UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADÉMICO

COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO

COORDINACIÓN DE PASANTIAS

PETROLEOS DE VENEZUELA

ESTUDIO Y ANÁLISIS DE LA EJECUCIÓN FINANCIERA

DE LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN Y GASTOS

DE LA GERENCIA GENERAL DE EXPLORACIÓN

PARA OPTAR AL TITULO DE LICENCIADO

EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Autor: Tsu. Jorge Silva

Tutor Académico: Msc. José Moreno

Tutor Industrial: Msc. Heryka Zapata

Puerto la Cruz, Julio 2012

INDICE DE CONTENIDO

Introducción……………………………………………………………………… 4

Identificación De La Empresa…………………………………………………. 6

Pdvsa Petróleos………………………………………………………………… 6

Unidad De Presupuesto……………………………………………………….. 7

Necesidad De La Organización……………………………………………….. 9

Objetivos De La Pasantía……………………………………………………… 9

Logros Del Plan De Trabajo…………………………………………………… 11

Facilidades Y Dificultades Encontradas……………………………………… 13

Conclusiones Y Recomendaciones…………………………………………... 15

Glosario De Términos………………………………………………………….. 19

Referencias Bibliográficas……………………………………………………... 22

Anexos…………………………………………………………………………… 23

INDICE DE FIGURAS Y CUADROS

Figura Nº 1 Pantalla de Macro para ingresar nuevas Clases de costos del

archivo de Planificación de Presupuesto................................................ 12

Figura Nº 2 Pantalla de Macro para incrementar o disminuir el

presupuesto del archivo de Planificación de Presupuesto ..................... 13

Cuadro N° 1 Plan de Trabajo ........................ ......................................... 23

Figura N° 3 Archivo PPTO ........................... .......................................... 24

Figura N° 4 (Pantalla principal de ingreso d nuevas clases de costos) .. 25

Figura N° 5 (selección del rango o fila donde se de sea incluir la nueva

clase de costo) ..................................................................................... 25

Figura N° 6 (Confirmación de inclusión de la nueva clase de costo)...... 26

Figura N° 7 (Lista desplegable para elegir un proye cto en particular).... 27

Figura N° 8 (Lista desplegable para elegir todos lo s proyectos) ............ 27

Figuras N° 9 (Selección de centros de costos)...... ................................. 28

Figuras N° 10 (Agregar el centro de costo) ......... ................................... 28

Figuras N° 11 (Selección de Meses a modificar)..... ............................... 29

Figuras N° 12 Selección de Meses a modificar)...... ............................... 29

Figuras N° 13 (Pantalla del final del Proceso) ..... ................................... 30

Figura N° 14 (Menú principal SAP) .................. ...................................... 31

Figura N° 15 (Pantalla de acceso al presupuesto de gastos de inversión)

............................................................................................................... 31

Figura N° (16 datos de entrada a las diferentes ord enes centros de

costos gastos e inversiones) .................................................................. 32

Figura N° 17 (Ordenes) ............................. ............................................. 32

Figura N° 18 Gastos................................ ............................................... 33

Figura N° 19 (Inversión) ........................... .............................................. 33

4

INTRODUCCION

El presente informe muestra el estudio y análisis de la ejecución

financiera de los proyectos de inversión y gastos de la Gerencia General de

Exploración, en la cual se ejecutaron actividades de seguimiento y control

financiero de los proyectos de inversiones, creación de renglones

presupuestarios, órdenes internas de formulación y ejecución.

Además del apoyo para todas las actividades relacionadas con la

formulación y carga del Presupuesto 2012 en el Sistema de Aplicaciones y

Productos (SAP); seguimiento y control financiero del presupuesto de otros

costos y gastos; se realizó el informe del cierre trimestral de otros costos y

gastos; elaboración de un diseño para la automatización para mejorar el

control y seguimiento presupuestario de los proyectos de gastos.

El propósito fundamental de la realización de las pasantías tuvo como

objeto principal obtener una formación laboral en los procesos de

Planificación de Presupuesto y Gestión (PPyG) de la Gerencia General de

Exploración de la empresa Petróleos de Venezuela, Guaraguao, Puerto la

Cruz, Estado Anzoátegui.

Durante el periodo de pasantías se obtuvo los conocimientos principales

para el seguimiento del presupuesto y manejo del sistema SAP, con el cual

se lleva el control financiero de la empresa.

