UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS...
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” PORTADA FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA CPA. PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A. TEMA: AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PASTAZA DESDE EL 01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2017. AUTORA: TORRES SILVA ANDREA ESTEFANÍA TUTOR: DR. JARRÍN LÓPEZ WALTER BOLÍVAR, MGS. PUYO - ECUADOR 2018
Transcript of UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS...
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
PORTADA
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA CPA.
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A.
TEMA:
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO
SOCIAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PASTAZA DESDE EL
01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2017.
AUTORA: TORRES SILVA ANDREA ESTEFANÍA
TUTOR: DR. JARRÍN LÓPEZ WALTER BOLÍVAR, MGS.
PUYO - ECUADOR
2018
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
Certifico que el presente proyecto de investigación sobre el Tema: “AUDITORIA DE GESTIÓN
A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PASTAZA DESDE EL 01 DE
ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2017” previo a la obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad
Superior, Auditoría y Finanzas. CPA, ha sido desarrollada por TORRES SILVA ANDREA
ESTEFANÍA, bajo mi tutoría y dirección cumpliendo con todos los requisitos y disposiciones
legales establecidas por la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES, por lo que
autorizo su presentación.
Puyo, agosto de 2018
Dr. Jarrín López Walter Bolívar, Mgs.
TUTOR
CERTIFICACIÓN DE AUTORÍA
Yo, TORRES SILVA ANDREA ESTEFANÍA con C.C.1600680878, declaro que el proyecto de
investigación que presento sobre el tema: “AUDITORIA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO
DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PASTAZA DESDE EL 01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO
DEL 2017” previo a la obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y
Finanzas CPA, es auténtico y original y que los derechos de autoría le corresponden a la
Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES.
Puyo, agosto de 2018
Srta. Torres Silva Andrea Estefanía
AUTORA
APROBACIÓN DEL TRIBUNAL
El tribunal de Grado, aprueba el trabajo de investigación, sobre el tema: “AUDITORÍA DE GESTIÓN
A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GOBIERNO
AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PASTAZA DESDE EL 01 DE ENERO AL 30
DE JUNIO DEL 2017.”, elaborado por la Srta. TORRES SILVA ANDREA ESTEFANÍA, por modalidad
de proyecto de investigación como forma de titulación estructurado de manera independiente, y la
defensa de grado guarda conformidad con las disposiciones reglamentarias de la Universidad
Autónoma de los Andes UNIANDES, Facultad de Sistemas Mercantiles.
Puyo, agosto de 2018
Para constancia firman,
………………………………………
Presidente del Tribunal
………………………………… …………………………………
Oponente – Lector Miembro Tribunal
DEDICATORIA
Mi Proyecto de Investigación está dedicado:
A Dios, por darme la fuerza para continuar en este proceso de obtener
uno de los anhelos más deseados.
A mi familia, por permitirme caminar junto a ellos en la senda del
aprendizaje, quienes con su amor, paciencia y esfuerzo me han
permitido llegar a cumplir hoy un sueño más, gracias por inculcar en
mí el ejemplo de esfuerzo y valentía.
A mi hija, por ser el motor de mi desempeño como madre, mujer y
ahora como profesional.
ANDREA ESTEFANÍA TORRES SILVA
“Nunca consideres el estudio como una obligación, sino como una
oportunidad para penetrar en el bello y maravilloso mundo del
saber.”
Albert Einstein
AGRADECIMIENTO
• Agradezco a Dios por darme la sabiduría y paciencia
necesaria para cumplir una meta más en mi vida, de la misma
manera por ser mi fortaleza en aquellos momentos de
dificultad y de debilidad.
• Agradezco a la Universidad Regional Autónoma de los
Andes “UNIANDES” por brindarme el conocimiento dentro
de sus instalaciones y sobre todo por permitirme realizar mis
estudios.
• Agradezco a la Eco. Nancy Silva, por confiar en mi, abrirme
las puertas y permitirme realizar todo el proceso
investigativo dentro de la Unidad de Servicio Social.
• De igual manera agradezco a mi tutor Dr. Bolívar Jarrín, por
su gran aporte como docente durante la elaboración de la
presente investigación.
• Y finalmente agradezco a mis compañeras, amigas de clases
y de trabajo por su todo el apoyo incondicional brindado día
a día.
ANDREA ESTEFANÍA TORRES SILVA
RESUMEN
El presente trabajo de investigación se fundamentó en una Auditoria de Gestión a los procesos
administrativos de la Unidad de Servicio Social del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del
Pastaza de 01 de enero al 30 de junio del 2017
Para el desarrollo de la propuesta se inició con la revisión de información teórica y científica de los
principales conceptos inmersos en la auditoria de gestión, se realizó un análisis preliminar de la
institución para luego aplicar una evaluación de control interno a los servidores públicos responsables
de las áreas objeto de estudio, con propósito de mitigar el riesgo en los procesos administrativos y el
manejo de recursos públicos. Se aplicó una matriz de riesgo en la que se identificaron las principales
deficiencias en la gestión administrativa. Se elaboraron programas de trabajo de acuerdo a los
objetivos trazados para medir el nivel de eficiencia, eficacia y economía por cada actividad a
examinarse. Finalmente, de la ejecución de estos programas por componente se obtuvo evidencia
suficiente en cantidad y calidad, para la elaboración de los hallazgos, que permitieron la redacción del
informe final en las que se determinaron las deficiencias administrativas y se fijaron acciones
correctivas que mejoren la responsabilidad del personal que labora dentro de la institución.
La presente propuesta se efectuó para coadyuvar efectiva y eficientemente en el servicio a la sociedad
con profesionalismo y calidad humana, con un enfoque de cumplimiento normativo, estableciendo de
esta manera que se cumpla con los objetivos y metas de la institución.
ABSTRACT
Research work was based on an Auditing Management to administrative processes of Social Service
Unit from Municipal Autonomous Decentralized Government of Pastaza from January 1st to June 30st,
2017. For developing proposal began reviewing theoretical and scientific information of main concepts
immersed at auditing management, a preliminary analysis of institution was made to apply an internal
control evaluation to the public employs responsible for areas under study, in order to mitigate the risk
at administrative processes and management of public resources. A risk matrix was applied where it
was identified main deficiencies at administrative management. Work programs were developed
according to set objectives to measure level of efficiency, effectiveness and economy for each activity
to be examined. Finally, executing these programs by component was obtained sufficient evidence at
quantity and quality, for elaborating findings, which allowed writing the final report where administrative
deficiencies were determined and corrective actions were established to improve personnel’s
responsibility that works within the institution. Proposal was made to effectively and efficiently in order
to contribute to the service to society with professionalism and human quality, focused on regulatory
compliance, establishing the objectives and goals of the institution are obtained.
MSc. José M. Narváez A
CAI COORDINATOR
ÍNDICE DE CONTENIDOS
PORTADA
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
CERTIFICACIÓN DE AUTORÍA
APROBACIÓN DEL TRIBUNAL
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
RESUMEN
ABSTRACT
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 1
CAPITULO I. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ....................................................................................... 7
1.1 Antecedentes de la Investigación ................................................................................................... 7
1.2 Actualidad del objeto de estudio de la investigación ..................................................................... 9
1.3 Actualidad ecuatoriana del sector donde se desarrolla el proyecto. .......................................... 30
CAPÍTULO II. DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICO ............................................................ 34
2.1 Metodología a emplear en el desarrollo de la investigación. ...................................................... 34
2.2 Procedimientos para la búsqueda y procesamiento de los datos. ............................................. 37
2.3 Resultados del diagnóstico de la situación actual. ...................................................................... 38
CAPÍTULO III. PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA. ......................................................... 45
3.1. Desarrollo de la metodología para la aplicación en la auditoria de Gestión. ............................ 45
3.2 Aplicación práctica de la propuesta .............................................................................................. 46
CONCLUSIONES .................................................................................................................................... 68
RECOMENDACIONES ........................................................................................................................... 69
BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Funcionarios de la Unidad de Servicio Social. ........................................................ 37
Tabla 2 Tabulación de encuestas realizadas a los servidores de la UdSS................................ 38
Tabla 3 Procesos Administrativos Adecuados ................................................................... 39
Tabla 5 Control Interno a Procesos Administrativos............................................................ 39
Tabla 6 Utilización de Modelos de Gestión ....................................................................... 40
Tabla 7 Valoración Procesos Administrativos.................................................................... 40
Tabla 8 Modelo de Auditoria de Gestión .......................................................................... 41
Tabla 9 Funcionalidad ................................................................................................. 41
Tabla 10 Aplicación Modelo de Auditoria de Gestión .......................................................... 42
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 Árbol de problemas.......................................................................................... 5
Figura 2 Proceso administrativo ..................................................................................... 9
Figura 3 Estructura orgánica funcional de la UdSS ........................................................... 33
Figura 4 Fases de la Auditoría de Gestión propuesta ........................................................ 46
1
INTRODUCCIÓN
En la actualidad, es evidente que todas las empresas, entidades o instituciones ejecutan las
actividades mediante la utilización de los procesos administrativos, con el único fin de orientarse hacia
el futuro y así mismo al alcance de las metas fijadas; este proceso administrativo está compuesto por
la planeación, organización, dirección y control que son procesos sistematizados necesarios para el
logro de los objetivos planteados, el uso de este proceso evita improvisar al momento de la toma de
decisiones importantes, es por eso que para establecer si se ha ejecutado y cumplido de manera
eficaz, eficiente y económica estos procesos se ve la necesidad de la aplicación de una auditoría de
gestión, la misma que le permitirá conocer a la administración si está resolviendo correctamente los
problemas económicos, sociales y estratégicos que conducen a las empresas, entidades o
instituciones exitosamente hacia las metas propuestas.
Considerando que a través del uso óptimo de recursos humanos, materiales, financiero, tecnológicos
y el manejo de un proceso administrativo adecuado se facilita la consecución de los fines; el Ecuador
en busca del orden y mejor desempeño de los servidores públicos, teniendo en cuenta principalmente
la población y la relación con la institución, se encuentra en constante cambio con los procesos y
metodologías que permitan obtener un adecuado control interno y externo, por tanto, desde todas las
funciones del Estado se han impulsado leyes y procesos que fomentan la transparencia, mediante
herramientas que promueven la participación ciudadana, el acceso a la información y la rendición de
cuentas. A pesar de los esfuerzos, es necesario fortalecer estas herramientas para que no exista lugar
a la duda sobre la gestión de todas las funciones del Estado en todos sus niveles.
Por otro lado, en el Plan Nacional para el Buen Vivir (2013-2017) que se encontraba en vigencia hasta
el año anterior 2017 establece que:
“El Buen Vivir se planifica, no se improvisa”. (pág. 13)
Por tanto, en el objetivo ocho. que menciona sobre consolidar el sistema económico social y solidario,
de forma sostenible, dentro de la política 8.1. establece que se debe invertir los recursos públicos para
generar crecimiento económico sostenido y transformaciones estructurales; se hace énfasis en los
lineamientos estratégicos siguientes:
a. Priorizar la asignación de recursos públicos bajo criterios de satisfacción de necesidades,
generación de capacidades y oportunidades, y acumulación de capital en sectores productivos
generadores de valor. (pág. 264)
2
b. Fortalecer el rol de la planificación de la inversión pública con enfoque integral, para la toma
de decisiones y la planificación plurianual. (pág. 264)
Para que las instituciones públicas, entidades o articulaciones pertenecientes al estado puedan
cumplir con éxito estos lineamientos establecidos en el objetivo 8. Es fundamental que apliquen un
proceso administrativo adecuado, con la finalidad de potenciar la eficiencia, eficacia y economía de
sus recursos humanos, técnicos y materiales.
Además, la Contraloría General del Estado (2016) como el ente de control que garantiza el
cumplimiento del buen uso de los recursos públicos en el Ecuador, tiene como misión controlar los
recursos públicos para precautelar su uso efectivo, en beneficio de la sociedad; para el cumplimiento
de esta misión cuenta con los siguientes objetivos estratégicos:
1. Mejorar la comunicación e información entre la sociedad y la Contraloría General del Estado.
2. Actuar de forma efectiva en el control de los recursos públicos.
3. Desarrollar las competencias, desempeño y bienestar laboral del talento humano.
4. Fortalecer la capacidad de gestión y recursos institucionales.
Mediante el cumplimiento de los objetivos estratégicos planteados por la CGE, se puede identificar
que una adecuada aplicación de los procesos administrativos garantizará un buen uso de los recursos
públicos y por ende se puede deducir que existe una adecuada administración.
Actualmente se exige del sector público una gestión efectiva, eficiente y honesta, para lograr este
propósito es necesario aplicar una gestión calificada que permitan el desarrollo de los servicios
públicos que brinda cada entidad o institución, para conseguir este fin es fundamental contar con un
personal comprometido y dispuestos a cumplir con todos los objetivos establecidos.
Por consiguiente, el proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para
el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales, es decir; los
administradores o gerentes de una organización realizan debidamente su trabajo a través de una
eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la organización alcance sus metas; por lo tanto,
se puede decir que el desempeño de los gerentes o administradores se puede medir de acuerdo con
el grado en que éstos cumplan con el proceso administrativo.
3
Para conocer y verificar que existe un cumplimiento de los objetivos organizacionales se efectúa la
Auditoria de Gestión a los Procesos Administrativos, que consisten en la revisión y evaluación de los
elementos mayores de la administración:
• Política de la corporación. Determinación de la existencia, lo adecuado y comprensivo de la política,
así como el significado de sus instructivos como elementos de control en áreas funcionales.
Valorización de los efectos de la ausencia de políticas; o recomendaciones para la adopción o
modificación de los instructivos formalizados.
• Controles administrativos. Determinación de la existencia, y lo adecuado de controles administrativos
u operacionales como tales, y como respaldo a los objetivos de productividad de la gerencia; el grado
de cumplimiento en las áreas de funcionabilidad mayor; y la coordinación de controles de operación
con los instructivos de la política de la corporación.
• Evaluación de los efectos de la acción de controles administrativos u operacionales en áreas
significativas, y recomendaciones para la adopción o modificación de tales controles.
La inadecuada aplicación de normas, técnicas y manuales de procedimientos de control interno ha
sido un indicador de las falencias en las articulaciones pertenecientes al GADM del cantón Pastaza,
razón por la cual la gestión administrativa no es lo suficiente eficaz, eficiente y económica, más aún
cuando se desconoce la misión y visión, para lo cual es necesario añadir que las autoridades y
administradores en ciertas ocasiones desconocen el proceso de administración y de gestión.
De alguna manera las entidades requieren de procedimientos que se adecuen a la situación de cada
una para mejorar y fortalecer su capacidad administrativa, por lo cual, es necesario realizar una
auditoría de gestión a los procesos administrativos que garantice la ejecución y fiabilidad de las
actividades de control de procesos públicos de tal manera se pueda mitigar las falencias en dichos
procesos.
Con el objetivo de que el GADM del Cantón Pastaza asuma su responsabilidad legal respecto de las
políticas sociales, el Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
(2015) indica que los Patronatos deben extinguirse por tal razón se crea la ordenanza que suprime el
Patronato de Amparo Social Municipal de Pastaza y crea la Unidad de Servicio Social del GADM del
Cantón Pastaza el 27 de enero del 2015, en donde dicha unidad ejercerá las funciones que realiza el
ex Patronato, en todo lo que no se oponga a la ley.
4
Por tanto, la Unidad no cuenta con una estructura organizacional que les permita mejorar los procesos
administrativos debido a que solo se proyectan como una Unidad Administrativa, dificultando la toma
de decisiones y sobre todo haciendo que los diferentes grupos de atención se centralicen en uno solo,
además es necesario que la se programe como un Departamento del GAD del cantón Pastaza.
Finalmente, es necesario realizar una auditoría de gestión a los procesos administrativos de la Unidad
de Servicio Social del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón de Pastaza para coadyuvar a
los procesos administrativos mediante los cuales se permitan obtener una mejor gestión para evitar el
inadecuado cumplimiento de leyes, normas y resoluciones.
Problema de investigación
El caso de estudio es la Unidad de Servicio Social UdSS del GADM de Pastaza, que se dedica a la
prestación de servicios sociales en el cantón Pastaza.
Es necesario establecer procedimientos que permitan una planificación y articulación adecuada de la
Unidad de Servicio Social, para ello se requiere plasmar procedimientos administrativos que se ajusten
al ordenamiento jurídico vigente y a la realidad actual, garantizando el cumplimiento de las políticas
públicas y sociales a favor de los grupos de atención prioritaria y en situación de vulnerabilidad y
riesgo.
Dentro de esta Unidad se puede identificar las deficiencias en los procesos administrativos tales como:
una inadecuada secuencia en los procesos; de la misma manera se puede manifestar que no cuentan
con un manual de procedimientos que ayuden al sostenimiento y mejora de los procesos
administrativos, inexistencia de antecedentes respecto al usuario, la afluencia de pedidos o convenios
donde se requiera la labor social, alquiler de insumos médicos, ausencia de instructivos de políticas
de la UdSS, etc.
La presente investigación se enmarca a la Unidad de Servicio Social que fue creada mediante
resolución de Concejo y a la vez cumple el papel de lo que anteriormente se denominada Patronato
Municipal para la búsqueda de días mejores en el desarrollo familiar y de brindar servicios sociales a
la colectividad; se conforma por la participación de una administradora y un equipo técnico que se
dedica a la atención médica y administrativa, la misma que presenta dificultades técnicas, financieras
y administrativas en el año 2015 y se ha visto la necesidad de desarrollar una Auditoria de Gestión a
los Procesos Administrativos a fin de contar con información relevante para la toma de decisiones y la
5
determinación de planes de acción que permitan elevar el rendimiento administrativo conllevando a la
mejora de la productividad institucional.
