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UNIDAD DE INFORMÁTICA
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UNIDAD DE INFORMÁTICA
Contenido
• • lªID Instituto de Accesoa la Información Pública
--
Introducción ..................................................................................................................................... 3
Objetivos ........................................................................................................................................... 3
General: .......................................................................................................................................... 3
Específicos: ................................................................................................................................... 3
Términos y definiciones ............................................................................................................... 4
Registro de usuarios que visitan las instalaciones del IAIP ............................................... s
Uso de carnet institucional y de acceso para el personal del IAIP ................................... 6
Generales ....................................................................................................................................... 6
Sistema de seguridad de las instalaciones del IAIP ............................................................. 7
Sistema de alarma y monitoreo .................................................................................................. 7
Sistema de video vigilancia ......................................................................................................... 8
Generales ..................................................................................................................................... 8
Acceso a los registros de video .................................................................................................... 9
Sanciones ....................................................................................................................................... 10
ANEXOS .......................................................................................................................................... 11
Anexo1 ......................................................................................................................................... 11
Anexo 2 ........................................................................................................................................ 12
Anexo 3 ........................................................................................................................................ 13
Anexo 4 ........................................................................................................................................ 14
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Introducción
• • lltl!ID Instituto de Acceso iiil - a la Información Pública
El Instituto de Acceso a la Información Pública -IAIP-, a través de la Unidad de Informática,
implementa continuamente el uso de Tecnologías de Información y Comunicación de forma
eficiente y segura a los procesos institucionales, en ese contexto en estos lineamientos se
establecen los mecanismos de control para el acceso del personal y visitas a las
instalaciones del IAIP, así como también para la correcta aplicación del sistema de alarma,
monitoreo y video vigilancia.
Lo anterior con el único fin de contribuir a brindar un ambiente seguro a los visitantes, al
personal del IAIP, activos institucionales y las instalaciones del IAIP.
Objetivos
General:
Proveer el marco de actuación general para regular el acceso y permanencia del personal
y las visitas a las instalaciones del IAIP.
Específicos:
• Proveer de las condiciones de seguridad para los visitantes, personal, instalaciones
y activos del IAIP.
• Establecer mecanismos para el registro y el acceso de los visitantes a las
instalaciones del IAIP.
• Establecer mecanismos para el acceso y permanencia del personal del IAIP en las
instalaciones del Instituto.
• Brindar mecanismos para el uso y administración del sistema de seguridad del IAIP
(Controles de acceso, sistema de alarma y sistema de video vigilancia).
• Promover un ambiente de trabajo seguro para el personal del IAIP.
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Alcance
• •
ltllD Instituto de Acceso ¡¡¡¡¡¡¡ III a la Información Pública
Los lineamientos presentados en este documento están dirigidos al personal del IAIP,
debiéndose ser acatados por todas aquellas personas que brindan apoyo en labores de
forma directa (empleados, pasantes y practicantes) como indirecta (visitas, otros).
Términos y definiciones
IAIP: Instituto de Acceso a la Información Pública.
Sistema de seguridad (seguridad perimetral): corresponde a la integración de elementos y
sistemas, tanto electrónicos como mecánicos, para la protección de perímetros físicos,
detección de tentativas de intrusión y/o disuasión de intrusos en instalaciones
especialmente sensibles. 1
Sistema de alarma: es un elemento de seguridad pasiva. Esto significa que no evitan una
situación anormal, pero sí son capaces de advertir de ella, cumpliendo así, una función
disuasoria frente a posibles problemas.2
Sistema de video vigilancia (video vigilancia IP): herramientas de vigilancia visual que
permite el monitoreo local y remoto gracias a las bondades de los CCTV convencionales y
con las ventajas de la comunicación IP.
CCTV: Circuito cerrado de televisión.
Control de acceso: permite verificar si la identificación de una persona es auténtica para
permitir el acceso a los recursos solicitados (edificio, sala, parqueo, entre otros.)
1 https://es.wikipedia.org/wiki/Seguridad_perimetral 2 https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_alarma
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• • lltllD Instituto de Acceso ¡¡¡¡¡¡ - a la Información Pública
Registro de usuarios que visitan las instalaciones del IAIP.
Los visitantes deberán presentarse en recepción y definir el motivo, Unidad o persona a la
que visita.
