Unidad III Organización.pptx

Instituto Tecnolgico de Ciudad Madero, Tam.Departamento MetalmecnicaM.A. Enrique Silva Romo

Mecnica del Proceso Administrativo

Unidad III Organizacin

Induccin: Las Organizaciones como Sistemas

01 y 02 Las Organizaciones como Sistemas Principales Conceptos del Enfoque de Sistemas

03 y 04 Caractersticas de las Organizaciones como Sistemas Componentes Fundamentales Sistema Organizacional

05 La Organizacin de la Empresa

Introduccin a la Organizacin

como Sistema Abierto

Induccin: Las Organizaciones como Sistemas

El enfoque de sistema procura contemplar la organizacin como un todo y como parte del ambiente externo.

Considera que una actividad de un segmento de la organizacin afecta a la actividad del resto de los segmentos de la misma.

Es un todo organizado compuesto por dos o ms partes, componentes o subsistemas interdependientes y delineado por lmites identificables de su supra sistema ambiental.

Conjunto de partes coordinadas y en interaccin para alcanzar un conjunto de objetivos

CONCEPTO DE SISTEMAS

Un conjunto de elementos, Dinmicamente relacionados, Formando una actividad, Para alcanzar un objetivo, Operando sobre datos / energa / materia, Para proveer informacin / energa / materia

CONCEPTO DE SISTEMAS

Un conjunto de elementos, Dinmicamente relacionados, Formando una actividad, Para alcanzar un objetivo, Operando sobre datos / energa / materia, Para proveer informacin / energa / materia

Principales Conceptos del Enfoque de Sistema

Entradas: Suministra al sistema sus necesidades operativas

Proceso: Transforma una entrada en salida.

Salidas: Resultado del funcionamiento del sistema.

Retroalimentacin: Son las influencias del ambiente que ingresan como recursos.

Ambiente: Medio que rodea al sistema y recibe los insumos.

Lmite: Separa al sistema de su ambiente y mantiene autonoma e interdependencia.

Entradas: Suministra al sistema sus necesidades operativas

Proceso: Transforma una entrada en salida.

Salidas: Resultado del funcionamiento del sistema.

Retroalimentacin: Son las influencias del ambiente que ingresan como recursos.

Ambiente: Medio que rodea al sistema y recibe los insumos.

Lmite: Separa al sistema de su ambiente y mantiene autonoma e interdependencia.

Ejemplo

RECURSOS(INSUMOS)

INFORMACIN

ENERGIA RECURSOS MATERIALES

(PRODUCTOS)

BIENES SERVICIOS OTROS

PROCESOTRANSFORMACIO

NCONVERSIN

SISTEMA

Retroalimentacin

AmbienteMercado

AmbienteMercado

Conceptos del Enfoque de Sistema Dinmico

Formales: estructuradas con cargos y jerarquas

Informales: de organizacin libre

Primarias: con dedicacin completa y emocional

Secundarias: con relaciones de tipo contractual

Formales: estructuradas con cargos y jerarquas

Informales: de organizacin libre

Primarias: con dedicacin completa y emocional

Secundarias: con relaciones de tipo contractual

ORGANIZACIN ORGANIZACIN

Inte

gran

el

mic

rosi

stem

a In

tegr

an e

l m

icro

sist

ema

Caractersticas de las Organizaciones como Sistemas

Componentes del Sistema OrganizacionalLas organizaciones son un conjunto de personas y recursos relacionados entre s para alcanzar un OBJETIVO. Pueden clasificarse de la siguiente manera...

Componentes Fundamentales del Sistema Organizacional

LA ORGANIZACION

EMPLEADOS

ACCIONISTAS Y EL CONSEJOADMINISTRACION

COMPETIDORES

CLIENTESLOS MEDIOS

SINDICATOSOBREROS

INSTITUCIONESFINANCIERAS

GRUPOS DE INTERESESPECIAL

PROVEEDORES

GOBIERNO

VARIABLESSOCIALES

VARIABLESECONOMICAS VARIABLES

TECNOLOGICAS

VARIABLESPOLITICAS

GRUPOS DE INTERES INTERNOSGRUPOS DE INTERES EXTERNOS

EL LIMITE FLEXIBLE DE UN SISTEMA ABIERTO

EL AMBIENTE DE ACCION DIRECTA


DIRECTORES

GERENTES

JEFES

SUPERVISORES

FUNCIONAMIENTO Y OPERARIOSFUNCIONAMIENTO Y OPERARIOS

NIVEL INSTITUCIONAL

NIVEL INTERMEDIO

NIVEL OPERATIVO

EJECUCION DE TAREASY OPERACIONES

AspectosDinmicos

AspectosEstticos

Liderazgo y Poder

Motivacin Comunicacione

s Toma de

Decisiones Clima

Organizacional Cooperacin -

Participacin Trabajo en

Equipos Conflictos

Diseo Organizacional

Tamao Complejidad

Organizacional Formalizacin Divisin del

Trabajo Niveles y mbito

de autoridad. Tramo y amplitud

de control. Reglamentos y

normas Manuales

(varios)

Procesos

Estructuras

Personas

OBJETIVOS


Actividad: Accin que se realiza dentro de un proceso

Actividad Actividad

Proceso Proceso

La Organizacin de la EmpresaTrminos en la Teora de Sistemas

La Organizacin de la EmpresaTrminos en la teora de Sistemas

Estructura:

Forma en que se dividen, organizan y coordinan las actividades de una organizacin.


