Unidad 3 Administración de Un Proyecto de Información

Administración de proyectos de información

Unidad 3. Administración de un proyecto de información

Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 1

Ingeniería en Desarrollo de Software

9º Cuatrimestre

Programa de la asignatura:



Clave:

150930933

Universidad Abierta y a Distancia de México

UnADM




Índice

Unidad 3. Administración de un proyecto de información. .................................................... 3

Presentación de la unidad ...................................................................................................... 3

Propósitos ............................................................................................................................... 4

Competencia específica ......................................................................................................... 4

3.1. Análisis de un proyecto de información .......................................................................... 5

3.1.1. Aplicaciones de los proyectos de información ............................................................. 8

Actividad 1. Planteamiento de soluciones mediante un sistema de información................ 14

3.1.2. Detección de necesidades para la implementación de un proyecto de información

dentro de un marco organizacional ...................................................................................... 15

Actividad 2. Detección de necesidades ............................................................................... 21

3.2. Implementación de un proyecto de información ........................................................... 21

3.2.1. Las TIC’S en los sistemas de información................................................................. 26

3.2.2. Implementación y administración de un proyecto de información ............................ 29

Autoevaluación ..................................................................................................................... 37

Evidencia de aprendizaje. Proyecto de información ............................................................ 37

Autorreflexiones .................................................................................................................... 38

Cierre de la unidad ............................................................................................................... 38

Para saber más .................................................................................................................... 39

Fuentes de consulta ............................................................................................................. 40




Unidad 3. Administración de un proyecto de información.

Presentación de la unidad

La presente unidad denominada Administración de un proyecto de información, incluirá en

su contenido temas referentes al análisis de las aplicaciones de los proyectos de

información, así mismo se observará cómo es posible implementar este tipo de proyectos

en el marco organizacional.

Un vez que se conoce el proceso de desarrollo de los proyectos de información, los

cuales son temas que se abordaron en la Unidad 2 Etapas de un proyecto de información,

en esta unidad se revisarán elementos importantes en la administración del proyecto

respecto a su implementación, por lo que se revisará el tema 3.1. Análisis de un proyecto

de información, en el cual se desarrollará un panorama acerca de las aplicaciones que

puede efectuar un proyecto de información por medio del análisis de las necesidades de

los mismos. El siguiente tema 3.2. Implementación de un proyecto de información, en

donde primero se podrá conocer las condiciones y elementos necesarios para la

implementación de un proyecto así como la importancia que tienen las tecnologías de

información dentro de los sistemas de información, para luego tener una comprensión

más clara de cómo poder implementar y administrar de mejor manera un proyecto de

información.

Es importante mencionar que quien realiza la administración de proyectos es el

administrador de proyectos que también se le conoce como Project Management, en

español se traduciría como líder, director, gerente o administrador (Torres y Torres, 2012,

pág. 20). Según el PMBOK1 (por sus siglas en inglés de Project Management Body of

Knowledge) se traduce como director de proyectos y es el responsable directo de que el

proyecto se concrete y cubra todas las expectativas “con la mayor eficiencia en cada una

de las fases de la vida del proyecto.” Las principales funciones que realiza un

administrador de proyectos en cualquier nivel de la estructura organizacional son la

planeación, dirección, control y motivación a quienes forman parte del proyecto entre otras

actividades, es decir, administran actividades temporales debido a que lo proyectos

presentan la característica de discontinuidad (recuerda las característica de los proyectos

que se revisaron en la unidad 1 Fundamentos de proyectos). El perfil de un administrador

de proyectos incluye entre otras características la capacidad de tomar decisiones, el

trabajo en equipo, contar con conocimientos generales sobre administración de proyectos

1 Publicación del Project Management Institute PMI, “libro internacionalmente conocido como las

bases sobre las que se establecen las mejores prácticas de la moderna dirección y gestión de proyectos.” (Alonso, 2008, pág. 40).




y sobre el área para la cual se requiere el proyecto de información, por ejemplo si se

requiere implementar un sistema para el control de información financiera en una

organización, un desarrollador de software puede ser un administrador de proyectos si

tiene conocimientos básicos de administración de proyectos y de la forma de realizar el

sistema de información que se requiere para controlar la información financiera como:

facturas, gastos, ingresos, egresos, etcétera. Un administrador de proyectos también

debe poder manejar situaciones críticas, poder relacionarse en forma armoniosa con sus

colaboradores y todos los involucrados en el proyecto, saber negociar, ser creativo e

innovador, entre otras características.

En general esta unidad comprende el contenido descrito anteriormente, con la finalidad de

poder proporcionar una base para lograr efectuar una administración eficiente de un

proyecto de información, para que luego de desarrollar sus etapas, lograr la entrega de

proyectos de calidad y con un fundamento en su implementación y aplicación.

Propósitos

Mediante el contenido de la unidad:

Identificarás las aplicaciones de los proyectos de información.

Detectarás las necesidades para la implementación de un sistema de información.

Analizarás el desempeño de las tecnologías de información en los sistemas de

información.

Aplicarás las etapas de un proyecto de información a partir de las necesidades de

un marco organizacional.

Identificarás los aspectos necesarios para la implementación de la administración

de un proyecto de información, a partir de la resolución de problemas informáticos

en un marco organizacional.

Competencia específica

Construir un proyecto de información para resolver una necesidad en una situación

específica dentro de un marco organizacional, mediante las fases del proceso

administrativo.




3.1. Análisis de un proyecto de información

Es de suma importancia efectuar un análisis previo a cualquier proyecto de sistemas de

información, debido a que a través de este análisis, se pueden identificar de mejor manera

algunos elementos como, las necesidades reales que pudiera tener una organización, los

requerimientos necesarios que debe efectuar el nuevo sistema, las tareas que se deben

efectuar y los resultados que deben obtenerse, así como los riesgos que pueden

obstaculizar la concreción del proyecto siendo estos elementos fundamentales para la

planeación y desarrollo de cualquier proyecto de información. En este tema, se enfocará

en el análisis de riesgos de un proyecto de sistemas de información.

Los riesgos no son lo único que se analiza respecto a los proyectos de información, pues

en todo proyecto también es necesario analizar y determinar los factores clave de éxito

(FCE) en los proyectos de información, contribuye a que los administradores de proyectos

centren sus esfuerzos en los puntos clave de éxito. Existen estrategias destinadas a

identificar los factores críticos de éxito FCE que es un “término empleado para designar

un elemento necesario para que una organización o proyecto logren su misión” (Leyva,

Rosado y Febles, 2012, pág.41), por tanto los FCE son parte esencial de la determinación

de la estrategia de un proyecto. Al proceso que se realiza para identificar, entender y

utilizar los FCE se le nombra inteligencia competitiva IC, que se define como “el proceso

estratégico de identificar, entender y utilizar los FCE” (Leyva, Rosado y Febles, 2012,

pág.41). Algunos FCE en donde radica la importancia de la administración de los

proyectos son los siguientes según Torres y Torres (2012, pág. 22 y 23):

Planeación y comunicación. Es de esencial importancia planear y mantener una

comunicación fluida y acertada en el desarrollo de los proyectos, de tal manera que se

puedan evitar problemas, reducir al mínimo su “impacto sobre el logro del objetivo de un

proyecto cuando éstos se presentan” Torres y Torres (2012, pág. 22).

Tiempo. Establecer el tiempo que se requiere para “diseñar un plan eficaz antes de iniciar

el proyecto es importante para el logro satisfactorio de cualquier proyecto” Torres (2012,

pág. 22).

Definición del objetivo. Es importante que se defina el proyecto en forma clara

integrando en el objetivo “un producto un servicio o un resultado esperado, determinado

en función del alcance, tiempo y costo y aceptado por el cliente” Torres y Torres (2012,

pág. 22).

Involucrar al cliente. Es importante involucrar al cliente en el resultado exitoso de un

proyecto su participación activa.”




Satisfacción del cliente. Este se considera como el fin último y el beneficio mayor de los

proyectos de información para ello es necesario estar en continua comunicación con él,

mantenerlo informado y a su vez indagar sobre sus expectativas por si van cambiando.

