UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP

CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERIA DE SISTEMAS

Y COMPUTACION

TÍTULO DE LA MONOGRAFÍA:

____________________________________________________

SISTEMAS DE INFORMACIÓNADMINISTRATIVA

____________________________________________________

Curso y Ciclo: Procesos de la Gestión Administrativa, IV Ciclo

Estudiante: Emiliano ESPINOZA GÓMEZ

Profesor: Alejandro PALMA RIOJAS

Huancavelica, febrero 02 de 2014

Contenido

Dedicatoria.................................................................................................................................3

Agradecimientos........................................................................................................................4

Introducción................................................................................................................................5

CAPÍTULO I...............................................................................................................................6

ORIGEN Y EVOLUCION DE LAS IDEAS QUE SUSTENTAN EL ENFOQUE DE SISTEMAS.................................................................................................................................6

HACIA LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS....................................................................6

ERA DE LAS MAQUINAS........................................................................................................6

ERA DE LOS SISTEMAS.........................................................................................................8

ENFOQUE SE SISTEMAS....................................................................................................13

PROBLEMAS ORGANIZACIONALES EN LA ERA DE LOS SISTEMAS.......................14

SISTEMAS DE INFORMACION – ADMINISTRACION.....................................................16

Procesamiento de datos.........................................................................................................16

Sistemas de información........................................................................................................16

Sistemas de información para la administración.................................................................17

Sistemas de decisión..............................................................................................................17

Sistemas de decisión y apoyo...............................................................................................19

Sistemas de administración...................................................................................................19

CAPÍTULO II............................................................................................................................20

SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA..........................................................20

BREVE RESEÑA HISTÓRICA DEL SIA..............................................................................22

CARACTERISTICAS DEL SIA..............................................................................................22

IMPACTO DEL SIA EN EL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.....24

PLANEACION DEL SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA.........................25

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION........................................................................26

APLICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION...................................................27

Conclusiones............................................................................................................................29

Bibliografía................................................................................................................................30

Anexos......................................................................................................................................31

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Dedicatoria

Dedico este trabajo en especial

a mi madre y a toda mi familia

por su persistencia y apoyo

incondicional que me brindan en

todo momento.

Pág: 3

Agradecimientos

El profundo agradecimiento a los docentes universitarios de la Universidad

Nacional de Huancavelica y al responsable de la biblioteca virtual de la

Pontificia Universidad Católica del Perú.

Pág: 4

Introducción

Toda actuación administrativa se apoya en el uso de información, la cual sienta

las bases para el proceso de toma de decisiones.

Los administradores y otras personas que toman decisiones deben tener

información útil sobre los resultados del desempeño para así planear, apoyar y

tomar medidas adecuadas. Aquí radica la importancia que los sistemas de

información tienen para los administradores.

La información también es la base de la función de control administrativo, por

ello cualquier sistema de control de la comunicación debe brindar información

exacta, en el momento oportuno y para las personas adecuadas, si el objetivo

de estas es la ejecución eficaz de la tarea.

El termino Sistemas de Información Administrativa (SIA) se refiere al desarrollo

y al uso de sistemas de información eficaces dentro de la organización, lo cual

no se aplica solo a los niveles gerenciales, sino a todos los estratos y personas

que componen su estructura. El (SIA) se refiere a la suma de todos los

sistemas de información de la empresa.

Un sistema es un conjunto de partes interdependientes que actúan en forma

conjunta para llevar a cabo una función determinada, que forma un todo

unitario y que tiene un objetivo específico.

El alumno

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CAPÍTULO I

ORIGEN Y EVOLUCION DE LAS IDEAS QUE SUSTENTAN EL ENFOQUE DE SISTEMAS

HACIA LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

Todos los cambios que se suceden a nuestro alrededor en esta época

contemporánea, Rusell L. Ackoff, los explica en términos de una transición de

una era a otra, la cual involucra dejar una era cultural y tecnológica y entrar en

otra. Se viven las primeras etapas de un cambio en la concepción del mundo y

la manera en que pensamos al respecto, así como un cambio científico y

tecnológico con el que tratamos de alcanzar nuestros propósitos.

ERA DE LAS MAQUINAS

Dos ideas dan la fundamentación intelectual a la era de las máquinas, estas

dos ideas son respecto a la naturaleza del mundo y la manera en que se busca

entenderlo.

A la primera idea se le llama reduccionismo y consiste en creer que todo en el

mundo y toda experiencia al respecto, puede reducirse, descomponerse o

partirse en elementos últimos simples, en partes indivisibles. En física estas

partes indivisibles últimas fueron los átomos, en psicología el id, ego y

superego.

El reduccionismo hizo surgir un modo de pensar analítico que guió el modo de

buscar explicaciones y entender el mundo. Para muchos "analizar" era

equivalente a "pensar". Analizar consiste en partir aquello que se desea

explicar, descomponer, separar en sus componentes, en sus partes, de ser

posible, hasta sus partes independientes e indivisibles para así explicar el

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comportamiento de esas partes y finalmente agregar esas explicaciones

parciales para obtener la explicación del todo.

