UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN...

UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

Y FINANCIERAS

CARRERA CONTADURÍA PÚBLICA

“MANUAL DE AUDITORÍA PARA EVALUAR EL

CONTROL INTERNO DEL SISTEMA DE

ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE

ENTIDADES DESCONCENTRADAS”

CASO DE ESTUDIO: SERVICIO NACIONAL DE

VERIFICACIÓN DE EXPORTACIONES (SENAVEX)

Proyecto de Grado para la obtención del Grado de Licenciatura

POR: RUBÉN SAÚL MAMANI NINA

TUTOR: Mg. Sc. FELIPE EULOGIO VALENCIA TAPIA

LA PAZ – BOLIVIA

Agosto, 2014

UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y FINANCIERAS

CARRERA CONTADURÍA PÚBLICA

Proyecto de Grado:

“MANUAL DE AUDITORÍA PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO

DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

DE ENTIDADES DESCONCENTRADAS”

CASO DE ESTUDIO: SERVICIO NACIONAL DE VERIFICACIÓN DE

EXPORTACIONES (SENAVEX)

Presentado por: Univ. Rubén Saúl Mamani Nina

Para optar el grado académico de Licenciado en Contaduría Pública

Nota Numeral : ………………………………………………………..

Nota literal : ………………………………………………………..

Ha sido : ………………………………………………………..

Director de la Carrera de Contaduría Pública: Dr.. Luis Aparicio Delgado Ph. D.

Tutor : Mg. Sc. Felipe Eulogio Valencia Tapia

Tribunal : Mg. Sc. Ausberto Choque Mita

Tribunal : Mg. Sc. Carlos Coronel Tapia

Tribunal : Mg. Sc. Edwin Gutiérrez Zapana

DEDICATORIAS

A Dios

Por haberme permitido llegar a esta etapa dándome salud para lograr mis objetivos

propuestos, además de su infinita bondad y amor.

A mi madre Sebastiana

Por haberme apoyado en todo momento por sus consejos, los valores inculcados, por la

motivación constante que me ha permitido ser una persona de bien, pero lo más

importante por su amor.

A mi padre Valentín

Por los ejemplos de constancia y perseverancia que lo caracterizan y que me ha

infundado siempre para salir adelante.

A mi Familia

Por todo el apoyo y comprensión manifestado y en especial a mi hermano Alfredo por

ser el ejemplo de hermano y de cual aprendí aciertos y de llevar adelante los momentos

difíciles; a mi hermana Elda que me enseño el camino del sacrificio y no rendirse ante

posibles tropiezos.

AGRADECIMIENTOS

La realización del presente proyecto de Grado ha sido una tarea ardua, en ese sentido

quedo en deuda y agradezco en forma infinita a todas las personas que me brindaron su

apoyo desinteresado, a los cuales tendré gratitud perpetua.

A la Facultad de Ciencias Económicas y Financieras – Carrera Contaduría Pública

Por haber contribuido en mi formación académica de una manera impecable.

A mi tutor y guía Mg. Sc. Felipe Eulogio Valencia Tapia

Por su asesoramiento, sugerencias, recomendaciones y por sobre todo el apoyo

incondicional para la elaboración y conclusión del presente proyecto de Grado.

Al Personal del Servicio Nacional de Verificación de Exportaciones - SENAVEX

Por haberme brindado amistad y colaboración desinteresada dentro la elaboración del

presente Proyecto de Grado.

A mi Esposa Miriam e hijos Samuel y Mateo

Por su paciencia y permanente aliento desprendido, sin presiones a la hora de sacrificar

el tiempo no compartido.

ÍNDICE GENERAL

RESUMEN EJECUTIVO ……………………………………………………………. i

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... 1

CAPÍTULO I. MARCO INSTITUCIONAL ................................................................. 3

1.1 ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD ............................................................... 3

1.2 NATURALEZA DEL SENAVEX ...................................................................... 3

1.3 ENTIDAD PÚBLICA DESCONCENTRADA. .................................................. 3

1.4 BASE LEGAL DE CREACIÓN ......................................................................... 4

1.5 MISIÓN ............................................................................................................... 5

1.6 VISIÓN ................................................................................................................ 5

1.7 POLÍTICA DE CALIDAD .................................................................................. 5

1.8 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .............................................................. 6

1.9 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE FUNCIONES ........................................ 6

1.9.1 ÁREA DE BIENES Y SERVICIOS .................................................................... 7

CAPÍTULO II. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................... 8

2.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ................................................................. 8

2.2 DETERMINACIÓN DE CAUSA ....................................................................... 8

2.2.1 DEFINICIÓN DE CAUSA.- ............................................................................... 8

2.2.2 CAUSA DENTRO EL SENAVEX ..................................................................... 8

2.3 DETERMINACIÓN DE EFECTO ...................................................................... 9

2.3.1 DEFINICIÓN DE EFECTO ................................................................................ 9

2.3.2 EFECTO DENTRO EL SENAVEX .................................................................... 9

2.4 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA .............................................................. 9

2.5 CUESTIONAMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN........................................... 9

2.6 IDENTIFICACIÓN DE VARIABLES.............................................................. 10

2.6.1 VARIABLE DEPENDIENTE ........................................................................... 10

2.6.2 VARIABLE INDEPENDIENTE ....................................................................... 10

2.7 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN ................................................. 10

2.7.1 JUSTIFICACIÓN SOCIAL ............................................................................... 10

2.7.2 JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA ..................................................................... 11

2.7.3 JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA ......................................................................... 11

2.7.4 JUSTIFICACIÓN PROFESIONAL .................................................................. 11

2.8 ALCANCE DE LA INVESTIGACIÓN ............................................................ 12

2.8.1 ALCANCE TEMÁTICO ................................................................................... 12

2.8.2 ALCANCE ESPACIAL..................................................................................... 12

2.8.3 ALCANCE TEMPORAL .................................................................................. 12

2.9 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ......................................................... 12

2.9.1 OBJETIVO GENERAL ..................................................................................... 12

2.9.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................ 13

CAPÍTULO III. DISEÑO METODOLÓGICO .......................................................... 14

3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN ............................................................................ 14

3.1.1 INVESTIGACIÓN DE CAMPO ....................................................................... 14

3.2 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN .................................................................. 14

3.2.1 ANÁLISIS ......................................................................................................... 14

3.2.2 SÍNTESIS .......................................................................................................... 15

3.2.3 INDUCCIÓN ..................................................................................................... 15

3.2.4 DEDUCCIÓN .................................................................................................... 15

3.3 FUENTES DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN .................................. 15

3.3.1 FUENTES DE INFORMACIÓN PRIMARIA .................................................. 15

3.3.2 FUENTES DE INFORMACIÓN SECUNDARIA ............................................ 16

3.4 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS ................................................ 16

3.4.1 OBSERVACIÓN ............................................................................................... 16

3.4.2 CUESTIONARIOS ............................................................................................ 17

3.4.3 ENTREVISTA ................................................................................................... 17

CAPÍTULO IV. MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL ......................................... 19

4.1 CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN ............................................................ 19

4.2 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

(S.A.B.S.) ........................................................................................................... 20

4.2.1 SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ............. 21

4.2.2 SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES ...................................................... 21

4.2.3 SUBSISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES. ............................................ 22

4.3 BIENES DE DOMINIO PÚBLICO .................................................................. 22

4.3.1 DEFINICIÓN ..................................................................................................... 22

4.3.2 CARACTERÍSTICAS DE LOS BIENES DE DOMINIO PÚBLICO

(DEMANIALES) ............................................................................................... 22

4.4 AUDITORÍA ..................................................................................................... 23

4.4.1 DEFINICIÓN DE AUDITORÍA ....................................................................... 23

4.4.2 PRINCIPIOS DE AUDITORÍA ........................................................................ 23

4.4.3 OBJETIVOS DE AUDITORÍA ......................................................................... 26

4.4.3.1 GENERAL ......................................................................................................... 26

4.4.3.2 ESPECÍFICO ..................................................................................................... 26

4.4.4 PROCESO DE AUDITORÍA ............................................................................ 26

4.4.4.1 REUNIÓN PREVIA O REUNIÓN DE INTRODUCCIÓN ............................. 27

4.4.4.2 RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN ........................................................... 27

4.4.4.3 TRANSCURSO DE LA AUDITORÍA ............................................................. 28

4.4.4.4 REUNIÓN DE CIERRE .................................................................................... 28

4.4.4.5 REUNIÓN DE CLAUSURA ............................................................................. 28

4.4.5 ALCANCE DE LA AUDITORÍA ..................................................................... 29

4.5 PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA ............................................................... 29

4.6 DEFINICIÓN DE PROCESOS A AUDITAR .................................................. 29

4.7 ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA ................................. 30

4.7.1 DEFINICIÓN ..................................................................................................... 30

4.8 EL AUDITOR .................................................................................................... 30

4.9 SELECCIÓN DEL EQUIPO AUDITOR .......................................................... 31

4.10 ESTUDIO PRELIMINAR ................................................................................ 32

4.11 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS ........................................................... 32

4.12 CONTENIDO DEL INFORME DE AUDITORÍA ........................................... 33

4.13 HALLAZGO DE AUDITORÍA ........................................................................ 34

4.14 NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORÍA (NIA) ............................ 34

4.14.1 DEFINICIÓN ..................................................................................................... 34

4.15 NORMAS DE AUDITOR GUBERNAMENTAL……………………………

36

4.15.1 DEFINICIÓN …………………………………………………………. 36

4.15.2 ALCANCE…………………………………………………………………… 36

4.15.3 OBJETIVOS ……..……………………………………………………………36

4.15.4 NORMAS GENERALES DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL ………. 37

4.16 NORMA INTERNACIONAL DE AUDITORÍA (NIA) 400

EVALUACIÓN DE RIESGOS Y CONTROL INTERNO ............................... 39

4.16.1 DEFINICIÓN ..................................................................................................... 39

4.16.2 RIESGO DE AUDITORÍA................................................................................ 40

4.16.3 TIPOS DE RIESGO DE AUDITORÍA ............................................................. 40

4.16.3.1 RIESGO INHERENTE ................................................................................... 40

4.16.3.2 RIESGO DE CONTROL ................................................................................ 41

4.16.3.3 RIESGO DE DETECCIÓN ............................................................................. 42

4.17 NORMA INTERNACIONAL DE AUDITORÍA 240 ...................................... 43

4.18 NORMA INTERNACIONAL DE AUDITORÍA (NIA) 330 ............................ 44

4.18.1 OBJETIVO ........................................................................................................ 44

4.18 NORMA INTERNACIONAL DE AUDITORÍA (NIA) 265 ............................ 44

4.18.1 OBJETIVO ........................................................................................................ 44

4.20 ELABORACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA ...................................... 45

4.20.1 INFORME DE AUDITORÍA ............................................................................ 45

4.20.2 OBJETIVOS DEL INFORME DE AUDITORÍA ............................................. 45

4.20.3 CARACTERÍSTICAS DEL INFORME DE AUDITORÍA. ............................. 46

4.20.4 RESPONSABILIDAD DE LA EMISIÓN DEL INFORME DE

AUDITORÍA ................................................................................................... 49

4.21 MANUAL ........................................................................................................ 50

4.21.1 DEFINICIÓN .................................................................................................. 50

4.22 CONTROL INTERNO .................................................................................... 50

4.22.1 CONCEPTO .................................................................................................... 50

4.22.2 CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO ........................................... 51

4.22.2.1 CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO ................................................ 51

4.22.2.2 CONTROL INTERNO CONTABLE ............................................................. 51

4.23 CONTROL INTERNO COSO II (ERM) – ENTERPRISE RISK

MANAGEMENT ............................................................................................ 52

4.23.1 ANTECEDENTES FUNDAMENTALES ...................................................... 52

4.23.2 DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO COSO II .................................... 53

4.23.3 BENEFICIOS DEL CONTROL INTERNO COSO II .................................. 54

4.23.4 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO COSO II ..................................... 55

4.23.4.1 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS. .................................................................... 55

4.23.4.2 OBJETIVOS OPERATIVOS .......................................................................... 55

4.23.4.3 OBJETIVOS RELACIONADOS CON LA INFORMACIÓN

SUMINISTRADA A TERCEROS. ................................................................. 55

4.23.4.4 OBJETIVOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO

REGULATORIO. ............................................................................................ 55

4.23.5 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO COSO II ............................. 56

4.23.5.1 AMBIENTE DE CONTROL .......................................................................... 56

4.23.5.2 ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS ....................................................... 56

4.23.5.3 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS ................................................................. 57

4.23.5.4 EVALUACIÓN DE RIESGOS ....................................................................... 57

4.23.5.5 RESPUESTA AL RIESGO ............................................................................. 57

4.23.5.5.1 EVITAR EL RIESGO ..................................................................................... 58

4.23.5.5.2 REDUCIR EL RIESGO .................................................................................. 58

4.23.5.5.3 COMPARTIR EL RIESGO............................................................................. 58

4.23.5.5.4 ACEPTAR EL RIESGO .................................................................................. 58

4.23.5.6 ACTIVIDADES DE CONTROL .................................................................... 58

4.23.5.7 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ........................................................ 59

4.23.5.8 SUPERVISIÓN ............................................................................................... 59

4.24 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN ................................................... 60

4.25 PAPELES DE TRABAJO ............................................................................... 60

CAPÍTULO V. PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA ............................................... 61

5.1 INTRODUCCIÓN ............................................................................................. 61

5.2 MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA .......................... 61

5.3 OBJETIVOS ...................................................................................................... 62

5.3.1 OBJETIVO GENERAL ..................................................................................... 62

5.4 ALCANCE DE LA AUDITORÍA .................................................................... 62

5.5 NORMATIVA LEGAL ..................................................................................... 63

5.6 ETAPAS DE TAREAS A DESARROLLAR.................................................... 64

5.6.1 RECURSOS HUMANOS .................................................................................. 65

5.6.2 RECURSOS ECONÓMICOS ........................................................................... 65

BIBLIOGRAFÍA

CAPÍTULO VI.

MANUAL DE AUDITORÍA PARA EVALUAR EL

CONTROL INTERNO DEL SISTEMA DE

ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS DEL SENAVEX

67

CAPÍTULO VII. APLICACIÓN PRÁCTICA DEL MANUAL 145

RESUMEN EJECUTIVO

El presente Proyecto de Grado presentado como un aporte a la Carrera de Contaduría

Pública, es una recopilación de datos e información Primaria y Secundaria, que tiene

como título “ MANUAL DE AUDITORÍA PARA EVALUAR EL CONTROL

INTERNO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE

ENTIDADES DESCONCENTRADAS. CASO DE ESTUDIO: SERVICIO

NACIONAL DE VERIFICACIÓN DE EXPORTACIONES - SENAVEX” donde se

realizó un trabajo previo o diagnóstico, porque al tratarse de la Elaboración de un

Manual, que según solicita la teoría: Contiene una serie de referencias de Organización

que son usados frecuentemente por los Ejecutivos como Política de Acción; por los

Auditores como una Guía de trabajo para detectar los Riesgos por la no aplicación del

Control Interno dentro el S.A.B.S..

Es por esto que, el universo para este estudio está dado por la M.A.E., Jefes de Unidad,

Encargados y Técnicos entre los cuales se realizó una encuesta general, por tratarse de

una población posible de contactarla.

En el presente Proyecto de Grado, se aplicaron instrumentos para la recolección de

información directa como:

La Encuesta

La Entrevista

Así mismo de variables de análisis, tales como:

Determinación de Funciones.

i

Procedimientos aplicados al Sistema de Administración de

Bienes y Servicios.

Tiempo de la Ejecución de Procesos (Agilidad o Demora en

las gestiones)

Cumplimiento de Tareas de los Funcionarios

Cumplimiento de la Normativa

El Presente Trabajo fue desarrollado y será de aplicación dentro la Entidad, ubicada en

la Ciudad de La Paz Av. Camacho Esquina Bueno N° 1488 Edif. del Vice Ministerio de

Comercio Interno y Exportaciones 5to. Piso., que en su Contenido General abarca los

siguientes componentes:

Recursos Humanos

Estrategias Procedimentales

Cumplimientos Normativos

El desarrollo de Argumentos, Definiciones es el resultado de tareas de Análisis e

Interposición presentados en forma de propuestas para el mejoramiento de Métodos y

Técnicas.

El Problema principal de la Entidad entre otros, radica en que no se cuenta con un

Manual o Guía que coadyuve en el establecimiento de Deficiencias y Excepciones del

Control Interno relacionadas con el S.A.B.S., aspecto que limita la realización de

ii

Auditorías al Sistema de Administración de Bienes y Servicios, produciendo Ineficacias

a las tareas del Auditor.

El Objetivo Principal del Proyecto propone una herramienta hacia la colaboración de las

tareas del Auditor evaluando el Control Interno de los Procesos y Subsistemas del

S.A.B.S.

Así mismo, se pretende que el presente se constituya en una Guía para los Auditores en

la realización de Auditorías de este tipo dentro las Entidades Desconcentradas.

Una vez determinada la factibilidad del Manual dentro el SENAVEX se llega a

determinar Conclusiones y Recomendaciones dentro las cuales se insertan las

Deficiencias y Excepciones, determinadas dentro el Examen de Auditoria detallándose

de la siguiente manera:

DEFICIENCIAS

No existencia de Políticas de Prevención de Contrataciones de

Bienes y Servicios.

Falta de Herramientas de Control

EXCEPCIONES

Insuficiencia de Personal.

Asignación inoportuna de Bienes.

iii

MANUAL DE AUDITORÍA PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO DEL SISTEMA PROYECTO DE GRADO

DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE ENTIDADES DESCONCENTRADAS

CASO DE ESTUDIO SERVICIO NACIONAL DE VERIFICACIÓN DE EXPORTACIONES (SENAVEX)

1

INTRODUCCIÓN

El Sistema de Administración de Bienes y Servicios (S.A.B.S.), en todo el Sector

Público, es considerado muy delicado y más dentro del Servicio Nacional de

Verificación de Exportaciones (SENAVEX), como Instrumento esencial en las

actividades cotidianas, para obtener un nivel de Eficacia evitando Compras defectuosas,

Contratación de Servicios ociosos, Asignación de bienes y otros referentes, que se

deben enmarcar a las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y

Servicios – D.S. 181, cuyo incumplimiento es causal de identificación de

Responsabilidades por la Función Pública.

Por lo expuesto el presente Proyecto de Grado denominado “MANUAL DE

AUDITORÍA PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO DEL SISTEMA DE

ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE ENTIDADES

DESCONCENTRADAS” propone colaborar e incrementar la eficiencia en la tarea del

Auditor en tareas similares y por ende mejorar la Cultura de Control Interno respecto al

S.A.B.S en SENAVEX.

El Proyecto de Grado tiene un enfoque diseñado de acuerdo a preceptos de la

Metodología de la Investigación, conformado por:

- Marco Institucional, que delimita la Esencia y la Estructura del SENAVEX.

- Planteamiento del Problema, que delimita la Causa, Efecto, Identificación de

Variables y Justificación para la elección del tema propuesto.

- Diseño Metodológico, que abarca el tipo de Investigación y las Fuentes de

Información utilizadas.




2

- Marco Teórico y Conceptual, delimita Normativa aplicable, Conceptos,

Definiciones y otros, que fundamentan el trabajo realizado.

- Planificación de la Auditoría, demarca el seguimiento a realizar dentro el proceso

de Auditoría.

En ese sentido de acuerdo a Normas de Auditoría Gubernamental se realizó el Examen,

presentando los Resultados en base a Entrevistas, Encuestas, Cuestionarios de Control

Interno y otros recursos, en pro de elegir la forma óptima de Evaluación y plasmarlo

dentro el Manual presentado.

Finalmente el presente Trabajo está conformado por el diseño de un Manual de

Auditoría para Evaluar el Control Interno del S.A.B.S. de SENAVEX, el cual resalta

aspectos de vital importancia que coadyuvarán a la tarea del Auditor en la realización de

Auditorías a este Sistema, así mismo tendrá como conclusión un Informe de

Deficiencias y Excepciones resultados del Examen práctico realizado, los cuales son:

1. No existencia de Políticas de Prevención para las contrataciones de Bienes y

Servicios.

2. No existe personal suficiente para el Área de Bienes y Servicios.

3. No cuenta con Reglamento Específico para la Contratación de Bienes y

Servicios.

4. La Asignación de Bienes no se realizan en forma oportuna.




3

CAPÍTULO I

MARCO INSTITUCIONAL

1.1 ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD

1.2 NATURALEZA DEL SENAVEX

Está contenida a la prestación de Servicios como ser:

- Administración del Registro Único de Exportadores

- Venta y Emisión de Certificados de Origen.

- Venta y Emisión de Certificados de Exportación de Café

- Prestar asesoramiento Técnico Jurídico a los Exportadores en los Trámites de

Exportación.

1.3 ENTIDAD PÚBLICA DESCONCENTRADA.

El Decreto Supremo N° 0304 delimita las características de Entidades Desconcentradas,

como es el caso de SENAVEX, definiendo lo siguiente:

ARTÍCULO 6.- (NATURALEZA Y CARACTERÍSTICAS).

I. Las unidades desconcentradas forman parte de la estructura del Ministerio

correspondiente y son creadas por Resolución Ministerial, con las siguientes

características:




4

a) Tienen dependencia directa o funcional, conforme a lo establecido en el

Artículo 4 del presente Decreto Supremo.

b) Están a cargo de una Directora o Director, designada (o) mediante Resolución

Ministerial, con nivel jerárquico de Jefe de Unidad o de Director, de acuerdo a

las atribuciones que le sean delegadas.

c) La Ministra o Ministro de la cartera correspondiente les delega atribuciones

técnico - operativas.

d) Su MAE es la Ministra o Ministro de la cartera correspondiente.

e) No tienen personalidad jurídica ni patrimonio propio.

f) La gestión administrativa y legal está a cargo del Ministerio cabeza de sector y

cuentan con un enlace administrativo y un enlace jurídico, dependientes de las

Direcciones Generales de Asuntos Administrativos y de Asuntos Jurídicos,

respectivamente.

g) Funcionan de acuerdo a la normativa del Ministerio del cual dependen.1

1.4 BASE LEGAL DE CREACIÓN

El SENAVEX, fue creado mediante Decreto Supremo No. 28947 del 10 de Diciembre

de 2008, como una Entidad Pública Desconcentrada con sede en la Ciudad de La Paz y

Oficinas Regionales en todo el Territorio Nacional.

1 BOLIVIA, G. O. (16 de Septiembre de 1999). Decreto Supremo N° 304. Naturaleza Jurídica,Dependencia y Tuición

de las Unidades Desconcentradas . La Paz, La Paz, Bolivia: Gaceta Oficial de Bolivia.




5

El SENAVEX tiene como dependencia directa el Ministerio de Desarrollo Productivo y

Economía Plural y dependencia funcional del Vice Ministerio de Comercio Interno y

Exportaciones.

1.5 MISIÓN

El SENAVEX tiene como misión: “Contribuir al desarrollo de las Exportaciones a

través de la Administración eficiente de los registros públicos en el marco de los

convenios bilaterales y multilaterales de Integración”2

1.6 VISIÓN

El SENAVEX tiene como visión: “Ser una Entidad moderna y transparente reconocida

por administrar eficientemente los registros públicos”.3

1.7 POLÍTICA DE CALIDAD

El SENAVEX al contar con Certificación de Calidad ISO 9001:2008 emitida por el

Instituto de Normalización de Calidad (IBNORCA) delimita su Política de Calidad de la

siguiente manera:

“Nuestra Política de Calidad se manifiesta en el firme compromiso de satisfacer las

necesidades de los EXPORTADORES de manera Ágil, Eficiente y Oportuna,

enmarcados en la Normativa vigente. Para ello garantizamos impulsar una cultura de

Calidad, basada en el desarrollo integral de nuestros servicios conservando los

Principios de Honestidad, Liderazgo, Transparencia, con Personal Capacitado,

Comprometido a la mejora continua y seguridad de nuestras operaciones.”

2 BOLIVIA, G. O. (10 de Diciembre de 2008). Decreto Supremo N° 28947. Creación del Servicio Nacional de

Verificación de Exportaciones - SENAVEX . La Paz, La Paz, Bolivia: Gaceta Oficial de Bolivia. 3 Ídem 2




6

1.8 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Está definida en Niveles, de acuerdo al siguiente detalle:

1.9 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE FUNCIONES

Instrumento de apoyo que define y establece la Estructura Orgánica y Funcional del

SENAVEX, determinando en forma implícita la Responsabilidad y los canales de

comunicación que permiten la Funcionalidad Administrativa.

El SENAVEX cuenta con un Manual de Organización de Funciones, mismo que

delimita las tareas y actividades evitando la sobrecarga de trabajo, duplicidad de

funciones y otros que afectarían el no cumplimiento con Eficiencia y Eficacia de los

procesos Administrativos a realizar por parte de los funcionarios de Planta (con Ítem).

En ese sentido a continuación se describe las Funciones de los principales funcionarios

implicados dentro el proceso de Adquisición de Bienes y Servicios:

1.9.1 ÁREA DE BIENES Y SERVICIOS

El SENAVEX, al contar con una cantidad de funcionarios mínima para el área de

Administración de Bienes y Servicios, ahonda dentro las siguientes tareas principales:

DETALLE TOTAL FUNCIONARIOS

NIVEL EJECUTIVO 1

NIVEL GERENCIAL 4

NIVEL OPERATIVO 44




7

Determinación de procedimientos internos en el proceso de Adquisición de

Bienes y Servicios

Control Efectivo para la Administración de Bienes.

