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1 PREMIO ESTATAL DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA 2011 Tema AMPLITUD O TRAMO DE CONTROL Seudónimo : JOSÉ LUZ
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PREMIO ESTATAL DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA 2011
Tema
AMPLITUD O TRAMO DE CONTROL
Seudónimo : JOSÉ LUZ
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INDICE
Introducción 1- Objetivo General
1.1-Objetivos específicos
2- Hipótesis del estudio
3-Marco Teórico
4-Tramo de control
5-Relevancia de la amplitud o tramo de control
6-El caso de la Corporación Lockheed
7-Variables relacionadas en un tramo o amplitud de control
8-Ventajas y desventajas
9- Causas y efectos de la amplitud del tramo de control
10- Aplicaciones
11- Método de tramo o amplitud de control optimizado financieramente
12- Conclusiones
13-Bibliografía
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INTRODUCCIÓN
El tema de las organizaciones sea ésta del giro o actividad a la que se dedique, se tiene
que tratar sobre la eficiencia y eficacia de la misma para poder evaluar su desempeño y
dimensionar sus alcances, su productividad y su objeto para la que fue creada.
Una parte importante es en materia de su costo de operación que incide fuertemente en
el éxito o fracaso de los organismos, y que en su contraparte las ventas que es la ruta
por donde entra el recurso financiero, también se requiere que maneje sus costos de
operación de manera planeada y sin derroche.
Los organismos conformados por la serie de recursos necesarios para su
transformación en productos o servicios, utiliza a la Administración para el manejo de
todo insumo y contar con su óptima aplicación y por ende su aprovechamiento en el
proceso de transformación y funcionamiento.
Estas mismas necesidades de gestión y que para eso la condición de ecléctica de la
administración ha hecho que se busque con afán con las técnicas y métodos que la
ciencia y la tecnología nos pueda proporcionar para optimizar sus costos de operación
que como se ha mencionado son imprescindibles tener un correcto control y manejo de
ellos.
Cada vez la humanidad creciente exige que los bienes de consumo demandantes sean
asequibles, económicos y satisfactorios, esto provoca que la capacidad de respuesta
organizacional sean con estas condiciones. Para cumplir con estos requerimientos debe
de mejorarse los sistemas de proveeduría, de distribución, logística, producción, diseño,
las áreas staff y enfáticamente al recurso humano.
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El Recurso Humano o también llamado el Capital Intelectual, esta denominación es por
la razón de considerar el valor del talento, de la experiencia, del conocimiento que cada
persona componente del organismo tiene y que le da una ventaja estratégica a la
institución.
Ya que se mencionó la importancia de los costos así como el del recurso humano y en
este tenor, el tema de “Tramo o Amplitud de Control”, incide de manera significativa en
los costos de operación, toda vez que imponer que el número de subordinados sean de
dos, tres, cuatro o mas personas tiene repercusiones económicas muy estrechamente
relacionadas de manera directa.
Nuestro planeta Tierra con su constante crecimiento poblacional y la sobreexplotación
de los recursos que nuestra casa “La Tierra” nos proporciona, hacen que la gente
tengan necesidades primarias cambiantes, muy urgentes. Esto indudablemente propicia
que las organizaciones se ajusten constantemente a estas demandas. La capacidad de
respuesta deberá ser rápida y certera, contar con estructuras altas y obesas, ya no son
lo solución al contrario éstas, están sujetas a constantes choques por el proceso de la
toma decisiones, de la interpretación de la comunicación, de cumplir con lo planeado o
solicitado.
Entre más participación de seres humanos que intervengan en los procesos
organizacionales, más complejo se hacen, más tiempo se toman, y más conflictos
interpersonales salen a flote y por consecuencia tendremos problemas en el desempeño
organizacional. Se aclara ésta postura del tema en cuestión no quiere favorecer un
reinado de la filosofía del “centralismo” todo lo contrario se propone una total
descentralización, deshacernos de la burocracia de la alta dirección y de mandos
medios que no aportan valor agregado al funcionamiento organizacional ya no digamos
a los productos y servicios como es le enfoque fundamental de la Reingeniería porque el
centralismo y la gran cantidad de “directores gerentes, jefes, coordinadores y
supervisores” solo entorpecen y retardan las decisiones y hacen ruido a la comunicación
y por supuesto la nómina será mas cara y tendrá que ser repercutida en los costos de
operación y por ende nuestros productos y servicios serán costosos.
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Asimismo los tiempos contemporáneos nos revelan una imperiosa necesidad de ahorro
de optimización de recursos, así como de la asignación de ellos, la logística interna y
externa, en fin cada vez las relaciones interactuantes por el propio dinamismo de las
organizaciones provoca que sea muy complejo, rápido, certero y mas creciente.
En el desarrollo de este tema que lo podremos ubicar dentro del contexto del proceso
administrativo como de la “Dirección” toda vez que trata las condiciones que se
requieren para que funcione de manera eficiente y eficaz, en todo el ambiente
organizacional de una entidad para influye de manera directa e indirecta en la operación
del tramo de control. Todo lo relacionado con en el número de subordinados que se
tiene, la interacción de ellos y con ellos implica toda una serie de conocimientos, de
adecuaciones, de condiciones para que sea funcional, ahora bien se tiene que tener la
madurez organizacional para saber que va a resultar una clara actitud de la resistencia
al cambio y lo más seguro muy fuerte, cuando en un proceso de Desarrollo
Organizacional se va a gestar por este motivo.
Después del descongelamiento viene el cambio para entrar nuevamente al
congelamiento tal y como lo indica el proceso de cambio del Desarrollo Organizacional,
y lo mas seguro es que en el proceso de cambio se podrá detectar los beneficios de una
estructura de mando, que ésta deberá ser más funcional, más expedita en sus
respuestas, menos costosa, y sobretodo minimizada.