Una vez analizado el árbol de problemas se ha determinado como problema principal el inadecuado
control de los procesos administrativos, teniendo como causas: un limitado conocimiento de las
políticas internas, de la misma manera una limitada socialización de los objetivos de la Unidad y una
carencia de un manual de procedimientos, los cuales acrecientan a los efectos tales como:
Observaciones por parte de la CGE, Servidores/as con bajo conocimiento de las metas planteadas y
un inadecuado control de los procesos para que se desarrollen de manera eficaz y eficiente.
Por tanto, el problema científico del presente proyecto de investigación se plantea de la siguiente
forma: ¿Cómo mejorar los procesos administrativos de la Unidad de Servicio Social?
Se identifica como objeto de investigación a los procesos administrativos, teniendo como campo de
acción a la auditoría de gestión, esto indica que la línea de la presente investigación es la auditoría.
CAUSAS
PROBLEMA
CENTRAL
EFECTOS
Inadecuado control de los procesos para que se desarrollen de manera eficaz y eficiente.
INADECUADO CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS.
Servidores/as con bajo conocimiento de las
metas planteadas.
Carencia de un manual de procedimientos.
Limitado conocimiento de las políticas internas.
Limitada socialización de los objetivos de la
Unidad.
Observaciones por
parte de la CGE.
Figura 1 Árbol de problemas
6
Objetivo General
Desarrollar una Auditoría de Gestión a los procesos administrativos de la Unidad de Servicio Social
del GADM del cantón Pastaza en el período 01 de enero al 30 de junio del 2017 que permita mejorar
los procesos administrativos.
Objetivos específicos
• Fundamentar teóricamente y científicamente los procesos administrativos y a la auditoría de gestión
para el sustento y desarrollo del proyecto de investigación.
• Diagnosticar el estado del control de los procesos administrativos de la UdSS con el fin de establecer
la existencia de eficiencia y eficacia en los procesos.
• Emitir un informe final de Auditoría de gestión con el propósito de dar a conocer mediante
conclusiones y recomendaciones las inconsistencias en los procesos administrativos detectados en la
UdSS.
Se plantea como idea a defender que, mediante la aplicación de una auditoría de gestión en la Unidad
de Servicio Social del GADM del cantón Pastaza se medirá el grado de cumplimiento, eficacia y
eficiencia de las actividades de la gestión administrativa, esto contribuirá positivamente en el
mejoramiento de la planificación, organización, dirección y control de las actividades y proyectos que
desarrollan para satisfacer las necesidades de las personas vulnerables que se encuentran en el
cantón Pastaza.
7
CAPITULO I. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
1.1 Antecedentes de la Investigación
La auditoría es una de las aplicaciones de cada uno de los principios científicos de contabilidad,
basada en la verificación de los registros patrimoniales de las empresas, para observar su exactitud;
no obstante, este no es su único objetivo. Su importancia es reconocida desde los tiempos más
remotos, teniéndose conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización, tal es
el caso de los países de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones profesionales
que se encargaban de ejecutar funciones de Auditorías, destacándose entre ellas los Consejos de
Inglaterra, en el año de 1.310 y el Colegio de Contadores, de Venecia (Italia), en 1.581. (Vivas, 2015)
También en los Estados Unidos de Norteamérica, una importante asociación cuida las normas de
auditoría la cual publicó diversos reglamentos, de los cuales el primero que conocemos se publicó en
octubre de 1.939, en tanto otros consolidaron las diversas normas en diciembre de 1.939, marzo de
1.941, junio de 1942 y diciembre de 1.943.
En la Biblioteca de la Universidad Autónoma de los Andes existe trabajos de investigación que se enfocan
a las Auditorias de Gestión que inciden en los Procesos Administrativos y que son de gran importancia,
sin embargo, no se conoce la existencia de una investigación que se enmarque a instituciones de servicio
social.
Cabe señalar las diferentes investigaciones que se han realizado en la UNIANDES, siendo las siguientes:
De acuerdo con Alama (2016),en su tesis titulada “Auditoría de Gestión para mejorar los Procesos
Administrativos en la Unidad de Administración del Talento Humano del Gobierno Autónomo
Descentralizado Municipal del Cantón Pastaza en el año 2015”, previo a la obtención del título de
Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas C.P.A, en el que aplica una auditoría de gestión
a la Unidad de Administración del Talento Humano del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal
del Cantón Pastaza en el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del 2015, y determina
el nivel de cumplimiento de sus objetivos permitiendo la adecuada toma de decisiones para que los
procesos de la unidad se realicen de manera eficiente y eficaz, concluyendo que la unidad de
administración de recursos humanos no ha dado un seguimiento adecuado a los resultados negativos de
8
la evaluación de desempeño realizado a los servidores y servidoras de la institución, lo que impide que
se tome acciones correctivas a fin de mejorar el rendimiento y productividad del personal. (pág. 189)
Es clara la participación de la Autora antes mencionada dentro del proceso de investigación a realizar,
pues será un precedente que nos permitirá a dar a conocer que la Auditoria de Gestión nos permite
aplicarla al ámbito empresarial y sobre todo concluir que se puede tomar medidas correctivas a futuro.
Según Calapucha (2013), en su tesis titulada “Auditoría de gestión a los procesos administrativos de la
Consultora AVSE con la finalidad de evaluar la consecución de los objetivos empresariales” previo la
obtención del título de Ingeniera en contabilidad Superior Auditoria Y Finanzas C.P.A, y en el que ejecuta
una auditoría de gestión a los procesos administrativos de la Consultora AVSE con la finalidad de evaluar
la consecución de los objetivos empresariales, concluyendo que la auditoría de gestión nos permitió
conocer el grado de cumplimiento a la consecución de los objetivos empresariales planteadas en el su
plan estratégico, con la utilización de indicadores de eficacia y eficiencia, se determinó que dichas áreas
no mantienen un control eficiente debido a que no proporciona un grado de seguridad a las actividades
realizadas. (pág. 179)
Con lo antes mencionado podemos aseverar que la presente investigación brindará indicadores de
eficacia y eficiencia que permitan controlar cada uno de los procesos que se involucran dentro de la
empresa caso de estudio.
Según Loor & Vélez (2014)en su tesis titulada “Auditoría de Gestión administrativa del departamento de
dirección técnica de gestión de talento humano de la Universidad Politécnica Salesiana sede Guayaquil”,
previo la obtención del título Ingeniería en Contabilidad y Auditoría en el que se propone identificar y
evaluar los riesgos y generar recomendaciones para mejorar la gestión, concluyendo la auditoria mostro
que al no tener un orden especifico los expedientes del personal administrativo y docente, dificulta la
búsqueda de información científica ,aunque no estén en orden se puede concluir que están completas.
(pág. 167)
Conociendo los riesgos dentro de la empresa que se pretende realizar, se brinda investigaciones
realizadas que aseveran la propuesta de la investigación, pues es notorio que es necesario contar con
procesos administrativos acordes a la realidad empresarial de la ciudad de Puyo.
9
Por consiguiente y basándose en lo anterior señalado se puede deducir que la auditoría de gestión a los
procesos administrativos es de gran apoyo para los administradores de las empresas ya que se les da a
conocer en que están errando o lo que no están realizando correctamente al momento de cumplir con
sus metas ya establecidas.
1.2 Actualidad del objeto de estudio de la investigación
Dentro de este epígrafe se dará a conocer sobre los conceptos básicos para desarrollar el presente
proyecto de investigación.
Procesos administrativos
Dentro del proceso administrativo se plasma la existencia de pasos donde los gerentes toman
decisiones, los miembros de la organización ponen en prácticas diversas estrategias, es decir el diseño
organizacional hace que los gerentes dirijan la vista en dos sentidos, hacia el interior de su empresa
y hacia el exterior de su empresa. (Acevedo, 2015)
Los conocimientos del diseño organizacional han ido evolucionando, al principio los procesos
administrativos, giraban al entorno del funcionamiento interno de una organización, las cuatro piedras
angulares para el diseño de la organización, la división del trabajo, la departamentalización, la
jerarquía y la coordinación tienen una larga tradición en la historia del ejercicio de la administración.
Según Rivera (2016) define al proceso administrativo como una actividad compuesta por etapas que
forman un proceso único y estructurado.
Louffat (2016), establece la siguiente estructura como parte de un proceso administrativo:
Figura 2 Proceso administrativo
PLANEACIÓN Misión, Visión,
Objetivo, Estrategia, Política, Cronograma, Presupuesto
ORGANIZACIÓN Modelos
Organigramas Manuales
Condicionantes Componentes
DIRECCIÓN Sensaciones y percepciones, Personalidad y actitud,
Aprendizaje., Pensamiento, lenguaje, memoria e inteligencia., Toma de decisiones, Conciencia y trastornos mentales, Equipos, Liderazgo Motivación, estrés y emoción., Comunicación, Negociación y conflictos, Cultura
y clima organizacionales
CONTROL Control
Los indicadores
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Para Amat (2018) un proceso administrativo es el conjunto de pasos a seguir para lograr un objetivo,
todo esto basado en una investigación y con la elaboración de un plan detallado de acciones a realizar,
es decir, es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración,
que se clasifican en:
a) Planeación, es la determinación de escenarios futuros y del rumbo hacia donde se dirige la empresa;
b) Organización: consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones y
responsabilidades;
c) Dirección: es la ejecución de todas las etapas del proceso administrativo mediante la conducción y
la orientación del factor humano y el ejercicio del liderazgo;
d) Control: es la fase del proceso administrativo, a través del cual se establece estándares para evaluar
los resultados obtenidos.
El autor Block (2005) menciona que el término proceso significa secuencia o transformación continúa
de una idea para llegar a finalidades precisas; también se utiliza para referirse a la transformación de
materiales en productos, o datos en información con un objetivo concreto. De acuerdo con nuestros
fines, la administración, utilizamos el término” proceso” para referirnos a la transformación de ideas en
términos de objetivos que establece la gestión de las empresas para asegurarse del cumplimiento de
lo previsto y, en caso, se procede con las modificaciones o ajustes pertinentes.
Auditoria
El futuro de nuestro país se prevé para la profesión contable que el sector de la Auditoría es realmente
muy grande, razón por la cual deben crearse en nuestro círculo de enseñanza cátedra para el estudio
de la materia, incentivando el aprendizaje y asimismo organizarse cursos similares a los que en otros
países se realizan, para de esta manera poder mejorar a nivel académico en relación a otros países.
En forma sencilla y clara, Barquero (2013) establece que la auditoria es el control interno, es decir,
tarea a la que deben enfrentarse muchos profesionales y para la que no siempre se cuenta con la
experiencia, formación o herramientas necesarias.
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Para Tarazona (2016), La auditoría es un método para la toma de decisiones (o sea, para la resolución
de problemas) de carácter completo, integrado y dinámico. Es completo porque el proceso decisorio
incluye todas las fases que influyen en los resultados de la empresa y considera el control y evaluación
del proceso como una fase con entidad propia. Es integrado porque sólo una visión conjunta de la
toma de decisiones puede darnos los elementos clave para entender el funcionamiento de la empresa
y mediante los mecanismos de control y evaluación llegaremos a conocer las interrelaciones sinérgicas
entre esos elementos. Y es dinámico porque tanto los recursos y capacidades de la propia
organización como los factores condicionantes de su entorno evolucionan y son los mecanismos de
control y evaluación los que permiten detectar y analizar esas variaciones para proponer las mejoras
y/o cambios que permitan el desarrollo organizativo (o en momentos de crisis, su supervivencia). Las
auditorías (externas o internas) detectan, acumulan y clasifican los problemas que surgen en la
empresa (control) para analizarlos y valorar su repercusión sobre los objetivos organizativos
(evaluación); teniendo en cuenta que, según cual sea su alcance, abordarán simplemente los
procedimientos de administración laboral o los problemas en la gestión de las funciones empresariales
o bien afrontarán el diseño de las estrategias por el equipo de dirección. Su transversalidad respecto
al proceso de toma de decisiones y las características anteriores (completa, integrada y dinámica),
permiten identificar las auditorías estratégicas, sea cual sea su ámbito de actuación.
Por consiguiente; de acuerdo a lo plasmado en los párrafos anteriores se puede plantear un criterio
sobre la Auditoria, siendo una actividad que permite verificar una corrección en la contabilidad de los
famosos estados financieros de una organización, institución y/o empresa; en otras palabras; las
mismas que coincidiremos en muchas bibliografías, tal vez parafraseadas o hiladas como una
extensiva revisión de cada uno de los documentos, registros, kardex, entre otros archivos que permitan
conocer las matemáticas que muestran los estados financieros.
Finalmente podemos decir que la Auditoria es un examen justo y a la fecha de las acciones que día a
día se realizan dentro de la organización, institución y/o empresa con tan solo llegar a comprobar lo
obtenido mediante un informe final.
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Gestión
El Diccionario Enciclopédico Gran Plaza y Jaime Ilustrado, señala que, “la gestión es la acción y efecto
de gestionar o de administrar, es ganar, es hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de
un deseo cualquiera”.
En otra concepción, gestión es definida como “el conjunto de actividades de dirección y administración
de una empresa”.
De acuerdo a Pérez & Merino (2012) La gestión implica la ejecución de acciones para llegar a un
resultado. Al respecto, hay que decir que gestionar es llevar a cabo diligencias que hacen posible la
realización de una operación comercial o de un anhelo cualquiera.
Con los conceptos antes mencionados Gestión, Auditoria y Procesos Administrativos se pretende
analizar la actualidad de la temática a investigar a nivel macro, meso y micro siendo el siguiente:
Dentro del contexto a nivel Macro las Auditorias de Gestión en los Procesos Administrativos se vienen
realizando constantemente pues es notorio que la Contraloría General del Estado ha implementado
los mecanismos necesarios para controlar a cada una de las empresas que perciban recursos del
Estado, su finalidad es proporcionar criterios técnicos y legales, que sirvan de guía para uniformar el
enfoque y los procedimientos de control que los auditores externos e internos, deberán aplicar en la
ejecución de auditorías de gestión a entidades y organismos públicos, en atención a sus actividades
y características propias.
Por consiguientes estas directrices se aplican tanto en instituciones públicas como en entidades
privadas para cumplir a satisfacción los objetivos y metas de las mismas, conllevando a contar con
herramientas, modelos y profesionales encargados de llevar los procesos en cada una de las
empresas.
A nivel Meso, es decir; en la Región Amazónica y en la provincia de Pastaza, motivo de estudio; la
principal causa de que las medianas y pequeñas empresas fracasen es la insuficiencia para llevar
acabo procesos administrativos, pues se ha ido viendo la aplicación del empirismo desde el momento
en que se implementan, presentando falencias financieras, administrativas.
13
Finalmente a nivel Micro es necesario indicar que la presente investigación se enmarca a la Unidad
de Servicio Social que fue creada mediante resolución de Concejo y a la vez cumple el papel de lo
que anteriormente se denominada Patronato Municipal y fue creada para la búsqueda de días mejores
en el desarrollo familiar y de brindar servicios sociales a la colectividad; se conforma por la
participación de una administradora y un equipo técnico que se dedica a la atención médica y
administrativa, la misma que presenta dificultades técnicas, financieras y administrativas en el año
2016 y se ha visto la necesidad urgente de desarrollar una Auditoria de Gestión a los Procesos
Administrativos a fin de contar con información relevante para la toma de decisiones y la determinación
de planes de acción que permitan elevar el rendimiento administrativo conllevando a la mejora de la
productividad institucional.
Auditoria de Gestión
Según la Contraloría General del Estado CGE, en su obra Manual de Auditoría de Gestión, 2da
Edición, define a la Auditoría de Gestión como: " el examen sistemático y profesional, efectuado por
un equipo multidisciplinario, con el propósito de evaluar la Gestión operativa y sus resultados, así
como, la eficiencia de la Gestión de una entidad, programa, proyecto u operación, en relación a sus
objetivos y metas ; de determinar el grado de economía , efectividad y eficiencia en el uso de los
recursos disponibles. Establecer los valores éticos de la organización y el control y prevención de la
afectación ecológica; y medir la calidad de los servicios, obras y bienes ofrecidos, y el impacto socio
económico del derivado de sus actividades".
Luego de analizar las definiciones citadas anteriormente se puede decir que la Auditoría de Gestión
es un examen evaluativo de las actividades de entidades públicas y privadas con el propósito de medir
e informar el grado de eficiencia, efectividad y economía con que son utilizados los recursos en el
logro de metas y objetivos propuestos.
Para Moreno (2006), Auditoria de Gestión no es más que “El examen de planes, programas, proyectos
y operaciones de una organización o entidad pública, a fin de medir e informar sobre el logro de los
objetivos previstos, la utilización de los recursos públicos en forma económica y eficiente, y la fidelidad
con que los responsables cumplen con las normas jurídicas involucradas en cada caso.
14
La auditoría de gestión es de vital importancia ya que evalúa indicadores de gestión con los cuales se
trabajan en la ejecución de proyectos sociales llevados a cabo en su mayoría por organizaciones u
asociaciones sin fines de lucro.
Importancia de la Auditoría de Gestión
Mallo (2018) establece que la auditoría de gestión pasa a ser hoy en día un elemento vital para la
gerencia, ya que les permite a los altos directivos conocer los problemas económicos, sociales y
económicos que a este nivel se presenten y de esta manera ellos puedan llegar a tomar decisiones
de mejora generando en la empresa un saludable dinamismo que la conduce exitosamente hacia las
metas propuestas. Esta Auditoría se encuentra relacionada con las características estructurales y
funcionales del objeto de ese estudio (empresa), por lo que su ejecución requiere de una guía que se
adapte a las condiciones existentes y que, sin limitar la independencia y creatividad del auditor, le
permita lograr una sistematicidad y orden que le haga obtener los mejores resultados en el periodo
más breve posible.
En conclusión, la Auditoría de Gestión es una herramienta indispensable que colabora con la
administración de entidades y organismos públicos, ya que mediante un proceso mide el rendimiento
real con el rendimiento esperado y formula recomendaciones para formular dicho rendimiento y
alcanzar el rendimiento preciso.
