ACTAS Y SU TRAMITACIÓN

Durante la vigencia del Contrato se hace necesario levantar y tramitar una serie de actas, que están relacionadas con el desarrollo de los trabajos y las cuales deben ser debidamente revisadas y conformadas por el profesional de la Inspección, estas están relacionadas con las siguientes etapas de la obra:

Inicio de los trabajos

• Acta de Inicio 1. Aplicación Cláusula Penal 2. Prórroga

Paralización y Reinicio de los trabajos • Acta de paralización • Acta de reinicio

Terminación de los trabajos 1. Notificación de terminación de los trabajos 2. Acta de terminación

a. Cuadro de Cierre b. Aplicación Cláusula Penal

3. Prórrogas a. Solicitud de prórrogas

Aceptación Provisional 1. Solicitud de Aceptación Provisional 2. Acta de Aceptación Provisional

a. Conservación de la Obra

Recepción Definitiva 1. Solicitud de Recepción Definitiva 2. Acta de Recepción Definitiva

INICIO DE LOS TRABAJOS

Los trabajos deben iniciarse en el plazo previsto en el documento principal del Contrato según lo establece las Condiciones Generales de Contratación en su Capítulo II Artículos 17 y 18

Se dejará constancia de la fecha en que se inicien efectivamente los trabajos mediante Acta de Inicio que firmarán el Profesional Residente, el Contratista y el Profesional Inspector.

APLICACIÓN CLÁUSULA PENAL

Según las Condiciones Generales de Contratación en su Título II Capítulo II Artículo 18, se establece lo siguiente:

Artículo 18°:

Si el Contratista no comenzare los trabajos dentro del plazo estipulado en el documento principal o durante la prórroga, si la hubiere, pagará al Ente contratante, sin necesidad de requerimiento alguno, por concepto de cláusula penal por cada día de retraso en el inicio, la cantidad que señale el documento principal, sin perjuicio de que se declare la rescisión del contrato si así lo estimare procedente el Ente Contratante, conforme a lo previsto en la letra "d" del artículo 116 de este Decreto.

PARALIZACIÓN Y REINICIO DE LOS TRABAJOS

1. El Ente Contratante podrá ordenar, mediante el Acta de Paralización, la paralización de la obra por alguno de los siguientes motivos:

• Cuando el Contratista no mantenga, por mas de una semana, al frente de sus trabajos un Profesional en ejercicio legal (Profesional Residente), con poder suficiente para actuar por el Contratista durante la ejecución de los trabajos.( Según Cap. III Art. 21 de las Condiciones Generales de Contratación).

• Cuando el Contratista no cumpla las normas y especificaciones de la obra.(Según Cap. II Art.46 de las Condiciones Generales de Contratación).

• Cuando los procedimientos o equipos empleados por el Contratista resulten insuficientes, el Contratante podrá suspender los trabajos, sin perjuicio de la facultad de rescindir el contrato. (Según Cap. III Art. 19 y 20 de las Condiciones Generales de Contratación).

2. El Contratista tendrá derecho a la paralización de la obra por los siguientes motivos:

• El contratista tendrá derecho a paralizar la obra, en caso de que el ente contratante tenga un atraso mayor de treinta (30) días calendario en el límite

establecido para el pago del anticipo, hasta tanto se realice el pago ( Según Cap. I Art. 53 de las Condiciones Generales de Contratación)

• Cuando el ente contratante tenga un atraso en los pagos de valuaciones por más de sesenta (60) días calendario por cantidades superiores al diez por ciento (10%) del monto total del contrato más el porcentaje que represente el saldo no amortizado del anticipo, el contratista tendrá derecho a paralizar la ejecución de la obra hasta tanto se realice el pago y en este caso se considerará otorgada una prórroga automática por tiempo igual al de la paralización de la obra. (Según el Cap. III Art. 60 de las Condiciones Generales de Contratación)

• La demora por parte del ente contratante en obtener los derechos de paso o en entregar los materiales a que se obligó en el contrato

3. El Inspector deberá anexar al Acta de Paralización un Informe donde se exprese claramente los motivos de la paralización

4. Al cesar la causa de paralización deberá levantarse el Acta de Reinicio correspondiente, que firmarán el Profesional Residente, el Contratista y el Profesional Inspector.