Los visitantes deberán entregar en recepción un documento de identidad con fotografía, en
ese momento el personal de recepción le entregará el carnet de visitante para que pueda
ingresar a las instalaciones.
Los visitantes deberán portar el carnet de visitante de forma visible durante su estadía en
las instalaciones del IAIP.
Los visitantes podrán ingresar a las instalaciones acompañados del personal
correspondiente de la Unidad que visita. Está prohibido el acceso de personal ajeno al IAIP
a los puestos de trabajo cuando no se esté realizando un trámite o actividad justificada. En
caso de realizarse un trámite o actividad justificada que amerite el desplazamiento a un
puesto de trabajo se deberá notificar a la Gerencia Administrativa.
Es responsabilidad del personal de recepción notificar a la Unidad correspondiente sobre
la llegada de la visita, dicha Unidad deberá asignar un responsable que acompañe a la
visita durante su permanencia en las instalaciones del Instituto.
Los visitantes, al momento de retirarse de las instalaciones deberán hacer entrega de su
carnet de visitante en recepción y en ese momento se le entregará el documento de
identidad presentado.
Los visitantes que finalicen su trámite o gestión en recepción se les solicitara un documento
con fotografía para el registro de visitas y no se les entregará el carnet de visitante. No se
hará entrega de carnet de "visitante" a las visitas que representan organismos de
cooperación, altos funcionarios, invitados especiales y otros definidos por el Pleno.
Es responsabilidad del personal de recepción la custodia de los carnets de Visitante y los
documentos de identidad de las visitas. Evitando pérdida, daños o robo de los mismos.
El personal de recepción debe completar el cuadro de visitas denominado "Registro de
visitas del IAIP" para llevar el registro de las visitas que se reciben.
El personal que brinde apoyo en la recepción ( durante las jornadas del almuerzo,
vacaciones, permisos, eventos y otros) deberá completar el Registro de visitas del IAIP y
tener control de los carnets de visitantes.
El personal de recepción debe informar a los visitantes que el IAIP cuenta con un sistema
de video vigilancia y que su finalidad es contribuir a la seguridad en las instalaciones del
Instituto.
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lªID Instituto de Acceso a la Información Pública
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Uso de carnet institucional y de acceso para el personal del IAIP
Generales
El personal siempre deberá portar su carnet institucional de forma visible dentro de las
instalaciones del IAIP y en todas las reuniones o eventos externos que sean de carácter institucional, siendo responsabilidad del
La Unidad de Recursos Humanos es responsable de proveer el carnet de identificación institucional y de acceso al personal de la institución, esta actividad se realizará basados en la disponibilidad del presupuesto institucional.
La Unidad de Recursos Humanos realizará la entrega del carnet institucional y la cinta porta gafete al personal, este no tendrá costo en la primera entrega y en los casos por deterioro. Es responsabilidad del personal cubrir el costo de la reposición por perdida, este tiene un valor de $6.00
La Unidad de Recursos Humanos deberá asignar un carnet de acceso temporal al personal que se encuentra en su periodo de prueba. Al finalizar este tiempo, deberá asignar el carnet
de identificación y acceso correspondiente. Así como también se asignara un carnet temporal de identificación al personal que realiza horas sociales o pasantías dentro del IAIP.
La pérdida o daño del carnet institucional deberá ser reportado inmediatamente a la Unidad de Recursos Humanos para desactivar el acceso y realizar las gestiones para el reemplazo del mismo.
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Control de acceso y permanencia para el personal del IAIP
• • lªID Instituto de Acceso a la Información Pública
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El carnet institucional asignado al personal permite el acceso a las instalaciones del IAIP.
Es responsabilidad del personal hacer buen uso del carnet institucional. No se debe prestar
por ninguna razón a otra persona.
El personal debe acceder a las instalaciones de la institución únicamente por la entrada de
personal ubicada a lado derecho de las gradas del edificio Oca Chang en el tercer nivel.
La Unidad de Recursos Humanos, establecerá la jornada de acceso a las instalaciones,
con el único fin de definir los horarios y el personal asignado a la apertura y cierre de las
instalaciones.
El acceso a las instalaciones fuera de la jornada laboral se deberá solicitar al área de
Servicios Generales definiendo en el formulario "Solicitud de estancia en el IAIP" (ver Anexo
4) los días y horario de permanencia, la cual creara un código para apertura y cierre de
instalaciones. Esta gestión se deberá realizar por el Jefe de la Unidad solicitante, con 24
horas de anticipación.