Alcance de la Auditoría de Gestión
Según la Contraloría General del Estado en su obra Manual de Auditoría de Gestión, "La Auditoría de
Gestión puede abarcar a toda entidad o parte de ella, es decir; puede acoplarse a un proceso, una
actividad, un grupo de operaciones, etc.
Pero el alcance también comprende las coberturas a operaciones recientemente ejecutadas o en
ejecución, denominadas operaciones corrientes". (pág. 37)
Objetivos de la Auditoría de Gestión
Alvarado & Sánchez (2017) menciona que entre los objetivos más importante de la auditoria de gestión
se encuentran los siguientes:
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• Examinar los aspectos administrativos de la institución para evaluar, diagnosticar y sugerir mejoras.
• Promover la optimización de los niveles de eficiencia, eficacia, economía, calidad e impacto de la
Gestión pública.
• Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas.
• Promover el aumento de la productividad, procurando la correcta administración del patrimonio, es
decir utilizando de manera eficiente los recursos económicos.
Características de la Auditoría de Gestión
Peraza (2015) Para realizar un análisis certero del proceso de auditoría se deben identificar primero
sus diferentes fases, los flujos de información que se generan y los instrumentos que se utilizarán para
realizarlo.
Propósito. - Evaluar la eficiencia, efectividad y economía con la que se manejan los recursos de una
entidad, el cumplimiento de las normas éticas por el personal y la protección del medio ambiente.
Alcance. - Todas las operaciones de la entidad, inclusive las financieras o puede limitarse a una
operación, actividad o programa específico.
Medición. - Aplicación de los principios de administración.
Enfoque.- Eminentemente positivo, tendiente a obtener mejores resultados, con más eficiencia,
efectividad, economía, ética y ecología (protección ambiental).
Informe de Auditoría.- Su contenido está relacionado con cualquier aspecto significativo de la Gestión
de la entidad.
Conclusiones del auditor.- Inciden sobre cualquier aspecto de la administración y operación de la
entidad.
Recomendaciones del auditor.- Se refiere a mejorar en todo los sistemas administrativos, el sistema
de control interne gerencial y cualquier aspecto de la administración y operación de la entidad." (Págs.
18-19).
16
Metodología para la realización de la auditoría de gestión
Según el manual de auditoría gubernamental considera que “para mejor entendimiento de la auditoría
de gestión se ha considerado:
• Planeamiento
• Ejecución e
• Informe
Planeamiento
El planeamiento de la auditoría se refiere a la determinación de los objetivos y alcance de la auditoria,
el tiempo que requiere, los criterios, la metodología a aplicarse y la definición de los recursos que se
consideran necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades más importantes de la
entidad, los sistemas y sus correspondientes controles gerenciales.
Mallo & Rocafort (2014) mencionan que el planeamiento garantiza que el resultado de la auditoria
satisfaga sus objetivos y tenga efectos productivos. Su realización cuidadosa reviste especial
importancia cuando se evalúa la efectividad, eficiencia y economía en las entidades, o proyectos
gubernamentales, dado que los procedimientos que se aplican son complejos y variados. Por ello este
proceso pretende establecer un adecuado equilibrio entre los objetivos y alcance de la auditoria, e l
tiempo disponible para ejecutarla y el número de horas que debe trabajar el personal profesional para
lograr un nivel óptimo en el uso de los recursos destinados para la auditoria.
Según Phillips (2016) La fase de planeamiento de la auditoría de gestión comprende dos etapas:
revisión general y revisión estratégica, cuyos elementos se muestran a continuación.
La etapa de revisión general se inicia con la obtención de información sobre la entidad, programa o
proyecto por examinar. EI equipo de auditoría debe adquirir un adecuado conocimiento de las
actividades y operaciones del ente a ser visitado, identificando aspectos tales como: fines, objetivos y
metas, recursos asignados, sistemas y controles gerenciales clave. Para ello, el auditor debe revisar
elementos diversos tales como: a) leyes y reglamentos aplicables, publicaciones de la entidad o
programa sobre el desarrollo de sus actividades: b) normas de administración financiera y requisitos
17
estipulados en la ley de presupuesto: c) información sobre seguimiento de medidas correctivas
derivadas de informes anteriores.
La etapa de revisión estratégica enfatiza el conocimiento y comprensión de la entidad, programa o
proyecto a examinar, mediante la recopilación de información y observación de la forma como llevar
a cabo sus operaciones. Esta tarea implica el análisis preliminar en la propia entidad sobre diversos
asuntos: ambiente de control interno, factores externos e internos, aéreas generales de revisión y
fuentes de criterio de auditoría.
Etapas de la Fase de Planeamiento
Revisión General
Conocimiento General de la entidad a examinar.
Análisis Preliminar de la Entidad
Formulación del plan d revisión estratégica.
Revisión Estratégica
Ejecución de Plan
Aplicación de pruebas preliminares e identificación de criterios de auditoría
Identificación de los asuntos importantes
Formulación del reporte de revisión estratégica
Preparación del plan de auditoría
Las etapas de revisión general y revisión estratégica forman parte de la fase de planeamiento de la
auditoría de gestión y, son obligatorias para los equipos de auditoría. En el caso de los Órganos de
Auditoría Interna de las entidades del sector público la fase de planeamiento de los exámenes que
programe debe desarrollarse, de acuerdo con cada circunstancia en particular.
18
(Molero/Polo, 2013) La fase de planeamiento en la auditoría de gestión diseñada para promover
significativos ahorros en el presupuesto de tiempo programado por el órgano auditor por cuanto
permite con un número reducido de personal altamente calificado, identificar los asuntos más
importantes de la entidad, programa o actividad que serán examinados. Después de prepararse el
informe de revisión estratégica y el plan de auditoría, podrán incorporarse los miembros del equipo de
auditoría, obteniéndose mayores niveles de eficiencia en el uso del personal de auditoría.
Ejecución
La fase de ejecución de la auditoría de gestión está focalizada, básicamente, en la obtención de
evidencias suficientes, competentes y pertinentes sobre los asuntos más importantes (aéreas de
auditoría) aprobado en el plan de auditoría. No obstante., algunas veces, como consecuencia de este
proceso se determinan aspectos adicionales por evaluar, lo que implicara la modificación del plan de
auditoría.
Toda labor en la auditoria debe ser controlada a través de programas de trabajo.
Tales programas definen por anticipado las tareas qué deben efectuarse durante el curso de la
auditoria y se sustentan en objetivos incluidos en el plan de auditoría y en la información disponible
sobre las actividades y operaciones de la entidad consignada en el informe de revisión estratégica.
Una de las actividades más importantes de la fase de ejecución, es el desarrollo de hallazgos. El
termino hallazgo en auditoria tiene un sentido de recopilación y síntesis de información específica
sobre una actividad u operación, que ha sido analizada y evaluada y, que se considera de interés para
los funcionarios a cargo de la entidad examinada. Usualmente, se utiliza en un sentido crítico, dado
que se refiere a deficiencias que son presentadas en el informe de auditoría.
Dentro del proceso de ejecución de la auditoria, el auditor brinda a los funcionarios y servidores de la
entidad examinada, que están o podrían estar afectados por el informe, la oportunidad de efectuar
comentarios y aclaraciones en forma escrita (u oral) sobre los hallazgos identificados antes de
presentar el informe. Estos comentarios y cualquier revelación importante que se presenten, deben
reconocerse y discutirse en el informe en forma apropiada y objetiva.
19
Ningún informe de auditoría debe emitirse sin escuchar a los funcionarios responsables de la entidad
examinada, quienes tienen la oportunidad de presentar sus comentarios sobre los hechos que se
observan.
Un aspecto importante del desarrollo de las observaciones que, en esencia, involucran los crementos
propios del hallazgo de auditoría (Condición y Criterio), es la identificación de las causas y efectos
actuales o posibles de las deficiencias detectadas durante la fase de ejecución. La identificación
oportuna de las razones que ocasionaron la situación negativa y porque se mantiene (Causa), así
como la cuantificación de las consecuencias reales o potenciales (Efecto) en términos financieros.
Constituyen una manera efectiva para interesar a los funcionarios de la entidad responsables de
adoptar correctivos en forma oportuna. (CEF, 2016)
En base a la evidencia de auditoría reunida y a través de la evaluación de las opiniones vertidas por
los funcionarios de la entidad, el auditor puede arribar a conclusiones concretas sobre las deficiencias
identificadas durante la fase de ejecución. Las observaciones y conclusiones, deben estar
acompañadas de recomendaciones para los funcionarios a cargo de la entidad examinada, a fin de
corregir las deficiencias identificadas y evitar en el futuro su repetición.
Papeles de Trabajo
Los papeles de trabajo son los documentos elaborados u obtenidos por el auditor durante las fases de
planeamiento y ejecución, los cuales sirven como fundamento y respaldo del informe. Los papeles de
trabajo son revisados por el auditor encargado y el supervisor responsable, con el objeto de establecer
si son pertinentes a la auditoria, documenta en forma adecuada la evidencia obtenida y guardan
consistencia internamente. Los principales elementos de los papeles de trabajo son:
Propósito de los papeles de trabajo.
Requisitos de los papeles de trabajo.
Criterios para elaborar los papeles de trabajo.
Planeamiento y uso de los papeles de trabajo.
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Archivo de Papeles de Trabajo
Archivo Permanente
El archivo permanente es aquel que está formado por documentación e información de interés
continuo, que se extiende más allá de cualquier periodo de auditoría en particular.
Consta con documentos que contiene información que puede ser utilizada en la ejecución de auditorías
concurrentes, con el propósito de contar con una fuente de datos permanentes sobre la naturaleza y
objetivos de la empresa a auditar.
Archivo Corriente
El archivo corriente es aquel que está formado por documentación elaborada desarrollada y analizada
por el equipo de auditoría esta información varía según los exámenes aplicados en el área auditada
por ende la información recaudada es cambiante.
Informe
EI informe de auditoría es el producto final del trabajo del auditor gubernamental, en el cual presenta
sus observaciones, conclusiones y recomendaciones y, en el caso de la auditoría financiera, el
correspondiente dictamen. El informe de auditoría debe contener la expresión de juicios
fundamentados en las evidencias obtenidas.
En la fase de Elaboración del Informe, el equipo de auditoría comunica a los funcionarios de la entidad
auditada los resultados obtenidos durante la fase de ejecución. Los principales objetivos de un informe
de auditoría de gestión son:
Brindar suficiente información sobre las deficiencias (desviaciones) más significativas y recomendar
mejoras en la conducción de las actividades y ejecución de las operaciones.
El informe de una auditoría de gestión constituye una oportunidad para poder captar la atención de los
niveles gerenciales de la entidad auditada, así como para mostrar los beneficios que este tipo de
examen le ofrece. Por esta razón el informe de auditoría comunica los resultados de la auditoría de
gestión: y
21
Persuade a la gerencia para adoptar determinadas acciones y, cuando es necesario llamar su
atención, respecto de algunos problemas que podrían afectar adversamente sus actividades y
operaciones.
Cada auditoría de gestión culmina en un informe por escrito que es puesto en conocimiento de la
entidad auditada. Por ello, la aceptación del informe por parte de los funcionarios de la entidad
examinada dependerá de su calidad. Los objetivos del informe para cada auditoria deben estar
definidos apropiadamente, tan pronto como sea posible, al igual que su estructura. Para ahorrar
tiempo, el Supervisor debe adquirir un rápido entendimiento sobre el contenido del informe, por cuanto
es quien finalmente debe revisarlo y aprobarlo. Una vez que el enfoque general y las observaciones
más importantes han sido aceptados, será menos probable que ocurran problemas de revisión.
En relación a los informes de auditoría de gestión debe tenerse en cuenta lo siguiente:
La auditoría mejor planeada con procedimientos apropiados aplicados por los mejores auditores, con
evidencias suficientes en términos de cantidad y calidad, no está completa, ni resulta útil, en tanto no
se apruebe el informe de la entidad examinada.
Contenido del Informe
• Síntesis gerencial.
• Introducción.
• Conclusiones
• Observaciones y Recomendaciones
Seguimiento y Evaluación
Consiste en el monitoreo y verificación sobre la puesta en marcha de las medidas correctivas
formuladas en las recomendaciones o el plan de mejoramiento en su caso.
Del proceso de auditoría de Gestión resultan recomendaciones elaboradas para promover mejoras y
acciones correctivas cuya naturaleza y alcance es variable.
22
Los criterios referidos al carácter sistemático de la auditoría, orientada a evaluar los beneficios
económicos / sociales obtenidos en relación con el gasto ejecutado y su vinculación con las políticas
gubernamentales, así como la flexibilidad que permite priorizar los esfuerzos en el logro de las metas
previstas, constituyen postulados que guíen el ejercicio de la auditoría de Gestión.
Es necesario indicar que la auditoría no será efectiva si ha concluido con un buen informe y no se le
efectúa un seguimiento para verificar, que la empresa auditada ha puesto en marcha las
observaciones y recomendaciones que le ha propuesto el equipo auditor. El método para efectuar el
seguimiento, dependerá del tipo de observación, y también de la importancia y materialidad de las
observaciones y recomendaciones.
La Auditoria de Gestión y la Administración de Riesgo
El desarrollo de procesos y actividades ejecutadas por los gobiernos autónomos descentralizados es
necesario que la planificación de las mismas incluyan los correspondientes indicadores de gestión,
como herramienta de evaluación a la actividad institucional, pues, justamente son los indicadores los
instrumentos de apoyo, sobre los cuales la administración evalúa una gestión por resultados.
No es únicamente el hecho de cumplir con las actividades planificadas utilizando los recursos que le
fueron asignados dentro de cada programa, proyecto y/o actividad, en la dinámica de alcanzar los
objetivos propuestos y coadyuvar al éxito organizacional, es necesario que se logren los resultados
esperados dentro de los objetivos estratégicos, si los indicadores están bien diseñados en función de
las variables que se requieren evaluar para lograr el cumplimiento de los objetivos, permitirán a la
administración conocer si la entidad ha logrado cumplir con los estándares deseados y alcanzar los
resultados esperados.
Identificación del riesgo
Los procesos que se desarrollan dentro del “Cuadro de Mando Integral” (Kaplan, 2016) se enfrentan
constantemente a riesgos, y estos riesgos o situaciones no deseadas deben ser administrados,
concretamente, para lo cual es necesario que se identifiquen donde están ubicados, dentro de que
procesos; y en qué actividades hay probabilidades de ocurrencia de mayores errores o irregularidades.
23
Para cumplir con este procedimiento de identificación de riesgos, es necesario que el auditor, Que se
entiende que es un profesional con vasta experiencia en actividades de control y mitigación de riesgos,
ubique la presencia de ellos, para lo cual podrá utilizar un mapa, marcando con banderines rojos los
procesos susceptibles de errores o riesgos que pueden afectar la consecución de los objetivos en
cada uno de los procesos.
Valoración del riesgo
Una vez cumplida con la actividad de identificación de riesgo, es necesario continuar con el proceso
de valoración del riesgo, con la finalidad de conocer el impacto causado en la consecución de los
objetivos planificados; el nivel o grado de afectación de las situaciones no deseadas.
La valoración del riesgo es un proceso subjetivo realizado por el Auditor o Profesional responsable de
la administración de riesgos de la entidad, permite determinar su probabilidad de ocurrencia y
afectación a la entidad, la cual, en función de los controles clave implementados por la empresa u
organización puede: prevenir, detectar, reducir y corregir errores potenciales dentro de cualquier
proceso o actividad desarrollada. Se identifica el nivel de riesgo (NR), para conocer la causa o raíz del
problema.
Pina (2014) expone que con el proceso de valoración de riesgo y su correspondiente análisis se podrá
tener una apreciación de cómo está funcionando la entidad y determinar cuál es el grado o nivel de
confianza (NC) alcanzado, dentro de la gestión desarrollada en función de los controles clave
determinados para cada actividad en particular.
Respuesta al riesgo
La máxima Autoridad, la dirección, administradores, autoridades, gerentes de las empresas públicas,
son responsables de generar procedimientos de control interno como mecanismo de respuesta al
riesgo. Tales procedimientos se diseñarán en función de su probabilidad de ocurrencia, impacto y
tolerancia del riesgo, en tal sentido, deben estar en todos los procesos que realiza la entidad, y no
sólo deben estar dirigidas a actividades que se miden en valores monetarios o de manejo de efectivo,
sino a todos los procesos de la empresa.
24
Es responsabilidad de la máxima autoridad, directivos y resto de personal de la entidad administrar
los riesgos con la selección e implementación de procedimientos de control, como mecanismo de
respuesta al riesgo, hasta lograr reducir el impacto negativo causado en la consecución de los
objetivos empresariales.
Dentro de este proceso de respuesta al riesgo, es necesario crear mecanismos de control a fin de
evitarlos o de que se generen situaciones no deseadas. Uno de los principales recursos es detectar la
causa raíz del problema o situación no deseada, en este sentido es conveniente realizar un rastreo
del proceso verificando si los controles implementados por la entidad atienden satisfactoriamente a
los objetivos del procesos.
En las entidades y organismos del sector público es necesario que las autoridades, administradores,
directivos, gerentes, respondan, satisfactoriamente con la implementación de acciones inmediatas de
control, acompañadas de estrategias y mecanismos que contribuyan a reducir el impacto negativo de
los riesgos; lo cual implica diseñar una estrategia clara de gestión de riesgo, que contribuya
favorablemente al desarrollo organizacional.
Evitar el riesgo conlleva a prevenir las causas que lo origina, el proceso de reducción incluye el diseño
e implementación de métodos y técnicas específicas para administrar riesgos.
Administración de Riesgos.
La administración de riesgos constituye una responsabilidad de la dirección, jefes de área y del resto
de personal de una entidad, e implica utilizar los elementos básicos de administración como:
organización, planificación, dirección, y control; en este contexto, es necesario que la entidad en base
a los objetivos planteados en cada uno de los procesos que desarrolla la entidad, en función de su
actividad principal, identifique las situaciones de riesgo que afecta la consecución de los objetivos:
Conociendo la ubicación de los riesgos es necesario valorarlos en función del impacto causado dentro
de los resultados que se espera. (Ortiz, 2005)
La administración como disciplina científica es la ciencia dentro de una gestión empresarial u
organizacional, ya que su correcta aplicación contribuye alcanzar el éxito.
