REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “SIMÓN RODRÍGUEZ”

SAN CARLOS ESTADO COJEDES

SISTEMAS MECANIZADOS I

Participantes:

Jiménez, Miguel C.I.: 23.508.510

López, Deisis C.I.: 24.014.714

Orosco, María C.I.: 24.244.960

Silva, Yohandra C.I.: 22.596.352

Sequera, Elsymar C.I.: 18.849.036

Pineda alhurymal C.I:15.629.112

San Carlos, Noviembre de 2015

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “SIMÓN RODRÍGUEZ”

SAN CARLOS ESTADO COJEDES

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO EN LA

DIRECCIÓN DE CATASTRO DEL MUNICIPIO EZEQUIEL ZAMORA, SAN

CARLOS ESTADO COJEDES

TABLA DE CONTENIDO

FASE I: Definición del Proyecto

Estudio Preliminar del Proyecto

o Reconocer el Problema

o Formulación del Problema

o Informe Preliminar

Estudio de Factibilidad

o Evaluar Sistema Actual

o Establecimiento de los objetivos del nuevo sistema

o Factibilidad Técnica

o Factibilidad Económica

o Factibilidad Social

o Factibilidad Operativa

Planificación del Proyecto

o El Grupo de Desarrollo del Proyecto

o Gráfico de GANTT

FASE II: Análisis del Contexto

Análisis Documental

o Recopilar Documentos

o Organización de la Documentación

o Estudio de la Documentación

Análisis del Contexto

o Análisis de las Necesidades del Sistema

o Tecnología que Utiliza el Sistema

o Analizar el Sistema Actual de Información

FASE III: Definición de Requerimientos

Especificación de Requerimientos de Información

o Requerimientos de Entrada

o Requerimientos de Salida

o Requerimientos de Almacenamiento

Especificación Funcional del Nuevo Sistema

o Determinar los Requerimientos Funcionales

o Construcción del Modelo Lógico del Nuevo Sistema

Especificación de Restricciones y Atributos

o Determinar las Restricciones

o Determinar la Interfaz Hombre-Máquina

o Atributos de Calidad

FASE IV: Diseño Preliminar

Definición de los Prototipos

o Elaboración de los diferentes prototipos

o Evaluar La Configuración Técnica Existente

o Determinar La Configuración de los equipos de computo

Análisis de Costo-Beneficios

o Informe de Prototipos

o Adquisición de la Tecnología Necesaria

Refinación de Prototipo

o Revisión de Prototipo

INTRODUCCIÓN

Un sistema mecanizado es un conjunto de elementos dinámicamente relacionado

los cuales forman parte de una actividad, con el fin de alcanzar un objetivo operando

sobre datos/energía/materia. Es decir; es la parte del sistema que se implementa por

medios informáticos y telemático.

En otras palabras, los sistemas permiten la coordinación de todas las unidades

integrantes y sus funciones se orientan esencialmente a captar, identificar,

seleccionar, clasificar, almacena, procesar y proporcionar información en respuesta a

las necesidades internas de la administración.

Desde esta perspectiva, en todo proceso en donde intervengan distintos elementos,

para la buena marcha del mismo, y si se quieren obtener resultados satisfactorios, se

hace necesario un buen sistema de control y registro de la información, además de

técnicas que permitan que dicho proceso sea lo más exitoso que se pueda, para ello

es de vital importancia propiciar cambios y la implementación de tecnologías que

utilizadas adecuadamente permitan a las instituciones brindar un servicio de calidad.

Las transformaciones aceleradas que suceden en la administración, tanto a escala

mundial como regional y local, deben llegar a las instituciones creadas para ofrecer

servicios de calidad que mejoren significativamente la prestación de servicios a la

población.

En tal sentido, para toda organización es de gran importancia la administración

eficaz de sus oficinas o dependencias con el propósito de cubrir las necesidades de

los diferentes clientes. Esto puede lograse a través de un sistema de control y registro

de información, documentación y servicios que se prestan.

En consecuencia, la Dirección de Desarrollo Urbano y Rural puede entenderse

como aquella función realizada por la administración pública; a fin de registrar datos

exactos de las características de los bienes inmuebles ubicados en su territorio,

conocer la situación jurídica de los mismos respecto a sus propietarios y determinar

su valor. En la actualidad, el catastro municipal tiene una importante finalidad fiscal

como proceso técnico y para generar recursos financieros que apoyen distintos

programas de desarrollo. Por ello, aunque el gobierno de los estados colabora en la

ejecución del catastro municipal, las autoridades de dichos municipios deben

enfocarse en la creación o fortalecimiento de las distintas áreas involucradas.

En consecuencia, se requiere la implementación de herramientas tecnológicas que

a través de un lenguaje sencillo, de fácil acceso y manejo permita llevar información

detallada de todos los inmuebles con los que cuenta el municipio, los datos de dueños

de terrenos, alquileres y demás aspectos relacionados con catastro municipal, esto

permitirá optimizar el procesamiento de datos, minimizar los tiempos de ejecución de

las tareas y generar mayor productividad para la oficina de catastro para cumplir

eficientemente con todos los requerimientos de la población.

En atención a ello, se presenta este proyecto cuyo propósito es proponer el

desarrollo de un sistema de control y registro en la Dirección de Desarrollo Urbano y

Rural del Municipio Ezequiel Zamora, del Estado Cojedes para que sirva de respaldo

a la toma de decisiones efectivas en el proceso de gestión, además pretende lograr

estandarizar los registros de la base de datos a fin de proveer información de calidad.

FASE I

DEFINICIÓN DEL PROYECTO

Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que

se encuentran interrelacionadas y coordinada, con la finalidad de alcanzar objetivos

específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas

previamente y un lapso de tiempo previamente definido.

Al respecto, la Dirección de Desarrollo Urbano y Rural del Municipio Ezequiel

Zamora San Carlos Estado Cojedes, es el departamento que se encarga de recopilar y

organizar la información geográfica y territorial correspondiente a los diversos

sectores del Municipio de acuerdo con un marco legal establecido. Igualmente, debe

hacer posible la obtención rápida de datos económicos, descriptivos y estadísticos

relativos a los bienes inmuebles ubicados en la jurisdicción del Municipio.

Cabe agregar, que en las estructuras organizacionales es un hecho indiscutible la

necesidad de profundizar en los sistemas de control y registro como la mejor

alternativa para que éstas perfeccionen los mecanismos a través de los cuales puedan

desarrollar cada una de las metas trazadas en las áreas de gestión, operativas y de

control. Esto se basa en el hecho de que a través de estos sistemas se facilitan los

flujos de la comunicación interna y externa en forma dinámica, permitiéndole a cada

organización ejecutar con mayor eficacia las actividades que realiza.

Asimismo, lo señalado tiene plena pertinencia en el caso de las instituciones

públicas, por el hecho de que éstas deben responder no solamente a los parámetros

previstos en los principios fundamentales de la gestión y el control administrativo,

sino también a lo que se encuentra establecido en las leyes y reglamentos que rigen el

manejo de los bienes y recursos de la administración pública.

TÍTULO DEL PROYECTO

Desarrollo de un Sistema de Control y Registro en la Dirección de Catastro del

Municipio Ezequiel Zamora, San Carlos Estado Cojedes.

1.1 Estudio Preliminar del Proyecto

Toda actividad para asegurar su aplicación práctica, su eficacia, su efectividad y su

adaptación a la realidad del ámbito en el que se pretende implantar, debe ir precedida

de un estudio preliminar; es decir, estudiar las alternativas, características, factibilidad

entre otros aspectos para decidir si se realiza el proyecto o no. El estudio preliminar

consta de las siguientes etapas:

1.1.1 Reconocer el Problema

En la Dirección de Desarrollo Urbano y Rural del Municipio Ezequiel Zamora, se

evidencia la falta de un sistema de control y registro que permita llevar la

información de manera eficiente, ya que estos se llevan de manera manual ya que no

se dispone de equipos o computadoras para tal fin, hay dificultades para la

identificación, ubicación, control y registro de los bienes inmuebles del municipio,

los procedimientos de seguimiento, control y registro de los bienes presentan

limitaciones en cuanto a velocidad, precisión y actualización permanente.