Funcin: Clasificacin de un grupo de actividades similares dentro de una organizacin (marketing, logstica, ventas, produccin)

Logstica Marketing Produccin

Mtodo:

Determina la forma sistmica de cubrir una actividad

FECHA

SUSTITUYE A

NOMBRE DE LA ORGANIZACIN

MANUAL DE ORGANIZACIN (GENERAL O ESPECFICO)

ELABOR REVIS AUTORIZ

PGINA DE

NOMBRE DEL APARTADO ESPECFICO

PGINA DE

FECHA

CLAVE


Operacin:

Conjunto de actividades contenida dentro de un proceso

Conector. Reprsenta una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector. Reprsenta una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector de pgina. Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que contina el diagrama de flujo.

Conector de pgina. Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que contina el diagrama de flujo.

Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente.

Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente.

Decisin o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisin entre dos o ms alternativas.

Decisin o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisin entre dos o ms alternativas.

Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Actividad. Describe las funciones que desempean las personas involucradas en el procedimiento.

Actividad. Describe las funciones que desempean las personas involucradas en el procedimiento.

Inicio o trmino. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser accin o lugar, se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o d informacin.

Inicio o trmino. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser accin o lugar, se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o d informacin.

REPRESENTAREPRESENTASIMBOLOSIMBOLO


Procedimientos:

Planes que establecen un mtodo para manejar actividades futuras, son series cronolgicas de acciones requeridas.

FECHA

SUSTITUYE A

NOMBRE DE LA ORGANIZACIN

MANUAL DE ORGANIZACIN (GENERAL O ESPECFICO)

ELABOR REVIS AUTORIZ

PGINA DE

NOMBRE DEL APARTADO ESPECFICO

PGINA DE

FECHA

CLAVE


Productividad: Razn entre produccin

insumo en un periodo.

Simplificacin de trabajo: Realizar actividades de

un proceso mediante un mtodo.

Sistemas: Conjunto de elementos

relacionados o interdependientes y que se afectan mutuamente para formar una unidad

compleja, que tiene lmites que lo separan de

su ambiente


3.1 Organizacin:

3.1.1 Concepto

Estructura

Agrupacin, Asignacin

Actividades y Responsabilid

ades

Sistematizacin

ORGANIZACIN

ADMINISTRATIVA

Jerarqua

Simplificacin de Funciones

Organizacin: Implica establecer la estructura necesaria para la sistematizacin racional de los Recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin, y agrupacin de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del Grupo Social.

Organizacin:Por todo ello, podemos afirmar que la divisin del trabajo es la razn misma de la organizacin, ya que en toda actividad productiva que no sea individual se necesita un determinado grado de organizacin que distribuya lasdistintas tareas entre los trabajadores.

Se trata entonces, de ordenar los mediosmateriales y humanos para alcanzar los fines. Es decir: qu medios se necesitarn para lograrlos?

Los objetivos y la estrategia para lograrlos constituyen la funcin de planificacin, mientras que su desarrollo requiere establecer la estructura orgnicaque lo permita.

En la estructura de la empresa conviven, en armona o conflictivamente, la organizacin formal y la organizacin informal.

Organizacin: En una empresa las operaciones precisas para la obtencin del producto son numerosas y se necesitan personas especializadas para diferentes tareas, que debern ser coordinadas para que cada uno de ellos cumpla con una actividad diferente y pueda llegar as a una finalidad que es la obtencin del producto.

Organizacin: Para alcanzar los objetivos es necesario estructurar la organizacin adecundola a esos objetivos y a las condiciones especficas en que se encuentre. A partir de ahora, slo nos referiremos a la relacin que guardan las actividades de los hombres que trabajan en la empresa.

3.1.2 Importancia y Principios

3.2 Proceso de Organizacin

Consiste en dividir y coordinar el trabajo para alcanzar las metas fijadas: Para ello, se deben establecer la estructura organizacional, delinear las relaciones o lneas de enlace que faciliten la coordinacin, crear las descripciones de cada puesto, indicando atribuciones, relaciones, responsabilidades y autoridad, y fijar requerimientos o cualidades requeridas del personal para cada puesto.

Estos emitidos, estn implcitos en el denominado ORGANIGRAMA.


OBJETIVOS GENERALES1. Ayudar a que las metas de la

empresa tengan significado y sean importantes para todos sus miembros, contribuyendo a incrementar la eficiencia organizacional.

2. Establecer los departamentos o reas funcionales especializadas de la empresa.

3. Definir jerarquas, las que determinan el grado de autoridad y las responsabilidades inherentes a cada nivel de la empresa.

4. Definir qu labor debe desempear cada unos de los miembros de la organizacin mediante la elaboracin de descripciones y perfiles de puestos.

OBJETIVOS GENERALES1. Ayudar a que las metas de la

empresa tengan significado y sean importantes para todos sus miembros, contribuyendo a incrementar la eficiencia organizacional.

2. Establecer los departamentos o reas funcionales especializadas de la empresa.

3. Definir jerarquas, las que determinan el grado de autoridad y las responsabilidades inherentes a cada nivel de la empresa.

4. Definir qu labor debe desempear cada unos de los miembros de la organizacin mediante la elaboracin de descripciones y perfiles de puestos.

Acrpolis Organizacional

Organizacin Organizacin D

ivis

in

del

Trab

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Div

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in


Etapas Proceso de Organizacin

3.2.1,2 Divisin del Trabajo - Jerarquizacin

Es la separacin y delimitacin de las actividades, con el fin de realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y el mnimo de esfuerzo, dando lugar a la especializacin y perfeccionamiento en el trabajo.Para dividir el trabajo, es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes Etapas:1. Jerarquizacin2. Departamentalizacin3. Descripcin de Funciones

JERARQUIZACIN

Es la disposicin de las FUNCIONES de una empresa por orden de Rango, Grado u Importancia.