Durante el manejo del sistema SAP se encontró que en el mismo no hay

una opción donde se pueda estructurar informes con parámetros elegidos

por el usuario, los cuales son vitales para los reportes que maneja la unidad

de presupuesto y se recomendó realizar una aplicación o bien una entrevista

con los custodios de dicho sistema para solicitar que se incluya una opción

5

donde se puedan elegir los datos con los cuales se pueda realizar informes y

a su vez estos sean migrados a Excel, para la realización de reportes los

cuales incrementaría de manera considerable la elaboración de los procesos

de dicha gerencia

El informe esta compuesto de tres partes la primera donde se realiza la

Identificación de la Empresa esta contiene a su vez una breve descripción de

la empresa, Gerencia General de Exploración, PPyG y la Unidad de

Presupuesto.

Una segunda parte donde esta las Necesidades de la Organización las

cuales se explican de manera muy puntual y precisa y los Objetivos de las

pasantías, estos objetivos están amarrados al plan de trabajo inicial, el cual

fue propuesto por el tutor industrial y tutor académico, donde se mencionan

cada una de las actividades a realizar durante un periodo de veinte semanas

los cuales se lograron en su totalidad.

Y la tercera y última parte donde se explican las Facilidades y

Dificultades Encontradas durante el periodo de pasantías, las Conclusiones y

recomendaciones las cuales arrojan el resultado de todo el trabajo realizado

así como las soluciones y aportes realizados por el pasante para el mejor

desempeño y rapidez de los procesos y actividades que se realizan en la

unidad de presupuesto, Glosario de términos donde se especifica cada una

de las palabras claves de acuerdo a la industria petrolera y técnicas

utilizadas para la creación del macro, Referencias Bibliográficas donde

señalamos los documentos y fuentes de información que se utilizaron y los

anexos donde se muestran los diferentes informes realizados por el pasante

y un manual de usuario para el manejo del macro para los archivos de

Planificación Presupuestaria y Planificación y Gastos.

6

IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

PDVSA PETRÓLEOS

El 1ro de enero de 1976, nace Petróleos de Venezuela Sociedad

Anónima. (PDVSA) como la empresa encargada de asumir las funciones de

planificación, coordinación y supervisión de la Industria Petrolera Nacional al

concluir el proceso de reversión de las concesiones de hidrocarburos a las

compañías extranjeras que operaban en territorio venezolano.

La visión de PDVSA se sustenta en la defensa y permanencia del

negocio petrolero para que contribuya al desarrollo de la nación,

maximizando la competitividad y la presencia del sector hidrocarburo de

Venezuela en los mercados internacionales. Por tal razón, ha puesto en

ejecución un modelo potencial de producción basado en proyecciones a

corto, mediano y largo plazo.

Es así como a finales de la década de los setenta y principio de los

ochenta, PDVSA, emprendió una campaña exploratoria cuyos resultados

condujeron a la planificación de importantes proyectos que elevarían aún

más la privilegiada posición de Venezuela en el renglón de reservas y como

suplidor energético para el mundo.

En virtud de lo establecido en la Ley Orgánica que Reserva al Estado la

Industria y Comercio de los Hidrocarburos de 1975, se crearon los órganos

de la administración petrolera nacional, a fin de asumir, en nombre del

Estado, la conducción de dicha industria. En este contexto, se creó la

sociedad anónima Petróleos de Venezuela (PDVSA), cuyo único accionista

es la República Bolivariana de Venezuela. Aun cuando PDVSA se rige

preponderantemente por las normas relativas al derecho privado, también es

7

considerada una empresa del Estado, por lo que su actuación está sujeta al

control administrativo, presupuestario y fiscal del Ejecutivo Nacional, así

como a las normas en materia de hidrocarburos.

Los objetivos fundamentales de PDVSA se reducen a l os siguientes :

• El control de las actividades de exploración, explotación, refinación,

comercialización, transporte y cualquier otra relativa al desarrollo del

sector petrolero, y de la ejecución eficiente de las mismas.

• Promover, como accionista o no, otras sociedades que tengan por

objeto realizar actividades en materia de recursos energéticos.

• Realizar todas aquellas operaciones, contratos y actos comerciales

que sean necesarios o convenientes a fin de cumplir sus objetivos.

UNIDAD DE PRESUPUESTO

Descripción de la unidad.

