Unidades de

información

Curso Unidades de información

UNIDAD 3:

Titulo:

Administración de las Unidades de Información

Unidades de

información

Guía:

El alumno debe implementar una gestión con rol

administrativo en las diferentes unidades de

información a fin de lograr los objetivos de su gestión en

respuesta a la disposición de la información.

Con esta unidad lograra identificar la definición de

administración aplicada a su función profesional en las

diferentes unidades.

Unidades de

información

Introducción:

Dentro de la demanda que hoy impone la sociedad

moderna en la consulta información, el profesional debe

asumir un rol participativo, colaborativo y administrativo

en las labores que se desempeñan en las diferentes

unidades de información.

En Dicho desempeño podemos enumerar procesos tales

como: planeación, organización, dirección y control, a fin

de mantener y establecer un excelente uso de los

recursos para lograr los objetivos organizacionales de las

diferentes unidades.

Unidades de

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ADMINISTRACION:

La palabra administración proviene del latín ad (hacia, dirección,

tendencia) y minister (subordinación u obediencia). Proceso de

planear, organizar, dirigir y controlar, realizando un conjunto de

actividades o funciones de forma secuencial, que incluye:

Planificar: Actividad en la que se fijan las misiones y objetivos de la

organización, determinando las políticas, proyectos, programas,

procedimientos, métodos, y estrategias necesarias para alcanzarlos.

Organizar: Actividad en la que se determinan las tareas

correspondientes al hacer.

Dirigir: Actividad donde se influye en los individuos para que

contribuyan a favor del cumplimiento de las metas

organizacionales.

Control: Actividad que mide y corrige el desempeño individual y

organizacional para garantizar que los actividades cumplan con los

planes, midiendo el desempeño, generando así la detección de

problemáticas con respecto a las normas y la corrección de éstas.

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Uso de recursos: Hace referencia a la utilización de los distintos

tipos de recursos que dispone la organización: humanos,

financieros, materiales y de información; ligado a la

optimización del mismo.

Actividades de trabajo: Conjunto de operaciones o tareas

que se realizan en la unidad para el logro de los objetivos

establecidos.

Logro de objetivos o metas de la organización: Todo el

proceso administrativo que incluye las diferentes actividades

mencionadas, deben establecerse con el propósito de lograr

los objetivos o metas de la unidad.

Eficiencia y eficacia: En esencia, la eficacia es el

cumplimiento de objetivos y la eficiencia es el logro de

objetivos con el empleo de la mínima cantidad de recursos.

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La Administración:

Sigue un propósito,

fin u objetivo.

Esta asociada a los

esfuerzos de un

grupo.

Es intangible solo se

vislumbra en

resultados.

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Rol del profesional de la ciencia de la información como

administrador:

Rol es un conjunto organizado de comportamientos

correspondientes a un oficio determinado”.

Hoy día los administradores desempeñan roles, los cuales

pueden ser agrupados en categorias:

Administrador profesional

Roles

interpersonales:

Cabeza visible

Líder

Oficial de

enlace

Roles

informativos:

Monitor o

centro nervioso

Difusor

Portavoz

Roles de

decisión:

Emprendedor o

empresario

Piloto

Asignador de

recursos

Negociador

Roles interpersonales

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Solo los administradores

pueden crear y mantener

una entidad productiva de

forma eficiente.

Hay dos términos que en

administración son

confundidos los cuales son:

Eficiencia y eficacia.

Eficiencia Producir el máximo de

resultados con el mínimo

de recursos, energía y

tiempo.

Eficacia Capacidad administrativa

para alcanzar las metas o

resultados propuestos.

La eficacia tiene que ver con resultados, y relacionada

con lograr los objetivos.

La eficiencia, en cambio, se enfoca al buen uso de los

recursos.

Eficiencia + Eficacia = Productividad

Unidades de

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El administrador deberá ser:

Requisitos y conocimientos para el administrador de unidades

de información:

Estratega

Líder

Innovador

Creativo

Emprendedor o empresario

interno.

Facilidad para comunicarse y establecer relaciones interpersonales a

todo nivel.

Actitudes de actualización e investigación permanente, relaciones

humanas, creatividad, dinamismo y liderazgo.

Capacidad para tomar decisiones, dirigir, planear y desarrollar servicios

acordes con las necesidades de información de los usuarios

Tener conocimiento sobre la comunidad que atiende la unidad,

en cuanto a sus características sociales, económicas y culturales.

Tener conocimientos básicos en planeamiento, organización técnica y

funcionamiento de servicios de información.

Poseer los conocimientos en el uso de tecnologías apropiadas para

organizar, recuperar y difundir la información.

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Elaborar el plan operativo (plan de actividades) de acuerdo

con las necesidades de la respectiva comunidad y presentar

en forma periódica los informes correspondientes.

Organizar los diferentes fondos documentales teniendo en

cuenta las normas establecidas de ley.

Establecer y coordinar los servicios técnicos y administrativos .

Elaborar y actualizar el reglamento interno de la Unidad.

Orientar a los diferentes usuarios en el uso de las fuentes de

información y demás materiales disponibles.

Organizar y desarrollar actividades de divulgación y

extensión de la información.

Prever las necesidades de dotación tomando en cuenta las

solicitudes de los usuarios.

Mantenerse en contacto permanente

Funciones del administrador de las unidades de

información:

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información

Síntesis:

Para el alumno es básico el conocimiento de las diferentes

unidades de información ya que estas harán parte de su labor

en las diferentes actividades profesionales en las que se

desempeñe, realizando actividades acordes a la gestión de

cada uno de ellas, e implementando un rol efectivo, eficaz y

eficiente.

Bibliografía:

Improven Consultores. (2201, octubre). Biblioteca digital de

gestión empresarial: Gestión del cambio. Área de consultoría de

dirección y organización.

Lopez Yepes, J. (Ed) (2004). Diccionario enciclopédico de

ciencias de la documentación (Vols. -). Madrid: Editorial Síntesis.

Robbins, S.P., y Coulter, M. (2005). Administración (8va ed.).

México: Pearson Educación de México.