Tratamiento contable de un activo intangible (software)

Un software tiene un tratamiento contable dependiendo de muchos factores, para clasificarlo dentro de la contabilidad de una empresa, entre estos factores tenemos:

1. según el tiempo de expiración de la licencia; lo que nos llevara a pensar si lo consideramos como gasto o un activo intangible, si es de corto plazo se podrá tomar en cuenta como el primero de estos, si es a largo plazo es mejor tomarlo como un activo intangible.

2. -la forma de adquisición del software; puede ser comprándolo a un proveedor junto con una licencia, arrendándolo u obteniéndolo gratuitamente (software con licencia gratuita) y creándolo uno mismo con la ayuda de especialistas.

a. En esta opción el software se compra a un proveedor junto con la licencia, el cual es un costo extra para la empresa que quiera obtener el software, su tratamiento contable se basa en ir disminuyendo el valor del producto utilizando la amortización de este, produciendo una cuenta de gasto relacionada con este activo , utilizando el siguiente asiento.

______________________x______________________________Amortización xxxxxx

Software xxxxxx Licencia xxxxxx

b. La otra opción que se produce para obtener un software consiste en el arrendamiento de este, sea por solo arrendar una parte o por un leasing, el primero de estos sólo se hace el devengamiento del arriendo que se produce mensualmente llevando a gasto la cantidad de tiempo que este en uso este en la organización; en el segundo caso este se trata de la misma forma que la forma de adquisición (a.) además de los pagos mensuales de arriendos por el uso del software.

Ejemplo si se usa un anticipo de arriendo para el software

________________________x____________________________________Arriendo software xxxxxx

A. anticipado de software xxxxxx

c. La tercera opción es obtener el software de manera gratuita y sin comprobante de compra (generalmente cuando se descarga de Internet), en este caso la contabilidad no puede asignarle algún valor para poderlo tratar de alguna manera dentro de sus registros.

d. En la cuarta forma de adquisición, el cliente puede crear un software según sus necesidades, este lo puede hacer contratando personas especializadas, en las diferentes áreas en las cuales existan las competencias para llevar a cabo esta tarea, lo que al final le dará el valor contable a este software, además si el cliente desea poner a la venta este producto puede crear una licencia para su uso (siendo la mejor forma de obtener un valor para la licencia seria cotizando en el mercado los posibles valores de estas en algún software similar)

3. Otro factor que tenemos para clasificar el software es que sea según el contexto en el que se necesite; porque lo podemos considerar entre los Costos de producción si este ayuda a poder mejorar el proceso productivo; también lo podríamos considerar como gasto de administración y ventas; si es que se usa para tomar datos relacionados con procesos que no se relacionan con la producción pero que también son importantes para la empresa.

Fuentes de Información

Entrevistas:• Profesor Leonardo Pacheco• Profesora Marcela Coloma• Profesor Jorge Díaz• Profesor Freddy Riadi