UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR

ESCUELA DE RELACIONES INTERNACIONALES

GESTION, MONITOREO Y EVALUACION DE PROYECTOS

CICLO II/2008

AGOSTO DE 2008

Seguimiento o MonitoreoAlgunos prejuicios más

comunes:1. El monitoreo es considerado una tarea

compleja, que requiere de una alta inversión de recursos y tiempo.

2. El monitoreo no tiene mayor utilidad para el proceso de gestión. Es un requisito que se debe llenar, ya que lo plantea el cooperante. (“No” es una herramienta estratégica de gestión)

Seguimiento o Monitoreo

Claves fundamentalesAjustar la estructura del sistema de

monitoreo a las necesidades del proyecto.

Tener clara la función que debe cumplir el sistema de monitoreo.

(GTZ, 2007)

Seguimiento o MonitoreoAlgunas funciones:

El sistema de monitoreo puede ser: Un instrumento de gestión, que apoya a

los responsables del proyecto a conocer el actual estado del mismo y orientar su trabajo hacia los resultados pretendido, mejorando de esta manera el desempeño del proyecto.

Un proceso organizado de comunicación y entendimiento entre los diferentes participantes (Grado de objetividad).

Un instrumento para fomentar la co-responsabilidad de diversos actores. El monitoreo aumenta el compromiso y facilita la coordinación.

Un instrumento de desarrollo organizacional, con el que se inicia un proceso de aprendizaje y desarrollo.

Seguimiento o MonitoreoAlgunas funciones:

(GTZ, 2007)

Seguimiento o Monitoreo

El seguimiento de proyectos es una función que consiste en, utilizar un sistema de información, basado en la formulación del proyecto de desarrollo (matriz de planificación y plan de ejecución de las actividades), para que apoyándose en la utilización de tres tipos de datos (sobre el progreso físico y financiero de las actividades, sobre el contacto entre el proyecto y los usuarios y sobre la evolución de los factores externos), recogidos de forma continua y expresados en tres tipos de informes (registros, actividad y coyunturales), la dirección del proyecto pueda comparar lo planificado y ejecutado, en el nivel de recursos y actividades.

El monitoreo exige un análisis de la información recopilada(UCM, 2006)

“El monitoreo es un procedimiento sistemático empleado para comprobar la efectividad y eficiencia del proceso de ejecución de un proyecto, para identificar logros y debilidades y recomendar medidas correctivas para optimizar los resultados deseados”

Seguimiento o Monitoreo

(BID, 2005)

Finalidad Conocer el estado de ejecución del

proyecto. Proponer medidas reconductoras o

alternativas.

Características. Orientado hacia hitos importantes Liviano ( bajo dinero y poco tiempo) Proceso concertado Integrador (cuantitativo-cualitativo)

DEBE PRESTAR ATENCION A:

Cumplimiento de los planes de actuación o calendario.

Actividades y productos obtenidos.

Responsabilidades y funciones

Resultados y efectos.

Indicadores y mediciones

Dificultades

Situación financiera y gastos

Situación de la contraparte

Nivel de implicación y participación de los beneficiarios

Entorno del proyecto.

Suministro de informes periódicos

Seguimiento o Monitoreo

AMBITOS DE INCIDENCIA

GOMEZ y SAINZ

Requisitos del monitoreo

• Los objetivos expresados en términos de resultados concretos, deben permitir establecer indicadores meta a lograrse en ciertos momentos.

• Durante la planificación de programas y proyectos se debe asegurar que cada uno de éstos tenga:

- Objetivos y cronogramas específicos. - Existencia del marco adecuado para monitorear.

Criterios para construir un buen sistema de monitoreo

UTILIDAD

CREDIBILIDAD

EFICIENCIA

PARTICIPACION

IMPARCIALIDAD

(GTZ, 2007)

Del monitoreo tradicional al monitoreo de impacto

Monitoreo de actividades Va más allá de las actividades

y de servicios o productos y servicios o productos.

puestos a disposición de los Busca la observación de impactos

beneficiarios. que las intervenciones del proyecto

generan entre los beneficiarios.

