UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES...

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES

“UNIANDES”

CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA C.P.A.

FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES

TESIS PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERÍA EN

CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, C.P.A.

TEMA:

“DISEÑO DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA GESTIÓN

FINANCIERA DEL ALMACÉN DE ELECTRODOMÉSTICOS CRÉDITOS COMISA,

EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO”.

AUTOR: TLGA. MARIUXI JANETH BAQUE CUENCA

TUTOR: DRA. JEANNETTE URRUTIA GUEVARA. MSC.

SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS – ECUADOR

2014


“UNIANDES”

CERTIFICACIÓN DEL TUTOR

Yo, Dra. Jeannette Urrutia Guevara. MSc, en calidad de Asesor de la Tesis, designada por

disposición de Cancillería de UNIANDES certifico que la Srta. Mariuxi Janeth Baque

Cuenca, Egresada de la Carrera de Contabilidad Superior y Auditoría, CPA; ha cumplido

el informe integrado con el tema: “DISEÑO DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO

PARA MEJORAR LA GESTIÓN FINANCIERA DEL ALMACÉN DE

ELECTRODOMÉSTICOS CRÉDITOS COMISA, EN LA CIUDAD DE SANTO

DOMINGO”, dando cumplimiento con todos los requerimientos científicos y

metodológicos.

Atentamente;

Dra. Jeannette Urrutia Guevara. MSc

ASESORA


“UNIANDES”

DECLARACIÓN DE AUTORÍA

Yo, MARIUXI JANETH BAQUE CUENCA, portadora de la cedula de ciudadanía Nº

1718963422, declaro que; el proyecto de grado denominado “DISEÑO DE SISTEMA

DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA GESTIÓN FINANCIERA DEL

ALMACÉN DE ELECTRODOMÉSTICOS CRÉDITOS COMISA, EN LA CIUDAD

DE SANTO DOMINGO”, ha sido desarrollado con base a una investigación exhaustiva,

respetando derechos intelectuales de terceros, conforme las citas que constan el pie de las

páginas correspondiente, cuyas fuentes se incorporan en la bibliografía.

Expongo que soy autora exclusiva del presente trabajo y derechos de autoría le

corresponden a la Universidad Autónoma de los Andes “UNIANDES”

En virtud de esta declaración, me responsabilizo del contenido, veracidad y alcance

científico de esta tesis de grado en mención.

Atentamente;

Mariuxi Janeth Baque Cuenca

AUTORA

DEDICATORIA

A DIOS

Por mantenerme con vida y darme la oportunidad de seguir adelante en mis proyectos

personales, estudiantiles y profesionales.

A MIS PADRES

Por ser mí ejemplo a seguir la guía inicial en cada momento con su apoyo y comprensión.

A MI HIJO

Edison Patricio por ser el amor y complemento de mi vida razón de cada uno de mis

esfuerzos para seguir luchando por mis ideales.

A MI ESPOSO

Por ser la persona que no me dejara caer, por ser mi apoyo y mi compañero de vida.

A MIS HERMANOS

Gracias por el cariño brindado.

A MIS AMIGOS

Gracias por ayudar a completar un escalón más a mi vida

AGRADECIMIENTO

“Sentir gratitud y no expresarla es como envolver un regalo y no darlo.”

William Arthur Ward

Quiero dejar constancia escrita, porque así no lo borra el tiempo, de mi eterno

agradecimiento a toda la gente buena que me rodea, y que sin su ayuda no pudiera estar

viviendo este momento…y también ¿por qué no? a la no tan buena que me da fuerzas para

seguir.

A Dios…. por ser la antorcha que guía mi camino al culminar con esta etapa de estudio y

de inicio de vida profesional brindo mi agradecimiento sincero

A toda mi familia… siempre juntos en las buenas y en las malas.

A mis compañeros de estudio... porque me enseñaron que la inteligencia no es una utopía.

En fin a todos aquellos que pusieron su confianza y dedicación en la confección de este

trabajo…

Gracias

ÍNDICE GENERAL

PORTADA

CERTIFICACIÓN DEL TUTOR

DECLARACIÓN DE AUTORÍA

DEDICATORIA

AGRADECIMIENTO

ÍNDICE GENERAL

RESUMEN EJECUTIVO

EXECUTIVE SUMARY

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 1

Antecedentes de la investigación. .......................................................................................... 1

Planteamiento del problema. .................................................................................................. 2

Formulación del Problema. .................................................................................................... 2

Delimitación del Problema. ................................................................................................... 3

Objeto de Estudio. .................................................................................................................. 3

Campo de acción. ................................................................................................................... 3

Línea de Investigación. .......................................................................................................... 3

Objetivos. ............................................................................................................................... 3

Objetivo General. ................................................................................................................... 3

Objetivos Específicos. ........................................................................................................... 3

Idea a Defender. ..................................................................................................................... 4

Variable de la Investigación. ................................................................................................. 4

Metodología. .......................................................................................................................... 4

Metodología utilizada en la investigación. ............................................................................ 5

Métodos. ................................................................................................................................ 5

Técnicas. ................................................................................................................................ 5

Instrumento. ........................................................................................................................... 5

Aporte teórico, significación práctica y novedad científica. ................................................. 6

CAPITULO I ......................................................................................................................... 7

1 MARCO TEÓRICO. .......................................................................................................... 7

1.1 Origen y evolución de Sistema de Control Interno y Gestión Financiera. ...................... 7

1.2 Antecedentes Investigativos Gestión Financiera. ............................................................ 7

1.3 Área Financiera. ............................................................................................................. 10

1.3.1 Funciones. ................................................................................................................... 11

1.3.2 Organización. .............................................................................................................. 12

1.3.3 Fundamentación Teórica. ............................................................................................ 12

1.4 Control Interno. .............................................................................................................. 13

1.4.1 Objetivos de Control Interno. ..................................................................................... 15

1.4.1.1 Componentes de control interno. ............................................................................. 15

1.4.1.2 Evaluación del Riesgo. ............................................................................................ 16

1.4.1.3 Actividades de Control. ........................................................................................... 17

1.4.1.4 Sistemas de Información y Comunicación. ............................................................. 18

1.4.1.5 Supervisión o Monitoreo. ........................................................................................ 20

1.4.2 Objetivos del control interno. ..................................................................................... 21

1.4.2.1 Ciclo de Adquisición y pagos. ................................................................................. 21

1.4.2.2 Ciclo de Ingresos. .................................................................................................... 22

1.4.2.3 Ciclo de Informe Financiero. ................................................................................... 22

1.4.2.4 Métodos para Evaluar el Control Interno. ............................................................... 23

1.4.2.5 Método de Diagrama de Flujo. ................................................................................ 23

1.4.2.6 Método de Descripciones Narrativas. ...................................................................... 24

1.4.2.7 Método de Cuestionarios. ........................................................................................ 24

1.4.2.8 Manual de Procedimientos. ...................................................................................... 25

1.4.2.9 El Manual de Funciones y los demás Documentos Complementarios. ................... 26

CAPITULO II ...................................................................................................................... 28

2 MARCO METODOLÓGICO........................................................................................... 28

2.1 Modalidad de la Investigación. ...................................................................................... 28

2.1.1 Logotipo. ..................................................................................................................... 29

2.1.2 Croquis de Ubicación de la Empresa. ......................................................................... 29

2.2 Tipos de investigación. .................................................................................................. 30

2.3 Población y muestra de la investigación. ....................................................................... 31

2.3.1 Muestra. ...................................................................................................................... 32

2.4 Métodos, técnicas e instrumentos. ................................................................................. 33

2.4.1 Métodos. ..................................................................................................................... 33

2.4.1.1 Método Inductivo – Deductivo. ............................................................................... 33

2.4.1.2 Método Analítico – Sintético. .................................................................................. 33

2.4.2 Técnicas. ..................................................................................................................... 34

2.4.2.1 Entrevista. ................................................................................................................ 34

2.4.2.2 Encuestas. ................................................................................................................ 34

2.4.3 Instrumentos. ............................................................................................................... 34

2.4.3.1 Guías de Entrevista. ................................................................................................. 34

2.4.3.2 Cuestionarios. .......................................................................................................... 34

2.4.4 Interpretación de los resultados de la aplicación de encuestas a clientes: .................. 35

2.5 INTERPRETACIÓN Y TABULACIÓN DE RESULTADOS ..................................... 45

2.5.1 Interpretación de los resultados de la aplicación de entrevistas al gerente: ................ 45

2.5.2 Interpretación de los resultados de la aplicación de entrevistas al personal

administrativo: ..................................................................................................................... 47

2.6 VERIFICACIÓN DE IDEA A DEFENDER ................................................................. 49

2.7 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................ 49

2.7.1 Conclusiones ............................................................................................................... 49

2.7.2 Recomendaciones ....................................................................................................... 50

CAPITULO III. .................................................................................................................... 51

3 MARCO PROPOSITIVO. ................................................................................................ 51

3.1 PRESENTACIÓN DETALLADA DE LA PROPUESTA. ........................................... 51

3.2 Ambiente de Control. ..................................................................................................... 52

3.2.1 Integridad y Valores Éticos Propuestos. ..................................................................... 52

3.3 Visión propuesta. ........................................................................................................... 53

3.4 Misión propuesta. ........................................................................................................... 53

3.5 Organigrama propuesto. ................................................................................................. 53

3.5.1 Organigrama funcional. .............................................................................................. 53

3.5.2 Evaluación de riesgo. .................................................................................................. 54

3.5.2.1 Categorización de Objetivos. ................................................................................... 54

3.5.2.2 Cobertura de Objetivos. ........................................................................................... 55

3.5.2.3 Identificación de Riesgos. ........................................................................................ 55

3.5.2.4 Análisis de Riesgos. ................................................................................................. 57

3.5.2.5 Circunstancias que demandan atención especial de riesgos. ................................... 58

3.5.3 Actividades de control. ............................................................................................... 61

3.5.3.1 Tipos de Actividades de Control ............................................................................. 62

3.5.3.2 Procedimientos de control. ...................................................................................... 64

3.5.3.2.1 Políticas de Clientes. ............................................................................................. 64

3.5.3.2.2 Políticas de crédito y cobranzas. ........................................................................... 65

3.5.3.2.3 Políticas de Facturación. ....................................................................................... 66

3.5.3.2.4 Políticas de Proveedores. ...................................................................................... 68

3.5.3.2.5 Políticas de Empleados. ........................................................................................ 69

3.5.3.2.6 Políticas de Contabilidad. ..................................................................................... 70

3.5.3.2.7 Políticas de Efectivo –Cheques. ............................................................................ 70

3.5.3.3 Diseño de Procedimientos. ...................................................................................... 84

3.5.3.4 Los Procedimientos Contables ................................................................................. 84

3.6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. ......................................................... 101

3.6.1 CONCLUSIONES. ................................................................................................... 101

3.6.2 RECOMENDACIONES. .......................................................................................... 101

ÍNDICE DE GRÁFICOS.

Gráfico 1: Gestión Financiera. ............................................................................................. 11

Gráfico 2: Organigrama Institucional. ................................................................................. 12

Gráfico 3: Componentes de Control Interno. ....................................................................... 16

Gráfico 4: Actividades de Control. ...................................................................................... 18

Gráfico 5: Sistemas de información según las necesidades del negocio. ............................ 19

Gráfico 6: Elementos de la Comunicación. ......................................................................... 20

Gráfico 7: Supervisión y monitoreo. .................................................................................... 21

Gráfico 8: Logotipo de la empresa. ..................................................................................... 29

Gráfico 9: Ubicación de la empresa. .................................................................................... 29

Gráfico 10: ¿Cómo considera la atención brindada en Créditos Comisa? .......................... 35

Gráfico 11: ¿Recibe información sobre ofertas de productos? ............................................ 36

Gráfico 12: Si la respuesta anterior fue afirmativa ¿Cada qué tiempo recibe informes de

oferta de productos? ............................................................................................................. 37

Gráfico 13: Está usted de acuerdo con las políticas de crédito que tiene la empresa Créditos

Comisa? ............................................................................................................................... 38

Gráfico 14: ¿Existe un sistema de control interno para procesos contables y de venta? ..... 39

Gráfico 15: ¿Ha tenido problemas con los saldos que la empresa tiene en su cuenta? ....... 40

Gráfico 16: Cree usted que Créditos Comisa dispone de los artículos necesarios para el

hogar? ................................................................................................................................... 41

Gráfico 17: Al momento de la cancelación del crédito mensual, ¿Recibe algún

comprobante que justifique el pago realizado? .................................................................... 42

Gráfico 18: Ha tenido inconvenientes con el despacho de mercadería? .............................. 43

ÍNDICE DE TABLAS.

Tabla 1: Componentes del Universo. ................................................................................... 32

Tabla 2: Componentes del Universo. ................................................................................... 33

Tabla 3: ¿Cómo considera la atención brindada en Créditos Comisa? ................................ 35

Tabla 4: ¿Recibe información sobre ofertas de productos? ................................................. 36

Tabla 5: Si la respuesta anterior fue afirmativa ¿Cada qué tiempo recibe informes de oferta

de productos? ....................................................................................................................... 37

Tabla 6: Está usted de acuerdo con las políticas de crédito que tiene la empresa Créditos

Comisa? ............................................................................................................................... 38

Tabla 7: ¿Existe un sistema de control interno para procesos contables y de venta? .......... 39

Tabla 8: ¿Ha tenido problemas con los saldos que la empresa tiene en su cuenta? ............ 40

Tabla 9: Cree usted que Créditos Comisa dispone de los artículos necesarios para el hogar?

............................................................................................................................................. 41

Tabla 10: Al momento de la cancelación del crédito mensual, ¿Recibe algún comprobante

que justifique el pago realizado? ......................................................................................... 42

Tabla 11: Ha tenido inconvenientes con el despacho de mercadería? ................................. 43

Tabla 12: 10. ¿Cree usted necesario que la empresa le recuerde la cancelación de sus

letras previo al vencimiento? ............................................................................................... 44

RESUMEN EJECUTIVO

El presente trabajo muestra un Sistema de Control Interno para mejorar la Gestión

Financiera del Almacén de Electrodomésticos Créditos Comisa en la ciudad de Santo

Domingo, durante la investigación se dará a conocer los aspectos más relevantes del

Control Interno.

Para que sea factible la utilización del manual se describen los procedimientos para

inventarios, gestión en cartera de clientes, proveedores entre otros con ayuda de

Flujogramas haciéndolo de fácil comprensión.

En la perspectiva que aquí adoptamos, podemos afirmar que un departamento que no

aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus

operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más adecuadas para su

gestión e incluso podría llevar al mismo a una crisis operativa, por lo que, se debe asumir

una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades.

El control interno siendo un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin en

sí mismo, lo llevan a cabo las personas que conducen en todos los niveles, no se trata de

manuales de organización y procedimientos, sólo puede aportar un grado de seguridad

razonable y no la seguridad total para la conducción o consecución de los objetivos.

Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de

acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás

procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión.

EXECUTIVE SUMARY

The present work shows a system of Internal Control for improve the Financial

Management of the warehouse electrical of apliances Créditos Comisa in the Santo

Domingo city, during the investigation will be released the most relevant aspects of the

Internal Control.

To make feasible the use of the manual describes the procedures for purchases, for

inventory management in portfolio of customers, suppliers, among others, with the help of

flowcharts making flowcharts using easily understood, the perspective adopted here, we

can say that a department that does not implement adequate internal controls may be at risk

of deviations in their operations, and of course the decisions are not best placed to manage

and could even lead to the same to an operational crisis, therefore, one must assume a

number of consequences that harm the results of their activities.

Internal control to be a process, is a means to an end not an end in itself, is carried out by

people who drive at all levels, not about organization and procedures manuals, can also be

reasonable degree of security and total security is not to drive or achievement of

objectives.

