UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE ESCUELA DE …
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1 UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE: INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA - CPA TEMA: “ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN LA DETERMINACIÓN DEL COSTO Y SU EFECTO EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA AGENCIA DE PUBLICIDAD ILEDNYM S.A. DE LA CIUDAD DE GUAYAQUIL, PERÍODO 2008 - 2010.” AUTORES: MARÍA FERNANDA CÁRDENAS CABRERA LUIS OSWALDO VELÁSQUEZ GUERRERO TUTOR: EC. JOSÉ TORRES MIRANDA JULIO 2012 GUAYAQUIL – ECUADOR
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UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE
DE GUAYAQUIL
ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE:
INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA - CPA
TEMA:
“ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN LA DETERMINACIÓN DEL
COSTO Y SU EFECTO EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA
AGENCIA DE PUBLICIDAD ILEDNYM S.A. DE LA CIUDAD DE
GUAYAQUIL, PERÍODO 2008 - 2010.”
AUTORES:
MARÍA FERNANDA CÁRDENAS CABRERA
LUIS OSWALDO VELÁSQUEZ GUERRERO
TUTOR:
EC. JOSÉ TORRES MIRANDA
JULIO 2012
GUAYAQUIL – ECUADOR
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UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL
ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES
CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de Tutor del Proyecto de Investigación y Director de la Escuela de Ciencias Contables de la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil.
CERTIFICO:
Haber dirigido, revisado y analizado el Proyecto de Investigación con el tema “Análisis del Control Interno en la determinación del costo y su efecto en los Estados Financieros de la Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A. de la Ciudad de Guayaquil, Período 2008 - 2010”, presentado como requisito previo a la aprobación y desarrollo de la investigación para optar al título de:
INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA – CPA
La formulación del problema de investigación se refiere a: ¿Qué importancia tiene la aplicación de un Manual de Control Interno Financiero-Administrativo para facilitar la determinación del Costo y su efecto en los Estados Financieros de la Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A. de la ciudad de Guayaquil durante el período 2008 - 2010?
El mismo que considero debe ser aceptado por reunir los requisitos legales, viabilidad e importancia del tema.
Presentado por los Egresados:
Srta. María Fernanda Cárdenas Cabrera C.I. 092366506-1
Sr. Luis Oswaldo Velásquez Guerrero C.I. 092234326-4
Ec. José Torres Miranda
TUTOR
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CERTIFICADO DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
Yo, María Fernanda Cárdenas Cabrera declaro bajo juramento que
la autoría del presente trabajo me corresponde totalmente y me
responsabilizo con los criterios y opiniones científicas que en él mismo se
declaran, como producto de la investigación realizada por mí. De la misma
forma cedo mis derechos de autor a la Universidad Laica Vicente
Rocafuerte de Guayaquil, según lo establecido por la ley de propiedad
intelectual, por su reglamento y normatividad institucionalidad vigente.
Este proyecto se ha ejecutado con el propósito de que en la
Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A. de la ciudad de Guayaquil,
cuenten con un sistema de control interno acorde con sus actividades
diarias, garantizando resultados favorables financieros y operativos dentro
de la organización.
Srta. María Fernanda Cárdenas Cabrera
C.I. 092366506-1
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CERTIFICADO DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
Yo, Luís Oswaldo Velásquez Guerrero declaro bajo juramento que
la autoría del presente trabajo me corresponde totalmente y me
responsabilizo con los criterios y opiniones científicas que en él mismo se
declaran, como producto de la investigación realizado por mí. De la misma
forma cedo mis derechos de autor a la Universidad Laica Vicente
Rocafuerte de Guayaquil, según lo establecido por la ley de propiedad
intelectual, por su reglamento y normatividad institucionalidad vigente.
Este proyecto se ha ejecutado con el propósito de que en la
Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A. de la ciudad de Guayaquil,
cuenten con un sistema de control interno acorde con sus actividades
diarias, garantizando resultados favorables financieros y operativos dentro
de la organización.
Sr. Luís Oswaldo Velásquez Guerrero
C.I. 092234326-4
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“ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN LA DETERMINACIÓN DEL
COSTO Y SU EFECTO EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA
AGENCIA DE PUBLICIDAD ILEDNYM S.A. DE LA CIUDAD DE
GUAYAQUIL, PERÍODO 2008 - 2010.”
ÍNDICE GENERAL
Carátula………………………………………………………………... I
Certificación de Aceptación del Tutor……………….……………… II
Declaración de autoría y Cesión de derechos……………….……. III-IV
Dedicatorias……………………………………………..……………. V-VI
Agradecimientos……………………………………………..………. VII-VIII
Resumen……………………………………………………………… IX
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA A INVESTIGAR
1.1. Tema 1
1.2. Introducción 1
1.3. Planteamiento del problema 3
1.4. Análisis de los involucrados 5
1.5. Formulación del problema 6
1.6. Causa y consecuencias del problema 8
1.7. Delimitación del problema 9
6
1.8. Justificación de la investigación 10
1.9. Beneficiarios de la investigación 11
1.10. Objetivo general de la investigación 12
1.11. Objetivos específicos de la investigación 12
1.12. Límites de la investigación 13
1.13. Intencionalidad de la investigación 14
1.14. Análisis de las variables 14
1.14.1. Variable Independiente 14
1.14.2. Variable Dependiente 15
1.15. Operacionalización de las variables 15
1.16. Hipótesis 17
1.17. Evaluación de la investigación 17
1.18. Preguntas directrices 18
CAPÍTULO II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.1. Antecedentes referenciales de la investigación 20
2.1.1. Origen del Control Interno 20
2.1.2. Significado del Control Interno 23
2.1.3. Ley sobre prácticas de corrupción extranjeras de 1977 26
2.1.4. Definiciones formales del Control Interno 27
2.1.5. ¿Qué se entiende por Control Interno? 33
2.1.6. Aplicación del Control Interno 34
7
2.1.6.1 Control Interno Contable 34
2.1.6.2. Control Interno Administrativo 35
2.1.7. Procedimientos del Control Interno 35
2.1.8. Objetivos del Control Interno 37
2.1.9. Teorías modernas del Control Interno 38
2.2. Medición del Control Interno 39
2.2.1. Ambiente de Control Interno 39
2.2.2. La evaluación del riesgo 40
2.2.3. El sistema de información 41
2.2.3.1. Actividades de control 42
2.2.3.2. Monitoreo del sistema 43
2.2.4. Desarrollo del Control Interno en Agencias de
Publicidad
44
2.3. Marco legal 46
2.4. Marco conceptual 53
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
3 Metodología 63
3.1. Métodos de la investigación 64
3.1.1. Método inductivo 65
3.1.2. Método deductivo 66
8
3.1.3. Método histórico 67
3.1.4. Método analítico 67
3.1.5. Método científico 68
3.1.6. Métodos empíricos 68
3.1.6.1. Observación científica 69
3.1.6.2. Método estadístico 69
3.2. Población y Muestra 70
3.2.1. Población 70
3.2.2. Muestra 70
3.3. Técnicas e instrumentos de recolección de datos 71
3.4. Aplicación de técnicas e instrumentos 72
3.4.1. Herramienta de Investigación: Entrevistas 72
3.4.2. Realización de las entrevistas 73
3.5. Recursos: Cronograma, Fuentes, Presupuesto para la
recolección de datos
88
3.5.1. Cronograma de actividades 88
3.5.2. Fuentes 89
3.5.3. Presupuesto para la recolección de datos 90
3.6. Análisis y procesamiento de datos 91
3.6.1. Estudio de los Estados Financieros de la Agencia de
Publicidad ILEDNYM S.A.
92
3.7. Resultados del procedimiento 95
9
CAPÍTULO IV
LA PROPUESTA
4.1. Título de la propuesta 98
4.2. Justificación de la propuesta 98
4.3. Fundamentación teórica 99
4.4. Objetivo general 100
4.5. Objetivos específicos 100
4.6. Flujograma de estructuración de la propuesta 101
4.7. Hipótesis 102
4.8. Listado de contenidos 102
4.9. Desarrollo de la propuesta 105
4.10. Impacto, Producto, Beneficio obtenido 177
4.11. Validación de la propuesta 179
Conclusiones 187
Recomendaciones 189
Bibliografía 190
10
ANEXOS
# 1 Autorización para realización del proyecto de
investigación
194
# 2 Registro Único de Contribuyentes 195
# 3 Nombramiento del Representante Legal 197
# 4 Cédula de Identidad del Representante Legal 199
# 5 Ubicación de la Compañía 200
# 6 Organigrama funcional de la Agencia de Publicidad
ILEDNYM S.A.
201
# 7 Herramienta de investigación: Formato de entrevista
realizada al Director Financiero
202
# 8 Herramienta de investigación: Formato de entrevista
realizada a la Contadora
204
# 9 Herramienta de investigación: Formato de entrevista
realizada al responsable de Facturación y Cobranzas
206
# 10 Herramienta de investigación: Formato de entrevista
realizada al responsable de Pagaduría
208
# 11 Estado de Pérdidas y Ganancias del período 2010 210
# 12 Balance General del período 2010 214
# 13 Estado de Pérdidas y Ganancias del período 2009 217
# 14 Balance General del período 2009 220
# 15 Estado de Pérdidas y Ganancias del período 2008 223
# 16 Balance General del período 2008 226
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DEDICATORIA
Para demostrarles todo mi esfuerzo y trabajo realizado, dedico a
quienes depositaron y me brindaron todo su apoyo posible, que de una u
otra forma me sirvió para superarme y poder concluirlo.
A mi mami, mi abuelita quienes con todo su amor me supieron
guiar para salir adelante, siempre por el camino del bien y en el proceso
evolutivo de mi carrera, para llegar a triunfar en la vida.
A mis hermanos que comparten mis alegrías y triunfos, sin dudarlo
a una persona muy especial que fue mi apoyo incondicional durante toda
mi etapa universitaria compartiendo buenos y malos momentos, mis
amigos que también contribuyeron para obtener esta meta profesional.
María Fernanda Cárdenas Cabrera.
12
DEDICATORIA
Dedico este proyecto de investigación a Dios porque ha estado
conmigo siempre, dándome fortaleza para continuar, a mis padres,
quienes a lo largo de mi vida han velado por mi bienestar y educación
siendo mi apoyo en todo momento.
A una gran mujer quien ha sido mi apoyo en toda mi carrera
universitaria, mis amigos y compañeros por su motivación. Estas
personas han depositado su entera confianza en cada reto que se me
presentaba sin dudar ni un solo momento en mi inteligencia y capacidad.
Luís Oswaldo Velásquez Guerrero.
13
AGRADECIMIENTO
Quiero agradecer a nuestro creador Dios Padre por darnos y
permitirnos cada instante de vida, a la Universidad Laica Vicente
Rocafuerte de Guayaquil muy especial a la Escuela de Ciencias
Contables, por darme la oportunidad de educarme y prepararme, a sus
profesores quienes en todo momento supieron entregarme experiencias y
conocimientos profesionales.
Mi agradecimiento sincero al Econ. José Torres Miranda director
guía de este trabajo, quien con su apoyo desinteresado contribuyó para la
culminación exitosa y ponerla a disposición de todos.
María Fernanda Cárdenas Cabrera.
14
AGRADECIMIENTO
A todas las personas que hicieron posible la realización exitosa de
esta investigación, principalmente le agradezco a Dios, a mis padres, a
mis familiares por el amor, apoyo y motivación entregada.
También le agradezco a la Escuela de Ciencias Contables, a mis
profesores de la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil, por
sus conocimientos y experiencias compartidas. De manera especial al
Econ. José Torres una excelente persona y tutor de la presente tesis.
Luís Oswaldo Velásquez Guerrero
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RESUMEN
El proyecto de investigación se enfatiza en el Análisis del Control
Interno en la determinación del costo y su efecto en los Estados
Financieros de la Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A. de la ciudad de
Guayaquil período 2008 - 2010, donde se observó que los departamentos
que conforman la organización no tiene establecidos procedimientos y
políticas en la realización de sus actividades diarias, por la inexistencia de
un Manual de Control Interno adecuado que nos facilite el desarrollo de
los mismos; por otra parte sus Estados Financieros en especial sus
cuentas no han sido creadas de acuerdo a las necesidades de la entidad,
que nos permita medir los ingresos y los costos; a su vez no se han
desempeñado con responsabilidad los cargos que a cada empleado le
corresponde en función. Con el fin el mejoramiento continuo de la
empresa, se plantea como propuesta el Diseño y aplicación de un
Manual de Control Interno Financiero - Administrativo para facilitar la
Determinación del Costo y su efecto en los Estados Financieros durante el
período 2008 - 2010, que nos dé como resultado el cumplimiento de las
políticas contables y de control interno, facilitando los procesos financieros
y operativos para la Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A. de la ciudad de
Guayaquil.
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CAPÍTULO I
EL PROBLEMA A INVESTIGAR
1.1. TEMA
Análisis del Control Interno en la Determinación del Costo y su
efecto en los Estados Financieros de la Agencia de Publicidad ILEDNYM
S.A. de la ciudad de Guayaquil, Período 2008 - 2010.
1.2. INTRODUCCIÓN
En un mundo competitivo y globalizado, las empresas han
detectado que uno de sus principales recursos es la información. Una
organización busca que la información sea confiable, veraz y oportuna
con el fin de facilitar la toma de decisiones.
Todos los sistemas poseen datos, lo correcto es que sean
seleccionados previos a ser procesados para tener un resultado de la
información. Los beneficiarios de un sistema son los responsables de
indicar cómo se debe procesar los datos para que tenga como salida
información útil.
17
Todas las entidades del sector público y privado tienen la
necesidad de contar con sus planificaciones estratégicas y operativas
anuales, las que deberán ser evaluadas mediante la aplicación de
controles por sus Gerentes, Accionistas o Personas capacitadas que
detecten las falencias en las mismas.
El Control Interno es una herramienta que nace debido a la
necesidad de minimizar y prever significativamente los riesgos, que de
acuerdo a su naturaleza puede afectar la actividad de diferentes
organizaciones.
A ello debe sumarse la necesidad de constatar el cumplimiento
tanto de las normativas internas, como de diversas regulaciones en
materia de seguridad y control, administración del tiempo, trabajo en
equipo, así también verificar la sujeción de las diversas áreas o sectores a
las políticas de la empresa.
Cabe destacar que la actividad publicitaria en nuestro país ha
crecido en esta última década con mayor intensidad y magnitud, debido
al objetivo que tienen las compañías de bienes y servicios de ofertar y dar
a conocer a los consumidores sus productos, así como lograr un impacto
para que se sientan identificados con los mismos o la marca que
representan. Por lo cual se han creado las Agencias Publicitarias que son
las intermediarias entre las industrias o fabricantes y los medios de
comunicación.
18
En la actualidad, las Agencias Publicitarias son más completas, ya
que cuentan con un amplio portafolio a disposición de los clientes, esto se
debe a la competencia y precios que ofrecen cada una en el mercado;
debido al avance que ha tenido el sector publicitario, es necesario
implementar estrategias a fin de medir el grado de fiabilidad de la
información contable, promover la eficacia operacional, análisis de los
Estados financieros, realizar un estudio del nivel de costos, para la
determinación de un correcto precio de venta y principalmente
salvaguardar los activos.
1.3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
¿Cuáles son las consecuencias de las falencias del control interno
en los costos y los estados financieros de la agencia de Publicidad
ILEDNYM S.A.?
La Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A., es una empresa que
inició sus actividades empresariales y productivas, en el año 2007,
teniendo como sede la ciudad de Guayaquil y sucursal mayor en la ciudad
de Quito, siendo una empresa nueva, tiene dificultades en cuanto a su
infraestructura y fundamentalmente en el control de la información y los
requerimientos para la producción del servicio de la agencia.
La creación y producción de campañas publicitarias, comerciales,
sociales y políticas con resultados exitosos y de gran impacto en el
Ecuador, es la base del crecimiento de la Agencia, constituida por un
19
grupo de profesionales jóvenes emprendedores que con esfuerzo y
dedicación han conseguido logros y premiaciones; no obstante, las
dificultades han ido creciendo a la par con el desarrollo institucional,
debido a la deficiencia del control interno en la revisión en sus estados
financieros.
La situación actual de la compañía es favorable en sus actividades
y en los resultados que arrojan las mismas, en pocos años de su
existencia en el mercado, la empresa oferta 10 productos, garantizando la
satisfacción de todos sus servicios. Entre sus clientes se encuentran
empresas del sector privado, entidades e instituciones del sector público.
Pero no podemos dejar de resaltar la falta de control interno y de estudio
de sus Estados Financieros al cierre del período contable anual, para que
tengan relación directa Ingresos vs. Costos por cada rubro de fuente
ganado.
Un análisis crítico y exhaustivo que nos permita enfocar los
sucesos y las falencias, detectar las causas y efectos futuros que podrían
darse en el desarrollo de períodos contables y comparativos.
La empresa al tener una gran demanda y consecuentemente un
rápido crecimiento, no tuvo una estructura y un organigrama que
responda de manera eficiente a las condiciones de permanente cambio y
desarrollo, se priorizó básicamente la calidad y eficiencia de la
producción, descuidando la parte de recursos humanos, contable y de
auditoría.
20
Esta situación ha determinado que la contabilidad y control interno
no tenga el mismo crecimiento y desarrollo que ha tenido la empresa
dentro de su campo de acción y operación específica que es la
comunicación. Las falencias contables son cubiertas por el gran volumen
de producción, sin embargo más temprano que tarde tendrán su impacto
en los Estados de Resultados y en las obligaciones tributarias.
1.4. ANÁLISIS DE LOS INVOLUCRADOS
Mediante el esquema a presentar se mostrará un breve análisis de
involucrados, que nos permite establecer las áreas e instrumentos que se
encuentran implicados dentro del proceso de investigación.
Cuadro N° 1
Elaborado por: Autores
ANÁLISIS DE LOS INVOLUCRADOS
Áreas Involucradas
Intereses Problemas percibidos
Financiera Conocer la situación real de la empresa.
Falencia de control en las actividades.
Contabilidad Contabilización de registros, preparación de informes.
Carece de políticas y procedimientos para realizar sus funciones.
Producción Análisis y control de presupuestos publicitarios
Organización de presupuestos para facturar.
Instrumentos Involucrados
Intereses Problemas percibidos
Estados Financieros
Resultados económicos durante un periodo determinado.
No existe margen de utilidad por cada rubro de ingreso ganado.
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Se destacan las tres áreas departamentales relevantes de una
Agencia de Publicidad y el instrumento clave que vamos a evaluar en
especial el resultado que refleja sus costos indistintamente por cualquier
rubro de ingreso obtenido.
1.5. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
Una de las causas del problema es la contabilización de los
ingresos, cuando la empresa inició sus operaciones, el único rubro de
ingreso era el de servicios (asesoría técnica creativa y comisiones), el
desarrollo y la oferta de nuevos productos no se contabilizó los ingresos y
los costos de cada ítem, por lo cual no se podía medir o tener un
resultado comparativo entre los ingresos y los egresos generados en la
venta de este servicio.
De tal manera que la falencia de relación directa Ingreso y su costo
real por cada ingreso obtenido va a tener su impacto en los Estados de
Resultados finales de la empresa. El análisis del control interno en los
Estados Financieros, implica que cada una de sus principales cuentas
refleje sus cifras reales aplicadas a cada segmento de la empresa
convirtiéndose en un proceso integrador permanente.
El control interno es un proceso, el cual hace referencia a una
cadena de acciones extendida a todas las actividades inherentes a la
gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma:
planificación, ejecución y supervisión.
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Este sistema permite obtener una visión integral de la empresa
para determinar si está alcanzando los objetivos y metas que se ha
planteado, así como también los recursos utilizados y las acciones
ejecutadas, con la finalidad de evaluar su gestión para redefinir sus
estrategias en el caso que amerite.
Las entidades buscan presentar un mejor registro en la ejecución
de sus operaciones, ya que es primordial para la rentabilidad financiera de
la institución, de manera que el proceso aplicado sea beneficioso que se
refleje en sus resultados operativos anuales.
Controlando los movimientos diarios la empresa crece, mediante la
organización de sus documentos, reflejando orden, eficiencia y calidad de
gestión. Se reducirá tiempo al tener un mejor dominio de operaciones, de
esta forma la empresa debería producir mucho más captando un
porcentaje mayor del mercado de la comunicación.
Durante el período 2008 - 2010, al no existir un análisis de los
Estados de Resultados, la empresa no pudo proyectar técnicamente sus
ingresos por cada producto y establecer las estrategias de crecimiento,
mediante ventas y la captación de nuevos clientes, dado que no se
conoce los precios de venta y los costos en los que se incurre en la
producción de los servicios.
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1.6. CAUSAS Y CONSECUENCIAS DEL PROBLEMA
Las causales del problema a resolver se da por el crecimiento
económico y organizacional de la compañía dando como resultado déficits
financieros, administrativos, debido que si no se toman medidas
adecuadas para prevenir los riesgos pueden ser el principio de grandes
pérdidas y la quiebra anticipada de la institución.
La compañía ILEDNYM S.A., comenzó sus actividades
empresariales con 7 personas a su cargo, inicialmente todo se podía
controlar, por la poca información y negocios que se manejaba, con el
incremento de productividad todo se ha maximizado desde las actividades
que cada persona realizaba, hubo la necesidad de contratar personal apto
para el manejo de las funciones.
El principal ingreso de la empresa desde inicios hasta la actualidad
proviene de la asesoría creativa por el desarrollo de campañas
publicitarias a la Presidencia de la República, garantizando la satisfacción
de todos sus servicios ofrecidos.
Es importante reconocer que la falta de control interno y el estudio
minucioso de sus Estados Financieros es de gran relevancia al cierre del
período contable anual, porque con ese resultado se procede a la toma de
decisiones para fortalecer las falencias y fijarnos las metas que se debe
emplear el siguiente año económico. Producto del análisis inicial nos dio
como resultado que no existe una relación directa de ingresos con los
costos para saber nuestro margen de utilidad por cada rubro ganado.
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Esto nos da como consecuencia que desde inicio no hubo una
medición en la determinación de sus costos, la empresa no pudo
proyectar técnicamente sus ingresos por cada producto y establecer las
estrategias de crecimiento, por el desconocimiento de lo mencionado.
Por esta razón se imparte la propuesta de implementar un manual
de control interno que contenga políticas y procedimientos para aplicarse
en sus tres departamentos principales en el área de publicidad como
financiero, contable y producción, ya que estos tres trabajan a la par.
Adicionalmente, colaborar con en el rediseño de sus ingresos para
que logren saber la importancia que tiene el porcentaje de utilidad
obtenida en la ejecución de una campaña que nos permita observar su
rentabilidad, trabajar en proyecciones trimestrales con la finalidad de
seguir evolucionando con el crecimiento de la Agencia.
1.7. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA
Campo: Privado
Área: Auditoria - Control Interno.
Período: 2008 - 2010.
Localización: Cantón Guayaquil.
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Aspecto: Detección de desviaciones, análisis de costos en Estados
Financieros.
Tema: Análisis del Control Interno en la Determinación del Costo y su
efecto en los Estados Financieros de la Agencia de Publicidad
ILEDNYM S.A. de la ciudad de Guayaquil, período 2008 - 2010.
1.8. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
La Agencia de publicidad es una empresa creada en el 2007, llegó
a ser la principal empresa de publicidad que elabora los spots
propagandísticos del Gobierno del Presidente, Econ. Rafael Correa
Delgado hasta la fecha, sin duda el gobierno a través de los diferentes
Ministerios y dependencias públicas, conjuntamente con la Agencia han
tratado de presentar productos de calidad en los mensajes mediante sus
pautas, cortometrajes y producciones varias, razón por la cual es
importante mantener un sistema de control el cual permita reducir
cualquier tipo de riesgo con medidas eficaces y eficientes.
Las instituciones en su gran mayoría están expuestas a errores
interno intencionales y no intencionales, pero también a acciones que de
manera accidental o no se exponen a la misma pérdida.
Este enfoque hace énfasis a que el control interno es importante en
toda gestión sea esta pública o privada, se lo considera como un
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parámetro utilizado para determinar el rendimiento y realización de un
proyecto o una organización.
Este proceso de control es un mecanismo que permite corregir
desviaciones a través de datos cuantitativos y cualitativos, que debe ser
revisado por Altos Directivos en conjunto con personal capacitado que
proceda a evaluar y corregir el desempeño de las actividades que realiza
la institución y la optimización de sus recursos, a fin de lograr el
cumplimiento de los objetivos planteados por la empresa para alcanzar el
éxito deseado.
Adicional y de manera primordial al finalizar cara período contable
anual, es de gran importancia realizar el análisis de los Estados
Financieros y los efectos que tengan sus grandes cuentas en los mismos,
mediante estados comparativos y proyecciones, pero sobre todo dar una
resolución del estudio elaborado y tratar de que se cumpla lo planificado.
1.9. BENEFICIARIOS DE LA INVESTIGACIÓN.
El beneficiario directo de los métodos aplicados y sobre todo el
resultado de éste proyecto es la Compañía ILEDNYM S.A.,
consecuentemente sus trabajadores porque realizarán mejor el
desenvolvimiento de sus actividades con mayor ahínco que nos dará
como desenlace funciones eficaces para la mejora continua de la entidad.