La unidad de Presupuesto se encarga de dirigir el proceso de formulación

de presupuestos de inversiones y otros costos y gastos y sus

correspondientes revisiones, de la Gerencia General de Exploración,

alineados con las políticas y directrices de la Corporación, mediante la

consolidación, control y seguimiento del presupuesto aprobado, identificando

las desviaciones en las mismas, con el objeto de orientarlas oportunamente,

a fin de evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos, asegurando las

bases financieras y la disponibilidad presupuestaria de la función

Exploración.

8

Actividades de la Unidad de Presupuesto

1. Coordinar la formulación de los presupuestos de inversiones y

otros costos y gastos, de la Gerencia General de Exploración asegurando

que las actividades y/o proyectos se enmarquen dentro de la estrategia

establecida en el plan, cumpliendo con los lineamientos de la

Corporación.

2. Controlar la ejecución de los presupuestos de inversiones y

otros costos y gastos, a través de los sistemas de contabilidad de la

empresa, efectuando las correcciones y reclasificaciones que

correspondan, asegurando así su cumplimiento dentro de los parámetros

financieros aprobados.

3. Garantizar la asignación y administración del presupuesto de

los proyectos exploratorios, mediante el análisis y consolidación de

resultados financieros.

4. Asegurar la aplicación de premisas financieras a los

presupuestos formulados, realizando ajustes en techos necesarios y

efectuar su carga en los sistemas.

5. Garantizar la sinergia con entes internos y externos que

garanticen la fluidez de las actividades y el logro de los objetivos

propuestos.

6. Asegurar el cumplimiento de los programas de crecimiento

técnico y profesional del personal de Presupuesto, a fin de ejecutar las

actividades en forma efectiva y que permitan el logro de los objetivos.

7. Asegurar el cumplimiento de las Normativas de la Corporación,

fomentando los Valores de la Nueva PDVSA.

9

NECESIDAD DE LA ORGANIZACIÓN

En la Actualidad la empresa PDVSA presenta un déficit de trabajadores

en Cada una de sus gerencias, a este déficit no escapa la Gerencia de

General de Exploración la cual tiene un alto índice de vacantes por lo cual en

la unidad de Presupuesto adscrita a la Gerencia de Planificación

Presupuesto y Gestión (PPyG) existe la necesidad de personal que apoye a

realizar las labores de análisis presupuestario, control financiero de los

proyectos de inversiones, elaboración de renglones presupuestarios, órdenes

internas de formulación, ejecución y centros de costos. Además del apoyo

para todas las actividades relacionadas con la formulación 2012 y

seguimiento, control financiero del presupuesto de Otros Costos y Gastos.

De igual manera presentan la necesidad de reformular la manera en que

se llevan cada uno de los procesos dentro de esta unidad ya que la manera

actual en que se generan los informes o reportes solicitados por las

diferentes gerencias presenta en ocasiones retrasos en las entregas ya que

los datos que necesitan se toman de manera manual del sistema (SAP) se

necesita una herramienta que facilite la obtención de estos datos y la

generación de los informes o reportes para optimizar los procesos y se de

solución inmediata a las incógnitas o solicitudes de las demás gerencias de

la empresa.

OBJETIVOS DE LA PASANTÍA

• Conocer las actividades a través de charlas de inducción con los

diferentes departamentos que conforman la Gerencia PPyG

obteniendo la información necesaria para saber hacia dónde está

orientada la industria así como que papel cumple el departamento

10

de presupuesto, la comunicación y la relación entre las diferentes

gerencias, departamentos y coordinaciones.

• Seguimiento y control financiero de los proyectos de inversiones

(Geofísica, Perforación y Otras Inversiones); documentarse

mediante el Manual de Normas y Procedimientos de Finanzas, en

el capítulo III que habla sobre el Presupuesto de Inversión, el cual

explica de forma detallada cada uno de los pasos a realizarse para

la elaboración del presupuesto de inversión y gastos.

• Creación de Renglones Presupuestarios, órdenes internas de

formulación, ejecución y carga en SAP de los centros de costos,

además del apoyo para todas las actividades relacionadas con la

formulación 2012 a través de inducciones y prácticas con el

programa SAP.

• Seguimiento, control financiero del presupuesto de Otros Costos y

Gastos, además de elaboración de informe del cierre anual de

Otros Costos y Gastos.

• Elaborar un programa o macro en Excel para la automatización de

los archivos de planificación presupuestaria, en el cual se ingresó

nuevas clases de costo y que la misma pueda aumentar o disminuir

el presupuesto dando la opción de elegir en qué clase de costo,

mes, proyecto y centro de costo (CeCo) a considerar.