Los Niveles Jerrquicos, son el conjunto de rganos agrupados de acuerdo con el grado de AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD que posean, independientemente de la funcin que realicen.

Sin embargo, para poder entender bien este concepto DIVISIN DEL TRABAJO, debemos partir de la comprensin de cinco elementos: El Puesto, su Definicin Total, La Autoridad, La Responsabilidad, sus Relaciones y su Integracin. Este conjunto de conceptos estar permanentemente dando forma e interactuando para configurar el Sistema Empresa.

PUESTOEs la clula de la organizacin, la Unidad de trabajo cuyo contenido aglutina las ms pequeas dosis de ste, importantsimo, porque es el origen de la divisin del mismo.

Entidad que est integrada por un conjunto de Tareas interrelacionadas entre s y con otras mas, las que en su conjunto definen las Responsabilidades del Ocupante. En el entendido de que un Puesto, puede llegar a ser ocupado por ms de una persona a la vez.

AUTORIDAD Y RESPONSABILIDADA su Ocupante, le es conferido por parte de su superior inmediato la dosis de Autoridad necesaria para cumplir con sus Responsabilidades u Obligaciones. Entendindose que la Autoridad, es una capacidad recibida que otorga poder para actuar a quien la posee, se recibe en el nivel necesario para cumplir con las diversas obligaciones del Puesto, lo que a la postre, llevara a cumplir con los Objetivos de esta Unidad.

RELACIONESDel Ocupante del Puesto con, sus Pares, sus Superiores y Subordinados.INTEGRACINPara con otras Unidades similares, formar Unidades mayores llamados Departamentos. Su nmero es indeterminado sin previo anlisis y cada Puesto integrado debe aglutinar Tareas especificas y no repetitivas con otro ms.

Superior

ParesSubordinado

Pares

En suma, sistmicamente hablando, la sumatoria de las Tareas integradas a cada Puesto dentro de un Departamento, dan por Resultado el alcance de las Responsabilidades Departamentales, de igual forma opera con los Objetivos del Puesto y el Departamento.Recuerden en un Puesto se ejecutan Tareas, en un Departamento se ejecutan Actividades, por lo tanto: Actividad= Conjunto de Tareas por desarrollar.

DEPARTAMENTALIZACINA la divisin y el agrupamiento de las Funciones y Actividades en unidades especificas, con base a su similitud, se le conoce como Departamentalizacin.

SECUENCIA DE LA DEPARTAMENTALIZACIN1. Listar todas las Funciones de la

Empresa2. Clasificarlas3. Agruparlas segn orden

jerrquico4. Asignar Actividades a cada una

de las reas agrupadas o Departamentos

5. Especificar las relaciones de Autoridad, Responsabilidad y Obligacin entre las Funciones y los Puestos.

6. Establecer las lneas de comunicacin e interrelacin entre Departamentos

7. El Tamao, la existencia y el tipo de Organizacin de un Departamento debern relacionarse con el tamao y necesidades especificas de la Empresa, y las Funciones involucradas.

PRINCIPIOS CLAVES DE LA ORGANIZACIN: La especializacin.La unidad de mandoPrincipio del equilibrio autoridad responsabilidadPrincipio del equilibrio direccin - controlLa Coordinacin y variables

3.2.3 Tpicos sobre Departamentalizacin

PRINCIPIOS CLAVES DE LA ORGANIZACIN: Actividades Orgnicas: Produccin, Ventas, Finanzas, RR.HH. y

Logstica

La especializacin. La cadena de mando. El tramo de control - administrativo Principio del equilibrio autoridad responsabilidad Principio del equilibrio direccin - control. La Coordinacin y variables

3.2.3.1 BASES DEL DISEO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Especializacin

Grado en que las tareas en la organizacin se subdividen en puestos separados

Cadena de Mando

Por cada funcin un solo jefe

Lnea de toma de decisiones:Por ejemplo del Gerente General al Gerente de Finanzas al Jefe de Tesorera al Contador de Tesorera.

Tramo de Control o Administrativo

Es la respuesta a: Cuntos subordinados tiene un jefe?

Puede ser grande o breve.

Principio autoridad responsabilidad

Grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel organizacional vs responsabilidad, la autoridad se ejerce de arriba abajo.

Coordinacin

Accin ordenada del equipo con vista hacia un propsito comn.

Sincronizar la accin individual y de equipo.

Principio direccin control

A cada delegacin se le establece los mecanismos de control

La administracin no existe sin delegacin.


Coordinacinpor equipo

Cadena de MandoA

utor

idad

Resp

onsa

bilid

ad

Coordinacinindividual

Tramo de Control o Administrativo


ConceptoUn organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de

una organizacin

ObjetoSon el instrumento idneo para plasmar la composicin de una

organizacinComo herramienta de comunicacin y anlisis Proporcionan una imagen formal de la organizacin Constituyen una fuente de consulta oficial Facilitan el conocimiento de la organizacin Determinar fallas internas Definicin de niveles Representan un elemento valioso para el anlisis organizacional


Por su mbito:

Generales Especficos

Por su mbito:

Generales Especficos

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

Por su contenido:

Integrales Funcionales De puestos,

plazas y unidades

Por su contenido:

Integrales Funcionales De puestos,

plazas y unidades

Por su forma o presentacin:

Verticales Horizontales Mixtos De bloque

Por su forma o presentacin:

Verticales Horizontales Mixtos De bloque

Por su Diseo

Dimensin Relacin

Por su Diseo

Dimensin Relacin


POR SU AMBITO ORGANIGRAMA GENERAL

DIRECCINDIRECCIN

DIRECCINDIRECCIN

DIRECCINDIRECCIN

DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO.