27
Por otra parte, la Gerencia General se beneficiará con los
procedimientos y políticas aplicarse le ayudará en el mejoramiento
organizacional facilitar en la toma de decisiones en los Estados
Financieros con el enfoque de la determinación de costos y el margen de
utilidad que le genera cada uno, todo el desarrollo del manual de control
interno y de costos propuestos lo encontraremos en el capítulo cuatro.
Los Accionistas o dueños de la Compañía, también les ayudará a
tener un control más establecido ante la propuesta, ya que ellos no ven
los procedimientos sino resultados que mediante las técnicas y políticas
serán parte del proceso evolutivo que mejorará la situación económica –
financiera y humana de la empresa.
1.10. OBJETIVO GENERAL DE LA INVESTIGACIÓN
Demostrar que el análisis exhaustivo de los costos, influyeron en
los Estados Financieros de la Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A.
durante el período 2008 – 2010.
1.11. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA INVESTIGACIÓN
1) Promover el mejoramiento continuo de la gestión con relación a la
misión, objetivos y metas planteadas por la entidad.
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2) Consolidar una gestión moderna, eficiente y equitativa, exigiendo a los
empleados la rendición oportuna y periódica de los resultados de su
trabajo.
3) Determinar el grado de cumplimiento de las normas internas y demás
regulaciones aplicables.
4) Aportar conclusiones y recomendaciones que ayuden a fomentar
buenas prácticas de estos procesos.
5) Recopilar información sobre los procesos actuales de cada una de las
áreas consideradas como críticas.
6) Diseñar un Sistema de Control Interno que promueva la mejora de la
empresa.
7) Implementar un Sistema de Control Interno a 1 año.
1.12. LÍMITES DE LA INVESTIGACIÓN
De tiempo: Se analizará los Estados Financieros relacionados a los
años 2008 al 2010, debido a que este es el período de análisis.
De espacio: La investigación se realizará en la Agencia de Publicidad
ILEDNYM S.A. en la Ciudad de Guayaquil, por ser a la que se tiene
acceso inmediato.
De recursos: Se investigará el Departamento Financiero, Contable y
Producción. Las dos primeras por ser las áreas implicadas en la
29
elaboración de los Estados Financieros y la restante por ser el punto
de distribución de toda la productividad de la compañía.
1.13. INTENCIONALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN.
La finalidad de la investigación es dar un aporte para el
mejoramiento continuo de la Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A., en
sus actividades para los próximos períodos contables tengan un mejor
desarrollo de sus operaciones y resultados con la distribución adecuada y
sus costos definidos por cada rubro de ingreso obtenido.
Es de gran importancia recomendar la creación de un
departamento y/o especialista de auditoría en toda organización cuando
se tiene un crecimiento oportuno, por tal razón, mediante este estudio a
realizar se resaltará las debilidades que existe dentro de la compañía.
Desde el punto de vista social, el mayor beneficiario son los
Directivos y los empleados de la agencia de Publicidad ILEDNYM S.A, ya
que a partir de los resultados, realizarán el desarrollo de sus actividades
diarias con ímpetu y dando un enfoque analítico.
1.14. ANÁLISIS DE LAS VARIABLES
1.14.1. VARIABLE INDEPENDIENTE:
Evaluar los Estados de Resultados de la empresa ILEDNYM S.A. en la
ciudad de Guayaquil, durante los años 2008 al 2010.
30
Aplicar un modelo o sistema de costos adecuado para las actividades
realizadas.
Aplicar métodos para el manejo de la información relacionada con el
control interno aplicado a costos operativos.
1.14.2. VARIABLE DEPENDIENTE:
El sistema de control interno de los costos operativos de la Agencia
de Publicidad ILEDNYM S.A. en la ciudad de Guayaquil.
El sistema de control interno comprende el plan de la organización
y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una
empresa con el fin de verificar sus costos incurridos en las operaciones y
la confiabilidad de los datos contables.
1.15. OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
VARIABLES DE INVESTIGACIÓN
DEFINICIÓN CONCEPTUAL
TIPO DE VARIABLE
DIMENSIÓN INDICADORES
VARIABLES
INDEPENDIENTES
Evaluar los Estados de Resultados de la empresa ILEDNYM S.A. en la ciudad de Guayaquil, durante
los años 2008 al 2010.
Proceso crítico dirigido a evaluar
la posición financiera, presente y
pasada, y los resultados de las operaciones de una empresa,
con el objetivo de establecer las
mejores estimaciones y predicciones
posibles sobre las condiciones y
resultados.
Cualitativa
Diagnóstico Satisfacción de
los beneficiarios
31
Cuadro Nº 2
Elaborado por: Autores
VARIABLES DE INVESTIGACIÓN
DEFINICIÓN CONCEPTUAL
TIPO DE VARIABLE
DIMENSIÓN INDICADORES
Aplicar un modelo o sistema de costos adecuado para las
actividades realizadas.
Toma de decisiones
gerenciales, es el responsable de suministrar la información necesaria en
cada una de las etapas del
proceso para la solución de un
problema.
Recursos Financieros
Buen uso de recursos
Cuantitativa
Aplicar métodos
para el manejo de la información
relacionada con el control interno
aplicado a costos operativos.
La aplicación de información está constituida por un
grupo de datos ya supervisados y ordenados, que permite resolver
problemas y tomar decisiones.
Cualitativa
Control Seguimiento y aplicación de
procesos
Cuantitativa
32
Cuadro Nº 3
Elaborado por: Autores
1.16. HIPÓTESIS
“Con la implementación de un Sistema de Control Interno, en las
operaciones de la Agencia de publicidad Ilednym S.A., se podrá
determinar sus costos y los efectos en los Estados de Resultados, con lo
cual la empresa obtendrá mayor eficiencia y eficacia en sus actividades
productivas.”
1.17. EVALUACIÓN DEL PROBLEMA
Determinar si mediante el análisis del Control Interno en la
Determinación del Costo nos da como resultado la necesidad de la
VARIABLES DE INVESTIGACIÓN
DEFINICIÓN CONCEPTUAL
TIPO DE VARIABLE
DIMENSIÓN INDICADORES
VARIABLE DEPENDIENTE
Sistema de control interno a
los costos operativos de la
Agencia de Publicidad
ILEDNYM S.A. en la ciudad de
Guayaquil.
Es el conjunto de variables cuantitativas
y/o cualitativas sujetas a
medición, que permiten
observar la situación y las tendencias de
cambio generadas en una entidad, relacionadas
con el logro de los objetivos y
metas previstas.
Cuantitativa
Eficacia Proteger la información
Eficiencia Cumplimiento
de metas
Economía Fluidez
Comunicación Clima
Organizacional
Análisis Óptimo uso de
recursos
33
implementación de un Manual de Control Interno tanto para sus
actividades operativas como para la determinación adecuada de sus
costos y su efecto en los Estados Financieros de la Agencia de Publicidad
ILEDNYM S.A., durante el período 2008 - 2010.
La falta de políticas y procedimientos plasmada mediante un
manual de control interno, constituye una herramienta por la cual podría
ser mucho más beneficiosa en la ejecución de las actividades que realiza
cada trabajador de la compañía.
Es factible, relevante y pertinente, dada su mejora económica y
social, considerando los beneficios para la organización en cuanto a su
nivel de capacidad económico, humano para su evolución constante y
crecimiento oportuno.
La investigación se desarrollará conjuntamente con el conocimiento
de los empleados de los departamentos involucrados en la ciudad de
Guayaquil, y la propuesta que es el Diseño y aplicación de un Manual de
Control Interno Financiero - Administrativo para facilitar la Determinación
del Costo y su efecto en los Estados Financieros de la Agencia de
Publicidad ILEDNYM S.A. de la ciudad de Guayaquil, período 2008 -
2010, que nos permita mejora continua de la empresa.
1.18. PREGUNTAS DIRECTRICES.
¿Cuándo se generó el problema?
34
¿Cuáles fueron las causas que originó el problema de investigación?
¿Desde sus inicios existió un programa informático adecuado para el
giro del negocio?
¿Existe las actividades correctamente definidas para cada trabajador?
¿La contabilización de sus ingresos de forma directa afectan a los
resultados operativos anuales?
¿Las actividades desarrolladas están definidas bajo parámetros
previamente establecidos?
¿La falta de seguimiento de las órdenes de producción afectan en el
monto de facturación mensual?
¿Los despachos de requerimientos operativos influyen en la atención
a los clientes?
¿Los costos por producción de los servicios que ofertan son reales?
¿Estos costos son contabilizados de acuerdo a la naturaleza de
origen?
¿Se puede medir el margen de utilidad por cada ingreso obtenido?
35
CAPÍTULO II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.1. ANTECEDENTES REFERENCIALES DE LA INVESTIGACIÓN
2.1.1. ORIGEN DEL CONTROL INTERNO
Los problemas de Control Interno a medida que ha pasado el
tiempo, han centrado la preocupación de la Gerencia Moderna, así como
de los profesionales responsables de implementar nuevas formas de
mejorar y perfeccionar dichos controles, esto es muy importante por
cuanto el Control Interno es fundamental para que una entidad logre
alcanzar, a través de una evaluación de su misión y visión, el logro de sus
objetivos y metas trazadas, pues de lo contrario sería imposible que se
puedan definir las medidas que se deben adoptar para alcanzarlos.
Como resultado del largo proceso que tomó el comercio en los
pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros países del Medio Oriente se
desarrolló la contabilidad de partida simple. En estas épocas los sistemas
de anotaciones habían sido sencillos debido a la reducida cantidad de
operaciones y las condiciones de desarrollo económico. Cada individuo
habría podido ejercer su propio control. Con el surgimiento de los
36
Estados e Imperios, se implementaron sistemas de controles en las
cuentas públicas.
El Control Interno en sus inicios, comienza en las funciones de la
administración pública, existen indicios que desde una época lejana se
empleaba en las rendiciones de cuenta de los actores de los estados
feudales y haciendas privadas.
Dichos controles los realizaba el auditor, persona competente que
escuchaba las rendiciones de cuenta de los funcionarios y agentes,
quienes por falta de instrucción no podían presentarlo por escrito.
Posteriormente, con el incremento del comercio en las ciudades
italianas durante los años 1.400, se produjo una evolución de la
contabilidad como registro de las transacciones, apareciendo los libros de
contabilidad para controlar las operaciones de los negocios.
En este ambiente comercial, el monje veneciano Fray Lucas
Pacciolli mejor conocido como Lucas di Borgo, matemático, desarrolló en
1494 la partida doble, analizando el hecho económico desde 2 puntos de
vista: partida y contrapartida.
Desde mediados del siglo XVIII, con la Revolución Industrial,
iniciada en Inglaterra, se fueron introduciendo de modo creciente las
máquinas que eran operadas por varias personas para la producción de
artículos industriales, haciéndose cada vez más complejos los procesos
en los cuales intervenían más personas y como consecuencia de esto
37
surge la necesidad de controlar las operaciones tanto recursos materiales
como de los recursos financieros de las nacientes empresas.
El origen del Control Interno, suele ubicarse en el tiempo con el
surgimiento de la partida doble, que fue una de las medidas de control,
pero no fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se
preocuparon por formar y establecer sistemas adecuados para la
protección de los intereses de las empresas y del patrimonio personal.
A finales de este siglo, como consecuencia del notable aumento de
la producción, los propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de
continuar atendiendo personalmente los problemas productivos,
comerciales y administrativos, viéndose forzados a delegar funciones
dentro de la organización conjuntamente con la creación de sistemas y
procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o errores, debido a
esto comenzó a hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un control
sobre la gestión de los negocios, ya que se había prestado más atención
a la fase de producción y comercialización que a la fase administrativa u
organizativa, reconociéndose la necesidad de crear e implementar
sistemas de control como consecuencia del importante crecimiento
operado dentro de las entidades.
Así nace el control como una función gerencial, para asegurar y
constatar que los planes y políticas preestablecidas se cumplan tal como
fueron establecidas.
38
Los contadores necesitaban la comprobación interna, la cual era
conocida como: “La organización y coordinación del sistema de
contabilidad y los procesos adoptados, que tienen como finalidad brindar
a la administración, hasta donde sea posible, práctico y económico el
máximo de protección, control e información verídica”. (Control Interno
para pequeños negocios, William Grollman y Robert W. Colby).
El término de “Control Interno” reemplazó al de comprobación
interna, debido a un cambio conceptual, ya que el contenido del mismo ha
sufrido una considerable evolución.
El desarrollo industrial y económico de los negocios, propició una
mayor complejidad en las entidades y en su administración, surgiendo la
imperiosa necesidad de establecer mecanismos, normas y procedimientos
de control que dieran respuesta a las nuevas situaciones.
Se puede afirmar que el Control Interno ha sido preocupación de la
mayoría de las entidades, aunque con diferentes enfoques y
terminologías, lo cual se puede evidenciar al consultar los libros de texto
de auditoría, los artículos publicados por organizaciones profesionales,
universidades y autores individuales.
2.1.2. SIGNIFICADO DEL CONTROL INTERNO
Desde hace mucho tiempo han existido diferencias de opinión
sobre el significado y los objetivos del Control Interno. Muchos expertos
39
interpretan el término “Control Interno” como los pasos que da un negocio
para evitar el fraude, tanto por malversación de activos como por
presentación de informes financieros fraudulentos. Otros, a la vez que
reconocen la importancia del Control Interno para la prevención del
fraude, consideran que el Control Interno desempeña un papel igual en
asegurar el control sobre el proceso de manufactura y otros procesos.
Las diferencias en cuanto a la interpretación, también existieron en
las publicaciones profesionales emitidas por el Instituto Americano de
Contadores Públicos Certificados (American Institute of Certified Public
Accountants, AICPA), el Instituto de Auditores Internos (Institute of
Internal Auditors, Inc.) y la fundación para la investigación del Instituto de
Ejecutivos Financieros (Research Foundation of the Financial Executives
Institute). A partir de la década de 1990 las diversas organizaciones
profesionales trabajaron en conjunto para desarrollar un consenso sobre
la naturaleza y alcance del Control Interno.
Como resultado de un diverso número de casos de presentación de
informes financieros fraudulentos en la década de 1970 y principios de la
de 1980, las organizaciones de contaduría más importantes como: el
American Institute of Certified Public Accountants, el American Accounting
Association, el Financial Executives Institute, el Institute of Internal
Auditors, Inc. y el Institute of Management Accountants; patrocinaron la
Comisión Nacional Sobre Presentación de Informes Financieros
Fraudulentos para estudiar los factores causales asociados con la
40
presentación de informes financieros fraudulentos y hacer
recomendaciones para reducir su incidencia.
La comisión hizo diversas recomendaciones relacionadas
directamente con el Control Interno. Por ejemplo, ésta hizo énfasis en la
importancia de un Comité de auditoría competente y participativa y una
función de auditoría interna objetiva en la prevención de prácticas
fraudulentas. Ésta también pidió que las organizaciones patrocinadoras
trabajaran unidas para integrar los diversos conceptos y definiciones de
Control Interno, a fin de desarrollar criterios comunes para evaluar el
Control Interno. Por lo tanto, el Comité de Organizaciones Patrocinadoras
(Committee of Sponsoring Organizations, COSO) comisionó un estudio
para:
Establecer una definición común del Control Interno para atender las
necesidades de las diferentes partes.
Proporcionar una norma para que los negocios y otras entidades
puedan evaluar sus sistemas de control y determinar la forma para
mejorarlos.
El estudio titulado Control Interno: Marco de Referencia Integrado,
define el Control Interno como: “Un proceso efectuado por la junta
directiva de la entidad, la gerencia y demás personal, diseñado para
proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos de
las siguientes categorías:
41
Confiabilidad en la presentación de informes financieros.
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
2.1.3. LEY SOBRE PRÁCTICAS DE CORRUPCION EXTRANJERAS DE
1977
La importancia de establecer y mantener un control interno efectivo
se ilustra también mediante la aprobación de la Ley sobre Prácticas de
Corrupción Extranjeras. A mediados de la década de 1970, cientos de
corporaciones estadounidenses reconocieron haber hecho pagos
(sobornos) a funcionarios en otros países para obtener negocios. En la
mayoría de los casos los pagos eran legales bajo las leyes de los países
en los cuales fueron hechos, pero no lo eran de acuerdo con las normas
estadounidenses sobre ética de negocios.
En algunos casos estos pagos cuestionables fueron hechos sin la
autorización o conocimiento de los altos ejecutivos de las corporaciones
involucradas. Al probar la Ley sobre prácticas de corrupción extranjeras
de 1977, el Congreso ordenó terminar estas prácticas.
Los pagos a los funcionarios extranjeros, con el fin de asegurar el
negocio, están prohibidos específicamente para todos los negocios
estadounidenses mediante las disposiciones antisoborno de la Ley. Para
evitar que la alta gerencia afirmara no haber sabido de los pagos, también
fueron incluidas en la ley disposiciones de Control Interno. Estas
disposiciones exigen que todas las corporaciones bajo la jurisdicción de la
42
SEC (Independientemente de si la corporación tiene operaciones
internacionales) mantengan un sistema de control interno que proporcione
una seguridad razonable de que:
1) Las transacciones son registradas con el conocimiento y autorización
de la gerencia.
2) Las transacciones son registradas como necesarias para permitir la
preparación de Estados Financieros confiables y dar cuenta de los
activos.
3) El acceso a los activos está limitado a individuos autorizados.
4) Los registros contables de los activos son comparados con los activos
existentes en intervalos razonables y se toma la acción apropiada con
respecto a cualquier diferencia.
La violación de la Ley sobre Prácticas de Corrupción Extranjeras
puede dar como resultado multas que ascienden hasta $1 millón y cárcel
para los miembros de la gerencia que son responsables. Por tanto, la ley
federal exige un sistema de control interno efectivo, considerado desde
hace mucho tiempo como esencial para la operación de una organización
de gran tamaño.
2.1.4. DEFINICIONES FORMALES DE CONTROL INTERNO
Hasta la fecha, el Control Interno carece de una definición
apropiada o universal, que sea aceptada o aprobada por todos los que
43
investigan el tema. Los enfoques dados por diferentes autores que han
sido consultados tienen puntos coincidentes al definir el concepto, pues
todos destacan que contribuye al logro de los objetivos propuestos por las
entidades, que es un plan estructurado de la organización, que tiene
como objetivo primordial salvaguardar los recursos, que contribuye a la
información veraz, a promover la eficiencia y en la actualidad se reconoce
que involucra a los directivos y trabajadores en general y no solamente a
los contadores y auditores.
A continuación se presenta una compilación de los conceptos que
se estiman más importantes y que van marcando el desarrollo de la teoría
en el tiempo:
Establecida originalmente por el Instituto Americano de Contadores
Públicos Certificados – AICPA en 1949:
"El Control Interno incluye el Plan de Organización de todos los
métodos y medidas de coordinación acordados dentro de una
empresa para salvaguardar sus activos, verificar la corrección y
confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia
operacional y la adhesión a las políticas gerenciales establecidas, un
sistema de Control Interno se extiende más allá de aquellos asuntos
que se relacionan directamente con las funciones de los
departamentos de contabilidad y finanzas". (Enciclopedia de
Auditoría, James A. Cashin, Paul D. Neuwirth y John F. Levy)
44
Instituto Mexicano de Contadores Públicos, "Examen del Control
Interno", Boletín 5 de la Comisión de Procedimientos de Auditoría,
México, 1957:
"En un sentido más amplio, el Control Interno es el sistema por
el cual se da efecto a la administración de una entidad económica. En
ese sentido, el término administración se emplea para designar el
conjunto de actividades necesarias para lograr el objeto de la entidad
económica. Abarca, por lo tanto, las actividades de dirección,
financiamiento, promoción, distribución y consumo de una empresa;
sus relaciones públicas y privadas y la vigilancia general sobre su
patrimonio y sobre aquellos de quien depende su conservación y
crecimiento". (www.google.com La Auditoría y el Control Interno.)
William L. Chapman, Procedimientos de Auditoría, Colegio de
Graduados en Ciencias Económicas de la Capital Federal, Buenos
Aires, 1965:
"Por Control Interno se entiende: el programa de organización y
el conjunto de métodos y procedimientos coordinados y adoptados por
una empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la eficacia de
sus datos contables y el grado de confianza que suscitan a efectos de
promover la eficiencia de la administración y lograr el cumplimiento de
la política administrativa establecida por la dirección de la empresa".
(www.google.com La Auditoría y el Control Interno).
45
Segunda Convención Nacional de Auditores Internos auspiciada por el
Instituto de Auditores Internos de la República de Argentina, Buenos
Aires, en 1975:
“Es el conjunto de reglas, principios o medidas enlazados entre
sí, desarrollado dentro de una organización, con procedimientos que
garanticen su estructura, un esquema humano adecuado a las labores
asignadas y al cumplimiento de los planes de acción, con el objetivo
de lograrrazonablemente la protección del patrimonio, cumplir las
políticas prescritas por la organización, analizar la información
confiable y eficiente”. (www.google.com La Auditoría y el Control
Interno.)
E. Fowler Newton, Tratado de Auditoría, Ed. Contabilidad Moderna,
Buenos Aires, 1976:
"Puede conceptuarse al Sistema de Control Interno como el
conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a lograr,
a través de una efectiva planificación, ejecución y control, el ejercicio
eficiente de la gestión para el logro de los fines de la organización”.
(www.google.com La Auditoría y el Control Interno)
En 1992, en el Informe COSO queda expresado que el Control Interno
se entiende como:
“El proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar
operaciones específicas con seguridad razonable en tres principales
46
categorías: efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la
información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y normas.”
(Auditoria Un enfoque integral, O. Ray Whittington – Kurt Pany,
Doceava edición).
Según la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela,
1994:
"Es el plan de organización, de todos los métodos y medidas
coordinadas adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus
activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y
sus operaciones, promover la eficiencia y la productividad en las
operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas para
cada empresa". (www.gestiopolis.com El Control Interno).
Según Holmes, 1994 lo define como:
"Una función de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar, y
preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de
fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin
autorización". (Holmes, A. (1994). Auditoría Principios y
Procedimientos. Editorial Limusa. México).
Catácora, en 1996:
"Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un
sistema contable, el grado de fortaleza determinará si existe una
47
seguridad razonable de las operaciones reflejadas los estados
financieros. Una debilidad importante del Control Interno, o un Sistema
de Control Interno poco confiable, representa un aspecto negativo
dentro del sistema contable". (Catácora F., Sistemas y
Procedimientos Contables Primera Edición Editorial McGraw Hill
Ensayos y Documentos, Año 1996).
Una definición extraída del documento conocido como (Estándares
para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna), 1997:
“El Control Interno se define como cualquier acción tomada por
la gerencia para aumentar la probabilidad de que los objetivos
establecidos y las metas se han cumplido. La gerencia establece el
Control Interno a través de la planeación, organización, dirección y
ejecución de tareas y acciones que den seguridad razonable de que
los objetivos y metas serán logrados”. (Enciclopedia de Auditoría,
James A. Cashin, Paul D. Neuwirth y John F. Levy).
Después de recopilar, revisar y analizar las diferentes definiciones
expuestas en los párrafos anteriores a cerca del Control Interno, para
nosotros lo consideramos como:
“La columna vertebral de toda organización, porque comprende
un proceso de reconocimiento, planeación y ejecución adecuada de
todas las actividades operativas y administrativas, que mediante una
evaluación exhaustiva nos dé como resultado el hallazgo de riesgos
48
mínimos, que con el veredicto de los especialistas nos permita
perfeccionar las mismas para el beneficio de la Institución”. (Los
Autores)
2.1.5. ¿QUÉ SE ENTIENDE POR CONTROL INTERNO?
El Control Interno comprende el plan de organización, información
y control, así como los métodos debidamente clasificados y coordinados,
además de las medidas adoptadas por una entidad para proteger sus
recursos, sostener la exactitud y confiabilidad de la información contable,
apoyar y medir la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de los
planes, así como estimular la observancia de las normas, procedimientos
y regulaciones establecidas.
Puede afirmarse, que el Control Interno es el “sistema nervioso” de
una entidad, ya que el mismo abarca toda la organización, contribuye a
establecer una adecuada comunicación y debe ser diseñado para dar
respuesta a las necesidades específicas según las diferentes
particularidades inherentes a la organización de la producción y los
servicios. Ya se ha demostrado que no se restringe al sistema contable
solamente pues cubre aspectos tales como: las prácticas de empleo y
entrenamiento del personal, control de calidad, planeación de la
producción, etc.
49
Toda operación lleva implícito el Control Interno. El trabajador lo
ejecuta sin percatarse de que es miembro activo de su ejecución. Cuando
se ejecuta un proceso el concepto de control debe funcionar dentro de él.
El Control Interno se desarrolla dentro de la entidad por el interés
de la administración, ya que esta desea asegurar al máximo la conducción
ordenada y eficiente de las actividades de la empresa, utilizando como
herramienta procedimientos o formas preestablecidas de control que
aseguren su estructura interna y comportamiento, además debe contar
con personal idóneo para las funciones a cumplir.
