Unidades 1 a la 3 Auditoría V

7/26/2019 Unidades 1 a la 3 Auditoría V

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Auditoría V

UNIDAD I: INTRODUCCION

DEFINICIONES:

Auditoria:

Un proceso sistemático para obtener y evaluar evidencia de una manera objetivarespecto de las afirmaciones concernientes a actos económicos y eventos paradeterminar el grado de correspondencia entre estas afirmaciones y criterios establecidosy comunicar los resultados a los usuarios interesados.

Un examen sistemático de los estados financieros, registros y transacciones relacionadaspara determinar la adherencia a los PCG, a las pol!ticas de dirección o a losre"uerimientos establecidos.

#a auditoria está encargada de la revisión de los estados financieros, de las pol!ticas dedirección y de procedimientos espec!ficos "ue relacionados entre s! forman la base paraobtener suficiente evidencia acerca del objeto de revisión, con el propósito de poder expresar una opinión profesional sobre todo ello.

$l objetivo de un examen ordinario de los estados financieros por un auditor independiente es la expresión de una opinión acerca de la adecuación con la cual ellospresentan su posición financiera, el resultado de sus operaciones y los cambios en suposición financiera de conformidad con los PCG.

#ey %ritánica de &ociedades nónimas de '()*, reconoce la uditor!a como profesión.

Clasificaciones de la Auditoría:+amas de la uditor!a#a auditor!a puede ser clasificada de forma general en ramas de acuerdo con a"uellos"ue la reali-an. $stas son

• /ndependiente• /nterna• Gubernativa• 0tras

#os servicios llevados a cabo en ellas son similares, aun"ue cada una tiene separadas ydistintas responsabilidades y diferentes grados de independencia.

Clases de Auditorías1e acuerdo al 2nfasis de la auditor!a, pueden clasificarse en los grupos siguientes

• 3inanciera• 0peracional• 1e Cumplimiento 45iene por objeto determinar s! se han mantenido ciertos

acuerdos contractuales6• 1e +endimiento 41eterminar el acierto con "ue se reali-an actividades de control6

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• +evisiones $speciales 4Categor!a mixta "ue incluye auditor!a "ue no sonconsideradas como financieras, operativas, de cumplimiento o de rendimiento6.$jemplo +ecomendación #a ubicación de una fábrica.

AUDITORIA INTERNA:#a / es la denominación de una serie de procesos y t2cnicas, a trav2s de las cuales se

da una seguridad de primera mano a la dirección respecto a los empleados de su propiaorgani-ación a partir de la observación en el trabajo respecto a si los registros e informes4financieros contables o de otra naturale-a6 reflejan las operaciones actuales y losresultados adecuada y rápidamente en cada división, departamento u otra unidad, y si2stos se están llevando fuera de los planes, pol!ticas o procedimientos de los cuales laauditor!a es responsable.

AUDITORIA OPERACIONAL:$s una valoración independiente de las diversas operaciones y controles dentro de unaorgani-ación para determinar si se llevan a cabo pol!ticas y procedimientos aceptables, sise siguen las normas establecidas, si se utili-an los recursos de forma efica- y

económica y si los objetivos de la organi-ación se han alcan-ado.

SISTEMAS DE INFORMACION:

SISTEMA:Conjunto de elementos y procedimientos !ntimamente relacionados "ue tiene por objetolograr determinados objetivos. 1ar solución a un problema dado.

INFORMACION:$s el conocimiento derivado del análisis y proceso de los datos.

SISTEMA DE INFORMACION:Con base en las anteriores definiciones puede decirse entonces, "ue sistema deinformación es el conjunto de elementos y procedimientos "ue !ntimamente ligados, inter actuando entre s! y con las demás partes de la organi-ación a "ue pertenecen, llevan acabo el proceso de captación de datos y la entrega de información, con el objeto deproporcionar los conocimientos necesarios a las personas indicadas, para efectos detoma de decisiones.

CLASESTIPOS SISTEMAS DE INFORMACION

• 7anual• 7ecánico• $lectromecánico• $lectrónico

PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS

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DATO:$s simplemente la inclusión de cual"uier hecho, cifra, palabra, s!mbolo, gráfica, etc. 8uerepresenta una idea, objeto, condición o situación. #os datos son la materia prima de lacual se deriva la 9información:.

INFORMACION:Consiste en datos seleccionados y organi-ados con respecto al usuario, problema,tiempo, lugar y función.

PROCESO DE DATOS:Consiste en la transformación de datos, 4"ue no son ;tiles por s! mismos6 a trav2s de unproceso a fin de obtener un producto 4información6 "ue es ;til sin transformacionesposteriores.

PROCESO ELECTRONICO DE DATOS:5ransformación v!a medios electrónicos para nuestro caso C07PU510+&. $sto traecomo beneficio el proceso rápido y económico de enormes cantidades de datos.

