UF0351.Aplicaciones informáticas de gestión comercial

Contenidos basados en los Certificados de profesionalidad

UF0351 AplicAciones inFormáticAs de gestión comerciAl

AdministrAción y gestión

2 UF0351 Aplicaciones informáticas de gestión comercial

1UF0351 Aplicaciones informáticas de gestión comercial

UF0351 AplicAciones inFormáticAs de

gestión comerciAl


dAtos del AUtor

Patricia Blanco Rivas es Diplomada en Gestión y Administración Pública por la Universidad de Vigo.

Desde el año 2005 se ha dedicado a la docencia, impartiendo acciones formativas relacionadas con la gestión, el marketing y la prevención de riesgos laborales en las principales empresas de formación de la Comunidad Autónoma de Galicia.

En año 2007 realiza el CAP por la Universidad de Vigo, formación que cumplimenta en el año 2010 con la acción formativa “Formador de formadores” en dónde accede a conocimientos relacionados con la elaboración de contenidos didácticos y la formación e- learning.

En la actualidad, combina su profesión de docente con la elaboración de contenidos didácticos adaptados a diferentes niveles formativos.

AplicAciones informáticAs de Gestión comerciAl. AdministrAción y Gestión

no está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.

Derechos reservados 2015, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial.

ISBN: 978-84-16019-81-6Depósito legal: PO 146-2015Impreso en España - Printed in Spain

Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.

Fuente fotografia portada: MorgueFile, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.

FichA

Aplicaciones informáticas de gestión comercial

1ª EdiciónCertia Editorial, Pontevedra, 2015

Autor: Patricia Blanco Rivas

Formato: 170 x 240 mm • 139 páginas.

Fam

ilia

prof

esio

nal:

AD

MIN

ISTR

AC

IÓN

Y G

EST

IÓN

Áre

a pr

ofes

iona

l: A

ctiv

idad

es d

e G

estió

n A

dmin

istra

tiva

FIC

HA

DE

CE

RTIF

ICA

DO

DE

PRO

FESI

ON

ALI

DA

D (A

DG

D03

08)

AC

TIV

IDA

DE

S D

E G

EST

ION

AD

MIN

ISTR

ATI

VA (R

D 6

45/2

011,

de

9 de

may

o)

Cor

resp

onde

ncia

con

el C

atál

ogo

Mod

ular

de

Form

ació

n Pr

ofes

iona

lH

.QM

ódul

os c

ertifi

cado

H.C

P U

nida

des

form

ativ

as

Hor

as

150

MF0

976_

2:O

pera

cion

es a

dmin

istra

tivas

com

er-

cial

es

160

UF0

349:

Ate

nció

n al

clie

nte

en e

l pro

ceso

com

erci

al.

40U

F035

0: G

estió

n ad

min

istra

tiva

del p

roce

so c

omer

cial

.80

UF0

351:

Apl

icac

ione

s in

form

átic

as d

e la

ges

tión

com

erci

al.

4090

M

F097

9_2:

Ges

tión

oper

ativ

a de

teso

rería

90

90

90

MF0

980_

2: G

estió

n au

xilia

r de

pers

onal

90

90

120

MF0

981_

2: R

egis

tros

Con

tabl

es

120

UF0

515:

Pla

n G

ener

al d

e C

onta

bilid

ad

90U

F051

6: A

plic

acio

nes

info

rmát

icas

de

cont

abili

dad

3060

M

F097

3_1:

Gra

baci

ón d

e da

tos

90

9060

M

F097

8_2:

Ges

tión

de a

rchi

vos

60

60

120

MF0

233_

2: O

fimát

ica

190

UF0

319:

Sis

tem

a op

erat

ivo,

bús

qued

a de

la in

form

ació

n: in

tern

et /i

ntra

net y

co

rreo

ele

ctró

nico

. 30

UF0

320:

Apl

icac

ione

s in

form

átic

as d

e tra

tam

ient

o de

text

os.

30U

F032

1: A

plic

acio

nes

info

rmát

icas

de

hoja

s de

cál

culo

. 50

UF0

322:

Apl

icac

ione

s in

form

átic

as d

e ba

ses

de d

atos

rela

cion

ales

. 50

UF0

323:

Apl

icac

ione

s in

form

átic

as p

ara

pres

enta

cion

es g

ráfic

as d

e in

for-

mac

ión.

30

MP

0111

: Mód

ulo

de p

ráct

icas

pro

fesi

onal

es n

o la

bora

les

80

690

Dur

ació

n ho

ras

tota

les

cert

ifica

do d

e pr

ofe-

sion

alid

ad

880

Dur

ació

n ho

ras

mód

ulos

form

ativ

os

800


Fam

ilia

prof

esio

nal:

AD

MIN

ISTR

AC

IÓN

Y G

EST

IÓN

Áre

a pr

ofes

iona

l: G

estió

n de

la in

form

ació

n y

com

unic

ació

n

FIC

HA

DE

CE

RTIF

ICA

DO

DE

PRO

FESI

ON

ALI

DA

D (A

DG

G02

08)

A

ctiv

idad

es A

dmin

istra

tivas

en

la re

laci

ón c

on e

l clie

nte

(RD

1210

/200

9, 1

7 de

julio

, mod

ifica

do p

or e

l RD

645/

2011

, 3 d

e m

ayo

Cor

resp

onde

ncia

con

el C

atál

ogo

Mod

ular

de

Form

ació

n Pr

ofes

iona

lH

.QM

ódul

os c

ertifi

cado

H.C

P U

nida

des

form

ativ

as

Hor

as

90M

F097

5_2:

Téc

nica

s de

rece

pció

n y

com

unic

ació

n.