Medición y comparación del alcance real con el avance planeado. Esta medición y

comparación debe realizarse de manera regular y oportuna para la aplicación de acciones

correctivas inmediatas en caso de ser necesario.

Evaluación del desempeño. Al concluir el proyecto es necesario evaluar el desempeño

con el fin de identificar los factores de mejora en caso de realizarse proyectos similares en

un futuro.

Realimentación del cliente. Es necesario intercambiar con el cliente como parte del

equipo del proyecto, sus impresiones, opiniones, etcétera, es decir, “hacer un recuento de

las lecciones aprendidas” (McLeod, 2000, pág. 194).

Para efectos de comprender la importancia del análisis en los proyectos de sistemas de

información se expone a continuación una breve definición de análisis de sistemas de

información:

“El análisis de sistemas es el estudio de un sistema existente con el propósito de diseñar

un sistema nuevo o mejorado” (McLeod, 2000, pág. 194).

“El análisis de un sistema de información parte de la revisión de los objetivos generales de

la organización, y de la demostración del cumplimiento de los mismos mediante la

aplicación de los sistemas de información existentes o propuestos” (Stair y Reynolds

2000, pág. 545).

Por ejemplo, en el caso de una empresa que desea conocer sus ventas diarias, ingresos,

egresos y sus utilidades, el objetivo podría traducirse en una o más necesidades de

información, una de las cuales podría ser la elaboración de un estado de resultados que

podría ser por medio de una base de datos que calcule el resultado del estado de

pérdidas y ganancias de la empresa, por medio del cálculo de los costos y gastos que

originaron el ingreso del flujo monetario de la organización.

Con base en las definiciones anteriores se entiende como análisis de los proyectos de

información a la recaudación de información sobre un sistema ya existente o uno por

desarrollar, para determinar los requerimientos que debe cumplir el sistema, en donde a

su vez deben contemplarse otras alternativas y limitantes e investigar la factibilidad de

estas.




Es posible observar que el análisis del proceso de un sistema de información de alguna

empresa u organización pequeña puede resultar algo fácil de efectuarse, por el contrario

el proceso en una empresa u organización de gran tamaño se tornaría un poco difícil y

tediosa, por lo que según Stair y Reynolds (2000), sugieren efectuar los siguientes pasos

para efectuar un análisis más completo:

1. Establecer participantes. Definir a los participantes en el estudio del sistema existente

o que se desea efectuar, lo cual implica identificar a los usuarios, beneficiarios, personal

del sistema de información y administradores. Los participantes desempeñan los

siguientes roles:

Usuarios: son aquellos que manejarán e interactuarán con el sistema.

Beneficiarios: son aquellos a los que les favorecerá directamente la implementación

del sistema de información.

Personal del sistema de información: son todas aquellas personas involucradas en

la planeación, desarrollo, implementación y ejecución del sistema de información.

Administradores: son las personas o persona, cuya tarea principal y responsabilidad

es el aseguramiento del funcionamiento de un sistema de información

2. Recopilar los datos y requisitos convenientes. Buscar información adicional

relacionada con las necesidades y problemas que enfrenta la empresa; para esto es

preciso primero identificar la fuente de los datos, las cuales pueden ser externas o

internas, para luego recopilar la información por medio de herramientas como entrevistas,

cuestionarios y observación directa.

3. Analizar los datos y requisitos. Identificar las necesidades de los usuarios,

beneficiarios y organización.

4. Efectuar un informe del sistema existente o del que se desea efectuar integrando

los requerimientos y las prioridades del proyecto. Dicho informe deberá desglosar los

requerimientos que debe cumplir un sistema de información analizando un sistema

vigente o un proyecto de sistema de información. Es preciso también plasmar en el

informe las prioridades del proyecto, es decir las funciones principales así como los

requerimientos fundamentales del mismo.




Con la intención de complementar el tema sobre el análisis de un proyecto de información

es preciso conocer las aplicaciones de los proyectos de información, para identificar el

grado de impacto y aplicaciones estratégicas de los proyectos en las organizaciones.

3.1.1. Aplicaciones de los proyectos de información

Hoy en día las organizaciones han cambiado su enfoque hacia la orientación sobre el

valor que tiene el conocimiento, ya que el mercado compite en términos de procesos e

innovación y no únicamente en cuanto al producto, es decir que se ha enfatizado en

cuanto a la calidad y cantidad de producción, así como en los servicios involucrados en

dichos procesos.

Así pues, las organizaciones hoy en día dan una gran importancia a su información la

cual puede ser referente a su propio personal respecto a su experiencia, conocimiento,

innovaciones, entre otras, por lo que para lograr entrar al mercado competitivo se debe

contar con una fuente de información confiable y segura y es respecto a este

requerimiento donde se ubica la aplicación de los sistemas de información.

La aplicación de los proyectos de sistemas de información pueden realizarse en diferentes

niveles organizacionales, según sea su necesidad, enfoque o categoría; es posible utilizar

los sistemas de información estratégicamente, o de manera ofensiva, defensiva o

controlada.

La siguiente figura muestra la manera en que una empresa puede visualizar y emplear los

proyectos de sistemas de información, según O’Brien (2001).




Aplicación de los proyectos de sistemas de información en las organizaciones basado en O’Brien (2001)

Justificación

en cuanto a

costos

Nivel 4 Justificación en cuanto a costos

Se mantiene un control estrecho sobre TI

Las plataformas y las aplicaciones de tecnología están en constante actualización.

Las evaluaciones del entorno sobre la inversión se realizan solo en el nivel proyectado.

No existe un plan global de adquisición de tecnología.

Controlada

Nivel 5 Controlada

TI se considera como algo costoso

La gerencia no está dispuesta a invertir en TI o equipos de cómputo.

Ofensiva

Nivel 2 Ofensiva

Los proyectos de información se consideran como un impulsor de la competitividad.

Las redes de computadoras personales y servidores proliferan en todas las áreas funcionales dela organización.

La organización requiere de la captación de los beneficios de las TI.

Defensiva

Nivel 3 Defensiva

El crecimiento de los proyectos de información es menos controlada que la tasa de crecimiento empresarial.

Las inversiones en TI siguen en comportamiento general de la industria.

Estratégica

Nivel 1 Estratégico

Las TI pueden ser un factor importante de competitividad.

Las TI tienen cada vez más demanda en el procesamiento de

transacciones, toma de decisiones, colaboración, y procesos

empresariales claves como: reducción de tiempo, costos, mejorar

la calidad y la flexibilidad




Es preciso mencionar que la selección y priorización de proyectos debe efectuarse con

base a los objetivos de la organización, es decir, priorizar aquellos proyectos que brinden

mayor beneficio y que contribuyan en el éxito de una organización.

Existen diversos métodos que categorizan de diferente manera los proyectos, por ejemplo

Cash McFarlan y Mc Kenney (1996) afirman que según la reducción de costos de las

tecnologías, los sistemas de información han pasado de ser aplicaciones de apoyo al

trabajo a convertirse en aplicaciones que permiten lograr ventajas competitivas

importantes y discuten el modelo de categorización de proyectos que a continuación se

muestra:

El modelo de McFarlan propone cuatro categorías de sistemas:

Estratégicas Alto potencial

Aplicaciones críticas para el éxito futuro de una organización.

Aplicaciones que podrían ser importantes para el éxito futuro de una organización.

Operacionales clave Soporte

Aplicaciones de las cuales la organización actualmente depende.

Aplicaciones que son valiosas, pero no son críticas para el éxito de la organización.

Categorías de sistemas del modelo de McFarlan (Llorens, pág. 97)

1. Sistemas estratégicos. Son aquellos que aplican la tecnología de información con la

finalidad de obtener una ventaja competitiva. Generalmente este tipo de sistemas

presentan las siguientes características:

Influyen en diferentes ámbitos dentro y fuera de la organización, por ejemplo un

sistema de transacciones bancarias por internet, el cual afecta tanto el estado

financiero del banco que transfiere como a la cuenta y banco en a la cual se realiza la

transacción.

Reflejan un impacto significativo sobre el funcionamiento de las partes que operan el

sistema.