Tomemos como ejemplo a Moisés el personaje bíblico, que cuando comandada al
pueblo Israelita por el desierto y afín de poder atender al pueblo en su diversidad de
problemas (pleitos, defunciones, matrimonios, problemas de salud, de logística de
comida, nacimientos, etc., etc.) y que según la biblia eran aproximadamente 40,000
personas. Afortunadamente su suegro que sabiamente detectó el gran problema de
atención y dirección que Moisés enfrentaba, le recomendó para su solución que
nombrara a Jefes por cada diez personas y estos a su vez por cada diez jefes primarios
nombrar a un jefe secundario y así sucesivamente.
Con esta muy buena medida Moisés solucionó este gran problema y tal vez nació el
concepto de tramo o amplitud de control, los estudiosos no se ponen de acuerdo cuando
fue el inicio, cabe comentar que ni siquiera fue la intención de Moisés y su suegro la de
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una optimización económica en la aplicación de esta medida. Pero imaginémonos los
resultados satisfactorios que se obtuvieron.
Con este sencillo ejemplo de mejora en la Cadena de Mando nos muestra las bondades
de prosperar en el desarrollo de todos los organismos, hacer que esas líneas de
autoridad que se extienden desde los niveles jerárquicos superiores de la organización y
hasta los niveles más bajos sean éstos mas estructurados, mas sencillos, y sobretodo
menos personas a quienes se les tendrá que dar, explicar, presentar información,
reportes de resultados, de problemas y que éstos jefes a su vez lo presentan a su
superior inmediato y así sucesivamente, que solo sirve para entorpecer la comunicación,
la pérdida de tiempo y la no mejoría de los resultados.
Este trabajo intenta coadyuvar en el mejoramiento de las estructuras organizacionales,
en las líneas de mando, en el ejercicio de la autoridad formal, en la comunicación
organizacional, en la capacidad de respuesta, y ahorro en los costos operativos.
Aplicado a las estructuras de Gobierno en cualquiera de sus tres órdenes resulta ser un
medio muy eficaz para los resultados que la sociedad demanda y el cumplimiento de
los compromisos de gobierno. A la vez que en los organismos privados surte el mismo
efecto en la administración pública. Aumentar los tramos de control existentes en el
Gobierno Estatal tendría los beneficios que sean enumerado, y además tocaría para su
solución los problemas persistentes en el actual Gobierno que son la diversidad de
tramos, estructuras altas, y nóminas caras.
En el trabajo se trata y se demuestra el tramo o amplitud de control ideal, para eso he
realizado algunas simulaciones estandarizadas de tramos para la búsqueda óptima y se
presenta los resultados con la variable costo como factor determinante. Toda vez que a
sabiendas que debe de existir las condiciones que deben de prevalecer para asegurar el
éxito en su aplicación. Es un método de mi autoría consistente en ocho pasos para
determinar un tramo o amplitud de control que resulte el óptimo en materia financiera.
Por la naturaleza del trabajo que he realizado se define como un “ESTUDIO E
INVESTIGACIONES” en el rubro “Administración y desarrollo de los servidores
públicos”
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1- OBJETIVO GENERAL
Conocer los beneficios organizacionales en la implementación de un tramo de control ideal, para coadyuvar en el ahorro de los costos y mejora de los procesos.
1.1- OBJETIVOS ESPECÍFICOS :
1- Dar a conocer el tramo o amplitud de control a las dependencias y entidades del Gobierno del Estado.
2- Demostrar las bondades de su aplicación.
3- Conocer sus condiciones relevantes. 4- Buscar un tramo de control ideal.
5- Evidenciar el ahorro en nómina. 6- Aplicar una estandarización de tramo de control en el Gobierno del Estado.
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2- Hipótesis del estudio
Ho : Hipótesis nula : Se puede encontrar un tramo o amplitud de control optimizado financieramente. H1 : Hipótesis alternativa : No existe un tramo o amplitud de control optimizado financieramente.
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3- MARCO TEÓRICO
Como parte de los esfuerzos modernizadores de la Administración Pública en
Guanajuato, el tramo o amplitud de control, se nutre de las herramientas y de la lógica
expresada por la Nueva Gestión Públicai, es decir de la lógica de racionalidad
económica para conseguir sus fines de eficiencia y eficacia. Dicha lógica comparte por
lo menos tres objetivos específicosii:
1. Asegurar la constante optimización de las estructuras orgánicas en el quehacer
público.
2. Asegurar que los procesos de producciones de bienes y servicios públicos,
incluidas las fases de gestión propia del organismo público sean transparentes,
equitativas, controlables, tengan fluidez en la comunicación, y rapidez de
respuesta.
3. Promover y desarrollar mecanismos internos para mejorar el desempeño de la
clase dirigentes, y con ello promover la efectividad de los organismos públicos,
en miras de proporcionar los objetivos anteriores.
Dentro de los puntos anteriores, el Tramo de control busca dar cumplimiento a la
promoción de mecanismos internos de administración dando un marco de referencia a
las distintas entidades y dependencias participantes para conocer el grado de desarrollo
en la Cadena de mando en el que se encuentra la administración interna, tomando para
ello elementos, técnicas, herramientas y conocimientos específicos de la disciplina de la
administración.
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4-Tramo de Control
Nos referiremos a la capacidad de dirigir, supervisar, controlar a las personas que están
bajo la autoridad de algún puesto con jefatura . Asimismo se entenderá por tramo de
control “..número de subordinados directos que dependen de un jefe…”, aunque otros
autores (1) la denominan como amplitud de control y la definen como “número de
subordinados que un director /gerente puede supervisar con eficacia y eficiencia” .