9090

150

MF0

976_

2: O

pera

cion

es a

dmin

istra

tivas

com

erci

ales

16

0

UF0

349:

Ate

nció

n al

Clie

nte

en e

l Pro

ceso

Com

erci

al40

UF0

350:

Ges

tión

Adm

inis

trativ

a de

l Pro

ceso

Com

erci

al80

UF0

351:

Apl

icac

ione

s In

form

átic

as d

e G

estió

n C

omer

cial

40

90M

F097

3_1:

Gra

baci

ón d

e da

tos.

9090

60M

F097

8_2:

Ges

tión

de A

rchi

vos.

6060

90M

F097

7_2:

Len

gua

extra

njer

a pr

ofes

iona

l par

a la

ge

stió

n ad

min

istra

tiva

en la

rela

ción

con

el c

lient

e90

90

120

MF1

662_

3: E

vent

os, c

ompe

ticio

nes

recr

eativ

as,

activ

idad

es y

jueg

os d

e an

imac

ión

físic

o-de

porti

va y

re

crea

tiva

para

usu

ario

s co

n di

scap

acid

ad v

isua

l. 19

0

UF0

319:

Sis

tem

a O

pera

tivo,

Bús

qued

a de

la In

form

ació

n: In

tern

et/

Intra

net y

Cor

reo

Ele

ctró

nico

30

UF0

320:

Apl

icac

ione

s In

form

átic

as d

e Tr

atam

ient

o de

Tex

tos

30

UF0

321:

Apl

icac

ione

s In

form

átic

as d

e H

ojas

de

Cál

culo

50

UF0

322:

Apl

icac

ione

s In

form

átic

as d

e B

ases

de

Dat

os R

elac

iona

les

50

UF0

323:

Apl

icac

ione

s In

form

átic

as p

ara

Pre

sent

acio

nes:

Grá

ficas

de

Info

rmac

ión

30

MP

0438

: Mód

ulo

de p

ráct

icas

pro

fesi

onal

es n

o la

bora

les.

12

0

600

Dur

ació

n ho

ras

tota

les

cert

ifica

do d

e pr

ofes

iona

lidad

80

0 D

urac

ión

hora

s m

ódul

os fo

rmat

ivos

68

0

7

ÍNDICE

•introdUcción ............................................................................... 11

•UnidAd didácticA 1. UtiliZAción de AplicAciones de gestión en relAción con clientes-proVeedores (crm) ................................................................................................... 13

1.1. Actualización de ficheros de información ..................................................15

1.1.1. Clientes ...............................................................................................15

1.1.2. Proveedores ........................................................................................16

1.1.3. Productos y servicios ........................................................................17

1.1.4. Agentes de venta y distribución ......................................................18

1.1.5. Empresas de la competencia ...........................................................19

1.1.6. Parámetros comerciales: descuentos, tipos impositivos y otros ....20

1.2. Tramitación administrativa de la información de clientes-proveedores ....32

1.2.1. Recepción de la información-documentación ..............................33

1.2.2. Organización ......................................................................................39

1.2.3. Digitalización de la documentación para su registro ...................39

1.2.4. Registro ...............................................................................................40

1.2.5. Transmisión ........................................................................................41

1.2.6. Búsquedas ...........................................................................................41

resUmen ......................................................................................43

AUtoeVAlUAción ..........................................................................45

•UnidAd didácticA 2. UtiliZAción de AplicAciones de gestión de AlmAcÉn .................................................................. 47

2.1. Generar los archivos de información ..........................................................49

8

2.1.1. Existencias ..........................................................................................49

2.1.2. Materias primas ..................................................................................53

2.1.3. Envases ...............................................................................................54

2.1.4. Embalajes y otros ..............................................................................56

2.2. Sistemas de gestión informática de almacenes ..........................................58

resUmen ...................................................................................... 61

AUtoeVAlUAción ..........................................................................63

•UnidAd didácticA 3. UtiliZAción de AplicAciones inFormáticAs de gestión de lA FActUrAción .............65

3.1. Generación ......................................................................................................67

3.1.1. Presupuestos ......................................................................................67

3.1.2. Pedidos ................................................................................................69

3.1.3. Albaranes ............................................................................................71

3.1.4. Facturas y otros ..................................................................................74

3.2. Realización de enlaces con otras aplicaciones informáticas ....................78

3.2.1. Contabilidad .......................................................................................78

3.2.2. Gestión de datos u otras...................................................................80

resUmen ......................................................................................82

AUtoeVAlUAción .......................................................................... 84

•UnidAd didácticA 4. UtiliZAción de herrAmientAs de AplicAciones de gestión de lA posVentA .....................87