TERMINACIÓN DE LOS TRABAJOS

1. Hacia la terminación de la obra, el Contratista participará por escrito al Inspector con la anticipación de diez (10) días calendarios, por lo menos, la fecha en que estima finalizar la obra, salvo que el contrato indique otro lapso, según lo establece las Condiciones Generales de Contratación en su Título VII Capítulo I Artículos 86

Este documento supone solamente la terminación de la obra, dejando constancia de algún detalle menor que pudiera faltar, el cual sería objeto de verificaciones posteriores .Se dejará constancia de la fecha en que se terminen efectivamente los trabajos mediante Acta de Terminación que firmarán el Profesional Residente, el Contratista y el Profesional Inspector.

CUADRO DE CIERRE DE CANTIDADES DE OBRA

El Contratista presentará a la Inspección un Cuadro de Cierre con las mediciones finales, de las cantidades de obras contratadas, para su respectiva revisión y conformación, según lo establece las Condiciones Generales de Contratación en su Título VII Capítulo I Artículos 90

Este Cuadro de Cierre deberá contener, renglón por renglón, las Cantidades de obra previstas en el presupuesto, las realmente ejecutadas (aumentos o disminuciones causadas por inexactitudes de los cómputos) y las variaciones debidas a las obras adicionales, extras, complementarias o nuevas, debidamente autorizadas.

El Inspector revisará este cuadro, confrontándolo con las cantidades de obra presentadas en las planillas de Demostración de Obra Ejecutada que acompañaron a las sucesivas valuaciones presentadas hasta ese momento. En caso de aparecer alguna diferencia, se devolverá el cuadro para su debida corrección.

APLICACIÓN CLÁUSULA L PENAL

Según las Condiciones Generales de Contratación en su Título VII Capítulo I Artículos 90 se establece lo siguiente:

“Artículo 90°:

Si el contratista no terminare los trabajos en el plazo estipulado o en el de la prórroga o prórrogas si las hubiere, pagará al ente contratante, sin necesidad de requerimiento alguno, como cláusula penal, una cantidad cuyo monto será fijado en el documento principal por cada día de retraso en la terminación de la obra. En todo caso, las multas por atraso en el tiempo de ejecución de la obra no podrán ser mayores del quince por ciento (15%) del monto total del contrato, sin menoscabo de lo establecido en el literal "a" del artículo 116 de este decreto”.

ACEPTACIÓN PROVISIONAL

Dentro del plazo de sesenta (60) días contados a partir de la fecha del Acta de Terminación, el Contratista solicitará al Ente Contratante la Aceptación Provisional de la obra (Artículo 91, Decreto 1417). A tal efecto, deberá haber

terminado la limpieza general de la obra y desmontado y transportado las instalaciones provisionales, de acuerdo con los términos del contrato.

El Ente Contratante designará una comisión que llevará a cabo la Recepción Provisional y le participará al Contratista esa designación

Según las Condiciones Generales de Contratación en su Título VII Capítulo I Artículos 93

se establece lo siguiente:

“Artículo 93°:

Dentro de los noventa (90) días calendario siguiente a la fecha en que haya sido presentada la solicitud de Aceptación Provisional de la obra, el ente contratante procederá a una revisión general de ésta. Si de esa revisión resultare que la obra ha sido ejecutada de acuerdo con el contrato, se procederá a su Aceptación Provisional y se levantará un Acta de Aceptación Provisional que firmarán el contratista, el ingeniero residente y el o los representantes del ente contratante designados al efecto”.

Si el Ente Contratante encontrare defectos en la obra, no efectuará la Aceptación Provisional y hará por escrito la correspondiente participación al Contratista a fin de que éste proceda a realizar a sus expensas las reparaciones que fueren necesarias.

CONSERVACIÓN DE LA OBRA

Una vez firmada el Acta de Terminación, comienza el lapso de garantía, durante el cual el Contratista está obligado a mantener la obra en buen estado, por el lapso que fije en particular cada contrato, Según las Condiciones Generales de Contratación en su Título VII Capítulo III Artículos 101 y siguientes

“Artículo 101°:

En el documento principal se determinará el lapso de garantía necesario para comprobar si la obra no presenta defectos y si sus instalaciones, equipos y servicios funcionan correctamente. Este lapso de garantía comenzará a contarse a partir de la fecha del Acta de Terminación de la obra.”

