Unidad 2 Control Documentos Registros

SISTEMA DE GESTION Y CONTROL DE

Control de Documentos y Control de RegistrosUNIDAD 2

SISTEMA DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD

2

Difundir la importancia del Control de los Documentos y Registros

OBJETIVO

SISTEMA DE GESTION// Objetivo//

3

Es de aplicación en toda obra de JJC Contratistas Generales,Consorcios donde se aplique su Sistema de Gestión ,Control ysus Subcontratistas.

ALCANCE

SISTEMA DE GESTION// Alcance//

4

INTRODUCCION

Amigos colaboradores, volvemos nuevamente a enrolarnosesta vez en un curso ya no introductorio sino específico, dondevamos a comprender por qué es tan necesario controlarnuestros documentos y registros en nuestra organización, másaún en cada obra o proyecto.En esta unidad aprenderemos lo siguiente:

SISTEMA DE GESTION// Introducción//

En esta unidad aprenderemos lo siguiente:• A qué clase de documentos y registros se refiere la Norma

ISO 9000:2008?• Por qué debemos controlar nuestros documentos y

registros?Revisaremos conjuntamente nuestro propio procedimiento decontrol y registros y reconocer cómo JJC gestiona losdocumentos y registros.Espero al final de esta unidad absolver sus interrogantes.

5

Siempre empezamos revisando algunos términos ydefiniciones que utilizaremos ahora.

SGC: sistema de gestión de la Calidad

TERMINOS Y DEFINICIONES

SISTEMA DE GESTION// Términos y Definiciones//

Procedimiento documentado : procedimiento establecido yaprobado, que se aplica a un proceso, el cual estádocumentado en algún medio, generalmente físico oelectrónico.

Versión : estado de revisión de un documento.

Obsoleto : documento que ya no está vigente, que requiere deuna identificación adecuado para evitar su uso.

6

DOCUMENTOS Y REGISTROS

Parece lógico reconocer qué son documentos y registros,todos tenemos una certeza a lo que nos referimos, pero cuál esla diferencia, por qué el Sistema de Gestión de la Calidad loenumera en forma dividida?, bien, empecemos por aclarar lasdefiniciones:

SISTEMA DE GESTION// Documentos y registros//

A QUÉ LLAMAMOS DOCUMENTO?

Un escrito por ejemplo es un documento, una fotografía es undocumento?, pues bien, veamos la definición de la Norma ISO9000:2005.

Documento: “Información y su medio de soporte”

7


Un medio de soporte, el cual puede ser escrito, filmado,fotografiado, físico o electrónico que contiene información denuestras actividades, la Norma lo va a considerar como undocumento, en este sentido se flexibiliza el concepto dedocumento escrito propiamente dicho para que las empresas


documento escrito propiamente dicho para que las empresastengamos la facilidad de documentarlo según nuestrasposibilidades y realidades propias.

Ejemplos de documentos tenemos: procedimientos,instructivos, informes, formatos, registros, planes, contratos,legajos, etc.

8


QUÉ ES UN REGISTRO?

También es un documento, solo que contiene ya el registro delas actividades realizadas en determinado momento, veamos lasiguiente definición de la Norma ISO 9000:2005


siguiente definición de la Norma ISO 9000:2005

Registro: “Documento que presenta resultados obtenidos oproporciona evidencia de actividades desempeñadas”

Ejemplos de registro tenemos: Una lista de asistencia(proporciona evidencia de alguna reunión o actividadrealizada), registro de pruebas de laboratorio (proporcionaresultados de análisis de laboratorio)

9


Aquí es importante mencionar que un registro es un documentoúnico, que se registró en un tiempo específico, sea la lista de lareunión XYZ, o los resultados de laboratorio del proyecto ABC,y que por lo tanto no existen otros registros que proporcionendicha evidencia, por ello, en algunos casos se les identifica conun correlativo, fecha, nombre del proyecto, etc.


un correlativo, fecha, nombre del proyecto, etc.

Tarea: ¿Qué registros tienen ustedes identificados dentro de suorganización?

Bien, ahora que tenemos más claro las definiciones dedocumentos y registros vayamos al concepto de control dedocumentos y control de registros, dos requisitos específicosque trataremos a continuación.

