El profesional de la informacin, 2013, septiembre-octubre, v. 22, n. 5. ISSN: 1386-6710 455

Artculo recibido el 04-06-2013Aceptacin definitiva: 11-07-2013

UNE-ISO 16175 sobre gestin de documentos en oficinas electrnicas: alcance y limitacionesVicent Gimnez-Chornet

Vicent Gimnez-Chornet es profesor titular del rea de Documentacin en la Universidad Politc-nica de Valencia. Miembro del Comit 50 de Documentacin de Aenor (Asociacin Espaola de Normalizacin y Certificacin). Director del mster oficial interuniversitario en gestin cultural. Ha sido presidente del Collegi Oficial de Bibliotecaris i Documentalistes de la Comunitat Valenciana entre 2010 y 2012, secretario de Fesabid, archivero en el Archivo del Reino de Valencia, y presiden-te de Avei (Associaci Valenciana dEspecialistes en Informaci). http://orcid.org/0000-0003-1183-9058

Universidad Politcnica de ValenciaDepartamento de Comunicacin Audiovisual, Documentacin e Historia del Arte

Camino de Vera, s/n. 46022 Valenciavigicho@har.upv.es

ResumenSe analiza la norma UNE-ISO 16175 para determinar su inters y alcance en la gestin de los documentos electrnicos, permitiendo una mejor gestin de los documentos de archivo en las organizaciones. Se analizan tambin sus carencias o limites, que son generalmente resueltos por otras normas.

Palabras claveDocumentos de archivo, Gestin de documentos electrnicos, Sistema de gestin de documentos electrnicos, Requisitos para la gestin de documentos.

Title: UNE-ISO 16175 on document management in the paperless office: scope and limitations

AbstractThe UNE-ISO 16175 is analyzed to determine its scope and merits in the management of electronic records, enabling better archives management in organizations. There are analyzed its shortcomings or limitations that are generally resolved by other standards.

KeywordsRecords, Archive documents, Digital records management, Systems, Requirements for record management.

Gimnez-Chornet, Vicent (2013). UNE-ISO 16175 sobre gestin de documentos en oficinas electrnicas: alcance y limitaciones. El profesional de la informacin, septiembre-octubre, v. 22, n. 5, pp. 455-458.

http://dx.doi.org/10.3145/epi.2013.sep.11

1. IntroduccinLas normas ISO (International Organization for Standardi-zation) son de voluntario cumplimiento, pero se usan por-que las entidades encuentran beneficio al hacerlo (Bustelo-Ruesta, 2012). Algunos pases elaboran normas propias y otros dejan que sus entidades adopten estndares aproba-dos por organismos internacionales. Situndonos en Espa-a, si se quiere afrontar un buen modelo para la gestin de documentos electrnicos, se deben adoptar estndares ge-nerados por entidades internacionales, con la excepcin del Esquema nacional de interoperabilidad (PAE) que se centra en los aspectos de interoperabilidad entre las administra-ciones.

Sobresalen dos estndares que establecen los requisitos funcionales que se deberan cumplir en la gestin de do-cumentos producidos en la administracin electrnica de cualquier entidad:

- Moreq (Modelo de requisitos para la gestin de docu-mentos electrnicos), elaborado en 2001 en la Comisin Europea dentro del programa IDA (Interchange of data between administrations) e impulsado por la Fundacin DLM Forum. Lleva dos actualizaciones generadas tras las sugerencias de mejora expresadas por sus usuarios, y su versin ms reciente se ha retitulado Modular require-ments for records systems 2010.

http://www.dlmforum.eu

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http://moreq2010.eu- La norma 16175, publicada por ISO y editada en tres par-

tes entre 2010 y 2011, que ha sido adoptada por Aenor como norma UNE-ISO 16175 en 2012, con el ttulo Infor-macin y documentacin. Principios y requisitos funciona-les para documentos en entornos de oficina electrnica. Como la gestin de los documentos electrnicos slo se puede realizar mediante un software (ya no sirven dep-sitos, estanteras, compactos, carpetas colgantes, cajas, sealtica, fichas ndice, fichas catalogrficas, listados de cuadros de clasificacin, listados de inventarios, etc.), cabe trasladar el modelo de gestin manual a unos reque-rimientos que debe cumplir el software para gestionar los documentos electrnicos producidos por organizaciones o personas en el desarrollo de su actividad, asegurando su integridad, autenticidad y validez a lo largo del tiempo, y que puedan ser recuperados cuando sea necesario.

2. AlcanceLa norma UNE-ISO 16175 (2012) tiene tres partes que se venden separadamente.

1. Generalidades y declaracin de principios.

2. Directrices y requisitos funcionales para sistemas que ges-tionan documentos electrnicos.

3. Directrices y requisitos funcionales para documentos de la organizacin.

Su objetivo principal es la elaboracin de unas directrices y requisitos para la produccin y gestin de documentos electrnicos. Directrices que debe observar la organizacin y requisitos que debe cumplir el sistema y el software co-rrespondiente.