“Artículo 100°:

El ente contratante podrá, cuando causas especiales así lo exijan, tomar posesión de aquellas partes de la obra que se encuentren terminadas, aún cuando no se hubiere efectuado la Aceptación Provisional. En este caso, se levantará un acta de entrega de las áreas de que se trate, en la que se dejará expresa constancia del estado de la obra, de los defectos que ésta presente y de las disposiciones sobre su mantenimiento y conservación hasta la Aceptación Provisional”.

RECEPCIÓN DEFINITIVA

Al final del lapso de garantía, el Contratista deberá solicitar al Ente Contratante la Recepción Definitiva de la obra. Dentro de los 30 días siguientes a la fecha de la solicitud, el Ente Contratante hará una inspección general.

Si los delegados del Ente Contratante encontraren la obra conforme al contrato y a los planos definitivos, se procederá a la aceptación final de la obra, firmando el Acta de Recepción Definitiva, conjuntamente con el representante del Contratista y cualquier otro representante designado por el Ente Contratante y se procederá al finiquito de las garantías establecidas en el contrato, siempre que no existieran reparos sobre las cantidades o tipos de obra ejecutados. Según las Condiciones Generales de Contratación en su Título IV Capítulo III Artículos 106 y siguientes

CONTROL DE ACTAS Y SU TRAMITACIÓN

Para facilitar y mantener el contrato actualizado es recomendable que la Inspección inicie el control de la tramitación de las actas del contrato de la obra siguiendo el orden establecido en la Cronología de Actas y mediante un cuadro de Control de Actas que debe ser actualizado periódicamente.

Este cuadro debe ser anexado en el Informe Mensual de avance de obra

VALUACIONES

Para los efectos de cancelación de los conceptos relacionados por la empresa Contratista el ente Contratante requiere la presentación de valuaciones debidamente revisadas y conformadas por Inspector. (Según Título IV Cap. II Art. 56 y siguientes de las Condiciones Generales de Contratación)

Las valuaciones de los contratos corresponden, por lo general, a los siguientes conceptos:

• Valuación de anticipos

• Valuación de obra ejecutada

• Valuación de escalación y/o ajuste de precios de obra ejecutada

• Valuación de reconsideración de precios

• Valuación de devolución de retención por fiel cumplimiento

• VALUACIONES DE ANTICIPOS

ANTICIPO CONTRACTUAL

Una vez firmada el Acto de Inicio de los trabajos, si el Documento Principal contempla anticipo contractual, y previa constitución de la Fianza respectiva, el Contratista elaborará la Valuación de Anticipo contractual y la presentará al Inspector a fin de su revisión y conformación, esto en un plazo no mayor de ochos días deberá presentar para su tramitación correspondiente. (Según Título IV Cap. I Art. 53 de las Condiciones Generales de Contratación)

El Inspector presentará un informe sobre dicha valuación

ANTICIPO ESPECIAL

El ente Contratante a solicitud motivada por escrito del Contratista podrá otorgar Anticipos especiales durante la ejecución de la obra debiéndose cumplir los siguientes pasos:

• El Inspector debe revisar y conformar la solicitud de Anticipo Especial, s i a su juicio lo considera procedente.

• Una vez conformada la solicitud se debe remitir al ente Contratante, anexando Informe Justificativo Una vez aprobado el anticipo especial, y previa constitución de la Fianza respectiva, el Contratista elaborará la Valuación de Anticipo especial en el mismo formato anterior y la presentará al Inspector a fin de su revisión y conformación, esto en un plazo no mayor de ochos días deberá presentar para su tramitación correspondiente. ( Según Título IV Cap. I Art. 55 de las Condiciones Generales de Contratación)

El Inspector presentará un informe sobre dicha valuación

ANTICIPO ESPECIAL ADMINISTRADO

Según el Art. 55 se prevé lo siguiente:

“La máxima autoridad del ente contratante también podrá conceder anticipos especiales administrados, los cuales deben ser depositados en cuentas que a tal fin abra la tesorería nacional en el Banco Central de Venezuela, los mismos no requerirán la fianza que establece el artículo 53. Dichos fondos se liberarán mediante cartas órdenes en base a las valuaciones de obras ejecutadas, debidamente aprobadas y conformadas”.

El Inspector presentará un informe sobre dicha valuación

• VALUACIONES DE OBRA EJECUTADA

Según Título IV Cap. II Art. 56 de las Condiciones Generales de Contratación:

• El contratista deberá presentar las valuaciones de obra ejecutada al ingeniero inspector en forma sucesiva, de modo que los lapsos entre una y otra no sean menores de quince (15) días calendarios ni mayores de sesenta (60) días calendarios.

