UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE INGENIERÍA...

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

DEPARTAMENTO ACADEMICO DE TITULACION

TRABAJO DE TITULACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE

LICENCIATURA EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ÁREA DESARROLLO DE SISTEMAS

TEMA: DESARROLLO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DE GALAPESCA S.A.

AUTOR HEREDERO ACOSTA ANTONY GREGORIO

DIRECTORA DE TRABAJO ING. SIST. BELLO TOMALÁ YADIRA DEL ROCIO,

MGS

2017 GUAYAQUIL – ECUADOR

ii

DECLARACION DE AUTORIA

“La responsabilidad del contenido de este trabajo de titulación, me

corresponde exclusivamente y el patrimonio intelectual del mismo a la

Facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad de Guayaquil.”

Antony Gregorio Heredero Acosta

C.C. 0926214172

iii

DEDICATORIA

A mi madre que la amo mucho Germania Acosta Martillo por su

permanente e incondicional apoyo a todos los proyectos que emprendo,

por su amor incondicional, a mi esposa por estar a mi lado y mi futura hija

Gabriela Heredero Acosta que se han convertido en un motor fuerte y

lleno de motivación para emprender. A mis hermanos, toda mi familia y las

personas que me brindaron su apoyo y confiaron en mí.

iv

AGRADECIMIENTO

A Dios por darme vida y fuerzas para seguir superándome

constantemente y guiarme por el mejor camino.

A mis padres y mi familia en general por todo su apoyo y confianza.

A las diferentes autoridades de la universidad de Guayaquil por toda su

paciencia y colaboración

v

ÍNDICE GENERAL

N° Descripción Pag.

PROLOGO 1

INTRODUCCIÓN 2

CAPÍTULO I

MARCO TEÓRICO


1.1 Innovación tecnológica. 8

1.2 Recursos humanos. 9

1.3 Gestión Documental. 10

1.4 Gestión de la calidad de la información. 11

1.5 Administración y documentos. 11

1.6 Digitalización. 12

1.7 Formación de expedientes. 12

1.8 Captura de documentos. 13

1.9 La preservación digital y las Bibliotecas. 13

1.10 Aplicación de gestión de conocimiento. 14

1.11 Flujos de trabajo 15

1.12 Capacidad de búsqueda. 15

1.13 PHP. 15

1.14 HTML 17

1.15 Servidor web. 18

1.16 Apache. 20

1.17 Base de datos. 21

1.18 Mysql. 22

vi

CAPÍTULO II

METODOLOGÍA


2.1 Análisis de la investigación. 23

2.2 Población y muestra. 23

2.3 Técnicas de observación y recolección de datos. 24

2.4 Diagrama de causas y efectos. 25

2.5 Instrumentos 26

2.6 Procedimiento 26

2.7 Técnicas de Análisis. 27

2.8 Análisis de la entrevista 27

CAPÍTULO III

PROPUESTA


3.1 Titulo. 29

3.2 Explicación. 29

3.3 Objetivo. 29

3.4 Elaboración. 30

3.5 Metodología de desarrollo 30

3.6 Fases de la metodología. 30

3.6.1 Investigación preliminar. 31

3.6.2 Factibilidad Técnica. 32

3.6.3 Factibilidad Económica. 34

3.6.4 Factibilidad Operacional. 35

3.6.5 Definición de los requerimientos del sistema. 35

3.6.5.1 Requerimientos funcionales. 35

3.6.5.2 Requerimientos no funcionales 35

3.6.6 Diseño Técnico. 36

vii


3.6.7 Descripción de las pantallas y diseños 37

3.6.7 Programación. 48

3.6.8 Implementación 48

3.7 Mantenimiento. 49

3.8 Impacto 49

3.9 Conclusiones 49

3.10 Recomendaciones. 50

ANEXOS 51

BIBLIOGRAFIA 71

viii

ÍNDICE DE TABLAS


1. Tabla de ciudad y efectos 26

2. Formato de carpeta del colaborador 32

3. Características técnicas del computador del usuario 33

4. Características técnicas del servidor

de la empresa 33

5. Características técnicas del scanner

de la empresa 33

6. Pantalla de bienvenida 37

7. Pantalla de ingreso de usuario 38

8. Pantalla de administrador 39

9. Pantalla de registro de un nuevo usuario 40

10. Pantalla de asignación de módulos 41

11. Pantalla de creación de nuevo empleado 42

12. Pantalla de administración de empleados creados 43

13. Pantalla de creando de carpetas según rol 44

14. Pantalla de creando de carpetas según empleados 45

15. Pantalla de administración de carpetas 46

16. Pantalla de reportes 46

ix

ÍNDICE DE DIAGRAMAS

N° Descripción Pag

1. Diagrama de acusas y efectos 25

x

ÍNDICE DE ANEXOS


1 Entrevista 52

2 Registro de la entrevista 55

3 Modelo de datos. 58

4 Diccionario de datos 59

5 Cronograma de elaboración del proyecto 62

6 Diagrama funcional 64

7 Diagramas de caso de uso. 65

xi

AUTOR: HEREDERO ACOSTA ANTONY GREGORIO TEMA: “DESARROLLO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL PARA EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DE GALAPESCA S.A.”

DIRECTOR: ING. SIST. BELLO TOMALA YADIRA MGS.

RESUMEN

La investigación realizada tiene como propósito proporcionar una herramienta tecnológica de apoyo a la gestión de la información de una empresa procesadora de alimentos; donde, se pueda digitalizar toda la información del empleado, administrar la información por secciones, accesar de manera fácil a la información, obtener el registro de la forma en que se manipula esa información. El desarrollo e implementación de la herramienta propuesta en ese trabajo se fundamentó en el análisis de datos y procesos para seleccionar y presentar la solución tecnológica con mayor índice de factibilidad y eficiencia. Este análisis se realizó con metodologías investigativas como entrevistas, estudio de actividades empresariales dentro de la compañía para luego realizar un diseño y desarrollo del software en lenguaje PHP y una base de datos relacional MySQL. Este trabajo resalta y comprueba la necesidad del desarrollo de un sistema para optimizar diversos procesos manuales, que originan ocupación de tiempo y recursos que pueden ser destinados a fortalecer otros procesos. La problemática presente es tema en común de todas las organizaciones debido a que la tecnología está poniendo a disposición el desarrollo de estas herramientas con el fin de proteger la información de las organizaciones, por lo tanto, esta documentación y las metodologías de desarrollo utilizadas sirven de guía para cualquier investigador que busque propuestas y soluciones tecnológicas para problemas con procesos de gestión de documentación. Como conclusión, la importancia de una aplicación dentro de esta organización es proveer una imagen corporativa íntegra, competitiva y vanguardista ante los requerimientos de la organización y las leyes corporativas, cumpliendo con funciones básicas como proteger, informar, realizar gestiones de almacenamiento y consulta online, todo esto en beneficio de la empresa.

PALABRAS CLAVES: Digitalizar, Análisis, Tecnológica, PHP, MySQL,

Desarrollo, Sistema Web. Heredero Acosta Antony Ing. Sist. Bello Tomalá Yadira,MGS. C.C: 0926214172 Directora del trabajo

xii

AUTHOR: HEREDERO ACOSTA ANTONY GREGORIO SUBJECT: “DEVELOP A DOCUMENTARY MANAGEMENT

SYSTEM FOR THE DEPARTMENT OF HUMAN RESOURCES OF GALAPESCA S.A.”

DIRECTOR: SYST. ENG. BELLO TOMALÁ YADIRA, MGS.

ABSTRACT The carried out research has the purpose of providing a

technological tool to support the information management of a food processing company; where it can be digitized all the employee information, to manage the information by sections, to easily access to the information, to obtain the record of how that information is manipulated. The development and implementation of the tool proposed in this work was based on the analysis of data and processes to select and present the technological solution with the highest feasibility and efficiency index. This analysis was made with investigative methodologies such as interviews, study of business activities within the company to then make a design and development of software in Hypertext Preprocessor (PHP) language and a relational My Structure Query language (MySQL) database. This work highlights and proves the need for the development of a system to optimize various manual processes, which originate time consuming and resources that can be used to strengthen other processes. The present problem is a common topic of all organizations because the technology is making available the development of these tools in order to protect the information of the organizations, therefore, this documentation and the development methodologies used, serve as a Guide for any researcher thas it looking for proposals and technological solutions for problems with documentation management processes. As a conclusion, the importance of an application within this organization is to provide an integral, competitive and avant-garde corporate image to the requirements of the organization and corporate laws, fulfilling with the basic functions such as protecting, informing, to do the storage management and online consultation, all for the benefit of the company.

KEY WORDS: Scan, Test, Technological, PHP, MySQL,

Development, System Web.

Heredero Acosta Antony SYST. ENG. Bello Tomalá Yadira, MGS. I.D: 0926214172 Work Director

PROLOGO

El objetivo de este proyecto es desarrollar una aplicación web que

mejore la gestión del proceso de archivo de la documentación de los

empleados de la empresa Galapesca S.A.

