Convenio UNESR-IUTIRLA Licenciatura en Administracin Mencin Informtica Ctedra: Sistemas Mecanizados II Facilitador: Richard Nez Seccin: D

Fase Preliminar Estudio del Sistema Actual

Participantes: Alvarez Nahoni Castillo Zobeida Cruz Carmen Alicia Gamboa Omar Prez Ana Carolina Vieira Alejandro C.I: C.I: C.I: C.I: C.I: C.I: 11.198.396 6.855.044 10.485.420 6.274.103 10.512.228 6.896.664

Caracas 11 de junio de 2.001

ContenidoIntroduccin.....................................................................................................................3 Fase preliminar................................................................................................................4 Enunciado del problema.................................................................................................4 Objetivo general.............................................................................................................5 Objetivos especficos......................................................................................................5 Alcances..........................................................................................................................5 Recursos Humanos y Materiales....................................................................................6 Organigrama...................................................................................................................7 Estudio del Sistema Actual.............................................................................................8 Identificacin del Sistema..............................................................................................8 Descripcin del Sistema.................................................................................................8 Diagrama de Flujo de Datos (DFD).............................................................................11 Diccionario de datos.....................................................................................................12 Fallas y Diagnstico del Sistema Actual.....................................................................17 Requerimientos.............................................................................................................18 Alternativas de Solucin..............................................................................................19 Beneficios.....................................................................................................................21

IntroduccinSin lugar a dudas, hoy en da la ciencia de la computacin es aplicada en varios sectores del mbito tanto empresarial como educativo, cubriendo todos los procesos en donde, tratar y procesar informacin importante. El uso del computador, es entonces el denominador comn cuando se intenta obtener una mayor eficiencia, en el logro de los objetivos relacionados con la productividad. Estas realidades, Principalmente han estimulado el creciente uso del computador como herramienta de trabajo. Pero la efectividad en el uso de ste solo es posible si se establece un dilogo efectivo entre usuario-computador. El objetivo de este proyecto es crear un sistema que controle los almacenes y departamentos de la organizacin, de forma automatizada para obtener la existencia de los equipos, materiales y herramientas que se encuentran en los mismos y que en lo sucesivo le denominaremos materiales. Este sistema abarcar todo lo referente a prstamos, devoluciones y suministros; los cuales son tareas bsicas de los almacenes y departamentos. Se busca darle al usuario un mejor servicio con informacin ms confiable y precisa, tambin se le suministrar al usuario informacin ms amplia correspondiente a los datos de los equipos, materiales y herramientas de los almacenes y departamentos.

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Fase preliminarEnunciado del problemaLa realizacin del control e inventario de almacenes y departamentos de forma manual, presenta los siguientes inconvenientes: Alto margen de error humano, debido a la complejidad de los almacenes y departamentos. Identificacin incorrecta de los equipos, materiales y herramientas: Esto se debe a la existencia de un gran nmero de artculos que no poseen cdigo, provocando desorganizacin y haciendo difcil las solicitudes de prstamos, suministros y devoluciones. Retardo en la bsqueda de informacin: El encargado del almacn o departamento debe hacer conteo manual de los materiales para verificar la cantidad en existencia implicando lentitud en el proceso de bsqueda. No existe control de existencia: No se lleva un control o seguimiento continuo de la existencia de los materiales.

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Objetivo generalDesarrollar un sistema de inventario automatizado para el control de los equipos, materiales, herramientas y materiales de oficina de los almacenes y departamentos de la organizacin XYZ.

Objetivos especficos Controlar la entrada, existencia y salida de materiales. Controlar el estado fsico de los materiales. Controlar la ubicacin fsica de los materiales. Controlar la utilidad de los materiales. Emitir reportes y controles de los materiales. Elaborar manuales del sistema y usuario.

AlcancesEste sistema ser desarrollado para los almacenes de Planta Externa, Administracin y Presupuesto, Aseo y Mantenimiento, Reproduccin y los departamentos de Planta Interna, Energa, Transmisin y Diseo Audiovisual del Centro de Estudio de Telecomunicaciones de la Empresa XYZ, C.A.

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Recursos Humanos y MaterialesRecursos Humanos: En la empresa laboran aproximadamente 4.000 personas, de las cuales 158 conforman el Centro de Estudio de Telecomunicaciones (CET). Recursos Materiales: La organizacin cuenta con los siguientes equipos: Servidor Compaq Proliant 2000 Procesador Pentium Pro 200 MHZ, 256 MB memoria RAM, disco duro de 4GB, Tarjeta de red 3Com, unidad de CD-ROM y unidad floppy 3 , monitor COMPAQ V40 SVGA de 14, mouse y teclado COMPAQ. Red Novell Netware 3.12 para 10 usuarios. Microcomputadoras COMPAQ DESKPRO, Pentium de 150 MHZ, 64 MB memoria RAM, disco duro de 2 GB, Tarjeta de red 3Com y unidad floppy 3 , monitor COMPAQ SVGA de 14, mouse y teclado COMPAQ. Windows 95, Office 95. Impresora HP LaserJet 4 Impresora HP DeskJet 710C

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Organigrama

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Estudio del Sistema ActualIdentificacin del SistemaEl sistema realiza el control de los materiales, equipos y herramientas en los almacenes y departamentos, a partir del momento que se recibe una solicitud y se verifica el tipo de material solicitado. (Esta labor la realiza el responsable del almacn o departamento).

