Unidad 3. Diseo organizacional, el marco legal y fiscal Plan de negocios

Competencia especfica a desarrollar. Implementar los aspectos administrativos, legales y fiscales para la constitucin y operacin de su proyecto empresarial.

3.1 Diseo organizacional del negocio El Diseo Organizacional tiene dos significados muy diferentes. La construccin de la organizacin en su entorno y al diseo de la estructura que desarrollan las organizaciones.

As, Diseo Organizacional ser para nosotros la creacin de funciones, procesos y relaciones formales en una organizacin; extremo para el que deben tenerse en cuenta multitud de factores como el medio ambiente, el comportamiento de los seres humanos dentro y alrededor de la organizacin,... Se trata por tanto de un rea en la que la interdisciplinariedad es una perspectiva central. Se basa en la gestin, organizacin y diseo. En esencia, puede ser considerado como un campo especial dentro de los estudios de organizacin y gestin del cambio (de personas) aplicado al diseo. Esta perspectiva sobre la diseo de la organizacin se desarrolla en el espacio de la organizacin.

Por otro lado, una organizacin aspira a alcanzar sus objetivos fundamentales. Proporciona la infraestructura en la que los procesos de negocio se implementan y se asegura de que las cualidades fundamentales de la organizacin se realizan a travs de los procesos desplegados dentro de la organizacin. De esta manera, las organizaciones tienen por objeto maximizar constantemente sus cualidades fundamentales en los servicios que ofrecen a sus clientes.3.1.1. Establecimiento de misin, visin, objetivos y valores de la organizacin.

Definicin de la Misin de una empresaMisin: Define el negocio al que se dedica la organizacin, las necesidades que cubren con sus productos y servicios, el mercado en el cual se desarrolla la empresa y la imagen pblica de la empresa u organizacin.

La misin de la empresa es la respuesta a la pregunta, Para que existe la organizacin?

A continuacin se muestran, para una mayor comprensin, la declaracin de la misin de diversas empresas o instituciones.

Declaracin de la misin de Gas Natural

La Misin del Grupo Gas Natural es atender las necesidades energticas de la sociedad, proporcionando a sus clientes servicios y productos de calidad respetuosos con el medio ambiente, a sus accionistas una rentabilidad creciente y sostenible y a sus empleados la posibilidad de desarrollar sus competencias profesionales.

Declaracin de la misin de la prestigiosa consultora KPMG

Transformar el conocimiento en valor para el beneficio de nuestros clientes, nuestra gente y los mercados de capitales.

Declaracin de la misin de Ford

Nuestra misin: somos una familia global, diversa con una herencia orgullosa, confiada apasionado a proporcionar productos excepcionales y servicios.

Definicin de la Visin de una empresa

Visin: Define y describe la situacin futura que desea tener la empresa, el propsito de la visin es guiar, controlar y alentar a la organizacin en su conjunto para alcanzar el estado deseable de la organizacin.

La visin de la empresa es la respuesta a la pregunta, Qu queremos que sea la organizacin en los prximos aos?

Declaracin de la Visin de Gas Natural.

La Visin es ser un Grupo energtico y de servicios lder y en continuo crecimiento, con presencia multinacional, que se distinga por proporcionar una calidad de servicio excelente a sus clientes, una rentabilidad sostenida a sus accionistas, una ampliacin de oportunidades de desarrollo profesional y personal a sus empleados y una contribucin positiva a la sociedad actuando con un compromiso de ciudadana global.

Declaracin de la Visin de KPMG.

Ser lderes en los mercados en los que participamos.

Declaracin de la Visin de Ford.

Nuestra visin: Convertirnos en la compaa principal del mundo de productos y servicios para el automvil.

Definicin de los Valores de una empresa

Valores: Define el conjunto de principios, creencias, reglas que regulan la gestin de la organizacin. Constituyen la filosofa institucional y el soporte de la cultura organizacional

El objetivo bsico de la definicin de valores corporativos es el de tener un marco de referencia que inspire y regule la vida de la organizacin.