Para lograr el objetivo de procesar la enorme cantidad de datos es necesario elperfeccionamiento de los procedimientos. $sto re"uiere un esfuer-o intenso paraasegurar "ue el procedimiento es operable y claro antes de automati-arlo.

#a gran utili-ación de la planeación actual de los sistemas y procedimientos y del análisisde los procedimientos como sistemas, es "ue con frecuencia se programa en e"uipos deP$1.

CICLO !ASICO DEL PROCESAMIENTO DE DATOS:Consiste en un m2todo sistemático para manejar datos y obtener la información deseaday está constituido por tres etapas

$<5+1 P+0C$&0 &#/1

Entrada

Consiste en la recopilación de todos los datos re"ueridos, ordenándolos en una formaadecuada para su procesamiento. $n esta etapa los datos deben 9registrarse: de unamanera adecuada para el sistema de procesamiento "ue se utilice 4anotaciones a manoen libros, tarjetas perforadas, cintas de papel perforada, dis=ettes, etc.6.

&e puede considerar como etapas importantes en la función del registro de datos, lospasos siguientes

Edici"n:Consiste en seleccionar los datos significativos y eliminar los "ue no se necesitan para elproceso.Codificaci"n:

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&e codifican 4estandari-an6 los datos con el fin de ahorrar tiempo, esfuer-o y espacio.#os tipos de código más utili-ados son alfab2tico, num2rico y alfanum2rico.

Con#ersi"n:&e utili-a para transformar los datos de un tipo de registro a otro. $j. 1e tarjetas a cintamagn2tica o dis=ettes, mediante el uso de e"uipo especial, cambiándose la forma de

registro pero no la naturale-a de los datos.$erificaci"n:3unción mediante la cual se asegura "ue todos los pasos del proceso de registro de losdatos se realicen sin error.

Proceso:$s la etapa en la cual se reali-an o ejecutan todos los cálculos o pasos necesarios conlos datos de entrada. $n esta etapa se reali-an labores como Clasificación, cálculo,comparación y análisis.

Salida:$s el resultado del procesamiento de datos o representación de la información deseada.

CICLO E%TENDIDO DEL PROCESAMIENTO DE DATOS:

&e conoce as! al ciclo %ásico 4$ntrada>Proceso>&alida6 más otras dos etapas "ue son10CU7$<50& 3U$<5$ ? #7C$<7/$<50 1$ 150&.

Docu&entos Fuente:&e refiere al origen y la forma como se registra, pudiendo ser grande, pe"ue@o,manuscrito, impreso, etc. 4tarjetas de tiempo, ordenes de compra, ordenes de venta,facturas, etc.6

Al&acena&iento de Datos: l finali-ar el ciclo del procesamiento o dentro del mismo, es un punto donde se obtienenresultados intermedios, se almacenan datos de manera "ue se puedan recuperar rápidamente.

$l m2todo de procesamiento y el tiempo "ue se desee conservar los datos, determinan eltipo de almacenamiento, pudiendo ser

• 7anuscrito• Aojas /mpresas• 5arjetas Perforadas• Cintas de papel perforadas• Cintas magn2ticas• 1iscos• 1is=ettes.

LA AUDITORIA OPERATI$A ' LA AUDITORIA INTERNA:

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#a 0 no es diferente a la /, es una mera aplicación de las t2cnicas modernas deauditor!a interna a todas las actividades de una empresa. $l enfo"ue y la orientaciónauditoria en las áreas financiera y operativa es lo "ue caracteri-a a la 0.

#a 0 es una forma a trav2s de la cual los auditores internos enfocan sus trabajos,

anali-an los asuntos de su competencia y consideran los resultados, adoptando last2cnicas y enfo"ues desde la perspectiva de un director.

NECESIDADES DE AUDITORIA EN INFORMATICA:

7uchas empresas actualmente afrontan problemas o factores de riesgo "ue las llevan ano ser lo exitosas, entre ellos• Problemas de competitividad• Gastos de operación altos• $n el actual mercado cambiante se han mantenido estáticas

• <o se satisface plenamente los re"uisitos de los clientes• Aan implementado reorgani-aciones o cambios relativamente superficiales• Procesos viejos y potencialmente obsoletos• utomati-ación de procesos sin redise@arlos totalmente• $xcesivos controles• Procesos "ue re"uieren demasiado tiempo para su ejecución• Uso de metodolog!as del pasado.

$s decir afronta $ventos $xternos e /nternos "ue la afectan en su desarrollo.