Entendiéndose por eficacia “el logro de las metas o hacer lo que se tiene que hacer “ y
por eficiencia “la optimización de los recursos o hacer las cosas bien”
El término Gerente es un concepto propio de las organizaciones empresariales sean
estas industrias, o de los sectores productivos, de comercio o de servicios, sobretodo en
las sociedades mercantiles. Para las organizaciones del sector público es más propio
decir Director que su símil en las empresas que es el de Gerente.
Una problemática muy acentuada que se presenta en los organismos públicos y
privados es lo referente a la amplitud del tramo de control, existe un gran rango dentro
de los organismos, incluso siendo estos regidos por una misma filosofía de gobierno,
mismas líneas de acción, mismos accionistas.
Se detectan tramos de control muy variados en las mismas dependencias de gobierno
estatal, que por lo regular el titular de la dependencia que por sus atribuciones que
tiene, conforme a la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, al Reglamento Interior de la
dependencia y a las emanadas por la Ley de Responsabilidades de los Servidores
Públicos del Estado de Guanajuato es el tramo mas amplio, que en contraste con las
amplitudes de los tramos de control de los Subsecretarios / Directores Generales /
Directores de Área que son mas cortas.
5-¿Por qué es relevante la amplitud del tramo de control?
Esto es debido a que a mayor amplitud o rango se determina la cantidad de los niveles
(1) ROBBINS Stephen P., et al Coulter Mary Administración, editorial Prentice Hall, sexta edición pp.306-308
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jerárquicos existentes y por ende la cantidad de directores / gerentes / jefes /
coordinadores que tendrá que utilizar la organización y esto hará por consecuencia más
eficiente el diseño de la estructura organizacional.
Para tener un panorama acerca de los estudios que se han llevado a cabo por aparte de
investigadores inquietados por este tema podremos considerar a un francés V.A.
Graicunas que en 1937 demostró a través de una fórmula matemática que las relaciones
organizacionales posibles aumentan geométricamente con el incremento lineal en el
número de subordinados directos. Graicunas consideró que un director / jefe “D” tendrá
cierto tipo de relaciones organizacionales con dos subordinados “A y B” como se
demuestra en las gráficas siguientes que para este ejemplo son seis relaciones entre
estas tres personas (número de flechas ):
Ó
No faltaron los críticos a su planteamiento que detectaron que le faltó otro tipo de
relaciones como es el caso de relaciones organizacionales con terceras personas, así
como también otras tres limitantes que son : 1) el número posible de relaciones y no el
número verdadero, 2) La fórmula asume que las relaciones ocurren con igual frecuencia
y 3) Presupone que todas las relaciones tienen igual intensidad. Pero de cualquier
manera Graicunas demostró que un aumento en el número de subordinados en la
realidad provoca un incremento en las posibles relaciones organizacionales.
2n
La fórmula en cuestión es : R = n + n -1
2 donde n = número de subordinados
Aplicando la fórmula en el ejemplo en comento será : donde : n = 2
R = 2 ( 22 / 2 + 2 – 1) = 6 relaciones organizacionales
Haciendo aplicaciones de la fórmula con otros valores del número de subordinados se
obtiene :
D
A B
D
A B
12
Número de subordinados n
Número de relaciones N
1 1
2 6
3 18
4 44
5 100
6 222
7 490
8 1 080
9 2 376
10 5 210
11 11 374
12 24 708
A pesar de las limitaciones encontradas la intención de la teoría de Graicunas tiene un
gran valor por demostrar el grado de complejidad que se presentan en las relaciones por
el crecimiento de la estructura organizacional.
El Ingeniero francés y considerado un teórico de la administración Henri Fayol [1951],
era partidario de un tramo de control pequeño como se menciona en este escrito :
“...cualquiera que sea su posición, un hombre solo tiene que mandar un número
pequeño de subalternos directos, por lo general menos de 6, con excepción de un
capataz, quien, teniendo a su cargo una operación muy simple, manda directamente a
20 o 30 hombres” (2)
En 1967 Lawrence Paul R. y Lorsch Jay W., utilizaron el tramo de control promedio
como una dimensión en la medición de la estructura organizacional. Ellos consideraron
tramos de control de 10 subordinados como un indicador de “baja estructura”, y tramos
de 3 a 5 subordinados como el indicador de “alta estructura”, los resultados que
obtuvieron estos investigadores les mostraron que los tramos de control tienden a
aumentar cuando se presenta un incremento en la incertidumbre de la actividad o el
trabajo.
Stephen Robbins y Mary Coulter [2000] son partidarios al igual que L.F.Urwick [1943]
que a medida de que un directivo ascienda por la estructura organizacional, tendrá que
(2) DESSLER Gary, Organización y Administración [1979], editorial Prentice Hall, pp 116
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enfrentarse a una mayor complejidad, variedad y mala estructuración de los problemas,
por lo que estos directivos tendrán que contar con un tramo de control pequeño con
respecto de los del nivel de mandos medios y asimismo estos ejecutivos requerirán un
alcance mas corto con respecto de los subsiguientes en los niveles jerárquicos.
Lindall F. Urwick fué autor de cuatro principios de administración y uno de ellos el que se
refiere al principio de la amplitud administrativa (span of control) menciona : “que cada
superior no debe tener mas que un cierto número de subordinados. El superior no tiene
sólo personas para supervisarlas sino también, y principalmente las relaciones entre las
personas que supervisan. El número óptimo de subordinados que cada superior puede
tener varía enormemente según el nivel de los cargos y la naturaleza de los mismos”. (3)
6-EL CASO DE LA CORPORACIÓN LOCKHEED
Otro autor Harold Stieglitz, en la Management Record de septiembre de 1962 con el
tema de “Optimizing Span of Control” (Optimización del tramo de control), presenta el
caso de Lockheed y que nos ayuda a comprender desde otro matiz la mejora del tramo
de control. Si bien este estudio se llevó a cabo en un organismo privado y del sector
aeronáutico no esta demás, pero, al mostrarnos su metodología, sus factores que son
considerados y que inciden en los tramos, su determinación de la amplitud y demás
resultados, nos ayuda a incrementar nuestra curva de aprendizaje en materia de
eficiencia de la estructura organizacional.