Para aquello es fue necesario conocer el funcionamiento del proceso

actual de manejo de archivos y almacenamiento de documentación para

llegar a dicho objetivo.

En el primer capítulo habla de los antecedentes, el planteamiento del

problema en la compañía Galapesca S.A.,por el cual se procedió a

realizar el proyecto, mencionando los beneficios, el objetivo general y

especifico, la justificación del proyecto exponiendo todas las bases de

apoyo para la investigación.

En el segundo capítulo se definen aspectos muy importantes dentro

de la investigación como la metodología a utilizar con sus fases, los tipos

de investigación.

La selección de la muestra detallando el análisis y discusión de los

resultados por medio de entrevistas a los colaboradores de Galapesca

S.A. ya que los resultados no serán de gran importancia para la ejecución

del sistema.

En el tercer capítulo habla sobre la propuesta que se va a ofrecer,

los lenguajes de programación a utilizar, el impacto que valla a dar a los

usuarios que intervienen sobre el uso de una herramienta y por ultimo

hacemos referencia a las recomendaciones y conclusiones del proyecto

en ejecución.

INTRODUCCIÓN

En el presente tema de tesis realizarán una investigación que tiene

consigo, obtener un diseño correcto de secuencias relacionadas o

actividades estructuradas que reflejen la gestión de la documentación del

departamento de Recursos Humanos de Galapesca S.A.

Para aquello es necesario conocer el funcionamiento del proceso

actual para llegar a dicho objetivo. Galapesca S.A. está ubicada en el km

12,5 de la vía a Daule de la ciudad de Guayaquil, comenzó sus

operaciones en 1991, cuenta con un equipo de 1500 personas.

Con la investigación del presente tema de tesis se encamina a

rediseñar el proceso y manejo la documentación, eliminando dificultades

que como efecto tienden a acatar normas del buen manejo y legitimidad

de la información, sin dejar de lado los diferentes procesos.

Se establecerá un seguimiento al manejo de la información desde el

principio hasta el final, cabe recalcar el proceso de recolección de

información que es de total necesidad para el alcance del objetivo.

La documentación como parte principal en la documentación de las

personas es la descripción de perfil personal, legal o laboral que lleva; a

un buen o mal presentación y desenvolvimiento en actividades con

razones que concuerden a las acciones cotidianas que fueron antes

pronunciadas.

Normas y estándares estipulan un correcto manejo de la

documentación del personal, para llevar a cabo un proceso correcto de

archivo de documentos.

Introducción 3

Alcance

Durante el desarrollo de la investigación establecerán las

determinaciones que llevaron a proponer el tema, fundamentando los

alcances la presente tesis se desarrollara de la siguiente manera:

Se conceptualiza en donde realizaran el trabajo de investigación,

justificar el porqué es necesario la investigación sobre el tema a tratar y

describir de manera clara los casos y efectos que conllevan a aquello y

proponer los objetivos que se deberán alcanzar de la investigación

Capítulo 1 Marco Teórico: Describe el grupo central de conceptos y

teorías que se utilizaran para formular y desarrollar la tesis.

Se definirán las ideas básicas que forman la base para los

argumentos, la revisión de literatura se referirá a los artículos, estudios y

libros específicos que se usarán dentro de proceso investigativo y la

metodología que contiene el resumen rápido con todos los componentes

principales de los métodos que serán utilizados para llevar a cabo la

investigación, omitiendo los detalles.

A medida que se describe, se tendrá en cuenta que el objetivo de

este resumen es informar de manera explícita la metodología a usar.

Capítulo 2 Metodología: Describe los métodos con los cuales se

realizara el análisis y el desarrollo de nuestro proyecto.

Capítulo 3 Propuesta: consta del desarrollo de todas las fases de la

mitología la cual se usara para el desarrollo de nuestro proyecto.

De esta manera proceden la redacción de cada concepto,

especificando el método en el cual se basó el proyecto de tesis.

Introducción 4

Fundamentos de la Investigación

En el departamento de Recursos Humanos de Galapesca S.A. se

han detectado irregularidades en el proceso de manejo de la

documentación ya que este proceso es realizado de forma manual

almacenada en carpetas y estas en archivadores.

Esto genera dificultades que prolongan la gestión del correcto

archivo de la documentación ya que hay información desactualizada,

perdida y mal archivada.

El sistema que se diseñara permitirá una correcta gestión

documental, almacenando la información de manera ordenada, con una

mejor supervisión, aprobación que designen estructuras.

Los siguientes flujos de funciones; como se están realizando,

verificar la legitimidad y tener fácil accesibilidad a la misma, mejor

presentación, supervisión y aprobación de la persona encargada serán

investigados para una correcta ejecución de los procesos.

Objeto de la Investigación

La investigación que se llevara a cabo en el departamento de

Recursos Humanos de la Compañía Galapesca S.A. será sobre; el

proceso del manejo de la documentación, tiempo utilizado en dicha

actividad, verificar la constancia de los documentos, tipos de registros,

verificación de legitimidad, organización de los documentos, para analizar

posibles falencias que pondrían en riesgo cumplimientos de auditorías,

estudios de seguridad y seguimientos de control.

La compañía Galapesca S.A. ubicada en el km 12,5 de la vía a

Daule detrás de Ecuasal, de la ciudad de Guayaquil,

Introducción 5

Planteamiento del problema

El planteamiento de esta problemática en el departamento de

Galapesca S.A. se da mediante el proceso erróneo de gestión de la

documentación, ya que no se encuentra alineada a procedimientos

relacionados y actividades estructuras, causando desorganización,

perdida, falta de confidencialidad, legitimidad, error en el momento de

guardar la información donde corresponde.

La traspapelación y pérdida de documentos, esto se da por motivos

como la acumulación y desorganización en el manejo de los documentos

y estos son almacenados en lugares erróneos o no adecuados.

Se pudo constatar que la humedad, el polvo o suciedad en la

documentación causa deterioro de la misma esto por el manejo manual de

la documentación.

El lugar en donde es almacenada la documentación no es adecuado

y la ilegitimidad de la documentación debido al archivar de forma

incorrecta.

La confidencialidad de la documentación es otro de los incidentes

que se presentan en el actual proceso del manejo de los documentos, ya

que no están establecidos los respectivos flujos de proceso que debes ser

llevado para el permiso y aprobación de acceso a las áreas encargadas y

la alta dirección.

En caso de que la documentación no se encuentre estrictamente

estructurada, integra, completa y en orden puede causar inconvenientes

al momento de una auditoria.

Todas estas observaciones serán tomadas para realizar un análisis y

Introducción 6

obtener los puntos para los cuales se obtendrá una justificación de

nuestra problemática para el desarrollo del proceso.

Justificación de la Investigación

La tecnología de la información en las empresas es un punto

esencial, esto hace necesario llevar el almacenamiento de la

documentación de manera ordenada y confidencial, asegurando y

apoyando la gestión documental en el departamento de Recursos

Humanos de Galapesca S.A.

El propósito al desarrollar una herramienta de gestión documental

mediante procesos relacionados o actividades estructuras, permitirán a la

empresa; corregir el proceso de manejo de la documentación.

La gestión documental con implementación mediante procesos

relacionados o actividades estructuras, permitirán a la empresa; la

confidencialidad de su información, y así evitar la pérdida de

documentación por traspapelacion, evitar el deterioro, falta de

accesibilidad, manejo de tiempo, y constancia de veracidad de la

documentación son medidas que se deben tomar para una correcta

Gestión Documental..

Según la norma ISO 30300 e ISO 30301 Sistemas de gestión para

los documentos (Requerimientos, Fundamentos y Vocabulario) publicada

en el año 2011, establece los objetivos para el uso de este tipo de

sistemas, así como sus principios para establecer los procesos mediantes

los cuales se ejecutará la Gestión de los Documentos.

Adicionalmente, describe un enfoque basado en procesos y

especifica las funciones de cada una de las secciones implicadas en el

proceso de gestión de la documentación incluyendo la alta dirección.

Introducción 7

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Desarrollar un sistema de gestión documental para almacenamiento

de la información confidencial del departamento de Recursos Humanos de

Galapesca S.A.

Objetivos Específicos

• Recopilar información que permita analizar los procesos, como

se están realizando, quien lo supervisa, cual es el seguimiento

que puedan aportar durante el proceso de trabajo del

investigador.

• Analizar la información de los flujos de las actividades del

proceso de documentación en el departamento de Recursos

Humanos.

• Diseñar un sistema de gestión documental estableciendo los

procesos y las normas que designen estructuras con flujos de

funciones realizadas por los empleados que archivan.

• Desarrollar un sistema de gestión documental con los módulos

para los diferentes cargos y necesidades y respectivos flujos de

trabajo.