In speaking of internal control as a process refers to a chain of actions extended to all

activities relating to the management and integrated with other basic processes of the same:

planning, implementation and monitoring.

1

INTRODUCCIÓN

Antecedentes de la investigación.

Se ha realizado la investigación respectiva en el CEDIC (Centro de Documentación e

Investigación Científica) de la Universidad Regional Autónoma de los Andes

(UNIANDES), de Santo Domingo encontrado temas que contienen control interno y

gestión, los cuales nos cooperarán en el desarrollo del presente diseño y, los trabajos

investigativos son:

Manual de Control Interno que contribuya a una eficiente gestión de Recursos

Financieros en el hospital de niños y maternidad en santo Domingo de los Tsachilas

en el año 2008, desarrollado por la Lic. Sandra Dolores Larrea Solórzano.

Sistema de Control Interno y Gerencia Financiera de la Empresa KMS

Representaciones S.A. de Santo Domingo de los Tsachilas, en el año 2006

realizado por la Lic. Gladys Constante Silva, en cuyo trabajo hace referencia a

contribuir en la solución de parte de los problemas de información financiera que

ha tenido la empresa.

Sistema de Control Interno en la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo, en el

año 2007, cuyo autor la Lic. Janeth Elizabeth Vega Chávez, en el cual expresa que

este estudio dará como resultado optimizar mayores recursos económicos a la

empresa ya que existirá un mejor manejo de los fondos adquiridos por ventas o

egresos que se generen en la misma.

Realizando esta investigación se ha podido demostrar que no existen trabajos

investigativos anteriores con respecto al Sistema de Control Interno en el Almacén de

Electrodomésticos Créditos Comisa en la ciudad de Santo Domingo de los Tsachilas,

tomando como referencia el Diseño de un Sistema de Control Interno para mejorar la

Gestión Financiera, que sirve de apoyo en la toma de decisiones para la Dirección de la

Empresa.

2

Este trabajo de investigación se lo realizo apoyándose en fundamentos científicos de una

bibliografía actualizada, es un documento inédito y original del autor de la tesis.

Planteamiento del problema.

El almacén de electrodomésticos CRÉDITOS COMISA se encuentra ubicado en la Ciudad

de Santo Domingo, calle Tulcán 922 y padres dominicos, dedicada a la venta del por

mayor y menor de artefactos para el hogar.

La cual está a cargo el Gerente Propietario Ing. Darwin Patricio Contreras Vera.

En el almacén de electrodomésticos Créditos Comisa, no existen procesos para la

evaluación de los clientes que solicitan crédito por lo que existe un elevado riesgo

financiero por créditos mal otorgados.

Inadecuada procedimiento para cobranza y recuperación de cartera a los clientes que se

encuentran atrasados en los pagos lo que produce el crecimiento de cartera vencida y

también la falta de liquidez para cumplir compromisos con proveedores.

Encontramos incumplimiento de políticas de compensación laboral esto ocasiona que el

personal que labora en la empresa se encuentre desmotivado y en inadecuado ambiente

organizacional.

Escasos procesos de control en el área financiera lo que ocasiona deficiencias en la gestión

de compras y ventas de mercadería para la empresa.

Falta de planificación para la logística en la adquisición de mercadería y la proyección de

venta lo cual provoca limitada rotación de inventarios.

Formulación del Problema.

¿Cómo mejorar la gestión financiera del almacén de electrodomésticos Créditos Comisa?

3

Delimitación del Problema.

La investigación se la realizara en el Almacén de Electrodomésticos Créditos Comisa en la

ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas ubicado en la calle Tulcán 922 y 29 de mayo.

Objeto de Estudio.

Procesos de Auditoría.

Campo de acción.

Sistema de Control Interno.

Línea de Investigación.

Gestión de la Información Contable

Objetivos.

Objetivo General.

Diseñar un Sistema de Control Interno para mejorar la Gestión Financiera del Almacén de

Electrodomésticos Créditos Comisa, en la ciudad de Santo Domingo.

Objetivos Específicos.

Fundamentar teóricamente la Gestión Financiera, Control Interno y la Contabilidad.

Realizar un diagnóstico sobre la situación actual de la Gestión Financiera y Sistema

de Control Interno.

4

Proponer el diseño del Sistema de Control Interno, para garantizar la correcta

aplicación de los procesos contables y normas para la gestión financiera.

Idea a Defender.

Con el diseño de un Sistema de Control Interno estructurado mediante políticas, normas y

procedimientos, se logrará mejorar la gestión financiera del Almacén de Electrodomésticos

Créditos Comisa.

Variable de la Investigación.

Independiente: Sistema de Control Interno.

Dependiente: Gestión Financiera.

Metodología.

La modalidad de investigación es cuanti-cualitativa, con tendencia cuantitativa.

Cuantitativa.- Porque se observan cifras numéricas en el proceso contable, así

como también se planteara indicadores de gestión para lograr conocer si con el

Diseño de Sistema de Control Interno se mejorar la eficiencia de la información

financiera.

Cualitativa.- Ya que se caracterizara por la aplicación y aprendizaje del manejo del

Sistema de Control Interno, el mismo que será sometido a análisis crítico.

5

Metodología utilizada en la investigación.

Métodos.

Método Inductivo - deductivo.- Se utiliza este método debido a que se detecta el

problema existente en “Créditos Comisa”, se llega a generalizar los problemas que

se presentan en la organización para luego ir determinando en forma más explícita

las causas por las que fueron provocadas, y las consecuencias que se han dado en la

Gestión Financiera.

Método Analítico - Sintético.- Al realizar un análisis de cada una de las etapas que

va cumpliendo la empresa se podrá llegar a obtener conclusiones sobre el Sistema

de Control Interno implantado y al mismo tiempo poder dar recomendaciones, para

poder identificar alternativas de solución y mejorar el control.

Técnicas.

En la presente investigación se implicaran las técnicas de la entrevista y la encuesta.

Entrevista.- Sera aplicada al Gerente y personal operativo de la empresa para

conocer cuáles son las causas para que la gestión financiera no sea eficiente.

Encuestas.- La encuesta se la realizo a los clientes de la empresa, para determinar

si es conveniente o no el Diseño del Sistema de Control Interno.

Instrumento.

Los instrumentos a utilizar serán de Guías de Entrevistas y los Cuestionarios.

Guías de Entrevistas.- Es un conjunto de preguntas relacionadas con el problema

propuesto, dirigidas al gerente del Almacén de Electrodomésticos Créditos Comisa, con la

finalidad de poder mejorar la gestión financiera.

6

Cuestionarios.- Es un conjunto de preguntas relacionadas con el problema propuesto,

dirigidos al personal operativo que están vinculados directamente con las operaciones de la

Empresa, además este cuestionario también será aplicado a Clientes, para con ello poder

determinar con mayor claridad las falencias en el área contable de Créditos Comisa.

Aporte teórico, significación práctica y novedad científica.

Aporte Teórico, Ayuda a mejorar la toma de decisiones con una estructura

establecida de políticas, y manuales para la mejora de la Gestión Financiera.

Práctico, Puesta en marcha de la propuesta establecida y así mejorar la Gestión

Financiera de la empresa.

Novedad científica, Propuesta de contemplar políticas que garantice, mejore y

corrobore el mejoramiento de la empresa y su estructura financiera.

7

CAPITULO I

1 MARCO TEÓRICO.

1.1 Origen y evolución de Sistema de Control Interno y Gestión Financiera.

Según, Roberto Gómez López “La auditoría, en cambio, no se preocupa de registrar,

resumir, presentar o comunicar; su objetivo fundamental es revisar la forma en la cual las

transacciones y situaciones económico-financieras que afectan a la empresa ha sido

medidas y comunicadas.

Asimismo, es tarea de la auditoría determinar la adecuación y fiabilidad de los sistemas de

información y de las políticas y procedimientos operativos existentes en las divisiones o

departamentos de la empresa”. (GÓMEZ, 2006) 1

Según, Juan Carlos Mirra Navarro “La necesidad de disponer de estados financieros

veraces dio lugar al nacimiento de la auditoría de estados financieros.

Es en términos generales un proceso, llevado a cabo conforme a unas normas, mediante el

cual los estados financieros de una sociedad se someten a examen y verificación de unos

expertos cualificados e independientes con el fin de que emitan su opinión sobre la

fiabilidad que les merece la información económico–financiera contenida en los mismos.

Esta opinión se comunica por medio de un informe o dictamen de auditoría”. (MIRA,

2006) 2

1.2 Antecedentes Investigativos Gestión Financiera.

Realizando estas investigaciones se ha podido demostrar que no existen trabajos

investigativos anteriores con respecto al Sistema de Control Interno en al almacén de

1 GÓMEZ, López Roberto Generalidades de la Auditoria 1ª edición Málaga 2006 ISBN:84-6880961-6,Pág.

16 2 MIRA ,Navarro Juan Carlos, Apuntes de Auditoria 2006,ISBN 84-6886337-8,Pág. 4

8

electrodomésticos CRÉDITOS COMISA.”, tomando como referencia el diseño de un de

un Sistema de Control Interno para mejorar la Gestión Financiera, que sirva de apoyo en la

toma de decisiones para la Dirección de la Empresa.

Este trabajo de investigación se lo realizo apoyándose en fundamentos científicos de una

bibliografía actualizada, es un documento inédito y original de la autora de la tesis.

Las finanzas como esfera especial de estudio surgió a comienzos del siglo XX, antes de

eso, se la consideraban como parte de la economía. El conocimiento obtenido de las crisis

económicas y los importantes avances tecnológicos, ayudaron a su evolución y durante el

proceso de análisis y manejo de las mismas se crearon técnicas y herramientas que se han

constituido en valiosos instrumentos de información para la toma de decisiones que debe

enfrentar el Administrador Financiero. A comienzo del siglo las finanzas eran una

necesidad externa a la empresa, solo se refería a los instrumentos y procedimientos del

Mercado de Capitales, esto empieza a cambiar cuando para mejorar la situación de los

empresarios, se producen numerosas fusiones de empresas de distinta envergadura, lo que

despierta un gran interés por contar con información organizada que permita conocer la

situación de la empresa en un momento determinado, así nacen los Estados Contables o

BALANCES, y la publicación de información financiera se generaliza a raíz de las

exigencias legales. Luego, al iniciarse la era de innovación tecnológica en los años ’20, las

empresas necesitaron más fondos, necesitaban mucha liquidez, y para conseguirla se centra

la atención en el FINANCIAMIENTO EXTERNO, el cual se obtiene a través de inversión

en acciones.

La crisis del 30 obligó a los administradores a concentrar el estudio de las finanzas en los

aspectos defensivos, de supervivencia. A raíz de las numerosas quiebras producto del

abuso de las deudas. Surgen las primeras normativas donde el gobierno establece controles

sobre las empresas. En la década de los ´40 se intensifica el estudio de movimiento de

efectivo surgiendo entonces una técnica para el manejo de tesorería, que fue el FLUJO DE

CAJA y el PLANEAMIENTO Y CONTROL dentro de la propia empresa. Comienza

entonces, el estudio y manejo de las finanzas al interior de la empresa. En la década ´50 y

´60 el gerente financiero asume nuevas responsabilidades e interviene en nuevos

problemas: la administración del conjunto de recursos invertidos en activos y su asignación

9

en cada activo, el determinar el valor de la empresa, determinar la estructura de capital y la

política de dividendos. Aquí surgen un sinnúmero de modelos que ayudan a la toma de

decisiones financieras y la evolución de las finanzas se aceleró notablemente en los años

posteriores, con el uso de las computadoras como herramientas para el análisis

cuantitativo. En resumen, la transformación de las finanzas de un mero proceso descriptivo

a una disciplina compleja que comprende un análisis riguroso y una importante teoría

normativa, ha permitido la evolución hacia nuevas ideas y nuevas técnicas, preparando al

administrador para superar los constantes cambios del medio y enfrentar su desafío.

Antes de concentrar nuestra atención en las finanzas y sus técnicas definiremos el contexto

en el cual éstas se desarrollan, para ello, partiremos por definir brevemente algunos

conceptos EMPRESA La actividad económica se desarrolla en forma colectiva en

unidades productoras de bienes y servicios llamadas empresas, las que se caracterizan por

la concurrencia de cuatro elementos esenciales:

Objetivo.

Esfuerzo humano (trabajo).

Elementos materiales (herramientas, equipos, materia prima, etc.)

Tecnología.

Toda empresa debe marchar en pos de un objetivo común, el cual debe ser claramente

definido y debe ser conocido por todos los niveles de la organización, la MISIÓN Y EL

OBJETIVO de una empresa es una declaración formal de lo que ésta trata de lograr. La

imagen que desea proyectar y como desearía que el público la reconozca e identifique. A

partir de este objetivo único, se definirán las principales metas corporativas, para luego

establecer las metas departamentales y así sucesivamente hasta incorporar todos los niveles

de la Institución. Una vez establecido el objetivo, se define la estructura organizativa que

permitirá alcanzar dicho objetivo, la representación gráfica de ella es lo que se conoce

como ORGANIGRAMA que representa los cargos de una Institución, y el orden

10

jerárquico de cada uno de ellos. En el nivel superior se encuentra el GERENTE

GENERAL y dependiendo de él existe áreas definidas:

ÁREA COMERCIAL; ÁREA CULTURAL; ÁREA RECURSOS HUMANOS; ÁREA

ADMINISTRACIÓN y ÁREA FINANZAS A continuación revisaremos brevemente las

tareas y objetivos del Área Financiera.

1.3 Área Financiera.

La función financiera tiene 3 importantes áreas de decisión:

Decisión de inversión.

Decisión de financiamiento.

Decisión de destino de las utilidades.

Decisión de inversión.- Define la cantidad de recursos que se destinaran a la realización

de determinados proyectos cuyos beneficios se concretarán en el futuro. Esta decisión

involucra el análisis de cada uno de los proyectos de inversión y de todos en su conjunto,

determinando en cada caso el grado de riesgo y las utilidades derivadas del mismo. La

decisión de inversión también involucra el modificarla, es decir, reubicar los recursos

cuando el activo deje de justificarse económicamente. Esta decisión, determina el monto

total de los activos de la empresa, su composición y la calidad e intensidad del riesgo a

asumir.

Decisión de financiamiento.- Consiste en determinar la mejor combinación de fuentes

financieras o estructura de financiamiento. Y la posibilidad de modificarla para maximizar

el valor de la Institución. Esta decisión debe considerar la composición de los activos, la

actual y la proyectada de acuerdo al riesgo que se quiera asumir y en consecuencia el costo

de cada una de las fuentes de financiación.

11

Decisión de destino de las utilidades.- Esta decisión involucra determinar la estabilidad

que tendrán las utilidades, y el destino que se les dará.

La gestión financiera es la que convierte a la visión y misión en operaciones monetarias.

Gráfico 1: Gestión Financiera.

1.3.1 Funciones.

La determinación de las necesidades de recursos financieros: planteamiento de las

necesidades, descripción de los recursos disponibles, previsión de los recursos liberados y

cálculo de las necesidades de la financiación externa.

La consecución de financiación según su forma más beneficiosa: teniendo en cuenta los

costes, plazos y otras condiciones contractuales, las condiciones fiscales y la estructura

financiera de la empresa.

La aplicación juiciosa de los recursos financieros, incluyendo los excedentes de tesorería:

de manera a obtener una estructura financiera equilibrada y adecuados niveles de eficiencia

y rentabilidad.

El análisis financiero: incluyendo bien la recolección, bien el estudio de información de

manera a obtener respuestas seguras sobre la situación financiera de la empresa.

El análisis con respecto a la viabilidad económica y financiera de las inversiones.