Cada uno de estos objetivos señalados anteriormente se encuentran en

el plan de trabajo inicial el cual fue adoptado y seguido de la manera en que

se planteó en primera instancia.

11

LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO

Mediante las primeras cuatro semanas a través de inducciones y charlas

de acuerdo a la ejecución del plan de trabajo se logra los conocimientos

necesarios para la asignación de actividades bajo la supervisión de la tutora

industrial y el apoyo de la analista de presupuesto. Comprensión y

entendimiento de la planificación presupuestaria en la cual se ejecuta la

distribución mensual de los desembolsos y que se realizan a través de un

análisis de planificaciones anteriores.

Siguiendo el plan de trabajo se orienta a seguir con la elaboración de

renglones presupuestarios, ordenes internas de formulación, ejecución y

centros de costos así como seguimiento y control financiero del presupuesto

de otros costos y gastos. En este proceso de aprendizaje y en entrevistas no

estructuradas con la analista de presupuesto y la tutora industrial se

comienzan a fijar parámetros e ideas para la creación del sistema

automatizado en macros de Excel que mejore el control y seguimiento

presupuestario de los Proyectos de gastos.

Recabada la información y teniendo en cuenta cada uno de los procesos

para la elaboración del archivo de Planificación de Presupuesto se procede a

realizar el macro antes mencionada; esta macro puede realizar los siguientes

procesos de forma automática los cuales se mencionan de forma enumerada

para su mejor apreciación:

1. Se pueden incluir nuevas clases de costos mediante un menú sencillo

y desde el cual puede seleccionar el rango donde deseas incluir la

nueva clase de costo y posterior darle sus características como lo es

el número de clase de costo y su nombre. Al incluir esto el sistema da

una pantalla de pregunta si esta seguro de seguir con la actividad

12

seleccionada y si desea actualizar el libro de Excel. (Observar la

Figura N° 1)

2. En la segunda pestaña se encuentra la opción de modificar montos en

el cual se encuentra una ventana desplegable donde puedes

seleccionar el proyecto o Centros de Costos (CeCo) a ajustar como

también la opción de elegirlos todos, se encuentra una opción donde

puedes elegir las clases de costos a aumentar, otra opción con el tipo

de modificación si es un incremento o una disminución, la selección de

meses a modificar, un tipo de moneda que desea ajustar, el

porcentaje al cual se desea ajustar y el botón de actualizar el cual

ejecutará la acción al igual que el ingreso de nuevas clases de costos,

el sistema pregunta si desea realizar los cambios donde puedes

abortar o confirmar la acción. (Observar Figura N° 2)

Figura Nº 1 Pantalla de Macro para ingresar nuevas Clases de costos del archivo de Planificación de Presupuesto

13

Figura Nº 2 Pantalla de Macro para incrementar o di sminuir el presupuesto del archivo de Planificación de Presupuesto

FACILIDADES Y DIFICULTADES ENCONTRADAS

Las facilidades encontradas durante el proceso de pasantias se

presentaron durante el manejo del SAP debido a experiencias en trabajos

anteriores y conocimientos avanzados en manejos y diseños de sistemas el

entendimiento con respecto a manejo de sistemas administrativo se obtuvo

con mayor rapidez y claridad. También se puede destacar el apoyo e

inducciones dadas por la tutora industrial y la analista de presupuesto. Así

como el personal que labora en las demás gerencias las cuales están

vinculadas a la unidad de presupuesto.

Dificultades: diferenciar entre cada uno de los conceptos del Manual de

Normas y Procedimientos Finanzas Presupuesto de Inversión los cuales

algunos presentan gran similitud con diferentes aplicaciones. Adaptarse a los

estándares y manejos presupuestarios orientados al negocio petrolero.

14

Entender cada uno de los procesos de la formulación y revisión

presupuestaria.

Los Ciclos de Planificación y Presupuesto el cual comprende las distintas

actividades que se realizan durante los lapsos que se indican en los

cronogramas para la formulación, preparación, sometido, y aprobación del

plan a corto y mediano plazo del presupuesto.

Todas estas dificultades a lo largo del proceso de pasantías fueron

despejándose obteniendo un grado de aprendizaje óptimo en todas las

actividades realizadas por un analista de presupuesto y con estos

conocimientos se llega a las conclusiones y recomendación sugeridas para la

mejora las problemáticas encontradas en la unidad de presupuesto.

