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Términos de referencia para auditorías externas de subvención apoyados por el Fondo Mundial

Contenido SIGLAS Y ABREVIATURAS ............................................................................................. 2

Introducción ..................................................................................................................... 4

Términos de referencia ..................................................................................................... 4

1. Antecedentes de la subvención. ................................................................................ 4

a) Descripción de la subvención: ........................................................................... 4

b) Objetivos ............................................................................................................ 6

c) Estrategias ............................................................................................................. 6

d) Actividades planificadas ....................................................................................... 6

e) Grupos Destinatarios ............................................................................................. 7

2. Estructura de la subvención....................................................................................... 7

2.1 Entidades responsables de la subvención. ........................................................... 7

2.2 Enfoque de la auditoría. ...................................................................................... 8

2.3 Contactos ............................................................................................................. 8

3. Documentos e instalaciones disponibles .................................................................. 9

4. Objetivos de la auditoría ........................................................................................... 9

5. Responsabilidad en la elaboración de los Estados Financieros de la Subvención

(EFPS). ......................................................................................................................... 10

6. Estados financieros de la subvención. ..................................................................... 10

7. Alcance del trabajo de auditoría .............................................................................. 11

8. Informe del auditor .................................................................................................. 12

9. Carta de gestión ....................................................................................................... 13

10. Información general ............................................................................................... 14

11 Otros aspectos .......................................................................................................... 15

ANEXO 1 .......................................................................................................................... 17

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SIGLAS Y ABREVIATURAS

ALF Agente Local del Fondo RP Receptor Principal FM Fondo Mundial ISA Normas Internacionales de Auditoría Interna NIIF`s Normas Internacionales de Información Financiera

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IPSAS Normas Contables Internacionales para el Sector Público

NIC`s Normas Internacionales de Contabilidad IFAC Federación Internacional de Contadores

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Introducción Receptor Principal: Organización Internacional para las Migraciones (OIM). Número de subvención: PRY-M-OIM Nombre de la subvención: Fortalecimiento de la Estrategia Nacional para la Prevención de la Reintroducción de la Malaria en el Paraguay (Proceso de Certificación de País Libre de Malaria) Periodo cubierto por la auditoría: 01/01/2016 al 31/12/2018 (3 años) Monto: USD 2.782.936 Nota: No existen subreceptores al momento de la aprobación de los términos de referencia.

Términos de referencia

1. Antecedentes de la subvención.

a) Descripción de la subvención:

En las últimas décadas, la República del Paraguay (“el Paraguay”) ha realizado un progreso substancial hacia la eliminación de la malaria, y desde el 2014, la Organización Mundial de la Salud (“OMS”) considera a Paraguay como un país en fase de eliminación de la Malaria. La Malaria fue uno de los desafíos en salud pública más prominentes en Paraguay entre los años 1930 y 1950, siendo endémica en casi el 90% del territorio nacional con un máximo de 80.000 casos de malaria en el país. Luego de campañas de erradicación entre los años 1960 y 1970, campañas de control y prevención contribuyeron a la reducción del número de casos durante los ’90, cuando el país fue afectado por un pico con 10.000 casos de malaria. Hubo una disminución de casos integrados y se llegó a un 99% de reducción del número de casos entre los años 2000 y 2011. Muertes relacionadas a la malaria no fueron reportadas desde el año 2000. Esto permitió al país alcanzar el Objetivo del Milenio (“ODM”) 6c. La Malaria en Paraguay se debe mayormente al P. vivax, sin embargo, en el pasado, una pequeña proporción de casos fueron causadas por el P. falciparum. El país ha estado libre de transmisión autóctona de P. falciparum desde 1996 y la última muerte reportada fue en 1987. Desde el 2007, 78 casos fueron reportados, y la mayoría de estos fueron importados. Los pocos casos autóctonos restantes fueron causados por el P. vivax en hombres adultos económicamente activos que trabajan como trabajadores forestales (entre 20 y 49 años). La actual respuesta a la Malaria aún presenta desafíos que pueden poner en riesgo el progreso alcanzado por el país hasta ahora. La Vigilancia, así como la