Declaracin de los valores de Gas Natural.

Orientacin al cliente

Compromiso con los resultados

Sostenibilidad

Inters por las Personas

Responsabilidad Social

Integridad

Declaracin de los valores de KPMG.

Lideramos con el ejemplo

Trabajamos en equipo

Respetamos a la persona

Analizamos los hechos y brindamos nuestra opinin

Nos comunicamos abierta y honestamente

Nos comprometemos con la comunidad

Ante todo, actuamos con integridad

Declaracin de los valores de Ford.

Nuestros valores: Hacemos bien las cosas para nuestra gente, nuestro ambiente y nuestra sociedad, pero sobre todo para nuestros clientes.

Definicin de los Objetivos de una empresaPara comprobar la validez de los objetivos estos deben ser SMART:

Especfico (Specific)

Medible (Measurable)

Alcanzable (Achievable)

Realista (Realistic)

Tiempo definido (Time related)

3.1.2. Organigrama estructural general de la empresa

En una empresa la estructura es la disposicin de sus elementos. El primer paso de su organizacin es la descripcin de los puestos de trabajo as como la asignacin de responsabilidades. Posteriormente tendr lugar el establecimiento de las relaciones de autoridad y coordinacin, mediante la determinacin de niveles de jerarqua a escalones de autoridad. Es lo que se llama estructura horizontal o vertical de la empresa porque los puestos estn colocados de arriba abajo o de izquierda a derecha desde el nivel ms alto al ms bajo respectivamente.

La estructura de una empresa es uno de los elementos clave de la organizacin por tanto es importante conocer cules son las clases de organigramas que hay para saber cuales son los organismos y cargos que componen la estructura organizacional de la empresa.

CONCEPTOOrganigrama (rgano = rgano u organismo + grama = grfico) es la grfica que representa la organizacin de una empresa, o sea, su estructura organizacional.

El Organigrama

El organigrama se define como la representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas y debe reflejar en forma esquemtica la descripcin de las unidades que la integran, su respectiva relacin, niveles jerrquicos y canales formales de comunicacin

Por ello la funcionalidad de sta, recae en la buena estructuracin del organigrama, el cual indica la lnea de autoridad y responsabilidad, as como tambin los canales de comunicacin y supervisin que acoplan las diversas partes de un componente organizacional. Por tal razn, se especificaran en el presente trabajo, diversos tpicos que estn referidos al organigrama y su funcin en la organizacin de una empresa, lo que permitir conocer la correcta elaboracin del mismo, para posteriores ocasiones.

Claro est que el organigrama no va solo, se debe acompaar por el Manual de Organizacin y Funciones (MOF) la necesidad de esto radica en que no podemos sealar en un pliego todo lo que cada departamento o seccin debe hacer; es decir, el organigrama te muestra las funciones generales (primarias) de los departamentos y secciones, mientras que el MOF, las funciones especficas de dichas generales e incluso los procedimientos ms adecuados y eficientes.

CLASES DE ORGANIGRAMAS POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas: Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se disean con el objetivo de ser puestos a disposicin de todo pblico, es decir, como informacin accesible a personas no especializadas .Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de lneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.

Analtico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el anlisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como tambin de cierto tipo de informacin que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visin macro o global de la misma, tales son los casos de anlisis de un presupuesto, de la distribucin de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.

Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organizacin, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobacin. As por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Annima se considerar formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.

Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todava con el instrumento escrito de su aprobacin.

POR SU MBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. En el sector pblico pueden abarcar hasta el nivel de direccin general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

Ejemplo:

Especficos: Muestran en forma particular la estructura de un rea de la organizacin.

Ejemplo:

POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

Integrales: Son representaciones grficas de todas las unidades administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.

Ejemplo:

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organizacin en forma general.

Ejemplo:

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. Tambin se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual, los manuales de organizacin recomiendan su empleo.

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por lneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficacin. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la base

De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los ltimos niveles jerrquicos.