25
Al contar la entidad con procedimientos establecidos para el control de cada uno de sus procesos, no
garantiza llegar a alcanzar el éxito, es necesario que la entidad analice cuales son aquellas situaciones
no deseadas o riesgos que atenten la consecución de los objetivos planteados; los cuales deben ser
identificados, analizados y tratados, de forma tal que permita el determinar las actividades de control,
sus responsables, los plazos para implementar las acciones de control y mitigar los riesgos. (Jarrín,
2015)
En la administración de riesgos, es necesario ubicarlos en un mapa de riesgos, que constituye una
herramienta de apoyo para identificar a las situaciones no deseadas o riegos en los diferentes
procesos; será necesario la aplicación de procedimientos de control interno, que contribuyan a fijar
estrategias y controles clave que aseguren la forma razonable de desarrollar los diferentes procesos,
sean estos: administrativos, operativos, financieros; que contribuyen a la ejecución de los sistemas de
apoyo; y misionales con miras al cumplimiento de objetivos y metas propuestas.
Para implementar herramientas de administración de riesgos en la gestión empresarial es necesario
tener un conocimiento integral de cómo se desarrollan cada uno de los procesos administrativos, en
consecuencia si la administración es el procesos de planear, organizar, dirigir y controlar, las
actividades en función de los recursos que dispone la entidad, es conveniente para entidad, analizar
los posibles eventos no deseados que podría afectar el logro de estos resultados que se esperan; y,
en ese sentido, una vez que se los identifica en cada uno de los procesos administrativos, y en función
de la importancia y valoración de los mismos, se hace necesario la implementación de una herramienta
básica para administrarlos, denominados: Plan de Mitigación de Riesgos.
Plan de Mitigación de Riesgo
Un modelo de gestión por resultados, diseñado para los gobiernos autónomos descentralizados
obligatoriamente deben integrar procesos de control de administración de riesgos; hablar de
administración de riesgos despliega un gran abanico de elementos de control para mitigar el impacto
negativo que ellos generan en la consecución de los objetivos planteados.
La alta dirección de una empresa u organización es la responsable por la implementación de un
sistema de control interno que contribuya al logro del objetivo administrativo de asegurar, en cuanto
sea posible, la conducción ordenada y eficiente de la organización.
26
En este sentido es necesario que el sistema de control interno comprenda un plan de mitigación de
riesgos, que defina una estrategia clara de gestión a seguir, identificando los eventos de mayor riesgo
para desarrollar procesos de evaluación, así como también la áreas a considerar, determinando
responsables para cada procedimiento en particular, describiendo procesos a fin de verificar si son los
adecuados.
Para que un plan de mitigación de riesgos tenga los efectos esperados dentro de la empresa, es
necesario el compromiso del personal de la entidad, el hecho de que todos contribuyan al logro de los
objetivos planificados, permitirá contar con el compromiso de personal en la aplicación de
procedimientos tendientes a mitigar el impacto negativo de los riesgos, dentro de los diferentes
procesos desarrollados por la entidad en función de su actividad principal.
La máxima autoridad, directivos, jefes de áreas, técnicos, funcionarios, servidoras y servidores de la
entidad, son responsables de que los procesos administrativos se ejecuten conforme lo planificado,
como un conjunto de tareas y actividades dentro del “Cuadro de Mando Integral” que, debidamente
ejecutados, favorecerán al desarrollo empresarial.
Pensar en desarrollar procesos administrativos sin el recurso humano necesario, sería una misión
imposible de lograr, en este sentido crear un ambiente de control adecuado dentro de la entidad, es lo
que coadyuva a la generación de valor agregado dentro de la empresa u organización, las
competencias profesionales, la experiencia, la formación, los valores y la profesionalización, constituye
elementos esenciales para generar ese valor agregado en el desarrollo de los procesos.
Es fundamental en una empresa u organización, que el accionar del talento humano se enmarque
dentro de una perspectiva de control interno, favorable a mejorar el desempeño del talento humano,
sobre la base de políticas institucionales, buenas prácticas, respeto a los valores, conductas y reglas
institucionales, para el ejercicio del servicio público, sobre la base de un sólido sistema de control
interno.
Es importante dentro de las empresas u organizaciones el mantener actualizada la estructura orgánica
y funcional, que debe estar diseñada conforme a la naturaleza y tamaño de la empresa u organización,
en este sentido es indispensable para desarrollar una gestión administrativa por resultado, que la
27
entidad incorpore personal altamente competente e idóneo como parte de su capital intelectual, el
mismo que contribuirá a lograr una gestión administrativa con miras al éxito empresarial.
Factores internos y externos
El tener conocimiento global de la empresa u organización es lo que constituye conocer su visión
sistémica, ya que esta visión permite conocer de forma general como funciona la entidad, como se
desarrollan cada uno de sus procesos. En este sentido es necesario para que la entidad pueda llegar
a mantener en su máximo nivel, entregando a la ciudadanía y/o clientes productos y servicios de
calidad, por tanto, es necesario conocer de forma clara su entorno próximo y remoto que afecta directa
o indirectamente a la empresa, en el desarrollo y ejecución de los diferentes procesos administrativos.
Las tareas, actividades, procesos, dentro del sistema producción de la empresa buscan atender
satisfactoriamente a la misión y visión empresarial, en tal sentido es necesario administrar factores
que intervienen en cada proceso.
Factores internos
Constituye aquellas fuerzas internas que afectan directamente al desarrollo de los procesos
administrativos, estos factores tienen que ver especialmente con situaciones de deficiencia
administrativa.
En una administración enfocada al cumplimiento de metas y objetivos, y a la obtención de resultados
favorables al éxito empresarial, es necesario que la entidad implemente acciones y procedimientos
internos que contribuyan a desarrollar una gestión en donde el riesgo permisible se lo llegue a calificar
como improbable de ocurrencia frente a estos factores internos.
Entre los más importantes podemos citar:
• La comunicación interna
• Estructura orgánica
• Políticas internas
• Injerencias políticas
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• Usuarios
• Proveedores
La comunicación interna
La comunicación interna entre el personal en toda la entidad, a lo largo y ancho de la misma, de arriba
hacia abajo y viceversa, y en forma transversal, es uno de los factores internos de gran importancia
para el flujo de la información, a fin de que la misma llegue a su destino de manera oportuna y sea
atendida con prontitud y prolijidad, así, el cliente que realiza algún requerimiento recibirá respuesta
inmediata, y no ocurrirán los problemas frecuentes de traspapele y perdida de información.
La estructura orgánica
Debe atender favorablemente a la consecución de los objetivos y al cumplimiento de la misión y visión
institucional. Dentro de los factores internos que afectan negativamente al desarrollo empresarial, la
estructura orgánica de las empresas requiere especial atención, ya que es necesario que la misma se
vaya ajustando conforme va creciendo, y conforme al talento humano que se va incorporando a la
organización, en función del crecimiento y de las necesidades empresariales.
Políticas internas
Las políticas internas de la entidad, constituyen un instrumento de apoyo para el accionar de cada uno
de los miembros de la organización, la ausencia de políticas o las políticas más definidas que no
describen de forma clara los lineamientos y directrices para orientar al talento humano en la ejecución
de los actos administrativos y en los resultados de su ejecución, no contribuyen al cumplimiento de los
objetivos empresariales. Uno de los factores que afectan la toma de decisiones en los GAD´s son las
injerencias políticas.
Usuarios
En el caso de los gobiernos autónomos descentralizados los usuarios constituyen las ciudadanas y
ciudadanos, que demandan de obras, infraestructura básica y los servicios; en función de las
competencias otorgadas en el Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y
29
Descentralización COOTAD; y en función de las demandas y compromisos adquiridos, las autoridades
planifican a corto, mediano y largo plazo las obras a ejecutar.
Los proveedores
Los proveedores están directamente relacionados con las actividades operativas que realizan los
gobiernos autónomos descentralizados, y son seleccionados conforme a las políticas y compromisos
institucionales, constituyen otro factor de relación directa con la entrega de suministro y materiales
que se requieren para el desarrollo normal de las actividades diarias.
Factores externos
Los factores externos constituyen aquellas fuerzas que indirectamente afectan a la empresa en cuanto
a su funcionamiento y gestión empresarial, lo que implica posibles impactos en los procesos de
administración y en la consecución de las metas y objetivos planteados.
Entre los factores externos más importantes tenemos:
• La tecnología
• Sistema político de país
• Crecimiento poblacional
• Situación económica
La tecnología
Constituye todo aquello que tiene que ver con la innovación y los avances en cuanto a maquinaria
totalmente renovada que permita estar a la altura de la competencia, entregando los productos y
servicios de calidad dentro de los gobiernos autónomos descentralizados. La tecnología se puede
apreciar conforme crece su estructura orgánica, en la eficiencia de su sistema de información y
comunicación, que cada vez es más beneficioso para agilizar los trámites y reducir el personal en cada
entidad. La tecnología es sinónimo de desarrollo, en razón de constituir una herramienta de apoyo
para generar información vital en la empresa, de forma rápida, confiable y oportuna.
30
El sistema político del país
Es importante dentro de la gestión empresarial a nivel nacional e internacional, un sistema democrático
de gobierno, como el actual, que garantiza en cierto sentido el desarrollo de las diferentes actividades
económicas en base a un ordenamiento jurídico que se hace presente en todas las esferas sociales,
donde existe el respeto a la Constitución de la República y demás leyes que contribuyen a mantener
el orden constitucional político y democrático.
La gestión pública se desarrolla en base al Presupuesto General del Estado, cuyas asignaciones
presupuestarias son entregadas a las carteras de Estado. Así, un sistema democrático de gobierno
no está íntimamente vinculado con el control, y, en este sentido, las entidades y organismos del sector
público, dependen mucho del sistema político para mantener la estabilidad en su gestión institucional.
Crecimiento poblacional
Es otro de los factores externos que pueden afectar la consecución de metas y objetivos, ya que los
recursos que poseen los gobiernos autónomos descentralizados son limitados; y si la población crece,
de igual manera crecen sus necesidades y las limitaciones por parte de los gobiernos locales van
creciendo proporcionalmente o en igual medida, este es un efecto dominó en la gestión pública.
1.3 Actualidad ecuatoriana del sector donde se desarrolla el proyecto.
El Cantón Pastaza actualmente cuenta 62.016 habitantes de acuerdo al último censo realizado por el
INEC (2010), considerando que, a pesar de la creación de los otros cantones, el cantón Pastaza sigue
siendo el más extenso de país cuenta con 19.452 Km2, y sus límites son:
Al Norte: Con el cantón Arajuno y cantón Santa Clara
Al Sur: Con la Provincia de Morona Santiago
Al Este: Con el Perú.
Al Oeste: Con el cantón Mera (Parroquia Shell y Madre Tierra) y la Provincia de Morona Santiago
(Ledesma, 2004).
El cantón es administrado por el alcalde y concejales, de acuerdo al Plan de desarrollo y ordenamiento
territorial del cantón Pastaza (2015 - 2020) son elegidos para periodos de cuatro años con derecho a
reelección por un periodo adicional consecutivo.
31
El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pastaza cumple con la prestación de
varios servicios sociales que son un conjunto de servicios y prestaciones de promoción y acción social
que atiende las necesidades sociales de forma integral, estos incluyen una serie de programas y
recursos que abordan problemas sociales concretos, por tanto, dentro del cantón Pastaza en esta
área de servicio sociales existen las siguientes instituciones:
MIES, INFA
En el Cantón existen 376 centros del Instituto Público de la Niñez y la Familia para cuidado de niños
y niñas, y 63 centros infantiles del buen vivir distribuidos en la zona urbana y rural. El equipamiento de
bienestar social que existe es de carácter vecinal representado por guarderías ubicadas en: Bellavista,
Los Ángeles y Cooperativa Plaza Aray; siendo su servicio óptimo por su cobertura, sin tomar en cuenta
la calidad del mismo.
Cuerpo de Bomberos
La ciudad de Puyo posee un Cuerpo de Bomberos, el mismo que cuenta con dos estaciones de
servicio localizadas de manera estratégica para brindar la ayuda a la ciudadanía de forma inmediata,
esta unidad se encuentra adscrita como parte del Gobierno Municipal de Pastaza.
Cruz Roja
La Cruz Roja en el Cantón Pastaza es una institución pública independiente, la misma que presta el
servicio de laboratorio clínico especializado en exámenes de tipo de sangre, enfermedades de
transmisión sexual, VIH, embarazo, ADN, entre las principales; también cuenta con un banco de
sangre donde se receptan pintas de sangre de los donantes voluntarios y en caso de emergencia se
las venden.
Asociaciones de atención prioritaria
En el cantón Pastaza existen instituciones y asociaciones con actividad de asistencia social cuya
finalidad es brindar ayuda y atención a las personas de escasos recursos económicos o que se
encuentren en estado vulnerable, estas son:
Comedor Ángela Muños, atiende a 70 ancianos.
Centro El Señor de la Misericordia, atiende a 40 ancianos.
Hogar de Personas Adultas Mayores Monseñor Tomás Romero Gross, atención permanente
las 24 horas del día a 26 ancianos.
32
Asociación de diabéticos e hipertensos de Pastaza, atiende a 40 ancianos.
Comedor de ancianos María Antonia de Jesús, atiende con alimentación diaria a 40 ancianos.
Secretaría Técnica de Discapacidades.
Casa Betania, atiende a 75 personas
Comedor Municipal, atiende a 120 personas
Centros y Clínicas de Rehabilitación.
Unidad de Servicio Social del Cantón Pastaza
Es un organismo adscrito al Municipio del cantón Pastaza, creado para beneficio de la población más
vulnerable del mismo y de esta manera completar las políticas de acción social de la Alcaldía; tiene
como finalidad, promover el Desarrollo Humano, el Bienestar Social y la equidad, para buscar mejorar
la calidad de vida de la población, en especial de los grupos vulnerables del cantón, esta institución
cuenta con personal capacitado, organizado y comprometido con los habitantes de Pastaza, sus
funciones son la prestación de servicios de salud, asistencia social, a niños, adolescentes, mujeres,
discapacitados y adultos mayores de escasos recursos, también contribuyen con el mejoramiento del
nivel de vida dé la población más vulnerable pues proporcionan servicios de calidad basados en el
principio de solidaridad y voluntariado, además de garantizar la continuidad de servicios mediante
mecanismos de autogestión y programas y proyectos de desarrollo que orienten a la población a
convertirse en actores activos de cambio.(Plan de desarrollo y ordenamiento territorial, 2015, pág. 110)
La presente investigación se ahonda en la Unidad de Servicio Social (UdSS) del cantón Pastaza que
actualmente se encuentra administrada por la Eco. Nancy Silva, la misma que con conocimientos de
la labor social ha llevado a cabo varios proyectos y programas en el año 2017, que se han ejecutado
de acuerdo a los lineamientos, objetivos y metas planteadas por la Unidad.
La estructura organizacional de la UdSS se encuentra estructurada de la siguiente manera:
ADMINISTRADORA DE LA UDSS DEL GADM DEL CANTÓN PASTAZA
ECO. NANCY SILVA
33
Mediante la estructura organizacional establecida se crea el propósito de cumplir con los siguientes
objetivos:
Objetivo Operativo
Incrementar la eficiencia y la eficacia de la asistencia social a grupos de atención prioritaria del Cantón
Pastaza mediante la implementación de equipos, ampliación de infraestructura, mejora de los
procesos de atención e implementación de tecnología.
Objetivos estratégicos
Porcentaje de Población Beneficiada con Programas – Sociales
Número de adultos mayores atendidos por la Unidad de Servicios Sociales
Número de Población Beneficiada con Servicios de Salud mediante el Dispensario Médico.
Mediante la valoración de estos objetivos, las metas planteadas en el POA y la documentación e
información de la Unidad se determinará mediante una auditoria de gestión del 01 de enero al 30 de
junio del año 2017, si la UdSS, cumple adecuadamente con los procesos administrativos de forma
eficaz y eficiente en beneficio del cantón Pastaza.
ADMINISTRADORA
TRABAJO SOCIAL
Atención Primaria
TRABAJO SOCIAL
Servicios Especializados
CONTABILIDAD
Recaudación
ADMINISTRADOR
MÉDICO
Ginecología
Auxiliar de Enfermería
Traumatología Odontología
Auxiliar Odontología
Fisioterapia Farmacia
SECRETARIA
Auxiliar de Enfermería (asilo de
ancianos 8
personas)
Asistente de Servicios (Albergue
San Martin 1
persona)
Comedor (3 personas) Talleres
(2 personas) Asistente de
Servicios Betania 1 persona)
Figura 3 Estructura orgánica funcional de la UdSS
34
CAPÍTULO II. DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICO
2.1 Metodología a emplear en el desarrollo de la investigación.
La investigación se realizará en la ciudad de Puyo, en la Unidad de Servicio Social del GADM del
cantón Pastaza desde el 01 de enero al 30 de junio del 2017, se pretende auditar los procesos
ejecutados por la Unidad para determinar cómo se encuentran desarrollando los procesos
administrativos y si estos cumplen con los estándares requeridos en beneficio del cantón, por lo tanto,
se utilizará la siguiente metodología:
Paradigma y tipo de investigación.
El paradigma de investigación asumida para la presente investigación es la modalidad de investigación
mixta cuali-cuantitativa:
• Cualitativa, debido a que se basa en métodos de recolección de datos no estándar, ni
predeterminados, es decir, se recopilará la mayor cantidad de información, se realizará papeles de
trabajo, se identificará la evidencia y se requerirá de todos los datos necesarios con fin de identificar
la cualidad del objeto de investigación.
•Cuantitativa porque se complementa con la parte cualitativa al momento que existe la necesidad de
medir y de la misma manera estimar la magnitud del problema de investigación.