&iguiendo el enfo"ue tradicional de uditor!a&abemos "u2 pasó1eterminamos responsabilidades1eterminamos puntos de fracaso

9$# C0#70 1$ # 5$&5+U1$B $& C0<5/<U+ AC/$<10 #& C0&& 1$ #7/&7 7<$+ ? $&P$++ 8U$ #0& +$&U#510& &$< 1/3$+$<5$&:

NUE$O ENFO(UE DEL ROL DEL AUDITOR INTERNO:

FUNCIONES DEL AUDITOR:

ENFO(UE TIPO DE AUDITORIA

<#/&5 P+0C$1/7/$<50& 0P$+C/0<#

C0<&U#50+ &/&5$7& C#/11

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C5#/B10+ P+0C$&0& P+0C5/

Asesor $speciali-ado 4imparcial6 de la alta gerencia y a todo nivel de la organi-ación.<o constituye jue- de la administración.

3unción correctiva contin;a pera hay mayor 2nfasis en la prevención• +ecomienda soluciones y planes de trabajo• Propone tiempo para las mejoras• Catali-ador y canali-ador del cambio.

Nuevo $nfo"ue

• Conciencia de utocontrol• 5rabajo en $"uipo• isión al futuro, el 2xito

Concusión

• 5rabaja para garanti-ar el 2xito.• <uevos retos a superar• 7ayor Productividad• +educción de costos• 7ayor calidad y confiabilidad• 7enor pla-o de entrega de los trabajos• &ervicios de valor agregado

I<5$++0G<5$& <5U+#$&

DCuánto tiempo nos llevaráEDCuándo veremos los primeros resultadosEDCuánto costaráED3uncionará en nuestro medioE

DCuál $& # 7$F0+ $&5+5$G/EUTILI)AR LA TECNOLO*IA PARA ALCAN)AR LOS O!+ETI$OS DE LA AUDITORIA,

%$<$3/C/0&

Previene situaciones de riesgoPromueve mejoramiento de la cultura de control en la organi-aciónPromueve eficiencia operacional en las diferentes áreas de la empresaCompleta el control "ue ejerce la gerenciaComplementa efecto de controles ejercidos por usuarios internos y externos

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AUDITORIA DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS

DEFINICIONES:$s el examen metódico de una situación relativa a un producto, proceso u organi-ación,en materia de calidad, reali-ado en cooperación con los interesados, a fin de verificar la

concordancia de la realidad con lo preestablecido y la adecuación al objeto buscado.$s la actividad para determinar por medio de una investigación, la adecuación de losprocedimientos establecidos, instrucciones, especificaciones, codificaciones, estándaresy otros re"uisitos, la adhesión a los mismos as! como la eficacia de su instrumentación.

$s el conjunto de t2cnicas y actividades destinadas a anali-ar, evaluar, verificar yrecomendar sobre el control, planificación, la adecuación, eficacia y seguridad de lafunción computacional en la empresa.

$s el examen discontinuo de un sistema computacional, o del servicio computacional apetición de su dirección para mejorar la rentabilidad, la seguridad y la eficacia.

#a uditor!a de P$1 es la verificación del control en áreas "ue son• plicaciones y mantenimiento de las mismas• 1esarrollo de &istemas• 0peraciones de la /nstalación

#as aplicaciones incluyen todas las funciones de información del negocio, en cuyoprocesamiento interviene un computador.

#os sistemas de aplicación abarcan uno o más departamentos de la organi-ación, as!

como la operación del computador y el desarrollo del sistema.

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UNIDAD No, -

CONTROLES

/7P0+5<C/ 1$ # /<30+7C/0<+/$&G0& 8U$ 7$<B< # /<30+7C/0<

$5$+<0&• <aturales 45emblor, /ncendio, /nundación, 5ormenta6• Aumanos 4+obo, &abotaje, 7otines sociales, 3raude6• 7ateriales 41esperfectos en el e"uipo, 3allas de energ!a6

/<5$+<0&• +obo de 4Papeler!a y Htiles, +ecursos, /nformación de 1atos, Programas6• &abotaje• 1estrucción de 41atos yIo recursos, voluntaria o involuntaria6• Auelgas• 3raude

7%/$<5$ 1$%/# 1$ C0<5+0# P+0P/C/0 P+ $# 3+U1$• Poca o ninguna restricción f!sica en el acceso al e"uipo.• Carencia de un departamento de auditor!a interna.• Control absoluto sobre las actividades desarrolladas por el P$1• 3alta de documentación sobre los sistemas y programas en producción.• $rrores corregidos mediante solicitudes verbales• Cambios en l!nea a los datos contenidos en el sistema• Poco o ning;n control sobre el uso de reportes elaborados por el P$1• Uso del P$1 en horario nocturno, sin ninguna supervisión sobre las

funciones "ue se reali-an.• Poco o ning;n control sobre el consumo y circulación de suministros.• #os departamentos usuarios no revisan la información procesada y

preparada por el P$1• &olicitudes verbales de cambios de programas. Programas fuente "ue

permanecen en el sistema.• Presencia en el directorio de programas ajenos a la producción de la

empresa.• Poca o ninguna rotación de personal, ausencia de planes de vacaciones,

etc.• Procesamiento de datos fuera del ámbito de la empresa, con gran flujo de

documentos e información sin ning;n control.

