Transparencia activa: gestión de documentos electrónicos y datos en Chile.

7/24/2019 Transparencia activa: gestin de documentos electrnicos y datos en Chile.

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Serie Bibliotecologa y Gestin de Informacin N 93, diciembre, 2014

Cristian Cabezas Mardones 4

ontenido

1.Transparencia activa como parte del acceso a la informacin pblica:

Definicin y relacin con documentos electrnicos y datos pblicos............ 5

2.Transparencia activa como (sub) sitio web del Estado ................................ 6

3.Transparencia activa como gestin documental y de archivoselectrnicos pblicos.............................................................................................. 7

4.Transparencia activa como gobierno abierto /datos abiertos...................... 9

5.Brechas y acciones sobre la gestin de documentos electrnicospublicados en el mbito de la Transparencia activa como (sub) sitio web

del Estado.............................................................................................................. 10

5.1..........Mtricas de Evaluacin de la Transparencia activa y transparenciaproactiva................................................................................................................. 105.2. Profundizar el modelo de evaluacin de Transparencia activa,incorporando la calidad del contenido............................................................... 10

6.Transparencia activa como gestin documental y de archivoselectrnicos pblicos............................................................................................ 116.1. Gestin documental y de archivos liderada por el ARNAD ............... 11

6.2. Integracin de sistemas de gestin basados en normas ISO paraincluir gestin documental y de archivos.......................................................... 127.Transparencia activa como gobierno abierto /datos abiertos.................... 12

7.1. Gestin documental y de archivos como sustento del gobiernoabierto..................................................................................................................... 127.2. Adopcin y adaptacin de criterios de datos abiertos en los formatosde los documentos electrnicos de transparencia activa ............................... 127.3. Proteccin de datos personales en documentos electrnicos.......... 137.4. Diseo de Los sistemas propios de los servicios pblicos para latransparencia y la proteccin de datos personales......................................... 13

Bibliografa............................................................................................................. 15


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Transparencia activa: Gestin de documentos electrnicos y datos en Chile

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1. Transparencia activa como parte del acceso a lainformacin pblica: Definicin y relacin con documentoselectrnicos y datos pblicos

El 20 de abril del ao 2009 entra en vigencia en Chile la ley n 20.285 sobre

acceso a la informacin pblica3(en adelante LAIP). Esta busca fortalecer larendicin de cuentas del Estado, garantizar derechos y habilitar al ciudadanopara supervisar activamente la gestin pblica, perfeccionando as lademocracia. Para lograr estos objetivos los rganos de la administracin delEstado se han visto obligados a revisar la manifestacin por excelencia de lainformacin pblica: el cmulo de documentos en su poder. Estosdocumentos pblicos que reflejan la mecnica y el lenguaje de laadministracin pblica (frecuentemente en un sentido negativo, que producedesconfianza y frustracin en las personas que los requieren), existenmayoritariamente en papel y gradualmente incorporan formatos electrnicos,deben ser organizados de acuerdo a criterios de gestin documental y de

archivos, para su acceso y conservacin en el tiempo.

La LAIP define la transparencia activa (en adelante TA) como una faceta delacceso a la informacin pblica. La TA es la obligacin que tiene cadaorganismo pblico definido en la LAIP de publicar cierta informacin en sussitios web, que debe estar permanentemente a disposicin del pblico, seractualizada regularmente y entregarse en un formato accesible. Estamodalidad de publicidad -y el subsitio que cumple esta funcin- tambin seconoce como Gobierno Transparente, nombre de la iniciativa presidencialdel ao 20064que define un conjunto inicial de datos y documentos que losrganos del Estado deben publicar en sus sitios web, el que posteriormente

la LAIP ampliar. La LAIP trata lo digital como canal preferente para elacceso, definiendo que los datos y documentos de publicacin obligatoria porTA sean digitales, de acuerdo a la aspiracin de facilitar al mximo dichoacceso5. Esta mirada coincide con las iniciativas de gobierno electrnico6,impulsadas desde 2001 con un instructivo presidencial como hitoemblemtico y que hoy son revisadas a la luz del nuevo concepto degobierno abierto7.