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búsqueda activa de casos y la investigación de casos, es llevada a cabo por el Programa Nacional del Control de la Malaria (“PNCM”), bajo el Servicio Nacional de Erradicación del Paludismo (“SENEPA”). Además, la Red Nacional de Laboratorios posee 104 laboratorios, que forman parte del servicio general de salud del país, aunque excluyendo los servicios de salud relacionados con la malaria. Los servicios de microscopía de malaria son proporcionados por 21 técnicos de laboratorio de Microscopía certificados bajo el PNCM. El país ha desarrollado un Plan Estratégico Nacional (“PEN”) para los años 2015-2019 con vistas a mantener la actual incidencia 0 de casos autóctonos y prevenir la re-introducción de malaria en el país por:

- La aceleración de ruta hacia la certificación de la eliminación de la malaria por la OMS;

- La expansión del sistema de vigilancia de malaria y su integración dentro del sistema nacional de información de vigilancia de la salud;

- Integración del diagnóstico de la malaria en la Red Nacional de

Laboratorios

- La descentralización de la gestión de casos y control integrado de vectores en la red de sistemas nacionales de salud; y

- El aumento de la cobertura de las estrategias de comunicación y cambios

de comportamiento. La descentralización de los servicios de malaria apunta a responder a la dispersión de los casos importados detectados en áreas con poca experiencia en la gestión de casos de malaria. Cambiando el enfoque vertical anterior ante la respuesta de malaria lograda por SENEPA requerirá modificaciones en la organización y estructuras del sistema de salud, lo cual podrá dificultar la perspectiva de gestión del servicio de salud. Además, apunta a apoyar al país a mejorar la vigilancia epidemiológica en zonas fronterizas en las que hay grandes flujos de migrantes. Esta subvención está basada y enteramente alineada con el PEN de Malaria 2015-2019 ya que apunta a apoyar el proceso de certificación del Paraguay como país libre de malaria. En respuesta a este proceso, las intervenciones propuestas están dirigidas a la prevención de la re-introducción de la malaria, con un fuerte énfasis en los casos importados, cuyo presupuesto por año se detalla a continuación: Año 1(2016) Año 2 (2017) Año 3 (2018) Total Subvención

1,517,493

760,524

504,919

2,782,936

El monto desembolsado por el FM en el primer año corresponde a USD

1,517,493.

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b) Objetivos

Obtener la certificación de país libre de malaria de la OMS y la prevención de la re-introducción de la malaria en Paraguay con un enfoque prioritario en las poblaciones móviles y vulnerables.

c) Estrategias

Integrar la gestión del control de vectores a la red de sistemas nacionales de salud

Expandir los servicios de salud y fortalecer las capacidades de la Red Nacional de Laboratorios para proporcionar diagnósticos de alta calidad.

Expandir la cobertura y establecer una gestión integrada de casos asegurando la rápida identificación de casos y tratamiento oportuno.

Integrar y expandir la vigilancia epidemiológica dentro de la Red de Sistemas de Salud incrementando el número de unidades de salud que notifiquen casos de malaria.

d) Actividades planificadas

- Establecimiento de vigilancia entomológica y monitoreo de la resistencia

insecticida para control de vectores.

- Desarrollo e implementación de un plan de manejo integrado de vectores.

- Desarrollo e implementación de un plan de respuesta rápida para brotes

de malaria y otras enfermedades vectoriales.

- Integración y tratamiento oportuno, y seguimiento de casos febriles en los establecimientos de salud.

- Mejoramiento de la garantía de calidad para el diagnóstico en las redes

de laboratorios, a través del desarrollo y validación de una guía de diagnósticos y fortalecimiento de capacidades.

- Implementación del método inmunocromatográfico de diagnóstico

(“PDR”).

- Desarrollo e implementación de un sistema de información central de registros para generar reportes y reportar inmediatamente casos en servicios de salud públicos y privados.

- Implementación de un sistema de monitoreo y vigilancia en puestos

fronterizos.

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e) Grupos Destinatarios

- Poblaciones móviles: migrantes regulares (extranjeros registrados en

puestos de frontera) e irregulares (extranjeros no registrados en puestos de frontera)

- Personas viviendo en los departamentos priorizados

2. Estructura de la subvención A continuación se presenta el resumen de presupuesto y los montos aprobados para cada una de las partes:

Antes de iniciar la auditoria, los auditores tienen que pedir confirmación al Fondo Mundial y al RP con respecto al presupuesto aprobado para el periodo a ser auditado.