4.1. Gestionar la información obtenida en la posventa ...................................89

4.1.1. Organización ......................................................................................89

4.1.2. Registro ...............................................................................................91

4.1.3. Archivo ................................................................................................92

9

4.2. Realizar acciones de fidelización ..................................................................93

4.3. Gestión de quejas y reclamaciones ..............................................................96

4.3.1. Registro ...............................................................................................96

4.3.2. Archivo ................................................................................................99

4.4. Obtención mediante aplicaciones de gestión .......................................... 102

4.4.1. Informes relacionados ................................................................... 102

4.4.2. Formularios ..................................................................................... 104

4.4.3. Estadística ........................................................................................ 107

4.4.4. Cuadros de datos ............................................................................ 108

4.5. Aplicación de sistemas de salvaguarda y protección de la información ................................................................................................. 114

4.5.1. Consecuencias de su no aplicación .............................................. 114

4.5.2. Copias de seguridad ....................................................................... 115

resUmen .....................................................................................119

AUtoeVAlUAción .........................................................................121

•ActiVidAd ....................................................................................... 123

•eVAlUAción FinAl ...................................................................... 125

•BiBliogrAFÍA/ WeBgrAFÍA ...................................................... 135


introdUcción

Las empresas necesitan de aplicaciones informáticas para poder gestionar sus relaciones con los clientes y proveedores. Lo que intentamos estudiar a los largo de todo este manual es la importancia de su utilización y de la gestión de los datos de forma ordenada para realizar una serie de operaciones.

Los datos relativos a la gestión de proveedores, clientes, materias primas, existencias, etc. son muy útiles para poder crear una serie de documentos que, gracias a los programas de software, pueden realizarse mecánicamente.

Algunos de los documentos que se pueden realizar son los presupuestos, la hoja de pedido, los albaranes, las facturas, etc. por este motivo es necesario estudiar las principales características de cada uno de ellos y los datos que deben contener.

Conocer las características de la facturación es otro de los objetivos que perseguimos. Existen diversas acciones que se deben conocer, así como todos los datos que se tienen que incluir en las mismas. Es necesario tener unos conocimientos previos antes de utilizar un software de apoyo.

Los servicios posventa son necesarios, a día de hoy, para mantener a clientes durante largos períodos de tiempo. Las empresas tienen que ser creativas y utilizar diversas estrategias para mantenerlos, aun cuando ya hayan adquirido un producto o servicio. Las aplicaciones informáticas son unas herramientas muy útiles para realizar estas tareas, ya que permiten obtener registros de clientes.

Es necesario también que para la gestión de los registros o bases de datos en los que se encuentren datos de carácter personal se tenga en cuenta la Ley 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, puesto que los ficheros que contengan este tipo de datos deben seguir una serie de normas de seguridad, así como la autorización de los titulares de los datos.

Por último, se debe tener en cuenta, a la hora de utilizar programas informáticos que contengan datos muy relevantes, la protección de los mismos. Las empresas deben contar con sistemas de respaldo que permitan la recuperación de los datos en caso de averías o incidencias, así como conocer el modo y la importancia de realizar dichas copias.


UtiliZAción de AplicAciones de gestión en relAción con

clientes-proVeedores (crm) 1UnidAd

• Contenido 1.1. Actualización de ficheros de información

1.2. Tramitación administrativa de la información de clientes-proveedores

resUmen

AUtoeVAlUAción


Las aplicaciones informáticas son necesarias para realizar algunas actividades administrativas, facilitan la tarea y disminuyen la cantidad de papeles. Muchas empresas utilizan aplicaciones informáticas para la gestión en la relación con los clientes-proveedores. A lo largo de esta unidad didáctica vamos a estudiar los aspectos más importantes de este tipo de programas, teniendo en cuenta el programa Access.

1 .1. Actualización de ficheros de informaciónLa gestión de relaciones con el cliente (CRM, Customer Relationship Management)

tiene como principal finalidad el establecimiento de soluciones tecnológicas que permitan fortificar la comunicación entre la empresa y sus clientes para mejorar las relaciones y diplomacias a través de sistemas tales como la preventa, la venta, la posventa y la gestión de servicio al cliente, a través del cual se puedan resolver todas sus dudas. El propósito de la CRM es mejorar la proximidad con los clientes para responder a sus necesidades y convertirlos en clientes leales. Por lo tanto, un proyecto de CRM debe proveer a cada sector de la empresa del acceso al sistema de información para poder conocer mejor al cliente y proporcionarle los productos y servicios que satisfagan sus expectativas de la mejor manera posible.

En definitiva, a través de la CRM se consigue modificar la organización de una empresa en los aspectos vinculados a las relaciones con los clientes. Su puesta en marcha requiere de un proyecto adecuado, a través del cual se tienen que conocer los puntos fuertes y débiles de las relaciones con los clientes y establecer sistemas de fidelización con el fin de mejorar la comunicación.

1.1.1. Clientes

Las aplicaciones informáticas de CRM permiten una buena gestión de la base de datos de clientes, que tiene que estar actualizada.

Con una buena gestión de la cartera de clientes, los vendedores reducen el riesgo de una mala tramitación, ya que pueden organizar datos como, por ejemplo, los impagos, los clientes potenciales, etc.


