UNIVERSIDAD NACIONAL DE ASUNCIÓN€¦ · 9637-00-2003, Acta N° 972 del Consejo Superior...
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INFORMÁTICA I 1 UNIVERSIDAD NACIONAL DE ASUNCIÓN FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Guía de trabajo INFORMÁTICA I EQUIPO TÉCNICO REDACTOR DEL PROYECTO Profesor Lic. Juan Fabriciano Corvalán G. Profesora Lic. María Del Rosario Zorrilla A. DIRECTOR DE LA CARRERA DE CONTADURÍA PÚBLICA Y COORDINADOR GENERAL Profesor Dr. Marcos Lezcano Bernal San Lorenzo CU – Paraguay Año 2.005
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INFORMÁTICA I
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UNIVERSIDAD NACIONAL DE ASUNCIÓN FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
ESCUELA DE CONTABILIDAD
Guía de trabajo
INFORMÁTICA I
EQUIPO TÉCNICO REDACTOR DEL PROYECTO
Profesor Lic. Juan Fabriciano Corvalán G. Profesora Lic. María Del Rosario Zorrilla A.
DIRECTOR DE LA CARRERA DE CONTADURÍA PÚBLICA
Y
COORDINADOR GENERAL
Profesor Dr. Marcos Lezcano Bernal
San Lorenzo CU – Paraguay
Año 2.005
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Este material fue preparado por iniciativa del Director de la
Escuela Prof. Dr. Marcos Lezcano Bernal conjuntamente con los
profesores de la materia, con fines netamente didácticos, para uso
de los profesores y alumnos de la carrera de Contaduría Pública
de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad
Nacional de Asunción.
Su preparación fue encomendada a cada uno de los profesores, en
las sucesivas reuniones llevadas a cabo en la Dirección de la
Escuela.
El Objetivo es homogeneizar el proceso–enseñanza–aprendizaje
de la materia.
MARCOS LEZCANO BERNAL
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2. ANTECEDENTES
El programa de INFORMÁTICA forma parte del nuevo currículo
de la carrera de Contaduría Pública aprobada por resolución N°
9637-00-2003, Acta N° 972 del Consejo Superior Universitario de
la Universidad Nacional de Asunción en fecha 18 de junio del
2003, y que entra en vigencia en el año 2004, en el cuarto
semestre, correspondiente al segundo curso.
3. JUSTIFICACIÓN
Esta asignatura pretende llenar la necesidad del alumno de contar
con conocimientos avanzados de las herramientas informáticas,
para ello, se desarrollará con un enfoque teórico-práctico, en
donde se podrá configurar e implementar el sistema contable que
será utilizado para el desarrollo de las asignaturas afines
posteriores a la misma.
4. OBJETIVOS
Proveer conocimientos avanzados de las herramientas
informáticas para su aplicación en aspectos técnicos contables
a nivel superior a los efectos de enriquecer al alumno con
temas puntuales de manera que al término del mismo el alumno
esté capacitado para:
Tener nociones teóricas y prácticas en la utilización de
las herramientas informáticas en la aplicación de la
contabilidad.
Resolver los problemas que puedan presentársele en el
uso de los sistemas informáticos software y hardware
aplicado a los sistemas contable.
Tomar las medidas correctivas y de seguridad en la
utilización de los sistemas informáticos aplicados como
herramientas en la contabilidad.
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1. SISTEMAS
1.1. DEFINICIÓN DE SISTEMAS
Constituye en su origen un conjunto de ideas producto de la inteligencia de las
personas para solucionar problemas de muy diversos tipos.
Es un conjunto de normas y órdenes que coordinan los procesos que se realizan.
Está integrado por un gran número de programas que interactúan unos con otros.
A través de ellos pueden ser manejados todos los recursos de un sistema
informático para resolver cualquier problema empresarial.
Un Sistema es un conjunto de elementos, entidades o componentes que se
caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí, y que
funcionan para lograr un objetivo común.
1.2. ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE
1.2.1. CICLO DE VIDA Y DESARROLLO DE SISTEMAS:
El concepto de ciclo de vida y desarrollo de los sistemas constituye la piedra
angular de los sistemas de información computarizados. Haciendo un símil de lo
que sucede con un activo fijo a lo largo de su vida útil, es decir al constituirse o
comprarse y luego, ponerse en funcionamiento para luego decrecer el
rendimiento, hasta el punto en que se hace necesario adquirir otro activo, ponerlo
en funcionamiento y repetir el ciclo; de esta misma forma un sistema que se
compra o se desarrolla, se pone en funcionamiento y, generalmente su
rendimiento se degrada en la medida en que se va usando, en razón al
crecimiento del volumen de transacciones a procesar y las necesidades de
información de los usuarios. En la figura 1-1, se muestra comparativamente las
fases o etapas por las cuales pasa un sistema de información y la vida útil de un
activo fijo de una empresa.
Las fases que se pueden identificar en el ciclo de vida y desarrollo de sistemas
son las siguientes:
Análisis Previo
Fijación de requerimientos
Diseño y desarrollo del sistema
Implantación del sistema
Madurez y mantenimiento del sistema
Cada una de las fases anteriormente mencionadas poseen ciertas características
que las diferencian unas de otras, por lo que el analista de sistemas tendrá que
conocer cada una en detalle para identificar en un sistema, cada una de las etapas.
1.2.1.1. ANÁLISIS PREVIO:
El análisis previo al desarrollo o adquisición de un sistema viene como
consecuencia del surgimiento de un problema, o requerimiento de algún usuario
o grupo de usuarios en la empresa. En este momento, el departamento de
sistemas debe establecer algún mecanismo para controlar y procesar todos los
requerimientos que vayan generándose en razón a las solicitudes de los usuarios,
y evaluar la factibilidad o viabilidad del futuro proyecto de sistemas.
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El usuario una vez determinada e identificada la necesidad, podría solicitar el
inicio de un CVDS a través de un formulario como el que se muestra en la figura
1-2, para la fase de análisis previo. En este formulario, se debe especificar la
siguiente información:
El departamento que lo solicita
La persona que hace la solicitud
La fecha de la solicitud
Una breve descripción del problema
Las razones de la solicitud
Los beneficios que se esperan como consecuencia de la solicitud
La aprobación correspondiente que realice un funcionario de cierto nivel
La fecha de aprobación
Activo Fijo
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Co
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El ciclo se repite ..... ..... .....
CVDS
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o
prelim
ina
r
El ciclo se repite ..... ..... .....
Figura 1-1 Comparación entre la vida de un activo fijo y el CVDS.
Con el cumplimiento de esta formalidad, se habrá dado inicio a la fase de análisis
previo. El estudio y el análisis previo generará una de estas tres decisiones:
Aprobar el proyecto, ya que existe realmente la necesidad
Rechazar el proyecto, ya que no es viable
Evaluar la factibilidad de comprar el sistema.
Con cierta frecuencia, el inicio del desarrollo de un sistema no es adecuadamente
planteado por los usuarios ni por los analistas, y proyectos que pudieran ser
totalmente factibles son desestimados por no haber sido enfocados
adecuadamente. Debido a que debe existir algún tipo de control en el proceso de
desarrollo de sistemas, el departamento de sistemas se deberá abocar únicamente
hacia aquellos proyectos que resulten en una necesidad real de los usuarios y
sean viables.
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Por ejemplo, para una empresa puede ser de mayor costo / beneficio el
desarrollar un sistema de contabilidad propio, pero debido al nivel de
estandarización y diversidad de programas de aplicación existentes para esta
función, primero se debe investigar si existe en el mercado, un software que
satisfaga las necesidades de información de la empresa; en caso de que no exista
este software, la empresa tomará la decisión de desarrollar uno a la medida.
SOLICITUD DE ANÁLISIS DE SISTEMAS
Departamento: Fecha de solicitud
Solicitado por: Día Mes Año
Servicio solicitado:
Razones de la solicitud:
Beneficios / Resultados esperados:
Aprobación: Fecha de aprobación
Día Mes Año
Figura 1-2 Formulario para requisición de análisis de sistemas.
1.2.1.2. FIJACIÓN DE REQUERIMIENTOS:
Una vez aprobada la factibilidad de un sistema, los analistas de sistemas pasan a
la fase de fijación de requerimientos, en la cual de debe empezar el trabajo de
campo para determinar las necesidades y objetivos del sistema que se vaya a
desarrollar. Para realizar esto, los analistas deben sostener reuniones con todas
las personas que de una u otra forma tengan que ver o estén involucradas en el
desarrollo del nuevo sistema.
En esta fase, se reúnen todos los datos relevantes al máximo nivel de detalle, de
tal forma que se conozca en profundidad todas las operaciones o actividades que
se vayan a mecanizar.
El método utilizado para el levantamiento de información en esta fase, será la
entrevista directa con las personas involucradas, previamente el analista deberá
haber establecido un plan de entrevistas a realizar con especificación de los
nombres, cargos, objetivo de la misma y fechas de realización, entre otras.
1.2.1.3. DISEÑO Y DESARROLLO DEL SISTEMA:
Una vez determinados los requerimientos del sistema y establecidos los objetivos
del mismo, se debe proceder a su desarrollo. Al igual que para construir un
edificio, previamente se debe elaborar los planos de la edificación y una vez
elaborados éstos, se procederá a la construcción propiamente dicha, un sistema
de construirá de manera similar, por lo que en esta fase podemos distinguir dos
etapas claramente definidas:
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Diseño del sistema
Desarrollo del sistema
El Diseño y desarrollo del sistema tiene el objetivo de especificar la forma lógica
como irá a funcionar el sistema y la relación entre sus distintos componentes.
Una de las metodologías que garantizan el desarrollo de un sistema bajo mínimos
estándares de calidad es el análisis y diseño estructurado. Esta metodología se
basa en una serie de herramientas de diseño que son las siguientes:
Diagrama de flujo de datos
Diccionarios de datos: proceso, flujos, entidades, almacenamientos
Cartas estructuradas
Diagramas de acción (Miniespecificaciones)
Tablas HIPO
Árboles de decisión
Tablas de decisión
1.2.1.4. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA:
Una vez diseñado y desarrollado el sistema, la siguiente fase es la implantación
del mismo, es decir ponerlo en funcionamiento. Existen tres estrategias
principales para llevar a cabo la implantación, entre las cuales se pueden
encontrar:
Pruebas piloto
Corrida en paralelo
Instalación inmediata
Pruebas piloto: Una prueba piloto consiste en poner en funcionamiento el
sistema en una sola parte de la empresa y no una instalación a la totalidad de
usuarios del sistema. La razón principal por la cual se efectúa una prueba piloto
es con el fin de asegurarse que el sistema funcionará aceptablemente en todas las
unidades o divisiones que sean similares, o iguales a la unidad escogida como
prueba piloto.
Corrida en paralelo: Una corrida en paralelo consiste en procesar por un
periodo de tiempo previamente determinado tanto el sistema nuevo como el que
se desea reemplazar, a fin de asegurarse que el nuevo desarrollo satisface las
necesidades planteadas en un principio. Las corridas en paralelo no deben
efectuarse por periodos largos, ya que el objetivo es asegurarse que el nuevo
sistema funciona adecuadamente y no generar una mayor carga de trabajo, cosa
que pudiera suceder con este tipo de estrategia.
Instalación inmediata: Bajo el esquema de instalación inmediata se establece
que el sistema empezará a funcionar un día determinado y a partir de allí, el
sistema reemplazo es puesto fuera de servicio. Una instalación inmediata debe
utilizarse cuando se tenga una alta seguridad que el nuevo sistema funcionará
apropiadamente en el momento que es instalado.
Cada una de las estrategias tienen sus ventajas y desventajas, sin embargo, el
objetivo del personal de sistemas deberá ser en todo caso llevar a cabo la
instalación con el mínimo nivel de fallas o errores y ocasionando el menor
impacto a nivel de los usuarios como consecuencia del cambio efectuado.
1.2.1.5. MADUREZ Y MANTENIMIENTO:
Al igual que un activo fijo requiere de mantenimiento o reparaciones menores,
un sistema de información también necesita de modificaciones y mantenimiento,
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ya sea a nivel de la estructura de los datos o a los programas que componen el
sistema de información.
En la fase de madurez y mantenimiento todo sistema necesita que se le realicen
modificaciones menores para mantener su operatividad. Una reparación mayor
de un activo fijo puede a veces resultar insatisfactorio, por lo que la adquisición
de una activo nuevo solucionará las deficiencias de funcionamiento del activo
viejo. Igualmente, el mantenimiento a un sistema de información puede no
resultar suficiente y se hace necesario, el inicio de un nuevo ciclo de vida y
desarrollo de sistemas.
Existen señales que pueden identificarse en un sistema contable para ver si se
encuentra en la etapa de madurez:
Los tiempos de respuesta para la generación de información son
razonablemente aceptables.
El código de cuentas diseñado en un principio soporta y maneja todas las
operaciones actuales de la empresa.
Los procesos automáticos de contabilización no generan problemas en la
codificación de los movimientos.
El mantenimiento del sistema, está enfocado a subsanar errores físicos de la
información almacenada en el computador.
El mantenimiento de un sistema de información contable, generalmente, se
realiza enfocado a corregir errores en:
Las bases de datos
Los programas
Mantenimiento de las bases de datos: EL mantenimiento de las bases de datos
que almacenan la información, se presenta por errores en la información,
inconsistencias o pérdidas de la misma por causas ajenas a interacción directa
con los datos, tales como fallas del procesador central o caídas de tensión. Un
error de inconsistencia se presenta como consecuencia directa de la interacción
con los datos y genera información errada en su organización lógica.
Una de las inconsistencias más comunes en los sistemas, se origina por la
desorganización que a veces se presenta en la información y la consecuente
generación de reportes que no reflejen apropiadamente los datos.
Mantenimiento a los programas: El mantenimiento a los programas de un
sistema contable, generalmente se presenta por errores en la programación o
nuevas necesidades de información, no previstas en un principio de acuerdo con
los requerimientos iniciales.
Debe ponerse especial cuidado a las señales que emite un sistema de información
cuando está en el momento de requerir el inicio de un nuevo ciclo de vida y
desarrollo de sistemas.
Es común encontrar situaciones en las cuales se invierten recursos en poner
correctivos temporales que no solucionan el problema de fondo de un sistema; al
igual que para un activo fijo, debe tenerse en cuanta que existe un nivel de
rendimiento, a partir del cual se degrada el mismo, independientemente de que
reciba mantenimiento en forma intensiva.
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IVA Compra
Plan de
Cuentas
Asiento
Borrador
IVA Venta
Asiento
Definitivo
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1.3. DEFINICIÓN DE TABLAS
Plancuen Esta tabla contiene los datos del plan de cuentas a ser utilizada
en este sistema
Atributos
Pc-cuenta Código de la cuenta contable
Pc_descri Descripción de la cuenta
Pc_orden Establece si la cuenta es deudora o acreedora
Pc_nivel Número de nivel dentro del plan de cuentas
Pc_imputab Define si la cuanta es asentable o no
Pc_debito Si el importe es deudor
Pc_credito Si el importe es acreedor
Pc_saldo El saldo de la cuanta
Asiento_borrador En esta tabla se registran todos los asientos contables
ingresados por el alumno/a, es después del plan de cuentas, la
tabla más importante del sistema, esta tabla se limpia cuando se
ejecuta el proceso “Cierre”
Atributos
Bor_fecha Fecha del asiento contable
Bor_nroast Número del asiento
Bor_linea Número de línea del asiento
Bor_codcue Código de la cuenta
Bor_debito Si el importe es deudor
Bor_credit Si el importe es acreedor
Bor_concep Concepto del asiento contable
Iva_compra Esta tabla contiene los datos correspondiente al Libro IVA
compras, que e alumno/a registro y que la utilizará para la
impresión del informe correspondiente a los movimientos del
IVA relacionados a las compras realizadas
Atributos
Ivc_fecha Fecha de la carga de datos
Ivc_boleta Número de la boleta procesada
Ivc_fecbol Fecha de la boleta
Ivc_razon Nombre de la empresa proveedora
Ivc_ruc RUC de la empresa proveedora
Ivc_grabada Importe de la grabada
Ivc_impuesto Importe del IVA
Ivc_exenta Importe de la exenta
Ivc_total Importe total de la boleta
Pc_cuenta Código del plan de cuenta
Ivc_nroast Número del asiento contable
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Iva_venta Esta tabla contiene los datos correspondiente al Libro IVA
ventas, que e alumno/a registro y que la utilizará para la
impresión del informe correspondiente a los movimientos del
IVA relacionados a las ventas realizadas
Atributos
Ivv_fecha Fecha de la carga de datos
Ivv_docini Número del documento inicial
Ivv_docfin Número del documento final
Ivv_facnro Número de la factura
Ivv_facfec Fecha de la factura
Ivv_razon Nombre de la empresa
Ivv_ruc RUC de la empresa
Ivv_grabada Importe de la grabada
Ivv_impuesto Importe del IVA
Ivv_exenta Importe de la exenta
Pc_cuenta Código del plan de cuentas
Ivv_nroast Número de asiento
Diario_definitivo Esta tabla tiene la misma estructura que la tabla
“asiento_borrador”, es utilizada cuando se ejecuta el proceso de
“Cierre”, en el se transfiere todos los datos de la tabla
“asiento_borrador”
Existen varias tablas auxiliares que también son utilizadas por los diferentes
procesos de este Sistema, pero que no lo vamos a describir debido a que no son
necesarias para el conocimiento de los alumnos de esta carrera. La idea principal
de este material es tener un conocimiento general del diseño de un sistema, por lo
que no se profundizo varios temas teniendo en cuenta que los alumnos son de la
carrera de Contabilidad y no de Informática.
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Los procesos están definidos y detallados en el último capitulo de este material,
cuando se describe los procesos pantalla por pantalla.
IVA – Ley 125/91
Libro Diario
Revalúo
Mayorización
Balance
Asiento
Carga de IVA Compra y Venta
Carga de Asientos que no tienen IVA Mayorización de las cuentas
Generación del Balance
Revalúo del Activo Fijo
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Asiento Borrador
IVA Compra
IVA Venta
Mayorización
Libro Diario
Balance
Kffkkk
Kskfjfkj
Kjfjskl
Kkj,m,m,3
Jjvlkjjkvkv
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Kffkkk
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Kjfjskl
Kkj,m,m,3
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Kffkkk
Kskfjfkj
Kjfjskl
Kkj,m,m,3
Shfjh Dhfskdhfsjk
Jhfkshfsk
Hdflkdhfskj
{gsgfjh{
Asiento
IVA
Plan de Cuentas
1.4. CODIFICACIÓN DE UN PLAN DE CUENTAS
1.4.1. CONCEPTO: Consiste en el empleo de símbolos para representar las
cuentas, que pueden ser letras, números o una combinación de ambos,
incluidos en un plan de cuentas.
1.4.2. FINALIDADES: La codificación de cuentas tiene las finalidades
siguientes:
1.4.2.1. Facilitar el archivo y la rápida ubicación de las fichas o registros
que representan las cuentas.
1.4.2.2. permitir la incorporación de nuevas cuentas dentro del plan
como consecuencia de nuevas operaciones.
1.4.2.3. posibilitar, mediante la asignación de código, que se puedan
distinguir las clases de cuentas (Ej. Si se asignara el dígito 1 al
Activo, una cuenta que lleva el número 1112 indicará que
pertenece a dicho grupo).
1.4.2.4. facilitar el procesamiento de datos sobre todo si la registración
contable se efectúa por medios mecánicos o computarizados,
pues para ello es imprescindible codificar las cuentas a los
efectos de permitir la obtención de las ventajas propias de la
contabilidad automatizada (escritura tipográfica, cálculo
mecánico, simultaneidad en la obtención de los registros,
automaticidad, rendimiento, etc.).
1.4.3. SISTEMA DE CODIFICACIÓN: Los sistemas de codificación pueden
clasificarse en:
1.4.3.1. Alfabético: Por este sistema se asigna a cada cuenta del plan un
código formado por una o varias letras. También se pueden
establecer combinaciones de letras para las sub cuentas.
1.4.3.2. Nemotécnico: Este sistema se basa en la asignación de códigos
que consisten básicamente en abreviatura de los nombres de las
cuentas. Este sistema tiene la desventaja de que no logra todas
las finalidades a que nos hemos referido; además puede
presentarse el inconveniente principal que a más de una cuenta
se asigne el mismo código.
1.4.3.3. Alfabético y numérico: Consiste en combinar las letras y
números. Este sistema ofrece mayor flexibilidad que los
anteriores, pero tiene la desventaja de que no se pueden emplear
los códigos como medios de prueba en contabilidad mecanizada,
ni aplicarse en procesamiento indirecto o electrónico de datos.
1.4.3.4. Numérico: Este sistema se basa en la asignación de números
como códigos para identificar a las cuentas. Existen varias
alternativas que se pueden aplicar en este sistema, siendo las
más conocidas:
Correlativo
Por conjunto de grupos
Por grupos
Decimal, etc.
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El sistema decimal es el de mayor difusión en razón de su fácil
adaptación a los medios modernos de registración, que pasamos
a desarrollar brevemente:
El sistema decimal: Se basa en la correlación entre los números
correspondientes a las diversas posiciones del código asignado y
a las agrupaciones de cuentas.
El sistema numérico decimal por campo: Es a su vez el más
aplicado por su flexibilidad al ofrecer las siguientes ventajas:
Permite la intercalación de cuentas de forma indefinida
El ordenamiento es claramente comprensible, y
Permite la ubicación rápida de las cuentas y de los grupos a
los cuales pertenecen.
Este sistema se basa en la correlación entre los números
correspondientes a las diversas posiciones del código asignado y
a las agrupaciones de cuentas. Así, si tomamos como base la
clasificación de cuentas, recompuestas, compuestas, sintéticas y
analíticas; divididas las cuentas analíticas en primer grado,
segundo grado, etc., se les debe asignar uno o más dígitos para
cada grupo de cuentas. Puede clasificarse también sencillamente
en dos grandes grupos, por ejemplo: colectivas o sintéticas y
analíticas, divididas o subclasificadas cada una por grados de
acuerdo a las necesidades de menor a mayor desagregación.
Para precisar más la terminología, al grupo de cuentas
llamaremos campo, de donde un campo puede estar integrado
por uno o más dígitos y el conjunto de dígitos de los distintos
campos que forman el código representan la cuenta o subcuenta.
Cada dígito tiene una capacidad de cuentas o sea de 1 a 9, dos
dígitos abarca 99 cuentas, es decir de 01 a 99, y así
sucesivamente.
Por este sistema pueden asignarse códigos de varios dígitos
separados por punto en los que:
El primer campo al cual se le asigna un dígito corresponde a
las cuentas recompuestas o de mayor grado de agregación,
por ejemplo: activo, código 1; pasivo, código 2; patrimonio
neto, código 3; etc.
El segundo campo al cual se le asigna otro dígito
corresponde a las cuentas compuestas que le siguen en
mayor grado de agregación al interior, por ejemplo: activo
circulante, código 1.1; activo realizable a largo plazo, código
1.2; activo permanente, código 1.3;
Una variante de éste sistema, es el decimal por grupos, que
consiste en convertir los códigos de varios campos en números
enteros de una cantidad dada de dígitos. Así por ejemplo,
aplicando esta metodología a los casos anteriores se convierte
en esta forma:
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Grupo de cuentas del activo, 1.000; grupo de cuentas del
pasivo, 2.000; grupo de cuentas del patrimonio neto, 3.000;
etc.
Grupo de cuentas del activo circulante, 1.100; grupo de
cuentas del activo realizable a largo plazo, 1.200; grupo de
cuentas del activo permanente 1.300, etc.
En nuestro siguiente ejemplo aplicaremos esta última
modalidad, que al final no ofrece mayores variantes que el
primero.
Para el agrupamiento en grandes rubros o masas patrimoniales
se tendrán como base los Pronunciamientos sobre normas de
contabilidad del Colegio de Contadores del Paraguay (NC-1 a
NC-5) y las Normas Internacionales de Contabilidad (IASC),
ajustados convenientemente a las modalidades en uso de plaza y
de la región. Igual criterio se seguirá para la selección de las
cuentas analíticas.