• El ingeniero inspector indicará al contratista los reparos que tenga que hacer a las valuaciones, dentro de un lapso de ocho (8) días calendario siguientes a la fecha que le fueren presentadas.

• Si el ingeniero inspector no tuviere reparos que hacer a las valuaciones, las firmará en señal de conformidad.

El profesional Inspector debe cumplir con las siguientes responsabilidades:

• Verificar que las cantidades de obra relacionadas corresponda a las realmente ejecutadas y con los alcances previstos en la norma de medición

• Verificar que los precios unitarios sean los aprobados

• Verificar que las obras relacionadas al cobro tengan disponibilidad de acuerdo a las cantidades aprobadas

• Verificar que lo reflejado en la carátula de la valuación en relación a los datos indicados sean los correctos, así mismo debe verificar que las retenciones y amortizaciones se correspondan con lo aprobado

• Verificar y conformar los anexos de la valuación, demostración de obra ejecutada en el período (hojas de mediciones) y croquis de la obra ejecutada

• Una vez verificados la exactitud de los datos indicados en la carátula de la valuación y sus anexos, debe proceder a su conformación y tramitación correspondiente para efectos de su cancelación

• VALUACIONES DE ESCALACIÓN Y/O AJUSTE DE PRECIOS DE OBRA EJECUTADA

Si el contrato de la obra inspeccionada contempla la utilización de la fórmula escalatoria o ajuste de precios, el Contratista debe presentar la valuación de escalación en formato similar al anterior, a los fines de su revisión y conformación por parte de la Inspección, esto en un plazo no mayor de ochos días deberá presentar para su tramitación correspondiente. (Según Título IV Cap. IV Subcapítulo I Art. 62 de las Condiciones Generales de Contratación).

Es responsabilidad del Inspector realizar los siguientes controles:

• Verificar que la cantidad de obra relacionada se corresponda a la obra ejecutada en ese periodo

• Verificar la correcta aplicación de la fórmula escalatoria o de ajuste de precios aprobada por el Ente Contratante

• Verificar que los Índices sean los correctos

• Verificar que el factor de reducción por anticipo sea el correcto

• Verificar que lo reflejado en la carátula de la valuación en relación a los datos indicados sean los correctos y que las retenciones y amortizaciones se correspondan con lo aprobado.

• VALUACIONES DE RECONSIDERACIÓN DE PRECIOS DE OBRA EJECUTADA

Si el contrato de la obra inspeccionada no contempla la utilización de la fórmula de escalación o ajuste de precios y fue aprobado una reconsideración de precios, por vía de comprobación directa o vía administrativa, el Contratista debe presentar la valuación de reconsideración de precios en formato similar al anterior, a los fines de su revisión y conformación por parte de la Inspección, esto en un plazo no mayor de ochos días deberá presentar para su tramitación correspondiente. (Según Título IV Cap. IV Subcapítulo I Art. 66 de las Condiciones Generales de Contratación).

• VALUACIONES DE DEVOLUCIÓN RETENCIÓN POR FIEL CUMPLIMIENTO

Una vez firmada el acta de Recepción Definitiva del Contrato, el Contratista debe presentar la valuación de devolución de retención por Fiel Cumplimiento a los fines de su revisión y conformación por parte de la Inspección, esto en un plazo no mayor de ochos días deberá presentar para su tramitación correspondiente. ( Según Título II Cap. IV Art. 11 de las Condiciones Generales de Contratación)

Es responsabilidad del Inspector realizar los siguientes controles:

• Verificar que el monto relacionado se corresponda al monto retenido

• Verificar que lo reflejado en la carátula de la valuación en relación a los datos indicados sean los correctos y que las retenciones y amortizaciones se correspondan con lo aprobado

Es origen también de una valuación de devolución de retención de Fiel Cumplimiento, si el contratista solicitó y le fue aprobada la sustitución de retención de Fiel Cumplimiento por una fianza. Una vez aprobada la

sustitución, el Contratista debe presentar la valuación de devolución de retención por Fiel Cumplimiento a los fines de su revisión y conformación por parte de la Inspección, esto en un plazo no mayor de ochos días deberá presentar para su tramitación correspondiente

.