El caso de la Corporación Lockheed constituye un ejemplo representativo del
planteamiento formal para la determinación de los tramos óptimos de control; en esta
organización se desarrolló un sistema de índice valorado que mide los principales
factores de un tramo de control y lo determinaron con los siguientes factores :
a) Similitud de la función
b) Cercanía geográfica de los subordinados
c) Complejidad de las funciones
d) Dirección y control requeridos por los subordinados
(3) Urwick, Lindall F. The Elements of administration. New York, Harper and Bros.
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e) Coordinación necesaria entre los subordinados
f) Importancia y complejidad de la planeación, así como el tiempo requerido para
ésta.
Basándose en estos factores se les asignó un puntaje y criterio de evaluación para los
diversos grados posibles y así de esta manera se obtiene el índice de tramo de control,
(que es la suma del puntaje obtenido) tal y como se muestra en la matriz #1
Factores del
Tramo de control
Criterios y puntaje para cada factor
Similitud de funciones
Idénticas 1 Esencialmente semejantes
2 Similares 3 Inherentemente Diferentes
4 Fundamental- mente distintas
5
Cercanía geográfica
Todos juntos 1 Todos ubicados en un edificio
2
Edificios separados una sola ubicación
3
Ubicaciones se paradas, una zona Geográfica.
4 Zonas geógrafa ficas dispersas.
5
Complejidad de funciones
Simples, repetitivas 2 Rutinarias 4 Cierta complejidad
6 Complejas y variadas
8 Muy complejas y variadas
10
Dirección y control
Mínima capacitación y supervisión
3 Supervisión limitada
6 Supervisión moderada, periódica
9 Supervisión frecu- ente, continua
12 Supervisión mi- nuciosa, cons- tante.
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Coordinación Mínimo de relacio- nes con los demás
2
Relaciones limitadas a cursos definidos
4
Relaciones moderadas fácilmente con- troladas.
6 Relaciones cercanas considerables
8 Relaciones mu- tuas amplias, no recurrentes.
10
Planeación Alcance y complejidad mínimos
2 Alcance y complejidad limitados
4 Alcance y complejidad moderados.
6
Esfuerzos conside rables requeridos guíados solo por las normas gene- rales.
8
Esfuerzos con- siderables re- queridos, cam- pos y normas No establecidos
10
Matriz # 1 : Sistema de Evaluación del tramo de control óptimo de la Lockheed
Posteriormente, considerando este índice del tramo de control, la corporación Lockheed
determinó unos “tramos estándar” de control para categoría de índices como se podrá
observar en le cuadro 1.
Índice de Tramos de Control
Tramos Estándar
# de subordinados
22 – 24 8 -11
25 – 27 7 –10
28 – 30 6 –9
31 – 33 5 –8
34 – 36 4 –7
37 – 39 4 –6
40 – 42 4 -5
43 – 45 4
46 – 48 3
15
49 – 51 3
52 - 54 3
Se reitera que entre mas amplio o vasto sea el tramo de control, tanto mas eficiente será
el diseño de su estructura organizacional.
7-VARIABLES RELACIONADAS EN UN TRAMO O AMPLITUD DE CONTROL
Para determinar la llamada amplitud del tramo de control se tendrá que considerar
algunas variables de contingencia como lo son :
1.- Grado de preparación, capacitación y experiencia que poseen los subordinados.
2.- El grado de semejanza de las tareas de los subordinados.
3.- La complejidad de las tareas
4.- La distancia física (proximidad) de los subordinados.
5.- El grado de aplicación de los procedimientos.
6.- El grado de estandarización de las tareas.
7.- La cultura organizacional
8.- El estilo de liderazgo del Director / Gerente / Jefe
9.- El grado de funcionalidad de la tecnología de la informática.
10.- La madurez emocional del grupo de trabajo.
11.- Los recursos económicos y materiales con los que cuenta la organización.
12.- La Coordinación requerida de los subordinados.
13.- Tiempo requerido por los subordinados para llevar a cabo sus tareas.
14.- El método de control y planeación
15.- El sistema de información organizacional.
16.- El tamaño del organismo
8-VENTAJAS Y DESVENTAJAS
Se mencionan algunas ventajas y desventajas de utilizar una amplitud de tramo de
control estrecho (tener bajo supervisión a pocos subordinados) para hacer un
contraste con las de un gran tramo de control.
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Desventajas :
1.- Erogación de costos adicionales (sueldos, recursos, instalaciones etc.) por contar
con mas directivos / jefes que realicen las labores de supervisión
2.- Mas problemas de comunicación por la interacción de las relaciones entre estos
directores / jefes
3.- Mas problemas de coordinación por la interacción de las relaciones entre estos
directores / jefes.
4.- Se incrementa la nómina.
5.- Problemas de hacinamiento, comodidad, seguridad en las áreas de trabajo. Dado
que la plantilla de personal crece.
6.- La estructura organizacional crece, se hace más vertical con más niveles (mayor
jerarquización).
7-Se burocratiza más a la organización
Ventajas :
1.- Se puede presentar un control y supervisión más rígida y personalizada.
2.- Descarga de trabajo para los directores / jefes y por consecuencia disposición de su
tiempo para asuntos relevantes.
3.- Eficacia en la dirección de los subordinados por ser pocos. Y sobretodo a los
directores / jefes que son de bajo perfil pueden obtener mejores resultados en su
actuación.
Ahora se describe las ventajas y desventajas de una gran amplitud de tramo de
control.
Desventajas :
1.- Podría el director / jefe estar incapacitado para ejercer una supervisión directa a los
subordinados.
2.- Se requerirá de personal subordinado más preparado, que sea más independiente,
con madurez emocional y con la capacidad de colaboración.
