AUDITORIA DE SEGUIMIEIT{TO SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LASRECOMEI\DACIONES DEL INFORME DE AUDITORIA DAI INF. N" 0312016, SOBREASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y FINA¡ICIEROS EMERGENTES DE LA AUDITORIADE CONFIABILIDAD DE LOS REGISTROS CONTABLES Y ESTADOS FINANCIEROSDE LA I]IIIYER§IDAD AT]TÓNOMA DEL BENI *JOSÉBALLIVIAN"CORRESPONDIENTE A LA GESTION 2OIS, Y SEGUIMIENTO ARBCOMENDACIONES NO CUMPLIDAS DE AUDITORIAS DE CONTIABILIDAD DEGESTIONES PASADAS.

RESUMEN EJECUTIVO

En cumplimiento a lineamientos establecidos por la Gerencia departamental de la ContraloriaGeneral del Estado, y al Programa Operativo Anual para la gestión 2017 de la Dirección seAuditoría Interna, se procedió a realizar la Auditoría de Seguimiento sobre el cumplimiento eimplantación de las recomendaciones emitidas en el Informe DAI INF. A312016, de fecha 24 deFebrero de 2016,sobre Aspectos Administrativos y Financieros de la Auditoria de Confiabilidad delos Regisffos Contables y Estados Financieros de la Universidad Autónoma del Beni "JoseBallivián", correspondiente a la gestión2015, emitido por la Dirección de Auditoría Intema yaprobado por la Conüaloría General del Estado mediante informe evaluatorio IBff004/1\416 defecha 31 de Octubre de 2016, así como también el seguimiento a las recomendaciones no cumplidas

en Auditorias de Confiabilidad de Gestiones Pasadas -v por ende reiterativas en las evaluaciones de

cada gestión.

El objetivo del presente seguimiento, es evaluar el grado de cumplimiento e implantación de lasrecomendaciones aceptadas por el Máximo Ejecutivo de la Enúdad, emitidas en el lnforme deAuditoría DAI INF. 03,2016 de fecha 24 de Febrero de 2016, sobre aspectos Administrativos yFinancieros emergentes de la Auditoria de Confiabilidad de los Regisüos Contables y Estados

[nancieros de la Universidad Autónoma del Beni "Jose Ballivián", correspondiente a la gestión20i5, emitido por la Dirección de Auditoría Interna y aprobado por la Confaloría General delEstado mediante informe evaluatorio IB/F004/IvI16 de fecha 31 de Octubre de 2016, así comotambién el seguimiento a las recomendaciones no cumplidas en Auditorias de Confiabilidad deGestiones Pasadas, y por ende reiterativas en las evaluaciones de cada gestión.

El objeto del trabajo realizado lo conforman todas las observaciones y recomendaciones emitidasen el informe D.A.I. INF. No 02/2A16, de fecha 24 de Febrero de 20l6,los formatos 1 y 2 sobre laaceptación e implantación de recomendaciones y la documentación que respalda la implantación yel funcionamiento de las recomendaciones aceptadas por la M¿irima Autoridad Ejecutiva de la

Entidad, así como también las recomendaciones de no cumplidas en Auditorias de Confrabilidad de

Gestiones Pasadas, y por ende reiterativas en las evaluaciones de cada gestión.

Resultados

En el presente seguimiento y de acuerdo al cronograma presenkdo por la máxima autoridadejecutiva, 16 recomendaciones debieron implantarse hasta el31 de Diciembre del2015, de las que9 fueron cumplidas,9 no han sido cumplidas.

A continuación se mencionan las recomendaciones no cumplidas:

2.1 FALTA DE COBRO EN LAS CUENTAS DEL EXIGIBLE A CORTO PLAZO.

(Recomendación N" 1 Informe DAI INT'. No.03/2016 de Confiabilidad 2015)

(Recomendación N'I Informe DAI INT'. No.0212015 de Confiabilidad 2014)(Recomendacién No.2 Informe DAI INT'. No.02l20l4 de Confiabilidad 2013).

Se recomendó a la Maxima Autoridad Ejecutiva de la Universidad Autonoma del Beni "JoséBallivián", instruir y verificar que se ejecuten acciones pwa realaar cobros de las Cuentas porCobrar que datan de Gestiones anteriores, o de ser pertinente castigar contablemente dichas cuentas

con base técnica legal fundamentada.