Hacer efectiva la compra de Bienes propios.

Como tareas secundarias o específicas se determina que debe:

Implementar Controles de Administración de Almacenes.

Implementar sistema de Registro de Bienes dentro la Entidad.

Implementar métodos de Administración de Activos fijos muebles

Implementar métodos de Asignación de Activos.

Elaborar planes de mantenimiento preventivo y correctivo de Activos Fijos

Muebles.

Realizar controles periódicos hacia los inmuebles e instalaciones.




8

CAPÍTULO II

2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

El Problema Principal del SENAVEX constituye en la inexistencia de un Manual de

Auditoría para Evaluar el Control Interno del S.A.B.S, aspecto que dificulta la Eficacia

en la realización de Auditorías Internas o Externas dentro la Entidad y la Eficiencia del

Auditor en la labor a desempeñar.

2.2 DETERMINACIÓN DE CAUSA

2.2.1 DEFINICIÓN DE CAUSA.-

Procede del latín causa (que, a su vez, se origina en un vocablo griego) y señala a

aquello que se considera como el fundamento o el origen de algo.4

2.2.2 CAUSA DENTRO EL SENAVEX

El problema identificado es que el SENAVEX al ser creado en Diciembre de la Gestión

2008, es considerada Entidad Nueva, razón por la cual no existe un Manual que delimite

las acciones a realizar por el Auditor Interno o Externo en la Aplicación y Revisión del

Control Interno dentro el S.A.B.S. en SENAVEX.

4 Diccionario Larousse Ilustrado




9

2.3 DETERMINACIÓN DE EFECTO

2.3.1 DEFINICIÓN DE EFECTO

Con origen en el término latín effectus, la palabra efecto se define como aquello que se

consigue a consecuencia de una causa.

El vínculo entre una causa y su efecto se conoce como causalidad.5

2.3.2 EFECTO DENTRO EL SENAVEX

La no existencia de un Manual de Auditoría, considerada una guía principal en la

Elaboración de Auditorías conlleva a efectos que se describen de la siguiente manera:

Errores en la realización de Auditorías

Omisión de observaciones al Control Interno.

No objetividad del trabajo del Auditor en la Revisión de documentación.

No determinación de errores en la aplicación de la Normativa Vigente.

2.4 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

2.5 CUESTIONAMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN

Formulado el problema llegamos a la siguiente interrogante:

5 Diccionario Larousse Ilustrado 2004 10 Edición.




10

¿La Elaboración de un Manual de Auditoría para Evaluar el Control Interno

relacionados con el S.A.B.S. en SENAVEX, se constituirá en un aporte a la Carrera para

la realización eficiente de Auditorías similares en función de la aplicación del citado

Manual y asimismo a través de la aplicación práctica del Manual, se establecerán

Deficiencias y Excepciones de Control Interno relacionado con el S.A.B.S. de

SENAVEX para formular Recomendaciones tendientes a subsanarlas?

2.6 IDENTIFICACIÓN DE VARIABLES

2.6.1 VARIABLES DEPENDIENTES

Manual de Auditoría para Evaluar el Control Interno del S.A.B.S. en el SENAVEX y el

Informe con Recomendaciones de Control Interno fruto de la aplicación práctica del

Manual.

2.6.2 VARIABLES INDEPENDIENTES

La Eficiencia en trabajos de Auditoría similares en función de la aplicación o no del

presente Manual y la Calidad de Control Interno del S.A.B.S. en el SENAVEX en

función de la aplicación o no de las Recomendaciones resultantes del presente trabajo.

2.7 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

2.7.1 JUSTIFICACIÓN SOCIAL

Para una gestión transparente y reconocida por la Sociedad se debe contar con las

herramientas necesarias que Evalúen el Control Interno dentro las Instituciones

Públicas, resultados que deben estar al alcance de toda la Sociedad, así mismo

coadyuvar a la formación de Estudiantes de la Carrera de Contaduría Pública en la




11

realización de Auditorías similares.

2.7.2 JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA

La Implementación del Manual en el SENAVEX permitirá tener Información y

Comunicación relevante, respecto a Procesos de Adquisición de Bienes y Servicios

óptimos y así tener un Control Efectivo del Uso de Recursos, reduciendo los Riesgos

determinados por el Control Interno, evitando así Responsabilidades por la Función

Pública.

2.7.3 JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA

Para incrementar los niveles de credibilidad dentro la generación de Información, se

hace necesaria la Implementación de un Manual de Auditoría para Evaluar el Control

Interno, herramienta con la que se realizará la Evaluación de los mecanismos de

Control Interno del S.A.B.S. del SENAVEX.

Así mismo coadyuvar al cumplimiento de Objetivos trazados por la Unidad de Auditoría

Interna del SENAVEX dentro el Programa Operativo Anual, en la realización de

Auditorías al S.A.B.S.

2.7.4 JUSTIFICACIÓN PROFESIONAL

Para las Entidades Desconcentradas que tiene un carácter singular como es el caso del

SENAVEX, el presente Manual será una guía para futuras tareas en el área de Auditoría

y así coadyuvar al Auditor en el desarrollo de sus Funciones y Actividades determinadas

para el efecto.

En ese sentido de acuerdo a Normativa Vigente, se tomará como preceptos principales




12

documentos emitidos por la Contraloría General del Estado Plurinacional de Bolivia,

dentro el manejo y la aplicación de Auditorías Especiales.

2.8 ALCANCE DE LA INVESTIGACIÓN

2.8.1 ALCANCE TEMÁTICO

Se define como una Guía de uso primordial del Auditor para la Elaboración de

Auditorías al S.A.B.S. dentro Entidades Desconcentradas.

2.8.2 ALCANCE ESPACIAL

El Proyecto de Grado se realiza en la Ciudad de La Paz, dentro una Entidad Pública

Desconcentrada, con dependencia directa del Ministerio de Desarrollo Productivo y

Economía Plural y bajo dependencia funcional de Vice Ministerio de Comercio Interno

y Exportaciones.

2.8.3 ALCANCE TEMPORAL

El Proyecto de Grado será de aplicación inmediata por el Auditor Interno o Externo

dentro la realización de Auditorías al Control Interno del S.A.B.S. en el SENAVEX.

2.9 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

2.9.1 OBJETIVO GENERAL

Elaborar un Manual de Auditoría para coadyuvar en la tarea de evaluación del Auditor al

Control Interno del S.A.B.S. dentro el SENAVEX relacionado con la Contratación,

Manejo y Disposición de Bienes y Servicios.




13

2.9.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Establecer Deficiencias y Excepciones de Control Interno relacionadas con el

SABS en SENAVEX

Evaluación del S.A.B.S. bajo parámetros de aplicación de Componentes del

Control Interno en SENAVEX

Lograr la eficiencia en la Función Pública, que posibilite el correcto

manejo de recursos del Estado

Evaluar el grado de Eficiencia y Eficacia del Control Interno del S.AB.S. en el

SENAVEX.

Promover el Control Interno eficaz del S.A.B.S. del SENAVEX para el logro de

metas Institucionales.




14

CAPÍTULO III

3 DISEÑO METODOLÓGICO

3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

3.1.1 INVESTIGACIÓN DE CAMPO

El presente tipo de Investigación es aplicado a la comprensión de necesidades y

resolución de problemas, dentro un contexto determinado, en este caso el SENAVEX.

Se realizará dentro el Ambiente natural en que conviven las Personas y las Fuentes

consultadas, de las que obtendrán los datos más relevantes a ser analizados, y está

dirigida a descubrir interacciones entre variables de estructuras reales y cotidianas.

3.2 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN

Considerado el Método de investigación una especie de norte en la que no se produce

automáticamente el saber, el presente Trabajo analizará los Riesgos a través del Control

Interno y utilizará los siguientes métodos:

3.2.1 ANÁLISIS

Es la actividad de separar las partes de un todo hasta llegar a conocer sus principios y

componentes.

Este Método consiste en la disgregación objetiva o mental del hecho o fenómeno a

investigar en sus partes constituyentes, con el objetivo de revelar la esencia de los




15

mismos.6

El Manual de Auditoría aportará a la realización del Análisis de la Información de la

Entidad.

3.2.2 SÍNTESIS

Es la Conjunción o Articulación, ya sea con lo material o mental en cuanto a cada uno

de los elementos de un objeto estudiado, bajo el propósito final de fijar la consistencia

de cada uno de sus particularidades del objeto.7

3.2.3 INDUCCIÓN

Es el método teórico que parte de lo particular a lo general, para la obtención y

explicación del conocimiento.8

3.2.4 DEDUCCIÓN

Es un método que permite sacar o extraer consecuencias particulares de un principio,

proposición o supuestos generales.9

3.3 FUENTES DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

3.3.1 FUENTES DE INFORMACIÓN PRIMARIA

Es la que Registra Información sobre hechos personales o colectivos.

6 GARCIA, G. C. (2010). Elementos Básicos del Estudio y de la Investigación. Oruro: Latina Editores. 7 FLORES, R. Y. (1996). Métodos y Técnicas de Investigación - Camino a la Tesis. La Paz: Producciones Yugar.

8 Idem 7 9 Ídem 7




16

Esta Información se genera en la actividades Públicas o Privadas.

El valor de esta documentación es precisamente su valor probatorio por lo que su uso es

imprescindible en las Investigaciones Sociales.10

Es considerado información propia de la Entidad (Comprobantes de Ejecución de

Gastos C-31 y Comprobantes Contables) mismos que por un proceso de Observación y

Revisión son elementos esenciales dentro las actividades a realizar por el Auditor.

3.3.2 FUENTES DE INFORMACIÓN SECUNDARIA

Es aquella que es producto de la Investigación o Proceso de Reflexión del (os) autor (es)

y puede o no convertirse en documentación Primaria.

Cada tipo de fuente tiene por tanto un valor diferente pero complementario a la

Investigación.11

Está enmarcado dentro la recopilación de Información externa como ser: Normativa

Vigente, Textos especializados sobre Auditoría, Normas de Auditoría, Decretos

Supremos, y todo documento relacionado al trabajo a realizar.

3.4 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

3.4.1 OBSERVACIÓN

Basado en el Método de Conocimiento Empírico es orientado a lograr cierta atención de

Información tanto de Fenómenos como objetos respecto a la realidad, que nos circunda

10 BARRAGAN, R., AYLLÓN, V., & SANJINEZ, J. (1999). Formulación de Proyectos de Investigación. La Paz:

Offset Boliviana 11 Idem 10




17

como primera forma básica de Conocimiento Científico, en las que son los sentidos los

que forman contacto en lo posible directos, para lograr Comprender o Descifrar ciertas

Cosas o Fenómenos mentales.12

Una de las técnicas más importantes a realizar, es el uso de la Observación, debido a que

se realizará in situ y definirá las consistencias y falencias.

El Auditor analizará mínimamente los siguientes aspectos:

¿Cómo se está haciendo?

¿Quién lo está haciendo?

¿En qué momento se realiza el trabajo?

¿Cuánto tiempo se realiza el trabajo?

3.4.2 CUESTIONARIOS

Se utilizará esta técnica para la Recolección de Datos en forma escrita, misma que

delimitará información precisa y ordenada.

3.4.3 ENTREVISTA

La Entrevista juega un papel principal de suma importancia por lo que se constituye

además en una fuente Primaria para un Proceso Investigativo.

En la entrevista existe un proceso de Comunicación horizontal en la que, si no es posible

12 FLORES, R. Y. (1996). Métodos y Técnicas de Investigación - Camino a la Tesis. La Paz: Producciones Yugar.




18

que intervengan varias personas en un encuentro concertado para tratar un asunto, es

necesario que sea por lo menos sean dos actores, tanto el Emisor y Receptor para que se

establezca una Comunicación de contacto visual y una Comunicación cara a cara.13

Es utilizada para recabar Información en forma verbal, a través de preguntas propuestas

por el Auditor.

13 BARRAGAN, R., AYLLÓN, V., & SANJINEZ, J. (1999). Formulación de Proyectos de Investigación. La Paz:

Offset Boliviana




19

CAPÍTULO IV

4 MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL

4.1 CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN

En principio definiremos la Administración en general y así tener un claro Concepto del

mismo:

Según Idalberto Chiavenato, la Administración es: "El proceso de Planear,

Organizar, Dirigir y Controlar el uso de los Recursos para lograr los Objetivos

Organizacionales"

Para Robbins y Coulter, la Administración es la "Coordinación de las

actividades de trabajo de modo que se realicen de manera Eficiente y Eficaz con

otras personas y a través de ellas"

Hitt, Black y Porter, definen la Administración como "El proceso de estructurar

y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar a

cabo las tareas en un entorno Organizacional"

Según Díez de Castro, García del Junco, Martín Jimenez y Periáñez Cristóbal, la

Administración es "El conjunto de las funciones o procesos básicos (Planificar,

Organizar, Dirigir, Coordinar y Controlar) que, realizados convenientemente,

repercuten de forma positiva en la Eficacia y Eficiencia de la actividad realizada

en la Organización"

Para Koontz y Weihrich, la Administración es "El proceso de diseñar y

mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan

eficientemente objetivos específicos"




20

Reinaldo O. Da Silva, define la Administración como "Un conjunto de

actividades dirigido a aprovechar los recursos de manera Eficiente y Eficaz con

el propósito de alcanzar uno o varios objetivos o metas de la Organización"

Realizando un análisis de las diferentes concepciones a cargo de los Autores

mencionados, el presente Proyecto de Grado sugiere la siguiente conceptualización:

“La Administración es el proceso de Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar el

uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los

objetivos o metas de la organización de manera Eficiente y Eficaz”.

4.2 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (S.A.B.S.)

Establecerá la forma de Contratación, Manejo y Disposición de Bienes y Servicios.

Se sujetará a los siguientes preceptos:

1. Previamente exigirá la disponibilidad de los fondos que compromete o definirá

las condiciones de financiamiento requeridas; diferenciará las atribuciones de

solicitar, autorizar el inicio y llevar a cabo el proceso de contratación;

simplificará los trámites e identificará a los responsables de la decisión de

contratación con relación a la Calidad, Oportunidad y Competitividad del precio

del suministro, incluyendo los efectos de los términos de pago.

2. Las Entidades emplearán los Bienes y los Servicios que contraten, en los fines

previstos en la Programación de Operaciones y realizarán el mantenimiento

preventivo y la salvaguardia de los activos, identificando a los responsables de su

manejo.




21

La Reglamentación establecerá mecanismos para la baja o venta oportuna de

los bienes tomando en cuenta las necesidades específicas de las entidades

propietarias. La venta de acciones de sociedades de economía mixta y la

transferencia o liquidación de Empresas del Estado, se realizará previa

autorización legal específica o genérica, con la debida publicidad previa,

durante y posterior a estas Operaciones.14

Así mismo la Normativa vigente menciona en uno de sus preceptos:

El Sistema de Administración de Bienes y Servicios es : El conjunto de normas de

carácter jurídico, técnico y administrativo que regula la contratación de bienes y

servicios, el manejo y la disposición de bienes de las entidades públicas, en forma

interrelacionada con los sistemas establecidos en la Ley N° 1178, de 20 de julio de 1990,

de Administración y Control Gubernamentales.15

4.2.1 SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

El Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios es el conjunto interrelacionado de

principios, elementos jurídicos, técnicos y administrativos, que regulan el proceso de

contratación de bienes, obras, servicios generales y servicios de consultoría.16

4.2.2 SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

El Subsistema de Manejo de Bienes, es el conjunto interrelacionado de principios,

elementos jurídicos, técnicos y administrativos que regulan el manejo de bienes de

propiedad de la entidad y los que se encuentran bajo su cuidado o custodia.

14 BOLIVIA, G. O. (20 de Julio de 1990). Ley N°1178. Ley de Sistema de Administración y Control Gubernamental .

La Paz, La Paz, Bolivia: Gaceta Oficial de Bolivia. 15 BOLIVIA, G. O. (28 de Junio de 2009). Decreto Supremo N° 181. Normas Basicas del Sistema de Administración

de Bienes y Servicios . La Paz, La Paz, Bolivia: Gaceta Oficial de Bolivia. 16 Ídem 15




22

Tiene por objetivo optimizar la disponibilidad, el uso y el control de los bienes y la

minimización de los costos de sus operaciones.17

4.2.3 SUBSISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES.

Es el conjunto interrelacionado de Principios, Elementos Jurídicos, Técnicos y

Administrativos, relativos a la toma de decisiones sobre el destino de los bienes de uso

de propiedad de la Entidad, cuando éstos no son ni serán utilizados por la Entidad

Pública.18

4.3 BIENES DE DOMINIO PÚBLICO

4.3.1 DEFINICIÓN

Los Bienes de dominio público son los pertenecientes a un Ente Público (Estado, Otra

Administración) y están afectados a un uso público, a un servicio público o al fomento y

riqueza Nacional.

Son llamados también bienes demaniales.

4.3.2 CARACTERÍSTICAS DE LOS BIENES DE DOMINIO PÚBLICO

(DEMANIALES)

Son las siguientes:

Son Inalienables (No se pueden transmitir).

17 BOLIVIA, G. O. (28 de Junio de 2009). Decreto Supremo N° 181. Normas Basicas del Sistema de Administración

de Bienes y Servicios . La Paz, La Paz, Bolivia: Gaceta Oficial de Bolivia. 18 Ídem 17




23

Son Inembargables (No se pueden embargar).

Son Imprescriptibles (La prescripción puede afectarles).

Son destinados en forma obligatoria al uso o servicio público

4.4 AUDITORÍA

4.4.1 DEFINICIÓN DE AUDITORÍA

Es la Acumulación y Evaluación objetiva de Evidencia para establecer e informar sobre

el grado de correspondencia entre la Información examinada y los criterios

establecidos.19

Considerada parte especializada de la Contabilidad, posee una Metodología

técnicamente adelantada, plasmada en un Plan de Trabajo que incluye programas

específicos, utilizados por Auditores (externos e internos) se encargan de efectuar un

servicio específico, de acuerdo con Normas Básicas de Auditoría.20

4.4.2 PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

Se determina primariamente los siguientes:

1. INTEGRIDAD:

El Fundamento de la Profesionalidad.

19

ESTADO, C. G. (27 de Agosto de 2012). Resolución CGE/094/2013. Normas de Auditoría Especial .

La Paz, La Paz, Bolivia: Contraloría General del Estado. 20

GANDARILLAS, G. T. (1999). Temas de Contabilidad Básica. Cochabamba: Educación y Cultura.




24

La Integridad del comportamiento de los Auditores es de vital importancia, los

Auditores deberán:

Desempeñar su trabajo con Honestidad, Diligencia y Responsabilidad.

Observar y cumplir todos los requisitos legales aplicables.

Demostrar su competencia al desempeñar su Trabajo.

Desempeñar su trabajo con Imparcialidad.

Y ser sensible a cualquier influencia que se pueda ejercer sobre su juicio.

2. PRESENTACIÓN IMPARCIAL:

La Obligación de Informar con Veracidad y Exactitud.

Las conclusiones de la Auditoría deben contener (en un informe) con absoluta

veracidad y la máxima exactitud todo aquello que haya ocurrido durante la

Auditoría incluyendo aquellos aspectos que suponen obstáculo para los

Objetivos de la Auditoría y los desacuerdos entre el equipo Auditor y el

Auditado.

3. DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL:

La Aplicación de la Diligencia y el Juicio al Auditar.




25

Se deben realizar las Auditorías con el cuidado que merece la confianza que se

ha depositado en los Auditores. Este cuidado incluye el respeto hacia el

auditado y la competencia para realizar esta tarea.

4. CONFIDENCIALIDAD:

Seguridad de la Información.

Los Auditores deberán ser discretos con el Uso y la Información adquirida

durante el proceso de la Auditoría. No deberá usarse inapropiadamente para

beneficio personal del Auditor o del Cliente de la Auditoría.

5. INDEPENDENCIA:

La base para la Imparcialidad de la Auditoría y la Objetividad de las

Conclusiones de la Auditoría.

Es esencial y absolutamente obligatorio que los Auditores que realizan las

Auditorías y las personas que elaboran y controlan los programas de Auditoría

actúen de forma independiente y sin conflictos de intereses.

6. ENFOQUE BASADO EN LA EVIDENCIA:

El Método Racional para alcanzar Conclusiones de la Auditoría Fiables y

Reproducibles en un proceso de Auditoría Sistemático.

Enlazamos con el principio de Independencia, las Evidencias son las vías para

tomar conclusiones, son verificables y consultables y componen la muestra del

examen practicado. El uso de técnicas de muestreo contrastadas supone que los




26

resultados de la Auditoría serán fiables.

Es conveniente definir los criterios que la organización Auditora va a seguir

para realizar convenientemente los muestreos y recomendable basar estos

criterios en Normas reconocidas sobre técnicas estadísticas.

4.4.3 OBJETIVOS DE AUDITORÍA

4.4.3.1 GENERAL

- Emitir una opinión independiente del grado de implementación y aplicación del

Control Interno del S.A.B.S. de SENAVEX , basado en el cumplimento de la

Normas y Políticas internas como externas para una Eficacia y Eficiencia en las

operaciones para el alcance de los Objetivos de la Entidad.

4.4.3.2 ESPECÍFICO

- Realizar la Evaluación del Control Interno en forma independiente para la

obtención de Deficiencias y Excepciones.

- Verificar que la Entidad aplique eficientemente la Normativa vigente dentro el

S.A.B.S.

- Establecer Parámetros de medición en el Cumplimiento de metas dentro la

prestación de Servicios o la Producción de Bienes.

4.4.4 PROCESO DE AUDITORÍA

Es necesario definir los pasos a efectuar y se considera básicamente los siguientes




27

aspectos:

4.4.4.1 REUNIÓN PREVIA O REUNIÓN DE INTRODUCCIÓN

En esta reunión deberá exponerse puntos como ser:

Presentar al Auditor o Grupo de Auditores.

Explicar el alcance de la Auditoría.

Determinación de la normativa a utilizarse como base y secuencia de la

realización de la Auditoría.

Asegurarse de que los Auditados tengan el nivel suficiente de información y

estén disponibles.

Asegurarse que el Nivel Ejecutivo ha sido informado acerca del trabajo de

Auditoría.

Preparar una visita a las instalaciones o un mapa de ellas, para el equipo

Auditor.

Realizar una sesión previa de preguntas

4.4.4.2 RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

Deberá realizarse mediante:

Cuestionarios,




28

Visitas de reconocimiento

Notas de Solicitud

Otros.

4.4.4.3 TRANSCURSO DE LA AUDITORÍA

Verificar el cumplimiento de Necesidades y Objetivos de la Auditoría.

Elaboración de Informes claros y precisos, basados en Evidencias Objetivas.

Elaboración de cuadros consolidados de respuestas a Cuestionarios.

4.4.4.4 REUNIÓN DE CIERRE

Desarrollado al final de la Auditoría, a la cual deben asistir las mismas personas

presentes en la Reunión Previa.

El Auditor deberá presentar el Informe Borrador Final, con las observaciones

detectadas durante el proceso de Auditoría.

El Auditor deberá permitir a cada miembro de la Entidad la Evaluación y

Revisión de las observaciones, por un periodo de 24 horas.

4.4.4.5 REUNIÓN DE CLAUSURA

Luego de la revisión realizada por cada miembro de la Entidad se analizan los




29

cuestionamientos de ideas.

Se realiza el Acta de Clausura de la Auditoría.

Se elabora el Informe Final.

4.4.5 ALCANCE DE LA AUDITORÍA

Esta referido a los Procedimientos de Auditoría considerados necesarios para lograr el

objetivo de la Auditoría.

Los Procedimientos requeridos para conducir una Auditoría, deberán ser determinados

por el Auditor teniendo en cuenta los requisitos de la Normativa vigente.

4.5 PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA

Fase de la Auditoría que posibilita un adecuado desarrollo de la labor a desempeñar y

concluir con la totalidad de etapas propuestas.

Así mismo debe facilitar la Administración y el uso Eficiente de los Recursos Humanos

y materiales requeridos.

La misma no puede tener un carácter exacto o conclusivo, el Auditor debe estar

preparado ante una situación modificatoria, que se pudiera presentar, ya sea modificando

el tiempo de la Auditoría, Programas de Trabajo y otra cualquier situación que tenga

carácter relevante dentro el Proceso de Auditoría.




30

4.6 DEFINICIÓN DE PROCESOS A AUDITAR

Dentro el campo de estudio del S.A.B.S. existen diferentes procesos generados dentro la

aplicación de la Normativa Vigente.

El Auditor deberá delimitar los procesos de Compras más recurrentes, discriminando en

todo momento los siguientes Parámetros:

Contratación Menor

Contratación ANPE

Licitación Publica

Contratación Directa

Compra por Excepción

Así mismo el Auditor deberá delimitar en el marco de la Auditoría el Uso y Disposición

de Bienes de la Entidad.

4.7 ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

4.7.1 DEFINICIÓN

Es un Enunciado, Ordenado y Clasificado en forma lógica, preparado con anticipación,

en el cual se definen los procedimientos de Auditoría a emplearse.




31

El Programa de Auditoría del SENAVEX puede ser modificado en la medida en que se

ejecute el trabajo, realizando efectivamente el trabajo de campo, a medida que se vayan

observando hechos concretos.