DIR. GENERA

LDIR.

GENERAL


POR SU AMBITO ORGANIGRAMA ESPECFICO

OFICINAOFICINA OFICINAOFICINA OFICINAOFICINA OFICINAOFICINA OFICINAOFICINA OFICINAOFICINA

DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO.

GERENCIAGERENCIA


ORGANIGRAMA INTEGRAL

DIRECCIN1.1

DIRECCIN1.1

DEPTO.1.1.1

DEPTO.1.1.1

DEPTO.1.1.2

DEPTO.1.1.2

DEPTO.1.2.1

DEPTO.1.2.1

DEPTO.1.2.3

DEPTO.1.2.3

DEPTO.1.3.1

DEPTO.1.3.1

DEPTO.1.3.2

DEPTO.1.3.2

DIR. GENERA

L1.0

DIR. GENERA

L1.0

DIRECCIN1.3

DIRECCIN1.3

DEPTO.1.2.2

DEPTO.1.2.2

DIRECCIN1.2

DIRECCIN1.2


ORGANIGRAMA FUNCIONAL

1. CUMPLIR LOS ACUERDOS DE LA JUNTA ADMINISTRATIVA2. VIGILAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROBLEMAS3. COORDINAR A LAS DIRECCIONES4. FORMULAR EL PROYECTO DEL PROGRAMA GENERAL

1. CUMPLIR LOS ACUERDOS DE LA JUNTA ADMINISTRATIVA2. VIGILAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROBLEMAS3. COORDINAR A LAS DIRECCIONES4. FORMULAR EL PROYECTO DEL PROGRAMA GENERAL

DIRECCIN GENERALDIRECCIN GENERAL

1. EVALUAR Y CONTROLAR LA APLICACIN Y DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS2.FORMULAR EL PROGRAMA ANUAL DE LABORES3. DIRIGIR LAS LABORES ADMINISTRATIVAS DE SU REA

1. EVALUAR Y CONTROLAR LA APLICACIN Y DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS2.FORMULAR EL PROGRAMA ANUAL DE LABORES3. DIRIGIR LAS LABORES ADMINISTRATIVAS DE SU REA

DIRECCIN TCNICADIRECCIN TCNICA

1.OBTENER RESULTADOS NECESARIOS2. FORMULAR EL PROGRAMA ANUAL DE FINANCIAMIENTO3. DIRIGIR LAS LABORES ADMINISTRATIVAS DE SU AREA

1.OBTENER RESULTADOS NECESARIOS2. FORMULAR EL PROGRAMA ANUAL DE FINANCIAMIENTO3. DIRIGIR LAS LABORES ADMINISTRATIVAS DE SU AREA

DIRECCIN FINANCIERADIRECCIN FINANCIERA

1. ESTABLECER RELACIONES DE ASISTENCIA PROMOCIONAL2. ESTABLECER RELACIONES DE COOPERACIN Y APOYO3. SUPERVISAR DEPTO. DE COMPRAS4. FORMULAR PROGRAMA DE TRABAJO5. ORGANIZAR Y COORDINAR SEMINARIOS

1. ESTABLECER RELACIONES DE ASISTENCIA PROMOCIONAL2. ESTABLECER RELACIONES DE COOPERACIN Y APOYO3. SUPERVISAR DEPTO. DE COMPRAS4. FORMULAR PROGRAMA DE TRABAJO5. ORGANIZAR Y COORDINAR SEMINARIOS

DIRECCIN DE PROMOCIN Y COORDINACIN

DIRECCIN DE PROMOCIN Y COORDINACIN


ORGANIGRAMA DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES

22SECRETARIAS *

11AUXILIAR *

11DIRECTOR *

44DIRECCIN GRAL.