Para obtener un primer acercamiento al problema de investigación se utilizará el diseño
preexperimental, porque su grado de control es mínimo, al compararse con un diseño experimental
real, este diseño permitirá conocer la UdSS externa e internamente y obtener una idea general sobre
el funcionamiento y manejo de los procesos administrativos.
En la modalidad paradigmática cualitativa de esta investigación se aplicará el diseño transversal que
es el encargado de que se realice la recolección de datos en un único momento para conocer y analizar
sus efectos, en este caso, la información que se recolectará está relacionada a los procesos
administrativos de la UdSS en el periodo comprendido entre el 01 de enero al 30 de junio del año
2017.
Por el alcance se utilizará el tipo de investigación descriptiva porque es fundamental que se obtenga
información para poder analizarla cuidadosa y minuciosamente con el fin de interpretar la información
35
obtenida en términos precisos y claros, además, en el desarrollo de la Auditoría se aplicará también
la investigación explicativa la cual permitirá responder y explicar las causas por las que se produjo
dicho evento de la problemática del inadecuado control de los procesos administrativos de la UdSS,
finalmente contaremos con una investigación exploratoria porque la documentación e información
permitirán la familiarización con el objeto de investigación, con este tipo de investigación se obtiene la
información inicial para continuar con una investigación más rigurosa.
Métodos del nivel teórico del conocimiento
En lo referente a los métodos del nivel teórico del conocimiento se aplicará:
Método analítico - sintético, que mediante el estudio de la descomposición del objeto real, es decir, de
la información que proporcione la UdSS se podrá identificar las inconsistencias de forma integral y
analizar las características entre las causas reales que provocan un inadecuado control a los procesos
administrativos, con el fin de describir en el momento exacto lo que ha ocurrido, de la misma manera
esta investigación tendrá en cuenta el método inductivo – deductivo; en una primera parte de esta
investigación la inducción proporcionará principios explicativos a partir de lo que se ha observado y en
la segunda parte del proceso será deducir leyes generales que deben ser válidas para explicar y
aplicar en esta investigación, cabe destacar que para esta investigación se debe considerar además
el método histórico – logístico porque se complementan ya que mediante el método histórico se analiza
la trayectoria concreta de la teoría, su condicionamiento a los diferentes períodos de la historia, en
cambio el método lógico por su parte se basa en el estudio histórico poniendo de manifiesto la lógica
interna de desarrollo de su teoría y halla el conocimiento más profundo de esta, es decir, su esencia.
(Castillo, 2016, pág. 11)
Métodos del nivel empírico del conocimiento
Estos métodos posibilitan revelar las relaciones esenciales y las características fundamentales del
objeto de estudio, accesibles a la detección de la percepción, a través de procedimientos prácticos
con el objeto y diversos medios de estudio. (Hened, 2009)
Entre los métodos empíricos destinados a utilizar en el presente proyecto de investigación se
encuentran los siguientes:
36
Observación científica, porque es consciente; y se orienta hacia un objetivo o fin determinado,
consiste en examinar directamente el objeto de investigación, en este caso, los procesos
administrativos dentro de la UdSS según se presenten espontáneamente y naturalmente, con el
propósito de conocer su funcionamiento y recopilar los datos en una forma sistemática; puede
llegar a ser utilizada en distintos momentos de la investigación.
Experimento: En este método, el investigador interviene sobre el objeto de estudio modificando a
éste directa o indirectamente para crear las condiciones necesarias que permitan revelar sus
características fundamentales y sus relaciones esenciales. Todo esto con la finalidad de poner en
manifiesto las causas, condiciones, razones y necesidades del fenómeno estudiado. (Castillo,
2016, pág. 3)
Medición: Consiste en observar y registrar minuciosamente todo aquello que en el objeto de
estudio seleccionado y de acuerdo con la teoría, sea relevante. Los registros obtenidos de la
medición son datos que se pueden aplicar utilizando operaciones lógico matemáticas, y que
pueden pertenecer a la escala nominal, ordinal, de intervalo o de razón. La información así
obtenida puede ser de carácter cualitativo y cuantitativo. (Castillo, 2016, pág. 3)
Existen diversas formas que posibilitan la recolección de información, para ello, se requiere de técnicas
que permitan el desarrollo del presente proyecto de investigación.
Por lo expuesto anteriormente, las técnicas que se utilizarán con su respectivo instrumento son las
siguientes:
Observación: Porque permite detectar y asimilar información, o tomar registro de determinados
hechos a través del instrumento conocido como guía de observación que es un documento que
permite encausar la acción de observar ciertos fenómenos.
Entrevista: Porque permitirá recolectar información veraz y confiable con lo cual podremos
determinar los procesos idóneos para la mejora de los procesos administrativos, el instrumento a
utilizarse para esta técnica es la guía de entrevista que es un documento que contiene los temas,
preguntas sugeridas y aspectos a analizar sobre los procesos administrativos.
Encuesta: Que consiste en diseñar un cuestionario de preguntas como instrumento de registro de
las opiniones que servirán para verificar como se encuentra el objeto de investigación, la misma
que sirve de enlace entre el objetivo de la investigación y la realidad estudiada.
37
2.2 Procedimientos para la búsqueda y procesamiento de los datos.
Población
En la presente investigación se conoce que la población de estudio de la Unidad de Servicio Social
del GADM del Cantón Pastaza está conformada por 28 servidores públicos.
Muestra
Debido al reducido número se considera la totalidad de la población que son 28 servidores que laboran
en la Unidad de Servicio Social del GADM del cantón Pastaza.
Tabla 1 Funcionarios de la Unidad de Servicio Social.
Fuente: Lista de servidores registrados de la UdSS del cantón Pastaza 2017.
La información ha sido valorada de los datos actualizados de servidores públicos de la UdSS
pertenecientes al año 2017, debido al reducido número de población y con el fin de obtener resultados
e información más abundante se ha establecido que el tamaño de la muestra es de 28 servidores, los
mismos que serán encuestados; para obtener un conocimiento preliminar del control interno y de los
procesos administrativos de la UdSS, además se ha incluido una ficha de observación que también se
solicitará que sea llenada, y finalmente se considerará la aplicación de una entrevista dirigida a la
Administradora de la Unidad
La encuesta está compuesta por 7 preguntas que están enfocadas al conocimiento de los procesos
administrativos dentro de la UdSS, el único fin es identificar los conocimientos que tienen los
DEPARTAMENTOS NÚMERO DE SERVIDORES
Administradora 1
Servicio Social 2
Secretaria 1
Talleres y Manualidades 2
Casa Hogar de ancianos 7
Centro de Salud Gilberto Díaz 9
Comedor Municipal 3
Albergue San Martín 1
Centro del día Betania 1
Comedor María Antonia 1
TOTAL 28
38
servidores sobre este tema para el cumplimiento de sus objetivos y metas planteadas por parte de la
UdSS, además, mediante el establecer un dialogo con los servidores encuestados también se ha
considerado pertinente preguntar si dentro de la Unidad es necesaria la aplicación de una Auditoría
de Gestión, ya que es el medio por el cual se puede identificar si la UdSS y los servidores, cumplen
con eficacia, eficiencia y economía sus objetivos propuestos y metas planteadas al iniciar sus
funciones.
2.3 Resultados del diagnóstico de la situación actual.
Tabla 2 Tabulación de encuestas realizadas a los servidores de la UdSS.
PREGUNTAS VARIABLES %
1.- ¿Cree usted que en la Unidad de Servicio Social Municipal se
desarrollan los procesos administrativos adecuados para el fiel
cumplimiento de objetivos y metas planteadas?
SI 78,57
NO 21,43
2.- ¿Existen personas encargadas en llevar un control interno del
manejo de los procesos administrativos dentro de la Unidad de Servicio
Social Municipal?
SI 71,43
NO 28,57
3.- ¿Se utilizan modelos de gestión para mejorar los procesos
administrativos dentro de la Unidad de Servicio Social Municipal?
SI 60,71
NO 39,29
4.- ¿Cómo valora usted los procesos administrativos dentro de la
Unidad de Servicio Social Municipal?
BUENO 67,86
MALO 0.0
REGULAR 32,14
5.- ¿Cuenta la Unidad de Servicio Social Municipal con un Modelo de
Auditoria de Gestión?
SI 28,57
NO 71,43
6.- ¿Tiene Ud. conocimiento de la funcionalidad de una Auditoria de
Gestión?
SI 17,86
NO 82,14
7.- ¿Considera usted que con la aplicación de una Auditoria de Gestión
se mejorará los procesos administrativos dentro de la Institución?
SI 82,14
NO 17,86
39
Gráficos, análisis e interpretación de las encuestas aplicadas en la Unidad de Servicio Social
Municipal
Encuesta
1.- ¿Cree usted que en la Unidad de Servicio Social Municipal se desarrollan los procesos
administrativos adecuados para el fiel cumplimiento de objetivos y metas planteadas?
Tabla 3 Procesos Administrativos Adecuados
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 22 78,57
NO 6 21,43
TOTAL 28 100,00
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 79% del personal, cree que no existen adecuados procesos administrativos
que permita cumplir el fiel cumplimiento de objetivos y metas planteadas, mientras un 21% cree que
si existen procesos administrativos adecuados.
2.- ¿Existen personas encargadas en llevar un control interno del manejo de los procesos
administrativos dentro de la Unidad de Servicio Social Municipal?
Tabla 4 Control Interno a Procesos Administrativos
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 20 71,43
NO 8 28,57
TOTAL 28 100,00
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 71% del personal, afirman que, si existen personas encargadas en realizar
el control interno dentro de la Unidad de Servicio Social Municipal, sin embargo, es muy notorio que
un 29% opinan que no existe nadie encargado en la materia.
40
3.- ¿Se utilizan modelos de gestión para mejorar los procesos administrativos dentro de la
Unidad de Servicio Social Municipal?
Tabla 5 Utilización de Modelos de Gestión
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 17 60,71
NO 11 39,29
TOTAL 28 100,00
.
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 39% del personal, manifiestan que no se utilizan modelos de gestión para
mejorar los procesos administrativos, mientras un 61% afirman la utilización de modelos de gestión
dentro de la Institución.
4.- ¿Cómo valora usted los procesos administrativos dentro de la Unidad de Servicio Social
Municipal?
Tabla 6 Valoración Procesos Administrativos
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
BUENO 19 67,86
MALO 0 0,0
REGULAR 9 32,14
TOTAL 28 100,00
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 32% del personal, valora los procesos administrativos institucional como
regular; sin embargo, el 68% valoran a los procesos administrativos como buenos dentro de la
Institución.
41
5.- ¿Cuenta la Unidad de Servicio Social Municipal con un Modelo de Auditoria de Gestión?
Tabla 7 Modelo de Auditoria de Gestión
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 8 28,57
NO 20 71,43
TOTAL 28 100,00
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 29% del personal, manifiesta que la Unidad de Servicios Social Municipal
si cuenta con un modelo de auditoria de gestión propio que permita mejorar los procesos
administrativos institucionales, pero el 71% manifiestan que no.
6.- ¿Tiene Ud. conocimiento de la funcionalidad de una Auditoria de Gestión?
Tabla 8 Funcionalidad
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 5 17,86
NO 23 82,14
TOTAL 28 100,00
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 82% del personal de la Unidad de Servicios Municipales manifiesta que no
tiene el conocimiento de la funcionalidad de un Modelo de Auditoria de Gestión, mientras un 18%
opinan tener conocimiento.
42
7.- ¿Considera usted que con la aplicación de una Auditoria de Gestión se mejorará los
procesos administrativos dentro de la Institución?
Tabla 9 Aplicación Modelo de Auditoria de Gestión
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 82% del personal, considera que con la aplicación de un Modelo de
Auditoria de Gestión Financiero se mejorará los procesos administrativos dentro de la Unidad de
Servicio Social Municipal, mientras un 18% considera negativamente la propuesta.
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 23 82,14
NO 5 17,86
TOTAL 28 100,00
43
Entrevista
Entrevista realizada al nivel de dirección para determinar expectativas referentes a la solución
de los problemas desde el punto de vista directivo.
Análisis e interpretación de los datos recopilados mediante entrevista; la misma que se aplicó a la
Economista Nancy Deidamia Silva Álvarez, Administradora de la Unidad de Servicio Social Municipal.
1. ¿Se encuentran claramente definidas la misión y visión de la Unidad Administrativa la
cual usted dirige?
La definición de la misión y visión conllevan a cumplir metas planteadas a nivel de toda la
Administración del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Pastaza, sin embargo,
tenemos una debilidad, ya que; como Unidad Administrativa no contamos con nuestra propia
Visión y Misión que debe enfocarse a los servicios que prestamos en cuanto a la atención de
los sectores vulnerables.
2. ¿Se revisa y evalúa periódicamente los procesos administrativos de la institución?
En calidad de Administradora de la Unidad de Servicios Social, organizamos reuniones en las
cuales se evalúan los procesos administrativos para motivar al personal a realizar su trabajo
dentro de las áreas designadas, por otro lado, lo que revisamos frecuentemente son los
ingresos económicos mensuales de algunos servicios que presta la Unidad.
3. ¿Por qué considera usted que la Unidad de Servicio Social Municipal tiene que mejorar
los procesos administrativos?
Los procesos administrativos deben ser mejorados debido a los diferentes cambios dentro del
macro, meso y micro entorno, además es muy importante contar con la unificación de algunos
programas y proyectos que se enmarcan a la atención de los grupos vulnerables; que en la
mayoría de casos están bajo el direccionamiento de otros departamentos que no tienen la
misma funcionalidad que brinda la Unidad.
4. ¿Existen Modelos de Gestión Administrativa que permitan mejorar los procesos
administrativos dentro de la Unidad de Servicio Social Municipal?
Al ser una Unidad Administrativa no existe un modelo propio que nos permita elevar la gestión
administrativa acorde a nuestra situación social, política, cultural, empresarial y sobre todo
nuestro entorno enmarcado al trabajo social en beneficio de los sectores vulnerables.
44
5. ¿Considera usted que con la aplicación de una Auditoria de Gestión a los procesos
administrativos desde el 01 de enero al 30 de junio del 2017 mejora el accionar en el
año 2018 en adelante?
Como le manifestaba, al ser una Unidad Administrativa de todo un Gobierno Autónomo
Descentralizado Municipal es diferente, por lo que es necesario contar con una aplicación de
un Modelo de Auditoria de Gestión propio para nuestra Unidad.
Resumen de las principales deficiencias detectadas con la aplicación de los métodos
Una vez aplicadas las técnicas para la recolección de información es pertinente resumir los resultados
de la encuesta, la ficha de observación y la entrevista UdSS:
Mediante la encuesta, se ha obtenido un puntaje favorable del 82,14% donde los servidores de la
UdSS responden de manera afirmativa la pregunta número 7.¿Considera usted que con la aplicación
de una Auditoria de Gestión mejorará los procesos administrativos dentro de la Institución?; donde
manifiestan que una auditoría de gestión mejoraría notablemente los procesos administrativos que se
llevan en la Unidad.
Por medio de la ficha de observación que se encuentra en el anexo 6 del presente proyecto de
investigación se puede recalcar que no existe un FODA en la UdSS que permita identificar con claridad
las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que se encuentran inmersas en la misma, es
fundamental estructurar un FODA que se concentre en los factores que potencialmente tienen el mayor
impacto en la Unidad, lo que ayudaría a tomar las mejores decisiones y acciones posibles, de igual
manera ayudaría a tener un mejor enfoque.
Finalmente, con la entrevista que se realizó a la administradora se ha podido conocer de forma más
clara la situación de la Unidad, y determinar los principales problemas que existen en la misma, por
tanto, se identifica que la UdSS no cuenta con misión y visón por pertenecer solo a una articulación
del GADM de Pastaza, además carece de un modelo de gestión administrativa que permita elevar la
gestión. En conclusión, la Unidad de Servicio Social del GADM del cantón de Pastaza ha realizado
una gestión muy importante enfocada a los sectores vulnerables; sin embargo, es muy importante
brindar criterios para mejorar los procesos administrativos y dar un fiel cumplimiento a los objetivos y
metas planteadas por la presente administración.
45
CAPÍTULO III. PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA.
3.1. Desarrollo de la metodología para la aplicación en la auditoria de Gestión.
Tema
Auditoria de Gestión a los Procesos Administrativos de la Unidad de Servicio Social del Gobierno
Autónomo Descentralizado Municipal de Pastaza desde el 01 de enero al 30 de junio del 2017.
Objetivos
General
Evaluar el cumplimiento de los procesos administrativos mediante la eficacia y eficiencia de las
actividades desarrolladas por la Unidad de Servicio Social del GADM del cantón Pastaza del 01 de
enero al 30 de junio del año 2017 para el cumplimiento de metas y objetivos.
Específicos
Verificar la eficacia y eficiencia en los procesos de requisición de materiales del 01 de enero
al 30 de junio del año 2017, con la finalidad de evaluar si dichos procedimientos se han
efectuado correctamente.
Evaluar la eficacia en el proceso de atención de usuarios en el dispensario médico del mes
de febrero y mayo del 2017 con el propósito de verificar si se ha cumplido con el objetivo
planteado.
Evaluar la eficacia de la comunicación de disposiciones emitidas a todo el personal que labora
en la Unidad de Servicio Social del 01 de enero al 30 de junio del año 2017.
Explicación de cómo la propuesta contribuye a solucionar las insuficiencias identificadas en el
diagnóstico.
La ejecución de la auditoría de gestión está orientada fundamentalmente a evaluar y destacar los
procesos administrativos que se encuentran planificados por la UdSS, en el periodo 01 de enero al 30
de junio del 2017. Entre los motivos que dan lugar a una auditoría de gestión está la necesidad de
controlar la gestión en sus diferentes niveles, la presente auditoría de gestión es una herramienta útil
para la administradora de la Unidad ya que le permitirá tomar medidas correctoras en los casos en
que se produzcan discrepancias entre las expectativas y los resultados.