Con el propósito de ofrecer una metodología clara en la
aplicación del sistema se seguirán los siguientes pasos:
Para aplicar el sistema decimal se pueden seguir los
siguientes pasos:
o Primer paso: Se asigna un número o dígito a cada clase
de cuentas. Así, en una primera clasificación se puede
ubicar a las cuentas recompuestas que integrarán el
primer campo con un dígito, como sigue:
1.000 Activo
2.000 Pasivo
3.000 Patrimonio Neto
4.000 Resultados positivos (Ingresos)
5.000 Resultados negativos (Egresos)
6.000 Ajustes de ejercicios anteriores
7.000 Impuestos a la renta
8.000 Cuentas de orden
9.000 Cuentas de movimientos
o Segundo paso: En esta etapa se incluye la codificación
de las cuentas compuestas que ocupan el segundo campo
con un dígito. Ejemplo:
1.000. ACTIVO
1.100. CIRCULANTE
1.200. REALIZABLE A LARGO PLAZO
1.300. PERMANENTE
2.000. PASIVO
2.100. CIRCULANTE
2.200. EXIGIBLE A LARGO PLAZO
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o Tercer paso: En este paso se presenta la codificación de
las cuentas sintéticas que integran el tercer campo
representadas también por un dígito. Ejemplo:
1.000. ACTIVO
1.100. CIRCULANTE
1.110. DISPONIBLES
1.120. VALORES NEGOCIABLES /
INVERSIONES TRANSITORIAS
1.130. CRÉDITOS
1.140. BIENES DE CAMBIO
1.150. OTROS ACTIVOS CIRCULANTES
1.200. REALIZABLE A LARGO PLAZO
1.210. INVERSIONES PERMANENTES
1.220. CRÉDITOS
1.300. PERMANENTE
1.310. BIENES DE USO
1.320. BIENES INTANGIBLES
o Cuarto paso: Esta etapa abarca la codificación de las
cuentas analíticas de primer grado, que comprenden el
cuarto campo y se representan con un dígito. Ejemplo:
1.000. ACTIVO
1.100. CIRCULANTE
1.110. DISPONIBLES
1.111. Caja
1.112. Bancos
o Quinto paso: Hemos visto que las cuentas analíticas de
primer grado utilizadas se componen de un campo con
dos dígitos pueden dar variadas oportunidades de
especificación, pero puede que sea necesario subdividir
en cuentas analíticas de segundo grado, de tercer grado,
etc.
Si en algún código un campo no tuviera necesidad de
clasificación, se cubrirá el mismo con uno o más ceros,
de acuerdo con los dígitos que integren ese campo
ausente.
Seguidamente presentaremos un ejemplo en el supuesto
caso que una empresa tenga filiales o sucursales, con
estos datos: Casa Matriz (1); Sucursal Villarrica(2);
Sucursal Concepción(3); Sucursal Encarnación(4).
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1.111.01 Recaudaciones a depositar
1.111.01.1 ----- Casa Matriz
1.111.01.2 ----- Sucursal Villarrica
1.111.01.3 ----- Sucursal Concepción
1.111.01.4 ----- Sucursal Encarnación
------------- --------------------------------
------------- --------------------------------
3.200 RESERVA LEGAL
3.200.00.1 ----- Casa Matriz
3.200.00.2 ----- Sucursal Villarrica
3.200.00.3 ----- Sucursal Concepción
3.200.00.4 ----- Sucursal Encarnación
------------- --------------------------------
------------- --------------------------------
De acuerdo a los diferentes pasos desarrollados, un plan de cuentas podría adoptar
la siguiente forma:
CÓDIGOS
GRUPOS CUENTAS NOMBRES DE LOS GRUPOS DE CUENTAS
1.000
1.100
1.110
1.111.0
1.111.01
1.111.02
1.111.03
1.111.04
ACTIVO
CIRCULANTE
DISPONIBLE
Caja
Recaudaciones a depositar
Fondo fijo
Valores a depositar
Moneda extranjera
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2. SOFTWARE CONTABLE
2.1. GENERALIDADES
Un software es un conjunto de normas y órdenes que coordinan los procesos que se
realizan. Está integrado por un gran número de programas que interactúan unos con
otros. A través de ellos pueden ser manejados todos los recursos de un sistema
informático para resolver cualquier problema empresarial.
2.2. SISTEMA OPERATIVO
Conjunto de programas y funciones que controlan el funcionamiento del hardware
ocultando sus detalles, ofreciendo al usuario una vía sencilla y flexible de acceso a la
computadora. Es el administrador de los recursos ofrecidos por hardware para
alcanzar un eficaz rendimiento de los mismos.
2.2.1. ESQUEMA GENERAL DE UN SISTEMA OPERATIVO
Un sistema operativo generalmente está compuesto por un conjunto de
programas que según la función que realizan, se pueden clasificar en:
2.2.1.1. PROGRAMAS DE CONTROL
Constituyen la parte del sistema operativo dedicada a coordinar el
funcionamiento de todos los recursos y elementos del computador.
Están englobados en un conjunto denominado núcleo (Kernel) que
se divide en los siguientes grupos.
Gestión del procesador: Preparación de los programas (Montador o cargador)
Planificación del procesador ( Asignación de tiempo)
Asignación de periféricos (Asignación física)
Relanzamiento de programas
Gestión de memoria: Gestión de memoria central (Almacenamiento primario)
Gestión de memoria secundaria (Almac. Secundario)
Gestión de Entrada/Salida: Gestionan las operaciones de Entrada/Salida
Gestión de datos: Control de periféricos (Libre u ocupado)
Control de transferencia de información (Errores)
Tratamiento de cada bloque de información
Apertura y cierre de archivos
Acceso a los archivos
Gestión de Sistema: Coordinar y supervisar todos los programas del SO
(Supervisor)
Protección de memoria (Fijar fronteras de separación)
Errores en la memoria (Control de paridad)
Errores de programas (Instrucción)
2.2.1.2. PROGRAMAS DE PROCESO
Están enfocados preferentemente para ayudar al programador en la
puesta a punto de los programas.
UNIDAD II
INFORMÁTICA I
20
Programas traductores: Sirven para la traducción de un programa
fuente escrito en lenguaje de alto nivel en su correspondiente
programa objeto escrito en lenguaje máquina. Pueden ser:
Programas Ensambladores (Assembler)
Programas Intérpretes
Programas Compiladores
Programas de Servicios:
Son programas de manipulación de datos, tales como:
Transferencia de informaciones o archivos entre
procesos
Recodificación o transformación de información
Reorganización de la información en archivos
Ordenación de los datos en archivos
Programas de servicio del sistema
Generación del Sistema Operativo
Preparación de los programas
Creación y mantenimiento de las bibliotecas de
programas.
2.3. REDES
Permite compartir los correspondientes recursos y así el coste y la utilización de las
líneas tendrán una mayor economía. El objetivo de la red es transmitir la información
desde el emisor al receptor a través de los nodos de la forma más eficiente posible.
2.3.1. TOPOLOGÍAS
Las redes de comunicaciones de datos pueden unir sus nodos y terminales de
distintas formas constituyendo redes de las siguientes características:
2.3.1.1. Red totalmente conectada
En la que todos los nodos se encuentran conectados entre si. Una conexión
entre terminales se compone de la unión entre cada uno de ellos con el nodo
al que pertenecen y la unión directa entre los mismos.
2.3.1.2. Red en estrella
Todos los nodos se encuentran conectados a un nodo central que actúa como
coordinador de todas las transmisiones que se producen. Este nodo central
asume el papel más importante en el conjunto ya que por el pasan todos los
paquetes que se envían a la red.
Nodo Terminales
Nodo
Nodo Central
Terminales
INFORMÁTICA I
21
2.3.1.3. Red en anillo
Consiste en la conexión de varios nodos, uno a continuación del otro, y
configurando un anillo cerrado. Tiene el inconveniente que la operación se
interrumpe cuando se avería cualquiera de los enlaces.
2.3.1.4. Red en malla o irregular
Se trata de la unión entre nodos de una red según las necesidades en cada
caso, por tanto, podemos decir que los nodos se conectan de forma irregular.
2.3.1.5. Red en bus
Se trata de la conexión entre nodos de forma lineal uno detrás de otro sin
cerrar la conexión
2.3.1.6. Red en árbol
Se trata de un tipo de conexiones entre nodos jerarquizados donde cada
conexión pasa por el nodo raíz de cada subárbol.
Terminales
Nodo Supervisor
Nodo
Nodo
Terminales
Nodo
Terminales
Nodo
Terminales
Raíz
INFORMÁTICA I
22
2.3.1.7. Red mixta
Las redes de conmutación de paquetes tienen topologías mixtas, una red
poligonal total o parcialmente conectada para la red primaria con subredes en
árbol para las redes secundarias.
2.3.2. REDES DE TRANSMISIÓN DE DATOS
Configuración: En la actualidad existen diversas modalidades y
configuraciones en las conexiones a distancia entre equipos informáticos.
Clasificación según su utilización pública o privada:
Redes dedicadas: Son aquellas que por motivos de seguridad, velocidad
o ausencia de otro tipo de red, conectan dos o más puntos de forma
exclusiva. Pueden estructurarse en redes punto a punto o en redes
multipunto.
Redes compartidas: Son aquellas a las que se unen un gran número de
usuarios compartiendo todas las necesidades de transmisión e incluso con
transmisiones de otras naturalezas. Las redes más usuales son las de
conmutación de paquetes y las de conmutación de circuitos.
Redes punto a punto: Son las conexiones exclusivas entre terminales y
computadora con una línea directa. Su ventaja es su alta velocidad de
transmisión y la seguridad que presenta al no existir conexiones con otros
usuarios.
Redes multipunto: Es la unión de varias terminales a su correspondiente
computadora compartiendo una línea única de transmisión. Su ventaja es
el abaratamiento con respecto al anterior, aunque se pierde velocidad y
seguridad.
Red telefónica conmutada: Es la red utilizada para las comunicaciones
telefónicas, a la que se conectan los distintos usuarios para la realización
de transmisiones a larga distancia. Entre las ventajas podemos citar la
gran extensión a nivel mundial de esta red y su precio, puesto que se paga
por tiempo de utilización. Las desventajas más notables son su baja
velocidad de transmisión, baja calidad y poca seguridad en las
transmisiones.
Terminales
Nodo Primario
Nodo
Secundario
INFORMÁTICA I
23
Redes de conmutación de paquetes: Son redes en las que existen nodos
de concentración con procesadores que regulan el tráfico de paquetes,
siendo estos paquetes pequeñas partes de la información que cada usuario
desea transmitir. Cada paquete se compone de la información, el
identificador del destino y algunos caracteres de control.
Redes de conmutación de circuitos: Son redes en las que los centros de
conmutación establecen un circuito dedicado entre dos estaciones que se
comunican.
Redes digitales de servicios integrados: Son la última y actual versión
de la evolución que han sufrido las redes con el paso del tiempo. Se basan
en desarrollos tecnológicos de conmutación y transmisión digital.
2.3.3. REDES DE COMPUTADORAS
2.3.3.1. SEGÚN LOS SERVICIOS PARA LOS USUARIOS
Redes para servicios básicos de transmisión(SBT): Se
caracterizan por dar servicio sin alterar la información que
transmiten.
Redes para servicios de valor añadido(SVT): Son aquellas
que además de realizar la transmisión de la información,
actúan sobre ella de algún modo.
2.3.3.2. SEGÚN SIRVA PARA UNA O VARIAS EMPRESAS
Redes intraempresa: Son aquellas en las que el servicio de
interconexión de equipo se realiza en el ámbito de la empresa.
Redes Interempresa: Son las que proporcionan un servicio
de interconexión de equipo entre dos o más empresas.
2.3.3.3. SEGÚN LA PROPIEDAD DE LA RED
Redes privadas: Son redes instaladas y gestionadas por
particulares, empresas u organizaciones de índole privado. A
ellas sólo tienen acceso los terminales de los propietarios.
Redes públicas: Son las redes que pertenecen a grandes
compañías u organismos oficiales, encontrándose abiertas a
cualquier usuario que lo solicite mediante el correspondiente
contrato de abono.
2.3.3.4. SEGÚN LA COBERTURA DEL SERVICIO
Redes de área local (LAN): Son redes que interconectan
equipos dentro de un entorno físico reducido. En general no se
extienden más allá de un edificio, recinto o campus. Estas
redes se caracterizan por no necesitar medios de comunicación
públicos, aunque si es necesario pueden conectarse a ellos.
Redes de área extensa (WAN): Son las que unen equipos
instalados en distintos edificios e incluso en distintas ciudades.
Utilizan, normalmente, enlaces de telecomunicación de la
Compañía Telefónica.
INFORMÁTICA I
24
2.4. SOFTWARE CONTABLE
2.4.1. ABIERTOS
Son aquellos programas que se pueden adquirir, normalmente en
establecimientos del ramo, dispuestos para su uso inmediato en una gran
variedad de sistemas, sin necesitar la intervención de personal
informático. Es muy numerosa la gama de aplicaciones estándar
existentes en el mercado cubriendo una gran cantidad de actividades,
desde las aplicaciones de ocio o vídeo juegos, hasta los sistemas de
contabilidad y gestión de pequeñas y medianas empresas. Se les
denomina también software estándar, por ser de formato libre, adaptable a
cualquier necesidad de constituir y operar un sistema contable.
Los más difundidos están compuestos por aplicaciones del área de la
ofimática, tales como:
Procesador de textos
Hoja electrónica de cálculo
Gestor de Base de datos
Gestor de gráficos
Gestor de comunicaciones
2.4.2. CERRADOS
Son aplicaciones específicas que por corresponder a actividades más
especializadas es necesario encargar a los profesionales del software.
Presenta el inconveniente del coste frente al software estándar, porque se
realiza para un solo tipo de cliente en tanto que el estándar va dirigido a
millares de usuarios. Ejemplo: Un software de Contabilidad.
2.5. TIPOS DE SISTEMAS
Las empresas utilizan sistemas para el procesamiento de la información generada
por todas sus operaciones. Estos sistemas podemos denominarlos, sistemas
administrativos. Su principal función es ayudar a soportar las decisiones
gerenciales de la empresa para guiar las operaciones y cumplir con los objetivos
de la misma
2.5.1. SISTEMAS INTEGRADOS
El concepto de Sistemas de Información Integrados implica el compartir
información entre dos o más sistemas. Esta relación se puede establecer
por varias razones:
Eliminar la redundancia de la información
Facilitar el acceso a los datos o información
Facilitar la elaboración de informes
Una empresa realiza más o menos las mismas operaciones, por lo que
exige alguna forma de estandarizarlas. Cuando se habla de eliminar
redundancia de información, nos referimos a las transacciones que de
alguna u otra forma pudieran ser registradas en forma duplicada. El
objetivo principal de un sistema integrado, es reducir el trabajo que
implica el registro, por ejemplo, toda la facturación mensual de la
INFORMÁTICA I
25
empresa en forma manual y luego, copiar de nuevo esas operaciones para
obtener un listado de ventas por cliente y producto, ya que de una u otra
forma los registros contables son más o menos estándares.
Un sistema integrado de facturación, eliminará todos aquellos registros
manuales por operaciones que resultan rutinarias y que de otra forma
deberían ser elaborados mediante asientos manuales.
Dentro del concepto de funcionamiento de un sistema integrado, deben
distinguirse las siguientes etapas:
Definición de parámetros
Captura de la información
Transferencia de la información
Controles sobre la transferencia.
DEFINICIÓN DE PARÁMETROS: La primera etapa en el
funcionamiento de un sistema integrado, corresponde a la definición de
parámetros. Una definición de parámetros consiste en una definición
inicial que se le da a un sistema para que sea tomada en cuenta para su
funcionamiento. Esta definición inicial determinará claramente diferentes
aspectos tales como: grado de integración entre módulos, niveles de
seguridad, tipos de operaciones a realizar, códigos de cuentas y otras más.
Para establecer el grado de integración de un sistema respecto a otro, se
debe establecer cuáles operaciones pueden ser predefinidas y transferidas
automáticamente al sistema contable.
Los parámetros de integración establecen la forma como serán pasados
los registros al sistema contable. La definición de parámetros debe
especificar claramente todas las operaciones que serán tratadas en forma
integral y los códigos contables en los cuales se deberá registrar las
operaciones. Por lo general, la información a transferir deberá ser
traspasada al sistema contable en forma resumida, debido a que de otra
forma, el sistema contable se convertirá en otro sistema auxiliar, pero con
la variante de manejar la información bajo códigos contables.
CAPTURA DE LA INFORMACIÓN: La etapa de captura de
información en un sistema integrado se refiere al momento en el cual se
transfieren las operaciones de un sistema a otro. Para que exista la captura
de información, los movimientos deben estar parametrizados totalmente.
El proceso de parametrizar se refiere a la asignación de relaciones entre
dos tipos de elementos como, por ejemplo, la operación de facturación y
su correspondiente código contable.
En la figura 2-1, tomando en cuenta el ejemplo de un proceso productivo
de una empresa fabril, se muestran los registros que se generan
automáticamente al momento de efectuarse una operación.
INFORMÁTICA I
26
SISTEMA EN PLANTA
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
SISTEMA CONTABLE EN
OFICINA CENTRAL
FIGURA 2-1 Registros contables en un sistema integrado de Producción
Es probable que la fase de captura de la información y la transferencia de
ésta, que es el siguiente paso a explicar, se vean un tanto solapadas en
razón a que pueden ocurrir casi inmediatamente; sin embargo, es bueno
aclarar que la fase de captura de información se refiere únicamente hasta
el punto en que una operación fuente es registrada y aceptada por un
sistema auxiliar.
TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIÓN: Para que un sistema
pueda ser llamado sistema integrado, debe existir alguna transferencia de
información desde el lugar donde se originan los datos, hasta el sitio en el
cual serán centralizados conjuntamente con otra información y/o
movimientos.
La transferencia de información puede ser en forma automática o
iniciada por algún usuario autorizado. En el primer caso, es decir, cuando
la transferencia de información es realizada en forma automática,
previamente deben haberse definido los parámetros correspondientes en
la primera etapa; en es caso, el proceso es transparente para el usuario. La
segunda forma en la cual se puede transferir la información es a través de
un proceso iniciado por usuario; esto ocurre al final del día, semana o
mes, cuando los movimientos de cualquier sistema son acumulados y
actualizados en los archivos maestros de datos. Previa a la transferencia
de información, debe hacerse una relación de los datos que serán
actualizados a fin de asegurar que se transfieran únicamente movimientos
válidos.
Operación:
Compra de Materia
prima
Operación:
Se vende un producto
terminado
Inventario de
Materia Prima
Db
Cuentas por
pagar
Cr Inventario de Materia Prima
Db
Inventario de
Prod. en Proceso
Cr
Inventario de
Prod. Term.
Db
Costo de Ventas
Cr
Operación:
Transferencia de Materia
Prima a Producción
INFORMÁTICA I
27
CONTROLES SOBRE LA TRASNFERENCIA: Los controles sobre
la transferencia de la información en un sistema integrado, se pueden
clasificar dependiendo de si la transferencia es inmediata, o al final de un
periodo. En el primer caso, es decir, si la información es transferida y
actualizada en el momento en que ocurren las operaciones, los controles
sobre ingreso de datos deben ser lo suficientemente fuertes, de tal forma
que no permitan el ingreso de datos inconsistentes, incompletos o no
válidos. En el segundo caso, es decir, cuando la información es
transferida a posteriori, los datos son validados o controlados
generalmente en el momento en que se corre el proceso de transferencia
correspondiente. Ejemplos:
El retiro de efectivo de un cajero automático de un banco, es un
ejemplo de transferencia de información del primer tipo; como es de
suponer, una institución financiera no podría permitir que un usuario
determinado probara en forma repetitiva e indefinida la clave de
acceso, ya que ello podría generar que un usuario no autorizado tenga
acceso a operaciones de otro cliente, y realizara operaciones
fraudulentas.
Un sistema de facturación de una empresa de electricidad debe
esperar el proceso de todas las lecturas de los usuarios, antes de
transferir la información a los registros de cada usuario en forma
individual, por lo que los controles para este tipo de operación deben
efectuarse antes y después de haberse traspasado los movimientos a
los registros maestros.
2.5.2. SISTEMAS NO INTEGRADOS
Conociendo la filosofía de funcionamiento de un sistema integrado,
debemos decir que en el funcionamiento de un sistema no integrado, la
transferencia de información se realiza por lo general, a través de
movimientos resumidos y al final de periodos previamente definidos.
Como se ha explicado anteriormente, la integración es vista generalmente
con referencia al sistema contable, sin embargo, puede existir un segundo
enfoque de integración entre sistemas auxiliares o distintos al sistema
contable propiamente dicho.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Figura 2-2 Niveles de integración entre sistemas
SISTEMA DE CONTABILIDAD
Sistema de
Compras
Sistema de
Inventarios
Sistema de
Producción
Primer nivel de
integración
(con respecto al
sistema contable)
Segundo nivel
de integración
(entre sistemas)
INFORMÁTICA I
28
En la figura 2-2, se muestran los posibles grados de integración para un
sistema que maneje el ciclo de compras/producción de una empresa
fabril. Para un sistema administrativo no integrado, el concepto de
información compartida no existe, es decir, el gráfico mostrado se
presentaría como módulos aislados en los cuales cada uno de los
recuadros funcionarían en forma independiente, y si algún usuario desea
por ejemplo contestar las preguntas de ¿cuántas órdenes de compra
corresponden a producción? o ¿cuáles órdenes de compra de materia
prima están pendientes?, no se podrán responder sino hasta que algún
usuario traspase la información pertinente entre un módulo y otro.
INFORMÁTICA I
29
3. INTRODUCCIÓN A UN SISTEMA CONTABLE
3.1. REQUISITOS PARA SU UTILIZACIÓN, AUTOMATIZACIONES
LEGALES
Resolución No 412/04, referente a la utilización de medios computarizados
para el registro contable...
Resolución No 412/04: POR LA CUAL SE ADECUAN A LA
LEGISLACIÓN VIGENTE LAS DISPOSICIONES REGLAMENTARIAS
DE REGISTRACIÓN CONTABLE Y DE SU EMPLEO POR MEDIOS
COMPUTACIONALES.
VISTO: Los artículos 186º, 189º (texto actualizado) y 192º de la Ley 125/91 “
Que establece el Nuevo Régimen Tributario “, y del Título III de la Ley No
1034/83 “ Del Comerciante “, y las Resoluciones N° 33/92 y 168/92; y
CONSIDERANDO: Que es necesario adecuar los reglamentos referidos a la
Registración Contable, unificarlos en un solo cuerpo, con el fin de facilitar su
comprensión y tratamiento por parte de los contribuyentes.
Que la Administración Tributaria dispone de la facultad de fijar normas
generales y dictar los actos necesarios para la fiscalización de los tributos y en
este orden cuenta con la prerrogativa suficiente a los efectos de exigir que los
contribuyentes lleven libros especiales o adicionales de sus operaciones.
Que la utilización del Libro Mayor facilitará la tarea de control y verificación del
cumplimiento de la obligación tributaria, resultando una medida conveniente
para que la Administración cumpla con mayor eficiencia y celeridad su función
fiscalizadora.
Que los constantes avances observados en el sector informático hace necesario
adecuar la normativa vigente sobre esta materia, enfocado principalmente a su
optimización y con este propósito resulta conveniente establecer las obligaciones
formales que los contribuyentes deben cumplir a fin de proceder a la registración
contable por medio de sistemas computacionales.
Que independientemente del sistema adoptado por el contribuyente, la
legislación comercial invocada, dispone con extrema precisión que la
contabilidad se deberá llevar mediante contador matriculado, siendo ambos
responsables solidariamente de que en los asientos se registren con fidelidad los
documentos y constancias en cuya base hayan sido extendidas, y que el método
de contabilidad a ser utilizado es de partida doble, para cuyo efecto se reflejarán
las operaciones tanto en los libros como en las hojas previamente rubricadas.