Circulares: En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de mayor jerarqua se ubica en el centro de una serie de crculos concntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el ltimo crculo, es decir el ms extenso, indica el menor nivel de jerarqua de autoridad. Las unidades de igual jerarqua se ubican sobre un mismo crculo, y las relaciones jerrquicas estn indicadas por las lneas que unen las figuras.

VENTAJAS

* Obliga a sus autores a aclarar las ideas.

* Puede apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compaa mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin.

* Muestra quien depende de quin.

* Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus partes. Fuertes y dbiles.

* Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de informacin al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa.

* Se utiliza como gua para planear una expansin, al estudiar los cambios que se proponga en la reorganizacin, al hacer planes de corto y largo plazo, y al formular al plan ideal.

DESVENTAJAS:

* No muestra ms que las relaciones formales.

*Indica que relaciones se supone que existen y no necesariamente las relaciones reales.

* No muestra la legin de relaciones informales que existe entre los jefes, que suelen ser numerosas y a menudo ms importante que las relaciones formales (las relaciones informales pueden ser tales que por ejemplo, un hombre tenga ms de un superior o que la supervisin no la ejerza al superior, inmediato, sino de personal Staff del Depto.).

Qu es el MOF?

El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) es un documento normativo donde se describe las funciones, objetivos, caractersticas, los requisitos y responsabilidades de cada cargo que se desarrolla en una organizacin, as tambin un conocimiento integral de este, permitiendo un mejor desarrollo del ente en la sociedad.

El MOF proporciona informacin a los servidores, Directivos y Funcionarios sobre sus funciones y ubicacin dentro de la estructura general de la organizacin.

Importancia

Facilita el proceso de induccin del personal y permite el perfeccionamiento y/o orientacin de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, as como aplicar programas de capacitacin.

Determina las funciones especficas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la estructura orgnica de cada dependencia

Proporciona informacin a los funcionarios y servidores sobre sus funciones especficas, su dependencia jerrquica y coordinacin para el cumplimiento de sus funciones.

Elaboracin de un MOF

Primero se creara un equipo tcnico para la elaboracin del MOF

Constitucin del equipo tcnico

Entre todos revisan y verifican conclusiones del anlisis de los puestos con respecto a sus actividades y deberes. Por tanto la elaboracin del MOF suele implicar un esfuerzo comn entre el equipo tcnico, los trabajadores y sus jefes inmediatos.

El perfil del Puesto y los pasos para hacerlo:

Es un proceso mediante el cual se busca determinar las actitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupacin.

Para la elaboracin del perfil es conveniente tomar en cuenta la experiencia laboral el nivel de formacin adquirida y las condiciones de trabajo.

1 PASO

Anlisis de Jerarquizacin

Luego de reunir la informacin requerida se revisa la estructura orgnica para determinar la dependencia jerrquica del puesto y con que unidades orgnicas mantiene una relacin directa de coordinacin.

2 PASO

Anlisis desde los objetivos institucionales

A partir de la informacin recogida e revisara si el anlisis de cargos realizado corresponde realmente al perfil que la institucin desea y necesita para mejorar el desarrollo de sus funciones: se revisara la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos.

Es el perfil del trabajador para el puesto?. Si no lo es Cul es el adecuado?

Las tareas y actividades son suficientes para el puesto?

3 PASO

Elaborar la descripcin del puesto:

Con la informacin y el anlisis realizado se elabora una descripcin y especificacin del puesto:

La descripcin del puesto incluye las responsabilidades inherentes al mismo as como las caractersticas importantes y las condiciones de trabajo

La especificacin del puesto resume las cualidades personales necesarias para el desempeo del puesto.

4 PASORevisin del anlisis con los participantes:

El anlisis realizado debe ser verificado con el trabajador

Esta verificacin ayudara si la descripcin realizada es correcta, est completa y es fcil de entender para todos los involucrados.