Los beneficios resultan de un mejor posicionamiento de mercado.

2. Sistemas de alto valor potencial. Se refiere a los sistemas que tienen posibilidades

futuras de adquirir un alto valor estratégico. Por lo general los beneficios en estos

proyectos no son visibles a simple vista o en el presente inmediato, y esto puede deberse

a que normalmente integra nuevas ideas u oportunidades tecnológicas, de las cuales aún

no se han explorado todas sus potencialidades.

3. Sistemas operacionales clave. Para estos sistemas es importante considerar la

justificación de costos y beneficios en este tipo de sistemas, sin embargo no siempre la




solución de menor costo puede resultar la más eficaz, por lo que es aún más importante

considerar el balance entre los costos, beneficios y los riesgos que existieran.

4. Sistemas de soporte. Son aquellos que pueden no ser indispensables, pero que por

su capacidad de mejora de la eficiencia operacional, puede resultar útil contemplarlos.

La aplicación de un proyecto de sistema de información, aporta estrategias en la

organización, esta aportación puede identificarse mediante una matriz de valoración

estratégica (Llorens, pág. 96) en donde se observa una valoración del aporte estratégico

de un proyecto donde se integran dos aspectos:

La línea de acción del proyecto: proveedores, clientes y competidores

El empuje estratégico: alianza, crecimiento, innovación, costo y diferenciación.

Para realizar una valoración de los proyectos, es importante considerar los siguientes

ámbitos de acción:

Proveedores. Respecto a la relación de la organización con los proveedores:

Mejorar la capacidad de negociación con los proveedores para obtener mejores

condiciones.

Reducir los costos: Ser un mejor cliente y obtener trato diferencial o un mejor nivel de

servicio. Mejorar la calidad y los costos de los servicios y productos que se ofrecen.

Mejorar la satisfacción del cliente: Reducir la posibilidad de que los clientes cambien

de preferencia y busquen otros proveedores.

Posicionar los productos en el mercado: Mejorar el conocimiento de los clientes y sus

necesidades.

Identificar y atender nuevos mercados

Competidores. En cuanto a la relación de la organización con los competidores:

Diferenciar o crear productos y servicios nuevos

Mejorar los canales de distribución

En estos ámbitos de acción, la forma en que apoya a las estrategias organizacionales un

proyecto de sistemas de información se clasifica de la siguiente forma:

1. Diferenciación. Un proyecto contribuye a la distinción o diferenciación de la empresa

superando la calidad y nivel de los servicios brindados por la competencia, por ejemplo,

brindando mejores precios, introduciendo innovaciones, atendiendo las necesidades en

forma satisfactoria, etcétera.




2. Costos. Cuando un proyecto contribuye a la disminución de costos, tanto para los

clientes como para los proveedores, es muy probable que se desarrolle una preferencia

de los proveedores hacia la organización.

3. Innovación. Cuando un proyecto apoya la introducción de nuevos productos se

fomentan relaciones novedosas con los clientes así como la competitividad.

4. Crecimiento. Cuando apoya en la flexibilización de los procesos de producción,

contribuye a aumentar la producción o ventas y a expandir geográficamente los mercados

de la empresa.

5. Alianzas. El proyecto contribuye como apoyo a la administración e inversión en

tecnología para evitar que la organización sea superada por sus competidores.

Los elementos antes enlistados se presentan en una matriz de valoración estratégica

donde se podrá observar si el proyecto evaluado es “estratégico, de alto valor potencial,

operacional o de soporte”.

Proveedor

Cliente Competidor

Diferenciación

Costo

Innovación

Crecimiento

Alianza

Matriz de valoración estratégica (Llorens, pág. 97).

Por medio de la matriz de valoración estratégica se pueden identificar las aportaciones de

los proyectos al logro de la visión y los objetivos de una organización y a los FCE (alta,

Empuje

estratégico

Esfera estratégica




mediana, poca o ninguna) describiendo la contribución de los proyectos a estos factores:

logro de la visión y objetivos de la organización.

Esta descripción se integrará respondiendo a las preguntas ¿por qué se afirma que el

proyecto tiene cierto grado de contribución?, ¿cómo contribuye al logro de la visión

y objetivos de la organización? ¿Cómo apoya a los factores clave de éxito?

Se integra la descripción de la contribución de los proyectos en una matriz de valoración

estratégica como la que se observa a continuación (Llorens, pág. 98):

Proyectos Contribución Visión Objetivos FCE

Objetivo Objetivo Objetivo FCE FCE FCE

Proyecto 1 Proyecto 2

Proyecto 3

Matriz de valoración estratégica de los proyectos (Llorens, pág. 98)

En la primera columna de izquierda a derecha de la matriz anterior se integra el nombre

de los proyectos, en la matriz anterior se muestra un listado de proyectos, considerando

que en una organización se implementen varios proyectos para sus diversas áreas

funcionales, pero si se refiere a un único proyecto, es posible integrar sólo una celda con

el nombre del proyecto. En la segunda columna llamada contribución se describe la

contribución que se considera hace el proyecto a los aspectos de la organización

mencionados anteriormente. En las siguientes celdas: “visión”, “objetivos” y “FCE” es

posible integrar valores por ejemplo de 0 a 10, donde cero representa la forma mínima de

contribución y el 10 el grado máximo de contribución. También pueden integrarse las

escalas:

0=ninguna

1=Poca contribución

2=Mediana contribución

3=Alta contribución

El análisis de este tipo de herramientas en las cuales se concentra información sobre la

relación de los proyectos en el buen funcionamiento de la organización o qué tanto

impactan en su estructura, objetivo, resolución de problemas, en su buen funcionamiento,

es posible detectar qué FCE se están desatendiendo para implementar proyectos de

información que se consideren pertinentes, ante ello, en el siguiente tema se abordará la




relación entre la detección de necesidades con la implementación de un proyecto de

información.

Actividad 1. Planteamiento de soluciones mediante un sistema de

información

Esta actividad tiene el propósito de que identifiques un ejemplo de proyecto de información que dé solución a un área organizacional mediante un sistema de información. Para ello será necesario que realices los siguientes pasos:

1. Investiga un ejemplo de proyecto de sistema de información.

2. Identifica su aplicación y la situación que resuelve en una organización.

3. Menciona a cuál de las cuatro categorías del modelo de McFarlan pertenece el

sistema de información.

4. Desarrolla una matriz de valoración estratégica del proyecto con sus valores

correspondientes.

5. Guarda la actividad con el nombre DAPI_U3_A1_XXYZ. Sustituye las XX por las

dos primeras letras de tu primer nombre, la Y por tu primer apellido y la Z por tu segundo apellido.

6. Envía el archivo a tu Facilitador(a) para recibir retroalimentación mediante la

herramienta Base de datos

7. Comenta las actividades de tus compañeros.

*No olvides consultar los Criterios de evaluación de la unidad 3 para que los consideres en el desarrollo de tu actividad.




3.1.2. Detección de necesidades para la implementación de un

proyecto de información dentro de un marco organizacional

La detección de necesidades forma parte de la evaluación de proyectos de información se

inserta como parte de un estudio donde es posible detectar las necesidades que pueden

ser satisfechas mediante la implementación de los proyectos (Baca, 2006).

“La detección de necesidades es a la vez una fase y una estrategia de evaluación

diagnóstica. Fase porque se ubica como la primera etapa dentro de la planeación

normativa, estratégica y táctica de una intervención preventiva; es la base del diseño y la

operación de cualquier programa o proyecto” (Centro de investigación juvenil A.C.).

Para efectos de esta unidad, la detección de necesidades se considerará como una

estrategia de evaluación diagnóstica, que se inserta en todo tipo de organizaciones, pues,

en ellas se realizan la clasificación o distribución de flujos de información constantes, sin

embargo, no todas las organizaciones son capaces de identificar sus verdaderas

necesidades, para a partir de ello, contar con un flujo de información que cubra las

necesidades reales de las empresas.

De ello parte la necesidad de llegar a la raíz de los problemas, oportunidades o

necesidades propias de cada organización, y cumplir los requerimientos de las mismas,

por medio de la implementación de un proyecto de información.