En el orden de las ideas anteriores, en la Dirección de Desarrollo Urbano y Rural

del Municipio Ezequiel Zamora, se evidencia la falta de un sistema de control y

registro que permita llevar la información de manera eficiente, ya que los registros se

hacen de manera manual, acumulándose gran cantidad de documentos ya que no se

dispone de equipos o computadoras para tal fin, hay dificultades para la

identificación, ubicación, control y registro de los bienes inmuebles del municipio,

los procedimientos de seguimiento, control y registro de los bienes presentan

limitaciones en cuanto a velocidad, precisión y actualización permanente.

1.1.2 Formulación del Problema

A nivel nacional los sistemas de control y registro en el marco de la

administración pública venezolana presentan connotaciones preocupantes y delicadas,

destacándose el relativo a los procesos de control y registro de la información como

uno de los de mayores niveles críticos, dadas las consecuencias que se generan del

mismo.

En tal sentido, Las tecnologías de información y comunicación son una parte de

las tecnologías emergentes que habitualmente suelen identificarse con las siglas tics y

hacen referencia a la utilización de medios informáticos para almacenar, procesar y

difundir todo tipo de información en las distintas unidades o departamentos de

cualquier organización. En pocas palabras, las tics tratan sobre el empleo de

computadoras y aplicaciones informáticas para transformar, almacenar, gestionar,

proteger, difundir y localizar los datos necesarios para cualquier actividad humana.

De acuerdo a lo planteado por Berné (2007), el catastro debe entenderse como el

procedimiento estadístico, técnico, científico y administrativo en virtud del cual se

hace el inventario de todos los bienes inmuebles y recursos naturales de un país, es la

principal herramienta para facilitar la ordenación territorial en un país. El

levantamiento catastral, el registro de la propiedad y el estudio de las operaciones que

tienen por finalidad determinar la tenencia de la tierra, la verificación de la riqueza

actual y la valoración de los inmuebles son actividades fundamentales para el

desarrollo de políticas coherentes para el crecimiento ordenado y planificado en toda

su extensión territorial.

Por esta razón, es pertinente destacar lo que refiere el Informe de la Contraloría

General de la República (2004), cuando dice que en las entidades regionales que

conforman la estructura político-administrativa del país, se evidencia que los entes

contralores presentan fallas en sus sistemas de control y registro, lo que dificulta

asegurar el acatamiento de las normas legales dictadas para garantizar un mejor

servicio a los usuarios de los diferentes servicios.

Después de lo anteriormente expuesto, es necesario un proceso de automatización

a través del desarrollo de un sistema de control y registro en la Dirección de

Desarrollo Urbano y Rural del Municipio Ezequiel Zamora, San Carlos Estado

Cojedes, ya que aporta beneficios sociales, económicos, tecnológicos, destacándose

entre ellos:

Mejorar la productividad de la empresa, la organización o de uno mismo.

Impartir nuevos conocimientos para la empleabilidad que requieren muchas

competencias (integración, trabajo en equipo, motivación, disciplina.

Ofrecer nuevas formas de trabajo y de inclusión laboral, como teletrabajo.

Dar acceso al flujo de conocimientos e información para empoderar y mejorar

las vidas de las personas, facilidades, exactitud, menores riesgos, menores

costos.

Se puede afirmar que, en los procedimientos de control y registro que deben

llevarse a cabo en el ámbito de los diferentes entes regionales de la administración

pública del municipio Ezequiel Zamora, no se aprecia un manejo eficiente, situación

que permite verificar la existencia de un problema de alta significación en materia de

catastral, así como de manejo y control de bienes inmuebles en concreto, por lo cual

se hace necesario proponer un sistema automatizado para optimizar el control y

registro en la oficina de catastro de esta manera ofrecer un servicio eficiente a la

población.

1.1.3 Informe Preliminar

La Dirección de Desarrollo Urbano y Rural del Municipio Ezequiel Zamora

presenta deficiencias en cuanto al control y registro de la información catastral,

debido a que no cuenta con un sistema automatizado que permita a los usuarios el

acceso a la información de manera rápida y precisa. El control y registro se realiza de

manera manual, los usuarios se someten a largos periodos de espera de las solicitudes

y en ocasiones no hay consistencia entre los elementos solicitados con los que se

emiten, por tal razón, se requiere automatizar el sistema d control y registro catastral

que permita optimizar el servicio prestado en dicha oficina y por ende prestar un

mejor servicio a los usuarios.

1.2 Estudio de Factibilidad

Después de definir la problemática presente y establecer las causas que ameritan

de un nuevo sistema, es pertinente realizar un estudio de factibilidad para determinar

la infraestructura tecnológica y la capacidad técnica que implica la implantación del

sistema en cuestión, así como los costos, beneficios y el grado de aceptación que la

propuesta genera en la institución .Luego de cumplida la fase diagnostica, se hace el

estudio de la factibilidad, donde se consideran los factores que permitirán el

desarrollo e implantación de un sistema del control y registro en la unidad catastral

que permita optimizar la información y prestar un mejor servicio.

1.2.1 Evaluar el Sistema Actual

Actualmente la Dirección de Desarrollo Urbano y Rural del Municipio Ezequiel

Zamora, San Carlos Estado Cojedes, no cuenta con un sistema automatizado que le

permita llevar adecuadamente el control y registro de la información catastral, este se

lleva de manera manual por lo que implica la acumulación de grandes cantidades de

documentos, información dispersa, proceso tardío para el usuario. Para demostrar de

manera gráfica el sistema actual se utilizará el método de la Caja Negra, es decir,

interesa su forma de interactuar con el medio que le rodea (en ocasiones, otros

elementos que también podrían ser cajas negras) entendiendo qué es lo que hace, pero

sin dar importancia a cómo lo hace. Por tanto, de una caja negra deben estar muy bien

definidas sus entradas y salidas, es decir, su interfaz; en cambio, no se precisa definir

ni conocer los detalles internos de su funcionamiento.

A continuación se muestran las desventajas del sistema actual (Estado A) contra

las ventajas de sistema de control y registro propuesto (Estado B).

En la oficina de catastro se le dificulta

establecer controles adecuados para el

control y registro de la información

relacionada con su área.

Con la implementación del sistema

automatizado de control y registro, la

información se llevara de manera ordenada

y precisa.

Existe desconocimiento de la cantidad de

documentos, solicitudes, avalúos y demás

servicios existentes en la oficina

Se podrá conocer el número de servicios

prestados por la Dirección que se realizan

durante un periodo determinado

La información se lleva de manera manual,

por lo que resulta tediosa y de difícil acceso

para el usuario

Con el sistema automatizado se podrá

acceder a la información de forma ágil y

oportuna en el momento en que se requiera

Todas las solicitudes pudiesen no ser

debidamente atendidas o bien por falta de

información o por falta de consistencia en la

data

El sistema automatizado permitirá que el

Proceso de Solicitud de Fichas Catastrales,

mediante el uso integral de las Tecnologías

de Información sea consistente y preciso

La Dirección de Catastro no dispone de

instrumentos eficientes para la rápida

determinación de la gestión u otro tipo de

estadísticas informativas

La automatización del sistema contara con

equipos tecnológicos que permitan guardar

información catastral precisa

Finalmente, todo proceso manual encarna la

posibilidad de favorecer la corrupción y el

cohecho

El sistema automatizado es preciso por lo

que se trabajara con menos margen de error

Fuente: los investigadores (2015)

PROCESO Estado A Estado B

1.2.1.1 Objetivos Del Sistema Actual

General

Desarrollar de manera manual con los procedimientos administrativos previstos en

las leyes y ordenanzas aplicables a la materia catastral y de ordenación urbanística.

Específicos

Brindar al usuario información y servicio en materia catastral.