2.1.6. APLICACIÓN DEL CONTROL INTERNO.
En 1958 se dividió por el Comité de Procedimientos del AICPA el
alcance del Control Interno en dos áreas principales:
2.1.6.1. CONTROL INTERNO CONTABLE:
Son las medidas que se relacionan directamente con la protección
de los recursos, tanto materiales como financieros, autorizan las
operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de
la información contable, ejemplo: la normativa de efectuar un conteo físico
parcial mensual y sorpresivo de los bienes almacenados.
50
Consiste en los métodos, procedimientos y plan de organización
que se refieren sobre todo a la protección de los activos y asegurar que
las cuentas y los informes financieros sean confiables.
2.1.6.2. CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO:
Son las medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional y
que no tienen relación directa con la confiabilidad de los registros
contables. Ejemplo de un control administrativo, es el requisito de que los
trabajadores deben ser instruidos en las normas de seguridad y salud de
su puesto de trabajo, o la definición de quienes pueden pasar a
determinadas áreas de la empresa. Son procedimientos y métodos que
se relacionan con las operaciones de una empresa y con las directivas,
políticas e informes administrativos. Entonces el Control Interno
administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones
establecidas por la entidad.
2.1.7. PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL INTERNO.
Como ha podido observarse a través del estudio de los conceptos
más generales de Control Interno dados desde 1949 por diferentes
instituciones profesionales y académicas, así como por autores que se
han dedicado al estudio del tema y su marco conceptual; el Control
Interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de
51
pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos que se
caracteriza a través de los elementos comunes que se destacan
conceptualmente de la siguiente forma:
Los controles internos, son efectuados por el consejo de la
administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, con
el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de
objetivos.
El Control Interno es un proceso, es decir, un medio para alcanzar un
fin y no un fin en sí mismo.
Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles; no se
trata solamente de manuales de organización y procedimientos,
políticas, reglamentos e impresos.
Sólo puede aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad
total para la conducción o consecución de los objetivos.
Al hablarse del Control Interno como un proceso, se hace referencia a
una cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes
a la gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma:
planificación, ejecución y supervisión. Tales acciones se hallan
incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad, para
influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de
calidad.
52
2.1.8. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO.
Es fundamental comprender los objetivos del Control Interno y,
dentro de ese entendimiento, puedan separarse los objetivos principales
que persiguen los controles fundamentales de aquellos controles de
menor importancia o trascendencia.
Se debe saber cuáles son los objetivos que persigue cada control,
o qué pretende cada control, para poder evaluarlo o entenderlo, y así
poder determinar cuándo este es efectivo o simplemente no se cumple, lo
que significa que hay que ir a la fuente del control:
Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la
calidad en los servicios;
Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida,
despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal;
Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales,
Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con
oportunidad.
En general se puede decir que el objetivo de un Sistema de Control
Interno es prever una razonable seguridad (ya que esta no puede ser
absoluta o total), de que el patrimonio esté resguardado contra posibles
pérdidas o disminuciones asignadas por los usos y disposiciones no
autorizadas, y que las operaciones o transacciones estén debidamente
autorizadas y apropiadamente registradas.
53
El Sistema de Control Interno aparte de ser una política de
gerencia, se constituye como una herramienta de apoyo para las
directivas de cualquier entidad para modernizarse, cambiar y producir los
mejores resultados, con calidad y eficiencia.
2.1.9. TEORIAS MODERNAS DEL CONTROL INTERNO.
A continuación algunos conceptos de Control Interno modernos de
fácil comprensión:
“El Control Interno es el sistema interior de una compañía que está
integrado por el plan de organización, la asignación de deberes y
responsabilidades, el diseño de cuentas e informes y todas las
medidas y métodos empleados para proteger los activos; obtener la
exactitud mediante la confiabilidad de la contabilidad y de otros datos
e informes operativos; promover y juzgar la eficiencia de las
operaciones de todos los aspectos de las actividades de la compañía;
comunicar las políticas administrativas, y estimular y medir el
cumplimiento de las mismas.” (Auditoria Tercera Edición, John W.
Cook, Ph. D. CPA., Gary M. Winkle, DBA, CPA.)
“El Control Interno comprende en un diseño de controles pertinentes
para ser puestos en operatividad por las compañías, en el desempeño
de dichos controles pueden cometerse errores, fraudes que con una
54
buena planificación consecuentemente efectuaremos una evaluación
idónea de riesgo de control”. (Touche Ross &Co. Touche Ross
Accounting Control Evaluation, New York)
2.2. MEDICION DEL CONTROL INTERNO
El Control Interno varía significativamente entre una organización y
otra, dependiendo de factores como su tamaño, la naturaleza de sus
operaciones y los objetivos. Sin embargo, para un control interno
satisfactorio en casi cualquier organización de gran tamaño, algunas
características son esenciales. El control interno de una organización
incluye cinco componentes:
2.2.1. AMBIENTE DE CONTROL:
El ambiente de control fija el tono de una organización al influir en
la concientización de personal de control. Este puede considerarse como
la base de los demás componentes del Control Interno. Los factores del
ambiente de control incluyen integridad y valores éticos: compromiso de
ser competentes; junta directiva o comité de auditoría; filosofía y estilo
operacional de la gerencia; estructura organizacional; asignación de
autoridad y responsabilidad y políticas y prácticas de los recursos
humanos.
55
2.2.2. LA EVALUACION DEL RIESGO:
En éste segundo componente la gerencia debe identificar y analizar
cuidadosamente los factores que afectan el riesgo de que los objetivos de
la organización no sean alcanzados y luego tratar de manejar esos
riesgos. El proceso de evaluación del riesgo por parte de la gerencia es
similar a la evaluación del riesgo de auditoría por parte del auditor. Sin
embargo, el alcance de la evaluación del riesgo de gerencia es más
completo, en el sentido de que comprende la consideración de factores
que afectan todos los objetivos de la organización.
Los auditores se preocupan por los riesgos asociados con el
objetivo de una presentación financiera contable, es decir, las amenazas
a una preparación de Estados Financieros en concordancia con los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Los siguientes factores podrían ser indicativos del mayor riesgo de
presentación de informes financieros para una organización:
Cambios en el ambiente regulador u operacional de la organización.
Cambios en el personal.
Implementación de un sistema de información nuevo o modificado.
Rápido crecimiento de la organización.
Cambios en tecnología que afectan los procesos de producción o los
sistemas de información.
Introducción de nuevas líneas de negocios, productos o procesos.
56
Reestructuraciones corporativas.
Expansión o adquisición de las operaciones extranjeras.
Adopción de nuevos principios de contabilidad o principios de
contabilidad que cambian.
2.2.3. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN:
Para ayudar a la gerencia a cumplir los objetivos de la organización
se necesita información en todos sus niveles. El sistema de información
contable y la forma como se comunican a lo largo de la organización las
responsabilidades del control interno en la presentación de informes
financieros son de gran importancia para los auditores.
Un sistema de información contable de una organización consiste
en los métodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir e
informar las transacciones de una entidad y dar cuenta de los activos,
pasivos y patrimonios relacionados. Por tanto, un sistema de información
de contabilidad debe:
Identificar y registrar todas las transacciones válidas.
Describir oportunamente las transacciones, con suficiente detalle para
permitir su clasificación apropiada de las transacciones en la
presentación de informes financieros.
Medir el valor de las transacciones en una forma que permita registrar
su valor monetario apropiado en los Estados Financieros.
57
Determinar el periodo en el cual ocurrieron las transacciones, para
permitir el registro de las transacciones en el periodo de contabilidad
apropiado.
Presentar apropiadamente las transacciones y las revelaciones
relacionadas en los Estados Financieros.
2.2.3.1. ACTIVIDADES DE CONTROL:
Las actividades de control son políticas y procedimientos que
ayudan a asegurar que las directrices de la gerencia se llevan a cabo.
Estas políticas y procedimientos promueven acciones relacionadas con
los riesgos que enfrentan la organización. Aunque en una organización se
realizan muchos tipos de actividades de control, solamente los siguientes
son generalmente pertinentes en una auditoria de los Estados Financieros
de la organización:
Responsabilidades delimitadas. Permite fijar con claridad las
funciones por las cuales adquiere responsabilidad una unidad
administrativa o una persona en particular; es decir, a nivel de unidad
administrativa y dentro de esta, el campo de acción de cada empleado
o servidor público; definiéndole además, el nivel de autoridad
correspondiente, para que se desenvuelva y cumpla con su
responsabilidad en el campo de su competencia.
58
Procesamiento de la información. Se implementa una variedad de
controles para verificar que estén completos y autorización de las
transacciones. Los datos que ingresan están sujetos a chequeos o a
cotejarse con los archivos de control.
Controles Físicos. Equipos, inventarios, valores y otros activos se
aseguran físicamente en forma periódica son contados y comparados
con las cantidades presentadas en los registros de control
Separación de funciones. Evita que un mismo empleado, ejecutivo o
servidor público, ejecute todas las etapas de una operación dentro de
un mismo proceso, por lo que se debe separar la autorización, el
registro y la custodia dentro de las operaciones administrativas y
financieras, según sea el caso, para evitar que se manipulen los datos
y se generen riesgos y actos de corrupción. La separación de
funciones sustenta incluso la organización física de la empresa, ya que
las actividades afines se concentran y se asignan a una unidad
administrativa, llámese Gerencia, Dirección, Departamento, Sección,
etc. que en el futuro será la única responsable de ejecutar esas
operaciones asignadas, controlar e informar de sus resultados.
2.2.3.2. MONITOREO DEL SISTEMA:
El monitoreo, el último componente del control interno, es un
proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo. Es
59
importante monitorear el control interno para determinar si éste está
operando en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones.
Puede lograrse el monitoreo realizando actividades permanentes o
mediante evaluaciones separadas.
Las actividades de monitoreo permanente incluyen actividades de
supervisión y gerencia realizadas en forma regular, como el monitoreo
continuo de quejas de clientes o la revisión de la razonabilidad de los
informes de gerencia. Las evaluaciones separadas son actividades de
monitoreo que se realizan en forma no rutinaria, como las auditorias
periódicas efectuadas por los auditores internos.
2.2.4. DESARROLLO DEL CONTROL INTERNO EN AGENCIAS DE
PUBLICIDAD.
La razón de por qué existen las agencias de publicidad se debe a
la necesidad de que haya una empresa especialista en comunicaciones,
expertos que manejen variables que otros organismos no saben manejar,
entonces, serían las agencias el medio indispensable por el cual,
empresas que no son especialistas en estos temas, satisfarán sus
necesidades. Una agencia común tiene los siguientes departamentos
básicos:
Departamento de Medios: Se encarga de comprar tiempo en los
diferentes medios de comunicación y de buscar el medio y soporte
más adecuado para cada campaña.
60
Departamento Creativo: Es el departamento que “crea” la campaña y
todos sus componentes.
Departamento de Cuentas: A través de los ejecutivos de cuentas
mantiene un contacto directo con los clientes. Es el nexo entre el
cliente y la agencia.
Departamento Financiero: Como toda empresa consta con su
departamento a cargo del área contable, facturación y cobros, aunque
por ende esta es el área más riesgosa de toda entidad.
Otros departamentos: Algunas agencia grandes, además poseen
departamentos como: Investigación de mercado, Marketing, Marketing
directo, Relaciones Públicas, etc.
La Gerencia trata de asegurarse del cumplimiento de los objetivos
fijados a las diferentes unidades organizativas tales como: departamentos,
divisiones, secciones, etc.; así como de la correcta utilización de los
recursos asignados y el control en el desarrollo de sus actividades.
En muchas ocasiones es entre departamentos que surgen las
deficiencias de control interno en los factores de: comunicación, cruce de
información, seguimiento de trabajos de producción, recuperación de
cartera debido a los niveles de facturación.
61
Es aquí mediante un análisis en las divisiones de la empresa nos
permita encontrar las deficiencias y ponerlas en conocimiento con la
finalidad de reforzar las debilidades para el desarrollo un sistema de
control interno que como resultado arroje el mejoramiento continuo del
ente auditado.
2.3. MARCO LEGAL
Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del
Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado
que dispongan de Recursos Públicos.
“Estructura del código:
100 Normas Generales
100-01 Control Interno.- El control interno será responsabilidad
de cada institución del Estado y de las personas jurídicas de derecho
privado que dispongan de recursos públicos y tendrá como finalidad
crear las condiciones para el ejercicio del control.
El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima
autoridad, la dirección y el personal de cada entidad, que proporciona
seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la
protección de los recursos públicos. Constituyen componentes del
control interno el ambiente de control, la evaluación de riesgos, las
actividades de control, los sistemas de información y comunicación y el
seguimiento.
62
El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento
jurídico, técnico y administrativo, promover eficiencia y eficacia de las
operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y oportunidad
de la información, así como la adopción de medidas oportunas para
corregir las deficiencias de control.
100-02 Objetivos del control interno
El control interno de las entidades, organismo del sector público
y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos
públicos para alcanzar la misión institucional, deberá contribuir al
cumplimiento de los siguientes objetivos: A) Promover la eficiencia,
eficacia y economía de las operaciones bajo principios éticos y de
transparencia. B) Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad
de la información. C) Cumplir con las disposiciones legales y la
normativa de la entidad para otorgar bienes y servicios públicos de
calidad. D) Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida,
despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
100-03 Responsables del control interno.- El diseño,
establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento, y
evaluación del control interno es responsabilidad de la máxima
autoridad, de los directivos y demás servidoras y servidores de la
entidad, de acuerdo con sus competencias.
Los directivos, en el cumplimiento de su responsabilidad,
pondrán especial cuidado en áreas de mayor importancia por su
63
materialidad y por el riesgo e impacto en la consecución de los fines
institucionales.
Las servidoras y servidores de la entidad, son responsables de
realizar las acciones y atender los requerimientos para el diseño,
implantación, operación y fortalecimiento de los componentes del
control interno de manera oportuna, sustentados en la normativa legal
y técnica vigente y con el apoyo de la auditoría interna como ente
asesor y de consulta.
100-04 Rendición de cuentas.- La máxima autoridad, los
directivos y demás servidoras y servidores, según sus competencias,
dispondrán y ejecutarán un proceso periódico, formal y oportuno de
rendición de cuentas sobre el cumplimiento de la misión y de los
objetivos institucionales y de los resultados esperados
La rendición de cuentas es la obligación que tienen todas las
servidoras y servidores de responder, reportar, explicar o justificar
ante la autoridad, los directivos y la ciudadanía, por los recursos
recibidos y administrados y por el cumplimiento de las funciones
asignadas. Es un proceso continuo que incluye la planificación, la
asignación de recursos, el establecimiento de responsabilidades y un
sistema de información y comunicación adecuado.
Las servidoras y servidores, presentarán informes periódicos de
su gestión ante la alta dirección para la toma de decisiones, en los que
se harán constar la relación entre lo planificado y lo ejecutado, la
64
explicación de las variaciones significativas, sus causas y las
responsabilidades por errores, irregularidades y omisiones.
La rendición de cuentas, se realizará en cumplimiento al
ordenamiento jurídico vigente.”
Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS): De
acuerdo a la SAS N° 4: Dictamen sobre Estados Financieros
comparativos.- “Esta declaración se aplica a los informes de
auditores emitidos que se relacionan con: a) Estados financieros que
son preparados de acuerdo a una base contable suficiente, ajena a los
PCGA; b) Electos, cuentas o partidas especificas en un Estado
Financiero; c) Cumplimiento a los aspectos e convenios contraídos de
requerimientos regularizadores referentes a Estados Financieros
auditados; d) Información financiera presentada en forma o pólizas
prescritas.”
Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS): De
acuerdo a la SAS N° 30: Expresión de una opinión sobre el
Sistema de Control Interno de la entidad.- “Al evaluar un sistema de
control interno contable para el propósito de expresar una opinión
sobre el sistema en conjunto, el contador debe considerar los
resultados de revisión del diseño del sistema y de sus pruebas de
cumplimiento”. “La debilidad en el control interno contable es una
condición en la cual los procedimientos de control específicos o el
65
grado de cumplimiento con ellos no suficientes para alcanzar un
objetivo especifico”.” La evaluación de las debilidades identificadas en
un proceso muy subjetivo que depende en factores tales como la
naturaleza del proceso contable de cualquier activo expuesto a una
debilidad, el ambiente general de control y la experiencia y juicio de
quienes hacen las estimaciones. La información histórica proporciona
una base más razonable para estimar el riesgo de irregularidades”.
Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS): De
acuerdo a la SAS N° 60: Comunicación de los asuntos
relacionados con la estructura del Control Interno observados en
una auditoria.- “El objetivo del auditor en la realización de una
auditoria de Estados Financieros, es formarse una opinión sobre los
Estados Financieros de la entidad en general. El auditor no tiene la
obligación de investigar y encontrar condiciones reportables. Sin
embargo debe estar al tanto de posible condiciones reportables a
través de la consideración de la estructura del control interno o en la
aplicación de procedimiento de auditoría en saldos o transacciones o
de alguna otra manera dentro del curso de la auditoria”.
Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS): De
acuerdo a la SAS N° 78: Evaluación de la estructura del Control
Interno en una auditoria de Estados Financieros.- “Una valoración
de riesgo de una entidad para propósitos de información financiera de
su identificación, análisis e importantes riesgo de las gerencias en la
66
presentación de los Estados Financieros que están razonablemente
presentados de conformidad con PCGA. Los riesgos importantes que
afectan la información financiera incluyen las falencias externas e
internas y circunstancias que puedan ocurrir y afecten adversamente a
la habilidad de la entidad para registrar, procesar, resumir e informar
de la información financiera consisten con las aseveraciones de la
gerencia en los Estados Financieros.
Los riesgos a surgir o cambiar debido a circunstancias tales
como: a) Cambios en el ambiente de operación; b) Nuevo personal; c)
Sistema de información nuevo o reorganizado; d) Crecimiento rápido;
e) Nuevas tecnologías; f) Nuevas líneas, productos o actividades; g)
Reestructuración de la corporación; h)Operaciones foráneas;
i)Pronunciaciones contables.”
Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno. (LORTI): Destaca en
el Capítulo VI: Contabilidad y Estados Financieros, en el Art. 21.-
“Los estados financieros servirán de base para la presentación de las
declaraciones de impuestos, así como también para su presentación a
la Superintendencia de Compañías y a la Superintendencia de Bancos
y Seguros, según el caso. Las entidades financieras así como las
entidades y organismos del sector público que, para cualquier trámite,
requieran conocer sobre la situación financiera de las empresas,
67
exigirán la presentación de los mismos estados financieros que
sirvieron para fines tributarios”.
Normas Internacionales de Información Financiera para pequeñas
y Medianas Empresas. (NIIF para PYMES)
“Sección 10:
Políticas Contables, Estimaciones y Errores
Alcance de esta sección.- Esta sección proporciona una guía
para la selección y aplicación de las políticas contables que se usan
en la preparación de estados financieros. También abarca los cambios
en las estimaciones contables y correcciones de errores en estados
financieros de periodos anteriores.
Selección y aplicación de políticas contables.- Son políticas
contables los principios, bases, convenciones, reglas y procedimientos
específicos adoptados por una entidad al preparar y presentar estados
financieros.
Esta NIIF no trata específicamente una transacción, u otro
suceso o condición, la gerencia de una entidad utilizará su juicio para
desarrollar y aplicar una política contable que dé lugar a información
que sea:
a) Relevante para las necesidades de toma de decisiones
económicas de los usuarios, y
b) Fiable, en el sentido de que los estados financieros:
68
I. Representen fielmente la situación financiera, el rendimiento
financiero y los flujos de efectivo de la entidad;
II. Reflejen la esencia económica de las transacciones, otros
sucesos y condiciones, y no simplemente su forma legal;
III. Sean neutrales, es decir, libres de sesgos;
IV. Sean prudentes; y
V. Estén completos en todos sus extremos significativos.
Al realizar los juicios descritos en el párrafo 3 de ésta sección,
la gerencia se referirá y considerará la aplicabilidad de las siguientes
fuentes en orden descendente:
a) Requerimientos y guías establecidos en esta NIIF que traten
cuestiones similares y relacionadas, y
b) Definiciones, criterios de reconocimiento y conceptos de medición
para activos, pasivos, ingresos y gastos, y los principios generales
en la Sección”
2.4. MARCO CONCEPTUAL.
Control Interno. Proceso efectuado por la junta directiva de la
entidad, la gerencia y demás personal, diseñado para proporcionar
una seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos en las
categorías de 1) efectividad y eficiencia de las operaciones, 2)
confiabilidad de la presentación de los Estados Financieros y 3)
cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
69
Control Interno Gerencial. Comprende en un sentido amplio, el plan
de organización, política, procedimientos y prácticas utilizadas para
administrar las operaciones en una entidad o programa y asegurar el
cumplimiento de las metas establecidas. Incluye también las
actividades de planeamiento, organización, dirección y control de las
operaciones de la entidad o programa, así como el sistema para
presentar informes, medir y monitorear el desarrollo de las actividades.
Los métodos y procedimientos utilizados para ejercer el control interno
de las operaciones, pueden variar de una entidad a otra, según la
naturaleza, magnitud y complejidad de sus operaciones; sin embargo,
un control gerencial efectivo comprende los siguientes pasos: 1)
Determinación de objetivos y metas mensurables, políticas y normas;
2) Monitoreo del progreso y avance de las actividades; 3) Evaluación
de los resultados logrados; 4) Acción correctiva, en los casos que sean
requeridos. En el ámbito público, el control interno gerencial se
extiende más allá de las operaciones de las entidades. Esto se refiere
en su integridad a todos los controles ejecutados para determinar en
qué forma se desarrollan las actividades públicas, es decir, comprende
desde la Constitución Política (asignación de mandato, autoridad y
responsabilidad), leyes y reglamentos (autorización de fondos públicos
y establecimiento de limitaciones y/o restricciones), política
presidencial o sectorial y normas de menor jerarquía, su cumplimiento
y aplicación, hasta las normas de los sistemas administrativos
70
(presupuesto, tesorería y contabilidad pública) y de control de
entidades específicas (controles gerenciales)
Fraudes. Es un engaño hacia un tercero, abuso de confianza, dolo,
simulación, etc. Se refiere al acto intencional de la Administración,
personal o terceros, que da como resultado una representación
equivocada de los estados financieros, pudiendo implicar:
manipulación, falsificación o alteración de registros o documentos;
malversación de activos; supresión u omisión de los efectos de ciertas
transacciones en los registros o documentos; registro de transacciones
sin sustancia o respaldo; mala aplicación de políticas contables.
Errores. Son aquellos que se producen sin intención, es decir pueden
ser consecuencia de fallos matemáticos o administrativos en los
registros contables, aplicación errónea de los Principios Contables
Generalmente Aceptados o mal interpretación de los hechos
existentes.
Gestión de negocios. Hace referencia a la acción y al efecto de
gestionar o de administrar. Gestionar es realizar diligencias
conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera.
Administrar, por otra parte, consiste en gobernar, dirigir, ordenar,
disponer u organizar.
Función gerencial. Son herramientas realizadas por administradores
de todos niveles de la organización y en todos sus departamentos.
71
Una administración eficaz consiste en manejar con éxito estas
actividades.
Planear. Elegir bien las metas apropiadas para la organización y los
mejores cursos de acción para alcanzarlos; 2) Organizar.- establecer
las relaciones laborales y de mando para que la gente colabore en la
consecución de las metas organizacionales; 3) Dirigir.- motivar,
coordinar y vigorizar a individuos y grupos para que colaboren en la
consecución de las metas de la organización; 4) Controlar.- establecer
sistemas adecuados de medición y supervisión para evaluar el grado
en que la organización alcanzo sus metas.
Informes Financieros fraudulentos. La presentación de este tipo de
informes es la acción deliberada de emitir estados financieros
engañosos en un esfuerzo por evitar comentarios negativos sobre la
estabilidad financiera de una empresa particular o de otro tipo de
institución. En muchas naciones, este tipo de actividad fraudulenta es
ilegal y puede conducir a no sólo una pérdida de confianza pública
pero de consecuencias graves para los propietarios, así como el
negocio en general.
Informe C.O.S.O. Es un documento que contiene las principales
directivas para la implantación, gestión y control de un sistema de
Control Interno. Debido a la gran aceptación de la que ha gozado,
desde su publicación en 1992, el Informe COSO se ha convertido en el
estándar de referencia en todo lo que concierne al Control Interno. El
72
Informe COSO consta de dos partes: 1) Un resumen para la dirección,
que introduce los principales conceptos, y; 2) El marco integrado de
referencia, donde se analizan en detalle los cinco pilares del Control
Interno: Entorno de Control, Evaluación de los Riesgos, Actividades de
Control, Información y Comunicación, Supervisión.
Salvaguardar recursos. Consiste en defender, proteger, amparar
todos los elementos de que una colectividad puede echar mano para
acudir a una necesidad o llevar a cabo una empresa.
Plan de organización. Una organización debe tener en cuenta la
ubicación de su organización, este apartado tiene como objetivo
garantizar el correcto funcionamiento de los diferentes departamentos
de la empresa. En el plan de organización se deben analizar aspectos
tan diferentes como los recursos humanos necesarios para el negocio,
dejando claro las responsabilidades de cada uno de los puestos o el
material necesario para el día a día de la empresa (ordenadores,
teléfonos, etc.). Es importante realizar un organigrama con todas
aquellas personas que formarán parte de la plantilla de trabajo.
