Unidad8 recurso1

Archivo de la información en soporte informático

CFGM. Comunicación empresarial

Unidad 8

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CONTENIDOS

8.1. Medios y equipos ofimáticos y telemáticos

8.2. Las bases de datos para el tratamientode la información

8.3. Estructura y funciones de una base de datos

8.4. Procedimientos de protección de datos

8.5. Archivos y carpetas

08 Archivo de la información en soporte informático


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A. Tratamiento de datos

Si trabajas como administrativo en una empresa, tendrás que tener en cuenta los procedimientos de comunicación que se emplean en la misma.

La ofimática comprende las herramientas informáticas necesarias para llevar a cabo el trabajo que se desarrolla en una oficina de una forma segura, eficaz y rápida.

Medios convencionales para plasmar datos

• Máquina de escribir convencional

• Máquina eléctrica

• Máquina electrónica

• Ordenador personal


B. La ofimática


Impresoras

Dos tipos:

• Por impacto

– Impresoras de agujas

• Sin impacto

– Inyección de tinta

– Láser

Plotter4

8.1. Medios y equipos ofimáticos y telemáticosB. La ofimática


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Impresoras


Equipos de gestión empresarial

Equipos utilizados de forma habitual para la transmisión y recepciónlos aquellos documentos e imágenes que surgen de la actividad comercial.

Dos tipos: autónomos y multifuncionales

Internos

– Fax-módem

– Fax aparato

– Escáner

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Equipos autónomos

Externos

– Módem



Equipos multifuncionales

Son máquinas incluidas o incorporadas en un mismo dispositivo periféricoque ejecutan varias tareas de forma simultánea.

Los más importantes son:

• Escáner-impresora.

• Copiadora-impresora-escáner.

• Fax-Pcfax-escáner-copiadora-impresora.

• Fax-Pcfax-escáner-copiadora-impresora-teléfono.

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Se basa en la transmisión a larga distancia de informacióny comunicaciones tratadas a través de ordenadores, por medio de cables

o por ondas.

Tres tipos de redes:

LAN (Local Areal Networks o Redes de Área Local)Este tipo de redes permiten compartir información, programas, software, impresoras, plotters, etc. entre los equipos de una empresa. Los ordenadores de una empresa están conectados entre sí por un cable pero no tienen salida al exterior.

MAN (Metropolitan Area Networks)En este caso se puede conectar la red con otras redes dentro de la misma ciudad; tendríamos que utilizar la tecnologíade las redes.

WAN (Wide Area Networks)Permite una conexión a mayor distancia. Los ordenadores conectados a una red de área ancha normalmente están conectados a través de redes públicas, como la red de teléfono. También pueden estar conectados a travésde líneas alquiladas o de satélites.8

8.1. Medios y equipos ofimáticos y telemáticosC. La telemática


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Correo electrónico (e-mail)

Permite enviar y recibir mensajes y todo tipo de ficheros adjuntos de una forma rápida, práctica, segura y económica.

Está compuesta por:

Formas de obtener una cuenta de correo:

• Gratuitas

• De pago

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Correo electrónico (e-mail)



Equipos de comunicación sin cable

La videoconferencia

• Mayor rendimiento en la organización.

• Mejora en la realización de proyectos.

• Reducción de costes.

• Ahorro de tiempo.

• La videoconferencia individual o punto a punto.

• Multiconferencia.

Ventajas: Elementos básicos y necesarios:

• Un CODEC (aparato que sirve para la COmpresión y DECompresión de vídeo).

• Un ordenador multimedia.

• Tarjeta y software de videoconferencia.

• Cámaras de vídeo.

• Micrófonos y altavoces.

• Mando por infrarrojos.

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Estos sistemas utilizan la tecnología de los teléfonos móviles. El ordenador portátil dispone de una antena, bien interior o exterior, que transmite la información a través de las ondas emitidas por las torresde telecomunicaciones,



La firma digital

Está compuesta por:

• La propia firma electrónica.• El certificado electrónico: un documento firmado electrónicamente.

• El documento electrónico: redactado en soporte electrónico; incorpora los datos que estén firmados electrónicamente.

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DNI electrónico

Es el documento que acredita electrónicamente la identidad de su titular y permite la firma electrónica de documentos.

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La oficina móvil

Es el modelo de trabajo que permite a los empleados llevar a cabo gestiones empresariales por medio de equipos informáticos desde cualquier lugar diferente de su centro de trabajo habitual.

Los equipos más utilizados son:

• Ordenadores portátiles.

• Miniordenadores.

• PDA (Personal Digital Assistant; Asistente Digital Personal).

• Tablet PC (ordenador entre el portátil y un PDA).

• Ordenadores portátiles.

Entre los periféricos destacan:

• Impresoras portátiles.

• Escáneres portátiles.

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Podemos definir una base de datos como un programa informático que almacena de forma sistemática un conjunto de datos relacionados entre sí, para posteriormente obtener la información de una forma rápida y eficaz.