3.- Los directores / jefes deben ser requeridos con mayor liderazgo, madurez emocional
y habilidad en el manejo de grandes grupos de personas.
4.- Se podría perder en parte la eficiencia y control en el manejo de las tareas de los
subordinados.
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5.- Pudiera presentarse problemas de comunicación entre los integrantes del área y su
jefe inmediato.
Ventajas :
1.- Se obtendrán (ahorro) menores costos por contar con menos directivos / jefes que
realicen las labores de supervisión.
2.- Pudiera presentarse menos problemas de comunicación por la interacción de las
relaciones entre los diversos directores / jefes
3.- Pudiera presentarse menos problemas de coordinación por la interacción de las
relaciones entre los diversos directores / jefes.
4.- Se optimizan los espacios, recursos, instalaciones.
5.- Nómina a la baja.
6.- La estructura organizacional se hace más plana, menos obesa.
9-Causas y efectos de la amplitud del tramo de control
La amplitud del tramo de control y el tamaño del grupo de trabajo se relacionan
íntimamente, esto se encuentra basado en algunas investigaciones que se han
realizado sobre el tamaño de los grupos y la satisfacción de sus integrantes. Muestran
que estas dos variables en comento se relacionan inversamente.
Autores como G.A. Forehand y B. Gilmer [1965] en los estudios que realizaron llegaron
a la conclusión de “los grupos pequeños fomentan más satisfacción que los grandes y
que los miembros del grupo se sienten más satisfechos cuando pueden tomar parte en
las decisiones” .
Otro autor renombrado A.P. Hare [1952] descubrió que el “tamaño del grupo y la
participación de sus miembros guardan una proporción inversa”
Por consecuencia podremos deducir que los resultados de estas investigaciones indican
que los grupos pequeños se desempeñan mejor que los grandes.
Otros estudios llevados a cabo por Robert C. Cummins y Donald C. King [1973], que van
enfocados al impacto del tamaño del grupo puede estar en función de cuanto
estructurado esté el trabajo. El tamaño del grupo tiene una relación positiva con el
desempeño de trabajos altamente estructurados, esto podría ser posible porque el líder
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no puede vigilar estrechamente a todos los subordinados. Por consecuencia la relación
existente entre el tamaño del grupo y el desempeño del mismo es negativa cuando el
trabajo no está estructurado.
Parece ser que los estudios de unos y otros sobre la temática se contradicen, pero, al
contrario se reafirma lo comentado sobre los tramos de control amplios (dentro de lo
posible), porque los estudios de los comportamientos de los grupos, aunque bien nos
señalan que deben de ser no muy grandes para tener un ambiente funcional y de
colaboración, también es cierto que deberán de manejarse bajo ciertas condiciones y
que no se contraponen con las características de los tramos de control que también
busca la armonía y el buen desempeño laboral.
Menciono a estos estudios para que sean considerados y se tenga el cuidado en la
asignación de funciones y subordinados de acuerdo a las características y complejidad
de la tarea a realizar.
10-Aplicaciones
Si bien es cierto que la teoría es necesaria para la formulación de conceptos, modelos,
reflexiones y deducciones e inferencias la praxis sería la comprobación y validación de
la teoría.
Por lo que haré unas simulaciones de estructuras tal y como Stephen P. Robbins y Mary
Coulter en su libro de Administración, sexta edición editorial Prentice Hall páginas 306 y
307 nos recomiendan .
Ellos consideran a los tramos de control constantes en su aplicación a lo largo de la
organización, o sea en toda la estructura organizacional, si se determina un tramo de
control de tamaño cuatro como lo indica la figura # 1, lo será en todos los niveles, y
departamentalización que tengan como se muestra en la figura # 2 .
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Figura # 1
Figura # 2
Esto que nos demuestra que se considera a todo el personal con jefatura por igual, o
sea tiene la misma capacidad de dirigir, organizar y controlar a cuatro subordinados y
estos tienen las habilidades, actitudes y conocimiento de trabajar y convivir en grupos de
cuatro personas. Situación por demás incorrecta, como bien se conoce las diferencias
de personalidades, conocimientos y habilidades que nos distinguen de un sujeto a otro y
que existen no nada más en un organismo sino en un simple grupo de personas.
Cierto es que con el desarrollo de las personas y la cultura organizacional se puede
llegar a este paradigma, pero, lo más común tanto en el ámbito empresarial como en el
sector público es que no se presentan de esta manera y además se consume mucho
tiempo este proceso de cambio. Se conoce de antemano que existen ejemplos de los
cuales se tomó la experiencia de sus tramos de control como lo son en las estructuras
castrenses y de la Iglesia Católica que tienen su definición establecida de tramos de
control y que todos sus miembros simplemente se sujetan a ella sin considerar que se
cuenten con las características que se han mencionado tanto para los Jefes como para
los subordinados.
20
Amplitud 4 acumulado
1 1
4 5
16 21
64 85
256
Recordando a Max Weber sociólogo alemán, para dar un ejemplo de lo comentado, en
sus obras desarrolló un tipo de estructuras de autoridad a la que llamó “burocracia” que
es un sistema caracterizado por la división del trabajo, contar con una jerarquía
claramente definida, reglas detalladas y sus relaciones son impersonales (4). El mismo
Weber reconoció esta burocracia ideal que no existía en la realidad, sino que
representaba una reconstrucción selectiva del mundo real.
Volviendo a la aplicación de estos conceptos, en las figuras 1 y 2 se podrá apreciar que
conforme sea el tamaño del tramo del control, ésta forma una progresión geométrica
hasta terminar en el tamaño de la organización o estructura. Veamos esto con números
y para esto lo haremos bajo el supuesto de un organismo de tamaño de 200 personas y
que deseamos un tramo de control de tamaño 4, entonces queda :
(4) Stephen P. Robbins y Mary Coulter, Administración, sexta edición, editorial Prentice Hall pp.44-45
Recordar que el tamaño del organismo es de 200. La cantidad 256 se pasa del tamaño, por lo tanto se deja en 64 con un acumulado de 85.