Para lograr diagnosticar las necesidades reales de una organización, y a partir de ello

lograr la implementación de un proyecto de información, existen una serie de técnicas y

herramientas que contribuyen en la identificación de dichas necesidades, y la mayoría de

ellas persiguen la finalidad de recopilar información necesaria para la identificación y

análisis de los problemas o necesidades, a continuación se explican algunas herramientas

de identificación y análisis de necesidades.

Diagnóstico organizacional. Este proceso consiste en evaluar el funcionamiento en una

organización, un departamento, un equipo o un puesto de trabajo con la finalidad de

identificar las fuentes de los problemas y/o en algunos casos las áreas de oportunidad.

Dicho diagnostico comprende las siguientes tareas:

Recaudación de datos referentes a las operaciones actuales.

Analizar dichos datos.

Generar conclusiones de un posible cambio y/o mejora.




La información necesaria para diagnosticar los problemas en la organización se puede

recaudar mediante la aplicación de cuestionarios, entrevistas, la observación y los

registros de la organización.

Cuestionario. Para la elaboración de preguntas para un cuestionario es importante

considerar las siguientes recomendaciones, según (Díaz de Rada, 2001):

Respecto al contenido de las preguntas: se debe tener claro el objetivo del cuestionario y

la información que se espera obtener de cada pregunta.

Respecto a la forma de preguntar, se deben considerar las siguientes recomendaciones:

Preguntas claras breves y concisas.

Deben ser formuladas con una alta precisión.

Las preguntas deben formularse con base en el lenguaje de la población a

estudiar, es decir, considerar el nivel académico, contexto social, cultural, etcétera.

Se deben evitar palabras en las preguntas tales como “no sabe”, “no contesta”.

Las preguntas deben ser referidas a un solo aspecto o relación lógica.

Tipos de preguntas:

1. Abiertas. Las cuales pueden ser dicotómicas, es decir que pueden contener dos

opciones de respuestas o incluir varias opciones.

Ejemplo: ¿qué opina usted del proceso de capacitación que se lleva a cabo

actualmente?________________________________________________

2. Cerradas. Estas contienen categorías u opciones de respuestas delimitadas.

Ejemplo: ¿Qué tiempo se lleva en el proceso de capacitación actual?

a) de 15 a 20 días b) de 20 a 25 días c) de 25 a 30 días

Para la elaboración de preguntas abiertas es conveniente elaborarla de tal manera que la

respuesta aporte información que se considere útil en la identificación de un problema u

oportunidad.

Para la elaboración de preguntas cerradas es conveniente elaborar adecuadamente las

opciones o alternativas de respuestas, de manera que no sean confusas, y que

proporcionen los datos que realmente se necesitan analizar.

Entrevista. Es una técnica en la que una persona (entrevistador) solicita información a

otra persona o grupos de personas (entrevistados o informantes) para la obtención de

datos de una situación o problema.




La entrevista se refiere a una conversación que se da al menos entre dos personas, una

de ella es el entrevistador y la otra el entrevistado.

El objetivo de la entrevista es obtener información de los entrevistados, así como facilitar

o transmitir información, orientar o dar apoyo en relación con sentimientos,

comportamientos, conflictos de la organización o departamento.

Existen dos tipos de entrevistas según Campabadal (2005):

a) Entrevista estructurada: La cual es dirigida, y las preguntas se preestablecen en el

mismo orden y son recopiladas en un cuestionario.

b) Entrevistas no estructurada: Las cuales son libres, y las preguntas se elaboran de

manera abiertas, y se van elaborando en el transcurso del ambiente de la

conversación.

En una entrevista siempre se deben registrar los resultados, pueden ser grabados o

tomando nota de ellos.

Al finalizar la entrevista es posible que se logre analizar los resultados recopilando las

conclusiones relativas al tema de interés.

Observación. La observación debe ser un proceso en el que es preciso poner

atención a los movimientos, acciones, tareas y eventos que se efectúan en la

organización para lograr detectar a partir de ello algún problema u oportunidad que

lleve a la necesidad de implementar algún proyecto de información. Es conveniente

efectuar dicha observación por un periodo constante de tiempo y para la observación y

medición de algún proceso especifico puede ser útil la implementación de algunas

herramientas de muestreo y estadísticas, probabilístico, sistemático, errático entre

otros.

Registros de la organización. Otra herramienta para la identificación y análisis de

necesidades o problemas es el registro de la organización. Es importante también

considerar los registros de información con los que actualmente cuenta la organización

con la finalidad de analizarlos e identificar algún problema u oportunidad de mejora en la

implementación de un sistema de información.

Para lograr la implementación de un proyecto de información partiendo de la identificación

de necesidades en una organización es posible también aplicar el enfoque sistémico, el

cual emplea una orientación sistémica para definir problemas y oportunidades y a partir de

ello proponer soluciones, dentro del cual se contemplan las siguientes actividades según

(Burch y Grudnitski, 1992, pág. 80):




1. Reconocer y definir un problema o una oportunidad implementando el pensamiento

sistémico.

2. Desarrollar y evaluar soluciones alternativas de sistemas.

3. Elegir la solución de sistema que cumpla mejor los requerimientos.

4. Diseñar la solución de sistema elegido.

5. Implementar y evaluar el éxito del sistema que ha sido diseñado.

A continuación se muestra una figura que desglosa cada paso del enfoque sistémico

según (Burch y Grudnitski,1992, pág. 82), para la identificación de necesidades, con la

finalidad de proporcionarte una alternativa para el desarrollo e identificación de soluciones

a problemas que presente alguna organización y a partir de ello lograr implementar un

sistema de información.

Enfoque sistémico para la solución de problemas (Burch y Grudnitski, 1992, pág. 80)

A continuación se explicarán los elementos que conforman el enfoque sistémico.

Definir el

problema

Desarrollar

soluciones

alternativas

Elegir la

solución

Diseñar solución

Implementar la

solución

Superv

isar

y eva

luar

los r

esulta

dos




Definición de problemas y oportunidades

Un problema puede definirse como un “conjunto de hechos o circunstancias que

dificultan la consecución de algún fin” (RAE, 2013, Problema).

“Una oportunidad es una condición básica que presenta el potencial de resultados

deseados” Burch y Grudnitski (1992, pág. 81).

Con lo anterior es oportuno también aclarar que los síntomas de algún problema deben

ser separados de los problemas en sí, ya que los síntomas son simplemente señales de

una causa o un problema implícito.

Un ejemplo de un síntoma de problema en una organización puede ser el siguiente: las

ventas de un producto en una empresa han bajado, esto es consecuencia de que los

empleados encargados de ventas han perdido ventas en mostradores, debido a que no

logran obtener información actual sobre precios y disponibilidad de los productos

existentes en el almacén. En este ejemplo es posible identificar como oportunidad:

incrementar las ventas en un alto porcentaje si los empleados encargados de ventas

recibieran las respuestas inmediatas a las solicitudes, mediante la implementación de un

sistema de control de información, ventas e inventarios en tiempo real.

Para emplear el pensamiento sistémico en la identificación de algún problema u

oportunidad es importante considerar:

Observar las interrelaciones entre los sistemas.

Observar los procesos de cambio en los sistemas.

Desarrollar soluciones alternativas

El Comúnmente existen distintas maneras de solucionar algún problema ó de buscar

alguna oportunidad. Efectuar una sola alternativa imita la opción de considerar varias

características significativas de las diferentes alternativas (Burch y Grudnitski, 1992).

Una fuente de las soluciones alternativas pudiera ser la experiencia, y retomar las

soluciones que han funcionado, o que se han considerado en un pasado, puede ser útil

considerarlas de nuevo. Pero en sí las soluciones provienen de ideas propias e ingenio.

Luego de ello podrían generase alternativas más realistas considerando los recursos

financieros, de personal, entre otros. Algunos paquetes de software son de gran ayuda

para la toma de algunas decisiones por medio de simulación pudiendo contribuir en la

generación de variedad de alternativas.

Retomando el ejemplo de la definición de problema y oportunidad, podrían haberse

generado las siguientes soluciones alternativas:

Capacitar al personal para tener una atención inmediata las ventas.