Los beneficios que aporta el e-CRM en la gestión de clientes son múltiples, pero podemos destacar los siguientes:

• Visión clara de los clientes, centralizando toda la información sobre ellos.

• Historial de contactos con los clientes.

• Gestión de las agendas de los comerciales.

• Visión clara del estado de todas las oportunidades de negocio.

• Introducción de los pedidos, a cualquier hora y desde cualquier lugar, a través de su portátil o de su dispositivo móvil.

• Correcta gestión de las búsquedas comerciales, asignando determinadas acciones de seguimiento.

• Conocimiento de la eficacia y eficiencia de las ventas por zonas, franjas, productos y comerciales.

• Conocimiento de la distribución de los costes del área comercial para saber el coste de adquisición por cliente, el valor de un cliente, la rentabilidad, etc.

• Unificación de los pedidos y contactos a través de sistemas telemáticos. mediante del sitio web al sistema.

1.1.2. Proveedores

Las aplicaciones informáticas permiten realizar una gestión de proveedores apropiada para desarrollar la relación con los suministradores de servicios y mercancías de los que depende una organización.

Existen diversas aplicaciones informáticas que se ocupan de esta tarea, monitorizando todos los datos y realizando, por norma general, las siguientes labores:

• Seleccionar los nuevos proveedores para las necesidades de servicio, a través de una base de datos en la que se pueden incorporan nuevos datos o trabajar con los que ya existen.


• Gestionar los nuevos contratos, en los que se tendrá que dejar constancia de los acuerdos financieros. Las aplicaciones informáticas ya contienen modelos de los mismos.

• Gestionar las facturas y ordenarlas según orden de procedencia para consultar datos fiscales.

1.1.3. Productos y servicios

Las herramientas informáticas aplicadas a los productos y servicios permiten realizar tareas para una óptima gestión empresarial consiguiendo, incluso, la reducción de costes y el aumento de la productividad. Además permiten incrementar la calidad de los productos haciendo posible gestionar temas tan relevantes como, por ejemplo, la caducidad de los productos.

Para cualquier empresa la buena gestión de productos y servicios es esencial para la supervivencia. Las aplicaciones informáticas deben permitir realizar las siguientes operaciones:

• Registrar las operaciones de venta.

• Realizar inventarios para mejorar la productividad.

• Gestionar los stocks para poder mejorar la productividad.

• Registrar los precios y márgenes comerciales.

• Calcular datos fiscales.

• Capturar o recolectar, clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por las transacciones que tienen lugar durante la realización de actividades en la organización.

• Realizar las operaciones básicas de mantenimiento de gestión de servicios.

• Generar incidencias en la venta de productos o gestionar servicios.

Gracias a las aplicaciones de gestión de los productos y servicios se pueden reducir costes informáticos, lo que permite la consolidación de nubes de bases de datos aplicadas a herramientas de ingeniería como Oracle Exadata y Oracle Database Appliance.


Existen empresas que, para la gestión ordenada de los productos o servicios que comercializan, utilizan el programa informático Oracle Database Appliance para gestionar los datos que existen en las distintas aplicaciones informáticas, los productos o servicios de los almacenes, e, incluso, el análisis de toda la información.

1.1.4. Agentes de venta y distribución

Existen empresas que comercializan sus productos a través de agentes comerciales. Estos están vinculados a las mismas a través de un contrato mercantil en el que se plasma que el agente tendrá que realizar, por sí mismo o a través de sus dependientes, la promoción y, en su caso, la conclusión de los actos u operaciones de comercio que se le hubieran encomendado.

Cuando las funciones encargadas a los agentes se realicen a través de los subagentes, estos necesitarán una autorización expresa del empresario. De la gestión del subagente responderá el agente comercial.

El agente comercial estará capacitado para promover los actos y todas aquellas operaciones que sean objeto del contrato de la agencia, pero solo podrá concluirlos en nombre del empresario cuando tenga atribuida esta facultad, es decir, podrá promocionar un producto, pero solo podrá cerrar un contrato cuando tenga autorización expresa de los empresarios.

Para una correcta gestión de las actividades de los agentes comerciales, así como de la remuneración que le corresponde a cada uno de ellos, es necesario apoyarse en una aplicación informática en la que se registre los datos y se realicen los cálculos necesarios.

En una base de datos deberán constar:

Las tareas de las que ha de ocuparse cada agente comercial en lo relativo a la promoción de los productos o servicios. Si esta tarea se ha delegado en un subagente, el agente comercial deberá supervisar y coordinar la labor de otros.

La solvencia de terceros con los que existan operaciones pendientes de ejecución o conclusión en el marco de la actividad comercial.


Las reclamaciones o quejas de terceros cursadas por los agentes comerciales sobre defectos o vicios de calidad o cantidad de los bienes vendidos y de los servicios prestados como consecuencia de las operaciones promovidas, aunque no las hubiera concluido.

La contabilidad de los actos u operaciones relativos a la labor del agente comercial.

Los muestrarios, catálogos, tarifas y documentos entregados a cada colaborador.