En la parte 1 se expone quines pueden ser los usuarios po-tenciales de esta norma, haciendo nfasis en que puede ser de utilidad a:

- responsables de crear un software para la gestin de los documentos electrnicos de archivo;

- organismos gubernamentales, en cuanto les puede per-mitir tener un modelo para evaluar las prestaciones auto-matizadas ya implantadas en la gestin de los documen-tos;

- sector privado, para poder incorporar un modelo de ges-tin de los documentos electrnicos en sus procesos de negocio.

Trata tambin de las buenas prcticas cuando las organiza-ciones deciden introducir las nuevas tecnologas para ges-tin y control de los documentos. Resalta unos principios rectores que deben considerar las organizaciones que nece-siten un sistema de informacin donde la creacin, conser-vacin y uso de los documentos sea la evidencia o prueba de su actividad y satisfaga las necesidades de negocio. Entre ellos se indica, por ejemplo, que la informacin electrnica tiene que ser gestionada de forma activa y conservada de modo fiable como evidencia autntica prueba o testimonio en la bibliografa clsica de la archivstica espaola de la ac-tividad, o que la informacin de la organizacin debe estar vinculada a su contexto mediante el uso de metadatos, etc.

Se plantean aspectos sobre la implementacin, ya que un software de calidad es slo un componente en la gestin de los documentos electrnicos de la organizacin, y seala otros componentes como el marco de polticas, tanto del contexto legislativo como las polticas de la organizacin, la gestin de proyectos o la gestin del cambio. Asimismo ad-vierte de algunos riesgos que se deben considerar a la hora de seleccionar el software que se implementar en la ges-tin de los documentos, finalizando con algunos aspectos sobre sostenibilidad financiera, en definitiva una inversin de capital acorde a la estrategia de negocio.

La parte 2 se centra en dos aspectos:

- determinar las directrices para un sistema que gestiona los documentos electrnicos (captulo 4);

- establecer los requisitos funcionales que debe soportar el software en ese sistema (captulo 5).

Entre las directrices se sealan los aspectos esenciales que se deben tener en cuenta:

- para que los atributos de los documentos de archivo (au-tenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad) se man-tengan efectivos, para hacer posible la produccin de los documentos en su contexto, mantenerlos en el tiempo exigido y poderlos recuperar por sus metadatos;

- riesgos en los que podra caer la organizacin si no se im-plementa un sistema de gestin de documentos electr-nicos (como incumplir requisitos legales, desacreditacin de la direccin ejecutiva si se demuestra su incapacidad de gestionar la informacin de la organizacin de manera competente, etc.);

- se sealan los beneficios si implementa el sistema de ges-tin (proteccin de los intereses de la organizacin, capa-cidad de prestar servicios ms eficiente, etc.).

Los requisitos funcionales son un conjunto de requerimien-tos demandados al software, con dos niveles de exigencia (el debe, obligatorio, y el debera, aconsejable y a valorar por la organizacin) para que la gestin de documentos que se realizaba en la archivstica tradicional de forma manual ahora se pueda cumplir en la gestin electrnica. Entre ellos estn la captura (o el ingreso) de los documentos en el siste-ma, la vinculacin a su contexto, la identificacin, la clasifi-cacin, los niveles de clasificacin, el control del acceso, los controles de seguridad, los metadatos de la gestin inclui-dos los referidos a la disposicin de los documentos refleja-dos en las Tablas de valoracin o retencin documental la trazabilidad, las transferencias, los sistemas de bsqueda o recuperacin de la informacin, etc. Algunos de estos re-quisitos funcionales del captulo 5 son coincidentes con el Moreq europeo.

La parte 3 se centra tambin en dos aspectos desde la pers-pectiva de la organizacin:

- directrices que sta debe contemplar (captulo 2); - sus requisitos funcionales (captulo 3).

El objetivo de esta tercera parte es comprender los procesos y requisitos para identificar y gestionar los documentos en los sistemas de la organizacin y desarrollar los requisitos de la funcin documental. La norma podr servir a la orga-

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nizacin para revisar esa funcin documental o evaluar el grado de cumplimiento de los sistemas ya existentes. Los destinatarios de esta norma son principalmente el personal responsable del diseo, revisin y/o implementacin de sis-temas en la organizacin (analistas de negocio, responsables en las adquisiciones de TIC), los profesionales de los docu-mentos que asesoran en los procesos, y los proveedores de software y desarrolladores que deseen incorporar funciones concretas para la gestin de los documentos electrnicos.