En los casos de permanencia después de la jornada laboral en días hábiles se solicitará la
autorización correspondiente completando el formulario "Solicitud de estancia en el IAIP"
(ver Anexo 4) y Servicios Generales asignará un código de activación de alarma (ver
sección sobre sistema de alarma y monitoreo) para el día en curso. Servicios Generales
brindará los pasos a seguir a la Unidad solicitante para el acceso y permanencia en las
instalaciones
Servicios Generales deberá notificar por medio de correo electrónico a la Unidad de
Informática con copia a la Gerencia Administrativa sobre la solicitud de acceso. Llevando
un registro de los accesos brindados fuera de la jornada laboral.
Sistema de seguridad de las instalaciones del IAIP
Sistema de alarma y monitoreo
La Unidad de Informática es la responsable de la administración del sistema de alarma y
monitoreo del IAIP, creando, configurando y coordinando los códigos de activación y
desactivación del sistema de alarma para el acceso a las instalaciones.
La Gerencia Administrativa y la Unidad de Informática mantendrán en custodia los códigos
de activación y desactivación asignados al personal de forma fija.
La Gerencia Administrativa designara al personal para la apertura y cierre de las
instalaciones y solicitara a la Unidad de Informática los códigos que se consideren
pertinentes para el acceso de personal durante los días laborales.
La Gerencia Administrativa y la Unidad de informática brindarán el seguimiento de las
llamadas de activación de alarma que se reciban por parte de la empresa que brinde el
monitoreo del sistema.
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• • lªID Instituto de Acceso a la Información Pública
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Las solicitudes de acceso/ permanencia (Ver anexo 4) a las instalaciones del IAIP fuera de
la jornada laboral deberá ser específica en los días y horarios definidos, este se deberá
presentar a Servicios Generales y será dicha área la responsable de solicitar los códigos
de activación y desactivación del sistema de alarma a la Unidad de Informática.
Luego de finalizado el plazo de acceso temporal, la Unidad de Informática eliminará el
código de activación y desactivación temporal asignado para el sistema de alarma. El área
de Servicios Generales llevará un registro de los códigos temporales del sistema de alarma asignados al personal.
La Unidad de Informática notificara a Servicios Generales sobre la activación y desactivación de los códigos de acceso temporal creados.
Es responsabilidad del personal con código del sistema de alarma asignado, no compartirlo por ningún motivo con personal del IAIP o personas ajenas a la institución. Así, como
también es responsable de activar y desactivar el sistema en el momento que ingresa o se
retira de las instalaciones del IAIP
Es responsabilidad de la Unidad de Informática notificar a la Unidad de Recursos Humanos,
al Jefe de la Unidad solicitante y a la Gerencia Administrativa sobre los usuarios que no
activan la alarma al momento de retirarse de las instalaciones. Así como también de los
usuarios que no cumplen con el horario solicitado y establecido para la permanencia en las
instalaciones del IAIP y de cualquier acceso sin autorización a las instalaciones del IAIP
Sistema de video vigilancia
Generales
La implementación del sistema de video vigilancia tiene como finalidad contribuir a mejorar
las condiciones de seguridad del personal, visitas y activos del IAIP.
Con base a lo anterior se establece lo siguiente:
Las imágenes y sonidos almacenados por las cámaras de video vigilancia serán utilizados únicamente para fines de seguridad de las personas y las instalaciones. Las cámaras están
ubicadas en zonas estratégicas ante cualquier incidente que afecte al personal, visitas y activos del IAIP.
La unidad de Informática es la responsable de velar por el buen uso y mantenimiento de los
equipos y el sistema de video vigilancia. Así como de brindar la asistencia necesaria con la
administración y monitoreo del sistema en los casos que se vea afectado el personal, las visitas o los activos del IAIP
La Gerencia Administrativa tendrá en su custodia las credenciales de acceso para la
administración del sistema de video vigilancia.
Las instalaciones que resguardan el sistema de video vigilancia deberá mantenerse con acceso restringido y únicamente la Gerencia Administrativa y la Unidad de Informática
tendrán accesos a ellas.
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• •
ltllD Instituto de Acceso
liiil - a la Información Pública
Es responsabilidad de Servicios Generales identificar de forma visible en la entrada de
personal y visitas que el Instituto cuenta con sistema de video vigilancia. Ver formato de
identificación en Anexo 1.