12

1.3.2 Organización.

La forma que adopta la estructura de una empresa tiene que ver, con su tamaño. Si la

empresa es grande, la importancia del tema financiero es determinante, entonces se incluirá

en el organigrama la función de un gerente financiero o gerente administrativo-financiero.

El gerente financiero es aquella persona que pone en gestión financiera las decisiones

enunciadas en la estrategia, a partir de la visión y misión de la empresa. Esta es su función

como gerente y estratega.

De esta gerencia o jefatura dependerá el área de Tesorería, donde se custodian los fondos

que están en el poder de la empresa (antes de que se apliquen como pagos o se depositen).

Del área de Tesorería depende la de Cobranzas, donde se producen todos los ingresos.

Existe también el área de pago o Cuentas a pagar, que se ocupa de recibir la

documentación requerida para realizar un pago, verificar que corresponda y requerir las

autorizaciones correspondientes.

Gráfico 2: Organigrama Institucional.

1.3.3 Fundamentación Teórica.

La problemática de la falta de gestión financiera del almacén de electrodomésticos

¨CRÉDITOS COMISA”, conformada por su variable dependiente e independiente será

sustentada con los siguientes temas y subtemas:

13

1.4 Control Interno.

El origen del Control Interno, suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento de la partida

doble, que fue una de las medidas de control, pero no fue hasta fines del siglo XIX que los

hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas adecuados para la

protección de sus intereses.

A finales de este siglo, como consecuencia del notable aumento de la producción, los

propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de continuar atendiendo

personalmente los problemas productivos, comerciales y administrativos, viéndose

forzados a delegar funciones dentro de la organización conjuntamente con la creación de

sistemas y procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o errores, debido a esto

comenzó a hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un control sobre la gestión de los

negocios, ya que se había prestado más atención a la fase de producción

y comercialización que a la fase administrativa u organizativa, reconociéndose la necesidad

de crear e implementar sistemas de control como consecuencia del importante crecimiento

operado dentro de las entidades.

Se puede afirmar que el Control Interno ha sido preocupación de la mayoría de las

entidades, aunque con diferentes enfoques y terminologías, lo cual se puede evidenciar al

consultar los libros de texto de auditoría, los artículos publicados

por organizaciones profesionales, universidades y autores individuales. Por eso en el

presente trabajo se aborda la evolución del mismo y sus antecedentes.

Introducción

Si algo resulta imprescindible es conocerse a sí mismo, saber nuestros defectos y virtudes,

las debilidades y fortalezas, con el ánimo de superar unas y reforzar otras. Algo así sucede

cuando se trata de una entidad, sólo que en este caso examinarse internamente se convierte

en una necesidad que nunca debe descuidarse.

Basta con que uno de los "órganos" de ese gran cuerpo funcione mal para que repercuta en

el resto y en el resultado final. Precisamente a evitar ese mal funcionamiento está dirigido

14

el Control Interno, cuestión que en los últimos tiempos se ha convertido en tema recurrente

en todas las entidades del país.

1.2.1. Definición.

“En su significado más amplio, control interno comprende la estructura, las políticas, los

procedimientos y las cualidades del personal de una empresa, con el objetivo de: proteger

sus activos, asegurar la validez de la información, promover la eficiencia en las

operaciones, y estimular y asegurar el cumplimiento de las políticas y directrices emanadas

de la dirección.” (MIRA, 2006) 3

“Control Interno es un proceso, ejecutado por la junta directiva o consejo de

administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del personal

diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la

empresa las tres siguientes categorías de objetivos:

Efectividad y eficiencia en las operaciones

Suficiencia y confiabilidad en la información financiera

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.” (ESTUPIÑAN GAITAN,

2006) 4

Estoy de acuerdo con la definición de los autores anteriores pero para mí Control interno,

es una expresión que utilizamos con el fin de describir las acciones adoptadas por los

directores de entidades, gerentes o administradores, para evaluar y monitorear las

operaciones en sus entidades. Además el sistema de control interno comprende el plan de

la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una

empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos

contables y administrativos.

3 MIRA Navarro, Juan Carlos, Apuntes de Auditoria 2006,ISBN 84-6886337-8,Pág.11

4Estupiñán Gaitan, Rodrigo, Control interno y fraudes con base en los Ciclos Transaccionales Análisis coso I

y II 2006, ,ISBN 958648415-7,Pàg.25

15

1.4.1 Objetivos de Control Interno.

“El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y

procedimientos que aseguren que los activos estén debidamente protegidos, que los

registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla

eficazmente según las directrices marcada por la administración”, los objetivos básicos

son:

Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.

Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y

administrativos

Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas

Logra el cumplimiento de las metas y objetivos programados

(ESTUPIÑANGAITAN, 2006) 5

1.4.1.1 Componentes de control interno.

Los componentes del Control Interno pueden considerarse como un conjunto de normas

que son utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad. Para operar la

estructura (también denominado sistema) de control interno se requiere de los siguientes

componentes:

5Estupiñán Gaitan, Rodrigo, Control interno y fraudes con base en los Ciclos Transaccionales Análisis coso I

y II 2006, ,ISBN 958648415-7,Pàg.25

16

Gráfico 3: Componentes de Control Interno.

Fuente: (ESTUPIÑAN GAITAN, 2006), Pág.26

Elaborado por: Tlga. Mariuxi Baque

1.4.1.2 Evaluación del Riesgo.

Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de objetivos y la base para

determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados. Así mismo se refiere a los

mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos asociados con los

cambios tantos los que influyen en el entorno de la organización como en el interior de la

misma. (ESTUPIÑAN GAITAN, 2006) 6

En toda entidad, es indispensable el establecimiento de objetivos tanto globales de la

organización como de actividades relevantes, obteniendo con ello una base sobre la cual

sean identificados y analizados los factores de riesgos, que amenazan su oportuno

cumplimiento.

Toda entidad enfrenta una variedad de riesgos provenientes de fuentes internos como

externos que deben ser evaluados por gerencia. La gerencia establece objetivos generales y

6ESTUPIÑAN Gaitán, Rodrigo, Control Interno y fraudes con bases en los ciclos transaccionales: Análisis de

Informe COSO, 2006, Segunda Edición, ISBN 958-648415-7,Pág.28

Evaluación

del riesgo del

cliente

Control

Circundante o

Ambiente de

Control

Supervisión

general y

monitoreo

Sistemas de

información y

comunicaciones

Actividades

de Control

COMPONENTES DEL

CONTROL INTERNO

http://bibadm.ucla.edu.ve/cgi-win/be_alex.exe?Autor=Estupi%F1an+Gait%E1n,+Rodrigo&Nombrebd=BIBADM

http://bibadm.ucla.edu.ve/cgi-win/be_alex.exe?Acceso=T070600016764/0&Nombrebd=BIBADM


17

específicos e identifica y analiza los riesgos de que dichos objetivos nos e logren o afecten

su capacidad para:

Salvaguardar sus bienes y recursos.

Mantener ventaja ante la competencia.

Construir y conservar su imagen.

Incrementar y mantener su solidez financiera.

Mantener su crecimiento.

Los objetivos pueden categorizarse desde el siguiente punto de vista:

Objetivos de cumplimiento. Están dirigidos a la adherencia de leyes y regulaciones,

así como también a políticas emitidas por la administración.

Objetivos de operación. Son aquellos relacionados con la efectividad y eficiencia

de las operaciones de la organización.

Objetivos de información financiera. Se refieren a la obtención de información

financiera confiable. (ESTUPIÑAN GAITAN, 2006) 7

1.4.1.3 Actividades de Control.

Son aquellas que realizan la gerencia y demás personal de la organización para cumplir

diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades están expresadas en las

políticas, sistemas y procedimientos.






18

Actividades de Control

Políticas y procedimientos que se desarrollan a través de toda la organización y

garantizan que las directrices de la gerencia se lleven a cabo y los riesgos se

administren de manera que se cumplan los objetivos.

Incluyen actividades preventivas, detectivas y correctivas:

Aprobaciones y autorizaciones Análisis de registros de información

Reconciliaciones Verificaciones

Segregación de funciones Revisión de desempeños operacionales

Salvaguardia de activos Seguridades físicas

Indicadores de desempeño Revisiones de informes de actividades

y desempeño

Gráfico 4: Actividades de Control.

1.4.1.4 Sistemas de Información y Comunicación.

Los sistemas de información y comunicación están diseminados en todo el ente y todos

ellos atienden a uno de los objetivos de control. De manera amplia, se considera que

existen controles generales y controles de aplicación sobre los sistemas de información

(ESTUPIÑAN GAITAN, 2006) 8


Informe COSO, 2006, Segunda Edición, ISBN 958-648415-7,Pág.32-33

Controles Generales Controles de Aplicaciòn

Tienen como propòsito asegurar una operaciòn y continuidad adecuada, e incluyen el control sobre el centro de procesamiento de datos y seguridad fisica , contrataciòn y mantenimiento del hardware y sofware, asi como la operaciòn propiamente dicha.

Estan dirigidos hacia el interior de cada sistema y funcionan para lograr el procesamiento,integirdad y confiabilidad,mediante la autorizaciòn y validacion correspondiente .

Los sistemas de informacion y tecnologia son y seran sin duda un medio para incrementar la productividad y competitividad .




19

Información y comunicación.

Para poder controlar una entidad y tomar decisiones correctas respecto a la obtención y uso

y aplicación de los recursos, es necesario disponer de información adecuada y oportuna.

Los estados financieros constituyen una parte importante de esa información y su

contribución es incuestionable.

Los medios que integran este componente, son entre otros:

La información generada internamente así como aquella que se refiere a eventos

acontecidos en el exterior, es parte esencial de la toma de decisiones así como en el

seguimiento de las operaciones. La información cumple distintos propósitos a diferentes

niveles. (ESTUPIÑAN GAITAN, 2006) 9

Sistema de información como herramienta de control.

Gráfico 5: Sistemas de información según las necesidades del negocio.



Sistema de informaciòn general

Sistema de recursos humanos

Sistema de indemnizaciones

Sistema de proveedores

Sistema de informaciòn de Tesoreria

Sistema de informaciòn comercial

Sistema de manufactura




20

Gráfico 6: Elementos de la Comunicación.

Fuente: (ESTUPIÑAN GAITAN, 2006), Pág.35


1.4.1.5 Supervisión o Monitoreo.

En general los sistemas de control están diseñados para operar determinadas

circunstancias. Claro está que para ello se tomaron en consideración los objetivos, riesgos

y las limitaciones inherentes al control; sin embargo; las condiciones evolucionan debido

tanto a factores externos como internos, provocando con ello que los controles pierdan su

eficiencia. (ESTUPIÑAN GAITAN, 2006) 10

10

ESTUPIÑAN Gaitán, Rodrigo, Control Interno y fraudes con bases en los ciclos transaccionales: Análisis

de Informe COSO, 2006, Segunda Edición, ISBN 958-648415-7,Pág.38-39

Elementos de la comunicaciòn

Comunicaciòn formal de objetivos,metas piliticas,funciones,responsabilidades y autoridad

Manuales,circulares, instructivos,directivas,periodicos

Coherencias entre acciones de la gerencia y politicas

Comunicaciòn informal de asuntos importantes

De doble via vertical

horizontal

Coordinaciòn

de actividades

Canales de comunicaciòn abiertos

Externos

Internos

Imagen corporativa

Clima




21

Gráfico 7: Supervisión y monitoreo.

1.4.2 Objetivos del control interno.

Los objetivos del control interno del ciclo de tesorería son de autorización, clasificación,

verificación, evaluación y protección física.

1.4.2.1 Ciclo de Adquisición y pagos.

Ciclo de especial importancia, que encierra operaciones de compra y nómina. Por su

naturaleza, este ciclo abarca un amplio campo de relación en el contexto de una estructura

contable. Para una mejor concepción de sus funciones, en lo dable se hace una separación

de las actividades de compra y nómina (ESTUPIÑAN GAITAN, 2006) 11

Funciones Especiales.

Compra.- Esta función comprende selección del proveedor, solicitud de las

compras, efectuar las compras, recepción, control de calidad, cuentas por pagar y

desembolsos de efectivo.

11



Supervisión y monitoreo

Proceso diseñado para verificar la vigencia, calidad y efectividad del

sistema control interno de la entidad, que incluye las siguientes

actividades:

Con buen criterio administrativo interno

Supervisiones independientes

Auto evaluaciones

Supervisión a través de la ejecución de operaciones

El resultado de la supervisión, en términos de hallazgos

(deficiencias de control u oportunidades de mejoramiento del




22

Nómina.- Esta función implica selección del personal, relaciones laborales,

información y control de asistencia, contabilidad de nómina, desembolsos de

nómina, contabilidad de proyectos (obras capitalizables, mano de obra, honorarios,

trabajos de investigación).

1.4.2.2 Ciclo de Ingresos.

Comprende aquellas funciones que implican el intercambio de productos o servicios con

los clientes en efectivo. A manera enunciativa este ciclo abarca rubros de balance como

cuentas y efectos por cobrar, acumulaciones o provisiones para cuentas dudosa,

acumulaciones para gastos de ventas e impuestos sobre ventas de sistemas de ingresos.

(ESTUPIÑAN GAITAN, 2006) 12

Funciones especiales: cuentas a cobrar, concesión de créditos, entra de pedidos, despacho y

embarques, facturación, ingreso del efectivo, costo de ventas, gestiones de cobro, registro

de comisiones garantías, etc.

1.4.2.3 Ciclo de Informe Financiero.

Se diferencia fundamentalmente este ciclo de los demás, en que no procesa transacciones,

si no que recoge información contable y operativa y la analiza, evalúa, resume, concilia,

ajusta y reclasifica, con el objeto de suministrarla a la dirección y a terceros. Se tiene

entonces, que la finalidad de este ciclo es informar a la dirección de la empresa en sus

organismos esenciales como los accionistas, juntas directivas, funcionarios o vinculados

con la empresa y el resultado proveniente del proceso de transacciones.

Particularidades del ciclo.

Funciones especiales.- datos para notas e información al suplementaria,

elaboración de asientos e informes, archivo de datos financieros.

12






23

Asientos contables.- eliminaciones y reclasificaciones.

Documentos y formas.- asientos de diarios, estados financieros.

Base de datos.- clasificación de cuentas, presupuestos, libro mayor.

1.4.2.4 Métodos para Evaluar el Control Interno.

En la fase de la planificación específica, el auditor evaluará el control interno de la entidad

para obtener información adicional, evaluar y calificar los riesgos, determinar sus

falencias, su confianza en los controles existentes, el alcance de las pruebas de auditoría

que realizará y seleccionará procedimientos sustantivos de auditoría a aplicarse. La

consideración de los auditores sobre el control interno incluye la obtención y

documentación de un entendimiento de la misma, establecido para asegurar el

cumplimiento con las leyes y regulaciones, aplicables a la entidad auditada.

Existen tres métodos de evaluación por medio de:

Cuestionario.

Narrativo o descriptivo.

Grafico o diagramas de flujo.

1.4.2.5 Método de Diagrama de Flujo.

Los diagramas de flujo son la representación gráfica de la secuencia de las operaciones de

un determinado sistema. Esa secuencia se gráfica en el orden cronológico que se produce

en cada operación. En la elaboración de Diagramas de Flujo, es importante establecer los

códigos de las distintas figuras que formaran parte de la narración gráfica de las

operaciones. Existe abundante literatura sobre cómo prepararlos y que simbología utilizar.

Esto equivale a decir que, antes que la lectura de cualquier diagrama de flujo es

imprescindible contar con una hoja guía de simbología.

24

1.4.2.6 Método de Descripciones Narrativas.

Las Descripciones Narrativas consisten en presentar en forma de relato, las actividades del

ente, indican las secuencias de cada operación, las personas que participan, los informes

que resultan de cada procesamiento y volcado todo en forma de una descripción simple sin

utilización de gráficos. Las preguntas se forman en los siguientes términos:

¿Qué informes se producen? ¿Quién los prepara?

