UNIDAD 6. ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Comunicación empresarial y atención al cliente

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� Estudiarás:

1. El archivo: concepto y finalidad.

2. Tipos de archivos empresariales.

3. Sistemas de clasificación de documentos.

4. Archivo de documentos en formato papel.

5. Archivo informático de datos.5. Archivo informático de datos.

6. Soportes y materiales de archivo.

� Y serás capaz de archivar información en soporte papel e informático así como

gestionar el archivo.

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06 � 1. El archivo: concepto y finalidad

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06 1. El archivo: concepto y finalidad

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1.2.- Consejos para desarrollar la labor de archivo

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2. Tipos de archivos empresarialesExisten diferentes tipos de archivos en función de la frecuencia de uso de la documentación, del

soporte utilizado para contener el documento o de la localización física del archivo.

Frecuencia de uso de la documentación

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2.2 Tipos de archivo según la localización física del archivo

2.3.-Tipos dearchivo según elsoporte utilizado

La mayoría de lasempresas tienen archivosen formato papel y archivosen formato digital .

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en formato digital .

3. Sistemas de clasificación de documentos

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3.1.- Sistema alfabético

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3.2.- Sistema numérico

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3.3.- Sistema cronológico

3.4.- Sistema geográfico

3.5.- Sistema temático

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3.6.- Sistemas mixtos

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4. Archivo de documentos en formato papel

4.1.- Entrada de la documentación en el archivo

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4.2.- Conservación, utilización y destrucción de la documentación

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5. Archivo informático de datos

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5.1.- Archivo informático de documentos.

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5.1.- Sistemas de gestión de datos .

Ventajas de una base de datos:

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6.1.- Soportes y materiales de archivo

Archivo de documentación escrita

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6.2 Soporte para el archivo informático de datos

- Ordenador y software adecuado (BB.DD, etc)

PERIFÉRICOS

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7. La protección de la información: la LOPD

7.1.- Medidas de protección de información

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7.2.- Ley de protección de datos

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7.2.- Ley de protección de datos

Toda empresa o empresario está obligada/o a :

1. Notificar a AEPD los ficheros de datos personales que tenga y lasaplicaciones informáticas que utilice en su gestión.

2. Redactar un documento de seguridad para redactar las políticas, normasy procedimientos aplicables a la gestión de los datos personalesarchivados.

3. Firmar contratos de encargo de tratamiento de datos con aquellas

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3. Firmar contratos de encargo de tratamiento de datos con aquellasempresas o profesionales que, en el desarrollo de su actividad, accedana dichos datos personales.

4. Deben informar a los titulares de los datos de que se está cumpliendocon la normativa de protección de datos especialmente en:

1. Recogida de consentimientos en el tratamientos de datos.2. Guardar el secreto y la confidencialidad de los datos.3. Permitir ejercer sus derechos sobre los datos.