2.2. INADECUADO REGISTRO DE LOS NOMBRES DE LAS CUENTAS POR COBRAR YPOR PAGAR

(Recomendación N" 2 Informe DAI INT'. No. 03/2016 de Conñabilidad 2015)

(Recomendación N'2Informe DAI INF. No.022015 de Confiabilidad 2014)

(Recomendación No.4 Informe DAI INT'. No.02l2Ül4 de Confiabilidad 2013)

recomendó a la Miáxima Autoridad Ejecutiva de la Universidad Autonoma del Beni "JoséBallivián", instruya y verifique que a ffavés de la Dirección Adminisffativa y Financiera, que laDirección Económica y Financiera y los Departamentos que forman parte de ella, apliquen loestablecido en el Reglamento Especifico de Contabilidad Integrada en lo que se refiere al registro

de derechos y obligaciones.

2.3. ACTIVOS FIJOS CONTABILIZADOS INCORRECTAMENTE.

(Recomendación N'3 Informe DAI INF. No. 03/2016 de Confiabilidad 2015)

(Recomendación N' 4 Informe DAI INT'. No. 021201 5 de Confi abilidad 2Ol4)

(Recomendación No.13Informe DAI INT'. No.0212A14 de Confiabilidad 2013)

(Recomendacién No. 13Informe DAI INF. No.08/2013 de Confiabilidad2Ol2).

2

Se recomendó a la Máxima Autoridad Ejecutiva de la Universidad Auónoma del Beni "JoseBalliviári', inshuir por escrito al Director General Adminisrativo y Financiero, en coordinacióncon la Dirección Económica y Financiera, Departamento de Contabilidad y Encargado de Activos

Fijos, realicen la correcta contabilización de los mencionados activos.

2.4. BIENES INMUEBLES SIN REGISTROS DEL DERECHO PROPIETARIO.

(Recomendación N'4Informe DAI INT'. No.03/2016 de Confiabilidad 2015)

(Recomendación N'5Informe DAI INF. No.0212015 de Conñabilidad 2014)

(Recomendación No.14Informe DAI INT. No.Al2Ol4 de Confiabilidad 2013)

(Recomendación No. 17 Informe DAI INf. No. 08/2013 de Confiabilidad2Ol2'¡.

Se recomendó a la Máxima Autoridad Ejecutiva de la Universidad Autonoma del Beni "JoseBallivián-, instnrya al Director General Administrativo y Financiero, y verifique que se realice un

seguimiento al proceso de regisfio de propiedad de bienes en el RUAT y en Derechos Reales, de tal

manera que los bienes expuestos en los Estados Financieros se encuentren con toda ladocumentación exigida legalmente en cumplimiento a Normas Vigentes.

2.5. CONSTRUCCIONES EN PROCESO QUE HGURAN EN EL INVENTARIO EN ELII{YENTARIO DE ACTIVOS TIJOS DESDE GESTIOI§ES PA§ADAS.

(Recomendación No 5Informe DAI INF. No.03/2016 de Confiabilidad 2015)

(Recomendación N' 6 Informe DAI INT',. No. 02i2015 de confi abilidad 2ol4)

ción No. 15Informe DAI INF. No.0212014 de Confiabilidad 2013)

(Recomendación No. I 9 Informe DAI I§F. No. 08/2013 de Confiabilidaú 2Ol2).

Se recomendó a la M¿áxima Autoridad Ejecutiva de la Universidad, Implementar a favés de laDirección General Adminisüativa y Financiera, controles de seguimiento a las construcciones enproceso que figuran en el inventario de t¿l manera que so pueda ejecutar el ajuste correspondiente a

estas cuentas, registrando estas construcciones a la cuenta Edificio de manera que la exposición de

los estados Financieros sea confiable.

2.6. ACTIYOS FIJOS SIN CÓDIGO DE IDENTITICACIÓN

(Recomendación No 6 Informe DAI INF. No.03/2016 de Confiabilidad 2015)

(Recomendación N' 7 Informe DAI INT',. No.0212015 de Confiabilidad 2014)

(Recomendación No. lTlnforme DAI I§f. No.O2DO[A de Confiabilidad 2013).