Entender el mundo fue considerado como el obtener la suma o resultante del

entendimiento de sus partes, las cuales se conceptualizaron tan

independientes, las unas de las otras, como fuera posible. Esto permitió la

división del trabajo en la búsqueda del entendimiento del mundo en disciplinas

virtualmente independientes.

La segunda idea básica de la era de las máquinas es el mecanicismo. Se

creyó que todo fenómeno era explicable usando la relación última simple de

causa-efecto. Una cosa o evento se consideró la causa de otro (su efecto) si

era necesario y suficiente para que sucediera el último.

Ya que una causa se tomaba como suficiente para sus efectos, ninguna otra

cosa, con excepción de la causa, se requería para explicar los efectos, por lo

tanto, la búsqueda de causas se hizo en contextos "libres del ambiente". Las

leyes, como la de la caída libre de los cuerpos, se formulaban excluyendo los

efectos del ambiente. Se diseñaron .ambientes especiales, llamados

"laboratorios" para usarse, que excluyeron los efectos del ambiente sobre el

fenómeno en estudio.

Las leyes causales obtenidas en esos contextos libres de ambiente no

aceptaban excepciones. Los efectos estaban completamente determinados por

las causas. La visión que prevalecía del mundo era determinística y

mecanicista ya que la ciencia no necesitó de conceptos teleológicos (tales

como función, fines, propósito) para explicar ningún fenómeno natural. Los

conceptos teleológicos se consideraron innecesarios, ilusorios, o sin

significado.

El compromiso con estas ideas produjo una concepción del mundo como una

máquina. El mundo se tomó como un reloj herméticamente cerrado, un

mecanismo auto-contenido cuyo comportamiento estaba completamente

determinado por su estructura propia. La pregunta principal que surgió de esta

concepción fue: ¿el mundo es un reloj que se da cuerda a si mismo o requiere

de que alguien le de cuerda? La mayoría consideró al mundo como una

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máquina creada por Dios para sus propósitos, una máquina para hacer el

trabajo de Dios y como se creyó que el hombre había sido creado a la imagen

de Dios, fue muy natural para el hombre tratar de desarrollar máquinas que

sirvieran a sus propósitos, que hicieran su trabajo.

La conceptualización de trabajo se obtuvo de la conceptualización del mundo

consistente, de manera última, de partículas de materia con dos propiedades

intrínsecas: masa y energía, y una propiedad extrínseca: localización en el

espacio y tiempo.

El trabajo se tomó como el movimiento de la masa por el espacio o la

aplicación de energía a la materia para transformar la materia o la energía. El

trabajo se mecanizó y analizó, tal análisis se llamó "estudio del trabajo"; para

ello se descompuso en elementos del trabajo, tareas indivisibles. Se

energetizaron las máquinas elementales y la energetización se hacía por otras

máquinas. Se desarrollaron máquinas para ejecutar cada vez más tareas

elementales. Hombres y máquinas, ejecutando repetitivamente una o pocas

tareas elementales, se organizaron en redes de procesamiento, llegaron a

hacer la producción en masa y la línea de ensamble.

La revolución industrial con la mecanización trajo la sustitución del hombre,

como fuente del trabajo físico, por las máquinas. Este proceso afectó la

naturaleza del trabajo que quedaba para el hombre. Ya no tuvieron que hacer

todas las cosas necesarias para producir algo, más bien tuvieron que ejecutar

operaciones simples en el proceso de producción. Como consecuencia,

mientras más máquinas se usaban para sustituir al hombre en su trabajo, se

hizo que los trabajadores se comportaran como máquinas. Se puede entonces

decir que lo irónico de la revolución industrial es que produjo la

deshumanización del hombre en el trabajo.

ERA DE LOS SISTEMAS

A pesar de que las eras no tienen un principio o fin preciso, se puede decir que

en los anos 40's comienza el fin de la era de las máquinas y el principio de la

era de los sistemas. Esta nueva era es el producto de un nuevo marco

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intelectual en el cual las doctrinas del reduccionismo, el mecanicisrno y el modo

de pensar analítico se suplen y/o complementan por las doctrinas del

expansionismo de lo teleológico y por un nuevo modo de pensar sintético (de

sistemas).

El expansionismo es una doctrina que sostiene que todos los objetos y

eventos, así como todas las experiencias al respecto, son partes de "todos

mayores", todos más grandes. No se niega que tengan partes más bien se

cambia la visión enfocándose al "todo" al que pertenecen. El expansionismo

nos da un nuevo modo de ver las cosas que difiere, pero es compatible con el

reduccionismo. Hace que nuestra visión vuelva su atención de elementos

últimos a un "todo" mayor con partes interrelacionadas, a sistemas. La

preocupación sobre los sistemas surgió en los anos 40's y sólo una revisión

rápida de los acontecimientos principales se verán aquí. En 1941 la filósofa

Suzzanne Langer argumentó que en las pasadas dos décadas la filosofía había

cambiado su atención de partículas y eventos elementales y sus propiedades,

a fijarse en otra clase de elementos: el símbolo. Un símbolo es un elemento

cuyas propiedades físicas no tienen esencialmente importancia.