• Desarrollar un sistema de gestión documental que demuestre

de manera descriptiva y estructurada el ciclo de vida del

proceso de administración de documentos.

CAPÍTULO I

MARCO TEÓRICO

Se realizará una investigación descriptiva en el área de archivos del

departamento de RR.HH. centrándose en el proceso de manejo de la

documentación de los empleados, permitiendo recopilar los datos para

acercarnos a la realidad en la que se realiza el proceso de gestión

documental en la empresa Galapesca S.A.

Lo sistemas de gestión de la información son diseñados con el

propósito de proteger los activos informáticos, se especifican los

requerimientos que abarcan el establecimiento, implantación, operación,

monitoreo, revisión, mantenimiento y mejora de los documentos dentro del

contexto de los riesgos comerciales globales de la organización.

Depende de las normas que se estipulen requerimientos específicos

realizarán el diseño para obtener seguridad informática bajo el control de

la gerencia de la organización, puede aplicarse a cualquier negocio,

organización o industria.

1.1 Innovación tecnológica

La definición de innovación, que puede ser tomada como un punto

de partida a la actualidad, se la define introducción de un nuevo, o

significativamente mejorado, producto (bien o servicio), de un proceso, de

un nuevo método de comercialización o de un nuevo método organizativo,

en las practicas internas de la empresa, la organización del lugar de

trabajo o las relaciones exteriores.

Marco teórico 9

Al hablar de innovación tecnológica en el mundo empresarial se trata

de concebir una empresa líder en el mercado o con un gran desarrollo

que base su éxito en el cambio constante, en la evolución o renovación y

en la introducción de procedimientos que satisfagan cada vez más las

crecientes necesidades de los usuarios.

La innovación tecnología es un factor necesario para la prosperidad

de las organizaciones, en los años se toma por iniciativa lo necesario que

es realizar inversiones en tecnología. hubieron algunas inversiones que

causaron ciertos inconvenientes financieros ya que apenas se empezó a

incursionar en la innovación.

Es conveniente tomar en cuenta ciertos aspectos referentes a la

innovación tecnología como.

• Ser bien planteado y organizado.

• Toda la información que se recaude deber ser analizada

estrictamente.

• El cambio a la tecnología debe ser con visión a un mejor

ambiente y de oportunidades.

• Tener en cuenta los cambios que se están dado en el mercado

para obtener éxito en el crecimiento económico.

• Se debe tener claro el cambio para ser más efectivo y al llegar a

la meta deseada.

La tecnología e innovación juegan un papel importante para las

ventajas que dan oportunidades competitivas en las empresas u

organizaciones.

Para ser eficaz es necesario llevar una buena administración en las

organizaciones, es lógico tener en cuenta los diferentes tipos de

administraciones de cada empresa.

Marco teórico 10

1.2 Recursos Humanos

Arturo Águila Flores (2010) nos imparte en su libro

conocimientos sobre Recursos Humanos, dice.

“El capital humano es el más importante de todos los

elementos que integran una organización y a su vez, es el

más difícil de controlar ya que el pensamiento y la

perspectiva de cada quien es muy distinta”. (pág. 3).

La capacidad del talento humano genera como resultado

competitividad que es logrado después de largos procesos de

aprendizaje, se crea una dinámica mediantes algunos grupos colectivos

de negociación, intervienen la conducta organizativa de accionistas,

directivos, empleados, acreedores, clientes, competencia, mercado,

gobierno y sociedad.

Los recursos humanos representan más del 70% del valor de una

empresa es difícil medir el resultado final que se da durante el análisis

financiero, se puede dar un valor a cualquier activo de la empresa menos

a un ser humano. Las capacidades de un ser humanos están dadas por

sus características de eficacia, entusiasmo y energía que ofrece durante

sus labores diarias.

1.3 Gestión Documental

Es un conjunto de actividades que permiten controlar y coordinar los

aspectos relacionados con creación, recepción y organización,

almacenamiento, preservación, acceso y difusión de documentos. En las

organizaciones la gestión documental y de la información debe ir

Marco teórico 11

orientada a las personas que la utilizaran sea trabajador, cliente o

proveedor. Dependiendo de su procedencia la información de una

organización se puede categorizar en ambiental, interna y corporativa.

Las empresas se mueven con gran cantidad de información y

documentación.

La entrada es de diferentes vías (internas y externas) y en diferentes

formatos (papel, electrónico, etc.). Las bases del buen funcionamiento son

eficacia y eficiencia, si esos aspectos tienden a falar quiere decir que se

está dando un pésimo servicio y los cortes derivados son excesivos.

Dentro de la gestión documental se desprenden las siguientes gestiones.

1.4 Gestión de Calidad de la información

La gestión de calidad de la documentación en cada organización

varía dependiendo las normas que se rija cada organización, muestra

aspectos como creación, recepción, almacenamiento, preservación,

acceso y difusión de la documentación.

Muestra así conceptos básicos para el diseño de un sistema de

gestión documental. Las ventajas al implementar un sistema de gestión de

calidad son las siguientes:

• Reduce la necesidad de manipular, almacenar y recuperar

información en papel.

• Reduce el coste del proceso de creación y almacenamiento y

conservación de los documentos.

• Asegura la eficiencia de los documentos al facilitar su

recuperación y su acceso.

• Permite la reutilización de la información ya obtenida y permite

Marco teórico 12

compartirla con toda la organización.

• Reduce coste de operación y agiliza los procesos de trabajo.

1.5 Administración y documentos

Desde sus orígenes las administraciones públicas han basados su

quehacer en la documentación para que quedaras constancia de sus

actividad .La emisión de documentos públicos y su conservación han sido

siempre una necesidad de los estados y es la base de la creación de los

archivos.

A partir de la creación de la imprenta las administraciones se

convierten en las grandes usuarias de documentos, fenómeno que se vio

acelerado en la sociedad postindustrial en una economía que cada vez

adquiría más importancia la información.

Desde el siglo veinte mediante la instrucción a las ciencias

tecnológicas, los registros que se llevaban en papel comenzaron a

cambiar en las administraciones mediante fax, correo electrónico e

internet mediante sofisticadas aplicaciones de gestión que facilitan de

manera enorme los procesos administrativos modificando la forma de

almacenamiento de información.

1.6 Digitalización

Según indica Morales E.(Enero 2013) no redacta en su libro un

concepto sobre la digitalización, dice.

“Es el proceso de convertir documentos no digitales a

un formato digital. Puede suponer tomar fotografías

digitales de los documentos o escanearlos”. (p. 12).

Marco teórico 13

En las administraciones públicas españolas, la digitalización

atenderá a lo dispuesto en la NTI (Normas Técnicas de Interoperabilidad)

de digitalización de documentos.

El documento resultante del proceso de digitalización estará

compuesto por:

• La imagen electrónica que representara el aspecto y contenido del

documento en el soporte origen y cumplirá los requisitos

establecidos en dicha norma.

• Los metadatos mínimos y obligatorios definidos en la NTI de

Documentos Electrónicos.

• Se podrá asignar metadatos complementarios para atender

necesidades de descripción específica del proceso de digitalización

que se aplacaran.

1.7 Formación de expedientes

Según Morales E. G., (Enero 2013) en si libro con respecto a la

formación de expedientes nos dice,

“En los procesos de gestión documental de las

administraciones públicas o privadas, gran parte de los

tramites (regulados o no por las normas de procedimientos

administrativos) dan lugar a la formación de expedientes;

estos constituyen la materialización física del

procedimiento de gestión de los documentos”. (pág. 10).

Las agrupaciones documentales se han realizado principalmente

mediante la creación de carpetas, esto puede estar más o menos definido

en el inicio y fin de todos los procesos y los pasos de la tramitación de la

documentación, dependiendo del procedimiento o de su regularización

Marco teórico 14

específica que también puede ser muy complejo delimitar el contenido del

expediente.

El entorno electrónico exige rigurosidad a la hora de conformar los

expedientes que no está exenta de problemas a la hora de implantación

práctica

1.8 Captura de documentos

Se entiende por captura el proceso en que los documentos entran a

formar parte entra a formar parte del sistema de gestión documental. Se

produce en el momento que se recoge y se guarda la información de

forma que esta sea identificada y le puedan aplicar las políticas

establecidas.

La decisión sobre el momento de la captura de los documentos es

crucial en la implantación de los sistemas de gestión documental y

condiciona por completo los modelos tecnológicos que se adoptan. Se

determina como los documentos deben ser creados y capturados.

La forma y la estructura en la que se deben crear en cada proceso

de negocios o trámites con las tecnologías adecuadas para ello.

Dependiendo el análisis documental de cada proceso se decidirá que

documentos se capturaran en cada proceso.