Las directrices resaltan la importancia de la gestin de los documentos, y proponen asuntos y procesos que debe con-siderar la organizacin a la hora de revisar, disear o adqui-rir funciones para su sistema de gestin. Entre las directrices trata la relevancia de conservar las evidencias de los proce-sos y actividades de la organizacin, de la integracin de la gestin de documentos en las bases de procesos definidos (flujos de trabajo), y propone una serie de pasos para deter-minar los requisitos en la gestin de los documentos:

- anlisis del proceso de trabajo; - identificacin de los requisitos de las evidencias; - identificacin del contenido y la informacin asociada a

la evidencia, sus vnculos y dependencias (como localiza-cin, tamao, formatos de archivo, seguridad, proteccin de datos, pistas de auditora, etc.);

- diseo de estrategias para gestionar los procesos docu-mentales que se consideran esenciales para la organiza-cin (por ejemplo, su contenido debe ser inalterable, para considerarlo autntico y fiable);

- evaluacin de riesgos como estrategia adecuada de la or-ganizacin;

- propuesta e implementacin (considerando los roles y las funciones de los usuarios) de un plan que deba ser trata-do por equipos del proyecto (formado por expertos ex-ternos, propietarios del negocio, profesionales archiveros, expertos en riesgos, etc.) para el desarrollo de una especi-ficacin en el diseo del sistema de la organizacin.

Los requisitos funcionales estn sometidos a tres niveles de exigencia

- el debe, de imprescindible cumplimiento; - el debera, se debe sopesar su grado de cumplimiento; - el puede, opcional.

Los requisitos son 125 y se estructuran en cuatro apartados: - creacin de los documentos en su contexto: documento

fijo con los metadatos del proceso de negocio y el contex-to de la organizacin;

- configuracin de los metadatos: debe permitir, entre otras funciones, que el administrador del sistema defina la fuente de datos de cada elemento de los metadatos du-rante la configuracin del sistema, o debera dar soporte al movimiento de los documentos proporcionando meca-nismos para la reasignacin y reclasificacin de los docu-mentos dentro del sistema de la organizacin);

- soporte a la importacin, exportacin e interoperabili-dad, como importacin de la informacin de las pistas de autora asociadas a documentos, o la exportacin de do-cumentos dentro del sistema de la organizacin o a una institucin archivstica que tenga un programa de conser-vacin de documentos a largo plazo;

- conservacin/retencin de los documentos segn la dis-posicin establecida en las Tablas de valoracin/calenda-rios de conservacin dictadas por rganos autorizados.

3. LimitacionesLas normas no abarcan, en general, toda la actividad de una entidad, sino que proponen regular algunos procesos con-cretos que pueden beneficiarse de una buena prctica. En algunos casos estos procesos pueden ser certificables. La gestin de los documentos electrnicos, nativos o incorpo-rados al sistema desde otros formatos, contempla muchas facetas que son tratadas por varios estndares. La UNE-ISO 16175 ya indica en algunos casos sus lmites, aquello que no aborda, y de lo que el usuario podr encontrar mejor infor-macin en otras normas. Algunas limitaciones son:

- Regular la incorporacin al sistema de documentos naci-dos en papel mediante la digitalizacin. Las normas UNE-ISO sobre digitalizacin son la UNE-ISO/TR 13028:2011 IN Informacin y documentacin. Directrices para la imple-mentacin de la digitalizacin de documentos, y la UNE-ISO/TR 15801:2008 IN Imagen electrnica. Informacin almacenada electrnicamente. Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad.

- Regular el empaquetado de la informacin, que conserve los metadatos de los documentos electrnicos, para su conservacin y difusin. Es el modelo Open archival infor-mation system (OAIS) que ha sido adoptado como norma ISO 14721:2012 Space data and information transfer sys-tems. Open archival information system (OAIS). Reference model, y la ISO 20652:2006 Space data and information transfer systems. Producer-archive interface. Methodol-ogy abstract standard.

- Regular el intercambio de copias de documentos electr-nicos entre sistemas informticos, tratado extensamente en la UNE-ISO 17933:2006 GEDI. Intercambio de docu-mentos electrnicos genrico (ISO 17933:2000).

- Regular la calidad en el proceso, tratado en las normas UNE-EN ISO 9000:2005 Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y vocabulario (ISO 9000:2005); UNE-EN ISO 9001:2008/AC:2009 Sistemas de gestin de la calidad. Requisitos (ISO 9001:2008/Cor 1:2009); y UNE-EN ISO 9004:2009 Gestin para el xito sostenido de una organi-zacin. Enfoque de gestin de la calidad (ISO 9004:2009).

- Regular el formato de fichero para la conservacin de los documentos a largo plazo. Una propuesta es el formato pdf: UNE-ISO 19005-1:2008 Gestin de documentos. For-mato de fichero de documento electrnico para la conser-vacin a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1).

