo amparado; igualmente los proponentes prestaran garantías de seriedad de losofrecimientos hechos.

Que según se establece en el inciso segundo del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, para laejecución de los contratos estatales donde se pacte garantía única se requerirá de suaprobación.

Que la ley 1152 de 2007 creó la Unidad Nacional de Tierras Rurales, como el instrumentode planificación, administración y disposición de los predios rurales de propiedad de laNación, con el propósito de lograr su apropiada utilización de acuerdo con la vocación y losfines que correspondan.

Que el artículo 31 de la ley 1152 de 2007 establece que la dirección y administración de laUnidad Nacional de Tierras Rurales estará a cargo de un Director Ejecutivo, que será surepresentante legal, de libre nombramiento y remoción del Presidente de la República.

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- 02 1 8 1 r-; Miii P. .2tIU6

Resolución No. de 1-I ola rse . .

Continuación de la Resolucl6n "Por la cual se delegan en el Jefe de la oficina Asesora Jurídica unasfunciones"

Que el numeral 2° del articulo 6° del decreto 4907 "por el cual se determina la estructuray funciones de la Unidad Nacional de Tierras Rurales", establece como `unción del Director.Ejecutivo la de Ordenar los gastos, dictar los actos administrativos, realizar lasoperaciones y celebrar los contratos y convenios necesarios para el cumplimiento de losobjetivos y funciones de la entidad, dentro de los límites legales y estatutarios.

Que el numeral 6° del artículo 6° del Decreto 4907 de 2007, por el cual se determina laestructura y funciones de la Unidad Nacional de Tierras Rurales, establece como funcióndel Director Ejecutivo la de dictar las disposiciones que regulan los procedimientos ytramites administrativos internos.

Que en merito de lo expuesto, el Director Ejecutivo de la UNAT,

RESUELVE:

ARTICULO PRIMERO. Delegar en el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la UNAT, lafacultad para aprobar la garantía única que se pacte en los diferentes contratos celebradospor esta Entidad, sin consideración a su naturaleza con la observancia de las normaslegales y sin límite de cuantía.

ARTÍCULO SEGUNDO.- La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNIQUESE Y CUMPLASEDada en Bogotá D.C., a los 1 4 MAR, 2008

Elaboró: grifa Pinto A.Revis de la Cruz VanegasAprobó: Victor H. Carrillo R.

VIC O CARR! LO ROJASDirector Ejecutiva (E)

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ANEXO No. 14

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RESOLUCIÓN 14~o: 0 2 0 8 DE 2008

0 7 MAR. 20U8

"Por la cual se reglamenta el Comité de Dirección de la Unidad de tierras rurales"

EL DIRECTOR EJECUTIVO DE LA UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES - UNAT

En uso de sus facultades legales en especial las que las que le confiere la ley 489 de 1998 y el

decreto 4907 de 2007 y,

CONSIDERANDO:

Que la Unidad Nacional de Tierras Rurales – UNAT, fue creada en el marco del Estatuto de

Desarrollo Rural, ley 1152 de 2007, como unidad administrativa especial del orden nacional, con

autonomía administrativa y financiera.

Que la estructura administrativa y funciones de la entidad fueron establecidas por el Gobierno

Nacional, mediante Decreto 4907 de 2007, determinando una estructura plana conformada por la

Dirección Ejecutiva que orienta la gestión de las Subdirecciones de Planificación, Administración

de Bienes Rurales y Administrativa y Financiera y se apoya con la Oficina Asesora Jurídica.

Que el Comité de Dirección es el mecanismo y la instancia eficaz para el direccionamiento de

políticas y directrices en el desarrollo programático y administrativo de la entidad, así como el

escenario para la planificación, seguimiento y evaluación de los planes, programas y proyectos

de mediano y corto plazo

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: CREACIÓN.- Créase el Comité de Dirección de la UNAT como instancia

del nivel directivo y espacio para la discusión, toma de decisiones concertadas, comunicación

interna y socialización de información.

UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES

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~~. ,,rruadón de la ResofuCiár ' P:,r ic c:ce se regicrnenAa e! Comité de DirOción de br od Ncaciond de Tierr = Ru~ °

ARTÍCULO SEGUNDO: CONFORMACIÓN.- el Comité de Dirección de la UNAT estará integrado

de la siguiente manera:

1. El Director Ejecutivo quién lo presidirá

2. El Subdirector de Planificación

3. El Subdirector de Administración de Bienes Rurales

4. El Subdirector Administrativo y Financiero

5. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

6. Los Asesores de la Dirección

El Director Ejecutivo podrá invitar a las sesiones del Comité a servidores públicos de la UNAT o

de otras entidades cuando lo estime conveniente.