10

CONTROL DE DOCUMENTOS

La norma establece el siguiente requisito:

4.2.3 Control de documentosLos documentos requeridos por el Sistema de Gestión de laCalidad (en adelante SGC) deben controlarse. Los registros

SISTEMA DE GESTION// Control de Documentos//

Calidad (en adelante SGC) deben controlarse. Los registrosson un tipo especial de documento y deben controlarse deacuerdo con los requisitos citados en el apartado 4.2.4.

a) Debe establecerse un procedimiento documentado quedefina los controles necesarios para:

b) Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antesde su emisión

c) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesarioy aprobarlos nuevamente,

11


d) Asegurarse de que las versiones pertinentes de losdocumentos aplicables se encuentran disponibles en lospuntos de uso.

e) Asegurarse de que los documentos permanecen legibles yfácilmente identificables,


fácilmente identificables,f) Asegurarse de lo que los documentos de origen externo,

que la organización determina que son necesarios para laplanificación y operación del sistema de gestión de lacalidad, se identifican y que se controla su distribución, y

g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos,y aplicarles una identificación adecuada en caso semantengan por cualquier razón.

12


La importancia de todo este conjunto de exigencias de lanorma la podemos resumir en lo siguiente:

Acaso los documentos no forman parte importante de lahistoria de la empresa, de las acciones realizadas por ella en el


historia de la empresa, de las acciones realizadas por ella en eltranscurso del tiempo, y más aún la evidencia de actividadesrealizadas anteriormente?, no están documentados acaso losplanes de obra, los objetivos trazados anualmente, la gestiónrealizada en tal año?, pues bien amigo colaborador, esnecesario mantener un adecuado control sobre estosdocumentos no le parece?, los literales mencionadosanteriormente dan cuenta de ese adecuado control quedebemos tener dentro de un Sistema de Gestión de la Calidad.

13


Expliquemos a detalle cada literal, pero para este análisistambién necesitamos revisar lo que dice su procedimientosobre el control de documentos, recuerden que la Norma exigea la empresa un procedimiento documentado, lo conocen?,claro que si, es el procedimiento “JJC -CSSM-01 Control de


claro que si, es el procedimiento “JJC -CSSM-01 Control deDocumentos”

a) Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antesde su emisión; significa que antes de emitir oficialmente undocumento debemos aprobarlos previamente, losprocedimientos, planes, política y objetivos son aprobados,en su caso, por el Gerente General ó Gerente de Obra.(ver pág.3 y pág.4 de su procedimiento)

14


b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesarioy aprobarlos nuevamente; si un documento necesita sermodificado, entonces debemos revisar y actualizar acordea la realidad de la empresa y aprobarlos nuevamente por elresponsable asignado, no pretenderíamos emitir un


responsable asignado, no pretenderíamos emitir undocumento sin la aprobación correspondiente. En suprocedimiento diferencia claramente los procedimientos degestión y los procedimientos de obra.

15


c) Asegurarse de que se identifican los cambios y el estadode la versión vigente de los documentos; este tema es muyimportante para identificar cuáles fueron los cambios deldocumento respecto de la anterior versión, si yo emití unapolítica el año pasado y este año la actualicé y aprobé,


política el año pasado y este año la actualicé y aprobé,entonces, cuáles son los cambios, cómo se qué cambiosse realizaron de la última política?, pues bien, debemostener una manera de identificarlo, su procedimiento loindica en el anexo An.JJC-CSSM -01-01, además de ello,deben identificar en qué estado de versión se encuentra eldocumento, si iniciaron con la revisión 0, entonces elsiguiente será la revisión 1, y este estado debe estar visibleen el documento, así sabremos que versión estamostrabajando.

16


d) Asegurarse de que las versiones pertinentes de losdocumentos aplicables se encuentran disponibles en lospuntos de uso; este literal complementa el anterior, estedocumento cuya nueva versión es la actual, debe estardisponible en los lugares donde utilizan dicho documento,


disponible en los lugares donde utilizan dicho documento,continuamos este tema en el literal g).

e) Asegurarse de que los documentos permanecen legibles yfácilmente identificables; aquí la Norma nos pide que losdocumentos puedan entenderse y se identifiqueclaramente de qué documento es, por ejemplo, si es unprocedimiento, cuál es su nombre, código si tuviera, etc.,en su caso, ustedes tienen una Matriz de documentosPI.JJC-CSSM-01-02.

17


f) Asegurarse de lo que los documentos de origen externo,que la organización determina que son necesarios para laplanificación y operación del sistema de gestión de lacalidad, se identifican y que se controla su distribución;Qué son los documentos externos?, son aquellos


Qué son los documentos externos?, son aquellosdocumentos como las normas legales, normas técnicas,nacionales y/o internacionales, que debemos cumplir comoparte de nuestra operación, por lo que debemos tener uncontrol adecuado, que estén identificados adecuadamente,por ejemplo a través de un listado general que se actualicepermanentemente, controlando que dichas normas la esténutilizando los ingenieros. En la pág. 5 de su procedimientoindican dicho control a través del Formulario dedistribución de documentos Fo.JJC-CSSM -01-03.

