Trucos Para Organizar Archivos

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A la hora de hacer backups, copiar ficheros o tener que liberar espacio de disco, es cuando uno se de cuenta de la cantidad de archivos que da a da y ao a ao vamos acumulando en el ordenador. Archivos del sistema, del trabajo (equipo, clientes), de ocio (viajes, msica) y personales (facturas). Tener una consistente organizacin a la hora de nombrarlos y clasificarlos te facilita el trabajo y la vida. Pero es algo que hay que hacer expresamente, poniendo deliberado cuidado en ello.

Una buena organizacin-clasificacin te ahorra tiempo, separa lo importante de lo menos importante, evita quebraderos de cabeza y hace que te desgastes en las cosas que de verdad merecen la pena. Organizar bien los archivos de tu ordenador es como cuidar la presin de los neumticos de tu coche. Un mal necesario que hace que lo dems vaya mejor.

Nomenclatura comn y consistenteA la hora de poner el nombre a carpetas y ficheros sigue un patrn o unas pautas que t mismo establezcas. Pero procura aplicarlo siempre en todos los rincones. Eso har que tu sistema sea

coherente y consistente, y que no se queden partes sin organizar o a medio ordenar (lo que te llevar a cierta confusin).

Sintate con lpiz y papel y define tu propia nomenclatura. Hazlo sencillo, prctico y directo. Tiene que ser un complemento que te ayude, nunca una tarea pesada e incmoda. Comparto contigo algunas ideas que pueden ayudarte a la hora de crear un sistema eficaz de nombres:

1. Utiliza nombres cortos y breves. Son ms manejables y directos.

2. Emplea abreviaturas o sufijos comunes para describir el contenido de la carpeta/archivo.

3. Agrupa (nombra) por nombre de proyecto o cliente, o tambin por ao.

4. Evita las carpetas con decenas o centenares de subcarpetas (cuanto menos scroll y ms directo, mejor).

5. Alterna MAYSCULAS_minsculas para resaltar ciertas partes del nombre.

6. Utiliza smbolos especiales o de puntuacin para destacar o remarcar. Por ejemplo: @Clientes, !mportante, _Revisar, *Borrar, 2010.

7. Una vez ms: no lo compliques. Incluye stas u otras ideas slo si te ayudan.

A mano lo que necesites. Lo dems al AlmacnTen ms a mano las carpetas y archivos en los que ms trabajes. Crea accesos directos, lnzalos desde un Quicksilver o Launchbar, ponlos en el Dock lo que sea para tener ms

cerca lo que ms usas. Si los abres a diario o varias veces al da, es conveniente reducir el nmero de clics que necesitas para trabajar con ellos. Los proyectos actuales deben estar bien a mano.

Y lo dems?, sencillamente escndelo. Crea un gran archivo central o Almacn donde guardar todo lo que no sean proyectos actuales. Trabajos completados, clientes anteriores, pruebas, documentacin antigua Si no lo utilizas con frecuencia mtelo en ese trastero digital. As evitars que te moleste en el da a da. Y si algn lo necesitas podrs rescatarlo sin dificultad.

Completa con etiquetas y/o coloresLas etiquetas y los colores son una forma de destacar, distinguir o resaltar los archivos ms importantes o debes tener en cuenta. Las etiquetas te permiten emparentar en una misma

familia archivos que estn en distintos lugares de tu ordenador. Y los colores es un complemento visual que sirve para reforzar tu consistente sistema de nombres comunes.

Soy un gran fan de asignar colores a carpetas y archivos. Y es que saber, slo con un rpido vistazo, qu hay detrs de cada uno, resulta muy prctico. Aun cuando esos archivos estn en el mismo sitio y

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5 trucos para organizar mejor tus archivos5 trucos para organizar mejor tus archivosPublicado el 13 octubre 2010 en Guas | Tags: ficheros, Organizacin, renombrar

Pgina 1 de 55 trucos para organizar mejor tus archivos | ThinkWasabi

19/04/2015http://thinkwasabi.com/2010/10/trucos-organizar-archivos/

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no tengan nada que ver entre s, los colores son una forma de distinguirlos. De ese modo en una misma carpeta pueden convivir ficheros totalmente distintos (trabajo y ocio) pero fcilmente identificables mediante colores (y su nombre, claro).

Por ejemplo, puedes acordar un sistema visual de colores parecido a este:

Rojo: documentos y ficheros de clientes actuales sobre los que tienes que trabajar (tareas).

Azul: datos e informacin relacionada con mi equipo, colaboradores o mi empresa.

Verde: carpetas y ficheros con datos personales o bien ocio.