Descripcin del SistemaUna vez que cualquiera de las unidades que componen el CET tiene un requerimiento de material lo realiza mediante una forma de solicitud que entrega al responsable del almacn o departamento, el cual verificar dicha solicitud y la existencia segn dicho requerimiento. El responsable del almacn realiza una orden de salida, saca una fotocopia de la solicitud y la anexa a esta. La orden de salida incluye la fecha de retiro y devolucin as como el estado fsico de material de forma que al devolverlo no presente desperfecto. Si no hay existencia del material requerido el encargado elabora una solicitud de adquisicin en una mquina de escribir, dirigida al departamento de compra quien es el encargado de surtir los almacenes y departamentos y postergan o cancelan la solicitud del material recibido por la unidad que lo requiere. Si el almacn o departamento est en posibilidad de realizar el prstamo o suministro, entrega la orden de salida al solicitante quien debe firmarla en conformidad a las polticas establecidas para este procedimiento.

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Las unidades del CET estn conformadas por: Cinco(5) almacenes o Planta Externa o Administracin y Presupuesto o Aseo y Mantenimiento o Reproduccin o Programas Especiales, distribuidos en cuatro departamentos: Planta Interna Energa Transmisin Diseo Audiovisual

Los materiales se clasifican en: Materiales Consumibles Herramientas Equipos

El tipo de material se identifica como: Stock: Materiales de uso regular que por su gran volumen de consumo es necesario mantener en existencia.

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No Stock: Son materiales de uso espordico que no justifican su existencia y por lo tanto no necesitan de codificacin.

Cada almacn debe regirse por el mismo procedimiento pero cada uno manejaba solicitudes con datos distintos y en algunos casos ni siquiera seguan el procedimiento. Por ejemplo: El encargado del almacn de administracin y presupuesto pregunta por el tipo de material solicitado, en caso de ser stock le entrega al solicitante la planilla de materiales; si es, de no stock realiza el pedido a compras en una forma Requisicin de Materiales, en mquina de escribir, sin enmienda, ni comillas. El almacn de reproduccin utiliza dos tipos de solicitud: orden de compras especficas y solicitud de materiales. Todo relacionado con reproduccin y fotocopiado. En el caso de planta interna no realizan prestamos, ni suministros debido a que son utilizados para sus propsitos. El resto de los almacenes no siguen el procedimiento ni llevan ningn tipo de control.

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Diagrama de Flujo de Datos (DFD)

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Diccionario de datosSistema actual: Entrada: Existencia de solicitud(es): representa la necesidad de prstamos, devoluciones y suministros de materiales, adems de un control de los mismos. Proceso General: Control e inventario de almacenes y departamentos: se encarga de controlar todo lo referente a,

Control de prestamos, devoluciones y suministros Inventario de existencia Inventario de cantidad

Salida: Informacin del control e inventario de almacenes y departamentos: Aqu ya se ha obtenido toda la informacin necesaria para controlar todo lo mencionado en el proceso general. Procesos secundarios Entrada 1: Existencia de solicitud(es) Proceso 1: Llenar planilla: llenado de la solicitud de prstamos

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Proceso 1.1: Emitir autorizacin: se refiere a la unidad de administracin que requiere el servicio. Proceso 1.2: Buscar equipos, materiales o herramientas: este proceso lo realiza el responsable del almacn Proceso 1.3: Verificar autorizaciones: Chequear si la solicitudes presentadas va dirigidas a los almacenes o departamentos Salida 1: Solicitud de equipos, materiales o herramientas: Se refiere a la presentacin de la solicitud en s. Proceso 2: Verificar solicitud: conocer si la solicitud elaborada posee los datos correctos. Proceso 2.1: Corroborar datos: autenticidad de la informacin recopilada en la planilla de solicitud. Salida 2: Prstamos controlados: Entrada 3: Existencia de los solicitado en almacn o departamento. Proceso 3.1: Verificar que lo solicitado existen en los almacenes o departamentos.

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Salida 3: Existencia controlada: Proceso 4: Verificar cantidad: conocer con que cantidad de equipos, materiales y herramientas cuenta cada almacn y departamento. Proceso 4.1: Contar artculos: contar uno a uno los equipos, materiales y herramientas para saber con precisin la disponibilidad en stock que poseen los almacenes y departamentos. Proceso 4.2: Solicitud de mercancas: solicitud que se realiza a los distintos entes abastecedores de los almacenes o departamentos. Salida 4: Cantidad en stock controlada: Proceso 5: Sacar fotocopia a la solicitud de prstamos Proceso 6: Entregar autorizacin de salida: esta actividad la realiza el responsable del almacn o departamento al solicitante Proceso 6.1: Especificar autorizacin: indicar si la autorizacin de salida es para prstamo, suministros o devoluciones.