46
3.2 Aplicación práctica de la propuesta
Para el desarrollo y ejecución de la auditoría de gestión, se toma como referencia las fases planteadas
en el manual de auditoría de la Contraloría General del Estado, para lo cual se ha modificado de
acuerdo a las necesidades a investigar y se propone el contenido de las fases de la siguiente manera:
FASE I
CONOCIMIENTO PRELIMINAR
Visita de observación a la entidad.
Revisión archivo papeles de trabajo
Determinar indicadores.
Detectar el FODA
Evaluación estructura control interno.
FASE II
PLANIFICACIÓN
Evaluación de control interno por Componentes
Elaboración Plan y Programas.
FASE III
• EJECUCIÓN
Aplicación de programas
Preparación de papeles de trabajo
Hojas resumen hallazgos
FASE IV
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Emisión informe final.
INICIO
FIN
Memorando
de
planificación
Programas
de trabajo
Papeles de
trabajo
Figura 4 Fases de la Auditoría de Gestión propuesta
47
UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
MUNICIPAL DEL CANTÓN PASTAZA
INFORME GENERAL
AG-IG-000-001
A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PASTAZA
PERÍODO
DESDE: 01/01/2017
HASTA: 30/06/2017
2018
48
Auditoria de Gestión a los Procesos Administrativos de la Unidad de
Servicio Social del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de
Pastaza desde el 01 de enero al 30 de junio del 2017.
PUYO – ECUADOR
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES - FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
AUDITORÍA DE GESTIÓN
49
SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS
Siglas/ Abreviaturas Significado
Art. Artículo
C.E. Catálogo electrónico
GADMP Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Pastaza.
I.C Ínfima Cuantía
NCI Norma de control interno
N° Número
RUP Registro único de proveedores
SERCOP Servicio Nacional de Contratación Pública
UDS Dólares de los Estados Unidos de Norte América
50
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL
DEL 01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DE 2017
ÍNDICE
CONTENIDO PÁGINAS
Carta de presentación
CAPITULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
Objetivo del examen
Alcance del examen
Base Legal
Objetivos
Estructura orgánica
CAPITULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Procedimiento general de la requisición de materiales incompleto.
Inadecuado control de la comunicación de disposiciones.
Inadecuado cumplimiento del objetivo planteado con
respecto a la atención a los usuarios mediante los
servicios del dispensario médico.
ANEXO
Lista del personal de la Unidad de Servicio Social del
GADM del cantón Pastaza
51
52
52
52
53
58
59
60
63
65
67
51
Puyo, 09 de agosto de 2018
Economista
Nancy Deidamia Silva Álvarez
ADMINISTRADORA DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GAD MUNICIPAL DE PASTAZA.
Presente
De mi consideración. -
Se ha efectuado la auditoría de gestión a la Unidad de Servicio Social, desde el 01 de enero al 30 de
junio del 2017, la presente auditoría de gestión se realizó de acuerdo con las Normas de Auditoría
generalmente aceptadas aplicables en el Sector Público y acorde al Manual de Auditoría de Gestión
de establecido por la Contraloría General del Estado.
Estas normas requieren que la auditoría sea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable
que la información y documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter
significativo, igualmente, que las operaciones a las cuales corresponden se hayan efectuado de
conformidad a las disposiciones legales y reglamentarias, políticas y demás normas aplicables.
Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados
en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan el siguiente informe.
Atentamente,
Srta. Andrea Torres Silva
ESTUDIANTE AUDITORA – JEFE DE EQUIPO
52
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
MOTIVO DE LA AUDITORÍA
De conformidad con lo dispuesto en el oficio N. 108.GADMP.TT. HH.17 emitido por el
GADM del cantón Pastaza en respuesta a la petición realizada según la orden de trabajo
001-ATS-2018, se realizará una auditoría de gestión a los procesos administrativos de la
Unidad de Servicio Social del GADM del cantón Pastaza.
OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA
GENERAL:
Evaluar el cumplimiento de los procesos administrativos mediante la eficacia y eficiencia
de las actividades desarrolladas por la Unidad de Servicio Social del GADM de Pastaza
del 01 de enero al 30 de junio del año 2017 para el cumplimiento de metas y objetivos.
ESPECÍFICOS:
Verificar la eficacia y eficiencia en los procesos de adquisición de materiales del
01 de enero al 30 de junio del año 2017, con la finalidad de evaluar si dichos
procedimientos se han efectuado correctamente.
Evaluar la eficacia en el proceso de atención de usuarios en el dispensario médico
del mes de febrero de 2017 con el propósito de verificar si se ha cumplido con el
objetivo planteado.
Evaluar la eficacia de la comunicación de disposiciones emitidas a todo el personal
que labora en la Unidad de Servicio Social del 01 de enero al 30 de junio del año
2017
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
Cumpliendo con el procedimiento establecido para la Auditoría de gestión, el examen se
realizará en la Unidad de Servicio Social del GADM del cantón Pastaza examinando el
grado de eficacia y eficiencia de las actividades y/o procesos que realiza; en el período
comprendido entre el 1 de enero y el 30 de junio de 2017 donde se medirá el grado de
cumplimiento de sus metas y objetivos planteados por la misma.
53
BASE LEGAL
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
MUNICIPAL DE PASTAZA
EL CONCEJO MUNICIPAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
MUNICIPAL DEL CANTON PASTAZA
CONSIDERANDO
Que, el Art. 240 de la constitución de la República del Ecuador, señala que los gobiernos
municipales, tendrán facultades legislativas en el ámbito de sus competencias y jurisdicciones
territoriales.
Que, el Art. 253 ibídem establece que en cada cantón tendrá un concejo cantonal, que estará
integrado por la alcaldesa o alcalde y las concejalas y concejales elegidos por votación popular.
Que, mediante Ley No.00 publicada en el Registro oficial Suplemento 166 de 21 de enero del 2014,
se sustituye la Disposición General Octava del Código Orgánico de Organización Territorial
Autonomía y Descentralización por la que dice: “En el plazo de un año contado desde la fecha de
publicación de esta ley, los patronatos pertenecientes a los gobiernos autónomos descentralizados
provinciales, metropolitanos y municipales deberán extinguirse.
Para tal efecto, los patronatos deberán transferir a títulos gratuito todo su patrimonio a los gobiernos
autónomos descentralizados correspondientes.
El personal que se encuentre prestando sus servicios en los patronatos, lo continuara haciendo en
el gobierno autónomo descentralizado respectivo.
Si el gobierno autónomo descentralizado requiere implementar nuevas estructuras
organizacionales que conlleven la superación de partidas u otras figuras permitidas para la
54
administración del talento humano, se procederá conforme a la ley, con la liquidación y pago de las
indemnizaciones que correspondan.
Los gobiernos autónomos descentralizados afectados por esta disposición, destinaran el
presupuesto que les correspondía a los patronatos a su dependencia administrativa de servicio
social o la que haga sus veces, quien realizara las funciones y atribuciones del extinto patronato
que legalmente puedan ser asumidas. “La ley reformatoria, fue publicada el 21 de enero del 2014.
Que, el Art.226 ibídem, señala que en lo público se hace únicamente lo establecido en la ley, es
decir que tanto autoridades, así como funcionarios y empleados públicos, únicamente deben hacer
lo establecido en la ley.
En uso de las atribuciones conferidas en el literal a) del Art. 240 de la constitución de la República
del Ecuador, en concordancia con lo dispuesto en el literal a) del Art. 57 del Código Orgánico de
Organización Territorial Autonomía y descentralización.
Expide la siguiente:
ORDENANZA QUE SUPRIME EL PATRONATO MUNICIPAL Y CREA LA
UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO
MUNICIPAL DEL CANTON PASTAZA
Art. 1.- Se extingue el Patronato de Amparo Municipal, de conformidad con la cláusula octava del
COOTAD.
Art. 2.- De conformidad a lo establecido en la disposición General Octava del COOTAD, todo el
personal que se encuentre prestando sus servicios en el patronato, lo continuara haciendo en el
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pastaza.
55
Art. 3.- Conforme a lo establecido en la Disposición General Octava del COOTAD, todos los bienes
muebles e inmuebles que pertenezcan al Patronato Municipal, se transfieren a título gratuito al
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pastaza: en general se transfiere a título
gratuito todo el patrimonio del extinto Patronato Municipal, al Gobierno Autónomo descentralizado
Municipal del Cantón Pastaza.
Art. 4.- Crease la Unidad de Servicio Social del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del
Cantón Pastaza adscrita a la Alcaldía, la misma que tendrá las mismas funciones y atribuciones
del extinto patronato.
Art. 5.- En el Orgánico Funcional y Estructural del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal
del Cantón Pastaza, se hará constar la nueva Unidad de Servicio Social que mediante esta
ordenanza se crea.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS. -
PRIMERA. - En el plano de 90 días se emitirá la ordenanza de la estructura y el funcionamiento de
la unidad de Servicio Social, adscrita a la Alcaldía de GADM del Cantón Pastaza.
SEGUNDA. - Hasta cuando se emita la ordenanza de la estructura y el funcionamiento de la Unidad
de Servicio Social, las Funciones que ejercía el Patronato las realizara la Unidad de Servicio Social
en todo lo que no se oponga a la ley.
56
Dado y firmado en la sala de sesiones de Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del
Cantón Pastaza, a los veintisiete días del mes de enero del 2015.
DR. ROBERTO DE LA TORRE ANDRADE AB. FRANCISCO TORRES M.
ALCALDE DEL CANTON PASTAZA SECRETARIO GENERAL
CERTIFICO. - Que la presente ORDENANZA QUE SUPRIME EL PATRONATO MUNICIPAL Y
CREA LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO
MUNICIPAL DEL CANTON PASTAZA, fue discutida y aprobada en dos debates, en sesión
extraordinaria de Concejo efectuada el diecinueve de enero y ordinaria del veintisiete de enero del
dos mil quince, aprobándose en esta última fecha la redacción definitiva de la misma. - Puyo, 28
de enero del 2015.
AB. FRANCISCO TORRES MANZANO
SECRETARIO GENERAL
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO
MUNICIPAL DE PASTAZA
SECRETARIA DEL CONCEJO CANTONAL DE PASTAZA. -
Puyo, 28 de enero del 2015
57
De conformidad con lo dispuesto en el Art. 322 del Código Orgánico de Organización Territorial,
Autonomía y Descentralización, pásese el original y copias de la ORDENANZA QUE SUPRIME EL
PATRONATO MUNICIPAL Y CREA LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GOBIERNO
AUTONOMO
DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTON PASTAZA, al señor Alcalde del Gobierno
Municipal de Pastaza para su sanción y promulgación.
AB. FRANCISCO TORRES MANZANO
SECRETARIO GENERAL
ALCALDIA DEL CANTÓN PASTAZA
Puyo, febrero 02 del 2015.
De conformidad con lo que establece el Art. 324 del Código Orgánico de Organización Territorial,
Autonomía y Descentralización, ejecútese y publíquese.
DR. ROBERTO DE LA TORRE ANDRADE
ALCALDE DEL CANTON PASTAZA
Proveyó y firmo el decreto que antecede el señor Doctor Roberto de la Torre Andrade, Alcalde del
Cantón Pastaza, el 02 de febrero del dos mil quince,
CERTIFICO:
La presente ordenanza fue publicada el tres de febrero del 2015, en la página WEB del Gobierno
Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pastaza. -
CERTIFICO:
AB. FRANCISCO TORRES MANZANO
SECRETARIO GENERAL
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ESTRUCTURA ORGÁNICA
OBJETIVOS DE LA UNIDAD
Objetivo Operativo
Incrementar la eficiencia y la eficacia de la asistencia social a grupos de atención prioritaria
del Cantón Pastaza mediante la implementación de equipos, ampliación de infraestructura,
mejora de los procesos de atención e implementación de tecnología.
Objetivos estratégicos
Porcentaje de Población Beneficiada con Programas – Sociales
Número de adultos mayores atendidos por la Unidad de Servicios Sociales
Número de Población Beneficiada con Servicios de Salud mediante el Dispensario
Médico.
ADMINISTRADORA
TRABAJO SOCIAL
Atención Primaria
TRABAJO SOCIAL
Servicios Especializados
CONTABILIDAD
Recaudación
ADMINISTRADOR
MÉDICO
Ginecología
Auxiliar de Enfermería
Traumatología Odontología
Auxiliar Odontología
Fisioterapia Farmacia
SECRETARIA
Auxiliar de Enfermería (asilo de
ancianos 8
personas)
Asistente de Servicios (Albergue
San Martin 1 persona)
Comedor (3 personas) Talleres
(2 personas) Asistente de
Servicios Betania
1 persona)
UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PASTAZA
59
PROGRAMAS DE LA USS – AÑO 2017
Gestión y administración de bienes.
Niñez y adolescencia.
Juventudes.
Adulto Mayor
Personas con Discapacidad.
Atención Médica.
Protección especial.
Riesgos y emergencias.
PRESUPUESTO
$ 240.056,00 (Doscientos cuarenta mil cincuenta y seis dólares)
FUNCIONARIOS PRINCIPALES
CARGOS NOMBRES
ADMINISTRADORA ECO. NANCY SILVA
SECRETARIA NANCY GUILCAPI
ASISTENTE GABRIELA MORA
ASISTENTE LISBETH CARVAJAL
60
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXÁMEN
TÍTULO
Procedimiento general de la requisición de materiales incompleto.
CONDICIÓN
De acuerdo al SERCOP existe un procedimiento adecuado para realizar la adquisición de materiales,
la Unidad de Servicio Social, no cuenta con el respaldo físico del procedimiento completo de este
proceso.
CRITERIO
SERCOP.- CAPÍTULO II, SECCIÓN I.
Art. 3.- Uso de herramientas informáticas. - Las entidades contratantes deben aplicar de manera
obligatoria las herramientas informáticas para los siguientes procedimientos:
1. Procedimientos Dinámicos:
a) Catálogo Electrónico; y,
b) Subasta Inversa Electrónica.
2. Procedimientos de Régimen Común (fases precontractual y contractual):
a) Menor Cuantía;
b) Cotización;
c) Licitación y Contratación Integral por Precio Fijo;
d) Contratación Directa Consultoría;
e) Lista Corta Consultoría;
f) Concurso Público Consultoría;
g) Contratación Directa por Terminación Unilateral;
h) Lista Corta por Contratación Directa Desierta;
i) Concurso Público por Lista Corta Desierta; e,
j) Ínfima Cuantía (Publicación ex-post).
61
NORMA DE CONTROL INTERNO: 400 – ACTIVIDADES DE CONTROL, establece que: para ser
efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas, funcionar consistentemente de
acuerdo a un plan a lo largo de un período y estar relacionadas directamente con los objetivos de la
entidad.
La implantación de cualquier actividad o procedimiento de control debe ser precedido por un análisis
de costo/beneficio para determinar su viabilidad, conveniencia y contribución en relación con el logro
de los objetivos, es decir, se deberá considerar como premisa básica que el costo de establecer un
control no supere el beneficio que pueda obtener.
405-07 Formularios y documentos
Las entidades públicas y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos
públicos, emitirán procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten
con la documentación sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su verificación
posterior
CAUSA
Debido al que solo es una articulación del GADM de Pastaza, la requisición de materiales se realiza
mediante un escrito hacia el GADM de Pastaza el cual es responsable de proveer de los materiales
necesarios a la Unidad, por tanto, el proceso que mantienen en la Unidad de Servicio Social no se
encuentra completo.
EFECTO
Se debería tener un respaldo del proceso completo de requisición de materiales, que establezca la
veracidad de la constancia de los materiales solicitados y los materiales recibidos por la UdSS, que
aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentatoria
totalmente legalizada que los respalde, para su verificación posterior en caso de una Auditoria
realizada por la Contraloría General del Estado.
62
CONCLUSIÓN
La UdSS cuenta solo con una parte del proceso de requisición de materiales, pero para asegurar la
fiabilidad de la información se debe considerar obtener ejemplares (original y copias).
RECOMENDACIÓN
A LA ADMINISTRADORA:
Considerando que es responsable de la protección de los bienes entregados para el desempeño de
sus funciones y de la UdSS, se recomienda mantener una copia fiel del original del todo el proceso
de readquisición de materiales con el fin de que cuente con la documentación sustentatoria
totalmente legalizada que los respalde, para su verificación posterior.
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TÍTULO
Inadecuado control de la comunicación de disposiciones
CONDICIÓN
De acuerdo a la información obtenida, se pudo verificar que no existe un proceso de control adecuado
al momento de informar sobre las disposiciones a todos los servidores de la UdSS.
CRITERIO
NORMA DE CONTROL INTERNO:
500 INFORMACION Y COMUNICACION La máxima autoridad y los directivos de la entidad, deben
identificar, capturar y comunicar información pertinente y con la oportunidad que facilite a las
servidoras y servidores cumplir sus responsabilidades.
El sistema de información y comunicación, está constituido por los métodos establecidos para
registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones técnicas, administrativas y financieras de
una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema facilita a la máxima autoridad adoptar
decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y preparar información
confiable. El sistema de información permite a la máxima autoridad evaluar los resultados de su
gestión en la entidad los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener información sobre su nivel de
desempeño.
El suministro de información a los usuarios, con detalle suficiente y en el momento preciso, permitirá
cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y eficaz.
CAUSA
Se considera que existe un inadecuado control de la comunicación de disposiciones debido a que las
circulares existentes de enero a junio del año 2017 en la que se especifica que va dirigido para todos
los servidores de la Unidad, no cuenta con el registro de firmas completo.
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EFECTO
Una mala gestión de la comunicación interna podría originar retrasos en la planificación de la Unidad
afectando de esta forma la continuidad de cada servicio que brinda la UdSS, deteriorando de tal
manera la eficacia existente en la misma.
CONCLUSIÓN
Un inadecuado control en la comunicación de disposiciones acarrea efectos negativos en aspectos
como el enfoque, el rendimiento del personal y no permite que se cumpla en totalidad con los
objetivos propuestos de la Unidad.