3http://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=276363[consulta: 19 Diciembre 2014]4 [consulta: 19 Diciembre 2014]5Esta mirada no resuelve an distintos aspectos del acceso electrnico a los documentos pblicos pobremente

resueltos, como se intenta esbozar en este anlisis.6 Uso de las tecnologas de informacin y comunicaciones que realizan los rganos de la Administracin paramejorar los servicios e informacin ofrecidos a los ciudadanos, aumentar la eficiencia y la eficacia de la gestin

pblica e incrementar sustantivamente la transparencia del sector pblico y la participacin de los ciudadanos.[consulta: 19 Diciembre2014]7 El gobierno abierto se postula como un renovado paradigma de reforma del Estado y modernizacin de laadministracin pblica a partir de una nueva forma de articular las iniciativas de transparencia, participacinciudadana y colaboracin de diversos actores para la co-produccin de valor pblico. Elementos de definicinextrados de Vientos de cambio: el avance de las polticas de gobierno abierto en Amrica Latina y el Caribe /
http://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=276363http://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=276363http://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=276363http://www.cdc.gob.cl/wp-content/uploads/documentos/instructivo_presidencial_n008_4-12-2006.pdfhttp://www.cdc.gob.cl/wp-content/uploads/documentos/instructivo_presidencial_n008_4-12-2006.pdfhttp://www.guiadigital.gob.cl/sites/default/files/instructivo_gobierno_electronico.pdfhttp://www.guiadigital.gob.cl/sites/default/files/instructivo_gobierno_electronico.pdfhttp://www.guiadigital.gob.cl/sites/default/files/instructivo_gobierno_electronico.pdfhttp://www.cdc.gob.cl/wp-content/uploads/documentos/instructivo_presidencial_n008_4-12-2006.pdfhttp://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=276363


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Este aspecto esencialmente electrnico del acceso a la informacin pblica,en que la publicacin de informacin en los sitios web del Estado se ponderacomo transparencia electrnica por excelencia, abre interrogantes yoportunidades en distintos campos como:

la relacin entre TA y las normas y recomendaciones previas sobre lossitios web del Estado la relacin entre TA y la gestin de archivos y documentos, ya sean

fsicos o electrnicos el grado de integracin de la TA en el conjunto de iniciativas del

gobierno abierto, especficamente en la apertura de datos pblicos, encuanto documentos electrnicos.

2. Transparencia activa como (sub) sitio web del Estado

El Ministerio Secretara General de la Presidencia (en adelanteMINSEGPRES) en un rol de coordinador operativo de la transparenciagubernamental, ha normado la TA por medio de Instructivos Presidenciales,el reglamento de la misma ley, distintos oficios y la elaboracin de formatosdiseados para que los servicios publiquen la TA. Estas plantillas y normas8uniforman la publicacin en los subsitios de Gobierno Transparente. Otrainiciativa de MINSEGPRES es mantener un sitio que rene y facilita labsqueda del contenido de todos los subsitios de TA del Estado. EsteMinisterio adems es responsable de las iniciativas y la coordinacin demodernizacin, gobierno electrnico y gobierno abierto. En ese contexto es elrgano que tradicionalmente ha definido los requisitos mnimos de los sitios

web del Estado, as como los lineamientos de apertura de datos.

Paralelamente, en la implementacin de la LAIP ha sido muy importante elConsejo para la Transparencia (en adelante CPLT), una corporacinautnoma creada el 2009 por la misma ley, con capacidad de fiscalizar ysancionar su cumplimiento, que ha emitido instrucciones, definido buenasprcticas y desarrollado un modelo de fiscalizacin de la TA 9. Adems elCPLT, mediante encuestas y estudios, ha detectado que existe pocaconfianza de la ciudadana en la informacin publicada por TA y que elconocimiento de la ciudadana y los funcionarios sobre TA es poco y hacrecido lentamente. 10

La interaccin entre CPLT y MINSEGPRES no exenta de friccin- ha sidofundamental para dar forma a la TA en su estado actual, ya que la definicininicial por MINSEGPRES ha sido revisada y modificada considerando las

lvaro Ramrez Alujas, Nicols Dassen, 2014 [consulta: 19 Diciembre 2014]8[consulta: 19 Diciembre 2014]9[consulta: 19 Diciembre 2014]10[consulta: 19 Diciembre 2014]
http://www10.iadb.org/intal/intalcdi/PE/2014/14071.pdfhttp://www10.iadb.org/intal/intalcdi/PE/2014/14071.pdfhttp://www10.iadb.org/intal/intalcdi/PE/2014/14071.pdfhttp://www.gobiernotransparente.cl/http://www.gobiernotransparente.cl/http://www.cplt.cl/consejo/site/edic/base/port/fiscalizacion.htmlhttp://www.cplt.cl/estudios-nacionales/consejo/2012-12-13/155411.htmlhttp://www.cplt.cl/estudios-nacionales/consejo/2012-12-13/155411.htmlhttp://www.cplt.cl/consejo/site/edic/base/port/fiscalizacion.htmlhttp://www.gobiernotransparente.cl/http://www10.iadb.org/intal/intalcdi/PE/2014/14071.pdf