En 1940 Charles W. Morris, otro filósofo, con el trabajo de Langer construyó un

marco de referencia para el estudio científico de los símbolos y los todos a los

que pertenecen los primeros: los lenguajes. Así, Morris expandió el centro de

atención. En 1949, Claude Shannon, un matemático, desarrolló una teoría

matemática volviendo la atención a fenómenos aún mayores: la comunicación.

Otro matemático famoso, Norbert Wiener en su libro "Cibernética" publicado en

1948, puso la comunicación en otro contexto más amplio: el control.

A principios de los años 50'5 se reconoció que el interés en la comunicación y

el control eran sólo aspectos de interés en fenómenos más grandes los

sistemas, para los que el biólogo Ludwing von Bertalanffy predijo que el

concepto de sistemas llegaría a ser un punto de apoyo en el pensamiento

científico moderno. Vió al concepto de sistemas como un ariete que podría abrir

la vista de la ciencia reduccionista y mecanicista para tratar más efectivamente

los problemas de la biología, el comportamiento y el fenómeno social. Desde

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entonces, el concepto de sistemas ha desempeñado un papel cada vez más

importante organizando tanto nuestra visión científica del mundo, como la no

científica. El concepto de sistemas, no es nuevo, pero su papel organizador, si

lo es. Un sistema es un conjunto de elementos, de cualquier clase,

interrelacionados. por ejemplo, los elementos pueden ser conceptos (como el

caso de un sistema numérico), pueden ser objetos (como el caso de un sistema

telefónico o el cuerpo humano), o pueden ser personas (como una sociedad).

El conjunto de elementos tiene las tres propiedades siguientes:

1. Las propiedades o comportamiento de cada elemento del conjunto tiene un

efecto en las propiedades o comportamiento del conjunto como un todo. Por

ejemplo, todo órgano en el cuerpo de un animal afecta el funcionamiento del

cuerpo como un todo.

2. Las propiedades o comportamiento de cada elemento y la manera en que

afectan al todo, depende de las propiedades o comportamiento de al menos

otro elemento del conjunto. Por lo tanto, ningún elemento tiene un efecto

independiente en el todo. Por ejemplo, el efecto del corazón sobre el cuerpo

depende del comportamiento de los pulmones.

3. Todo subgrupo posible de elementos del conjunto tiene las dos primeras

propiedades. Todo agrupamiento de elementos, tiene cada una un efecto en el

todo y ninguno es independiente. Por lo tanto, los elementos no se pueden

organizar en subgrupos independientes. Por ejemplo, todos los subsistemas en

el cuerpo de un animal, como el subsistema nervioso, respiratorio, digestivo y

motor, interactúan y cada uno afecta el funcionamiento del todo.

Por estas tres propiedades, un conjunto que forma un sistema tiene siempre

algunas características, o puede mostrar o realizar algún comportamiento, que

no pueden tener algunos de sus elementos o subgrupos.

Además, pertenecer al conjunto incrementa o decrementa las capacidades de

cada elemento, no se quedan inafectadas, pero un sistema es más que la

suma de sus partes, por ejemplo, un ser humano puede caminar, escribir y

ninguna de sus partes puede hacerlo.

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Desde el punto de vista estructural, un sistema es un todo divisible, pero visto

funcionalmente es un todo indivisible, en el sentido de que algunas de sus

propiedades esenciales se pierden al partir el sistema.

El expansionismo produce al concepto de sistemas y estos hacen surgir un

modo de pensar sintético (sistémico). Sintetizar es poner las cosas juntas,

proceso contrario al analizar que fue poner las cosas separadas. Síntesis y

análisis no son procesos nuevos pero toman un nuevo significado en estas

eras. Son procesos que se complementan, no pueden separarse.

La diferencia en el modo de pensar entre la era de las máquinas y la de los

sistemas no es que en una se analiza y en otra se sintetiza, sino que el modo

de pensar sistémico (sintético) combina los dos de una nueva manera.

En el modo de pensar o enfocar sistémico (sintético) se parte de identificar el

"todo" (el sistema) que contiene a la cosa que se quiere explicar, se pasa

entonces a explicar el comportamiento o propiedades del "todo" y después a

explicar el comportamiento o propiedades de la cosa por explicar en términos

de su papel o funciones dentro del todo que lo contiene.

En este proceso la síntesis precede al análisis. La síntesis mira hacia afuera y

el análisis hacia adentro. Ninguno niega el valor del otro, pero con el

pensamiento sintético ganamos entendimiento que no podemos obtener a

través del análisis, particularmente en fenómenos colectivos.

En el modo de pensar o enfocar sistémico se cree entonces, que se

incrementará la obtención de entendimiento expandiendo el sistema que se

quiere entender. El entendimiento procede del todo y no de sus partes.

