8/17/2019 Unidad Nº 20 Culminación y Cierre Del Proceso Contable. Integración Conceptual.

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Unidad Nº 20: Culminación y Cierre del procesoContable. Integración Conceptual.

20.1. Cierre del Proceso Contable.

Sistemas ContablesParte del sistema de información del ente. Conjunto coordinado de

procedimiento y técnicas que proporciona datos sobre la composición del patrimonio aun momento dado.

El mismo debe permitir: Registrar los ajustes de las variaciones del poder adquisitivo de la

moneda de manera que la información contable que se brinde seaefica! y e"prese la realidad económica.

Emitir informes de distintas clases que contemplen las clases dedestinatarios y las distintas finalidades #impositivas societarias de

entidades bancarias y financieras etc.$. Conciliar con terceros a través de la emisión de listados anal%ticos decuentas para dic&a tarea.

Control propio debe tener inserto los controles en las distintas etapasque aseguren la calidad de la información obtenida.

Respetar todas las normas legales y profesionales.

Etapas del Proceso Contable Captación de los datos. 'nterpretación de los datos a consignar #trabajo previo$. (ectura y conclusión #trabajo posterior$ forman con la tenedur%a de

libros la trilog%a de procedimientos que constituyen el sistema contable.

Proceso de cierreConjunto de tareas previas e imprescindibles a la preparación de informes

contables e inclusivas de los controles periódicos sobre los datos contables a esemomento distintos a los controles de saldos que siguen a cada registración enparticular.

Cu)les son *: +ransferencias de saldos seccionales #subdiarios$.  ,sientos de consolidación #en empresas controlantes que deben

consolidar$. Controles de saldos previos a la preparación de informes:

-alance de saldos del ayor /eneral. -alance de sumas y saldos. -alance de saldo de ayores ,u"iliares.

'nventario f%sico y diferentes procedimientos de control. Conciliaciones con terceros. Comparaciones con recuentos f%sicos.  ,n)lisis de la documentación legal.  ,n)lisis de saldos.  ,sientos de ajuste refundición y cierre.

En las econom%as actuales debido a las necesidades diversas que se presentanen el conte"to las organi!aciones a fin de ejercicio ajust)ndose a sus recursos debenreali!ar una serie de procesos y técnicas a través de las cuales se da una seguridad a

la dirección a partir de la observación en el trabajo respecto a: si los controlesestablecidos son mantenidos adecuada y efectivamente si los registros e informes

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reflejan las operaciones actuales adecuada y r)pidamente en cada divisióndepartamento u otra unidad y si éstos se est)n llevando fuera de los planes pol%ticas oprocedimientos de los cuales la contabilidad es responsable.

20.1.1. Plan de Reisión y !"uste. #u importancia en la etapa $inal.

Plan de revisión ,justeEs un detalle de la secuencia de pasos que deben seguirse para anali!ar si los

saldos de las diferentes partidas de un balance de saldos son correctos #sonra!onables$.

 , partir de la necesidad de evaluar los errores y por la gran urgencia de suprimir los efectos de los mismos y conociendo que muy pocas empresas tienen pol%ticas yplanes conformados para evitarlos surgen &erramientas como el Plan de Revisión y ,juste es decir surge por la necesidad de mantener un control permanente y masefica! dentro de la empresa.

Consiste en el e"amen o verificación de las transacciones cuentas informacioneso estados financieros correspondientes a un per%odo evaluando la conformidad de las

disposiciones establecidas en el sistema de control interno y contable0 es una forma depensar de planificar de delegar de adoptar decisiones y resolver problemas y de ver la organi!ación en su totalidad.

Es una manera de planificar por cuanto el Contador de la organi!ación estableceuna cantidad de controles a ejecutar por per%odo de tiempo con que elementos orecursos se van a contar y quienes los elaborar)n. Por medio de la delegación seasignan quienes son los responsables de reali!ar los controles.

1os permite asegurar las cualidades de la información contable al cierre0 asegurar v%a el control que las cuentas au"iliares se encuentren conciliadas con el mayor0 quetodas las variaciones del ejercicio &ayan sido registradas en el mismo0 y as% arribar ainformación contable validada y actuali!ada.

El Plan tiene un car)cter selectivo solamente se controla aquello que incide de

forma determinante en el funcionamiento del sistema contable y por lo tanto en elcumplimiento de los objetivos finales. Por ello deben estar claramente definidas lasvariables a controlar y los valores o magnitudes esperadas de las mismas.