¿A base de qué registros se preparan los informes?

¿Con qué frecuencia se preparan estos informes?

¿Qué utilidad se da a los informes preparados?

¿Qué tipo de controles se han implantado? ¿Quién realiza funciones de control?

¿Con qué frecuencia se llevan a cabo los controles?

El cuestionario descriptivo permite realizar preguntas abiertas, a fin de producir una

respuesta amplia de los procedimientos existentes más que respuestas afirmativas o

negativas, que no necesariamente describen procedimientos.

1.4.2.7 Método de Cuestionarios.

Este método consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser

contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa

bajo examen. Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa

indique un punto óptimo del sistema de control interno y una respuesta negativa que

indique una debilidad o un aspecto no muy confiable. (ESTUPIÑAN GAITAN, 2006)13

.

13

ESTUPIÑAN Gaitán, Rodrigo, Control Interno y Fraudes con bases en los ciclos transaccionales : Análisis

de Informe COSO, 2006, Pág. 464, Segunda Edición, ISBN 958-648415-7




25

1.4.2.8 Manual de Procedimientos.

La empresa en el momento de implementar el sistema de control interno, debe elaborar un

manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las actividades y establecer

responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de los objetivos

organizacionales.

Manual de procedimientos.

El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se

crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene

todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones,

sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una

organización.

Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno,

tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que

forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo

responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y

necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que

participen en el cumplimiento con la función empresarial.

El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye como una

herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar

y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.

Contenido del manual de procedimientos.

Título y código del procedimiento.

Introducción: Explicación corta del procedimiento.

Organización: Estructura micro y macro de la entidad.

26

Descripción del procedimiento.

o Objetivos del procedimiento.

o Normas aplicables al procedimiento.

o Requisitos, documentos y archivo.

o Descripción de la operación y sus participantes.

o Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento.

Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.

Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.

Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.

Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.

1.4.2.9 El Manual de Funciones y los demás Documentos Complementarios.

Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el fin de

delimitarlas responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía. El

objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una

empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización.

De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda

en pérdidas de tiempo sino también en la dilución de responsabilidades entre los

funcionarios de la empresa, o peor aún de una misma sección.

Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por sí solo no tiene

una aplicación práctica en una empresa sino se combina con una serie de elementos

27

fundamentales que hacen de su implementación un proceso exitoso. Los elementos que

complementan un manual de funciones para proceder a su implementación son los

siguientes:

Manual de funciones y responsabilidades.

Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos.

Estructura orgánica de la Empresa.

Manual de normas administrativas.

Delineamientos o directrices de contratación de Personal.

Reglamento laboral.

Aunque no se ha mencionado, es apenas obvio que para implementar exitosamente todos

documentos en la realidad de la empresa, se requiere de un compromiso y un apoyo

racional en todos los niveles de la organización. Es de recordar que no solo se requiere

introducir en el proceso a todos los empleados de bajo nivel sino también a los empleados

de más alto rango, llámese gerentes, jefes de departamento, dueños, o accionistas

administradores. Todos deben ser conscientes de la importancia de estos documentos y

también lo deben aplicar sin restricción alguna como miembros activos de la compañía.

De no ser así, no vale la pena poner esfuerzos en un tema que de antemano no va a tener

éxito.

28

CAPITULO II

2 MARCO METODOLÓGICO.

2.1 Modalidad de la Investigación.

El presente trabajo de investigación sobre el Diseño de un Sistema de Control Interno para

mejorar la Gestión Financiera del Almacén de Electrodomésticos Créditos Comisa, en la

ciudad de Santo Domingo, en el año 2011, tiene como idea fundamental ayudar a

solucionar la problemática, aportando conocimientos sobre los procedimientos de un

Sistema de Control Interno.

El almacén de electrodomésticos Créditos Comisa, nace con el concepto de crear nuevas

fuentes de trabajo, es así que aportan ideas en una reunión familiar, en donde quedan de

acuerdo en realizar cursos y capacitaciones en atención al cliente, para empezar con la

marcha de la empresa.

Es así que a mediados del año 2008, el Ing. Darwin Contreras, contratan los servicios de un

abogado para la realización de los trámites respectivos para el permiso de funcionamiento

de la empresa. Uniéndose para la formación de esta el capital propio y préstamos

bancarios.

En septiembre del 2008, ya se constituyen legalmente el almacén de electrodomésticos,

con un capital inicial de $ 400,00 y empiezan a trabajar en un local ubicado en la calle

Tulcán y 29 de mayo, debido a que familiares y amigos cercanos los apoyaron iniciando

sus actividades con 0 clientes.

En la actualidad Créditos Comisa., consta aproximadamente con 1000 clientes en el país,

El problema actual de Créditos Comisa, radica en los procesos de gestión financiera pues

no cuentan con una persona idónea que les asesore en estos aspectos.

29

2.1.1 Logotipo.

Gráfico 8: Logotipo de la empresa.

2.1.2 Croquis de Ubicación de la Empresa.

Gráfico 9: Ubicación de la empresa.

La modalidad de investigación es cuanti–cualitativa, con tendencia cuantitativa.

Cuantitativa.- Porque se observan cifras numéricas en los procesos contables, así

como también se planteará indicadores de gestión para lograr conocer si con el

30

Diseño del Sistema de Control Interno se mejorará la eficiencia de la información

financiera.

Cualitativa.- Ya que se caracterizará por la aplicación y aprendizaje del manejo del

Sistema de Control Interno, el mismo que será sometido a análisis crítico.

2.2 Tipos de investigación.

Este trabajo de investigación sobre el Diseño de un Sistema de Control Interno para

mejorar la Gestión Financiera del Almacén de Electrodomésticos Créditos Comisa, en la

ciudad de Santo Domingo, en el año 2011, se desarrolla en base a los siguientes tipos de

investigación:

Cuadro 1: Tipos de Investigación.

CRITERIO DE

PARTIDA TIPOS DE INVESTIGACIÓN

Por los objetivos

Aplicada

Porque se encamina a resolver un problema práctico que

está relacionado con la falta de controles en los

procedimientos contables y financieros.

Por el lugar

De Campo o laboratorio

Porque el problema fue detectado en el Almacén de

Electrodomésticos “CRÉDITOS COMISA.”, y es en este

lugar en que se encontrara la información necesaria para el

desarrollo del presente trabajo investigativo, además se

obtendrá la información mediante entrevistas y encuestas a

los involucrados.

Bibliográfica y Documental

Porque estudia y compila diversas fuentes para ampliar los

31

conceptos en el Marco Teórico, pues serán la base para el

desarrollo de la propuesta.

Por el alcance

Descriptiva

Porque en el Planteamiento del Problema se explica por

qué y cómo ocurren los hechos, al hacer una descripción de

las características del mismo en el pasado, presente, y se

dan las posibles alternativas de solución para el futuro en el

campo de acción.

Explicativa

Porque en el marco propositivo se describirá y argumentará

como se relacionaran las causas y los efectos que se van a

producir con el diseño del Sistema de Control Interno en la

Empresa.

Elaborado por: EL AUTOR.

Fuente: Datos de la Empresa.

2.3 Población y muestra de la investigación.

2.1.1. Población de la Investigación

El universo con el cual contará esta investigación, el cual servirá de apoyo para la

estructuración del marco propositivo, estará conformado de la siguiente manera:

Entidad: Almacén de Electrodomésticos Créditos Comisa.”

Ciudad: Santo Domingo

Año: 2.011

Componentes: 1005 Personas, Compuestas por Gerente, personal

Administrativo y clientes

32

Tabla 1: Componentes del Universo.

CARGO DE LAS

PERSONAS

CANTIDAD

Gerente 1

Personal Administrativo 4

Clientes 1000

TOTAL UNIVERSO 1005



2.3.1 Muestra.

Teniendo un Universo Finito procedemos a determinar la muestra con la siguiente fórmula:

DATOS

N = 1005

E = 5 %

( ) ( )

( ) ( )

33

Tabla 2: Componentes del Universo.

CARGO DE LAS

PERSONAS UNIVERSO MUESTRA

Gerente 1 1

Personal Administrativo 4 2

Clientes 1000 283

TOTAL UNIVERSO 1005 286

De acuerdo a la fórmula de la muestra se ha podido determinar que se realizará las

encuestas a 286 personas y la entrevista será aplicada a 1 personas, que serían al gerente y

2 al personal administrativo y 283 a clientes de Créditos Comisa.

2.4 Métodos, técnicas e instrumentos.

2.4.1 Métodos.

2.4.1.1 Método Inductivo – Deductivo.

Se utiliza este método debido a que se detecta el problema existente en “Créditos

Comisa.”, se llega a generalizar los problemas que se presenta en la organización para

luego ir determinando en forma más explícita las causas por las que fueron provocadas, y

las consecuencias que se han dado en la Gestión Financiera.

2.4.1.2 Método Analítico – Sintético.

Al realizar un análisis de cada una de las etapas que va cumpliendo la empresa se podrá

llegar a obtener conclusiones sobre el Sistema de Control Interno implantado y al mismo

tiempo poder dar recomendaciones, para poder identificar alternativas de solución y

mejorar el control.

34

2.4.2 Técnicas.

En la presente investigación se aplicarán las técnicas de la Entrevista y la Encuesta.

2.4.2.1 Entrevista.

Será aplicada al Gerente y personal operativo de la organización para conocer cuáles son

las causas para que la gestión financiera no sea eficiente.

2.4.2.2 Encuestas.

La encuesta se la realizo a los clientes del local, para determinar si es conveniente o no el

Diseño de un Sistema de Control Interno.

2.4.3 Instrumentos.

Los instrumentos a utilizar serán las Guías de Entrevista y los Cuestionarios.

2.4.3.1 Guías de Entrevista.

Es un conjunto de preguntas relacionadas con el problema propuesto, dirigidas al Gerente

del Almacén Créditos Comisa, con la finalidad de poder mejorar la gestión financiera.

2.4.3.2 Cuestionarios.

Es un conjunto de preguntas relacionadas con el problema propuesto, dirigidas al personal

operativo que están vinculados directamente con las operaciones de la Empresa.

35

2.4.4 Interpretación de los resultados de la aplicación de encuestas a clientes:

1.- ¿Cómo considera la atención brindada en Créditos Comisa?

Tabla 3: ¿Cómo considera la atención brindada en Créditos Comisa?

ALTERNATIVA TOTAL

EXCELENTE 75

MUY BUENO 101

BUENO 97

MALO 10

TOTAL 283



Gráfico 10: ¿Cómo considera la atención brindada en Créditos Comisa?



Interpretación: De 283 encuestados el 36% considera que el servicio es muy bueno, el

34% creen que es bueno, 26% considera que el servicio en créditos comisa es excelente y

un 4% creen que el servicio es malo.

26%

36%

34%

4%

¿Cómo considera la atención brindada en Créditos Comisa?

EXCELENTE MUY BUENO BUENO MALO

36

2.- ¿Recibe información sobre ofertas de productos?

Tabla 4: ¿Recibe información sobre ofertas de productos?

ALTERNATIVAS TOTAL

SI 92

NO 113

A VECES 78

TOTAL 283



Gráfico 11: ¿Recibe información sobre ofertas de productos?



Interpretación: De 283 encuestados el 41% no recibe ofertas sobre productos, el 35%

reciben información sobre ofertas, y el 24% a veces reciben información sobre ofertas.

35%

41%

24%

¿Recibe información sobre ofertas de productos?

SI NO A VECES

37

3.- Si la respuesta anterior fue afirmativa ¿Cada qué tiempo recibe informes de oferta

de productos?

Tabla 5: Si la respuesta anterior fue afirmativa ¿Cada qué tiempo recibe informes de

oferta de productos?

ALTERNATIVAS TOTAL

MENSUAL 41

TRIMESTRAL 76

SEMESTRAL 49

ANUAL 0

NUNCA 117

TOTAL 283



Gráfico 12: Si la respuesta anterior fue afirmativa ¿Cada qué tiempo recibe informes

de oferta de productos?



Interpretación: De 283 encuestados el 41% nunca recibe información, el 27% recibe

ofertas sobre productos trimestralmente, el 15% reciben información sobre ofertas

mensualmente, y el 17% a veces reciben información sobre ofertas semestralmente.

15%

27%

17%

0%

41%

Si la respuesta anterior fue afirmativa ¿Cada qué tiempo recibe informes de oferta de productos?

MENSUAL TRIMESTRAL SEMESTRAL ANUAL NUNCA

38

4. ¿Está usted de acuerdo con las políticas de crédito que tiene la empresa Créditos

Comisa?

Tabla 6: Está usted de acuerdo con las políticas de crédito que tiene la empresa

Créditos Comisa?

ALTERNATIVAS TOTAL

SI 239

NO 21

A VECES 23

TOTAL 283



Gráfico 13: Está usted de acuerdo con las políticas de crédito que tiene la empresa

Créditos Comisa?



Interpretación: De 283 encuestas el 85% están de acuerdo en las políticas de crédito, el

8% a veces dependiendo el artefacto y el 7% no están de acuerdo.

85%

7% 8%

Está usted de acuerdo con las políticas de crédito que tiene la empresa Créditos Comisa?

SI NO A VECES

39

5. ¿Existe un sistema de control interno para procesos contables y de venta?

Tabla 7: ¿Existe un sistema de control interno para procesos contables y de venta?

ALTERNATIVAS TOTAL

SI 68

NO 43

DESCONOCE 172

TOTAL 283



Gráfico 14: ¿Existe un sistema de control interno para procesos contables y de venta?



Interpretación: De 283 encuestas el 61% desconocen si existe un sistema de control

interno dentro de la empresa, el 24% conocen de procesos contables en la empresa, y el

15% no existe un sistema de control interno.

24%

15% 61%

¿Existe un sistema de control interno para procesos contables y de venta?

SI NO DESCONOCE

40

6. ¿Ha tenido problemas con los saldos que la empresa tiene en su cuenta?

Tabla 8: ¿Ha tenido problemas con los saldos que la empresa tiene en su cuenta?

ALTERNATIVAS TOTAL

SI 61

NO 172

A VECES 50

TOTAL 283



Gráfico 15: ¿Ha tenido problemas con los saldos que la empresa tiene en su cuenta?



Interpretación: De 283 encuestas el 61% no ha tenido ningún problema, el 21% ha tenido

problemas con los saldos, y el 18% a veces han tenido problemas con sus saldos.

21%

61%

18%

¿Ha tenido problemas con los saldos que la empresa tiene en su cuenta?

SI NO A VECES

41

7. ¿Cree usted que Créditos Comisa dispone de los artículos necesarios para el hogar?

Tabla 9: ¿Cree usted que Créditos Comisa dispone de los artículos necesarios para el

hogar?

ALTERNATIVAS TOTAL

SI 108

NO 175

TOTAL 283



Gráfico 16: ¿Cree usted que Créditos Comisa dispone de los artículos necesarios para

el hogar?



Interpretación: De 283 encuestas el 62% cree que no cuenta con todo lo necesario, el

38% cree que créditos comisa cuenta con lo necesario.

38%

62%

Cree usted que Créditos Comisa dispone de los artículos necesarios para el hogar?

SI NO

42

8. Al momento de la cancelación del crédito mensual, ¿Recibe algún comprobante que

justifique el pago realizado?

Tabla 10: Al momento de la cancelación del crédito mensual, ¿Recibe algún

comprobante que justifique el pago realizado?

ALTERNATIVAS TOTAL

Si 257

NO 12

A VECES 14

TOTAL 283



Gráfico 17: Al momento de la cancelación del crédito mensual, ¿Recibe algún

comprobante que justifique el pago realizado?