3

Se recomendí ala Mr{xima Autoridad de la Universidad Autonoma del Beni "Jose Ballivián",instruya a la Dirección General Administrativay financiera verifique que se elaboren manuales de

procedimientos en los que se establezcan claramente procedimientos para real:zar la codificación de

los acüvos muebles al momento de ser entregados al custodio o responsable, además de establecer

procedimientos de verificaciones periódicas de acivos fijos con el propósito de verificar entre oúas

cosas, que a los activos no les hayan alterado o quitado el código de identificación asignado.

2.1. CUENTAS POR PAGAR QUE NO CUENTAN CON DOCUMENTACION DEORIGEN.

(Recomendacién N'T Informe DAI INT'. No.03/2016 de Confiabilidad 2015)

(Recomendacién No S Informe DAI INT. No.0212015 de Confiabilidad20l4)

(Recomendación No.20Informe DAI INF. No.OZl2Ol4 de Confiabilidad 2013).

Se recomendó a la Maxima Autoridad Ejecutiva de la Universidad Autonoma del Beni "JoséBallivián" instruya al Director General Administrativo y Financiero y verifique que se implemente

un sistema de control donde se eqpecifiquen las actividades a realaar orientadas a la eficienteadminisüació n, organtzación y conservación de la documentación contable existente en los archivos

generales ademiás que se instruya que se pueda recopilar y recuperar toda la documentacióncontable generadaen gestiones ankriores para poder contar con información suficiente que respalde

la cuenta del pasivo de manera que se pueda efectuar conciliaciones con acreedores a largo plazoy

que le permita cumplir a la entidad con sus obligaciones.

28. PASAJES Y YIÁTICOS DE GESTIOIIES ANTERIORES PENDIENTES DEDESCARGO.

(Recomendación No I Informe DAI INF. No. 03/2016 de Confiabilidad 2015)(Recomendacién N'g Informe DAI INF. No.0212015 de Confiabilidad2ol4)

(Recomendacién No. Z2lnformeDAl INT'. No.02DAl4 de Con{iabilidad 2013)

(Recomendación No.26 Informe DAI INF. No. 08/2013 de Confiabilidad20l2).

Se recomendó a la M¿áxima Autoridad Ejecutiva de la Universidad Autonoma del Beni "José

Ballivián", que instnrya y verifique por intermedio del Director Administrativo y Financiero que se

dé cumplimiento esúicto a lo establecido en la Normativa Vigente, además de proceder a efectuar el

debido cobro de los viáticos no descargados.

2.9. RETRASO EN LA CONTABILTZACIÓN DE LOS INGRESOS.

(Recomendación No l0Informe DAI INF. No.03/2016 de Confiabilidad 2015)

(Recomendación No 10 Informe DAI INT'. No.02/2015 de Con{iabilidad 2014)

4

(Recomendación No.23Informe DAI INT'. No.0212014 de confiabilidad 2013)

(Recomendación No.31 Informe DAI INT. No.08i2013 de confiabilidad 2012)

(Recomendación No. Z2lnformeDAl INF. No.82DAl2 de Confiabilidad 2011)

Se recomend ó a la Miáxima Autoridad Ejecutiva de la Universidad Autonoma del Beni "José

Ballivián", instruya y verifique mediante el Director General AdminisÚativo y Financiero y

Director Económico y Financiero hacer cumplir las disposiciones legales vigentes respecto al

manejo y registro de los ingresos recaudados durante el día por venta de bienes y servicios'

2.10. RETRASO ENLOS DEPOSITOS DE LOS INGRESOS.

(Recomendación No 11 Informe DAI INT',. No.0312016 de confiabilidad 2015)

(Recomendación N' 11 Informe DAI INF. No.0212015 de confiabilidad 2014)

(Recomendación No. 24 Informe DAI INF. No.02l2Dl4 de confiabilidad 2013)

(Recomendación No.22Informe DAI INF. No.02/2012 de confiabilidad 2011)

Se recomendó a la Mrixima Autoridad Ejecutiva de la Universidad Autónoma del Beni "José

Balhviát],, instruya y verifique mediante el Director Económico y Financiero hacer cumplir las

disposiciones legales vigentes respecto al manejo y registro de los ingtesos recaudados durante el

día se cumpla con lo establecido en el Manual de Organización y Funciones, sobre el manejo de

los ingresos recaudados.