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instrucciones y recomendacin de buenas prcticas del CPLT. El CPLT basestas modificaciones en los resultados de consultas pblicas y en su propiainvestigacin sobre las expectativas y necesidades de los potencialesusuarios, distancindose de la formulacin inicial de MINSEGPRES. En estecaso el CPLT reconoce a la ciudadana como actor relevante para lograr el

objetivo de la LAIP y de la TA.En lo esencial, la TA debera cumplir los mismos requisitos que deberacumplir cualquier sitio web del Estado, aplicando el Decreto Supremo100/2006 del MINSEGPRES11, la Gua web del Estado en sus versiones 1.0(2004) y 2.0 (2007)12 o el sucesor del DS. 100: el Decreto 14/2014 delMinisterio de Economa, Fomento y Turismo13. La principal preocupacin delas normas del periodo 2004-2007 fue fortalecer el gobierno electrnico yposibilitar que el documento electrnico fuera tratado como equivalente deldocumento en papel en su funcin de instrumento pblico. Cabe notar que laTA, a diferencia del sitio web principal de un rgano del Estado, constituye unsubsitio cuyo contenido es de publicacin y actualizacin peridicaobligatorias y debe cumplir con un formato preestablecido.

3. Transparencia activa como gestin documental y dearchivos electrnicos pblicos.

La gestin documental y de archivos de los organismos pblicos no escompetencia del CPLT o la MINSEGPRES, aun cuando en distintas etapasdesde la entrada en vigencia de la LAIP han sido estos dos entes los que handesarrollado iniciativas concretas para cubrir algunas falencias en el tema14.

El rgano competente sera el Archivo Nacional de la Administracin (enadelante ARNAD), dependiente del Archivo Nacional. En la prctica esteactor ha estado ausente de las definiciones de TA, de la apertura de datos yha tenido poca influencia en el desarrollo del documento electrnico pblicochileno. En general la gestin documental y de archivos an es una debilidadsignificativa en el Estado de Chile, que no ha sido abordada efectivamente.Gracias al ARNAD existe una orgnica bsica para los archivos de los

11[consulta: 19 Diciembre 2014]12 Gua Web 1.0 y 2.0. MINSEGPRES, 2004/2008 < http://www.guiadigital.gob.cl/guiaweb_old/guia-v2/>[consulta: 19 Diciembre 2014]13[consulta: 19 Diciembre 2014]14Algunos casos son la externalizacin de elaboracin de manuales iniciales de gestin de archivos por laMINSEGPRES [consulta: 19 Diciembre2014], la incorporacin de la gestin de archivos en el PMG de apoyo a la implementacin del acceso a lainformacin pblica SAIP para un pequeo grupo de servicios [consulta: 19 Diciembre 2014] y losmanuales del proyecto Gestin de Archivos y Buenas Prcticas Archivsticas, financiado por el Banco Mundial ylicitado por el CPLT [consulta: 19 Diciembre 2014]. Se puedeencontrar un comentario en profundidad sobre estos manuales y el contexto actual de la archivstica en Chile enADAM, Wenke. Archivstica para bibliotecarios: puente conceptual entre dos mundos. Serie Bibliotecologa yGestin de Informacin, 2014, n. 90.
http://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=252158%3ehttp://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=252158%3ehttp://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=252158%3ehttp://www.guiadigital.gob.cl/guiaweb_old/guia-v2/http://www.guiadigital.gob.cl/guiaweb_old/guia-v2/http://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=1059778http://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=1059778http://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=1059778http://www.cdc.gob.cl/documentos-2/material-de-trabajo-comision/http://www.cdc.gob.cl/documentos-2/material-de-trabajo-comision/http://www.cdc.gob.cl/2010/10/22/comision-de-probidad-y-transparencia-asesoro-a-los-servicios-en-gestion-de-archivos/http://www.cdc.gob.cl/2010/10/22/comision-de-probidad-y-transparencia-asesoro-a-los-servicios-en-gestion-de-archivos/http://www.cdc.gob.cl/2010/10/22/comision-de-probidad-y-transparencia-asesoro-a-los-servicios-en-gestion-de-archivos/http://www.educatransparencia.cl/docs/2http://www.educatransparencia.cl/docs/2http://www.educatransparencia.cl/docs/2http://eprints.rclis.org/23719/1/serie_90_4.pdfhttp://eprints.rclis.org/23719/1/serie_90_4.pdfhttp://www.educatransparencia.cl/docs/2http://www.cdc.gob.cl/2010/10/22/comision-de-probidad-y-transparencia-asesoro-a-los-servicios-en-gestion-de-archivos/http://www.cdc.gob.cl/2010/10/22/comision-de-probidad-y-transparencia-asesoro-a-los-servicios-en-gestion-de-archivos/http://www.cdc.gob.cl/documentos-2/material-de-trabajo-comision/http://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=1059778http://www.guiadigital.gob.cl/guiaweb_old/guia-v2/http://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=252158%3e