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DEFINICIONES DE CONTROL

$l vocablo Control presenta varias acepciones en nuestra lengua. Por un ladosignifica comprobación, examen, inspección, verificación. Pero tambi2n sirve para

indicar dirección, gobierno, mando.$n el campo de la administración de empresas se suele utili-ar ambossignificados

• cto aislado y simple de verificación 4sentido estricto6• 3unción de la dirección de empresas 4sentido amplio6.• $s una medida y corrección del desempe@o de las actividades de los

subordinados para asegurar "ue los objetivos y planes de la empresa,dise@ados para lograrlo, se están llevando a cabo.

Control es todo lo "ue tiende a evitar errores.

Control es todo lo "ue tiende a minimi-ar riesgos.

La funci"n de control, es a"uella "ue tiene por finalidad asegurar "ue todos ycada uno de los actos de una organi-ación obtengan los objetivos previstos,dentro de los l!mites prefijados.

<o se limita exclusivamente a verificar en "u2 medida se logra un objetivo. $staes sólo una de sus fases. $l control !ntegramente considerado debe considerar "ue los actos logren los resultados previstos y no solamente se@alar laseventuales desviaciones.

$l control es la suma de factores deliberadamente dispuestos por la organi-acióncon el fin de• Condicionar cada acto, asegurando "ue sea reali-ado de un modo

determinado.• 1eterminar la medida en "ue cada acto dio el resultado previsto.• /nformar los resultados y las eventuales desviaciones, retroalimentando de esta

manera todo el proceso.

Misi"n:

• Condicionar cada acto, para "ue el mismo sea reali-ado de un modo

determinado, previamente programado. 43ase estructural o estática6• 1eterminar la medida en "ue cada acto logra el resultado esperado,

ponderando el margen de desv!o ocurrido. 43ase 0perativa y 1inámica6• /nformar los resultados y las eventuales desviaciones a los centros de decisión

"ue corresponda, retroalimentando as! el proceso operativo de la organi-ación.45ambi2n es 3ase 0perativa y 1inámica6

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Fase Estructural o est.tica:Consiste en configurar la estructura de la organi-ación para "ue sea apta paraasegurar el desarrollo de todas las actividades dentro de los márgenes

establecidos. $s un trabajo anterior al funcionamiento de la empresa.Fase O/erati#a o Din.&ica:$s la reali-ación de todos los controles programados en la fase anterior. $sta fasese refiere a la reali-ación efectiva de los controles estructurados, y definidos en laanterior. &e relaciona con el control en movimiento o funcionamiento.

PROCESO !ASICO DEL CONTROL:

• $stablecimiento de <ormas• $valuación de la ctuación

• Corrección de las 1esviacionesRE(UISITOS (UE DE!EN CUMPLIR LOS CONTROLES:'. 1eben reflejar la naturale-a y necesidades de la empresa*. 1eben reportar prontamente las desviaciones. 1eben ser futuristasJ. 1eben se@alar excepcionesK. 1eben ser objetivos). 1eben ser flexiblesL. 1eben ser económicos(. 1eben ser comprensiblesM. 1eben conducir a la acción correctiva.

9#as labores de control se enfrentan siempre a fuerte oposición Por parte de loseficientes y honestos, por"ue lo consideran innecesario, inhibitorio o degradante,de los deficientes, por"ue no se percatan de su utilidad y por parte de losdeshonestos, por"ue les estorba.:

CLASIFICACION DE LOS CONTROLES

POR SU NATURALE)A

• Generales 4varios sistemas6• 7anuales 4uso de humanNare6• utomáticos 4incorporados6

POR SU EFECTO:

• 1isuasivos• 1e evidencia

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• Preventivos OOO• 1etectivos OOO• Correctivos OOO• +ecuperativos

POR SU ESTADO:• +ecomendados• 1escartados• /mplantados

OOO 7& C0<0C/10&

CONTROLES PRE$ENTI$OS

&on a"uellos "ue reducen la frecuencia con "ue ocurren las causas de error.Caracter!sticas

• +educen la frecuencia de errores• Previenen operaciones no autori-adas• &on sutilmente incorporados en los procesos• &on los de mas bajo costo.

'. utori-ación#a iniciación de una transacción o la ejecución de un proceso se limita alos individuos autori-ados para ello.

*. Custodia &egura los activos de información se les aplican medidas de seguridadsimilares a las de los activos tangibles, tales como efectivo, valoresnegociables, etc.