2.11. INGRESOS REGISTRADOS SIN DOCUMENTACION DE SUSTENTO'

(Recomendación No 12Informe DAI INT',. No.0312016 de confrabilidad 2015)

(Recomendacién N' 12 Informe DAI INF. No.0212015 de confiabilidadaol{)

(Recomendacién No.25Informe DAI INF. No.02/2014 de confiabilidad 2013)

(Recomendacién No.32Informe DAI INF. No.08/2013 de confiabilidad 2012)

(Recomendación No.23 Informe DAI INF. No.02l2ll2 de confiabilidad 2011)'

Se recomendó alaMráxima Autoridad Ejecutiva de la Universidad Autonoma del Beni "José

Balliviárf', instruya y verifique al Director General Adminisfiativo y Financiero, que elDepartamento de TesÁrería de cumplimiento y aplicación de las normativas vigentes, respecto al

regrstro de ingresos con la documentación de respaldo suficiente'

2.12. SUELDO DE LOS MESES DE NOVIEMBRE Y DICIEMBRE 2OI5 NODEVENGADOS EN EL PERIODO CORRESPONDIENTE.

(Recomendación N" 15Informe DAI INF. No.03/2016 de confiabilidad 2015)

Recomendación N'16Informe DAI INF. No.0212015 de confiabilidad 2014)

5

ffiw(Recomendación

(Recomendación

No.32Informe DAI INT'. No.02/2014 de Confiabilidad 2013)

No.42Informe DAI INT'. No.08/2013 de Confiabilidad20l2\

Se recomendó a la Maxima Autoridad Ejecutiva de la Universidad Autonoma del Beni "JoséBalüvián', que para las gestiones futuras se establezcan los objetivos en resultados concretos aalcanzar, expresados en actividades a ejecutar y procedimientos y recursos humanos a emplear,tomando en cuenta lo medios necesarios y los recursos económicos disponibles para utj.lizar; demafiera que los gastos de sueldos de la Entidad puedan ser pagados con los recursos del peridocorrespondiente.

CONCLUSIÓN

Como resultado de la Auditoría de Seguimiento sobre el cumplimiento de las recomendaciones del

Idorme de Auditoría DAI INF. 0312016 sobre Aspectos Adminisffativos y Financieros Emergentesde la Auditoría de Confiabilidad de los Registros Contables y Estados Financieros de la UniversidadAutónoma del Beni "José Ballivián", correspondiente a la gestión 2015, de las 16 recomendaciones

de Auditoria, fueron aceptadas por el Señor Rector un total de 15 recomendaciones, de las que 3

recomendaciones fueron cumplidas, lo que equivale al20o/o; y 12 recomendaciones no cumplidas,que equivale al SA % restante, cabe señalar que de las 12 recomendaciones no cumplidas 10 de ellas

son reiterativas y se las ha reportado en el informe DAI INT'. No. 0212015 de Confiabilidad 2O14,informe DAI INF. No. 0212014 de Confiabilidad 2013, informe DAI INF. No. 08/2013 deConfiabilidad 2012,rnforme DAI INT. No.0212012 de Confiabilidad 2011, sin que se les hubieradado cumplimiento.

4. RECOMENDACIÓN

Se recomienda a la M¿áxima Autoridad Ejecutiva de la Universidad Autonoma del Beni "JoseBallivián", que en coordinación con las áreas involucradas en la implantación de lasrecomendaciones, emitir en el plazo de 20 días hábiles, un nuevo cronograma de implantación delas recomendaciones no cumplidas, del Informe de Auditoría del Informe de Auditoría DAI INF.0312016 sobre Aspectos Administrativos y Financieros Emergentes de la Auditoria de Confiabilidad

de los Registros Contables y Estados Financieros de la Universidad Autonoma del Beni "JoseBallivián", correspondiente a la gestión 2015, designando responsables con nuevos plazos deejecución, y tareas específicas a dssarrollar, con el fin que dichas recomendacionss sean cumplidasy las observaciones sean subsanadas, una vez elaborado dicho cronograma de impl , deberáser remitido a la Dtrección de Auditoría I¡nterna de la Universidad Auto "JoséBallivián", para su posterior seguimiento.

Es cuanto se informa para los fines consiguientes.

Trinidad, Febrero del 201 7