Para reali!ar el Plan se deber)n tener en cuneta los siguientes elementos:  Sistema de organización:  poderes responsabilidades separación de

tareas y funciones descripción de éstas.  Sistema de documentación e información: procedimientos y soportes de

información.  Sistema de pruebas: medios mec)nicos o electrónicos de

comprobación de la fiabilidad de la contabilidad #control denumeraciones secuencia totales conciliaciones etc.$.

 Existencia de medios materiales de protección: controles de acceso alos recursos y documentos.

  Utilización de personal cualificado: formación y control. 

2tilidad  ,segurar que las cuentas au"iliares se encuentren conciliadas con la cuenta

colectiva del ayor /eneral. 3ue todas las variaciones de ejercicio &ayan sido registradas en el per%odo.  ,pareamiento de ingresos y egresos. Planificación de todos los procedimientos de control interno4contable para

asegurar la corrección de los saldos conforme 1ormativa Contable interna ye"terna.

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5erificar la confiabilidad o grado de ra!onabilidad de la información contable ye"tracontable generada en los diferentes niveles de la organi!ación y laintegridad de los sistemas de información.

Revisión de las operaciones para verificar la autenticidad e"actitud yconcordancia con las pol%ticas y procedimientos establecidos.

(a periodicidad del Plan es anual se lo debe confeccionar oportunamente para suposterior utili!ación en el mes de cierre de ejercicio. (a duración que puede tener elplan depender) de diversos factores:

(o actuali!adas que estén las registraciones. El funcionamiento del sistema de control interno a lo largo del ejercicio

que determine la ra!onabilidad de las registraciones reali!adas. (a informati!ación que tenga el sistema contable. El personal afectado #suficiencia$ y su capacitación y entrenamiento. 'nformación que pueda llegar a necesitar de terceros para las tareas de

control.

'mportancia en la etapa final(a importancia surge debido a lo pr)ctico que resulta en medir la eficiencia y laproductividad al momento de implantarlo0 en especial si se centra en las actividadesb)sicas que reali!an las organi!aciones.

Es bueno resaltar que la empresa que aplique un Plan de Revisión y ,juste ensus operaciones conducir) a conocer la situación real de la misma es por eso laimportancia de tener una planificaron que sea capa! de verificar que los controles secumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.

(a necesidad del plan surge a medida que la organi!ación aumenta envolumen e"tensión geogr)fica y complejidad y &ace imposible el control directo de lasoperaciones.

 ,l cierre de ejercicio la importancia del Plan radica en:

Sirve como 6ERR,'E1+, 7E P(,1'8'C,C'91 de las tareas paravalidar los saldos: se prevén tareas coordinadas se originanresponsables proyecta tiempos de ejecución modalidad de trabajo ycontingencias para llevar a cabo el cierre del proceso contable.

Sirve como SPR+E ,+ER',( 7E +,RES 7E RE5'S'91 ; ,

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20.1.2. -alance de #umas y #aldos Prebalance/. ,areas de cierre.Controles a"ustes y cierre de la contabilidad.

Conocido &abitualmente como -alance de comprobación de sumas y saldos#prebalance$ y tiene como objetivo verificar la e"actitud del total de débitos y créditosde todas las cuentas del ayor y la corrección de sus respectivos saldos.

(os datos relacionados con operaciones y &ec&os del conte"to captados por elsistema contable y registrados en el libro diario son ordenados tem)ticamente en elayor /eneral el cual s un registro principal no obligatorio legalmente imprescindiblepara la teor%a contable y contiene todas las cuentas que fueron afectadas por lastransacciones y &ec&os del conte"to. (a información acumulada en el mismo duranteun periodo permitir) la confección de informes contables producto final del proceso

contable0 pero se debe anali!ar y controlar la ra!onabilidad de los saldos del mayor.El -alance permite el control de la coincidencia numérica el an)lisis conceptualde los saldos y es el punto de partida para la confección de los EECC de fin deejercicio. Se puede preparar a cualquier fec&a y en cualquier momento que seanecesario comprobar los movimientos de débitos y créditos de la cuentas0 perosistem)ticamente la empresa como m%nimo lo debe preparar al finali!ar la registraciónde todas las operaciones del ejercicio luego de reali!ados todos los asientos deajuste o de efectuado el ajuste a moneda constante y valuación final de las partidas.

(as +areas de Cierre son:• 5erificar que las sumas de los saldos deudores y acreedores de las cuentas del

mayor sean iguales entre s%: -alance de Sumas y Saldos del ayor /eneral.