4.8 EL AUDITOR

Para la realización del Programa de Auditoría, el personal designado (Auditor)

debe realizar la siguiente temática:

Deberá desarrollar y documentar un Programa de Auditoría, mismo que

delimite la Naturaleza, Oportunidad y Alcance de los Procedimientos de

Auditoría.

Deberá desarrollar dentro el Plan de Auditoría un conjunto de

instrucciones a los auxiliares involucrados en el mismo.

Deberá realizar un medio para el control y registro de la ejecución

apropiada del trabajo.

El Auditor deberá proponer que el Manual de Auditoría implique

objetivos para cada área.

El Auditor deberá delimitar el presupuesto en horas de trabajo dentro cada

procedimiento de Auditoría.

El Auditor deberá elaborar un Programa por cada subsistema a examinar.

El Auditor deberá desarrollar un plan de trabajo general, delimitando en

lo más posible su nivel analítico.




32

4.9 SELECCIÓN DEL EQUIPO AUDITOR

Para la definición del Equipo Auditor deberá considerarse algunos aspectos como ser:

Auditor o Auditores necesarios, de acuerdo al alcance y finalidad de la

Auditoría

Seleccionar el Auditor Jefe (si correspondiere)

Establecer las Responsabilidades y Funciones del Auditor Jefe (Si

correspondiere)

Determinar las áreas a auditar.

Seleccionar a cada uno de los miembros del equipo, de acuerdo con su

experiencia y conocimientos técnicos

Establecer los plazos para llevar a cabo la Auditoría en cada Área.

4.10 ESTUDIO PRELIMINAR

Es un Examen observador con los Funcionarios Responsables de acuerdo a

Organigramas, Manuales de Organización de Funciones, Procedimientos Internos,

Términos de Referencia y otras Fuentes de Información existentes dentro la Entidad.

El Estudio podría incluir la Revisión de Documentos, Observación de Procedimientos,

mismos que puedan llevar a pruebas de conocimiento.




33

El Estudio Preliminar deberá reflejar la Eficacia o Ineficacia de los Procedimientos.

4.11 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

Aspecto de importancia relevante, misma que debe tener ciertas características como ser:

a) Ser oportuno, completo, veraz, objetivo y convincente, con suficiencia clara y

concisa.

b) Indicar los antecedentes, el objetivo, los objetivos específicos del examen, el

objeto, el alcance y la metodología empleada.

c) Deberá señalar toda la Normativa Aplicada en el proceso de Auditoría.

d) Exponer los resultados de la Auditoría, en base a objetivos y alcance

mencionados en el Memorándum de Planificación de Auditoría.

e) Exponer los hallazgos sobre aspectos relevantes al Control Interno.

4.12 CONTENIDO DEL INFORME DE AUDITORÍA

El contenido del Informe debe contener mínimamente los siguientes aspectos:

a) Los antecedentes que dieron lugar a la Auditoría.

b) El objetivo del examen de Auditoría.

c) El Objeto del examen que puede ser muy variable, desde una transacción

contable hasta un área operativa o administrativa.




34

d) El Alcance de la Auditoría, denotando el uso de Normativa Vigente

determinando su grado de cobertura.

e) La Metodología y Técnicas utilizadas.

f) Procedimientos aplicados para la acumulación de Evidencia.

g) Los Resultados, considerando cada uno de los objetivos planteados en el

Memorándum de Planificación de Auditoría

h) Las Conclusiones y/o Recomendaciones.

i) Si correspondiere el plazo y condiciones para la presentación de los descargos

de las Personas Naturales y/o Jurídicas presuntamente involucradas con indicios

de responsabilidad por la función pública, de acuerdo con las disposiciones de

la Ley Nº 1178 y la Normativa vigente correspondiente.

4.13 HALLAZGO DE AUDITORÍA

Se denomina Hallazgo de Auditoría, al resultado de la comparación que se realiza entre

un criterio y la situación actual durante el Examen de un Área, Actividad u Operación.

Es toda información que a juicio del Auditor le permite Identificar hechos o

circunstancias importantes que inciden en la Gestión de Recursos en la Entidad o

programa bajo examen que merecen ser comunicados en el informe.

4.14 NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORÍA (NIA)




35

4.14.1 DEFINICIÓN

Se consideran como los Requisitos mínimos de calidad que deben observarse para el

desempeño del trabajo de Auditoría Profesional, mismas que son de Uso Obligatorio

dentro las actividades de todo Auditor.

En circunstancias excepcionales, un Auditor puede juzgar necesario apartarse de una

NIA para lograr en forma más efectiva el objetivo de una Auditoría. Cuando tal

situación surge, el Auditor deberá estar preparado para justificar la desviación.

Las NIAs se adoptan según el siguiente detalle:

Información Introductoria

Asuntos Generales

Planeamiento

Control Interno

Evidencia de Auditoría

Utilización del Trabajo de Otros

El Dictamen de Auditoría

Áreas Especializadas

Servicios Relacionados




36

Declaraciones de Auditoría

4.15 NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL (NAG)

4.15.1 DEFINICIÓN

Constituyen un medio técnico para fortalecer y uniformar el ejercicio profesional del

Auditor Gubernamental y permiten la Evaluación del desarrollo y resultado del trabajo,

promoviendo el grado de Economía, Eficiencia y Eficacia.

4.15.2 ALCANCE

Las Normas de Auditoría Gubernamental son de cumplimiento y aplicación obligatoria

en toda Entidad Pública, comprendida en los Artículos 3 y 4 de la ley 1178, de

Administración y Control Gubernamentales, por los auditores Gubernamentales de las

siguientes organizaciones de Auditoría:

- Contraloría General del Estado,

- Unidades de Auditoría Interna y

- Profesionales o Firmas de Auditoría o Consultoría Especializada.

4.15.3 OBJETIVOS




37

Evaluar el uso eficiente de recursos públicos verificando el cumplimiento de las

disposiciones legales y Reglamentarias.

Determinar la Razonabilidad de la Información.

Determinar el grado de Cumplimiento de Objetivos previstos.

Determinar los Resultados obtenidos en relación a recursos asignados.

Determinar el cumplimiento de planes y programas aprobados de la Gestión.

Recomendar medidas para optimizar la Gestión pública.

Fortalecer el Sistema de Control Interno dentro la Entidad.

Comunicar en forma oportuna y clara hallazgos significativos.

4.15.4 NORMAS GENERALES DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

4.15.4.1 COMPETENCIA

El Auditor Gubernamental o grupo de Auditores Gubernamentales designados para

realizar la Auditoría deben tener individualización y en conjunto, respectivamente, la

capacidad técnica, entrenamiento y experiencia necesarias para lograr los objetivos de

Auditoría.

4.15.4.2 INDEPENDENCIA

En toda Auditoría, los Auditores Gubernamentales deben estar libres de impedimentos

que pueden comprometer su Imparcialidad u Objetividad.




38

Además deben mantener una actitud y apariencia de Independencia.

4.15.4.3 ÉTICA

En el ejercicio de sus funciones, el Auditor Gubernamental debe regirse a los principios

éticos contenidos en el Código de Ética del Auditor Gubernamental emitido por la

Contraloría General del Estado.

4.15.4.4 DILIGENCIA PROFESIONAL

Se debe ejercer el Debido Cuidado y Diligencia Profesional en la Ejecución del examen

y Preparación del Informe.

4.15.4.5 CONTROL DE CALIDAD

Las Organizaciones de Auditoría deben establecer políticas e implantar un sistema

interno del Control de Calidad.

Este sistema debe estar sujeto periódicamente a revisiones externas.

4.15.4.6 ORDENAMIENTO JURÍDICO ADMINISTRATIVO Y OTRAS

NORMAS LEGALES APLICABLES, Y OBLIGACIONES

CONTRACTUALES

El Auditor Gubernamental debe obtener una Seguridad Razonable sobre el

cumplimiento del ordenamiento Jurídico Administrativo y otras Normas Legales

aplicables, así como las obligaciones contractuales que resulten significativas para el

logro de los objetivos de Auditoría.




39

4.15.4.7 RELEVAMIENTO DE INFORMACIÓN

En función del tipo de Auditoría, puede requerirse la realización de un Relevamiento de

Información a efectos de establecer el grado de Auditabilidad.

4.15.4.8 EJECUCIÓN

Cualquiera sea el Objeto de examen y tipo de Auditoría a ejecutarse, la misma debe ser

Planificada y Supervisada; estar acompañada de Evidencia; y sus Resultados deben ser

comunicados en forma escrita.

4.15.4.9 SEGUIMIENTO

La Contraloría General del Estado y las Unidades de Auditoría Interna de las Entidades

Públicas deben verificar oportunamente el Grado de Implantación de las

Recomendaciones contenidas en sus informes.

Además, las Unidades de Auditoría Interna deben verificar el cumplimiento del

cronograma de Implementación de Recomendaciones de las firmas privadas y

profesionales independientes.


EVALUACIÓN DE RIESGOS Y CONTROL INTERNO

4.16.1 DEFINICIÓN

Establece Normas y proporciona Lineamientos para obtener una comprensión de los

sistemas de Contabilidad y de Control Interno sobre el Riesgo de Auditoría y sus

componentes (Riesgo Inherente, de Control y de Detección).




40

El Auditor deberá obtener una comprensión de los sistemas de Contabilidad y de Control

Interno suficiente para planear la Auditoría y desarrollar un enfoque de Auditoría

efectivo.

El Auditor deberá usar Juicio Profesional para Evaluar el Riesgo de Auditoría y Diseñar

los procedimientos de Auditoría para asegurar que el Riesgo se reduzca a un nivel

aceptablemente bajo.

4.16.2 RIESGO DE AUDITORÍA

Constituye el Riesgo en que el Auditor suministre una opinión de Auditoría inapropiada

(errónea) acerca de la Elaboración de Estados Financieros, misma que puede tener un

carácter importante.

El Riesgo de Auditoría tiene tres componentes: Riesgo Inherente, de Control y de

Detección.

4.16.3 TIPOS DE RIESGO DE AUDITORÍA

4.16.3.1 RIESGO INHERENTE

Es considerado relevante dentro el Programa de Auditoría, por lo cual el Auditor deberá

Evaluar el Riesgo Inherente del Sistema utilizado dentro la Entidad.

En el desarrollo del Programa de Auditoría, se debe Evaluar el Riesgo Inherente de

acuerdo a los diversos grados de importancia relativa o por lo contrario aseverar que el

mismo es alto.




41

Así mismo para Evaluar el Riesgo Inherente dentro el S.A.B.S., el Auditor usa juicio

profesional evaluando numerosos factores, como ser:

La integridad de la Administración de Bienes y Servicios,

delimitándolo como una Filosofía de la Máxima Autoridad

Ejecutiva.

Factores que afectan operaciones de la Entidad.

Comparación de Costos dentro intervalos razonables.

Incompatibilidad de Funciones.

Procedimientos inadecuados.

4.16.3.2 RIESGO DE CONTROL

Es el Proceso de Evaluar la efectividad de los procedimientos o procesos del S.A.B.S.

dentro la Entidad, para detectar, prevenir y corregir tareas erróneas de importancia

relativa.

Cabe aclarar que siempre existe la posibilidad de Riesgo de Control a causa de las

limitaciones inherentes dentro el S.A.B.S en general.

El Auditor al obtener la comprensión efectiva del S.A.B.S., evalúa preliminarmente el

Riesgo de Control con una aprensión cierta y aseverando la importancia relativa del

Sistema dentro su uso efectivo en la Entidad.

El Auditor deberá utilizar técnicas para documentar la información y las aseveraciones

realizadas, estas mismas pueden ser:




42

Descripciones narrativas

Los cuestionarios

Diagramas de Flujo

El Auditor deberá realizar pruebas de Control para verificar la existencia de Evidencia

de Auditoría y de que los Controles Internos están funcionando efectivamente, como ser:

El desempeño de Funciones

Cumplimiento Efectivo de procedimientos.

Cambios de Personal

El Auditor al obtener evidencia de Auditoría mediante Pruebas de Control, evalúa el

Riesgo de Control verificando que el sistema aplicado este diseñado correctamente y

operando en forma efectiva.

4.16.3.3 RIESGO DE DETECCIÓN

Está relacionado directamente con los procedimientos sustantivos del Auditor.

La evaluación del Auditor referente al Riesgo de Control y al Riesgo Inherente, influye

en la Naturaleza, Oportunidad y Alcance de los procedimientos sustantivos que deben

desempeñarse para reducir el Riesgo de Auditoría, a un nivel aceptablemente bajo.

Algún Riesgo de Detección estaría siempre presente aún si un Auditor examinara la




43

totalidad de un Sistema, debido a que la mayoría de la Evidencia de Auditoría es

persuasiva y no conclusiva.

Mientras más alta la evaluación del Riesgo Inherente y de Control, más evidencia de

Auditoría deberá obtener el Auditor del desempeño de procedimientos sustantivos.

La NIA 400 en uno de sus acápites abarca al Sector Público de la siguiente manera:

1. El Auditor tiene que estar consciente que los "Objetivos de la Administración" de

Entidades del Sector Público pueden estar influenciados por intereses que se

refieren a la Responsabilidad Pública y pueden incluir objetivos que tienen su

origen en la Legislación, Reglamentos, Ordenanzas del Gobierno y Directivas

Ministeriales.

La Fuente y Naturaleza de estos objetivos tienen que ser consideradas por el

Auditor al Evaluar si los procedimientos de Control Interno son efectivos para

propósitos de la Auditoría.

4.17 NORMA INTERNACIONAL DE AUDITORÍA 240

RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR DE CONSIDERAR EL FRAUDE

EN UNA AUDITORÍA DE ESTADOS FINANCIEROS

La NIA establece Normas y proporciona lineamientos sobre la Responsabilidad del

Auditor de considerar el Fraude en una Auditoría de Estados Financieros y abunda en

cómo deben aplicarse los lineamientos de la:

NIA 315 Entendimiento de la Entidad y su Entorno y Evaluación de los

Riesgos de representación errónea de importancia relativa.




44

NIA 330 Procedimiento del Auditor en respuesta a los Riesgos evaluados en

relación con los Riesgos de representación errónea de importancia relativa

debida a fraude.


PROCEDIMIENTOS DEL AUDITOR EN RESPUESTA A LOS

RIESGOS EVALUADOS

Establece la Responsabilidad del Auditor de Planear e Implementar respuesta a los

Riesgos, en base a Normas y Guías proporcionadas para determinar respuestas globales.

4.18.1 OBJETIVO

Es obtener suficiente evidencia apropiada de Auditoría respecto a los Riesgos evaluados

de representación errónea de importancia relativa, mediante la Planeación e

Implementación de respuestas apropiadas a dichos Riesgos.21


COMUNICACIÓN DE LAS DEFICIENCIAS EN EL CONTROL

INTERNO A LOS RESPONSABLES DEL GOBIERNO Y A LA

DIRECCIÓN DE LA ENTIDAD

4.19.1 OBJETIVO

Es comunicar de forma apropiada a los Responsables de la Entidad y la Dirección las

deficiencias en el Control Interno.

21 IAASB. (2009). NORMA INTERNACIONAL DE AUDITORÍA 330. Procedimientos del Auditor en Respuesta a

los Riesgos Evaluados . IAASB




45

El Auditor identifica Deficiencias dentro cualquier Fase de la Auditoría y que a Juicio

Profesional son de suficiente importancia para merecer sus respectivas atenciones.

4.20 ELABORACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA

4.20.1 INFORME DE AUDITORÍA

Es la expresión de una Opinión Profesional, en el que se materializa el resultado del

ejercicio de Auditoría y contiene mínimamente:

El Dictamen,

La Evaluación del Control Interno,

El cumplimiento de las Normas y Procedimientos,

Otros aspectos relacionados con la gestión y el periodo examinado, comunicado

en forma Oral y Escrita.

4.20.2 OBJETIVOS DEL INFORME DE AUDITORÍA

Deben ser delimitados de la siguiente manera, mismos que son enunciativos y no

limitativos:

Dar cumplimiento a los Objetivos que originaron el ejercicio.

Dar a conocer los resultados




46

Presentar las Observaciones y Conclusiones de manera objetiva, así como las

Recomendaciones.

Presentar la Evaluación del Control Interno.

4.20.3 CARACTERÍSTICAS DEL INFORME DE AUDITORÍA.

Mauricio Díaz Villate, Contador Público , Especialista en Ciencias Tributarias , Experto

en Contabilidad Internacional y Modelo Contable Internacional NIC – NIIF , discrimina

la Características de la siguiente forma :

CLARIDAD.-

Expresar las ideas de forma sencilla, legible y entendible para quien lea.

CONFIABILIDAD.-

Confianza y fiabilidad que se le da a la información que reporta el Auditor

PROPIEDAD.-

Uso correcto de las palabras para construir frases.

BREVEDAD.-

Expresar las ideas y conceptos con el menor número de palabras.

SENCILLEZ.-

Expresar con naturalidad las ideas y conceptos




47

OPORTUNA.-

Es cuando el Auditor dice o hace lo necesario, justo en el momento que se

requiere

CONEXIÓN.-

Nexo lógico de pruebas y procedimientos para llegar a las conclusiones con

respecto a lo que reporta el informe.

TONO Y FUERZA.-

La fuerza que el Auditor le da a lo que reportando.

PRECISIÓN.-

Redactar el informe utilizando sólo conceptos completos sin agregar datos

innecesarios.

EXACTITUD.-

Narrar los hechos tal y como se presentaron.

COHERENCIA.-

Lo que se esté reportando corresponda con lo que en realidad este sucediendo.

POSITIVIDAD.-




48

No utilizar frases negativas, es decir iniciar con la palabra NO.

SINTAXIS.-

Correcta construcción de frases y oraciones.

IMPARCIALIDAD.-

Actuar de forma equitativa en el cumplimiento del trabajo, tratando de ser justo,

honesto y razonable

OBJETIVIDAD.-

Descripción de ideas y conceptos apegadas a la realidad de lo que ve el Auditor.

FAMILIARIDAD.-

Se debe redactar el informe en un lenguaje que sea familiar para quien lo vaya a

leer.

VERACIDAD.-

Credibilidad entre lo que se reporte y lo que se revisa.

EFECTIVIDAD.-

Saber expresar palabras simples lo que se quiere informar.

COLOQUIAL.-




49

Utilizar un estilo de redacción cotidiano, no literario.

VARIEDAD.-

El informe de Auditoría no debe ser monótono ni aburrido.

ÚTIL-

La lectura del informe debe ser útil y ágil de tal forma que se entienda de

inmediato lo que el Auditor quiere decir.

4.20.4 RESPONSABILIDAD DE LA EMISIÓN DEL INFORME DE

AUDITORÍA

El Auditor en base a Hallazgos de evidencias deberá formar afirmación acerca de

Seguridad Razonable sobre los Procesos y Procedimientos en relación al Sistema de

Adquisición de Bienes y Servicios.

Así mismo la determinación de Hallazgos del Auditor puede dar a lugar los siguientes

tipos de informes:

a) Informe que contiene hallazgos de Auditoría que dan lugar a indicios de

Responsabilidad por la Función Pública.

b) Informe que contiene los hallazgos de Auditoría que no dan lugar a indicios de

responsabilidad por la función pública, pero que son relevantes al Control

Interno, formulando Recomendaciones para ser superadas.




50

El Informe emitido por el Auditor debe ser claramente objetivo.

4.21 MANUAL

4.21.1 DEFINICIÓN

Es considerado un Instrumento Administrativo que contiene en forma explícita,

Información sobre Objetivos, Políticas, Atribuciones, Organización y Procedimientos de

los componentes de una Entidad.

El Manual formula instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la

ejecución del trabajo asignado al Personal, teniendo como marco de referencia los

Objetivos de la Institución.

4.22 CONTROL INTERNO

4.22.1 CONCEPTO

Es un Proceso efectuado por el Consejo de Directores, Gerencia y demás personal

designado para proporcionar Seguridad Razonable en relación con el logro de los

Objetivos de las siguientes categorías:

Objetivos de confiabilidad de la Información Financiera

Objetivos de efectividad y eficiencia de las operaciones




51

Objetivos de cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables22

.

El Control Interno comprende el Plan de Organización y Totalidad de los Métodos y

Procedimientos que en forma ordenada se adoptan en una Entidad, para asegurar la

Protección de sus Recursos, la obtención de la Información Financiera y Administrativa

Correcta, Segura y Oportuna, la previsión de Eficiencia Operacional y la adhesión del

Personal a las Políticas predefinidas por la Dirección.23

Así mismo el Control Interno es considerado como una serie de acciones

interrelacionadas que engloban al universo de Actividades dentro la Entidad en base a

procesos de Gestión Básicos: Planificación, Ejecución y Supervisión.

4.22.2 CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO

4.22.2.1 CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

El Control Interno Administrativo incluye el plan de Organización,

Procedimientos y Registros que se relacionan con los procesos de decisión que

conducen a la autorización de operaciones por la Administración.

Esta autorización es una función de la Administración asociada directamente con

la responsabilidad de lograr los Objetivos de la Organización y es el punto de

partida para establecer el Control Contable de las operaciones.24

4.22.2.2 CONTROL INTERNO CONTABLE

22 QUIROGA, G. V. (2012). El Control Interno y la Gestión de Riesgos. La Paz: Imprenta Multiservicios Andromeda 23 WALKER, P. Q. (1999). Control Interno. Cochabamba: Educación y Cultura 24 AICPA. (2008). S.A.S. (Statements on Auditing Standards). S.A.S.1 - Reponsabilidades y Funciones del Auditor

Independiente . AICPA.




52

El Control Interno Contable comprende el Plan de organización, los Procedimientos y

Registros que se relacionen con la protección de los activos y la Confiabilidad de los

Registros Financieros y por consiguiente se diseñan para prestar seguridad razonable de

que:

a) Las Operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o

específica de la administración.

b) Se registren las operaciones como sean necesarias para:

1) Permitir la Preparación de Estados Financieros de conformidad con los

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados o con cualquier

otro criterio aplicable a dichos estados.

2) Mantener la Contabilidad de los Activos.

c) El acceso a los Activos se permite solo de acuerdo con la autorización de

la Administración.

d) Los Activos registrados en la Contabilidad se comparan a intervalos

razonables con los Activos existentes y se toma la acción adecuada

respecto a cualquier diferencia.25

4.23 CONTROL INTERNO COSO II (ERM) – ENTERPRISE RISK

MANAGEMENT

4.23.1 ANTECEDENTES FUNDAMENTALES

25

AICPA. (2008). S.A.S. (Statements on Auditing Standards). S.A.S.1 - Reponsabilidades y Funciones del Auditor Independiente . AICPA.




53

Hace más de una década el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway

Commission (Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway),

conocido como COSO, publicó el Internal Control - Integrated Framework (Control

Interno - Marco Integrado) para facilitar a las empresas a evaluar y mejorar sus sistemas

de Control Interno.

A Inicios de 2005, el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway

Commission, publicó el Enterprise Risk Management - Integrated Framework (Gestión

de Riesgo de la Empresa – Marco Integrado), el cual amplía el concepto de Control

Interno sobre la Identificación, Evaluación y Gestión Integral de Riesgo.

Este nuevo enfoque no intenta ni sustituye el marco de Control Interno, sino que lo

incorpora como parte de él, permitiendo a las compañías mejorar sus prácticas de

Control Interno o decidir encaminarse hacia un proceso más completo de Gestión de

Riesgo.

4.23.2 DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO COSO II

Se basa dentro los siguientes preceptos:




54

Es un Proceso continuo que fluye por toda la Entidad

Es realizado por el personal en todos los niveles de la Organización.

Es una forma de realizar un control exhaustivo de la aplicación de los

procedimientos establecidos.

4.23.3 BENEFICIOS DEL CONTROL INTERNO COSO II

Cabe aclarar que todos estos Beneficios, Capacidades y Logros estas implícitamente en

una Gestión de Riesgos Corporativos, promovidos por el COSO II – ERM., y se definen

de la siguiente manera:

Se tiene un conocimiento más exhaustivo de los Riesgos que afectan a la

Entidad.

Obtención eficaz del control sobre los Riesgos, ya que permite estar más

prevenido y anticiparse a los mismos.

Permite una identificación proactiva y aprovechamiento de oportunidades de

diferenciación.

Ayuda en el cumplimiento con las exigencias del regulador en materia de

Gestión y Control de los Riesgos.

Asignación mejor y más Eficiente de Recursos para la Gestión de Riesgos y

oportunidades.




55

Toma de decisiones “más segura” evitando “sorpresas” derivados de Riesgos

no identificados.

Mejor previsión del posible impacto de los Riesgos que afectan a la Entidad.

Mayor identificación de oportunidades por parte de la Dirección.

Establecimiento de una base común para la comprensión y Gestión del Riesgo

de la Entidad y especialmente, dentro las Autoridades.

Aumento de la Credibilidad y Confianza dentro los procesos realizados

Mayor probabilidad de éxito de la implantación de la Estrategia.

4.23.4 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO COSO II

Se dividen en cuatro categorías diferentes:

4.23.4.1 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS.

Son Objetivos establecidos al más alto nivel y relacionados con el Establecimiento de la

Misión y la Visión de la Entidad.

4.23.4.2 OBJETIVOS OPERATIVOS

Son Objetivos relacionados directamente con la Eficacia y Eficiencia de las operaciones,

incluyendo objetivos relacionados con el Desempeño y la Credibilidad.




56

4.23.4.3 OBJETIVOS RELACIONADOS CON LA INFORMACIÓN

SUMINISTRADA A TERCEROS.