Si el comportamiento de un sistema se explica refiriéndose al supra sistema

que lo contiene ¿cómo se explica el comportamiento de un supra sistema?. La

contestación es simple: haciendo referencia a otro sistema mayor que lo

contiene. Ahora, la pregunta fundamental es si este proceso de expansión tiene

un fin. Este dilema ahora lo podemos resolver con los conceptos de ideales de

EA Singer Jr. El entendimiento completo de cualquier cosa es un ideal al que

nos podemos aproximar de manera continua, pero nunca alcanzarlo. Con esto,

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no se necesita suponer la existencia de un todo último al cual si entendemos,

nos dará la última respuesta. Se libera uno entonces de creer o no en un todo

amplísimo unificador, contenedor de todo, por los que si creen, llamado Dios,

un Dios holístico. Hay que recordar que en la era de las máquinas la relación

central en términos de la cual se buscaban todas las explicaciones fue la

relación causa efecto. A principios de este siglo Singer distinguió que esa

relación no sólo era utilizada en los términos determinísticos de necesidad y

suficiencia, sino que también se usaba como necesaria pero no suficiente, a

este sentido de relación le llamó productor-producto, que se puede pensar

como una relación causa efecto probabilística o no determinística.

Como un productor sólo es necesario y no suficiente para el producto, él no

puede proporcionar una explicación completa del producto. Siempre hay otras

condiciones necesarias, coproductores del producto. La relación productor-

producto requiere del ambiente, el contexto para explicar todo, mientras que en

causa-efecto no requería del ambiente para explicar algo. La ciencia

basándose en la relación productor-producto está orientada a considerar un

ambiente lleno, pleno y no situaciones libres del ambiente.

Singer mostró que el estudio del fenómeno usando la relación productor

producto era compatible pero más rico que estudios restringidos al uso de la

casualidad determinística.

Mostró además, que es posible desarrollar una teoría de la explicación, en

términos de productor-producto, del estudio objetivo y científico del

comportamiento con el propósito, funcional o buscador de fines, no necesitaban

más conceptos inapropiados y sin significado para un estudio científico.

El biólogo G. Sommerhoff llegó a esa misma conclusión y Wiener y Bigelow

mostraron el gran valor de conceptualizar las máquinas y los sistemas

hombres-máquinas como entidades funcionales, buscadores de fines, con

propósito.

Así en los anos 50's la teleología, el estudio del comportamiento con propósito,

buscador de fines, se introdujo en la ciencia y comenzó a dominar nuestra

conceptualización del mundo.

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Por ejemplo, con el pensamiento mecanicista el comportamiento se explica

identificando lo que lo causa y no sus efectos, mientras que con el pensamiento

teleológico el comportamiento se puede explicar tanto por lo que lo produce,

como por lo que intenta producir.

Los fines de un sistema, metas, objetivos, ideales, se pueden ahora estudiar y

esos sistemas teleológicos son el interés de los investigadores de sistemas. En

la era de las máquinas los mismos hombres fueron considerados corno

máquinas, en la era de los sistemas las máquinas mismas se consideran corno

partes de sistemas con propósitos, se cree que una máquina no se puede

entender, sino refiriéndola al propósito para el que se usa dentro del propósito

del sistema del cual forma parte.

ENFOQUE SE SISTEMAS

La idea básica de la era de los sistemas, es aceptada generalmente por la

mayoría de los profesionales, administradores e investigadores, pero muy

pocos la consideran en la práctica; recordemos que dicha idea consiste en que

la actividad o comportamiento de cualquier parte de un sistema tiene algún

efecto en la actividad o comportamiento de cualquier otra parte del mismo. Por

lo tanto, para evaluar determinada decisión, acción o comportamiento en

alguna parte del sistema con propósito es necesario identificar todas las

interacciones importantes (significativas) y evaluar también su impacto

"combinado" en el funcionamiento del sistema considerado como un todo y no

solamente en la parte originalmente involucrada.

Este enfoque es contrario a la inclinación "natural" de algunos investigadores,

administradores o profesionales, en el sentido de reducir la magnitud de los

problemas y de aislarlos de su medio ambiente o contexto, o bien de eliminar

los aspectos que dificultan su solución, efectuando tales reducciones hasta el

punto en el que el manejo de los problemas es posible a través de técnicas

estándar o juicios basados en la experiencia.

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El enfoque de sistemas va deliberadamente en la dirección opuesta: extiende y

complica el planteamiento del problema hasta que todas las interacciones

importantes quedan incluidas.

El término “importante" o "significativo" es capital porque no todas las

interacciones en un sistema son significativas ni medibles. Así, al estudiarse un

sistema, sus componentes deben seleccionarse considerando su grado de

significación y susceptibilidad de medición.

El problema en una organización, vista como sistema, este enfoque trata de

cubrir el área entera bajo el control del administrador o del ejecutivo, sin

concentrarse en alguna de sus partes; la investigación tampoco se Iimita a

dicha área y generalmente se examinan los efectos de las políticas tomadas

fuera de ella. Esto permite al administrador, en muchos casos, formar las bases

para investigaciones a más altos niveles, involucrando políticas que muchas

veces afectan el funcionamiento de su área de manera adversa.