Que la experiencia recogida, en concordancia con los avances ya señalados,
demuestran la existencia en el mercado de varios programas elaborados para
tales efectos, cuyo uso están a cargo del profesional contable, quien en función a
su formación es la persona que debe determinar, si el mismo cumple con los
requisitos que tanto la ciencia contable como las disposiciones legales exijan.
Que, igualmente, el profesional técnico proveedor del programa es la persona
que debe conocer profusamente sus características y por ende es quien debe
certificar la inalterabilidad de los datos procesados y que todo error y posterior
corrección de los datos queden registrados en su historial.
UNIDAD III
INFORMÁTICA I
30
Que el ordenamiento tributario nacional se encuentra en un período de transición,
motivo por el cual es preciso que los contribuyentes vayan adecuando sus
registros y sistemas, ajustándolos con la debida anticipación.
Por tanto
EL VICEMINISTRO DE TRIBUTACIÓN
RESUELVE:
DE LOS LIBROS CONTABLES Y SU REGISTRACIÓN
Art. 1º - REGISTROS CONTABLES: Los contribuyentes deberán llevar sus
anotaciones contables de conformidad con las disposiciones legales y
reglamentarias que rigen la materia, y a los principios de contabilidad
generalmente aceptados.
Art. 2º - LIBROS CONTABLES: Los contribuyentes que deban llevar
registraciones contables de conformidad con el artículo 74º de la Ley No 1034/83
y aquellos que de acuerdo a las obligaciones tributarias a que estén afectados
deban registrar, igualmente, sus operaciones acorde con dicha normativa, además
de los libros obligatorios –Diario e Inventario – deberán contar y registrar sus
operaciones en los libros contables que se detallan a continuación, sin perjuicio
de los libros que por disposiciones especiales estén obligados a llevar:
• Libro Mayor,
• Libros de Ventas y de Compras.
Art. 3º - CONTABILIDADES ANALÍTICAS: En caso de contabilidades
analíticas o libros auxiliares (tales como: caja, compras, ventas y otros), podrán
efectuarse en el libro diario asientos sintéticos comprensivos de operaciones
realizadas en períodos de tiempo no mayores de un mes. Para ello será necesario
que en los libros auxiliares se asienten en forma detallada, las operaciones
diarias, según el orden en que se hubieran efectuado, de acuerdo con los
principios aceptados en la técnica contable, considerándose parte integrante del
Diario, debiendo el libro auxiliar optado ser rubricado previamente por el
Registro Público de Comercio.
En ningún caso se acordará valor probatorio para el contribuyente a las
anotaciones efectuadas en planillas, hojas sueltas o similares y el mismo surgirá
solamente de su incorporación a los libros rubricados, salvo en el caso en que la
contabilidad sea por sistemas computarizados.
ART. 4º- COMPROBANTES DE CONTABILIDAD: Todas las operaciones
contables deberán estar respaldadas por sus respectivos comprobantes y
solamente de la fe que estos merecieran resultará el valor probatorio de aquellas.
Los comprobantes de contabilidad, las planillas y las cintas registradoras se
deberán mantener debidamente ordenados y conservarse a los fines de su
fiscalización por el término de prescripción.
Art. 5º - LIBRO MAYOR: En el Libro Mayor se registrarán en forma
clasificada y sistemática los hechos contables ya registrados en el Diario, por
orden cronológico, de tal manera que se conozca el movimiento y saldo de cada
una de las cuentas.
El Libro Mayor debe estar numerado en todas sus hojas, las cuales deberán estar
rubricadas o selladas, antes de su utilización, por el Registro Público de
Comercio, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 78º de la Ley 1034/83.
INFORMÁTICA I
31
Art. 6°.- LIBROS DE VENTAS Y DE COMPRAS: Los contribuyentes que
deban llevar registros contables, de acuerdo a lo establecido en los artículos 1º y
2º de esta reglamentación y todos aquellos que realizan operaciones gravadas por
el Impuesto al Valor Agregado, deberán llevar libros de ventas y de compras en
los que se anotarán las transacciones realizadas. También se podrá exigir otros
registros especiales que permitan controlar el movimiento de las operaciones
gravadas, de las exentas y las de exportación.
También deberán llevar en sus registros contables, una cuenta especialmente
identificada que se denominará "IMPUESTO AL VALOR AGREGADO", en la
que se acreditará el impuesto generado en cada operación gravada y se debitará
el monto del impuesto incluido en los comprobantes de compra de bienes y
servicios.
En la misma, también se reflejarán los restantes actos que la afecten.
La mencionada cuenta no integrará los rubros de pérdidas ni de ganancias del
estado de resultados a los efectos del Impuesto a la Renta.
Los contribuyentes deberán discriminar en sus registros contables de caja, ventas,
compras y diario, las operaciones gravadas, exoneradas y de exportación, así
como las que eventualmente se realicen fuera del ámbito jurisdiccional del
impuesto. El IVA correspondiente a las operaciones gravadas deberá estar
registrado en forma separada, en la cuenta que llevará su misma denominación.
Art. 7º.- LIBRO INVENTARIO: Cuando en el Libro Inventario se consigna
en forma sintética los distintos rubros que integran el inventario y cuyo
detalle figure en otros registros, se considerán estos parte integrante de
aquel y revestirá el carácter de obligatorio.
DEL EMPLEO DE MEDIOS COMPUTARIZADOS PARA LA
REGISTRACION CONTABLE
Art. 8º.- CONTABILIDAD COMPUTARIZADA: Será admitido contabilizar
las operaciones en registros elaborados a base de sistemas computarizados,
siempre que el programa respectivo permita obtener los datos que la
Administración requiere para el cumplimiento de sus fines.
La Administración tendrá la facultad para acceder directamente a los programas
y a los datos de contabilidad a los efectos de la fiscalización de los impuestos que
administra.
El contribuyente que desee utilizar un sistema computarizado para el registro de
sus operaciones contables deberá comunicar a la Administración, acompañado de
los datos y requisitos que se mencionan en la presente resolución.
Art. 9º.- FORMULARIO DE COMUNICACIÓN: Los contribuyentes que
opten por emplear medios computacionales para llevar registrada su contabilidad,
comunicarán a la Administración, por medio del formulario cuyo modelo y
contenido consta en el anexo de la presente disposición y forma parte de la
misma.
El formulario deberá ir acompañado de los siguientes recaudos:
• Fotocopia del RUC del contribuyente,
• Fotocopia de la Cédula de identidad del firmante, y
• Fotocopias autenticadas de los informes del contador y proveedor del software,
según lo previsto en el artículo siguiente,
INFORMÁTICA I
32
• En los casos de actualización de los sistemas utilizados, adjuntar copia de la
autorización emitida por la Administración.
Art. 10º - INFORMES TÉCNICOS: El uso de medios computacionales deberá
ser avalado por un Contador Público, certificando que el programa a ser utilizado
cumple con las exigencias de la legislación vigente y con los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados.
Asimismo, deberá contar con el informe técnico de la empresa o profesional
proveedor del programa que garantice la inalterabilidad de la información
procesada en el sistema y que toda modificación debe quedar registrado en el
historial.
El contribuyente deberá conservar la documentación completa del software de
aplicación (en extenso) y la certificación del Contador Público. Asimismo,
deberá conservar en la empresa como parte integrante de su archivo tributario,
las siguientes informaciones:
Plan de Cuentas. Este deberá considerar cuentas o sub cuentas
representativas de las obligaciones tributarias que le afecten, tales como:
IVA, Impuesto a la Renta, Retenciones (IVA, Renta, Ganado); Impuestos
Varios (Selectivo al Consumo, Actos y Documentos, Inmobiliario, otros);
Diagrama de flujo de datos (DFD);
Diagrama de Entidad – Relación (DER);
Diccionario de datos del sistema contable, con la siguiente información:
o La información general de la base de datos.
o Las definiciones de todos los esquemas en la BD (tablas, índices,
vistas, clusters, sinónimos, secuencias, procedimientos, funciones,
paquetes, triggers, etc).
o El nombre del sistema, si lo posee.
Descripción de las medidas de seguridad para resguardo de la información;
Rutina del proceso para recuperar el sistema en caso de falla de energía, o
problemas técnicos y otros accidentes que impidan el normal
funcionamiento del equipo;
Art. 11º - CONSTANCIA: Las Reparticiones señaladas en el articulo 13º
siguiente, expedirán una constancia de recepción de la comunicación
formulada por el contribuyente, de haber optado por realizar sus registros
contables por medios computacionales, o su actualización en su caso,
identificando en el mismo al contador y al profesional o empresa proveedora
del sistema.
Art. 12º- UNIFORMIDAD CONTABLE: La registración en los libros Diario,
Inventario, Mayor y los auxiliares utilizados conforme al articulo 3º de esta
Resolución, así como la confección de los Balances Impositivos y del Cuadro de
Revaluó, es indivisible, por lo que deben ser llevados simultáneamente y
mediante la misma modalidad (registración manual o computacional), de igual
modo que el de ventas y compras, si se llevan separados. El resto de los libros
auxiliares pueden ser llevados mediante el mecanismo que el contribuyente
estime conveniente.
Art. 13º - REPARTICIONES RESPONSABLES: Serán competentes para la
recepción de las comunicaciones y la expedición de los Certificados, las
Direcciones Generales de Fiscalización Tributaria y de Grandes Contribuyentes.
INFORMÁTICA I
33
Art. 14º - VIGENCIA: Esta Resolución entrara a regir desde el día siguiente a
su publicación en dos diarios de circulación nacional, de acuerdo a lo que
dispone el articulo 188º (texto actualizado) de la Ley Nº 125/91, con excepción
de lo relativo a la obligatoriedad de contar con el Libro Mayor que deberá ser
aplicado a partir del 1º de Enero de 2005.
Art. 15º – TRANSITORIO: Hasta tanto se ponga a disposición de los
contribuyentes el formulario de comunicación mencionado en el artículo 8º, los
mismos, deberán adecuar sus comunicaciones en hojas comunes con el formato y
contenido aprobado
Art. 16º - DEROGACIONES: Derogase los artículos 13º, 17º y 18º de la
Resolución 33/92 y la Resolución No 168/92.
Art. 17º - Publíquese, comuníquese a quienes corresponda y cumplido archívese.
ANDREAS NEUFELD TOEWS
VICEMINISTRO DE TRIBUTACIÓN
3.2. COMPROBANTES CONTABLES Y DOCUMENTOS
SUSTENTATORIOS
Los contadores acostumbran denominar “voucher” o comprobante contable a un
formato, que a veces es un documento impreso, o un simple sello o anotaciones
que figuran en la cara posterior de un documento que sustenta una operación, en
el cual se consignan los datos del asiento contable, con el que se registrará el
evento o hecho en los libros contables.
En el formato del comprobante, además de los códigos de las cuentas de
contabilidad, se incluyen los montos a ser cargados o abonados a cada una de
ellas y otros datos, tales como el número del comprobante o voucher, la fecha del
mismo, el nombre del codificador, el nombre de la persona que verifica y da su
aprobación al asiento, etc.
Es usual encontrar que el comprobante o voucher del asiento contable esté
acompañado con uno o más documentos que sustenten y expliquen la operación a
ser registrada.
Los comprobantes sustentatorios por lo general son: guías de remisión, facturas,
letras, notas de cargo o de abono, y muchas veces se encuentra como
sustentación del asiento un memorando o una carta que autoriza u ordena el
registro contable. Es recomendable que los documentos sustentatorios en
mención sean los originales o en su lugar: copias, siempre que los originales
puedan ser ubicados con facilidad.
3.3. ASIENTOS ESTÁNDARES Y LIBRES
Los asientos que deben registrar los contadores podemos clasificarlos en dos
grupos: los frecuentes, que son los que demandan una gran cantidad de trabajo
repetitivo y rutinario, por el número de operaciones con que ocurren (susceptibles
de ser estandarizados) y los poco frecuentes, que son lo que no demandan mucho
trabajo, pero que exigen la participación directa del contador, por ser necesario el
conocimiento académico de éste y que casi siempre no tiene una persona que no
sea un contador público.
A los primeros vamos a llamarlos asientos estándares, porque como se ha
señalado, es posible determinar de antemano las cuentas que deben ser usadas y
INFORMÁTICA I
34
cómo deben ser tratadas: cargadas o abonadas. Igualmente, es posible
predeterminar las glosas, tanto del asiento como las de cada cargo o abono
(descripción de la cuenta), de tal manera que es razonable y es posible
automatizar dichos asientos para obtener rapidez y no perder horas de trabajo por
codificación y digitación, evitando así los errores que suelen presentarse por
codificaciones mal efectuadas y por diferencias de criterio para escoger cuentas,
cuando hay varias personas codificando las mismas operaciones contables.
A los segundos vamos a llamarlos asientos libres, porque el formato debe ser
determinado por un contador para cada caso en particular, durante la digitación,
sin que se encuentren en el archivo maestro de asientos estándares. Por esta
razón, el contador debe indicar el número de cargos y de abonos, las cuentas, los
asientos derivados si los hay, etc.
Es recomendable que los asientos por ajustes y por reversiones sean “libres”, por
razones de control interno, además de los asientos que no sean frecuentes. Para
evitar que ocurran distorsiones en la información, este tipo de registros no
debería ser delegado por el contador en personas que no tengan el nivel
académico del caso.
3.4. ASIENTOS PRINCIPALES, ASIENTOS FIJOS Y ASIENTOS DE
GENERACIÓN AUTOMÁTICA
A un asiento normal y corriente, sea estándar o libre, vamos a llamarlo “asiento
principal”, por darle una denominación. Pero hay casos en que un asiento da
lugar a otro; es el caso de un asiento que produce cambios en resultados, que
puede afectar determinados centros de costos o cuentas analíticas y por ello
puede ser conveniente registrar otros asientos, para reflejar en las cuentas de
éstos, la influencia de las cuentas del asiento principal. A los asientos que son
consecuencia de un asiento principal, los vamos a llamar “asientos derivados”.
Añadimos que se puede usar un solo comprobante (voucher) para un asiento
principal y los asientos derivados del mismo, propiciando así la simplificación
del trabajo contable, que ayudará al contador a lograr resultados más confiables.
Veamos dos ejemplos. Primer ejemplo: supongamos que deseamos registrar una
factura por servicio telefónico (sin impuesto a las ventas), dando lugar a un
asiento principal como el que sigue.
DR CR
Servicio telefónico xxxx
Cuentas comerciales por pagar xxxx
De otro lado, el cargo a resultados por el importe facturado por la compañía de
teléfonos (en la cuenta “Servicio telefónico”), debe ser “transferido” o
“reflejado” en cuentas analíticas, de acuerdo con un determinado plan, como
sigue:
DR CR
Carga fabril xxxx
Gastos administrativos xxxx
Gastos de ventas xxxx
Cargas transferidas xxxx
INFORMÁTICA I
35
Este segundo asiento que es consecuencia del primero, será un “asiento
derivado” del primero y adelantándonos a lo que vamos tratar es este capítulo,
señalamos que hay una distribución según un solo criterio (costos por el método
de absorción completa).
Veamos el segundo ejemplo. Supongamos que una determinada empresa tiene
establecida la siguiente norma: “toda cuenta por cobrar que exceda determinado
plazo sin que haya sido cobrada, debe pasar al departamento legal para el inicio
de un proceso de cobranza coactiva, debiéndose hacer una provisión para malas
deudas, afectando el importe provisionado a resultados como un gasto de
ventas”. Los asientos de diario para este caso podrían ser los siguientes:
DR CR
Cuentas de cobranza dudosa xxxx
Facturas por cobrar xxxx
Este asiento correspondería a las facturas con plazo de cobranza vencido, que
pasan a cobranzas coactivas. (ASIENTO PRINCIPAL)
DR CR
Provisión para malas deudas xxxx
Provisión acumulada para malas deudas xxxx
Con este asiento se afecta a resultados y se consigna la operación en una cuenta
de control fiscal. (PRIMER ASIENTO DERIVADO).
DR CR
Gastos de ventas xxxx
Cargas transferidas xxxx
Con este asiento se acumula el cargo a resultados como un gasto de ventas, de
acuerdo a la norma establecida. (SEGUNDO ASIENTO DERIVADO).
En este segundo ejemplo tenemos un caso más complejo en el que hay un asiento
principal, que es el primero y dos asientos derivados, estando los tres asientos
referidos a un mismo y único comprobante contable. Aquí se presentan “dos”
criterios de distribución, cuando en realidad hay una cuenta “refleja” (la
provisión para malas deudas que “refleja” la cuenta de cobranza dudosa) y una
“distribución” o “transferencia” de gastos (el gasto de ventas que ocasiona la
provisión para malas deudas).
3.5. CUENTAS PRINCIPALES Y CUENTAS VINCULADAS
Es sabido que todo asiento debe tener por lo menos dos cuentas, una para
registrar un cargo y otra para registrar un abono. En consecuencia, el número
mínimo de cuentas en un asiento es dos, mientras que no hay límite para el
máximo número de cuentas.
VAMOS A LLAMAR CUENTAS “PRINCIPALES” A LAS CUENTAS DE UN
ASIENTO PRINCIPAL Y CUENTAS “VINCULADAS” A UNA CUENTA
PRINCIPAL, A CUENTAS DE ASIENTOS DERIVADOS
ESTRECHAMENTE RELACIONADAS A ELLA (A LA CUENTA
PRINCIPAL).
INFORMÁTICA I
36
En el primer ejemplo de la sección anterior, una de las cuentas “principales” es la
reservada para “Servicio telefónico” y las cuentas “vinculadas” a dicha cuenta
principal son las reservadas para “Carga fabril”, “Gastos administrativos” y
“Gastos de ventas” en un solo asiento derivado.
En el segundo ejemplo, una de las cuentas “principales” es la que corresponde a
“Cuentas de cobranza dudosa” y las cuentas “vinculadas” dicha cuenta
“principal” son: “Provisión para malas deudas” y “Gastos de ventas” en dos
asiento derivados.
Se desea llamar la atención del lector en el uso del concepto que aquí se presenta.
Veamos otro ejemplo: supongamos que se desea automatizar la distribución de la
mano de obra (“Salarios”) mediante un asiento de diario, en “Mano de obra
directa”, “Carga fabril”, “Gastos administrativos” y “Gastos de venta”, y luego se
desea distribuir “Mano de obra directa” con asientos de diario para cada uno de
los diferentes centros de costos, con una segunda distribución (distribución
secuendaria).
En un caso, la cuenta principal es “Salarios” y una de las cuentas vinculadas es
“Mano de obra directa” y una de las cuentas vinculadas: uno de los centros de
costos, pero lamentablemente el diseño no acepta este caso.
EL SUBSISTEMA NO PERMITE VINCULACIONES DE VINCULACIONES
EN ASIENTOS. Por esta razón, los usuarios deben usar la alternativa que
ofrecen las bases de datos, en la forma de un archivo del tipo “data base file”, tal
como se explica más adelante.
3.6. CUENTAS
3.6.1. CON VINCULACIÓN
Llamamos cuentas “con vinculación” a las cuentas “principales” que
tienen cuentas “vinculadas” en asientos derivados del asiento principal.
En los ejemplos que hemos analizado, “Servicio telefónico” y “Cuentas
de cobranza dudosa” con cuentas “con vinculación”.
3.6.2. VINCULADAS
Las cuentas “vinculadas” en el primer ejemplo son “Carga fabril”,
“Gastos administrativos” y “Gastos de ventas”, todas vinculadas a
“Servicio telefónico”. En el segundo ejemplo, las cuentas “vinculadas”
son: “Provisión para malas deudas” y “Gastos de ventas”, todas
vinculadas a “Cuentas de cobranza dudosa”.
3.6.3. SIN VINCULACIÓN
Son cuentas “sin vinculación”, las cuentas no comprometidas, tales como:
“Cuentas comerciales por pagar” y “Cargas transferidas” en el primer
caso, y “Facturas por cobrar”, “Provisión acumulada para malas deudas”
y “Cargas transferidas”, en el segundo caso.
3.6.4. CARÁCTER DE LA VINCULACIÓN
Cabe llamar la atención, de que a la hora de automatizar el proceso de
cargos o de abonos a cuentas con vinculación, SE DEBE TENER EN
CUENTA LA NATURALEZA DE LA OPERACIÓN.
Revisemos los ejemplos comentados para establecer “vinculaciones “ y
asientos “derivados”.
La cuenta “Servicio telefónico”, que es de resultados, EN TANTO SEA
CARGADA, va a tener como cuentas vinculadas: “Carga fabril”, “Gastos
INFORMÁTICA I
37
administrativos” y “Gastos de venta”, las cuales también DEBEN SER
CARGADAS. De otro lado, la suma de los cargos a dichas cuentas
vinculadas DEBEN SER IGUAL al cargo de la cuenta con vinculación,
debido a que hay una TRANSFERENCIA O REFLEJO de cargos, con un
solo criterio de distribución.
La cuenta “Servicio telefónico”, como cuenta de resultados, sólo debería
ser ABONADA en una sola oportunidad: por cierre de período o de
ejercicio. En este caso NO HAY CUENTAS VINCULADAS.
La cuenta “Cuentas de cobranza dudosa”, es una cuenta deudora de
inventario; SI ES CARGADA, tiene como cuentas vinculadas: “Provisión
para malas deudas” y “Gastos de ventas” también CARGADAS, ambas
con el mismo asiento derivado. Veamos un caso más complejo:
supongamos que tratamos de registrar cargos a un cuenta “Mercaderías”,
perteneciente a una empresa con un solo almacén, con mercadería propia
(sin consignaciones) y encontraremos hasta 5 casos (para débitos), que
son los siguientes:
1. Ingreso correspondiente a una COMPRA.
2. Ingreso correspondiente a una devolución en buen estado hecha
por un cliente (con aprobación de control de calidad).
3. Ingreso por ajuste por sobrante detectado, luego de un inventario
físico.
4. Ingreso por ajuste por sobrante detectado por el personal del
almacén como parte de la rutina de su trabajo.
5. Ingreso de mercadería recuperada.
Los asientos estándares para los casos de cargos a la cuenta
“Mercaderías” son los que se presentan a continuación:
Caso 1: Compras
DR CR
Mercaderías xxxx
Variación de existencias xxxx
Por el ingreso físico al almacén con la guía de remisión del proveedor.
DR CR
Compras locales xxxx
Impuesto a las ventas xxxx
Provisión de facturas por pagar xxxx
Por la factura del proveedor que se recibirá o en el caso de guías-factura,
por control interno. (ASIENTO DERIVADO).
Caso 2: Devolución hecha por un cliente.
DR CR
Mercaderías xxxx
Variación de existencias xxxx
INFORMÁTICA I
38
Por el ingreso físico al almacén con la guía de remisión del cliente.
DR CR
Devoluciones de clientes xxxx
Notas de abono por emitir xxxx
Por la nota de abono que habrá de emitir si el cliente no recibe canje.
(ASIENTO DERIVADO).
Casos 3, 4 y 5: Ajustes por sobrantes o recursos
DR CR
Mercaderías xxxx
Variación de existencias xxxx
Por los sobrantes detectados o por el ingreso de mercadería recuperada al
almacén.
DR CR
Ingresos transferidos xxxx
Otros ingresos xxxx
Por el registro en la contabilidad analítica del efecto de recupero o la
detección del sobrantes. (ASIENTO DERIVADO).
Este ejemplo merece muchos comentarios
En el primer caso, usamos dos asientos, los cuales están explicados por
las glosas. En el asiento derivado usamos la cuenta “Provisión de facturas
por pagar” PARA QUE EL SISTEMA NOS RECUERDE QUE VA A
HABER UNA FACTURA QUE REGISTRAR MAS ADELANTE, ya
que es usual que ésta (la factura) no se reciba junto con la guía, sino
después de varios días. En los casos en que se reciba una guía-factura,
también es recomendable mantener la rutina de usar la cuenta “Provisión
de facturas por pagar” para evitar fraudes si se usan “provisiones” con
facturas “definitivas” sin control entre ambas, ya que si se paga dos veces
el mismo embarque, ello no puede ser detectado.