La gestión de la remuneración del agente, que consistirá en una cantidad fija, una comisión y una combinación de los dos sistemas anteriores

1.1.5. Empresas de la competencia

Muchas entidades tienen actualizados ficheros con datos de las empresas de la competencia cuya información, en determinados momentos, puede ser muy útil para la toma de decisiones en momentos importantes.

Lo ideal es tener una relación de las compañías o empresas que comercializan un producto o servicio que compita en el mercado definido para su iniciativa empresarial. En los ficheros deberá contenerse, al menos, la siguiente información:

• Características empresariales: año de fundación, volumen de facturación, empleados, catálogo de productos y servicios, estructura comercial y productiva, organización, ámbito de actuación, estructura de propiedad, etc.

• Evolución histórica de ventas y datos financieros

• Habilidad comercial-marketing.

• Marcas de la empresa.

• Datos de los nichos de mercado.

• Estructura logística.

• Canales de distribución.

• Gama de productos o servicios que compiten directamente con la empresa.


• Descripción técnica

• Calidad de los productos y servicios.

• Fortalezas y debilidades.

1.1.6. Parámetros comerciales: descuentos, tipos impositivos y otros

Dentro de las aplicaciones informáticas es necesario que estén registrados los parámetros comerciales que, normalmente, se expresan numéricamente.

Es común que las empresas, dentro de la actividad comercial, apliquen descuentos a sus clientes. Estos pueden estar sometidos a una determinada condición para que puedan ser aplicables, pero también se puede tratar de descuentos generalizados que se realicen a todo tipo de clientes. En el primer caso estamos hablando de un descuento condicionado o descuento financiero y, en el segundo caso, el descuento se denomina comercial.

Desde el punto de vista fiscal, los descuentos comerciales no tienen ningún efecto, ya que, tributariamente lo importante es el precio que figure en la factura.

Uno de los ejemplos clásicos de los descuentos comerciales es el rappel. Se denomina rappel al descuento que se concede a un cliente por adquirir un consumo determinado durante un periodo de tiempo establecido. Su objetivo final es premiar el esfuerzo realizado por los clientes aplicándoles un descuento superior cuanto mayor sea su consumo. Por ejemplo, una empresa que compra lámparas a su proveedor puede tener los siguientes descuentos en la compra de lámparas en un año comercial:

1. De 0 a 100 lámparas: 1 % de descuento.




5. De 300 en adelante: 5 % de descuento.


Hay que tener en cuenta los tipos impositivos que se deben aplicar en cada factura y registrarlos en la aplicación informática. A continuación vamos a desglosar la tabla del IVA, aprobada el 1 de septiembre de 2012, en donde se establece el porcentaje que se grava por servicio o producto.

Bienes o servicios que se gravan Tipos impositivos en el IVA

Entregas, adquisiciones intracomunitarias o importaciones de bienes:

Sustancias o productos utilizados habitual e idóneamente para la nutrición humana o animal

Se excluyen:

- Tabaco

- Bebidas alcohólicas

10%

21%

21%Animales, vegetales y demás productos destinados a la obtención de productos para la nutrición humana o animal, incluidos los animales reproductores y los destinados a su engorde antes de ser utilizados en el

consumo humano o animal

10%

Bienes utilizados en la realización de actividades agrícolas, forestales o ganaderas: semillas,

fertilizantes, residuos orgánicos, correctores y enmiendas, herbicidas, plaguicidas, plásticos para

cultivos y las bolsas de papel para la protección de las frutas antes de la recolección

10%

Aguas aptas para la alimentación humana o animal o para el riego, incluso en estado sólido 10%

Medicamentos para uso animal, así como las sustancias medicinales utilizadas habitual e

idóneamente en su obtención10%

Aparatos y complementos destinados a suplir las deficiencias físicas del hombre o de los

animales, incluidas las limitativas de su movilidad y comunicación. Se incluyen las gafas graduadas y las

lentillas

10%


Bienes o servicios que se gravan Tipos impositivos en el IVA

Productos sanitarios, material, equipos o instrumental que solamente puedan utilizarse

para prevenir, diagnosticar, tratar, aliviar o curar enfermedades o dolencias del hombre o de los

animales

Se excluyen:

- Cosméticos

- Productos de higiene personal, a excepción de compresas, tampones y protege slips

10%

10%

21%

Viviendas, garajes (máximo 2 unidades), y anexos que se transmitan conjuntamente con la vivienda.

Se excluyen:

- Locales de negocio

- Edificaciones destinadas a su demolición

4%

21%

21%Semillas, bulbos, esquejes y otros productos de

origen vegetal utilizados en la obtención de flores y plantas vivas

Flores y plantas vivas de carácter ornamental

10%

21%

Entregas de bienes relacionadas con su actividad por empresas funerarias 21%

Importaciones de objetos de arte, antigüedades y objetos de colección 21%

Entregas y adquisiciones intracomunitarias de objetos de arte cuyo proveedor sea el autor o

derechohabientes o empresarios no revendedores con derecho a deducir

21%

Se pueden realizar todas estas operaciones, además de todos los cálculos, con el paquete de Office. En este caso vamos a utilizar la aplicación de Access para realizar las acciones.