Tramitar las solicitudes de los usuarios solicitantes.

Otorgar permisos de construcción, compras, ventas y demás actividades

relacionadas con el catastro.

Llevar un registro de los inmuebles del Municipio.

Determinar los costos de inmuebles, terrenos y edificaciones

Funciones de Catastro

La Dirección de Desarrollo Urbano y Rural a través del Departamento de Catastro,

se encarga como órgano ejecutivo de la Alcaldía, de planificar, organizar, dirigir,

coordinar y supervisar las actividades relacionadas con el desarrollo urbano, así como

también coordinar y supervisar el manejo y control del catastro municipal, según lo

contemplado en el registro de inmuebles urbanos y actualización del avalúo

inmobiliario DEL Municipio Ezequiel Zamora.

Funciones de Catastro

Cumplir con los procedimientos administrativos previstos en las leyes y

ordenanzas aplicables a la materia catastral y de ordenación urbanística.

Desarrollar las actividades relacionadas con la aplicación del ordenamiento

jurídico urbano y catastral.

Efectuar operativos especiales para el otorgamiento de usos conformes,

permisos locales e inscripción y actualización de inmuebles.

Coordinar y agilizar los procesos de suministro de información en materia

urbana y catastral a las dependencias y usuarios que así lo requieran.

Atender y responder las consultas sobre las materias propias del desarrollo

urbano y catastro realizadas por los ciudadanos.

Participar, de conformidad a las instrucciones del Alcalde, en las reuniones

con los organismos públicos para las formulaciones de programas

relacionados con el Desarrollo Urbano y Catastral.

Dirigir, coordinar, supervisar y velar por el cumplimiento de la ejecución del

Plan de Desarrollo Urbano Local (PDUL).

Coordinar con las instancias similares de los municipios vecinos y demás

organismos nacionales y estadales, la ejecución de los planes del desarrollo

urbano.

Revisar y actualizar el Plan de Desarrollo Urbano Local (PDUL) del

Municipio, para adecuar la zonificación vigente a la dinámica urbana actual y

futura.

Coordinar y dirigir los procedimientos para la defensa de la zonificación y

mantenimiento del orden urbano.

Coordinar las modalidades de ejecución de desarrollo urbano de conformidad

a la Ley Orgánica de Ordenación Urbanística.

Efectuar el inventario de los inmuebles del Municipio y sus valores

económicos, con el fin principal de recaudar impuestos municipales.

Administrar lo concerniente a los terrenos municipales, controlando la

planificación y la orientación catastral con respecto al registro, actualización y

cálculo de los impuestos sobre inmuebles urbanos, según lo dispuesto en la

legislación nacional y municipal que rige la materia.

Planificar, coordinar y ejecutar la elaboración del catastro urbano, así como

mantener actualizada la base de datos catastral del Municipio.

Planificar, coordinar y ejecutar la elaboración y actualización de las

nomenclaturas de los inmuebles del Municipio.

Las demás, que en relación con sus funciones le asignen las leyes, ordenanzas,

reglamentos, decretos e instrucciones del ciudadano Alcalde.

1.2.2 Establecimiento de Requerimientos Generales

La implantación del sistema de control y registro catastral que se propone, trae

grandes ventajas para la recopilación de información concerniente al catastro

municipal, supone una gran inversión en dinero para la compra de los equipos y el

adiestramiento y capacitación a personal, sin embargo, esta inversión es poca

comparada con el gran avance tecnológico que acarrea la sistematización.

En tal sentido, en esta etapa se describe la herramienta de trabajo a implementar

para el logro de la optimización en dicha Dirección, la propuesta que se realiza

consiste en el desarrollo e implementación de un sistema de control y registro

catastral que permita llevar la información de manera eficiente. Este sistema que se

propone permitirá la automatización del proceso de trámites y control interno,

automatización de fichas catastrales, así como de archivos y solicitudes, verificación

de la data existente, actualización y registro de usuarios, entre otras.

1.2.2.1 Establecimiento de los Objetivos del Nuevo Sistema

General

Facilitar el proceso de control y registro de la información catastral del Municipio

Ezequiel Zamora, San Carlos Estado Cojedes, para beneficiar a los usuarios en el

acceso al servicio.

Específicos

Automatizar el servicio que presta la Dirección de catastro.

Confirmación electrónica de pagos, recaudaciones, solicitudes realizadas por

los usuarios.

Interconexión parcial de la base de datos catastrales.

Requerimientos de Información

Los requerimientos de información son condiciones, características o restricciones

que debe tener o presentar un sistema o componentes de un sistema, para satisfacer

una norma, un contrato o cualquier otro documento formalmente impuesto.

Requerimiento de Entrada

El requerimiento de entrada, es el enlace que une al sistema de información con el

mundo y sus usuarios, consiste en el desarrollo de especificaciones y procedimientos

para la preparación de datos, la realización de los procesos necesarios para poner los

datos de transacción en una forma utilizable para su procesamiento así como la

entrada de los datos se logra al instruir a la computadora para que lea ya sea

documentos escritos, impresos o por personas que los escriben directamente al

sistema.

Los requerimientos de entrada del sistema que se propone, son los datos que darán

forma lógica, al diseño del sistema, estos se presentan de manera ordenada de acuerdo

a las categorías establecidas en la información recabada en el estudio preliminar. La

clasificación de estos datos se presenta de la siguiente manera:

Registro de datos del solicitante.

Información catastral urbana

Inspección y cálculo

Inmuebles municipales

Procesamiento de datos

Esta clasificación con sus respectivos campos, formaran la esencia de los

requerimientos necesarios para la implantación del nuevo sistema, las

especificaciones se analizaran de manera detallada a medida que se desarrolla el

proceso de creación de proyecto.

Requerimiento de Salida

El sistema de control y registro catastral que se propone para el Municipio

Ezequiel Zamora, proporcionara los siguientes requerimientos de salida:

Datos del solicitante

Estatus de las solicitudes

Constancias y solicitudes aprobadas y firmadas

Disposiciones legales

Pago de impuestos

1.2.3 Factibilidad Técnica

El sistema propuesto se desarrollara bajo una plataforma de ambiente muy

sencillo, solo amerita el manejo de Excel (utilizando herramienta de búsqueda hoja de

cálculo) que requiere de una capacitación mínima para su uso, además de que su

utilización es de gran ayuda. Los estudios de factibilidad técnica también consideran si

la organización tiene el personal que posee la experiencia técnica requerida para diseñar,

implementar, operar y mantener el sistema propuesto. Si el personal no tiene esta

experiencia, puede entrenársele o pueden emplearse nuevos o consultores que la tengan.

Sin embargo, una falta de experiencia técnica dentro de la organización puede llevar al

rechazo de una alternativa particular. Cabe destacar, que en la Dirección de Desarrollo

Urbano y Rural no se cuentan con los equipos o computadoras para la implementación

del proyecto, por lo que su ejecución dependerá de la disponibilidad de recursos, sin

embargo, se presentan los requerimientos mínimos para la implantación del mismo. Las

tareas que se deben efectuar son:

Evaluar las tecnologías que dispone la organización.

Determinar la tecnología demandada.

Determinar la tecnología adicional que debe adquirirse

Requerimientos de Hardware

El hardware, es un conjunto de elementos físicos o materiales que constituyen

una computadora o un sistema informático. A continuación se detallan los

requerimientos mínimos de hardware que deben tener las estaciones de trabajo, para

que la aplicación funcione de manera ágil y confiable.

Estar conectados a una red local

Monitor (2 equipos)

Procesador (2)

Velocidad

Memoria principal

Disco duro (2)

Tarjeta de red

Sistema operativo

Impresora (1)

1.2.4 Factibilidad Económica

Los estudios de factibilidad económica incluyen análisis de costos y beneficios

asociados con cada alternativa del proyecto. Con análisis de costos/beneficio, todos

los costos y beneficios de adquirir y operar cada sistema alternativo. La ejecución de

esta propuesta está sujeta a la disponibilidad presupuestaria de la Alcaldía del

Municipio Ezequiel Zamora San Carlos Estado Cojedes, así como de los aportes y la

colaboración de los diferentes entes gubernamentales.