En el segundo caso, también usamos dos asiento explicados por sus
glosas. En el asiento derivado encontramos la cuenta “notas de abono por
emitir” PARA QUE EL SISTEMA NOS RECUERDE QUE HAY UNA
NOTA DE ABONO POR EMITIR, aún cuando es posible de que lo que
el cliente desee es que se le entregue mercadería a su plena satisfacción y
no la devolución de su dinero o la anulación de su pedido. Tomar nota
que cuando se emita nota de abono, RECIEN SE REGISTRARA LA
DISMINUCIÓN DE LAS VENTAS Y DEL COSTO DE VENTAS, ASI
COMO EL RECUPERO DEL IMPUESTO A LAS VENTAS,
DESCUENTOS EN FACTURA, BONIFICACIONES DE VENTAS,
ETC. Indudablemente, habrá un efecto en la contabilidad analítica.
En resumen, diremos que la cuenta vinculada a la cuenta “Mercadería” en
cada caso es diferente:
En el primer caso, la cuenta vinculada es: “Compras locales”.
En el segundo caso, la cuenta vinculada es: “Devoluciones de clientes”.
En el último caso, no hay cuentas vinculadas a la cuenta “Mercaderías”.
INFORMÁTICA I
39
Con respecto a la cuenta “Variación de existencias” usada en el último
caso, debemos señalar que está vinculada con la cuenta “Otros ingresos”,
debido a que el valor de la mercadería detectada como sobrante o
recuperada, resulta ser un ingreso “extraordinario”.
Este ejemplo ilustra que diferencias en el tratamiento de las vinculaciones
en los asientos estándares y en los asientos libres.
3.7. DIFERENCIAS ENTRE VINCULACIONES EN ASIENTOS
ESTÁNDARES Y ASIENTOS LIBRES
En los ejemplos en los que intervienen las cuentas con vinculación “Servicio
telefónico” y “Cuentas de cobranza dudosa” no hay diferencia en el tratamiento
de las vinculaciones entre asientos estándares y asientos libres.
En el ejemplo en que interviene la cuenta “Mercaderías”, LAS
VINCULACIONES DEPENDEN DE LA NATURALEZA DE LA
TRANSACCIÓN. Igual cosa sucede con la cuenta “Variación de existencias”.
Por esa razón no es siempre posible o conveniente realizar asientos libres con
vinculaciones, ya que-no se aprovecha la posibilidad de uso de la capacidad de
proceso de un ordenador para lograr automatizar operaciones, que pueden
representar muchas horas-hombre de trabajo, con el peligro de ser fuente de
muchos errores.
3.8. CRITERIOS DE DISTRIBUCIÓN Y GASTOS, COSTOS Y/O INGRESOS
Frecuentemente los contadores deben distribuir gastos, costos, y/o ingresos,
como parte de operaciones destinadas a determinar costos, a controlar
presupuestos o a evaluar la gestión de la gerencia.
Por ejemplo, un determinado gasto que debe ser registrado como un cargo a una
cuenta de resultados (por naturaleza), deber ser registrado también,
simultáneamente, como una serie de cargos a cuentas analíticas por función (que
pueden ser de varias clases, si se emplean varios sistemas de costos
simultáneamente); a proyectos específicos que se desea controlar; a cuentas
correspondientes a diversos centros de responsabilidad (o a partidas
presupuestales), etc.
Es el caso de una factura por consumo de energía eléctrica, que puede dar lugar a
una serie de distribuciones como éstas:
Según el método de costos por absorción completa: carga fabril, gastos
administrativos, gastos de ventas, etc.
Según el método de costos directos: costo directo de fabricación, costos de
fábrica del período, gastos directos de administración, gastos administrativos
del período, gastos directos de ventas, gastos de ventas del período y otros
gastos.
Según el método de costos estándares: carga fabril estándar, y desviaciones
por capacidad, presupuestos y eficiencia. Agregando que este criterio vale
para otros gastos y que cuando se trate del registro de mano de obra y de
materiales usados en la fabricación, se deben usar cuentas para la mano de
obra directa estándar, materiales directos estándares y las variaciones por
precio (costo) y por cantidad (eficiencia), siendo en total 10 las cuentas
INFORMÁTICA I
40
necesarias, para asociarlas a órdenes de trabajo específicas o a lotes de
fabricación.
Según el método de costos por proceso: los diferentes centros de costos que
se puedan o se necesiten determinar.
Según centros de responsabilidad, para llevar una contabilidad de gestión
gerencial, que luego deber ser comparada con el presupuesto operativo de la
empresa.
Según el destino a determinados proyectos que en particular se quiera
controlar.
Estos 6 criterios de distribución no son limitativos y su aplicación práctica
dependerá del correcto uso de factores de distribución (periódicamente revisados)
en los que deben participar ingenieros. Según se verá, el subsistema permite el
uso de tablas con coeficientes de distribución de estos, de costos y de ingresos,
pudiéndose llegar a generar un “data base file”, logrando una completa
automatización de tareas, que como éstas, casi siempre son engorrosas para los
contadores.
Otro caso puede ser: necesitar acumular determinados resultados según algunos
criterios, como es el caso de ventas distribuidas por distritos de venta; por
supervisión; por productos o líneas de productos; por proyectos o programas de
ventas; etc.
En estos casos, el empleo de cuentas “vinculadas”, identificadas con tantos
asientos derivados, como criterios de distribución se requieran, es la solución
conveniente, y cuando se da el caso de una “vinculación de vinculación”, el
empleo de una “data base file”, nos salva del problema, puesto que casi siempre
se trata de relaciones “no planas”.
3.9. MAYORIZACIÓN DE CUENTAS
Esta es una operación muy importante para el contador, que consiste en acumular
cargos o abonos para una misma cuenta y así poder calcular el saldo de la cuenta,
que viene a ser la diferencia entre la suma de cargos y la suma de abonos.
Un subsistema, puede procesar la mayorización en forma automática o puede
posponerla para ser efectuada cuando el contador lo considere conveniente o
procedente.
3.10. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA MAYORIZACIÓN
AUTOMÁTICA Y DE LA MAYORIZACIÓN POSPUESTA.
La mayorización automática se debe emplear forzosamente cuando se trabaja en
tiempo real y cuando el sistema es interactivo. Esta forma de procesar datos es
deseable y necesaria cuando se procesan caja, bancos, existencias, etc., debido a
que, posiblemente, más de un usuario requiere de realizar consultas o de ejecutar
acciones casi simultáneamente con la captura de datos que provocan cambios en
los saldos de las cuentas que resultan afectadas por asientos de diario.
En cambio, cuando el control exige comprobaciones de pre-existencia de
obligaciones o de derechos, de cálculos, de cumplimiento de acuerdos o de
compromisos puntuales, etc., como cuando se atienden cuentas por cobrar o por
INFORMÁTICA I
41
pagar, puede ser conveniente posponer la mayorización, para justamente realizar
las verificaciones mencionadas.
Hay otros casos en que la mayorización pospuesta es deseable o necesaria;
veamos más casos.
En algunas oportunidades, algunos contadores deben evaluar el efecto financiero,
tributario, etc. De un asiento o grupo de asientos que resulten de una alternativa,
frente a los efectos de otras alternativas. Este es un caso típico de simulación por
computadora, siendo indispensable no afectar directamente los saldos oficiales de
las cuentas de contabilidad, hasta tener la certeza de que se van a alcanzar
resultados deseables, explicables o lógicos.
Otro caso en que es necesario posponer la mayorización, se presenta cuando hay
que cerrar libros por fin de período o de ejercicio y para ello el contador debe
estar completamente seguro que no faltan asientos y que no se están dando
resultados ilógicos. Para ello se vale de balances de comprobación para
determinar la necesidad de procesar asientos omitidos, hacer ajustes contables o
hacer reversiones de asientos; registrando tales asientos, con mayorización
pospuesta, puesto que puede haber necesidad de seguir probando con nuevos
balances de comprobación, con uso de copias de archivos y de archivos
temporales de asientos con mayorización pospuesta. El proceso termina cuando
se ha alcanzado un resultado explicable o satisfactorio, pasando a mayorizar
definitivamente los asientos ingresados a partir del primer balance de
comprobación, con que se inició la verificación previa al cierre de libros.
INFORMÁTICA I
42
4. SISTEMAS
4.1. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS
4.1.1. LOS SISTEMAS EN LOS NEGOCIOS
Realizando un poco de abstracción, la mayoría de las entidades
económicas desempeñan básicamente la siguientes funciones:
Comprar
Producir
Facturar
Mercadear
Finanzas
Recursos humanos
Para cada una de estas actividades se diseñan sistemas que controlen
operativamente los procedimientos administrativos llevados a cabo por
cada función. Cada sistema del negocio tiene un objetivo para el cual fue
diseñado y por el cual se encuentra en funcionamiento. Los sistemas que
llevan a cabo una misma función, tiene similitud en los diseños
conceptuales para distintas empresas, por ejemplo, un sistema de
producción, según se muestra en la figura 4-1, debe tener al menos los
siguientes componentes:
CICLOS DE
COMERCIALIZACIÓN PRODUCCIÓN ADMINISTRACIÓN
Figura 4-1 Sistemas básicos de información en una empresa.
UNIDAD IV
Pedidos
Facturación
Estadísticas
Pedidos
Cuentas
por pagar
Cuentas
por cobrar
Compras
Costos
Contabilidad
Plan de
Producción
Planif. de req.
de materia
prima
Control de
Producción
INFORMÁTICA I
43
4.1.2. EL CICLO DE NEGOCIOS Y LOS SISTEMAS
Los procesos administrativos de un negocio se repiten con cierta
frecuencia y en forma más o menos cíclica. Un balance general presenta
la situación financiera de una entidad a una fecha determinada, y un
estado de ganancias y pérdidas refleja el resultado de las operaciones para
un período determinado. Por lo general, la mayoría de ejercicios
económicos de las empresas tiene una duración de un año y, típicamente
a lo largo de un ejercicio, una empresa tendrá un ciclo de negocios, en la
cual ciertas operaciones o transacciones aumentarán por ciclos o épocas.
Por ejemplo, un fabricante de juguetes tendrá su mayor volumen de
ventas en los meses previos al mes de diciembre, debido a la demanda
natural existente en es época. Las compras de materias primas,
obviamente, alcanzarán cifras considerables en los meses previos a la
época de ventas estacionales, a fin de satisfacer las necesidades del
proceso productivo. Al igual que para las operaciones de un negocio se
presentan movimientos cíclicos, los sistemas presentan igualmente un
comportamiento más o menos similar a lo largo del tiempo.
En el área de sistemas de información, el concepto de vida de los sistemas
Se conoce como ciclo de vida y desarrollo de los sistemas o simplemente:
CVDS. El conocimiento del CVDS para un sistema, es uno de los puntos
de partida para el análisis de un sistema de información. Desde el
momento en que un sistema es desarrollado, hasta que es puesto en
funcionamiento, se pueden identificar diferentes etapas en las cuales el
comportamiento y rendimiento va cambiando. Aún después de varios
años en funcionamiento, el CVDS abarca y estudia el desenvolvimiento
del sistema y por lo general, una vez implantado un sistema, éste debe
funcionar con un mínimo de mantenimiento. Diversos autores clasifican
el CVDS de distintas formas, sin embargo, la mayoría contempla las
siguientes etapas:
Análisis previo o preliminar
Fijación de requerimientos
Diseño y desarrollo del sistema
Implantación del sistema
Madurez y mantenimiento
Un ciclo de negocios o ciclo de operación, es el tiempo que transcurre
entre la compra de inventarios, en el caso de una empresa manufacturera
o la prestación de servicios, en el caso de una empresa de servicios y su
conversión en efectivo. Para algunas empresas, el ciclo de negocios o de
operación puede abarcar más de un año calendario, como puede ser el
caso de los comerciantes que vendan a plazo, o empresas constructoras.
El concepto de ciclo de negocios, es uno de los parámetros que se pueden
tomar en cuenta para clasificar las partidas en el balance general como
circulantes o de largo plazo.
4.2. CONCEPTOS BÁSICOS DE LOS SISTEMAS
4.2.1. DEFINICIÓN
Un Sistema es un conjunto de elementos, entidades o componentes que se
caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relación entre
sí, y que funcionan para lograr un objetivo común.
INFORMÁTICA I
44
Si analizamos detenidamente la definición, podemos identificar los
siguientes conceptos:
4.2.2. ELEMENTOS
Se habla de un conjunto de elementos por cuanto todo sistema es una
agrupación de piezas individuales que tienen interrelación entre si. En la
figura 4-2, se presenta un esquema conceptual de lo que podría ser un
sistema contable subdividido en elementos y sub-elementos.
Figura 4-2 Esquema de un sistema contable en el que se aplica el concepto de sistemas.
4.2.3. ATRIBUTOS IDENTIFICABLES
Los atributos identificables de cada elemento están constituidos por las
características individuales que posee cada uno de esos elementos, es
decir los objetivos específicos para los cuales fueron diseñados. En el
caso del módulo de consulta de cuentas de un sistema contable, los
atributos identificables pueden ser los siguientes a manera de ejemplo:
4.2.3.1. Restricción en el acceso de los datos: Es decir, el módulo de
consulta de cuentas restringirá el acceso únicamente a la
Subelementos Elementos Sistema
MMóódduulloo ddee ccuueennttaass
MMóódduulloo ddee ppaarráámmeettrrooss
ddeell ssiisstteemmaa
MMóódduulloo ddee ccoonnssuullttaass
MMóódduulloo ddee
ccoonnssoolliiddaacciióónn
MMóódduulloo ddee eennttrraaddaa ddee
mmoovviimmiieennttooss
MMóódduulloo ggeenneerraaddoorr ddee
rreeppoorrtteess
MMóódduulloo ddee rreeppoorrtteess
MMóódduulloo ddee ccoonnssuullttaa ddee
ccuueennttaass
MMóódduulloo ddee ccoonnssuullttaa ddee
ppaarráámmeettrrooss
MMóódduulloo ddee ccoonnssuullttaa ddee
ccoommpprroobbaanntteess SSiisstteemmaa
CCoonnttaabbllee
INFORMÁTICA I
45
información referente a los elementos de las cuentas tales como
código, descripción, tipo de cuenta, saldo de la cuenta, etc.
4.2.3.2. Algoritmos de manejo de datos: Se refiere principalmente a la
forma en la cual serán tratados los datos y/o recuperados del
almacenamiento principal. En el caso del módulo de consulta de
los códigos contables, el algoritmo de acceso implicará que
primero sea conocido el código contable que se desee consultar
y/o acceder, para luego obtener la información deseada.
4.2.4. RELACIONES
Las relaciones se refieren a la vinculación que debe existir entre los
elementos identificables o componentes del sistema. Cuando en un
sistema contable se está definiendo el código de cuentas inicial, se tiene
que establecer algún tipo de relación para cada una de las cuentas, como
por ejemplo:
4.2.4.1. Cuenta real, nominal o de orden: Es decir, un sistema
contable debe poder distinguir si una cuenta es de balance
general, del estado de ganancias y pérdidas o simplemente es
una cuenta de anotación o referencia en el balance general.
4.2.4.2. Cuenta contra la que cierra: En el caso de las cuentas
nominales, el sistema debe establecer a qué cuenta se afectará
cuando se efectúe el asiento de cierre anual de las cuentas
nominales.
4.2.4.3. Cuenta multimoneda: En algunos sistemas, se especifica si los
movimientos deben ser manejados en más de una moneda.
4.2.5. OBJETIVO COMÚN
No menos importante que los conceptos anteriores, el objetivo común
debe ser la guía de acción por la cual se justifica el sistema. El objetivo
común es un aspecto conceptual que muchas veces no está claramente
definido ni plasmado en lo que representa un sistema. Cuando se habla de
objetivo común, se está especificando que todos los elementos
componentes de un sistema deben estar elaborados para cumplir una
función específica. Un sistema de contabilidad debe ser un sistema que
esté en la capacidad de generar información financiera relevante para la
empresa y no generar informes detallados y extensos, que sólo serán de
utilidad para los usuarios que trabajen con ese nivel de presentación de la
información. A medida que el volumen de transacciones se incrementa, se
hace necesario el manejo de sistemas auxiliares, por lo que en principio el
objetivo de un sistema contable se deberá limitar a manejar la
información financiera resumida y común a cualquier sistema contable.
4.2.6. CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE UNA EMPRESA
Un estudio formal de la clasificación de los sistemas necesariamente nos
llevaría a plantear, al menos, un esquema de tres o cuatro clasificaciones
bajo distintos puntos de vista. Para efectos de centrar nuestra atención en
los sistemas operativos que manejan los negocios en las empresas,
clasificaremos los sistemas de la siguiente forma:
Sistemas de producción
Sistemas de ventas
Sistemas de administración y finanzas
INFORMÁTICA I
46
En cada uno de los sistemas nombrados, podremos identificar los
conceptos analizados en la definición dada para un sistema: conjunto de
elementos, atributos identificables, relaciones entre los elementos y
objetivo común.
Una de las bases en las cuales se sustenta el proceso para guiar las
actividades de un negocio, es el soporte que dan los sistemas de
información aplicados a los negocios. El conocimiento del ambiente del
sistema de información de una empresa, requiere conocer hasta qué punto
se han mecanizado los procesos y transacciones relacionadas con las
principales actividades y áreas operativas. Uno de los puntos de referencia
para la clasificación de un sistema, lo representa el grado de complejidad
alcanzado para el proceso de las operaciones. Las empresas que poseen
sistemas de grandes proporciones o complejos, por lo general, tiene
estructuras que cuentas con mayores niveles y existencia de una mayor
división del trabajo. Generalmente, una empresa empieza su experiencia
con los sistemas de información, a través de la implantación de programas
para procesar la información contable y financiera; por esta rezón, la
responsabilidad en el manejo de tales sistemas recae en un funcionario
contable administrativo, sin embargo, el grado de desarrollo tecnológico
aunado a la necesaria división del trabajo ha hecho que podamos
identificar sistemas basándonos en las principales actividades y/o
funciones del negocio.
4.2.6.1. SISTEMAS DE PRODUCCIÓN
Un sistema de producción tiene como fin, manejar y controlar todas las
operaciones que se generan dentro del proceso productivo de una empresa
manufacturera, o el proceso de prestación de servicio es en una empresa
de servicios. El sistema de producción debe tener las siguientes funciones
principales.
Planificación de la producción El objetivo principal del subsistema de planificación de la producción,
será el de poder determinar lo que se va a producir en función de un
presupuesto estimado de ventas, en términos de cantidades, costos y
recursos a utilizar, sean éstos materiales o de recursos humanos. El la
tabla 4-1, se muestra un ejemplo de presupuesto trimestral para la
producción de jabones de Químicos Morichal, C.A., el cual especifica
las cantidades proyectadas de ventas parciales por tipo de producto.
Es común encontrar en las empresas que un determinado tipo de
presupuesto de ventas se encuentre incluido dentro del plan de
mercadeo de la organización.
Químicos Morichal, C.A.
Presupuesto de ventas 1er. Trimestre – Jabones
Enero – Marzo de 2.005
Enero Febrero Marzo Totales
Cant. U.M. Cant. U.M. Cant. U.M. Cant. U.M.
Jabón tipo “A” 100 4.500 125 5.750 110 5.500 335 15.750
Jabón tipo “B” 50 2.000 51 2.091 55 2.365 156 6.456
Jabón popular 200 6.000 250 8.000 258 9.030 708 23.030
Totales 350 12.500 426 15.841 423 16.895 1.199 45.236
Tabla 4-1 Ejemplo de presupuesto trimestral de ventas.
INFORMÁTICA I
47
Dentro del proceso de planificación de la producción, la confección
del presupuesto de ventas constituye el primer paso para determinar la
producción y los elementos necesarios para poder instrumentar el
plan. Tomemos como ejemplo, la jabón tipo “A”, a producir. El
sistema de producción de “Químicos Morichal, C.A.” con base en las
fórmulas almacenadas para cada uno de los productos, realizó los
siguientes cálculos:
Químicos Morichal, C.A.
Tabla de requerimientos y costos estándares
Jabones tipo “A”
Enero – Marzo de 2.005
Materia Prima Mano de obra
directa
Costos indirectos
de producción
Totales
Unidades U.M. Unidades U.M. Unidades U.M. U.M.
Materia prima 1001 4.000 Kg. 1.250.000
Materia prima X25 2.000 Kg. 3.500.000
Materia prima C22 500 Kg. 500.000
Totales 6.500 Kg. 5.250.000 10.000 Hs. 2.150.000 2.050.000 9.450.000
Tabla 4-2 Determinación de los requerimientos de producción.
Internamente, un sistema de producción tendrá almacenadas las
fórmulas que determinen los requerimientos de producción, lo cual
representa el siguiente paso a cumplir por un sistema de producción.
Planificación de la materia prima y otros costos
El primer elemento que debe manejar la planificación de un sistema
de producción, está representado por el cálculo de la materia prima
necesaria para fabricar los productos. En la tabla 4-2, se muestra
parcialmente un esquema de los requerimientos de materia prima para
la fabricación del jabón tipo “A”, tales cifras son obtenidas a partir de
la composición de fórmulas almacenadas internamente. Un listado de
determinación de materias primas, mano de obra directa y costos
indirectos de producción es la base que servirá para el siguiente
subsistema de producción, que es el referente a control de la
producción. Uno de los problemas más complejos en el área de
producción es el poder determinar el equilibrio entre las tres variables
que influyen sobre el proceso de producción, como son los niveles de:
Ventas
Inventarios
Producción
De las tres variables que se han nombrado, solamente es conocido el
nivel presupuestado o proyectado de ventas, las otras dos son
ajustadas con base en el comportamiento de los cumplimientos reales
del presupuesto de ventas. La planificación de la producción da una
visión general de lo que será el proceso productivo. El sistema para la
planificación de la materia prima y otros costos, nos dirá cuales serán
los requerimientos de insumos de todo tipo; luego, se hace necesario
controlar todo el proceso, para lo cual introduciremos el tercer
elemento.
INFORMÁTICA I
48
Control de la producción Una vez determinadas las necesidades de insumos y planificada la
producción, se hace necesaria la implantación de medidas de control
para todos los recursos a manejar. Uno de los diversos controles que
se pueden implantar para el manejo de la producción, es el referente a
la fijación de estándares de producción para cada uno de los
elementos del costo de un producto. Un sistema de costos estándar
permite el control y comparación entre lo que se espera sea la
producción y lo realmente incurrido o consumido. En la figura 2-2, se
muestra un formulario en el cual se fijan los parámetros estándares
que se esperan para la producción de cualquier bien en una empresa
manufacturera.
Nombre de la Empresa
TARJETA DE COSTO ESTÁNDAR
Producto: -----------------
Modelo: --------------
Tamaño: ------------------
Cantidad: ------------
MATERIAL CLASE UNIDAD COSTO
UNITARIO
TOTAL
COSTO
COSTO
ANTERIOR
RESUMEN DE COSTO
Costo del material :
Costo de M.D.O. :
Costo primo :
Gastos de fábrica :
Utilidades producidas :
Costo unitario :
Calculado por:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Revisado por :_ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Fecha :_ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Figura 4-3 Hoja de control de costos estándares para una empresa fabril.
4.2.6.2. SISTEMAS DE VENTAS
El segundo sistema en el cual se basa la actividad de un negocio, lo
constituye el sistema de ventas. Un sistema de ventas cubre las siguientes
funciones o subsistemas:
Facturación y cobranzas
Control de los canales de distribución
Mercadeo
A continuación se explicará únicamente el primer subsistema,. Debido a
que tiene relación directa con el principal objetivo de estudio: los sistemas
contables.
Facturación y cobranzas
INFORMÁTICA I
49
Un subsistema de facturación y cobranzas debe tener separadas las
principales funciones, es decir, la facturación segregada de los cobros.
Un sistema de facturación se diseña con el objetivo de registrar y
controlar las operaciones de vetas de la organización. Un sistema de
cobranzas permite controlar el proceso de cobranzas a través del
registro y mantenimiento de las cuentas por cobrar. En el cuadro 4-1,
se muestra en forma comparativa las principales funciones de un
sistema de facturación y cobranzas.
FACTURACIÓN COBRANZAS
Control DE los precios de cada producto.
Clasificación de productos por grupos y
Subgrupos.