• CONTROL DE VALUACIONES Y SU TRAMITACIÓN

Para facilitar y mantener el contrato actualizado es recomendable que la Inspección inicie el control de la tramitación de las valuaciones del contrato de la obra mediante un cuadro de Control de Valuaciones que debe ser actualizado periódicamente.

Este cuadro debe ser anexado en el Informe Mensual de avance de obra.

CORTE DE CUENTA

Cuando el ente Contratante así lo solicite, la Inspección deberá elaborar y conformar los Cuadros de Cierre requeridos para formalizar el Corte de Cuenta del contrato de la obra que inspecciona, los cuales deben reflejar lo siguiente

• Información General

• Información Básica

• Cuadros de demostración de obra ejecutada Parte I y Parte II

• Informe de Inspección sobre la situación

INFORMACIÓN GENERAL PARA EL CORTE DE CUENTA

La Inspección de la obra debe preparar un cuadro resumen de los datos generales del contrato con la siguiente información:

Información General para el Corte de cuenta:

• Número del contrato

• Fecha del contrato

• Contratista

• Monto original

• Límite de contratación

• Cronograma de pago o imputación presupuestaria

• Motivo del Corte de Cuenta

• Representación legal del contratista

INFORMACIÓN BÁSICA PARA EL CORTE DE CUENTA

Adicionalmente la Inspección de la obra debe preparar un cuadro resumen con Información Básica del contrato con los siguientes datos:

A. CUENTA DEL CONTRATO

Monto original Aumentos aprobados Disminuciones aprobadas Reconsideraciones de precios aprobadas Obras adicionales Total contratado

B. CUENTA OBRA EJECUTADA

Monto de obra relacionada hasta la valuación Nº Monto de obra ejecutada no relacionada Monto de obra relacionada no ejecutada Monto de objeciones en calidad de obra Monto total ejecutado.

C. CUENTA DE OBRA POR EJECUTAR

Total contratado Total ejecutado Total obra por ejecutar

D. CUENTA DE PAGOS NETOS EJECUTADOS SEGÚN VALUACIONES

Monto pagado hasta la valuación Nº Anticipo contractual Anticipo especial

E. CUENTA DE ANTICIPOS

Anticipo contractual Amortización anticipo contractual hasta la valuación Nº Saldo no amortizado anticipo contractual Anticipo especial Amortización anticipo especial hasta la valuación Nº Saldo no amortizado de anticipo especial Saldo total de anticipo no amortizado

F. CUENTA FONDO EN DEPÓSITO (ANTICIPO ESPECIAL ADMINISTRADO)

Anticipo especial administrado

• Número y fecha de la orden de pago Nº

• Nombre del Banco y número de cuenta

Monto acumulado de la última valuación del anticipo especial administrado

Saldo fondo en depósito

G. CUENTA DE RETENCIONES

Monto acumulado de retenciones

H. CESIONES DE CRÉDITOS

Datos sobre las sesiones de créditos

I. GARANTÍAS A FAVOR DEL ENTE CONTRATANTE

Datos sobre las garantías exigidas en el contrato

CUADRO DEMOSTRATIVO DE OBRA EJECUTADA

Para la tramitación de los cortes de cuenta, además de la información citada, se requiere la presentación de los Cuadros Demostrativos De Las Cantidades De Obra Ejecutada

A. INFORMACIÓN INDISPENSABLE QUE DEBE CONTENER EL CUADRO DEMOSTRATIVO DE OBRA EJECUTADA PARTE I

• Monto original, Aumentos y Disminuciones aprobados

• Reconsideraciones de precios aprobadas

• Obras Adicionales aprobadas

B. INFORMACIÓN INDISPENSABLE QUE DEBE CONTENER EL CUADRO DEMOSTRATIVO DE OBRA EJECUTADA PARTE II

1. RESPECTO AL PRESUPUESTO ORIGINAL Y SUS MODIFICACIONES

a. Cantidades contratadas identificadas con su código

b. Obras relacionadas hasta la última valuación presentada por la empresa contratista

c. Obra ejecutada

d. Obra no ejecutada ni relacionada

e. Obra ejecutada no relacionada

f. Obra relacionada no ejecutada

2. RESPECTO A LAS RECONSIDERACIONES DE PRECIOS

a. Se procederá a preparar un cuadro análogo al anterior de las reconsideraciones de precios

3. RESPECTO A LAS OBRAS ADICIONALES

a. Se procederá a preparar un cuadro análogo al anterior de las reconsideraciones de precios