. 3ormas prenumeradas$n las formas individuales se preimprimen n;meros consecutivos a finde permitir la detección posterior de su perdida o mala colocación.

J. 3ormas preimpresas#os elementos fijos de información se anotan por anticipado en las formas y, enalgunos casos, en un formato "ue permite el procesamiento directo por elcomputador, a fin de prevenir errores en la anotación de datos repetitivos.

K. 1ocumento de retorno$s un documento producido por el computador, con el objeto de "uevuelva a entrar al sistema.

). $ndoso

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7arcar una forma o un documento a fin de dirigir o restringir su uso posterior enel procesamiento.

L. Cancelación7arcar o identificar los documentos de las transacciones a fin de prevenir su

uso posterior una ve- "ue han cumplido su función.

(. Contrase@as#a autori-ación para permitir el acceso a información o procesos, por medio deuna se@al o clave conocida ;nicamente por los individuos autori-ados para ello.

M. 1efinición de responsabilidades1escripción de las tareas para cada una de las funciones del trabajo,dentro de un sistema de procesamiento de información. /ndica puntosclaros de inicio o terminación cada función.

'. Confiabilidad del personalPuede confiarse en "ue el personal "ue efect;a el procesamientomaneja los datos en forma adecuada y consistente.

''. $ntrenamiento&e proporcionan instrucciones expl!citas al personal y se verifica "ue las hayancomprendido, antes de asignárseles nuevas tareas.

'*. Competencia del personal#as personas asignadas a funciones de procesamiento o de supervisión dentro

de los sistemas de información, poseen el conocimiento t2cnico necesario parallevar a cabo sus funciones.

'. 7ecani-ación$l utili-ar medios mecánicos o electrónicos para procesar la información,proporciona consistencia al procesamiento.

'J. &egregación de funciones#a responsabilidad de la custodia y la de control del manejo y elprocesamiento de la información, se encuentran separadas.

CONTROLES DETECTI$OS

$stos no impiden "ue ocurra una causa de error, sino "ue acciona la alarmadespu2s de "ue haya ocurrido.

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• Pueden impedir la continuidad de un proceso• <o impiden "ue ocurra un error, pero dan la alarma despu2s "ue haya ocurrido• +e"uieren de ciertos gastos operativos moderados.

'. 1ocumento de env!o$s el medio para comunicar las cifras control a trav2s del movimientof!sico de la información, particularmente de la fuente al punto deprocesamiento o entre puntos de procesamiento.

*. <;meros consecutivos de lote#os lotes de documentos de transacciones se numeran en forma consecutiva yse controlan.

. Cifras de control de cantidades&on totales de valores homog2neos para un grupo de transacciones oregistros, generalmente en valores monetarios o cantidades.

J. Cifras de control de numero de documentosConsiste en "ue se efect;a un conteo del numero de documentosindividuales y este total es el "ue se controla.

K. Cifras de control sin significado monetario$s un total no significativo, pero ;til, obtenido de la sumatoria deinformación num2rica no monetaria.

). 5otales de lote

$s cual"uier tipo de cifra control o conteo "ue se aplica a un numeroespecifico de documentos de transacciones o a los documentos de lastransacciones "ue se reciben en un periodo de tiempo especifico.

L. erificación de rebasamiento$s una verificación de limite "ue se basa en la capacidad de un área de lamemoria o de un archivo para aceptar información.

(. erificación de formato1eterminación de "ue los datos se registran en la forma establecida en

el formato de información "ue se estipula en el programa de aplicación,ya sea en forma num2rica o alfanum2rica.

M. erificación de integridadConsiste en comprobar "ue se hayan anotado datos en a"uellos campos "ueno pueden procesarse si se dejan en blanco.

'. 1!gito verificador

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$s un d!gito, generalmente el ultimo de un campo de identificación, "uees una función matemática de todos los demás d!gitos en el campo. #avalide- de todo el campo se comprueba al calcular, con base en losdemás d!gitos del campo, el digito verificador y compararlo con elconsignado en el campo.

''. +a-onabilidadPruebas "ue se aplican a varios campos de información mediante lacomparación con otra información disponible en los registros de transacciones olos maestros, a efecto de establecer su ra-onabilidad.

'*. erificación de limitePruebas de los campos de importes espec!ficos, contra limites inferioreso superiores de aceptabilidad estipulados. Cuando se verifican amboslimites, la prueba suele denominarse 9verificación de rango:.

'. erificación de valide-#os caracteres en un campo codificado son cotejados contra un conjuntoaceptable de valores en una tabla, o examinados con respecto a unpatrón definido de formato, utili-ando la lógica y la aritm2tica.

'J. 3echas+egistrar fechas de calendario para efectos de comparacionesposteriores o de pruebas relativas a la expiración de documentos.