Es responsabilidad de la Gerencia Administrativa, la Unidad de Informática y las Unidades
involucradas mantener la confidencialidad de los casos relacionados con el sistema de
video vigilancia que se presenten en las instalaciones del IAIP.
Ningún usuario con credenciales para la administración del sistema de video vigilancia
podrá hacer uso para un fin distinto a lo establecido en este documento.
En caso de incidente se deberá completar la bitácora de registro de incidentes de seguridad.
Ver Anexo 2
Acceso a los registros de video
El acceso a los registros de video se realizará bajo la previa autorización de la Gerencia
Administrativa y en los casos que lo justifiquen. La Unidad de Informática será la
responsable de brindar el apoyo necesario para el monitoreo del registro de los videos.
Está prohibido el acceso a los registros de video para usos ajenos a lo establecido en este
documento.
Se brindará el acceso a los videos en los siguientes casos:
1. Incidentes que afecten la seguridad de los visitantes, o instalaciones del IAIP.
2. Pérdida, robo o hurto de activos o documentos del IAIP.
3. Pérdida, robo o hurto de objetos personales de los visitantes o personal del IAIP.
4. Cualquier otro incidente que se identifique y que permita la revisión de los
registros de video.
La Unidad de Recursos Humanos es la responsable de informar a la Gerencia
Administrativa sobre cualquier incidente dentro de las instalaciones del IAIP.
Después de informar a la Gerencia Administrativa sobre el incidente se debe solicitar a la
Unidad de Informática la asistencia para el acceso a los registros de video por medio de la
"solicitud de registro de video". Ver anexo 3.
Luego de la notificación y previa autorización de la Gerencia Administrativa, la Unidad de
Informática procederá a ingresar al sistema de video vigilancia.
La Unidad de Informática y la Unidad de Recursos Humanos realizarán el monitoreo del
sistema hasta encontrar el registro que brinde información necesaria para el suceso o
incidente en curso.
Al finalizar el monitoreo, se deberá completar el informe de monitoreo de video, el cual debe
especificar las acciones realizadas y las generales del video Ver Anexo 3.
La Unidad de Informática deberá entregar el informe a la Gerencia Administrativa y a
Recursos Humanos con los detalles encontrados en el registro de video.
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Instituto de Acceso a la Información Pública
Sanciones
La Unidad de Recursos Humanos con la autorización correspondiente aplicara las medidas
necesarias ante cualquier incumplimiento a este documento, dichas medidas se deberán
considerar con base a la normativa vigente pertinente.
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ANEXOS
Anexo1
• •
1a1D Instituto de Acceso
IIII a la Información Pública
ZONA VIDEOGRABADA
Usted está siendo videograbado por las cámaras de seguridad del Instituto
de Acceso a la Información Pública, con domicilio en: No. 88, Col. San
Antonio Abad. Calle al Volcán, Prolongación Ave. Alberto Masferrer, San
Salvador. Las imágenes y sonidos por las cámaras de videovigilancia serán
utilizados únicamente para fines de seguridad, de conformidad en los
principios del Derecho a la Protección de Datos Personales. Art. 31 de la
LAIP.
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• •
ltllD Instituto de Acceso
ii'lii ' a la Información Pública
Anexo 4
SOLICITUD DE ESTANCIA EN IAIP
{FORMULARIO ESPECÍFICO PARA HORAS Y DIAS NO LABORALES)
FECHA DE SOLICITUD: ___ _ UNIDAD SOLICITANTE: _________ _
DA TOS GENERALES
FECHA DE ACTIVIDAD:-----------
PERSONA RESPONSABLE: __________ _
NUMERO DE PERSONAL A INGRESAR: NOMBRE ___________ FIRMA. __ _
NOMBRE. __________ _ FIRMA. __ _
NOMBRE. __________ _ FIRMA. __ _
NOMBRE. __________ _ FIRMA. __ _
HORA DE ENTRADA: _________ HORA DE SALIDA: __________ _
MOTIVO DEL ACCESO
HORA TERMINO DE ACTIVIDADES: _____ _
RESPONSABLE DE CIERRE DE INSTALACIONES: ___________ FIRMA. ______ _
AUTORIZADO POR: ___________ FIRMA ________ _
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