Herramientas Informáticas para Project Management

Herramientas informticas para project management

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El papel del software en la gestin deproyectos

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El papel del software en la gestin de proyectos

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El papel del software en la gestin de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Las principales ventajas de las herramientas informticas

de gestin de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Qu tipos de software para project management existen . . . . . . . . . . . . 6

Herramientas informticas para la gestin de proyectos . . . . . . . . . . . . 7

1. Planificacin de proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

2. Gestin de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

3. Colaboracin a nivel documental y de programacin . . . . . . . . . . . . . . 9

4. Gestin de problemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

5. Control del tiempo y los plazos del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Las mejores herramientas informticas gratuitas para

la gestin de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Herramientas informticas para project management:

tendencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

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El grupo de LinkedIn Gestin de Proyectos y Riesgos es un grupo de encuentro de profesionales interesados en la Generacin de Valor a travs de metodologas y prcticas de Gestin de Proyectos y Ges-tin de Riesgos, tanto en Proyectos como a nivel organizacional, lo cual incluye todo el modelo de negocios de la empresa.

Para ello se gener este espacio destinado a compartir experiencias, inquietudes, tendencias, herramientas, eventos, discutir propues-tas, y distribuir material exclusivo vinculado con los objetivos del grupo y el inters de sus participantes.

Con la colaboracin de gestin de Proyectos y Riesgos

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Cul es la mejor herramienta de gestin de proyectos? Existe una nica herramienta capaz de proporcionar un nivel aceptable de funcionalidad en un nmero de reas crticas diferentes? Es preferible buscar una apli-cacin que se centre en una sola tarea importante como la planificacin o el seguimiento de tiempo? Es nece-sario contar con una herramienta que permita hacer un control detallado del equipo interno, sus tareas y flujos de trabajo? Interesa invertir tiempo y recursos en encontrar una herramienta que fomente la colaboracin entre los involucrados en el proyecto?

La experiencia del Project Manager, el tipo de proyecto, la heterogeneidad de los equipos y la complejidad de las actividades determinar la eleccin correcta en materia de software de gestin de proyectos . Conocer las propias necesidades es tan importante como saber qu herramientas informticas se pueden encontrar en el mercado y hasta dnde llega su apoyo a la gestin .

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Los distintos tipos de software de gestin de proyectos ayudan en la planificacin y programacin, lo que au-menta la precisin en el clculo de los plazos y fechas lmite, resultando en la conclusin de un plan realista para la entrega .

Las principales ventajas de las herramientas informtica de gestin de proyectos son:

Sin embargo, a pesar de contar con tantos beneficios, tambin es preciso entender las limita-ciones de las herramientas de gestin de proyectos . Ms all de las restricciones inherentes a cuestiones presupuestarias, que obliguen a elegir entre un rango determinado de aplica-ciones, hay que tener claro que, pese a que su soporte en cuanto a planificacin y programacin de proyectos es inestimable, en ningn caso no pueden definir procesos o seleccionar a las per-sonas que se involucrarn en su desarrollo .

Las principales ventajas de las herramientas informticas de gestin de proyectos

Simplifican el seguimiento y control, adems de la planificacin de los project ma-nagers que deben responsabilizarse de uno o ms proyectos que involucran a varias personas . La mayora de las soluciones del mercado permiten introducir las distintas tareas, crear dependencias entre ellas y confeccionar un plan para conseguir que el proyecto termine a tiempo .

Hacen posible demostrar lo que podra suceder en diferentes circunstancias . Una vez introducidas las tareas que componen el proyecto, se puede alterar su prioridad o cambiar las fechas y ver cmo afecta a la totalidad del proyecto . De esta forma, se comprueba el impacto de las diferentes opciones de futuro en los resultados finales.

Pueden optimizar la forma de organizar un equipo de personas y mejorar el modo en que trabajan juntas, ya que facilitan la colaboracin, fomentan la comunicacin de calidad y aumentan la capacidad de seguimiento desde la actualizacin mxima .

Generalmente, todas las soluciones de este tipo que se presentan en el mercado con-tienen funcionalidades grficas avanzadas que, desde un simple diagrama de Gantt hasta el diagrama de red ms complejo, aportan una representacin visual de la rea-lidad del proyecto .

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Qu tipos de software para project management existenEl nmero de proyectos a gestionar de forma simultnea y su complejidad, as como la experiencia, formacin y habilidades del project manager, determinarn la eleccin del software .

En lneas generales, se puede hablar de tres grandes grupos de herramientas informticas en este mbito:

En el proceso de seleccin de la herramienta informtica definitiva, no hay que olvidarse de que existe un n-mero creciente de soluciones de gestin de proyectos disponibles online que pueden utilizarse a cambio del pago de una cuota mensual . Milestone Planner y Basecamp son dos de sus principales exponentes, alcanzando altas cotas de popularidad que aumentan cada ao .