2.1 Entidades responsables de la subvención.

Según el artículo 4 del “Grant confirmation" firmado por el Receptor Principal, los gastos de la subvención tienen que ser según el presupuesto detallado aprobado y siguiendo las instrucciones para presupuesto y reportes financieros que aparecen en el sitio web del Fondo Mundial. Los auditores tienen que confirmar directamente con el Fondo Mundial el presupuesto a ser auditado cada año y asegurarse que los gastos fueron hechos según lo aprobado en el presupuesto detallado para el período, especialmente para la verificación que estos son de conformidad con el Acuerdo de la Subvención.

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El Mecanismo de Coordinación País (MCP), designo como único receptor de los fondos para esta subvención a la Organización Internacional para las Migraciones, no contemplando la figura de Sub-Receptor.

2.2 Enfoque de la auditoría.

Normas de contabilidad

a) Bases de presentación. Los estados financieros han sido preparados de acuerdo con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

b) Año Fiscal. Para propósitos de la auditoria se considera el año calendario, es decir del 1 de enero al 31 de diciembre del primer año (2016); del 1 de enero al 31 de diciembre del segundo año (2017); del 1 de enero al 31 de diciembre del tercer año (2018).

c) Base de Contabilidad. Las operaciones contables de la subvención se registran sobre la base de efectivo, al utilizar este método todo ingreso se registra cuando el efectivo se recibe – no cuando es devengado. Considerando que el RP, será el responsable de realizar todos los pagos, deberá registrar bajo las reglas acordadas por la subvención, dentro del sistema SAP, utilizado por el RP y bajo las normas de procedimientos de la OIM.

d) Mobiliario, equipo y vehículos. Las compras de mobiliario, equipo y vehículos se registran como gastos operativos. Con salvedad de los equipos y mobiliarios de oficina las cuales son considerados como gastos de oficina

e) Provisión para prestaciones sociales. El RP carga a las operaciones un % del total de los salarios y acredita la provisión para prestaciones de la organización (como seguro médico, Plan de compensación en caso de accidentes laborales, liquidación de salario al momento del retiro).

f) Unidad monetaria. El RP mantiene sus registros de contabilidad en el sistema centralizado contable SAP en Dólares Americanos.

g) Conversión. Los estados financieros son preparados en Dólares Americanos, la moneda de País en la cual la Organización realiza sus operaciones es convertida a la tasa del cambio del mes de la organización para las operaciones de resultados. El estado de flujo financiero se realiza a la tasa de cambio establecida en el mes de cierre por la organización.

h) Uso de estimados. Los estados financieros son preparados de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados, y en consecuencia, incluyen montos que están basados en el mejor estimado y juicio de la Gerencia Financiera.

2.3 Contactos

- Richard Velázquez; Jefe de Oficina,

Coordinadores de la subvención:

- Patricia Añazco; Coordinadora de Programas de la OIM. - Stella Yegros; Coordinadora Financiera de la OIM.

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- Cynthia León; Coordinadora Programática del FM. - Elisa Filippini; Coordinadora de M&E del FM. Dirección: Avda. Brasilia N 1903, Edificio DOC, 3° Piso. Asunción-Paraguay Tel: +595 21 296-882

3. Documentos e instalaciones disponibles

EL RP a petición de la firma auditora seleccionada, brindarán acceso a todos

los libros y los registros relacionados con la subvención. A continuación se

presenta una lista indicativa de documentos que el auditor puede solicitar:

Los estados financieros de la subvención.

Los acuerdos de subvención y de sub-subvención (según aplique),

incluyendo los presupuestos detallados.

Los registros justificativos de los estados financieros que incluyan:

registros de ingresos y gastos, lista de activos y pasivos y efectivo.

Informes provisionales mensuales o trimestrales de las actividades de

subvención (tanto programáticos como financieros).

Flujo de caja chica y registros importantes.

Documentación original justificativa de todos los gastos registrados

(facturas, órdenes de compra, justificación de cualquier adquisición de

productos sanitarios y otras adquisiciones que requieren procesos de

licitación, nóminas, comprobantes bancarios, comprobantes de

operaciones diarias, etc.).

Extractos bancarios.