Implementación de un sistema de control de información, ventas e inventarios en

tiempo real.

Invertir en tecnología avanzada para efectuar movimientos en tiempo real.

Evaluar soluciones alternativas

Una vez que se tienen las soluciones alternativas, es preciso evaluarlas con la finalidad

de identificar la mejor solución. Es preciso determinar que alternativa cumple mejor los

requerimientos específicos o generales, las características y capacidades que sean

necesarias para lograr el éxito del proyecto (Burch y Grudnitski, 1992).

Es conveniente clasificar o ponderar los criterios según grado de cumplimiento de los

requerimientos del proyecto, por ejemplo se podría clasificar un criterio referente a los

costos de operación más altos que uno de facilidad de uso.

Elegir la mejor solución

Mediante la guía de la selección de la mejor solución es posible integrar al diseño del

proyecto esta selección e implementarlo evitando con ello la implementación de un

proyecto el cual no sea la mejor alternativa para la solución de los problemas, dentro de

ello pueden surgir también algunos riesgos como la elevación de costos debido a una

mala elección, pueden no cumplirse los objetivos deseados, ni los requerimientos.

Por lo que, luego de evaluar las posibles soluciones de alternativas, se puede iniciar el

proceso de selección de la mejor solución; para ello es conveniente comparar las

diferentes alternativas. Es posible también no elegir la solución de alternativa con mayor

calificación, a causa de diferentes razones, una de ellas podría ser por ejemplo una

restricción presupuestaria, imprevista, factores políticos u objeciones legales, entre otros;

y en este caso debe identificarse y evaluarse nuevas soluciones alternativas (Burch y

Grudnitski, 1992).

Diseñar e implementar una solución

Una vez que se ha elegido la solución, esta debe ser diseñada e implementarse.

Particularmente las especificaciones de diseño podrían detallar las características y las

capacidades de los recursos humanos, materiales y las actividades de los sistemas de

información que requieren un nuevo sistema.

Un plan de implementación específica los recursos, las actividades y el momento

oportuno para una implementación apropiada (Burch y Grudnitski, 1992).

Uso del enfoque sistémico

Este enfoque es muy útil en la detección de problemáticas en una organización, sin

embargo muchas veces no es tan necesario efectuar el enfoque para identificarlo, ya que

muchas organizaciones presentan alguna problemática o alternativa por lo que este




enfoque ayuda en la detección más certera de lo que en realidad necesita la organización

y luego lograr el diseño de solución y a partir de ello la implementación de un proyecto de

información (Burch y Grudnitski, 1992).

Actividad 2. Detección de necesidades

Esta actividad tiene como propósito que realices un diagnóstico de necesidades en un marco organizacional, para ello será necesario que retomes el ejemplo de proyecto de la actividad 1 Planteamiento de soluciones mediante un sistema de información. Una vez retomada la actividad 1, realiza los siguientes pasos:

1. Identifica y menciona alguna problemática u oportunidad de mejora,

mediante la implementación del proyecto según el pensamiento sistémico.

2. Redacta un diagnóstico de la situación que presenta la empresa u

organización a la que se está enfocando el proyecto.

3. Identifica y menciona soluciones alternativas.

4. Guarda la actividad con el nombre DAPI_U3_A2_XXYZ. Sustituye las XX por

las dos primeras letras de tu primer nombre, la Y por tu primer apellido y la Z por tu segundo apellido.


herramienta Tarea. No olvides consultar los Criterios de evaluación de la unidad 3 para que los consideres en el desarrollo de tu actividad.

3.2. Implementación de un proyecto de información

La implementación de un proyecto de información es una de las fases mas importantes

del ciclo de vida de desarrollo de un sistema, ya que esta se considera una de las claves

de éxito del proyecto, debido a que la correcta implementación será el resultado de un

buen proceso a lo largo del desarrollo de un proyecto, es decir, una implementación

correcta, indica que las etapas de planeación, análisis, diseño, codificación, etc. han sido

efectuados correctamente, por lo que también nos indica que el resultado del proyecto

será exitoso.

La implementación de un proyecto de información requiere la elaboración de una serie de




tareas antes de que el nuevo sistema de información sea implementado. Al efectuarse las

actividades la responsabilidad se centra en los usuarios finales y el personal de operación

(Burch y Grudnitski, 1992, pág. 895)

Preparación para la implementación

Aunque un sistema se encuentre bien diseñado, gran parte del éxito del proyecto depende

de la preparación y ejecución de la implementación del mismo.

Es necesaria la elaboración de un reporte final de la implementación, en donde lo más

importante de este documento es el plan de implementación basado en el diagrama de la

técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) o gráfica de Gantt.

Un ejemplo de este plan de implementación puede ser el siguiente:

Plan de implementación L M M J V L M M J V L M M J V

Codificación

Prueba

Instalación

Documentación

Capacitación y soporte Ejemplo de plan de implementación

El último documento formal

El último documento formal es el reporte final de la implementación. Este reporte es

relativo al sistema, es decir, si es sencillo y con pocos alcances el reporte será sencillo

también, por el contrario, si se trata de un sistema más complejo, el reporte corresponderá

a la complejidad del proyecto. Es importante desarrollar una parte del reporte final antes

de iniciar la fase de implementación y el resto de reporte se efectúa al finalizar la

implementación del nuevo sistema. Durante el proceso de implementación, se debe

preparar la documentación que contenga los procedimientos y programas, se deben

realizar pruebas y registrar los resultados de estas, así como los resultados de las

conversiones, el seguimiento y por último la aceptación (Burch y Grudnitski, 1992).

Plan de implementación

Por lo regular el plan de implementación se empieza algunas semanas o meses antes de

la llegada de la tecnología, según el alcance y complejidad del proyecto.

El plan de implementación para un sistema algo grande o complejo, puede medirse en

meses y comprende una coordinación, y calendarización de varias actividades y tareas

que pueden efectuar un equipo de implementación.




La siguiente imagen muestra un plan de implementación de un proyecto típico de un

sistema grande o a gran escala (Burch y Grudnitski, 1992).




1 4 7 9 10 11 12

2

3

6 8

5

Diseño detallado

de sistemas

Solic

itar

tecnolo

gía

Probar tecnología Instalar tecnología

Revisar

especificaciones

Escribir programa Probar programa Conversión del

sistema

Implementar

seguimiento Aceptar




Plan de implementación de un proyecto típico de un sistema a gran escala (Burch y Grudnitski, 1992, pág. 897)




Según el ejemplo, cuando la tecnología ha sido evaluada y seleccionada, se genera la

orden de compra para adquirir el componente estructural de la tecnología elegida. Se

conforma un equipo de programación y este empieza a verificar las especificaciones del

diseño para asegurar un buen entendimiento antes de empezar con la codificación. La

capacitación empieza al instante para personal y usuarios y es continua hasta su final.

El proyecto incluye la fase en la cual la tecnología es sometida a una serie de pruebas

con el fin de asegurar su funcionamiento eficiente y comprobar lo que se planeó. Al ser

exitosas las pruebas, el sistema pasa a un proceso de conversión el cual puede ser

paralelo, directo, modular o en fase (Burch y Grudnitski, 1992).

Al tener todo en orden y en excelencia, resultados correctos, documentación clara,

correcta y completa, personal capacitado, y procedimientos de operación claros, el

sistema en este momento pasa de estar en un estado de desarrollo a un estado

operacional. Esta transición indica la aceptación del usuario y del personal operacional.

3.2.1. Las TIC’S en los sistemas de información

Como se ha mencionado antes, los sistemas de información son elementos orientados al

tratamiento para generar información necesaria para la toma de decisiones y

cumplimiento de algún objetivo; es preciso mencionar que las tecnologías de información

son herramientas que facilitan la elaboración de tareas, como almacenamiento,

procesamiento y transformación de la información, por lo que es posible observar que la

aplicación de las tecnologías de información dentro de los sistemas de información

contribuye en gran medida a el éxito de la elaboración de proyectos de información más

eficientes.