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servicios pblicos, en niveles dispares de desarrollo. En el caso deldocumento electrnico, se ha producido el conjunto de leyes y decretossupremos que regulan las caractersticas de los sitios web, as como deldocumento y la firma electrnica, pero no se ha considerado un real enfoquede gestin documental o de archivos electrnicos pblicos.

Otro factor relevante ha sido la reciente repriorizacin de la seguridad de lainformacin en el Estado. Chile cuenta con el Decreto Supremo N83/2004sobre seguridad y confidencialidad de los documentos electrnicos15. EsteDecreto, aun cuando se crea con un alcance limitado, toma como referenciala versin chilena de la norma ISO 27.001, que recomienda proteger toda lainformacin significativa de la organizacin, sin importar su soporte y queconsidera como punto de partida para la implementacin de la seguridad deinformacin la proteccin de datos y la privacidad de la informacin decarcter personal, as como la proteccin de los registros (evidencia odocumentos de archivo) de la organizacin. Cabe mencionar que este es unode varios sistemas de gestin basados en normas ISO, adoptadosparcialmente por el Estado. Otros son los de Calidad y Riesgo. El ao 2010,en el marco del Programa de Mejoramiento de la Gestin de los serviciospblicos (PMG)16se incluye el Sistema de Seguridad de la Informacin (SSI),lo que da lugar al desarrollo de una gua metodolgica17 que apoya laimplementacin de un SSI en un rgano estatal.

La informacin electrnica publicada por TA debera ser reconocida y tratadacomo un conjunto de documentos electrnicos significativo que, al serproducidos por la Administracin, debe cumplir con formalidades bsicas,para inspirar confianza en la ciudadana. La falta de un marco legal mscompleto sobre su tratamiento abre espacio a las dudas sobre su cadena decustodia y destino final. Los documentos y formatos de publicacin de TAincluyen informacin sin procesar (en algunos casos son copias digitales dedocumentos en papel) e informacin consolidada exclusivamente para estepropsito. En ambos escenarios existirn documentos originales que hansido usados como fuente para producir aquellos requeridos en la TA. En elcontexto de los ltimos traspasos de mando a los gobiernos de SebastinPiera18 (2010) y Michelle Bachelet (2014)19, el CPLT remiti oficios a losorganismos obligados por la LAIP, destacando la importancia de contar coninformacin de respaldo para lo publicado en TA. Esto es, los documentosque daran cuenta de la veracidad y completitud de la informacin contenidaen los formatos de TA. As se hace visible que la publicacin en TA requiere

15[consulta: 19 Diciembre 2014]16Programa de Mejoramiento de Gestin (PMG). [en lnea] DIPRES, s.f. [consulta: 19 Diciembre 2014]171819


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de un procedimiento interno que garantice la integridad y autenticidad de lainformacin publicada.

4. Transparencia activa como gobierno abierto /datos

abiertos

Las iniciativas de apertura de datos estn bajo el alero de MINSEGPRES yse conectan con otras iniciativas de gobierno abierto. En especial con loscompromisos adquiridos por Chile al adherir a la Alianza de Gobierno

Abierto20(Open Government Partnership, OGP) en 2011. En principio laapertura de datos es una extensin de la TA, aunque no se encuentrenormada como obligacin. Consiste en la publicacin deconjuntos de datoselaborados con presupuesto pblico. Para que stos puedan ser utilizados,es necesario que no tengan restricciones administrativas o tecnolgicas, demanera que los ciudadanos y las entidades puedan reutilizarlos y distribuirlos

libremente21

.