En una base de datos de productos podemos estructurar cada producto incorporando, por ejemplo, la siguiente información: categoría, cantidad por producto, precio, unidades en existencia, unidades pedidas, etc., tal como vemos en la siguiente imagen.


Por otra parte, podemos ver un ejemplo de clientes en el que podemos incorporar los siguientes datos: identidad del cliente, empresa a la que pertenece, nombre del contacto, cargo del contacto, dirección, ciudad, región, entre otros.

También podríamos tener una base de datos con los datos más relevantes de los proveedores, tales como, por ejemplo, identidad del proveedor, empresa a la que pertenece, nombre del contacto, cargo del contacto, dirección, ciudad, etc. Estos datos los podemos ver en la siguiente imagen.


Para poder incorporar nueva información a la base de datos, es decir, registrar altas en los clientes, productos o proveedores, deberemos ir al menú «Crear>Formulario» y nos aparecerá un formulario como el de la imagen que tendremos que cubrir. Si le damos a «Asistente de formulario», aparecerá la siguiente ventana:

En este momento deberemos elegir los campos que queremos cubrir a la hora de registrar nuevos datos. En este caso vamos a hacer clic en «Todos los campos» y nos tiene que aparecer la siguiente ventana:


A continuación, le damos a la opción «Siguiente» y elegimos el formato que deseamos.

Por último, le damos a «Siguiente » y finalizamos la creación del formulario.


Nos saldría la siguiente pantalla y empezaríamos a introducir datos, en este caso, relativos a los clientes.

Para modificar un dato concreto, bastaría con borrarlo de la propia base de datos e introducir el que deseamos. Eso sí, debemos guardar lo datos a la hora de cerrar el documento.

Por otra parte, si queremos borrar un registro entero, por ejemplo de un cliente que ya ha sido dado de baja, basta con que nos situemos encima del


mismo, le demos al botón derecho y hagamos clic en la opción «Borrar», como vemos en la siguiente imagen.

Para poder actualizar el registro de proveedores con Microsoft Access, tendremos que seguir los mismos pasos que en los apartados anteriores.

Por otra parte, una vez que se realiza una compra, sería conveniente que se digitalizara la documentación que emana de esa acción, como por ejemplo, una factura. Para poder digitalizar datos es necesario contar con un escáner


para luego guardar la documentación en una carpeta denominada «Facturas de compras».

Además, se pueden crear documentos mercantiles a través de aplicaciones informáticas. Por ejemplo, a través de la aplicación informática Microsoft Excel se puede crear una factura utilizando las fórmulas que la aplicación ofrece.

A la hora de hacer la factura en Excel debemos poner arriba de todo los datos del que emite la factura (derecha) y el que la recibe (izquierda). Es importante que aparezcan los principales datos de ambos, incluyendo los CIF o NIF.

Por otra parte, es necesario poner la fecha de la factura, así como el número de orden de la misma.


Es necesario también incluir los datos más relevantes de la factura, además de la fecha, insertar la descripción y el importe de referencia.

A continuación debemos introducir el importe de la factura desglosado. En primer lugar debemos poner el importe base, y para calcularlo es necesario multiplicar el precio de la hora por el número de horas. Para ello debemos indicar en la celda en la que deseamos que aparezca el precio la operación, y puesto que se trata de una multiplicación debemos introducir la siguiente fórmula: [=30*9]. Si pulsamos el botón «Enter» aparecerá la cuantía en la celda señalada.


A continuación debemos realizar la operación del IRPF que se realiza sobre la cuantía base, multiplicándola en este caso por el 9 %. Realizamos la operación como podemos ver en la siguiente imagen.

Por último, debemos calcular el importe final, restándole al importe base el IRPF como vemos en la siguiente imagen:

En este caso la factura está exenta de IVA. S lo tuviera, deberíamos realizar la misma operación que con el IRPF, es decir, aplicar el tanto por ciento al importe base.


Por último, podríamos imprimir la factura, dándole a la opción de «Imprimir», que está ubicada en el botón de «Inicio» de Microsoft Office 2010.

También podemos realizar otro tipo de documentos mercantiles con la aplicación informática de Microsoft Office 2010, como por ejemplo un albarán. Los datos del emisor y del receptor deben ser iguales que en la factura, y además, también debe existir un número de orden y una fecha.


A continuación tendríamos que añadir cada uno de los productos o los servicios que se prestan, con las cantidades y el total. El precio no debe aparecer, por norma general, en el albarán.

Los documentos mercantiles los vamos a crear en el formato digital del programa Microsoft Excel. No obstante, si quisiéramos modificar su forma e incluir, por ejemplo, algún logo o rúbrica de la empresa podemos traspasar los datos para que el documento mercantil tenga formato Word. Lo más recomendable a la hora de utilizar un documento y enviarlo a una empresa, por ejemplo en el caso de una factura, sería enviarlo en formato digital a través del correo electrónico, pero pasarlo al programa PDF que pesa menos y que hará que sea mucho más sencillo abrir el documento. Por otra parte, si lo que deseamos es formato «papel» tendríamos que imprimirlo tal y como en el apartado correspondiente.