Con la finalidad de poder reafirmar lo anterior, a continuación se expone la definición de

sistemas de información y conceptos de las tecnologías de información y su contribución

en los sistemas de información.

“Un sistema de información se define como un sistema capaz de recoger, almacenar y

procesar datos para que luego de un análisis, obtener información útil y necesaria para la

organización en la que en la que se encuentra inmerso.” Cotos y Taboada (2005), pág. 4

“Las tecnologías de la información son un término utilizado para describir la combinación

de la tecnología de informática (hardware y software) con la tecnología de las

comunicaciones (redes de datos, imágenes y voz.” Fernández (2006) pág. 20




Previo a la introducción del término de la informática, los sistemas de información se

efectuaban con procesos manuales, un ejemplo de este tipo de sistemas podría ser un

sistema de información de los estados de cuenta de una empresa, los cuales se

efectuaban según determinados procesos y normas estandarizadas, los cuales se

calculaban mediante hojas o cuadernos de cálculo de estados de cuenta, con la finalidad

de documentar y archivar información económica de la empresa. Aun suele ser usual la

implementación de algunos sistemas de información que no empleen la tecnología

informática.

Sin embargo la aparición de la tecnología informática en los sistemas de información ha

detonado una significativa aceptación por parte de las organizaciones y por los

desarrolladores de proyectos, gracias a la automatización en los procesos mecánicos que

anteriormente se efectuaban manualmente, provocando con ellos que en la actualidad se

consideren como un soporte físico de los sistemas de información.

La siguiente figura muestra la estructura que compone un sistema de información:

Componentes de un sistema de información con base en el esquema Componentes de un sistema de

información de Fernández (2006, pág. 21)

EL esquema anterior muestra los componentes principales de un sistema de información

en el que se involucran las personas o usuarios de las tecnologías, los procesos que son

Personas Datos Procesos

Tecnologías de información




los responsables de generar o manipular los datos.

Las tecnologías de la información se clasifican en dos grupos (Fernández, 2006):

Las tecnologías informáticas. Los cuales se clasifican en componentes de hardware

(dispositivos electrónicos como ordenadores, pantallas, impresoras, etc.) y en

componentes de software (código de informática que logra hacer funcionar el hardware).

Es posible también clasificar las tecnologías informáticas como parte de los componentes

de un sistema de información, las cuales pueden ser tecnologías basadas en datos, cuya

función es (capturar, almacenar, y gestionar datos e información), y las tecnologías

basadas en procesos, cuyas funciones se centran en dar soporte a las actividades o

procesos que se efectúan en las organizaciones.

Tecnologías de telecomunicaciones. Son las que realizan interconexión de la

tecnología informática de datos o procesos, desde diferentes puntos. Existe un avance

considerable en relación a las tecnologías de telecomunicaciones, debido a la

introducción y adaptación a internet por parte de las organizaciones. Este creciente

avance ha permitido un acceso remoto entre los sistemas de información, así como la

interconexión entre diferentes sistemas de información que se ubique en distintos lugares.

Los sistemas de información se diseñaron con la finalidad de satisfacer diferentes

necesidades que gestionen la información. Recopilando datos de la organización en la

que se desee implementar un sistema de información, tanto internos como externos, para

luego poder ser analizados, manipulados y procesados según lo requieran, con la

finalidad de generar información útil en la toma de decisiones.

Un sistema de información se encuentra conformado por diferentes componentes, según

Cotos y Taboada (2005), los cuales son:

Los datos, que son entradas al sistema de información, la cuales son indispensables en

la generación de información.

El usuario, es la persona que utilizará el sistema de información, es quien puede proveer

de información, manipularla y/o utilizar los resultados generados.

El hardware, el cual es indispensable para que el sistema de información pueda efectuar

la comunicación, el procesamiento y el almacenamiento de la misma.

Los procedimientos, los cuales son los que se efectúan sobre los datos y producen

distintos resultados. Estos forman parte del software del sistema de información y

persigue el objetivo del correcto procesamiento de las entradas y se generen los

resultados esperados.




Cada día se emplea en mayor grado la tecnología de información en la automatización de

las actividades de una organización. Los sistemas de información han logrado evolucionar

a partir de la implementación de la tecnología de información como un medio para

automatizar los procesos y apoyar la toma decisiones para lograr ventajas competitivas

mediante su aplicación, ante ello, es necesario centrar la atención en los beneficios de

implementar proyectos de sistemas de información mediante la administración de

proyectos lo cual permite “alcanzar la mayor eficiencia de todos los recursos que ello

conlleva” (Torres y Torres, 2012), lo cual se revisará con detalle a continuación.

3.2.2. Implementación y administración de un proyecto de información

En lo que respecta a la implementación de un proyecto de sistema de información, es

importante señalar que esta se refiere a tener todo en orden, es decir, que el

funcionamiento del sistema sea el que se requiere, que la documentación sea clara,

correcta y completa, que se cuente con el personal capacitado, que se cuente con los

recursos y por último, asegurar la claridad en los procedimientos de operaciones. (Mc

Leod, 2000).

De igual manera es conveniente recordar que la administración de proyectos de

información apoya en la planeación y programación, organización, dirección y control de

un conjunto de tareas o actividades, que se desarrollan por un grupo de trabajo y que

persiguen el cumplimiento de el mismo objetivo, dentro de los cuales se encuentran el

análisis, diseño, desarrollo, mejora de alguna oportunidad o problema de información que

se desee atender en una organización (Torres y Torres, 2012).

Es importante también que recuerdes que en la unidad 2 de esta asignatura denominada

Etapas de un proyecto de información, se vieron cada una de las etapas que conforman

un proyecto de información, dentro de las que podemos recordar que son planeación y

programación, organización, dirección y ejecución y control, observándose un desarrollo

gradual del proyecto detectadas las necesidades se determinan las características del

trabajo, y se concluyen las etapas de planteamiento de un proyecto, como los seres

humanos tenemos un ciclo de vida, en el cual nacemos, crecemos, nos reproducimos y

morimos, los proyectos de sistemas de información también tienen su propio ciclo, como

se muestra en seguida:




Ciclo de vida para el desarrollo de sistemas de información. (Coronel, Morris y Rob,

2011, pág. 375)

Las fases se exponen a continuación:

Planeación. En esta etapa se abarcan dos aspectos fundamentales uno de ellos es la

evaluación inicial, la cual detalla la situación actual de la organización y por qué surge la

necesidad de la implementación de un nuevo sistema, es importante empezar a prever en

esta etapa, los recursos, los requerimientos, y los tiempos que requiere el sistema, (un

proceso similar al de la etapa de administración de proyectos de información que se

abarco en la unidad 2 de la presente asignatura). Otro de los factores se refiere al estudio

de factibilidad del sistema, en donde es posible determinar si es factible lo que se

pretende efectuar, este estudio se deriva en tres tipos, que según Burch y Grudnitski

(1992) son:

1. Factibilidad técnica

2. Factibilidad económica

3. Factibilidad operacional

Evaluación inicial

Estudio de factibilidad

Necesidades del usuario

Evaluación del sistema

existente

Diseño lógico del sistema

Especificación

detallada del sistema

Codificación, prueba y

depuración.

Instalación, afinación.

Evaluación

Mantenimiento

Mejora

Planeación

Análisis

Diseño detallado

de sistemas

Implementación

Mantenimiento




La factibilidad técnica es un estudio que ayuda a determinar que los recursos existentes

son suficientes para efectuar el proyecto, en este se deben señalar y describir el equipo

que se empleará, la tecnología existente de software y el personal disponible.

El estudio de factibilidad económica, comprende la demostración de que el proyecto

resulta ser factible económicamente, en él se deben comprender aspectos como un

análisis costo-beneficio, costos de operación, producción, entre otros. Este estudio suele

ser el más importante o significante para las organizaciones ya que es la parte en la que

se convencen de que los beneficios valdrán el costo de proyecto.

El análisis de factibilidad operacional, este estudio pretende demostrar la utilidad del

sistema una vez que se haya concluido y ejecutado dentro de la organización, es

conveniente que este tipo de estudios sea realizado por un analista de sistemas el cual

tenga los conocimientos suficientes del sistema de información.