Sus características son las siguientes:

a) Se organizan independientemente del soporte que las contiene y las aplicaciones utilizadas.

b) Control centralizado.

c) Pueden ser utilizadas por varios usuarios yaplicaciones.

d) Presentan una menor redundancia.

e) Rapidez, fiabilidad y flexibilidad.

f) Independencia lógica y física de los datos.

g) Integridad de los datos.

h) Consultas complejas optimizadas.

i) Seguridad de acceso y auditoría.

j) Respaldo y recuperación.

k) Acceso a través de lenguajes de programación estándar.

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Ventajas de un sistema de gestión de bases de datos (SGBD)

1. Control sobre la repetición de los datos.

2. Consistencia de los datos.

3. Datos compartidos.

4. Integridad de los los datos.

5. Seguridad.

6. Accesibilidad a los datos.

7. Mejora en la productividad.

8. Mejora en el mantenimiento.

9. Copias de seguridad.

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Desventajas de un sistema de gestión de bases de datos (SGBD)

1. ComplejidadLos SGBD son conjuntos de programas que debido a la cantidad de funciones que ofrecen hacen que sea necesario comprender muy bien su funcionamiento para poder obtener el mejor rendimiento de ellos.

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2. Equipamiento adicionalLos SGBD, como las propias bases de datos, pueden hacer que sea necesario disponer de más espacio de almacenamiento. Para obtener un mejor rendimiento de los SGBD es necesario contar con un ordenador dedicado exclusivamente a ello, así como la implantación de una red.


8.3 Estructura y funciones de una basede datos

Es recomendable disponer de los conocimientos básicos sobre los objetivos y funciones de los archivos principales asociados a una base de datos para conseguir un mejor funcionamiento del sistema.

A. Estructura

La estructura de una basede datos hace referenciaal tipo de datos, las relaciones, las restricciones o los vínculos que debe cumplir la información almacenada.

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Toda base de datos contiene:

• Tabla: Conjunto de registros que contienen un tipo de información.

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Campo (columna)

Registro(fila)

8.3 Estructura y funciones de una basede datos


Consulta

Formulario

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8.3 Estructura y funciones de una base de datos


Informe

Macros

Módulos

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Definen de una forma estructurada la acción o acciones que deseamos que realice Access cuando pulsamos en algún objeto de nuestra base de datos.

Son objetos que contienen procedimientos personales que a su vez son programas escritos en Visual Basic para aplicaciones, VBA.


1. Permitir a los usuarios almacenar datos en la base de datos.

2. Proporcionar un sistema que garantice que todo el conjunto de acciones.

3. Asegurar la actualización de los datos.

4. Prohibir el acceso.

5. Recuperar los datos.

6. Integrar un software de comunicaciones.

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B. Funciones


8.4. Procedimientos de protección de datos

La ley Orgánica de Protección de Datos tiene como misión: Garantizar y protegerlos datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente su honor e intimidad personal y familiar.

La Ley obliga a las entidades a:

• La adaptación de documentos.

• La adaptación de contratos: laborales, con proveedores, de compraventa, etcétera; de servicios externos: fiscales, contables, laborales, seguridad.

• La adaptación de sistemas de información a los requerimientos legales.

• La adaptación de los procesos internos a los requerimientos legales.

Normas para proteger la información:

1. Debemos conocer qué información tenemos almacenada en nuestros archivos.

2. Reducir los archivos.3. Desde el punto de vista de la seguridad electrónica, para una efectiva protección de la

información debemos, entre otras medidas, comprobar la vulnerabilidad de los equipos y redes, cifrar la información más sensible, controlar el acceso a la información, tener antivirus y anti-spyware actualizados, cambiar frecuentemente las contraseñas y realizar copias de seguridad a menudo.24


8.5 Archivos y carpetasA. Archivos informáticos

Un archivo informático es un grupo de datos estructurados que se almacena enalgún medio de escritura y al cual se puede acceder desde un ordenador parasu posterior lectura, modificación, grabación o borrado.

Partes del nombre de un archivo

Nombre del archivo

Extensión

En Windows, el nombre del archivo puede comprender hasta un total de 255 caracteres excepto: \ / : * ? ” < > |.Su principal función es diferenciar su contenido, permitiendoal ordenador identificar el programa que puede abrir dicho fichero.

Las extensiones de los ficheros son asignadas automáticamente por el software que los creó:

.doc: documento de Word.

.xls: documento de Excel.

.bmp: dibujo.

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Entre las extensiones de ficheros más comunes podemos encontrar las siguientes:

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8.5 Archivos y carpetasA. Archivos informáticos


B. Carpetas

En informática, el concepto de carpeta hace referencia al espacio en un disco duroo unidad de almacenamiento en el que los archivos están organizados y agrupados.

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8.5 Archivos y carpetas


Propiedades de una carpeta

1. Generales• Oculto

• Compartir

2. De seguridad

3. Personalizar

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8.5 Archivos y carpetasB. Carpetas


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Créditos:

Autores del libro del alumno Gerardo Álvarez Alberto Cadiñanos

Edición Estudio177.com, Rocío Orovengua León

Fotografías: Flickr: jepoirrier

Photobucket: Pradeep_115

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