1.2.5 Factibilidad Social

Con el desarrollo e implantación de un sistema de control y registro en la

Dirección de Desarrollo urbano y rural del Municipio Ezequiel Zamora San Carlos

Estado Cojedes, se lograra una mejor calidad de vida para los habitantes del

municipio, a través de la utilización tecnológica en los servicios que presta esta

unidad, que contribuyen a fomentar el desarrollo social, económico, integral de la

comunidad y satisfacer la demanda que esta presenta de manera más eficaz.

1.2.6 Factibilidad Operativa

Esta factibilidad comprende una determinación de la probabilidad de que un nuevo

sistema se use como se supone. Deberían considerarse cuatro aspectos de la

factibilidad operacional por lo menos. Primero (que el sistema no sea complejo), para

evitar posibles errores, Segundo, familiarizar al personal con el nuevo sistema para

que no se sientan desplazados y no haya resistencia al cambio. Tercero, la

implantación del nuevo sistema debe hacerse paulatinamente para que se dé el

proceso de aceptación y adaptación el personal y de los usuarios, por último, el nuevo

sistema debe ser actualizado y dinámico. Esta propuesta es factible ya que el personal

está capacitado para realizar el trabajo.

1.3 Planificación del Proyecto

A partir de la decisión de continuar con el proyecto y de la selección de un

enfoque alternativo para el nuevo sistema de información, los autores del proyecto se

dedican a planificar el mencionado proyecto, tratando de estimar los costos, tiempos

y recursos para llevarlo a cabo.

1.3.1 Grupo de Desarrollo del Proyecto

El grupo de desarrollo para el proyecto propuesto, está constituido por el personal

que labora en la Dirección de Desarrollo Urbano y Rural del municipio Ezequiel

Zamora, quienes desinteresadamente colaboraron proporcionando la información

solicitada, así como también el tutor institucional de mecanizados I, Licenciado José

Salazar, además de los participantes de la materia sistemas mecanizados quienes

ordenaron las ideas y pusieron manos a la obra para la elaboración de este proyecto.

1.3.2 Gráfico de GANTT

Es una útil herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación

previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total

determinado. Desde su introducción los diagramas de Gantt se han convertido en una

herramienta básica en la gestión de proyectos de todo tipo, con la finalidad de

representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un

proyecto o para mostrar una línea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el

método más eficiente.

En este diagrama, se muestran las actividades realizadas durante el desarrollo de

la propuesta. Las actividades que se deben realizar durante el proceso de

planificación son:

Meses/Semanas

Actividades

AÑO: 2015

MES MES MES

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Elaboración del Plan general

Elaboración de un Plan de fases

Elaboración de un Plan de Organización

Elaboración de un Plan metodológico

Elaboración de un plan de

Administración de la configuración

Elaboración del Plan de Administración

de recursos

Elaboración de un Plan de

Documentación

Elaboración de un Plan calendario de

Eventos

Seleccionar el grupo de desarrollo

Revisar el plan de Proyecto

Discutir el Plan de Proyecto

Fuente: Los investigadores (2015)

FASE II

ANÁLISIS DEL CONTEXTO

El análisis del contexto, puede resumirse como las actividades a las que se dedica

una organización, institución o empresa para comprender mejor su entorno y cómo

este se transforma. El análisis del contexto puede enfocarse en la situación actual o

servir como base para una valoración a largo plazo del desarrollo en el futuro.

2.1 Análisis Documental

El análisis documental consiste en describir un documento en sus partes esenciales

para su posterior identificación y recuperación. Esta representación puede ser

utilizada para identificar el documento, para procurar los puntos de acceso en la

búsqueda de documentos, para indicar su contenido o para servir de sustituto del

documento. El análisis puede tomar la forma de un sumario, un resumen, un índice

alfabético de materias o códigos sistemáticos. Este paso le permite al grupo de

desarrollo disponer de una biblioteca organizada de documentos relativos al proyecto.

Una vez constituida la biblioteca, el grupo se ocupa de estudiar la documentación

propia del sistema con miras a obtener una primera aproximación al conocimiento del

citado sistema y sobre todo al contexto que lo contiene. Las actividades que el grupo

desarrollo debe llevar a efecto durante ese paso son:

Recopilar documentos.

Con la colaboración de los diferentes usuarios del sistema actual, el grupo

recopila toda la documentación posible a tal sistema.

Al finalizar la recopilación de documentos los investigadores asignan a una o

más personas del grupo para que se encarguen de organizar la biblioteca, estas

personas son denominadas bibliotecarios del proyecto.

El análisis documental cubre técnicas tradicionales de bibliotecas, tales como

catalogación, indización, clasificación y resumen, además de técnicas informáticas

como la indización automática y la recuperación de la información almacenada en

ordenadores mediante el lenguaje natural. Este análisis se realiza persiguiendo el fin

práctico: recuperar la información que no es una tarea simplemente rutinaria, ni tan

sencilla como resulta al parecer para algunos usuarios.

2.1.1 Recopilar Documentos

Según Ayala (2010), la recopilación documental es un instrumento o técnica de

investigación social cuya finalidad es obtener datos e información a partir de

documentos escritos y no escritos, susceptibles de ser utilizados dentro de los

propósitos de una investigación en concreto. Constituye una tarea ardua y laboriosa y

puede resultar, en algunas ocasiones, un desgaste innecesario de energías,

especialmente cuando no se ha seleccionado debidamente el material conforme al

problema o aspecto que se desea estudiar.

En tal sentido, la recopilación de documentos en la Dirección de Desarrollo

Urbano y Rural del Municipio Ezequiel Zamora, se lleva de manera manual, las

planillas y solicitudes están en formatos de forma física y el control se lleva en un

cuaderno, donde se registra (usuario, tipo de solicitud, fecha de entrega, responsable

de la entrega)

Asimismo en la Dirección de Desarrollo Urbano y Rural se llevan los siguientes

Documentos:

Tabla de Valores Referenciales.- Contiene información generalizada sobre

las diferentes urbanizaciones, barrios, caseríos y pueblos del municipio y el

correspondiente valor asignado por m2 de terreno, dependiendo de su

ubicación.

Matriz de depreciación.- Posee una serie de valores porcentuales

(depreciaciones), cuya selección depende del tiempo y el estado actual del

inmueble en estudio.

Formato de Evolución y costos de Construcción.- En él se presenta el costo

actual de las construcciones, desglosado por parte de obra, para cada

edificación que tradicionalmente se produce en el país.

2.1.2. Organización De la Documentación

Se puede afirmar que la información es un conjunto de datos relacionados en un

determinado contexto constituye información y que ésta tiene sentido o significado,

aún sin llegar a formar parte del conocimiento tácito o explícito de alguna entidad

individual o colectiva. Cuando esta información se relaciona con una determinada

actividad humana, es entonces cuando adquiere un valor específico en función del

cumplimiento de la misma y se incorpora al conocimiento, lo cual transforma el

pensamiento.

Los documentos emitidos por la Dirección de Desarrollo Urbano y Rural, se llevan

organizados en diversos archivos, dependiendo de la actividad que se vaya a realizar.

Los formatos están membretados y contienen información tanto de la oficina

catastral como del usuario.

2.1.3. Estudio De La Documentación

La documentación que se encuentra en la Dirección de Desarrollo Urbano y Rural,

está constituida por planillas y formatos para ser llenados manualmente, además de in

cuaderno para llevar el control de documentos y solicitudes, sin embargo aportan

datos importantes que se deben tomar en cuenta para la creación de un nuevo sistema

automatizado, ya que en ellos se compilan aspectos importantes para el nuevo

sistema. Además de estos datos en conversación con los encargados de la Dirección

de catastro están de acuerdo en anexar más datos a las solicitudes para poder ubicar

fácilmente a los usuarios.