Análisis. Es en esta en la que se determinan las necesidades del usuario por medio de

una investigación y análisis de requerimientos, así mismo se efectúa un previo estudio y

análisis de la situación y funcionamiento del sistema que se implementa actualmente; y

por último se elabora un análisis del diseño lógico del sistema, es decir qué lógica se

implementará y qué actividades involucra.

Diseño detallado del sistema. En esta fase se completa el proceso diseño del sistema,

el cual considera las especificaciones técnicas que se requieran para lograr que el

sistema genere información de manera eficiente. Los sistemas pueden ser diseñados para

conversión de un sistema antiguo a nuevo.

Implementación. En esta fase se instalan el hardware, software, los programas de

aplicación, y se implementa el diseño del sistema. Al comienzo de esta fase el sistema

entra en un ciclo de codificación, prueba y depuración hasta quedar listo para su entrega.

Como última fase de las fases del ciclo de vida de un proyecto de información, se

presenta la etapa de implementación del proyecto de sistema de información, la cual

suele ser por lo general la más es costosa debido a que se involucran personas,

herramientas y recursos, dentro del proceso. Es normal también que esta etapa consuma

mucho tiempo ya que es en donde se lleva a cabo todo el trabajo que ha sido planeado, y

desarrollado anteriormente durante el ciclo de vida.




La etapa de implementación se puede dividir en seis procesos:

Codificación.

Prueba.

Instalación.

Documentación.

Capacitación. Soporte.

Codificación. Este proceso consiste en convertir las especificaciones físicas del diseño

en líneas de programas. Por lo general se vuelve una actividad intensa y se recomienda efectuarse a la par con las pruebas del programa. El código debe ser claro, legible, limpio, documentado y modular. Prueba. Las pruebas se efectúan con la finalidad de descartar cualquier defecto, y se

efectúan en base al tipo de software que se desea implementar. Las pruebas que se pueden efectuar pueden ser de tipo dinámicas o estáticas, automatizadas o manuales. Estática. Se refiere a que el código a evaluar no se ejecuta. Automática. Se refiere al código a evaluar ejecutado en una computadora.

Manual Automático

Estático Inspecciones Chequeo sintáctico

Dinámico Corrida en frío (Desk Cheking).

Pruebas de unidad. Pruebas de integración. Pruebas del sistema.

Categorización de los tipos de pruebas (con base en Valacich, 2001)

En dónde

Inspecciones. Es un elemento de aseguramiento de la calidad, y se considera como una

inspección detallada del código del sistema.

Corrida en frio ( Desk Cheking). Se refiere a ejecutar el código para verificar el

funcionamiento adecuado.

Chequeo sintáctico. Es una prueba efectuada por compiladores.

Pruebas de unidad. Son conocidas como las pruebas de la caja blanca y caja negra en

las cuales únicamente se conocen sus entradas y salidas.

Pruebas de integración. Pueden ser profundas o anchas, y verifican que los

mecanismos de protección sean adecuados.

Pruebas del sistemas. Se dividen en:




Alfa: Son aquellas que se efectúan con una muestra de datos reales y;

Beta: Son evaluaciones de un grupo de colaboradores.

Instalación. Es el proceso en el que se sustituye el anterior sistema por un nuevo sistema

de información, dentro del proceso de instalación existen cuatro categorías las cuales son:

1. Instalación directa. En donde la instalación del nuevo sistema se efectúa

simultáneamente con el sistema actual, pero luego de la instalación se deja de

implementar el sistema actual y se implementa el nuevo sistema.

2. Instalación en paralelo. En este caso la instalación del nuevo sistema se efectúa

simultáneamente con el sistema actual, pero luego de la instalación se sigue

implementando el sistema actual y se implementa el nuevo sistema simultáneamente

por un periodo más.

3. Instalación de localidades individuales. En

este caso la instalación del nuevo sistema se efectúa por localidades individuales, y

se efectúa simultáneamente con el sistema actual y al terminar la instalación se

implementa el nuevo sistema y se prosigue a instalar la siguiente localidad.

Sistema actual

Instalación de un

nuevo sistema

Nuevo sistema Tiempo

Sistema actual

Instalación de un

nuevo sistema


Sistema actual

Instalación de un

nuevo sistema


Localidad n




4. Instalación por fases. Este tipo de instalación se efectúa por fases, es decir en las

primeras fases se tiene el sistema actual sin el módulo 1 y sin el módulo 1 y 2, luego

se implementa el módulo 1 y se comienza la instalación del módulo 2 para luego de la

instalación sea implementado.

Documentación. El proceso de documentación consiste en:

Documentación el sistema. Consiste en la documentación interna que se refiere a

los programas y la externa, que son los diagramas de entidad relación, diagrama

de clases, DFD, etc.

Documentación del sistema. Esta documentación se refiere a

hipertextos/tutoriales, ayuda por línea y manuales de usuario.

Capacitación. Primero se debe tomar en cuenta a quienes se les dará la capacitación.

Usuarios directos del sistema.

Usuarios indirectos del sistema.

Sistema actual

Instalación de un

nuevo sistema


Localidad n+1

Sistema actual Sistema actual

sin el módulo 1 Sistema actual sin el módulo 1 y 2

Instalación

módulo 1

Instalación

módulo 2

Nuevo módulo 1 Tiempo

Nuevo módulo 2 Tiempo




Es recomendable tomar en cuenta las habilidades y expectativas que tienen cada tipo de

usuarios, con la finalidad de que la capacitación que se lleve a cabo sea comprendida en

su mayoría y con claridad.

Método de capacitación Porcentaje relativo

Experto en el sitio 51 %

Instrucción asistida por computadora 12 % Cursos formales 10 %

Componentes de ayuda de Software 10 % Tutoriales 7 %

Manuales interactivos de capacitación 5 % Fuentes externas ( vendedores) 5 %

Tipos y frecuencias de los tipos de capacitación (Valacich, 2001)

Soporte. En esta fase se ofrece el soporte a usuarios, por un grupo de personas capaces

de responder preguntas y así como asistir a los usuarios, pertenecientes a una

organización.

En un centro de soporte se efectúan las siguientes tareas:

Instalación de nuevo Hardware y Software.

Asistencia de consultas de los usuarios con respecto al sistema.

Extracción de datos de grandes repositorios para PC.

Asignación de cuentas.

Responder preguntas básicas.

Ofrecer demostración de Hardware y Software.

Se trabaja con los usuarios para proponer cambios en los sistemas.

Los entregables de los procesos de documentación, capacitación y soporte son:

Proceso Entregable

Documentación Documentación del sistema. Documentación del usuario.

Plan de capacitación del usuario Clases Tutoriales

Módulos de capacitación de usuarios

Materiales de capacitación Ayudas de capacitación basadas en computadora.

Plan de soporte a usuarios Ayuda a usuarios Ayuda en línea Carteleras de boletines y otros mecanismos de soporte.

Entregables de la documentación de sistemas, capacitación de usuarios y soporte a usuarios (Valacich, 2001)




Mantenimiento. Una vez que el sistema es operacional, los usuarios finales por lo

general solicitan cambios. Estos cambios generan actividades como las de mantenimiento

del sistema, que a su vez se agrupan en tres tipos:

Mantenimiento correctivo. Se efectúa en respuesta a errores del sistema.

Mantenimiento Adoptivo. Se realiza debido a cambios en el ambiente de trabajo.

Mantenimiento perfectivo. Se hace con la finalidad de mejorar el sistema.

Debido a que cualquier cambio estructural del sistema, conlleva a efectuar todos los

pasos del ciclo de vida de desarrollo del sistema, por lo que el sistema siempre se

encuentra en un sentido en alguna de las fases.

Con lo anterior se puede observar que la fase de implementación de un proyecto es la

fase en la que realmente se demuestra lo planeado y con ello se pone a prueba lo bien

que se ha efectuado el proyecto hasta este punto, por lo que es oportuno también que es

en esta etapa en la que se cuida la administración de proyectos, la cual está dada por la

supervisión, dirección y control.