Aprende a buscar bienSer organizado est bien. Te facilita el trabajo, simplifica las operaciones, elimina pequeas dificultades. Pero tampoco hay que pasarse. Sobre todo teniendo en cuenta los buscadores

que hoy da tenemos en nuestros sistemas operativos. No conozco en detalle los de los dems, pero el de Mac (Spotlight) encuentra todo a la velocidad del rayo. Sobre todo si sabes buscar bien.

El hecho de haber nombrado y clasificado mnimamente tus archivos facilitar enormemente cualquier bsqueda. Porque cuando uno busca no le interesa obtener 50 resultados sino slo uno, el que necesita. Como adems es una operacin que repites con mucha frecuencia se vuelve necesario (imprescindible) saber buscar bien. Bastan 4-5 modificadores o comandos que harn que encuentres cualquier cosa en muy pocos segundos.

Saber buscar por fechas, por adjuntos, por remitente, por nombre exacto, aprovechar las bsquedas frecuentes Todo eso refuerza tu organizacin y hace que no pierdas el tiempo buscando, sino encontrando.

Ten a mano un renombradorHay aplicaciones y utilidades (scripts) que resultan muy tiles a la hora de renombrar un grupo de archivos en bloque. Imgenes de cmaras fotogrficas, msica y pelculas son

algunos de los ejemplos ms comunes. Pero hay ms. A la hora de cambiarles el nombre y personalizarlos segn tus necesidades, no se te ocurra ir modificando uno a uno o despilfarrars tu precioso tiempo. Utiliza alguna de estas aplicaciones para cambiar el nombre de golpe. Ya se trate de 15 1.500 archivos.

En Mac tienes muchas opciones para elegir: NameChanger, FileList/NameMangler, Renamer4Mac o el propio Automator. Seguro que para otros sistemas operativos no faltan alternativas.

Estas sencillas herramientas resultan de extrema utilidad a la hora de empezar de cero una buena organizacin o bien reforzar tu sistema actual de archivos digitales.

(Bonus) Revisa, borra y limpiaLos discos de hoy en da ofrecen una capacidad inimaginable hace poco tiempo. Pero la basura digital crece como la espuma. Hacer una revisin peridica (cada 3-4 meses) con una

limpieza a fondo es una buena idea. Borra, limpia y quita del medio lo que ya no sirva o est de ms. Y si te da reparo eliminarlo, grbalo en un DVD. Puedes crear uno por ao o por semestre. Eso te ayudar a liberar espacio extra, quitar la basurilla digital y guardar ese disco fsico en cualquier rincn, ya que ocupa poco.

Berto Pena

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De momento hay 22 comentarios Quieres dejar el tuyo?

Flames13 octubre 2010

Muy prctico todo.

Aadira un consejo que a m me ha resultado muy prctico. Si queremos que las carpetas aparezcan ordenadas les aadimos un 1, 2, 3, Si tenemos una serie de

fotos con la fecha en la que fueron sacadas, el n previo nos sirve para que aparecan en secuencia ordenada.

Sandor Inopia2 noviembre 2010

Yo lo que utilizo son las fechas en formato ao-mes-da. Parece una tontera, pero un lbum de fotos con carpetas comenzando por su fecha YYYY-MM-DD

estar siempre bien ordenado cronolgicamente.

Angel Fernndez13 octubre 2010

Otra cosa que a m me funciona de maravilla: tener el disco duro del ordenador en, al menos, dos particiones.

La particin principal (normalmente con la letra C:) alberga slo el sistema operativo, en mi caso windows.

La segunda particin (D:\) almacena los datos. Configuro Mis Documentos para que estn en el disco duro D:

De este modo, si un da quieres cambiar o actualizar el SO o se te cuela un viurs y tienes que formatear, borras slo el disco C: y dejas todos los datos a salvo en el

D:

Tambin es til esta forma para hacer backup slo del SO o slo de los datos.

Tiene el inconveniente de que hay que tener cuidado de configurar todos los datos para que apunten a D: (Mis Documentos, los favoritos de internet, etc.) y an as a

veces windows almacena cosas por defecto en su ruta de C:, pero a m me funciona realmente bien y no he perdido ningn dato valioso en 10 aos.

Daro14 octubre 2010

Hago exactamente lo mismo!

Toni13 octubre 2010

Buen apunte. Berto

Niklaus13 octubre 2010

Muy util lo de los renombradores. Yo lo utilizo desde que hiciste el screencast y para la cantidad de fotos que manejo me viene fenomenal.