• Comprobación que la suma de saldos de cada mayor au"iliar coincida con elsaldo de la cuenta de control del mayor general. Requiere la reali!ación de losbalances de saldos de mayores au"iliares. El saldo de la cuenta colectiva debeser igual a la sumatoria de saldos de sus cuentas simples.

• Comprobar los saldos contables #que surgen de la contabilidad = libro mayor =del ente$ con los saldos informados por terceros ajenos al mismo.6ay quienes env%an &abitualmente cada fin de mes res>menes de cuenta conlos movimientos reali!ados con la empresa generalmente es el caso deproveedores con los cuales se trabaja en cuenta corriente y entidadesbancarias quienes env%an los res>menes o e"tractos bancarios inclusive de

ellos se sacan los gastos por débitos diversos.En ocasiones es el propio ente quien solicita a sus proveedores que informenel saldo que mantiene con ellos a través de un proceso que se llamacircularización . Es utili!ado &abitualmente también con clientes.Si e"isten diferencias entre saldos emergentes de nuestra contabilidad y loinformado por terceros tendremos que conciliar ambos importes pudiendo dar origen a asientos de ajustes para corregir errores u omisiones detectados conmotivo de tarea de control.

• (uego debemos comparar los saldos contables representativos de los bienestangibles en e"istencia = b)sicamente bienes de cambio de uso pero tambiénpueden ser inversiones = que surgen de los saldos de las cuentas respectivas

del mayor general #e"istencia contable$ con los datos obtenidos por la tarea derecuento f%sico o inventario de los mismos #e"istencia real$. 7ado que el

 ,rc&ivo

EstadosContables

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recuento f%sico representa la realidad económica0 si de dic&a comparaciónsurgen diferencias #faltantes sobrantes bienes deteriorados etc.$ se deber)nreali!ar los ajustes pertinentes para que los saldos queden de acuerdo a loconfirmado con inventario f%sico por cuanto la contabilidad debe reflejar larealidad.El recuento f%sico se practica en:

?. bienes de cambio.@. bienes de usoA. inversionesB. documentos a cobrar 

+iene un doble objetivo:?. determinar la RE,( E'S+E1C', de los bienes #en cantidades$.@. ,1+E1''E1+ y estado de conservación.

• Se deber)n también anali!ar las partidas componentes de los saldos contablesde las distintas partidas o cuentas y evaluar si dic&a composición es ra!onable.Por ejemplo no resulta ra!onable que la cuenta proveedores tenga saldodeudor.

Elementos que intervienen en el proceso de cierre ateriales:

Pol%ticas contables que informan sobre la pautas a seguir. 1ormas contables.

Recursos 6umanos. Registros contables. SoftDare fuente de datos medios de registración y emisión de informes

preliminares luego definitivos.

Procedimiento de verificación y an)lisis de saldos

Confirmaciones con terceros: Conciliaciones bancarias. Conciliaciones de acciones o t%tulos p>blicos depositados en

cajas de valores. Conciliaciones con saldos adeudados a proveedores o a

instituciones bancarias. Recuentos Físicos Control de Contratos:

Comparaciones de saldos contables con recuentos f%sicos:moneda legal y e"tranjera certificados de pla!o fijo documentosa cobrar bienes de 2so etc.

tros: contratos de prestación de servicios alquileres seguros

etc.

 ,justes 8inales t%picos  ,justes por errores u omisiones &abituales. El RECP,:

o  ,juste a los valores de mercado de las inversiones que coti!anen bolsa pasivos y activos en moneda e"tranjera en general.

o  ,juste por aplicación de valores corrientes reconocimiento deR"+.

o  ,justes por comparaciones con valores l%mites de los activos.Cuando se deben reali!ar estos ajustes* ,l momento de reali!ar los asientos de

cierre.

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20.1.. In$ormes contables. !nlisis.

'ntegrados principalmente por datos obtenidos de S'C de un ente. ,dicionalmente y para la generación de informes internos tendr)n el aporte de otrossubsistemas que conforman el sistema contable de un ente.

(os informes contables constituyen el medio por el cual la información contablees comunicada a sus usuarios quienes los emplean como unos de los elementos parala toma de sus decisiones económicas.(os 'nformes Contables en cuanto a forma y e"posición son de dos tipos decategor%as:

A 'nformes Contables E"ternos: informes que deben cumplir conregulaciones legales y profesionales son obligatorios como los EECC.

L 'nformes Contables 'nternos: no obligatorios de procedimientos y quela empresa tiene discrecionalidad en cuanto a criterios para su emisióny e"posición su finalidad es brindar información a aquellos que tienenla responsabilidad de administrar y tomar decisiones dentro de laorgani!ación.