El acumulado representa el número de puestos con Jefatura y tendrán a 4 subordinados. El reglón marcado con una cantidad de 85 significa que son todos los puestos con jefatura. Y la diferencia con el total de personal del organismo nos marca un diferencial que sería los últimos subordinados dentro de la estructura organizacional, que bien podríamos denominarlos como personal operativo o de línea. (200 – 85 = 115)
21
Para representar de otra forma este ejemplo de un organismo de 200 personas, con 5
niveles jerárquicos, tamaños de control de 4 y con 85 personas que tendrán personal
subordinado y el resto diferencial operativo o personal de primera línea de 115 personas
con la gráfica # 1
Gráfica # 1
Ahora bien con ésta simulación de sólo un tamaño constante de tramo de control,
tendremos que saber ¿cuál es el mejor tamaño?, para eso se tendrá que iterar en
varios números de tamaños para analizar y detectar al mejor tamaño de tramo de
control.
Por lo que se haría a continuación simulaciones parecidas pero considerando varios
tamaños diferentes al comentado y partiendo del supuesto con un tamaño del
organismo de 200 personas.
Jefes VS. Niveles jerárquicos
1 4
16
64
115
1 2 3 4 5Niveles Jerárquicos
Je
fes
22
Razón de Subordinación =
Matriz # 1
En ésta matriz se representa las simulaciones de los tamaños 2,3,4 y 5.
En la siguiente matriz representaremos a los tamaños 6,7 y 8 que como se podrá
apreciar, resulta innecesario hacerlo de un número más grande que el ocho eso lo
demostramos con la razón de subordinación y que consiste en :
Número de personal con subordinados (Jefes)
Número de Personal operativo o primera línea
Amplitud 2 acumulado Amplitud 3 acumulado Amplitud 4 acumuladoAmplitud
5acumulado
1 1 1 1 1 1 1 1
2 3 3 4 4 5 5 6
4 7 9 13 16 21 25 31
8 15 27 40 64 85 125 156
16 31 81 121 256 625 781
32 63 243 364
64 127
128 255
256 511
Personal con subordinados 127 121 85 156
Personal operativo 73 79 115 44
Razones 1.7397 1.5316 0.7391 3.5455
Tam
año
200 p
ers
onas
23
Matriz # 2
Por lo tanto dado que la razón de subordinación, el numerador es el personal con
jefatura y el denominador el personal que no lo tiene, y el criterio de decisión que se
persigue es de que se tenga el menor número de personal con jefatura por lo que esto
ocasiona que tendrán que ejercer un tamaño de tramo de control amplio o grande,
entonces para los efectos del resultado de la razón se tendrá que entre mas cercano al
cero esté ese valor por lógica será el más “óptimo” u eficiente para los fines que se han
estado comentando, y por otra parte si se encuentra entre más lejano del cero se tendrá
a muchos jefes y pocos subordinados o como se dice en el argot empresarial “muchos
generales y pocos soldados” además de contar con una estructura obesa (alta y ancha)
todos los demás problemas disfuncionales que se presentan en éste tipo de estructuras.
El valor mas cercano a cero tal y como se ha mencionado es el del tramo de control de
tamaño 6 seis (0.2739), seguido del segundo mejor el del tamaño 7 siete (0.3986).
Lo representaré con una gráfica para validar este punto. Donde se aprecia el menor
número de Jefes y el mayor número de subordinados (operativos).
Amplitud 6 acumuladoAmplitud
7acumulado Amplitud 8 acumulado
1 1 1 1 1 1
6 7 7 8 8 9
36 43 49 57 64 73
216 259 343 400 512 585
43 57 73
157 143 127
0.2739 0.3986 0.5748
Personal con subordinados
Personal operativo
Razones
24
Gráfica # 2
Hasta aquí parece que teóricamente marcha bien, pero, que sucede en la realidad en lo
cotidiano de las organizaciones que se tienen a un sinnúmero de puestos, de relaciones,
de combinaciones de Jefaturas y estructuras muy heterogéneas que se supone deben
cubrir las necesidades del organismo en aras de satisfacer al cliente o usuario.
Con la simulación de los tamaños de amplitud o tramos de control que se ha hecho,
vamos ahora a cuantificarlos monetariamente, por lo que se tendrá un tabulador en
función del nivel jerárquico y así demostrar económicamente cuanto cuesta la estructura
ideal en comparación con las demás. El tabulador que se tomará como base es el
siguiente y que solo es con la intención de ilustrar de estos ejercicios:
Tramos de Control (Organismo de 200 personas)
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
Tramos
Je
fatu
ras
Personal con subordinados 127 121 85 156 43 57 73
Personal operativo 73 79 115 44 157 143 127
2 3 4 5 6 7 8
En esta gráfica representa la relación de los jefes vs. Subordinados. La relación más óptima considerando estos elementos será entonces la que tenga la mínima cantidad de Jefes y la más grande cantidad de subordinados. Tramo de control = 6
25
Para efectos de estos cálculos se tomarán los niveles jerárquicos representados así : el
nivel 20 correspondería al puesto del titular del organismo o Secretario, Nivel 18 Director
General o Gerente General, Rector, nivel 16 subsecretarios, nivel 14 Directores de área,
nivel 10 Jefes de departamento, nivel 8 supervisores, nivel 6 Técnico o Asistente
especializados, nivel cuatro operarios / empleados.
No esta por demás recordar que éstas cantidades son irrelevantes,
debido a que se manejaran en forma constante y aplicándose con los mismos criterios
en todos los casos, solo de esta manera se podrá comparar una nómina con otra (por
nombrarla de algún modo).