RECOMENDACIÓN
A LA ADMINISTRADORA:
Se recomienda establecer controles a través de una gestión formal de comunicación interna, mediante
estos controles todos los funcionarios serán comunicados de las disposiciones existentes, es decir,
que se compruebe que todos los servidores hayan sido comunicados y que cumplirán con las
disposiciones establecidas por la máxima autoridad.
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TÍTULO
Inadecuado cumplimiento del objetivo planteado con respecto a la atención a los usuarios mediante
los servicios del dispensario médico.
CONDICIÓN
En los objetivos planteados por la UdSS se encuentra el de beneficiar a 797 usuarios en el mes de
febrero de 2017 mediante el Dispensario Médico, pero no se cumple con el objetivo.
CRITERIO
NORMAS DE CONTROL INTERNO:
200-02 ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA
Las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de
recursos públicos, implantarán, pondrán en funcionamiento y actualizarán el sistema de planificación,
así como el establecimiento de indicadores de gestión que permitan evaluar el cumplimiento de los
fines, objetivos y la eficiencia de la gestión institucional.
300-01 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
Los directivos de la entidad identificarán los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos
institucionales debido a factores internos o externos, así como emprenderán las medidas pertinentes
para afrontar exitosamente tales riesgos.
401-03 SUPERVISIÓN
Los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de supervisión de los procesos y
operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia
de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control interno.
600-01 SEGUIMIENTO CONTINUO O EN OPERACIÓN
El seguimiento continuo se aplicará en el transcurso normal de las operaciones, en las actividades
habituales de gestión y supervisión, así como en otras acciones que efectúa el personal al realizar sus
tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control interno.
66
Se observará y evaluará el funcionamiento de los diversos controles, con el fin de determinar la
vigencia y la calidad del control interno y emprender las modificaciones que sean pertinentes para
mantener su efectividad.
CAUSA
Los objetivos se encuentran planteados, pero no se cumplen a cabalidad con lo establecido; por una
inadecuada supervisión de las actividades diarias del mes de febrero y mayo del año 2017, donde se
puede constatar que no existe varios registros; algunos se los puede considerar por fechas festivas
de la ciudad de Puyo, pero no todos, de la misma manera el seguimiento descontinuado de las
actividades también perjudica a que los servidores no se enfoquen en mantener su efectividad, y
finalmente se no se considera el riesgo que afecta al logro de este objetivo
EFECTO
El inadecuado cumplimiento de los objetivos disminuye la efectividad de las metas establecidas en el
servicio del Dispensario Médico de la UdSS
CONCLUSIÓN
La administración no ha identificado los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos de la
UdSS debido a factores internos o externos, de la misma manera no ha considerado emprender las
medidas pertinentes para afrontar esta situación; en el POA no constan los objetivos de la Unidad ni
los responsables de cada actividad.
RECOMENDACIÓN
A LA ADMINISTRADORA:
Verificar que se cumpla con los objetivos estratégicos planteados en el plan operativo anual,
mediante la implantación, puesta en funcionamiento y actualización el sistema de planificación, así
como lo establecido en los indicadores de gestión, lo cual permita evaluar el cumplimiento de los
fines, objetivos y la eficiencia de la gestión de la UdSS, de la misma manera establecer
procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones, para asegurar que cumplan con las
normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales
constantemente.
67
ANEXO
LISTA DEL PERSONAL DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL
Nº C.I. NOMBRES CARGO LUGAR DE TRABAJO
1 1600551608 Barroso Guzmán Ruth Noemí ASIST. SERVIC. GENERAL 2 CASA HOGAR DE ANCIANOS
2 1600468191 Barreno Velín Johana Maritza ODONTOLOGA CENTRO DE SALUD A GILBERTO DIAZ
3 1308263662 Bravo Zambrano Merceditas Margarita AYUDANTE SERVIC. ADMINIST. CENTRO DE SALUD A GILBERTO DIAZ
4 1600399180 Caiza Viteri Tanya Patricia AYUDANTE SERVIC. ADMINIST. CENTRO DE SALUD A GILBERTO DIAZ
5 1600259707 Cisneros Ruiz Anita Esther ASIST. SERVIC. GENERAL 2 CENTRO DEL DIA BETANIA
6 1600281164 Chuquirima Ramos Narcisa Romelia ASIST. SERVIC. GENERAL 1 COMEDOR MARIA ANTONIA
7 1600087389 Espín Terán Zoila Inés ASIST. SERVIC. GENERAL 1 MANUALIDADES
8 1803315090 Guerra Cedillo Manuel Marcelo FISIOTERAPISTA CENTRO DE SALUD A GILBERTO DIAZ
9 1600145435 Guerra Mancheno Maruja Yolanda AYUDANTE SERVIC. ADMINIST. CASA HOGAR DE ANCIANOS
10 1600410136 Guilcapi Vera Nancy Angélica SECRETARIA UNIDAD SERVICIO SOCIAL OFICINA
11 0601626427 Hugo Cordero Dorian Luis MEDICO GENERAL CENTRO DE SALUD A GILBERTO DIAZ
12 0501401004 Jami Jami Olga María COCINERA COMEDOR MUNICIPAL
13 0905250650 Leon Ging Villamar María Etelvina ASIST. SERVIC. GENERAL 1 MANUALIDADES
14 1600547408 Carvajal Terán Lisbeth Yanira OFICINISTA 2. OFICINA
15 1711744860 Mayancha Illanes Norma Isabel ASIST. SERVIC. GENERAL 1 COMEDOR MUNICIPAL
16 1600537409 Mora Solís Gabriela Alexandra ASISTENTE DE SERVICIO SOCIAL OFICINA
17 1600327702 Paredes Ortiz Nelly Marlene AYUDANTE COCINA COMEDOR MUNICIPAL
18 1600359481 Pilamala Allo Hugo Geovanny AYUDANTE SERVIC. ADMINIST. CASA HOGAR DE ANCIANOS
19 1600283509 Quispe Quezada Piedad Inés AYUDANTE SERVIC. ADMINIST. CENTRO DE SALUD A GILBERTO DIAZ
20 1600557084 Ramírez Lascano Marilyn Rocio ASIST. SERVIC. GENERAL 2 CASA HOGAR DE ANCIANOS
21 1600519522 Rivera Romero Narda Marilú ASIST. SERVIC. GENERAL 1 ALBERGUE SAN MARTIN
22 1400585913 Sinchiguano Aimacaña Guadalupe del Pilar AYUDANTE SERVIC. ADMINIST. CASA HOGAR DE ANCIANOS
23 1600198798 Velva Carlosama María Narcisa ASISTENTE DE SERVICIO SOCIAL CENTRO DE SALUD A GILBERTO DIAZ
24 1600350001 Vocancho Muñoz Nanci E. ASISTENTE HOGAR DE ANCIANOS CASA HOGAR DE ANCIANOS
25 1400520118 Wamputzar Washikiat waar Melida AYUDANTE SERVIC. ADMINIST. CASA HOGAR DE ANCIANOS
26 1600253825 Zamora Chávez Gloria Soledad ASIST. SERVIC. GENERAL 1 OFICINA
27 1801709880 Lascano Sierra Luis Rodrigo MEDICO ESPECIALISTA EN GINECOLOGIA Y OBSTERICA
CENTRO DE SALUD A GILBERTO DIAZ
28 Nancy Deidamia Silva Álvarez ADMINISTRADORA UdSS OFICINA
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CONCLUSIONES
La Unidad de Servicio Social del Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón de Pastaza
cuenta con una debilidad en los procesos administrativos evaluados que pueden ser
mejorados con la inclusión de normativas legales, administrativas y de gestión.
La Administradora de la Unidad de Servicio Social del Gobierno Autónomo Descentralizado
del cantón de Pastaza ha realizado un gran trabajo administrativo, sin embargo, se concluye
que las herramientas y recursos asignados por el nivel jerárquico no son suficientes para cubrir
las necesidades básicas de los grupos de atención prioritaria.
Finalmente se concluye que lo social también es esencial, es decir la inversión debe ser mayor
para generar un mayor rango de intervención en el trabajo en beneficio de los sectores
vulnerables.
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RECOMENDACIONES
Se recomienda articular esfuerzos entre los servidores quienes forman parte de la UdSS para
mejorar las inconsistencias encontradas en el presente proyecto de investigación.
En necesario que se presente una normativa jurídica ante las instancias pertinentes con el fin
de convertir a la Unidad en un Departamento del GADM del cantón Pastaza donde conlleve a
contar con una misión y visión; y sobre todo una planificación estratégica en beneficio de los
sectores más vulnerables.
Realizar el monitoreo y evaluación del caso de estudio con estudiantes de la UNIANDES
enfocados en el área de vinculación, para verificar el cumplimiento de normas de control
interno y seguir contribuyendo desde investigación científica hacia a sociedad.
BIBLIOGRAFÍA
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Louffat, E. (2016). Administración: fundamentos del proceso administrativo. Argentina: Cengage
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Rivera, V. L. (2016). Creación y lanzamiento de nuevos productos en la empresa. Valencia:
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Tarazona, L. F. (2016). Auditoria Estratégica de la Función de Recursos Humanos. Valencia: Tirant lo
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Vivas, G. (2015). El informe de Auditoría de cuentas según las Normas Internacionales de Auditorias
adaptadas a España. Madrid.
ANEXOS
ANEXO 1 Desarrollo de la Auditoría de Gestión
AUDITORIA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
ENTE:
UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GADM DE PASTAZA
PERIODO:
01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO AÑO 2017
TIPO DE
EXÁMEN: AUDITORÍA DE GESTIÓN
UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GADM
DE PASTAZA
ARCHIVO
PERMANENTE
ÍNDICE
INFORMACIÓN GENERAL IG
ORDEN DE TRABAJO OT
NOTIFICACIÓN DE INICIO DE EXAMEN NIE
REF: IG 1/5
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
MUNICIPAL DE PASTAZA
EL CONCEJO MUNICIPAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
MUNICIPAL DEL CANTON PASTAZA
CONSIDERANDO
Que, el Art. 240 de la constitución de la República del Ecuador, señala que los gobiernos municipales,
tendrán facultades legislativas en el ámbito de sus competencias y jurisdicciones territoriales.
Que, el Art. 253 ibídem establece que en cada cantón tendrá un concejo cantonal, que estará integrado
por la alcaldesa o alcalde y las concejalas y concejales elegidos por votación popular.
Que, mediante Ley No.00 publicada en el Registro oficial Suplemento 166 de 21 de enero del 2014,
se sustituye la Disposición General Octava del Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía
y Descentralización por la que dice: “En el plazo de un año contado desde la fecha de publicación de
esta ley, los patronatos pertenecientes a los gobiernos autónomos descentralizados provinciales,
metropolitanos y municipales deberán extinguirse.
Para tal efecto, los patronatos deberán transferir a títulos gratuito todo su patrimonio a los gobiernos
autónomos descentralizados correspondientes.
El personal que se encuentre prestando sus servicios en los patronatos, lo continuara haciendo en el
gobierno autónomo descentralizado respectivo.
Si el gobierno autónomo descentralizado requiere implementar nuevas estructuras organizacionales
que conlleven la superación de partidas u otras figuras permitidas para la administración del talento
humano, se procederá conforme a la ley, con la liquidación y pago de las indemnizaciones que
correspondan.
Los gobiernos autónomos descentralizados afectados por esta disposición, destinaran el presupuesto
que les correspondía a los patronatos a su dependencia administrativa de servicio social o la que haga
sus veces, quien realizara las funciones y atribuciones del extinto patronato que legalmente puedan
ser asumidas. “La ley reformatoria, fue publicada el 21 de enero del 2014.
Que, el Art.226 ibídem, señala que en lo público se hace únicamente lo establecido en la ley, es decir
que tanto autoridades, así como funcionarios y empleados públicos, únicamente deben hacer lo
establecido en la ley.
En uso de las atribuciones conferidas en el literal a) del Art. 240 de la constitución de la República del
Ecuador, en concordancia con lo dispuesto en el literal a) del Art. 57 del Código Orgánico de
Organización Territorial Autonomía y descentralización.
Expide la siguiente:
ORDENANZA QUE SUPRIME EL PATRONATO MUNICIPAL Y CREA LA
UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO
MUNICIPAL DEL CANTON PASTAZA
Art. 1.- Se extingue el Patronato de Amparo Municipal, de conformidad con la cláusula octava del
COOTAD.
Art. 2.- De conformidad a lo establecido en la disposición General Octava del COOTAD, todo el
personal que se encuentre prestando sus servicios en el patronato, lo continuara haciendo en el
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pastaza.
Art. 3.- Conforme a lo establecido en la Disposición General Octava del COOTAD, todos los bienes
muebles e inmuebles que pertenezcan al Patronato Municipal, se transfieren a título gratuito al
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pastaza: en general se transfiere a título
REF: IG 2/5
gratuito todo el patrimonio del extinto Patronato Municipal, al Gobierno Autónomo descentralizado
Municipal del Cantón Pastaza.
Art. 4.- Crease la Unidad de Servicio Social del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del
Cantón Pastaza adscrita a la Alcaldía, la misma que tendrá las mismas funciones y atribuciones del
extinto patronato.
Art. 5.- En el Orgánico Funcional y Estructural del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del
Cantón Pastaza, se hará constar la nueva Unidad de Servicio Social que mediante esta ordenanza se
crea.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS. -
PRIMERA. - En el plano de 90 días se emitirá la ordenanza de la estructura y el funcionamiento de la
unidad de Servicio Social, adscrita a la Alcaldía de GADM del Cantón Pastaza.
SEGUNDA. - Hasta cuando se emita la ordenanza de la estructura y el funcionamiento de la Unidad
de Servicio Social, las Funciones que ejercía el Patronato las realizara la Unidad de Servicio Social en
todo lo que no se oponga a la ley.
Dado y firmado en la sala de sesiones de Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón
Pastaza, a los veintisiete días del mes de enero del 2015.
DR. ROBERTO DE LA TORRE ANDRADE AB. FRANCISCO TORRES M.
ALCALDE DEL CANTON PASTAZA SECRETARIO GENERAL
REF: IG 3/5
CERTIFICO. - Que la presente ORDENANZA QUE SUPRIME EL PATRONATO MUNICIPAL Y CREA
LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO
MUNICIPAL DEL CANTON PASTAZA, fue discutida y aprobada en dos debates, en sesión
extraordinaria de Concejo efectuada el diecinueve de enero y ordinaria del veintisiete de enero del dos
mil quince, aprobándose en esta última fecha la redacción definitiva de la misma. - Puyo, 28 de enero
del 2015.
AB. FRANCISCO TORRES MANZANO
SECRETARIO GENERAL
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO
MUNICIPAL DE PASTAZA
SECRETARIA DEL CONCEJO CANTONAL DE PASTAZA. -
Puyo, 28 de enero del 2015
De conformidad con lo dispuesto en el Art. 322 del Código Orgánico de Organización Territorial,
Autonomía y Descentralización, pásese el original y copias de la ORDENANZA QUE SUPRIME EL
PATRONATO MUNICIPAL Y CREA LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GOBIERNO
AUTONOMO
DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTON PASTAZA, al señor Alcalde del Gobierno
Municipal de Pastaza para su sanción y promulgación.
AB. FRANCISCO TORRES MANZANO
SECRETARIO GENERAL
REF: IG 4/5
ALCALDIA DEL CANTÓN PASTAZA
Puyo, febrero 02 del 2015.
De conformidad con lo que establece el Art. 324 del Código Orgánico de Organización Territorial,
Autonomía y Descentralización, ejecútese y publíquese.
DR. ROBERTO DE LA TORRE ANDRADE
ALCALDE DEL CANTON PASTAZA
Proveyó y firmo el decreto que antecede el señor Doctor Roberto de la Torre Andrade, Alcalde del
Cantón Pastaza, el 02 de febrero del dos mil quince,
CERTIFICO:
La presente ordenanza fue publicada el tres de febrero del 2015, en la página WEB del Gobierno
Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pastaza. -
CERTIFICO:
AB. FRANCISCO TORRES MANZANO
SECRETARIO GENERAL
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 02/02/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 02/02/2018
REF: IG 5/5
OFICIO: 001-ATS-2018
SECCIÓN: UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL (UdSS)
ASUNTO: ORDEN DE TRABAJO
Economista,
Nancy Silva
ADMINISTRADORA DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GADM PASTAZA
Presente. -
De mi consideración:
De conformidad con lo dispuesto en el oficio N. 108.GADMP.TT. HH.17 emitido por el GADM del
cantón Pastaza en respuesta a la realización de una Auditoría de Gestión a los procesos
administrativos de la Unidad de Servicio Social se comunica que se iniciará con el desarrollo de la
Auditoría de gestión por lo que solicito la cooperación necesaria del personal de la Unidad de Servicio
Social, como también la información apropiada para continuar con el presente trabajo investigativo.
Puyo, 06 de agosto de 2018
Atentamente,
Srta. Andrea Torres Silva
ESTUDIANTE AUDITORA – JEFE DE EQUIPO
REF: OT 1/1
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 02/02/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 02/02/2018
OFICIO: 001-ATS-2018
ASUNTO: NOTIFICACIÓN DE INICIO DE AUDITORÍA DE GESTIÓN
FECHA: 06 de agosto de 2018
Economista,
Nancy Silva
ADMINISTRADORA DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GADM PASTAZA
Presente. -
De mi consideración:
En cumplimiento al acuerdo entre la Unidad y la Estudiante Auditora, se notifica a usted como
responsable de la Unidad de Servicio Social UdSS que se realizará la Auditoría de gestión a esta
Unidad en cumplimiento a un requisito previo a la obtención del título de ingeniera en Contabilidad y
Auditoría CPA, titulado “AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA
UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL
DE PASTAZA DESDE EL 01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2017”, en la cual la auditoría se
compromete a cumplir con los siguientes objetivos:
General
Evaluar el cumplimiento de los procesos administrativos mediante la eficacia y eficiencia de las
actividades desarrolladas por la Unidad de Servicio Social del GADM de Pastaza del 01 de enero al
30 de junio del año 2017 para el cumplimiento de metas y objetivos.