1.9 La Preservación Digital y las Bibliotecas

Uno de los primeros artículos publicados sobre la inestabilidad de la

información digital fue “¿Son perdurables los documentos digitales?”

apareció en Investigación y Ciencia en Marzo de 1995. En él, Jeff

Marco teórico 15

Rothenberg especula sobre lo que tendría que hacer sus nietos si dejara

las instrucciones para encontrar su hipotética fortuna en un CD-ROM.

En el mundo bibliotecario se abren varios frentes para enfrentar

inconvenientes de la conservación de los documentos digitales y de las

posibilidades de utilizarlos en el futuro, entidades universitarias y

nacionales desistieron intervenir tomar iniciativas.

Iniciativas universitarias

En 1996, casi de forma simultánea, se elaboraron 2 informes – en

Estados Unidos y Gran Bretaña respectivamente-que sirvieron como

iniciativa para lanzar una serie de estudios y proyectos posteriores para la

ejecución de herramientas de gestión documental.

En estados Unidos se publicó e informe Preservign digital

information, subersionado por el Research Libraries Group (RLG –

consrocio de bibliotecas de investigacion) y la Commission on

Preservation and Access(CPA). Aquí se daba a conocer la idea de la

definición del problema y las recomendaciones para responder a él.

Iniciativas de bibliotecas nacionales

A por la década de los noventa, lanzaron propuestas destacables e

influyentes; tres de mayor acogida internacional fueron puestas en marcha

por las bibliotecas nacionales de Australia Holanda y Suecia.

1.10 Aplicación de gestión de conocimiento

Según María Barceló Llauger (2001)en su libro que redacta sobre la

aplicación de gestión de conocimientos, dice:

Marco teórico 16

En la selección de las herramientas que proporcione

soporte de tecnología a la gestión del conocimiento se

debe partir de una serie de parámetros con los que evaluar

las capacidades de cada sistema y cada producto

disponible en el mercado (pág. 89).

En una organización el conocimiento es un activo intangible cuyo

valor es muy alto, por lo cual, generalmente no es muy considerado en el

balance de una empresa. Por lo tanto, se considera que la Gestión de

Conocimiento (Knowledge Management), establece directrices orientadas

a utilizar el conocimiento existente, para lograr ventajas que sean

competitivas y puedan resultar sostenibles en el mercado que brinda o

requiere servicios de gestión documental.

1.11 Flujos de Trabajo (workflow)

Es la tarea de compartir un flujo de trabajo o proceso, facilitando la

circulación de documentos en distintos departamentos de una entidad o

grupo de entidades, de forma segura utilizando. En ciertos casos se utiliza

una firma digital cuando es necesaria para que cada departamento o área

de trabajo pueda consultar y firmar los documentos.

1.12 Capacidades de búsqueda y search:

Según María Barceló Llauger (2001) en su libro nos dice:

“Son las herramientas de búsqueda que integradas

en el sistema permiten búsqueda simples y avanzadas y la

posibilidad de utilizar los operadores booleanos Y/O/NO

(AND/OR/NOT)”. (págs.90).

Marco teórico 17

El objetivo de los sistemas de gestión de conocimiento consiste en

facilitar técnicamente.

1.13 PHP

Es un lenguaje de programación interpretado, diseñado

originalmente para la creación de páginas web dinámicas. Es usado

principalmente en interpretación del lado del servidor pero actualmente

puede ser utilizado desde una interfaz de línea de.

PHP posee funciones para realizar las operaciones habituales de los

lenguajes de programación, usar ficheros, tratamiento de cadenas de

texto, etc. Una de las características más interesantes que incorpora en la

facilidad que tiene para consultar bases de datos y generar paginas en

función a los resultados obtenidos en la correspondiente consulta.

Qué ventajas tiene PHP

Presenta múltiples ventajas frente a otros lenguajes de

programación que necesariamente harán que este lenguaje se imponga

como una alternativa para el desarrollo de todo tipo de aplicaciones.

Interfaz.

En primer lugar se ejecuta en un interfaz que le resulta familiar al

usuario: el cliente web. No es necesario que el usuario aprenda nuevas

combinaciones de teclas, ni nada aparecido para aprender a usar el

programa.

Tampoco es necesario instalar ningún software adicional en la

estación cliente para usar un programa PHP aparte del propio ordenador.

Marco teórico 18

Acceso en red.

El propio diseño de PHP lleva incorporada esta virtud. El programa

se ejecuta en un servidor al cual se puede acceder des de cualquier

puesto de una red.

El servidor siempre podía limitar al acceso a solo determinados

puestos y además obligar a la identificación de un usuario para poder

acceder a ciertas partes de un programa.

Protección de código.

Al tener el código ejecutable albergado en cliente servidor este

código está protegido tanto de la manipulación de los usuarios como de la

presencia de virus.

Porque PHP.

• Es muy fácil de aprender conociendo los lenguajes C, Java o

programación en Shell de Linux, es decir multiplataforma.

• Porque aunque no dispone de soporte comercial existen

numerosas para soluciones a los problemas.

• Es posible tener PHP funcionando en una portátil 486 con 16M

de RAM para desarrollo.

1.14 HTML

La gente que tiene al menos la idea sobre HTML 4 o cualquier

versión anterior sabe probablemente en qué consiste y la importancia que

tiene en la red. Desde el momento en el que empiezan a navegar por

internet te encuentras con un montón de imágenes, tablas, datos y texto,

audio y video.

Marco teórico 19

Cada página web parece única pero todas tienen al menos una cosa

en común: el lenguaje con el que están creadas, que hace que con cada

cosa se vea con lo que se hace, es HTML.

Hipertexto

HTML contiene instrucciones especiales que hacen que el texto

pueda enlazar con otro contenido de internet. Estos marcadores se suelen

llamar “hipervínculos” (Hyperlinks, en inglés) y son muy importantes en la

composición de la Red: si no fuera por ellos esta no podría existir.

Los navegadores suelen mostrar los hipervínculos en texto azul y

subrayado. Si un hipervínculo es pulsado, te llevara a otra página de

internet o a cualquier otra cosa que la enlace.

HTML basa en el desarrollo en la diferenciación. En el momento de

insertar un elemento externo a la página este no se incluye directamente

en el código de la página, sino que se hace una referencia a la ubicación

de dicho elemento mediante texto.

De modo que, la página web solo contiene texto mientras se carga

en el browser para así unir todos los elementos y visualizar la página final.

1.15 Servidor Web

Según Antonio Luís Cardador Cabello, (2015) en sus

redacciones sobre Servidores Web, dice:

Se puede considerar que un servidor web es un

dispositivo de red que va a ofrecer unos determinados

servicios a otros dispositivos (a los cuales se los

determina con el término de clientes), (p. 55).

Marco teórico 20

Luego de la definición anterior de servicio es posible concluir que

cualquier ordenador conectado a una red con un determinado software

puede hacer de servidor. Dentro del concepto de servidor, es posible

hacer una clasificación de estos:

• Servidor de archivos: la función de este es centralizar la

información de los usuarios de la red y almacena su información

para que puedan tener acceso a la misma

• Servidor de aplicaciones: es donde realizara la ejecución del

procesamiento de los datos de los usuarios.

• Servidores de correo: es donde se almacenan los correos de los

usuarios de la red local.

• Servidores de base de datos: es un interfaz entre las

aplicaciones, servidor y el usuario.

Seguridad en servidores web

Según Antonio Luís Cardador Cabello (2015), sus conceptos

de seguridad en servidores nos dice:

Muchos de los riesgos o amenazas a los que hacen

frente los servidores web podrían solucionarse sin mayor

problema estableciendo una buena configuración de uso, o

un buen sistema operativo y la configuración del mismo.

(pág. 55).

Un servidor es un herramienta informática que procesa

una aplicación den el servidor, realizando conexiones bidireccionales o

unidireccionales y síncronas o asíncronas con el cliente y generando o

cediendo una respuesta en cualquier lenguaje o Aplicación del lado del

cliente.

Marco teórico 21

Generalmente se usa el protocolo HTTP para estas comunicaciones,

perteneciente a la capa de aplicación del modelo OSI. El término también

se emplea para referirse al ordenador que ejecuta el programa. Existen

muchos riesgos durante la configuración de un servidor web.

Algunos de estos son:

• Negación al servicio: esto sucede cuando realizan ataques al

sistema, tienen como objetivo, consumir los recursos ancho de

banda procesador y memoria RAM, con esto se hace imposible

que alguien más pueda realizar peticiones a recursos del

servidor.

• Desconfiguración del servidor web: este ataque permite

modificar las páginas a su antojo.

• Inyección SQL: en estos ataques se aprovechan debilidades

durante el diseño de la base de datos o de las páginas web para

extraer información.

Debido a estas razones durante la implementación del servidor web

deben tener conocimientos básicos sobre seguridad tales como:

• Deshabilitar los usuarios de invitado.

• Limitar el número de cuentas al servidor.

• Limitar los accesos de la cuenta del administrador.

• Renombrar la cuenta del administrador.

1.16 Apache

Es un servidor web desarrollado por un grupo denominado apache.