En cualquier caso, obtener el mximo rendimiento del software de gestin de proyectos puede resultar compli-cado, a menos que se tenga experiencia previa en su uso . Por esta razn, a menudo es mejor elegir un paquete sencillo e invertir en capacitacin y recursos para ayudar a lograr una correcta implementacin .

Software de gestin de proyectos bsico: la gama ms baja de este tipo de herramientas es la opcin ms indicada para pequeos proyectos . Estas soluciones permiten definir hitos, crear grficos y confeccionar informes . Su precio es bastante asequible y, adems, tambin se puede encontrar una creciente gama open source, cuyo uso resulta gratuito .

Herramientas de gestin de proyectos de gama media: este tipo de soluciones pueden manejar proyectos complejos con miles de tareas . El ms popular es Microsoft Project, la herramienta de gestin de proyectos ms extendida . Junto con el aumento de funciona-lidades llega el incremento en el precio, que no suele descender de los quinientos Euros .

Soluciones de project management de gama alta: en este grupo se encuentran todas aqullas con capacidad para gestionar mltiples proyectos compuestos por miles de ta-reas . Su principal ventaja es la opcin de realizar forecastings y anlisis what if, que muestran cmo el cambio de un proyecto afectar a los dems o cul sera el impacto de una determinada decisin en el curso del proyecto . Otra de sus ventajas es el permitir que varios administradores de proyectos puedan trabajar juntos . Los precios varan de-pendiendo del fabricante, aunque suelen superar los mil Euros en todos los casos .

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Herramientas informticas para la gestin de proyectos

Hay muchas aplicaciones de software que pueden ayudar con las tareas de gestin de proyectos pero tambin muchas opiniones diferentes acerca de qu tipo de funcionalidad es necesario priorizar . Para salir de dudas hace falta profundizar en lo que se busca de una herramienta informtica para la gestin de proyectos . Los ob-jetivos que persiguen alcanzar quienes deciden ayudarse de una herramienta informtica de este tipo pueden ser:

Trazar planes y programaciones.

Colaborar en la creacin de informes y documentos.

Llevar a cabo las tareas de seguimiento.

El alcance de un software de gestin de proyectos vara ampliamente, igual que lo hacen las necesidades de un project manager . La eleccin correcta no existe y depender del tipo de proyecto, el equipo y el estilo de gestin del Director . En cualquier caso, se pueden diferenciar claramente cinco tipos diferentes de funciones de gestin de proyectos . Son las siguientes:

1. Planificacin de proyecto

El planning es una cuestin prioritaria en la gestin de proyectos . Asignar actividades y tareas, mostrando vi-sualmente cmo se interconectan entre s es un requisito indispensable a la hora de seleccionar un software u otro . Quienes buscan una herramienta de este tipo precisan del apoyo necesario para definir el cronograma del proyecto, entender su ruta crtica para un proyecto, evaluar y asignar los recursos disponibles . Las funcionali-dades que presente la aplicacin debern permitir, al menos:

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Acceder a un desglose detallado de las tareas a realizar.

Contar con una aplicacin para llevar a cabo las asignaciones de tareas, identifi-cando quin es responsable de qu aspectos en el proyecto.

Calcular una estimacin de tiempo para cada tarea.

Identificar los vnculos y dependencias entre tareas.

En el mercado existen una serie de herramientas con estas funcionalidades, entre las que destacan:

En todo caso, al elegir software para la planificacin de un proyecto hay que atender a aspectos como su flexi-bilidad, posibilidad de actualizacin, riqueza grfica y facilidad de uso .

2. Gestin de tareas

ste es uno de los aspectos donde se puede hacer un mejor aprovechamiento de un buen software . La capacidad de definir una tarea, asignarle una fecha lmite, conocer quin es el responsable de su ejecucin y saber cundo se ha completado es imprescindible para el Project Manager . No obstante, esta labor requiere de una porcin de tiempo importante, que se ve incrementada si se tiene en cuenta la necesidad de actualizacin . Para minimizar el tiempo preciso para llevar a cabo esta tarea y reducir la posibilidad de aparicin de errores existen algunas herramientas informticas en el mercado que, no slo apoyan al Director de Proyectos en su realizacin, sino que van ms all, ayudndole a mantener una estrecha vigilancia sobre el impacto global que las decisiones relacionadas con estas cuestiones tendrn en el cronograma del proyecto y en la cargas de trabajo de los miem-bros del equipo . Entre los software ms destacables se encuentran:

Microsoft Project: opcin ampliamente utilizada debido al completo paquete que presenta, donde se ofrece una amplia variedad de funcionalidades de planificacin . Su principal inconveniente es que requiere una curva de aprendizaje sustancial ya que su manejo no es sencillo .