ARTICULO TERCERO: FUNCIONES. - El Comité de Dirección cumplirá las siguientes funciones:

1. Asesorar al Director Ejecutivo y a la entidad, en la definición de los planes, programas,

proyectos y demás actividades requeridas para la ejecución de las políticas y directrices del

Gobierno Nacional.

2. Asesorar al Director Ejecutivo en la interpretación y aplicación de las normas,

procedimientos, directrices y políticas señaladas por el Gobierno Nacional.

Recomendar prioridades de ejecución en los programas establecidos por la entidad, con la

consecuente reorientación de recursos.

4. Aprobar el plan estratégico de la UNAT, el plan de acción anual, el plan de desarrollo

administrativo, para lo cual deberá unificar criterios para su formulación en el marco del

mapa estratégico de la entidad.

5. Analizar y concertar el plan anual de adquisición de bienes.

6. Aprobar internamente el anteproyecto de presupuesto general de la Unidad, para ser

presentado al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

7. Hacer seguimiento a los compromisos y responsabilidades que se adquiera la entidad.

8. Informar a todas las Dependencias del UNAT, las decisiones tomadas por la alta dirección

y hacerle seguimiento al cumplimiento de las mismas.

9. Evaluar mensualmente los informes de las diferentes dependencias de la entidad y revisar

trimestralmente los programas, metas, objetivos, políticas y planes respectivos.

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Resoluciór>k 0 2 0 8 0 7 MAR, 2008Hoja No. 3

Continuación de la Resolución " Por la cual se reglamenta el Comité de Dirección de laUnidad Nacional de Tierras Rurales"

10. Asesorar al Director Ejecutivo en el proceso de toma de acciones para mejoramiento

continuo del UNAT.

11. Analizar las propuestas presentadas por las instancias de participación ciudadana y

recomendar las acciones pertinentes según la viabilidad del caso.

12. Las demás funciones que se requieran para lograr una efectiva coordinación y ejecución de

la gestión institucional.

ARTICULO CUARTO: SECRETARÍA TÉCNICA.- La Secretaria técnica del comité de Dirección

será responsabilidad del Subdirector de Planificación.

ARTICULO QUINTO: REUNIONES.- El Comité de Dirección se reunirá ordinariamente una vez

por semana, y de forma extraordinaria cada vez que lo determine el Director Ejecutivo.

La Agenda de la reunión será establecida por la dirección, quien tendrá en cuenta la citación para

la discusión y concertación de temas que por norma exigen la aprobación previa de un comité.

ARTICULO SEXTO: MEMORIAS DEL COMITÉ.- El secretario del Comité, levantará el acta

numerada de cada sesión, en la cual se consignarán las deliberaciones y recomendaciones

tratadas en la reunión y realizará el seguimiento a los compromisos establecidos para cada

dependencia.

El secretario del Comité, conformará un archivo de las actas organizadas en orden consecutivo,

con todos los soportes de los informes presentados y demás documentos aportados por los

participantes a las deliberaciones de cada reunión. Al finalizar cada vigencia, tal documentación

deberá ser guardada adecuadamente en archivo especial bajo la serie documental – Comité de

Dirección, para lo cual se harán las identificaciones pertinentes con el fin de facilitar su consulta

posterior.

ARTICULO SEPTIMO: CONTENIDO DE LAS ACTAS.- Las actas del Comité de Dirección

deberán tener el siguiente orden del y guardar uniformidad en su presentación:

1. Número de acta.

2. Lugar de reunión, fecha.

3. Participantes.

4. Orden del día.

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' 2Resolución N

tó . - 0 0. 8de 0 7 MAR .. 2008

Continuación de la Resolución " Por la cual se reglamenta el Comité de Dirección de laUnidad Nacional de Tierras Rurales "

5. Desarrollo de los puntos del orden del día según la secuencia estipulada en el artículo

anterior.