22SECRETARIAS *

22ANALISTAS *

11DIRECTOR *

55DIRECCIN A

22SECRETARIAS *

42ANALISTAS *

11DIRECTOR *

75DIRECCIN B

22DIBUJANTES *

43SECRETARIAS *

86ANALISTAS *

11JEFE *

1512DEPARTAMENTO

11DIBUJANTES *

22SECRETARIAS *

77ANALISTAS *

11JEFE *

1111DEPARTAMENTOE = EXISTENTES

R = REQUERIDOS* = NOMBRE DE LA PERSONA

E R

E R

E R

E R

E R


ORGANIGRAMA VERTICAL


ORGANIGRAMA HORIZONTAL


ORGANIGRAMA MIXTO VERTICAL/HORIZONTAL

DEPTO. A

DEPTO. A

DEPTO. A

DEPTO. A

DEPTO. A

DEPTO. A

DEPTO. B

DEPTO. B

DEPTO. A

DEPTO. A

DEPTO. A

DEPTO. A

DEPTO. B

DEPTO. B

DEPTO. B

DEPTO. B

DEPTO. B

DEPTO. B

DEPTO. B

DEPTO. B

DEPTO. C

DEPTO. C

DEPTO. C

DEPTO. C

DEPTO. D

DEPTO. D

DEPTO. C

DEPTO. C

DEPTO. C

DEPTO. C

DEPTO. C

DEPTO. C

DEPTO. E

DEPTO. E

DEPTO. D

DEPTO. D

DEPTO. D

DEPTO. D

DEPTO. D

DEPTO. D

DIR. GENERA

L

DIR. GENERA

L

DIRECCIN A

DIRECCIN A

DIRECCIN B

DIRECCIN B

DIRECCIN C

DIRECCIN C

DIRECCIN D

DIRECCIN D

DIRECCIN E

DIRECCIN E


ORGANIGRAMA MIXTO DISEO REPLEGADO

DIR. GENERAL

DIR. GENERAL

OFICINA AOFICINA AOFICINA AOFICINA A

OFICINA BOFICINA B

OFICINA AOFICINA A

OFICINA BOFICINA BOFICINA BOFICINA B

DEPTO. BDEPTO. BDEPTO. BDEPTO. B

SECCIN ASECCIN A

OFICINA AOFICINA A OFICINA AOFICINA A

OFICINA AOFICINA A OFICINA AOFICINA A

DIRECCIN CDIRECCIN CDIRECCIN BDIRECCIN BDIRECCIN ADIRECCIN A

DEPTO. ADEPTO. ADEPTO. ADEPTO. ADEPTO. ADEPTO. A

OFICINA AOFICINA A

DEPTO. BDEPTO. B


ORGANIGRAMA DE BLOQUE SECRETARIOSECRETARIO

OFICIALIA MAYOROFICIALIA MAYOR

SUBSECRETARIA ASUBSECRETARIA A SUBSECRETARIA BSUBSECRETARIA B

5. DIRECCIN 5.1. DEPARTAMENTO 5.1.1 OFICINA 5.1.2 OFICINA 5.1.3 OFICINA 5.2 DEPARTAMENTO 5.2.1 OFICINA 5.2.2 OFICINA 5.2.3 OFICINA6. DIRECCIN 6.1 DEPARTAMENTO 6.1.1 OFICINA 6.1.2 OFICINA 6.1.3 OFICINA 6.2 DEPARTAMENTO 6.2.1 OFICINA 6.2.2 OFICINA 6.2.3 OFICINA







SUBSECRETARIASUBSECRETARIASUBSECRETARIASUBSECRETARIASUBSECRETARIASUBSECRETARIASUBSECRETARIASUBSECRETARIA

SECRETARIOSECRETARIO

UNIDADUNIDAD UNIDADUNIDADUNIDADUNIDAD

DIMENSIN


DIMENSIN: COLOCACIN DE UNIDADESASAMBLEA

DE ACCIONISTA

S

ASAMBLEA DE

ACCIONISTAS

DIR. DE PRODUCC. HUMANA

DIR. DE PRODUCC. HUMANA

DIRECCIN GENERAL

DIRECCIN GENERAL

CONSEJO DE ADMN

CONSEJO DE ADMN

DIR. TCNICO ADMINISTRATI

VA

DIR. TCNICO ADMINISTRATI

VA

DIRECCIN DE

FINANZAS

DIRECCIN DE

FINANZAS

DIRECCIN COMERCIALDIRECCIN COMERCIAL

DIR. DE PRODUCC.

INDUSTRIAL

DIR. DE PRODUCC.

INDUSTRIAL

GERENCIA DE

PERSONAL

GERENCIA DE

PERSONAL

GER. PROVEEDUR

IA Y ALMACN

GER. PROVEEDUR

IA Y ALMACN

GER. MECANIZACI

N Y COMPUT.

GER. MECANIZACI

N Y COMPUT.