Al comparar las declaraciones sobre datos abiertos y el estado actual de laTA la expectativa de la ciudadana es que toda esta informacin sea fiable,comprensible, verificable, reutilizable libremente y de acceso permanente enel tiempo, sin importar el soporte en que se encuentre.

Bajo la idea del gobierno abierto existen iniciativas que cambian lasrelaciones entre Estado y ciudadana, y una pieza fundamental es haceraccesible la informacin pblica en formato digital. As la ciudadana puedeapropiarse, reinterpretar, interrogar y darle nuevos usos a la informacin y

datos pblicos. Internet y los distintos modos de hacer y pensar que se handesarrollado en su seno alimentan esta aspiracin. Del mismo modo queInternet le ha dado fuerza al software, a los contenidos y al acceso abierto,se la est dando a la publicacin de la informacin del Estado como datosabiertos. Internet -como web social- se ha convertido tambin en un espaciode expresin y viva conversacin entre personas y grupos, de la cual elEstado comienza a tomar parte.

Publicar datos abiertos es considerar que la informacin pblica accesible atravs de Internet debe permitir a la ciudadana realizar acciones que losformatos digitales deben considerar en su diseo: usar y reusar libremente

en trminos informticos (por lo que debe publicarse en formatos quepermitan su interpretacin y manipulacin por diversos programas, en formasno previstas) y en trminos legales (por medio de licencias apropiadas). Losactores de la promocin de los datos abiertos son autoridades, funcionarios y

20[consulta: 19 Diciembre 2014]21 [consulta: 19Diciembre 2014]
http://www.ogp.cl/http://www.ogp.cl/http://instituciones.gobiernoabierto.cl/datos-abiertos/que-son-los-datos-abiertos.htmlhttp://instituciones.gobiernoabierto.cl/datos-abiertos/que-son-los-datos-abiertos.htmlhttp://instituciones.gobiernoabierto.cl/datos-abiertos/que-son-los-datos-abiertos.htmlhttp://www.ogp.cl/


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una sociedad civil aliada con informticos, todos conscientes del valorpotencial de estos datos y dispuestos a abordar los retos que implica abrirlos.MINSEGPRES ha impulsado desde 201122 un proyecto de publicacin dedatos abiertos que llev a la publicacin de una norma tcnica que declaracomo deberan publicarse23.

5. Brechas y acciones sobre la gestin de documentoselectrnicos publicados en el mbito de la Transparenciaactiva como (sub) sitio web del Estado.

5.1. Mtric as de Evaluacin de la Trans paren cia activ a ytransparencia proact iva.

La adopcin de distintos mecanismos que permitan medir el uso ydesempeo de un sitio web son una buena prctica reconocida, que tambinpuede aplicarse al subsitio de TA. El anlisis peridico de estas mtricas

puede permitir conocer la audiencia del sitio y tomar decisiones sobre sucontenido. Estos mecanismos pueden incluir las estadsticas de visitas alsubsitio y otras mtricas adecuadas, as como encuestas y consultas quepermitan incorporar de mejor forma a la ciudadana en la mejora continua dela TA y ampliar la gama de informacin publicada ms all de la obligacinnormativa.

5.2. Profu nd izar el m odelo d e evaluacin d e Trans parenc ia activa,incorp orando la cal idad del contenido

Las evaluaciones de TA desarrolladas por MINSEGPRES y CPLT se enfocan

en verificar la existencia de los elementos definidos por la ley, sin considerarsi el contenido es veraz, correcto o si cuenta con un respaldo adecuado endocumentos o sistemas institucionales. Adems, el contenido de cada sitiode TA, aun cuando se presenta con plantillas homogneas, difiere entreorganismos obligados. Esto hace que la identificacin del contenido que debepublicarse en cada subsitio no resulte simple. En algunos casos, ha sido ladenuncia de la ciudadana por la va del reclamo ante el CPLT la que hasubsanado las deficiencias de la TA24. Sin embargo, una profundizacin del

22 [consulta: 19 Diciembre 2014]23 [consulta: 19Diciembre 2014]24 [consulta:19 Diciembre 2014]24Se puede profundizar este tema consultando el minimanual sobre archivamiento web del Archivo General de la