Con la finalidad de comprender más a fondo el tema de implementación se presenta un

ejemplo sencillo de un sistema de información el cual consiste en una base de datos para

el control de ventas de una organización, en donde a continuación se detallan los

procesos de implementación:

1. Codificación. El presente sistema se desarrolla en lenguaje de programación de

.net y el periodo de programación se ha realizado en tres semanas.

2. Prueba. La prueba que se le aplica al presente sistema de información es de tipo

dinámico, en el que primero se realiza la prueba de unidad, luego la prueba de integración y por último las pruebas del sistema.

3. Instalación. La instalación que se efectúa en el sistema es de tipo paralelo, ya

que se seguirá utilizando el sistema que existe actualmente y al mismo tiempo se efectuará la implementación del nuevo sistema.

4. Documentación. La documentación que se entregara serán los tutoriales, ayuda

por línea y manuales de operación y de usuarios.

5. Capacitación. La capacitación se efectuará en un periodo de 3 semanas y se

impartirá a usuarios directos e indirectos. El material de capacitación que se necesitará será un centro de cómputo con el sistema actual instalado y el personal que lo utilizará.

6. Soporte. El plan de soporte contempla la asistencia a usuarios que se efectuaran

en una semana y media, la asistencia en línea se efectuara en un periodo de dos




semanas y se efectuará simultáneamente.

En esta sección se intentó demostrar que la implementación y la administración deben ir

aunados, ya que estas dos actividades de los proyectos de información son un gran

detonante en el éxito de un proyecto, por lo que es indispensable prestar suma atención

en la administración del proyecto desde su inicio hasta la implementación y entrega.

Autoevaluación

El propósito de esta actividad es realizar un análisis del avance que has tenido para

detectar las áreas de oportunidad respecto al estudio de la tercera unidad.

Para realizar la Autoevaluación, ingresa al listado de actividades en el aula.

Evidencia de aprendizaje. Proyecto de información

El propósito de la evidencia de aprendizaje es que integres en un proyecto de información o de sistema de información considerando la integración de sus fases administrativas y las necesidades de información para la (s) cual(es) se están desarrollando. Para ello, es necesario que recuperes la Evidencia de aprendizaje de la unidad 2. Etapas de un proyecto de información, una vez recuperada la evidencia sigue estos pasos: Para ello será necesario que realices los siguientes pasos:

1. Realiza un análisis de la situación para identificar alguna problemática u

oportunidad de mejora, mediante la implementación de un proyecto.

2. Redacta el diagnóstico de la situación actual que presenta la empresa u

organización a la que se está enfocando.

3. Define el problema u oportunidad empleando el pensamiento sistémico.

4. Desarrolla soluciones alternativas.

5. Selecciona la solución de sistema de información que mejor cumpla los

requerimientos del proyecto.

6. Ejemplifica los pasos para la implementación del proyecto: preparación para la implementación, reporte final, plan de implementación y la descripción de los procesos de codificación, prueba, instalación, documentación, capacitación y soporte.




7. Integra las fases del ciclo de vida de tu proyecto de información: planeación,

análisis, diseño detallado del sistema, implementación y mantenimiento.

8. Guarda la actividad con el nombre DAPI_U3_A2_XXYZ. Sustituye las XX por las

dos primeras letras de tu primer nombre, la Y por tu primer apellido y la Z por tu segundo apellido.


herramienta Tarea. No olvides consultar el documento EA. Rúbrica de evaluación de la unidad 3 para que consideres los criterios de evaluación en el desarrollo de tu evidencia.

Autorreflexiones

Además de enviar tu trabajo de la Evidencia de aprendizaje, ingresa al foro Preguntas de

Autorreflexión y consulta las preguntas que tu Facilitador(a) presente, a partir de ellas

elabora tu Autorreflexión en un archivo de texto llamado DAPI_U3_ATR_XXYZ.

Posteriormente envía tu archivo mediante la herramienta Autorreflexiones.

Cierre de la unidad

La presente unidad intenta concluir y reforzar las herramientas necesarias para la

elaboración exitosa de proyectos de información, esta última parte de la asignatura en

general se enfocó primero en profundizar el proceso de análisis de los proyectos de

información, en donde se expusieron las aplicaciones que tienen dichos proyectos, así

mismo se revisaste una serie de procedimientos que con el fin de poder detectar las

necesidades para la implementación de un proyecto dentro del marco organizacional.

El surgimiento y la importancia de las tecnologías de información como parte de los

sistemas de información constituyen una herramienta muy apreciada por las

organizaciones ante la necesidad de los proyectos de información por medio de los cuales

puedan implementar estrategias, impulsar la competitividad, reducir tiempos, costos y

apoyar en el desarrollo organizacional.

Respecto a la implementación de información se revisaron los pasos seguir para una

adecuada implementación, y por último se revisó el tema de la administración de los

proyectos de información, el cual pretende demostrar que el éxito de un proyecto está




muy relacionado con la adecuada administración del mismo por lo que se expusieron

algunos aspectos que se deben considerar para el logro y cumplimiento de los

requerimientos, requisitos y objetivos del proyecto.

Para saber más

Con la finalidad de reforzar el tema sobre aplicaciones de proyectos de información se

recomiendan los siguientes materiales con ejemplos de proyectos de información:

Mejía Nogales, José Luis (2006). Sistema de acceso seguro a recursos de

información para redes inalámbricas. [En línea]

http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/2501/1/774_2006_ESIME-

ZAC_SUPERIOR_mejia_nogales.pd

León Pavel, Ahumada (2005). Uso de sistemas de información geográfica en los

estudios de riesgo sísmico: aplicación al análisis de sistemas de tuberías. [En

línea] http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/374/1/Binder3.pdf

Con la finalidad de reforzar los temas de aplicaciones de proyectos y de las TIC’S en los

sistemas de información, puedes consultar el siguiente recurso:

Cruz Luciano Luis Alberto y Serna (2009). Propuesta de sistema para la

planeación de proyectos de tecnologías de información. [En línea]

http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/5515/1/C7.1403.pdf

Para profundizar en el tema sobre el análisis de los proyectos consulta el siguiente texto:

Leyva Vázquez, M. Y., Rosado Rosello, R., Febles Estrada, A., (2012). Modelado y

análisis de los factores críticos de éxito de los proyectos de software mediante

mapas cognitivos difusos. La Habana, Cuba: Revisa Ciencias de la información.

Instituto de Información Científica y Tecnológica (IDICT). [En línea]

http://132.248.9.34/hevila/Cienciasdelainformacion/2012/vol43/no2/6.pdf

Un ejemplo de proyecto de sistema de información se expone en forma detallada en el

siguiente documento:

Villanueva Olmos, V., Yáñez Rivas, C., (1999). Análisis y diseño de un sistema

para el control de información financiera de proyectos de inversión. Seminario de

http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/2501/1/774_2006_ESIME-ZAC_SUPERIOR_mejia_nogales.pd

http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/2501/1/774_2006_ESIME-ZAC_SUPERIOR_mejia_nogales.pd

http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/374/1/Binder3.pdf

http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/5515/1/C7.1403.pdf





investigación informática. México: Facultad de Contaduría y Administración,

UNAM. [En línea] http://132.248.9.195/pd1999/270395/Index.html

Sobre el tema de la administración de proyectos se recomienda la implementación de

algunos software que pueden ser de ayuda, uno de ellos es ITM Platform (ITM Platform,

2012) ya que es una aplicación completa en la cual se permiten efectuar diferentes

procesos de administración tales como: comunicación empresarial, editor de Gantt

avanzado, importación desde MS Project, gestión de equipos, multi-idioma, multi-moneda,

estimación de esfuerzos, seguimiento de las tareas, costo de los recursos, partición de

horas y costos reales, estructura organizativa, proceso de negocios, procesos de negocio,

documentación, retorno de la inversión, medir los riesgos, seguimiento de proyectos y

valor ganado. Puedes investigar sobre este recurso en internet.

Fuentes de consulta

Alonso González, A., (2008). Cómo implantar una oficina de gestión de proyectos

(OGP) en su organización. Una guía para mejorar el rendimiento de su

organización. Madrid, España: Visión Libros.

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