Control de calidad. Son todos los mecanismos, acciones,
herramientas que realizamos para detectar la presencia de errores. La
función del control de calidad existe primordialmente como una
organización de servicio, para conocer las especificaciones
establecidas por la ingeniería del producto y proporcionar asistencia al
73
departamento de fabricación, para que la producción alcance estas
especificaciones. Como tal, la función consiste en la recolección y
análisis de grandes cantidades de datos que después se presentan a
diferentes departamentos para iniciar una acción correctiva adecuada.
Estructura organizacional. Es el marco en el que se desenvuelve la
organización, de acuerdo con el cual las tareas son divididas,
agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de objetivos, es
decir; es una estructura intencional de roles, cada persona asume un
papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.
Control Interno sobre el cumplimiento. Proceso mediante el cual la
gerencia obtiene seguridad razonable del cumplimiento de las leyes y
regulaciones especificadas.
Informe de los hallazgos. Aquel reporte que incluye sugerencias de
mejoramiento en las políticas y procedimientos operacionales de la
unidad y una lista de situaciones en las cuales el cumplimiento de las
políticas y procedimientos existentes es menor que el adecuado.
Certeza razonable. Este reconoce que el costo de un procedimiento
de control interno, no debe exceder los beneficios esperados. No
importa cuánto sea el costo, no se puede diseñar y operar sistema
alguno que dé certeza absoluta de que se cumplirán sus metas,
aunque se debe incurrir en los costos suficientes para tener certeza
razonable de que se logren beneficios deseados.
74
Registro de transacciones. El sistema de controles internos de
contabilidad debe permitir el registro de transacciones por la cantidad
apropiada en la cuenta adecuada, y en el periodo en el cual se llevó a
cabo la transacción.
Manual de políticas y procedimientos. Las directrices de la
administración sólo se pueden cumplir cuando se conocen, y una de
las maneras más efectivas de hacer que se conozcan es establecerlas
con claridad y por escrito. Este manual se clasifica en secciones de
acuerdo con las divisiones u operaciones de la compañía.
Pruebas de exactitud. El sistema de control interno también debe
utilizar todos los procedimientos disponibles para asegurar el
funcionamiento apropiado del sistema y la corrección de los informes y
estados producidos.
Control interno en negocios pequeños. En un negocio pequeño el
sistema contable es por lo general bastante sencillo y no necesita
emplear muchas personas. No obstante, el sistema debe estar bien
organizado y existir documentación de modo que todos los empleados
conozcan sus tareas y responsabilidades, se refuerza con la
participación del dueño en las operaciones del sistema. El duelo debe
exigir que se preparen Estados Financieros a intervalos frecuentes, y
estos estados deben ser revisados quizá con la asesoría del contador
75
independiente de la compañía, y siempre que sea necesario tomar las
acciones correctivas apropiadas.
Evidencia suficiente y competente. La evidencia deberá someterse
a revisión para asegurarse que cumpla con los requisitos básicos de
suficiencia, competencia y relevancia. Los papeles de trabajo deberán
mostrar los detalles de la evidencia y revelar la forma en que se
obtuvo. Características de la Evidencia: a) Suficiencia: Es suficiente la
evidencia objetiva y convincente que basta para sustentar los
hallazgos, conclusiones y recomendaciones expresadas en el Informe.
La evidencia será suficiente cuando por los resultados de la aplicación
de procedimientos de auditoría se comprueben razonablemente los
hechos revelados.
Aseveración. Cualquier declaración o conjunto de declaraciones
relacionadas tomadas en conjunto, expresadas por un ente
responsable de la administración.
Aseveraciones en los Estados Financieros. Las representaciones
de la administración contenidas en los Estados Financieros. Las
aseveraciones generales, que son implícitas en los Estados
Financieros, se refieren a los principios contables, a la presentación y
revelación y la razonabilidad global de presentación de los Estados en
conjunto. Estas pueden clasificarse en los siguientes tipos: 1)
Integridad, 2) Existencia, 3) Exactitud, 4) Valuación, 5) Propiedad y 6)
Presentación y revelación.
76
Base de datos. Conjunto de datos organizados entre los cuales existe
una correlación y que están almacenados con criterios independientes
de los programas que los utilizan. La filosofía de las bases de datos es
la de almacenar grandes cantidades de datos de una manera no
redundante y que permita las posibles consultas de acuerdo a los
derechos de acceso.
Control previo. Conjunto de procedimientos y acciones que adoptan
los niveles de dirección y gerencia de las entidades para cautelar la
correcta administración de los recursos financieros, materiales, físicos
y humanos.
Criterios de auditoría. Comprende la norma con la cual el auditor
mide la condición. Es también la meta que la entidad está tratando de
alcanzar o representa la unidad de medida que permite la evaluación
de la condición actual. Igualmente, se denomina criterio a la norma
transgredida de carácter legal-operativo o de control que regula el
accionar de la entidad examinada.
Evaluación del riesgo de auditoría. Es el proceso por el cual, a partir
del análisis de la existencia en intensidad de los factores de riesgo, se
mide el nivel de riesgo presente en cada caso. La evaluación del nivel
de riesgo muchas veces se limita a determinar un riesgo alto, medio o
bajo. Esta evaluación es un proceso subjetivo y depende
exclusivamente del criterio, capacidad y experiencia del auditor.
77
Además, es la base para la determinación del enfoque de auditoría a
aplicar. Por lo tanto, debe ser un proceso cuidadoso, realizado por
quienes posean la mayor capacidad y experiencia en el equipo de
auditoría.
Auditoría financiera o de estados financieros. Consiste en el
examen y evaluación de los documentos, operaciones, registros y
estados financieros del auditado, para determinar si éstos reflejan
razonablemente, su situación financiera y los resultados de sus
operaciones, así como el cumplimiento de las disposiciones
económico-financieras, con el objetivo de mejorar los procedimientos
relativos a la gestión económico-financiera y el control interno.
Hallazgos. Son el resultado de un proceso de recopilación y síntesis
de información: la suma y la organización lógica de información
relacionada con la entidad, actividad, situación o asunto que se haya
revisado o evaluado para llegar a conclusiones al respecto o para
cumplir alguno de los objetivos de la auditoría. Sirven de fundamento a
las conclusiones del auditor y a las recomendaciones que formula para
que se adopten las medidas correctivas.
Técnicas de auditoría. Métodos que el auditor emplea para realizar
las verificaciones planteadas en los programas de auditoría, que
tienen como objetivo la obtención de evidencia.
78
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
La metodología en el transcurso de éste proyecto, será el
instrumento de enlace de los objetivos y la aplicación de los métodos y
técnicas para descubrir el problema real de la empresa, comprobar las
premisas formuladas en la hipótesis y dar sustento a la propuesta que
solucione las dificultades existentes y la institución pueda proyectarse
hacia los logros y la metas deseadas.
En primera instancia, presentamos un enfoque global que nos
permita rápidamente captar la aplicación de los métodos, luego el estudio
individual que se ejecutará, enlazándolos de manera práctica a nuestro
proyecto de investigación.
Los métodos que aplicaremos en función de la naturaleza de
nuestra investigación son: Inductivo, Deductivo, Histórico, Analítico,
Científico y Empírico.
Las técnicas e instrumentos para la recolección de datos serán
mediante entrevistas al personal de la Agencia de manera que con sus
conocimientos nos ayudarán a determinar el nivel de fortalezas y
79
debilidades de la empresa. Los recursos y cronogramas nos permitirán
trabajar de manera ordenada y a tiempo, como objetivo final en el
procesamiento de datos y los resultados de toda la planeación del
capítulo.
3.1. MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN
Fuente: “Metodología de la Investigación” (McGraw-Hill Interamericana,
México, D.F., 2003, Tercera Edición)
E implica
E implica
Investigación Científica
Enfoques
Parte de
Y de la combinación de
ambos surge el Mixto
Cualitativo Cuantitativo
Inductivo Deductivo
Inmersión inicial
en el campo
Interpretación
contextual
Flexibilidad
Preguntas
Recolección de
datos
Encuestas
Experimentación
Patrones (relaciones
entre variables)
Preguntas e
hipótesis
Recolección de
datos
Es Es
80
Generalmente las investigaciones presentan dos propósitos
fundamentales: Difundir conocimientos; y Solucionar problemas prácticos,
que es exactamente el enfoque que tiene el presente estudio.
Para efectos de desarrollo del proyecto de investigación se tomará
como base las diferentes conceptualizaciones e información detallada que
abarca este capítulo del libro “Metodología de la Investigación”
(McGraw-Hill Interamericana, México, D.F., 2003, Tercera Edición) de
los autores Hernández Sampieri Roberto, Fernández Collado Carlos,
Baptista Lucio Pilar; por su amplio y detallado enfoque de adaptación,
que guiarán el diseño y elaboración del presente capítulo.
3.1.1. MÉTODO INDUCTIVO
Este método es aquel que parte de los datos particulares
destacando todo lo relacionado al Control Interno reflejado en sus
actividades diarias y posterior nos da como resultado los datos generales
o públicos que son los Estados Financieros de la Agencia de Publicidad
ILEDNYM S.A. durante un período determinado, este puede ser anual,
semestral, mensual, quincenal, etc.
La contabilización de los ingresos: cuando la empresa inició sus
operaciones, el único rubro de ingreso era el de servicios su cuenta
denominada “Asesoría Técnica Creativa” en el cual cubría el rubro por
Comisiones por el desarrollo y la oferta de campañas y/o productos de la
cartera que ofrece la Agencia, de manera que no se contabilizó los
81
ingresos empatados con los costos de cada ítem, por lo cual no se podía
medir o tener un resultado comparativo entre los ingresos y los egresos
generados en la venta de cada servicio.
La falencia de relación directa Ingreso y su costo real por cada
ingreso obtenido va a tener su impacto en los Estados de Resultados
finales de la Compañía.
3.1.2. MÉTODO DEDUCTIVO
Es aquel que parte de datos generales aceptados como los
Estados Financieros de la Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A., como
validos para llegar a una conclusión de tipo particular como evaluación del
Control Interno de las actividades diarias.
El análisis del control interno en los Estados Financieros anual o
durante un periodo comparativo, implica que cada una de sus principales
cuentas refleje sus cifras reales aplicadas a cada segmento de la empresa
convirtiéndose en un proceso integrador permanente.
Como resultado nos arrojará la falencia de la contabilización de los
ingresos, que no existe el enlace acorde con los costos de cada ítem, por
lo que es imposible que exista alguna medición o tener un resultado
comparativo entre los ingresos y los gastos que generan cada comisión,
desarrollo de campañas en la venta de cada servicio y/o producto
ofertado.
82
3.1.3. MÉTODO HISTÓRICO
Este método nos permite conocer el origen, la evolución de los
diversos sistemas de Control Interno en las diferentes ramas comerciales,
como también la aplicación en los sectores sean públicos y privados de
todas las organizaciones en el país. Los resultados obtenidos por los
mismos, así como la evolución del sector publicitario, para convertirse en
un factor potente de economía a nivel mundial.
Adicional se utilizará toda la información histórica para ampliar y
profundizar el conocimiento de evaluaciones de Control Interno mediante
una Auditoria de servicios, así como el marco legal en el que se
desenvuelve. De tal manera que nos permitirá conocer, comparar y
deducir los diferentes enfoques, criterios, conceptualizaciones, análisis,
conclusiones y recomendaciones, para la elaboración de una propuesta
de capacitación, viable, factible y pertinente.
3.1.4. MÉTODO ANALÍTICO
Es aquel que nos permite distinguir los elementos de los
fenómenos de las novedades, falencias e irregularidades de las
operaciones ejecutadas por el personal que labora en la Compañía.
Mediante este método analizaremos cada una de sus variables
detenidamente, es decir; el sistema de control interno de los costos
operativos de la Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A., comprendido por
83
un plan de organización con medidas adoptadas con la finalidad de
verificar sus costos incurridos y la confiabilidad de los datos contables.
Por otra parte, evaluar los Estados Financieros de la empresa,
durante los años 2008 al 2010, aplicando un modelo o sistema de costos
adecuado para las actividades realizadas, desarrollando métodos para el
manejo de la información relacionada con el control interno aplicado a
costos operativos.
Finalmente, emitiremos nuestro punto de vista mediante criterios,
un proceso de análisis y de síntesis pertinente ante sus Representantes.
3.1.5. MÉTODO CIENTÍFICO.
Se aplica el método científico, mediante este se puede:
Formulación precisa y específica del problema.
Proponer hipótesis bien definidas y fundamentadas.
Someter la hipótesis a una constatación rigurosa.
No declarar verdadera una hipótesis confirmada satisfactoriamente.
Analizar si la respuesta puede plantearse de otra forma.
3.1.6. MÉTODOS EMPÍRICOS
Los métodos empíricos para la presente investigación son:
84
3.1.6.1. OBSERVACIÓN CIENTÍFICA
La observación realizada en el Departamento Financiero de la
Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A., aporta conocimiento de forma
empírica del funcionamiento de los empleados y sus clientes, lo que
permitirá formular interrogantes.
Se puede conocer el problema y el objeto de investigación,
estudiando su curso natural, sin alteración de las condiciones naturales
para configurar la base del conocimiento, sobre el objeto de la
observación esto se basa en los Estados Financieros de la Agencia de
Publicidad ILEDNYM S.A. del período 2008 - 2010 en la Ciudad de
Guayaquil, las circunstancias que rodean la observación, los medios de
observación y el cuerpo de conocimientos que muestran la observación.
Los Estados Financieros son el punto de observación para
determinar criterios favorables o desfavorables, de acuerdo como
vayamos realizando sus respectivos análisis comparativos.
3.1.6.2. MÉTODO ESTADÍSTICO
En éste método para el análisis de la encuesta durante la
implementación de la propuesta, la ordenación de los datos, se ejecutarán
mediante tablas de frecuencias, la elaboración de gráficos y la
interpretación de los resultados, con la finalidad de llegar a las
conclusiones para elaborar la propuesta de solución al problema.
85
De manera que en lo posterior, todo tenga un mejor enfoque,
desarrollo de las operaciones y un adecuado sistema de Control Interno
dentro de la Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A.
3.2. POBLACIÓN Y MUESTRA
3.2.1. POBLACIÓN:
El estudio de la población de la Agencia de Publicidad ILEDNYM
S.A. en la Ciudad de Guayaquil, del cual se obtendrá información
específica, relevante de todos los departamentos en especial el
Financiero - Contable de la Agencia, con la finalidad de lograr el alcance
de un conocimiento diáfano de sus deficiencias en las diferentes áreas de
trabajo.
3.2.2. MUESTRA:
Se tomará como muestra los Estados Financieros de la Agencia de
Publicidad ILEDNYM S.A. en la Ciudad de Guayaquil, durante el período
2008 – 2010, para un análisis minucioso y exhaustivo de los mismos y
poder determinar las falencias existentes, así como sus causas y
consecuencias.
86
3.3. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Las técnicas de investigación científica, constituyen el conjunto de
mecanismos, recursos o medios dirigidos a: recolectar, conservar,
analizar y transmitir los datos del problema planteado sobre los cuales se
investiga.
Por consiguiente, estas técnicas son procedimientos o recursos
fundamentales de recolección de datos, que permiten obtener información
relevante sobre los hechos que surgen en el ambiente estudiado.
En nuestro proyecto aplicaremos técnicas primarias de
investigación científica, entre las cuales constan:
Cuadro N° 4
Elaborado por: Autores
Las entrevistas realizadas con los empleados en el Departamento
Financiero de la Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A., se efectuaron vía:
personal e internet; aportando informaciones confiables y reales para
nuestro proyecto de investigación.
TÉCNICAS
INSTRUMENTOS
Observación Lista de personal, grabadoras
Entrevista Formulario o guía de entrevista
87
3.4. APLICACIÓN DE TÉCNICAS E INSTRUMENTOS
Dado que la investigación trata sobre el análisis de los estados
financieros de la empresa de Publicidad ILEDNYM S.A. no se requiere
realizar una encuesta ya que su población y consecuente muestra es una
empresa, por lo tanto el instrumento más adecuado para determinar si
existen falencias en las operaciones financieras de esta empresa,
utilizamos la técnica de la entrevista.
Para lo cual se realizó un análisis del personal responsable de las
operaciones financieras, determinando que el Director financiero es uno
de los principales involucrados y por lo tanto el más indicado para
responder al cuestionario de preguntas que sustentan la entrevista.
Para la elaboración de las preguntas se revisó el planteamiento del
problema, los objetivos de la investigación y la hipótesis formulada, de tal
manera que se tenga una claridad con respecto a determinar cuáles son
los principales problemas en el proceso de producción y sus efectos en
los estados financieros, para en función de los mismos se pueda elaborar
la propuesta de solución, establecida en la hipótesis.
3.4.1. HERRAMIENTA DE INVESTIGACIÓN: ENTREVISTAS
En función de que la muestra son los Estados Financieros de la
Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A., los entrevistados están
concentrados en sus actividades diarias continuamente.
88
Por lo que se determinó que las entrevistas serán realizadas por
las dos personas autores de la investigación: Srta. María Fernanda
Cárdenas Cabrera y Sr. Luis Oswaldo Velásquez Guerrero, en un lapso
de tiempo aproximado de 1 hora por cada miembro del Departamento
Financiero – Contable.
La entrevista a los colaboradores de la empresa ILEDNYM S.A. en
la Ciudad de Guayaquil, fue realizada el miércoles 21 de marzo de 2012
en el horario de 14:00 am a 18:00 pm, en el cual se desarrolló el formato
de Cuestionario anteriormente planteado para cada persona de acuerdo
al entorno de sus actividades y el cargo que desempeña dentro de la
compañía.
3.4.2. REALIZACIÓN DE LA ENTREVISTA
REALIZADA AL DIRECTOR FINANCIERO DE LA COMPAÑÍA.
OBJETIVOS
Analizar si todas las operaciones se realizan con los procedimientos adecuados y acordes a la Organización.
PERFIL DEL ENTREVISTADO
DIRECTOR FINANCIERO Principal responsable de organizar y dirigir las actividades administrativas, financieras, de recursos humanos de la Institución.
ENTREVISTADO Sr. Ing. Com. Washington Luna Yagual.
89
1) ¿Cómo y cuándo se creó la empresa ILEDNYM S.A.?
La empresa se constituyó el día 2 de abril del 2007, se da una idea
de 4 jóvenes ex trabajadores de la Agencia Creacional propiedad de
Secretario de Presidencia el Sr. Vinicio Alvarado de emprender un nuevo
proyecto con el apoyo de su ex jefe comenzaron a crear las campañas
presidenciales, sus ideas les gustó mucho entonces ganaron la licitación
de Gobierno desde esa fecha hasta la actualidad.
2) ¿En el momento de su creación se estructuró con un organigrama
funcional?
No, porque apenas había una persona para cada función al cierre
del 2007 contaban solo con 6 colaboradores, con el pasar del tiempo a
medida que se fue creciendo se estructuró un organigrama y si se tiene
especificadas las funciones de cada departamento y de cada empleado.
3) ¿Están claramente especificadas las funciones de los diferentes
colaboradores de la empresa?
Si, cada colaborador sabe lo que tiene que hacer, pero en
ocasiones en ausencia de algunos se dividen las funciones porque
tampoco se puede parar las actividades.
4) ¿La contabilidad aplicada en la empresa está estructurada como
un Sistema?
90
Inicialmente no se aplicaba la adecuada, pero a medida del
crecimiento de la empresa si podemos decir que ahora la contabilidad que
elaboramos la consideramos un sistema de trabajo en equipo.
5) ¿Existen en la empresa los documentos de soporte que sustenten
las cifras que arrojan los Estados Financieros?
Si toda la documentación de soporte de cada transacción que se
realiza se encuentra argumentada en cada ingreso y/o egreso de dinero,
está salvaguardada en archivos bajo mi custodia.
6) ¿Los Estados Financieros reflejan perfectamente las operaciones
productivas de la empresa?
Si, todas nuestras operaciones productivas son ingresadas
contablemente, nos gusta trabajar y dar a cada empleado lo que por ley le
corresponde, nos manejamos todo bajo cifras reales.
7) ¿Cuáles son las dificultades que puedan existir entre el nivel de
facturación y los registros contables?
Hay ocasiones que se quedan muchos presupuestos pendientes de
facturación de un mes a otro, debido a que las productoras, agencias
publicitarias no definen su trabajo a tiempo y la información no nos llega a
oportunamente. Otras veces, el departamento de producción
internamente no despacha las mismas ahí se va retrasando el proceso y
posterior su contabilización.
91
8) ¿Cómo se realiza generalmente el registro contable de los Costos
por producción, si no se tiene bien definido el tipo de Ingreso
obtenido?
Durante el año 2011 adquirimos un sistema contable más
avanzado mediante el cual ahí si creamos los diferentes rubros por
ingresos y por costos así que ahora si podemos ver cuánto nos costó
realizar una producción ante el ingreso por el mismo y calcular nuestro
margen de utilidad.
Durante los períodos 2008 -2010 los costos los definíamos por
operaciones es decir lo que era imprenta, producción se iban a las
respectivas cuentas mientras que los ingresos todos los agregábamos a la
cuenta Asesoría Técnica Contable no teníamos el indicador para medir
nuestro margen de ganancia y saber que era más productivo para la
compañía.
9) ¿Cuándo se implementó el Sistema Informático de la empresa?
El sistema informático se lo implemento a términos del 2007, se
usaba el Programa Integrador de Agencias, un programa sencillo, manual.
10) ¿El Sistema informativo actual satisface todas las exigencias y
necesidades de la empresa?
Todas las necesidades tal vez no, porque nos hace falta un módulo
solo de activos fijos para tener un mejor control de depreciaciones, ya que
eso se lo siguen manejando de manera adicional y manual. Pero en las
92
demás operaciones si es de mucha ayuda y de control porque de ahí solo
sacamos reportes y tenemos listos para las declaraciones los anexos, los
pagos en relación de dependencia entre otras cosas que nos facilitan
mucho diariamente.
11) ¿Posee la empresa un manual de políticas y procedimientos para
el Control Interno? ¿Si no lo tiene, cree usted que es necesario la
implementación de un Manual de políticas y procedimientos del
Control Interno?
Actualmente no tenemos uno, sólo contamos con un Reglamento
Interno de Trabajo para usos administrativos, pero si, por supuesto que
sería muy útil para los empleados y la compañía.
12) ¿Qué beneficios considera usted que tendría si se implementa un
Manual de políticas y procedimientos del Control Interno en la
empresa?
Los beneficios son muchos, entre ellos nos ayudará a tener un
mejor desarrollo diario unánime, nadie tendrá sobre carga de trabajos o
actividades y sobre todo se minimizaría los riesgos.
93
ENTREVISTA REALIZADA A LA CONTADORA.
OBJETIVOS
Realizar correctamente los registros contables y sus respaldos, previos a la preparación de los informes financieros y estadísticos.
PERFIL DEL ENTREVISTADO
CONTADORA Responsable del análisis e interpretación de las gestiones operativas de la compañía conforme a las normas y procedimientos.
ENTREVISTADO Sra. Ing. Com. Jacqueline Rizzo León.
1) ¿Cómo y cuándo se creó la empresa ILEDNYM S.A.?
Bueno, la Agencia fue constituida el 2 de Abril del 2009 y
legalmente Inscrita el 13 del mismo mes, yo formé parte de todo ese
proceso de evolución para ser la empresa que son ahora, inicialmente yo
trabajaba como servicios prestados externamente.
2) ¿Cuánto tiempo labora usted en la Compañía?
Desde el año 2008 hasta la actualidad he sido la Contadora de la
institución.
3) ¿Conoce la misión y visión de la empresa?
La misión de la empresa es alcanzar un alto nivel de efectividad
utilizando técnicas creativas de gran impacto comercial, social y político,
mientras que la visión ser los pioneros en publicidad.
94
4) ¿Las operaciones departamentales se encuentran definidas bajo
parámetros estructurales o reglaméntales?
Bajo parámetros estructurales verbales sí, pero no tenemos ningún
reglamento o manual que los respalde en la división de las diferentes
actividades de cada empleado.
5) ¿Cree que el actual sistema informático satisface todas sus
exigencias y necesidades?
Si es más completo que el anterior, solo que nos hace falta un
módulo de Activos Fijos.
6) ¿Tiene bajo su custodia todos los documentos que avalan las
operaciones por Inversiones?
Si todos los soportes de Inversiones se encuentran en la caja fuerte
de la Compañía bajo custodia de Gerencia y las copias bajo mi
responsabilidad.
7) ¿Proporciona asientos de ajustes y reajustes en caso de que haya
errores contables?
Si, elaboramos asientos de ajustes al término de cada mes
hacemos un breve análisis de las cuentas que están afectando o que nos
puedan afectar y procedemos al ajuste respectivo.
8) ¿Cómo realizan las adquisiciones de los activos fijos y si tienen
contrato con alguna aseguradora?
95
Las adquisiciones de estos equipos lo realizamos de acuerdo a las
necesidades del personal, es que se ha ido incrementando la
operatividad, personal y como consecuencia el requerimiento de nuevas
herramientas de trabajo, si mantenemos contrato con Alianza Seguros.
9) ¿Realizan un cierre mensual, efectúan el análisis y evaluaciones
respectivas de todo lo generado?