Emisión de presupuestos.
Definición de condiciones de pago.
Control de pedidos de clientes.
Emisión de facturas, giros y recibos.
Emisión de las órdenes de entrega.
Análisis de la gestión de ventas o facturaciones.
Consulta de inventarios.
Actualizaciones de saldos de clientes.
Registrar las cuentas por cobrar bajo diferentes
condiciones de cobro, intereses o formas de
financiamiento.
Registro de cancelaciones parciales o totales.
Seguimiento a los procesos de cobranza.
Cálculo de comisiones de vendedores.
Análisis de cobranza.
Emisión de notas de débito y crédito.
Emisión de estados de cuenta.
Actualización de saldos.
Control de gastos de cobranzas.
Cuadro 4-1 Principales funciones de un sistema de facturación y de cobranzas.
4.2.6.3. SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
El tercer grupo de sistemas que se puede encontrar en una organización,
está representado por todos aquellos que se derivan de las funciones
anteriormente explicadas. Algunos de los sistemas de una empresa, que
podemos identificar como de administración y finanzas son:
Manejo de inversiones
Cuantas por pagar
Compras
Activos fijos
Inventarios
Bancos
Recursos humanos
Contabilidad
Manejo de inversiones
Una entidad puede manejar una serie de inversiones bajo distintas
modalidades y monedas. Una empresa transnacional, por lo general,
posee inversiones en monedas de distintas denominaciones, por lo que
el departamento de tesorería se verá necesitado de disponer de una
herramienta que le permita controlar administrativamente todas la
operaciones referentes a las inversiones realizadas. Un sistema de
inversiones puede manejar las siguientes funciones de control:
Inversiones a la vista (call)
Colocaciones a plazo
Inversiones en fondos mutuales
Inversiones en papeles comerciales
Inversiones en la bolsa de valores
INFORMÁTICA I
50
Cuentas por pagar
Las cuentas por pagar se originan por la necesidad de financiamiento
que tiene una empresa para la adquisición de bienes y/o servicios
necesarios, que le permitan llevar a cabo el proceso de producción, o
mantener operativamente las funciones de apoyo de servicios a las
distintas unidades del negocio. Se clasifica un sistema de cuentas por
pagar como de administración y finanzas, debido a que el objetivo
principal del sistema es el controlar todos los desembolsos realizados
por la empresa. Dentro de un sistema de cuentas por pagar, se pueden
identificar las siguiente funciones:
Registro de los pasivos de la empresa
Definición de condiciones de pago
Cálculo de intereses en caso de aplicarlos
Manejo de cancelaciones parciales o totales
Proyecciones de tipo financiero
Análisis de los pagos a realizar
Envía de estados de cuenta
Control de retenciones de impuesto
Emisión de órdenes de pago
Generación de notas de débito y/o crédito
Compras
Un sistema de compras surge como una necesidad para controlar
todas las adquisiciones que se realicen ya sea para el proceso de
producción o para el funcionamiento de las operaciones de tipo
administrativo. Entre las principales funciones de un sistema de
compras podemos enumerar:
Emisión de órdenes de compra
Control de mercancía recibida
Registro de proveedores y control de los mismos
Generación de puntos de reorden
Análisis de las compras realizadas
Manejo de anticipos a proveedores.
Activos Fijos
Aquellas empresas que requieren el uso intensivo de bienes de capital,
necesitan llevar un estricto control sobre el renglón de los activos
fijos adquiridos. Las cifras del rubro de activos fijos para una empresa
manufacturera que posea varias plantas de producción, junto a los
inventarios para la venta por lo general, representan un monto
importante con respecto al total de activos, por lo que surgirá le
necesidad de llevar un registro detallado de todos los activos fijos y
los inventarios que se posean. Adicionalmente, ciertos requisitos de
tipo legal impositivo, en algunos países, exigen que se lleve un detalle
completo de todas las propiedades clasificadas como activo fijo.
Desde el punto de vista del control interno, los activos fijos requieren
de custodia y salvaguarda, por lo que algunas de las principales
funciones que podemos identificar dentro de un sistema de activos
fijos son las siguientes:
Clasificación y registro de los activos fijos
Cálculo de la depreciación correspondiente
Cálculo de ajustes por inflación
INFORMÁTICA I
51
Control de activos en proceso de construcción
Manejo de transferencias de activos
Control de activos desincorporados
Análisis de activos por distintos criterios
Inventarios
El sistema de inventarios debe permitir controlar todos los materiales,
productos, repuestos y suministros que mantiene y maneja una
empresa. Un sistema de inventarios conceptualmente maneja dos
tipos de movimientos: entradas y salidas. Para cada movimiento
podemos identificar las siguientes operaciones:
Entradas
Compras de materia prima, materiales y suministros
Transferencias de productos entre almacenes
Terminación de fabricación de productos
Devoluciones de productos
Salidas
Facturación o venta de productos
Transferencias de productos entre almacenes
Destrucción de productos o incineración
Consumos internos para la empresa
Dentro del diseño conceptual o esquema de funcionamiento, cada una
de las operaciones antes enumeradas, son llevadas a cabo mediante la
implantación de las siguientes funciones previamente definidas:
Registros de productos y definición de grupos de productos
Definición de almacenes y localidades
Ingresos de costos de factura y otros costos asociados al
inventario
Controles sobre el movimiento de mercancías entre distintos
almacenes
Controles sobre las devoluciones
Bancos
Uno de los rubros de los estdos financieros sobre los cuales una
compañía debe mantener un estricto control desde el punto de vistaq
operativo y administrativo, lo constituye el efectivo y sus
equivalentes. Desde la sencilla práctica de efectuar reconteos o
arqueos periódicos, hasta el hecho de sistematizar todas las
operaciones, se requiere que existan algunas normas, procedimientos
y controles aplicables al efectivo. Las principales funciones que debe
llevar a cabo un sistema para el manejo y control del mismo son las
siguientes:
Creación de bancos en el sistema mecanizado
Control sobre las operaciones de cheques manuales
Registro de retiros y depósitos
Efectuar cálculos de las disponibilidad bancaria
Control sobre las conciliaciones bancarias
Registro y control de notas de débito y de crédito
Generación automática de comprobantes contables
Recursos humanos
Muchas veces limitado únicamente a un sistema que tenga la función
de procesar una nómina, realmente un sistema de recursos humanos
INFORMÁTICA I
52
abarca algo más que una sola función. Generalmente, los sistemas
administrativos de recursos humanos son los que mayores problemas
generan desde el punto de vista de los registros contables, debido a
errores en la transferencia de información y porque, en muchos casos,
las regulaciones de tipo legal generan cambios frecuentes en los
programas que son usados para el procesamiento de la nómina. El
cuidado que debe existir en este sentido, es el de asegurar la
integridad de los datos cuando son transferidos a los registros
financieros. Algunas de las funciones que debe desarrollar un sistema
de gestión de la nómina son las siguientes:
Registros de empleados
Definiciones de la estructura organizativa y sus cargos
Creación de tabuladores de sueldo
Configuración de asignaciones y deducciones
Registro de movimientos de asignaciones y deducciones
Cálculo de prestaciones sociales y utilidades
Cálculo y emisión de liquidaciones
Manejo y control de préstamos
Control de comisiones a vendedores
Control de vacaciones por empleado
Emisión de reportes necesarios para entidades gubernamentales
Contabilidad
Por excelencia, el sistema de contabilidad es el que centraliza y
agrupa todos los movimientos generados por los subsistemas antes
descritos. La importancia de un sistema contable radica en que es la
columna vertebral alrededor de la cual se mueven todos los demás
sistemas. Si el sistema de cuentas por pagar genera información
errónea y ésta es transferida al sistema contable, las cifras de los
estados financieros que hayan sido afectados, tendrán que ser
analizada y corregidas manualmente con el consiguiente trabajo y
pérdida de tiempo que ello ocasiona. Uno de los principales temas de
estudio son los sistemas contables, por lo que su análisis y explicación
será realizado en varios capítulos.
4.2.7. ANÁLISIS DE SISTEMAS
4.2.7.1 INTRODUCCIÓN: Una de las debilidades que se observan con
cierta frecuencia en los departamentos de informática o de
sistemas es la existencia de alguna metodología que se siga para
analizar, desarrollar o efectuar cambios a los programas. Uno de
los aspectos o puntos críticos del ciclo de vida de desarrollo de
sistemas(CVDS) es el referente a la apropiada documentación de
cada una de las etapas por las cuales evoluciona o pasa un
sistema.
4.2.7.2 ANÁLISIS DE SISTEMAS: El proceso de análisis de sistemas
se puede definir como todas aquellas actividades que se realizan
para descomponer y explicar un sistema de información en cada
uno de sus elementos.
Cuando utilizamos el término computadora, inmediatamente
debemos pensar en el software que debe utilizar el equipo y el
objetivo a cumplir por el mismo. Cuando unimos los conceptos de
INFORMÁTICA I
53
computador y software, nace intuitivamente el concepto de
sistemas de información.
Actualmente es posible encontrarse con una gran diversidad de
software para todo uso y/o requerimientos, desde un sencillo
recetario de cocina totalmente automatizado hasta un sistema
experto de varios miles de dólares para análisis de créditos u otras
funciones. El concepto de sistemas de información nace por el
trabajo de análisis que con anterioridad se ha efectuado, ya sea si
el software preelaborado, no puede correr el riesgo de adquirir
programas sin al menos previamente, haber realizado un estudio
de lo que la empresa necesita o dispone con respecto a:
Información a procesar
Volumen de transacciones a procesar
Requerimientos de información resumida o detallada
Podríamos agregar otros requerimientos determinables para el
análisis, sin embargo, siguiendo el proceso de la información a
través de un sistema, los tres aspectos mencionados cubren los
puntos básicos que un sistema de información debe abarcar. En el
cuadro 4-2, se muestra un resumen comparativo de los riesgos que
se pueden tomar si no se efectúa un trabajo previo de análisis, sea
si los programas son adquiridos o desarrollados en la empresa.
Software adquirido Software desarrollado
Las necesidades de información pueden no ser
satisfechas en razón a que los parámetros del
sistema ya vienen preestablecidos.
La capacidad del equipo de procesamiento
puede no satisfacer los requerimientos de los
programas adquiridos.
Desde el punto de vista económico, el riesgo
de los programas adquiridos hasta el momento
en que son puestos en funcionamiento, están
limitados al monto del costo del software, el
cual siempre es conocido.
Los usuarios del sistema pueden requerir todo tipo
de información y ello podría hacer que el desarrollo
del software se demore sustancialmente.
El desarrollo de sistemas puede estar limitado en
función a las capacidades de la máquina y a los
recursos disponibles para su desarrollo.
Muchas veces se conoce la pregunta: ¿Cuándo
comenzará el desarrollo?, pero se desconoce:
¿Cuándo terminará?, y ello ocasiona que se incurra
en costos adicionales no previstos
Cuadro 4-2 Riesgos que se pueden correr por no analizar sistemas.
INFORMÁTICA I
54
5. ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLES
Dentro del enfoque de análisis de sistemas, existen diferentes metodologías para el
análisis de cualquier sistema, de esta forma tenemos por ejemplo: análisis
estructurado, análisis orientado a objetos y otras metodologías particulares.
Un sistema de información contable comprende al manos los siguientes elementos:
Hardware donde se procesa la información
Software o programas
Recursos humanos
Políticas y normas contables adoptadas por la entidad
Uno de los objetivos principales del análisis de un sistema contable, es el verificar
que la información procesada por el sistema ese está efectuando de acuerdo con los
estándares establecidos por la empresa. Cuando se nombra los estándares
establecidos, nos referimos a toda una filosofía que la empresa refleja en manuales,
instructivos, comunicaciones, gráficos y en general cualquier vía de información en
donde se plasmen principalmente las políticas que, de alguna forma, pudieran afectar
el desempeño de los empleados en relación con el procesamiento de la información
contable.
En la figura 5-1, se muestra un esquema general del funcionamiento de un sistema
contable en una empresa modelo. Se puede observar que el objetivo final del sistema,
es la emisión de los estados financieros. Un creciente interés en el análisis de los
sistemas contables se origina debido a un factor que es una constante en el actual
mundo de los negocios: el cambio constante. Un ambiente cambiante obliga a que se
debe estar analizando constantemente las nuevas situaciones, y adoptar el esquema
de funcionamiento que se adapte a las nuevas condiciones reinantes. El objetivo del
capítulo se centra en explicar una metodología general para analizar los sistemas de
contabilidad.
ELEMENTOS
TECNOLÓGICOS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
SISTEMA
ORGANIZACIONAL
USUARIOS
FIGURA 5-1 Esquema de funcionamiento de un sistema contable.
UNIDAD V
Software
Contable
EF´S
Sujeto a:
Políticas
Normas
Procedimientos
C
O
N
T
A
B
L
E
S
EF´S
El sistema
organizacional influye
en forma directa en la
información generada.
EF´S
Deben cumplir con las cuatro características de
la información:
Calidad
Oportunidad
Cantidad
Relevancia
Los estados financieros están sujetos a una serie
de procesos antes de ser
mostrados a usuarios
internos y esternos.
INFORMÁTICA I
55
5.1. PRINCIPALES OBJETIVOS
El análisis de un sistema contable debe estar enfocado hacia el logro de los
siguientes objetivos principales:
Asegurar la integridad de los datos
Adecuado registro y procesamiento de las operaciones
Presentar la información financiera en forma confiable
Garantizar la oportunidad en la presentación de la información
5.1.1. ASEGURAR LA INTEGRIDAD DE LOS DATOS
El primer objetivo del análisis de un sistema contable está relacionado
directamente con el aseguramiento de la integridad de los datos, el cual
establece que todas las transacciones que deben ser registradas, lo estén.
Una de las causas más frecuentes de errores de inconsistencia en la
información financiera es la falta de integridad de los datos contables.
Una empresa debe tener establecidos controles que aseguren que todas las
transacciones se están registrando e incluyendo en los registros
financieros.
5.1.2. ADECUADO REGISTRO Y PROCESAMIENTO DE LAS
OPERACIONES
El segundo objetivo que debe cumplir el análisis de un sistema contable
se refiere al adecuado registro y procesamiento de las operaciones,
esto significa que se efectúen de acuerdo con normas y procedimientos
aprobados por la gerencia. Una empresa que tiene compras o
adquisiciones frecuentes de activos fijos, debe fijar políticas o parámetros
para el registro de los desembolsos por este concepto, es decir, a partir de
qué monto y bajo qué condiciones puede considerarse un pago como
capitalizable en el rubro de las activos fijos. Con frecuencia las empresas
no poseen guías o pautas para este tipo de decisiones que son
relativamente sencillas, y esto origina errores de inconsistencia en la
información financiera por el riesgo que se corres si operaciones similares
son tratadas en forma diferente.
5.1.3. PRESENTAR LA INFORMACIÓN FINANCIERA EN FORMA
CONFIABLE
El tercer objetivo de análisis se refiere a la confiabilidad de la
información financiera, y establece que los estados financieros deben
tener un mínimo grado de confianza acerca de las cifras, y que éstas se
encuentren razonablemente presentadas de acuerdo con principios de
contabilidad. Por ejemplo, un inversionista que desea comprar acciones
de una determinada empresa basa parte de su decisión, en la confianza
asignada a los estados financieros. Muchas de las grandes quiebras y
descalabros financieros de las empresas han sucedido debido a una
asignación de confianza a estados financieros que no reflejaban las cifras
razonablemente correctas de una empresa.
5.1.4. GARANTIZAR LA OPORTUNIDAD EN LA PRESENTACIÓN DE
LA INFORMACIÓN
El cuarto objetivo referente a la oportunidad en la presentación de la
información, no menos importante que los anteriores, establece que la
información debe ser generada y presentada oportunamente y ello por una
sencilla razón: la información es una herramienta para tomar decisiones.
Para que una decisión sea efectiva y eficaz, ésta tiene que ser soportada
necesariamente por información que llegue en forma oportuna. Es obvio
INFORMÁTICA I
56
pensar entonces que la información debe ser recibida en el momento que
se necesita para tomar una decisión. Este punto es muchas veces poco
entendido tanto por personal gerencial, como por personal a nivel
supervisorio.
5.2. ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLES
Dentro del funcionamiento de un sistema contable, debemos definir las siguientes
áreas de análisis:
Area tecnológica
Programas y softwares relacionados
Políticas contables
Estructura organizacional
Cada área de análisis debe ser tratada en forma individual y tomar en cuenta la
relación que existe entre cada una de ellas. No debemos olvidar en ningún momento
que toda operación registrada terminará reflejándose en las cifras de los estados
financieros.
Veamos un ejemplo: Banking Investment Inc., es una banca de inversión nueva en el
mercado financiero venezolano. Para empezar sus actividades, acaba de ordenar un
estudio completo de lo que serán sus operaciones desde el punto de vista
administrativo y contable. En la figura 5-2, se muestra un listado parcial de las
operaciones que generan registros contables. Previo al análisis de las cuatro áreas
nombradas, se debe tener claro cuáles serán todas las operaciones llevadas a cabo por
cada uno de los subsistemas que integran la compañía. El plasmar en una gráfica el
análisis de todas las operaciones contables, ayuda a tener una visión global del
funcionamiento de la empresa.
Una vez definidas todas las operaciones contables, podremos empezar a realizar el
análisis del área tecnológica, los programas, las políticas y la estructura. Debemos
recordar que en mayor o menor medida cada uno de estos elementos influirán en el
funcionamiento y/o rendimiento global del sistema.
Es común en muchas empresas culpar a los sistemas por cualquier falla que se
presente en la generación de información. En muchos casos, los problemas no se
generan por los sistemas, sino por el mal uso de los mismos. Una posición y actitud
objetiva, debe estar sustentada en el análisis previo de la situación o problema
presentado.
5.2.1. ÁREA TECNOLÓGICA
Dentro de la profesión contable, existe una especialización denominada
auditoría de sistemas, la cual tiene como objetivo principal, la
evaluación de los controles internos en el área de PED. El análisis de la
tecnología debe estar enfocado a evaluar y determinar si la plataforma
computacional está soportando satisfactoriamente los objetivos de
procesamiento de la información financiera. Los adelantos tecnológicos
del hardware tiene impacto considerable o influencia sobre el
procesamiento de las transacciones.
Normalmente el análisis tecnológico requiere de cierta experticia y
experiencia en el área. El análisis de la tecnología puede estar enfocado
hacia distintas plataformas computacionales: microcomputadoras,
minicomputadoras, ambientes de redes, ambientes mainframe.
Cualquier tipo de análisis que se vaya a realizar en los distintos ambientes
de hardware, debe cumplir con ciertos objetivos de seguridad desde el
punto de vista contable:
INFORMÁTICA I
57
OPERACIONES SUSBSISTEMAS SISTEMA
FIGURA 5-2 Inventario de algunas operaciones bancarias que generan registros contables.
Acceso a la información
Existe en muchos casos diferencias de criterios acerca de qué
funcionario de be maneja la seguridad para el acceso a la información
contable. Muchas organizaciones ven influidas su conducta en este
sentido, por lo que piensa la alta gerencia respecto a quiénes deben
tener acceso y hasta qué nivel dentro de la estructura organizativa. El
análisis de sistema contable debe establecer cuáles serán los oficiales
de seguridad para la definición de los perfiles de usuarios.
En ambiente de microcomputadores, el acceso a los datos un principio
no está restringido. Las computadores personales por lo general no
traen consigo un software que permita manejar y controlar la
seguridad del acceso a la información por cada usuario. El manejo de
un computador personal está en la mayoría de los casos asignado a
una sola persona, por lo que la seguridad estará manejada por el
funcionario al cual se le asignó el computador. En un ambiente de
microcomputadoras bajo el esquema de funcionamiento monousuario,
se puede establecer un ambiente de seguridad mediante la instalación
de programas de seguridad que existen ene el mercado.
Bajo ambiente de microcomputadores configuradas en redes, la
seguridad es absolutamente necesaria para preservar la integridad de
los datos contables, por lo que la implantación de un software de
Compras de suministros
Compras de activos fijos
Otorgamiento de crédito
Cobros a clientes
Registro de intereses
Colocaciones en mesa de
dinero
Colocaciones call
Emisión de bonos
Compra / venta de divisas
Pagos a empleados
Pagos de viáticos
Pago de honorarios
Vacaciones
Liquidaciones
Retenciones
Emisión de cuentas corrientes
Emisión de cuentas de ahorro
Colocaciones FAL
Participaciones
Colocaciones a largo plazo
Captación de monedas
extranjeras
SERVICIOS
GENERALES
CRÉDITO
TESORERÍA
CAPTACIONES
RECURSOS
HUMANOS
SISTEMA
CONTABLE
INFORMÁTICA I
58
seguridad será un requisito absolutamente imprescindible. En
ambientes de minicomputadoras y mainframe, la seguridad de la
información se encuentra normalmente incorporada al equipo desde
un principio.
Procesamiento de los datos
El procesamiento de los datos en un ambiente de microcomputadores
está manejado y controlado por el usuario directo de l máquina. Para
un análisis del procesamiento de la información, se deberá establecer
si el objetivo del procesamiento es llevado a cabo por el usuario
principal, o éste es compartido entre varios empleados con acceso a la
información contenida en el computador.
El procesamiento de los datos bajo ambiente de redes está
centralizado en el servidor de la red de micros o en computadores
individuales y compartidos, en este caso el análisis de la seguridad de
los registros financieros debe estar enfocado a verificar qué nivel de
seguridad posee el servidor de la red, tanto desde el punto de vista
físico como lógico. En ambientes de minicomputadoras y
mainframes, el análisis es bastante similar al realizado en una red, lo
que puede variar en todo caso es el grado de complejidad que es
manejado en los dos últimos ambientes.
A medida que crece una organización, se hace necesario el
parcelamiento de la información. En el área contable, los estados
financieros deben tener un mínimo nivel de seguridad para el
procesamiento de la información. Por ejemplo, no es pertinente que
un analista de contabilidad tenga acceso a la emisión de estados de
cuenta del presidente de la empresa, ya que ello puede violar las
políticas de control en la confidencialidad de la información . en el
cuadro 5-1, se señalan, como ejemplos, algunos riesgos que pueden
presentarse en el procesamiento de la información contable
relacionada para un sistema de facturación.
Transacción Riesgos
El procesamiento de las facturas, notas de
débito y crédito no está restringido
Puede existir alto riesgo debido a que personas no
autorizadas procesen operaciones que no son válidas
desde el punto de vista de los registros contables.
Las notas de órdenes de pedidos se pueden
registrar dos o más veces
Las cifras de los asientos pueden estar
sobreestimadas sustancialmente y los registros,
imprecisos por dobles facturaciones.
Mensualmente todas las operaciones de
facturación se transfieren automáticamente al
mayor general.
Existe el riesgo de que no todas las operaciones
sean trasferidas al mayor general y los estados
financieros se encuentren errados.
Una nota de débito o crédito es procesada con
una clave que no está destinada para tal fin.
Por urgencia o premura, un usuario autorizado
puede ceder su clave a otro usuario no autorizado,
generándose a partir de ese momento mayores
riesgos por el procesamiento de operaciones no
autorizadas.
CUADRO 5-1 Riesgos al procesar la información contable en un sistema de facturación.
Emisión de informes
En general todo sistema contable captura datos, los procesa y luego
los emite. Los sistemas de información gerencial, son sistemas que
INFORMÁTICA I
59
tienen como objetivo el suministrar información a todos los usuarios
para la toma de decisiones. Cuando se está analizando un ambiente
tecnológico de microcomputadoras, debe tenerse cuidado en evaluar
la frecuencia con la cual son emitidos los listados, y qué personas
tienen acceso a ésta. Para un secretaria del departamento de
contabilidad, no es relevante por ejemplo que alguna cuenta de
valuación de activo se encuentre subestimada, sin embargo, para un
ejecutivo financiero, el asunto puede tener características de
gravedad.