Correspondencia importante entre el Fondo Mundial y el Receptor

Principal, relacionada con la ejecución de la subvención.

Manuales de procedimientos financieros, descripciones de sistemas y

cualquier otra documentación que explique los procesos que contribuyen

a la elaboración de informes financieros fiables y al mantenimiento del

control interno.

Actas de reuniones de gestión e implementación del proyecto.

Informes de auditoría interna relacionada con gastos del Fondo Mundial

u otros sistemas, la gobernanza y otros aspectos relativos a las

subvenciones del Fondo Mundial.

4. Objetivos de la auditoría 4.1. El objetivo de la auditoría de los estados financieros de la subvención es permitir al auditor expresar una opinión profesional independiente sobre:

i. Si el Receptor Principal ha presentado debidamente, en todos los aspectos, la situación financiera de la subvención al final del periodo de

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presentación de informes y de los fondos recibidos y los gastos incurridos para ese mismo periodo en los estados financieros de la subvención con arreglo al marco de contabilidad aplicable.

ii. Si, en todos los aspectos, los fondos de subvención se han utilizado de

conformidad con las disposiciones del acuerdo de subvención, incluido el presupuesto y el plan de trabajo aprobados y cualquier modificación de estos según lo dispuesto en las cartas de ejecución.

iii. Si los estados financieros de la subvención coinciden con las cuentas

de la subvención (reportes contables) que ofrecen la base para la preparación de dichos estados financieros y reflejan las transacciones financieras de la subvención, según lo mantenido por la entidad ejecutora del mismo.

iv. Si los estados financieros de la subvención se concilian o coinciden con

otra información presentada al Fondo Mundial; esto es, Informes de Avance (PU, por sus siglas en inglés) y Reporte Financiero Mejorado (EFR, por sus siglas en inglés).

5. Responsabilidad en la elaboración de los Estados Financieros de la

Subvención (EFPS). 5.1. La responsabilidad de la elaboración de los estados financieros de la subvención, consolidados o independientes, recae en el Receptor Principal.

6. Estados financieros de la subvención. Los estados financieros deben incluir los siguientes elementos:

i. En la moneda del Acuerdo de Subvención, un estado de ingresos y gastos que muestre los fondos recibidos del Fondo Mundial y cualquier otro ingreso, así como todos los gastos de subvención. Debe informarse de los gastos de subvención respecto al presupuesto tal y como se define en el Acuerdo de Subvención para el periodo, con el gasto real asignado a las mismas categorías presupuestarias declaradas para la entidad ejecutora. ii. Un estado de situación financiera. iii. Un estado de cambios en los activos netos. iv. Otras referencias pertinentes.

i. v. Estados complementarios de los anticipos y los activos fijos, incluyendo a) un estado o anexo que muestre los anticipos y la conciliación de la cantidad total anticipada por el Receptor Principal con los gastos registrados en el EFR presentado al Fondo Mundial para el mismo periodo, y sus saldos de caja al final del periodo sobre el que se informa; y b) una lista de los activos fijos adquiridos con fondos de la subvención.

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7. Alcance del trabajo de auditoría 7.1. El requisito mínimo es que la auditoría se realice con arreglo a las Normas Internacionales de Auditoría o a las Normas Profesionales para Entidades Fiscalizadoras Superiores, e incluirán aquellas pruebas y controles que el auditor estime necesarias según las circunstancias. Presentando informes de auditoría que abarquen la revisión de los estados financieros en los siguientes períodos:

- Del 01 de enero al 31 de diciembre, 2016. - Del 01 de enero al 31 de diciembre, 2017. - Del 01 de enero al 31 de diciembre, 2018.

7.2. Como parte de los procedimientos de pruebas de auditoría, se debe prestar especial atención a las siguientes áreas:

i. Cumplimiento de la legislación vigente. Verificar que todas las transacciones cumplen en todos los aspectos con la legislación nacional aplicable.

ii. Gastos de subvención. Los fondos recibidos por la subvención a

partir de desembolsos, o generados por el financiamiento de la subvención, se emplearon con arreglo al presupuesto y el plan de trabajo aprobados vigentes en el momento en que se incurrió en dicho gasto, y de conformidad con las disposiciones del acuerdo de subvención, incluida cualquier condición de subvención aplicable (según fuera modificada por cualquier carta de ejecución), y solo para los fines para los que se facilitaron los fondos.