'K. erificación de la digitación#a entrada redundante de datos por medio de un teclado, a fin de

verificar la exactitud de una entrada anterior. #as diferencias entre losdatos previamente registrados y los datos accesados en la verificaciónoriginan una se@al mecánica.

'). probaciónConsiste en la aceptación de una transacción para "ue sea procesada,despu2s de "ue se ha iniciado.

'L. 5otales de corrida a corridaConsiste en el uso de las cifras de control de salida "ue resultan de un proceso,como cifras de control para un procesamiento posterior. #as cifras control se

utili-an como enlaces en una cadena para unir un proceso con otro en unasecuencia de procesos.

'(. /guali-aciónIcomparación$s una prueba para determinar la igualdad entre los valores de dosconjuntos e"uivalentes de partidas o entre un conjunto de partidas y unacifra control. Cual"uier diferencia indica un error.

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'M. Clasificación por antigQedadConsiste en la identificación de partidas sin o con poco movimiento, deacuerdo con su fecha, generalmente la fecha de la transacción. $staclasificación segrega las partidas de acuerdo con varios limites defechas.

*. Cuenta de partidas pendientes de procesarseCotejar las partidas del flujo del procesamiento en una aplicación conotras desarrolladas en forma independiente, a fin de identificar partidasno procesadas o diferencias en las mismas.

*'. CotejoCotejar las partidas del flujo del procesamiento en una aplicación conotras desarrolladas en forma independiente, a fin de identificar partidasno procesadas o deferencias en las mismas.

**. uditoria periódicaConsiste en la verificación de un archivo o de una frase de procesamiento, conel objeto de detectar problemas y fomentar el cumplimiento de losprocedimientos establecidos.

*. $ti"uetasConsiste en la identificación externa o interna de los lotes detransacciones o de los archivos de acuerdo con su fuente, aplicación,fechas u otras caracter!sticas de identificación.

CONTROLES CORRECTI$OS

• yudan a la investigación y corrección de las causas de los errores "ue hayansido detectados.

• #a acción correctiva es siempre necesaria.

• &on casi siempre muy costosos.

'. +eportes de discrepancias o inconsistencias<o es mas "ue un listado de las partidas "ue han violado alg;n control

detectivo y "ue, consecuentemente, re"uieren investigación posterior.

*. +astro de auditoriaPista de auditoria o pista de las transacciones, consiste en la disponibilidadde un medio manual o legible por computador "ue permita rastrear elestado y el contenido del registro de una transacción individual, hacia atráso hacia delante, entre salida, procesamiento y fuente.

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$l rastro de auditoria en los sistemas de procesamiento de información noelectrónico, consiste en documentos, libros, diarios, mayor, registrosauxiliares y hojas de trabajo, "ue permiten al auditor comprobar unaoperación hacia delante a un total de resumen o investigar un total deresumen hacia atrás a la operación original.

Utili-ando ese rastro, el auditor puede efectuar pruebas para determinar siel saldo de determinada cuenta refleja fielmente las operaciones efectuadaspor la empresa.

Cabe comentar "ue en opinión de muchos autores, el termino 9rastro deauditoria: o 9pista de auditoria:, no es del todo adecuado, pues tal 9rastro: o9pista: mas bien es una herramienta para dar seguimiento a lastransacciones y corregir excepciones, utili-ada especialmente por losempleados asignados a la corrección de errores o a funciones de control decalidad. demás, se estima "ue es la empresa la "ue hace mas uso deestos rastros en su operación normal, pues esta sujeta constantemente ainvestigaciones y a preguntas provenientes de fuentes externas, tales comoclientes, proveedores, dependencias gubernamentales, etc.

$n los sistemas "ue no utili-an procesamiento electrónico de información,por la capacidad de proceso del computador, sufre cambios "ue tienen "uever principalmente, con el uso de registros legibles a má"uina, as!

• #os documentos fuente, una ve- transcritos al medio legible amá"uina, ya no son utili-ados en el ciclo de procesamiento, por lo "uepueden ser archivados en una forma "ue haga dif!cil el acceso posterior

a ellos.• $n algunos sistemas, los documentos fuente tradicionales pueden

ser eliminados por el uso de dispositivos de acceso directo.

• #os res;menes 4saldos6 del mayor pueden ser sustituidos por archivos maestros "ue no muestran las cantidades "ue conducen a ladeterminación de los valores resumidos.

• $l ciclo del procesamiento de información no proporcionanecesariamente un listado o diario de las operaciones. Proporcionar un

listado de este tipo puede re"uerir una acción espec!fica a un costoapreciable.• lgunas veces es innecesario preparar informes impresos de los

registros históricos. #os archivos pueden ser conservados en mediosutili-ados por el computador y los informes impresos preparadossolamente por excepción.