Interpretación: De 283 encuestas el 91%reciben comprobante de pago, el 5% a veces

reciben comprobantes de pago, el 4% no recibe los comprobantes.

91%

4% 5%

Al momento de la cancelación del crédito mensual, ¿Recibe algún comprobante que

justifique el pago realizado?

Si NO A VECES

43

9. Ha tenido inconvenientes con el despacho de mercadería?

Tabla 11: Ha tenido inconvenientes con el despacho de mercadería?

ALTERNATIVAS TOTAL

Si 75

No 208

TOTAL 283



Gráfico 18: Ha tenido inconvenientes con el despacho de mercadería?



Interpretación: De 283 encuestas el 73% no ha tenido ningún tipo de inconvenientes y el

27% ha tenido inconvenientes con despacho de mercadería.

27%

73%

Ha tenido inconvenientes con el despacho de mercadería?

Si No

Elaborado por: EL AUTOR

Fuente: Encuestas aplicadas a Clientes

44

10. ¿Cree usted necesario que la empresa le recuerde la cancelación de sus letras

previo al vencimiento?

Tabla 12: 10. ¿Cree usted necesario que la empresa le recuerde la cancelación de sus

letras previo al vencimiento?

ALTERNATIVAS TOTAL

SI 247

NO 36

TOTAL 283



2.

Gráfico 10: ¿Cree usted necesario que la empresa le recuerde la cancelación de sus

letras previo al vencimiento?



Interpretación: De 283 encuestas el 87% creen que sería necesario que la empresa le

recuerde la fecha de pago y el 13% no creen necesario recordar la fecha de pago.

87%

13%

¿Cree usted necesario que la empresa le recuerde la cancelación de sus letras previo

al vencimiento?

SI NO

Elaborado por: EL AUTOR

Fuente: Encuestas aplicadas a Clientes

45

2.5 Interpretación y tabulación de resultados.

2.5.1 Interpretación de los resultados de la aplicación de entrevistas al gerente:

1. ¿Tiene alguna dificultad de cualquier tipo, en forma regular, o de vez en cuando,

en el desarrollo de las actividades dentro de la empresa?

Gerente supo manifestar que tienen muchas dificultades dentro de las actividades que se

realizan en la empresa, debido a que cuentan con un personal muy poco calificado ya que

es irresponsable, porque faltan al trabajo, llegan en estado etílico a cada puesto, además la

situación económica no les favorece pues existe una cartera vencida muy alta por cobrar,

además el problema de la parte operativa se debe a la falta de educación del personal, pues

por necesidad de empleados aceptan personas sin tomarles ninguna clase de evaluación.

2. ¿Considera usted que los procesos contables y operativos de la empresa tienen

debilidades?

El gerente indico que los procesos contables y operativos si tienen muchas debilidades, una

causa es debido a la falta de un control en la selección del personal, y otra causa que

consideran muy grave es la falta de colaboración del Contador, porque no asesora al buen

manejo de la información contable lo que ocasiona información no real.

3. ¿Tienen un control adecuado en el manejo de los recursos financieros de la

empresa?

Existe un control para el manejo de los Recursos Financieros, pero no lo considera

adecuado, debido a una falta de conocimiento y orden de la persona encargada de dicho

control, y además porque no se cuenta con un presupuesto mensual establecido.

46

4. ¿Puede obtener Información Financiera en él momento que lo necesite, en forma

eficiente?

El entrevistado respondió que no pueden obtener Información Financiera en el momento

que lo necesiten en forma eficiente, pues manifestó que deben pedir por lo menos una

semana antes al Contador que les ayude con esos informes, pero aun así no considera que

la información reflejada en dichos documentos sean verídicos.

5. ¿Qué mecanismos de control interno existen para el manejo de los recursos

financieros de la Empresa?

El entrevistado nos indicó que el mecanismo que poseen para el manejo de los Recursos

Financieros, es el manejo del auxiliar de bancos, pero aun así no lo consideran eficiente

porque teniendo un Software Contable, no lo llevan ahí, sino que simplemente en una hoja

de cálculo de Excel, y además no cuentan con un capital de trabajo que permita operar aún

si no se cobra a clientes, pues según van cancelando los clientes, ellos pagan sueldos, y

deudas contraídas con terceros.

6. ¿Qué aspecto considera que debería cambiar o mejorar para poder tener

Información Financiera confiable?

El gerente expuso que para poder tener Información Financiera confiable y eficiente, se

debe tener un mayor control en la selección del personal Operativo, y además se debe

exigir más al contador, o en el peor de los casos buscar otra persona que más que Contador

sea un Asesor (a) Contable que ayude a solucionar los problemas que tiene la empresa en

la actualidad.

7. ¿Cuenta la Empresa con algún control para salvaguardar los activos de la

misma?

Indicaron que nunca han tenido control para salvaguardar los activos, porque no se han

hecho inventarios de los activos que poseen.

47

8. ¿Cuenta la Empresa con un Sistema de Control Interno?

Indicaron que existen controles dentro de la empresa, pero no un Sistema de Control

Interno que conste en documentos.

9. ¿Cree usted necesario que se implemente un Sistema de Control Interno, que le

permita obtener un mejor desenvolvimiento de la Organización y la salvaguarda

de los activos?

Considera muy necesario que se implemente un Sistema de Control Interno, pues está

seguro que con un Control Interno mejorarán notablemente los procesos contables y

operativos dentro de la Empresa.

10. ¿Les ha brindado a sus colaboradores (clientes internos) un documento en el cuál

especifiquen las actividades que deben desempeñar?

El gerente dijo que a ninguno de los colaboradores se les ha entregado un documento por

escrito, pero ellos saben cuáles son sus funciones y que es lo que deben hacer.

2.5.2 Interpretación de los resultados de la aplicación de entrevistas al personal

administrativo:

1. ¿Conoce las políticas de crédito y cobranza de Créditos Comisa?

El personal administrativo supo manifestar que si conocen las políticas pero muchas de las

veces no las toman en cuenta debido a que el gerente no hace que exista un control de

políticas.

2. ¿Al ingresar a su puesto de trabajo, le proporcionaron un manual de funciones

sobre las actividades que iba a efectuar?

Los encuestados contestaron que al momento de ellos ingresar solo les señalaron las

actividades mas no un manual de funciones por lo que muchas de las veces ellos no tienen

que realizar en el trabajo.

48

3. ¿Son supervisadas las funciones que usted realiza en el almacén Créditos Comisa?

No existe ningún control ni supervisiones sobre funciones ya que no cuentan con reglas ni

tareas a realizar.

4. ¿Ha tenido inconvenientes con los implementos de trabajo proporcionados por la

empresa?

No existe ningún tipo de inconvenientes debido a que los implementos necesario si existen.

5. ¿Es cancelado a tiempo su sueldo mensual o ha tenido inconvenientes con sus

pagos?

Si hemos tenido inconvenientes con los pagos debido a que muchas de las veces no existe

dinero líquido en caja que alcance para nuestro pago.

6. ¿Conoce si en Contabilidad llevan registros contables numerados?

El personal supo manifestar que si existen registros pero esos registros se realizan

manualmente o en una hoja de Excel más no en sistemas ya que no tienen el conocimiento

apropiado para manejar el sistema.

7. ¿Cree conveniente que se implemente un Sistema de Control Interno para

salvaguardar los activos de la Empresa, y para un mejor desempeño?

El personal manifestó que si sería de gran ayuda para la empresa y para ellos ya que así

tendrían un mejor control de funciones y también porque su desempeño mejoraría.

8. ¿Cree usted que la empresa está innovándose en variedad de mercadería?

Los entrevistados dijeron que no existe una innovación de mercadería eso hace que muchas

de las veces pierdan ventas ya que el cliente busca marcas que la empresa no cuenta.

49

9. ¿Conoce usted cuales son las estrategias de venta de la empresa?

El personal dijo que lo único que ellos conocían era que debían cumplir con un

presupuesto de ventas mensual y la estrategia la optábamos cada uno de nosotros nuestro

desempeño y forma de vender.

10. ¿Considera necesario mejorar los procesos, políticas, y normas de crédito, y

cobranza para la empresa?

Los entrevistados manifestaron que si es muy importante ya que eso aria que exista menos

cartera vencida y también para que ellos puedan saber cuáles son sus funciones.

2.6 VERIFICACIÓN DE IDEA A DEFENDER

Mediante la aplicación de encuestas y entrevistas a los involucrados en las actividades de

Créditos Comisa.”, se ha podido verificar que se debe Diseñar de un Sistema de Control

Interno pues debido a esto no existe el orden adecuado de los procesos y políticas

establecidas debido a que la cartera de clientes y cobranzas cada vez aumenta en mayor

volumen, existe el atraso en pagos al personal, y una deficiencia en la gestión de compras y

ventas de la empresa.

La propuesta del diseño de este Sistema de Control Interno es aplicable debido a que los

problemas afectan tanto al personal como a las personas que se encuentra alrededor en

este caso serían clientes ya que ellos no tienen una variedad de productos ni una forma más

segura de acaparar con la clientela.

2.7 Conclusiones y recomendaciones parciales del capítulo.

2.7.1 Conclusiones

Mediante la entrevista realizada a los directivos de la empresa se puede concluir

que actualmente la Empresa cuenta con un deficiente manejo del aspecto

financiero, en parte esto se debe a la falta de un Sistema de Control Interno, y

también a la falta de asesoría contable.

50

Mediante las encuestas realizadas al personal administrativo, se ha podido

determinar que no todos conocen la misión y visión de la empresa ya que no les han

proporcionado un manual de funciones en el que se indiquen las actividades que

van a desempeñar.

El trabajo que realiza el personal administrativo es controlado en un 50% pero este

control es únicamente una vez al mes, debido a esto no ingresan diariamente los

movimientos de la empresa en el software contable que manejan, no pueden

entregar reportes de cartera vencida a un momento determinado, y no realizan roles

de pago ni conciliaciones cada fin de mes

El 36% de los clientes encuestados consideran que la atención brindada en Créditos

Comisa es muy buena, el 35% de los clientes encuestados recibe información sobre

promociones, y el 7% no están de acuerdo con las políticas de crédito que la

empresa tiene para solicitud de la misma.

2.7.2 Recomendaciones

Se recomienda implementar un Sistema de Control Interno en Créditos Comisa,

para que exista mayor control con la parte administrativa y contable de la empresa.

Mejorar la atención para que el personal administrativo y el cliente tengan mejor

relación y que los créditos y cobranzas no tengan problemas.

Revisar de mejor manera la cuenta de clientes y cobranzas para que no exista

desconfianza por parte de los afectados.

Tomar decisiones adecuadas para mantener una relación amplia y así poder cumplir

con el sistema de control interno.

51

CAPITULO III.

3 MARCO PROPOSITIVO.

3.1 PRESENTACIÓN DETALLADA DE LA PROPUESTA.

A continuación se describe el proceso que se utilizara para realizar el control interno

especificando cada uno de los pasos a desarrollar entre los cuales tenemos mediante el

método Coso:

Ambiente de Control

Evaluación de Riesgo

Actividades de Control

Información y comunicación

Supervisión y monitoreo

1.- Eficiencia y eficacia de las

operaciones

2.-Control de los recursos de

todo tipo de la empresa

3.- Confiabilidad de la

información

2.-Evaluación

de Riesgos

1.-Ambiente

de Control

4.-Información

y comunicación

3.-Actividades

de Control

5.-Supervisión

y monitoreo

52

En la actualidad es importante contar con una herramienta técnica que permita la obtención

de la información relativa al Control Interno bajo el Método COSO ,la propuesta de un

control interno nos ayudara a detectar y prevenir posibles errores que se estén dando

durante el proceso.

Por medio de esta propuesta, la empresa contara con herramientas que le permitan

promover una buena gestión de los recursos bajo una adecuada estructura de control

interno.

3.2 Ambiente de Control.

3.2.1 Integridad y Valores Éticos Propuestos.

Lealtad.- Nuestros colaboradores trabajan en equipo, demuestran compromiso y respeto a

los valores de la empresa, somos recíprocas con la confianza depositada en cada uno de

nosotros.

Responsabilidad: Entendemos como el cumplimiento de las funciones, dentro de la

autoridad asignada. Nos comprometemos con la sociedad, el servicio a los demás.

Asumimos y reconocemos las consecuencias de nuestras acciones.

Honestidad: Nos guiamos por la sinceridad y la coherencia de nuestras acciones dentro de

un marco de franqueza y transparencia, tanto con la organización como consigo mismo.

Eficiencia: Utilizamos de forma adecuada los medios y recursos con los cuales contamos,

para alcanzar nuestros objetivos y metas programadas, optimizando el uso de los recursos y

el tiempo disponibles.

Compromiso: Ante los eventos empresariales, tenemos la capacidad de dar soluciones y

actuar frente a situaciones diversas, soportado en información, en un tiempo aceptable.

53

3.3 Visión propuesta.

Acaparar una mayor parte del mercado de electrodomésticos en la ciudad de Santo

Domingo de los Tsáchilas y posteriormente en otras ciudades del Ecuador, ofreciendo a

nuestros clientes productos de calidad acompañados de la excelencia en el servicio, y así

llegar a ser líder del mercado.

3.4 Misión propuesta.

Ofrecer electrodomésticos de calidad para mejorar el nivel de vida de los consumidores,

brindando un excelente servicio y así incrementar y garantizar los niveles de satisfacción

de los clientes.

3.5 Organigrama propuesto.

3.5.1 Organigrama funcional.

Elaborado por: El autor.

Fuente: Créditos comisa.

G E R E N T E G E N E R A L

D E P A R T A M E N T O

A D M I N I S T R A T I V O


F I N A N C I E R O


V E N T A S

G E R E N T E

A D M I N I S T R A T I V O

G E R E N T E

F I N A N C I E R OG E R E N T E V E N T A S

C O N T A D O R V E N D E D O R 1

A S I S T E N T E

C O N T A B L E V E N D E D O R 2

54

Con el siguiente organigrama está representado en forma vertical en el cual representamos

claramente los niveles jerárquicos es importante que se dé a conocer a todos quienes

pertenecen en la empresa para saber a quién recurrir.

3.5.2 Evaluación de riesgo.

3.5.2.1 Categorización de Objetivos.

Factor en el cual se establece las categorías del objetivo de control interno contable que

puedan aplicarse a la empresa.

Objetivo.-Controlar las diferentes categorías de objetivos establecidos para las actividades

contables.

a) La empresa debe contar con objetivos contables de operación, información

financiera y cumplimiento. contener planes estratégicos de acuerdo a las

condiciones actuales.

b) Debe darse a conocer a los empleados los objetivos generales de la empresa.

c) Los jefes de las distintas áreas de la empresa deben saber los objetivos de manera

clara.

d) Se tienen que manifestar a los empleados de los beneficios de la empresa para

lograr los objetivos.

e) Los objetivos de la empresa deben ser suficientemente específicos.

f) Los objetivos de las actividades de control interno contables deben estar de acuerdo

con los objetivos globales de la empresa.

g) Se deben ajustar los objetivos de acuerdo a las necesidades y condiciones de la

empresa como a la del entorno.

55

3.5.2.2 Cobertura de Objetivos.

En este Factor se elaboran los objetivos específicos de las actividades contables

compatibles a la misión y visión.

Objetivo.- Que los objetivos estén vinculados con las estrategias, recursos humanos y

tecnológicos de la empresa.

a) La empresa debe contar con objetivos contables de operación, información

financiera y cumplimiento.

b) Los objetivos deben contener planes estratégicos de acuerdo a las condiciones

actuales.

c) Debe darse a conocer a los empleados los objetivos generales de la empresa.

d) Los jefes de las distintas áreas de la empresa deben saber los objetivos de manera

clara.

e) Se tienen que manifestar a los empleados de los beneficios de la empresa para

lograr los objetivos.

f) Los objetivos de la empresa deben ser suficientemente específicos.