15

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Durante el periodo de pasantías se obtuvieron los conocimientos

principales para el seguimiento del presupuesto y manejo del sistema SAP,

con el cual se lleva el control de la parte financiera de la empresa a su vez se

realizó dos Macros para los archivos de Excel planificación y presupuesto y

del control de gastos el cual ajusta de manera automática el incremento o

disminución del presupuesto, dando la opción de indicar en qué meses se

realizara el ajuste y en qué clase de costo en cifras porcentuales, logrando

así que el proceso se lleve considerablemente más rápido. Siendo este uno

de los principales logros alcanzados de acuerdo al plan de trabajo.

A través de un análisis de los procesos realizado en la unidad de

presupuestos se pudo observar que la manera en que se toma la información

y se realizan cada uno de los reportes o informes no es la mas idónea. Los

datos para realizar cada uno de estos informes son tomados del sistema

SAP en el modulo de finanzas (FI). Estos son tomados de manera manual y

llevados a diferentes archivos de Excel en los cuales utilizan una serie de

formulas para que se muestre la información que se requiere.

Sabiendo esto se puede decir que se está subutilizando dicho software

por lo cuanto el mismo posee una seria de herramientas y módulos que cada

uno de los analistas o lideres de las diferentes gerencias que están

vinculados a este sistema desconocen en su totalidad. Este desconocimiento

genera retrasos e cada uno de los procesos y actividades que se realizan.

A través de entrevistas no estructuradas con las diferentes analistas

lideres y gerentes que utilizan el sistema SAP se recabo la información

donde la empresa PDVSA realizo la compra de las licencias y modulo SAP

16

llamado en sus en ingles (Controlling) (El control de). El cual no se encuentra

operando por razones que se desconocen.

El modulo (Controlling) tiene como objetivo proporcionar la información

para facilitar las decisiones de gestión. Facilita la coordinación, el control y la

optimización de todos los procesos en una empresa. Esto implica registrar

tanto el consumo de los factores de fabricación como los servicios

suministrados por una empresa. Además de documentar sucesos reales, la

tarea principal del Controlling es la planificación. Puede determinar

desviaciones mediante la comparación de datos reales con datos de plan. La

determinación de dichas desviaciones permite controlar flujos empresariales.

Las cuentas de explotación, como la que corresponde al cálculo del

margen de cobertura, se utilizan para controlar la rentabilidad de áreas

concretas de una organización y de la organización completa.

Integración

Controlling (CO) y Gestión financiera (FI) son componentes que

funcionan de forma autónoma dentro del sistema SAP. El flujo de datos entre

los dos componentes se efectúa a intervalos regulares.

Así pues, todos los datos pertinentes a los costes fluyen

automáticamente desde la Gestión financiera hacia el Controlling. Asimismo,

el sistema asigna costes e ingresos a objetos de imputación a cuentas CO,

como centros de coste, procesos empresariales, proyectos u órdenes. En el

Controlling se gestionan las cuentas correspondientes de la Gestión

financiera como clases de coste o clases de ingreso. Esto permite comparar

y reconciliar los valores del Controlling y de la Gestión financiera.

17

Características

Contabilidad de clases de coste (CO-OM-CEL)

La Contabilidad de clases de coste y de ingresos le proporciona un

resumen de los costes e ingresos de una empresa. La mayoría de los valores

se transfieren automáticamente desde la Gestión financiera al Controlling. La

contabilidad de clases de coste y de ingresos solamente calcula costes que

no representan otro gasto o solamente representan un gasto en la Gestión

financiera.

En caso necesario, la reconciliación de los valores en la Gestión

financiera y el Controlling se efectúa en la Contabilidad de clases de coste y

de ingresos.

Contabilidad de centros de coste (CO-OM-CCA)

La contabilidad de centros de coste se emplea para poner en práctica el

Controlling en una organización. Es útil para imputar gastos generales a la

ubicación en la que se han producido.

Contabilidad de costes por procesos (CO-OM-ABC)

La contabilidad de costes por procesos analiza aquellos procesos

empresariales en los que intervienen varios departamentos de una

organización. Mediante este proceso se establecen prioridades para los

objetivos de la organización y para la optimización de los flujos

empresariales.

