1

TUTORIAL II

APS-Educativo - GUÍA PARA LA CARGA DE DATOS

En primer lugar, necesitamos cargar los datos mínimos que necesita el Sistema para funcionar.

Para el caso de que aún no posea su Licencia o N° de Registro autenticado, retomamos pasos

del Tutorial I:

Vamos al ícono INICIAL. Luego hacemos clic en ENTIDAD. Ingresamos los datos de la

Institución, como por ejemplo nombre de la Escuela, CUE, Nivel, Orientación, Modalidad,

Localidad, etc. (Si la localidad o la orientación de la escuela no estuvieran cargadas en la base

de datos, ingresamos a la lupa que se encuentra a la derecha (buscar) y hacemos click en el

signo + para agregarla).

Una vez que los datos de la ENTIDAD están completos, podremos realizar el registro. Para

esto, hacemos click en REGISTRO. Se despliega una ventana donde generamos un código

con el que solicitamos el número de registro (de forma automática o mediante un correo a

consulta-registro@aps-educativo.com.ar). Una vez que obtenemos dicho número, lo

ingresamos y hacemos click en REGISTRAR.

Para guardar la información nos aparecen dos opciones:

Guardar y nuevo: permite guardar y seguir incorporando datos;

2

Guardar: Guarda y cierra la ventana.

Una vez cargado los datos obligatorios, hacer click en ACEPTAR.

Continuamos con la carga, haciendo click en CICLO LECTIVO, y tildamos la opción

NUEVO. Ingresamos el año del Ciclo Lectivo y la normativa correspondiente a cada escuela

(Ejemplo: 4000/10 corresponde a las ESJA). Agregamos la fecha de Inicio y de Finalización

del Ciclo Lectivo (Inicio: 05/03/14 - Fin: 27/02/15), hacemos click en GUARDAR y

cerramos la ventana.

Para continuar, hacemos click en la opción PERÍODOS, NUEVO, y comenzamos a cargar

los datos de los Trimestres. Por ejemplo, los nombres de los Trimestres y las fechas de inicio y

fin de los mismos (para el Ciclo Lectivo 2014 utilizar el Calendario Académico conforme

Resolución de CGE N° 4444/13)

Una vez cargados los períodos, vamos a la opción MATERIAS/AÑOS/PLAN DE

ESTUDIOS: nos aparece la opción IMPORTAR. Hacemos click en IMPORTAR.

Seleccione un título: si por ejemplo selecciono “Economía y Administración”, el sistema va a

ir a la base de datos y va a tomar todas las materias del plan de estudio de esta orientación y las

va a traer como información para poderla utilizar. Hacemos click en IMPORTAR EL PLAN

DE ESTUDIO.

Aparece:

Se va insertar un nuevo plan de estudios. ¿Desea continuar? SI

El proceso ha finalizado correctamente ¿Desea cargar otro plan de estudio? NO.

En el caso de que la escuela posea más de un plan de estudios, se carga también el que sea

necesario.

Hacer click en cerrar.

Una vez que salimos desaparece el icono INICIAL, ya que el sistema tiene los datos

mínimos que necesita para funcionar.

CARGA DE ALUMNOS

Comenzamos la carga de los alumnos haciendo click en ESTUDIANTES – NUEVO

Nos encontramos con siete pestañas: General, Apoderados, Adicionales, Asistencias,

Calificaciones, Analítico y Documentación Adjunta.

3

General: Nos permite cargar los datos personales del estudiante y los datos escolares. También

podemos indicar si el alumno es Repitiente, Integrado, Inscripto y si se encuentra Inactivo.

Si tildamos la opción INTEGRADOS, el sistema nos habilita una ventana “Espacios

Integrados” que nos permite registrar las necesidades educativas especiales de un estudiante.

Apoderados: Ingresamos los datos del Padre, Madre o Tutor del estudiante. En la parte

superior, encontramos la “Clave de Acceso Web”. Esta clave se le brindará a la familia del

alumno para que pueda acceder a una imagen de la libreta de su hijo, permitiendo estar en

conocimiento de su recorrido escolar. El sistema nos brinda una clave por defecto, la cual

puede ser modificada por la rectora de la Institución.

4

Adicionales: Nos permite ingresar datos útiles del estudiante, como por ejemplo:

Sangre/factor, si posee alergias, enfermedades, si toma algún tipo de medicación, si no realiza

deportes y otros comentarios que sean útiles. Además, a la derecha nos encontramos con

“Servicios Especiales” donde podemos tildar si el alumno tiene Apoyo Escolar, Comedor,

Asistencia de Integración, Copa de Leche, Asistencia Psicopedagógica, Asignación Universal

por Hijo, Becas, etc.

5

Asistencia: nos permite tener un registro de la cantidad de Asistencias e Inasistencias que

posee el alumno y si las mismas están Justificadas o Injustificadas. El sistema posee una forma

de programar un aviso al momento en que el alumno llega a una determinada suma de

inasistencias. Si el preceptor va a tomar asistencia y el alumno ha llegado a 10 por ejemplo, las

mismas son marcadas en rojo para llevar un mayor control.