Al expanderse y complicarse el establecimiento de un problema se podría cree

que la investigación nunca va a terminar. Sin embargo, la investigación llega a

un fin, ya, sea porque (1) se alcancen los límites del control responsable del

sistema, (2) se alcance el punto en el cual una mayor profundidad en la

investigación no promete suficientes beneficios o porque (3) otra área de

investigación más importante requiere la atención de los investigadores.

PROBLEMAS ORGANIZACIONALES EN LA ERA DE LOS SISTEMAS

Como la era de los sistemas tiene una orientación teleológica, se preocupa de

sistemas que tienen propósito, es decir, con sistemas que pueden escoger su

comportamiento en lo que respecta a medios, fines o ambos. Se interesa en

sistemas mecánicos solamente en tanto que se usan como instrumentos de

sistemas con propósitos. El hombre de la era de los sistemas se preocupa de

aquellos sistemas con propósitos en los que algunas de sus partes son

elementos con propósitos, con grupos sociales, y de esto, el tipo de grupo que

considera más importante, es aquel que contiene partes que ejecutan

diferentes funciones, que tienen una división del trabajo, las organizaciones.

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Los grupos sociales y las organizaciones son partes de sistemas mayores con

propósito. Todos ellos son sistemas con propósito cuyas partes son sistemas

con propósitos y que pertenecen a todos mayores con propósito.

Todas las organizaciones e instituciones que forma parte de nuestra sociedad

misma, son parte de los sistemas de interés de esta era. En el manejo,

administración y control de sistemas con propósito, surgen tres problemas

centrales:

• Autocontrol: ¿Cómo incrementar la efectividad en la persecución de sus

propios propósitos?

¿Como diseñar y manejar sistemas con propósitos de manera que puedan

enfrentarse eficazmente a conjuntos interactuantes de problemas, que crecen

con complejidad y surgen rápidamente y cuyo ambiente también crece en

complejidad y dinamismo?

• Humanización: ¿Cómo incrementar la efectividad en la persecución de los

propósitos de sus partes?

¿Como diseñar y manejar sistemas con propósito de manera que se puedan

alcanzar más efectivamente los propósitos de sus elementos y se continúe

persiguiendo, de manera efectiva, el propósito del sistema mismo?

• Ambientalización: ¿Cómo incrementar la efectividad en la persecusión de

los propósitos de los sistemas de los que forma parte?

¿Como diseñar y manejar sistemas con propósito de manera que se puedan

alcanzar más efectivamente los propósitos de los sistemas contextuales,

ambientales, de los que forman parte y se continue persiguiendo de manera

efectiva, el propósito del sistema mismo?

Ver una organización como sistema es tratar de resolver de manera integral los

problemas organizacionales.

Ver una organización como sistema difiere radicalmente del modo de verla que

la mayoría de las teorías organizacionales clásicas han propuesto.

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Ver una organización como sistema enfatiza verla corno un sistema de

problemas a resolver, el cual se aborda llevando a cabo acciones emanadas de

un proceso de toma de decisión para resolver el sistema de problemas.

Todo proceso de toma de decisiones tiene como uno de sus fundamentos el

conocimiento de la situación, del conocimiento de lo que sucede que se plasma

en datos y transforma en información útil para la toma de decisiones.

Así al ver a una organización como sistemas cobran especial importancia los

sistemas para el manejo de datos e información sean estos o no

computarizados, sin embargo, por las tendencias actuales nos enfocaremos

aquí a los sistemas computarizados para el manejo de datos e información y

los relacionaremos con la evolución que se está dando en la construcción de

sistemas de administración que enfocan la organización como sistema.

SISTEMAS DE INFORMACION – ADMINISTRACION

Procesamiento de datos

La primera aplicación de la computadora envolvió la manipulación más simple

de símbolos, la conversión de datos en información. Los datos consisten de

símbolos que representan propiedades de objetos y eventos. Los datos se

convierten en información cuando los símbolos son transformados a una forma

usable. La utilización de la computadora en esta transformación de datos e

información es la mecanización de dicho proceso, se produjeron así los

sistemas de procesamiento de datos. (Fig.1)

En organizaciones productoras de bienes o servicios, la aplicación de estos

sistema mecanizados de procesamiento de datos Incluyó la preparación de

nómina órdenes de compra, facturación, contabilidad, etc.

Las operaciones lógicas y matemáticas utilizadas en esas aplicaciones son

relativamente simples. La complejidad de estos procesos generalmente se

relaciona a la gran cantidad de datos y la variedad de tratamientos a hacer.

Sistemas de información

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Los sistemas mecanizados de procesamiento de datos no han reemplazado

empleados que antes hacían eso. Los empleados comenzaron a hacer algo

que dichos sistemas no hacían. Esos empleados estaban ocupados

respondiendo preguntas, las cuales se habían incrementado con la introducción

de los sistemas de procesamiento de datos.