Matriz # 3
90,421.18 Nivel 20
72,102.52 nivel 18
49,652.74 nivel 16
36,239.78 nivel 14
15,370.82 nivel 10
12,393.47 nivel 8
8,131.83 nivel 6
5,576.83 nivel 4
Pago m
ensual
Amplitud 2 Amplitud 3 Amplitud 4
90,421.18 Nivel 20 1 90421.18 1 90421.18 1 90421.18
72,102.52 nivel 18 2 144205.04 3 216307.56
49,652.74 nivel 16 4 198610.96
36,239.78 nivel 14 8 289918.24 9 326158.02 4 144959.12
15,370.82 nivel 10 16 245933.12 27 415012.14 16 245933.12
12,393.47 nivel 8 32 396591.04 64 793182.08
8,131.83 nivel 6 64 520437.12 81 658678.23
5,576.83 nivel 4 73 407108.59 79 440569.57 115 641335.45
200 $2,293,225.29 200 $2,147,146.70 200 $1,915,830.95
Pago m
ensual
Niv
ele
s J
erá
rquic
os
26
Matriz # 4
Como se podrá observar se ha ajustado los niveles jerárquicos (con sus respectivos
niveles salariales) de acuerdo a la composición que guarda cada tamaño de Tramo de
control, tal y como se determinó en las matrices 1 y 2. Si bien se ha tratado de ajustar a
que nivel se tomaría y lo que se aplicó fue el equilibrio de Jefes y Subordinados, siempre
optimizando o sea elegir a los niveles salariales más bajos.
Aún con la conversión en dinero el tamaño de tramo de control 6 es el más bajo
(nómina) con : $1; 736, 771.69 pesos contra el más costoso (tendrá que ser el que tiene
más puestos con Jefatura y menos subordinados, que para este caso es de tamaño 5
ver gráfica # 2) $2; 450, 454.85
¿Cómo se puede explicar esto? : por la cantidad de puestos y su nivel salarial, si son
niveles salariales altos y con gran cantidad de puestos consecuentemente producirá
altos costos.
Para darle una mayor validez, (se ha hecho con diferentes tamaños organizacionales y
ha coincidido como los que se presentan en este artículo), se hará con un tamaño de
organismo de 75 personas.
11- Método de tramo o amplitud de control optimizado financieramente
Amplitud
5Amplitud 6
Amplitud
7Amplitud 8
1 90421.18 1 90421.18 1 90421.18 1 90421.18
5 181198.9 6 217438.68 7 253678.46 8 289918.24
25 384270.5 36 553349.52 49 753170.18 64 983732.48
125 1549183.75
44 245380.52 157 875562.31 143 797486.69 127 708257.41
200 $2,450,454.85 200 $1,736,771.69 200 $1,894,756.51 200 $2,072,329.31
27
Y se puede determinar un procedimiento que funcione como el método de ocho pasos
para encontrar el tramo ideal financieramente y son :
1° Se calcula diferentes tamaños de tramos de control.
2° Se calcula la razón de subordinación
De Tamaño 2, 3, 4 y 5 :
De Tamaño 6, 7 y 8 :
3° Se detecta la razón mas cercana a cero : y para este ejercicio es a del tamaño del
tramo de control = 4
Amplitud 6 acumuladoAmplitud
7acumulado Amplitud 8 acumulado
1 1 1 1 1 1
6 7 7 8 8 9
36 43 49 57 64 73
32 75 18 75 2 75
43 57 73
32 18 2
1.3438 3.1667 36.5000
Personal con subordinados
Personal operativo
Razones
Amplitud 2 acumulado Amplitud 3 acumulado Amplitud 4 acumuladoAmplitud
5acumulado
1 1 1 1 1 1 1 1
2 3 3 4 4 5 5 6
4 7 9 13 16 21 25 31
8 15 27 40 54 75 44 75
16 31 35 75
32 63
12 75
Personal con subordinados 63 40 21 31
Personal operativo 12 35 54 44
Razones 5.2500 1.1429 0.3889 0.7045
Tam
año 75 p
ers
onas
28
4° Graficamos toda la matriz, para corroborar la razón de subordinación.
5° Identificamos la relación o áreas Jefe - subordinado o sea la mas corta cantidad para
tener jefes y la mas grande cantidad de subordinados. Tramo de control = 4 (que es
otra manera de corroborar el tamaño o amplitud ideal)
6° Se hace la conversión (cuantificación) en dinero de cada uno de los tamaños o
amplitud simuladas y de conformidad al tabulador salarial que anteriormente se expuso
o se maneja, así como también por el número de plazas.
7° Se llevan acabo los ajustes pertinentes de acuerdo al número de niveles jerárquicos
para mantener un equilibrio entre Jefe – Subordinado. Para esto se deberá tener en
cuenta los dos bloques de grupos de personas : Personal con jefatura (que tienen
subordinados) y el grupo de operativos/empleados/trabajadores/personal de línea.
Tramos de Control de un organismo de 75 personas
0
10
20
30
40
50
60
70
80
Tramos
Jefa
tura
s y
Su
bo
rdin
ado
s
Personal con subordinados 63 40 21 31 43 57 73
Personal operativo 12 35 54 44 32 18 2
2 3 4 5 6 7 8
En esta gráfica representa la relación de los jefes vs. Subordinados. La relación mas óptima convide -ando estos elementos será entonces la que tenga la mínima cantidad de Jefes y la mas grande cantidad
de subordinados. Tramo de control = 4
29
8° Se detecta el costo mas bajo con su tramo o amplitud de control respectivo.
Para este ejercicio resulta el costo más bajo es de $782, 462.24 que corresponde a un
tramo de control de tamaño 4.