Calificaciones: Si hacemos clic en “Ver/Generar”, se despliega la libreta del estudiante.

Aparecen los espacios curriculares, los tres trimestres, datos de Diciembre y mesas de Febrero,

el promedio final, y su condición final.

Además es posible imprimir la libreta con detalle de Inasistencias del alumno haciendo click en:

“Imprimir c/det Asist”

6

PERMISO DE EXAMEN

Podemos ver en la parte superior cuantas materias aprobadas tiene el alumno y si posee

materias no promocionadas. Es posible armar e imprimir su permiso de examen, haciendo

click en “Permisos Examen”

7

CERTIFICADO DE ALUMNO REGULAR

En la parte inferior de la pantalla podemos hacer click en “Certificado Estudiante” para ver e

imprimir el Certificado de Alumno Regular.

8

Analítico: Brinda el resumen de calificaciones de todos los Ciclos Lectivos.

Documentación Adjunta: Permite acceder a la documentación del estudiante de manera

inmediata: Foto carnet, DNI, Acta de Nacimiento, etc. Podemos escanear la documentación o

agregar un archivo desde la PC.

ESTADISTICAS

Dentro de ESTUDIANTES, podemos hacer clic en ESTADISTICAS para acceder de forma

rápida a gráficos que nos brindan información valiosa acerca de los alumnos:

9

Para continuar con la carga de alumnos hacer click en GUARDAR Y NUEVO

CARGA DE DOCENTES.

Para cargar los datos de los docentes, hacemos click en DOCENTES - NUEVO. Nos

encontramos con ocho pestañas que podremos completar con información de los docentes:

Títulos-Certificados, Cargos/Cátedras, Espacios Curriculares, Horarios, Asist. Cátedra, Asist.

Cargos y Documentación Adjunta.

Para que el aplicativo pueda empezar a funcionar, es necesario cargar solo los campos

obligatorios, que están marcados con un asterisco en rojo.

Al cargar los horarios de los docentes, el sistema puede armar una grilla con los horarios de la

Institución.

Dentro de la pestaña INSTITUCIÓN, podremos crear los períodos, años, materias, espacios

curriculares, carga horaria, etc.

CREAR LOS PERÍODOS

Si hacemos click en Institución, Períodos, “Nuevo”, creamos los trimestres. Agregamos el

nombre del trimestre, la fecha de inicio y de cierre del mismo. Luego hacemos click en

“Guardar”.

10

CREAR MATERIAS

Si hacemos click en Institución, “Materias”, “Nuevo”, creamos las asignaturas. Hacemos click

en “Guardar” para finalizar, o “Guardar y Nuevo” para continuar agregando materias.

AÑADIR AÑOS

Hacemos click en la pestaña INSTITUCIÓN – AÑOS, luego hacemos click en “Nuevo”.

Completamos el nombre del año: 1º, 2º, etc. Podemos marcar si el año que estamos creando es

el año de Egreso de los Alumnos. Además es posible agregar la edad de los alumnos que

pertenecen a ese año. (dato valioso en la toma de decisiones de sobredad, por ejemplo)

11

CARGA DE ESPACIOS CURRICULARES.

Si vamos a INSTITUCIÓN- ESPACIOS CURRICULARES- NUEVO nos aparece un

cuadro de diálogo. Colocamos por ejemplo 1° año y la división. Al seleccionar 1° año, el

mismo corresponde a un Plan de Estudio, entonces al hacer click en MATERIA, aparecen las

materias del plan de estudio de 1° año.

CARGA HORARIA

Si hacemos click en Institución, “Carga horaria”, Nuevo, podremos registrar la carga horaria

que tienen los docentes en la institución. Buscamos un docente, ingresamos las horas, el día,

horario y módulo.

Una vez cargados los horarios de los docentes, si hacemos click en “VISTAS”, podremos ver

la grilla de los horarios de todos los docentes que hemos ingresado.

12

CARGA DE CALIFICACIONES

Para cargar notas de los estudiantes, debemos dirigirnos al ícono CALIFICACIONES,

detallando el nombre del docente y la asignatura.

Si ingresamos en la pestaña Generar Lista, mostrará el listado de los alumnos. Podemos

cargar notas y observaciones para cada uno de ellos. Para guardar dichos datos, debemos hacer

click en GUARDAR-CONFIRMAR.

En la parte superior, podremos observar un gráfico con los porcentajes de los estudiantes

aprobados y desaprobados.

Al hacer un click en la pestaña Resumen de Calificaciones, podremos visualizar las notas de

forma DIARIA, SEMANAL Y TRIMESTRAL.

13

Dentro de la pestaña “TRIMESTRAL”, podemos hacer click en “PLANILLA” y accedemos a la

planilla de calificaciones del docente.