iii. Sistemas de control interno. Evaluación de la idoneidad y

efectividad de la contabilidad y del sistema general de control interno a la hora de supervisar los gastos en todos los niveles de la subvención y otras transacciones financieras, prestando especial atención a la idoneidad y efectividad de los controles de las transacciones en efectivo.

iv. Seguimiento del estado de las conclusiones de informes de

auditoría previos. El auditor debe realizar un seguimiento de las medidas de gestión previstas para abordar las conclusiones de auditorías previas, incluidas auditorías externas, auditorías internas pertinentes y auditorías encargadas por la Oficina del Inspector General (OIG) del Fondo Mundial.

v. Cuentas bancarias designadas. Cuando el Receptor ha utilizado cuentas designadas (incluidas aquellas empleadas en un mecanismo de ejecución de la subvención de financiamiento común aprobado), estas se han mantenido y utilizado con

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arreglo a las disposiciones del acuerdo de subvención y a las normas y procedimientos del Fondo Mundial y el RP.

vi. Protección de los activos. Comprobar que el Receptor Principal ha establecido mecanismos para supervisar y proteger los activos adquiridos con fondos de la subvención y que se están utilizando para los propósitos previstos. Verificar que existe un registro de los activos fijos de la subvención, y que se mantiene con arreglo al acuerdo de subvención; y que se han fijado derechos de propiedad u otros derechos de los beneficiarios relacionados de conformidad con las condiciones de la subvención.

vii. Mantenimiento de datos y documentación justificativa. Se mantienen los documentos justificativos, registros y cuentas que corresponda con arreglo a las disposiciones del acuerdo de subvención. Existen procedimientos para asegurar y gestionar los datos electrónicos (sistemas y procedimientos de respaldo, etc.).

viii. De forma adicional, el Fondo Mundial puede solicitar a los auditores que revisen las siguientes áreas (a determinar con el Fondo Mundial directamente antes de hacer el plan de auditoría), en cuyo caso el alcance adicional será acordado con antelación entre el Fondo Mundial y los auditores.

a. Bienes y servicios. Si se han adquirido de forma transparente, competitiva y con arreglo al acuerdo de subvención y a las directrices de adquisición pertinentes aprobadas por el Fondo Mundial.

b. Sistemas de adquisición de productos farmacéuticos y otros productos sanitarios. Examinar las pruebas de que las transacciones de adquisición se realizaron conforme al acuerdo de subvención y las políticas y procedimientos de la organización.

c. Optimización de los recursos. Revisión de los gastos de las subvenciones prestando atención a la relación calidad-precio y las eficiencias.

8. Informe del auditor 8.1. Al elaborar el informe de auditoría, la firma auditora seleccionada publicará un dictamen de auditoría sobre los estados financieros de acuerdo con las

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Normas Internacionales de Auditoría o a las Normas Profesionales para Entidades Fiscalizadoras Superiores En vista que este será un contrato por tres años, la firma auditora deberá

proporcionar informes de auditoría que abarquen la revisión de los estados

financieros en los siguientes períodos:

Del 01 de enero al 31 de diciembre, 2016.

Del 01 de enero al 31 de diciembre, 2017.

Del 01 de enero al 31 de diciembre, 2018.

9. Carta de gestión 9.1. Además del informe de auditoría, los auditores elaborarán una carta de gestión en la que deben:

i. Presentar cualquier caso de incumplimiento del acuerdo de subvención detectado por los auditores en el transcurso de su labor para formar una opinión sobre los estados financieros de la subvención.

ii. Presentar una lista de gastos no elegibles o no justificados identificados por los auditores en el transcurso de su labor.

iii. Realizar comentarios sobre los casos de incumplimiento en los registros, procedimientos, sistemas y controles en materia de contabilidad que fueron examinados durante el transcurso de la auditoría, con especial mención a los gastos no elegibles y a las deficiencias sistemáticas.

iv. Ofrecer recomendaciones para hacer frente a las deficiencias y áreas

insuficientes detectadas en los sistemas y controles que se pueden abordar de forma inmediata.

v. Comunicar los problemas que hayan llamado su atención durante la auditoría y que podrían tener una repercusión significativa en la ejecución y la sostenibilidad de la subvención.

vi. Informar sobre el estado de ejecución de las recomendaciones incluidas en informes de auditoría previa.

vii. Incluir las respuestas dadas por el Receptor Principal durante el diálogo sobre las recomendaciones de la auditoría, junto con plazos para ejecutar las recomendaciones acordadas. En aquellos casos en los que o bien el Receptor Principal no acepte el resultado de la auditoría o el auditor discrepe de la idoneidad de la respuesta para gestionarlo, el informe de gestión reflejará este desacuerdo. Todas las

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observaciones y recomendaciones se tratarán con el Representante del Receptor Principal antes de finalizar la carta.