Nacin de Colombia
http://datos.gob.cl/http://datos.gob.cl/http://instituciones.gobiernoabierto.cl/NormaTecnicaPublicacionDatosChile_v2-1.pdfhttp://extranet.consejotransparencia.cl/Web_SCW/Archivos/C368-09/R18-09_decision_web.pdfhttp://extranet.consejotransparencia.cl/Web_SCW/Archivos/C368-09/R18-09_decision_web.pdfhttp://extranet.consejotransparencia.cl/Web_SCW/Archivos/C368-09/R18-09_decision_web.pdfhttp://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/ArchivamientoWeb.pdfhttp://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/ArchivamientoWeb.pdfhttp://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/ArchivamientoWeb.pdfhttp://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/ArchivamientoWeb.pdfhttp://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/ArchivamientoWeb.pdfhttp://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/ArchivamientoWeb.pdfhttp://extranet.consejotransparencia.cl/Web_SCW/Archivos/C368-09/R18-09_decision_web.pdfhttp://instituciones.gobiernoabierto.cl/NormaTecnicaPublicacionDatosChile_v2-1.pdfhttp://datos.gob.cl/


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modelo de evaluacin debera combinar los elementos formales (el merocumplimiento) y la auditora del contenido de la TA.

6. Transparencia activa como gestin documental y dearchivos electrnicos pblicos.

6.1. Gest in d ocumental y de archivos l iderada po r el ARNAD

De la experiencia chilena de implementacin de la LAIP se desprende que lagestin documental y de archivos resulta ser una faceta subvalorada,abordada de forma inorgnica, en iniciativas acotadas, sin continuidad niseguimiento posterior. Es nuestro parecer que esta no es una situacin quese solucione por la va de externalizacin o con la intromisin de entes sincompetencia en temas de gestin documental y de archivos. Es urgente elempoderamiento del ARNAD y una ley de archivos que consolide su accinen el tiempo.

Garanta de validez, disponibilidad y responsabilidad sobre los documentoselectrnicos de transparencia activa.

Para todo documento electrnico publicado por TA debera garantizarse laconfidencialidad, la integridad y el acceso, siguiendo el DS. 83, que tomacomo referencia la norma ISO 27.001.

Cuando los Servicios publican por TA documentos sin ninguna formalidad,pretenden obligar a la ciudadana a aceptar esta reproduccin electrnica delpapel como un documento vlido, aunque carezca de real valor como tal. Al

presentar la reproduccin de un documento en papel con firmas y timbresvisibles se transfiere errneamente la confianza en el documento de papel aesta versin digital. Puede requerirse una modalidad de certificacinespecfica para estos documentos digitales y la participacin de un ministrode fe. La credibilidad de la ciudadana en los documentos de TA puedefortalecerse con un procedimiento de publicacin de mayor formalidad.

En la perspectiva de gestin documental y de archivos el subsitio de TA debeser tratado para su conservacin y disponibilidad permanente. Las actualesfalencias de la legislacin no ofrecen solucin de largo plazo a estanecesidad. Se plantea la posibilidad del tratamiento del subsitio como

documento de archivo, en la medida que la TA nace para cumplir unaobligacin normativa y se debe contar con evidencia de tal cumplimiento ocomo una publicacin.25


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6.2. Integracin de sis temas d e gestin basado s en norm as ISO parainclui r gest in docum ental y de archivos.

Los sistemas de Seguridad de Informacin, Calidad y Riesgo han sidoadoptados por el Estado chileno como parte de iniciativas de modernizacin.Todos comparten elementos metodolgicos comunes (como es el enfoque alos procesos) al tener como referente normas internacionales ISO. El modoen que estos sistemas tratan los documentos con valor de evidencia(documentos de archivo o registros) y el rol que estos tienen en los sistemaspara garantizar un buen servicio y posibilitar la rendicin de cuentas creacondiciones para adherir a sistemas de gestin y buenas prcticas de gestindocumental y de archivos tambin basadas en normas ISO especficas. Paraello es esencial promover la integracin de sistemas que actualmente esmuy baja- de forma que los rganos de la administracin puedan aprovecharsu experiencia previa y capacidad instalada y potenciar los sistemas aisladosmediante la implementacin de una nueva norma apropiada para la gestindocumental y de archivos, que favorezca un debido tratamiento de losdocumentos publicados por TA.