Son aquellos Objetivos que afectan a la Efectividad del reporting de la información

suministrada (interna y externa) y va más allá de la Información estrictamente

Financiera.

4.23.4.4 OBJETIVOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO

REGULATORIO.

Se trata de aquellos Objetivos relacionados con el cumplimiento por parte de la Entidad

con todas aquellas Leyes y Regulaciones que le son de aplicación.

4.23.5 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO COSO II

El Control Interno de acuerdo al Enfoque de COSO II “Enterprise Risk Management”

(ERM) traducido al español como “Gestión de Riesgo Empresarial”, está conformado

por ocho componentes, que para su mejor comprensión, se definen de la siguiente

manera:

4.23.5.1 AMBIENTE DE CONTROL

Deberá abarcar a la Entidad en su totalidad y definir parámetros para el Tratamiento y

Administración de los Riesgos, mismos que deben ser conocidos en su totalidad por

todos los Funcionarios de la Entidad.

Así mismo deberá contemplar algunos aspectos como ser:

Filosofía de la Administración de Riesgos




57

Integridad y Valores Éticos

Estructura Organizativa

4.23.5.2 ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

Se establecerán los Objetivos en base a la Identificación de factores de Riesgo.

Así mismo es considerado como una visión a eludir Riesgos que se presenten dentro las

Actividades del Auditor.

4.23.5.3 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

Como primera medida se deberá identificar Riesgos que afecten la consecución de

objetivos planteados.

El Auditor deberá delimitar los mismos como:

Externos, Riesgos generados por los Órganos Tutores (Implantación de

políticas con vacios legales)

Internos, Riesgos generados por los Funcionarios (No conocimiento de la

Normativa referente al caso)

El Auditor deberá realizar la diferenciación explícita entre Riesgo y Oportunidad

4.23.5.4 EVALUACIÓN DE RIESGOS




58

Los Riesgos son evaluados sobre una base inherente y residual bajo las perspectivas de

probabilidad (posibilidad de que ocurra un evento) e impacto (su efecto debido a su

ocurrencia), con base en datos pasados internos (pueden considerarse de carácter

subjetivo) y externos (más objetivos).26

4.23.5.5 RESPUESTA AL RIESGO

Son acciones elaboradas por el Auditor estableciendo alternativas aplicables a la medida

de los niveles de Riesgo determinados.

Las posibles respuestas al Riesgo detectado pueden ser:

4.23.5.5.1 EVITAR EL RIESGO

Se toman acciones de modo que se puedan realizar la discontinuación de actividades que

generan Riesgo

4.23.5.5.2 REDUCIR EL RIESGO

Se toman acciones de modo de reducir el impacto, la probabilidad de ocurrencia del

Riesgo o ambos.

4.23.5.5.3 COMPARTIR EL RIESGO

Se toman acciones de modo de parcializar el impacto o la probabilidad de ocurrencia al

transferir o compartir una porción del Riesgo.

4.23.5.5.4 ACEPTAR EL RIESGO

26

AUDITORÍA, R. D. (31 de Julio de 2009). www.nasaudit.com. Recuperado el 23 de Octubre de 2013




59

No se toman acciones que afecten el impacto y probabilidad de ocurrencia del Riesgo

4.23.5.6 ACTIVIDADES DE CONTROL

Son Políticas y Procedimientos que la Administración ha establecido para cumplir con sus

Objetivos de Informes Financieros.27

Comprende Actitudes, Capacidades, Percepciones y Acciones del Personal de una

Entidad.

Toda actividad de Control está constituida por acciones generales o directas, ya sea en el

nivel Gerencial u Operativo.

4.23.5.7 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Es considerado factor indispensable dentro la Entidad, ya que es necesario contar con

un Sistema de Información que capture todos los datos relevantes para el desarrollo de

las Operaciones y se comuniquen adecuadamente a los destinatarios correspondientes en

el plazo adecuado y así permitir al personal afrontar responsabilidades.

El Auditor comprobará que la información generada en la Entidad cumpla con los

requerimientos Internos y Externos en cuanto a su Integridad, Exactitud y Oportunidad.

4.23.5.8 SUPERVISIÓN

Se efectúa verificando la existencia de Controles Ineficaces o Inexistentes. El Auditor o

los Auditores deben realizar retroalimentación de Información y Analizar los Riesgos de

forma adecuada.

27

LUNA, Y. B. (1987). Manual de Auditoría y Revisoría Fiscal. Bogotá: Roesga.




60

El Auditor realiza comprobación de criterios que se aplican dentro las Entidad,

analizando hechos de acuerdo a la siguiente discriminación:

a) Hechos de importancia relativa.

b) Hechos de Frecuencia de ocurrencia.

El presente componente del Control Interno debe realizarse en forma permanente ya sea

por la Máxima Autoridad Ejecutiva o el Funcionario a cargo de de la Evaluación de

Cumplimiento de objetivos.

4.24 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

El Auditor dentro el trabajo a desarrollar debe recopilar Información Primaria, mismo

que debe ser sujeto a Verificación y Análisis, para lo cual es necesario considerar

aspectos mínimos como:

a) La Información debe ser Ordenada en forma Cronológica

b) La Información debe ser Clasificada por Tema de Estudio

4.25 PAPELES DE TRABAJO

Son Cédulas, Planillas y Documentos que respaldan el Informe del Auditor los que

deben contener suficiente Información para habilitar a un Auditor experimentado a

establecer la Evidencia, que soporta los Hallazgos, Conclusiones y Recomendaciones

obtenidas, son necesarios para el desarrollo del Examen y la supervisión del Trabajo.28

28

MARIÑO, M. O. . La Administración Pública Boliviana y El Sistema de Control Gubernamental. La Paz: Imprenta

La Amistad




61




62

CAPÍTULO V

5 PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA

5.1 INTRODUCCIÓN

La Planificación de la Auditoría comprende el desarrollo de una Estrategia Global para

su Administración estableciendo un enfoque apropiado sobre la Naturaleza, Oportunidad

y Alcance de los procedimientos de Auditoría que deben aplicarse.

Así mismo la Planificación permitirá que el equipo de Auditoría pueda hacer uso

apropiado del potencial humano disponible.

El Proceso de la Planificación permite al Auditor, identificar las áreas más importantes,

problemas potenciales, Evaluar el nivel de Riesgo y programar la obtención de la

Evidencia necesaria para examinar los distintos componentes de la Entidad auditada.

El Auditor planifica para determinar de manera Efectiva y Eficiente la forma de obtener

los datos necesarios e informar acerca de la Gestión de la Entidad, mismos que pueden

variar según el tamaño de la Entidad.

5.2 MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA

Es un Papel de Trabajo que documenta decisiones sobre aspectos generales de la

Auditoría y toda información relevante a los distintos miembros del equipo de trabajo

que interviene en el proceso.

En ese entendido, se denomina como un Resumen de los aspectos más importantes de la

Fase de Planificación, permitiendo tomar una decisión sobre la Estrategia de Auditoría a




63

seguir en el trabajo del Auditor.

El contenido mínimo del memorándum enunciativamente puede ser el siguiente:

a) Descripción de la Entidad.

b) Evaluación preliminar del entorno de control existente dentro la Entidad.

c) Identificación de asuntos importantes de Auditoría detectados.

d) Plan de trabajo (previo).

e) Otros aspectos significativos no planteados en lista anterior.

5.3 OBJETIVOS

5.3.1 OBJETIVO GENERAL

El Objetivo del Memorándum de Planificación de Auditoría es Documentar la

información relevante para que el equipo de Auditoría adquiera el conocimiento general

de la Entidad desde el punto de vista de la situación Económica, Legal y otros que

correspondieren.

5.4 ALCANCE DE LA AUDITORÍA

El Examen de Auditoría incluye áreas implícitamente relacionadas con el S.A.B.S. de la

Entidad, y se tiene como fecha de cierre el 15 de mayo de la presente Gestión.

Como muestras se deben tomar mínimamente las siguientes áreas:




64

Área de Adquisiciones

Área de Recursos Humanos

Área de Contabilidad

5.5 NORMATIVA LEGAL

Decreto Supremo N° 181. Normas Basicas del Sistema de Administración de

Bienes y Servicios del 28 de Junio de 2009.

Decreto Supremo Nº 23215 de 22 de julio de 1992, se aprobó el Reglamento

que regula el ejercicio de las atribuciones conferidas por la Ley Nº 1178 de

Administración y Control Gubernamental a la Contraloría General del Estado

como Órgano Rector del Control Gubernamental y autoridad superior de

Auditoría del Estado.

Decreto Supremo N° 23215. Reglamento de las atribuciones de la Contraloria

General del Estado del 22 de Julio de 1992.

Decreto Supremo N° 27328. Procesos de Contratación de Bienes, Obras,

Servicios Generales y de Consultoría del 31 de Enero de 2004.

Ley N°1178. Ley de los Sistemas de Administración y Control

Gubernamentales del 20 de Julio de 1990.

Normas Generales de Auditoría Gubernamental del 27 de Agosto de 2012.

Manual de Normas de Auditoría Gubernamental N/CE/10-A al M/CE/10-H




65

aprobadas con Resolución CGR/079/2006 de 04/04/2006 de la Contraloría

General del Estado Plurinacional.

Resolución CGE/094/2013. Normas de Auditoría Especial del 27 de Agosto de

2012.

Resolución N° CGR/245/2008. Guia para la implantación del Control Interno

del 23 de Octubre de 2008.

Resolución N° CGR/295/2008. Guía para la Evaluación del Control Interno del

16 de Diciembre de 2008.

Resolución N° CGR-1/173/2002. Guia para la Aplicación de los Principios,

Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental del 31 de

Octubre de 2002.

Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental

Aprobado con Resolución CGR-1/070/2000.

Norma Internacional de Auditoría 700 Formación de la Opinión y Emisión del

Informe de Auditoría

5.6 ETAPAS DE TAREAS A DESARROLLAR

Las tareas a desarrollar para la ejecución de la Auditoría se distribuirán de acuerdo al

personal asignado para la Auditoría.




66

5.6.1 RECURSOS HUMANOS

Serán definidos y determinados de acuerdo a lo siguiente:

Funcionarios de la Entidad, por una parte del Área Financiera y por otra de la Unidad de

Auditoría Interna, mismos que deberán ser designados de acuerdo a Procedimiento

Administrativo.

5.6.2 RECURSOS ECONÓMICOS

Así mismo se determinará el costo de la Auditoría, realizando la discriminación de:

Honorarios de los profesionales

Gastos de Administración (Fotocopias, Transporte)

Gastos Varios (Viáticos)

A continuación se presenta un Cronograma tentativo de la Auditoría.

N° ACTIVIDAD O TAREA TIEMPO

ESTIMADO

FUNCIONARIO

DESIGNADO

1 Realización de Visita preliminar X X

2 Elaboración de Plan de Auditoría X X

3 Elaboración de Cuestionario de Control Interno X X

4 Visita para contestar el cuestionario de Control

Interno X X

5 Análisis de los Cuestionarios y Elaboración de

Planillas de Decisiones X X

6 Ejecución de las actividades presentadas en el

Programa de Auditoría X X




67

7 Revisión del S.A.B.S. de SENAVEX X X

8 Revisión de la funcionalidad de los Sistemas del

S.A.B.S. X X

9 Presentación del primer informe de Auditoría X X




CAPITULO VI

MANUAL DE AUDITORÍA

PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO DEL

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DEL

SERVICIO NACIONAL DE VERIFICACIÓN DE EXPORTACIONES

67




1

ÍNDICE

1 INTRODUCCIÓN ............................................................................................... 1

2 OBJETIVO DEL MANUAL ............................................................................... 1

3 ALCANCE DEL MANUAL ............................................................................... 1

4 NORMATIVA LEGAL ....................................................................................... 1

5 AUDITORÍA INTERNA ..................................................................................... 3

5.1 CONCEPTO ........................................................................................................ 3

5.2 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA INTERNA .................................................. 3

5.3 BENEFICIOS DE LA AUDITORÍA INTERNA ................................................ 4

5.4 PERJUICIOS POSIBLES DE LA AUDITORÍA INTERNA ............................. 4

6 UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA (UAI) DEL SENAVEX. ..................... 5

6.1 MISIÓN DE LA U.A.I. DEL SENAVEX ........................................................... 5

6.2 VISIÓN DE LA U.A.I. DEL SENAVEX ............................................................ 5

6.3 VALORES DE LA U.A.I. DEL SENAVEX ....................................................... 6

6.4 OBJETIVOS PRIMORDIALES DE LA U.A.I. DEL SENAVEX ..................... 8

6.5 NORMATIVA LEGAL ....................................................................................... 9

6.5.1 NORMATIVA INTERNA................................................................................... 9

6.5.2 NORMATIVA EXTERNA ............................................................................... 11

6.6 FUNCIONES DE LA U.A.I. DEL SENAVEX ................................................... 12

6.7 DEPENDENCIA FUNCIONAL ....................................................................... 13

6.8 ESTRUCTURA DE LA U.A.I. DEL SENAVEX ............................................. 13

6.9 ORGANIGRAMA DE LA U.A.I. DEL SENAVEX. ........................................ 14

6.10 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE U.A.I. DEL SENAVEX ......................... 14

6.10.1 JEFE DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA ........................................ 14

6.10.1.1 FUNCIONES ...................................................................................................... 15

6.10.2 SUPERVISOR DE AUDITORÍA ....................................................................... 16

6.10.2.1 FUNCIONES ...................................................................................................... 17

6.10.3 AUDITOR JUNIOR ........................................................................................... 18

6.10.3.1 FUNCIONES ..................................................................................................... 18




2

6.11 ALCANCE DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA .............................. 21

6.12 PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORÍA INTERNA ................................. 21

6.12.1 DEFINICIÓN ..................................................................................................... 21

6.12.2 OBJETIVOS ...................................................................................................... 23

6.12.2.1 OBJETIVO PRINCIPAL ................................................................................... 23

6.12.2.2 OBJETIVOS SECUNDARIOS ......................................................................... 23

6.13 CARACTERÍSTICAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO ............................. 23

6.14 CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO .......................................... 24

6.15 TIPOS DE PAPELES DE TRABAJO ............................................................... 25

6.15.1 PREPARADOS POR LA ENTIDAD AUDITADA.......................................... 26

6.15.2 CONFIRMACIONES DE TERCEROS. ........................................................... 26

6.15.3 PAPELES DE TRABAJO PREPARADOS POR EL AUDITOR. .................... 26

6.15.4 MODELO DE PAPELES DE TRABAJO ......................................................... 27

6.16 CÉDULAS DE AUDITORÍA............................................................................ 28

6.16.1 CONCEPTO ...................................................................................................... 28

6.16.2 TIPOS DE CÉDULAS DE AUDITORÍA ......................................................... 28

6.16.2.1 CÉDULAS TRADICIONALES: ...................................................................... 28

6.16.2.2 CÉDULAS SUMARIAS ................................................................................... 28

6.16.2.3 CÉDULAS ANALÍTICAS ................................................................................ 28

6.16.2.4 CÉDULAS SUBANALÍTICAS ........................................................................ 29

6.16.2.5 EVENTUALES.................................................................................................. 29

6.16.3 ESTRUCTURA DE LAS CÉDULAS DE AUDITORÍA. ................................ 29

6.17 MARCAS DE AUDITORÍA ............................................................................. 31

6.17.1 CONCEPTO ...................................................................................................... 31

6.17.2 OBJETIVOS DE LAS MARCAS DE AUDITORÍA ........................................ 32

6.17.3 CLASIFICACIÓN DE LAS MARCAS DE AUDITORÍA ............................... 32

6.17.3.1 MARCAS DE AUDITORÍA ESTÁNDAR ....................................................... 32

6.17.3.2 MARCAS DE AUDITORÍA ESPECÍFICA ...................................................... 32

6.17.3.3 BENEFICIOS DE LAS MARCAS DE AUDITORÍA ...................................... 32




3

6.17.3.4 EJEMPLO DE MARCAS DE AUDITORÍA .................................................... 33

6.18 REFERENCIACIÓN ......................................................................................... 34

6.18.1 CONCEPTO ...................................................................................................... 34

6.18.2 REFERENCIA CRUZADA............................................................................... 34

6.18.3 BENEFICIOS GENERALES DE LA REFERENCIACIÓN ............................ 34

6.18.4 CARACTERÍSTICAS ....................................................................................... 34

6.19 LEGAJO DE PAPELES DE TRABAJO ........................................................... 35

6.19.1 LEGAJO DE INFORMES ................................................................................. 35

6.19.2 LEGAJO PERMANENTE................................................................................. 36

6.19.3 CLASIFICACIÓN Y ORDENAMIENTO ........................................................ 36

6.19.3.1 PARTE GENERAL ........................................................................................... 36

6.19.3.2 PARTE ESPECÍFICA ....................................................................................... 37

6.19.4 LEGAJO CORRIENTE ..................................................................................... 38

6.19.4.1 CLASIFICACIÓN Y ORDENAMIENTO ........................................................ 38

6.19.4.2 ACTIVIDAD DE PLANEAMIENTO Y CONTROL ....................................... 39

6.19.5 ACTIVIDAD DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO ....................... 39

6.19.6 LEGAJOS ESPECIALES .................................................................................. 39

6.19.7 LEGAJO DE CONTROL DE CALIDAD ISO 9001:2008 ............................... 40

6.20 PERÍODO DE CONSERVACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO ......... 40

7 PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA ........................................................ 41

7.1 DETERMINACIÓN DE TIPO DE AUDITORÍA INTERNA .......................... 41

7.2 AUDITORÍA ESPECIAL .................................................................................. 41

7.3 PROCESO DE AUDITORÍA ............................................................................ 41

7.3.1 PLANIFICACIÓN DEL EXAMEN DE AUDITORÍA .................................... 41

7.3.1.1 PLANIFICACIÓN PREVIA ............................................................................. 42

7.3.1.1.1 RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN DISPONIBLE .................................. 42

7.3.1.1.2 SOLICITUD DE REQUERIMIENTOS PRELIMINARES .............................. 42

7.3.2 EJECUCIÓN DEL EXAMEN DE AUDITORÍA ............................................. 43

7.3.2.1 ANÁLISIS DE INFORMACIÓN ..................................................................... 44




4

7.3.2.2 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO .......................... 44

7.3.2.3 RIESGOS DE AUDITORÍA ............................................................................. 45

7.3.2.4 MATERIALIDAD DE LOS RIESGOS ............................................................ 45

7.3.2.5 MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA (M.P.A.) .......... 46

7.4.1.1 ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA ................................. 48

7.4.1.2 OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA ........................................ 48

7.4.1.3 PROCEDIMIENTOS ......................................................................................... 48

7.4.1.4 PRUEBAS DE AUDITORÍA ............................................................................ 49

7.4.1.4.1 PRUEBAS DE CONTROL ............................................................................... 49

7.4.1.4.2 PRUEBAS ANALÍTICAS ................................................................................ 50

7.4.1.4.3 PRUEBAS SUSTANTIVAS ............................................................................. 50

7.4.1.5 EJEMPLOS DE PROGRAMAS DE AUDITORÍA .......................................... 51

7.5 EJEMPLO DE CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ........................ 53

7.5.1 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DEL EXAMEN DE AUDITORÍA .. 53

7.5.1.1 INFORME DE AUDITORÍA INTERNA ......................................................... 54

7.5.1.1.1 BORRADOR DE INFORME ............................................................................ 55

7.5.1.1.2 INFORME FINAL ............................................................................................. 55

7.5.1.2 ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORÍA AL S.A.B.S. DEL

SENAVEX CON DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO ...................... 55

7.5.1.3 RESULTADOS DEL EXAMEN ....................................................................... 59




1

MANUAL DE AUDITORÍA PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO DEL

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE ENTIDADES

DESCONCENTRADAS

CASO DE ESTUDIO: SENAVEX

1 INTRODUCCIÓN

El presente Manual acopia lo Esencial, Básico y Elemental, en forma ordenada y

sistemática de Métodos y Técnicas para la Evaluación del Control Interno del S.A.B.S.

en el SENAVEX.

2 OBJETIVO DEL MANUAL

El Objetivo principal del Manual, es otorgar una guía que coadyuve con las tareas del

Auditor en la Evaluación del Control Interno del S.A.B.S., promoviendo la uniformidad

de Procedimientos.

Así mismo en base a Métodos y Técnicas determinar Hallazgos con el fin de evitar el

incremento de Deficiencias y Excepciones en la aplicación del Control Interno.

3 ALCANCE DEL MANUAL

El presente Manual es aplicable en forma obligatoria por la Unidad de Auditoría Interna

o Auditor Externo dentro la realización de Auditorías del Control Interno del S.A.B.S.

en el SENAVEX y otras Entidades Desconcentradas.

4 NORMATIVA LEGAL

El presente Manual está basado en Normativa aplicable vigente, con preferencia en las




2

Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna (NE/CE-018) pronunciada por la

Contraloría General del Estado Plurinacional, aprobada mediante Resolución Nª

CGE/094/2012 del 27 de Agosto de 2012, propone como instrumentos Normativos los

siguientes:

Normas Generales de Auditoría Gubernamental (NE/CE-011)

Normas de Auditoría Financiera (NE/CE-0.12)

Normas de Auditoría Operacional (NE/CE-013)

Normas de Auditoría Especial (NE/CE-015)

Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna (NE/CE-018)

Así mismo dentro el presente se aplica Normativa externa, como ser:

Normas Internacionales de Auditoría (NIAs) emitidas por la Federación

Internacional de Contadores (IFAC).

Normas para el Ejercicio Profesional de Auditoría Interna (NEPAI) emitidas

por el Instituto de Auditores Internos (IAI).

Declaraciones sobre Normas de Auditoría (SAS) emitidas por el Instituto

Americano de Contadores Públicos Autorizados (AICPA)




3

5 AUDITORÍA INTERNA

5.1 CONCEPTO

Es un Proceso que se considera esencial para la toma de decisiones de la Máxima

Autoridad Ejecutiva (Dirección General Ejecutiva) y está diseñado para proporcionar

Seguridad Razonable sobre el logro de Objetivos de la Entidad.

La Contraloría General del Estado Plurinacional de Bolivia, define lo siguiente: "La

Auditoría Interna es una función de control posterior de la organización, que se realiza a

través de una Unidad especializada, cuyos integrantes no participan en las operaciones

y actividades administrativas. Su propósito es contribuir al logro de los objetivos de la

Entidad evaluando el grado de cumplimiento y eficacia de los sistemas de administración

y de los instrumentos de Control Interno incorporados a ellos y analizando los resultados

y la eficiencia de las operaciones."29

El Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos define a la Auditoría Interna

como “Una actividad independiente que tiene lugar dentro la empresa y que está

encaminada a la revisión de operaciones contables y/o actividades de otra naturaleza,

con la finalidad de prestar un servicio a la Dirección”

5.2 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA INTERNA

Son determinados de la siguiente manera.

Establecimiento de estrategias para toda la Empresa.

Efectividad y Eficiencia de las operaciones.

29 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO PLURINACIONAL DE BOLIVIA; Normas de Auditoría

Operacional; Resolución CGE/094/2012, 27 de agosto de 2012




4

Confiabilidad de la Información Financiera.

Cumplimiento con las Leyes, Reglamentos, Normas y Políticas.

5.3 BENEFICIOS DE LA AUDITORÍA INTERNA

Es practicada dentro el ambiente de la Entidad.

Es realizada por Funcionarios de la Entidad.

La Información y Documentación son de fácil acceso.

Los Procedimientos son conocidos por los Funcionarios de la Entidad.

Los errores son corregidos de forma inmediata.

No es necesario protocolo amplio para la Revisión.

Los Funcionarios son seleccionados en forma inmediata.

5.4 PERJUICIOS POSIBLES DE LA AUDITORÍA INTERNA

El/Los Auditores de la revisión podrían utilizar los exámenes como medio de

poder.

El/Los Auditores, no tienen total Independencia Profesional.




5

El/los Auditores, pueden agrandar los resultados en busca de incremento

salarial.

El/los Auditores, pueden agrandar los Resultados en busca de mejorar su

posición dentro la Entidad.

6 UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA (UAI) DEL SENAVEX.

Constituye el sensor primario de Control Interno, y se encuentra ubicada dentro la

Estructura Organizacional en el Nivel de Staff, con dependencia directa de la Máxima

Autoridad Ejecutiva (Dirección General Ejecutiva).

La U.A.I. realiza sus actividades cumpliendo la Ley 1178 de Administración y Control

Gubernamentales , que en su Artículo 15 menciona: “La Auditoría Interna se practicará

por una unidad especializada de la propia Entidad”; “…la Unidad de Auditoría Interna

no participará en ninguna otra Operación ni actividad Administrativa y dependerá de la

Máxima Autoridad Ejecutiva de la Entidad, sea esta colegiada o no, formulando y

ejecuta con independencia el programa de sus actividades, sin participar en Operaciones

Administrativas.

6.1 MISIÓN DE LA U.A.I. DEL SENAVEX

La Misión de la U.A.I. está determinada al cumplimiento de las principales actividades

de la tarea de la Auditoría, la Planificación, Ejecución y Comunicación de Resultados

enmarcado en la Normativa vigente, cumpliendo fundamentalmente con los Objetivos de

la Entidad.

6.2 VISIÓN DE LA U.A.I. DEL SENAVEX




6

La Visión de la U.A.I. está orientada a generar mecanismos de Prevención de Riesgos y

Desvíos, agregando valor a la Gestión de la Entidad brindando Recomendaciones con

criterio Amplio y Oportuno, posibilitando de ese modo un examen Independiente,

Sistemático y Amplio del S.A.B.S. de la Entidad.