Un empleado no solo procesa datos, sino también contesta preguntas de las

personas que reciben la información. Quien la recibe puede encontrar errores,

inconsistencias deficiencias de algún tipo y cuando esto sucede pregunta a

quienes generaron la información para aclarar, corregir o complementar.

Quienes diseñaban los sistemas mecanizados para la manipulación de

símbolos, enfocaron entonces su atención a ese proceso de preguntar y

contestar. Observaron que la mayoría de las preguntas eran contestadas por

los empleados Ilevando a los archivos de datos de donde la información había

sido obtenida, recuperaban Ios datos relevantes y reprocesaban para producir

la información deseada. En algunos casos tengan que obtener datos

adicionales.

Se desarrollaron así sistemas computarizados que generaban, recolectaban,

almacenaban, recuperaban y procesaban datos de tal modo de responder

preguntas específicas. Estos se llamaron sistemas computarizados de

información, cuyos archivos, también computarizados, juegan un papel

principal y se les conoce como bancos de datos. (Fig.2)

Sistemas de información para la administración

Especial atención comenzó a darse a un tipo de usuario de la información, los

administradores de organizaciones. Los administradores afectan el

comportamiento del sistema que genera los datos procesados por el sistema

de procesamiento de datos e información Lo afectan transformando la

información recibida en instrucciones. Así, el administrador, el sistema de

procesamiento de datos y el de información y el sistema que el administra

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forman un todo que constituye al sistema de información para la administración.

(Fig.3).

Un buen sistema de información para la administración no reemplaza al

administrador ni realiza ninguna de sus funciones como la toma de decisiones.

Sistemas de decisión

El siguiente paso en el proceso de mecanización fue poner la toma de

decisiones en la computadora. Sin embargo, hacer esto requiere de entender

como se toman las decisiones o de preferencia como deberían tomarse. Esto

fue lo que ciertos especialistas habían estado haciendo desde antes de que las

computadoras existieran y con su trabajo fue posible comenzar la

mecanización de la toma de decisiones y además corno la toma de decisiones

nos orienta hacia el control, la mecanización de estos aspectos del trabajo de

administrar se le nombra como automatizar.

Para mecanizar la toma de decisiones es necesario construir una

representación de la situación, un modelo de decisión en el que se representa

el problema, el sistema, el contexto, los medios disponibles y los resultados, así

corno la preferencia de lo que deseamos obtener; para mecanizar la toma de

decisiones también debe de existir un procedimiento para encontrar la mejor

solución a la situación. Cuando todo esto es posible obtener, es posible

mecanizar la toma de decisión, sólo así la computadora reemplaza la toma de

decisiones del administrador. (Fig.4)

Pero las decisiones que pueden modelarse y resolverse son relativamente

simples. Tienden a ser comunes, rutinarias, repetitivas, decisiones tácticas. En

tanto se mecanizan estas decisiones los administradores se van liberando de

ellas y pueden dedicar más tiempo a decisiones no rutinarias y más

estratégicas.

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Además, se presentan las situaciones en que es posible construir un modelo de

decisión pero sin embargo, no se cuenta con procedimientos para obtener

soluciones al problema, no pudiéndose obtener la mejor solución.

En estos casos el modelo de decisión computarizado puede utilizarse para

determinar la factibilidad y estimar los resultados que se obtendrían de

soluciones que se propongan y comparar alternativas.

En estos casos, es posible usar los modelos en forma de un diálogo

administrador - computadora. (Fig.5)

Sistemas de decisión y apoyo

Para poder diseñar, implantar y operar un sistema con las características

anteriores se requiere la realización de dos funciones de apoyo que interactúan

con los elementos anteriores, una relativa a sistemas de información y otra a

modelación para la toma de decisiones. (Fig.6)

Sistemas de administración

Para tener un sistema integral de administración es necesario incorporar otros

elementos que permitan al sistema mejorar el mismo, a través del aprendizaje y

el ser capaz de adaptarse a cambios internos y externos. Esto involucra tener

posibilidades de predicción y memoria, así como elementos para identificar

síntomas. (Fig.7, 8, 9 y 10)

Diseñarla, implantar y operar un sistema de administración con las

características anteriores permite a los administradores tener bases sólidas

para enfrentar problemas estratégicos de las organizaciones.

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CAPÍTULO II

SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

El estudio de los sistemas de información se produjo como una sub-disciplina

de las ciencias de la computación en un intento por entender y racionalizar la

administración de la tecnología dentro de las organizaciones. En la actualidad

los sistemas de información han madurado hasta convertirse en un campo de

estudios superiores. Un sistema es un conjunto de partes interdependientes

que actúan en forma conjunta para llevar a cabo una función determinada que

forma un todo unitario con un objetivo específico. Un Sistema de Información

Administrativa (SIA) es el conjunto de elementos que examina y recupera los

datos provenientes del ambiente que captura, filtra datos a partir de las

transacciones y operaciones efectuadas dentro de la administración, es la

combinación de equipos de comunicación y otros dispositivos diseñados para

manejar datos, cuando es totalmente automatizado recibe, procesa y almacena

los datos, transfiere la información, conforma la información que requiere y

produce informes y copias según sea el requerimiento.