Es uno de los servidores web más utilizados en internet, pero Apache no

es solo un servidor web. Alrededor del existe una serie de proyectos y

Marco teórico 22

nuevas características que hacen que este Apache continúe sus

evolución. Normalmente se utiliza bajo un sistema Unix o Linux, pero

existe una versión, que utilizaremos nosotros para Windows.

Apache se distribuye mediante una licencia especial, los binarios y el

código fuente de Apache se pueden usar y distribuir libremente siempre

que les reconozca su trabajo. Apache está disponible para usar varios

tipos de plataforma, como GNU/LINUX, Mac OS y Mac Os X SERVER,

UNIX y Windows.

Porque utilizar Apache

Corre en multitud de sistemas operativos, es una tecnología gratuita

de código libremente abierto, esto le da una trasparencia a este software

de manera que si quereos ver que es lo que estamos instalando como

servidor lo podemos saber sin ningún secreto.

Apache es un servidor muy confiable y diseño modular,

autenticación de diferentes tipos, respuestas personalizadas entre errores

del servidor, creación de contenidos dinámicos, alta confiabilidad y la

gestión de logs, gran escalabilidad y negociación de contenido.

1.17 Bases de datos

Es un conjunto de datos dispuestos con el objetivo de proporcionar

información a los usuarios y permitir transacciones como inserción,

eliminación y actualización de datos. Hay varias formas (modelos) para

construir una base de datos:

• Fat file: archivos planos que almacenan información.

• Relacional: tiene este nombre debido a que organiza los datos en

tablas y establece relaciones entre las tablas. Este es modelo más

Marco teórico 23

popular y utilizado.

• Orientado a Objeto: tiene este nombre debido a que organiza los

datos en clases y objetos.

• Jerárquico: modelo que organiza los datos en forma de árbol. Fue

uno de los primeros modelos.

• Red: organiza los datos en tablas que son conectados por

referencia, creándose una estructura como una red.

• Dimensional: organiza e integra los datos en múltiples

dimensiones lo que facilita la consulta de los datos.

1.18 Mysql

Es una base de datos relacional que utiliza el lenguaje SQL

(lenguaje de consulta estructurado), se trata de un SBD de código abierto

lanzado en 1995. Que más tarde fue adquirido por Sun Microsystemsen

2008.

Su objetivo principal es evitar la manipulación directa por un usuario

de una base de datos y establecer un marco estándar para que los datos

sean organizados y manipulados y tengan un interfaz estándar para que

otros programas puedan acceder a la base de datos.Las bases de datos

son colecciones de información que se relacionan para crear un sentido y

dar eficiencia a una encuesta, un estado organizado o la estructura de

datos de una empresa que podrán ser implementadas mediante una

herramienta popular accesible por ser de licencia gratuita.

Esto nos permite entender que los datos son de vital importancia

para las empresas y en las últimas décadas se ha convertido en la parte

principal de los sistemas de información y que normalmente los datos

permanecen allí durante varios años sin necesidad de cambiar su

estructura, mediante esto se obtiene una base de aporte para la escoger

un modelo adecuando durante el desarrollo del tema de investigación.

CAPITULO II

METODOLOGÍA

Durante la descripción de este capítulo se redactará a continuación

la metodología de investigación y desarrollo utilizados.

2.1 Análisis de la investigación

En este paso realizarán una investigación descriptiva en el área de

archivos del departamento de RR.HH. Centrándose en el proceso de

manejo de la documentación de los empleados, se recopilarán los datos

que permitan acercarnos a la realidad en la que se realiza dicho proceso y

saber cosas que ocurren como:

● ¿Cuál es el proceso actual de gestión documental?

● ¿Cuáles son los inconvenientes que se presentan en el

archivo?

● Conocer quiénes y de qué manera es usada la documentación.

Las fuentes serán primarias porque se obtendrán información sobre

la documentación del empleado: personal, legal, informes médicos,

capacitaciones, evaluaciones, permisos, sanciones ya sean actuales o

con años de haber sido emitidas.

2.2 Población y muestra

El departamento en el cual se realizará el levantamiento de

información es el de Recursos Humanos, son aquellos que están

Metodología 25

encargados del ingreso, actualización y emisión de documentación de los

empleados y tenerla en orden para la realizar un seguimiento y

verificación en caso de inconvenientes y auditorias.

2.3 Técnicas de observación y recolección de datos.

En el método de investigaciones descriptiva realizaran recolección

de datos con entrevistas las cuales nos permitirán saber:

● ¿Cuál es el formato establecido para la gestión documental?

● ¿Qué herramientas se utilizan para gestión de la

documentación?

● Tipo de documentación importante y donde se encuentra

almacenadas

● ¿Cómo se consulta la información de la documentación y como

es el seguimiento que se realiza?

● Cantidad de empleados a los que se maneja la información

● Certificaciones que poseen para la gestión de los documentos y

sus formatos.

Estos métodos de recolección de datos serán dirigidos a las

personas responsables de la documentación en el departamento de

Recursos Humanos.

● Gerente de Recursos Humanos

● Supervisor de Recursos Humanos

● Jefe de selección del personal

● Jefe de bienestar social.

Esto se ejecutará con el fin de tener en más claro de cómo se están

realizando los procesos de gestión de los documentos y los

requerimientos y mejorarlos.

Metodología 26

En la entrevista se realizarán preguntas abiertas las cuales ofrecerán

información clara y precisa la cual será almacenada y tabulada para ser

comprobada.

2.4 Diagrama de causas y efectos.

Fuente: Elaboración propia

Elaborado por: Heredero Acosta Antony

DIAGRAMA N° 1

DIAGRAMA DE CAUSAS Y EFECTOS

Metodología 27

2.5 Instrumentos

Como instrumento de recolección de datos se utilizará entrevistas,

se ejecutará un cuestionario de preguntas abiertas con el fin de obtener

suficiente información la cual será almacenada y analizada con el fin de

establecer los requerimientos que sean necesarios para el desarrollo del

sistema. Ver anexo N° 1”Entrevista dirigida al jefe de Recursos Humanos”

2.6 Procedimiento

El procedimiento a seguir es el siguiente:

1. Se eligió el tipo de investigación descriptiva aplicado al

proceso de archivo de los documentos.

2. Se definirán las técnicas de observación y recopilación de

datos enfocado al proceso de archivo y se entrevistó al

TABLA N° 1 DESCRPCION DE CAUSAS Y EFECTOS



Metodología 28

supervisor de área de Recursos Humanos.

3. Se aplicarán los instrumentos de recolección de datos.

Se utilizarán cuestionarios con preguntas abiertas para analizar el proceso

de archivo.

El proceso de creación de una carpeta con la documentación del

empleado.

La consulta, almacenamiento y edición de los documento.

Los problemas que causa la falta de seguimiento.

2.7 Técnicas de análisis

Las preguntas que se formularon en la entrevistas serán analizadas

y se creará un listado de requerimientos los cuales ayudaran en el diseño

del Sistema de Gestión Documental. Véase anexo 2 “Análisis técnico de

la entrevista”

2.8 Análisis de la entrevista

Luego de haber procedido con la entrevista y analizando las

respuestas, se puede tener en claro los problemas que existen al

momento de archivar la documentación.

La falta de planeación, seguimiento y responsabilidad por parte del

personal encargado del manejo de la documentación son factores que

están poniendo en riesgo la información confidencial de los empleados.

El manejo de la documentación de forma manual sin establecer

procesos es la forma en la que más se da la pérdida y tras apelación de

los documentos los que se debería establecer dependiendo el orden el en

cual se encuentran.

Metodología 29

Se plantea la implementación de un sistema de gestión documental

que ayude en la planeación, seguimiento, orden, confidencialidad y

seguridad de la información de los empleados que se almacena en el

archivo del departamento de Recursos Humanos.

La documentación será almacenada de forma digital según el

modelo de nómina en el que se encuentra segmentado y modelo de la

carpeta en la cual se realiza el archivo actualmente.

● Personal Obrero

● Personal Administrativo

Esto nos permitirá tener un mejor control el caso de que la

información sufra algún percance en durante el almacenamiento o

traslado, brindando seguridad y confidencialidad a la documentación, al

personal encargado del almacenamiento de la información y realizando

seguimiento y supervisión de parte de los altos mandos.

Los requerimientos para el correcto funcionamiento que son los

siguientes:

● El sistema debe tener un login de administrador y un login de

usuario.

● El administrador es el encargado de supervisar las acciones del

usuario y crear el usuario en caso de requerirse.

● El registro de los empleados se establecerá un formato para la

creación de un nuevo registro.

● El sistema permitirá al usuario ingresar, consultar, modificar,

actualizar y eliminar la documentación dependiendo el tipo de

documento.

● El sistema tendrá la opción para supervisar el almacenamiento de

la información dependiendo el área que lo solicite.