La activación de este modulo representa una gran ayuda a toda la

gerencia de Planificación Presupuesto y Gestión y seria la base fundamental

18

para la obtención de información para los diferentes sistemas de información

gerencial los cuales facilitan la toma de dediciones.

Existe otra herramienta llamada Diseño de consulta y elaboración de

informes de empresa o en ingles Query Design & Enterprise Reporting con la

cual se pueden realizar aquellos reportes que son solicitados por las distintas

gerencias de manera eventual y no se encuentran estructurados de forma

previa en el SAP.

El software SAP está construido con el lenguaje de programación ABAP

(Advanced Business Application Programming). Aunque los consultores no

necesitan dominarlo, ya que la programación la realizan los programadores,

si se valoran profesionales que tengan nociones básicas de este lenguaje. Al

incorporar un entorno de programación, SAP permite ampliar la funcionalidad

proporcionadas en el Standard.

Detallando la cada uno de estos aspectos se puede resaltar o

recomendar que la solución más efectiva a este problema sería que se diera

formación a los diferentes analistas o trabajadores que manipulan este

software y así con esta formación se pueda conseguir la acreditación de

personal activo de PDVSA como consultores SAP y a su vez dejar de

depender de terceras personas y empresas. Teniendo la solución y los

diagnósticos a los diferentes problemas como la posibilidad de inducciones

internas a los nuevos usuarios del sistema dentro de la organización.

19

GLOSARIO DE TERMINOS

Presupuesto: Inclusión de partidas para la realización de una actividad la

cual puede ser presentada bajo la modalidad de un programa o proyecto os

presupuestos es dividen en: Presupuesto de Inversión y presupuesto de

Gastos.

Presupuesto de Inversión: Es un instrumento de la planificación y control

financiero de corto plazo que permite la definición de los programas y

proyectos de inversión, así como la cuantificaron en términos monetarios de

los recursos humanos.

Proyectos: Son inversiones en obras que deban ser terminadas para que

tengan un valor productivo real y su ejecución se realizan en un tiempo

normalmente mayor a un año.

Plan Financiero: Es el que tiene como objeto la fijación de los parámetros

que servirán de base a las filiales para la elaboración de los planes de

operacionales de detalle o presupuesto.

Formulación del Presupuesto : Consiste en la fijación y cuantificación de las

metas operacionales y financieras a alcanzar durante el año presupuestario y

el mediano plazo incluyendo además la determinación de los recursos que

serán necesarios para lograr dichas metas.

Renglones Presupuestarios: Son la representación de la estructura por

posiciones de programas o nodos, hojas organizadas en una estructura en

forma de árbol ubicadas en el extremo inferior, siendo ellas las únicas que

20

tienen asignada medidas de programas (Ordenes de Formulación y

Ejecución)

Ordenes Internas de Inversión: La orden interna de inversión tiene como

finalidad la aplicación (calendarización) control y seguimiento de proyectos y

programas de inversión se dividen en:

• Orden interna de Formulación: que permite la planificación de un

renglón específico o determinado, es decir los desembolsos

mensuales que se estiman para un programa o proyecto.

• Orden Interna de Ejecución: permite realizar la ejecución, control y

seguimiento del renglón; es decir, recoger todos desembolsos reales

del programa

Revisión Presupuestaría: Es el proceso mediante el cual se actualizan los

Costo Total y/o l Desembolso con la finalidad de eliminar desviaciones en los

proyectos y programas que aparecen en el presupuesto Original Aprobado.

También se utilizan para incluir partidas no consideradas en el presupuesto

Original

Planificación Presupuestaria: Se refiere a la distribución mensual de los

desembolsos que se incluyen en el año del presupuesto.

Excel: Es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Este programa es

desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas

financieras y contables.

Rango: Es un conjunto de una o más celdas. Además de contener datos, en

ellos pueden aplicarse numerosas operaciones y servir de base para otros

objetos de la planilla de cálculo (por ejemplo, gráficos y funciones).

21

Macro : Abreviatura de macroinstrucción , es una serie de instrucciones que

se almacenan para que se puedan ejecutar de forma secuencial mediante

una sola llamada orden de ejecución.

Query: Es un programa que permite incorporar datos de orígenes externos a

otros programas de Microsoft Office, especialmente a Microsoft Excel. Si

utiliza Query para recuperar datos de las bases de datos y de los archivos

corporativos, no es necesario que vuelva a escribir en Excel los datos que

desee analizar. También puede actualizar los informes y resúmenes de Excel

automáticamente de la base de datos de origen inicial siempre que la base

de datos se actualice con información nueva.