(os informes contables se pueden clasificar desde distintos puntos de vista: Seg>n los usuarios: E"ternos e 'nternos. Seg>n su e"tensión: 'ntegrales o Parciales. Seg>n su periodicidad: Rutinarios o 1o Rutinarios. Seg>n su grado de ,n)lisis: /lobales o ,nal%ticos. Seg>n su contenido: 'nformación contable datos operativos relaciones

porcentuales o cuantitativas an)lisis comparativos intersectoriales etc. Seg>n su forma de presentación: 8ormales o 1o 8ormales

#dependiendo de la e"istencia de normas legales o profesionales$.

Emisión de 'nformes Contables para la gestión(a Contabilidad es el sistema de información que debe responder a todos losrequerimientos de los integrantes que tiene a cargo la función de administración ydebe permitir la emisión y organi!ación de la información >til y oportuna.

(a función administrativa aplicada a cualquier tipo de entidad económicacomprende las actividades de planificación coordinación y control. 7entro de esteconte"to entre los modelos mas difundidos de información contable de gestión seencuentran:

'nformación por segmento de actividad #por l%nea de producto !onasgeogr)ficas 1''8 ?B: obligación de informar etc.$

'nformación sobre la base de costos variables. 'nformación proyectada #1''8 ?: cierre de ejercicio para una empresa en

marc&a la información proyectada debe ser complementada$.

3uienes est)n interesados en los informes proyectados* (os que otorgan financiación al ente. Pueden ser operadores que

act>an en los mercados de capitales entidades financierasproveedores etc.

 ,s% mismo aunque con fines diferentes también pueden estar interesados los clientes empleados y el Estado.

2tilidad de la 'nformación ContableEstar) dada por la calidad de la información que provee el sistema y la

concreción de todos sus objetivos y todas las necesidades a satisfacer de susdistintos usuarios.

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Cuanto mejor refleje la realidad económica de cada uno de sus momentosFmejor ser) su utili!ación.

El S'C deber) brindar información optima para:  ,nali!ar la eficiencia de la dirección. Servir de base para determinar la carga tributaria y para otros fines de

pol%tica social y fiscal. Se utili!aba como una de las fuentes de información para la

Contabilidad 1acional. Para determinar la legitimidad de la distribución de ganancias y servir 

como gu%a para la pol%tica de la dirección y de los inversionistas en esamateria.

Servir de base para la solicitud y concesión de créditos financieros ycomerciales.

Servir de gu%a a inversionistas interesados en comprar y vender. Ser utili!ado como base para la regulación de precios tarifas situación

crediticia financiera etc.(os objetivos a cumplir por la información contable est)n en función de las

necesidades internas como e"ternas.

20.1.3. %imitaciones de la In$ormación de Cierre.

(imitaciones de la 'nformación Contable de CierreEn relación a los EECC:

PR'ER: son esencialmente informes provisionales y puedenser definitivos porque la ganancia o pérdida real solo puededeterminarse cuando se vende o es asegurada.

SE/217: raramente si es que alguna ve! sucede el valor manifestado de un activo representa el importe de efectivo que

podr%a reali!arse en una liquidación incluso el saldo en efectivose ver%a reducido por gastos in&erentes al proceso deliquidación.

Seg>n ,nt&ony: las principales fallas que tienen los EECC de cierre de ejercicioson:

Se limitan a la información que puede e"presarse en términosmonetarios.

En la Contabilidad no es com>n intentar el reconocimiento del valor de mercado de los activos e"cepto en la época en que se compran ovenden.

 ,lgunas cifras contables est)n influidas por acontecimientos futuros

que no pueden preverse y por lo tanto estas cifras son estimativas.

Causas que demuestran las limitaciones que tienen los EECC (as cifras no son precisas. 1o dan el valor de las empresas salvo que se trate de un estado de

liquidación. 1o e"plican las condiciones en que se encuentra la empresa. 1o demuestra la e"istencia de un nuevo competidor. 1o refleja la aparición de un nuevo producto sustituto del que la

empresa comerciali!a.  ,lgunos activos y pasivos contingentes no son reflejados.

 ,s% también problemas originados por situaciones coyunturales de laeconom%a.

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Problemas gremiales. Perdida de funcionarios claves.

Se &a &ec&o mención de la importancia y el avance que representan las notasa los EECC como parte integrante de los mismos.

Constituyen un elemento de gran utilidad para el usuario e"terno porque loayuda a interpretar mejor la información que brinda el ente al cierre de ejercicio.