Nosotros consideramos cerrar mes los días 15, debido a que al
siguiente día realizamos las declaraciones, particularmente analizamos
detenidamente las cuentas que juegan con los impuestos.
10) ¿Las declaraciones mensuales de Impuestos por lo regular cómo
son liquidadas?
Generamos la declaración mensual, lo realizamos mediante debito
bancario y posterior realizamos el asiento de ajuste de las cuentas de
IVAS, Retenciones efectuadas y Retenciones de clientes, Crédito
tributario.
11) ¿Considera usted, que los pagos, facturación y cobranzas se
realizan con todos los procedimientos contables adecuados?
Se trata de que se sigan los procedimientos adecuados en cada
una de las áreas, pero en ocasiones por disposiciones superiores se
interrumpen los mismos.
96
Todas las áreas que conforman el Departamento Contable y
Financiero son de gran importancia en toda compañía, se podría decir
que el trabajo que realizan bajo su responsabilidad es el resultado que
reflejan en los Reportes y la marcha continua de la empresa.
Por lo tanto, las dos últimas personas son las que desarrollan las
operaciones en las áreas de Facturación, Cobranzas y Pagos, quienes
respondieron al cuestionario de preguntas que sustentan la entrevista,
acorde con las actividades que cada una desempeña dentro de la
empresa de Publicidad ILEDNYM S.A.
ENTREVISTA REALIZADA AL RESPONSABLE DEL ÁREA DE
FACTURACIÓN Y COBRANZAS.
OBJETIVOS
Ofrecer un excelente servicio a los usuarios, evaluando y respondiendo con eficacia a todas sus dudas y problemas, realizando una cobranza directa y cercana.
PERFIL DEL ENTREVISTADO
FACTURACIÓN Y COBRANZAS Encargada del proceso de facturar y cobrar por los servicios o productos que proporciona la empresa.
ENTREVISTADO Srta. Ing. Nathalia Mancero Quintero.
97
1) ¿Cómo y cuándo se creó la empresa ILEDNYM S.A.?
De verdad no tengo conocimiento profundo, porque tengo poco
tiempo laborando en la empresa.
2) ¿Cuánto tiempo lleva prestando sus servicios en la Compañía?
Recién ingrese a formar parte de la empresa el 5 de marzo de este
año en curso.
3) ¿Conoce la misión y visión de la empresa?
Textualmente la desconozco, pero sé que la finalidad de la
Institución es ofrecer servicios de calidad, generando un estilo de
comunicación fiel a lo ecuatoriano.
4) ¿Aplica el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y
Documentos complementarios en la realización de sus
actividades diarias?
Eso sí, se trata de hacer bien nuestro trabajo, teniendo como
respaldo los reglamentos necesarios como proporcionando los
comprobantes de retención dentro de los días hábiles bajo ley indicados,
los montos de facturación, entre otros.
5) ¿Cree que el sistema informático satisface sus exigencias y
necesidades?
98
Lo poco que lo empleado es completo, aunque en ocasiones se
torne complejo, pero satisface mis necesidades, porque puedo enviar
reportes de distintas maneras.
6) ¿Cuál es el procedimiento que aplica en la emisión de las
facturas?
El procedimiento que aplico diariamente en mi trabajo es el
siguiente:
Producción me envía el presupuesto, indicando el cliente (Productora,
Agencia), la razón de campaña, quien realizó el trabajo (Productora,
Radio, Imprenta).
Teniendo la información en mano, se corrobora si la misma es
correcta, poniéndome en contacto con el cliente y desde ya haciendo
contacto para los cobros posteriores.
Se ingresa los datos de la factura, se la imprime y como fecha máximo
de entrega al siguiente día.
7) ¿Emite confirmaciones, estados de cuenta para la verificación de
saldos con los clientes?
Se mantiene una gestión de cobranza diaria, acordando con cada
cliente días y horarios de cobros, personas de contacto y constantemente
se envían confirmaciones de saldos porque todos los jueves se reporta a
Gerencia la gestión realizada durante la semana.
99
8) ¿Cuadra diariamente las recaudaciones realizadas?
Cuando hay cobros se coordina con Recursos Humanos para el
retiro de los mismos e inmediatamente se efectúan los depósitos, pero
previo en la confirmación de los cheques averiguamos valores, numero de
cheques entre otros datos que nos exige el sistema contable que los
ingresemos en cada cobro que se realiza.
9) ¿Evalúan el nivel de morosidad conjuntamente con el Director
Financiero o Contadora y elaboran propuestas de cobro?
Si se elaboran un estudio de morosidad al impartir un nuevo
proyecto con el mismo cliente, de manera que si no cancela la mitad de la
deuda no se le asignará trabajo alguno.
Razón por la cual, se le extiende una carta informando al proveedor
cuando existe muchos días de mora automáticamente el Gerente se hace
cargo de esa cuenta y mantiene reuniones para recuperar cartera.
Depende los resultados de la reunión, si realiza la cancelación que
se solicita se le asigna el nuevo proyecto.
10) ¿Las retenciones de clientes son solicitadas con anticipación
previa declaración de Impuestos?
Por lo regular, si dentro de los 5 días no nos entregan las
retenciones, al siguiente día llamamos para confirmar si están listas y
procedemos a coordinar el retiro de las mismas, para evitar
complicaciones en un futuro.
100
ENTREVISTA REALIZADA A LA PERSONA RESPONSABLE DE
REALIZAR LOS PAGOS
OBJETIVOS
Realizar la correcta aplicación de las
políticas, normas y procesamientos en
los pagos a proveedores, quincenales de
remuneraciones del personal de la
empresa.
PERFIL DEL ENTREVISTADO
PAGADURÍA Encargado de cancelar y llevar el control de los gastos que posee la compañía.
ENTREVISTADO Sra. Rosa Parra Rocha.
1) ¿Sabe usted, cómo y cuándo se creó la empresa ILEDNYM S.A.?
Sé que fue creada en Abril del 2007, para manejar campañas de
Presidencia en esas instancias, pero en la actualidad ya no solo
dependemos de esos ingresos sino también de la parte privada.
2) ¿Cuánto tiempo trabaja en la empresa?
Ingrese como reemplazo de maternidad en Octubre del 2010,
gracias a mi desempeño me quedé laborando de planta a partir del 1 de
Enero del 2011.
3) ¿Conoce la misión y visión de la empresa?
La visión de la Agencia es de causar una influencia positiva en la
comunicación nacional, brindando creatividad vanguardista, efectiva y
101
revolucionaria. Por otra parte la misión es de causar un gran impacto
comercial, social y político mediante su creatividad.
4) ¿Las actividades que realiza están especificadas bajo un Manual
de Políticas y Procedimientos?
No se encuentran bajo un manual de procedimientos pero nosotros
creamos políticas internas en el departamento para un mejor manejo de
nuestras actividades.
5) ¿El actual sistema informático satisface todas sus exigencias y
necesidades?
En relación al área que desempeño si el sistema informático es una
herramienta muy útil de trabajo, aunque en ocasiones se nos torne
compleja pero completa.
6) ¿Cada qué tiempo vence la factura de proveedor para la
aprobación de pagos?
Toda factura después de su entrega debe de esperar 30 días
calendario para su cancelación.
7) ¿Quién es la persona responsable de autorizar pagos y
generalmente que días realizan los mismos?
Los pagos solo son autorizados por el Gerente, una vez quien es él
que da el visto bueno, se procede a la firma de los cheques con la
persona quien es la firma autorizada.
102
8) ¿Cómo realiza el procedimiento de pagos a los proveedores en la
empresa?
Todo cheque previo a su salida debe de tener el siguiente proceso:
Cuando me llegan las facturas de los proveedores, se les revisa
detenidamente si esta correcto el nombre de la empresa y sus datos,
aceptamos con fechas al día, su periodo de caducidad, entre otros.
Luego la ingresamos al sistema contable donde inmediatamente
procedemos a efectuar la retención y consecuentemente la generación
de los asientos contables por esa compra de bien y/o servicio.
Para su cancelación tiene que tener 30 días de vencimiento, se
elabora el cheque se pide la firma de Gerencia, posterior a la firma
Autorizada.
Finalmente, se confirma el pago a nuestro proveedor.
9) ¿Efectúan cruces de cuentas con Clientes-Proveedores?
Si realizamos cruces de cuentas con aquellas productoras e
imprentas que son nuestros “Clientes – Proveedores”, el cruce se lo
efectúa previa cita de ambas partes, se propone las facturas involucradas
se envía la información para la aceptación, se coordina para la entrega de
cheques.
10) ¿Se generan anticipos a proveedores sin documento de soporte
alguno?
103
Si, se realizan anticipos pero sólo con autorización de Gerencia
mediante un soporte, sea éste un correo, una carta, o una firma donde
indique que se proceda a realizar el anticipo sin soporte.
11) ¿Cómo realiza la contabilización de todos los pagos?
Generalmente, todos los pagos a proveedores se los hace
mediante cheque, porque a los empleados se lo realiza mediante
transferencias bancarias como prestamos, sueldos o cualquier otro
beneficio adicional, los impuestos al Sri mediante debito bancario, solo las
planillas de aportaciones se las realiza mediante cheque certificado.
3.5. RECURSOS: CRONOGRAMA, FUENTES Y PRESUPUESTO
PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS.
Se detallará el cronograma en el desarrollo del proyecto de
investigación, las fuentes utilizadas y el presupuesto de gastos que se
incurrieron para la ejecución del presente.
3.5.1. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
El cronograma de actividades que se presenta a continuación esta
basado en base a toda la planificación en la elaboración del proyecto de
investigación.
104
CRONOGRAMA DE ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
Actividades
Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio
Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Elaboración y Aprobación del Ante-proyecto
Recolección de Información y elaboración del 1er Capitulo
Recolección de Información y elaboración del 2do Capitulo
Recolección de Información y elaboración del 3er Capitulo
Recolección de Información y elaboración del 4to Capitulo
Presentación del 100% del proyecto
Sustentación del Proyecto de Investigación
Cuadro N° 5
Fuente: Universidad Laica Vicente Rocafuerte
Elaborado por: Autores
3.5.2. FUENTES
Los recursos que nos han ayudado en la elaboración del proyecto
de investigación se los detalla a continuación:
Enciclopedias y Libros relacionado al Control Interno.
Libros de Marketing & Estrategias publicitarias.
Enciclopedias de Fundamentos Financieros.
Entrevistas con personal de la Agencia de Publicidad.
Estados Financieros de la compañía ILEDNYM S.A.
105
Documentos y/o reportes contables de la Empresa.
Normativas y Reglamento del Control Interno.
Normas Internacionales de Información Financiera.
Servicio de Rentas Internas.
Páginas de Internet.
3.5.3. PRESUPUESTO PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS
Nuestro presupuesto es mínimo debido a que nuestro instrumento
de recolección de datos es la entrevista, se trabajará con una grabadora
para llevar a cabo las entrevistas al personal del Departamento Financiero
- Contable de la Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A.
Se gastará en la movilización durante todo el proceso de la
realización del proyecto, en la ejecución de las entrevistas a cada
colaborador de la Agencia de publicidad, el rubro de las constantes
llamadas telefónicas para coordinar cualquier tipo de consulta.
Presupuesto
1.- Transporte 20.00
2.- Refrigerios 50.00
3.- Llamadas telefónicas 10.00
Total $ 80.00
Cuadro N° 6
Elaborado por: Autores
106
Adicional, el presupuesto presentado está diseñado con un
pequeño refrigerio que se proporcionará como agradecimiento por su
tiempo y conocimiento.
3.6. ANÁLISIS Y PROCESAMIENTO DE DATOS
La recolección de los datos, se desarrolló mediante la técnica
científica de la entrevista que será analizada en el presente capítulo, para
conocer el entorno de la Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A en la
Ciudad de Guayaquil, previo al análisis de los Estados Financieros
durante el período 2008 – 2010, y la opinión que tienen sus
colaboradores al respecto.
La entrevista estuvo dirigida a: 1 empleado del Departamento
Financiero que lo conforma el Directo Financiero y a 3 empleados del
Departamento Contable plenamente conformados por la Contadora, el
responsable de Facturación y Cobros y por último la encargada de
Pagaduría de la empresa. Cada uno con un cuestionario distinto de
acuerdo al nivel de mando que realizan dentro de la Institución.
Se emplearon cuestionarios con preguntas abiertas; sin embargo,
al efectuar las entrevistas se interrelacionó con los entrevistados, respecto
a las contestaciones negativas para posteriormente incluir sus opiniones
en el presente capítulo.
107
3.6.1. ESTUDIO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA AGENCIA
DE PUBLICIDAD ILEDNYM S.A.
Mediante un análisis exhaustivo de las operaciones que se reflejan
en los Estados de Resultados durante los años 2008 – 2010.
Hemos observado la falta de creación de algunas cuentas claves
para la contabilización de los ingresos, ya que sólo existe la de Asesoría
técnica creativa, que con el desarrollo y la oferta de nuevos productos no
se ha registrado otras cuentas adicionales para el registro de los ingresos
y los costos de cada ítem, por lo cual no se podía medir o tener un
resultado comparativo entre los ingresos y los egresos generados en la
venta de este servicio.
De tal manera que la falencia de relación directa Ingreso y su costo
real por cada ingreso obtenido va a tener su impacto en los estados de
resultados finales de la empresa.
El análisis del control interno en los Estados Financieros, implica
que cada una de sus principales cuentas refleje sus cifras reales
aplicadas a cada segmento de la empresa convirtiéndose en un proceso
integrador permanente.
A continuación durante el año 2008 este fue el resultado de las
operaciones, donde podemos observar que no tienen relación los
ingresos con los costos detallados:
108
ILEDNYM S.A.
ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS
CORRESPONDIENTE A DICIEMBRE DEL 2008
INGRESOS (795.973,95)
INGRESOS POR COMISIONES (795.973,95)
INGRESOS GUAYAQUIL
COMISIONES POR SERVICIOS (204.804,84)
ASESORIA TECNICA CREATIVA
INGRESOS QUITO
COMISIONES POR SERVICIOS (591.169,11)
ASESORIA TECNICA CREATIVA
COSTOS 62.250,11
COSTOS POR SERVICIOS 62.250,11
COSTOS QUITO
PRODUCCION 41.685,23
IMPRENTA 15.107,28
FOTOGRAFIA 5.457,60
Por lo tanto, lo adecuado sería que desde inicios de las
operaciones de la Compañía el formato del Estado de Pérdidas y
Ganancias haya sido el siguiente donde se pueda determinar el margen
de utilidad por cada ingreso generado.
Con el formato a presentar, nos servirá para medir la factibilidad de
cada servicio ofrecido y el impacto de gastos que genera el mismo, sólo
así se determinaría su rentabilidad para seguir con la misma línea o
enfocarse a la que nos genere más utilidad, o la que sea más solicitada
por el cliente.
109
ILEDNYM S.A.
ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS
CORRESPONDIENTE A DICIEMBRE DEL 2008
INGRESOS INGRESOS POR COMISIONES INGRESOS GUAYAQUIL COMISIONES POR SERVICIOS ASESORIA TECNICA CREATIVA
PRODUCCION
IMPRENTA
FOTOGRAFIA
RADIO
PRENSA
INGRESOS QUITO COMISIONES POR SERVICIOS ASESORIA TECNICA CREATIVA
PRODUCCION
IMPRENTA
FOTOGRAFIA
RADIO
PRENSA COSTOS COSTOS POR SERVICIOS COSTOS GUAYAQUIL PRODUCCION IMPRENTA
FOTOGRAFIA
RADIO
PRENSA
COSTOS QUITO
PRODUCCION
IMPRENTA
FOTOGRAFIA
RADIO
PRENSA
UTILIDAD POR SERVICIOS
SERVICIOS
GUAYAQUIL
ASESORIA TECNICA CREATIVA
PRODUCCION
IMPRENTA
FOTOGRAFIA
RADIO
PRENSA
QUITO
ASESORIA TECNICA CREATIVA
PRODUCCION
IMPRENTA
FOTOGRAFIA
RADIO
PRENSA
110
3.7. RESULTADOS DEL PROCEDIMIENTO
El cuestionario que se realizó, se encuentra segmentado de
acuerdo a los siguientes grupos:
a) El origen y estructura,
b) El sistema contable,
c) Procedimientos acorde con sus actividades.
A continuación un resumen de las respuestas obtenidas de las
entrevistas dirigidas a los empleados del Departamento Financiero –
Contable de la Empresa ILEDNYM S.A. en la Ciudad de Guayaquil.
Dirigidas al Director Financiero, a la Contadora y a los
responsables de cada área del departamento contable de la Agencia de
publicidad como son las secciones de Facturación y Cobranzas y por
último la de Pagaduría respectivamente.
La empresa se constituyó el 2 de abril del año 2007, sus
accionistas cuatro jóvenes emprendedores, apoyados por su ex jefe
logran impartir este gran proyecto, como todo en sus inicios no contaba
con una estructura organizada, a medida que ha transcurrido los años ha
tomado fuerza comercial en la actualidad posee un amplio organigrama
con sus directrices bien definidas para cada departamento.
La contabilidad impartida en este tipo de negocios por naturaleza
es fácil de aplicación, solo se requiere del personal idóneo para obtener
111
que realice un trabajo en equipo, desde luego parte fundamental es el
sistema informático aplicado.
Spirit, es un software ideal para el área de publicidad, se
caracteriza por los distintos módulos que ofrece y las múltiples formas de
emitir reportes para su análisis y revisión de las cuentas o de asientos que
se requiera consultar, ya que depende del buen uso del mismo es el
resultado de que todas las operaciones productivas arrojen sus cifras
reales.
Como en toda Institución se trata de realizar las actividades de
manera oportuna, aunque hay ocasiones que en la parte de facturación
de quedan presupuestos pendientes de facturación de un mes a otro, este
factor se debe a la falta de confirmación por parte de personas ajenas a la
Agencia.
Toda la documentación de soporte de cada transacción que se
realiza se encuentra argumentada en cada ingreso y/o egreso de dinero,
está salvaguardada en archivos por periodos operativos en una bodega
de uso solo por el personal contable y financiero, adicional los de las
Inversiones se encuentran en la caja fuerte de la Compañía bajo custodia
de Gerencia.
Cuando existen inexactitudes se desarrolla asientos de ajustes al
cierre mensual, para generar la declaración mensual, se realiza un
análisis de las cuentas involucradas como por ejemplo las cuentas de
112
IVAS, Retenciones efectuadas y Retenciones de clientes, Crédito
tributario.
Han existido en múltiples situaciones donde se saltan procesos,
esto es producto de la ausencia de un Manual de Control Interno, si se
tuviera éste manual los beneficios serían múltiples en todas la áreas de la
Compañía, entre ellos nos ayudará a tener un mejor desarrollo diario
unánime, nadie tendrá sobre carga de trabajos o actividades y sobre todo
se minimizaría los riesgos contables, porque actualmente sólo cuentan
con un Reglamento Interno de Trabajo para usos administrativos.
El Diseño e implementación de un Manual de Control Interno
Financiero- Administrativo, solucionaría las deficiencias y limitaciones que
han sido señalados y demostrados a través del análisis metodológico y
que dan sustento a la propuesta.
113
CAPÍTULO IV
LA PROPUESTA
4.1. TÍTULO DE LA PROPUESTA
“Diseño y aplicación de un Manual de Control Interno Financiero-
Administrativo para facilitar la Determinación del Costo y su efecto en los
Estados Financieros de la Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A. de la
ciudad de Guayaquil, Período 2008 - 2010”.
4.2. JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA
Los resultados obtenidos en el capítulo anterior, muestran que la
propuesta para el Diseño y aplicación de un Manual de Control Interno
que nos facilite la ejecución de las actividades y la determinación del
costo y su efecto en los Estados Financieros en el Agencia de Publicidad
ILEDNYM S.A. de la ciudad de Guayaquil para las operaciones generadas
durante el período 2008 - 2010; son necesarias, porque en la empresa en
mención no cuenta con un recurso que evalúe su gestión, adicional que
vele el desempeño de las disposiciones establecidas en el Reglamento
Interno de Trabajo de la Compañía, en cual sólo trata temas
114
administrativos como por ejemplo el ingreso a la empresa, el proceso de
contratos, jornadas de trabajos, faltas y/o justificaciones.
Por tal razón la necesidad de un instrumento que asegure el
cumplimiento de las políticas y procedimientos realizados por cada
colaborador de la Agencia de Publicidad, el cual les va ayudar
favorablemente con las medidas adecuadas para la toma de decisiones
por parte del Directorio.
4.3. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
La transformación del entorno competitivo pone de manifiesto la
creciente necesidad de que las empresas adapten sus sistemas
informativos y de control, para poder responder a los nuevos retos de
gestión tanto desde la perspectiva operativa como estratégica.
La creación de nuevas estructuras de dirección cada vez más
flexibles y descentralizadas, el llamado a una mayor eficiencia y nuevas
formas de organización, refuerzan el control como actividad de gestión.
El dominio por parte de los directivos de todas las funciones y
procesos de las entidades, se ha convertido en necesidad vital que
requiere del conocimiento y dominio de las técnicas y herramientas más
sofisticadas de control.
Por otro lado es necesario señalar que en la actualidad se han
puesto de manifiesto un grupo de hechos que deterioran los sistemas de
115
control interno de las organizaciones a nivel mundial, como son: la falta de
ética profesional, el relajamiento de conductas, la deslealtad en el
desempeño de las funciones y la falta de controles adecuados entre otros.
Las condiciones actuales y futuras de la economía latinoamericana
y el nivel competitivo en el sector de la comunicación y la publicidad,
exigen de las empresas la imperiosa necesidad de obtener producciones
y servicios cada vez mayores con una eficiencia relevante.
Para ello necesitan de una correcta organización de sus
operaciones, como vía para el cumplimiento de sus metas, las que se
pueden alcanzar con la implementación de un Manual de Organización y
Procedimiento de Control Interno.
4.4. OBJETIVO GENERAL
Elaborar un Manual de Control Interno Financiero - Administrativo
para facilitar la Determinación del Costo y su efecto en los Estados
Financieros.
4.5. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Evaluar el grado de economía, eficiencia y eficacia en la utilización y
control de los recursos puestos a disposición de la entidad
Demostrar la necesidad de implementar un manual de Control Interno.
116
4.6. FLUJOGRAMA DE ESTRUCTUTACIÓN DE LA PROPUESTA
Cuadro Nº 7
Elaborado por: Autores
Inicio
Evaluación Inicial:
Conocer la situación
real y actual de los
departamentos para
estudio, previo a la
implementación de
procedimientos
definidos.
Realización de
observación de
campo con el fin de
constatar que los
procedimientos
vigentes cubran las
necesidades de la
compañía.
Planificación:
Los materiales a
utilizarse son los
recursos humanos,
procedimientos
existentes que serán
primordiales en la
propuesta.
Determinación de
funciones.
Fijación de los
métodos para la
determinación de los
costos.
Ejecución:
Diseño de un control
interno para el
mejoramiento de políticas
y procedimientos para las
áreas de Producción,
Financiera y Contable.
Actualización de los
procedimientos
aplicados en las
actividades
operativas.
Implementación del
manual de control
interno para las áreas
definidas.
Distribución de los
ingresos y de los
costos para la
obtención de la
utilidad por cada
producto vendido.
Evaluación Final:
Conocer si el control
interno implementado
ayudó a la mejora
continua de cada
departamento, en la
determinación de costos y
en salvaguardar los
recursos financieros y
económicos.
Verificación de la
implementación del
manual de control
interno.
Realización de una
encuesta al personal
de producción,
financiero y contable.
Tabulación de los
resultados obtenidos
en las encuestas.
Interpretación y
análisis estadístico de
las respuestas de las
encuestas.
Fin
117
4.7. HIPÓTESIS
“La elaboración de un Manual de Control Interno, y su aplicación
práctica en las actividades operativas de la Agencia de publicidad
ILEDNYM S.A., se podrá determinar con mayor exactitud sus costos y los
efectos en los Estados de Resultados, para un desarrollo adecuado de
sus actividades, las cuales permitirán que la empresa obtenga mayor
beneficio y rentabilidad al cierre de cada período contable.”
4.8. LISTADO DE CONTENIDOS
ETAPA 1
EVALUACIÓN INICIAL
Objetivo:
Conocer el interés del Departamento Financiero - Contable para
aprobar la actualización de sus procedimientos existentes, que permitan
dinamizar sus procesos y salvaguardar sus activos.
Actividad:
Observación de campo con el fin de constatar que los
procedimientos vigentes cubran las necesidades actuales de la
organización.
118
ETAPA 2
PLANIFICACIÓN
Objetivo:
Los materiales a emplearse son los Estados Financieros,
procedimientos existentes que serán parte esencialmente para la
elaboración de la propuesta.
Actividades:
1. Revisión de los Estados Financieros.
2. Recopilación de la información sobre los procedimientos existentes
en el departamento Financiero-Contable para mejorar los mismos.
3. Diseño del manual de control interno
ETAPA 3
EJECUCIÓN
Objetivo:
Elaboración de políticas, procedimientos del Manual de Control
Interno Financiero - Administrativo para facilitar la Determinación del
Costo y su efecto en los Estados Financieros.
Actividades:
119
1. Actualización de los procedimientos y aplicación de nuevas
políticas en las áreas Producción, Financiera y Contable.