OmniPlan: de uso ms simple que la opcin anterior, se diferencia de ella en la menor versatilidad que presenta, quizs demasiado enfocada al planning .

Excel: su punto fuerte es que ya est incluida en el paquete bsico Office, por lo que no requiere de una inversin adicional y se puede completar con plantillas gratuitas que competan su capacidad . Su inconveniente es que est bastante lejos de la comodidad de propuestas ms especializadas en el rea de project management .

Microsoft Project: una vez ms supera a otras alternativas por lo avanzado de sus aplicaciones y la garanta de control que proporciona .

Basecamp: aporta un slido apoyo para la creacin de tareas, fechas de vencimiento y designacin de responsabilidades .

Desktop Central: es una opcin muy interesante si lo que se busca es afianzar la asignacin de tareas, aunque hay que tener en cuenta que su sofisticacin le resta facilidad de uso .

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3. Colaboracin a nivel documental y de programacin

Compartir informacin y crear un entorno de trabajo colaborativo son aspectos prioritarios, sobre todo en pro-yectos globales . Los niveles de productividad pueden incrementarse sustancialmente si se dota a los equipos de trabajo de una ubicacin central donde almacenar documentos y desde donde poder trabajar conjuntamente . A la hora de elegir un software de este tipo hay que atender a los siguientes aspectos:

Algunas de las mejores opciones son Goplan, Google Calendar, ProjectDesk, Google Docs, DotProject, Microsoft SharePoint, Zoho o LiveOffice .

Al seleccionar herramientas de gestin de proyectos en lnea, hay que fijarse en que algunas como Basecamp, permiten integrar su calendario en Google Calendar o Outlook, aumentando la usabilidad .

4. Gestin de problemas

La correcta asignacin de tareas, el reporting y las reuniones frecuentes a veces no bastan para hacer un buen seguimiento de los comentarios y las conversaciones relativos a las actividades, el establecimiento de priorida-des o las actualizaciones . Para gestionar los problemas que va surgiendo de manera efectiva se requiere una herramienta informtica capaz de facilitar esta monitorizacin, almacenando largas descripciones, documen-tacin adicional, comentarios y resoluciones . Un software de este tipo tambin resulta muy til para almacenar las preguntas o cuestiones que requieren resolucin abiertas, as como lo que se hizo al respecto, informacin de gran valor para futuros proyectos . A la hora de elegirlo hay que fijarse en que aporte:

Algunas de las herramientas informticas que cumplen estos requisitos son DoneDone, Trac, Mantis, Kayako o Bugzilla .

Capacidad de almacenamiento suficiente.

Intercambio documental sencillo.

Edicin en tiempo real.

Posibilidad de creacin de glosarios de negocio y bibliotecas de documentacin.

Opciones de colaboracin multilinges.

Funcionalidades de calendario compartido, para programar reuniones con miem-bros de los distintos equipos

Equilibrio entre la funcionalidad, que debe ser lo suficientemente sofisticada como para apoyar al equipo de proyecto interno, pero lo suficientemente fcil de usar para que las personas ajenas al equipo puedan tambin registrar problemas.

Que no precise de conocimientos tcnicos para su uso.

Que permita la posibilidad de incluir un glosario de negocio.

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5. Control del tiempo y los plazos del proyecto

Su objetivo es facilitar al Director de Proyecto la tarea de entender cunto tiempo dedican a cada tarea los miembros del equipo, siempre de forma contextualizada, dentro del marco de las actividades asignadas y el plan de proyecto . En este sentido, Microsoft Project cuenta con potentes herramientas que le permiten solicitar y recibir los partes de horas va e-mail que luego se registran directamente en el plan general, actualizndolo . Lo fundamental de un software con esta finalidad es que permita:

Adems de la alternativa Microsoft, en el mercado existen otras opciones como Basecamp, Toggl, OpenAir, Clic-kTime o SlimTimer . En cualquier caso, al seleccionar la herramienta definitiva hay que procurar que la escogida facilite la integracin con otros software y aplicaciones complementarios, algo que algunas, como por ejemplo Toggl no permiten, limitando las posibilidades del Director de Proyectos . En este sentido, hace falta tambin co-nocer si la solucin se encuentra al 100% en la nube o si se aloja en el servidor local, informacin clave a la hora de prever las posibilidades futuras de integracin .

Controlar el tiempo.

Conocer las horas trabajadas.

Hacer un seguimiento del consumo de los amortiguadores.

Las mejores herramientas informticas gratuitas para la gestin de proyectos

Programacin.

Control de costes.