Amplitud 2 Amplitud 3 Amplitud 4
90,421.18 Nivel 20 1 90421.18 1 90421.18 1 90421.18
72,102.52 nivel 18 2 144205.04 3 216307.56
49,652.74 nivel 16 4 198610.96
36,239.78 nivel 14 8 289918.24 9 326158.02 4 144959.12
15,370.82 nivel 10 16 245933.12 27 415012.14 16 245933.12
12,393.47 nivel 8 32 396591.04
8,131.83 nivel 6
5,576.83 nivel 4 12 66921.96 35 195189.05 54 301148.82
$1,432,601.54 $1,243,087.95 $782,462.24
Pago m
ensual
Tam
año 75 p
ers
onas
Amplitud
5Amplitud 6
Amplitud
7Amplitud 8
1 90421.18 1 90421.18 1 90421.18 1 90421.18
5 181198.9 6 217438.68 7 253678.46 8 289918.24
25 384270.5 36 553349.52 49 753170.18 64 983732.48
44 245380.52 32 178458.56 18 100382.94 127 708257.41
$901,271.10 $1,039,667.94 $1,197,652.76 $2,072,329.31
30
12-CONCLUSIONES 1.-El manejo de los tramos de control representa costos organizacionales y movimientos
estructurales y consecuentemente podría provocar cambios en : el clima organizacional,
estilo de liderazgo, productividad, cultura organizacional y la eficacia en las estrategias y
metas.
2-La tendencia del mundo organizacional es empequeñecer las estructuras, aumentar el
tamaño de los tramos de control o ejercer el mínimo de supervisión, contar con personal
altamente capacitado y especializado y sobre todo el personal deberá ser joven,
manejar rangos mas cortos de antigüedad en los organismos, lo que provocaría que el
rango de vida productiva en los organismos se acorte tanto para los hombres como para
las mujeres.
3.-Lo descrito en este ensayo, nos hace sacar inferencias para el manejo de los tramos
de control, si bien por un lado los estudiosos en la materia nos hacen recomendaciones
puntuales, pero, no son de aplicación universal. Recordemos que cada grupo es
diferente a otros, debido al sinnúmero de variables que entran en juego cuando el grupo
interactúa, y se toma como ejemplo al grupo como un mínimo de ente organizacional.
4.-La recomendación al formular el diseño de la estructura organizacional y tratar los
tramos de control es determinar el tamaño que “prevalecerá” como guía de construcción,
pero, claro se deberá ajustar en los casos de que las tareas, las características (por
características se entiende las señaladas en la página # 4) del Jefe y las características
del subordinado nos impiden (hacer el tramo mas pequeño a lo establecido)o nos
facilitan (hacerlo el tramo mas grande) que modifiquemos los tramos como una manera
de asegurarnos de la eficiencia y eficacia de la gestión. Esto nos hace tener entonces
un enfoque “situacional” para cada puesto que ejerza autoridad.
Resulta pesado hacer la arquitectura organizacional, pero, también el planear y
organizar nos facilitará la etapa de Dirección y Control y seguramente tendremos
resultados exitosos y sobre el ahorro que representa el costo de la nómina, de los
31
movimientos de personal, de la capacitación, del manejo y solución de conflictos, del
manejo de actitudes, del valor de la lealtad y honestidad (que sobre todo estos valores,
como lo más común es de que no se miden en términos económicos, pero sabemos que
representan un alto costo anual para cualquier tipo de organismo, por lo que resulta
¿cómodo? seguir el dicho “ojos que no ven, corazón que no siente”)
De conformidad a las hipótesis planteadas para este estudio se puede concluir por la
evidencia presentada en el desarrollo del ejercicio llevado a cabo en este trabajo que la
Hipótesis Nula es la VERDADERA.
32
13-Bibliografía
1) Chiavenato, Idalberto.- Introducción a la Teoría General de la Administración.-McGraw Hill 3ª edición. México 1992
2) Daft L, Richard.- Teoría y Diseño Organizacional.- International Thomson. 6ª edición. México 2003
3) Dessler, Gary.- Organización y Administración.- Prentice Hall 1ª edición. México 1992
4) Franklin, Benjamín / Gómez Ceja Guillermo.- Organización y Métodos.- McGraw Hill 1ª edición. México 2004
5) Hodgetts Richard M./ Altman Steven.- Comportamiento en las Organizaciones.-McGraw Hill primera edición. México 1991
6) Koontz Harold / Weihrich ; Administración ; McGraw Hill ; 12a edición, México 7) Real Academia Española.- Diccionario de la Lengua Española. Espasa 22ª
edición. España 2001 8) Robbins, Stephen / Coulter, Mary.- Administración.-Prentice Hall. 6ª edición.
México 2000 9) Werther Jr, William B / Davis, Keith.- Administración de Personal y Recursos
Humanos.-McGraw Hill 5ª edición. México 2002 10) Hicks HerbertG. / Gullet C. Ray.- Administración.- CECSA; 2da. Edición México
1989 11) Zoltners Andris A. / Sinha Parva K. / Murphy Stuart J..- La firma Obesa.- McGraw
Hill 1era edición México 1998 12) Perrow Charles.- Sociología de las Organizaciones.- McGraw Hill 3era edición.
España 1990 13) Kelley Robert.- Líderes y Seguidores.- McGraw Hill 1era edición.-España 1993 14) Siliceo Aguilar Alfonso.- Liderazgo para la Productividad en México.- LIMUSA
1era edición México 1992 15) De Miguel Fernández Enrique.-Introducción a la Gestión I.- Editorial Universidad
Politécnica de Valencia 9na edición.-España 2001
i Four Trends Transforming Government. Mark A. Abramson, Jonathan D. Breul y John M. Kamensky. IBM Center for The Business Government ii Modelo Abierto de Gestión por Resultados. Centro Latinoamericano de Administración para el Desarrollo
CLAD y el Banco Interamericano de Desarrollo .Julio 2007.