GERENCIA DE

EXPLORACIN

GERENCIA DE

EXPLORACIN

GERENCIA DE

EXPLOTACIN

GERENCIA DE

EXPLOTACIN

GERENCIA DE

REFINACIN

GERENCIA DE

REFINACIN

GERENCIA DE

PETROQUMICA

GERENCIA DE

PETROQUMICA

GER. DE VENTAS

INTERIORES

GER. DE VENTAS

INTERIORES

GER. DE VENTAS

EXTERIORES

GER. DE VENTAS

EXTERIORES

TESORERA GENERAL

TESORERA GENERAL

GERENCIA DE

FINANZAS

GERENCIA DE

FINANZAS

UNIDAD DE PROGRAMACI

N

UNIDAD DE PROGRAMACI

NUNIDAD DE

ORG. Y MTODOS

UNIDAD DE ORG. Y

MTODOS


DIMENSIN: SECUENCIALES POR FUNCION

GERENCIA PROMOCIONGERENCIA

PROMOCION

ASAMBLEA DE

ACCIONISTAS

ASAMBLEA DE

ACCIONISTAS

CONSEJO DE ADMINISTRA

CIN

CONSEJO DE ADMINISTRA

CIN

DIRECCIN GENERAL

DIRECCIN GENERAL

DIRECCIN DE VENTAS

DIRECCIN DE VENTAS

GER. RR. HH. Y LOGISTICA

GER. RR. HH. Y LOGISTICADIRECCIN

DE ADMINISTRA

CIN

DIRECCIN DE

ADMINISTRACIN

DIRECCIN DE FINANZAS

DIRECCIN DE FINANZAS

DIRECCIN DE PRODUCTOS

DIRECCIN DE PRODUCTOS

DIRECCIN DEMARKETING

DIRECCIN DEMARKETING

GERENCIA DE EXPL/REFINACI

N

GERENCIA DE EXPL/REFINACI

N

GERENCIA DE MERCADEO

GERENCIA DE MERCADEO

GER. SISTEMAS Y

COMPUTACIN

GER. SISTEMAS Y

COMPUTACIN

TESORERA GERENCIA GENERAL

TESORERA GERENCIA GENERAL

GERENCIA DE VENTAS

INTERNACIONAL

GERENCIA DE VENTAS

INTERNACIONAL

GERENCIA DE VENTAS LOCALGERENCIA DE VENTAS LOCAL

GERENCIA DE PETROQUMICAGERENCIA DE

PETROQUMICA

GERENCIA CONTRALORA

GERENCIA CONTRALORA

GERENCIA DE FINANZAS

GERENCIA DE FINANZAS


POR RELACIN LINEAL I - II

INCORRECTO CORRECTO

INCORRECTO CORRECTO


INCORRECTO CORRECTO

CORRECTOINCORRECTO

POR RELACIN LINEAL III - IV


RELACIN DE ASESORA INTERNA

RELACIN DE ASESORA EXTERNA

RELACIN DE AUTORIDAD FUNCIONAL

POR SU AUTORIDAD - ASESORIA


POR RELACIN DE COORDINACIN


3.3 Tipos de Organizacin

Gerencia RR.PP.

Gerencia UEN

Gerencia UEN

Gerencia UEN

Gerencia UEN

Gerencia Ventas

Gerencia UEN

Contador General

Gerencia

Legal

Gerencia General

Presidencia Ejecutiva

Directorio

Secretaria

Secretaria

Gerenciaa Adm. Fin.

Gerencia Sistemas

ORGANIZACINBUROCRTICA

3.3.1 Organizacin Burocrtica

Gerencia RR.PP.

Gestin

Tesorera

Cobranza

Facturacin

Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia

Gerencia Ventas

Gerencia

Contralora General/Fina

n.

Gerencia Legal

Gerencia SistemasGerencia

Administracin

Gerencia General

Presidencia Ejecutiva

Directorio

Secretaria

Secretaria

OrganizacinPor Funcin

Contador General

3.3.2 Organizacin Funcional

3.3.2 Organizacin Funcional

LA ESTRUCTURA POR FUNCIN Consiste en hacer departamentos de acuerdo a las funciones bsicas de una empresa. Depende de su sector para crear sus departamentos.

Ventajas: Funciones lgicas que se desarrollan en la empresa. Poder en las funciones principales. Facilita la eficiencia del personal. Facilita la capacitacin en las funciones bsicas estn cerca de los niveles

superiores Permite un control estricto desde el alto nivelDesventajas:

Resta importancia a los resultados globales. Exagera la especializacin. Reduce la coordinacin entre funciones. Responsabilidad final reside en la alta direccin. Lenta frente a los cambios. Dificulta la formacin de gerentes.

La departamentalizacin por funciones se utiliza en empresas que trabajan en condiciones estables y que tengan pocos productos o servicios y que sus tareas sean rutinarias.

PRESIDENTE

VICEPRESIDENTERR. HH.

VICEPRESIDENTEMERCADOTEC.

VICEPRESIDENTEAMERICA DEL NORTE

VICEPRESIDENTEEUROPA Y AFRICA

VICEPRESIDENTEPRODUCCION

VICEPRESIDENTEFINANZAS

VICEPRESIDENTEAMERICA LATINA

VICEPRESIDENTEUSA - CANADA

VICEPRESIDENTEMEXICO.

VICEPRESIDENTESUD AMERICA

VICEPRESIDENTEBRASIL.

VICEPRESIDENTEAFRICA

VICEPRESIDENTEEUROPA

3.3.3 Organizacin Territorial

3.3.3 Organizacin Territorial

LA ESTRUCTURA TERRITORIAL GEOGRFICA

Depende del rea de mercado, produccin y operacin, aumentan los problemas de control y se utiliza para dar cobertura efectiva a un determinado mercado.

Ventajas:

Responsabilidad se coloca en niveles superiores. Aprovecha los mercado locales Mejora la coordinacin regional. Proporciona la formacin de directores generales.

Desventajas:

Requiere ms personal de alto nivel. Dificulta la centralizacin de las funciones. Dificulta el control de la empresa.

3.3.4 Organizacin Por Productos

PRESIDENTE

VICEPRESIDENTEI & D

VICEPRESIDENTEMarketing

GERENTE GENERALProductos de Patente

GERENTE GENERALProductos Farmacuticos

GERENTE GENERALProductos para el cuidado personal

VICEPRESIDENTEProduccin

VICEPRESIDENTEFinanzas

3.3.4 Organizacin Por Productos

ORGANIZACIN POR PRODUCTOOrganiza en divisiones que renen a las personas involucradas con un tipo dado de producto

LA ESTRUCTURA POR PRODUCTOS Empresas de tipo por funciones, por productos, utiliza para dar importancia a distintos productos

Ventajas:

Focaliza la accin sobre el producto. Facilita la especializacin por producto. Mejora la coordinacin de las funciones. Coloca a menor nivel la responsabilidad financiera. Proporciona formacin para los futuros gerentes. Aumenta la diversificacin de la empresa

Desventajas:

Requiere ms empleados de alta direccin. Dificulta la centralizacin de las funciones econmicas. Problemas de control para la direccin general.

3.3.5 Organizacin Por Clientes

VicepresidenteLnea Hogar

VicepresidenteLnea Bebes

VicepresidenteLnea Team

Presidente

3.3.5 Organizacin Por Clientes

LA ESTRUCTURA POR CLIENTESAgrupa las actividades que reflejan un inters especial por los clientes

Ventajas: Estimula la especializacin El cliente tiene la impresin de ser el nico. Facilita el conocimiento de cada tipo de cliente

Desventajas: Difcil coordinacin demandas puestas por un mismo cliente. Requiere un staff muy especializado. Difcil de orientar la agrupacin por clientes dentro de una empresa

Conclusin: Est orientada al exterior de la empresa, se utiliza cuando se tienen varios productos o servicios pero el cliente es lo ms importante.