6.3 VALORES DE LA U.A.I. DEL SENAVEX

El SENAVEX considerada como una Entidad de prestación de Servicios con Calidad

hacia el Sector Exportador, considera como valores los siguientes:

ÉTICA

Ejercicio de la función de Auditoría Interna con adhesión a inexorables Principios

morales que garanticen plenamente los valores dentro el SENAVEX.

RESPONSABILIDAD

Disposición indisoluble de cumplir con compromisos recibidos sin desviarse del

Objetivo fundamental.

DISCIPLINA

Cumplimiento de la Normativa y Políticas de Calidad establecidas dentro el SENAVEX,

y en particular dentro la U.A.I.

RESPETO

Trato, Lenguaje y Conducta, Acorde con las buenas costumbres; estar convencido de

que seres humanos entres seres humanos deben trabajar con Propósito y valores




7

comunes.

COLABORACIÓN

Apoyo oportuno, solidario eficaz y adecuado, a Funcionarios del SENAVEX, para

alcanzar mejores resultados.

INTEGRIDAD

Ser Honrado y responsable en el desarrollo de cualquier actividad articulando las

políticas, procedimientos, servicios, comunidad e instituciones en el Ambiente de

Control.

CONSIDERACIÓN

Reconocer que cada miembro de la U.A.I. y los Funcionarios de la Entidad son el

Recurso más importante, por lo cual ofrecer oportunidades de Crecimiento y

Actualización, tanto en lo Personal y Profesional.

COMPROMISO

Obligación o Palabra dada para efectuar cualquier actividad, estando conscientes de la

Misión y Visión, así como de los valores impartidos y compartidos.

EXCELENCIA

Búsqueda constante del mejoramiento de la calidad en los procesos y demás asuntos

relativos al Control Interno, para encontrar una manera más óptima de realizar las cosas.




8

TRABAJO EN EQUIPO

Colaboración Mutua y Solidaridad en la realización del trabajo, facilitando y

reconociendo el aporte de cada Funcionario del SENAVEX.

6.4 OBJETIVOS PRIMORDIALES DE LA U.A.I. DEL SENAVEX

Emitir Informes con Imparcialidad de las Deficiencias y Excepciones de

Control Interno del S.A.B.S.

Fortalecimiento del Desarrollo y Retroalimentación del S.A.B.S.

Contribuir a la mejora de la Administración de Recursos.

Contribuir a la Gestión de la Entidad con Eficiencia, Eficacia, Economía,

Transparencia y Licitud, dentro la Contratación de Bienes y Servicios.

Emitir Recomendaciones en procura del mejoramiento de procedimientos de

Contratación de Bienes y Servicios acrecentando la Calidad, Oportunidad y

Confiabilidad del Control Interno de la Entidad.

Realizar evaluaciones periódicas al S.A.B.S. de la Entidad.

Realizar apoyo a Funcionarios para no incurrir en mal uso de los Recursos

Públicos.

Certificar la prevalencia del principio de Legalidad dentro la Entidad.

Definir Áreas con riesgos significativos y proceder a minimizar los mismos.




9

6.5 NORMATIVA LEGAL

La U.A.I. del SENAVEX delimita el ejercicio de sus funciones enmarcado básicamente

dentro la siguiente Normativa:

6.5.1 NORMATIVA INTERNA

Son una Serie de disposiciones emitidas dentro el centro mismo del País de Origen, en

Bolivia existen diversos actores para la emanación de los mismos, lo cuales en forma

enunciativa son:

Asamblea Plurinacional del Estado

Contraloría General del Estado.

Consejo Técnico Nacional de Auditoría y Contabilidad.

Otras Entidades Públicas y Privadas.

En ese sentido, en el presente listado se enuncia Normativa aplicable dentro el Presente

Trabajo, misma que es enunciativa y no limitativa:

Normas de Auditoría Gubernamental (NAG).

Ley No. 1178 de los Sistemas de Administración y Control Gubernamentales.

Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública.




10

Guía para la Aplicación de los Principios, Normas Generales y Básicas de

Control Interno Gubernamental.

Guía para la Evaluación del Control Interno.

Guía para el Examen de Confiabilidad de Registros y Estados Financieros.

Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental.

Guía para la Elaboración de Informes de Auditoría Interna con indicios de

Responsabilidad por la Función Pública, emitida y aprobada por la Contraloría

General del Estado Plurinacional de Bolivia.

Guía para el Examen de Confiabilidad de Registros y Estados Financieros.

Guía para el Control y Elaboración de Informes de Actividades de las Unidades

de Auditoría Interna.

Guía para la Aplicación de los Principios, Normas Generales y Básicas de

Control Interno Gubernamental.

Código de Ética del Auditor Gubernamental, emitido y aprobado por la

Contraloría General del Estado Plurinacional de Bolivia.

Declaración de Propósito, Autoridad y Responsabilidad, emitida y aprobada

por la Contraloría. General del Estado Plurinacional de Bolivia.

Otra Normativa emitida por los Organismos Nacionales.




11

6.5.2 NORMATIVA EXTERNA

Son emanadas por Entidades, Organizaciones u Otros Organismos fuera del País de

Origen.

Para el presente Trabajo enunciativamente, se toma en cuenta a los siguientes:

Federación Internacional de Contadores (IFAC).

Instituto Americano de Contadores Públicos (AICPA).

Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI).

Normas para el Ejercicio Profesional de Auditoría Interna (NEPAI).

En ese sentido, en el presente listado se enuncia Normativa aplicable dentro el Presente

Trabajo, misma que es enunciativa y no limitativa:

Normas Internacionales de Auditoría (NIAs)

Declaraciones sobre Normas de Auditoría (SAS).

Normas de Auditoría.

Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna.

Otra Normativa emitida por los Organismos Externos o Internacionales.




12

6.6 FUNCIONES DE LA U.A.I. DEL SENAVEX

La U.A.I. como Responsable de Verificar y Analizar permanentemente al S.A.B.S. del

SENAVEX, con el propósito de promover un proceso Transparente y Efectivo enmarcado

dentro el Control Interno de la Administración de los Recursos, delimita sus funciones de la

siguiente manera:

1. Evaluar la Eficacia de los Sistemas de Administración y de las Actividades de

Control incorporados a ellos, así como el grado de cumplimiento de las Normas

que Regulan estos Sistemas.

2. Evaluar la Eficiencia, Eficacia y Economía de las operaciones, con respecto a

los sistemas implementados dentro el SENAVEX.

3. Realizar periódicamente Auditorías en las diferentes Áreas dependientes del

SENAVEX, con el propósito de fortalecer el desempeño de las mismas.

4. Elaborar un Plan Anual de Auditorías.

5. Elaborar Programas de Trabajo para evaluar los Procedimientos del Control

Interno.

6. Realizar las actividades con estricto apego a la Normativa Interna y Externa.

7. Prestar apoyo a las diferentes Áreas dependientes del SENAVEX.

8. Denunciar ante las Autoridades competentes, la comisión de Delitos o Faltas, que

afecten a los Recursos del Estado Plurinacional.




13

9. Practicar Auditorías a Préstamos Externos, Donaciones, Comodatos y otras

Obligaciones a Terceros.

10. Realizar Auditorías para medir la aplicación del control Interno dentro el

SENAVEX, con el objetivo de realizar el fortalecimiento, de conformidad con las

necesidades y avances tecnológicos.

11. Elaborar y presentar informes al Ente cabeza de Sector, con respecto a hallazgos

determinados dentro la Entidad y las áreas auditadas, realizando la formulación de

Recomendaciones.

12. Realizar seguimiento a la implantación a las Recomendaciones emitidas en los

diferentes Informes de Auditorías.

13. Otras funciones que la Máxima Autoridad Ejecutiva, le asignen.

6.7 DEPENDENCIA FUNCIONAL

La U.A.I. depende de la Máxima Autoridad Ejecutiva, sus funciones y actividades se

mantiene desligadas de las operaciones sujetas a los exámenes a practicarse.

Así mismo constituye un mecanismo de seguridad para la Máxima Autoridad Ejecutiva,

y así poder contar con información de razonable certeza y confiable del funcionamiento

del Control Interno dentro la Entidad, para conseguir los Objetivos Institucionales a

Corto y Largo Plazo.

6.8 ESTRUCTURA DE LA U.A.I. DEL SENAVEX

Es una Estructura premeditada de Roles, delimitado dentro el Manual de Organización

de Funciones del SENAVEX, donde cada funcionario asume sus funciones en espera de




14

favorecer hacia el Cumplimiento de Objetivos.

Es así que el SENAVEX define la estructura de la U.A.I. dentro el organigrama

aprobado de la siguiente manera:

Máxima Autoridad Ejecutiva (Dirección General Ejecutiva).

Jefe de la Unidad de Auditoría Interna.

Auditor Sénior.

Auditor Junior.

6.9 ORGANIGRAMA DE LA U.A.I. DEL SENAVEX.

6.10 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE U.A.I. DEL SENAVEX

6.10.1 JEFE DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

MAXIMA AUTORIDAD

EJECUTIVA

JEFE DE LA UNIDAD DE

AUDITORÌA INTERNA

SUPERVISOR DE

AUDITORÍA

AUDITOR JUNIOR AUDITOR JUNIOR




15

Es el Funcionario de mayor jerarquía dentro la Unidad y Responsable ante la Máxima

Autoridad Ejecutiva de la Administración de la misma.

6.10.1.1 FUNCIONES

1. Planificar, Dirigir, Coordinar y Supervisar las actividades de la U.A.I.

2. Aprobar el Plan Anual de Auditoría P.A.A.

3. Aprobar los Informes de Auditoría.

4. Elevar para consideración a la M.A.E. el P.A.A.

5. Dar seguimiento y control a la ejecución y cumplimiento del P.A.A.

6. Presentar a la M.A.E. el Presupuesto Anual de gastos, para la realización de

actividades de la U.A.I. (si corresponde).

7. Promover procesos transparentes y efectivos sobre el Uso y Administración de

Recursos del SENAVEX.

8. Promover el cumplimiento de la Normativa Vigente.

9. Promover el cumplimiento de Objetivos, Metas y Presupuesto asignado al

SENAVEX.

10. Informar a la Unidad/Área Auditada, los Resultados de la auditoría practicada.

11. Informar a la M.A.E., los hallazgos determinados en las Auditorías practicadas.




16

12. Informar a la M.A.E., las recomendaciones correspondientes y la implementación

de las mismas.

13. Resolver las consultas de materia de su competencia, formuladas por su personal o

por Funcionarios de la Entidad.

14. Mantener estrecha relación de comunicación y coordinación con la M.A.E., en

asuntos relacionados con su competencia, privando el principio de Independencia.

15. Promover y Aprobar proyectos de Manuales de Organización de Funciones de

Auditoría Interna y todo documento que esté relacionado con su Dependencia

Estructural.

16. Velar y Fomentar la Capacitación constante de su Personal.

17. Aplicar las medidas disciplinarias, en casos de su personal, garantizando el

funcionamiento Eficiente de su Unidad.

18. Desarrollar las Funciones que la Contraloría General del Estado establezca para las

U.A.I.

19. Realizar otras tareas asignadas por la M.A.E.

6.10.2 SUPERVISOR DE AUDITORÍA

Es el Funcionario que ocupa la jerarquía inmediata inferior al del Jefe de Unidad de

Auditoría Interna y es Responsable de Planificar y Coordinar las Auditorías de cualquier

tipo, en conformidad con el Plan Anual de Auditorías, tomando como punto base la

Normativa vigente.




17

6.10.2.1 FUNCIONES

1. Dar seguimiento al cumplimiento del P.A.A.

2. Ejercer control a la ejecución del P.A.A.

3. Supervisar el cumplimiento de Auditorías, en conformidad al Plan Anual de

Auditorías.

4. Coordinar con los Jefes de Unidad la elaboración del P.A.A.

5. Elaborar en base a los Informes de Auditoría y otras actividades correspondientes a

la Unidad, la memoria Anual de la U.A.I.

6. Coordinar la Elaboración del Presupuesto de Gastos, para la realización de

actividades de la U.A.I.

7. Dirigir, Supervisar y Coordinar las tareas delimitando importancia relativa,

Administración del Riesgo, Relación Costo Beneficio y otros parámetros para la

disminución del Riesgo.

8. Verificar la documentación y papeles de Trabajo de respaldo de los Informes de

Auditoría.

9. Realizar un registro de la Ejecución de Auditorías realizadas.

10. Fomentar la capacitación continua de los dependientes de la U.A.I. en

coordinación con el Jefe de la Unidad de Auditoría Interna.




18

11. Vigilar que el Personal cumpla a cabalidad el P.A.A.

12. Velar que el personal de su Unidad apliquen el Código de Ética instituido por el

Ente Gestor.

13. Asistir en representación del Jefe de la Unidad de Auditoría Interna, cuando el caso

amerite.

14. Elaborar Informes Gerenciales de Auditoría Interna.

15. Coordinar y promover con los Jefes de Unidad la Elaboración de Proyectos o

Manuales.

16. Realizar otras tareas asignadas por el Jefe de la Unidad de Auditoría Interna.

6.10.3 AUDITOR JUNIOR

Es el Responsable de la Verificación, Evaluación y Análisis de la documentación en base a

los registros de Ejecución de Gastos y documentación contable, con el propósito de que los

Recursos propios y los asignados por el Tesoro General de la Nación sean administrados

con Eficacia, Eficiencia y Economía, asegurando que su utilización se oriente a alcanzar los

objetivos y metas propuestos dentro el marco de la Misión y Visión del SENAVEX.

6.10.3.1 FUNCIONES

1. Elaborar Papeles de Trabajo que documenten y respalden la Auditoría

practicada.




19

2. Realizar Auditorías en apego total a la Normativa vigente, con el fin de

garantizar la adecuada administración de los Recursos del SENAVEX.

3. Elaborar los Programas de Auditoría y los Cuestionarios de Control Interno, en

conformidad con las actividades principales y secundarias del SENAVEX

mismos que deben ser acordes a cada Auditoría y trasladarlos al Auditor Senior

para su Revisión.

4. Evaluar y Analizar el Control Interno de los sistemas implantados dentro el

SENAVEX, identificando áreas críticas que requieren exámenes profundos; o

por el contrario determinar el grado de Confiabilidad, con el objeto de

fortalecerlo y recomendar la Implementación de nuevos sistemas, en

conformidad con las necesidades.

5. Verificar la Ejecución Presupuestaria dentro los procesos de Compras de

Bienes y Contratación de Servicios para consolidar el uso efectivo de

Recursos y el cumplimiento de la Normativa.

6. Verificar que los Ingresos y Egresos dentro el Área de Almacenes cuente con la

documentación de respaldo correspondiente.

7. Verificar que los funcionarios cumplan con el Manual de Organización de

Funciones, dentro el desempeño de sus Funciones y Atribuciones.

8. Adquirir Evidencia suficiente, competente y pertinente, mediante la aplicación

de pruebas de Control y Procedimientos sustantivos que permitan fundamentar

razonablemente los Hallazgos.




20

9. Comunicar en el transcurso de la Auditoría al personal competente, las

Deficiencias encontradas para la implementación de Recomendaciones en

forma Preventiva y Oportuna.

10. Verificar la implementación de las Recomendaciones efectuadas en el

transcurso de las Auditoría.

11. Presentar al Supervisor de Auditoría, informes de Auditorías efectuadas para su

revisión.

12. Presentar al Supervisor de Auditoría las Recomendaciones emitidas, atendidas,

en proceso parcialmente atendidas y no atendidas.

13. Permanecer actualizado en forma constante para mejorar el desempeño de sus

Funciones.

14. Ser cortés, prudente y mantener la compostura en sus actuaciones empleando

Diligencia, Sagacidad e Iniciativa.

15. Debe concretarse al cumplimiento de la Ley y sus Funciones, evitando

polémica con los auditados.

16. Proponer la Actualización y Modificación de Procedimientos, Manuales u

Otros documentos para la ejecución de Auditorías.

17. Denunciar ante Autoridades competentes, la comisión de posibles delitos o

faltas, mismos que afecten los intereses del Estado.




21

18. Realizar otras tareas asignadas por el Jefe de Unidad de Auditoría Interna y el

Supervisor de Auditoría.

6.11 ALCANCE DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

El alcance de la Unidad de Auditoría Interna del SENAVEX, en general se enmarca

en la revisión de los Sistemas de Administración y Control Gubernamentales

implantados por la Ley Nª 1178 y sus Decretos Reglamentarios.

La Unidad de Auditoría Interna ejecuta revisiones tanto de carácter Financiero,

Administrativo y Operacional, para lo cual no tiene limitación en el Uso de Recursos

como ser: Registros, Documentación, Procesos y todo lo relacionado con el desarrollo

de actividades del SENAVEX.

Los componentes de la Unidad de Auditoría Interna actúan dentro el marco del

Principio de Independencia, aplicando su trabajo bajo tutela del Jefe de Unidad de

Auditoría Interna, y en forma extemporánea de la M.A.E.

6.12 PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORÍA INTERNA

6.12.1 DEFINICIÓN

Son todas las Cédulas elaboradas y documentos recopilados por el Auditor, propios de la

Entidad o Terceras personas, en el transcurso del Examen de Auditoría.

Son considerados un nexo principal entre el Auditor y la Entidad, los cuales representan

elementos imprescindibles para dar opiniones y juicios sobre el Sistema de

Administración existente en la Entidad.




22

Entre estos documentos se encuentran:

Comprobantes de Ejecución de Gastos.

Comprobantes Contables.

Certificaciones Bancarias.

Estados de Cuentas.

Padrón de Proveedores.

Entrevistas.

Cuestionarios.

Encuestas.

Otros documentos considerados de Importancia Relativa.

El Auditor debe conservar los Papeles de Trabajo en un lugar protegido, donde no

puedan ser vistas ni revisadas por Terceras personas ajenas a la Unidad de Auditoría

Interna.

Así mismo debe resguardar los mismos, porque son las Pruebas Evidentes del trabajo

realizado, para demostrar en cualquier momento la Amplitud y la Evidencia de los

hechos.




23

Los Papeles de Trabajo no deben destruirse sin que haya transcurrido el tiempo

determinado por la Normativa y las obligaciones de la Práctica Profesional para tal

efecto.

La destrucción, pérdida y la difusión no autorizada de los Papeles de Trabajo serán de

entera Responsabilidad del Auditor.

En ese sentido para la “Obtención de Evidencia Suficiente y Competente” como indica

la Norma, el principal determinante son los “Papeles de Trabajo”.

6.12.2 OBJETIVOS

6.12.2.1 OBJETIVO PRINCIPAL

Servir como Evidencia del trabajo realizado y considerarse de soporte de las

Conclusiones del examen practicado.

6.12.2.2 OBJETIVOS SECUNDARIOS

Servir de guía en Auditorías posteriores.

Facilitar la Elaboración del Informe de Auditoría.

Explicar las opiniones emitidas en el Informe.

Comprobar en forma detallada las conclusiones realizadas en el Informe.

Proporcionar información a la Contraloría General del Estado, acerca del

tratamiento del Control Interno.




24

Extender un Registro histórico de las Auditorías practicadas dentro la Entidad.

Proveer Registros históricos de procedimientos aplicados.

6.13 CARACTERÍSTICAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de Trabajo que son la Materia Prima para el trabajo de Auditoría, deben ser:

OBJETIVOS, COMPLETOS Y EXACTOS.

Documentar Hechos de Comprobación inequívoca de Juicios y Conclusiones y denotar

una adecuada referenciación de la Documentación y los Papeles de Trabajo.

CLAROS, COMPRENSIBLES Y DETALLADOS

Procurar la Comprensión y Entendimiento, por el Auditado y los Demandantes de

información, sin la necesidad de proporcionar información Adicional o Aclaratoria.

RELEVANTES Y PERTINENTES.

Proporcionar Información de importancia significativa y que represente repercusión

dentro el Examen de Auditoría.

LEGIBLES Y ORDENADOS.

Para demostrar su valor como Evidencia debe contener la totalidad de la documentación

y debe ser archivado en forma Ordenada, Uniforme, Coherente y Lógica.

6.14 CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO




25

Los Papeles de Trabajo sirven para Registrar los elementos de juicio específico que se

emplean para acumular las Evidencias necesarias y fundamentar la Opinión o Dictamen

del Auditor.

Constituyen una Historia del trabajo realizado por el Auditor y de los hechos en que se

basan sus condiciones e informes, y deben contener mínimamente lo siguiente:

a. Nombre de la Entidad Auditada.

b. Nombre del papel de Trabajo.

c. Periodo auditado.

d. Nombres de las personas que aprueban, supervisan y ejecutan.

e. Fecha de Terminación de cada papel de Trabajo.

f. La identificación completa de la fuente de información y la documentación

comprobatoria

g. Deben tener un adecuado sistema de Índices.

h. Los Métodos de verificación empleados.

i. Las Marcas o símbolos estandarizados, para poder simplificar los Hechos

recurrentes.

j. La Conclusión o Conclusiones, en relación con las Deficiencias y Excepciones

de Control Interno.




26

k. Las Recomendaciones.

6.15 TIPOS DE PAPELES DE TRABAJO

En función de la fuente de la que procedan los Papeles de Trabajo, éstos se podrán

clasificar en tres grupos:

6.15.1 PREPARADOS POR LA ENTIDAD AUDITADA.

Se trata de toda aquella documentación que la Entidad pone al servicio del Auditor para

que pueda llevar a cabo su trabajo, como ser:

Comprobantes de Ejecución Presupuestaria.

Comprobantes Contables.

Estado de Ejecución Presupuestaria.

Contratos de Compra y/o Servicios.

Órdenes de Compra y/o Servicio.

6.15.2 CONFIRMACIONES DE TERCEROS.

Una parte del Trabajo de Auditoría consiste en la Verificación de la Información

proporcionada por terceros, como ser:

Las Cartas de confirmación




27

Manifestaciones obtenidas de las Empresas

Extractos de documentos.

6.15.3 PAPELES DE TRABAJO PREPARADOS POR EL AUDITOR.

Este último grupo estará formado por toda la Documentación elaborada por el propio

Auditor a lo largo del trabajo a desarrollar:

Programas de Trabajo.

Planillas con Análisis y anotaciones obtenidas de la Entidad.

Memorándums para complementar Información.

Cuestionarios.

Encuestas.

6.15.4 MODELO DE PAPELES DE TRABAJO

SENAVEX

SISTEMA DE CONTRATACION DE BIENES

Y SERVICIOS

Elaborado

por:

Supervisado por:

ALCANCE DEL EXAMEN :




28

6.16 CÉDULAS DE AUDITORÍA

6.16.1 CONCEPTO

Son documentos que contienen el Trabajo realizado, los Procedimientos y Técnicas

utilizadas, Resultados y Conclusiones alcanzadas, mismas que sustentan la Opinión del

Auditor.

6.16.2 TIPOS DE CÉDULAS DE AUDITORÍA

6.16.2.1 CÉDULAS TRADICIONALES:

También llamadas Básicas, de uso común y entre ellas se encuentran las:

6.16.2.2 CÉDULAS SUMARIAS

Llamadas también de Resumen en las cuales se suscribe Asignaciones Presupuestarias,

Procedimientos y Conclusiones de las Partidas de Gasto seleccionadas para el Examen.

1

.

Descripción del

objeto a analizar

Descripción de

Evidencia primaria

Descripción de

Evidencia

Corroborativa

Descripción de

Evidencia

Suficiente y

Competente

CONCLUSIONES :

SIGNIFICADO DE LAS MARCAS:

FUENTE DE INFORMACION:




29

Así mismo se muestra conveniente comparación de estándares de Ejecución de Gastos

entre Gestiones pasadas, para poder verificar la existencia de desviaciones de

Importancia Relativa.

6.16.2.3 CÉDULAS ANALÍTICAS

Es el documento que incluye la desagregación de una Partida, Saldos Presupuestarios o

Movimientos realizados en la Ejecución de Gastos, en las que se detallará toda la

información con la que se contó, las Pruebas realizadas y las Observaciones formuladas.

6.16.2.4 CÉDULAS SUBANALÍTICAS

Son los Documentos que se utilizan para realizar un Análisis a profundidad de algún tipo

de Gasto específico aplicando Procedimientos generales o complementarios.

6.16.2.5 EVENTUALES

No obedecen a ningún patrón estándar de Nomenclatura y todo el Trabajo realizado está

sujeto a decisión del Auditor y estas pueden ser:

Cédulas de observaciones.

Cédulas de Reclasificaciones de Partidas.

Confirmaciones de Saldos Presupuestarios.

Cédulas de Recomendaciones.

Control de Tiempos de la Ejecución de la Auditoría.




30

Entre otros.

6.16.3 ESTRUCTURA DE LAS CÉDULAS DE AUDITORÍA.

No existen parámetros estándar para la Elaboración de Cédulas en Auditoría, todo es

generado de acuerdo a criterio del Auditor, en ese sentido en el presente Trabajo que se

aplicará de forma práctica, se considera la siguiente Estructura:

ÍNDICE DE LA CÉDULA

Para una localización rápida de la Cédula se ubica en la parte superior derecha y se

acostumbra a realizar el marcado con lápiz Rojo o azul.

ENCABEZAMIENTO

Se ubica en la parte central superior donde se detalla lo siguiente:

Nombre de la Entidad Auditada.

Rubro de la Partida examinada.

Otros datos que se consideren necesarios.