MONITOREO TRADICIONAL

“Ámbito de gestión del proyecto”

Garantizar y rendir cuentas

MONITOREO DE IMPACTO

“Cambios generados con las intervenciones”

(GTZ, 2007)

Diversos nombres, igual significado

MONITOREO BASADO EN RESULTADOS

MONITOREO ORIENTADO HACIA EL IMPACTO

MONITOREO DE IMPACTO

(GTZ, 2007)

Pasos para la implementación del

monitoreo Para emprender la fase del seguimiento o

monitoreo, es fundamental contar con un sistema de monitoreo:

“La implementación de un Sistema de Monitoreo es un PROCESO SOCIAL en el que participan muchos actores, sea en la fase de diseño, en el mantenimiento o como usuarios de la información generada”

Por eso la implementación se sugiere se lleve a cabo de manera estructurada …

Pasos para la implementación del monitoreo

Paso 1

ACORDAR LOS OBJETIVOS DEL

MONITOREO

Identificar actores involucrados en el monitoreo Acordar los objetivos de manera participativa Construir un mandato de “implementación” Se podría iniciar con un proceso de sensibilización

Paso 2

ACORDAR UN PRESUPUESTO PARA

EL MONITOREO

Establecer un marco presupuestario Acordar el monto de recursos que serán aportados para ello Revisar criterios de agencias de cooperación (GTZ 3 al 6% y otras sugieren hasta un 5% del presupuesto del proyecto)

Paso 3

DETERMINAR LAS ÁREAS DE IMPACTO A

OBSERVAR

Es imposible monitorear todas las aristas del proyectoEs necesario priorizar aspectosEs importante consensuar una selección de áreas de impacto prioritarias.

Paso 4

CONSTRUIR LAS CADENAS DE

RESULTADOS E HIPOTESIS DE

IMPACTO

Resultados e hipótesis = teoría del proyecto Teoría del proyecto responde a “la manera en que los productos o prestaciones del proyecto serán aprovechadas por los usuarios o beneficiarios, y de qué manera este aprovechamiento producirá los resultados propuestos”.

Pasos para la implementación del monitoreo

Paso 5

CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES

Es importante construir indicadores que registren el grado de avance en el logro de los resultados propuestos.

Paso 6

ELABORACIÓN DE UN PLAN PARA EL

LEVANTAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS

Un levantamiento de datos estructurado de manera

detallada Es necesario definir: fuentes de datos, construcción de herramientas para el levantamiento de los mismos, reglas para periodicidad de mediciones, pautas para el procesamiento de datos.

Paso 7

ELABORACIÒN DE UN PLAN PARA EL USO Y LA DIFUCIÒN DE LOS

DATOS

El monitoreo es útil si se socializa y aprovecha por parte de los involucrados.Se debe contemplar un plan para la socialización y utilización de los mismos; estableciendo a quiénes se les dará a conocer, cuándo y el medio a través del cual se logrará dicha socialización.

(GTZ, 2007)

Planificación de un sistema de monitoreo o seguimiento

¿Qué debería ser monitoreado?:

¿Cómo?:

¿Quién y cuándo?:

Es necesario identificar el objetivo dela actividad y la población beneficiaria.Seleccionar indicadores que limiten yenfoquen la recolección de datos.

Se debe seleccionar los métodos,técnicas e instrumentos para rastrearlos indicadores. Observación,entrevistas, informes rutinarios, etc.

Identificar a los generadores,recolectores y analistas de lainformación y definir la periodicidad

(UPV, 2003)

¿Cuáles recursos son necesarios

y si están disponibles?:

Consulta y capacitación:

Preparación del plan de trabajo:

Planificación de un sistema de monitoreo o seguimiento

Se debe asignar fondos y

recursos humanos.

Es importante consideras este

aspecto antes de ponerlo en

práctica.

Es necesario prepararlo e

implementarlo de manera

participativa y con resultados

concretos.

Plan de monitoreo o seguimiento

El plan de monitoreo debe especificar:

¿Quién recolecta la información?¿Para qué propósito?¿En qué forma?¿Cuándo y cómo se utilizará?Incluye fortalecer sistemas de monitoreo

existentes

(UCM, 2006)

Advertencias:

• Es necesario contrarrestar la tendencia a recolectar demasiada

información.

* Se debe seleccionar cuidadosamente unos pocos indicadores, que se enfoquen en el proceso y resultados.

Instrumentos de recogida de datos

Se pueden utilizar todos aquellos medios y herramientasque se consideren pertinentes, sin embargo, los máscomunes son:

Informes periódicos (Dirección del proyecto) Fichas de situación (créditos, stock, etc.) Documentos contables y de gestión (presupuesto,

facturas, documentos justificativos de gastos, etc.) Visitas de supervisión a la zona de intervención Observación directa (constatación de actividades y

resultados) Entrevista con responsables de áreas Reuniones con beneficiarios del proyecto Formularios específicos de seguimiento

¿Cuándo es el momento pertinente para implementar el sistema de monitoreo?

¿Quién debe encargarse del monitoreo?

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