Metodología 30

Hoja de datos, certificado de honorabilidad, certificados de

referencia, planilla de servicios básicos, informe médico, contrato, títulos,

etc.

● El sistema debe permitir al administrador realizar el seguimiento de

la documentación de los empleados, visualizarla y descargar

información en caso de requerirse.

CAPÍTULO III

PROPUESTA

3.1 Titulo

Desarrollar un sistema de gestión documental para el departamento

de recursos humanos de Galapesca s.a.

3.2 Explicación

En este capítulo se detalla la propuesta de desarrollar un sistema de

gestión documental para lograr que la empresa obtenga un correcto

manejo de la información evitando perdidas, deterioros, falta de integridad

en la información, duplicidad para cumplir con sus obligaciones en el

manejo de la documentación del personal organizando el procesos de

archivo de documentación en el departamento de recursos humanos de

Galapesca s.a.

3.3 Objetivos

Los objetivos que se plantean al desarrollar este sistema son los

siguientes:

1. Mejorar la gestión de la documentación del personal.

2. Tener la documentación de manera que se evite el deterioro

y pérdida de la misma

3. Lograr un mejor acceso y utilización de la documentación.

4. Consultar y agregar documentación del empleado de una manera

gil y segura.

Propuesta 32

5. Verificar registros de acceso y modificación en la documentación

del empleado.

3.4 Elaboración

Realizaran el desarrollo de un sistema de gestión documental con el

fin de automatizar el proceso de archivo de documentos, que contendrá

toda la información que solicite el departamento de Recursos Humanos

relacionado con información personal, documentación legal,

capacitaciones, vacaciones, permisos, informes del IESS, evaluaciones y

llamados de atención.

El ingreso de la documentación al sistema se realizara de partes de

todas las áreas encargadas en el departamento de Recursos Humanos,

así mismo la consulta de la documentación en caso de requerir la

información podrá ser descargada en archivo .pdf desde el repositorio del

servidor. Todos las acciones realizadas serán registradas en la opción de

reportaría del sistema y tendrán acceso a aquella información el personal

encargado de la supervisión del archivo. El cronograma de elaboración de

este proyecto se puede observar en el anexo 3

3.5 Metodología de desarrollo

La metodología a usa es la Clásica tipo Cascada, es una

metodología tradicional que sigue en secuencia lógica y cada etapa es

directamente dependiente de que se culmine la etapa anterior.

3.6 Las fases de la metodología son las siguientes:

1. Investigación preliminar

2. Definición de los requerimientos del sistema.

3. Diseño técnico

Propuesta 33

4. Programación.

5. Implementación.

6. Mantenimiento.

El método tradicional de desarrollo consiste en una serie de fases

consecutivas a este método también se lo conoce como cascada o caída

de agua, a pesar de que sigue un orden en la realización de cada una de

las fases, es posible regresar a la fase anterior hacer necesario en caso

de que no sea necesario(buscar bibliografía)

3.6.1 Investigación preliminar,

La empresa actualmente no cuenta con un sistema de gestión

documental, la documentación es guardada en un archivo físico que se

encuentra en el departamento de Recursos Humanos originando que al

momento de consultar una documentación o registrarla de manera

manual.

Por esta razón se originan inconvenientes como deterioro, perdida,

error en el momento de archivar, no se tiene un respaldo de la información

en caso de la perdida de la misma, se debe buscar la carpeta física del

empleado generando confusión y pérdida de tiempo.

Al desarrollar un sistema de gestión documental se obtendrá como

resultado la digitalización de la documentación de los empleados que

contendrá todo su historial documental.

La empresa debes estar pendiente de la documentación del

empleado ya que mediante esta se realiza seguimientos de acuerdo a lo

laboral, personal y legal. El departamento de Recursos Humanos es

totalmente responsable de saber qué tipo de personal está contratando

para el desarrollo de la compañía, esto ayuda también a un buen

Propuesta 34

crecimiento de la misma según su orientación a mejorar procesos

mediante un sistema de mejora continua.

El nuevo sistema contendrá de una forma organizada la información

del empleado y segmentada tal cual se lo realiza en las carpetas de

manera física, que mediante una reportaría mostrara los archivos que

fueron cargados, fechas, responsable y la documentación que sea

solicitada.

Así mismo se dará opción a manipular la información solamente al

áreas que tengan que ver con cierta información requerida ya que esta es

confidencial.

TABLA: N° 2

FORMATO DE LA CARPETA DEL COLABORADOR

3.6.2 Factibilidad técnica

El sistema de información será una aplicación web diseñada en

lenguaje PHP y base de datos Mysql.

Fuente: Elaboración propia Elaborado por: Heredero Acosta Antony

Propuesta 35

Actualmente la Empresa Galapesca S.A. tiene en sus instalaciones

equipos de computación que tiene la capacidad suficiente para soportar le

funcionamiento del sistema.

A continuación de detallan las características técnicas que los

usuarios usan en el departamento donde se ejecutara el sistema.

TABLA N° 3

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL COMPUTADOR DEL

USUARIO.

TABLA N° 4

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL SERVIDOR DE LA EMPRESA.



Propuesta 36

TABLA N° 5

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LOS SCANNER DE LA

EMPRESA.

Para la implementación y ejecución se explica lo siguiente:

Se utilizara una herramienta de desarrollo de software y un gestor

de base datos con licencia tipo GLP.

Los equipos con los cuales cuenta la empresa cumplen con las

características recomendadas para un buen funcionamiento y

ejecución del lenguaje de programación y el motor de la base

datos.

La base de datos se instalara en el servidor, cuenta con un sistema

operativo Linux que permitirá gestionar la base de dato de manera

segura.

La aplicación se instalara en las computadoras del departamento

de Recursos Humanos

Los equipos en los cuales se gestione la aplicación tendrán sistema

operativo Windows 10 compatible al lenguaje de programación con

el que se desarrolló la aplicación.

Mediante un análisis técnico se llega a la conclusión de que es

factible la implementación y ejecución del Sistema de Información en los

equipos con los que cuenta ya que cumplen con todos los requisitos

técnicos.


Propuesta 37

3.6.3 Factibilidad Económica.

Los recursos técnicos y humanos con los cuales se realizara el

desarrollo de este proyecto se detallan a continuación.

Un servidor

Computadoras

Scanner’s

La evaluación de la factibilidad económica es la siguiente:

No se generan gastos en hardware ya que la empresa cuenta con

los recursos.

No se generan gastos en software ya que el entorno de desarrollo y

base de datos es de tipo GLP.

Los equipos incluyen licencias, estas se adquirieron al momento de

la compra.

Las actividades del manejo del software será incluido en la

planeación diaria de trabajo, esto no generara costo en Recursos

Humanos.

Al desarrollar un sistema es conveniente tomar en cuenta el gasto

monetario que generara este. En este caso no se generara de fuertes

gastos ya que se cuenta con personal y los equipos necesarios.

Económicamente es factible ya que no se generaran gastos en hardware,

software, y mano de obra.

3.6.4 Factibilidad operacional

El primer valor agregado que brindará el sistema es que dará mayor

facilidad al usuario también brindara automatización del manejo de la

información, minimizara el margen de error en el manejo de la información

Propuesta 38

y velar por la integridad de la información.

Descrito esto se considera factible en la parte operacional la

implementación de este sistema.

3.6.5 Definición de los requerimientos del sistema.

3.6.5.1 Requerimientos funcionales.

La empresa Galapesca S.A. necesita un sistema que le permita

llevar el registro de su documentación y realizar la búsqueda de registros

ágilmente. El sistema le permitirá guardar, buscar, agregar, modificar,

eliminar documentación de los empleados.

Permitirá obtener informes sobre las personas encargadas de la

documentación, con fecha y hora las cuales se accedió a la

documentación y si fue modificada.

3.6.5.2 Requerimientos no funcionales.

El sistema no permitirá guardar cierta información de forma textual,

imagen, hoja de cálculo, etc., todo será documentación digitalizada en

formato pdf.

3.6.6 Diseño técnico

En esta etapa se realiza el desarrollo de las plantillas y pantallas, los

cuales contendrán el interface necesario para el manejado por el usuario:

1. Ver Anexo N°4“Modelo de datos”

2. Ver Anexo N°5“Casos de Uso”

Propuesta 39


La pantalla munestra los objetivos principales de la empresa y contiene la opcion de ingreso a usuarios

del sistema.

Descripcion de la pantalla:

Fuente: Elaboracion propia

Universidad de Fuayaquil

Facultad de Ingenieria

Industrial Carrera de

Linceiciatura en sistemas de

Informacion

Pagina 1 de 1

Fecha de elaboracion:

02/25/2017

Diseño de pantalla de

bienvenida

Desarrollador: Heredero Acosta Antony

Desarrollo de un sistema de Gestion Documental para el

departamento de Recursos Humanos de la empresa Galapesca

S.A.