2.2 Análisis Del Contexto

Durante esta actividad el grupo de desarrollo estudia el sistema de actividades

(sistema empleado) dentro del cual está enmarcado el sistema de información. Ello

debe llevar a determinar los objetivos de ese sistema, definir su estructura, establecer

sus procesos y determinar su comportamiento.

En tal sentido, la Dirección de Desarrollo Urbano y Rural del Municipio Ezequiel

Zamora, agrupa a varios profesionales que se ubican de acuerdo a sus conocimientos

para cubrir las diversas áreas que comprenden dicha Dirección, es decir, se

encuentran ingenieros, peritos, abogados, cartógrafos, inspectores, secretarias,

fiscales. Todos ellos están supeditados al director de catastro. Todo el trabajo se

realiza de manera manual, siendo esta su principal debilidad, ya que la información

podría llevarse de manera automática y ser más precisa y de fácil acceso.

Objetivos del Sistema Propuesto

General

Establecer un sistema de control y registro en la Dirección de Desarrollo Urbano y

rural del Municipio Ezequiel Zamora, San Carlos Estado Cojedes para optimizar el

servicio que se presta a los usuarios.

Específicos

Registrar y controlar la información concerniente al catastro del Municipio

Ezequiel Zamora.

Diseñar una base de datos actualizada

Prestar un óptimo servicio a la ciudadanía

Acceder a la información catastral, de manera fácil y segura

Estructura del Nuevo Sistema

Con este sistema se pretende controlar y registrar la información catastral el

Municipio Ezequiel Zamora, facilitar el llevado de la información, llevar un sistema

acorde con el crecimiento y las necesidades de la población, por esta razón al ingresar

los datos se hace una verificación de los documentos antes de proceder a almacenar

la solicitud como puede apreciarse en el siguiente diagrama de flujo.

2.2.1 Análisis De las Necesidades del Sistema

La utilización de sistemas con la finalidad de automatizar procesos que se llevan

en las diferentes instituciones públicas, con la implementación de herramientas

tecnológicas que permitan el control y registro de la información requerida por los

usuarios, representa una de las metas más importantes que deben trazarse los

organismos municipales, ya que esto permite el crecimiento de la institución, una

mejor comunicación y por ende un mejor y eficaz desarrollo de las políticas de

descentralización para optimizar los servicios que se prestan a la ciudadanía.

Es así, como se hace necesario, que las personas que tengan la responsabilidad de

llevar la administración de una empresa, conozcan cuales son las implicaciones

económicas y organizativas que se deben considerar para dicha actividad, ya que se

debe buscar un desarrollo que favorezca el crecimiento económico para el beneficio

de sus usuarios y además que brinde un servicio de calidad. Por otro lado,

entendiendo la existencia de otros aspectos que puedan afectar la implementación de

un sistema de control y registro en la municipalidad se deben crear alternativas para

manejar eventos inesperados, situaciones poco comunes, resistencia a la innovación,

la falta de habilidad en la utilización del sistema entre otros aspectos.

En consecuencia, con esta investigación se espera aportar conocimientos y

proponer un sistema de control y registro catastral en el municipio Ezequiel Zamora

del estado Cojedes, el cual permitirá beneficiar a la población con la automatización

administrativa de la oficina de catastro, además de poder agilizar los trámites y

recaudos solicitados por las personas que hacen uso de dicho servicio.

De allí, la importancia de que en la oficina de catastro se cuente con un sistema de

control y registro que permita optimizar y dinamizar la información correspondiente y

por ende prestar un mejor servicio a la colectividad.

2.2.2. Tecnología que Utiliza el Sistema

Para el desarrollo del sistema propuesto se seleccionó el paquete Microsoft Excel,

la cual es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de cálculo. Este

programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en

tareas financieras y contables. Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las

principales características de las hojas de cálculo, en esencia manteniendo ciertas

premisas que pueden encontrarse en la hoja de cálculo original, VisiCalc: el programa

muestra las celdas organizadas en filas y columnas, y cada celda contiene datos o una

fórmula, con referencias relativas ,absolutas o mixtas a otras celdas.

2.2.2 Analizar el Sistema Actual de Información

Un sistema de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento

y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior,

generados para cubrir una necesidad o un objetivo. Dichos elementos formarán parte

de alguna de las siguientes categorías:

Personas

Datos

Actividades o técnicas de trabajo

Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de

comunicación, aunque no necesariamente).

Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos

manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye

de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de

sus objetivos.

Al respecto, el sistema de control y registro propuesto en esta investigación, está

orientado a optimizar los servicios que presta la Dirección de Desarrollo Urbano y

rural del Municipio Ezequiel Zamora del estado Cojedes, además de resguardar

adecuadamente la información catastral.

Cabe agregar, que en la actualidad la Dirección lleva un registro manual de toda la

información que le compete, ocasionando malestar entre los usuarios ya que además

de tener que hacer cola para solicitar cualquier servicio, muchas veces la persona

encargada no asiste al trabajo, La Dirección de Desarrollo Urbano y Rural, no

dispone de instrumentos eficientes para la rápida determinación de la gestión u otro

tipo de estadísticas informativas, porque los funcionarios tendrían que obtenerla por

vía manual y podrían no tener tiempo disponible para ello. Los funcionarios podrían

llegar a tener momentos de verdadera dificultad en el procesamiento de más de una

solicitud, al ser la información de difícil acceso físico o de delicado tratamiento por el

estado de los expedientes.

El sistema actual lleva la información en un cuaderno o en formatos, los cuales

pueden extraviarse, no se actualizan por la gran cantidad de trabajo que se debe

realizar diariamente de manera manual, por lo que muchas veces se omiten

solicitudes, avalúos, inspecciones. A continuación se presenta un diagrama de flujo

para ilustrar el proceso actual:

Diagrama de Flujo Nivel 0

Diagrama de Flujo de Datos del Modelo Físico

En el diagrama de nivel superior se plasman todos los procesos que describen al

proceso principal. En este nivel los procesos no suelen interrelacionarse directamente,

sino que entre ellos debe existir algún almacenamiento o entidad externa que los una.

Esta regla de construcción sirve como ayuda al analista para contemplar que en un

nivel tan elevado de abstracción (DFD Nivel 1) es altamente probable que la

información que se maneja requiera ser almacenada en el sistema aunque no esté

especificado por un Requisito funcional, siendo en realidad un requisito no-funcional.

Planilla de solicitud que

hace el usuario

Solicitud

de servicio

Verifica disponibilidad

del funcionario en un

cuaderno

Disponible

Formato se solicitud de

información

No Disponible

Informa fecha en que se

realizara el servicio

Usuario

NIVEL 1

Dpto. o

persona

Que

requiere

1.0

Solicitud de

Tramite o servicio

Verifica la

disponibilidad

2.0

Registro de datos

de la solicitud y

del usuario

Registra la solicitud en

el cuaderno

Estatus

Informa sobre

solicitud

FASE III

DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS

En ingeniería del software y el desarrollo de sistemas, un requerimiento es una

necesidad documentada sobre el contenido, forma o funcionalidad de un producto o

servicio. Los requerimientos son declaraciones que identifican atributos, capacidades,

características y/o cualidades que necesita cumplir un sistema (o un sistema de

software) para que tenga valor y utilidad para el usuario. En otras palabras, los

requerimientos muestran qué elementos y funciones son necesarias para un proyecto.

En el modelo clásico de desarrollo de sistemas o desarrollo software, la etapa de

los requerimientos viene antecedida de la etapa de factibilidad del sistema/software y

precedida por la etapa de diseño del sistema/software.

Especificación de Requerimiento de Información

En este apartado se presentan los requisitos funcionales y no funcionales que

deberán ser satisfechos por el nuevo sistema. Los requisitos aquí expuestos están

declarados en lenguaje natural mostrados a través de una lista, los cuales fueron

obtenidos a partir de entrevistas realizadas al personal sobre el sistema actual y del

documento de modelo realizado por el grupo de desarrollo. En conjunto con los

usuarios, el grupo de desarrollo determina las necesidades actuales y futuras de

información que el nuevo sistema de información debe satisfacer. Dichos

requerimientos son:

Requerimientos de entrada.