Gestin presupuestaria.

Asignacin de recursos.

Colaboracin.

Comunicacin.

Documentacin.

La necesidad de mejores herramientas para gestionar con eficacia los proyectos va en aumento .

Una gestin de proyectos adecuada debe ser gil y atender a aspectos como:

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Es cierto que algunas de las mejores alternativas software del mercado son de pago, aunque, dependiendo de las necesidades de cada proyecto, tambin es posible encontrar buenas herramientas informticas gratuitas, como las siguientes:

OpenGoo, ProjectPier, Redmine son otras alternativas gratuitas que ayudan en el diseo, desarrollo y gestin de cualquier proyecto . La eleccin correcta depender de las necesidades, comenzando por si se prefiere optar por una solucin basada en la web o una de escritorio, aunque lo primordial es asegurarse de que cuenta con las funcionalidades prioritarias para optimizar la eficacia de la labor del Director de Proyecto .

TaskJuggler: es una herramienta de gestin de proyectos moderna y potente, de cdigo abierto . Su enfoque de la planificacin y el seguimiento de proyectos es ms flexible y superior al de otras herra-mientas de edicin grfica de Gantt de uso comn . De gran utilidad durante la definicin del alcance del proyecto, asignacin de recursos, gestin del riesgo y de la comunicacin . Ofrece un planificador que calcula la lnea de tiempo del proyecto y las asignaciones de recursos en base al perfil del proyecto y las limitaciones que se le proporcionen .

GanttProject: muy fcil de usar, se basa en el diagrama de Gantt para la programacin de proyectos . Esta herramienta de gestin facilita la jerarquizacin de tareas y sus dependencias, la creacin de dia-grama de Gantt, el diagrama de carga de recursos, la generacin de informes grficos PERT y la gestin de trabajo en grupo .

OpenProj: es la alternativa de cdigo abierto a Microsoft Project . Est disponible en Linux, Unix, Mac o Windows . Permite crear diagramas de Gantt, diagramas de red (grficos PERT) y estructuras de des-composicin de trabajo .

dotProject: dirigida a multi-usuarios en diferentes idiomas, permite la gestin de proyectos basada en la web .

PHProjekt: es una aplicacin modular de cdigo abierto para la coordinacin de las actividades del grupo y para compartir informacin y documentos a travs de la web .

Collabtive: es una aplicacin web que permite a los equipos a colaborar en proyectos, administrar tareas, hitos y archivos y enviar mensajes instantneos entre s . Es multilenguaje y soporta ms de 20 idiomas diferentes . Adems, se integra con otros servicios web y permite importar datos desde otras aplicaciones .

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Herramientas informticas para project management: tendencias

Adems del punto de vista que se tenga sobre el software de gestin de proyectos y de la expe-riencia y preparacin del project manager, en la eleccin de una herramienta informtica puede resultar conveniente tener en cuenta las ltimas tendencias en lo que a software de gestin de proyectos respecta . Las ms importantes son las cuatro siguientes:

La nube: el cloud permite compartir plataforma y aprovecharse de todas las ventajas del intercambio de informacin en tiempo real . Las aplicaciones basadas en la nube facilitan la complejidad de sacar adelante proyectos en un entorno internacional con la ventaja aadida del ahorro de costes (de alma-cenamiento, de licencias, etc .) .

Movilidad: la agilidad es un valor en alza y se pone de manifiesto en la creciente necesidad de trabajar con flexibilidad . Los dispositivos mviles han contribuido a eliminar barreras, de tiempo y geogrficas, acercando las cuestiones de proyecto a la cotidianidad de los individuos, que optimizan sus funciones gracias a un acceso sin lmites . La actualizacin es la gran beneficiada y, con ella, la minimizacin del riesgo y la mejora de la comunicacin .

Entornos colaborativos: el estudio The Chaos Theory, elaborado por el equipo de projectplace .com, revela que ms del 30% de Project Managers sufren de falta de comunicacin entre los miembros de su equipo por falta de herramientas y mtodos adecuados . El mejor sistema de comunicacin es el que fomenta el intercambio de datos y la transmisin de informacin de manera rpida y sencilla, evitan-do la prdida de ocasiones de comunicar por falta de tiempo . Potenciar la colaboracin redunda en los resultados del proyecto, que mejoran, beneficiando a la organizacin al completo .

Seguridad: en un entorno de trabajo tecnolgico, con la fuerte presencia de la red como soporte de las comunicaciones, es fundamental prevenir las brechas de seguridad que puedan poner en riesgo la integridad de la informacin . Los negocios deben adecuarse a la normativa de proteccin de datos, que se actualiza con mayor frecuencia cada vez, y preservar los datos sensibles, aislndolos de amenazas .

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