2. Implementación y aplicación de políticas en los Estados
Financieros.
3. Incorporación de procesos al Departamento Financiero para la
determinación de sus costos en los Estados Financieros.
ETAPA 4
EVALUACIÓN FINAL
Objetivo:
Conocer si el Control Interno implementado ayudo a la
determinación sistemática de los costos y a salvaguardar los recursos
económicos de la empresa.
Actividades:
1. Verificación de la Implementación del Manual de Control Interno.
2. Realización de una encuesta al personal que labora en las tres
áreas involucradas en el estudio.
3. Tabulación de los resultados obtenidos en las encuestas.
4. Interpretación y análisis estadístico de las respuestas de las
encuestas.
120
4.9. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
Para su ejecución se desarrolló un estudio preliminar, basado en
una investigación de campo, para lo cual se utilizó como instrumentos de
investigación la entrevista y el análisis de los Estados Financieros durante
el período 2008 – 2010 desarrollados en el capítulo III, los mismos que se
tomaron como base para conocer las ideas, actividades y los resultados
que se generan producto de las falencias que se han encontrado a lo
largo del desarrollo del proyecto.
Por lo que presentamos nuestra propuesta el manual de control
interno que contenga políticas y procedimientos dentro de los
departamentos de Producción, el Financiero y Contabilidad con cada una
de sus secciones.
A continuación presentamos el desarrollo del listado estructurado
anteriormente, para la realización de nuestra propuesta para los
departamentos de la Compañía ILEDNYM S.A. ya mencionados.
ETAPA 1
Evaluación Inicial
Actividades:
121
1. OBSERVACIÓN DE CAMPO CON EL FIN DE CONSTATAR QUE
LOS PROCEDIMIENTOS VIGENTES CUBRAN LAS NECESIDADES
ACTUALES DE LA ORGANIZACIÓN.
Visitar el lugar en el cual se obtendrá la información necesaria a fin
de determinar que los procedimientos vigentes están acorde al
crecimiento de la empresa.
ETAPA 2
Planificación
Actividades:
1. REVISIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.
ILEDNYM S.A.
ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS
CORRESPONDIENTE A: DICIEMBRE DEL 2008 AL 2010
CUENTA 2010 2009 2008 VARIACIÓN
4 INGRESOS
(1.147.617,90)
(926.264,56)
(795.973,95)
574.620,61
41 INGRESOS POR COMISIONES
(1.147.617,90)
(926.264,56)
(795.973,95)
574.620,61
4101 INGRESOS GUAYAQUIL
-
410101 COMISIONES POR SERVICIOS
-
(926.264,56)
(204.804,84)
1.131.069,40
41010101 ASESORIA TECNICA CREATIVA
-
4102 INGRESOS QUITO
122
410201 COMISIONES POR SERVICIOS
(1.147.617,90)
-
(591.169,11)
(556.448,79)
41020101 ASESORIA TECNICA CREATIVA
-
5 COSTOS
89.460,68
71.716,68
62.250,11
(44.506,11)
51 COSTOS POR SERVICIOS
89.460,68
71.716,68
62.250,11
(44.506,11)
5102 COSTOS QUITO
-
51020103 PRODUCCION
67.372,46
46.956,50
41.685,23
(21.269,27)
51020105 IMPRENTA
20.320,00
21.177,68
15.107,28
(15.964,96)
51020106 FOTOGRAFIA
1.768,22
3.582,50
5.457,60
(7.271,88)
6 GASTOS
1.513.829,38
1.014.689,12
576.438,84
(77.298,58)
6101 GUAYAQUIL
-
610101 GASTOS PERSONAL
273.300,85
171.636,89
99.208,69
2.455,27
61010101 DEPARTAMENTO GERENCIA
5.778,07
2.616,00
218,00
2.944,07
6102 QUITO
-
610201 GASTOS PERSONAL
-
61020101 DEPARTAMENTO GERENCIA
-
-
3.987,74
(3.987,74)
61020102 DEPARTAMENTO DE CUENTAS
62.120,36
45.682,46
18.729,58
(2.291,68)
61020103 DEPARTAMENTO CREATIVIDAD
108.057,94
75.433,27
48.182,87
(15.558,20)
61020105 DEPARTAMENTO DE TRAFICO Y PRODUCCION
18.476,32
-
-
18.476,32
61020107 DEPARTAMENTO SERVICIOS GENERALES OFICINA
16.500,00
12.137,42
4.784,40
(421,82)
6103 BENEFICIOS SOCIALES
-
61030101 BENEFICIOS SOCIALES GUAYAQUIL
48.514,62
35.439,54
88,58
12.986,50
61030201 BENEFICIOS SOCIALES QUITO
13.421,04
328,20
23.217,52
(10.124,68)
6104 OTROS COSTOS DEL PERSONAL
-
61040102 AYUDA TEMPORAL
432,50
-
-
432,50
62 GASTOS DE OFICINA
71.648,83
49.744,85
19.224,52
2.679,46
6201 GUAYAQUIL
-
62010101 ARRIENDOS
11.418,47
3.129,37
-
8.289,10
62010103 MANTENIMIENTO
10.048,35
1.609,00
-
8.439,35
62010104 ELECTRICIDAD / AGUA
38,23
-
-
38,23
6202 QUITO
-
62020101 ARRIENDOS
24.383,39
24.468,69
17.863,02
(17.948,32)
62020103 MANTENIMIENTO
25.760,39
20.094,07
961,50
4.704,82
62020105 EXPENSAS COMUNES
-
443,72
400,00
(843,72)
123
63 COSTOS DE MEDIOS
12.433,03
11.601,59
10.844,39
(10.012,95)
6301 QUITO
-
63010101 COSTOS MEDIOS QUITO
-
4.000,00
-
(4.000,00)
63010102 GASTOS DE VIAJE
324,33
938,65
-
(614,32)
63010107 PRODUCCION INTERNA
440,00
-
-
440,00
63010109 POLIZAS
1.330,07
-
-
1.330,07
6302 QUITO
-
63020102 GASTOS DE VIAJES
5.907,72
5.868,38
8.762,25
(8.722,91)
63020103 GASTOS DE HOSPEDAJE
351,00
400,00
-
(49,00)
63020108 CUENTAS MALAS
4.079,91
394,56
2.082,14
1.603,21
64 GASTOS GENERALES
183.888,14
142.104,23
56.824,27
(15.040,36)
6401 GUAYAQUIL
-
64010101 MATERIALES DE OFICINA
12.719,90
10.038,71
-
2.681,19
64010102 REPARACION MANTENIMIENTO EQUIPOS
1.696,33
194,40
-
1.501,93
64010103 MATERIAL DE ARTE
239,80
147,80
492,80
(400,80)
64010104 GASTOS DE COMPUTACION
9.362,46
10.461,20
823,80
(1.922,54)
64010105 DATAPRO
-
2.215,28
-
(2.215,28)
64010106 DEPRECIACION
14.955,70
11.073,77
-
3.881,93
64010107 CUOTAS / SUSCRIPCIONES
1.640,00
-
1.640,00
64010108 TELEFONO / FAX
3.159,37
2.455,44
-
703,93
64010109 CORREO
177,89
140,61
-
37,28
64010111 MOVILIZACION
8.857,87
35.535,42
-
(26.677,55)
64010112 BENEFICIOS EMPLEADOS
12.124,00
1.811,56
48,70
10.263,74
64010113 GASTOS NO DEDUCIBLES
35.392,05
16.631,91
3.834,56
14.925,58
64010114 GASTOS DE VIAJES
10.207,03
5.282,74
-
4.924,29
6402 QUITO
-
64020101 MATERIALES DE OFICINA
11.180,22
4.976,75
12.801,25
(6.597,78)
64020102 REPARACION MANTENIMIENTO EQUIPOS
16.183,96
2.579,00
2.993,82
10.611,14
64020103 MATERIAL DE ARTE
169,80
376,80
735,23
(942,23)
64020104 GASTOS DE COMPUTACION
3.339,31
7.413,19
4.863,01
(8.936,89)
64020105 DATAPRO
13.401,61
11.986,57
13.702,35
(12.287,31)
64020106 CORREO
210,51
978,15
715,44
(1.483,08)
64020107 CUOTAS / SUSCRIPCIONES
1.181,25
-
-
1.181,25
124
64020108 TELEFONO / FAX
16.080,78
13.929,32
8.809,03
(6.657,57)
64020109 BENEFICIOS EMPLEADOS
6.260,48
3.875,61
2.167,92
216,95
64020111 MOVILIZACION
5.347,82
-
4.836,36
511,46
65 OTROS GASTOS GENERALES
215.643,84
132.257,00
102.117,55
(18.730,71)
6501 QUITO
-
65010102 LEGALES / AUDITORIA
2.400,00
500,00
30,00
1.870,00
65010103 HONORARIOS PROFESIONALES
210.540,54
131.271,40
102.087,55
(22.818,41)
65010104 IMPUESTOS Y OTROS
2.703,30
485,60
-
2.217,70
8 OTROS INGRESOS / EGRESOS
1.135,06
(6.025,41)
599,02
6.561,45
80
OTROS INGRESOS / EGRESOS
1.135,06
(6.025,41)
599,02
6.561,45
8001
OTROS INGRESOS / EGRESOS
-
80010101
OTROS INGRESOS
(6,59)
(2.606,87)
(0,02)
2.600,30
80010201
OTROS EGRESOS
10.226,40
2.542,25
599,04
7.085,11
80010301
INTERESES GANADOS
(9.084,75)
(5.960,79)
-
(3.123,96)
UTILIDAD DEL EJERCICIO
(300.107,47)
(353.228,73)
(444.905,40) 498.026,66
Mediante el análisis comparativo por los períodos contables 2008 -
2010 tenemos como resultado una variación respectiva en la que nos
determina las ventajas y desventajas por cada cuenta de ingresos, costos
y de gastos.
2. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN SOBRE LOS
PROCEDIMIENTOS EXISTENTES EN LOS DEPARTAMENTOS
FINANCIERO, CONTABLE Y DE PRODUCCIÓN PARA MEJORAR
LOS MISMOS.
125
Se procederá a visitar y observar un día normal de labores de los
tres departamentos sometidos a estudio con el fin de obtener la mayor
gran cantidad de información posible en cada uno de ellos.
3. DISEÑO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO.
El diseño del manual de Control Interno para la Agencia de
Publicidad ILEDNYM S.A. tiene como finalidad ayudar a la realización de
una correcta dirección, ya que el éxito de un organismo social depende de
una adecuada y oportuna administración, a través de esta se obtiene una
mejor coordinación de sus elementos como materiales, humanos, etc.,
que mediante nuestra propuesta sea útil para la Compañía.
Para las empresas es importante la correcta administración porque
es la única posibilidad de competir con otras, mediante el proceso
administrativo es prácticamente imposible integrarse de manera directa en
los diversos aspectos de la administración. Lo ideal es primeramente
realizar planes, simultáneamente se está controlando, dirigiendo,
organizando, cualquier división o unidad.
Se ha destacado los tres departamentos Producción, Financiero y
Contabilidad, son los más importantes de acuerdo al giro del negocio, los
que están expuestos a irregularidades por la cantidad y calidad de
información con la que trabajan y cuentan.
126
A los mencionados se ha elaborado un instructivo para cada área
con un objetivo, alcance, políticas y procedimientos para cada uno de
ellos.
Por lo cual, a través del siguiente esquema gráfico lo
representamos que todo proceso administrativo forma continuamente e
inseparable en el que cada parte, acto, etapa, tienen que estar
indisolublemente unidos con los demás.
Fuente: Reyes Ponce Agustín, (2001), “Administración de Empresas,
teoría y práctica - Primera parte”, Editorial Limusa S.A., México, D.F.
Cabe recalcar que el Departamento Contable está dividido en
cuatro secciones Cartera, Facturación, Pagos e Impuestos, también para
127
cada sección hemos estructurado las mismas características
departamentales para cada sección.
Se ha tomado en cuenta algunas políticas claves para la
elaboración y presentación de Estados Financieros, pautas como el
reconocimiento de cada grupo de cuentas entre otras
conceptualizaciones.
La incorporación de procedimientos en el departamento Financiero
que nos ayude en la determinación de los ingresos vrs costos para
conocer el margen de utilidad que nos genera cada uno de ellos, previo a
la toma de decisiones para el siguiente período contable.
ETAPA 3
Ejecución
Actividades
1. ACTUALIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Y APLICACIÓN DE
NUEVAS POLÍTICAS EN LAS ÁREAS DE PRODUCCIÓN, FINANCIERA
Y CONTABLE.
Esta reestructuración se realizará mediante la actualización de los
procedimientos vigentes a la fecha, incorporando cambios que permita
128
mejorar y disminuir los tiempos de respuesta por parte del personal de
producción.
A continuación se presenta los procedimientos actualizados los
cuales corresponden a los departamentos de Producción, Financiero y
Contable, en cada una de sus secciones plenamente definidas:
1. OBJETIVO
Establecer políticas que permitan regular la recepción de
requisiciones de cotizaciones, de acuerdo al crecimiento de la
organización, y que permitan al personal del departamento brindar un
servicio más ágil a sus clientes, sin olvidarse que es importante la
obtención de buenos precios y condiciones de compra.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las áreas que requieran
materiales y/o suministros.
INSTRUCTIVO
DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO DE
PRODUCCIÓN
129
3. POLÍTICAS
Se deberá contar con mínimo dos cotizaciones, para realizar la
compra de un material y/o suministro nuevo, para los pedidos de
materiales y/o suministros recurrentes se utilizará la base de datos
existentes para definir a quien se realizará la compra.
En el caso de los clientes, se contará con tres cotizaciones,
detallando valores unitarios de cada ítem/producto solicitado, posterior el
cliente acepta con cuál de los tres proveedores acepta trabajar. Cada vez
que se requiera de un nuevo ítem/producto, se tomará en cuenta la base
de datos, pero también se podrá agregar los necesarios.
4. PROCEDIMIENTOS:
Se receptarán requisiciones de compra siguiendo los siguientes
parámetros:
Uniformes para la realización de campañas: En el caso de este ítem,
así mismo solo se receptarán requisiciones, una vez presentado carta
por de aprobación por el cliente hasta el 5to. día hábil después de
haberse emitido la cotización de los mismos, dependiendo de
cantidad, modelos y colores se les comunicará a los clientes o a su
vez los ejecutivos de cuenta el tiempo en que estarán disponibles en la
departamento para su retiro.
130
Lo que respecta a devoluciones e inconformidades por parte de los
clientes, estas serán receptadas todos los días en horario de 11:00
a.m. - 15:00 p.m., y el tiempo de llegada de lo solicitado por el usuario
será aproximadamente de 2 - 4 días laborables, dependiendo de que
el artículo se encuentre en optimas condiciones para el proceso de
cambio.
El departamento de producción también cumple con las
funciones de ser el que controla el inventario de suministros de la
Agencia, los ítems que se mantendrán en stock son:
Hojas A4 con membrete de la Empresa
Hojas A4 blancas.
Sobres negros grandes membretados por parte de la Empresa
Block Notas de entrega, son usadas por el departamento
administrativo para los señores mensajeros en la entrega de sobres o
paquetes a nuestros clientes.
Insumos necesarios para cafetería (sal, azúcar, botellones de agua
purificada, frascos de café, cajas de aguas aromáticas.)
Implementos de trabajo para la limpieza (guantes, wipe,
desinfectantes, ambientales, camisetas polo negras con logo de la
Agencia.)
131
Suministro de oficina y de cafetería: Se receptaran 1 vez al mes, del
10 al 15 de cada mes. Los materiales podrán ser retirados a partir del
5to. día hábil posterior a la fecha de terminación de aceptación de las
solicitudes.
Las requisiciones deberán presentarse ordenadas por departamento,
de cada colaborador que trabaja en el área y contar con la aprobación
del Jefe de área.
Las requisiciones de carácter URGENTES, se tomará de la base de
datos al proveedor a quien se realizará la compra, y el documento
deberá por lo menos traer la firma del Jefe de área o de otra persona
autorizada, indicando en el mismo que es un material que se requiere
de manera urgente. Este tipo de casos se receptarán de lunes a
viernes de 09:00 a.m. – 17:00 p.m.
En caso de no seguir las instrucciones indicadas en el párrafo anterior
la requisición seguirá su procedimiento normal.
Al finalizar el cierre mensual se emitirá un reporte de todas las
urgencias que se han receptado en el lapso de tiempo determinado
para revisarlo en conjunto con los Jefes de área y Gerencia.
El asistente de producción recibirá las requisiciones de parte de los
ejecutivos de cuentas y las revisaran conjuntamente, aclarando
cualquier duda sobre los productos con el cliente. Pedirá todas las
132
descripciones del ítem cotizado realizando comparaciones en precios,
calidad, por lo que se emitirá un reporte el cual será revisado y
aprobado por el Jefe del Departamento de Producción.
Los asistentes de Producción podrán aprobar las cotizaciones de
manera directa cuando el monto de lo solicitado no supere los USD
800,00; y cuando el cliente ya haya dado su visto bueno, caso
contrario deberá ser aprobada por el Jefe de Compras, si ocurre algún
inconveniente en dicho proceso el valor lo asumirá el asistente.
El Asistente de Producción, en el caso de requerimientos internos
enviará las órdenes de compra aprobadas a los proveedores, para que
inicien el despacho de los productos. Cuando los productos sean
recibidos en el departamento, el personal administrativo
específicamente la Recepcionista notificará a los diferentes usuarios,
la llegada de sus pedidos para el retiro de los mismos.
La distribución de las órdenes de compra es:
Original: Proveedor (vía fax o e-mail)
Copia amarilla: Dpto. de Producción
Copia celeste: Contabilidad
Copia verde: Recepción.
133
Los usuarios deberán retirar en Recepción los productos solicitados
dentro de un plazo máximo de 8 días, transcurrido ese tiempo
quedarán rezagados hasta el próximo pedido.
5. ANEXOS
1. Formulario Requisición de uniformes para campañas.
REQUISICIÓN UNIFORMES DE CAMPAÑAS Nº
Fecha Elaboración:
Campaña: Cliente:
Nº Descripción Código Cantidad Observaciones
Elaborado por: ___________________ Aceptado por: ___________________
134
2. Formulario Devolución e inconformidad de uniformes para
campañas.
DEVOLUCIÓN UNIFORMES DE CAMPAÑAS Nº
Campaña:
Cliente: Fecha Elaboración:
Devolución:
Inconformidad:
Detalle el motivo de la petición:
Nº Descripción Código Cantidad Observaciones
Elaborado por: ___________________ Aceptado por: ___________________
135
3. Hojas membretadas de la Compañía.
136
137
4. Nota de entrega (Administración – Mensajería)
ILEDNYM S.A.
RUC: 0992504544001
NOTA DE ENTREGA
´000034
Cliente: ___________________
Destino: _____________
Fecha: ___________________
Hora: ________________
Cantidad Descripción
Enviado por: _____________ Recibido por: ___________
Fecha: _________________
Entregado por: _____________ Hora: __________________
Firma: _________________
138
5. Formulario Requisición de Materiales y/o Suministros.
REQUISICIÓN MATERIALES - INTERNO Nº
Fecha:
Departamento: Nombre del Solicitante:
Señale el tipo de requisición: Oficina:
Cafetería:
Limpieza:
Otros:
Nº Descripción Cantidad Observaciones
Elaborado por: ___________________ Recibido por: ___________________
139
6. Reporte de Urgencias y Novedades departamentales.
REPORTE URGENCIAS Y NOVEDADES Nº
Mes Reportado: Del: Al:
Fecha Elaboración:
Departamento:
Nº Descripción Responsable Observaciones
Elaborado por: Total:
Revisado por: ___________________ Autorizado por: _____________
Fecha: ___________________ Fecha: _____________
140
7. Órdenes de Compra Internas.
ILEDNYM S.A.
RUC: 0992504544001
ORDEN DE COMPRA
Proveedor: ______________________
Fecha de pedido: ___________________ Fecha de pago: __________
Términos de entrega: ______________
Sírvanse por este medio suministrarnos los siguientes artículos
Nº Artículo Cantidad
Precio Unitario
Precio Total
TOTAL $
Observaciones:
_____________________ _____________________ _____________________
Elaborado por: Autorizado por: Recibido por:
141
6. MANEJO DE EXCEPCIONES
Cuando por motivos de fuerza mayor o por la necesidad de
comprar insumos con carácter de urgente a un proveedor, al cual no se le
ha efectuado el proceso investigativo de rigor, se solicitará la ficha técnica
del producto y se pedirá la aprobación directa de Gerencia quien se hará
responsable del mismo.
1. OBJETIVO
Establecer procedimientos y políticas que permitan que nos
faciliten la determinación de los Costos y su efecto en los Estados
Financieros, también el análisis de cada cuenta contable, y de los
resultados durante un período determinado, permitiéndonos conocer la
situación económica de la organización.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las áreas de la Agencia de
Publicidad.
INSTRUCTIVO
DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO FINANCIERO
142
3. POLÍTICAS
En la adquisición de Activos Fijos se deberá contar con mínimo dos
cotizaciones, para realizar la operación, y cualquier tipo de requerimiento
por parte de Gerencia General, se utilizará la base de datos existentes en
el departamento para definir a quien se realizará la compra del equipo.
Las obligaciones patronales, tributarias, bancarias, municipales
entre otras, están bajo responsabilidad del Asistente Financiero que se
cumplan a tiempo la cancelación de cada ítem con la finalidad de evitar
rubros por intereses y multas, se coordinará conjuntamente con el
departamento Administrativo para la cancelación de cada impuesto
mencionado.
Los reportes de la situación económica de la organización los
realiza el Asistente Financiero con el Jefe departamental, para éste a su
vez presentar ante Gerencia, las reuniones deberán ser notificadas con
tres días de anticipación para la elaboración de informes para cada
miembro de la Junta de Accionistas.
4. PROCEDIMIENTOS:
Se atenderán todo tipo de requerimiento siguiendo los siguientes
parámetros:
En la compra de activo fijo, debe adjuntarse a la requisición una copia
de justificación por el que se va a realizar la operación, autorizada con
143
las respectivas firmas de aprobación. Si el costo es mayor a lo
aprobado en la requisición, se remitirá al solicitante la cotización para
que obtenga nuevamente la aprobación de la Gerencia General.
Uniformes: La elaboración de uniformes se lo realiza para los
colaboradores de los departamentos Financiero, Contable y
Administrativo, se efectúa cada 12 a 18 meses, previa cotización con
tres casas de modas para la optimización de gastos.
Inversiones: El jefe departamental deberá de estar pendiente de este
proceso, de manera que es su obligación informar a Gerencia General
con un mes de anticipación de la cancelación de la operación bancaria,
esta se deberá hacer mediante carta indicando lo mencionado con
copia al Contador General de la Compañía.
La emisión de los documentos contables: Este deberá ser coordinado
de manera conjunta con el Contador General y con un mes anticipación
de la fecha de caducidad de los mismos, se deberá notificar dentro de
los 5 primeros días hábiles del mes que mantiene en existencia y que
necesitan enviar a elaborar.
Toda orden de compra deberá el Jefe de Producción consultar con el
Jefe departamental Financiero para ver si cuentan con la capacidad
económica previo a la adquisición de cualquier bien, material y/o
suministro que supere la suma de los USD 5.000,00.
144
Reuniones: Para la realización de éstas, deberán ser notificadas con un
día de anticipación, para coordinar mediante agenda si cuenta con la
disponibilidad necesaria para resolver el caso.
Previo a todo tipo de desembolso de dinero que realice el
departamento contable desde su área de pagos deberá reportarse una
lista semanal de los posibles pagos que se realizaran los días viernes,
por lo que, todo los días miércoles de 15:00 a.m. – 17:00 p.m., se
evaluará de acuerdo al nivel de endeudamiento y de vencimiento o de
carácter de urgencia la respectiva cancelación.
Luego de analizar los pagos se entrega con la firma del Jefe Financiero
los que están aprobados, para ser finalmente aceptados por Gerencia
General para la cancelación a cada beneficiario.
Préstamos a empleados: mediante solicitud de anticipos o préstamos
debe ser entregada al Asistente Financiero previo las 24 horas para su
acreditación, se receptarán los días lunes a viernes de 09:00 a.m. a
16:00 p.m.
Los anticipos a proveedores con carácter de URGENCIA, deberán
notificarse inmediatamente al departamento Financiero, para la
aprobación del Jefe Financiero, en su ausencia, el Asistente Financiero
tiene la capacidad para aprobar el respectivo requerimiento siempre y
cuando justificando el motivo para realizar el desembolso. Este tipo de
145
casos se receptarán de lunes a viernes de 09:00 a.m. – 13:00 p.m. y de
15:00 p.m. - 18:00 p.m.
Al finalizar cada mes contable, se receptarán los reportes de
facturación, pagos, impuestos, cartera por cobrar, dentro de los 5
primeros días hábiles de cada mes previo a la elaboración del
presupuesto mensual que se reporta a Gerencia General a partir del
8avo. día hábil posterior a la fecha de cierre.
El Asistente Financiero está capacitado para resolver cualquier
inconveniente en ausencia del Jefe departamental.