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Proceso 7: Entregar equipo, material o herramienta: actividad que realiza el responsable del almacn o departamento. Proceso 8: Controlar devoluciones: se controlan todos los equipos, materiales o herramientas que fueron prestados y se deben devolver a su respectivo almacn o departamento. Proceso 8.1: Presentar planilla: llenado de la planilla de devoluciones, se debe especificar si la devolucin es para almacn o departamento Proceso 8.2: Verificar devolucin: conocer si el equipo, material o herramienta es el prestado y se encuentra en el mismo estado fsico. Proceso 8.2.1: Verificar datos del equipo, material o herramienta: chequear todo lo referente al cdigo, unidad solicitante, condicin, fecha de devolucin del equipo, material o herramienta. Salida 8: Devoluciones controladas. Proceso 9: Controlar suministros: controlar todos los abastecimientos realizados nicamente por los almacenes a cada una de las gerencias y departamentos de CET. Proceso 9.1:

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Presentar planilla: llenado de la solicitud de suministros. Proceso 9.2: Verificar solicitud: determinar a cual de los almacenes va dirigido. Proceso 9.3: Entregar artculos: los artculos son entregados al responsable del almacn que realiz la solicitud. Salida 9: Suministros controlados.

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Fallas y Diagnstico del Sistema ActualHay inseguridad en la informacin, debido a que estos almacenes y departamentos en su mayora no poseen un manual definido que contenga los cdigos de toda la mercanca en existencia con sus respectivas descripciones, causando una segura confusin en la informacin, debido a que en cualquier momento la persona responsable del almacn o departamento puede anotar un cdigo o descripcin errnea. No se sabe con precisin la cantidad de mercanca existente en los almacenes, esto debido a que el inventario se hace aproximadamente cada tres meses y de forma manual, lo cual provoca el desconocimiento de la cantidad de material, equipo, herramienta o material de oficina en existencia. Trabajan independientemente un almacn de otro, no existiendo uniformidad en la codificacin de los materiales, equipos y herramientas. En el almacn de administracin y presupuesto no existe organizacin en algunos de sus materiales de oficina, esto debido a que, cuando el material es recibido no trae cdigo, es decir, valga la redundancia no est codificado, causando esto tambin que el encargado del mismo tenga que crear un cdigo ficticio.

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Requerimientos1. El manejo de la informacin debe ser ms rpida. 2. Generacin de reportes de la informacin contenido en la base de datos. 3. Realizar respaldo de la informacin que manejan los departamentos o almacenes. 4. Obtener una informacin ms inmediata sobre la existencia de material, equipo o herramienta. 5. Unificar la codificacin de todos los materiales en los almacenes y departamentos para el mejor control 6. Actualizacin automtica de la existencia. 7. Asignacin de cdigos a aquellos equipos, materiales o herramientas que no lo posean. 8. Emitir autorizaciones para las salidas de equipos, materiales y herramientas a travs de la impresora.

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Alternativas de Solucin

No hacer nada: La empresa continuara con el mismo problema nombrado anteriormente, con las fallas del sistema actual. Adems no se cumpliran los requerimientos exigidos por la misma. Ventaja: La empresa no tendra que efectuar una inversin en dinero, para obtener un cambio en el sistema actual. Desventaja: No habra una solucin al problema.

Modificar el sistema: Se mantendra el sistema de forma manual, generndose como en todos los casos que se emplea este proceso, la trascripcin de datos errnea; as como tambin la prdida de tiempo tanto en la bsqueda como en la elaboracin de la informacin; al referirnos al trmino de elaboracin, sealamos el momento en el cual el responsable del almacn o departamento se encuentra registrando en sus respectivas hojas de control de almacn la informacin correspondiente del mismo.

Cambiar el sistema: Es conveniente sustituir el sistema actual por un sistema automatizado, para controlar el inventario de materiales, equipos y herramientas de los almacenes y departamentos.

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Ventaja El sistema agilizara los procesos de los almacenes y departamentos del Centro de Estudio de Telecomunicaciones, y a su vez brindara un ptimo control y buen manejo de la informacin de inventarios.

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BeneficiosTangibles: Se controlara toda la informacin con mayor precisin. Existira ms confiabilidad en cuanto a los datos. Las consultas de existencia de materiales, equipos o herramientas que se encuentran en los almacenes o departamentos, se realizara de forma rpida y oportuna. Se obtendra una mejor presentacin y organizacin de los reportes emitidos.

Intangibles: Se ahorra tiempo en la bsqueda de la informacin. Mayor comprensin lgica sobre la operatividad del sistema. Mayor gama de opciones en el manejo de la informacin tanto visual como impresa. Se disminuye el grado de error en el manejo de los datos. Seguridad e integridad de los datos al acceder a la informacin.

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