RESPONSABLES




31

Son las personas involucradas dentro el Examen de Auditoría mismas que denotan con

su Nombre, Iniciales y Rúbrica, su participación en la misma y enunciativamente se

denominan:

Persona que Elabora el Papel de Trabajo.

Persona que Supervisa el Papel de Trabajo

CUERPO DEL TRABAJO

Es la parte donde se desarrolla todo el Examen de Auditoría y se consignan datos

obtenidos por el Auditor para obtener Evidencia Suficiente y Competente.

CONCLUSIÓN

Una vez concluido el Examen de Auditoría a la existencia de Evidencia suficiente el

Auditor desarrolla las Conclusiones, mismas que deben expresar en forma clara la

Opinión del Auditor ya que será de su entera Responsabilidad lo determinado.

SIGNIFICADO DE MARCAS

Al final de la Cédula se insertan las Marcas de Auditoría que son determinadas de

acuerdo a parámetros definidos por el Equipo Auditor.

FUENTE DE INFORMACIÓN

Si correspondiere, se coloca la fuente de Información para el desarrollo de la Cédula.

6.17 MARCAS DE AUDITORÍA




32

6.17.1 CONCEPTO

Son Símbolos convencionales que el Auditor adopta y utiliza para Identificar, Clasificar

y dejar constancia de las Pruebas y Revisiones efectuadas que se aplicaron durante el

Examen de Auditoría.

Estos símbolos ayudan a que a una revisión posterior se comprenda sin inconvenientes y

con mayor facilidad el examen realizado, por lo cual las marcas de Auditoría deben ser

Específicas y Claras.

Las Marcas deben ser distintivas y en color rojo (preferentemente) para facilitar su

Identificación dentro el Papel de Trabajo.

6.17.2 OBJETIVOS DE LAS MARCAS DE AUDITORÍA

Debido a que las Marcas de Auditoría son considerados elementos esenciales dentro el

Examen de Auditoría, sus objetivos son.

1. Coadyuvar al aprovechamiento máximo del espacio dentro la Cédula de

Auditoría.

2. Agilizar la Revisión permitiendo la comprensión inmediata del Examen

realizado.

3. Determinar a primera revisión las Técnicas y Procedimientos utilizados.

6.17.3 CLASIFICACIÓN DE LAS MARCAS DE AUDITORÍA

Por su importancia pueden ser:




33

6.17.3.1 MARCAS DE AUDITORÍA ESTÁNDAR

Son utilizadas para hacer referencia a Procedimientos y Técnicas constantes dentro las

Auditorías y su uso es Recurrente.

6.17.3.2 MARCAS DE AUDITORÍA ESPECÍFICA

Su uso no es recurrente ni común, se adoptan de acuerdo al Examen a practicar, es más

concurrente en las Auditorías Especiales.

6.17.3.3 BENEFICIOS DE LAS MARCAS DE AUDITORÍA

Los Beneficios principales son:

Facilitar el Trabajo y resumir varias acciones en un solo contenido.

Facilitar la Supervisión debido a la fácil comprensión inmediata del Trabajo

realizado.

6.17.3.4 EJEMPLO DE MARCAS DE AUDITORÍA




34

6.18 REFERENCIACIÓN

6.18.1 CONCEPTO

Actividad de vital importancia dentro el Examen de Auditoría, mismo que debe ser

realizado en todos los casos sin excepción alguna.

HOJA DE MARCAS DE AUDITORÍA

ENTIDAD AUDITADA

SIMBOLO DESCRIPCION

E Operación aritmética Incorrecta

A Comprobantes sin firmas correspondientes

F Sin comprobante C – 31

G Sin comprobante Contable

X Comprobante sin requisitos

Y Comprobante con requisitos completos

√ Cumple con atributo clave de Control

¥ Verificado físicamente

» Cálculos matemáticos verificados

W Comprobante de cheque examinado

@ Cotejado con fuente externa

N/A Procedimiento no aplicable

H1-n Hallazgo de Auditoría

P/I Papel de Trabajo Proporcionado por la Unidad a Auditar

Ø Comprobante que no cumple requisitos

Comprobante revisado

€ Cotejado con Comprobantes Contables

S Solicitud de Confirmación enviada

SI Solicitud de Confirmación recibida inconforme

SIA Solicitud de Confirmación recibida inconforme pero aclarada

SC Solicitud de Confirmación recibida conforme




35

6.18.2 REFERENCIA CRUZADA

Se define como el Señalamiento de la Información de algún suceso o la Dependencia,

Semejanza o Relación de una cosa con respecto de otra.

También se define como la forma utilizada para nombrar o aludir un elemento o dato

que está en otra parte.

6.18.3 BENEFICIOS GENERALES DE LA REFERENCIACIÓN

Facilitan la lectura de los Papeles de Trabajo (tanto para el Emisor como el

Receptor de la información).

Facilitan la Rápida interpretación del Trabajo realizado.

Conduce a la Celeridad y Rapidez en la revisión.

6.18.4 CARACTERÍSTICAS

Están compuestas por Letras y Números.

Son marcados con color rojo.

Cada letra remarcada corresponde a un capítulo o sección de los Papeles de

Trabajo.

Cada número representa la secuencia de los Papeles de Trabajo.

Son de anotación Rápida e Inmediata.




36

Eliminan la necesidad de Duplicar explicaciones.

Facilitan un Examen Rápido y Eficiente de los Papeles de Trabajo.

6.19 LEGAJO DE PAPELES DE TRABAJO

Denominado de esa forma al Conjunto de Papeles (generalmente atados) que están

relacionados entre sí y tratan sobre un mismo asunto

A efectos de lograr la Uniformidad dentro la Auditoría a los Sistemas de la ley SAFCO

dentro el SENAVEX y contemplando la posibilidad de facilitar el Archivo de los

papeles de Trabajo se sugiere la siguiente clasificación:

6.19.1 LEGAJO DE INFORMES

Denominado expediente principal, que incluye las actuaciones Procedimentales dentro la

labor de la Auditoría, como ser:

Designación de Auditores.

Informes Aclaratorios de Funcionarios.

Comunicaciones Oficiales.

Notas de Elevación.

Otros según Procedimiento.




37

6.19.2 LEGAJO PERMANENTE

También llamado continuo, donde se archiva Información y elementos de Juicio cuya

utilidad trasciende a una Auditoría en particular, constituyéndose en un soporte para la

realización de exámenes posteriores.

En ese sentido, la actividad determinante es el conocimiento de las Actividades de la

Entidad, mismos que son requeridos dentro la Etapa de Planeación del Trabajo.

6.19.3 CLASIFICACIÓN Y ORDENAMIENTO

Comúnmente este tipo de legajos se compone de 2 partes:

6.19.3.1 PARTE GENERAL

Conformado frecuentemente:

Decreto de Creación.

Denominación Legal de la Entidad.

Domicilio Legal de la Entidad.

Actividad Principal.

Tipo de Entidad.

Estructura Organizacional (Organigrama).




38

Sistemas de Información.

Políticas Contables de la Entidad.

Características de Ejecución de Gastos.

Manual de Organización de Funciones.

Funcionarios Encargados de la Aplicación del S.A.B.S.

Flujos de Procedimientos.

Reglamento Interno de Personal.

Programas de Operación Individual.

Normativa de Calidad ISO 9001: 2008 (si corresponde).

Registro de Información Administrativa (Equipo de Trabajo, Presupuesto de

Tiempo y Cronograma).

6.19.3.2 PARTE ESPECÍFICA

Resoluciones Ministeriales.

Resoluciones Administrativas.

Contratos de Alquileres.

Contratos de Servicios.




39

Órdenes de Compra.

Ordenes de Servicio.

Procesos de Compra.

Asignaciones Individuales.

6.19.4 LEGAJO CORRIENTE

Denominados así los legajos preparados con Papeles de Trabajo que solo tiene validez

para un periodo o ejercicio particular bajo examen:

6.19.4.1 CLASIFICACIÓN Y ORDENAMIENTO

La cantidad de este tipo de legajos depende de factores como ser:

Examen de otro Sistema paralelo al evaluado.

Complejidad del Examen.

Ubicación Geográfica de las Regionales.

En ese sentido es Recomendable realizar el archivo de acuerdo a las actividades

realizadas dentro el Examen de Auditoría:

6.19.4.2 ACTIVIDAD DE PLANEAMIENTO Y CONTROL

Donde se ubica:




40

El Programa de Trabajo.

Los antecedentes considerados para la evaluación del Control Interno.

El Cronograma de Tiempos.

6.19.5 ACTIVIDAD DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

Formularios de Control Interno.

Tablas elaboradas.

Curso gramas elaborados para el Relevamiento.

Otros controles.

6.19.6 LEGAJOS ESPECIALES

Estos legajos tienen por objeto archivar Información y Documentos que por exclusión

no se los agrega en los otros tipos de legajos, y pueden ser:

6.19.7 LEGAJO DE CONTROL DE CALIDAD ISO 9001:2008

Como el SENAVEX es una Entidad Certificada es necesario el cumplimiento de forma

Obligatoria de Formatos y Procedimientos aplicables al Control de Calidad, mismos que

son determinados dentro el Manual del Sistema de Gestión de Calidad implantado en la

Entidad.




41

6.20 PERÍODO DE CONSERVACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

De acuerdo a Normativa vigente se determina lo siguiente:

PAPELES DE TRABAJO / OTRA DOCUMENTACIÓN RELEVANTE TIEMPO DE

CONSERVACIÓN Mínimo Cinco (5) años Mínimo Diez (10) años

Tiempo

Indefinido

TIPO DE

DOCUMENTACIÓN

Papeles de Trabajo

Relacionados con

exámenes de Auditoría,

en los cuales no existan

aspectos relacionados con

responsabilidad civil o

penal definidas por la

Ley N° 1178.

Relacionados con

aspectos que

involucren la

responsabilidad civil y

penal definidos por la

Ley N° 1178.

Docum

entación

legal del

Estado.

NORMATIVA

LEGAL

Art. 1507 del Código

Civil y Art 52 de

Código de Comercio.

Art. 40 de la Ley N°

1178 (se suspende por

1501 y 1508 o

interrumpirá por 1503

al 1506 del C. Civil)

DS. 22144 de

02/03/1989.

DS 22145

del

11/07/1989

7 PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA

7.1 DETERMINACIÓN DE TIPO DE AUDITORÍA INTERNA

El Tipo de Auditoría Interna que se aplica dentro el presente Trabajo, está determinado a

la determinación de Deficiencias y Excepciones al S.A.B.S. de SENAVEX, en ese

sentido se determina el siguiente enfoque:




42

7.2 AUDITORÍA ESPECIAL

Se realiza una Auditoría Especial con el propósito de:

Expresar una opinión independiente sobre el cumplimiento Normativo, Jurídico

Administrativo, en base a acumulación, examen sistemático y objetivo de

Evidencia. Si correspondiera se establece indicios de Responsabilidad pública,

que será el resultado del Examen de Auditoría.

7.3 PROCESO DE AUDITORÍA

El proceso de Auditoría de Evaluación del Control Interno del S.A.B.S. del SENAVEX

consta de tres fases y son:

7.3.1 PLANIFICACIÓN DEL EXAMEN DE AUDITORÍA

La Auditoría debe planificarse de tal forma que los objetivos del Examen sean

alcanzados Eficientemente.

En ese sentido al comienzo de un Examen de Auditoría, se toma en cuenta lo siguiente:

7.3.1.1 PLANIFICACIÓN PREVIA

Comienza con la preponderante decisión de realizar en Examen de Auditoría Interna o

Externa, que conlleva a un proceso de revisión y visita preliminar para la toma de

decisiones del Enfoque del Trabajo a realizar y designación del equipo de Auditoría.

La Planificación Previa tiene como objetivo: obtener información breve y concisa, de la

siguiente manera:




43

7.3.1.1.1 RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN DISPONIBLE

Aspectos importantes de la Entidad.

Papeles de Trabajo anteriores.

Entrevistas con personas de la Unidad Administrativa Financiera.

Normativa Legal y Reglamentos referidos al enfoque de Auditoría.

7.3.1.1.2 SOLICITUD DE REQUERIMIENTOS PRELIMINARES

Presupuesto asignado de la Gestión.

Partidas presupuestarias asignadas de la Gestión.

Procesos de Contratación de Bienes y Servicios Menores en la Modalidad de

Contratación Menor.

Procesos de Contratación de Bienes y Servicios en la Modalidad de proceso

ANPE.

Otros tipos de Contratación.

Plan Operativo Anual.

Estructura Organizacional.




44

Una vez concluido el estudio preliminar se elabora un Informe Resumen delimitando

aspectos relevantes para el Examen de Auditoría, como ser:

Tipo de Auditoría.

Objetivos del Examen de Auditoría.

Equipo de Trabajo.

Cronograma de Actividades.

Presupuesto de Tiempo y costo del Examen de Auditoría.

Tiempo de Ejecución del Examen de Auditoría.

7.3.2 EJECUCIÓN DEL EXAMEN DE AUDITORÍA

Fase que determina el desarrollo y Aplicación de los Programas de Auditoría, en este

caso de cada uno de los subsistemas del S.A.B.S., determinando específicas tareas como:

Obtención de Evidencias.

Análisis y Evaluación de Evidencias.

Determinación de Hallazgos.

Lo más importante dentro esta fase es la Verificación de Deficiencias y Excepciones que

sustentan los Hallazgos obtenidos dentro este Proceso.




45

7.3.2.1 ANÁLISIS DE INFORMACIÓN

Una vez recopilada la Información relevante de Procesos, Comprobantes, Reportes de

Sistemas y toda información significativa con el S.A.B.S. de SENAVEX, se procede a

analizar la Información y depurarla.

7.3.2.2 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Debe efectuarse un Estudio y una Evaluación apropiados del Control Interno, como base

para determinar la Naturaleza, Extensión y Oportunidad de los Procedimientos de

Auditoría.

La Evaluación del Control Interno se realiza delimitando los Procedimientos a verificar,

en tal sentido se revisa los siguientes aspectos:

Procesos de Contratación de Bienes y Servicios, de cuantías diferentes.

Características de los Proveedores.

Tipos de Sistemas de Información existentes.

Nivel de Seguridad de los Sistemas de Información.

Tipos de Controles dependientes del S.A.B.S.

Cuestionarios de Control Interno aplicados dentro los Procesos.

7.3.2.3 RIESGOS DE AUDITORÍA

En el inicio del Examen de Auditoría al Control Interno del S.A.B.S., se debe realizar la




46

determinación de los Componentes de Control Interno que participarán dentro el

examen, determinando la Profundidad y Alcance de cada Componente.

En ese sentido, de acuerdo al Análisis de los Componentes del Control Interno se deberá

determinar Áreas o Procedimientos que lleven mayor Riesgo de Auditoría dentro el

S.A.B.S.

Dentro el Análisis de Riesgo se debe incluir:

Objetivos Críticos de Control Interno

Frecuencia, Probabilidad o Recurrencia de errores.

Reestructuración de Funciones.

Contratación de Personal.

Cambios Normativos, Procedimentales.

7.3.2.4 MATERIALIDAD DE LOS RIESGOS

Son los Errores posibles con mayor cuantía, discriminándolos de los errores recurrentes

probables conocidos de mínimo valor.

7.3.2.5 MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA (M.P.A.)

En base a la Planificación Previa se desarrolla un Resumen de actividades, mismas que

se plasman dentro el Memorándum de Planificación de Auditoría, que contiene

mínimamente los siguientes aspectos:




47

El enfoque del Examen de Auditoría.

Objetivos y Alcance del Examen de Auditoría.

El Presupuesto de Tiempo.

Otros aspectos relevantes determinados en la Fase de Planificación.

EJEMPLO 1.

MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA

ENTIDAD AUDITADA

ALCANCE DEL EXAMEN

CONTENIDO

1.-Términos de referencia.

1.1. Naturaleza del trabajo de Auditoría.

1.2. Objetivos de la Auditoría

1.3. Principales informes a emitir.

1.4. Alcance de Auditoría.

1.5. Normativa aplicada.

1.6. Cronograma de actividades.

EJEMPLO 2.


ENTIDAD AUDITADA

ALCANCE DEL EXAMEN




48

CONTENIDO

1.- Antecedentes

2.- Objetivo de la Auditoría

3.- Alcance

4.- Conocimiento de la Entidad

4.1.- Factores de la Entidad (Económicos, Financieros, etc.)

4.2.- Condiciones potenciales que afectan a la Entidad

5.- Identificación de Áreas Críticas y Significativas

EJEMPLO 3.


ENTIDAD AUDITADA

ALCANCE DEL EXAMEN

1.- Términos de Referencia.

2.- Naturaleza y Objetivo del Trabajo

3.- Responsabilidades

4.- Alcance del Examen de Auditoría

5.- Normativa Vigente para el Examen de Auditoría

6.- Cronograma de Tiempo (Actividades y Tareas).

7.- Entidad Auditada

7.1.- Antecedentes de la Entidad

7.2.- Funciones de la Entidad Auditada

7.3.- Objetivos la Entidad Auditada

7.4 Organigrama Estructural de la Entidad Auditada

7.5.- Técnica de Generación de Información

7.4.1.1 ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA




49

El Programa de Auditoría debe estar intrínsecamente relacionado a la Evaluación del

Control Interno del S.A.B.S., determinando en forma lógica la obtención de Hallazgos y

Evidencias y sean manejadas en forma Eficaz y Eficiente.

7.4.1.2 OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

El Programa de Auditoría, debe indicar en forma clara los objetivos perseguidos, como

ser:

Determinar la Implantación y Cumplimiento del Control Interno.

Determinar la correcta aplicación del Control Interno con respecto al S.A.B.S.

Determinar la aplicación razonable de la Normativa vigente.

Determinar el Grado de Efectividad y Eficiencia del Control Interno.

Promover actualizaciones y mejoras de sistemas de Control y Administrativos.

7.4.1.3 PROCEDIMIENTOS

Con inclusión dentro el Programa de Auditoría, en global deberá dar a conocer:

Verificación y situación actual del sistema de Control Interno del S.A.B.S.

La Efectividad de los Procesos de Contratación de Bienes y Servicios.

Los Procesos de Contratación de Bienes y Servicios, de mayor y menor cuantía.

Grado de Eficacia dentro la consecución de Metas y Objetivos.




50

Verificación de cumplimiento de Disposiciones Legales y Reglamentarias.

7.4.1.4 PRUEBAS DE AUDITORÍA

Las Pruebas de Auditoría, pueden ser de tres tipos:

7.4.1.4.1 PRUEBAS DE CONTROL

Estas Pruebas serán realizadas para obtener la Evidencia suficiente necesaria sobre la

operación efectiva del Control Interno, con el objetivo de Prevenir, Detectar y Corregir

representaciones erróneas de importancia Relativa.

Están relacionadas con el grado de Efectividad del Control Interno implantado dentro la

Entidad.

Las Pruebas de Control, se realizan para comprobar la Efectividad del S.A.B.S. y

Eficiencia de los Procesos de Contratación de Bienes y Servicios.

Así mismo, las Pruebas de Control son una combinación de Técnicas como la

Indagación e Investigación Documental.

Se utilizarán diferentes Técnicas dentro el presente Trabajo, como:

La Observación, basado en la exanimación visual del Ambiente de Control.

Los Cuestionarios, basado en un conjunto de preguntas de Control Interno.

La Entrevista, basada en conversaciones con los usuarios del Sistema.




51

Los Flujos de Procesos, que determinan en forma gráfica los procesos o pasos

para la elaboración de un Proceso de Contratación, para la determinación de

puntos críticos.

7.4.1.4.2 PRUEBAS ANALÍTICAS

Las Pruebas Analíticas se utilizan haciendo comparaciones de Información Financiera

de las dos últimas gestiones o haciendo un análisis de las Razones Financieras de la

Entidad para observar su comportamiento.

Dentro estas pruebas se realizan un análisis de Presupuesto Asignado versus Presupuesto

Ejecutado.

7.4.1.4.3 PRUEBAS SUSTANTIVAS

Las Pruebas Sustantivas son las que se aplican a cada proceso en particular en busca de

Evidencias comprobatorias, como la existencia de Errores u Omisiones dentro los

procesos de Contratación.

7.4.1.5 EJEMPLOS DE PROGRAMAS DE AUDITORÍA

Ejemplo 1.-

PROGRAMA DE AUDITORÍA

NOMBRE DE LA ENTIDAD




52

FECHA DE AUDITORÍA

PROGRAMADO

AREA/ ABASTECIMIENTO

TERMINADO

NOMBRE HRS. REF.

P.T.

HECHO

POR HRS

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

CRITERIOS DE AUDITORÍA

PROCEDIMIENTOS DE

AUDITORÍA

Ejemplo 2.-


ENTIDAD AUDITADA

ALCANCE DEL EXAMEN

CUENTA /

SISTEMA /

OTRO

REF AUDITOR FECHA

SISTEMA A

AUDITAR

SUPERVISADO POR:

Ejemplo 3.-

ENTIDAD AUDITADA

PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORÍA

CONCEPTO




53

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

PROPÓSITO


ENTIDAD AUDITADA


SISTEMA AUDITADO

ENTIDAD AUDITADA

PERIODO DEL EXAMEN

ACCIÓN HRAS.

EST. REF.

HECHO

POR

OBJETIVOS GENERALES DE AUDITORÍA

PREPARACIÓN DE INFORMACIÓN

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

7.5 EJEMPLO DE CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

Ejemplo 1.-

REVISADO POR:

SUPERVISOR DE LA U.A.I.

APROBADO POR:

JEFE DE U.A.I.

Fecha: Fecha.




54

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

SISTEMA AUDITADA

ENTIDAD AUDITADA

COMPONENTES DE CONTROL INTERNO SI NO

AMBIENTE DE CONTROL

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

EVALUACIÓN DE RIESGOS

ACTIVIDADES DE CONTROL

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

INFORMACIÓN

COMUNICACIÓN

SUPERVISIÓN

7.5.1 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DEL EXAMEN DE AUDITORÍA

Considerada como la 5ta. Norma dentro la Auditoría Especial, demuestra que las

Revelaciones Informativas deben considerarse razonablemente adecuadas.

En ese sentido el Informe de Auditoría debe ser:

a) Ser Oportuno, Completo, Veraz, Objetivo y Convincente, así como lo

suficientemente claro y conciso como lo permitan los asuntos tratados.

b) Indicar los Antecedentes, el Objetivo, el Objeto, el Alcance y la Metodología

empleada.

c) Señalar que el Auditor Gubernamental realizó la Auditoría de acuerdo con las

Normas de Auditoría Gubernamental.




55

d) Exponer los Resultados de la Auditoría considerando cada uno de los objetivos

y alcance previstos en el Memorándum de Planificación de Auditoría, así como

los Hallazgos significativos, Conclusiones y Recomendaciones del Auditor

Gubernamental, según el tipo de informe a emitir.

e) Si corresponde, se debe hacer referencia a los Indicios de Responsabilidad

expuestos en el Informe Legal y las condiciones para la presentación de

descargos.

f) Hacer referencia a informes Legales o Técnicos que sustenten el informe de

Auditoría Especial; salvo que la Auditoría Especial sea realizada por el área

legal o técnica de la Contraloría General del Estado, casos en los cuales se hará

referencia a los informes de apoyo requeridos, cuando corresponda.

g) Los informes con Indicios de Responsabilidad deben hacer referencia, si

corresponde, a informes separados que contengan Hallazgos sobre aspectos

relevantes del Control Interno.

El Informe debe indicar claramente que la Auditoría ha sido realizada de acuerdo con las

Normas de Auditoría Gubernamental.

7.5.1.1 INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

La elaboración del Informe se realiza en dos etapas:

7.5.1.1.1 BORRADOR DE INFORME

Forma parte de los Papeles de Trabajo, el cual deberá contener Información que podrá




56

ser modificada, a través de la Evidencia que presente la parte Auditada con relación a los

Hallazgos presentados.

El Auditor evaluará la Veracidad de la misma y sobre esa procederá a mantener o

eliminar aquellas situaciones que pudieran haber sido observadas y presentadas en el

Informe definitivo.

7.5.1.1.2 INFORME FINAL

Se refiere al Informe definitivo, que debe de entregarse de manera Técnica, Profesional

y Oportuna a la Máxima Autoridad Ejecutiva.

7.5.1.2 ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORÍA AL S.A.B.S. DEL

SENAVEX CON DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO

PÁRRAFO DE INTRODUCCIÓN

Describe el Objeto del examen en forma puntual de actividades u operaciones de la

Entidad objeto del examen.

ANTECEDENTES

Se menciona el motivo causal de Origen para la realización del Examen de Auditoría, y

estas pueden ser:

Instrucción de la Máxima Autoridad Ejecutiva (Dirección General Ejecutiva)

Cumplimiento de una Disposición Legal.

Denuncia de la Población o Control Social.




57

SOPORTE LEGAL

Se describe la Normativa vigente que faculta la realización del Examen de Auditoría.

OBJETIVOS DEL EXAMEN

Se describen las tareas que se persiguen dentro el Examen de Auditoría, buscando cierto

grado de Seguridad y Validez, mismos que tienen que tener relación con los

Antecedentes del Examen.

ALCANCE DEL EXAMEN

Indica que el Examen de Auditoría se realizó de acuerdo a Normas de Auditoría

Gubernamental, asimismo se determina aspectos como ser: periodo de examen, áreas

Auditadas, entre otros y toda información relevante que se considere necesaria.