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Auditoría V

• #os archivos conservados en medios magn2ticos solo pueden ser le!dos con el uso del computador y del programa correspondiente.

• #a secuencia de los registros y las actividades del procesamientoson dif!ciles de observar debido a "ue muchos de los datos y muchas

de las actividades están o se reali-an dentro del computador.

Los /rinci/ios 0enerales a/lica1les al dise2o de rastros adecuados/ara auditoria3 son los si0uientes:

• Para todas las operaciones "ue afectan los estados financieros debe haber un medio de establecer la cuenta a la cual son transcritas las operaciones.

• Por todas las cuentas reflejadas en los estados financieros debe haber unmedio para comprobar el importe de las cifras del total, hacia los elementosde las operaciones individuales.

• Por todas las operaciones y cuentas "ue originan un n;mero importante deconsultas deben existir medidas para proporcionar los registros necesariospara contestar las consultas en forma regular.

• Por todas las operaciones y cuentas "ue t!picamente no son objeto deconsultas, debe haber un medio de comprobación, aun cuando no seestable-can medidas para contestar consultas en forma regular.

#os m2todos mediante los cuales se pueden aplicar estos principios

generales, están limitados solamente por el ingenio del dise@ador delsistemaR sin embargo, existen tres m2todos básicos, a saber

a6 $l archivo proporciona el saldo actual y las referencias de todos loscambios mediante un listado de transacciones o numero de lote. Cadacambio en el saldo del archivo es registrado por referencia al listado detransacciones o al de lote. $l listado de transacciones proporciona losdetalles para comprobar hacia atrás hasta llegar a la operación original.

b6 $l archivo proporciona solamente el saldo. #os cambios en el saldo son

obtenidos de listados de transacciones. $l uso de listados detransacciones es el ;nico medio para comprobar los cambios en unacuentaR en consecuencia, los cambios pueden ser combinados ysumari-ado por periodos, semanales, mensuales.

c6 $l archivo proporciona el saldo y tiene referencia de los documentospara cada transacción, en consecuencia, ning;n listado de

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Auditoría V

transacciones es usado para referencia. $ste m2todo es adecuadocuando el numero de operaciones para cada registro es pe"ue@o.

. $stad!sticas de errores y su fuente

Consiste en llevar control estad!stico de la información relativa a losdiversos tipos de errores "ue se dieron en el proceso y cal fue el origen delos mismos. $sta información se utili-a para determinar los procedimientos"ue deberán aplicarse a efecto de reducir la cantidad de errores.

J. Corrección automati-ada de errores&e refiere a "ue el propio computador reali-a un proceso para corregir cierto tipo de errores de transacciones o de registros "ue violan un controldetectivoR as!, si por error se pago una factura "ue exced!a al valor de laorden de compra correspondiente, el computador produce automáticamenteuna nota de cargo al proveedor, por la diferencia.

K. +espaldo y recuperaciónConsiste en "ue deben conservarse los archivos maestros y lastransacciones del d!a anterior, a efecto de tener la posibilidad de volver acrear nuevos archivos maestros actuali-ados, en caso se destruyera elarchivo maestro del d!a.

). +einclusión en el proceso&e refiere a "ue las transacciones cuyos errores detectados, fueroncorregidos, deben reincluirse en el proceso como si fueran datos de entradanuevos, debiendo en consecuencia, pasar a trav2s de todos los controlesdetectivos "ue se aplican sobre las transacciones normales.

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Auditoría V

UNIDAD No, 4

5, Partici/aci"n del Auditor en el Desarrollo de Siste&as

'.'&u importancia'.*&u oportunidad'.spectos Generales

5,5Su I&/ortancia

#a participación del uditor en el desarrollo de sistemas puede darse

a6 Como Consultor P$1b6 Como uditor $xternoc6 Como uditor /nterno

a6 Co&o consultor PED

Como consultor de sistemas, la participación del CP es completa, pues formaparte del e"uipo de P$1 a cargo del desarrollo del nuevo sistema, con lasresponsabilidades inherentes a su función.

16 Co&o Auditor E7terno

&i nuestra funcion es la de uditor $xterno, nuestro papel en el desarrollo desistemas se reduce dado "ue nuestra responsabilidad sobre los sistemascomputari-ados de contabilidad se contrae a la "ue se tiene sobre los sistemastradicionales de procesamiento de datos y la información "ue la administraciónpresenta en los estados financieros, pues los sistemas "ue procesan yproducen la información contable y financiera son responsabilidad de laadministración y no del uditor $xterno, cuyo principal propósito es dictaminar los estados financieros de la empresa.

c6 Co&o Auditor Interno

$l uditor /nterno es por excelencia un experto en control internoR por consiguiente, esta en las mejores condiciones de participar activamente, comouna tarea inherente a la función "ue reali-a, en el desarrollo de sistemas, y suprincipal contribución debe ser asegurar, en forma ra-onable, "ue lasaplicaciones computari-adas incluyen controles sólidos y confiables.