Requerimientos de salida.

Requerimientos de almacenamiento.

3.1.2 Requerimientos de Entrada

El sistema debe permitir el ingreso del nombre y password del usuario para

realizar el ingreso al sistema. Una vez que se ingrese se solicitara que se llene un

formulario donde se encontraran los siguientes ítems: nombre del solicitante, número

de teléfono, dependencia solicitante, trámite que solicita, fecha solicitada, descripción

breve del servicio que solicita.

3.1.3 Requerimientos de Salida

Las salidas van dirigidas al operador o personas encargadas del sistema, están

deben ser las siguientes:

Mensaje de error en el caso de no haber llenado algún campo.

Mensaje de error en el caso de ingresar un trámite ya solicitado, existente en

la base de datos.

Mensaje de haber guardado satisfactoriamente.

Planilla de impresión para la constancia al usuario.

3.1.4 Requerimiento de Almacenamiento

La memoria de la computadora (RAM) es un lugar provisional de almacenamiento

para los archivos que se usan, la mayoría de la información guardada en la RAM se

borra cuando se apaga la computadora. Por lo tanto, la computadora necesita formas

permanentes de almacenamiento para guardar y recuperar programas de software y

archivos de datos que desee usar a diario. Los dispositivos de almacenamiento

(también denominados unidades) fueron desarrollados para satisfacer esta necesidad.

En este caso específico, una vez realizado el proceso anterior, los requerimientos se

resguardan después de haber introducido la información necesaria en una base de

datos, en este caso son los datos del usuario y del trámite que solicito y descripción

de lo que solicita.

3.2 Especificación Funcional del Nuevo Sistema

La especificación de requisitos del nuevo sistema es una descripción completa del

comportamiento del sistema que se va a desarrollar. Incluye un conjunto de casos de

uso que describe todas las interacciones que tendrán los usuarios con el software. En

esta instancia se declara lo que el sistema informático debe hacer y lograr, a través de

los distintos procesos y funciones que han de automatizarse, con indicación de los

insumos y salidas. El producto que se obtenga servirá de base para la contratación de

una solución externa o el desarrollo de las especificaciones técnicas de detalle.

3.2.1 Determinar los Requerimientos Funcionales

Un requisito funcional define una función del sistema de software o sus

componentes. Una función es descrita como un conjunto de entradas,

comportamientos y salidas. Los requerimientos funcionales pueden ser: cálculos,

detalles técnicos, manipulación de datos y otras funcionalidades específicas que se

supone, un sistema debe cumplir. Los requerimientos de comportamiento para cada

requerimiento funcional se muestran en los casos de uso. Este tipo de requerimiento

constituye las funciones que el nuevo sistema debe ejecutar para lograr la

consecución de los objetivos identificados en el estudio de factibilidad. Utilizando el

informe del sistema actual, el grupo determina con los usuarios, aquellas funciones

que deben continuar, las que se han de modificare o eliminar y las que se han de

incorporar al nuevo sistema.

Requerimientos no Funcionales

Un requisito no funcional o atributo de calidad es una especificación de criterios

que pueden usarse para juzgar la operación de un sistema en lugar de sus

comportamientos específicos, ya que éstos corresponden a los requisitos funcionales.

Por tanto, se refieren a todos los requisitos que no describen información a guardar, ni

funciones a realizar. Para efectos de este proyecto, algunos de los requerimientos no

funcionales son:

Rendimiento del sistema:

o Hardware: El sistema se debe implementar sobre la infraestructura

existente en la Dirección de Desarrollo Urbano y rural del Municipio

Ezequiel Zamora.

o Fiabilidad: Debe ser confiable que la información se exacta en el

momento que se requiera.

o Tiempo de respuesta: El sistema debe garantizar que la tramitación se

ejecute y funcione en tiempos cortos para agilizar el desempeño del

operador.

o Disponibilidad: Inmediata.

o Interfaces: Dispositivos de E/S: teclado, mouse, impresora.

o Usabilidad: debe proveer una interfaz sencilla para que un usuario

medio pueda operarlo.

Requerimientos Funcionales

El editor permitirá el uso de una rejilla de líneas horizontales y verticales que

aparecerán dibujadas tras el diagrama.

Justificación: La rejilla facilita la creación de la planilla

Un funcionario experimentado debe ser capaz de utilizar todas las funciones del

sistema tras un corto entrenamiento, en el cual no cometerá más de 2 errores diarios

en media.

Su tiempo de respuesta no será en ningún momento superior a 2 segundos.

Ante un fallo en el software del sistema, no se tardará más de 5 minutos en

restaurar los datos del sistema (en un estado válido) y volver a poner en marcha el

sistema.

Construcción del Modelo Lógico del Nuevo Sistema

El equipamiento lógico o soporte lógico de un sistema informático, comprende el

conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización de

tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos que son llamados

hardware. Los componentes lógicos incluyen, entre muchos otros, las aplicaciones

informáticas; tales como el procesador de texto, que permite al usuario realizar todas

las tareas concernientes a la edición de textos; el llamado software de sistema, tal

como el sistema operativo, que básicamente permite al resto de los programas

funcionar adecuadamente, facilitando también la interacción entre los componentes

físicos y el resto de las aplicaciones, y proporcionando una interfaz con el usuario.

La construcción del modelo lógico parte de la definición especifica del nuevo

sistema, donde este se determina por medio de diagramas de flujo indicando los

procedimientos a ejecutar. En estos diagramas se reflejaran los pasos y funciones de

cada requerimiento. Los diagramas nos permitirán ver los procedimientos que se

realizara en la parte lógica del sistema conformado por todas las acciones de inicio y

final que integran el sistema.

Sistema de control y registro

en la Dirección de catastro del

Municipio Ezequiel Zamora,

san Carlos Estado Cojedes.

Transportista

Disponibilidad

Registro de Datos en la BD

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DEL SISTEMA PROPUESTO

NIVEL 0

Operador

Datos del Trámite

Operador

Datos del trámite

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DEL SISTEMA PROPUESTO

NIVEL 1

Panificación Datos Solicitante

Datos Personales

Reporte de datos Personales

M.1 Datos

Solicitante

Operador

Datos de trámites

Fecha, Hora, trámite solicitado

Fecha, Hora, trámite solicitado

Registro de

trámites

2.0

Datos de la

actividad

M.2 Datos de

trámites

A.1 Datos

Solicitante A.2 Datos de trámites

Registro de

Datos

Solicitante

1.0

IDENTIFICACIÓN: Hipo General

DESCRIPCIÓN: proceso Propuesto

Diagramas Hipo

El diagrama Hipo es aquel que indica cuales son las entradas a un proceso,

después la elaboración de un proceso y también las salidas de un proceso. Se refieren

al ciclo de vida de un proyecto (diseño y documentación de software). Este método

fue creado con el propósito de ayudar a los diseñadores a no perder la pista de alguna

función dentro de un sistema grande.

ENTRADA PROCESO SALIDA

Automatizar el control y

registro en la dirección

de catastro del municipio

Ezequiel Zamora, San

Carlos Estado Cojedes.

Control y Registro Catastral

Reportes de trámites,

solicitudes y estatus de

servicios realizados en la

Dirección de catastro del

Municipio Ezequiel

Zamora

ENTRADA PROCESO SALIDA

Datos para control y registro

de tramites catastrales

solicitados, usuarios,

responsable, hora, fecha y

respuesta a la solicitud

Almacenamiento de

información, referente a cada

uno de los registros efectuados

en el sistema

Reportes de estatus de

cada solicitud y tramite

realizado

Transportista

IDENTIFICACIÓN: Hipo General

DESCRIPCIÓN: Proceso propuesto

3.3 Especificación de Restricciones y Atributos

En este paso, el grupo de desarrollo establece junto con los usuarios las

restricciones bajo las cuales se deben desarrollar y debe operar el sistema de

información. Así mismo se establece también, la interacción que debe haber entre el

hombre, el computador y los atributos de calidad que se la van a imponer al

mencionado sistema de información.

