Unidad 4

Derechos de autor: Ingrid L. Muoz P. MsC-PMP-Cobit Foundation Lead Auditor ISO 27001 Pgina 1

UNIDAD 4

CREACIN DEL PROYECTO DESDE LA WBS, MS PROJECT, EXCEL

CREACIN DEL PROYECTO MEDIANTE WBS CHART PRO

Antes de ir a una herramienta como MS Project, es necesario que se tenga claro el alcance

que se desarrollar en el proyecto, el cual est determinado, por fases, subproyectos,

entregables o una combinacin de estos y una de las mejores formas de representar este

alcance es a travs d la WBS ej: La bicicleta:

CREANDO PROYECTOS EN WBS CHART PRO Al comenzar el WBS Chart Pro se muestra una pantalla de espacio vaco, para crear las Tareas Resumen (Fases) y las tareas se usa el botn de flechas izquierda/derecha/arriba/abajo de la barra de herramientas, que se observa a continuacin:

Para agregar el primer elemento en el proyecto se deber hacer clic en la flecha con direccin hacia abajo.

Para agregar otros elementos abajo, a la izquierda o derecha usar las flechas izquierda o derecha de la barra de herramientas.


Para ingresar el nombre de la tarea, seleccionar la caja y escribir; si se desea ingresar informacin adicional hacer doble clic en la caja.

VISTAS Hay muchas formas para mostrar un Diagrama WBS. Se pueden crear vistas diferentes para mostrar el mismo proyecto en diferentes formas. El WBS Chart Pro incluye varias Vistas que muestran diversos campos de informacin y configuraciones de tareas. Uno puede elegir una vista existente, modificar una vista o crear una nueva vista. Para cambiar la Vista del WBS Chart Pro se puede usar las flechas Vista Anterior o Vista Siguiente o se puede elegir una vista especfica de la lista desplegable, como se observa en la figura de abajo.


Las vistas que nos ofrece el WBS Chart Pro son las siguientes:

VISTA GRFICA

Critical Path View En esta vista se observan solamente el nombre de las fases y/o tareas sin ningn otro atributo visible.

Critical Path View 2 En esta vista observamos el nombre de la tarea, la duracin (en das), el porcentaje completado de la tarea, la fecha de inicio y la fecha fin. Adems se observa su correspondiente ID para el diccionario de la WBS (ej 1.2.2).


Flags View En esta vista observamos el nombre de la tarea, la numeracin asignada en la parte izquierda por defecto, la duracin de la tarea (en das), la fecha de inicio y la fecha de fin.

Hours and Cost View Cmo su nombre lo indica esta vista nos informa con cada tarea su duracin (en horas) y su costo.

Planning View Es la vista por defecto del WBS Chart Pro, donde slo se observa el nombre de las tareas.

Planning View 2 Vista similar a la anterior, pero nos ofrece ms informacin como la numeracin de la tarea, la duracin (en das), la fecha de inicio y la fecha de fin.


Progress View Esta vista nos informa el nombre de la tarea, su numeracin, y el porcentaje completado.

Expandir y Colapsar Tareas El smbolo menos (-) debajo de la tarea resumen significa que la tarea est expandida. Al hacer clic aparecer luego el smbolo ms (+) las tarea se colapsan y se mostrar slo la tarea resumen. Como se observa en la siguiente grfica:

Tareas Expandidas

Tareas colapsadas


Tambin se puede seleccionar la Tarea Resumen y utilizar el botn Expandir (+) y colapsar (-) de la barra de Herramientas.

Con el botn (++) se expandir todas las tareas resumen del Diagrama WBS.

Con el botn (--) se colapsar todas las tareas resumen del Diagrama WBS. TRABAJANDO CON MS PROJECT Es posible pasar un escenario del WBS Chart Pro al entorno MS Project para adicionar informacin como: recursos, duraciones, fechas de inicio, fecha de fin, calendarios, dependencias, actividades detalladas, etc., los cuales nos servirn para trabajar un cronograma detallado. En este caso, primeramente debemos crear nuestra estructura completa del WBS, slo a nivel de entregables y paquetes de trabajo (las actividades se definirn en el MS Project). Para esto tomemos el siguiente ejemplo:

Aparece una ventana de confirmacin as:


Posteriormente aparece una ventana para seleccionar la ruta y el nombre del archivo, as:

Al confirmar ambos, se obtiene el siguiente resultado:


Siempre al pasar un Diagrama WBS al MS Project, ambos archivos estarn vinculados por lo cual cualquier cambio realizado en un archivo ser automticamente reflejado en el otro archivo. Sin embargo se debe tener cuidado que en MS Project en la mayora de los casos se pierde la funcionalidad de agregar columnas, por lo cual se debe usar mejor la opcin de la ltima columna en cada tabla que se llama : Agregar Columna. La primera vez que intente hacer esto, le aparecer un aviso de MS

Project, pidiendo permiso para habilitar los macros de WBS Chart Pro en

MS Project 2010. Si le aparece este aviso, haga clic en Habilitar Macros. Ambos archivos estarn vinculados, por eso, cualquier cambio realizado en un

archivo ser automticamente hecho en el otro. Para desactivar esta opcin, en

WBS Chart Pro, haga clic en File y luego en Unlink from Project .mpp.