De acuerdo con las anteriores definiciones, el SIA es el proceso de transformar

los datos en información de calidad, los cuales permiten a los administradores

tomar decisiones, resolver problemas y cumplir con sus funciones/operaciones

en forma eficiente y eficaz.

Antes de lograr definir que es un S.I.A debemos conocer las siguientes

definiciones:

a. Los datos: son los hechos primarios, básicos, como las figuras y otros

símbolos usados para representar a personas, hechos, conceptos, etc. Un Dato

es un elemento cualquiera, identificado en su forma bruta, que por sí solo no

conduce a comprender un hecho o situación determinados.

b. Información: es el conjunto de datos ordenados y analizados, lo cual

confiere significado y utilidad para tomar decisiones y resolver problemas.

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c. Sistema de información: recopila, organiza y distribuye datos, de modo que

estos adquieren significado como información.

Algunas definiciones sobre lo que es un sistema de información administrativa.

Según Murdick , un S.I.A es: "El sistema que examina y recupera los datos

provenientes del ambiente que captura los datos a partir de las transacciones y

operaciones efectuadas dentro de la empresa que filtra, organiza y selecciona

los datos y los presenta en forma de información a los gerentes,

proporcionándoles los medios para generar la información"

Para Bocehino, un S.I.A es: "Los canales de flujo de transformación que

retroalimentan datos de operaciones para análisis, decisiones administrativas y

aplicaciones, para poder ejercer control, con el fin de que la organización

alcance sus objetivos".

Otra de las definiciones es de que un S.I.A es la combinación de equipos de

comunicación y otros dispositivos diseñados para manejar datos. Un sistema

de información administrativa totalmente automatizado recibe, procesa y

almacena los datos; transfiere la información conforma la necesita; produce

informes y copias según sea el requerimiento.

De acuerdo con las anteriores definiciones, El S.I.A es el proceso de

transformar los datos en información de calidad, que permite a los

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administradores tomar decisiones, resolver problemas y cumplir con sus

funciones/operaciones en forma eficiente y eficaz.

BREVE RESEÑA HISTÓRICA DEL SIA

El estudio de los sistemas de información se originó como una sub-disciplina de

las ciencias de la computación en un intento por entender y racionalizar la

administración de la tecnología dentro de las organizaciones. Los sistemas de

información han madurado hasta convertirse en un campo de estudios

superiores dentro de la administración. Adicionalmente, cada día se enfatiza

más como un área importante dentro de la investigación en los estudios de

administración, y es enseñado en las universidades y escuelas de negocios

más grandes en todo el mundo.

En la actualidad, la Información y la tecnología de la Información forman parte

de los cinco recursos con los que los ejecutivos crean y/o modelan una

organización, junto con el personal, dinero, material y maquinaria. Muchas

compañías han creado la posición de Director de Información (CIO, por sus

siglas en inglés Chief Information Officer) quien asiste al comité ejecutivo de la

compañía, junto con el Director Ejecutivo, el Director Financiero, el Director de

Operaciones y el Director de Tecnología (es común que el Director de

Información actúe como Director de Tecnología y viceversa). Por eso todos los

Sistemas de Información deben de ser catalogados en base a su función.

CARACTERISTICAS DEL SIA

Los sistemas de información administrativa, tienen 07 características, siendo

los siguientes:

a. Comprensibilidad: debe ser elaborado en forma correcta y contener

términos y símbolos adecuados para que el receptor lo interprete debidamente.

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b. Confiabilidad: es necesario que sea preciso, congruente con el hecho real y

comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisión.

c. Relevancia: debe ser esencial para el área de responsabilidad de actuación

de la administración.

d. Integridad: contiene los hechos que el tomador de decisiones necesita para

resolver problemas.

e. Concisión: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la información

clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relación con el

sistema de información administrativa.

f. Oportunidad: disponibilidad en el momento en que sea necesaria para la

actuación del administrador, pues anticipada podría ser olvidada o mal usada y

retrasada no tiene valor.

g. Calidad: es el grado de precisión con el cual la información retrata la

realidad, a un costo razonable, para su procesamiento y distribución.

COMPONENTES DEL SIA

Todo S.I.A tiene cuatro componentes básicos, a saber:

1. Entradas: Datos obtenidos de fuentes internas y externas; la fase de

entrada es permanente porque los datos nuevos se suman continuamente al

sistema cuando se realizan las transacciones.

2. Procesamiento: fase durante la cual los datos obtenidos son transformados,

organizados y archivados; la mejor manera de procesar datos, actualmente, es

por medio de las computadoras.

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3. Salidas: Relatos, diagramas, cuadros, resúmenes escritos compilados y

producidos durante la fase de procesamiento; una vez que las salidas son

utilizadas para tomar decisiones estas deben ser producidas en un formato que

permita al usuario final tener un acceso rápido.