5. MANEJO DE EXCEPCIONES
Por motivos de fuerza mayor o por la necesidad de realizar
cualquier procedimiento en ausencia del Jefe Financiero y del Asistente,
queda en potestad a ejecutar toda operación el Contador General de la
Compañía, quién coordinará directamente con Gerencia General quienes
pasaran hacer responsables inmediatos.
146
6. ANEXOS
1. Formulario de Requisición de Activos Fijos.
ILEDNYM S.A.
RUC: 0992504544001
REQUISICIÓN ACTIVOS FIJOS Nº
Nombre del Solicitante: ____________ Fecha Elaboración: ____________
Beneficiario: _____________________ Departamento: _______________
Uso del Activo Fijo: _________________________________________________
Cantidad Descripción Código Valor estimado
Cotización:
Factura Proveedor:
Observaciones: Subtotal $
IVA 12% $
Total $
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
147
2. Notificación de Terminación de Certificados a Plazos e
Inversiones.
148
3. Formulario Listado de pagos previo a su autorización.
PAGOS A PROVEEDORES PREVIO AUTORIZAR
Nº
Fecha Elaboración:
Semana del: ________ al _________ 2012
Origen: Departamento de Contabilidad Sección: Pagos
Destino: Departamento Financiero
Nº Aprobar Proveedor Factura Valor Fact.
Ret. Valor a Pagar
Abonos Saldo Días
Observaciones: ____________________________________________________________________________________________________________________________
Total $ $ $
Elaborado por: Revisado por: Aceptado por:
149
4. Formulario Solicitud de Anticipos o Préstamos a Empleados.
ILEDNYM S.A.
SOLICITUD DE ANTICIPOS Y PRÉSTAMOS
NOMBRES Y APELLIDOS: ___________________________________________
CANTIDAD SOLICITADA: ___________________________________________
PARA SER DESCONTADO EN: ___________________________________________
_____________________________________________________________________
MOTIVO DE LA SOLICITUD: ___________________________________________
_____________________________________________________________________
PENDIENTE A LA FECHA: ___________________________________________
________________________________ ________________________________
CONTADOR GERENTE
Autorizo a la empresa ILEDNYM S.A. que en caso de separación de la misma se me descuenten los valores que adeudare en mi liquidación de haberes sin tener derecho a reclamo alguno.
Guayaquil, ______ de __________________ del 20____.
Es conforme,
______________________________
Firma del Empleado
CI.: ___________________________
09
150
5. Formulario Solicitud de Anticipos a Proveedores.
ILEDNYM S.A.
SOLICITUD DE ANTICIPOS A PROVEEDORES
Guayaquil, ______ de __________________ del 20____.
NOMBRE DEL BENEFICIARIO: ___________________________________________
CANTIDAD A CANCELAR: ___________________________________________
RAZÓN DE LA SOLICITUD: ___________________________________________
_____________________________________________________________________
________________________________ ________________________________
PAGADURÍA JEFE FINANCIERO
________________________________
CONTADOR
Es conforme,
______________________________
Firma del Solicitante
NOMBRE: ____________________________________
C.I. / R.U.C.: ___________________________
151
6. Reportes de Facturación.
Generado por:
Aceptado por:
FACTURACIÓN POR IVA Y RETENCIÓN
Fecha Inicio: _______________ Fecha Fin: _______________
ILEDNYM S.A.
R.U.C.: 0992504544001
Lugar y Fecha de Emisión: ________________
TOTAL: $ ___________________
# Fact.
Factura Cliente Normal 12% IVA
Total # Rte. Rta.
Renta # Rta.
IVA IVA 70%
IVA 100%
Total Facturación:
NOTAS DE CRÉDITO
# Fact. Factura Reembolso Normal IVA Tot0al
Total Notas de Crédito:
TOTAL GENERAL:
RESUMEN IMPUESTOS:
IMP. % Valor Renta Valor IVA
I 70
I 100
R 1
R 2
TOTALES:
152
7. Reporte de Cuentas por Pagar Proveedores.
ILEDNYM S.A.
R.U.C.: 0992504544001
CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES
Fecha de corte: ___________________ Saldo Inicial por Pagar: $
Proveedor: ______________________ Total Cuentas por Pagar: $
R.U.C.: _________________________ Sección: ________________________
# Fact.
Fecha Detalle Reembolso Total Rte. Fte.
Saldo Días
Venc.
Total Saldo Proveedor: $
Total Saldo ___________: $
Total Cuentas por Pagar: $
Generado por:
Aceptado por:
153
8. Reporte de Movimientos de Cuentas Varias.
ILEDNYM S.A.
R.U.C.: 0992504544001
ESTADO DE CUENTAS <AUXILIAR>
Fecha de corte: ___________________ Hora: __________________
Cuenta: _________________________
Fecha Dcto. Número Orden Débitos Créditos Concepto
Saldo Actual $
Observaciones: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Generado por:
Aceptado por:
154
9. Reporte de Cuentas por Cobrar Clientes.
ILEDNYM S.A.
R.U.C.: 0992504544001
CUENTAS POR COBRAR CLIENTES
Fecha de corte: __________________ Saldo Inicial por Cobrar: $
Cliente: ________________________ Total Cuentas por Cobrar: $
R.U.C.: _________________________
# Fact.
Fecha Emisión
Ret. Detalle X
Vencer 30
días 60
días 90
días 120 días
Días
TOTAL CLIENTE: $ $ $ $ $
TOTAL CUENTAS POR COBRAR: $ $ $ $ $
Generado por:
Aceptado por:
155
1. OBJETIVO
Instaurar políticas y procedimientos que nos ayuden en la
aplicación correcta de los registros de contabilidad y sus respaldos. De la
preparación de los informes financieros y estadísticos que sean
necesarios, o los que el Jefe Financiero solicite para evaluar su gestión.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las áreas de la Agencia de
Publicidad.
3. POLÍTICAS
El Contador tendrá la responsabilidad de organizar su
departamento en distintas secciones, a cada una de las cuales asigna una
parte del trabajo que tiene encomendado. De acuerdo a los
requerimientos de la Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A. se ha dividido
en las siguientes secciones al departamento de contabilidad:
INSTRUCTIVO
DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO CONTABLE
156
CARTERA
FACTURACIÓN
PAGOS
IMPUESTOS
El Establecimiento de cuentas adecuadas, que servirán para la
debida clasificación y análisis de la información que haya de someterse a
los altos funcionarios. Sin ello es imposible obtener los datos de una
manera sistematizada y exacta.
Para todo movimiento económico se contará con los documentos
originales, averiguar, conocer el motivo o la razonabilidad de los mismos,
posteriormente efectuar su respectivo registro.
Un sistema de registros diarios que sirvan de medio para hacer los
pases a las cuentas. Dichos registros son indispensables para proveer y
sintetizar eficazmente la información contenida en las mismas.
4. PROCEDIMIENTOS:
157
Con este ejemplar se atenderán todo tipo de requerimiento
siguiendo los siguientes parámetros establecidos:
Gestión de cobranza: La persona responsable de la cartera deberá
tener toda la información previa a la gestión para lograr optimizar
tiempo.
Reportes: Se realizarán informes semanales de cobros detallando la
razón obtenida de cada cliente, este será entregado al Departamento
Financiero todos los jueves de 17:00 p.m. – 18:00 p.m.; excepto
cuando sea día festivo será un día posterior al señalado.
Nivel de morosidad: Los clientes con exagerados días de morosidad
se deberá reportar con carácter de URGENCIA al Departamento
Financiero para la toma de decisiones al respecto.
Retenciones de clientes: Se tomará en cuenta solicitar las retenciones
que nos han efectuado dentro de los 5 días hábiles posteriores de la
fecha de emisión de la factura.
INSTRUCTIVO
DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO CONTABLE
SECCIÓN DE CARTERA
158
Mediante los siguientes procedimientos se atenderán y realizarán
cualquier tipo de requerimiento:
Comprobantes de venta: Serán custodiados por la persona encargada
de ésta sección.
Emisión de documentos: Todo documento elaborado deberá constar la
firma, sello de responsabilidad y soportes respectivos.
El proceso de facturación: Se realizará dentro de los días laborales
durante todos los meses del año contable.
Notas de crédito: Deberá detallarse de forma extraordinaria la razón de
la emisión del documento, adjuntar copia de factura devuelta.
Estar pendiente de la caducidad de los comprobantes a su cargo, de
manera que debe informar al Asistente Financiero para la emisión de
nuevos documentos.
El responsable de ésta sección, mantendrá constantes reuniones con
los Asistentes de producción para tratar los presupuestos pendientes
INSTRUCTIVO
DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO CONTABLE
SECCIÓN DE FACTURACIÓN
159
por facturar, de manera que no se quede ninguno pendiente de
despacharlo.
Las facturas de proveedores serán personalmente recibidas por el
encargado de la sección de facturación que deberá revisar
detenidamente cada ítem del documento, en caso de estar incorrecto
no procede con la recepción del mismo, en el caso que este conforme,
inmediatamente se le da su proceso para la generación de la retención
y su posterior cancelación.
La recepción de facturas a proveedores se efectúa hasta el día 25 de
cada mes, de manera que este día no sea un día laborable se lo paso
inmediatamente al siguiente.
Al contabilizarse este tipo de costos o gastos analizar y conocer bien a
que rubro o destino va a direccionarse, para en un futuro no tener
inconvenientes en sus resultados en los Estados Financieros.
Para esta sección se manejarán los siguientes procedimientos para
atender y realizar cualquier tipo de requerimiento:
INSTRUCTIVO
DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO CONTABLE
SECCIÓN DE PAGOS
160
La chequera debe estar salvaguardada en un lugar seguro y de
acceso restringido bajo custodio del Contador.
Conciliaciones bancarias: Serán efectuadas por el responsable de ésta
área, debe realizarlas a tiempo, mensualmente cotejando con
documentos físicos.
No deben expedirse cheques al portador salvo excepciones que sean
autorizadas por la Gerencia General.
Los cheques anulados deben ser mutilados en el área de las firmas
para prevenir su uso irregular y deben ser archivados junto a la copia
que es utilizada para el registro contable.
Los cheques firmados en blanco deben tener un estricto proceso de
control y seguimiento.
Se emitirá una lista de los posibles pagos que se realizarán durante el
último día de cada semana, ésta será entregada al Jefe Financiero
para su aprobación.
Previo a la elaboración de cheques verificar si los soportes están
correctos, si cumple con el tiempo para el pago.
Todo comprobante de egreso deberá constar la fecha en que se
realiza la cancelación, beneficiario, valor, detalle de la obligación con
sus respectivas firmas de elaboración, responsabilidad, y aceptación.
161
Además deberá ser cancelada con un sello con la inscripción
“pagado”, para prevenir duplicidad de pagos o utilización irregular de
dicha documentación.
Transferencias bancarias: Bajo ningún concepto se realizarán pagos a
proveedores mediantes débitos bancarios, excepto en los préstamos a
empleados que acreditará a la cuenta del mismo.
Los comprobantes de retención deberán ser elaborados en el
momento de contabilización de facturas de proveedores y entregarse
dentro de los 5 días hábiles posteriores de emisión de la factura según
el Art. 39 del Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención.
Los días de atención para proveedores para las consultas de listas de
pagos serán todos los días jueves de 15:30 p.m. a 17:30 p.m.
La cancelación a proveedores se lo efectuarán todos los viernes de
15:30 p.m. a 17:30 p.m., indispensable llevar cédula original para
personas naturales y sello respectivo para las entidades jurídicas.
Toda factura será cancelada después de 30 días contando de la fecha
de emisión de la misma, previo acuerdo con el proveedor en la fecha
de pago.
162
El Contador es el encargado de realizar esencialmente los
siguientes procedimientos:
Para el análisis de información para realizar las declaraciones
mensuales, el Contador deberá solicitar reportes a cada uno de los
colaboradores de las áreas involucradas al Departamento Contable
con 3 días antes del pago de impuestos tributarios.
La elaboración de las declaraciones de obligaciones tributarias con el
Servicio de Rentas Internas y las patronales con el Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social, estarán listas para el cumplimiento 1
día antes de su fecha de pago.
La cancelación de las obligaciones con el Fisco se harán mediante
transferencias bancarias directamente realizada por el Contador,
mientras que del IESS se efectuarán mediante cheque certificado en
horas laborales, de acuerdo lo haya coordinado el Asistente Financiero
con el departamento administrativo.
INSTRUCTIVO
DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO CONTABLE
SECCIÓN DE IMPUESTOS
163
En adquisiciones de activos fijos se procederá a ingresar en la lista de
activos de la compañía.
El método de depreciación será mediante el de línea recta.
La depreciación podrá calcularse de forma mensual o anualmente.
Cada vez que se efectúe la depreciación de algún activo fijo deberá
constar un reporte de sus valores en libros a la fecha.
En el caso de venta de los activos se les debe efectuar un revalúo
mediante opinión de un especialista “perito”.
Con algunos clientes – proveedores una forma de optimizar pagos se
realizarán cruces de cuentas, previo acuerdo entre ambas entidades
con una reunión donde se acuerde las facturas que serán dadas de
bajas y proceder con los cambios de cheques. Este proceso solo lo
realizará el Contador existiendo un reporte de lo cancelado e
ingresado a bancos también.
De manera general toda otra actividad o inconveniente por resolver,
discutir o tratar el Contador o el Jefe Financiero tomaran las decisiones
adecuadas a la resolución de los mismos.
5. MANEJO DE EXCEPCIONES
164
En ausencia de los Jefes departamentales, ellos designarán quién
realizará sus funciones, resolver inconvenientes y toma de decisiones,
quien atenderá todo requerimiento por parte de la Gerencia General.
2. IMPLEMENTACIÓN Y APLICACIÓN DE POLÍTICAS EN LOS
ESTADOS FINANCIEROS.
1. OBJETIVO
Establecer políticas que permitan valuar y exponer los hechos
económicos - financieros que afecten o puedan llegar a afectar el
patrimonio de la entidad, fijando las bases para la presentación de los
Estados Financieros con la finalidad de asegurar que los mismos sean
comparables, es decir con los Estados Financieros de ejercicios
anteriores para cualquier tipo de análisis que se requiera.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a los responsables en preparar y
presentar los Estados Financieros de cada período contable.
INSTRUCTIVO
DE CONTROL INTERNO
ESTADOS FINANCIEROS
165
3. POLÍTICA
Se deberá tomar en cuenta el análisis de cada grupo de cuentas y
de cada subcuenta, comparando los saldos que arrojan cada una de ellas
con un movimiento o auxiliar cotejando que todos los movimientos su
totalidad sea conforme con el resultado en los Estados Financieros.
El reconocimiento de Activo, ya que debe ser reconocido como tal,
todos los beneficios económicos que fluyan hacia la empresa. Mientras
que el reconocimiento de Pasivos, es necesario que sea probable que
salgan recursos económicos de la entidad.
Como reconocer un ingreso, cuando en el Estado de Resultados se
ha incrementado en los beneficios económicos futuros, relacionando un
incremento en los activos y un decremento en los pasivos, y el resultado
debe de medirse con fiabilidad. Los gastos, si existe decremento en los
activos e incremento en los pasivos, además los activos que ya no se van
a cobrar estos tienen que ser reconocidos como gastos inmediatamente.
3. INCORPORACIÓN DE PROCESOS AL DEPARTAMENTO
FINANCIERO PARA LA DETERMINACIÓN DE SUS COSTOS EN LOS
ESTADOS FINANCIEROS.
Primeramente, es necesario identificar los elementos del costo en
el sector de servicios como lo es la publicidad, para lo cual presentamos
el siguiente esquema:
166
Elementos Indicadores Función
Materia prima Medios de
comunicación.
Aquellos que sirven para difundir
nuestros productos como televisión,
radio, prensa.
Mano de Obra Directa
Departamentos
Creativos, Gráficos y
de Arte.
Principales involucrados en crear,
diseñar las ideas para la campaña
que desee el cliente.
Mano de Obra Indirecta
Departamentos de
Medios y Producción.
También aportan bastante en el
soporte y logística de cada trabajo
realizado por los creativos.
Gastos de fabricación
Todos los gastos de
los departamentos
Administrativo,
Contable y Cuentas.
Son todos aquellos gastos operativos
como sueldos y beneficios de los
trabajadores.
Cuadro N° 8
Fuente: ILEDNYM S.A.
Elaborado por: Autores
Para un mejor análisis del Control Interno en la determinación de
costos y su efecto causado en los Estados Financieros presentamos el
siguiente Instructivo de Control Interno que será una guía para una mejor
realización de nuestras actividades operativas de la compañía.
167
1. OBJETIVO
El objetivo de los costos es limitar y determinar de manera unitaria
de producción o fabricación, que mediante el resultado del ejercicio
podemos observar su ganancia o pérdida obtenida durante un periodo
determinado.
La utilidad es la diferencia entre las ventas y los costos al formular
el Estado financiero, los mismos que se dividen en costos fijos y variables.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la compañía, en medición de la
función de las utilidades que obtenga, éstas dependen de la combinación
de tres factores fundamentales como el precio de venta, el costo de
producción y el volumen de ventas.
3. POLÍTICAS
INSTRUCTIVO
DE CONTROL INTERNO
DETERMINACIÓN DE COSTO
168
En la determinación de costos se deberá identificar los Ingresos,
posterior los costos incurridos en la producción de las campañas o
servicios ofertados en el caso de que los genere.
La clasificación de los costos es importante en la determinación de
los mismos, saber cuáles son los variables y fijos; es decir aquellos que
varían aumentando o disminuyendo de forma directa depende de la
producción o sus ventas, mientras que los fijos se mantienen inalterables
a cualquier producción o nivel de ingresos.
La utilidad reflejada en la determinación de estos costos será de
manera adicional revisada mediante análisis de punto de equilibrio
calculado de forma numérica.
4. PROCEDIMIENTOS:
Se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos en la
determinación de los costos en las actividades durante un periodo
determinado:
Conocer los costos de la empresa, ya que es un elemento clave de la
correcta gestión empresarial, para que el esfuerzo y la energía que se
invierte en la empresa den los frutos esperados.
Todas las decisiones empresariales de alguna forma influyen en los
costos de una empresa. Conocer cuáles son las consecuencias
169
técnicas de la decisión, evaluar las incidencias en los costos de la
empresa, calcular el impacto en el mercado que atiende la empresa.
El cálculo de costo es uno de los instrumentos más importantes para la
toma de decisiones y se puede decir que no basta con tener
conocimientos técnicos adecuados, sino que es necesario considerar
la incidencia de cualquier decisión en este sentido y las posibles o
eventuales consecuencias que pueda generar.
En relación con el giro del negocio y según las cuentas reflejadas en
sus Estados Financieros, podemos clasificar los costos de acuerdo a
su función.
Cuadro Nº 9
Elaborado por: Autores
Mediante clasificación de cuentas, logramos obtener el siguiente
consolidado por el período sometido a estudio:
Costos Cuentas
Variables Gastos de viaje, Movilización,
Hospedaje, Honorarios, etc.
Fijos
Sueldos, Beneficios sociales, Mano
de obra indirecta, Depreciaciones,
Alquileres, Intereses, Pólizas, etc.
170
RUC: 0992504544001
ILEDNYM S.A.
ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS
CORRESPONDIENTE A: DICIEMBRE DEL 2008 AL 2010
Concepto
2010
2009
2008
INGRESOS
1.147.617,90 926.264,56 795.973,95
COSTOS:
841.732,36 569.035,83 351.068,55
Costos Fijos 499.299,04
348.319,04 227.426,47
Costos Variables 342.433,32
220.716,79 123.642,08
UTILIDAD
305.885,54
357.228,73
444.905,40
ILEDNYM S.A., es una entidad de servicios se aplicado sus Estados
Financieros acorde el planteamiento a su naturaleza, por lo que sólo
se determinarán el origen del costo, más no algún sistema aplicarse
dentro del proceso de determinación del mismo.
Es de gran relevancia trabajar en la reducción de los costos incurridos
dentro de una producción, por lo cuales se sugiere las siguientes
alternativas para lograrlo:
La reducción de costos es una actividad continua y organizada que
pone en juego todas las funciones claves de la empresa y a todos los
responsables en alcanzarla. Se deberá reducir tiempos perdidos de
mano de obra y los desperdicios y chatarras de los materiales.
Disminuir operativamente formularios y papeleo administrativo
(minimizar su costo). Eliminar ineficiencias, pagos y esfuerzos
innecesarios; aumentando la satisfacción de clientes, la moral de los
empleados y el beneficio potencial.
171
5. MANEJO DE EXCEPCIONES
Las alternativas propuestas en el punto anterior son aplicables de
acuerdo a la opinión del Jefe Financiero y consecuente a sus Directivos,
de acuerdo a sus necesidades como resolver inconvenientes y toma de
decisiones.
ETAPA 4
EVALUACIÓN FINAL
Objetivo:
Conocer si el Control Interno implementado ayudo a la
determinación sistemática de los costos y a salvaguardar los recursos
económicos de la empresa.
Actividades:
1. VERIFICACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL DE
CONTROL INTERNO.
Se convocará a una reunión con el Director Financiero y la
Contadora como involucrados directos en éste proceso de aceptación de
172
nuestra propuesta, estableciendo un período de prueba durante todo el
mes de Junio del 2012.
2. REALIZACIÓN DE UNA ENCUESTA AL PERSONAL QUE LABORA
EN LAS TRES ÁREAS INVOLUCRADAS EN EL ESTUDIO.
Se efectuará 3 encuestas a cada departamento (Producción,
Financiero y Contabilidad) en el cual se conocerá la opinión del personal
respecto a la Implementación del Control Interno.
ENCUESTA PARA MONITOREAR LA IMPLEMENTACIÓN DE LA
PROPUESTA
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN
OBJETIVOS:
El presente sondeo de opinión tiene por objetivo conocer si el
personal está conforme con el actual Sistema de Control Interno.
INSTRUCCIONES:
Colocar una X en la opción que refleje su criterio.
PREGUNTAS:
173
1.- ¿Se encuentra conforme con los actuales procedimientos para el
desarrollo de sus actividades diarias?
Sí No
2.- ¿Usted aplica los procedimientos diseñados para el ingreso y salida de
materiales y/o suministros?
Sí No
3.- ¿Cree usted que los procedimientos actuales han disminuido la
realización de compras directas?
Sí No A veces
4.- ¿Cuando se adquiere materiales y/o suministros al departamento, este
es verificado por el personal del mismo?
Siempre A veces Nunca
5.- ¿Usted considera que debido a la creación de un manual de control
interno su trabajo será mejor ejecutado?
Sí No
6.- ¿Usted considera que en la actualidad los diferentes departamentos
programan con tiempo los pedidos de materiales y/o suministros?
Si No Tal vez
174
7.- ¿Considera usted que debido a la eliminación de las compras directas
ha disminuido el riesgo de pérdida de los materiales y/o suministros
adquiridos?
Si No Tal vez
ENCUESTA PARA MONITOREAR LA IMPLEMENTACIÓN DE LA
PROPUESTA
DEPARTAMENTO FINANCIERO
OBJETIVOS:
El presente sondeo de opinión tiene por objetivo conocer si el
personal está conforme con el actual Sistema de Control Interno.
INSTRUCCIONES:
Colocar una X en la opción que refleje su criterio.
PREGUNTAS:
1.- ¿Usted utiliza los procedimientos diseñados para realizar el proceso de
adquisición de activos fijos?
Si No
2.- ¿Usted está de acuerdo con los actuales procedimientos para la
realización de sus actividades diarias?
175
Totalmente Medianamente En desacuerdo
3.- ¿Considera usted que en la actualidad se medirá el mejoramiento
continúo de la institución mensualmente y de forma comparativa?
Sí No A veces
4.- ¿En qué % usted considera que han disminuido el sobrecargo de
trabajo?
10% - 30% 30% - 50%
50% - 80% 80% - 100%
5.- ¿Con la definición de funciones y procedimientos considera usted que
su trabajo ha disminuido?
Si No Tal vez
6.- ¿Usted cree que se obtendrá una mejor administración con las
mejoras impartidas en los departamentos?
Si No Tal vez
176
ENCUESTA PARA MONITOREAR LA IMPLEMENTACIÓN DE LA
PROPUESTA
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
OBJETIVOS:
El presente sondeo de opinión tiene por objetivo conocer si el
personal está conforme con el actual Sistema de Control Interno.
INSTRUCCIONES:
Colocar una X en la opción que refleje su criterio.
PREGUNTAS:
1.- ¿Usted aplica los procedimientos diseñados para realizar el desarrollo
de cada una de sus actividades diarias?
Siempre Frecuentemente A veces Nunca
2.- ¿Está usted de acuerdo con el procedimiento diseñados para la
gestión de cobranzas, proceso de facturación y desembolsos de dinero?
Totalmente Medianamente En desacuerdo
3.- ¿Usted cree que se lleva un control adecuado en la elaboración y
desembolsos en los pagos a proveedores?
177
Si No Tal vez
4.- ¿Usted ahorra tiempo ahora que el departamento cuenta con un
manual de control interno?
Si No Tal vez
5.- ¿De los siguientes factores cual es el que usted considera que aún
continúa en los departamentos y no permite cumplir con las estimaciones
en los montos de facturación mensualmente? Escoja una.
Saturación de trabajo
Desorganización dentro del departamento
Falta de coordinación con el departamento de producción
Ninguno
6.- ¿Cree usted que el software SPIRIT es el más adecuado y está acorde
a sus necesidades?