5 PASOLlenar los formatos del MOF

DESCRIPCION DEL PUESTO

1.1 IDENTIFICACION: Nombre del puesto :

rea al que pertenece :

Cargo del jefe directivo :

Nmeros de plazas :

1.2 FUNCION BASICABrindar asistencia tcnica y apoyo al rea de presupuesto.

1.3 FUNCIONES ESPECFICASACTIVIDADES Y TAREAS Organizar el archivote documentos, fuentes de ingresos y gastos.

Registrar diariamente la informacin de documentos de gastos e ingresos.

Revisar la afectacin presupuestaria consignada en los comprobantes de pagos.

Llenar los formatos de ejecucin de ingresos y gastos presupuestarios

Corregir e informar oportunamente las deficiencias detectadas.

FACTORES DE EVALUACION Organizar el archivo de documentos, fuentes, ingresos y gastos.

Registrar diariamente la informacin de documentos de los gastos e ingresos.

Revisar la afectacin presupuestaria consignada en los comprobantes de pago.

Controlar permanentemente la enumeracin secuencial de documentos fuente.

Llenar los formatos de ejecucin de ingresos y gastos presupuestarios.

1.5 COORDINCION Unidad de Tesorera

Unidad de Contabilidad

Unidad de Personal

Unidad de Abastecimiento

1.6 SUPERVISION SUPERVISA A:

No tiene a quien Supervisar

SUPERVISADO POR:

Gerencia

1.7 CONDICIONES DE TRABAJOLugar Fsico: El cargo se desarrolla principalmente dentro de la oficina de planificacin y presupuesto ubicada en establecimiento.

Horario de Trabajo:

PERFIL DEL PUESTO Estudios :

Especialidad:

Experiencia:

Otros estudios :2.2 COMPETENCIASCOMPETENCIAS DE TRABAJOS EN EQUIPONIVEL DE RELEVANCIA

MEDIANOALTOMUY ALTO

1. Trabajo en equipo

2. Motivacin

COMPETENCIA DE GESTIONNIVEL DE RELEVANCIA

MEDIANOALTOMUY ALTO

1. Gestin por resultados

2.Identifica y propone indicadores de resultados

COMPETENCIAS PERSONALESNIVEL DE RELEVANCIA

MEDIANOALTOMUY ALTO

1. Orientacin al logro

2. Capacidad Autocrtica

3. Tolerancia al Estrs

4.Manejo de los errores personales

5. Iniciativa

RELACION CON OTROS INSTRUMENTOS DE GESTIONEl MOF se elabora a partir del cuadro de asignacin de personal (CAP) y del Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF).No puede haber un MOF que no tenga relacin causal con estos instrumentos.

3.3 Identificacin de los empleos directos e indirectos a crearse. Obra de mano directa: es la mano de obra consumida en las reas que tienen una relacin directa con la produccin o la prestacin de algn servicio. Es la generada por los obreros y operarios calificados de la empresa.

Obra de mano indirecta: es la mano de obra consumida en las reas administrativas de la empresa que sirven de apoyo a la produccin y al comercio.

Obra de mano de gestin: es la mano de obra que corresponde al personal directivo y ejecutivo de la empresa.

Obra de mano comercial: es la mano de obra generada por el rea comercial y constructora de la empresa.Mano de obra directa:

Mano de obra indirecta.

3.4 Definicin de la estructura legal de la Empresa. Dar de alta una empresa nueva, as como los trmites que se tienen que efectuar en relacin a las diferentes prestaciones u obligaciones que el patrn tiene con sus trabajadores, ste procedimiento puede variar dependiendo del giro de la empresa.

3.5 Rgimen fiscal al que pertenecer el Negocio. Cuando se debe optar por un tipo de persona jurdica para el desarrollo de actividades mercantiles, y que adems en un periodo de tiempo mediano.

3.6 Dependencias u organismos competentes para registrar la apertura de una empresa http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/tramites/inscripcion_rfc/Paginas/default.aspxhttp://www.imss.gob.mx/tramites/imss02001fhttp://www.salud.gob.mx/unidades/cdi/nom/compi/ftdgrssi.html3.7 Registro de marcas y patentes. http://www.impi.gob.mx/http://www.impi.gob.mx/servicios/Paginas/Formatos.aspx