3.5.2.3 Identificación de Riesgos.

Factor encargado de identificar y clasificar los riesgos provenientes de factores internos y

externos.

56

Objetivo: Identificar y considerar las implicaciones de los riesgos relevantes

EVALUACIÓ

N DE

RIESGOS

ÁMBITO CLASIFICACIÓN RIESGOS POTENCIALES

A NIVEL

INSTITUC

IONAL

FACTORES

INTERNOS

Redefinición de la política

institucional.

Nuevos empleados y/o

rotación de personal.

Sistema de Información

nuevo o moderno.

Crecimiento Rápido.

Arqueos de Caja.

Cuentas por pagar

Activos fijos

Depreciaciones

Compras

Costo de Ventas

Efectivo

Gastos de operación

Ventas

Toma física de Inventarios

Cuentas por cobrar

FACTORES

EXTERNOS

Cambios en el entorno

operacional.

Nuevas tecnologías.

Políticas de Gobierno.

57

Entes reguladores.

Desastres naturales

Impuestos

Proveedores

Seguros

A NIVEL

DE

ACTIVID

AD

DE

OPERACIÓN

Incumplimiento de la

normatividad.

Presentación incorrecta de

la información financiera

y de gestión.

DE

INFORMACIÓN

Privacidad de información

Falta de diligencia.

Ausencia de información

integrada.

DE AUDITORIA

Ausencia De control

3.5.2.4 Análisis de Riesgos.

Se identifica los riesgos de la empresa.

Objetivo.- Analiza y cuantificar los riesgos identificados y clasificarlos como bajo,

moderado y alto.

58

Identificación de Riesgos

Clasificación

Bajo Moderado Alto

Fuentes Internas

Arqueos de Caja X

Liquidaciones de Caja Chica X

Cuentas por pagar X

Depreciaciones X

Ventas X

Cuentas por cobrar X

Efectivo X

Activos fijos X

Toma física de Inventarios X

Compras X

Costo de Ventas X

Gastos de operación X

Fuentes Externas

Proveedores X

Impuestos X

Seguros X

3.5.2.5 Circunstancias que demandan atención especial de riesgos.

Factor en el cual se crean mecanismos de identificación de riesgos para la empresa

Objetivo.- Identificar y analizar las condiciones y efectos de los riesgos de la empresa.

ACTIVIDADES Porque estas actividades requieren atención

especial

Activos Fijos

No contar con un adecuado control de los activos fijos

tanto en las oficinas como asignados a los vendedores,

es muy dañino para la empresa, debido a los daños o

pérdidas de equipo y herramientas que puedan darse

esto hace que se eleven los costos y afecten las

utilidades.

59

Depreciaciones

Aplicar las respectivas depreciaciones oportunamente,

de forma correcta al ejercicio fiscal y se hace cargo

real a los estados financieros afectando directamente a

las utilidades del periodo.

Costo de Ventas

Todos los costos que se hayan incurrido en las compras

de mercaderías deben reflejarse en los estados

financieros con las respectivas ventas reales.

Compras

Realizar los procedimientos correctos de pedidos para

las compras, es de mucha utilidad debido a que se

minimizan los riesgos de que no se cumplan con los

requisitos solicitados de mercaderías, así como también

evitar el fraude en dicha actividad que afecten a los

costos de ventas o gastos de operación.

Efectivo

No tener un control sobre los recursos que ingresan en

determinada fecha es de mucho riesgo porque pueden

existir pérdidas afectando al flujo del efectivo de la

empresa.

Ventas

Llevar un control sobre las ventas de acuerdo a lo

facturado es de mucha importancia porque una mala

facturación podría ocasionar pérdidas innecesarias a la

empresa o reflejar costos elevados.

Gastos de Operación

Llevar un control sobre los gastos de operación es de

mucha utilidad, debido a que mantener un porcentaje

constante

Tomas físicas de

inventarios

Realizar tomas físicas de inventarios con frecuencia y

60

tener un programa específico para inventarios, es

necesario ya que evitara las pérdidas que afectan

directamente a los estados financieros.

Liquidaciones de caja chica

Liquidar las cajas chicas es de mucha importancia, ya

que los gastos incurridos deben reflejarse

oportunamente en el periodo establecido.

Arqueos de Caja

No contar con un programa de arqueos de caja puede

ocasionar pérdidas y mal uso de los recursos de la

empresa.

Proveedores

No contar con un auxiliar de la cuenta de proveedores

que reflejen información necesaria como número de la

factura, monto, fecha de compra y de vencimiento es

de mucho riesgo puede ocasionar retrasos en los pagos,

atrasos o falta de despacho de la mercadería.

Impuestos

El no pagar oportunamente los impuestos es otro factor

de riesgo para la empresa, debido a que el

incumplimiento de esto ocasionaría retrasos en

solvencia, así como también multas e intereses

innecesarios que afecten al ejercicio fiscal.

Seguros

Contar con pólizas de seguro es de mucha importancia

debido que con ello se aseguran los bienes de la

empresa.

61

3.5.3 Actividades de control.

OBJETIVO RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL

Control del Efectivo.-

Garantizar la

veracidad de los

movimientos del

efectivo

Fraudes y desfalcos por

parte del personal

encargado del manejo del

efectivo

Cuadrar los comprobantes

de venta emitidos con el

efectivo

Realizar arqueos de caja

sorpresivos.

Control de

Actividades.-

Verificar que los

empleados conozcan

sus respectivas

obligaciones laborales

a través de un manual

de funciones y

procedimientos como

del reglamento de

trabajo

Inconvenientes en

trabajo, pérdida de

tiempo

Entregar fotocopias de los

manuales de funciones y

procedimientos a los

empleados.

Evaluar a los empleados

cada cuatro meses sobre las

funciones que les

corresponde.

Control de

Inventario.- Realizar

el proceso de pedidos

de mercadería con

exactitud y rapidez

Exceso de inventario,

perdida de mercadería,

falta de liquidez en el

stock

Verificar el stock de

mercaderías antes de

realizar un pedido.

Realizar inventarios totales

mensualmente.

Control de

Documentos.-

Salvaguardar la

documentación

existente en la

empresa en orden

cronológico.

Pérdida y deterioro de

documentos importantes

de la empresa

Compra de archivadores

adecuados para todo tipo de

documentos.

Archivar de manera

cronológica de acuerdo a la

necesidad.

Control de Cartera.- Cartera de crédito Verificar que la

62

Verificar que se

cumplan con las

políticas de crédito

establecidas.

incobrable, falta de

liquidez en la empresa,

robos por parte del

cobrador

información obtenida del

cliente sea verdadera.

Realizar recordatorios de

cancelaciones al cliente

antes del vencimiento.

3.5.3.1 Tipos de Actividades de Control

Cuya finalidad es identificar tareas y responsabilidades del personal

Objetivo.-Procurar un equilibrio conveniente de autoridad y responsabilidad dentro de la

estructura organizacional.

Autorizaciones

La delegación de funciones y la creación

de responsabilidades, implica una

división de trabajo, lo que forma los

medios básicos del proceso y la

organización de la empresa.

Documentación

Evidencia comprobatoria suficiente y

competente de las operaciones de la

empresa.

Formularios y documentación

utilizada

Todos los sistemas deben seguir una

metodología. Establecidos los sistemas

de control interno deben formularse la

documentación que va hacer fuente para

el seguimiento y detección de errores

para la pronta acción correctiva y

preventiva.

63

Fases del Sistema

Las fases del sistema del control interno

de las operaciones que realiza la empresa

deben incluir: las características, y la

naturaleza de las operaciones, la

importancia, el grado de confianza del

control interno a implementar.

Archivos

Toda documentación que se genere en el

proceso del sistema de control interno se

deberá archivar para que se tenga un

registro de las operaciones y

evaluaciones; de esta manera mediante la

revisión oportuna el sistema

retroalimentara y podrán detectarse

anomalías para aplicar las medidas

correctivas y preventivas que no afecten

las operaciones de la empresa.

Informes

La evaluación de los distintos procesos

del sistema de control interno se

realizara a través de un informe

específico por cada una de las áreas

operacionales.

Salvaguarda de Activos Fijos

Debido a que los activos fijos de toda

empresa representan su seguridad

financiera es de mucha importancia

salvaguardar los mismos, ya que la

perdida por caso fortuito o fuerza mayor

afecta a la empresa.

64

Clasificación y procesamiento de la

información

La clasificación debe estar acorde a las

áreas de la empresa que representen

riesgo, la mala aplicación de las

actividades o provoca robos y fraudes lo

que originaría es un desequilibrio

económico para la empresa.

Verificación y evaluación

Todos los sistemas de evaluación deben

ser evaluados de manera constante y

permanente lo que permitirá una

seguridad de que los controles se han

adecuados o en su caso se adecuan a los

cambios y necesidades de la empresa lo

que permitirá tomar acciones correctivas

y preventivas que garanticen un

adecuado funcionamiento de los

controles.

Establecimiento de acciones

Una vez que se tienen identificadas las

operaciones de la empresa como sus

debilidades se establece el control

interno que permita garantizar el

cumplimiento de las actividades que se

realizan en la empresa.

3.5.3.2 Procedimientos de control.

3.5.3.2.1 Políticas de Clientes.

1. La factura original debe ser emitida por la empresa hacia el cliente.

65

2. Las facturas de ventas al contado serán pagadas contra entrega del pedido. En

ventas a crédito se entregará la original de la misma con firma de recibido del

cliente.

3. Los abonos de dinero que entregue el cliente por adelantado se considerarán dadas

a cuenta del pedido o abono a deudas vencidas del cliente con la empresa.

4. Está obligado al pago integral de la factura, sin considerar ningún descuento.

5. El plazo para el pago podrá considerarse vencido a partir del primer día después de

la fecha de vencimiento especificada en la factura dependiendo del producto.

6. El cliente podrá realizar los pagos de la siguiente manera:

En efectivo.

Cheque nominativo.

Depósito en la cuenta de la empresa.

7. Transferencia electrónica.

8. En ningún caso se aceptan cheques de terceros a favor del Cliente.

9. El cliente se compromete a notificar a la empresa por escrito cualquier cambio que

se genere (domicilio y/o razón social).

10. Si al vencimiento del plazo para el pago, en su caso, el cliente no cubriere su

importe, la empresa podrá optar por exigir el inmediato pago de la obligación.

3.5.3.2.2 Políticas de crédito y cobranzas.

Analizar la cartera de la empresa en forma permanente.

Obtener información y visitar los acreedores de la empresa (cartas, llamadas

telefónicas, visitas personales, etc.)

66

Conceder crédito a los clientes permanentes de la empresa.

Respetar los plazos de crédito en forma estricta y permanente.

Todo crédito deberá contar con el visto bueno de la Gerencia de la empresa.

Todo crédito deberá contar con el respaldo de la factura respectiva y cheque a la

fecha de vencimiento del plazo de crédito.

Preparar planes de recaudación de cartera.

Elaboración de informes mensuales o periódicos de la cartera y las cobranzas

realizadas.

Elaboración de las hojas de control de cada cliente de la empresa.

Presentar alternativas de pago (plan de pago, plazo y financiamiento en caso de

atrasarse en los pagos).

3.5.3.2.3 Políticas de Facturación.

3.5.3.2.3.1 Salida de Inventario.

Emisión de la Solicitud de Entrega.

Firmas Autorizadas.

Datos correctos del artículo, cantidad y saldo.

Firmas autorizadas recibido y despachado.

Nuevo saldo.

En todo pedido como mínimo, se deben enviar a imprimir original y dos copias de

facturas:

original para el cliente.

primera copia para el Departamento de Cobranza.

segunda copia para Contabilidad.

Asignar una persona distinta para cada actividad de venta, devoluciones y facturación,

control de cartera, cobranza, depósito y registro contable.

67

3.5.3.2.3.2 Devoluciones de Inventarios de Articulo.

Comprobar la realización de reclamos ante diferencias en los articulo físicamente

recibidos y amparados en los documentos del proveedor.

3.5.3.2.3.3 Unidades Físicas.

Verificar la ejecución de chequeos físicos periódicos a las existencias, según la

programación establecida, registrando las diferencias detectadas.

Verificar mediante un muestreo los artículos recibidos que serán controlados

mediante kardex de inventarios.

Comprobar que se realice el control periódico de existencias, reflejándose los

cambios en el sistema de inventarios, siendo autorizado por el Gerente.

Comprobar que estén habilitados los expedientes por las diferencias y se cumplen

los trámites para su investigación, análisis, depuración y ajuste en los términos

establecidos.

Comprobar que los inventarios físicos totales estén certificados mediante acta

firmada por el Gerente, Jefe de Bodega y Contador.

3.5.3.2.3.4 Fiscalización de las existencias.

Documentación de entrada y salida de artículos.

Anotación correcta en los controles vigentes (documentos).

Realizar pruebas de conteo físico y verificación de saldos de artículos.

Comprobación de los artículos en exceso, ociosos y en desuso.

Comprobar que exista un plan anual de fiscalización de inventarios.

Comprobar que en la empresa exista evidencia escrita de los conteos físicos de

inventarios de los artículos almacenados periódicamente comprobado: código

interno, descripción, unidad de medida, precio o costo promedio real unitario,

cantidad física según conteo y cantidad física según submayor de inventario,

unidades físicas faltantes o sobrantes, importes según conteo físico, importe según

submayor de inventario e importe faltante o sobrante.

68

3.5.3.2.4 Políticas de Proveedores.

Segregar las funciones de recepción de productos o mercancías, de las de

autorización de pagos y emisión de cheques.

Archivar los expedientes de pago por cada proveedor como son: el original de la

factura (con sello de pagado, al efectuar el pago) y el cheque pagado (fecha,

número y valor).

Las cuentas por pagar deben controlarse por submayores, habilitados por

proveedor, y en cada uno, por cada recepción, y cada pago efectuado.

Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades, a fin de tener

conocimiento actualizado de las vencidas y proceder a activar su pago.

Cada responsable de área tiene que firmar un acta de responsabilidad material de

los activos fijos bajo su custodia.

El área contable debe contar con la información suficiente de estos bienes,

verificándose la suma de los valores con el saldo de la cuenta control

correspondiente periódicamente.

Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de autorización del pago

y de firma del cheque para su liquidación.

Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago

según controles contables, con los de los suministradores.

Deben elaborarse expedientes de pago por proveedor según cada Factura.

Es preciso mantener al día los Submayores de Cuentas por Pagar y no presentar

saldos envejecidos.

Las Cuentas por Pagar a Proveedores deben desglosarse por cada factura recibida y

cada pago efectuado.

Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse

para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.

Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los Submayores

de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control

correspondientes.

Verificación de los documentos en los expedientes de pago por acreedores

Comprobar si existen partidas o saldos deudores.

Análisis los adeudos vencidos (más de 30 días).

69

Verificar los convenios de pagos suscritos.

Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios).

Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores.

Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, así como las partidas

deudoras.

3.5.3.2.5 Políticas de Empleados.

Para el buen funcionamiento de la empresa, los aspectos idóneos con que se debe contar

son:

Disciplina: El respeto y el orden deben ser la base de las actividades laborales de la

empresa.

Puntualidad: El cumplimiento estricto de las jornadas laborales, así como en la

entrega y recepción de pedidos y despachos de artículos deben apegarse a la

programación prestablecida.

Ética y liderazgo: Mejora continua que permita el liderazgo en el mercado de

electrodomésticos.

Trabajo en equipo: La cooperación de los colaboradores de la empresa debe ser

parte de las actividades corporativas.

Cumplimiento de los valores y principios corporativos: El talento humano de la

empresa debe identificarse con los valores y principios institucionales que deben

regir las actividades laborales en la empresa.