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Auditoría V

&u responsabilidad se concreta principalmente sobre la calidad del sistema "uese desarrolla y sobre los controles "ue se incorporen en el sistema, en elmomento de su construcción.

$n el pasado se consideraba "ue la participación de la auditoria interna se

limitaba a la revisión de los sistemas hasta despu2s "ue se hab!a completadoel proceso de desarrollo y estaban funcionando, por"ue si participabaactivamente en su desarrollo podr!a comprometer su independencia yobjetividad.

ctualmente el concepto anterior casi ha "uedado descartado pues d!a a d!ase comprueba "ue la participación temprana de la auditoria interna es la clavepara asegurar "ue se incluyan los controles apropiados en todo sistema nuevo,pero, naturalmente, el hecho "ue participemos 4como auditores internos6 en eldesarrollo de un sistema, no elimina la necesidad de "ue se hagan revisionesposteriores, con total independencia, una ve- el sistema este funcionando.

Por lo expuesto, debe "uedar claro en la mente de la administración "ue laparticipación de la auditoria interna en el desarrollo de sistemas, no es del tipo9ejecutivo: o 9decisorio: sino mas bien se contrae a emitir opinión sobre ladocumentación "ue se refiere a la inclusión o no de controles ra-onablementeadecuados y "ue, consecuentemente, la auditoria interna no ad"uiere ning;ntipo de compromiso sobre el sistema y, además, "ue debe estar en libertad deefectuar revisiones con total independencia, despu2s de implantado el sistema.

Para "ue la auditoria interna este en condiciones de hacer un trabajo efectivo,son necesarios los aspectos m!nimos siguientes

a.' +espaldo total de la administración

a.* Comunicación fluida y permanente con el departamento de P$1

a. Personal de auditoria interna con suficientes conocimientos 4por lo menosteóricos al principio6

en materia de P$1.

5,-Su o/ortunidad

Como ya se indico, la participación del auditor interno en el desarrollo desistemas debe darse precisamente en el desarrollo del mismo, a efecto de "uelos controles "ue se consideran necesarios, sean incorporados en lasdiferentes fases o etapas del desarrollo, ya "ue una ve- funcionando elsistema, es mas dif!cil y costoso efectuar las modificaciones.

5,4As/ectos *enerales

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Auditoría V

<ormalmente la metodolog!a utili-ada para el desarrollo de sistemas consisteen dividir el esfuer-o$n la construcción del sistema, en etapas o fases "ue permitan anali-ar,evaluar, presupuestar y controlar el proyecto total, en una forma sencilla y

segura.5ales fases o etapas, claramente definidas, pueden clasificarse as!

a6 Planificación del sistema

a.' /nvestigación preliminar a.* $studio de factibilidada. Planificación inicial

b6 1esarrollo del sistemas

b.' 1esarrollo de modelos soluciónb.* 1ise@o del modelo elegidob. Programación y prueba

c6 /mplantación del sistema

c.' Preparación de la implantaciónc.* /mplantación operativac. +evisión post>implantacion y seguimiento

PARTICIPACION DEL AUDITOR INTERNO EN EL DESARROLLO DESISTEMAS

5, Solicitud del Usuario:Conocer y verificar la necesidad y sus objetivos.

-, Estudio de Facti1ilidad:Conocer el dictamen "ue justifica el proyecto. Planear la participación de laauditoria.

4, An.lisis del Siste&a:

1eterminar los controles de "ue debe constar el nuevo sistema.

8, Dise2o del Siste&a:Precisar "ue el proyecto sea acorde con las necesidades del usuario y "uecuente con los controles suficientes.

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Auditoría V

9, Pro0ra&aci"n:1efinir "ue el programa contemple todos los controles anali-adosanteriormente.

, I&/lantaci"n:

Probar el sistema con sus propios datos y con las pruebas en paralelo "ue serealicen para garanti-ar la efectividad del sistema.

;, Docu&entaci"n del Siste&a:Constatar "ue la documentación se encuentre completa y debidamenteformali-ada, revisando las medidas de seguridad adoptadas.

*RADO DE INTER$ENCION3 DE LOS IN$OLUCRADOS3 EN LACONSTRUCCION DE UN SISTEMA PED

P$+&0<# U1/50+/3&$&I$5P& 170<. 1$ P$1 U&U+/0& /<5$+<

5, PLANIFICACION DEL SISTEMA

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-, DESARROLLO DEL SISTEMA

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4, IMPLANTACION DEL SISTEMA

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Unidades 1 a la 3 Auditoría V

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