18


g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos,y aplicarles una identificación adecuada en caso semantengan por cualquier razón; como mencionábamos enel literal d), las nuevas versiones reemplazan lasanteriores, pero que pasa con éstas?, en algunos casos


anteriores, pero que pasa con éstas?, en algunos casosdebemos conservarlo como material histórico, perodeberemos asegurarnos que dicha versión indique que esun documento vencido, obsoleto, esto con la finalidad deprevenir que alguien de su empresa esté utilizando porejemplo un procedimiento de construcción antiguo.

19


En resumen amigo colaborador:

Si crea un procedimiento:1. Realícelo de una manera amigable, que se comprenda.2. Apruebe el documento por el Gerente asignado.


2. Apruebe el documento por el Gerente asignado.3. Verifique la adecuada identificación del documento a través

del Jefe de CSSM.4. Asegure el cumplimiento de lo indicado en su

procedimiento, comuníquelo a todo el personalinvolucrado.

5. Resguarde el documento de acuerdo a lo indicado en suprocedimiento de Control de Documentos.

20

CONTROL DE REGISTROS

La norma indica lo siguiente:

“Los registros establecidos para proporcionar evidencia de laconformidad con los requisitos así como de la operación eficazdel sistema de gestión de la calidad deben controlarse.

SISTEMA DE GESTION// Control de Registros//

La organización debe establecer un procedimientodocumentado para definir los controles necesarios para laidentificación, el almacenamiento, la protección, larecuperación, la retención y la disposición de los registros.Los registros deben permanecer legibles, fácilmenteidentificables y recuperables”.

¿Qué nos exige la Norma con este requisito? (Revisemos enparalelo el procedimiento JJC-CSS;-02 Control de registros yarchivos .)

21


Aquellos registros, que proporcionan evidencian de:

La Conformidad con los requisitos; ejemplo: acta deconformidad de obra, dossiers de calidad, etc.


La Operación eficaz del sistema de gestión de la calidad:ejemplos: resultados de auditorías internas, lista dedocumentos, registros de acciones correctivas y preventivas,etc.

Deben controlarse, cómo?Identificándolos: cada registro es único, por lo tanto debemosproporcionarle una identificación adecuada, sea por nombre,fecha, correlativo, proyecto, etc.

22


Almacenarlos: los registros son parte importante de nuestraempresa porque son la evidencia de nuestras actividades, nopodríamos imaginar que el dossier de calidad de un proyectose extraviase verdad?, pues bien, debemos buscarle unalmacenamiento adecuado.


almacenamiento adecuado.

Protegerlos, no lo tendremos expuestos a lluvia o a laintemperie, debemos protegerlos contra su deterioro, evitandoque se dañen o pierdan, quiénes tienen acceso a dichosregistros, protegerlos por ejemplo, si son físicos, en gavetas, sison electrónicos, en medios magnéticos. (Revisar pág.2 de suprocedimiento).

23


Retenerlos; significa por cuanto tiempo voy a tenerlo en miárea o puesto de trabajo, mientras dure el proyecto o dos añosmás, etc., esto debe estar definido para cada registro. Revisarsu Matriz de Control de Registros PI.JJC-CSSM -02.01.


Disponerlos; finalmente, y pasado el tiempo de retención, quevoy a hacer con tantos registros, me sirven aún?, los debodesechar, existe alguna normativa legal que me exigeconservarlo por alguna cantidad de años?, para el caso deproyectos entiendo que sí. Revisar pág. 2 y pág. 3 de suprocedimiento.

24


Legibles, como se dijo anteriormente, que se entienda ycomprenda, si es manuscrito, la letra debe ser legible, estodebemos instruir a cada colaborador, si usa siglas oabreviaturas, todos deben entenderlo.


Fácilmente identificables; que se reconozca fácilmente qué tipode registro es, de preferencia se coloca su identificación alinicio del documento, en el encabezado principalmente.

Fácilmente recuperable; no se nos ocurra dejar bajo llave elregistro que más tarde otro colaborador va a necesitarle, elacceso a los registros debe estar establecido para acceder aellos tan pronto sea necesario.

25


En resumen amigo colaborador:Para mantener un registro:1. Identifíquelo, con un nombre propio, fecha, código,

correlativo, proyecto asignado.2. Mantenga un registro en un lugar apropiado y en las


2. Mantenga un registro en un lugar apropiado y en lascondiciones apropiadas.

3. Conozca quienes tienen acceso a dicho registro, queconozcan cómo accederlos.

4. Mantenga sus registros de manera ordenada, en files, encarpetas electrónicas de fácil acceso.

5. Finalmente, sepa que va a hacer de ellos cuando ya no lonecesite, si va a algún archivo general, sepa cómo accedera ellos, si se van a destruir tenga en cuenta la normativalegal.

Unidad 2 Control Documentos Registros

Documents

Transcript of Unidad 2 Control Documentos Registros