3.3.6 Organizacin Por Procesos

3.3.6 Organizacin Por Procesos

LA ESTRUCTURA POR PROCESOS

En el rea de fabricacin es frecuente la divisin del trabajo, que en realidad forma un proceso continuo, en varias fases que se encargan a distintos departamentos.

Eliminar las discontinuidades existentes en los organigramas, es decir, los espacios en blanco

A partir de la identificacin de los procesos de una organizacin podemos mejorarlos e innovarlos utilizando dos enfoques gerenciales: Calidad Total y la Reingeniera.

Proyecto A

Funcin A Funcin B Funcin C Funcin Z

Gerencia General

La estructura matricial crea lneas dobles de autoridad;

generalmente combina departamentalizacin

funcional con la de producto.

Proyecto B

Proyecto C

Proyecto D

Matricial

3.3.7 Organizacin Matricial

3.3.7 Organizacin Matricial

3.3.8 Tendencias Modernas de Organizacin

3.3.8.1 Tendencias Modernas de Organizacin

LA ORGANIZACIN QUE APRENDE


Diseo organizacional Sin lmites Equipos Accin de facultar

Diseo organizacional Sin lmites Equipos Accin de facultar

CulturaOrganizacional

Relaciones mutuas fuertes

Sentido de comunidad

Solidaridad Confianza

CulturaOrganizacional

Relaciones mutuas fuertes

Sentido de comunidad

Solidaridad Confianza

Informacin Compartida

Abierta Oportuna Precisa

Informacin Compartida

Abierta Oportuna Precisa

Liderazgo Visin compartida Colaboracin

Liderazgo Visin compartida Colaboracin



La organizacin que aprende no implica un diseo organizacional especfico, sino ms bien una mentalidad

Una organizacin que aprende ha desarrollado la capacidad de adaptarse y cambiar de forma continua porque todos sus miembros lo asumen

Los empleados adquieren y comparten nuevos conocimientos y aplican stos en la toma de decisiones.


Negocio 1

Negocio 2

Negocio 3

Negocio 4

Presidente

GerenteMarketing

GerenteI+D

GerenteProduccin

GerentePruebas

Cent

ros

de U

tilid

ad

Centros de costo La estructura multidivisional


UNIDAD ESTRATGICA DE NEGOCIOS (UEN)

Unidades de productos que se desarrollan como negocioa independientes dentro de una empresa ms grande

La UEN debe:

Tener su propia misin Contar con grupo definido de competidores Preparar su plan estratgico Administrar sus recursos operativos Tener un tamao adecuado organizacional


EQUIPO DIRECTIVOPLANTAS

EQUIPO DIRECTIVOPLANTAS

RECURSOS HUMANOSRECURSOS HUMANOS

SOPORTE ADMINISTRATIVO

SOPORTE ADMINISTRATIVO

SOPORTETECNICOSOPORTETECNICO

ADUANASADUANAS

UNIDAD DENEGOCIOS I UNIDAD DENEGOCIOS I

UNIDAD DENEGOCIOS II UNIDAD DE

NEGOCIOS II

UNIDAD DENEGOCIOS III UNIDAD DE

NEGOCIOS III

MORTERO YAGREGADOSMORTERO YAGREGADOS

ESTRUCTURA DE

EQUIPOS - OAD


ESTRUCTURAS BASADAS EN EQUIPOS


ORGANIZACIN DE ALTO DESEMPEO

Gerente de NegocioGerente de Negocio

MinaMina

OperacionesOperaciones

reareaTcnicaTcnica

Adm. y Adm. yContabilidadContabilidad RecursosRecursos

HumanosHumanos

EnvasadoEnvasadoProduccinProduccin

Manten.Manten.ApoyoApoyo


Subgerencia de Operaciones - OAD

OperacionesSub - Gerente

GRUPO DEAPOYO

ProduccinCoordinador de

produccin

Envasado-Coordinador envasado

Grupo deturno 1

Grupo deturno 2

MantencinCoordinador de

mantencin

Grupo deturno 3

Grupo deturno 4 Grupomantenc.

mecnico

Grupomantenc.

electrnicoGrupomantenc.elctrico

Grupo 1Grupo 2

Unid 1

Unid 2


EQUIPO DE TURNO DE PRODUCCINLIDER OAD.

ELECTRONICO

ELECTRICO

MECANICO

OPER. DE MOLINOOPER. PRE-HORNO Y MOLINO

DE CRUDO

OPERADOR DECALCINACION

CONTROL DECALIDAD

SOPORTE

Grupo de Turno 1


CORPORACIN HORIZONTAL Presidente

GerenciaGeneral

Staf Staf Staf

Equipo Ventas

EquipoProduccin

EquipoLogstica

Dueo Del

Proceso

Dueo Del

Proceso

Dueo Del

Proceso

Procesos Estratgicos

3.4 Tcnicas de Organizacin y Coordinacin

TECNICAS DE ORGANIZACIN Y COORDINACION

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una Organizacin racional e

integral; son indispensables durante la ejecucin de esta funcin administrativa y

aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Las principales

son:

Organigramas: Estos fueron ampliamente analizados en el punto anterior de

esta misma Unidad.