Un ambiente de redes puede prestarse a que algunos usuarios tengan
acceso a información no autorizada, debido a una definición errada en
la autorización lógica para la emisión de informes. Algo tan sencillo
como es la impresión de informes puede prestarse a riesgos en la
seguridad de los datos. De esta forma, por ejemplo, una impresora que
sea utilizada por el gerente de contabilidad, por el supervisor de
contabilidad y por el analista y auxiliar contable puede generar
inquietudes en éstos, al querer saber qué dice el reporte de uno y otro
empleado.
Un ambiente de minicomputadoras y mainframe presenta un mayor
control en el acceso a la información contable, por lo que el énfasis de
análisis deberá estar enfocado a evaluar el cumplimiento de los
mismos.
5.2.2. PROGRAMAS Y SOFTWARE RELACIONADOS
El análisis de los programas y softwares relacionados, varía si éstos
fueron adquiridos o desarrollados internamente por la empresa. Debe
tomarse en cuenta que todo programa de aplicación en computadora,
tiene que estar diseñado y desarrollado no solamente para estar elaborado
con las últimas herramientas tecnológicas en programación, sino para que
sirva efectivamente al usuario final en el desarrollo de su trabajo.
Un nivel de visión, es el grado hasta el cual un usuario de la información
tiene acceso. Existen diferentes niveles de visión entre lo que percibe un
usuario final, un usuario operativo y un programador.
El análisis de los programas y softwares relacionados debe abarcar los
siguientes objetivos:
Documentar los programas que procesan la información contable.
Asegurar que el análisis y desarrollo de los programas se realiza bajo
alguna metodología formalmente establecida.
Verificar la existencia de pistas de auditoria que ayuden a detectar
problemas en los programas y el procesamiento de la información.
Comprobar la existencia de alguna metodología para la evaluación y
selección de software administrativo.
Comprobar la existencia de controles en los programas que permitan
asegurar la integridad de la información.
Verificar la existencia de políticas establecidas para el procesamiento
de datos que sirvan para el entrenamiento de nuevos usuarios.
INFORMÁTICA I
60
5.2.3. POLÍTICAS CONTABLES
Desde el punto de vista gerencial, una política se refiere a todas las
acciones tomadas para el desarrollo, planificación, formulación y
evaluación de las decisiones. Las políticas se establecen con la finalidad
de fijar los objetivos y métodos generales de administración de acuerdo
con los cuales se debe manejar las operaciones de cualquier organización.
Una política contable se establece con la finalidad de regular toda la
actividad contable referente a los registros, tratamiento y presentación
resumida de las transacciones financieras. Las políticas contables se
encuentran establecidas en manuales declarativos que por lo general son
manejados por la alta gerencia.
Toda la actividad comercial de una empresa requiere que el nivel
directivo fije y dicte pautas para el procesamiento de la información
financiera. De esta forma, una gran corporación requiere que sean
establecidas políticas para tratamiento y registro de las transacciones
financieras. El análisis de este aspecto de un sistema contable, deberá
estar enfocado a la verificación de la existencia formal o informal de
políticas como por ejemplo:
Registro de los gastos y amortizaciones de los gastos prepagados.
Capitalización de activos fijos.
Depreciación y amortización de activos fijos tangibles e intangibles
respectivamente.
Métodos para valorar las inversiones.
Políticas para el registro de las provisiones para incobrable y de
inventarios.
Políticas contables para la consolidación de los estados financieros.
Políticas para el cálculo y registro de las acumulaciones y reservas.
5.2.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Desde el punto de vista organizativo y apartándose un poco del aspecto
tecnológico y de los programas, la forma de organización de un
departamento contable también tiene impacto en el funcionamiento del
sistema contable.
La estructura de organización, es la forma que adopta una empresa para
poder llevar a cabo todas sus funciones. A medida que la organización
crece, se hace necesaria la existencia de un diferenciación en el trabajo,
como consecuencia de la especialización de las actividades.
En la figura 5-3, se muestra un organigrama estructural en donde se nota
un mediano grado de especialización en el área contable. La
especialización de las operaciones requiere que la contabilidad general
sea separada, por ejemplo, de la actividad de costos y estas dos a su vez,
del área que debe manejar y emitir los reportes financieros.
Los problemas derivados de una falta de definición en el área contable,
pueden ocasionar que las responsabilidades se solapen y no estén
claramente definidas. Se debe recordar que todos los sistemas son creados
y manejados por empleados y que siempre estará implícita la intervención
humana.
INFORMÁTICA I
61
Al analizar la estructura organizativa del área contable, la cual tiene
impacto sobre la generación de información financiera, se debe tomar en
cuenta los siguientes aspectos:
Existencia de un mínimo grado de especialización.
Delimitación de la estructura organizativa.
Definición de funciones para cada una de las áreas.
Cumplimiento de los niveles jerárquicos establecidos.
Grado de conocimiento de la estructura y su significado por parte de
los niveles operativos.
FIGURA 5-3 Ejemplo del grado de especialización contable desde el punto de vista organizativos.
5.3. TAMAÑO DE LA EMPRESA Y LOS SISTEMAS CONTABLES
5.3.1. CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS
A medida que una empresa se hace más grande, sus operaciones se
vuelven cada vez más complejas y aumentan en volumen. Las empresas
pueden ser clasificadas desde distintos puntos de vista:
De acuerdo con la actividad
Empresas Agropecuarias: son aquellas que explotan en grandes
cantidades los productos agrícolas y pecuarios. Ejemplos: granjas
avícolas, granjas porcinas, invernaderos, haciendas de producción
agrícola.
Empresas Mineras: son las empresas cuyo objetivo principal es la
explotación de los recursos que se encuentran en el subsuelo.
Ejemplos: empresas de petróleo, auríferas, de piedras preciosas y de
otros minerales.
Empresas Industriales: son las empresas dedicadas a transformar la
materia prima en productos terminados o semielaborados. Ejemplos:
fábrica de telas, fábrica de camisas, fábrica de muebles, fábrica de
calzados.
Empresas comerciales: son las empresas que se dedican a la compra
y venta de productos; colocan en los mercados los productos naturales,
semielaborados y terminados a mayor precio del comprado, para
obtener así una ganancia. Ejemplos: una empresa distribuidora de
Presidencia
Vicepresidencia de
recursos humanos Vicepresidencia
de mercadeo
Vicepresidencia
de adm. y finanzas
Vicepresidencia
de producción
Contraloría
Sistemas y Polit. Impuestos Presupuesto Contabilidad
Reportes e
informes
Contabilidad de
costos
Contabilidad
general
INFORMÁTICA I
62
productos farmacéuticos, un supermercado, un almacén de
electrodomésticos.
Empresas de servicios: son las empresas que buscan prestar un
servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad, ya sea salud,
educación, transporte, recreación, servicio públicos, seguros y otros
servicios. Ejemplos: una empresa de aviación, un centro de salud, una
universidad, una compañía de seguros, una corporación creativa.
De acuerdo con el tamaño
Pequeña empresa: es aquella que maneja escaso material y pocos
empleados. Se caracteriza porque no existe una delimitación clara y
definida de funciones entre el administrador y/o propietario del capital
de trabajo y los trabajadores; por ello existe una reducida división y
especialización del trabajo. Su contabilidad es sencilla debido a que
maneja poca información en este campo. Ejemplos: un taller de
mecánica con 2 empleados, un almacén de telas con un empleado, una
miscelánea con 2 empleados.
Mediana empresa: en este tipo de empresa se puede observar una
mayor división y especialización del trabajo; en consecuencia, el
número de empleados es mayor que en el anterior, la inversión y los
rendimientos obtenidos ya son considerables. Su información contable
es más amplia. Ejemplos: una distribuidora de electrodomésticos con
10 empleados, una fábrica de dulces con 15 empleados.
Gran empresa: es la mayor organización. Posee personal técnico
especializado para cada actividad. En este tipo de empresas se observa
una gran división y especialización del trabajo y la inversión y las
utilidades obtenidas son de mayor cuantía. La información contable
que se maneja en el desenvolvimiento de las actividades mercantiles
también es mayor y se lleva en forma sistematizada. Ejemplos. Coca
Cola, Sofasa, Carvajal.
De acuerdo con la procedencia del capital
Empresas privadas: son las empresas que para su constitución y
funcionamiento, necesitan aportes de personas particulares. Ejemplos:
un centro educativo privado, un supermercado propiedad de una
familia.
Empresas oficiales o públicas: son las empresas que para su
funcionamiento reciben aportes del estado. Ejemplos: los hospitales
departamentales, los colegios nacionales.
Empresas de economía mixta: son las empresas que reciben aportes
de los particulares y del estado. Ejemplos: una universidad
semioficial.
De acuerdo con el número de propietarios
Empresas individuales: denominadas también empresas unitarias o de
propietario único. En ellas aunque una persona es la dueña, la
actividad de la empresa se extiende a más personas quienes pueden ser
familiares o empleados particulares. Ejemplos: Almacén Don Pedro,
propiedad exclusiva de Don Pedro Ruiz.
INFORMÁTICA I
63
Sociedades: son las empresas propiedad de dos o más personas
llamadas socios. Ejemplo: David & Vélez, Cía. Ltda.. propiedad de
Jaime David y Julio Vélez.
Independientemente de la clasificación que se desee aplicar a una
empresa, los procesos contables se hacen más complejos a medida que
aumente el tamaño de la entidad. Existe una relación directa entre el
volumen de los negocios y los procedimientos contables llevados a cabo
por una empresa. Un pequeño comercio se inicia normalmente con capital
de los propietarios, luego a medida que el volumen de las actividades se
incremente, puede hacerse necesaria la participación de terceras personas
en la empresa, ya sea mediante el incremento del capital social, o por el
financiamiento mediante pasivos para las nuevas operaciones a realizar.
Los diferentes procesos contables que se llevan a cabo en las compañías
hacen que surja una especialización en el conocimiento contable. De esta
forma encontramos, por ejemplo, las siguientes denominaciones a nivel
del conocimiento contable:
Contabilidad gubernamental
Contabilidad agrícola
Contabilidad bancaria
Contabilidad hotelera
Contabilidad de petróleo y minas
Cada una de estas disciplinas requiere del conocimiento especializado de
las actividades que corresponden a cada una de las empresas antes
mencionadas.
5.3.2. LAS CORPORACIONES Y LA CONTABILIDAD
Los objetivos de una gran corporación difieren sustancialmente de los de
una pequeña cadena de supermercados, al igual que los de esta última con
los de un pequeño abasto. A medida que el negocio va creciendo, se hace
necesario definir las políticas que se llevan a cabo para cada una de las
operaciones del negocio. En principio, un pequeño negocio no requiere
que sean definidas formalmente las políticas de contabilidad. En una
primera etapa, el empresario contratará los servicios de una empresa para
que procese la contabilidad del pequeño negocio, sus necesidades de
información financiera estarán limitadas a una presentación periódica de
las cifras de su negocio y a cumplir con los informes solicitados por las
autoridades fiscales y otros entes gubernamentales.
En el medida que el negocio vaya creciendo, se hará necesaria una mayor
cantidad de información y no únicamente para él o los dueños sino para
uso de terceras personas, luego para poder generar la información
contable para terceras personas, se hace necesario el contar con una
estructura organizativa que responda a las nuevas necesidades o
requerimientos de información. De esta forma, la nueva estructura debe
estar sometida a ciertas reglas de comportamiento y/o acción respecto a su
objetivo principal la estandarización de procesos surge como una
necesidad de la nueva forma de llevar a cabo todo el trabajo. Con el
continuo crecimiento de los negocios, los procesos se hacen cada vez más
complejos y ello requiere que se dicten pautas para el funcionamiento
INFORMÁTICA I
64
armónico del negocio. Surge entonces, la necesidad de elaborar un
manual de cuentas en el área contable, a fin de uniformar los criterios que
se tengan para el registro y tratamiento de todas las operaciones. Esta
necesidad surge en razón a que ya no es posible controlar las operaciones
en forma personal. Poco a poco va tomando cuerpo la formación de una
compañía en donde el control se ejerce en la cima, a través de la emisión
de normas y políticas aplicables a todo un grupo de empresas. A todo este
proceso, no escapan las operaciones contables y sus procesos, los cuales
van a estar sometidos a lo que decida el centro de control y decisión, por
ejemplo: una corporación.
5.4. ASPECTOS QUE INFLUYEN EN LOS SISTEMAS Y LA
CONTABILIDAD
La profesión contable es una de las ramas del comportamiento humano, en la cual
descansa el control de gran parte de las actividades del hombre. A la contabilidad se
le ha llamado el lenguaje de los negocios.
Efectivamente, es la forma como se traduce en términos monetarios, toda la
actividad de los negocios.
Un sistema como se vio en la unidad I, es una serie de elementos relacionados entre
sí y con ciertos atributos. Los sistemas de contabilidad son sistemas que ayudan en
el procesamiento de todas las operaciones mercantiles y en ausencia de ellos, los
estados financieros, jamás estarían al día o razonablemente al día. Algunas empresas
que están sujetas a regulaciones de tipo legal, por lo general cumplen con la
presentación de los estados financieros en forma oportuna a las correspondientes
autoridades reguladoras.
En Estados Unidos la SEC Security and Exchange Commissión, requiere la
presentación de cierto tipo de información financiera a las empresas controladas por
esa comisión. En Venezuela, la Comisión Nacional de Valores CNV dicta normas de
tipo contable, para elaborar estados financieros para las empresas que se encuentran
bajo su tutela. En Colombia se estableció un plan único de cuentas para los
comerciantes, el cual comenzó a aplicarse a partir del 1° de enero de 1993, a nivel de
reporte, a sociedades y comerciantes legal o estatutariamente obligados a tener
revisor fiscal; a partir del 1° de enero de 1994, a nivel de documento fuente, a
sociedades y comerciantes con revisor fiscal y a partir del 1° de enero de 1995, rige
para todos los comerciantes obligados a llevar contabilidad. En Perú existe un Plan
Contable en vigencia desde hace varios años; y así cada país establece regulaciones
de tipo legal que tienen incidencia en el diseño de los sistemas contables de las
empresas.
Normalmente la mayoría de las empresas que están sujetas a regulaciones de tipo
legal, tratan de establecer sistemas tanto manuales como mecanizados que permiten
cumplir con las obligaciones a las cuales están sujetas.
El mundo actual de los negocios, requiere que los gerentes establezcan sistemas
enfocados a la generación de información financiera oportuna. Es común encontrar
empresas con atrasos en la información contable de cuatro o más meses, lo cual se
podría subsanar mediante el desarrollo de sistemas de información contables
eficientes.
La contabilidad financiera registra operaciones que han sucedido, pero que es
importante conocerlas para planear sobre el futuro,
INFORMÁTICA I
65
5.4.1. SERVICIOS EXTERNOS DE CONTABILIDAD
Los servicios externos de contabilidad son empresas que se dedican al
procesamiento de la información contable de terceras empresas por las
cuales son contratadas. Con frecuencia, algunas empresas recurren a este
tipo de servicios externos de procesamiento de la información contable.
En estos casos, el mayor cuidado que se debe poner en la contratación del
servicio externo, está en la calidad del mismo, como por ejemplo, los
tiempos de respuesta para la entrega de la información.
Es común encontrarse con oferentes de servicios profesionales que no
resulta realmente lo que en principio se esperaba. Una regla que debe
tenerse en cuenta siempre es que lo barato normalmente resulta caro. Esta
recomendación no implica que debe buscarse necesariamente a aquellos
profesionales que cobren mayores honorarios, a fin de asegurar que la
calidad del servicio sea mayor, sin embargo, un factor que va en
detrimento del servicio que se pueda recibir, es lo económico de éste.
Debemos tener en cuenta que a una empresa le interesa básicamente el
recibir un buen servicio. Es común encontrar que las mayores
observaciones de empresas que contratan servicios externos de
contabilidad se centran en la calidad de los servicios que reciben.
Obligaciones de tipo legal que son incumplidas o tardíamente atendidas,
necesidades de información detallada que no son suministradas a tiempo
son algunas de las más comunes observaciones. Una empresa debe tomar
en cuenta si es de mayor costo / beneficio el contratar un servicio externo
de contabilidad o llevar internamente el procesamiento de la información
contable.
5.4.2. PROBLEMAS CON EL SOFTWARE CONTABLE
Los problemas con el software contable, se deben a una inadecuada
evaluación inicial que se efectúa sobre los programas de computación que
se desarrollan o compran para la empresa. Muchos problemas son
consecuencia directa de la falta de visión contable y de sistemas que en
algunos casos tiene el personal encargado de diseñar los programas
contables. Las fallas que se presentan, con frecuencia hace que el trabajo
de los empleados de contabilidad se duplique en muchos casos. Los
contadores públicos que en este sentido ejercen la profesión en el área de
sistemas, con frecuencia encuentran observaciones, las cuales, algunas de
ellas, son mostradas en el cuadro 5-2.
Observación Consecuencia
Los usuarios de los sistemas no tienen la
documentación que explica el manejo de la
operación del sistema contable, la cual es una
ayuda básica para manejar un sistema
administrativo.
Los usuarios desconocen cómo funcionan los
sistemas y ello aumenta el riesgo de cometer errores.
No se realiza un entrenamiento formal para la
operación del sistema contable.
Hay dependencia de las personas con mayor
experiencia en el uso de los sistemas
administrativos.
Los totales de débitos y créditos no son
mostrados al momento de capturar los
movimientos.
Demoras en la transcripción de los comprobantes
por error en diferencias.
CUADRO 5-2 Algunas observaciones a los programas contables de una empresa.
INFORMÁTICA I
66
5.4.3. PERSONAL NO CAPACITADO
La causa de personal no capacitado puede presentarse por dos razones:
Evaluación inadecuada al momento del ingreso
Deficiencia en la capacitación del personal activo
La evaluación inadecuada al momento del ingreso de un personal puede
generar problemas posteriores que pueden pasar inadvertidos en el
momento de su contratación, por lo que un reclutamiento riguroso y el
diseño de planes de carrera para el personal contable hará que éstos
riesgos se minimicen.
5.4.4. AUSENCIAS DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ESTABLECIDOS
La normas y procedimientos, son las pautas específicas que emite la
gerencia para el buen funcionamiento de todas las operaciones realizadas.
De esta forma por ejemplo, un sistema para el control de pagos puede ser
llevado a cabo en forma mecanizada o manual si existen ciertas pautas
para su control.
En cualquier caso, el futuro de la contabilidad está totalmente atado a lo
que será el desarrollo de los sistemas y su impacto en las formas como
actualmente son procesadas las transacciones u operaciones financieras.
El mayor impacto para la contabilidad estará representado en el avance
tecnológico de los sistemas. La tendencia actual en el mundo de los
negocios es hacia la globalización y adopción de los cambios en la
tecnología.
5.5. PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y PRINCIPIOS DE
CONTABILIDAD
La disciplina contable ha sufrido cambios sustanciales desde que Fray Luca
Pacioli creó la teoría contable del cargo y del abono, la cual ha permanecido sin
mayores cambios. La contabilidad como disciplina del saber humano, ha
evolucionado en las técnicas y procedimiento usados para el registro y control
de las operaciones comerciales. A medida que el proceso productivo aumentó en
complejidad y se pasó de una economía mercantil a una economía de
producción, en donde los bienes de capital tenían cada vez mayor importancia,
el proceso contable se fue enriqueciendo con mayores procedimientos, técnicas
y reglas para el manejo de las transacciones. De esta forma, en principio a un
comerciante le interesaba responder a la pregunta de: ¿cuánto había ganado?. A
medida que éste se dio cuenta que para generar ganancias tenía que poseer
bienes de capital, empezó a cobrar importancia la información referente a la
posición financiera. De esta forma surgieron los dos estados financieros básicos,
el balance general y el estado de ganancias y pérdidas.
5.5.1. OBJETIVOS Y CLASIFICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS
CONTABLES
Existe una amplia y vasta literatura sobre los principios contables y su
aplicabilidad a los estados financieros, pero ¿qué son realmente los
principios contables?. Podemos dar una primera definición de principios
contables, como aquellas normas y reglas de carácter general o específico
emitidos por entidades de la profesión contable y que son aplicables para
el tratamiento de las transacciones financieras de una entidad.
La aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados,
surge como una necesidad de informar con mayor claridad la situación
INFORMÁTICA I
67
financiera y los resultados de una entidad. Suponga que las compras de
activo fijo de una empresa, son registradas con base en el precio que
tengan los activos en el mercado y no con base en el costo de adquisición.
Esta situación podría llevar a reflejar una sobreestimación en la situación
financiera que no se corresponde con la situación que realmente tiene la
empresa. Pensemos por otro lado, el efecto que tendría el no registrar la
depreciación correspondiente a los activos fijos en uso. Esta decisión
conllevaría la sobreestimación de la presentación de una situación
financiera y de resultados no ajustados a la realidad, por lo que se estarían
violando principios aplicables a los estados financieros. A fin de eliminar
estas situaciones, la profesión contable se ha remitido a la emisión de los
principios de contabilidad generalmente aceptados(PCGA o GAAP en
inglés).
5.5.1.1. OBJETIVOS DE LOS PRINCIPIOS
Los principios de contabilidad se emiten con el objetivo de
estandarizar la elaboración de estados financieros. Cuando se
habla de uniformar se debe tener presente que los estados
financieros pueden ser utilizados por distintos tipos de usuarios,
sean éstos internos o externos a una entidad económica. Los
objetivos básicos de los principios contables son:
Uniformar criterios contables
Establecer tratamientos especiales a operaciones específicas
Orientar a los usuarios de los estados financieros
Sistematizar el conocimiento contable
Cada uno de los objetivos nombrados, se materializan mediante
la aplicación de principios de contabilidad específicos. Veamos
ahora una clasificación de los principios de contabilidad.
5.5.1.2. CLASIFICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS CONTABLES
Una clasificación aplicable a los estados financieros se muestra
a continuación:
Entidad: este principio establece que todo estado financiero
debe referirse a una entidad donde el propietario o los
accionistas son considerados como terceros; es decir, se
debe segregar el patrimonio personal del propietario o
accionista del patrimonio de la entidad, la empresa se
considera como una unidad económica jurídica y social
distinta de sus dueños o propietarios.
Realización: una transacción económica debe ser registrada
en los libros, sólo cuando se haya perfeccionado la
operación que la origina. Las operaciones y eventos
económicos registrados en la contabilidad se consideran
realizados cuando se han efectuado intercambios con otros
entes económicos, cuando han ocurrido transformaciones
internas o cuando existen factores externos a la entidad
relacionados con sus operaciones y cuyo efecto puede ser
cuantificado. Este principio es uno de los más importantes
para evaluar el registro oportuno y adecuado en el tiempo
para muchas operaciones.
Partida doble: los hechos económicos llevados a cabo por
una entidad deben ser expresados por medio de sistemas de
INFORMÁTICA I
68
contabilidad que den a conocer los dos aspectos que
envuelve toda operación.
Costo histórico: la cuantificación monetaria y registro de
las operaciones deben efectuarse al valor de adquisición o
producción correspondiente. Este principio del costo
histórico, es uno de los más importantes y trascendentales
para el registro de las operaciones y transacciones que
afectan a una empresa.
Negocio en marcha: este principio establece que a menos
que se exprese lo contrario, se asume que una empresa que
emita estados financieros, está en la capacidad de continuar
sus operaciones por un periodo razonable de tiempo.
Revelación suficiente: todo estado financiero debe tener la
información necesaria y presentada en forma comprensible
de tal forma que se pueda conocer claramente la situación
financiera y los resultados de sus operaciones.
Principios Contables
Básicos
Aplicables
a partidas
específicas
Relativos a
Estados
Financieros
Entidad
Realización
Partida doble
Unidad económica
Periodo
Uniformidad
Costo histórico
Negocio en marcha
Revelación suficiente
Importancia relativa
Consistencia
Conservatismo
Efectivo
Inversiones
Cuentas por cobrar
Inventarios
Prepagados
Activos fijos
Activos intangibles
Pasivo
Patrimonio
Ingresos
Costos egresos
Cambios contables
Combinaciones de negocios
Consolidación de estados financieros
Información financiera a fechas intermedias
Operaciones en el extranjero y cambio extranjero
Cambios en el nivel general de precios.
FIGURA 5-4Clasificación de los principios contables.