6. Compromisos establecidos y responsables

7. Firmas del Director en su calidad de Presidente y del Secretario del Comité.

ARTICULO OCTAVO: VIGENCIA.- La presente resolución rige a partir de la fecha de su

expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

COMUNIQUESE Y CUMPLASE IÍ~ 0 2 0 8

Dada a los días del mes de de 200E

0 7 MAR. 2008

Director Ejecutivo

LUIS ENRIQUE OROZCO CORDOBA

Hoja No. 4

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ANEXO No. 15

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REPuo;.;c:, c3L 3;.si:.

MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURALUNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES -UNAT

_.,RESOLUCIÓN

0 2 2 (}No. DE 2008

( 1, ki A R 2008 )

"Por la cual se conforma el Comité de Convivencia Laboral de la Unidad Nacional deTierras Rurales — UNAT"

EL DIRECTOR EJECUTiVO (E) DE LA UNiDAD NACiONAL DE TIERRAS RURALES- UNAT -

En ejercicio de sus facultades legales , en especial las que ie confiere le Ley 909 del 2004,los Decretos 19 50 i ~50 de 1973, 4907,

n9v08del 21 de Diciembre del Zv007 y demás normas-r ci c i de

concordantes y reglamentarias, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1010 de 2006, "Por la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir ysancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones detrabajo", establece en su artículo 9°:

"ARTÍCULO 9o. MEDIDAS PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS DEL ACOSO LABORAL.

1. Los reglamentos de trabajo de las empresas e instituciones deberán prever mecanismosde prevención de las conductas de acoso laboral y establecer un procedimiento interno,confidencial, conciliatorio y efectivo para superar las que ocurran en el lugar de trabajo.Los comités de empresa de carácter bipartito. donde existan, podrán asumir funcionesrelacionados con acoso laboral en los reglamentos de trabajo...

PARÁGRAFO lo. Los empleadores deberán adaptar el reglamento de trabajo a losrequerimientos de la presente ley, dentro de los tres (3) meses siguientes a supromulgación. y su incumplimiento será sancionado administrativamente por e! CódigoSustantivo del Trabajo. El empleador deberá abrir un escenario para escuchar lasopiniones de los trabajadores en la adaptación de que trata este parágrafo, sin que talesopiniones sean obligatorias y sin que eliminen el poder de subordinación laboral.

PARÁGRAFO 2o. La omisión en la adopción de medidas preventivas y correctivas de lasituación de acoso labora! por parte de!

empleadoro jefes superiores de !a administración,

se entenderá como tolerancia de la misma..."

Mediante Resolución No. 0211 de marzo 11 de 2008, la UNAT, estableció el ReglamentoInterno de Trabajo, creando el COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL como organismoresponsable de la prevención y solución del acoso laboral al interior de la UNAT, el cualestará integrado en forma bipartita por los dos representantes principales de los trabajadoresen la Comisión de Personal y por los dos representantes del empleador designados por elrepresentante legal de la UNAT.

Que en mérito de lo anteriormente expuesto.

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Resolución No. de ~ 5 +,!.AR. 2008 Hoja No. 2

Continuación de la Resolución "Por la cual se conforma el Camitó de Convivencia Lalraral de la Unidad Nacional

de Tierras Rurales— UNAT"

RESUELVE

ARTICULO PRIMERO.- Conformar el Comité de Convivencia Laboral de la UnidadNacional de Tierras Rurales – UNAT, así:

En representación de los trabajadores:

- ANTONIO EVER T H COPETE MORENO- PEDRO SIERRA CASTRO

En representación del empleador:

- Subdirector Administrativo y Financiero: Dr. CARLOS ANDRES IvÍERLANO P.- Jefe de la Oficina Asesora Juridica: Dr. JUAN DE LA CRUZ VANEGAS S.

ARTICULO SEGUNDO.- En el evento de que cualquiera de los dos representantes de laentidad ante el Comité de Convivencia Laboral, sea encargado de la Dirección Ejecutiva,será reemplazado temporalmente por el Profesional Especializado Código 2028 Grado 24adscrito tanto a la Subdirección de Planificación como a la Oficina Asesora Jurídica.

ARTICULO TERCERO.- La presente resolución rige a partir de la fecha de sucomunicación.


VI

Dada eni Bogotá, D.C., a los25 MAR. 2008v

— SUGO CAR LLO ROJAS

Director Ejecutivo (E)

Proyectó: Andrea GranjaRevisó: Carlos A. MerlanoAprobó: Víctor Hugo Carrillo Rojas

Trabajo de Grado de Paola y Diego Angarita C.

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