3.3.1 Determinar las Restricciones

Las restricciones, no son más que las limitantes que se pueden presentar al

sistema desde los siguientes puntos de vista:

Las restricciones económicas, las cuales de acuerdo al estudio de factibilidad

no resultan amenazantes durante el desarrollo del nuevo prototipo,

confirmación que se da en la factibilidad operativa estudiada en la fase de

diseño anterior.

En cuanto a la factibilidad técnica, estas restricciones privan de la

implementación del nuevo sistema ya que no se cuenta con la plataforma

adecuada para operar el nuevo sistema.

En cuanto a las restricciones personales y de tiempo, el personal que labora

en la dirección de catastro tiene manejo de sus recursos actuales, sin

embargo poseen un perfil necesario para ser instruidos en el manejo de los

equipos y en la herramienta tecnológica que se desea instalar.

En cuanto a las restricciones de tipo legal, no existe ninguna restricción

3.3.2 Determinación de la Interfaz Hombre- Maquina

Esta actividad es esencial pues define la comunicación que debe haber entre los

usuarios el personal y el computador a través del subsistema programado.

La comunicación Hombre – Máquina, formara un prototipo clave para el diseño

del nivel de visión, la interfaz de usuario se presentara de manera sencilla y fácil de

operar, por tratarse de una simple agenda, en donde se almacenara datos simples, los

comandos serán accesibles al usuarios con pocas restricciones, siendo la restricción

más puntual la clave de acceso, de donde se presentara una vez que se tenga acceso

al sistema, pantallas de color claros, en vista maximizadas, partiendo desde una panel

de control que dará acceso a cada una de las operaciones básicas para la cual se

diseña el sistema.

El entrenamiento que debe tener el personal que operara el sistema de control y

registro, se basa más que todo en el manejo de base de datos, ya que por ser el diseño

bajo un lenguaje manejador de base de datos, el operador deberá conocer las técnicas

necesarias para así ser el mismo quien pueda solventar cualquier problema que se

presente en el sistema. En la programación de cada módulo se diseñaran mensajes de

errores con posibles soluciones, las cuales vienen a ser instrucciones a seguir por el

operador que le ayudaría a resolver cualquier problema que se le presente, además

serviría también de instructivo directo por parte del mismo sistema.

3. 3. 3 Atributos de Calidad

Entre las interrogantes que se deben responder para algunos de los atributos de

calidad se destacan las siguientes:

Confiabilidad. El sistema propuesto desde el punto de vista lógico, garantiza

operatividad, el usuario directo tendrá el conocimiento necesario para su

correcta utilización. En caso de fallos por suministro eléctrico, se cuenta con

un dispositivo acumulador de energía (UPS) que le permite al operador

guardar la información en los últimos cinco minutos antes de que se

restablezca la electricidad nuevamente.

Adaptabilidad: El sistema tiene un fluido intercambio con el medio en el que

se desarrolla, tiene un sistema donde se puede modificar un proceso, un estado

o una característica de acuerdo a las modificaciones que sufre el contexto.

Esto se logra a través de un mecanismo de adaptación que permita responder a los

cambios internos y externos a través del tiempo.

Seguridad, Privacidad, eficiencia y rendimiento: El sistema contará con una

clave de acceso para así garantizar la seguridad del mismo y no permite y

mostrar toda la información contenida en su interior.

Documentación Del Sistema: El sistema contará con el soporte de ayuda

necesario, que servirá de guía al operador para conocer el funcionamiento del

sistema, y cada una de las partes que conforman el entorno del mismo; este

soporte viene a ser el manual del usuario del sistema como tal, describe cada

uno de las funciones en cada módulo que conforman el sistema.

FASE IV

DISEÑO PRELIMINAR

En esta fase se elabora un diseño preliminar del sistema de información que

satisfaga los requerimientos, restricciones y atributos establecidos en la fase III. El

diseño preliminar consta de un prototipo o modelo físico que delinea la interacción

hombre- máquina del sistema de información y describe, en forma general sus

procesos automatizados. Dentro de esta fase encuentra:

4.1 Definición de Prototipos

Por tratarse de un sistema pequeño el grupo de desarrollo encargado del análisis y

elaboración del sistema actual elabora diferentes prototipos que puedan satisfacer la

especificación funcional, las restricciones y los atributos identificados en la fase

anterior, esto con la finalidad de definir cada uno de los procesos y subprocesos que

conforman el nuevo diseño propuesto, para el control y registro catastral en el

Municipio Ezequiel Zamora, San Carlos Estado Cojedes. La definición de prototipo

está regida por la estructura o configuración global del sistema de información, en

ella se indica si el diseño del sistema ha de ser independiente, centralizado o

distribuido. Partiendo de este enfoque, se establecen diferentes configuraciones para

el procesamiento y para la interacción que existirá entre hombre - máquina.

Este diseño lógico descrito en la fase anterior por medio de diagrama de flujos de

datos en cada uno de sus niveles, y presentados en los diagramas Hipos, se muestran

al operador del sistema bajo el nivel de visión, en Software capaz de cumplir con

cada proceso especificado.

4.1.1 Elaboración de Diferentes Prototipos

A partir del modelo lógico del nuevo sistema y de las restricciones y atributos

establecidos anteriormente, el grupo desarrolla diferentes prototipos. Un prototipo es

un modelo construido sobre el modelo lógico que muestra claramente la interacción

hombre-máquina, esto indica que procesos son manuales y cuales automáticos. El

prototipo muestra también los procedimientos de activación del subsistema

programado, los de respaldo y recuperación de fallas y los de seguridad de la base de

datos.

Tomando como datos las configuraciones de equipos existentes en la

organización, que puedan ser utilizados por el nuevo sistema, se procede luego a

evaluar estas configuraciones y a determinar que prototipos se pueden desarrollar con

ellos en forma parcial o total.

4.1.2 Evaluación de la Configuración Técnica Existente

Evaluando el sistema existente y tomando en cuenta que se debe hacer la

configuración mínima necesaria, la Institución requiere realizar una inversión inicial

para la adquisición de nuevos equipos, ya que los mismos beneficiaran los

requerimientos establecidos tanto para el desarrollo y puesta en funcionamiento del

sistema propuesto como para optimizar el servicio catastral. Se deben hacer ajustes

enfocados en cuanto a la seguridad de la información, para esto se debe solicitar un

equipo de analistas para realizar los respectivos ajustes, los cuales se llevan a cabo

por medio de políticas internas para la administración de la información.

4.1.3 Determinar la Configuración Técnica

El diagnóstico y observaciones realizadas en la Dirección de catastro determinó

que en los actuales momentos, la Institución no posee la infraestructura tecnológica

(Hardware y Software) necesarias para el desarrollo y puesta en funcionamiento el

sistema propuesto.

4.2 Análisis de Costo – Beneficios

Para cada prototipo se determina sus costos de desarrollo y operaciones y se

estima los beneficios que puedan obtenerse. Se comparan los diferentes prototipos

bajo un criterio económico pre-establecido. Los resultados obtenidos se resumen en

un informe técnico denominado informe de prototipo. Este análisis permitió hacer

una comparación entre la relación costos del sistema actual, y los costos que tendría

un nuevo sistema, conociendo de antemano los beneficios que la tecnología ofrece.

Por consiguiente, el estudio de factibilidad técnica realizado previamente permitió

determinar que la Institución no cuenta con las herramientas necesarias para la puesta

en marcha del sistema, por lo cual el desarrollo de la propuesta requiere de una

inversión inicial para poder alcanzar los objetivos propuestos.