INFORMÁTICA I
69
Importancia relativa: sólo se deben analizar aquellas
partidas que puedan tener un efecto importante en los
estados financieros. No hay un parámetro que establezca a
partir de qué monto o cifra se puede considerar una partida
como de importancia relativa, en todo caso, se debe recurrir
al juicio lógico y razonado.
Consistencia: los principios de contabilidad deben ser
aplicados en forma uniforme de un periodo a otro, en caso
que no sea así se debe explicar la razón y el efecto de los
cambios.
Conservatismo: a veces conocido como conservadurismo o
prudencia, establece que las pérdidas deberán ser registradas
cuando se conozca o se estime cuánto se va a producir, en
tanto que las ganancias únicamente cuando éstas se realicen.
Estos son algunos fundamentos y principios de contabilidad clasificados
como básicos y que toda unidad económica debe cumplir con el objetivo
de presentar las cifras financieras y de resultados de acuerdo con lo
establecido por las normas de la profesión contable según se muestra en
la figura 5-4, existen otros principios que pueden ser aplicados ya sean a
partidas específicas de los estados financieros o relativas a la presentación
de estos últimos.
5.6. RELACIÓN ENTRE PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Los principios de contabilidad establecen las pautas de cómo debe tratarse el
registro de las operaciones y el análisis y presentación de la información en los
estados financieros. Un principio de contabilidad determina la forma en que
deben tratarse las operaciones que se registren en los libros y su presentación en
los estados financieros. De esta forma existirán ciertos y determinados registros
contables que diferencien los tratamientos entre dos tipos de negocio. Por
ejemplo, para el registro y tratamiento de las operaciones de contratos de
construcciones a largo plazo, que son aplicables a todas aquellas empresas que
se dedican por ejemplo al área de la construcción y cuyas operaciones
principales tienen tal naturaleza, la principal fuente de pronunciamientos
contables es el ARB-45.
El ARB-45 establece los principios contables generalmente aceptados que se
deben seguir para este tipo de operaciones. El problema básico para estas
operaciones se refiere al momento en que deben registrarse los costos de los
contratos y su correspondiente utilidad. De acuerdo con esta pronunciamiento,
existen dos tipos de tratamientos contables y como consecuencia, dos
metodologías o procedimientos contables:
Método del porcentaje de terminación
Método del contrato terminado.
Para explicar con el ejemplo anterior la relación entre principios contables y
procedimientos contables analizaremos los tratamientos que se derivan del
pronunciamiento ARB-45, y explicaremos cada uno de los procedimientos que
aplican bajos los métodos.
INFORMÁTICA I
70
5.6.1. MÉTODO DEL PORCENTAJE DE TERMINACIÓN
De acuerdo con el método del porcentaje de terminación, los ingresos
se registran en la medida que la utilidad se considera realizada. La
aplicación de este método es una excepción al principio de realización, el
cual establece que los ingresos se registran cuando se han devengado o se
ha efectuado un intercambio. La principal ventaja del método consiste en
que se muestran los trabajos que se han realizado en los contratos que no
se han terminado, al mismo tiempo que las utilidades son reflejadas
periódicamente de acuerdo con el principio contable de asociación de
ingresos y egresos.
Procedimiento contable
Una vez seleccionado el principio contable, el procedimiento para su
registro debe adecuarse al principio adoptado. Veamos cuáles son los
registros aplicables en este caso:
Registro de los costos del contrato: XX-XX-XX ---------------X--------------- Db Cr
Activo Construcciones en proceso xxx.xxx.xxx,xx
Pasivo Cuentas por pagar xxx.xxx.xxx,xx
Para contabilizar el costo de la construcción de los
los activos correspondientes.
Registro de las facturaciones a clientes:
XX-XX-XX ---------------X--------------- Db Cr
Activo Cuentas por cobrar xxx.xxx.xxx,xx
Pasivo Facturaciones adelantadas
de contratos en proceso xxx.xxx.xxx,xx
Para contabilizar la facturación emitida
a los clientes.
Registro de las cobranzas a clientes:
XX-XX-XX ---------------X--------------- Db Cr
Activo Bancos xxx.xxx.xxx,xx
Pasivo Cuentas por cobrar xxx.xxx.xxx,xx
Para contabilizar el monto de los
Cobros efectuados a los clientes.
Registro de la utilidad periódica:
XX-XX-XX ---------------X--------------- Db Cr
Activo Construcciones en proceso xxx.xxx.xxx,xx
Ganancias Utilidad bruta realizada xxx.xxx.xxx,xx
y perdidas
Para contabilizar la utilidad
bruta periódica del contrato.
INFORMÁTICA I
71
Los asientos anteriormente detallados corresponden a los que deben
efectuarse en forma periódica cada ejercicio económico. En el último
período del contrato debe efectuarse el siguiente asiento:
Registro de la terminación del contrato:
XX-XX-XX ---------------X--------------- Db Cr
Pasivo Facturaciones adelantadas
de construcciones en
proceso xxx.xxx.xxx,xx
Activo Construcciones en
proceso xxx.xxx.xxx,xx
Para contabilizar la entrega de la obra de acuerdo con el contrato de
construcción.
Como se puede observar, de la aplicación de un principio de contabilidad
se derivan registros contables que, a la vez, constituyen el procedimiento
contable que se aplica en el registro de las operaciones de acuerdo con el
principio adoptado.
5.6.2. MÉTODO DEL CONTRATO TERMINADO
Bajo el método del contrato terminado, la utilidad del contrato se
registro cuando se termina el contrato. Esto significa que a lo largo de la
duración del contrato, no se reflejarán utilidades en el estado de ganancias
y pérdidas, sino al terminarse el contrato, de tal forma que las utilidades
estarán reflejadas en las facturaciones que haga la empresa.
Procedimiento contable
Los registros aplicables bajo el método del contrato terminado serán los
siguientes:
Registro de los costos del contrato:
XX-XX-XX ---------------X--------------- Db Cr
Activo Construcciones en proceso xxx.xxx.xxx,xx
Pasivo Cuentas por pagar xxx.xxx.xxx,xx
Para contabilizar el costo de la construcción de los activos
Correspondientes.
Registro de las facturaciones a clientes:
XX-XX-XX ---------------X--------------- Db Cr
Activo Cuentas por cobrar xxx.xxx.xxx,xx
Pasivo Facturaciones
adelantadas de
contratos en proceso xxx.xxx.xxx,xx
Para contabilizar la facturación emitida a los clientes.
INFORMÁTICA I
72
Registro de las cobranzas a clientes:
XX-XX-XX ---------------X--------------- Db Cr
Activo Bancos xxx.xxx.xxx,xx
Activo Cuentas por cobrar xxx.xxx.xxx,xx
Para contabilizar el monto de los cobros efectuados a los
clientes.
Al finalizar el contrato se efectúa el siguiente registro para contabilizar la
utilidad realizada y el cierre de las cuentas de control del contrato que
corresponda.
Registro de la utilidad y terminación del contrato:
XX-XX-XX ---------------X--------------- Db Cr
Pasivo Facturaciones adelantadas
de construcciones en
proceso xxx.xxx.xxx,xx
Activo Construcciones en
Proceso xxx.xxx.xxx,xx
Ganancias y
pérdidas Utilidad bruta realizada xxx.xxx.xxx,xx
Para contabilizar la utilidad realizada al término del contrato.
Como se puede observar nuevamente, existe una relación directa entre la
adopción de un principio de contabilidad y el procedimiento contable que
asegure el cumplimiento del principio. Todos los principios y
procedimientos adoptados se verán reflejados necesariamente en los estados
financieros.
5.7. LOS ESTADOS FINANCIEROS
El resultado final de todo el proceso contable, de los principios aplicable y de
los procedimientos de registro desarrollados, son los estados financieros en
donde se registran los juicios y criterios que una gerencia tiene de una entidad.
Los estados financieros deben reflejar razonablemente las cifras de la situación
financiera y de resultados de una empresa y con base en ellos tomar una serie de
decisiones que son absolutamente cruciales para usuarios tanto internos como
externos. Tres estados financieros son básicos para cualquier entidad:
BALANCE GENERAL
Uno de los principales estados financieros que es elaborado por los
contadores es el balance general, el cual muestra la situación financiera de
una entidad a una fecha determinada. El balance general tiene dos
secciones que se contrapesan. Primero se listan los activos que representan
los recursos con que cuenta la empresa para poder actuar, es decir, los
bienes y derechos que posee la empresa; por otro lado se listan los pasivos
y el capital contable, que representan las obligaciones que tiene la empresa
con terceros y con sus propietarios, es decir, los que poseen la empresa. A
pesar de que el término balance general es ampliamente usado, existen
INFORMÁTICA I
73
otros nombres sinónimos de tal estado financiero: estado de posición
financiera o estado de situación financiera.
ESTADO DE RESULTADOS
Un estado de resultados refleja todos los ingresos, costos y gastos que
corresponden a un período determinado. La utilidad neta o la pérdida neta
del período se muestra en la última línea del estado de resultados. Un
estado de resultados debe reflejar las operaciones realizadas durante un
período conforme a principios de contabilidad generalmente aceptados,
según se ha explicado en la presente unidad. Para el ejemplo de los
contratos de construcción a largo plazo explicado, el método de porcentaje
de terminación debe reflejar la utilidad bruta realizada en cada período
contable en el estado de resultados. De esta forma, el estado de resultados
reflejará la utilidad que de acuerdo con el procedimiento contable adoptado,
está conforme con los principios contables generalmente aceptados y
adoptados por una entidad, es decir el estado de resultados mostrará por
ejemplo, la utilidad o pérdida estimada correspondiente al período, de
acuerdo con el porcentaje de la obra que se haya terminado.
ESTADO DE MOVIMIENTO DEL EFECTIVO
El estado de movimiento del efectivo, tiene el objetivo de proporcionar la
información referente a los ingresos y desembolsos de efectivo
relacionados a una entidad para un período determinado. El estado de
movimiento del efectivo, segrega las operaciones de una empresa en tres
tipo de actividades: operacionales, de financiamiento y de inversión.
Un estado de movimiento del efectivo es importante por ejemplo, para un
inversionista o entidad financiera ya que le indicará a estos, la forma en la
cual una entidad está obteniendo o utilizando uno de los elementos más
importantes del capital de trabajo: el efectivo.
INFORMÁTICA I
74
6. PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA CONTABLE
Con toda seguridad, en ocasiones, usted habrá oído alguna expresión en la cual se
asigna al sistema? contable los errores en la información, -ocurridos en plena faena
de cierre mensual de las operaciones de la empresa- y con la responsabilidad de
entregar las cifras mágicas de información contable al día siguiente, pues bien, esta
situación se repite con cierta frecuencia en los departamentos de contabilidad en las
compañías y en muchos casos, son una consecuencia de decisiones erradas al
momento de comprar, desarrollar o instalar los sistemas de información contable.
Un sistema de información contable debe abarcar al menos los siguientes elementos
y no alguno de ellos aisladamente:
Hardware donde se procesa la información
Software propiamente dicho
Recursos humanos
Políticas y normas contables adoptadas por la entidad
La información contable, es la base para tomar decisiones en distintas áreas. Por
ejemplo: cuando una empresa participa en una licitación pública para prestar sus
servicios, normalmente la empresa que llama a licitación, requiere que le sea
presentada información de tipo financiero acerca del negocio. La información
financiera en este caso es generada por los sistemas de información contable.
Dependiendo del sistema y cómo funcione éste, la información contable será más
fácil de obtener y procesar. En la presente unidad, se expone el esquema básico de
funcionamiento de un sistema contable, los tipos de procesamiento que pueden darse
y los controles que se establecen para su adecuado funcionamiento.
6.1. ESQUEMA DE FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA CONTABLE
Un sistema contable es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las
decisiones financieras. Un sistema contable debe enfocarse como un sistema de
información que reúne y presenta datos resumidos o detallados acerca de la
actividad económica de una empresa a una fecha o por un período determinado.
En los últimos años, muchas empresas han crecido en tamaño y complejidad
debido a las operaciones por ellas realizadas, por lo cual los sistemas necesarios
para manejar esa gran cantidad de información han evolucionado en términos de
especialización y en aumento de la capacidad de cómputo. Actualmente no se
puede concebir una empresa sin la ayuda de sofisticados sistemas de
procesamiento de datos.
Desde el punto de vista conceptual, el esquema de funcionamiento de un sistema
contable no es nada complejo. Como se muestra en la figura 6-1, las principales
tareas que lleva a cabo el sistema son:
Ingreso de los datos
Validación de datos
Actualización de registros
Emisión de reportes
El orden por el cual se deben realizar cada una de las tareas es estrictamente el
presentado anteriormente.
UNIDAD VI
INFORMÁTICA I
75
FIGURA 6-1 Esquema de funcionamiento de un sistema contable.
6.1.1. INGRESO DE LOS DATOS
Con el grado de desarrollo tecnológico actual, el procesamiento de las
transacciones contables, no se concibe sin la utilización de un
computador. El ingreso de los datos en un sistema contable se realiza a
través de un comprobante de diario. Cada comprobante de diario contiene
dos o más registros, sean débitos o créditos. Los registros débitos o
créditos se denominan asientos de diario, de esta forma un comprobante
de diario está formado al menos por dos o más asientos de diario. Los
comprobantes de diario pueden ser de dos tipos:
Manuales
Un comprobante manual implica necesariamente que los registros en
él realizados, sean conformados o validados a través del ingreso de
datos en un terminal de captura de datos. En la figura 6-2, se muestra
un formulario ejemplo de comprobante de diario.
Rápidos del Sur, C.A.
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE CONTABILIDAD
FECHA NÚMERO
COMPROBANTE DE DIARIO CONCEPTO:
CÓDIGO
CONTABLE
CÓDIGO
AUXILIAR
CENTRO
COSTOS
CONCEPTO DEBE HABER
TOTAL / VAN
OBSERVACIONES:
PREPARADO REVISADO APROBADO PROC. DE DATOS CONTRALORÍA FECHA ARCHIVO FECHA
FIGURA 6-2 Ejemplo de un formulario para el ingreso de datos.
INGRESO DE DATOS
VALIDACIÓN
ACTUALIZACIÓN
DE REGISTROS
EMISIÓN DE
REPORTES
Listado de Validación Mayor General
Diario General
Ganacias y pérdidas
Balance General
Comprobantes de
Diario
Comprobantes de
Diario
INFORMÁTICA I
76
Los campos de identifican un comprobante y que al mismo tiempo lo
diferencian de otros son:
Fecha de operación: debe indicarse la fecha en que realmente se
efectuaron o realizaron las transacciones o registros.
Número: debe asignarse un número al documento, el cual deberá ser
consecutivo para aquellos sistemas que no diferencian tipos de
comprobantes por cada tipo de operación contable.
Un campo de información adicional al momento de ingresar los datos
es el de concepto o descripción, el cual deberá expresar en forma
concisa a qué se refieren los registros que se detallan en el cuerpo del
comprobante de diario.
Uno de los aspectos de control que debe tener un sistema contable, es
el de no permitir grabar información con fechas de operación y
números de comprobante iguales, ya que ello genera inconsistencia de
la información a nivel del almacenamiento físico. La captura de la
información hará que el sistema transfiera los registros débitos y
créditos individuales a las respectivas cuentas de mayor, tomando en
cuenta los códigos de auxiliar y centro de costo en aquellos sistemas
que posean la capacidad para manejar tales conceptos.
Mecanizados
Otra modalidad del ingreso de datos a un sistema contable es en
forma mecanizada, esto implica que se debe utilizar un medio de
almacenamiento magnético para poder transferir los registros
contenidos en los comprobantes de diario, sea vía diskette o cinta
magnética. Un ejemplo que ilustra esta forma de ingreso de datos, es
el procesamiento de una nómina de empleados. El documento fuente
que genera la información contable, es la nómina de pago.
La información allí contenida puede ser almacenada en un sistema
auxiliar de nómina, el cual se encargue de generar el registro
mecanizado de diario que será almacenado en medios magnéticos.
Esta forma de procesamiento, se utiliza sobre todo cuando las
localidades físicas de una empresa, requieren que se centralice la
información ay cuando existe un sistema integrado de información.
Es común bajo esta modalidad de captura de información, encontrarse
con problemas de integridad en los datos, es decir, que no todos los
datos son transferidos a la base de datos central, por ésta razón dado
que los comprobantes de diario ingresarán al sistema en forma
electrónica, se deben establecer controles de PED que verifiquen a
nivel de software que la información transferida cumpla con la
integridad requerida. Un ejemplo de control, sería que el programa de
transferencia verificara que todos los comprobantes válidos entraran
al sistema y la existencia de todos los comprobantes fijos previamente
definidos.
Para que la transmisión de datos sea de forma mecanizada,
necesariamente debe existir algún tipo de conexión entre el
computador central y las computadores ubicadas en diferentes
localidades físicas. En este caso, también pueden presentarse
problemas de integridad en los datos diferentes.
INFORMÁTICA I
77
6.1.2. VALIDACIÓN DE DATOS
La validación de datos verifica que los datos ingresados cumplen con
ciertos parámetros previamente establecidos para el control de los datos
desde el punto de vista de su consistencia. Un aspecto importante en todo
sistema de contabilidad, es el de asegurar que no fallan los controles sobre
la integridad de los datos. Uno de los mayores problemas que puede
presentar un sistema contable, es que no se capturen todas las
transacciones; se podría decir en términos de riesgo, que hay poca
confianza en que las cifras reveladas por los estados financieros sean
razonablemente correctas, lo cual ocurre, si los errores de transferencia de
datos son muy frecuentes y no se corrigen antes de preparar los estados
financieros.
Realmente, el control sobre los datos debe efectuarse en todas las etapas
relacionadas con el tratamiento de los datos: captura, validación,
actualización y emisión de reportes; sin embargo, todos los errores que
puedan generar inconsistencia de la información, deben ser detectados en
el momento de la validación. Por ejemplo, un sistema contable que tenga
la capacidad de manejar varias monedas, no debe procesar los
movimiento de aquellas cuentas, para las cuales se haya definido tal
característica y no registren los valores equivalentes en moneda
extranjera.
Al tratar sobre la validación de los datos, debe ponerse énfasis no sólo en
el tipo de control, sino en la calidad de los procedimientos manuales que
se establezcan para realizarlos. Un ejemplo de control manual sobre la
validación de los datos, es la verificación de la secuencia numérica de
algún formulario; en el caso de los comprobantes, se puede establecer una
correlatividad numérica por la fecha o por períodos, etc.
6.1.3. ACTUALIZACIÓN DE REGISTROS
Un proceso de actualización de registros en un sistema contable,
consiste en el traspaso de los movimientos del diario general, a cada una
de las cuentas de mayor. Previo a la actualización de los saldos del mayor,
la información grabada en los comprobantes de diario debe haber sido
validada. La actualización de registros puede efectuarse de dos maneras:
La actualización interactiva, hace que los movimientos de diario se
contabilicen en el momento en que el operador está grabando el detalle
de cada una de las transacciones. Debido a que la actualización
interactiva es realizada en el momento en que el operador graba los
movimientos, la información debe ser validada totalmente en el
momento que es capturada. Una actualización bajo este esquema
requiere que se tengan controles fuertes sobre todo el proceso.
La actualización en lote implica la validación previa de los datos y
ésta se realiza por lotes de registros; es decir, al final del día por
ejemplo, se acumulan las transacciones, se resumen y luego son
actualizadas.
En lugar de actualizar la información asiento por asiento, todos los
débito y/o créditos son actualizados una vez acumulados una cierta
INFORMÁTICA I
78
cantidad de comprobantes. En la figura 6-3, se muestran las dos
modalidades de actualización de datos.
Dependiendo de cual tipo de actualización utilice un sistema, se deberá
tener presente que los controles para uno y otro caso son básicamente
los mismos, sin embargo, como debe suponer tales controles deben ser
más estrictos en el caso de las actualizaciones en forma interactiva.
Comprobantes de Diario
Mayor General
Inventarios
Db
Cuentas por Pagar
Cr
INTERACTIVAMENTE Se actualizan las cuentas al momento del ingreso de datos.
Comprobantes de Diario
Mayor General
Inventarios
Db
Cuentas por Pagar
Cr
EN LOTE: Se actualizan las cuentas posterior al ingreso de los datos en lotes
FIGURA 6-3 Esquema de actualización de datos contables.
6.1.4. EMISIÓN DE REPORTES
La emisión de reportes es una de las funciones principales de un sistema
contable y consiste en el procesamiento de la información contable que ha
sido grabada, validada y actualizada. En la figura 6-4, se muestra una
estructura básica de reportes para un sistema de contabilidad general.
La estructura siguiente nos muestra una visión general de lo que debe y
puede tener un sistema de contabilidad desde el punto de vista de los
reportes básicos que deben emitirse. Otras opciones también pueden ser
adicionadas para que la información sea presentada de acuerdo con los
requerimientos de un usuario final. Seguidamente explicaremos algunas
de estas opciones.
D H
D H
D H
D H
D H
D H
D H
INFORMÁTICA I
79
Módulos
Reportes
FIGURA 6-4 Estructura básica de reportes de un sistema contable
Generador de reportes
Algunas veces un gerente contable o gerente de presupuesto, requiere que
la información sea presentada bajo ciertos parámetros, clasificación o
detalles. Para poder cumplir con esta necesidad, un software debe tener
incorporada la opción en la que el usuario pueda tener la posibilidad de
crear sus propias estructuras de reportes. Esta facilidad es poderosa para
un gerente de presupuesto ya que le permitirá presentar la información
contenida en la base de datos contable, de acuerdo con el nivel de detalle
que requiera. Por ejemplo, si en algunos casos se necesita la presentación
de los gastos del personal discriminados por centros de costo para uno o
varios períodos determinados, es probable que este reporte no esté
incluido como un listado en una opción de menú para un sistema contable
convencional, por lo que la alternativa de un generador de reportes,
facilita poder cumplir con tal requerimiento. Respecto a la opción de
generador de reportes, es conveniente realizar las siguientes
observaciones:
Cuadre de totales: los totales para las cuentas de detalle pueden ser
generadas automáticamente por el computador, pero en algunos casos
los totales pueden ser obtenidos tomando el código de una cuenta de
mayor hasta un nivel determinado, en estos casos si el usuario agregó un
código de mayor al catálogo de cuentas y posee movimientos con saldo
y no fue agregada a la estructura correspondiente en el generador de
reportes, con toda seguridad que los totales de las cuentas de detalle no
coincidirán con la sumatoria de los mismos, por lo que tal deficiencia no
puede ser atribuida al sistema, sino al usuario que no actualizó las
definiciones correspondientes en la estructura del reporte.
Contabilidad General
Cuentas Comprobantes Balances Mayor General Estados
Financieros
Listado del
código contable
resumido
Listado del
código contable
detallado
Listado de
comp. contable
resumido
Listado de
comp. contable
detallado
Listado de
comprobantes
por rango
Balance de
comprobación
resumido
Balance de
comprobación
por niveles
Análisis de
movimientos
resumido
Análisis de
movimientos
detallado
Balance General
Estado de
Ganancias y
Pérdidas
Estado de
Movimiento del
Efectivo
INFORMÁTICA I
80
Títulos y encabezados del reporte: debe tenerse cuidado en colocar
títulos que realmente denoten o expresen la información contenida en el
reporte financiero y las fechas para las cuales se está emitiendo el
reporte.
Unidades monetarias: es posible que debido a la cantidad de cifras o
dígitos involucrados o por cualquier otra razón, se requiera presentar las
cantidades o saldo en unidades de miles por ejemplo, en este caso debe
tenerse cuidado en que el sistema aproxime o redondee las cifras
adecuadamente, en cuyo caso deberá tenerse presente lo explicado en el
punto referente al cuadro de totales.