- Regular el proceso de valoracin y seleccin de documen-tos. Actualmente no existe ninguna norma, y algunos pa-ses regulan va legislacin cmo establecer dicho proceso para que queden reflejados en unas Tablas de valoracin / Tablas de retencin / Calendarios de conservacin para los documentos generados en las administraciones pblicas, y que tengan validez jurdica los documentos que se ha aprobado destruir.

- Regular un diseo bsico de recuperacin de la informa-cin. Actualmente se ha avanzado en la normativa relacio-

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nada con la recuperacin mediante tesauros: ISO 25964-1:2011 Information and documentation. Thesauri and interoperability with other vocabularies. Part 1: Thesauri for information retrieval; ISO 25964-2:2013 Information and documentation. Thesauri and interoperability with other vocabularies. Part 2: Interoperability with other vo-cabularies

- Se complementa con el anlisis de los procesos de traba-jo desde el punto de vista de la creacin, incorporacin y control de documentos, tratado en la norma UNE-ISO/TR 26122:2008 IN Informacin y documentacin. Anlisis de los procesos de trabajo para la gestin de documentos.

- Se complementa con la extensa norma que trata de los metadatos para la gestin de documentos, publicada en tres partes: UNE-ISO 23081 Informacin y documenta-cin. Procesos de gestin de documentos. Metadatos para la gestin de documentos, Parte 1 (2008), Parte 2 (2011), y Parte 3 (2012).

- Se complementa con los criterios generales de las estra-tegias a seguir para la conservacin de la informacin que ha quedado registrada en los documentos, establecidas en la UNE-ISO/TR 18492:2008 IN Conservacin a largo plazo de la informacin basada en documentos.

- Se complementa con la norma que ofrece la metodolo-ga para un enfoque sistemtico en la creacin y gestin de documentos, alineada con los objetivos y estrategias de la organizacin, proponiendo criterios que debe se-guir una organizacin para la buena gestin de los docu-mentos: UNE-ISO 30300:2011 Informacin y documenta-cin. Sistemas de gestin para los documentos, UNE-ISO 30301:2011 Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los documentos. Requisitos. Pronto se publi-carn las normas complementarias: 30302 sobre la gua de implementacin, 30303 sobre requisitos para los orga-nismos que realicen la auditora y la certificacin, y 30304 sobre gua de evaluacin.

- Se complementa con la norma que trata de la gestin de los documentos de archivo: UNE-ISO 15489-1:2006 Infor-macin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 1: Generalidades, y UNE-ISO/TR 15489-2:2006 Informa-cin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 2: Directrices (ISO/TR 15489-2:2001).

4. ConclusinLa norma UNE-ISO 16175 establece en sus tres partes los principios de buenas prcticas mediante una propuesta de directrices que deben cumplir el sistema y la organizacin, y una propuesta de requisitos funcionales que debe cumplir

el software que controlar el sistema de gestin de los do-cumentos en un entorno de oficina electrnica. La norma UNE-ISO 16175 es ms amplia que el Moreq, ya que ste se limita a los requerimientos funcionales del sistema o soft-ware, mientras que la norma abarca tambin las directrices que debe cumplir la organizacin para el correcto funciona-miento de la oficina electrnica y garantizar la gestin de unos documentos autnticos, ntegros y fiables. Otras nor-mas pueden resolver las limitaciones de la UNE-ISO 16175 en las diversas actividades que se puedan plantear en una entidad.

Bibliografa

Bustelo-Ruesta, Carlota (2012). La normalizacin interna-cional en informacin y documentacin: una historia de xitos? El caso de la normalizacin ISO en gestin de docu-mentos. Mtodos de informacin (MEI), II poca, v. 3, n, 4, pp. 39-46. http://dx.doi.org/10.5557/IIMEI2-N2-039046

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PAE, Portal de Administracin Electrnica. Esquema Nacio-nal de Interoperabilidad. h t t p : / / a d m i n i s t r a c i o n e l e c t r o n i c a . g o b . e s / c t t /verPestanaGeneral.htm?idIniciativa=eni

UNE-ISO 16175-1:2012 (2012). Informacin y document-acin. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrnica. Parte 1: Generalidades y declaracin de principios. Madrid: Aenor.

UNE-ISO 16175-2:2012 (2012). Informacin y documenta-cin. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrnica. Parte 2: Directrices y requi-sitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrnicos. Madrid: Aenor.

UNE-ISO 16175-3:2012 (2012). Informacin y documenta-cin. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrnica. Parte 3: Directrices y re-quisitos funcionales para documentos en los sistemas de la organizacin. Madrid: Aenor.

La norma UNE-ISO 16175 es ms amplia que el Moreq, ya que ste se limita a los requerimientos funcionales del sistema o software

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