PROCEDIMIENTOS Y METODOLOGÍA DEL EXAMEN

Se enuncian todos los Procedimientos aplicados dentro el Examen de Auditoría y estos

pueden ser: de Cumplimiento del debido proceso (Notificación de inicio del Examen de

Auditoría, Declaraciones, otros) Normativa de Calidad, Normativa Legal, entre otros.

LIMITACIONES DEL ALCANCE

Se describe la presencia de alguna limitación en el transcurso del Examen de Auditoría,

que se produce por falta de: Documentación, Información y otros que se consideren de

importancia para comunicarlos.

HALLAZGOS DEL EXAMEN

Son Hechos relevantes determinados dentro el Examen de Auditoría que se determinan




58

al aplicar Procedimientos de Auditoría, misma que se complementa estableciendo las

causas y efectos.

El Hallazgo debe ser:

OBJETIVO.

El Hallazgo se debe establecer con fundamento en la comparación entre el Criterio y la

Condición.

RELEVANTE.

Que la Materialidad y Frecuencia merezca su Comunicación e interprete la percepción

colectiva del Equipo Auditor.

CLARO.

Que contenga afirmaciones inequívocas, libres de ambigüedades, que esté argumentado

y que sea válido para los interesados.

VERIFICABLE.

Que se pueda confrontar con Hechos, Evidencias o Pruebas.

ÚTIL.

Que su establecimiento contribuya a la Economía, Eficiencia, Eficacia, Equidad y a la

Sostenibilidad Ambiental en la utilización de los Recursos Públicos, a la Racionalidad

de la Administración para la Toma de Decisiones y que en general sirva al




59

Mejoramiento continuo de la Organización.

ASPECTOS PARA VALIDAR EL HALLAZGO

Evaluar la Condición y compararla con el Criterio.

Verificar la Causa, el Efecto y la Recurrencia de la Observación.

Evaluar la Suficiencia, Pertinencia y Utilidad de la Evidencia.

Identificar y Valorar Responsables.

Comunicar y trasladar al Auditado las observaciones.

Evaluar y Validar la respuesta.

Hacer entrega del Hallazgo a la Entidad.

Si dentro el Examen de Auditoría se determina que existen:

Indicio de Responsabilidad Civil o Presunción de Responsabilidad Penal, se

realiza la identificación del probable Daño Económico. y se realiza el

Procedimiento de Aclaración en conformidad.

Indicio de Responsabilidad Administrativa, se realiza la determinación de

acuerdo a disposiciones establecidas en la ley Nº 1178 de Administración y

Control Gubernamentales.

Los informes de Auditoría Especial con indicios de Responsabilidad deben

someterse a Procedimiento de Aclaración, de conformidad con los artículos 39




60

y 40 del Reglamento aprobado por el Decreto Supremo Nº 23215.

Si durante la Auditoría se identifican: Actos o Hechos que presenten indicios de

Responsabilidad Administrativa, Civil o Penal; u otros, éstos podrán

constituirse en causal excepcional para el Retiro de la Auditoría.

7.5.1.3 RESULTADOS DEL EXAMEN

TÍTULO DE LA DEFICIENCIA Nº 1

Descripción de la Deficiencia considerando los cinco atributos:

CONDICIÓN. Situación actual del Hallazgo.

CRITERIO. Normativa Técnica o Legal, la misma que debe describirse

en el informe de manera textual.

CAUSA. Motivos por los cuales se produce la Deficiencia.

EFECTO. Hecho que posiblemente ocurra de permanecer la

Deficiencia.

RECOMENDACIONES Son Opiniones, sugerencias emitidas por el Auditor que

tienen la Misión de evitar que se repitan Observaciones y

cualquier tipo de Desviación.

Se dirigen a la Máxima Autoridad Ejecutiva (Dirección

General Ejecutiva) indicando las Acciones Correctivas o




61

Preventivas que correspondan.

CONCLUSIONES Se deben resumir Posibilidades de Sanciones o

Responsabilidades, los Entes participantes o Responsables

probables.

EJEMPLO DE CEDULA DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA

EXAMEN DE AUDITORÍA

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

DESCRIPCION HALLAZGO

CONDICION

CRITERIO

CAUSA

EFECTO

RECOMENDACION

Preparado por :

Fecha :




1

CAPITULO VII

APLICACIÓN DEL MANUAL




1

MEMORANDUM DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORIA

ÍNDICE

1 TÉRMINOS DE REFERENCIA. ........................................................................ 1

1.1 NATURALEZA Y OBJETIVO DEL TRABAJO ............................................... 1

1.2 RESPONSABILIDADES .................................................................................... 1

1.3 ALCANCE DEL EXAMEN DE AUDITORÍA .................................................. 2

1.4 NORMATIVA VIGENTE PARA EL EXAMEN DE AUDITORÍA.................. 2

1.5 CRONOGRAMA DE TIEMPO (ACTIVIDADES Y TAREAS). ...................... 2

2 SERVICIO NACIONAL DE VERFICACIÓN DE EXPORTACIONES

SENAVEX ........................................................................................................... 3

2.1 ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD ............................................................... 3

2.2 FUNCIONES DEL SENAVEX ........................................................................... 4

2.3 OBJETIVOS DEL SENAVEX ............................................................................ 5

2.4 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ................................................................. 5

3 TÉCNICA DE GENERACIÓN DE INFORMACIÓN ....................................... 7

3.1 SISTEMA SIGMA (SISTEMA DE GESTIÓN Y MODERNIZACIÓN

ADMINISTRATIVA).......................................................................................... 7

3.2 SISTEMA CONTABLE FAST (FONDO DE APOYO SOCIAL Y

TERRITORIAL) .................................................................................................. 7

3.3 SISTEMA SIAF (SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS) 7

4 PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORÍA ................................................ 8

5 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA EVALUAR EL

CONTROL INTERNO DEL S.A.B.S. EN SENAVEX. ................................... 15

6 INFORME DE DEFICIENCIAS Y EXCEPCIONES DEL CONTROL

INTERNO DEL S.A.B.S. DEL SENAEX ......................................................... 20

7 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................ 35

7.1 CONCLUSIONES ............................................................................................. 35

7.2 RECOMENDACIONES .................................................................................... 35




1

MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA (MPA)

ENTIDAD: SERVICIO NACIONAL DE VERIFICACIÓN

DE EXPORTACIONES (SENAVEX)

ALCANCE DEL EXAMEN: Al 16 de mayo de 2014

1 TÉRMINOS DE REFERENCIA.

En cumplimiento a la Ley Nº 1178 de los Sistemas de Administración y Control

Gubernamentales Artículos 15º y 27º y el Plan Operativo Anual y Cronograma de

Actividades Anual de La Unidad de Auditoría Interna del SENAVEX, se efectúa la

Auditoría para Evaluar el Sistema de Control Interno del Sistema de Administración de

Bienes y Servicios.

1.1 NATURALEZA Y OBJETIVO DEL TRABAJO

El S.A.B.S., sistema determinado según la Ley Nª 1178 Art. 2 a la “Ejecución de

actividades programadas”, determina entre sus preceptos la forma de Contratación,

Manejo y Disposición de Bienes y Servicios dentro el Estado Plurinacional de Bolivia.

El Objetivo del presente Examen de Auditoría es emitir una opinión respecto al grado

de Implantación, Implementación y Desarrollo del S.A.B.S. en el SENAVEX.

1.2 RESPONSABILIDADES

Existirán dos tipos de Responsabilidad por parte de los participantes del Examen de

Auditoría:

La Máxima Autoridad Ejecutiva es Responsable de la presentación oportuna,

veraz y objetiva de documentos a la Unidad de Auditoría Interna.

1

A – 1/1




2

Funcionarios del Área son Responsables de la presentación a solicitud de Información y

Documentación con relación en el S.A.B.S. del SENAVEX.

1.3 ALCANCE DEL EXAMEN DE AUDITORÍA

El Examen de Auditoría comprende la Evaluación del S.A.B.S en su totalidad,

implicando los Subsistemas determinados de acuerdo a Ley Nª 1178, se realiza 16 de

Mayo de 2014.

1.4 NORMATIVA VIGENTE PARA EL EXAMEN DE AUDITORÍA

El Examen de Auditoría se basa en Normativa vigente aplicable al S.A.B.S. con

primordial importancia a la Normativa Nacional, los cuales son las siguientes:

Ley 1178 de los Sistemas de Administración y Control Gubernamentales y sus

Decretos Supremos Reglamentarios.

Normas de Auditoría Gubernamental (NAG).

Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas.

Normas Generales y Básicas de Control Interno emitidas por la Contraloría

General del Estado Plurinacional de Bolivia.

Si existiesen vacios Normativos, se recurrirá a Normativa Externa.

1.5 CRONOGRAMA DE TIEMPO (ACTIVIDADES Y TAREAS).

Para el Examen de Auditoría se determina lo siguiente:

1.1

A – 1/1




3

2 SERVICIO NACIONAL DE VERFICACIÓN DE EXPORTACIONES

SENAVEX

2.1 ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD

El SENAVEX, fue creado mediante Decreto Supremo No. 28947 del 10 de Diciembre

N° ACTIVIDAD O TAREA TIEMPO

ESTIMADO

AUDITOR

DESIGNADO

1 Elaboración de Plan de Auditoría XXX XXX

2 Elaboración de Cuestionario de Control Interno XXX XXX

3 Solicitud de documentación XXX XXX

4 Visita para la evaluación del cuestionario de

Control Interno XXX XXX

5

Análisis de los Cuestionarios y Elaboración de

Plantillas de Decisiones (Respaldos y Respuestas

)

XXX XXX

6 Revisión de la funcionalidad de los Sistemas del

S.A.B.S. XXX XXX

7 Revisión del S.A.B.S. de SENAVEX XXX XXX

8 Ejecución de Procedimientos de Cumplimiento y

Pruebas de Auditoría XXX XXX

9 Elaboración de los Papeles de Trabajo XXX XXX

10 Presentación de observaciones de Control Interno XXX XXX

11 Emisión de Borrador XXX XXX

12 Emisión de Informe Final y Recomendaciones

sobre el Control Interno XXX XXX

1.2

A – 1/1




4

de 2008, como una Entidad Pública Desconcentrada con sede en la Ciudad de La Paz y

Oficinas Regionales en todo el Territorio Nacional.

El SENAVEX tiene como dependencia directa el Ministerio de Desarrollo Productivo y

Economía Plural y dependencia Funcional del Vice Ministerio de Comercio Interno y

Exportaciones.

2.2 FUNCIONES DEL SENAVEX

Dirigir, Realizar y Ejecutar procesos de registro de exportadores RUEX.

Regular, Normar y Supervisar toda actividad relacionada a las Exportaciones

sea por Entidades Públicas o Privadas.

Administrar el Registro Único de Exportadores (RUEX).

Emitir el Registro de Exportadores de Café-ICO.

Prestar servicios de Certificación.

Verificar el cumplimiento de los Requisitos y la documentación previa a la

Emisión de Certificados de Origen.

Emitir Certificados de Origen de la mercancía de exportación de acuerdo a la

región destino de la Exportación.

Gestionar y administrar los Recursos Económicos para el cumplimiento de sus

objetivos.

1.3

A – 1/1




5

Proponer anualmente al Ministerio de Producción y Microempresa, un detalle

de costos por los servicios a ser prestados para su aprobación mediante

Resolución Ministerial.

Prestar asesoramiento técnico jurídico a los exportadores en los trámites de

exportación.

Apoyar a PROMUEVE – BOLIVIA en la promoción de exportaciones y la

participación en ferias internacionales.

2.3 OBJETIVOS DEL SENAVEX

Está contenida a la prestación de Servicios como ser:

Administración del Registro Único de Exportadores - RUEX

Venta y Emisión de Certificados de Origen.

Venta y Emisión de Certificados de Exportación de Café

Prestar asesoramiento Técnico Jurídico a los Exportadores en los Trámites de

Exportación.

2.4 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

El SENAVEX Entidad Desconcentrada tiene una Organigrama Estructural de forma

horizontal, determinado de la siguiente manera:

1.4

A – 1/1




6

DIRECCION GENERAL

EJECUTIVA

JEFE DE UNIDAD II

Unidad De Control

Legal y Asuntos

Jurídicos

AUXILIAR

Auxiliar de Oficina

SECRETARIA

DIRECCIÓN GRAL

Secretaria DGE

PROFESIONAL II

Enc. de Seguimiento

a DDJJ de Origen

PROFESIONAL II

Enc.de Sistemas y

Programación

PROFESIONAL II

Enc. De Estadística

y Soporte

PROFESIONAL IV

Enc. Ingresos y

Presupuesto

PROFESIONAL II

Enc. de Archivo,

Bienes y Servicios

PROFESIONAL II

Enc. Administrativo

Financiero

SERVICIO NACIONAL DE VERIFICACION DE EXPORTACIONES

ORGANIGRAMA

TÉCNICO II

Téc. Ser. Generales,

Almacenes y Archivo

OF

ICIN

A C

EN

TR

AL

LA

PA

Z

PROFESIONAL II

Encargado(a) de

Contabilidad

PROFESIONAL III

Enc. RUEX y

Verificación de Orig

JEFE DE UNIDAD I

Unidad Administrativa

Financiera

JEFE DE UNIDAD I

Unidad de Sistemas y

Planificación

JEFE DE UNIDAD I

Unidad de Certificación de

Origen

PROFESIONAL II

Enc. de Control y

Cumplimiento de

Normas

PROFESIONAL I

Responsable de

Regional de Cert.

La Paz

PROFESIONAL II

Responsable De

Regional de Cert.

El Alto

RESPONSABLE I

Responsable de

Regional de Cert.

Sta. Cruz

PROFESIONAL

II Responsable

de Cert. Cbba.

PROFESIONAL

IV Certificador de

Origen Cbba.

PROFESIONAL

IV Responsable

de Cert. Riberalta

TECNICO II

Responsable de

Cert. Tarija

PROFESIONAL V

Responsable de

Cert. Potosi

PROFESIONAL

V Responsable

de Cert. Sucre

PROFESIONAL

IV Responsable

de Cert. Oruro

PROFESIONAL V

Responsable de

Cert. Yacuiba

TÉCNICO III

Asis. de Registro

y Atención al

Público Cbba.

PROFESIONAL II

Certificador de

Origen Sta.Cruz

PROFESIONAL II

Certificador de

Origen Sta.Cruz

PROFESIONAL

IV Certificador de

Origen I Sta.Cruz

PROFESIONAL

IV Certificador de

Origen I Sta.Cruz

PROFESIONAL

IV Certificador de

Origen La Paz

PROFESIONAL

IV Certificador

de Origen La

Paz

TÉCNICO III

Asis. de Registro

y Atención al

Público La Paz

PROFESIONAL

IV Certificador de

Origen El Alto

OF

ICIN

AS

RE

GIO

NA

LE

S

TÉCNICO III

Asis. de Registro

y Atención al

Público SC

TÉCNICO III

Asis. de Registro

y Atención al

Público SC

TÉCNICO III

Asis. de Registro

y Atención al

Público La Paz

TÉCNICO III

Asis. de Registro

y Atención al

Público El Alto

TÉCNICO III

Asis. de Registro

y Atención al

Público SC

ADMIN. I

Asist. de Archivo

y Apoyo

Administrativo

ORGANIGRAMA SEGÚN:

RES. BI-MINISTERIAL 03.2013

DE (13/03/2013)

UNIDAD DE

AUDITORIA

INTERNA

1.5

A – 1/1




7

3 TÉCNICA DE GENERACIÓN DE INFORMACIÓN

El SENAVEX cuenta con tres (3) tipos de registro de Información, tanto de

Contratación de Bienes y Servicios, así como la Administración de Activos Fijos de

Bienes, y son:

3.1 SISTEMA SIGMA (SISTEMA DE GESTIÓN Y MODERNIZACIÓN

ADMINISTRATIVA)

En este sistema se registra todas las operaciones con afectación al presupuesto

determinado para la Entidad por el Tesoro General de la Nación, en la Adquisición de

Bienes y Servicios, cuya característica principal es la de pagos con abono en cuenta del

proveedor.

3.2 SISTEMA CONTABLE FAST (FONDO DE APOYO SOCIAL Y

TERRITORIAL)

En este Sistema se registra toda operación de gasto en la realización de adquisición de

Bienes y Servicios con pagos de la Cuenta de Fondo Rotativo, cuya característica

principal es la de pagos con Cheque.

3.3 SISTEMA SIAF (SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS

FIJOS)

Sistema en el cual se realiza la Administración Efectiva y Eficiente de los Activos Fijos

propios de la Entidad.

1.6

A – 1/1




8

SERVICIO NACIONAL DE VERIFICACIÓN DE EXPORTACIONES

(SENAVEX)

4 PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORÍA

El Programa de Auditoría debe estar intrínsecamente relacionado a la Evaluación del

Control Interno del S.A.B.S., determinando en forma lógica la obtención de Hallazgos y

Evidencias y sean manejadas en forma Eficaz y Eficiente.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

El Examen de Auditoría para Evaluar el Control Interno del S.A.B.S. del SENAVEX,

tiene como objetivo determinar la Implantación, Correcta aplicación y Cumplimiento del

Control Interno, verificando las Deficiencias y Excepciones, plasmándolo en el Informe

de Recomendaciones y Conclusiones.

PROPÓSITO

a) Determinar que el Control Interno al S.A.B.S., esté funcionando de manera

oportuna y en un entorno global dentro el SENAVEX, de forma Eficaz y

Eficiente.

b) Implementar políticas de mejoramiento dentro el Uso y Manejo de los

subsistemas del S.A.B.S.

c) Verificar continuamente la Efectividad de los controles establecidos.

d) Verificar que el Control Interno funcione correctamente para potenciar la

confiabilidad de la información dentro el Proceso de Auditoría.

2

A – 1/1




9

PROGRAMA DE AUDITORÍA DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS DEL SENAVEX


SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

ENTIDAD AUDITADA SENAVEX

PERIODO DEL EXAMEN Al 16 de mayo de 2014

ACCIÓN HRAS

. EST. REF.

HECHO

POR


Evaluar la Implantación, Correcta aplicación y Cumplimiento

del Control Interno del S.A.B.S., verificando las Deficiencias

y Excepciones, plasmándolo en el Informe de

Recomendaciones y Conclusiones.

2 P.T. RSMN

PREPARACIÓN DE INFORMACIÓN

1. Solicitud de información documental de procesos del

S.A.B.S., así mismo si existiese reportes de Sistemas

Informáticos relacionados.

2 P.T RSMN

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA

1. Preparación de Memorándum de Planificación de

Auditoría 1

A – 1/1 1.6 RSMN

2. Elaboración del Cuestionario de Control Interno 8 A – 1/1 3

3.4 RSMN

3. Realización de Pruebas de Control Interno 4 P.T RSMN

4. Verificación y Análisis de Resultados para determinar las

Excepciones y Deficiencias del Control Interno 4 P.T RSMN

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

1. Elaboración de Informe Borrador determinado atributos

de Deficiencias y Excepciones de Control Interno. 16 P.T RSMN

2. Reunión de Aclaración 2 P.T RSMN

3. Elaboración de Informe Final 16 P.T RSMN

REVISADO POR:


APROBADO POR:

JEFE DE U.A.I.

Fecha: Fecha.

2.1

A – 1/1




10


SUB - SISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS



ACCIÓN HRAS

. EST. REF.

HECHO

POR

ACCIONES A REALIZAR

1. Elaboración del Cuestionario de Control Interno.

2. Revisión de Manual de Organización de funciones.

3. Revisión de Padrón de proveedores.

4. Verificar recurrencia de compras de un mismo proveedor.

5. Verificar si existe Comité de Recepción/Calificación

dentro los procesos de compras de Bienes y Servicios

mayores a 50.000 Bolivianos.

6. Realizar revisión del Programa Anual de Contrataciones

(P.A.C.) y antecedentes utilizados para su elaboración.

7. Realizar revisión del Programa de Operaciones Anual

(P.O.A.) y antecedentes utilizados para su elaboración.

8. Realizar verificación de funcionarios involucrados en el

proceso de Contratación de Bienes y Servicios, declaren

incompatibilidad con los proveedores.

9. Verificar si existe planificación para el abastecimiento de

compras menores de acuerdo a las necesidades de la

Institución.

10. Revisión del modelo definido de Documento Base de

Contratación (D.B.C.) para la Adquisición de Bienes y

Servicios.

11. Verificar quienes son los funcionarios (unidad de

dependencia) que elaboran las especificaciones Técnicas

o Términos de Referencia de los Procesos de compras de

Bienes y Servicios.

12. Verificar los procedimientos utilizados para definir la

8 P.T. RSMN

2.2

A – 1/1




11

comisión de Recepción/Calificación.

13. Verificación de utilización recurrente de modalidades de

Contratación (disgregación).

14. Verificar la existencia de Resoluciones/ Publicaciones u

otro documento que efectivice la Contratación por

Excepción, Contratación por Emergencia o Contratación

Directa de Bienes y Servicios.

15. Revisar que existan en todos los proceso de Adquisición

de Bienes y Servicios conformidades del mismo.

16. Verificar si existen Contratación de Bienes y Servicios no

concluidos o rescisiones de contratos.

17. Verificar que todo proceso de Contratación de Bienes y

Servicios tenga la debida comunicación e información en

la mesa de partes

REVISADO POR:


APROBADO POR:

JEFE DE U.A.I.

Fecha: Fecha.

2.3

A – 1/1




12


SUB - SISTEMA DE MANEJO DE BIENES



TAREA ACCIÓN

HRAS

EST. REF.

HECHO

POR


ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES

1. Verificar si existe un Administrador/Encargado de

Almacenes.

2. Verificar la Existencia de software de Administración.

3. Verificar la existencia de espacio suficiente para el área

de Almacenes.

4. Existe procedimientos y/o Instructivos para el Manejo de

Almacenes.

5. Como se controla el Ingresos/Salidas de Almacenes

6. Verificación de documentos esenciales para la recepción

de Bienes.

7. Existen políticas de previsión de compras.

8. Existe algún tipo de valuación de inventarios

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES

1. Existen procedimientos para la Administración de Activo

fijos muebles propios y/o en custodia.

2. Existe software/paquete informático para la

Administración de Activos Fijos.

3. Existe un encargado de la Administración de Activos

Fijos.

4. Existe asignación individual de Activos actualizada.

2 P.T. RSMN

2.4

A – 1/1




13

5. Verificar si existe procedimiento de Asignación de

Activos.

6. Existe codificación acorde a requerimientos de la Entidad.

7. Existe cronograma de acciones preventivas para el

mantenimiento de Activos Fijos Muebles.

8. Existen seguros para la salvaguarda de Activos Fijos

Muebles.

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

INMUEBLES

1. Existe Activos Fijos Inmueble dentro la Entidad.

2. Existe documentación de Activos Fijos Inmuebles

propios de la Entidad.

3. Existe documentación de Activos Fijos Inmuebles en

custodia/otro de la Entidad.

4. Como se realiza la Incorporación de Activos Fijos

Inmuebles.

5. Existe cronograma de mantenimiento de Activos Fijos

Inmuebles.

6. Existe seguros para la salvaguarda de Activos Fijos

Inmuebles.

7. Existe personal calificado para la Administración de

Activos Fijos Inmuebles.

8. Verificación del envío al SENAPE de información de

Bienes.

REVISADO POR:


APROBADO POR:

JEFE DE U.A.I.

Fecha: Fecha.

2.5

A – 1/1




14


SUB - SISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES



TAREA ACCIÓN HRAS

. EST. REF.

HECHO

POR


1. Existe procedimiento para la Disposición de Bienes

2. Existen Bienes con Transferencia Temporal/ Definitiva.

3. Existe modalidad de Determinación de Disposición de

Bienes.

4. Existe Personal Técnico para la valuación de Bienes

inmuebles.

5. Existen bienes en custodia o comodato dentro la Entidad.

Existe registro de Bajas de Bienes.

2 P.T. RSMN

REVISADO POR:


APROBADO POR:

JEFE DE U.A.I.

Fecha: Fecha.

2.6

A – 1/1




15

5 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA EVALUAR EL

CONTROL INTERNO DEL S.A.B.S. EN SENAVEX.

ENTIDAD SERVICIO NACIONAL DE VERIFICACIÓN DE

EXPORTACIONES

COMPONENTES DE CONTROL INTERNO SI NO

AMBIENTE DE CONTROL

1. ¿Existe un Código de Ética dentro la Entidad?

2. ¿Los Funcionarios del SENAVEX tienen acceso y conocen el

contenido del Programa Anual de Contrataciones?

3. ¿Existe información sobre cambios de personal que puedan afectar el

cumplimiento de objetivos y Contratación de Bienes y Servicios?

4. ¿El MOF contiene el Organigrama que representa la estructura

organizacional vigente?

5. ¿El Área de Bienes y Servicios cuenta con Reglamentos Específico y

el Manual de Procesos para aplicarlos como herramientas de gestión?

6. ¿Existen mecanismos formales para la Revisión, Actualización y

Perfeccionamiento de los procedimientos de Contratación de Bienes

y Servicios de acuerdo con las necesidades?

7. ¿La Entidad exige informes y ejerce controles periódicos sobre las

Contrataciones de Bienes y Servicios?

8. ¿Existe personal suficiente para el desarrollo de funciones del Área

de Bienes y Servicios?

9. ¿Los Funcionarios de SENAVEX perciben que la M.A.E. actúa con

justicia en sus decisiones respecto a la Contratación de Bienes y

Servicios?