A continuación se presenta un resumen de los costos intrínsecos del sistema

propuesto y una lista de los costos que conlleva implantar el mismo, y los costos de

operación. Luego a través de un análisis de valor se determinaron los beneficios que

necesariamente para el nuevo sistema son monetarios o cuantificables. El resumen del

análisis costos- beneficios se definieron a través de una comparación de los costos

implícitos, tanto del sistema actual como del propuesto y su relación con los

beneficios.

Con la implantación del nuevo sistema automatizado, el beneficio más

significativo que se adjudicaría la organización sería la información, convirtiéndose

de esta manera en la herramienta más poderosa y versátil con que ésta cuente. Es muy

importante destacar que en esta nueva era de la tecnología este recurso es la

herramienta de competitividad más utilizada por las organizaciones, y en cualquier

caso, tenerla al alcance y en forma oportuna, podría significar Ahorro, tanto de

tiempo como de dinero.

Además debe tomarse en cuenta el valor que la información tiene en los actuales

momentos, siendo el punto de apoyo en el proceso de la toma de decisiones, las

organizaciones que han alcanzado el éxito, se debe en gran parte que esta han

otorgado el verdadero valor que debe tener la información dentro de sus procesos.

Con la puesta en marcha de este proyecto se logrará optimizar los procesos que

involucra la gestión de la información, permitiendo obtener una información segura y

confiable, dirigida a la consecución de los objetivos. Por otra parte un sistema de

información debe contribuir a aumentar la capacidad, el control, la comunicación,

disminuir los costos y obtener una ventaja competitiva.

Los gastos se encuentran representados o enmarcados por todos aquellos gastos

en accesorios y el material de oficina de uso diario, necesarios para realizar los

procesos, tales como bolígrafos, papel para notas, carpetas, marcadores y otros.

Al lograr optimizar los procesos, agilizando el flujo y manejo de la información

de las actividades de seguimiento, los costos se reducen en un mínimo, sin embargo,

los beneficios del sistema propuesto están orientados a mejorar el control y velocidad

en los procesos del sistema actual, haciendo énfasis en que la propuesta representa

una inversión a la Institución.

Beneficios Tangibles

Los beneficios tangibles aportados por el sistema propuesto están dados por los

siguientes aspectos:

Reducción de costos en papelería, mantenimiento y espacio físico.

Ahorro en suministros para los equipos empleados.

Beneficios Intangibles

Entre los beneficios intangibles del sistema propuesto se pueden mencionar:

Optimizar las actividades, aumentando la productividad del personal que

labora en el mismo un mejor y más efectivo empleo de los recursos, tanto

materiales como financieros.

La flexibilidad al manejar gran volumen y diversidad de información con

rapidez, y precisión, lo que ofrece una mejor herramienta de trabajo al

personal, que facilitará sus labores.

Generar información más eficiente y confiable.

Mejor capacidad de búsqueda y actualización de información, reduciendo la

fuerza de trabajo en el proceso y control de recursos.

Mayor y mejor aprovechamiento de los recursos tecnológicos instalados.

Optimizar el servicio para beneficiar a la comunidad.

Mejorar la Capacidad de control y registro.

4.2.2 Informe de Prototipos

Los prototipos son una visión preliminar del sistema futuro que se implantara.

La elaboración de prototipos de un sistema de información es una técnica valiosa para

la recopilación rápida de información específica a cerca de los requerimientos de

información de los usuarios. Los prototipos efectivos deben hacerse tempranamente

en el ciclo de vida del desarrollo de sistemas, durante la fase de determinación de

requerimientos.

El informe de selección de prototipo en este caso se ha presentado en la fase

anterior, por tratarse de un sistema bastante básico el equipo de desarrollo decidió

optar por el diseño presentado en el punto 3.2.2, los diagramas y análisis hipo se

encuentran reflejados en este punto.

4.2.3 Adquisición de la Tecnología Necesaria

Debido a que la Organización no cuenta con los equipos y recursos técnicos

necesarios, para el desarrollo del nuevo sistema, es necesario realizar una inversión

por parte de la Dirección de catastro o en su defecto por la Alcaldía o cualquier otra

institución gubernamental Esta situación facilitara la puesta en marcha del proyecto

por parte de la Dirección de Desarrollo Urbano y Rural, ofreciéndole a Alcaldía la

posibilidad y la ventaja de realizar inversiones en otros requerimientos y necesidades

de la Organización.

Refinación del Prototipo

En esta etapa se realizan modificaciones al prototipo de acuerdo a la

retroalimentación que se recibe de los encargados de su instalación o elaboración, con

el objeto de revisar el correcto funcionamiento del nuevo sistema.

Un prototipo en software es un modelo del comportamiento del sistema que puede

ser usado para entenderlo completamente o ciertos aspectos de él y así clarificar los

requerimientos. Refinación del prototipo consiste en describen con mayor detalle

aquellos procesos del prototipo que sean automáticos, siguiendo la técnica de análisis

estructurado de sistema.

Un prototipo es una representación de un sistema, aunque no es un sistema

completo, posee las características del sistema final o parte de ellas. De allí, que se

decidió por un solo prototipo, sobre la marcha y las pruebas iníciales se realizaran los

ajustes de los procesos que integran al modelo a implementar, tomando en cuenta los

diagramas de flujos de datos.

Refinación del Prototipo

4.3.1 Revisión del Prototipo

La construcción de prototipos representa una estrategia de desarrollo, cuando no es

posible determinar todos los requerimientos del usuario. Es por ello que incluye el

desarrollo interactivo o en continua evolución, donde el usuario participa de forma

directa en el proceso. Este método contiene condiciones únicas de aplicación, en

donde los encargados del desarrollo tienen poca experiencia o información, o donde

los costos y riesgos de que se cometa un error pueden ser altos.

Así mismo este método resulta útil para probar la facilidad del sistema e

identificar los requerimientos del usuario, evaluar el diseño de un sistema o examinar

el uso de una aplicación en este caso los aspectos a evaluar, los cuales son:

Diseño de Entradas y Salidas. En este paso se elabora minuciosamente el diseño

de la interacción entre el hombre y la máquina, la cual ha sido delineada en el

prototipo del sistema.

Diseñar dialogo hombre – máquina.

Desarrollo de un Modelo de Trabajo

Es fácil comenzar el proceso de construcción del prototipo con el desarrollo de un

plan general que permita a los usuarios conocer lo que se espera de ellas y del

proceso de desarrollo. Un cronograma para el inicio y el fin de la primera interacción

es de gran ayuda. En el desarrollo del prototipo se preparan los siguientes

componentes:

Análisis de

Requerimientos

Diseño del

Prototipo Codificación Prueba de

Validación

Completar y

Entregar

Prototipo

El lenguaje para el dialogo o conversación entre el usuario y el sistema.

Pantallas y formatos para la entrada de datos.

Módulos esenciales de procesamiento.

Salida del sistema.

Utilización del Prototipo

Es responsabilidad del usuario trabajar con el prototipo y evaluar sus

características y operación. La experiencia del sistema bajo condiciones reales

permite obtener la familiaridad indispensable para determinar los cambios o mejoras

que sean necesarios, así como las características inadecuadas.

Revisión del Prototipo

Durante la evaluación los analistas de sistemas desean capturar información sobre

los que les gusta y lo que les desagrada a los usuarios. Los cambios al prototipo son

planificados con los usuarios antes de llevarlos a cabo, sin embargo es el analista

responsable de tales modificaciones.

Repetición del Proceso las Veces que sea Necesaria

El proceso antes descrito se repite varias veces, el proceso finaliza cuando los

usuarios y analistas están de acuerdo en que el sistema ha evolucionado lo suficiente

como para incluir todas las características necesarias.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Ayala L. (2010) La utilización de registros Administrativos como base para la

investigación de políticas sociales. Instituto de Estudios Fiscales

Berne, M. (2007) Organización y métodos en la administración pública. 2da ed.

México: Trillas.

Contraloría General de la República Bolivariana de Venezuela (2004) Guía

Metodológica para la Evaluación del Control Interno. Cuadernos de Auditoría Nº

4.

ANEXOS

Anexo

Planilla de registro del sistema actual