CREACIN DEL PROYECTO MEDIANTE MS PROJECT 2010 Para realizar una buena planificacin usando MS Project, se debe tener en cuenta

que existen tres pasos importantes:

- Creacin del Proyecto: Implica crear el proyecto, ingresar entregables,

actividades, actividades repetitivas, hitos, crear calendarios, definir recursos y

costos, asignar propiedades a las actividades, secuenciar entregables y

actividades. - Revisin y Ajuste del Proyecto: Implica la identificacin de la Ruta Crtica,

Ajustes de tiempo, costo y recursos.

- Configuracin de la Lnea Base: Implica la creacin de la Lnea Base, emitir la

Curva de Valor Planificado y Auditar la Lnea Base.

CREAR EL PROYECTO

Cuando comienza un nuevo proyecto, la fecha actual del sistema es, por defecto,

aplicada como la fecha de inicio del proyecto. Es importante que defina esa fecha y

que se refleje en el Plan que est creando. Puede cambiar la fecha de comienzo en


cualquier momento y probar escenarios que retrasen o adelanten el comienzo del

proyecto. Para definir la fecha de comienzo de su proyecto siga con los siguientes

pasos:

1. Teniendo abierto su archivo MS Project, seleccione la pestaa Proyecto

grupo Propiedades seleccione el botn Informacin del Proyecto.

2. Dentro del cuadro de dilogo, en el cuadro de texto Fecha de Comienzo,

escriba o seleccione la fecha de comienzo de su proyecto.

INGRESAR ENTREGABLES Un entregable es cualquier producto medible y verificable que se elabora para completar un proyecto o parte de l. Existen entregables intermedios (internos), utilizados para producir los Entregables finales que validar el cliente. Los entregables ayudan a definir el alcance del proyecto y el avance del trabajo. Existen tres formas conocidas para ingresar entregables al MS Project: - Utilizando la herramienta WBS Chart Pro 4.8a Para ingresar entregables al MS Project, puede usar WBS Chart Pro, que es una


herramienta para crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). La versin 4.8a del

WBS Chart Pro es compatible con MS Project 2010. Para realizar la exportacin de su EDT,

use el comando Goto Project (ver gua de MS Project).

Utilizando MS Project 2010

Siga estos pasos para crear sus entregables dentro del MS Project: 1. Seleccione la pestaa Tarea Grupo Ver Haga clic en la lista despegable Diagrama de Gantt y seleccione Diagrama de Gantt. 2. Haga clic en la columna Nombre de la tarea escriba su primer entregable, dicho entregable aparecer en la celda presione Enter para aceptar el texto. MS Project lista el nombre de la tarea en la columna Nombre de la tarea y hace una entrada en la columna Duracin. El signo de interrogacin en la columna Duracin representa una duracin estimada. Segn la columna Comienzo, las tareas comenzarn segn la fecha de su sistema

Utilizando Microsoft Office Excel

Puede importar informacin a MS Project mediante el formato de archivo de otro

producto como Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, etc. Para importar

informacin como actividades y paquetes de trabajo de archivo Microsoft Office Excel a

MS Project, siga estos pasos:

1. Teniendo definida y guardada su lista de actividades y paquetes en Microsoft Office

Excel, ahora dentro de MS Projec 2010, haga clic en la pestaa Archivo botn Abrir.


2. En el cuadro Tipo de Archivo, haga clic en el tipo de archivo que desea importar los

datos (para Excel es todos los archivos) Haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Equivalencia de tareas, compruebe o modifique los supuestos de equivalencia de MS Project o cree una nueva equivalencia.


En la ventana Modo de importacin, debe elegir la opcin como proyecto nuevo, que guardar la importacin del proyecto luego haga clic en siguiente.


En el cuadro de dilogo Opciones de equivalencia, puede seleccionar los tipos de informacin de proyecto que desee asignar (Tareas, recursos

asignaciones), en nuestro caso usted debe elegir la opcin Tareas luego haga

Clic en siguiente.


En la ventana Equivalencia de tareas, compruebe o modifique los supuestos de equivalencia de MS Project o cree una nueva equivalencia.

En la lista, esta lista desplegable se debe escoger la primera hoja del archivo

Excel donde se encuentra los datos a importar.

El Campo de Excel, muestra las columnas del archivo Excel importado. Generalmente se muestra el nombre de la primera fila de la columna del

archivo Excel.

El Campo de Microsoft Project sirve para poner el tipo de datos que desea importar de acuerdo a su columna de archivo Excel (Si son actividades o entregables debe poner tipo Nombre).

Finalmente haga clic en Finalizar para exportar sus datos.

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