SAP: (Systm Aplications and Products) es un Sistema Integrado con

aplicaciones en tiempo real para todas las operaciones del negocio, basadas

n las mejores practicas del negocio a nivel mundial.

22

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Marcel Sambo (2010) Ciclo Presupuestario. Venezuela: Asesores Integrales

y Consultores, S.A.

Pdvsa (Original 1979) (Revisión 2002) Manual de Presupuesto de Inversión.

Venezuela: Coordinación de Control y Finanzas.

Pdvsa (1999) Plan de Cuentas SAP. Venezuela: Coordinación de Control y

Finanzas.

23

ANEXOS

Plan de Trabajo.

Cuadro N° 1 Plan de Trabajo

Manual de Usuario.

El siguiente manual de usuario muestra la forma en que se debe utilizar

la macro que se elaboro para el archivo de Excel.

Luego que se encuentre posicionado en el archivo se procede a:

Abra el archivo de Excel PPTO con Macro y ubique la parte superior

izquierda el botón de nombre PPTO y haga un clip sobre el para iniciar el

programa (Figura N° 3)

24

Figura N° 3 Archivo PPTO

Luego de cliquear en la opción PPTO de la barra de herramientas de

Excel no sale el menú de opciones donde la primera pestaña nos indica la

opción de Ingresar nuevos costos en esta se encuentra una lista desplegable

con el nombre de celda la cual damos clip y podemos seleccionar el rango

donde queremos introducir nuestra nueva clase de costo.

Después de esta selección podemos proceder a colocar un número y

nombre de identificación según el manual de plan de cuentas, al momento de

insertar a nueva fila no pregunta si está seguro de actualizar el libro donde

muestra las opciones de sí o no. Como se muestran las figuras números 4, 5

y 6.

25

Figura N° 4 (Pantalla principal de ingreso d nuevas clases de costos)

Figura N° 5 (selección del rango o fila donde se de sea incluir la nueva clase de costo)

26

Figura N° 6 (Confirmación de inclusión de la nueva clase de costo)

La segunda pestaña muestra la opción de modificar montos en la cual se

encuentra varias opciones con la cual queremos incrementar o disminuir el

presupuesto.

Como primer paso tenemos la opción de Actualizar donde podemos

seleccionar en cuál de los proyectos, grupo de proyectos o si se desea

aumentar o disminuir en todos (Figura N° 7 y 8).

27

Figura N° 7 (Lista desplegable para elegir un proye cto en particular)

Figura N° 8 (Lista desplegable para elegir todos lo s proyectos)

Igualmente tenemos una opción para seleccionar los centros de costos si

seleccionamos todos o seleccionamos un rango en particular (Figuras N° 9,

10).

28

Figuras N° 9 (Selección de centros de costos)

Figuras N° 10 (Agregar el centro de costo)

Nota: En la opción de la figura N° 10 se encuentra una vent ana desplegable donde podemos

seleccionar el rango donde queremos hacer el aumento o la disminución e ir agregándolo.

Seguido se encuentra la opción donde seleccionamos si deseamos

incrementar o disminuir los meses o en donde lo deseamos realizar, para ello

contamos con dos botones uno donde seleccionas todos los meses y otro

29

para des tildar a todos dándonos la rapidez para seleccionar un pequeño

número de meses si se desea. Figuras N° 11, 12.

Figuras N° 11 (Selección de Meses a modificar)

Figuras N° 12 Selección de Meses a modificar)

30

Por último se encuentra un cuatro de texto donde ingresamos la cantidad

porcentual para aumentar o disminuir y luego hacer clip en el botón de

actualizar y se procede a la opción indicada. Luego de terminar la

actualización nos muestra una pantalla donde nos indica que la actualización

se realizado con éxito. (Figura N° 13)

Figuras N° 13 (Pantalla del final del Proceso)

31

Pantallas de SAP que se utilizaron en el proceso de inducción así como

las diferentes actividades realizadas.

Figura N° 14 (Menú principal SAP)

Figura N° 15 (Pantalla de acceso al presupuesto de gastos de inversión)

32

Figura N° (16 datos de entrada a las diferentes ord enes centros de costos gastos e inversiones)

Figura N° 17 (Ordenes)

33

Figura N° 18 Gastos

Figura N° 19 (Inversión)