9.2. Debe señalarse claramente en la portada de la carta de gestión que se trata de un documento confidencial, y debe tratarse como tal. 9.3. La carta de gestión debe especificar que el auditor reconoce y acepta que la carta de gestión se compartirá con el Fondo Mundial y con el Agente Local del Fondo de forma confidencial. 9.4. La carta de gestión debe utilizar un sistema de puntos de calificación en función del nivel de gravedad con arreglo a lo dispuesto en las Directrices sobre las auditorías anuales de los estados financieros del Receptor Principal. 9.5 La carta de gestión debe incluir el seguimiento a las recomendaciones de auditorías de gestiones anteriores del RP.

10. Información general 10.1. El Fondo Mundial debe recibir el informe de auditoría y la carta de gestión que lo acompaña, incluidas las respuestas del RP, en un plazo de tres meses (3) tras el final del periodo de presentación de informes auditado. 10.2. La firma auditora seleccionada debe contar con un acceso oportuno, completo y sin restricciones al sistema de gestión financiera del RP, así como a los registros contables, activos, propiedad y personal que puedan ayudar a clarificar cualquier cuestión relacionada con la auditoría. 10.3. Para ayudar a la firma auditora seleccionada a planificar la auditoría, el RP pondrá a su disposición como mínimo los documentos e información que se presentan a continuación. Se recomienda encarecidamente que los auditores se familiaricen con lo siguiente como parte de los requisitos de auditoría a fin comprender la naturaleza de las operaciones de la entidad:

i. Directrices para realizar auditorías anuales de los estados financieros de los programas de subvención del Fondo Mundial: Directrices y herramientas – El Fondo Mundial de lucha contra el SIDA, la tuberculosis y la malaria

ii. Los acuerdos de subvención entre el Receptor Principal y el Fondo

Mundial. Cualquier correspondencia del Fondo Mundial en la que se apruebe una reprogramación del presupuesto relativa al año auditado.

iii. Actualizaciones de progresos (PU/DR) y cartas de gestión. Se debe obtener confirmación de los montos desembolsados y pendientes del Fondo Mundial.

iv. Informe Financiera Mejorado (EFR, por sus siglas en inglés).

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v. Directrices para elaborar presupuestos de programas del Fondo Mundial: Políticas operativas, directrices y herramientas – El Fondo Mundial de lucha contra el SIDA, la tuberculosis y la malaria; (en inglés)

vi. Manuales aprobados de finanzas, adquisiciones, y otros manuales

pertinentes del Receptor Principal.

vii. Se recomienda asimismo familiarizarse con la propuesta/nota conceptual bajo la que se está ejecutando la subvención. Las propuestas están disponibles en los enlaces Portafolio de subvenciones – El Fondo Mundial de

lucha contra el SIDA, la tuberculosis y la malaria, dentro de la página de cada país respectivo.

10.4. Se insta encarecidamente a los auditores a contactar con el Agente Local del Fondo antes de elaborar el plan de auditoría con el fin de que este pueda destacar cualquier deficiencia clave o áreas de preocupación de antemano. Durante el transcurso de la auditoría, se recomienda a los auditores contactar con el Agente Local del Fondo siempre que sea necesario para obtener cualquier información o aclaración adicional.