4. Retroalimentación: Mecanismo de verificación y ajuste, que ayuda a los

administradores a determinar que información generada es necesaria; los

informes pueden ser comparados con pronósticos, patrones y otros medios

para medir. Además, los resultados y las salidas son, por si solos,

retroalimentación.

Además de estos componentes básicos, debemos de considerar los siguientes

elementos:

a. Modelos: combinación de referencias lógicas, procedimientos y

matemáticas que manipulan las entradas y almacenan los datos en diversos

medios, para producir los resultados.

b. Tecnología: Consiste en reunir datos, orientar modelo, almacenar y acceder

a los datos y la producción y trasmisión de salidas.

c. Datos Básicos (Archivo): Conjunto de textos, números o imágenes que

pueden no estar computarizadas, pero que son utilizados por diversos usuarios

en diferentes condiciones.

IMPACTO DEL SIA EN EL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS Y

PROCEDIMIENTOS

Para llevar a cabo un estudio de sistemas y procedimiento es necesario

efectuar las siguientes etapas o pasos:

1. Preparación del estudio.

2. Registro de datos.

3. Análisis de los hechos.

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4. Desarrollo de la mejor solución.

5. Implantación del nuevo procedimiento.

6. Mantenimiento de los procedimientos.

El sistema de información Administrativa (SIA), ha sido de suma importancia

para el estudio de sistemas y procedimientos, ya que luego de hacer la

preparación del estudio y saber que se a a realiza el registro de datos y aquí es

donde el S.I.A hace su entrada, ya que permite transformar los datos en

información de calidad y al mismo tiempo nos permite tomar decisiones

acertadas en cuanto se refiere al desarrollo de la mejor solución encontrada y

la implantación de un nuevo procedimiento con la finalidad de resolver los

problemas existentes y cumplir al mismo tiempo con sus funciones de una

forma precisa , clara y acertada. Para luego de todo esto realizar el

mantenimiento de los procedimientos, lo cual nos permite al mismo modo llevar

un control de las actividades realizadas.

PLANEACION DEL SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA

La administración empieza con la planeación del sistema de la empresa. Y el

desempeño eficiente de las actividades de la empresa depende de ella.

Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse, cómo ha de hacerse,

cuándo se hará y quién lo hará. La planeación tiende un puente entre el punto

de donde nos encontramos y dónde queremos estar en el futuro.

Todos los que trabajan efectúan alguna clase de planeación, pero la planeación

gerencial es bien definida. Los gerentes planean la distribución de todos los

recursos y el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no planean la

distribución de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades.

El plan de SIA ha de formar parte del Plan Estratégico Administrativo.

Existen 2 enfoques para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo

a) Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y después el

sistema que satisface las necesidades resultantes.

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b) Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja

competitiva más amplia, una planeación y mercadotecnia más eficaces del

producto y una mejor utilización de los recursos humanos y financieros. Desde

este punto de vista, la estrategia del SIA se elabora y se integra con la

estrategia global de la empresa.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION

Dentro de los tipos de sistemas de información, tenemos:

•Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información

referente a las transacciones producidas en una empresa u organización.

•Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas

empresariales en general.

•Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis

de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de

toma de decisiones.

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•Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de

nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o

unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.

•Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a

ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.

•Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un

dominio concreto.

•Sistema Planificación de Recursos (ERP).- Integran la información y los

procesos de una organización en un solo sistema.

Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado;

los primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, y los últimos

fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos

tuvieron una tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no

estaba suficientemente desarrollada).

APLICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

Los sistemas de información tratan el desarrollo, uso y administración de la

infraestructura de la tecnología de la información en una organización.

En la era post-industrial, la era de la información, el enfoque de las compañías

ha cambiado de la orientación hacia el producto a la orientación hacia el

conocimiento, en este sentido el mercado compite hoy en día en términos del

proceso y la innovación, en lugar del producto. El énfasis ha cambiado de la

calidad y cantidad de producción hacia el proceso de producción en sí mismo, y

los servicios que acompañan este proceso.

El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su información,

representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones

(patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las

organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de información, en

cuyo corazón se sitúa la infraestructura de la tecnología de información. De tal

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manera que el sistema de información se centre en estudiar las formas para

mejorar el uso de la tecnología que soporta el flujo de información dentro de la

organización.

El trabajo con los sistemas de información puede centrarse en cualquiera de

estas tres áreas generales:

•Estrategia de los sistemas de información.

•Gestión de los sistemas de información.

•Desarrollo de los sistemas de información.

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Conclusiones

Del trabajo realizado en resumen concluyo que:

Actualmente, las empresas o instituciones buscan automatizar sus procesos,

para facilitar las actividades del persona, permitir un mejor flujo de información

y obtener información oportuna. Las instituciones del Estado están de acuerdo

en ajustarse a cambios en los procesos y a la utilización de una herramienta

que facilite las actividades que se realizan.

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Bibliografía

- MONROY A, Germán (2008): Sistemas de Información Administrativa,

Ed. Norma

- http://bellofrancise.blogspot.com/

- http://sistemadeinformacionadministrativos.blogspot.com/

-

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Anexos

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Pág: 37

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