3.6.7 Descripción de las pantallas y diseños

TABLA N° 6

PANTALLA DE BIENVENIDA


Propuesta 40



02/25/2017


Muestra el formulario de ingreso de los usuarios del sistema.

Desarrollador: Heredero Acosta

Antony

Desarrollo de un sistema de Gestion Documental

para el departamento de Recursos Humanos de la

empresa Galapesca S.A.

Universidad de

Fuayaquil Facultad de

Ingenieria Industrial

Carrera de Linceiciatura

en sistemas de

Informacion

Diseño de pantalla

ingreso de ususarios

Pagina 2 de 2

TABLA N° 7

P ANTALLA DE INGRESO DE USUARIO

Propuesta 41


Antony





Modulo administrador el cual permite crea usuarios, roles, empleados, carpetas y

reportes.

Universidad de




en sistemas de

Informacion

Pantalla de

administrador

Pagina 3 de 3


02/25/2017


TABLA N° 8

ADMINISTRADOR

Propuesta 42

Universidad de




en sistemas de

Informacion

Pantalla de registro de

un nuevo usuario

Pagina 4 de 4


02/25/2017


Antony





La siguiente pantalla nos muestra la opción para crear un nuevo usuario al cual se le

definirá un rol y tipo de usuario para el maneo del sistema

TABLA N° 9

REGISTRO DE NUEVO USUARIO


Propuesta 43


Antony


departamento de Recursos Humanos de la empresa

Galapesca S.A.


Permite asignar el manejo de la documentacion según el rol.




Linceiciatura en sistemas

de Informacion

Pantalla de asignacion de

modulos según roles

Pagina 5 de 5


02/25/2017

TABLA N° 10

ASIGNACION DE MODULOS



Propuesta 44

TABLA N° 11

REGISTRO DE UN NUEVO EMPLEADO





de Informacion

Pantalla de registro de un

nuevo empleado

Pagina 6 de 6


02/25/2017


Antony



Galapesca S.A.


Permite crear y administrar empleados a los cuales se les ingresara informacion o

documentacion según sea requerido.


Propuesta 45



Galapesca S.A.


Permiteadministrara los empleados que han sido creados.





de Informacion

Pantalla de

administracion de

empleados creados

Pagina 7 de 7


02/25/2017


Antony

TABLA N° 12

ADMINISTRACION DE EMPLEADOS CREADOS


Propuesta 46

TABLA N° 13

CREACION DE NUEVA CARPETA PARA EL ALMACENAMIENTO


Antony



Galapesca S.A.


Permite crear carpetas en las cuales se cargara la documentacion digitalizada de cada

empleados.





de Informacion

Pantalla de creacion de

una nueva carpeta para el

almacenamientode la

informacion digital

Pagina 8 de 8


02/25/2017


Propuesta 47





Informacion

Pantalla de edicion de

carpetas creadas

paraalmacenamieno dela

informacion del

empleado

Pagina 9 de 9


02/25/2017




Galapesca S.A.


Permite crear y administrar empleados a los cuales se les ingresara informacion o documentacion

según sea requerido.

TABLA N° 14

EDICION DE CARPETAS CREADAS


Propuesta 48

TABLA N° 15

MANEJO DE CARPETAS CREADAS





Informacion

Pantalla de manejo de las

carpetas creadas para el

almacenamiento de la

informacion digitalizada.

Pagina 10 de 10


02/25/2017




Galapesca S.A.


Permite crear el archivo digital y asignare la descripcion.


Propuesta 49

TABLA N° 16

REPORTE DE ACCIONES EN EL SISTEMA




Galapesca S.A.


Permite obtener un registro de los movimientos que han sidp realizados en el istema





Informacion

Pantalla de reporte de

acciones realizadas en el

sistema

Pagina 11 de 11


02/25/2017


Propuesta 50

3.6.7 Programación

Para el desarrollo del sistema se utilizarán las siguientes

herramientas:

Lenguaje PHP es un lenguaje de programación de uso

general de código del lado del servidor originalmente diseñado para

el desarrollo web de contenido dinámico, componer gestión de

dependencias.

Laravel es un framework de código abierto para desarrollar

aplicaciones y servicios web con PHP su es desarrollar código PHP de

forma elegante y simple. Junto con Composer que es un manejador de

dependencias de php.

Base de dato MySQL es un sistema de gestión de bases de

datos relacional desarrollado bajo licencia dual GPL/Licencia

comercial por Oracle Corporation.

3.6.8 Implementación

Las actividades mediante las cuales se pondrá en funcionamiento el

sistema serán las siguientes:

Para la instalación y configuración de los servidores se necesitará 1

día laborable fuera de los horarios de oficina, evitando

inconvenientes con el personal de a empresa.

La instalación del sistema para el departamento del Recursos

Humanos se realizara en el servidor y desde aquel se dará acceso

a m mediante una url a cada usuario

La capacitación de los usuarios tomara 5 días en el salón de

reuniones de la empresa.

https://es.wikipedia.org/wiki/Framework

https://es.wikipedia.org/wiki/C%C3%B3digo_abierto

https://es.wikipedia.org/wiki/PHP

Propuesta 51

Se utilizaran equipos de la empresa como proyector y laptop.

Se configurarán al usuario y al administrador con sus permisos de

acceso al sistema.

3.7 Mantenimiento

No se necesitara mantenimiento debido a que es una aplicación web

y licencia tipo GLP a no ser que se requieran cambios en el sistema, el

respaldo de la información base de datos será mensual.

3.8 Impacto

A continuación se describe el impacto que se dará en la empresa.

Mejorará el desempeño organizacional del departamento de

RR.HH.

Cumplir metas establecidas en organización de manejo de

documentación.

3.9 Conclusiones

Después de la propuesta planteada se concluye lo siguiente:

Se aumentara la eficacia en el manejo de la documentación.

Existirá un mejor control de la información ya que se encontrara de

forma ordenada y precisa pudiéndose consultar a través de filtros.

También se podrá imprimir las consultas para soportarla

información que se encuentra en el sistema.

Se minimizara el margen de error en el manejo de información.

Se optimizará los recursos tecnológicos de la empresa, ya que con

la eficiencia y rapidez del sistema se tendrá acceso a la

información.

Propuesta 52

También se podrá imprimir las consultas para soportarla

información que se encuentra en el sistema.

3.10 Recomendaciones

Se recomienda que el personal que utilice el sistema esté

capacitado sobre el manejo del sistema y los formatos de archivo

de documentos.

Se recomienda que la parametrización del sistema sea realizada

por el jefe del departamento contable.

Respaldar la base de datos cada semana o según si se haya

realizado un gran número de transacciones en el día.

ANEXOS

Anexos 54

ANEXO N° 1

ESQUEMA DE LA ENTREVISTA

Objetivo de la entrevista: Recolectar información que ayude con

datos para el Desarrollo de Un Sistema de

Gestión Documental

1 ¿Posee un formato preestablecido para la gestión documental,

desde cuando se maneja de esa manera, lo considera adecuado y

por qué?

----------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------

2 ¿Qué herramienta es utilizada actualmente para gestionar

documentos, cree usted que es necesaria una herramienta y por

qué?

---------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------

3 ¿Considerando que toda la información es importante como esta

calsificada e indique enque planta se encuentra el archivo (sotano,

planta baja, 1er, 2do, 3er piso, azotea, ect. )?

------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------

Anexos 55

4 ¿Cómo realizo el proceso de consulta de documentos cuando ya

están en el archivo central, toma en cuenta el tiempo que demora en

localizar la documentación solicitada, si/no, por qué?

----------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------

5 ¿Actualmente quién tiene acceso a la documentación, que acción es

realizada con esta?

----------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------

6 ¿Cada qué tiempo se realiza un seguimiento para verificar la

actualización de la documentación de los empleado?

----------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------

7 ¿Cuál es la cantidad de empleados a los que se maneja la

documentación, que incidentes se han presentado y cómo los

soluciona?

---------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------

Anexos 56

8 ¿Señale las certificaciones y normas internacionales que posee la

empresa.

---------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------

9 ¿Cada qué periodo se presentan auditorías según las certificaciones

antes mencionadas, como se la realiza, qué problemas se han

presentado (documentación incompleta e inexistente) y como lo

solucionan?

------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------

Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Heredero Acosta Antony

Anexos 57

ANEXO N° 2

REGISTRO DE LA ENTREVISTA

Entrevistado : Jefe de Recursos Humanos

Preguntas Respuestas

1 La documentación de los empleados se encuentra almacenada en carpetas colgantes, estas a su vez en archivadores ubicados en el departamento de Recursos Humanos en orden ascendente (A-Z), la documentación se categoriza por:

● Personal Salari ● Personal obreros discapacitado ● Personal Guayaquil. ● Personal Manta ● Personal inactivo

El formato actual que se posee se encuentra diseñado en una carpeta colgante, en esta se separa la documentación dependiendo de su tipo.