Orientación hacia el cliente: Los esfuerzos de los colaboradores deben identificarse

por brindar el mejor servicio y atención al cliente.

Innovación permanente: El talento humano de la empresa ser motivado para

mantenerse con una mentalidad positiva e innovadora.

Potenciación de la imagen corporativa mediante innovación de artículos para el

hogar.

Promoción e impulso del cambio cultural para adaptarse al nuevo entorno

competitivo.

Presentar el parte diario de asistencia del personal, con las respectivas novedades.

Elaborar papeletas de autorización de salidas.

70

Elaborar cuadros de asignación de personal por funciones, áreas y actividades

laborales.

Vigencia y cumplimiento del reglamento interno de trabajo.

Las demás que disponga la administración de la empresa.

3.5.3.2.6 Políticas de Contabilidad.

La contabilidad se llevará en concordancia con el Código Tributario Interno, ley de

código tributario y más disposiciones legales vigentes a nivel local y nacional.

Se utiliza un sistema computarizado en la empresa pero éste debe mejorar

notablemente, para que siempre esté disponible la información y esta sea precisa y

oportuna para la toma de decisiones.

La contadora llevará libros auxiliares de las cuentas que tienen mayor movimiento y

realizará controles mensuales de las mismas.

Los desembolsos se realizarán previa autorización de Gerencia, con los respectivos

documentos de respaldo.

Es responsabilidad de la contadora entregar la información tributaria y contable a

tiempo.

Los reportes financieros deberán ser preparados a finales de cada mes, con los saldos

que se tengan como resultado de las operaciones del mes en el sistema y de acuerdo a

las fechas establecidas en el calendario financiero a principio de cada año.

Todos los ingresos mensuales artículos de las operaciones de la empresa deben ser

mostrados en el formato de Reporte Financiero.

Todos los ingresos y gastos extraordinarios a la fecha elaboración del Reporte

Financiero participarán en la obtención de la utilidad del período en evaluación.

3.5.3.2.7 Políticas de Efectivo –Cheques.

Registrar todos los ingresos en forma oportuna.

Depósito intacto de los ingresos diarios.

Segregar funciones en el control de efectivo.

Centralizar tanto como sea posible en la recepción del efectivo.

Establecer un fondo fijo de caja chica para pagos menores.

71

Efectuar todos los pagos por medio de cheque, excepto los pagos menores

controlados por caja chica.

Los que manejen efectivo deberán rendir fianza a satisfacción de la Gerencia.

Efectuar arqueos periódicos y en forma sorpresiva.

Realizar conciliaciones bancarias mensuales de las diferentes cuentas corrientes.

Cada cheque que se expida deberá estar amparado con la documentación

correspondiente, previa revisión y autorización.

Nombrar refrendarios de cheques, que no tengan relación con el registro de

operaciones ni con la custodia del efectivo.

Se nombrará un responsable de la autorización de la emisión de préstamos y

anticipos en efectivo o cheque.

Cuando la empresa otorgue préstamos a los colaboradores; debe de manejar un

límite del crédito con relación al tiempo y dinero.

La garantía para el otorgamiento de préstamos será de sueldos.

El monto máximo de préstamo y anticipo será el 100% del salario; montos mayores

serán autorizados por la Gerencia.

El efectivo percibido de las ventas de productos o servicios técnicos serán

depositadas diariamente en la cuenta bancaria de la empresa.

El efectivo percibido de las ventas de productos o servicios serán entregados por el

cobrador a la persona asignada por la Gerencia y ésta deberá depositarlo en la

cuenta bancaria de la empresa, al día siguiente.

El efectivo que permanezca en caja se le deberá hacer un arqueo físico de la

existencia y sus equivalentes.

72

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO

ALMACÉN DE ELECTRODOMÉSTICOS CRÉDITOS COMISA

PUESTO: GERENTE PROPIETARIO

FECHA:

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Sus funciones son planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular y

deducir el trabajo de la empresa, además de contratar al personal adecuado, efectuando

esto durante la jornada de trabajo

PERFIL REQUERIDO

Educación: Título superior universitario.

Formación: Recomendable que este titulado en el área de administración y Gestión de

la Calidad.

Experiencia: En la dirección administrativa y operativa de por lo menos 5 años en

mercados similares.

Habilidades: Para la solución de problemas, facilidad de comunicación tanto escrita

como verbal.

Don de mando.

Capacidad de Liderazgo y Organización.

FUNCIONES

a. Representar a la empresa

b. Dedicar por lo menos cinco horas de trabajo diarias

c. Establecer los objetivos y políticas

d. Presentar anualmente el plan de trabajo.

e. Proponer el Proyecto de Presupuesto Anual consolidado.

f. Planificar la ejecución de las actividades administrativas y operativas.

g. Evaluar al personal que labora en la empresa para verificar cuan cualificado

esta para el puesto.

73

h. Autorizar la ejecución de las actividades a realizar dentro de la empresa.

i. Solucionar las necesidades internas.

j. Capacitar periódicamente a los empleados.

k. Controlar la asistencia del personal administrativo y operativo.

l. Hacer cumplir los reglamentos y normas establecidas

m. Elaborar informes financieros.

n. Supervisar las actividades de todo el personal que labora en la empresa.

o. Coordinar con el Administrador todas actividades inherentes a la entrega y

recepción de artículos para el hogar.

p. Supervisar y controlar el manejo de los artefactos por cada orden de pedido o

despacho.

q. Revisar, autorizar y efectuar los pedidos de artículos.

r. Supervisar el mantenimiento permanente de las instalaciones, orden y aseo.

s. Dar disposiciones de actividades adicionales que deban ejecutarse.

t. Presentar planes para el manejo de los artefactos.

u. Coordinar la capacitación periódica del personal que labora en la empresa.

v. Toma de decisiones oportunas ante imprevistos en la empresa.

w. Disponer el pago de sueldos, horas extras y todos los beneficios de ley al

personal.

x. Controlar el manejo contable del Contador de la empresa.

y. Realizar reuniones para analizar y controlar periódicamente los resultados de

las actividades comerciales de la empresa.

z. Aprobar los pagos a proveedores, salidas fondos mediante la firma de cheque

o comprobantes de egresos y transferencias.

Elaborado por:

Revisado por: Aprobado por:

74



PUESTO: GERENTE ADMINISTRATIVO

FECHA:


Planear, ejecutar y dirigir la gestión administrativa y operativa de la empresa, del

manejo de la relación con los diferentes proveedores. Desarrolla las estrategias de

compras anuales y las proyecciones de la organización. Se encarga del control

administrativo y disciplinario del personal y coordinar toda la actividad de producción

de la empresa.

PERFIL REQUERIDO

Educación: Título superior universitario

Formación: Titulado en operaciones administrativas.

Experiencia: Experiencia en la dirección de operaciones de por lo menos 3 años

Habilidades: Capacidad para trabajar en equipo.

Manejo de la Información

Capacidad de gestión y solución de problemas

Facilidad de comunicación sea esta oral o escrita

Capacidad de Liderazgo y Organización

DEPENDENCIA: Gerente /Propietario

FUNCIONES

Coordinar las actividades de las diferentes áreas dependientes.

Resolver problemas y necesidades de apoyo logístico que surjan en las

diferentes áreas.

Velar por la liquidez económica de la dirección a fin de evitar que se

paralicen las actividades.

75

Autorizar las compras, contratación de bienes y servicios y los pagos

efectuados por el área contable

Velar por el cumplimiento eficaz de la administración de activos,

suministros, recursos humanos y financieros.

Registrar y controlar la ejecución del gasto de acuerdo con las leyes

Responsable de la administración general.

Coordinar con el Gerente todas las actividades comerciales de la empresa.

Presentar solicitudes de pedido de artículos.

Mantenimiento de las instalaciones de la empresa.

Tener listo toda el área de recepción de pedidos de mercadería.

Presentar sugerencias de pedidos de mercadería.

Controlar las condiciones ambientales para conservar en buen estado la

mercadería en la bodega de la empresa.

Supervisar que el personal utilice los uniformes de acuerdo a la normativa

técnica establecida.

Coordinar las fechas de solicitud y recepción de pedidos de

electrodomésticos.

Controlar la entrega de los pedidos de productos.

Elaborado por:


76



PUESTO: CONTADOR

FECHA:


Ejecutar tareas contables

Controlar la documentación respectiva para la compra-venta y entrega del artefacto

a los clientes

PERFIL REQUERIDO


Formación: Titulado en Contabilidad como CPA.

Experiencia: Experiencia en la dirección del área contable de por lo menos 5 años

Habilidades: Capacidad de gestión contable.

Capacidad de organización.

Facilidad para la comunicación sea está escrita o verbal.

Habilidad en el manejo de las tecnologías contables.

DEPENDENCIA: Gerente /Propietario/Gerente Administrativo

FUNCIONES

Ser responsable de ingresar, controlar y verificar el ingreso de información

contable.

Efectuar un registro sistemático y ordenado de todas las transacciones

realizadas

Reportar, cuando lo requieran las autoridades pertinentes

Controlar el ingreso correcto de la información contable.

Negociar con otras áreas la incorporación de mejoras que permitan un correcto

desempeño de las normas contables.

77

Solicitar reportes financieros y contables, periódicos y a voluntad.

Mantener actualizado el manejo contable financiero de la empresa.

Realizar la declaración de impuestos y obligaciones tributarias.

Preparar los roles de pago del personal que labora en la empresa.

Presentar informes y sugerencias del manejo financiero de la empresa.

Elaborar Estados Financieros.

Elaborar conciliaciones bancarias.

Revisar la legalidad de documentos tributarios para las cancelaciones.

Revisar y elaborar repostes de Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar para uso

de Gerencia.

Proceder al cierre del periodo contable.

Elaborar cheques por los diferentes egresos.

Subir la información a la banca virtual para transferencias.

Actualizar las reformas tributarias vigentes.

Efectuar arqueos de Caja Chica.

Controlar el uso adecuado de los activos fijos.

Las demás que requiera la Gerencia

Elaborado por:


78



PUESTO: JEFE DE BODEGA

FECHA:


Gestión del proceso de recepción y entrega del producto

Supervisión de tareas operativas

PERFIL REQUERIDO


Formación: Recomendable título del área de logística

Experiencia: Experiencia en la dirección por lo menos 2 años

Habilidades: Capacidad de gestión y solución de problemas

Capacidad para el trabajo en equipo

Facilidad para la comunicación escrita o verbal

Capacidad de organización

DEPENDENCIA: Gerente Administrativo

FUNCIONES

Verificar que el personal operativo cuente con las herramientas adecuadas para

un mayor desenvolvimiento en las actividades encomendadas

Controlar que los empleados realicen sus actividades de manera eficiente y

eficaz

Verificar que los productos que se receptan por parte del proveedor estén en

buenas condiciones para su posterior venta.

Verificar el buen uso de las relaciones personales entre el cliente y el personal.

Controlar el buen trato hacia los clientes al momento de despachar algún

producto

79

Controlar la canalización oportuna por parte de los clientes con respecto al

tiempo de entrega del artículo.

Controlar el buen manejo del inventario de artefactos, equipos e instalaciones

de almacenamiento.

Presentar informes mensuales y anuales de entrega y recepción de articulos y

existencias.

Mantenimiento de equipos e instalaciones de bodega.

Informar sobre el desabastecimiento de productos en forma periódica o cuando

se genere desabastecimiento inesperado.

Efectuar solicitudes para la adquisición de artefactos.

Mantener el espacio físico de bodega, en buen estado de ventilación.

Llevar kárdex de todos los bienes de la empresa.

Llevar un registro actualizado de lo que ingresa y sale de bodega.

Las demás que disponga la administración de la empresa.

Elaborado por:


80



PUESTO: SECRETARIA/AUXILIAR DE CONTABILIDAD

FECHA:


Efectuar asientos de las diferentes cuentas, revisando, clasificando y registrando

documentos, a fin de mantener actualizados los movimientos contables que se realizan

en la empresa.

PERFIL REQUERIDO

Educación: Bachiller/Estudios superiores

Formación: Bachiller Mercantil, más curso de contabilidad de por lo menos dos (2)

años de duración

Experiencia: Un (1) año de experiencia

Habilidades: Seguir instrucciones orales y escritas.

Comunicarse en forma efectiva tanto de manera oral como escrita.

Efectuar cálculos con rapidez y precisión.


FUNCIONES

Recibe, examina, clasifica, codifica y efectúa el registro contable de

documentos.

Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con

las cuentas respectivas.

Archiva documentos contables para uso y control interno.

Elabora y verifica relaciones de gastos e ingresos.

Transcribe información contable en un microcomputador.

Revisa y verifica planillas de retención de impuestos.

81

Revisa y realiza la codificación de las diferentes cuentas bancarias.

Recibe los ingresos, cheques nulos y órdenes de pago asignándole el número de

comprobante.

Cooperar con la administración general de la empresa.

Llevar la agenda de la Gerencia.

Realizar labores de secretaria y auxiliar contable.

Realizar informes y oficios que disponga la administración de la empresa.

Archivar la información en forma privada y confidencial.

Entrega y recepción de la correspondencia comercial de la empresa.

Efectuar y contestar llamadas telefónicas.

Concertar citas o entrevistas.

Archivar facturas y demás documentos contables.

Revisar facturas recibidas de proveedores, planillas de servicio, servicio

Técnico, entre otros, que estén acordes con las autorizadas.

Realizar anexos tributarios.

Manejar el fondo de fondo de Caja Chica.

Atención al cliente.

Elaborado por:


82



PUESTO: VENDEDORES/COBRADORES

FECHA:


Venta efectiva del articulo

Asesoramiento Adecuado al cliente

PERFIL REQUERIDO


Formación: Titulado en Marketing

Experiencia: Experiencia en la dirección por lo menos 3 años

Habilidades: Capacidad de gestión

Capacidad de organización.

Facilidad para la comunicación sea está escrita o verbal.

Habilidad en el manejo de las tecnologías


FUNCIONES

Lograr los objetivos y metas de ventas impuestos por la empresa.

Generar y cultivar buenas relaciones con los clientes.

Mantener la calma y mostrar tolerancia aun en las situaciones más difíciles.

Ser eficiente y eficaz en todas las labores encomendadas.

Mostrar ser una persona íntegra, recta y leal

Controlar que las ventas realizadas se incrementen

Hacer respetar los márgenes de ventas y plazos de cobros

Entrega de reportes periódicos de operación.

Realizar las ventas en el área de responsabilidad asignada y recaudar los valores

83

correspondientes al valor de los articulos comercializados.

Responsable de la concesión de crédito a los clientes de la empresa.

Responsable del custodio de los documentos de respaldo de los créditos

otorgados a los clientes de la empresa.

Cooperar en la búsqueda de nuevos nichos de mercado en la región de

operación de la empresa.

Presentar informes mensuales y periódicos de las ventas y cartera de la empresa

al Gerente y Jefe de Ventas de la misma.

Visitar y localizar a los clientes que tengan obligaciones económicas con la

empresa.

Reportar a las autoridades pertinentes de fraudes o robos de mercadería al

Gerente dela empresa.

Todas las demás que disponga la administración de la corporación.

Elaborado por:


84

3.5.3.3 Diseño de Procedimientos.

Fuente: (Guayaquil)


3.5.3.4 Los Procedimientos Contables

Inicialmente comprende los procedimientos de cuentas por pagar, cuentas por cobrar,

reembolso de caja menor, manejo de activos, conciliación de bancos liquidación de

impuestos mensuales, y anuales, procedimiento de nómina, hasta el cierre y preparación

de estados financieros.

SIMBOLOGÍA A UTILIZAR EN LOS FLUJOGRAMAS DE LOS

PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL INTERNO

SÍMBOLO DESCRIPCIÓN SE UTILIZA

Inicio Para dar inicio al

procedimiento

Proceso Procedimiento manual

Documento Para representar que se ha

generado un documento.