11 Otros aspectos 11.1 El auditor se compromete a poner a disposición y permitir el examen por parte del personal del FM, su Agente Local y/o de OIM Buenos Aires de los papeles de trabajo, pruebas documentales y otros documentos relacionados con los trabajos de auditoria objeto de estos términos de referencia. 11.2 El Fondo Mundial puede contactar directamente al auditor para solicitar información adicional relacionada con cualquier aspecto de la auditoria o de los estados financieros del Proyecto. El auditor debe satisfacer tales solicitudes prontamente. 11.3 Se recomienda al auditor contactar el ALF durante la preparación del plan de auditoría, para que éste pueda dar su señalar anticipadamente debilidades y áreas de preocupación. Durante la auditoria, y en caso de necesidad, se recomienda al auditor de contactar el ALF para obtener clarificaciones e informaciones adicionales. 11.4 El Fondo Mundial se guarda la capacidad de modificar sus Guías de Auditoría durante el período cubierto por estos términos de referencia. En caso de necesidad, los términos de referencia deberán ser adaptados a las Guías en vigor. 11.5 Anualmente, en función de la calidad de la auditoría realizada y su adecuación con las guías de auditoría en vigor, el Fondo Mundial confirmará al auditor para el año subsiguiente. En caso de ausencia de dicha confirmación el contrato de auditoría será rescindido y se realizará un nuevo proceso de selección del auditor. 11.6 Se aclara que es responsabilidad de Receptor Principal verificar que el reporte de auditoría y su carta de gestión corresponden a los requisitos aprobados en estos Términos de Referencia antes de remitirlos al Fondo

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Mundial para revisión y aceptación final. El Fondo Mundial confirmará al Receptor Principal si los documentos son aceptados y emitirá su aprobación para reconocer el pago de la auditoria y la continuación del contrato con la misma firma de auditoría, según corresponda.

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ANEXO 1 LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA CARTA DE GESTIÓN

El siguiente modelo contiene los elementos esenciales de una carta de gestión pero no pretende ser un listado exhaustivo de los requisitos necesarios para una carta de gestiones. Si se desea obtener más información a este respecto puede consultarse el Consejo de Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento (IAASB):

i. Normas sobre cuestiones relacionadas con la comunicación de cartas de observaciones a los directivos de una entidad: http://web.ifac.org/download/ISA_260_standalone_2009_Handbook.pdf

ii. Normas sobre la notificación de deficiencias de control interno: http://web.ifac.org/download/ISA_265_standalone_2009_Handbook.pdf

Los auditores seleccionados pueden consultar las normas de la INTOSAI (véase Capítulo 4, Reporting Standards in Government Auditing, del Code of Ethics & Auditing Standards de la INTOSAI: http://intosai.connexcc-hosting.net/blueline/upload/1codethaudstande.pdf) El formato típico de una carta de gestión es el siguiente: ESTRICTAMENTE PRIVADO Y CONFIDENCIAL [En el anverso de la carta de observaciones debe indicarse claramente que se trata de un documento confidencial y debe tratarse como tal, de acuerdo con la Política del Fondo Mundial sobre documentos]. [En la carta de gestión debe señalarse que el auditor reconoce y acepta que este documento se compartirá con carácter confidencial con el Fondo Mundial. No obstante, los destinatarios de la carta son el Receptor Principal]. (Nombre del RP) – CARTA DE GESTIÓN PARA LA AUDITORÍA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS CORRESPONDIENTES AL AÑO QUE FINALIZÓ EL ……..(indíquense día y año) [Se proporciona información de antecedentes sobre el marco de auditoría aplicable que se utilizó para auditar los estados financieros, acerca de los cuales se refiere la presente carta de observaciones]. [A continuación debe señalarse el propósito de la auditoría de los estados financieros, pues es la expresión de una opinión sobre los estados financieros. Asimismo, se incluirá una breve descripción de la metodología empleada para realizar la auditoría haciendo referencia, entre otras cuestiones, al uso de técnicas como base para examinar la documentación justificativa de las cantidades y los datos consignados en los estados financieros]. [Debe explicarse igualmente cuál es la finalidad de la carta de observaciones en cuanto al valor añadido que supone proporcionar a la dirección para que mejore los sistemas y procesos de la organización, contribuyendo de ese modo a alcanzar los objetivos institucionales más generales].