2 Actualmente no se posee ninguna herramienta para la gestión de los documentos, se lo realiza de forma manual en carpetas colgantes con el formato antes descrito. Se estimaría necesario una herramienta que apoye en la gestión de la documentación, mejorando los procesos, acortando los tiempos de labora en el archivo, mantener ordenada la información, que no haya pérdidas y que sea factible y sostenible en cuanto a costo.

3 Exactamente, toda la documentación es importante se la clasifica dependiendo si el la documentación del personal activa e inactiva. La documentación del personal activo está clasificada en el orden antes mencionado, se encuentra ubicada en el departamento de recursos humanos almacenadas en archivadores, luego de que el personal pasa a ser inactivo la documentación es retirada de la carpeta colgante y se la ubica en una carpeta manila está a su vez en un archivo en el departamento de Recursos Humanos.

4 La consulta de la documentación se realizan así mismo de forma manual, el tiempo que tarda en encontrarse la carpeta es independiente ya que existe cierto desorden, hay documentación errada y alguna que no aparecen, hasta se ha dado que no aparece a

Anexos 58

carpeta de algún colaborador entonces se realiza una búsqueda interrogativa y exploratoria iniciando desde quien fue la última persona que solicitó una carpeta, porque lo hizo, la dejó en el lugar donde estaba, y de no localizarse de esa manera se procede a buscar cajón tras cajón hasta que aparece la carpeta confundida entre otras o almacenada de tal forma que no es visible su nombre.

5 Las carpetas con la documentación del colaborador

son solicitadas por: Gerencia Recursos Humanos,

Supervisor de Recursos Humanos, departamento de

Bienestar Social, Jefe de capacitaciones, Jefe de

selección y departamento médico.

6 Actualmente no se realizan seguimientos la

documentación que se encuentra en el archivo

7 En Galapesca se maneja actualmente la documentación de 1500 empleados entre personal obrera y administrativo de las plantas ubicadas en Guayaquil y Manta. Los incidentes que se han presentado son:

● Documentación incompleta. ● Las carpetas muchas veces no aparecen. ● Le demoran en encontrar una carpeta.

8 Las certificaciones que tenemos como Galapesca son: BRC AIB DIPOA FDA HACCP SAFE SENASA Las entidades que realizan auditoría a la empresa son: Costco BASC BRC TARGET INP MRL Se nota claramente que de las certificaciones que poseemos no todas nos realizan procesos de auditoría. BASC es una compañía que brinda certificaciones y realizan auditorías, esta empresa se encarga de asegurar la seguridad de tu producto en cuanto a casos de contrabando, que el contenedor en el cual va

Anexos 59


el producto no se encuentre nada más que el producto que se está transportando. Las otras entidades son las que distribuyen el producto, por lo que se encuentran en la necesidad de realizar auditorías para saber sobre la calidad del producto y los procesos de elaboración por los que pasa, esto para constatar que sea un producto adecuado en la línea alimenticia siendo este de la mejor calidad, sin ningún tipo de contaminación la cual afecte de salud del cliente consumidor final.

9 Las auditorías son efectuadas una vez al año por cada una de estas entidades, se coordina el periodo de la visita y se procede. Sin embargo se pueden dar casos en los que se realicen auditorías de seguimiento. las revisiones que realizan en cuanto a la documentación son:

● Instructivos para la selección y contratación del personal.

● Procedimientos de despido. ● Hojas de vida y documentación legal completa y

sin ningún tipo de deterioro. ● Verificar antecedentes y visitas domiciliarias. ● Codificación de documentos. ● Rol de pago para verificar marcaciones que

estén establecidas con el horario de trabajo que indica la ley.

● Certificados donde indique que el personal es idóneo para el área en la cual está desempeñando.

Los inconvenientes presentados son los mismos antes mencionados, en este caso se procede a buscar la documentación faltante, si es necesario volverla a generar.

Anexos 60


ANEXO N° 3

MODELO DE DATOS

Anexos 61

ANEXO N° 4

DICCIONARIO DE DATOS

Tabla user METADATA

Campos Restricciones Datos Descripción

id PK int Guarda información de la código del usuario

user_name Requerido varchar Guarda información de la identificación del usuario

name Requerido varchar Guarda información con el nombre del usuario

lastname Requerido varchar Guarda información del apellido de usuario

email Requerido varchar Guarda información del email de usuario

password Requerido varchar Guarda información de la contraseña del usuario de usuario

status Requerido char Guarda información del estado que tiene el usuario

rol Requerido varchar Guarda información del rol que tendrá el usuario

Tabla user_roles METADATA


id PK int Guarda el código de cada rol de usuario

id_rol Requerido bigint Guarda la identificación del rol del usuario

id_user Requerido bigint Guarda la identificación por cada usuario

Tabla roles METADATA


id pk int Guarda el código de los roles que se definirán en el sistema

descipcion Requerido varchar Guarda la descripción de cada rol

estado Requerido char Guarda el estado de cada rol

Tabla roles_folders METADATA


id Pk int Guarda el código de identificación entre roles y carpetas

id_rol Requerido int Guarda el código del rol

id_folder Requerido int Guarda el código de la carpeta

Anexos 62

Tabla folders METADATA


id pk int Guarda el código de las carpetas

descipcion Requerido varchar Guarda la descripción de cada carpeta

estado Requerido char Guarda el estado en que se encentra cada carpeta

Tabla documents METADATA


id pk int Guarda el código de cada documento

id_folder Requerido varchar Guarda el código de la carpeta

id_employees Requerido bigint Guarda el código de cada empleado

descripcion Requerido varchar Guarda la descripción de cada documento

path Requerido varchar

Guarda la descripción de la ruta donde se almacena cada documento

file Requerido varchar Guarda los documentos que serán almacenados

Tabla employees METADATA


id pk int Guarda el código de cada empleado

cedula Requerido varchar Guarda la cedula de cada empleado

nombre Requerido varchar Guarda el nombre de cada empleado

apellido Requerido varchar Guarda el apellido de cada empleado

tipo_campo Requerido varchar Guarda el tipo de nómina a la que pertenece el empleado (Administrativa/obrera)

area Requerido varchar Guarda el área a la que pertenece cada empleado

ciudad Requerido varchar Guarda la ciudad a la que pertenece cada empleado

estado Requerido char Guarda el estado en el que se encuentra el empleado en la empresa


Anexos 63

ANEXO N° 5

CRONOGRAMA DE ELABORACIÓN DEL PROYECTO

Anexos 64


Anexos 65


ANEXO N° 6

DIAGRAMA FUNCIONAL

Fin

Descargar archivos y

reportes de

documentación

Buscar las carpetas

y cargar los

archivos.

El usuario tendrá

opción a supervisión

de carpetas, crear

usuarios, roles y

Cargar

archivo

s

digitale

Realizar búsqueda

y verificar estado

del empleado

Inicio

Ingresar al sistema

Anexos 66

Usuario

Administrador

Ingreso de usuario.

Asignación de

Roles.

Creación de

empleados.

Modificación de

Usuarios.

ANEXO N° 7

DIAGRAMAS DE CASOS DE USO

Actores/roles

Se describirá cada actor definiendo el rol de cada uno

Usuario administrador: este se encargara de administrar, definir los roles y

permios a cada usuario para que pueda tener acceso al sistema.

Usuario jefe: este será encargado de subir información del empleado,

ingreso y creación de nuevos empleados, edición de documentos y carga

de archivos.

Usuario supervisor: este se encargara de realizar un seguimiento de

las acciones realizadas así también carga y edición de documentación.

Diagrama de casos de uso para el sistema BINDER.

Casos de uso detallado

Anexos 67

Caso de uso de crear nuevo usuario.

Narrativa del caso de uso: creación de un nuevo usuario

Usuario

Administrador

Ingreso de usuario.

Asignación de Roles.

Creación de

empleados.

Modificación de

Usuarios.

Anexos 68

Caso de uso de ingreso al sistema

Tabla para la creación de ingreso al sistema

Actor

Verificación de

Usiario

Ingreso al sistema

Sistema

Anexos 69

Caso de uso para crear un nuevo empleado

Tabla de creación de un nuevo empleado

Caso de uso para archivar documentación.

Usuario Jefe

Ingreso de

usuario.

Ingreso de datos

del nuevo

empleado.

Carga de

archivos al

sistema

Verificación de

datos

El sistema

verifica los

datos del

nuevo

empleado y

Los archivos se

verifican si son los

correctos y se

almacenan en la

base de datos.

Anexos 70

Caso de uso para archivar documentación.

Tabla para archivar documentación.

Usuario

Supervisor

Ingreso de

usuario.

Revisión de

documentación

digital.

Carga de

archivos al

sistema

Verificación de

datos

El sistema mostrara

un reporte con los

movimientos que

han sido realizados

Los archivos se verifican

si son los correctos y se

almacenan en la base de

datos.


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