7. Transparencia activa como gobierno abierto /datosabiertos

7.1. Gest in d ocum ental y de archivo s como sustento del gob iernoabierto

Los compromisos adquiridos por Chile en el contexto de la OGP incluye lainstalacin de un piloto de buenas prcticas en gestin documental y dearchivos, liderado por el CPLT. Habindose establecido que no es a nuestroparecer la forma ms adecuada de abordar las deficiencias actuales, es unade las pocas iniciativas en curso relativas al tema en Chile y es de valorarque encuentre cobijo al alero del gobierno abierto.

7.2. Ado pcin y adaptacin d e cr i ter ios de datos abiertos en losformatos de los documentos electrnicos de transparenciaactiva

Las directrices aplicables a los datos abiertos deberan aplicarse a la TA ensu conjunto. La masiva publicacin de documentos en formato HTML y PDF,si bien cumple normativamente, dificultan la reutilizacin y el acceso. Cabenotar que las plantillas definidas por MINSEGPRES para la publicacin porTA no promueven la publicacin como informacin estructurada. Se pide alos Servicios transformar la informacin producida originalmente en formatoCSV -legible como planilla de clculo- a formato HTML. Dicho de otro modo,se desecha un formato reutilizable por excelencia para publicar usando otro


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que no lo es. Adems el Estado provee un buscador que facilita el acceso ala informacin publicada en TA por todos los servicios pblicos, pero lo hacecon un enfoque propietario, sin ofrecer una API u otro mecanismo quepermita posibles reutilizaciones de la informacin.

Otro aspecto destacado de la publicacin de datos abiertos es la adopcin deestndares internacionales de metadatos. Este requisito sera de granutilidad en los documentos de TA, facilitando su posterior bsqueda eidentificacin. Es reconocido que una metadata rica es la pieza fundamentalde la gestin documental electrnica.

7.3. Proteccin de datos person ales en d ocum entos electrnicos

Los Servicios frecuentemente producen versiones digitalizadas de sus actosadministrativos en formato PDF, vale decir imgenes digitales de dichosactos. Incluso siendo estas objeto de reconocimiento de caracteres (OCR) elresultado es una cadena de caracteres sin estructura. El formato PDFimagen dificulta la reutilizacin y la identificacin automtica de datospersonales, con el objeto de protegerlos. En la actualidad para protegerdichos datos se requerira producir una a una, manualmente, copias con losdatos tachados en cada documento antes de la digitalizacin final. En el casode los servicios pblicos que se ven obligados a publicar gran nmero deactos es prcticamente imposible realizar esta tarea. Esto deja ver que elprincipio de divisibilidad, definido en la LAIP, est orientado principalmente adocumentos no electrnicos.

Una posible solucin sera definir caractersticas formales y tcnicas para lacreacin de una versin pblica del acto administrativo que se requieraintervenir para publicar en TA. Un mecanismo anlogo en los sets de datossera la anonimizacin.

7.4. Diseo de L os sistem as p rop ios de lo s servic ios pblico s para latransparencia y la proteccin d e datos person ales

Mayoritariamente la informacin publicada en el subsitio GobiernoTransparente se genera ex profeso para adaptarla a las plantillas de TA. Anno se considera la posibilidad de producirla mediante la consulta y extraccinde datos directamente desde los sistemas ya existentes. Ligado a lo anterior,la informacin publicada para este propsito se despoja de numerosos datosde contexto. Es producida exclusivamente para cumplir con la lista deelementos obligatorios a publicar, lo que convierte el proceso deactualizacin de la TA en una carga adicional de trabajo para el Servicio y unempobrecimiento de los datos publicados.


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Se ha reconocido que la inclusin temprana en el diseo de sistemaspermitira la utilizacin de la informacin en los sistemas propios con poca oninguna elaboracin en la TA o su publicacin como datos abiertos. Esteprincipio corresponde a la apertura y la privacidad por defecto o diseo. Paraello se debe implementar un marco para el diseo de sistemas que permita

que el ejercicio de la transparencia aporte valor a los procesos que afectan ala ciudadana, a la par de proteger sus datos personales.