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[Además, debe describirse el sistema de calificación de los problemas o conclusiones indicados en la carta de gestión para que el RP pueda priorizar mejor la aplicación de las recomendaciones que emanan de dichas conclusiones. Se recomienda adoptar el siguiente sistema de calificación: Conclusiones de Grado I - Son aquellos que revisten una importancia particular y en cuya resolución puede necesitarse la participación de la dirección de la entidad. Son cuestiones muy significativas que afectan en gran medida al logro de los objetivos generales de la subvención. Conclusiones de Grado II – Son aquellas que pueden tener un efecto significativo en los mecanismos de control. En este caso dichos mecanismos examinan los factores de riesgo derivados de la actitud de la dirección frente a riesgos en lo que respecta a las actividades operativas dentro de la organización del Receptor Principal . Conclusiones de Grado III - Son aquellos que son menos importantes que las de grado I y II pero que también merecen atención. 1 [Breve encabezado por conclusión y grado I, II o III, según corresponda] [Cuando existe un criterio (o criterios, según sea el caso) que no es cumplido por el RP, deberá señalarse o citarse, según corresponda. Se define un criterio como cualquier ley, política, reglamento o marco que una entidad auditada debe cumplir en el desempeño de sus actividades. Una desviación o incumplimiento completo de tal criterio daría lugar a un hallazgo. En algunos casos es posible que no exista ningún criterio, de modo que no será necesario señalarlo aquí]. 1.1 CONDICIONES [En este apartado se señala detalladamente la situación o cuestión a la que se ha llegado como posible consecuencia del incumplimiento de un criterio. Esto debe concordar con el nivel de calificación indicado más arriba. Siempre que sea posible, deberán facilitarse en un párrafo separado o en la sección titulada CAUSA las razones/justificaciones del incumplimiento de los criterios o factores responsables del resultado hallado]. 1.2 EFECTOS [En este apartado debe señalarse claramente el efecto del hallazgo tanto desde una perspectiva financiera como no financiera, puesto que esta información proporcionará una mayor comprensión a la entidad receptora principal para formular un plan de acción sólidos con miras a la aplicación de las recomendaciones]. 1.3 RECOMENDACIONES [En este apartado deben incluirse las recomendaciones prácticas pertinentes para los hallazgos señalados en el punto 1.1. Dichas recomendaciones deben ser capaces de eliminar o reducir los efectos identificados en el punto 1.2 (hasta un nivel aceptable) de tal modo que no tengan repercusiones negativas importantes sobre la ejecución de las subvenciones una vez iniciada por la dirección del RP]. 1.4 BENEFICIOS [En este apartado deberán señalarse los beneficios financieros y no financieros de aplicar las recomendaciones indicadas en el punto 1.3. Igualmente debe indicarse la utilización de datos financieros, por ejemplo en cuanto a ahorros de costos]. 1.5 RESPUESTA DE LA DIRECCIÓN [Los RP debe declarar de forma inequívoca hasta qué punto están de acuerdo o discrepan con los hallazgos indicados previamente. Esto podría ampliarse más para especificar si están o no de acuerdo con los otros aspectos señalados en la carta de

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gestión (es decir, los puntos 1.2 a 1.4). En su respuesta deberían incluir las razones que justifican su posición]. Como parte de la respuesta de la dirección, el Receptor Principal debe preparar un plan de acción para dar seguimiento a la o las recomendaciones pertinentes derivadas de las auditorías del RP , y asegurar su cumplimiento. Por último, todas las cartas de gestión deben contener una sección referente a los “Hallazgos de auditorías previas” en forma de tabla que servirá de herramienta de seguimiento para determinar el estado de cumplimiento de las recomendaciones. Véase a continuación:

HALLAZGOS DE AUDITORÍAS PREVIAS Período abarcado por la auditoría

Asunto (es decir, el hallazgo identificado)

Recomendaciones

Estado de avance

Observaciones

(Se señala el período abarcado por la auditoría; debe seguirse un orden cronológico de un año a otro).

(Se indican los hallazgos de las auditorías previas; deben citarse literalmente o copiarse de la carta de observaciones pertinente).

(Se indican las recomendaciones relacionadas con los hallazgos de la columna anterior, citadas literalmente de la carta de observaciones pertinente).

(Se indica el estado de avance mediante las siguientes claves: S (Sí): pleno cumplimiento de las recomendaciones; N (No): o recomendaciones incumplidas, y P (Parcia)l: cumplimiento parcial.

(Para las categorías N y P, debe señalarse el período de la auditoría para el cual se identificaron por primera vez los hallazgos y recomendaciones, entre otros.