Si No
3. TABULACIÓN DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN LAS
ENCUESTAS.
178
Una vez que se ha realizado las 9 encuestas al personal que
labora en los tres departamentos sometidos a estudio su resultado, se
procede a efectuar la respectiva tabulación.
4. INTERPRETACIÓN Y ANÁLISIS ESTADÍSTICO DE LAS
RESPUESTAS DE LAS ENCUESTAS.
Teniendo tabuladas las encuestas se realizará el análisis
correspondiente a fin de conocer las diferentes opiniones de los
departamentos involucrados.
A continuación los resultados acorde a las opciones obtenidas
durante el período de implementación de nuestro proyecto propuesto.
RESULTADOS DE LA ENCUESTA PARA MONITOREAR LA
IMPLEMENTACIÓN DE LA PROPUESTA
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN
Pregunta # 1:
¿Se encuentra conforme con los actuales procedimientos para el
desarrollo de sus actividades diarias?
Alternativas # %
Si 3 100
No 0 0
Total 3 100%
179
Pregunta # 2:
¿Usted aplica los procedimientos diseñados para el ingreso y salida de
materiales y/o suministros?
Alternativas # %
Si 3 100
No 0 0
Total 3 100%
0
20
40
60
80
100
120
Si No
¿Se encuentra conforme con los actuales procedimientos para el desarrollo de sus
actividades diarias?
0
20
40
60
80
100
120
Si No
¿Usted aplica los procedimientos diseñados para el ingreso y salida de materiales y/o
suministros?
180
Pregunta # 3:
¿Cree usted que los procedimientos actuales han disminuido la
realización de compras directas?
Alternativas # %
Si 2 66.67
No 0 0
A veces 1 33.33
Total 3 100%
Pregunta # 4:
¿Cuando se adquiere materiales y/o suministros al departamento, este es
verificado por el personal del mismo?
Alternativas # %
Siempre 2 66.67
A veces 1 33.33
Nunca 0 0
Total 3 100%
0
20
40
60
80
Si No A veces
¿Cree usted que los procedimientos actuales han disminuido la realización de compras
directas?
181
Pregunta # 5:
¿Usted considera que debido a la creación de un manual de control
interno su trabajo será mejor ejecutado?
Alternativas # %
Si 3 100
No 0 0
Total 3 100%
0
20
40
60
80
Siempre A veces Nunca
¿Cuando se adquiere materiales y/o suministros al departamento, este es
verificado por el personal del mismo?
0
20
40
60
80
100
120
Si No
¿Usted considera que debido a la creación de un manual de control interno su trabajo será
mejor ejecutado?
182
Pregunta # 6:
¿Usted considera que en la actualidad los diferentes departamentos
programan con tiempo los pedidos de materiales y/o suministros?
Alternativas # %
Si 2 66.67
No 0 0
Tal vez 1 33.33
Total 3 100%
Pregunta # 7:
¿Considera usted que debido a la eliminación de las compras directas ha
disminuido el riesgo de pérdida de los materiales y/o suministros
adquiridos?
0
20
40
60
80
Si No Tal vez
¿Usted considera que en la actualidad los diferentes departamentos programan con
tiempo los pedidos de materiales y/o suministros?
183
Alternativas # %
Si 3 100
No 0 0
Tal vez 0 0
Total 3 100%
RESULTADOS DE LA ENCUESTA PARA MONITOREAR LA
IMPLEMENTACIÓN DE LA PROPUESTA
DEPARTAMENTO FINANCIERO
Pregunta # 1:
¿Usted utiliza los procedimientos diseñados para realizar el proceso de
adquisición de activos fijos?
Alternativas # %
Si 3 66.67
No 1 33.33
Total 3 100%
0
20
40
60
80
100
120
Si No Tal vez
¿Considera usted que debido a la eliminación de las compras directas ha disminuido el riesgo de pérdida de los
materiales y/o suministros adquiridos?
184
Pregunta # 2:
¿Usted está de acuerdo con los actuales procedimientos para la
realización de sus actividades diarias?
Alternativas # %
Totalmente 2 66.67
Medianamente 1 33.33
En desacuerdo 0 0
Total 3 100%
0
20
40
60
80
Si No
¿Usted utiliza los procedimientos diseñados para realizar el proceso de adquisición de
activos fijos?
Si
No
0
20
40
60
80
¿Usted está de acuerdo con los actuales procedimientos para la realización de sus
actividades diarias?
Totalmente
Medianamente
En desacuerdo
185
Pregunta # 3:
¿Considera usted que en la actualidad se medirá el mejoramiento
continuo de la institución mensualmente y de forma comparativa?
Alternativas # %
Si 3 100
No 0 0
A veces 0 0
Total 3 100%
Pregunta # 4:
¿En qué % usted considera que han disminuido el sobrecargo de trabajo?
Alternativas # %
10 % - 30% 0 0
30% - 50% 0 0
50% - 80% 2 66.67
80% - 100% 1 33.33
Total 3 100%
0
50
100
150
Si No A veces
¿Considera usted que en la actualidad se medirá el mejoramiento continuo de la institución mensualmente y de forma
comparativa?
Si
No
A veces
186
Pregunta # 5:
¿Con la definición de funciones y procedimientos considera usted que su
trabajo ha disminuido?
Alternativas # %
Si 2 66.67
No 0 0
Tal vez 1 33.33
Total 3 100%
0
20
40
60
80
10% - 30% 30% - 50% 50% - 80% 80% - 100%
¿En qué % usted considera que han disminuido el sobrecargo de trabajo?
10% - 30%
30% - 50%
50% - 80%
80% - 100%
0
20
40
60
80
Si No Tal vez
¿Con la definición de funciones y procedimientos considera usted que su
trabajo ha disminuido?
Si
No
Tal vez
187
Pregunta # 6:
¿Usted cree que se obtendrá una mejor administración con las mejoras
impartidas en los departamentos?
Alternativas # %
Si 3 100
No 0 0
Tal vez 0 0
Total 3 100%
ENCUESTA PARA MONITOREAR LA IMPLEMENTACIÓN DE LA
PROPUESTA
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Pregunta # 1:
¿Usted aplica los procedimientos diseñados para realizar el desarrollo de
cada una de sus actividades diarias?
0
20
40
60
80
100
120
Si No Tal vez
¿Usted cree que se obtendrá una mejor administración con las mejoras impartidas en
los departamentos?
Si
No
Tal vez
188
Alternativas # %
Siempre 1 33.33
Frecuentemente 2 66.67
A veces 0 0
Nunca 0 0
Total 3 100%
Pregunta # 2:
¿Está usted de acuerdo con el procedimiento diseñado para la gestión de
cobranzas, proceso de facturación y desembolsos de dinero?
Alternativas # %
Totalmente 2 66.67
Medianamente 1 33.33
En desacuerdo 0 0
Total 3 100%
¿Usted aplica los procedimientos diseñados para realizar el desarrollo de cada una de sus
actividades diarias?
Siempre
Frecuentemente
A veces
Nunca
189
Pregunta # 3:
¿Usted cree que se lleva un control adecuado en la elaboración y
desembolsos en los pagos a proveedores?
¿Está usted de acuerdo con el procedimiento diseñado para la gestión de
cobranzas, proceso de facturación y desembolsos de dinero?
Totalmente
Medianamente
En desacuerdo
¿Usted cree que se lleva un control adecuado en la elaboración y desembolsos
en los pagos a proveedores?
Si
No
Tal vez
Alternativas # %
Si 2 66.67
No 0 0
Tal vez 1 33.33
Total 3 100%
190
Pregunta # 4:
¿Usted ahorra tiempo ahora que el departamento cuenta con un manual
de control interno?
Pregunta # 5:
¿De los siguientes factores cual es el que usted considera que aún
continúa en los departamentos y no permite cumplir con las estimaciones
en los montos de facturación mensualmente? Escoja una.
¿Usted ahorra tiempo ahora que el departamento cuenta con un manual de
control interno?
Si
No
Tal vez
Alternativas # %
Si 3 100
No 0 0
Tal vez 0 0
Total 3 100%
191
Pregunta # 6:
¿Cree usted que el software SPIRIT es el más adecuado y está acorde a
sus necesidades?
¿De los siguientes factores cual es el que usted considera que aún continúa en los
departamentos y no permite cumplir con las estimaciones en los montos de facturación
mensualmente? Escoja una.
Saturación de trabajo
Desorganizacióndentro deldepartamento
Falta de coordinacióncon el departamentode producción
Ninguno
Alternativas # %
Saturación de trabajo 0 0
Desorganización dentro del
departamento 0 0
Falta de coordinación con el
departamento de producción 1 33.33
Ninguno 2 66.67
Total 3 100%
Alternativas # %
Si 2 66,67
No 1 33,33
Total 3 100%
192
4.10. IMPACTO, PRODUCTO, BENEFICIO OBTENIDO
Aquí detallamos qué clase de impacto se obtuvo en el proceso de
desarrollo y ejecución de la propuesta, el producto que se logró crear y
sobre todo el beneficio obtenido para la Institución.
IMPACTO
Se ha logrado conseguir un impacto social, porque la empresa
como sociedad logró alcanzar más de un beneficio con nuestra propuesta.
Representa un beneficio financiero, porque mediante el buen desempeño
de las actividades logramos medir la rentabilidad, decimos que el impacto
económico, también con este podemos lograr adquirir equipos, mejorar
nuestros recursos.
Finalmente el impacto contable, porque mediante el planteamiento
del Manual de Control Interno podemos tener una mejor organización y
consecuente un mejoramiento continúo de la empresa.
¿Cree usted que el software SPIRIT es el más adecuado y está acorde a sus
necesidades?
Si
No
193
PRODUCTOS DE LA PROPUESTA
Los productos que se mantiene en la propuesta son los siguientes:
a) Actualización y creación de políticas y procedimientos para el
departamento de Producción.
b) Incorporación de procedimientos y políticas para los departamentos
Financiero, Contable con sus respectivas áreas.
c) Implementación de un Manual de Control Interno Financiero –
Administrativo.
d) Diseño e instauración de un Manual de Control Interno que nos
ayude en la determinación de costos.
BENEFICIOS OBTENIDOS
Algunos de los beneficios obtenidos durante la elaboración de la
propuesta son de salvaguardar los recursos económicos, humanos y la
rentabilidad institucional.
Disponer de información fiable en relación a los procedimientos con
los que realiza la compañía, con su acorde desarrollo, siguiendo los
parámetros establecidos que nos permita tomar las decisiones de manera
oportuna. Un manual de control interno, de políticas y procedimientos
aporta a la entidad un camino correcto, para que ésta logre cumplir con
194
las metas establecidas. Todo sistema de medición debe satisfacer los
siguientes objetivos: Comunicar la estrategia, entender procesos, definir
responsabilidades, mejorar el control de la entidad, facilitar la delegación
en las personas.
4.11. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
195
196
197
198
199
200
201
202
CONCLUSIONES
Se concluye que la investigación que las herramientas utilizadas
aportaron a aclarar la problemática en relación de los hallazgos
encontrados como son: Falencia de políticas y procedimientos en las
áreas de la compañías, la carencia de creación de cuentas
independientes e individuales en el Plan de cuentas que se refleja en los
Estados Financieros en virtud de los Ingresos y sus Costos, la falta de
determinación de los costos de producción para la obtención de un
margen de utilidad, etc.
La propuesta responde concordancia con las necesidades que
tiene la entidad en un control interno adecuado a su naturaleza de
servicios, que permita incrementar su rentabilidad ofreciendo al mercado
productos de la calidad y a un bajo costo.
La misma que refleja un impacto positivo dentro de las finanzas y
organización de la empresa, las principales áreas beneficiadas como la
financiera, la contable y de producción, debido a este impacto se espera
que los procesos sean más rápidos, desarrollándose de manera
sistemática, que los inventarios estén salvaguardados y lograr una
reducción considerable en los costos de producción.
La Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A. va a disfrutar de mejores
procesos operativos, administrativos y contables, además se utilizarán
controles de medición y gestión que permitirán efectuar la comprobación
203
del cumplimiento de los procedimientos establecidos para las áreas
beneficiadas.
Los procesos a implementar tratan de impedir hechos o eventos
que de alguna forma pudieran poner en riesgo la rentabilidad de la
empresa. Nos facilitarán oportunamente a detectar inconvenientes en el
caso de haberlos.
204
RECOMENDACIONES
Prevalecer y fortalecer la comunicación entre el personal de los
diferentes departamentos, facilitando la coordinación entre ellos.
Realizar controles periódicos a los Departamentos de Producción,
Financiero y Contable, con la finalidad de verificar la correcta
implementación del proyecto propuesto.
Mayor compromiso por parte de los altos directivos de la Organización,
a la implementación de nuevas propuestas que permitan lograr
grandes beneficios para la misma.
Realizar un adecuado análisis a cada transacción que realice la
entidad, para así evitar problemas futuros.
Mejor aprovechamiento del recurso tecnológico como humano con el
que cuenta la compañía.
205
BIBLIOGRAFIA
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integral”, 12va. Edición, Editorial McGraw Hill- Colombia.
Gitman, Lawrence J. (2003) Principios de Administración Financiera,
Décima edición México.
Cook W John, Ph. D., C.P.A.; Winkley Gary M. D.B.A., C.P.A. (1987),
“Auditoria”, Tercera Edición, Editorial McGraw Hill – México.
Cultural de Ediciones S.A. (1998), “Auditoria I”, Madrid – España.
“Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)” (2008),
Ediciones GAB, Tomo 1, Primera Edición.
Burton John C. and Patricia Fairfield (1982), “Auditoría de la evolución
en un entorno cambiante: Un diario de auditoría de las prácticas y
demostraciones de teoría”
Sampieri Roberto, Fernández Collado Carlos, Baptista Lucio Pilar
(2003), “Metodología de la Investigación”, Tercera Edición, Editorial
McGraw-Hill Interamericana, México, D.F.
Reyes Ponce Agustín (2001), “Administración de Empresas, teoría y
práctica - Primera parte”, Quincuagésima Edición, Editorial Limusa
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206
Coopers & Lybrand (1997), “Los nuevos conceptos del Control Interno
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Chiavenato, Adalberto (1999), “Introducción a la teoría general de la
administración”, México.
Philip Koller y Gary Armstrong (2001), “Marketing”, Octava Edición,
Mexico.
“Contabilidad de Gestión Presupuestaria y de Costos”, Editorial
McGraw Hill – España.
Amat Salas, Joan (2002), “El Control de gestión: una perspectiva de
dirección”, Editorial Gestión, Sexta Edición, Barcelona.
Perdomo Moreno, Abraham (2004), “Fundamentos de Control Interno”,
Novena Edición, México.
Haried A., Imdieke L., Smith R., “Enciclopedia de la Contabilidad 3,
Contabilidad Avanzada I, Océano Grupo Editorial, Volumen III,
España.
Grupo Editorial Océano (1994), “Contabilidad y Auditoría”, Volumen III,
España.
Cruz Juan Sergio, Villarreal Navarro Julio, Rosillo Jorge, “Finanzas
Corporativas”, Thomson Editores, Colombia.
207
Estupiñan Rodrigo (2006), “Control Interno y Fraudes” Segunda
Edición, ECOE Ediciones, Colombia.
http://www.monografias.com/trabajos18/recepcion-remesas/recepcion-
remesas.shtml#sistma
http://definicion.de/recursos-financieros/
http://definicion.de/recursos-humanos/
http://es.scribd.com/doc/3275096/variables-y-operacionalizacion
http://www.google.com.ec/search?q=operacionalizacion+de+las+variab
les+en+la+investigacion&hl=es&source=hp&aq=2&aqi=g9&oq=operaci
onalizacion+de+las+variables&sesinv=1
http://www.google.com.ec/search?hl=es&q=evolucion+del+control+inte
rno&oq=evolucion+del+contro&aq=0&aqi=g10&aql=&gs_l=serp.3.0.0l1
0.42424.46899.0.49389.20.6.0.4.4.0.669.1462.3-1j1j1.3.0...0.0.gTGn-
o31FC4
208
209
ANEXO # 1
AUTORIZACIÓN PARA LA REALIZACIÓN DEL PROYECTO DE
INVESTIGACIÓN
210
ANEXO # 2
REGISTRO ÚNICO DE CONTRIBUYENTES
211
ANEXO # 2
REGISTRO ÚNICO DE CONTRIBUYENTES
212
ANEXO # 3
NOMBRAMIENTO DE REPRESENTANTE LEGAL
213
ANEXO # 3
NOMBRAMIENTO DE REPRESENTANTE LEGAL
214
ANEXO # 4
CÉDULA DE IDENTIDAD DEL REPRESENTANTE LEGAL
215
ANEXO # 5
UBICACIÓN DE LA EMPRESA
Calle Miguel Alcívar
Torres del Norte
TORRE A
Torres del Norte
TORRE B
Ave
nid
a Francisco
de O
rellana
Edificio LAS
CÁMARAS
Restaurant
EL BARQUITO
Picantería EL
PEZ AZUL
EXPRESS
Escuela de
Conducción
ECAUTE
Edificio
NEW CENTER
Mini Market
NEW CENTER
Hotel Hilton
Colon
Semáforo
216
ANEXO # 6
ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA AGENCIA DE PUBLICIDAD ILEDNYM S.A.
Gerencia
Asistente
Recursos
Humanos
Jefe
Recepción
Mensajería
Servicios
Generales
Financiero
Director
Asistente
Contabilidad
Contador
Cartera
Facturación
Pagos
Impuestos
Cuentas
Director
General
Sector
Público
Sector
Privado
Director Director
Ejecutivo
1
Ejecutivo
1
Ejecutivo
2
Ejecutivo
2
Producción
Jefe
Asistente
1
Asistente
2
Medios
Jefe
Asistente
1
Asistente
2
Gráfico
Jefe
Sector
Público
Sector
Privado
Asistente Asistente
Creatividad
Jefe
Director
General
Asistente
1
Asistente
1
Asistente
2
Asistente
2
Sector
Público
Sector
Privado
Jefe
217
ANEXO # 7
HERRAMIENTA DE INVESTIGACIÓN
ENTREVISTA
OBJETIVOS
Analizar si todas las operaciones se realizan con los procedimientos adecuados y acordes a la Organización.
PERFIL DEL ENTREVISTADO
DIRECTOR FINANCIERO Principal responsable de organizar y dirigir las actividades administrativas, financieras, de recursos humanos de la Institución.
FECHA A REALIZAR 21-Marzo-2012
ENTREVISTADORES Srta. María Fernanda Cárdenas Cabrera.
Sr. Luis Oswaldo Velásquez Guerrero.
ENTREVISTADO Sr. Ing. Com. Washington Luna Yagual.
CUESTIONARIO APLICADO
1) ¿Cómo y cuándo se creó la empresa ILEDNYM S.A.?
2) ¿En el momento de su creación se estructuró con un organigrama
funcional?
218
3) ¿Están claramente especificadas las funciones de los diferentes
colaboradores de la empresa?
4) ¿La contabilidad aplicada en la empresa está estructurada como un
Sistema?
5) ¿Existen en la empresa los documentos de soporte que sustenten las
cifras que arrojan los Estados Financieros?
6) ¿Los Estados Financieros reflejan perfectamente las operaciones
productivas de la empresa?
7) ¿Cuáles son las dificultades que puedan existir entre el nivel de
facturación y los registros contables?
8) ¿Cómo se realiza generalmente el registro contable de los Costos por
producción, si no se tiene bien definido el tipo de Ingreso obtenido?
9) ¿Cuándo se implementó el Sistema Informático de la empresa?
10) ¿El Sistema informativo actual satisface todas las exigencias y
necesidades de la empresa?
11) ¿Posee la empresa un manual de políticas y procedimientos para el
Control Interno? ¿Si no lo tiene, cree usted que es necesario la
implementación de un Manual de políticas y procedimientos del
Control Interno?
12) ¿Qué beneficios considera usted que tendría si se implementa un
Manual de políticas y procedimientos del Control Interno en la
empresa?
219
ANEXO # 8
HERRAMIENTA DE INVESTIGACIÓN
ENTREVISTA
OBJETIVOS
Realizar correctamente los registros contables y sus respaldos, previos a la preparación de los informes financieros y estadísticos.
PERFIL DEL ENTREVISTADO
CONTADORA Responsable del análisis e interpretación de las gestiones operativas de la compañía conforme a las normas y procedimientos.
FECHA A REALIZAR 21-Marzo-2012
ENTREVISTADORES Srta. María Fernanda Cárdenas Cabrera.
Sr. Luis Oswaldo Velásquez Guerrero.
ENTREVISTADO Sra. Ing. Com. Jacqueline Rizzo León.
CUESTIONARIO APLICADO
1) ¿Cómo y cuándo se creó la empresa ILEDNYM S.A.?
2) ¿Cuánto tiempo labora usted en la Compañía?
3) ¿Conoce la misión y visión de la empresa?
220
4) ¿Las operaciones departamentales se encuentran definidas bajo
parámetros estructurales o reglamentales?
5) ¿Cree que el actual sistema informático satisface todas sus
exigencias y necesidades?
6) ¿Tiene bajo su custodia todos los documentos que avalan las
operaciones por Inversiones?
7) ¿Proporciona asientos de ajustes y reajustes en caso de que haya
errores contables?
8) ¿Cómo realizan las adquisiciones de los activos fijos y si tienen
contrato con alguna aseguradora?
9) ¿Realizan un cierre mensual, efectúan el análisis y evaluaciones
respectivas de todo lo generado?
10) ¿Las declaraciones mensuales de Impuestos por lo regular cómo
son liquidadas?
11) ¿Considera usted, que los pagos, facturación y cobranzas se
realizan con todos los procedimientos contables adecuados?
221
ANEXO # 9
HERRAMIENTA DE INVESTIGACIÓN
ENTREVISTA
OBJETIVOS
Ofrecer un excelente servicio a los usuarios, evaluando y respondiendo con eficacia a todas sus dudas y problemas, realizando una cobranza directa y cercana.
PERFIL DEL ENTREVISTADO
FACTURACIÓN Y COBRANZAS Encargada del proceso de facturar y cobrar por los servicios o productos que proporciona la empresa.
FECHA A REALIZAR 21- Marzo - 2012
ENTREVISTADORES Srta. María Fernanda Cárdenas Cabrera.
Sr. Luis Oswaldo Velásquez Guerrero.
ENTREVISTADO Srta. Ing. Nathalia Mancero Quintero.
CUESTIONARIO APLICADO
1) ¿Cómo y cuándo se creó la empresa ILEDNYM S.A.?
2) ¿Cuánto tiempo lleva prestando sus servicios en la Compañía?
3) ¿Conoce la misión y visión de la empresa?
222
4) ¿Aplica el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y
Documentos complementarios en la realización de sus actividades
diarias?
5) ¿Cree que el sistema informático satisface sus exigencias y
necesidades?
6) ¿Cuál es el procedimiento que aplica en la emisión de las facturas?
7) ¿Emite confirmaciones, estados de cuenta para la verificación de
saldos con los clientes?
8) ¿Cuadra diariamente las recaudaciones realizadas?
9) ¿Evalúan el nivel de morosidad conjuntamente con el Director
Financiero o Contadora y elaboran propuestas de cobro?
10) ¿Las retenciones de clientes son solicitadas con anticipación previa
declaración de Impuestos?
223
ANEXO # 10
HERRAMIENTA DE INVESTIGACIÓN
ENTREVISTA
OBJETIVOS
Realizar la correcta aplicación de las
políticas, normas y procesamientos en
los pagos a proveedores, quincenales de
remuneraciones del personal de la
empresa.
PERFIL DEL ENTREVISTADO
PAGADURÍA Encargado de cancelar y llevar el control de los gastos que posee la compañía.
FECHA A REALIZAR 21- Marzo - 2012
ENTREVISTADORES Srta. María Fernanda Cárdenas Cabrera.
Sr. Luis Oswaldo Velásquez Guerrero.
ENTREVISTADO Sra. Rosa Parra Rocha.
CUESTIONARIO APLICADO
1) ¿Sabe usted, cómo y cuándo se creó la empresa ILEDNYM S.A.?
2) ¿Cuánto tiempo trabaja en la empresa?
3) ¿Conoce la misión y visión de la empresa?
224
4) ¿Las actividades que realiza están especificadas bajo un Manual de
Políticas y Procedimientos?
5) ¿El actual sistema informático satisface todas sus exigencias y
necesidades?
6) ¿Cada qué tiempo vence la factura de proveedor para la aprobación
de pagos?
7) ¿Quién es la persona responsable de autorizar pagos y generalmente
que días realizan los mismos?
8) ¿Cómo realiza el procedimiento de pagos a los proveedores en la
empresa?
9) ¿Efectúan cruces de cuentas con Clientes-Proveedores?
10) ¿Se generan anticipos a proveedores sin documento de soporte
alguno?
11) ¿Cómo realiza la contabilización de todos los pagos?
225
ANEXO # 11
226
227
228
ANEXO # 12
AE
229
ANEXO # 12
230
231
ANEXO # 13
232
ANEXO # 13
233
234
ANEXO # 14
235
ANEXO # 14
236
237
ANEXO # 15
238
ANEXO # 15
239
240
ANEXO # 16
241
ANEXO # 16
242