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Bibliografa

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6. [Documentos del proyecto Gestin de Archivos y Buenas Prcticas Archivsticas]Consejopara la Transparencia, 2012.[consulta: 19 Diciembre 2014]

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12. [Material de trabajo Comisin de Probidad y Transparencia: gestin de archivos]MINSEGPRES, s.f.. [consulta: 19Diciembre 2014]

13.Norma tcnica para publicacin de datos abiertos en Chile, versin 2.1. Unidad deModernizacin y Gobierno Digital, MINSEGPRES, 2013.[consulta: 19 Diciembre 2014]

14. Oficio circular N000432, del 31 de Enero 2014, donde formula recomendaciones a losrganos y servicios de la Administracin del Estado para asegurar el adecuado cumplimientode la Ley de Transparencia durante la etapa de traspaso de mando y asuncin de futurasautoridades. Consejo para la Transparencia [consulta: 19Diciembre 2014]

15. Oficio circular N0090, del 25 de Enero 2010, donde formula recomendaciones a los rganosy servicios de la Administracin del Estado para asegurar el adecuado cumplimiento de la Ley

de Transparencia durante la etapa de traspaso de mando y asuncin de futuras autoridades.Consejo para la Transparencia [consulta:19 Diciembre 2014]

16. RAMREZ Alujas, lvaro; Dassen, Nicols. Vientos de cambio: el avance de las polticas degobierno abierto en Amrica Latina y el Caribe. Nota tcnica del BID 629, 2014.[consulta: 19 Diciembre 2014]
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NORMAS DE PUBLICACION

ObjetivosLa Serie Bibliotecologa y Gestin de Informacin tiene por objetivo difundir la productividad,acadmica, las investigaciones y las experiencias de profesionales del rea de la de Bibliotecologa yCiencia de la Informacin y del sector afn al mundo del libro y la lectura.

Alcance y poltica editorial

Los trabajos a ser considerados en la Serie Bibliotecologa y Gestin de Informacin, deben serinditos, no publicados en otras revistas o libros. Excepcionalmente el Comit Editorial podr aceptarartculos que no cumplan con este requisito.

- Arbitraje:Los artculos recibidos sern sometidos a evaluacin, a recomendacin del Director de laSerie, donde el Comit Editorial enviar los trabajos a rbitros independientes para su aceptacin orechazo. En este ltimo caso, se emitir un informe al autor/a donde se sealen las razones de ladecisin. El Comit Editorial podr solicitar trabajos a autores de reconocido prestigio, quienes nosern sometidos al proceso de evaluacin por rbitros.

Forma y preparacin de artculos- Extensin: El artculo deber tener una extensin entre 12 y 100 pginas, tamao carta, espacio 1,5,

cuerpo 12, incluidos grficos, cuadros, diagramas, notas y referencias bibliogrficas.-

Idiomas:Se aceptan trabajos en castellano, portugus e ingls, los cuales sern publicados en suidioma original.

- Resumen y palabras claves: El trabajo deber tener un resumen en espaol e ingls en la primerapgina, de no ms de 200 palabras, que sintetice sus propsitos y conclusiones ms relevantes. Deigual modo, deben incluirse tres palabras claves, que en lo posible no se encuentren en el ttulo deltrabajo, para efectos de indizacin bibliogrfica.

- Nota biogrfica: En la primera pgina, en nota al pie de pgina, deben consignarse una breveresea curricular de los/as autores/as, considerando nacionalidad, ttulo y/o grados acadmicos,desempeo y/o afiliacin profesional actual y sus direcciones de correo electrnico, para posiblescomunicaciones de los/las lectores/as con los autores/as.

- Referencia bibliogrfica: Utilizar para las referencias bibliogrficas la modalidad de (Autor, ao) enel texto, evitando su utilizacin a pie de pgina. Ejemplo: (Gonzlez, 2006). Agregar al final del texto,la bibliografa completa. Slo con los/las autores/as y obras citadas, numeradas y ordenadasalfabticamente. Para el formato de la bibliografa, utilizar la Gua para la presentacin de

referencias bibliogrficas de publicaciones impresas y electrnicas disponible en formato electrnicoen :

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- Derechos: Los derechos sobre los trabajos publicados, sern cedidos por los/as autores/as a laUniversidad Tecnolgica Metropolitana.

- Investigadores jvenes: El Comit Editorial considerar positivamente el envo de trabajos por partede profesionales y/o investigadores/as jvenes, como una forma de incentivo y apoyo a quienescomienzan su carrera en investigacin.

- Envo de DocumentosTodas las colaboraciones debern ser enviadas al correo electrnico: [email protected] , enprograma Word (office).
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Transparencia activa: gestión de documentos electrónicos y datos en Chile.

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