COMISIONES EVALUADORAS

Al hacer un click en el ícono denominado COMISIONES EVALUADORAS, indicamos EL

Ciclo Lectivo, que da la posibilidad de seleccionar una asignatura y un curso determinado,

tildar el tipo de mesa examinadora (Diciembre, Febrero o Mesas Especiales) y al realizar un

clic en “generar lista”, obtendremos el ACTA VOLANTE de quienes adeuden materias (el

mismo podrá ser impreso y foliado)

14

ACTA VOLANTE

ACTA DEFINITIVA:

Esta opción permite confeccionar e imprimir el “Acta Definitiva” de estudiantes que adeudan

asignaturas.

15

DATOS ESTADISTICOS

Al hacer clic en la pestaña “General”, se puede seleccionar “Resumen Parcial- Anual” y

acceder a datos estadísticos de todo el universo escolar o de un curso determinado. Al realizar

clic en GENERAR, el sistema busca en cada una de las planillas de los docentes y nos brinda

datos relevantes como la Matricula Inicial, Repitientes, Salidos con Pase, Salidos sin pase, etc.

Además se pueden visualizar los datos estadísticos representados en gráficos, por ejemplo los

porcentajes de estudiantes que están en condiciones de promover determinadas asignaturas y

quienes se encuentran en riesgo de repetir de año.

16

También podemos realizar comparaciones: es posible seleccionar dos divisiones de segundo

año de un mismo ciclo lectivo, o podemos comparar un segundo año de 2013 con uno de

2014, etc.

Si hacemos clic en “General”, y seleccionamos “Resumen de Inasistencia y

Desaprobados”, podemos acceder a una grilla con inasistencias, porcentajes de asistencias,

materias desaprobadas, promedio general, etc. del grupo que tildemos. Esta información se

puede imprimir y compartir con el Consejo Institucional, el Asesor Pedagógico, Preceptor, etc.

17

Dentro de “General”, Resumen por Espacios/Periodos, también podemos seleccionar un

curso y acceder a una grilla con detalle de cantidad de alumnos aprobados y desaprobados en

cada trimestre por asignatura.

Resumen por Espacios Parcial/ Anual: esta opción nos brinda un detalle parcial de

estudiantes aprobados y desaprobados al finalizar el ciclo lectivo.

18

Promoción de los Estudiantes

Si hacemos clic en “General”, “Cierre de Ciclo y Pase”, podemos filtrar los estudiantes que

promocionan de los que no en las asignaturas del año seleccionado.

A modo de ejemplo: seleccionamos el “Año Actual”: 1 año “A” y dentro de “Año

Promoción”, completamos el curso donde deseamos promocionarlos: Ej: 2° año “A”. El

sistema busca automáticamente los estudiantes que están en condiciones de promocionar. En

caso de que el estudiante no esté en condiciones, el mismo sistema lo registra como repitiente.

19

Resumen Inter/Anual

Si hacemos clic en “General”, “Resumen Inter/Anual”, accedemos a datos importantes,

una vez que cerramos Febrero. Podemos elegir todo el universo escolar o un curso

determinado y hacemos clic en Generar Lista. Cuando el sistema ubica los estudiantes, nos

ofrece indicadores tales como: Promovidos en primera Instancia (estudiantes que no fueron a

rendir), Promovidos en segunda Instancia, en alguna otra instancia, promovidos sin previa,

promovidos totales, etc. También podemos ver estos datos representados en gráficos.

ACTUALIZAR WEB

Si hacemos clic en HERRAMIENTAS, luego en la opción ACTUALIZAR WEB, y por

último en SUBIR A LA WEB, podremos realizar la carga de la información de la Institución a

la web, en pocos minutos, con una mínima conexión a Internet. Los padres, tutores o

encargados de los estudiantes también pueden acceder a la trayectoria de los mismos,

utilizando una clave que el establecimiento educativo les brindará para ingresar al sistema.

20

21

CONFIGURACIÓN GENERAL DEL APS

Si vamos a la pestaña “Herramientas” y hacemos click en “Configuración General”,

podremos configurar datos como los que se detallan a continuación: Decimales en

calificaciones, con que nota se aprueba, con cuantas materias se promociona, Cantidad de

Inasistencias que permitan un mayor control de los estudiantes y docentes, etc.

Además podemos cambiar la contraseña para el “Acceso a Permisos”.

En “Control Web” podemos determinar el tiempo que deseamos que la maquina nos recuerde

sobre las actualizaciones que hayan hecho los docentes.

22

PASAR ESPACIOS CURRICULARES DE UN AÑO A OTRO.

Hacemos click en “Institución”, “Espacios Curriculares”. Seleccionamos “Nuevo Copiar”.

Se despliega una ventana donde elegimos el Ciclo Lectivo de Origen. Ej.: 2013. Luego

ingresamos el año donde deseamos pasar los espacios curriculares. Ej.: 2014. Para terminar

hacemos click en “Generar Copia”