1 .2. Tramitación administrativa de la

información de clientes-proveedoresA día de hoy, las empresas deben tener registradas las tramitaciones

administrativas de la información de clientes-proveedores. Es necesario tener


registrados datos como la recepción de la información-documentación, la organización de la actividad administrativa, la digitalización de documentos, el registro, la transmisión, etc.

1.2.1. Recepción de la información-documentación

Podemos denominar como función de recepción de la información-documentación al conjunto de acciones encaminadas a conseguir que toda la información recibida sea registrada y enviada a los departamentos correspondientes.

Las personas que realizan esta función deben tener en cuenta los siguientes pasos:

• Al recibir un envío se someterá a verificación para comprobar si está en orden y en buenas condiciones.

• Se deberá realizar un registro de entrada de la información en el que deberá constar: la fecha y hora de envío, el número de entrada, el tipo de información, el soporte de la misma, el destinatario, etc.

En definitiva, podemos decir que la función de recepción consiste en la aceptación y registro de una información concreta en un momento determinado.

Por ejemplo, en la aplicación informática de Microsoft Access se puede identificar la información proporcionada para los clientes, productos, etc. Para poder encontrar la información se pueden utilizar los formularios. Por ejemplo, en el menú «Archivo», en la opción «Ordenar y filtrar de...» seleccionamos la opción de «Filtrar», y nos aparecerá la siguiente ventana:


Por lo tanto, tendremos que filtrar haciendo clic en las opciones que queremos consultar de una base de datos de cliente. Por ejemplo, de la siguiente base de datos queremos saber qué clientes son de Barcelona:

Por lo tanto, iremos a la opción de filtrar, seleccionaremos la cuidad y le daremos a «Ok»:

A continuación, podremos ver los resultados del filtro:


Por otra parte, para poder llevar a cabo estudios la aplicación Microsoft Access nos permite realizar informes para poder tomar decisiones.

Gracias a la herramienta «Informe» se pueden realizar los mismos, siguiendo los siguientes pasos:

1. Hacer clic en la tabla o consulta en la que se desea basar el informe.

2. En el menú «Informes», hacer clic en el botón «Crear».


Por otra parte, a la hora de crear los formularios podemos obtener los informes de venta en los formatos, plazos y parámetros requeridos. Para ello debemos abrir la tabla de venta de la que queremos sacar los datos del informe. A continuación, en el menú «Crear» aparecerá la opción «Informe».

Ya hemos creado el informe, y a continuación, para poder configurarlo con los parámetros de ventas que deseamos, debemos hacer clic en la opción «Filtrar».


• Para filtrar parámetros concretos debemos hacer clic, una vez creado el informe, en la pestaña «Avanzado» (Advanced) e ir a la opción «Avanzado>Filtrar>Clase» (Advanced> Filter>Sort) como vemos en la siguiente imagen:

Podemos realizar filtros con los datos de la tabla en el menú que aparece a continuación:


A continuación, podemos establecer todos los filtros de parámetros como deseemos:

Algunos de los parámetros que podemos seleccionar a la hora de elaborar los informes son, por ejemplo:

• Número de pedido.

• Fecha.

• Código de artículo.

• Nombre del artículo.

• Precio.

Podremos seleccionar en los informes tantos parámetros como campos se han registrado en la tabla.

Además, el formato que podremos darles a los informes puede ser digital o en papel. Si se desea presentar un informe o enviarlo a través de correo electrónico, lo más conveniente es que el formato digital se presente en el programa PDF, tal y como hemos explicado anteriormente.


1.2.2. Organización

Los profesionales que organizan la información y la documentación deben tener un alto conocimiento de las tecnologías y del manejo de los sistemas de gestión de la información.

A la hora de organizar la información se deben realizar las siguientes funciones:

• Identificar, organizar y almacenar la información.

• Utilizar las herramientas de software para introducir la información seleccionada.

• Identificar las distintas bases de datos y saber en dónde se deben ubicar los distintos documentos.

• Catalogar los documentos con criterios de organización que permitan la pronta recuperación de los mismos.

1.2.3. Digitalización de la documentación para su registro

Las nuevas tecnologías en las áreas administrativas deben estar abiertas un proceso abierto de digitalización de documentos que se realiza a través de distintos procedimientos electrónicos. El fin de este proceso es poder obtener archivos en formato digital. Esta técnica se suele utilizar cuando se desea tener una copia de los documentos automatizada, de manera que, por un lado, se garantiza la copia de seguridad de documentos y, además, se pueden manejar los datos de mejor manera cuando se introducen en una base de datos. A través de los procesos de digitalización se debe garantizar la autenticidad, integridad y la conservación del documento.

Una forma sencilla de escanear documentos es a través del sistema operativo de Windows, aunque hay que tener en cuenta que se debe tener un periférico que sea capaz de escanear los documentos. Los pasos que se deben seguir son los siguientes:

1. Conectar un escáner y asegurarse de que este está bien instalado.


2. Hacer clic en el botón de «Inicio-Imagen», y a continuación en la pestaña «Todos los programas».

3. Hacer clic en «Fax y escáner de Windows».

4. Hacer clic en el botón «Digitalizar», en la parte inferior del panel izquierdo.

5. En la barra de herramientas, hacer clic en «Nueva digitalización».

Una vez que se ha digitalizado el documento, se puede ver la apariencia del documento escaneado yendo a «Vista Previa».