Documento Múltiple Para representar todo tipo de

documentación.

Archivo o

almacenamiento

Cuando necesita archivar un

documento o guardar una

muestra.

Fin

Cuando necesite conectar dos

símbolos dentro de una

misma Página.

Fin

Inicio

85

TIPO DE

DOCUMENTO

NOMBRE DE DOCUMENTO

Procedimiento

Procedimiento

Procedimiento

Procedimiento

Procedimiento

Procedimiento

Procedimiento

Procedimiento

Procedimiento

Procedimiento de Cuentas por pagar

Procedimiento de Cuentas por Cobrar

Procedimiento de Reembolsos de caja Menor

Procedimiento de Conciliación Bancaria

Procedimiento de Manejo de Activos

Procedimiento de Liquidación y Presentación de

Impuestos IVA, Retención Impuesto Renta

Procedimiento de nomina

Procedimiento de Cierre Contable y elaboración

de Estados Financieros.|

Procedimiento de Liquidación y Presentación de

Impuestos Anuales Impuesto a la Renta

86

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA CONTABLE

OBJETIVOS:

Los siguientes procesos tiene el objetivo de describir los procedimientos más

relevantes del área contable, con el fin de obtener una información confiable.

ALCANCE:

Estos procesos aplican para todo el personal de la empresa los procedimientos son

atribuibles al Área Contable.

DEFINICIONES:

Procesos Contables: Son la serie de etapas sucesivas del ciclo contable que permite

transformar datos contables en informes. El proceso comienza con la selección de

los hechos económicos y continuos con su anotación en diversos registros hasta

llegar a la emisión de los estados financieros.

Procedimientos Contables: Es el medio mediante el cual se logra, de forma eficiente,

documentar el funcionamiento integral de una empresa, queda expuesta la forma de

hacer cumplir las políticas, interrelaciones, flujos de operaciones, códigos,

procedimientos y rutinas de trabajo, alcance de funciones, sistemas de información y

otros elementos que son el soporte de cualquier organización

Documentos Contables: Son los soportes de contabilidad que sirven de base para

registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas

copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

Elaborado por:

Revisado por: Autorizado por:

87


PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR

OBJETIVO

Registrar los pagos realizados por los clientes, realizando una revisión diaria de los

pedidos facturados de contado y analizar los cobros a crédito, igualmente los clientes a

quienes se les otorgará crédito.

ALCANCE

Desde Autorizar Créditos, otorgando plazos y cupos, hasta el registro de los ingresos de

cierto periodo.

RESPONSABLE: Jefe de Cartera

DOCUMENTOS RELACIONADOS

RECIBOS DE CAJA: Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en

efectivo recaudados por la empresa.

NOTAS CRÉDITO: Es el documento en el cual emite la empresa a su cliente,

con el objetivo de comunicar que se acredita un valor en su cuenta por motivo expresado

en la misma

FACTURAS: Es un documento que respalda la realización de una operación económica,

que por lo general, se trata de una compraventa. Una factura es el documento a través del

cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato

de compraventa comercial.

88

PROCESO: COBRANZA PEDIDOS DE CONTADO Y CRÉDITO

Con base en los pedidos llevados diariamente, teniendo en cuenta que los pedidos son de

crédito y de contado, se debe realizar el siguiente proceso.

Elaborado por:


89


DOCUMENTO: Recibo de Cobro

Este documento debe ser diligenciado de la siguiente manera:

Este documento tiene 1 original y 2 copias (azul y amarilla), por lo tanto el original

debe ser para el cliente, la copia azul debe entregarse junto con el dinero, y la

copia amarilla debe ser entregada junto con la factura al auxiliar contable.

En caso de ser anulado este documento, debe marcarse como anulado y

adjuntarse los 3 recibos de cobro

Este documento no debe tener ni tachones, ni enmendaduras.

Debe ser diligenciado de manera completa y obligatoria:

a. Nombre del cliente

b. Fecha de elaboración del Recibo de cobro

c. Valor total de cancelación

d. # de factura que están cancelando

e. Si la factura tiene algún descuento (por mayor precio cobrado en algún

artefacto o un descuento no efectuado en la factura), se debe colocar en las

observaciones el motivo de dicho descuento.

f. Si la hay alguna nota de devolución que el cliente se realiza debe

colocar el número de la factura, con el respectivo valor.

g. Si el pago es realizado en cheque debe colocarse los siguientes datos:

h. Valor del cheque - Banco

i. Fecha de consignación del cheque - # De cheque

j. # De cuenta

k. Firma de la persona quien elabora el recibo de cobro

l. Es obligación diariamente realizar entrega del dinero junto con los recibos de

cobro (azul) del día anterior.

Elaborado por:


90


PROCEDIMIENTO DE RECAUDO:

Responsable Actividad

Asesor-Vendedor

Secretaría

Jefe de Cartera

1.-Elaboración y entrega de recibos de cobro a Cartera.

Cada asesor-vendedor debe entregar diariamente los recibos

de cobro (azul), con el respectivo dinero y hacer firmar de

recibido de la persona encargada de área de cartera, igualmente

el recibo de caja (amarillo) debe entregarse junto con la

factura verde que es de contado, al auxiliar Contable.

2. Firma de Recibido.

Al recibir los recibos de caja (Azul), debe firmar cada uno de los

recibos sumando los valores y contando el dinero, ambos deben

coincidir; seguido de este proceso, debe entregar los

recibos de cobro (azul) a Cartera, y el dinero debe ser

consignado a la cuenta corriente de la empresa.

3. Descargar recibos de cobro de la Cartera.

3.1. Cuando los recibos de cobro son entregados, el jefe de

cartera debe hacer una revisión de todos y cada uno de los

recibos de cobro con su respectiva firma, asegurándose que

los valores fueron recibidos.

3.2 Luego de la verificación, deben ser descargados del

Sistema Mónica, todos los recibos de cobro.

3.3 Diariamente se debe realizar un chequeo, sacando

un listado a la cartera a la fecha de los clientes de contado

esto con el fin de verificar que los pedidos llevados a estos

clientes hayan sido Efectivamente cobrados.

91

3.4 Al mismo tiempo semanalmente se debe imprimir la cartera

por vendedor con copia, a la fecha para realizar programación de

pagos de la semana.

3.5 Cada 3 meses se deben seleccionar aproximadamente unos

15 clientes para realizar circularización de cartera y confirmar su

deuda actual con la empresa.

Elaborado por:


92


PROCESO:

OTORGAR CRÉDITO

Confirmar plazo, forma de pago y cupo de crédito.

DOCUMENTO:

Pagare y documentos anexos.

Una de las condiciones para solicitar crédito es mantener una buena calificación en la

central de riesgos.

Debe diligenciar los siguientes documentos:

Pagare en blanco

El formato de solicitud de crédito completamente.

Debe anexar los siguientes documentos:

a. Fotocopia del cliente.

b. Fotocopia de garantes.

c. Planilla de un servicio básico.

d. Croquis de la vivienda.

Elaborado por:


93


PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO:


Asesor-Vendedor

Jefe de Cartera

Jefe de Cartera

Encargado de recoger todos los papeles necesarios para la

solicitud de crédito

1. Verifica que todos los papeles estén completamente

diligenciados y los respectivos documentos.

2. Sacar en sistema un acumulado de compras que

ha realizado el cliente durante cierto periodo con el

fin de otorgar un cupo de Crédito.

3. Realizar las relativas llamadas a 3 referencias

personales donde el cliente viva, y solicitar la

siguiente información, anexándolo como soporte de

verificación de datos:

Que tiempo tiene el cliente viviendo en dicha

dirección.

Si es responsable o no con sus obligaciones

Evaluación como cliente (Excelente, Bueno, malo)

Ultima fecha de compra

Después de otorgar el plazo, cupo y forma de pago, el Jefe de

cartera debe pedir autorización de su ADMINISTRATIVO, para

otorgar el crédito, por lo tanto debe dar su visto bueno.

Elaborado por:


94


PROCESO:

GENERACIÓN DE NOTAS DE CRÉDITO

Contabilización de notas crédito por motivos de devolución de los clientes, descuentos no

efectuados en la factura, ajustes de precios.

DOCUMENTO: Notas Crédito

Las devoluciones en venta deben realizarse de la siguiente manera:

1. Se debe diligenciar con letra clara, sin enmendaduras.

2. Este documento tiene original y copia, por lo tanto la original debe ir al

cliente, y la copia a contabilidad.

3. Debe llevar la siguiente información:

a. RUC o C.I

b. Nombre del cliente

c. Fecha de la devolución

d. Descripción del articulo

e. Nombre del articulo

f. Numero de Factura

g. El motivo de la devolución (por golpes o daños)

h. Firma de la persona quien realizo la devolución.

Elaborado por:


95


PROCEDIMIENTO PARA GENERACIÓN DE NOTAS DE CRÉDITO:


Asesor-Vendedor

Auxiliar de Bodega

Asistente Contable

Jefe de Cartera

Encargados de recoger las devoluciones de los clientes,

diligenciando el documento completamente, con las

condiciones ya descritas anteriormente, luego debe ser

entregada esta devolución al área de Bodega.

Este debe revisar minuciosamente y comparar el documento con

el artículo, firmando, sellado de recibido y colocando las

observaciones. Los artículos deben ser ubicados en el área de

devoluciones.

Luego de ser revisado, este documento debe ser entregado

auxiliar Contable.

Es el encargado realizar la nota en el sistema, cargando los

artefactos uno a uno.

Debe verificar las notas realizadas diariamente, y firmarlas

para proceder a entregarlas a los vendedores para ser

descontadas por los clientes.

Elaborado por:


96

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DEL ÁREA CONTABLE.

VERSIÓN 1

PÁGINA 1 DE 3

ACTIVIDAD: PROCESO

DE CUENTAS POR

COBRAR VENTAS A

CRÉDITO

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SOPORTE

Se realiza el pedido de venta

según las necesidades del

cliente, este proceso se hace

telefónicamente o a su vez el

cliente va al local.

El pedido de venta debe decir

si es de contado o crédito.

El Jefe de cartera verifica

que el cliente no se encuentre

en mora con su cartera y

procede autorizarlo.

Luego pasa al área de bodega

donde es separada la

mercadería.

El área de bodega entrega el

pedido a facturación donde

se procede a realizar la

factura.

Cuando se factura se pasa a

despacho, el área de

despacho para que sea

entregado al cliente.

Vendedores

Vendedores

Jefe de cartera

Área de bodega

Facturación

Repartidores

Pedido de

Venta

Pedido de

Venta

Pedido de

Venta

Pedido de

Venta

Factura

Factura

INICIO

Requerimientos

de Cliente

Pedido de

Venta

Autorización

Separación de

mercadería

Elaboració

n de factura

Despacho de

pedido

1

97

MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA CONTABLE.

VERSIÓN 1

PÁGINA 2 DE 3

ACTIVIDAD: PROCESO

DE CUENTAS POR

COBRAR VENTAS A

CRÉDITO

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SOPORTE

El repartidor por

obligación debe hacer

firmar y sellar la factura

del recibido cliente.

Se archiva la factura en

orden consecutivo

El Jefe de cartera debe

realizar un listado de

cartera semanal donde

realiza la programación

de cobros

Se realiza el cobro de

facturas

El cobrador debe

realizar el recibo de

cobro y realizar la

respectiva entrega del

dinero y el recibo azul.

Auxiliar contable debe

consignar el dinero y

entregar los recibos a

cartera.

Jefe de cartera debe

descargar el recibo de

cobro en el sistema

MÓNICA.

Repartidor

Auxiliar contable

Jefe de cartera

Cobrador

Cobrador

Cartera

Jefe de cartera

Factura

Listado de

cartera

Recibo de

cobro

Recibo de

cobro

Recibo de

cobro

Firma y Sello

Generación de

listado de cartera

Cobro

Elaboración

de Recibo de

Cobro

Descargue el

recibo de cobro de

MONICA

2

1

Archivo

98

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DEL ÁREA CONTABLE.

VERSIÓN 1

PÁGINA 3 DE 3

ACTIVIDAD: PROCESO DE

CUENTAS POR COBRAR

VENTAS A CRÉDITO

DESCRIPCIÓN RESPONSABL

E

SOPORT

E

Se archiva el recibo

en orden

consecutivo

Jefe de cartera

Recibo de

cobro

Elaborado por:


ARCHIVO

FIN

2

99


PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR

OBJETIVO

Registrar las respectivas cuentas por pagar de manera oportuna y teniendo en cuenta los

principios contables.

ALCANCE: Inicia en la contabilización de las facturas de proveedores, acreedores y

finaliza con la entrega a secretaria de los documentos.

RESPONSABLE: Asistente Contable y Contador.

TÉRMINOS RELACIONADOS

FACTURA: es un documento mercantil que refleja toda la información de una

operación de compraventa. Es un documento constar la adquisición y entrega de un

bien o servicio, en el cual se específica la fecha de la operación, el nombre de la

partes que intervinieron en el negocio, la descripción del producto o servicio objeto

del negocio, el valor del negocio, la forma de pago entre otros conceptos.

PROVEEDOR : es una persona o una empresa que abastece a otras empresas con

existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente

o directamente se compran para su venta.

ACREEDORES: es cualquier persona, física o jurídica, que la empresa adeuda un

dinero, sea por adquisición de un bien o por un servicio. Pero estos bienes no son

relacionados con la actividad de la organización, si no por otros conceptos.

CONDICIONES:

1. Cada área tiene como tiempo establecido para entrega de cierre de mes, los 5

100

primeros días de cada mes.

2. En caso de ser Régimen Simplificado, se debe elaborar un Documento

equivalente, adjuntando el RUC.

Elaborado por:


101

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

CONCLUSIONES.

Al momento de realizar la respectiva investigación en el Almacén de Electrodomésticos

Créditos Comisa se puede notar que no cuenta con políticas establecidas para cada

departamento lo cual permite que exista ineficiencia en sus funciones.

No cuenta con un departamento capacitado de Recursos Humano por lo que el trabajo no

se lo realizaba a cabalidad.

El departamento de cobranzas no cuenta con el apoyo o información suficiente para

realizar las respectivas recaudaciones por lo que existe un alto monto de morosidad.

RECOMENDACIONES.

Se recomienda que el propietario tome la iniciativa de poner en práctica la implementación

de éste proyecto, el mismo que les permitirá obtener beneficios importantes que se verán

reflejados en el futuro éxito de ésta empresa y para la toma de decisiones.

En vista que las Empresas del Sector Comercio de la Ciudad de Santo Domingo no cuenta

con personal capacitado para calificación de personal se deberá realizar una evaluación en

el cual se establezca normas, políticas y procedimientos en las diferentes, la utilización

de estas guías de control interno les beneficiaría para conocer su situación e implementar

controles mínimos.

El departamento de cobranzas deberá contar con apoyo de personal adecuado así como de

información pertinente que permita la pronta recuperación de la inversión por créditos

otorgados.

102

Se procedió a concluir con la respectiva investigación en el Almacén de Electrodomésticos

Créditos Comisa en la Ciudad de Santo Domingo, en el cual se pudo notar sus deficiencias

por lo que fue el punto de partida para la elaboración de dicho tema de Proyecto, nos fue

de mucha ayuda para mejorar nuestra capacidad como profesionales adicional a eso fue de

ayuda para el propietario de dicha Empresa ya que ayuda para su toma de decisiones.

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Edición, 2008, ISBN 9789942010711.

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GOMEZ, Roberto Generalidades de la Auditoria 1ª edición Málaga 2006 ISBN:84-

6880961-6

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ANEXO Nº 1: RUC DE LA EMPRESA.

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