Gracias por el post :)

Luca13 octubre 2010

Yo adems de tener Mis Documentos en una particin aparte y tenerlos bien ordenados uso Copernic como indexador y buscador es muy superior al Google Desktop.

rauldm13 octubre 2010

me vienen muy bien tus trucos siempre Berto! algunos ya los ponia en practica y otros no tanto pero gracias por los consejos!!!

de lo que voy muy necesitado es de organizacin de mi mesa de trabajo.. me dedico a la investigacion y bajo cientos de pdf al mes y muchos de ellos acaban

impresos, junto con esquemas mios, libretas de laboratorio, ideas, cosas pendientes vamos que se me genera un caos que me consume y no soy capaz de

solucionarlo

bueno lo dicho..igual eso te da una idea para otro post!jeje! como organizar una mesa llena de trabajo por todos los rincones!jejee

un saludo desde tierras alemanas..ya me he mudado a Munich a mi nuevo trabajo! :)

XabiK14 octubre 2010

Muy buenos apuntes, Berto

Una cuestin: qu opinin tienes/has usado alguna vez programas en Mac que utilizan OpenMeta (Yep, Leap, Tags, HoudahSpot)?

Cualquier comentario al respecto me vendra bien

epu14 octubre 2010

Yo utilizo TAGS y me parece interesante siempre que el nmero de etiquetas no sea demasiado alto y estn perfectamente definidas.

epu14 octubre 2010

Tambin es muy til los iconos de carpetas en diferentes colores (no slo el tpico azul), visualmente se localizan con mucha facilidad.

rafael8a14 octubre 2010



Para nombrar archivos/carpetas q requieran orden cronologico

(facturas, etc) estoy usando una q no se si existia,

pero q no lo he visto en ningun lado::

ao, mes, dia, hora, dia-de-la-semana, descripcion

asi guardando este post en mi DD quedaria asi::

1010141507J_5 trucos para organizar mejor tus archivos ThinkWasabi.htm

de esta manera el orden x defecto del SO para los archivos/carpetas es aprovechado, y es util para tener ordenado lo q se requiere ubicar x fecha.

Saludos.

Martin15 octubre 2010

Hola, Berto.

Como siempre muy util tus consejos.

Me interesa mucho el sistema de tags, sobre todo porque trabajo con muchas imagenes.

Sabes que programas para Windows puede haber para esto?

Muchas Gracias

Berto Pena19 octubre 2010

Yo de Windows s poco pero recuerdo que haba una aplicacin (no s el nombre) que lo permita hacer.

AlejofP17 noviembre 2010

Prueba a usar el Picassa de Google. Es gratis y te deja usar etiquetas para las imgenes

Pierre19 octubre 2010

Berto, muy bueno, como siempre !

Yo aado otro elemento visual muy practico en Mac: cambiar el icono de la carpeta, incluso me creo los mos y as indentifico de forma muy rpida las cosas de la(s)

empresa(s), viajes, familia, etc!


Buen apunte, muy til!

Jose Correcher19 octubre 2010

Muy buen post Berto.

La verdad es que estos ltimos das me he dedicado a hacer esto que comentabas, y decir que yo para hacerme un idea de como quera estructurar mis carpetas us

una aplicacin de brain storm, ya que as te ayuda un poco a hacerte una idea de como puede ser esa raz de carpetas.

Comentar tambin que leyendo uno el documento eres productivo vol.1 comentas al final de la pagina 6 Ojal hubiera un contador de minutos que nos permitiera

sumar el volumen de informacin til e intil que consumimos en Internet cada da. Bueno har unos meses descubr una aplicacin que puede que realice eso, se

llama RescueTime.

Te realiza una medida de que tipo de aplicaciones ejecutas en tu pc, y tambin analiza que webs has visto y durante cuanto tiempo.

Bueno, te aconsejo que le eches un vistazo a ver que te parece.

Saludos


S escrib sobre Rescue aqu en el blog. Muy buena app

Juan3 enero 2011

Hola Jose, que aplicacin llegaste a utilizar para

estructurar tus carpetas? Si no es mucho preguntar, como las

llegaste a organizar? Estoy intentando organizarme y este es uno de

los primeros pasos (creo). Un saludo

Asesores Informaticos22 octubre 2010

Buen apunte, muy til! excelente!!

PABLO23 octubre 2010

Yo me enamore del Syncplicity. Me permite sincronizar (tener exactamente lo mismo) tanto en mi pc como en mi notebook, adems de tener otra imagen en el

servidor. Esto lo uso solo con los documentos de trabajo (no demasiado grandes). Siempre me aseguro que guarde donde guarde un archivo, al segundo lo tengo



disponible en cualquiera de las dos (3) ubicaciones.

Para mantener mi cuenta gratuita, con las fotos y videos sigo la vieja usanza. DVDs

Me paso por ej. tener que formatear alguno de los ordenadores. una vez reinstalado el programa, el mismo empieza a bajar desde el servidor hasta tener lo mismo

que en tu otra pc. es realmente espectacular.

saludos!

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