Indices financieros
Otra opción que incluyen los programas de contabilidad es la opción de
índices financieros, que se calculan con base en los saldos que presenten
las cuentas de mayor a una fecha determinada. Algunos de los índices
más comunes son:
Indice de solvencia
Prueba del ácido
Rotación de cuentas por cobrar
Rotación de inventarios
Capital de trabajo
Margen de utilidad bruta
Rendimiento sobre la inversión
Días de ventas en los inventarios
Rotación de cuentas por pagar
Días de gastos
Promedio diario de compras
Promedio diario de ventas
Con respecto a los índices financieros calculados por un sistema
contable deben efectuarse las siguientes observaciones:
Cálculo de índices: aún cuando formalmente, desde el punto de
vista de la literatura contable el cálculo de índices financieros está
claramente definido, se pueden presentar algunas situaciones en las
cuales, el cálculo de un índice requiere ser modificado por criterios
específicos aplicados por una empresa. En este caso, por lo general no
se podrán modificar los índices, sino en forma manual e indicar en una
nota los criterios utilizados para su cálculo.
Clasificación de las cuentas: a veces se piensa que la generación de
información errada es culpa del sistema, realmente esto no es así ya
que si la data es adecuadamente validada es casi imposible que un
computador desde el punto de vista del hardware, modifique algo ya
previamente almacenado o que haga algo que no se le haya instruido.
Desde el punto de vista del software, el computador lleva a cabo las
instrucciones que a él se le dan y no más allá de eso. Si por ejemplo,
un programa está calculando el capital de trabajo y una cuenta de
activo circulante fue clasificada como de largo plazo, el monto de
nuestro capital de trabajo será incorrecto. El caso anteriormente
explicado sería consecuencia de un criterio contable incorrectamente
INFORMÁTICA I
81
aplicado, pero también puede presentarse que un índice este mal
calculado por un registro erróneo en la contabilización de las
operaciones.
Gráficos
También una alternativa para un software contable, es la emisión de
gráficos de barras, de línea, de puntos y otros. Cabe destacar que en
este caso, es conveniente explicar claramente el contenido de los
gráficos, unidades de representación y período o períodos que abarcan.
6.2. PROCESAMIENTO EN LOTE Vs. PROCESAMIENTO EN LÍNEA
Una de las muchas ventajas que brinda un computador, es la alta capacidad de
cálculo y tratamiento de los datos en grandes volúmenes. El procesamiento de la
información consiste en realizar las siguientes operaciones en un sistema:
Operaciones de entrada
Operaciones de procesamiento
Operaciones de almacenamiento de datos
Operaciones de salida
Operaciones de mantenimiento de los datos
Cuando se están evaluando las operaciones de entrada de información al sistema
contable, debemos tomar en cuenta las dos modalidades de ingreso de datos y
sus ventajas de desventajas. Estas formas de procesar los datos las podemos
clasificar en: procesamiento en lote y procesamiento interactivo.
6.2.1. PROCESAMIENTO EN LOTE
También conocido como procesamiento en batch, se caracteriza porque
las transacciones son agrupadas en lotes y almacenadas para su posterior
tratamiento y/o procesamiento. La figura 6-4, muestra la secuencia de
procesamiento bajo la modalidad de ingreso de los datos por lotes.
ESQUEMA DE PROCESAMIENTO EN LOTE
Los comprobantes son
almacenados en algún medio
Luego los datos son procesados
posteriormente para generar
una “Lista de Excepciones”
FIGURA 6-4 Esquema de procesamiento por lotes.
Comprobantes
de Diario
Lista de
Excepciones
INFORMÁTICA I
82
El primer método de procesamiento informático de los datos que se
originó fue el procesamiento por lote. Esto tiene su explicación histórica
ya que los primeros sistemas contables que utilizaron computadores,
recibían la información a través de las desaparecidas tarjetas perforadas,
en donde los registros contables eran grabados en localidades distantes
físicamente del lugar en el cual se centralizaba y procesaba la
información. Con el grado de desarrollo actual de las telecomunicaciones,
sólo se justifica el procesamiento en lote en aquellos casos en que sea de
mayor costo/beneficio. El gerente de contabilidad de una compañía
multinacional, no puede fallar en los “dead lines” para la entrega de
cifras, por lo que se deberán tener sistemas en tiempo real que procesen la
información inmediatamente.
6.2.2. PROCESAMIENTO INTERACTIVO
El procesamiento interactivo, es una forma de procesar la información
en un sistema de cómputo que consiste en actualizar la información de
forma inmediata en los archivos de datos.
La mayor ventaja de un sistema interactivo es la rápida capacidad de
respuesta que tiene el sistema ante el ingreso de un dato específico.
Cuando la información de un sistema contable es procesada en forma
interactiva, en el momento que se afecta una cuenta, en ese instante el
saldo del mayor se actualiza. En la figura 6-5, se muestra un esquema de
procesamiento en forma interactiva.
Los sistemas interactivos, también son llamados sistemas on-line o
sistemas en línea. Uno de los factores que ha influido en el incremento de
sistemas interactivos, es el uso de terminales o pantallas con las cuales se
puede interactuar inmediatamente con la información almacenada en el
computador.
En el caso por ejemplo de una empresa industrial esta por lo general tiene
separadas físicamente las funciones de producción, distribución y
procesamiento de la información contable, sin embargo, es totalmente
posible que la planta donde se procesan los productos, realice las
funciones de registro contable de las operaciones típicas de fabricación a
través de un sistema en línea.
ESQUEMA DE PROCESAMIENTO EN LOTE
Se valida, se actualiza y se
almacena la información
Se genera información
actualizada en forma inmediata
FIGURA 6-5 Esquema de procesamiento interactivo
Comprobantes
de Diario
Fecha Debe Haber Saldo 1000.00
100.00
1000.00 100.00 900.00
INFORMÁTICA I
83
6.3. SISTEMAS INDEPENDIENTES
Dentro de todo el proceso de mecanización de las operaciones mercantiles, los
sistemas administrativos han venido a satisfacer una gran cantidad de
requerimientos de información a todos los niveles. Una idea que siempre debe
mantenerse presente es la de que no necesariamente un sistema que es bueno o
funciona bien en una empresa, lo será en otras. Aún cuando desde un punto de
vista general, hay ciertas funciones que son típicas a todas las empresas, tales
como: facturar, cobrar, pagar, comprar y otras, cada empresa tendrá establecidos
ciertos procedimientos, políticas y normas para llevar a cabo sus funciones en
forma muy particular. El mercado de sistemas computarizados le ofrece a las
compañías, muchas alternativas a elegir entre distintos sistemas contables con
disímiles características.
La primera forma como se procesó información financiera fue a través de
sistemas que no tenían algún tipo de transferencia automática de información,
esto se debía entre otras razones a la poca capacidad de procesamiento y
almacenamiento de las primeras computadores.
Un sistema independiente se caracteriza por procesar la información en forma
individual y no compartir y/o transferir información con otros sistemas.
En la figura 6-6, se muestran los principales módulos independientes que tienen
relación con el sistema de contabilidad general. La línea punteada expresa que
existe una transferencia de información, pero en forma indirecta hacia la
contabilidad general.
FIGURA 6-6 El sistema contable y sus módulos independientes.
Presupuesto Activos Fijos Nómina
Contabilidad
General
Inventarios
Bancos Facturación Cuentas por
cobrar
Cuentas por
Pagar
Transferencia de información indirecta
Transferencia de información directa
INFORMÁTICA I
84
Con frecuencia el traspaso de la información puede hacerse de dos formas:
1.- Manualmente
Cuando se realiza manualmente, cada módulo independiente debe generar al
cierre de cada mes, un listado resumen de la información a ser transferida al
sistema contable, es decir, para el caso del módulo de cuentas por cobrar el
sistema deberá generar resúmenes o totales con los siguientes asientos
genéricos:
Por la facturación:
XX-XX-XX ---------------I--------------- Db Cr
Cuentas por cobrar,
Clientes xxx.xxx.xxx,xx
Ingresos por ventas xxx.xxx.xxx,xx
Para contabilizar el total de las ventas del mes de junio de 19XX.
Por las cobranzas realizadas:
XX-XX-XX --------------2--------------- Db Cr
Bancos xxx.xxx.xxx,xx
Descuentos sobre ventas xxx.xxx.xxx,xx
Cuentas por cobrar xxx.xxx.xxx,xx
Para contabilizar el total de las cobranzas el mes de junio de
19XX.
Los asientos aquí descritos pueden elaborarse en forma detallada o en forma
resumida, es decir, para el caso del débito por las cobranzas en el asiento 2,
necesariamente se deberá detallar los depósitos recibidos a los efectos de
realizar los cruces de partidas en las conciliaciones bancarias. Para el caso del
crédito a las Cuentas Comerciales por Cobrar, el sistema no deberá detallar a
nivel de códigos contables los créditos a cada cliente, ya que esa información,
deberá ser almacenada en el módulo independiente de cuentas por cobrar.
2.- Mecanizada
El registro contable no varía y es igual que para el ejemplo explicado en el caso
de transferencia al sistema contable en forma manual, la diferencia se presenta
debido a que el medio por el cual se transfieren los datos son, por lo general un
diskette o cinta magnética.
INFORMÁTICA I
85
7. CONFIGURACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE
Esta es la pantalla principal del SISTEMA CONTABLE, en donde el alumno puede
seleccionar la opción de acuerdo a la tarea a realizar.
Las opciones son:
Plan de Cuentas – para procesar el plan de cuentas a utilizar.
IVA – para procesar los documentos contables impresión de los libros IVA y
liquidación.
Asiento Contable – para cargar los asientos que no tiene IVA.
Estados Contables – para la emisión de los Estados Contables.
Revalúo Activo Fijo – proceso y impresión del Revalúo del Activo Fijo .
Cierre – cierre de los archivos borradores para la generación de los definitivos
Configuración – configuración del sistema
UNIDAD VII
INFORMÁTICA I
86
Lo primero que el alumno debe realizar es la configuración de su trabajo practico, para
lo cual debe seleccionar la opción “Configuración”, y utilizar la siguiente pantalla.
INFORMÁTICA I
87
Cada grupo de trabajo (4 alumnos como máximo y 2 como mínimo) deberá crear una empresa la
cual se utilizará a lo largo de este trabajo.
En esta pantalla el grupo deberá registrar la Empresa creada, para lo cual deberán
presionar la tecla “Agregar” de manera a habilitar la pantalla, llenando todos los datos
requeridos; cuando se registre el ultimo dato (teléfono), se habilitará la techa “Grabar” y
el cursor se posicionará en dicha tecla debiendo el alumno presionar la tecla “enter” o
darle “clic” con el mouse en la tecla “Grabar” de esta manera queda almacenada los
datos de la Empresa.
Presionando la tecla “Cancelar” se borra todo el contenido de la pantalla, esto es en el
caso de que se detecte algún error al registrar de los datos.
La tecla “Borrar” sirve para eliminar una empresa registrada.
AGREGAR Una ves registrada la empresa el alumno deberá cargar el plan de cuentas de su empresa
que utilizará durante este curso, para lo cual deberá seleccionar la opción “Plan de
Cuentas” en la pantalla principal del sistema, desplegándose esta pantalla.
Seleccionando la opción “Agregar” se habilitara el área de cargar de datos debiendo
introducir primero le código de cuenta, luego la descripción de la cuenta, el orden: aquí
el alumno debe definir que tipo de cuenta es “AD (Activo Debito) AC (Activo Crédito),
etc., presionando la flecha se despliega las diferentes opciones debiendo el operador
seleccionar una de ellas. Como siguiente paso deberá definir el nivel de la cuenta,
presionando las flechas podrá incrementar o disminuir los niveles, luego se debe
establecer si la cuenta es asentable o no, una ves seleccionado una opción se habilita la
tecla grabar y el cursor se posiciona en la misma, presionando la tecla a través de
INFORMÁTICA I
88
“Enter” o de un “clic” con el mouse se registra dicha cuenta y automáticamente se
visualiza en la pantalla.
MODIFICAR La tecla “Modificar” se utiliza cuando se desea modificar corregir al dato de la cuenta,
como descripción, orden, nivel, asentable o no, el código de la cuenta no se puede
modificar en caso de que exista un error se deberá borrar dicha cuenta.
Al presionar la tecla “Modificar” el cursor se posiciona en “Código de Cuenta” debiendo
el alumno ingresar el número de la cuenta que desea corregir, desplegándose los datos de
la misma una ves terminada la corrección deberá presionar la tecla “Grabar” para
registrar el proceso.
BORRAR El código de una cuenta no se puede modificar, por lo tanto cuando exista un error en la
misma, la única opción es la de eliminar dicha cuenta para lo cual el alumno debe
presionar la tecla “Borrar” l programa solicitara la confirmación del operador para
proceder a la eliminación de dicha cuenta.
CANCELAR Esta opción se utiliza cuando detectamos un error durante la carga de los datos, al
presionar esta tecla se borra el contenido de la pantalla y para poder reiniciar la carga el
alumno debe presionar nuevamente “Agregar”.
SALIR Se presiona esta tecla una ves que terminamos de cargar los datos del plan de cuentas. Se
vuelve a la pantalla principal.
PANTALLA – IMPRSORA Estas teclas permiten al alumno poder visualizar (pantalla) el listado del plan de cuentas
y la tecla “imprimir” permite la impresión del plan de cuentas.
INFORMÁTICA I
89
IVA : Aquí el alumno pude seleccionar para cargar el libro IVA venta o compra (Libro
IVA Ley 125/91) o imprimir el libro IVA (Impresión del Libro IVA) o realizar la
liquidación (Liquidación del IVA). Al seleccionar la opción “Libro IVA Ley 125/91” se
despliega l siguiente pantalla.
INFORMÁTICA I
90
Esta se puede considerar como la pantalla principal a ser utilizada en este sistema, se
utiliza para registrar las operaciones que tengan IVA compra y venta, para la cual tiene
dos pestañas que el alumno deberá seleccionar dependiendo de la documentación que
posea. Este sistema parte de la base que todo documento debe ser procesado “una sola
ves”, de allí que estas pantallas permiten registrar los datos en los libros IVA
compra/venta y además generar los asientos contables correspondientes a dichas
transacciones.
IVA COMPRA Para empezar a cargar los datos del documento se debe dar un “clik” a la tecla “Agregar”
la que permitirá habilitar la pantalla, debiendo ingresar la fecha del día, luego el Nº de
boleta y la fecha de la boleta, el cursor se posicionará sobre la tecla “Contado” que
deberá presionar por medio de la tecla “Enter” o un “clik” con el mouse si el documento
es contado, si el documento es acredito se debe presionar la tecla “Crédito”. Las
siguientes teclas “ABCDEF” el cursos se posicionara sobre la “A” solo se debe dar
“Enter” pues estas teclas aun no están habilitadas serán utilizadas en la siguiente versión
y servirán para la impresión del formulario de liquidación del IVA.
INFORMÁTICA I
91
Luego se debe registrar la Razón Social de la empresa y el RUC, para pasar al área de
carga del valor de compra/servicios donde el alumno debe ingresar el importe de la
grabada, en este momento el sistema le preguntará si desea calcular el IVA, esto
normalmente se da cuando el documento trae IVA incluido, caso contrario se deberá
seleccionar la opción “No” y deberá cargar el importe del IVA, luego el importe de la
exenta, el total se calcula automáticamente.
INFORMÁTICA I
92
Una ves terminada de cargar el importe de exenta le aparecerá una tecla donde le
pregunta si desea generar el asiento contable, el alumno deberá seleccionar la opción
“Si” para registrar el movimiento en el diario borrador.
INFORMÁTICA I
93
Al presionar la tecla “Si” aparecerá arriba una planilla donde se ira registrando el detalle
del asiento y se habilita el área de “Asiento Contable” y el cursor se posiciona en el
campo “cuenta” aquí el alumno debe presionar “Enter” estando el blanco para desplegar
el Plan de Cuentas y seleccionar la cuenta a ser utilizada, la descripción de la misma se
desplegara al lado, debiendo ingresar el concepto de la transacción, los campos Asiento
Nº y Línea se irán incrementando automáticamente, una ves ingresado el concepto
aparecerá dos teclas “Debito” y “Crédito” la cual el alumno deberá seleccionar
dependiendo de la cuenta utilizada, desplegando el la planilla de arriba el detalle del
asiento. El cursos se posicionará nuevamente en la cuenta debiendo repetirse el
procedimiento hasta terminar de cargar el asiento, entonces se debe presionar la tecla
“Concento del Asiento” que en verdad debería decir “comentario del asiento” (esta en
proceso de corrección), habilitándose nuevamente el campo “concepto”, aquí el alumno
debe ingresar el comentario sobre este asiento, una ves terminado al presionar la tecla
“Enter” se habilitará la tecla “Grabar” posesionándose el curso en la misma, presionando
dicha tecla los datos serán registrado en el libro IVA y el asiento borrador, la pantalla se
deshabilitará y el cursor se posicionará en la tecla “Agregar “ para registrar el siguiente
documento.
INFORMÁTICA I
94
INFORMÁTICA I
95
Al seleccionar del menú “Impresión Libro IVA” se habilita esta pantalla en la cual el
alumno/a podrá realizar la impresión del Libro IVA Compra y/o el Libro IVA Venta
seleccionando el mes que desea imprimir, pudiendo visualizarlo por pantalla antes de su
impresión.
INFORMÁTICA I
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Una ves emitidos los Libros de IVA compra y Venta el alumno/a deberá proceder a
realizar la “Liquidación del IVA” presionando dicha tecla se habilitaran los campos de
fecha “desde y hasta” que normalmente deben corresponder a un mes (01 al 30 o 31) el
programa calculará el importe del IVA, desplegando al lado del la liquidación si es
Debito o Crédito.
INFORMÁTICA I
97
Esta pantalla de “Registro de Asientos Contables” se utiliza para registrar los algunos
asientos que no tiene IVA, para lo cual el alumno/a debe presionar la tecla “Agregar”
habilitándose la casilla “Cuenta”, presionando la tecla “Enter” se desplegara el Plan de
Cuantas permitiendo la selección de la cuenta a ser utilizada, para lo cual se debe
presionar la tecla “Esc” e introducir el importe en “Debito” o “Crédito” y el concepto del
movimiento, el programa llevar el control del saldo de dicho asiento, si al querer grabar
el asiento teniendo este un saldo negativo el programa le preguntara si desea registrarlo
de todos modos, pudiendo el alumno/a aceptar o completar el asiento.
INFORMÁTICA I
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Una terminado de cargar los asientos contables se podrá emitir los informes contables
como el Libro Diario, Mayorización de cuantas, Balances de Sumas y Saldos y Balance
General, par alo cual el alumno/a debe seleccionar “Estados Contables” del menú
INFORMÁTICA I
99
Cuando seleccione la opción “Libro Diario Borrador” se despliega esta pantalla que
permitirá al alumno/a seleccionar un asiento en particular para lo cual deberá saber el
número del mismo o seleccionar un rango de fecha determinada. Para lo cual deberá
presionar la tecla “Asiento Borrador”, se habilita la casilla para ingresar el N° de asiento
deseado, caso contrario se debe presionar la tecla “Enter” para habilitar las casillas
“desde y hasta” para emitir un diario dentro del un rango de fecha
Para emitir o visualizar una Mayorización de una cuenta en particular o para seleccionar
un rango de fecha se debe utiliza resta pantalla para lo cual el alumno/a debe seleccionar
“Mayorización” del menú.
Para mayorizar la cuenta se debe presionar la tecla “Mayorización de una Cuenta”
habilitándose la casilla para seleccionar la cuenta, en caso de no conocerse el código de
la cuenta el alumno/a debe presionar la tecla “Enter” (estando la casilla en blanco) para
desplegar el Plan de Cuentas y seleccionar la cuenta deseada, presionando “Esc”, en el
caso que se desee mayorizar un fecha determinada o un rango de fecha se debe ingresar
“9” en la casilla “Cuenta” para habilitar las casillas “desde y hasta”. Seleccionada la
fecha requerida el cursos se posicionará en la tecla “Visualizar” pudiendo ver por
pantalla la Mayorización antes de imprimirla.
INFORMÁTICA I
100
Para emitir el Balance de Sumas y Saldos el alumno/a debe presionar la tecla
correspondiente para seleccionar el rango de fecha requerido que normalmente debería
corresponder a un mes y luego presionar la tecla “Generar” una ves finalizado la
generación del informe el cursor se posicionará en la tecla “Visualizar” para permitir
desplegar el informe por pantalla antes de su impresión, para lo cual se deberá presionar
la tecla “Imprimir”
INFORMÁTICA I
101
Para emitir el Balance General se deberá seleccionar el rango de fecha y el nivel esto
esta en relación al grado de detalle que se requiera del informe contable, el nivel fue
definido en el Plan de Cuentas. También se podrá visualizarlo por pantalla antes de su
impresión.
INFORMÁTICA I
102
El proceso “Revaluó del Activo Fijo” consta de tres partes, Bines a Revaluar y
Depreciar, Coeficientes, y Revaluó.
Lo primero que el alumno/a deberá realizar es la de registrar los bienes a revaluar y/o
depreciar, luego deberá cargar los coeficientes proveídos por el Ministerio de Hacienda
para realizar el revaluó y la depreciación de los bienes.
Esta pantalla permite al alumno/a registrar los bienes a revaluar y/o depreciar, para lo
cual debe presionar la tecla “Agregar” para habilitar las casillas a ser llenadas como el
“Código” del bien que debe corresponder al del Patrimonio, la descripción, la fecha de
adquisición, el costo y su vida útil. Presionando al tecla “Consultar” se podrá ver los
bienes ya registrados desplegando la pantalla siguiente.
INFORMÁTICA I
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Esta pantalla permite al alumno/a la carga de los coeficientes proveídos por el Ministerio
de Hacienda para el calculo del revaluó y depreciación de los bienes.
INFORMÁTICA I
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Para lo cual se deberá presionar la tecla “Agregar” a fin de habilitar las casillas a ser
llenadas, año, “C” si es compra o “V” si es venta el mes correspondiente, si es de
compra solo se habilitará la casilla del coeficiente correspondiente a compras, por el
contrario si se ingreso la letra “V” se habilitará la casilla correspondiente al coeficiente
de ventas.
Una ves que se tenga cargado todos los bienes a revaluar y a depreciar así como
actualizado los coeficientes proveídos por el Ministerio de Hacienda, el alumno podrá
ejecutar el proceso de “Revaluó y Depreciación del Activo Fijo” para lo cual deberá
acceder a esta pantalla y presionar la tecla “Selección de Fecha”, para habilitar las
casillas “Ejercicio” donde se deberá ingresar el año correspondiente al ejercicio contable
a procesar y el rango de fecha a revaluar (normalmente es del 01/01 al 31/12), lo que
habilitara la tecla “REVALUO”, la cual al presionar el programa procederá a realizar los
cálculos correspondientes a la depreciación y del revaluó, terminado dicho proceso se
habilita las casillas para ingresar el N° del formulario y el N° de Orden para proceder a
la visualización o impresión de la Planilla.
INFORMÁTICA I
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Una ves que los Libros Diarios y Balances estén aprobados se deberá proceder al cierre
del ejercicio contable correspondiente, para lo cual se deberá presionar la tecla “Acceso”
que habilitará las casillas para ingresar la clave de acceso (clave de acceso del Contador)
y seleccionar el rango de fecha para el cierre (este proceso debe ser mensual) y luego
presionar la tecla “CIERRE” que consiste en renumerar los asientos contables y pasarlos
al archivo definitivo y borrar los asientos borradores correspondiente al rango de fecha
seleccionado, a partir de este momento, cualquier modificación que se quiera hacer al
Balance, se deberá realizarlo a través de contra asientos.
INFORMÁTICA I
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INDICE
CONTENIDO
PORTADA
INTRODUCCIÓN
ANTECEDENTES
JUSTIFICACIÓN
OBJETIVOS
Unidad I SISTEMAS
DEFINICIÓN DE SISTEMAS
ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE
CICLO DE VIDA Y DESARROLLO DE SISTEMAS
ANÁLISIS PREVIO
FIJACIÓN DE REQUERIMIENTOS
DISEÑO Y DESARROLLO DEL SISTEMA
IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
MADUREZ Y MANTENIMIENTO
ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS
DEFINICIÓN DE TABLAS
DEFINICIÓN DE PROCESOS
CODIFICACIÓN DE UN PLAN DE CUENTAS
CONCEPTO
FINALIDAD
SISTEMA DE CODIFICACIÓN
Unidad II SOFTWARE CONTABLE