En el cuadro de diálogo «Nueva digitalización», haga clic en la lista «Perfil» y, a continuación, seleccione «Documentos». La configuración predeterminada para digitalizar un documento, que puede usar o cambiar, se muestra automáticamente.

Para ver la apariencia del documento una vez digitalizado, haga clic en «Vista previa».

1.2.4. Registro

Por norma general, la información que ha sido digitalizada se incorporará o registrará en las bases de datos, que son un conjunto de registros almacenados en soportes magnéticos legibles por ordenador.

Las bases de datos pueden presentarse en distintos soportes físicos, como por ejemplo, disquete, CD-ROM y dispositivos USB. La principal característica para tener un soporte u otro es la capacidad de la propia base y el nivel de almacenamiento que tienen los diferentes soportes.

Los grabadores de datos son los profesionales encargados del registro de la información seleccionada en las bases de datos, introduciéndola a través de los

Debemos tener en cuenta que la maquinaria utilizada para la digitalización de los

documentos debe ser adecuada y de gran calidad para que las copias sean óptimas.


campos que se desean cubrir.

1.2.5. Transmisión

Después de que la información se ha incorporado a las bases de datos se debe proceder a la transmisión de la misma, que se realiza por medios convencionales y/o informáticos. Se debe tener en cuenta:

• Los principios de confidencialidad y seguridad a la hora de transmitir información.

• Resolver las incidencias de comunicación.

• Conocer las principales características de los gestores de correo electrónico, así como las peculiaridades de la intranet.

1.2.6. Búsquedas

A la hora de buscar en las bases de datos información que se ha introducido anteriormente, se deben identificar los términos específicos del tema y del vocabulario especializado. Sin duda, es muy difícil buscar información sin saber cómo ha sido introducida en la base de datos. Normalmente, en este tipo de recuperación se realiza a través de un lenguaje normalizado en dónde cada concepto está representado por un único término.

Los operadores de búsqueda lógicos son términos y símbolos que se manejan en el proceso de búsqueda de información, para confeccionar estrategias de búsqueda más eficientes. Los más utilizados son:

• Utilizar el operador «OR» para combinar términos. Por ejemplo, buscar «casa or hogar».

• Utilizar el operador «AND» para unir términos distintos. Por ejemplo, buscar «casa and hogar».


resUmen

Las aplicaciones informáticas son necesarias para realizar algunas actividades administrativas, ya que facilitan la tarea y disminuyen la cantidad de papeles.

En las empresas es necesario mantener actualizados los ficheros que contengan, por norma general, la siguiente información: cliente, proveedores, productos y servicios, agentes de venta y distribución, y datos de las empresas de la competencia.

Las empresas deben tener registradas las tramitaciones administrativas de la información de clientes-proveedores.

Es necesario también tener registrados datos como la recepción de la información-documentación, la organización de la actividad administrativa, la digitalización de documentos, el registro, la transmisión, etc. Con las aplicaciones de Microsoft Excel y Access se pueden tener actualizados los datos para poder crear la documentación necesaria para la gestión administrativa.


AUtoeVAlUAción

1 . Las semillas, bulbos, esquejes y otros productos de origen

vegetal utilizados en la obtención de flores y plantas vivas, ¿qué tipo impositivo de IVA gravan?

a) 3 %.

b) 4 %.

c) 10 %.

d) 21 %.

2 . En una base de datos deberán constar:

a) Las tareas en las que ha de ocuparse cada agente comercial en lo relativo a la promoción de los productos o servicios. Si esta tarea se ha delegado en un subagente, el agente comercial deberá supervisar y coordinar la labor de otros.

b) La solvencia de terceros con los que existan operaciones pendientes de ejecución o conclusión en el marco de la actividad comercial.

c) Las reclamaciones o quejas de terceros cursadas por los agentes comerciales sobre defectos o vicios de calidad o cantidad de los bienes vendidos y de los servicios prestados como consecuencia de las operaciones promovidas, aunque no las hubiera concluido.

d) Todas las respuestas son ciertas.


3 . Los beneficios que aporta el e-CRM en la gestión de

clientes son múltiples, pero podemos destacar los siguientes (señala la respuesta incorrecta):

a) Visión clara de los clientes, centralizando toda la información sobre ellos.

b) Historial de contactos que se hayan borrado de la base de datos.

c) Gestión de las agendas de los comerciales.

d) Visión clara del estado de todas las oportunidades de negocio.

4 . Para poder encontrar la información en la aplicación

informática Microsoft Access 2010, se pueden utilizar los formularios. ¿En qué menú se encuentra la opción de «Ordenar y filtrar de...»?

a) En el menú «Archivo».

b) En el menú «Herramientas».

c) En el menú «Formulario».

d) Ninguna de las anteriores es cierta.

*Soluciones: 1c, 2d, 3b, 4a

UF0351.Aplicaciones informáticas de gestión comercial

Education

Transcript of UF0351.Aplicaciones informáticas de gestión comercial