10. ¿La Entidad ha establecido y difundido una política de puertas

abiertas a requerimientos de Bienes y Servicios?

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

3

A – 1/1




16

11. ¿La dirección superior promueve e incentiva la proposición de

mejoras, y efectúa reconocimientos a los servidores públicos que las

han sugerido?

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

1. ¿LA M.A.E. establece los objetivos a principios de gestión?

2. ¿Se cumple a cabalidad los objetivos propuestos por el Área de

Bienes y Servicios, en la Contratación de Bienes y Servicios?

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

1. ¿Existen métodos o políticas para la identificación de Riesgos de

Control Interno?

2. ¿Existe una Unidad o Área especializada para tratar Riesgos

recurrentes?

EVALUACIÓN DE RIESGOS

1. ¿El Área de Bienes y Servicios verifica el cumplimiento de

procedimientos según Normativa para la Contratación de Bienes y

Servicios?

2. ¿Para la Contratación de Bienes y Servicios existen modalidades de

pago?

3. ¿El Área de Bienes y Servicios tiene contacto (directo, telefónico,

otro) con el proveedor para la realización del pago?

4. ¿Se tiene un Padrón de Proveedores?

5. ¿Existe un control Mensual, Semestral, Anual de Compras

efectuadas?

ACTIVIDADES DE CONTROL

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

3.1

A – 1/1




17

1. ¿Los requerimientos de Bienes y Servicios escritos son aprobados

por la Máxima Autoridad Ejecutiva?

2. ¿Las solicitudes de Contratación de Bienes y Servicios cumplen con

lo descrito en la Normativa vigente (presupuesto, precio estimado,

otros)?

3. ¿Los participantes de los procesos de contratación cumplen con lo

establecido en la Normativa vigente?

4. ¿Se realizan controles de verificación de existencias de Almacenes,

Activos Fijos Muebles e Inmuebles?

5. ¿Existe un formulario para la Asignación/Devolución de Activos que

permita conocer la identificación, clasificación, codificación y

ubicación de los bienes?

6. ¿Existen procedimientos propios del SENAVEX para la baja de

Bienes?

7. ¿Existen informes mensuales, anuales, otros para efectuar baja de

Bienes?

8. ¿Los bienes consumibles y otros, ingresan y salen de almacenes con

documentación que autorice el mismo?

9. ¿Existe un plan de mantenimiento preventivo sobre los activos fijos

muebles e inmuebles?

10. ¿Se identifican los ítems de almacenes que por su naturaleza

implican compras innecesarias y que no coadyuvan al cumplimiento

de objetivos de la Entidad?

11. ¿Se genera información sobre rotación de Inventarios para evitar

compras excesivas que generen problemas de ubicación física,

conservación y/o la aplicación ineficiente de recursos financieros?

12. ¿Se elaboran planes mensuales, anuales de Contratación de Bienes y

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

3.2

A – 1/1




18

Servicios consistentes en insumos y servicios recurrentes para la

consecución de objetivos de gestión?

13. ¿Se definen los niveles de stocks mínimos?

14. ¿Los archivos físicos de la Unidad Administrativa (UA) cuentan con

acceso restringido y ubicados en lugares protegidos para el resguardo

de los comprobantes y documentos generados y utilizados en la

Contratación de Bienes y Servicios?

15. ¿La Entidad cuenta con Reglamento Específico (RE-SABS)?

16. ¿Existe seguro contra siniestros dentro la Entidad?

17. ¿El Jefe de la UA realiza inspecciones a ambientes de almacenes en

forma periódica para verificar la aplicación de las medidas de

seguridad y conservación implantadas?

18. ¿El Área Contable realiza la toma de Inventarios de Almacenes,

Activos fijos Muebles e Inmuebles al cierre de gestión con la

participación del responsable de la UA y la UAI?

19. ¿El Área de Bienes y Servicios pone en conocimiento por escrito a

los Funcionarios del SENAVEX acerca del uso de Bienes, hasta el

momento de su devolución documentada fehacientemente?

20. ¿El Área de Bienes y Servicios lleva un Registro actualizado de los

Bienes entregados a los servidores públicos de la Entidad que

permita la rápida identificación del bien, el usuario y la dependencia

de destino?

21. ¿La UA coordina con Área de Recursos Humanos para la

devolución de activos de funcionarios retirados antes de su retiro?

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

INFORMACIÓN

1. ¿Las áreas dependientes cuentan con un Manual de procedimientos

X

X

X

X

X

X

X

X

X

3.3

A – 1/1




19

consistentes con las Normas Básicas de los Sistemas de

Administración para ejecutar sus operaciones bajo su

responsabilidad?

2. ¿Se han establecido formalmente las funciones específicas y de los

resultados que se esperan de cada uno de los Funcionarios del

SENAVEX?

COMUNICACIÓN

1. ¿Existen canales de comunicación bidireccionales y suficientes para

que los servidores públicos conozcan la información relacionada con

las tareas que deben realizar, los procedimientos y sus

responsabilidades frente a la Contratación de Bienes y Servicios?

2. ¿Los Funcionarios del SENAVEX conocen cómo sus tareas afectan

a, y son afectadas por, las tareas de otros servidores públicos?

3. ¿Se les comunica a los nuevos servidores públicos la información

relacionada con los procedimientos, reglamentos y controles

específicos que deben aplicar?

4. ¿Los Funcionarios de las Regionales de Certificación conocen las

políticas y procedimientos vigentes de Contratación de Bienes y

Servicios?

SUPERVISIÓN

1. ¿Existen registros de Auditorías al S.A.B.S. de la Entidad?

2. ¿Existen métodos o procedimientos para realizar seguimiento a

Recomendaciones?

3. ¿Las deficiencias detectadas son comunicadas mediante informes

escritos para el conocimiento de la MAE de la Entidad?

X

X

X

X

X

X

X

X

X

3.4

A – 1/1




20

6 INFORME DE DEFICIENCIAS Y EXCEPCIONES DEL CONTROL

INTERNO DEL S.A.B.S. DEL SENAEX

INF. UAI. Nº 001 / 2014

La Paz, 16 de Mayo de 2014

SEÑOR (A) DIRECTOR (A) GENERAL EJECUTIVO (A) DEL SERVICIO

NACIONAL DE VERIFICACIÓN DE EXPORTACIONES - SENAVEX

REF: INFORME DE DEFICIENCIAS Y EXCEPCIONES DE CONTROL

INTERNO DEL S.A.B.S.

De mi consideración:

Con el fin de Ordenar y Facilitar la lectura del presente informe, se expone a

continuación la clasificación temática del mismo:

1. Antecedentes

2. Objetivos de la Auditoría

3. Alcance y metodología del Trabajo

4. Resultados del Examen de Auditoría.

5. Principales Observaciones, Consecuencias y Recomendaciones




21

ANTECEDENTES

En cumplimiento a la ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamental y

haciendo hincapié en los Artículos 15 y 27, determinados para las tareas de Auditoría y

Control Interno y el Programa Operativo Anual de la Unidad de Auditoría Interna, se

realizó el Relevamiento, Análisis y Obtención de Hallazgos para el Examen de

Auditoría.

Como resultado del presente Examen se identificaron Deficiencias y Excepciones en la

Estructura del Control Interno.

El Informe de Deficiencias y Excepciones fue concluido el 16 de Mayo de 2014, para su

posterior remisión a la Máxima Autoridad Ejecutiva.

OBJETIVO DEL EXAMEN DE AUDITORÍA

El presente Examen de Auditoría consiste en expresar una opinión independiente acerca

de:

La Evaluación del Control Interno dentro el S.A.B.S. del SENAVEX, denotando

especial atención en la Implantación e Implementación del mismo.

ALCANCE

El presente Examen de Auditoría se realizo con base principal en las Normas de

Auditoría Gubernamental y Normativa secundaria de apoyo referente al caso.

Comprende la Evaluación del Control Interno del S.A.B.S. del SENAVEX en su




22

totalidad, implicando los subprocesos delimitados por la Norma.

METODOLOGÍA DE TRABAJO

A efectos de cumplir con el objetivo enunciado, se realizó la Planificación de la

Auditoría definiendo en el mismo el alcance y enfoque del mismo, previa evaluación de

la implantación del Control Interno y sus componentes, así como también niveles de

Riesgo.

Debido a la importancia del Control Interno dentro la Entidad se realizó Programas de

Auditoría para cada Subsistema del S.A.B.S.

Así mismo se efectuaron procedimientos de Auditoría específicamente en el Área de

Bienes y Servicios del SENAVEX, para lo cual se aplicaron procedimientos como ser:

Conversaciones (Entrevistas) con los principales representantes del S.A.B.S. de

SENAVEX.

Estudio y Análisis de la documentación generada.

Visita de relevamiento de información.

NORMATIVA LEGAL

Ley Nº 1178 del 20 de julio de 1990, Administración y Control Gubernamental.

Decreto Supremo Nº 181 del 28 de junio de 2009.

Normas de Auditoría Gubernamental, aprobada por la Contraloría General del

Estado mediante Resolución CGR/026/2005 del 24 de febrero de 2005.




23

Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental,

aprobada por la Contraloría General del Estado, mediante Resolución Nº CGR-

1/70/2000 del 21 de septiembre de 2000.

Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contraloría General del

Estado, aprobado mediante D.S. 23215.

Guía de Evaluación del Proceso de Control Interno, emitida por la Contraloría

General del Estado, aprobado mediante Resolución CGR/295/2008 en fecha 16

de diciembre de 2008.

Guía de Implantación del Control Interno, emitida por la Contraloría General

del Estado, aprobado con Resolución: CGR/245/2008 del 23 de octubre de

2008.

Otras disposiciones legales inherentes al trabajo, vigentes a la fecha de la

Auditoría.

PRINCIPALES OBSERVACIONES, CONSECUENCIAS Y

RECOMENDACIONES DEL EXAMEN DE AUDITORÍA

En este apartado se exponen las principales observaciones detectadas de Deficiencias de

Control Interno y las Recomendaciones efectuadas por el presente Examen de Auditoría.




24

1. NO EXISTENCIA DE POLÍTICAS DE PREVENCIÓN PARA LAS

CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS.

CONDICIÓN:

El SENAVEX, Entidad Desconcentrada de Recursos Propios generados por la venta y

emisión de Certificados de Origen, no cuenta con medidas de prevención para la

realización de Contratación de Bienes y Servicios, por tal motivo existen deficiencias e

irregularidades dentro los procedimientos Administrativos y Normativos

correspondientes dentro los Procesos.

CRITERIO.

DECRETO SUPREMO Nº 181 NORMAS BÁSICAS DEL SISTEMA DE

ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

CAPÍTULO II. ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES

ARTÍCULO 123. OBJETIVO La administración de almacenes tiene por objetivo

optimizar la disponibilidad de bienes de consumo, el control de sus operaciones y la

minimización de los costos de almacenamiento.

ARTÍCULO 137.- (GESTIÓN DE EXISTENCIAS). La gestión de existencias tiene

por objeto prever la continuidad del suministro de bienes a los usuarios de la entidad y

evitar la interrupción de las tareas, para lo cual cada entidad deberá:

a) Adoptar políticas y técnicas, para determinar la cantidad económica de

existencias y de reposición;




25

b) Utilizar la técnica de inventarios más apropiada al tipo de bien o grupo de ellos.

CAUSA.

En base a Cuestionario de Control Interno efectuado dentro el Examen de Auditoría, se

denota que no existe coordinación ninguna, por las Unidades Solicitantes y la Unidad

Administrativa para la elaboración de un Plan Anual de Contrataciones, y poder

determinar las necesidades primordiales de Bienes y Servicios para el cumplimiento

eficaz y eficiente de las tareas asignadas a los Funcionarios del SENAVEX.

EFECTO.

Deficiencias dentro la Contratación de Bienes y Servicios para la provisión de

materiales e insumos a los Funcionarios del SENAVEX, ya sea por falta de presupuesto

o por no existencia de proveedores especializados.

RECOMENDACIÓN.

Se recomienda a la Máxima Autoridad Ejecutiva mediante un documento probatorio,

instruir al Área de Bienes y Servicios, efectuar reuniones de coordinación de los cuales

el producto emitido deberá ser un documento denominado Plan Anual de

Contrataciones, que deberá contener mínimamente: Modalidades de Contratación,

Tiempos de Ejecución y otros aspectos determinantes para la planificación de

Contratación de Bienes y Servicios.




26

2. NO EXISTE PERSONAL SUFICIENTE PARA EL ÁREA DE BIENES Y

SERVICIOS

CONDICIÓN:

El SENAVEX, Entidad creada hace 5 años tiene una estructura organizacional definida

con un total aproximado de 48 Funcionarios, en la que determina que tal forma que cada

Funcionario en un determinado cargo realiza diferentes tareas que no son en su

totalidad coherentes o relacionados, lo cual perjudica en forma preponderante el

desarrollo efectivo de las tareas asignadas a cada funcionario.

CRITERIO.

LEY 2027 ESTATUTO DEL FUNCIONARIO PÚBLICO

CAPÍTULO II – DOTACIÓN

ARTÍCULO 19° (PROCESOS DE DOTACIÓN). La dotación de personal para el

ejercicio de la función pública en los puestos determinados para los funcionarios de

carrera, comprenderá las funciones de cuantificación de la demanda de personal,

programación operativa anual individual, valoración de puesto y remuneración,

reclutamiento, selección, inducción o integración. Sus modalidades, condiciones y

procedimientos se sujetarán a lo previsto en el presente Estatuto, las Normas Básicas del

Sistema de Administración de Personal y disposiciones reglamentarias específicas.

ARTÍCULO 20° (CUANTIFICACIÓN DE LA DEMANDA DE PERSONAL). La

demanda y requerimientos de personal de cada entidad pública serán cuantificados y

determinados en relación a sus objetivos. Al efecto, éstas cuantificarán y determinarán

los puestos de trabajo efectivamente requeridos, tomando en cuenta los sistemas de




27

programación de operaciones y organización administrativa previstos por la Ley No.

1178, de Administración y Control Gubernamentales.

ARTÍCULO 21° (PROGRAMACIÓN OPERATIVA INDIVIDUAL - ANUAL). La

programación operativa individual-anual de cada entidad, establecerá y definirá los

objetivos de cada puesto y los resultados que se esperan de su desempeño. Los

procedimientos y condiciones se sujetarán a las establecidas en las Normas Básicas del

Sistema de Administración de Personal y disposiciones reglamentarias específicas.

ARTÍCULO 22° (VALORACIÓN DE PUESTO Y REMUNERACIÓN). Las

entidades, a través de la función de valoración de puestos y remuneración, determinarán

técnicamente el alcance, la importancia y conveniencia de cada puesto, asignándole una

remuneración justa vinculada al mercado laboral nacional, a la disponibilidad de

recursos y a las políticas presupuestarias del Estado.

CAUSA.

De acuerdo a Organigrama Estructural proporcionado para la realización del Examen de

Auditoría, se revela que el SENAVEX como Entidad nueva no cuenta con una

organización proporcional dentro la asignación de cargos, ya que los funcionarios

realizan tareas generales que no tienen relación, funcionalidad, coherencia para el

cumplimiento de los objetivos de gestión definidos por la Máxima Autoridad Ejecutiva.

EFECTO.

Deficiencias en el Cumplimiento de tareas Generales y Específicas de los Funcionarios

para el cumplimiento de Objetivos.

Cumplimiento ineficiente de Objetivos de Gestión, debido a la duplicidad de funciones,




28

funciones concretadas en un porcentaje mínimo, mismas que son un factor determinante

dentro las actividades de Servicio del SENAVEX.,

RECOMENDACIÓN.

Se recomienda a la Máxima Autoridad Ejecutiva al ser el SENAVEX una Entidad

dedicada al Servicio de los Exportadores, realizar la contratación de personal Eventual

para cubrir y discriminar tareas de los funcionarios y así evitar la duplicidad de tareas y

la falta de atención al Sector Exportador.

Se recomienda a la Máxima Autoridad Ejecutiva al ser el SENAVEX una Entidad

dedicada al Servicio de los Exportadores realizar los trámites pertinentes para el

incremento de ítems, y así poder discriminar funciones y asignar a cada funcionario

tareas generales y especificas de acuerdo al Perfil del Cargo requerido.




29

3. NO EXISTENCIA DE REGLAMENTO ESPECÍFICO PARA LA


CONDICIÓN.:

El SENAVEX Entidad Desconcentrada no cuenta con un documento Específico para la

administración y manejo eficaz de la Contratacion de Bienes y Servicios lo cual

interpone falta de reglas, pasos y procedimientos que determinen el correcto proceso.

CRITERIO.

LEY Nº 1178 DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL GUBERNAMENTALES

ARTICULO 27. Cada Entidad del Sector Público elaborará en el marco de las normas

básicas dictadas por los órganos rectores, los reglamentos específicos para el

funcionamiento de los sistemas de Administración y Control Interno regulados por la

presente Ley y los sistemas de Planificación e Inversión Pública. Corresponde a la

máxima autoridad de la entidad la responsabilidad de su implantación.



ARTÍCULO 10.- (FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LAS

ENTIDADES PÚBLICAS). Las Entidades Públicas tienen las siguientes funciones y

responsabilidades:

b) Implantar el SABS;

e) Elaborar su Reglamento Específico.

ARTÍCULO 11.- (ELABORACIÓN DE REGLAMENTOS ESPECÍFICOS). I. Las

entidades públicas sometidas al ámbito de aplicación de las presentes NB-SABS




30

conforme al Artículo 27 de la Ley N° 1178, deberán elaborar su RE-SABS tomando

como base el modelo elaborado por el Órgano Rector.

El RE-SABS deberá ser remitido al Órgano Rector adjuntando el Organigrama

actualizado y aprobado hasta el último nivel de desconcentración para su

compatibilización; una vez declarado compatible, será aprobado por la entidad pública

mediante Resolución expresa.

CAUSA.

A la realización del Cuestionario de Control Interno se resalta que el SENAVEX al ser

Entidad con poco transcurrir dentro la actividad Pública, no cuenta con personal (de

planta ni eventual o de contrato) de capacidad probada, dentro la Estructura

Organizacional, en la realización de Documentos de Referencia (Reglamentos,

Manuales, otros) para así coadyuvar a la realización y consecución de objetivos

promovidos por la Máxima Autoridad Ejecutiva, por ese causal no tiene lineamientos

definidos para la Administración de Bienes y Servicios, lo cual culmina con un control

defectuoso de los mismos.

EFECTO.

Deficiente aplicación de la Normativa en sus preceptos primordiales referentes a la

Administración, Uso y Disposición de Bienes y Servicios pertenecientes al SENAVEX.,

de los cuales la consecuencia más presente es causal de observaciones de Control

Interno en su acápite de Riesgos de Control.

RECOMENDACIÓN.

Se recomienda a la Máxima Autoridad Ejecutiva, ejecutar las siguientes evaluaciones:




31

1. Realizar Convocatoria Interna para corroborar la existencia de personal con

capacidad probada para la Ejecución del Documento esencial para la

Administración, Uso y Disposición de Bienes.

2. En caso de no Existencia de personal de capacidad probada , emitir convocatoria

externa para la contratación de personal eventual para la Elaboración del

Reglamento Específico del S.A.B.S. delimitando esencialmente las funciones y

esencia del SENAVEX.




32

4. LA ASIGNACIÓN DE BIENES (ACTIVOS FIJOS) NO SE REALIZAN

EN FORMA OPORTUNA.

CONDICIÓN

Dentro el SENAVEX no existe un método, sistema u otro componente que coadyuve en

forma objetiva a la Administración de Activos Fijos y por ende se realiza la Asignación

de Bienes inoportuna, no se realizan actualizaciones permanentemente, y esto conlleva a

la presentación de información a destiempo, causando observaciones dentro las

instancias correspondientes.

El Uso de Bienes (Activos Fijos) determinada dentro la Normativa vigente como un

elemento esencial para el cumplimiento objetivo de las actividades diarias de los

Funcionarios.

CRITERIO

LEY 1178 DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN GUBERNAMENTALES.

Artículo 10°. El Sistema de Administración de Bienes y Servicios establecerá la forma

de contratación, manejo y disposición de bienes y servicios. Se sujetará a los siguientes

preceptos:

2.- Las Entidades emplearán los bienes y los servicios que contraten, en los fines

previstos en la Programación de Operaciones y realizarán el mantenimiento preventivo y

la salvaguardia de los activos, identificando a los responsables de su manejo.




33



ARTÍCULO 146.- (ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES). I. La

asignación de activos fijos muebles es el acto administrativo mediante el cual se entrega

a un servidor público un activo o conjunto de éstos, generando la consiguiente

responsabilidad sobre su debido uso y custodia.

II. La entrega de activos fijos muebles a los servidores públicos sólo podrá ser realizada

por la Unidad o Responsable de Activos Fijos, la misma que procederá cuando exista

orden documentada y autorizada por instancia competente establecida en el RE-SABS.

CAUSA

Dentro las consultas realizadas en el Cuestionario de Control Interno, implícitamente se

manifiesta la no existencia dentro el SENAVEX de un Software de Administración de

Activos Fijos u otro sistema, que coadyuve a las falencias determinantes dentro la

Administración de Activos Fijos.

Debido a la no existencia de herramientas no se pueden realizar asignaciones

individuales y esto nos conlleva a asignaciones desactualizadas, ni se pueden presentar

ninguna otra información solicitada por las autoridades superiores.

EFECTO

La no existencia de herramientas informáticas determina el mal control de existencias

de Activos Fijos, la asignación a destiempo y la presentación de información con errores

de fondo.




34

Estas ineficacias determinan entre otros la no realización de inventarios de existencias

veraces y posibles de corroborar

RECOMENDACIÓN

Se recomienda a la Máxima Autoridad Ejecutiva efectuar lo siguiente.

1. Efectuar la Contratación de personal externo capacitado para la elaboración de un

Software de Administración de Activos Fijos, debido a que el SENAVEX al ser una

Entidad Desconcentrada tiene características especiales y diferentes a otras

Entidades.

2. Realizar cursos de Capacitación y Actualización para el personal del SENAVEX en

especial para el Área de Bienes y Servicios, para realzar sus tareas y actividades en

forma eficiente y eficaz.

CONCLUSIONES

En base a resultados obtenidos dentro el presente Examen de Auditoría se concluye que

el Área de Bienes y Servicios, presenta Deficiencias en el diseño y Excepciones en la

Implementación de Control Interno, cabe aclarar que se realizaron observaciones a los

hechos más recurrentes y que afectan a los objetivos del SENAVEX, dentro sus

actividades diarias.

RECOMENDACIONES

Se recomienda a la Dirección General Ejecutiva instruir a las áreas correspondientes la

implantación de las recomendaciones contenidas en los acápites correspondientes.

En aplicación al Art.42º inciso b) de la Ley 1178 y Art. 35º del Decreto Supremo 23215,




35

el presente informe debe ser remitido a la Contraloría General del Estado Plurinacional

de Bolivia para su correspondiente evaluación.

En ese sentido de acuerdo a Ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamentales

Art.42º inc. b) y Decreto Supremo Nº 23215 Art. 35º, el presente informe debe ser

remitido a la Contraloría General del Estado Plurinacional de Bolivia para la evaluación

correspondiente.

7 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

7.1 CONCLUSIONES

El Control Interno instrumento que coadyuva a la consecución de objetivos en forma

Oportuna y Eficaz, es de alta incidencia dentro la toma de decisiones de la Máxima

Autoridad Ejecutiva.

La importancia de un Manual de Auditoría es de importancia primordial para la

consecución de Objetivos, en ese sentido dentro el presente Proyecto de Grado se

determina en forma didáctica los pasos a seguir para la Evaluación del Control Interno

del S.A.B.S. del SENAVEX.

Por la importancia del Manual de Auditoría se constituirá una Guía de apoyo para el

Auditor Interno o Externo, en tareas de Verificación y Análisis del Control Interno.

Dentro el Informe de Deficiencias y Excepciones se manifiestan los parámetros para

Evaluar el Control Interno como ser: Condición, Criterio, Causa, Efecto y

Recomendación con relación al S.A.B.S. del SENAVEX.

7.2 RECOMENDACIONES

Se recomienda a la Máxima Autoridad Ejecutiva del Servicio Nacional de Verificación




36

de Exportaciones – SENAVEX, en esencia, la Implantación del Manual de Auditoría

para Evaluar el Control Interno del Sistema de Administración de Bienes y Servicios,

llevado a cabo por el profesional correspondiente, al constituirse un instrumento

esencial para la Contratación, Manejo y Disposición de Bienes y Servicios.

En relación a la realización de Auditorías Externas e Internas, se debe contemplar el uso

del Manual que representa una herramienta idónea minimizando recursos y tiempo.

Con relación al Control Interno dentro el SENAVEX, se encuentra parcialmente

implantado, por lo cual la Máxima Autoridad Ejecutiva instruya la aplicación del manual

para ejercer un control objetivo evitando:

Deficiencias encontradas dentro el Examen de Auditoría como ser:

No existencia de Políticas de Prevención de Contrataciones de

Bienes y Servicios.

Falta de Herramientas de Control

Excepciones encontradas dentro el Examen de Auditoría como ser:

Insuficiencia de Personal.

Asignación inoportuna de Bienes.

Asi mismo, la implantación del Manual de Auditoría para evaluar el Control Interno del

S.A.B.S. dentro el SENAVEX, por ser una herramienta esencial para el uso efectivo y

objetivo de recursos.




1

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