Manuales: De polticas, Departamentales, Induccin, Organizacin, Procedimientos, Tcnicas y Puesto

Diagramas: Flujo y Proceso

Cartas de Distribucin: Del Trabajo o de Actividades

Anlisis y Descripcin de Puestos


Para el desarrollo y crecimiento que las empresas u organizaciones pretenden lograr y a fin de obtener resultados que permitan ordenar, concentrar y sistematizar la informacin relacionada con el funcionamiento de un rea o proyecto en particular, es necesario que la Empresa cuente con herramientas de consulta que integren la informacin operativa a travs de manuales funcionales que le faciliten:La calidad y homogeneidad del trabajo que se realiza.La toma de decisiones.El orden y la mejora administrativa.La certificacin en la calidad del servicio que se ofrece.Es por ello necesario que las empresas integren la informacin de su Manual de Polticas y Procedimientos y del Manual de Organizacin en el Manual de Operacin, cuyo objetivo es:

Ayudar a las empresas en su desempeo y crecimiento para ser competitivas en su respectivo mercado; as como facilitar a su personal el desarrollo de sus funciones, permitiendo, adems, identificarse con la misma


MANUALES ADMINISTRATIVOS U DE OPERACION

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de

comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma

ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin

OBJETIVOS Presentar una visin de conjunto de la organizacin

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa

Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos


MANUALES ADMINISTRATIVOS

CLASIFICACIN BSICA

Por su naturaleza:

Meso administrativos - Medio

Macro administrativos - Mayor

Por su mbito:

Generales

Particulares

Por su contenido:

De Polticas

De Procedimientos

De Organizacin

De Induccin

Departamentales

Procedimientos

Puestos

De Contenido Mltiple


MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

Objetivo: Dar a conocer, a todo el personal, las polticas de la empresa, as como las instrucciones a detalle, de los pasos a seguir en la ejecucin de un trabajo, utilizando como apoyo los diagramas de flujo y formatos para la aclaracin de informacin.

Beneficios:Facilita la certificacin ante ISO o cualquier otro programa de Calidad.Uniforma y controla el cumplimiento del trabajo asignado para evitar su alteracin arbitraria.Facilita la asignacin de responsabilidades en caso de fallas o errores.Facilita la evaluacin del control interno y control de calidad.Facilita la Capacitacin para el personal de nuevo ingreso y ahorra horas hombre.Ayuda a incrementar la eficiencia del personal al conocer cuales son sus funciones y cmo debe realizarlas.Facilita la supervisin del trabajo.Facilita la evaluacin del personal en base al desempeo de las funciones.Evita la duplicidad en el trabajo y las lagunas.Reduce costos al aumentar la eficiencia general.Propicia el trabajo en equipo


MANUAL DE ORGANIZACIN

Objetivo:

Exponer a detalle la estructura de la empresa, permitiendo al personal ubicar claramente su papel dentro de la misma, as como explicar la jerarqua y los grados de autoridad o responsabilidad de cada uno de sus integrantes

Beneficios:

Identifica al personal con la Misin, Visin y Valores de la empresa.Propicia la delegacin de responsabilidades de manera objetiva.Permite una visin en conjunto de la estructura y funcionamiento de la unidad administrativa.Facilita la identificacin de los puestos que integran a la empresa.Define lneas de autoridad y responsabilidad.Se conoce el nmero de personas que integran la plantilla de trabajo.Facilita la coordinacin de actividades.Permite delimitar responsabilidades en la ejecucin de labores.Orienta el reclutamiento y seleccin de personal.Facilita la induccin del personal al puesto, y Evita la duplicidad de funciones en casos no necesarios.


Identificacin

ndice o contenido

Prlogo o introduccin

Objetivo (s) de los

procedimientos

reas de aplicacin o

alcance

Responsables y

Atribuciones

Estructura orgnica y

Organigrama

Funciones y Descripcin

de puestos

Directorio

MANUAL DE FUNCIONES / PROCEDIMIENTO

Anlisis de la

informacin

Preparacin del

proyecto del

manual

Presentacin del

manual para su

aprobacin

Reproduccin e

implantacin del

manual

Revisin y

actualizacin

DESARROLLO DEL

MANUAL

Diseo del

proyecto

Definicin del

responsable

Delimitacin del

universo del

estudio

Estudio preliminar

Preparacin del

proyecto

Presentacin del

proyecto

Captacin e

integracin de la

informacin


MANUALES EJEMPLOS

TIPOLinks en Flechas

Datos de [email protected]. Enrique Silva Romo

Mecnica del Proceso Administrativo

Unidad III Organizacin

Slide 1Slide 2Slide 3Slide 4Slide 5Slide 6Slide 7Slide 8Slide 9Slide 10Slide 11Slide 12Slide 13Slide 14Slide 15Slide 163.1 Organizacin:3.1.1 ConceptoSlide 193.1.2 Importancia y PrincipiosSlide 21Slide 22Slide 23Etapas Proceso de OrganizacinSlide 25Slide 26Slide 27Slide 28Slide 29Slide 30Slide 31Slide 32Slide 33Slide 34Slide 35Slide 36Slide 37Slide 38Slide 39Slide 40Slide 41Slide 42Slide 43Slide 44Slide 45Slide 46Slide 47Slide 48Slide 49Slide 50Slide 51Slide 52Slide 53Slide 543.3 Tipos de OrganizacinSlide 56Slide 57Slide 58Slide 59Slide 60Slide 61Slide 62Slide 63Slide 64Slide 65Slide 66Slide 67Slide 68Slide 69Slide 70Slide 71Slide 72Slide 73Slide 74Slide 75Slide 76Slide 77Slide 78Slide 79Slide 80Slide 81Slide 82Slide 83Slide 84Slide 85Slide 86Slide 87Slide 88Slide 89Slide 90Slide 91

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