Específicos
Verificar la eficacia y eficiencia en los procesos de adquisición de materiales del 01 de enero
al 30 de junio del año 2017, con la finalidad de evaluar si dichos procedimientos se han
efectuado correctamente.
Evaluar la eficacia en el proceso de atención de usuarios en el dispensario médico del mes
de febrero de 2017 con el propósito de verificar si se ha cumplido con el objetivo planteado.
Evaluar la eficacia de la comunicación de disposiciones emitidas a todo el personal que labora
en la Unidad de Servicio Social del 01 de enero al 30 de junio del año 2017.
REF: NIE 1/2
Para esta acción de control el equipo de auditores estará conformado por el siguiente personal, Dr.
Bolívar Jarrín SUPERVISOR, y Srta. Andrea Torres Silva JEFE DE EQUIPO; por lo que se servirá
disponer se preste la colaboración necesaria para la ejecución del trabajo indicado.
Atentamente,
Srta. Andrea Torres Silva
ESTUDIANTE AUDITORA – JEFE DE EQUIPO
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 02/02/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 02/02/2018
REF: NIE 2/2
UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL
DEL GADM DE PASTAZA
ARCHIVO
CORRIENTE
ÍNDICE
MARCAS DE AUDITORÍA MA
ÍNDICE DE AUDITORIA IA
UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO
DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PASTAZA
MARCAS DE AUDITORÍA
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
MARCAS SIGNIFICADO
√ Procedimiento examinado, Razonable
Φ Procedimiento examinado, No
Razonable
¢ No existe documentación
© Operación Correcta
Ø Operación Incorrecta
Ð Operación con Demora
HH Hallazgo
± Incumplimiento de la Normativa y
Reglamentos
≠ Inconsistencia Detectada
REF: MA 1/1
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 02/02/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 02/02/2018
ÍNDICES DE AUDITORÍA
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
ÍNDICES SIGNIFICADO
ARCHIVO CORRIENTE
IA Índice de Auditoría
MA Marcas de Auditoría
FASE I: Conocimiento Preliminar
PAI Programa de auditoria: Conocimiento preliminar
VU Visita a la Unidad de Servicio Social
PI Petición de Información (Revisión de archivo-papeles de trabajo)
IG Determinar indicadores de gestión
FODA Detectar el FODA
CCP Evaluación de la Estructura del control Interno (Preliminar)
MPP Memorando de planificación preliminar
FASE II: Planificación
PAII Programa de auditoria: PLANIFICACIÓN
ECI Evaluación de control interno por Componentes
ICI Informe de Control Interno
MPR Matriz preliminar de riesgos por cada proceso a auditar
EPT Elaboración de Programas de trabajo por cada proceso.
FASE III: Ejecución
PAIII Programa de auditoria: EJECUCIÓN
APT Aplicación de programas de trabajo por cada proceso
A Requisición de materiales
B Atención usuarios – Dispensario Médico
C Comunicación de disposiciones
HH Hojas de resumen de hallazgos
FASE IV: Comunicación de Resultados
IAG Informe de Auditoría de gestión
REF: IA 1/1
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 02/02/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 02/02/2018
FASE I CONOCIMIENTO PRELIMINAR
UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO
DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PASTAZA
ÍNDICE
FASE I - CONOCIMIENTO PRELIMINAR
Programa de auditoria: Conocimiento preliminar PAI
Visita a la Unidad de Servicio Social VU
Petición de Información (Revisión de archivo-papeles de trabajo) PI
Determinar indicadores de gestión IG
Detectar el FODA FODA
Evaluación de la Estructura del control Interno (Preliminar) CCP
Memorando de planificación preliminar MPP
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL
PROGRAMA DE AUDITORIA:
FASE I CONOCIMIENTO PRELIMINAR
OBJETIVO: Obtener un conocimiento general de la Unidad de Servicio Social, a fin de ejecutar una
evaluación de la estructura organizacional con el propósito de determinar los procedimientos de
auditoria a aplicarse.
N° PROCEDIMIENTO REF. P/T ELABORADO POR:
FECHA
1
Visita a las instalaciones de la Unidad de Servicio Social, con el fin de obtener un conocimiento preliminar de la UdSS y elaborar un informe del mismo.
VU A.E.T.S 02/04/2018
2 Oficio de petición de información para la revisión de archivo y para realizar los papeles de trabajo.
PI A.E.T.S 03/08/2018
3 Determinar indicadores de gestión de la UdSS.
IG A.E.T.S 03/08/2018
4
Determinar las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de la Unidad de Servicio Social.
FODA A.E.T.S 03/08/2018
5
Aplicación del cuestionario de control interno para el conocimiento preliminar de la estructura de la unidad.
CCP A.E.T.S 06/08/2018
6
Elaborar el Memorando de planificación preliminar con el fin de definir el objetivo general de la auditoría
MPP A.E.T.S 06/08/2018
REF: PAI 1/1
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL
VISITA A LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL
FASE I CONOCIMIENTO PRELIMINAR
Con fecha 09 de abril del presente año, siendo las 10:00 de la mañana, se realizó la visita a la Unidad de Servicio Social del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Pastaza; ubicado en la calle Atahualpa Edificio ECU 911, se encuentra las oficinas administrativas en el segundo piso donde la Administradora Nancy Deidamia Silva Álvarez nos recibe con toda la atención del caso y nos brinda la voluntad para realizar todo el levantamiento de información para la presente investigación. Adentrándonos a las oficinas podemos observar la distribución del entorno en módulos de trabajo, así como encontramos que la Administradora de la Unidad cuenta con su propia oficina para realizar sus trabajos administrativos y sobre todo atender a la ciudadanía que requiera información. Cuentan con una secretaria y dos técnicas que se encargan del área social, existe un ambiente de trabajo muy agradable y la comunicación es eficiente, efectiva y eficaz. Dentro del equipo de oficina todas las funcionarias cuentan con su propio ordenador y escritorio demostrando la independencia laboral que tiene cada integrante de la Unida de Servicio Social. Al ser una oficina muy amplia cuentan con una sala de reuniones donde se puede observar que cuentan con una mueblería muy moderna y nueva dando a notar que se ha realizado una readecuación que ha mejorado el ambiente. El horario de trabajo de todas las personas es de 08:00 am hasta las 17:30 pm y en la hora de almuerzo se van turnando para no dejar sin atender en la oficina, considerando una buena gestión por parte de la Administradora. Finalmente se concluye con la recolección de información brindada por todo el personal que labora en la UdSS.
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 02/04/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 02/04/2018
REF: VU 1/1
OFICIO 000-001
Puyo, 03 de agosto de 2018
Eco.
Nancy Silva.
ADMINISTRADORA DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL
Presente. -
De mi consideración:
Tengo el agrado expresar un cordial y atento saludo, a la vez augurar éxitos en sus tan delicadas
funciones a usted encomendadas.
El presente tiene como finalidad poner a su conocimiento que mediante el oficio N.
108.GADMP.TT.HH.17 emitido por el GADM del cantón Pastaza se ha validado y aprobado la
realización del Proyecto de Investigación con el tema: AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO
DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PASTAZA DESDE EL 01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL
2017, en el cual consta que se me facilitará la información necesaria para la realización de dicho tema,
por lo tanto, solicito muy comedidamente autorice a quien corresponda se me entregue la siguiente
documentación e información para sustentar el desarrollo de la auditoría:
a) Detalles de Auditorías realizadas a la Unidad de Servicio Social UdSS (En caso de existir,
solicito copias).
b) Estructura Orgánica Funcional Actual de la UdSS.
c) Base Legal de la Unidad (Plan de desarrollo y ordenamiento territorial, acta u oficio de
creación de la UdSS, Reglamentos internos, etc)
d) Detalle del personal administrativo y operativo que se encuentra a cargo de la UdSS.
e) Cédulas Presupuestarias de Ingresos y Gastos de la fecha 01 de enero al 30 de junio del año
2017.
REF: PI 1/2
f) Presupuesto asignado a la UdSS en el año 2017 (enero a junio)
g) Proyectos ejecutados por la UdSS en las fechas 01 de enero al 30 de junio del año 2017
h) Plan Operativo Anual POA de la UdSS del año 2017.
i) Registro de ingresos y egresos diarios y mensuales de los servicios que brinda la UdSS.
j) Auxiliares de bancos (En caso de existir, solicito copias)
k) Registro de bienes adquiridos o donados a la UdSS (En caso de existir, solicito adjuntar
copias de respaldo, CUR de pagos, facturas, etc)
l) Lista de planes anuales de contratación con ESIGEF y sin ESIGEF.
m) Proceso de ínfima cuantía (En caso de existir, solicito copias)
n) Perfil (hoja de vida) de las personas responsables de los servicios de la UdSS.
Por la atención que se dé a mi pedido y esperando una respuesta favorable a mí petición, anticipo mi
más sincero agradecimiento.
Atentamente,
Srta. Andrea Torres Silva
ESTUDIANTE-AUDITORA
REF: PI 2/2
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL MATRIZ DE INDICADORES DE GESTIÓN
INDICADOR GENERAL
INDICADORES TIPO DE
INDICADOR DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR FÓRMULA
APLICACIÓN
RESPUESTA FUENTE DE
INFORMACIÓN
GRUPOS DE ATENCIÓN
PRIORITARIA ATENDIDOS
MEDIANTE LA UNIDAD DE SERVICIO
SOCIAL DEL
GADM DEL CANTÓN PASTAZA
# De población
atendida por otros
servicios sociales
EFICIENCIA-EFICACIA
Mide el número de personas atendidas por el comedor comunitario municipal y las diferentes donaciones que realiza la unidad de servicios sociales a personas de escasos recursos, grupos vulnerables y atención prioritaria como: -Entrega de Raciones Alimenticias en Situación de Riesgo - Entrega de Cofres Mortuorios -Ayuda Humanitaria: Kit Alimenticio - Alquiler de Equipos Ortopédicos - Protección especial Entrega de: pañales, paños húmedos, cremas, fórmulas lácteas, suplementos alimenticios, etc. – Eventos Socioculturales - Entrega de Incentivos Lúdicos - Entrega de Agasajos navideños -Beneficiarios de Eventos Socioculturales.
# 𝑃𝑜𝑏𝑙𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑎𝑡𝑒𝑛𝑑𝑖𝑑𝑎
# 𝑃𝑜𝑏𝑙𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑝𝑙𝑎𝑛𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑎 𝑎 𝑎𝑡𝑒𝑛𝑑𝑒𝑟 𝑥 100
14684
14735 𝑥 100 99,65%
Medios digitales
(http://gprpuyo.gob.ec/gpr/n1)
% De población
beneficiada con
programas sociales
EFICIENCIA-EFICACIA
Mide la cantidad de población beneficiada por los diferentes programas que la municipalidad ejecuta en el periodo: - Visitas Sociales - Comedor Popular - Albergue San Martin de Porres - Talleres de Manualidades – Atención CIBV - Casa de Acogimiento
# 𝑃𝑜𝑏𝑙𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑏𝑒𝑛𝑒𝑓𝑖𝑐𝑖𝑎𝑑𝑎
# 𝑃𝑜𝑏𝑙𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑝𝑙𝑎𝑛𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑐𝑖ó𝑛𝑎 𝑎 𝑏𝑒𝑛𝑒𝑓𝑖𝑐𝑖𝑎𝑟𝑥 100
37955
38583 𝑥 100 98,37 Medios digitales
# de adultos mayores atendidos
por la UdSS
EFICIENCIA-EFICACIA
Población beneficiada de 65 años en adelante atendida en: - Casa Hogar del Adulto Mayor "Mons. Tomas Romero Gross" - Centro de día para el Adulto Mayor "Betania"
# 𝐴𝑑𝑢𝑙𝑡𝑜𝑠 𝑚𝑎𝑦𝑜𝑟𝑒𝑠 𝑎𝑡𝑒𝑛𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠
# 𝐴𝑑𝑢𝑙𝑡𝑜𝑠 𝑚𝑎𝑦𝑜𝑟𝑒𝑠 𝑝𝑙𝑎𝑛𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑠𝑥100
85
85 𝑥 100 100% Medios digitales
# De población beneficiada con servicios de salud mediante el dispensario médico
EFICIENCIA-EFICACIA
Mide el número de población beneficiada por los programas de la Unidad de Servicios Sociales del GAD Municipal de Pastaza como el dispensario médico y las brigadas médicas. En las áreas de: Ginecología - Odontología - Fisioterapia - Medicina General - Traumatología -Farmacia
# 𝑃oblación beneficiada con servicios de salud dispensario médico
# 𝑃oblación planificada a beneficiar con servicios de salud dispensario médico𝑥100
14684
14735 𝑥 100 99,65% Medios digitales
REF: IG 1/1
Mediante el conocimiento de las actividades que se ejecutan dentro de la Unidad de Servicio Social se realiza el análisis FODA para dar a conocer
las, fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la UdSS y mediante aquello corroborar el planteamiento de la propuesta del Proyecto de
Investigación:
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL
ANÁLISIS FODA
FASE I CONOCIMIENTO PRELIMINAR
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Se encuentra ubicada en el centro de la Ciudad de Puyo.
Los servicios sociales que presta son enfocados a un nivel socio económico
bajo y medio – bajo.
Diversidad en proyectos sociales.
Personal comprometido en lo social
Atención médica en el Centro Médico Gilberto Díaz a bajo costo.
Atención en comedor municipal a bajo costo
Convenios para atención a grupos de atención prioritaria.
Universo grande para el trabajo social.
Apoyo del Ministerio de Salud Pública
DEBILIDADES AMENAZAS
La Unidad no cuenta con un sistema de evaluación habitual a sus procesos
administrativos.
Falta de capacitación del personal por ser no permanente.
Falta de definición de normativa interna.
Carencia de promoción e información de los servicios que presta la Unidad.
No poseen transporte para ejecutar con rapidez las actividades planificadas.
Presupuesto insuficiente para cumplir con el fin de la Gestión Social.
Débil cooperación, coordinación y articulación entre el sector público y
el privado.
Personal temporal.
Otras instituciones cuentan con mejores recursos tecnológicos para
para proveer de los mismos servicios.
REF: FODA 1/1
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL
CUESTIONARIO PRELIMINAR DE CONTROL INTERNO
FASE I CONOCIMIENTO PRELIMINAR
APLICADO A: LA ADMINISTRADORA DE LA USS
FECHA DE APLICACIÓN: 06-08-2018
OBJETIVO: OBTENER UNA VISIÓN GENERAL DE LA USS
N° PREGUNTA PON. SI NO CALIF. OBS.
1 ¿Se ha definido un objetivo general y
objetivos específicos en la USS? 10 X 5
No se obtiene el
documento de
respaldo.
2 ¿Conoce el personal los objetivos de la
USS? 10 X 5
3 ¿Los objetivos de la USS son
cuantificables? 10 X 5
4
¿Existen criterios de medición para
evaluar el grado de cumplimiento de los
objetivos?
10 X 5
5
La USS tiene correctamente definido:
La misión
La visión
10 X 0
6 ¿Existen políticas en la USS? En caso
de existir, ¿Se cumple correctamente? 10 x 0
7 ¿La USS cuenta con un organigrama
estructural formalmente establecido? 10 X 10
8
¿Permite la estructura y organización el
logro de los objetivos o metas
planteadas por la USS?
10 X 10
9 ¿La USS para medir resultados y
evaluar su gestión en términos de
eficiencia, eficacia y economía cuenta
10 X 0
REF: CCP 1/2
DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
NC =Calificación total×100
Ponderación total=
110×100
180= 61,11%
R = Porcentaje óptimo – Porcentaje obtenido R = 100% - 61,11% R = 38,88%
con parámetros o indicadores de
gestión?
10 ¿Están las funciones por departamento
claramente definidas? 10 X 0
11 ¿La USS cuenta con planes a corto,
mediano y largo plazo? 10 X 10
12 ¿Se elaboran y utilizan presupuestos? 10 X 10
13 ¿Existen manuales de procedimientos
para cada departamento de la Unidad? 10 X 10
14 ¿Existe un programa establecido para la
selección y contratación del personal? 10 X 10
15
¿Existen Programas de Capacitación
para los servidores de cada
departamento de la USS?
10 X 10
16 ¿La USS posee un sistema de
Procesamiento de Datos? 10 X 10
17 ¿Existe una buena relación de trabajo
con el personal de la USS? 10 X 10
18 ¿Se ha realizado una Auditoría de
Gestión anteriormente? 10 X 0
TOTAL 180 13 5 110
VALORACIÓN
PT PONDERACIÓN TOTAL
CT CALIFICACIÓN TOTAL
NC NIVEL DE CONFIANZA
R RIESGO
NIVEL DE RIESGO
ALTO MODERADO BAJO
85% – 50% 49% - 25% 24% - 5%
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% a 50% 51% a 75% 76% a 95%
RESULTADO: Mediante el cuestionario
para conocer de forma preliminar la
estructura de la UdSS se obtuvo los
siguientes resultados; nivel de riesgo de
38,88% MODERADO y confianza de
61,11% MODERADA.
REF: CCP 2/2
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
FASE I CONOCIMIENTO PRELIMINAR
ENTE: UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GADM DEL CANTÓN PASTAZA
PERIODO: 01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2017.
EXAMEN: AUDITORÍA DE GESTIÓN
ANTECEDENTES
Se conoce que la UdSS no presenta ningún tipo de auditoría que se haya
efectuado hasta la fecha, considerando que la Unidad de Servicio Social se ha
creado el 28 de enero del año 2015 bajo ordenanza de GADM del cantón Pastaza
y lleva cuatro años ofreciendo los servicios sociales.
MOTIVO DE LA AUDITORÍA
De conformidad con lo dispuesto en el oficio N. 108.GADMP.TT. HH.17 emitido
por el GADM del cantón Pastaza en respuesta a la petición realizada según la
orden de trabajo 001-ATS-2018, se realizará una auditoría de gestión a los
procesos administrativos de la Unidad de Servicio Social del GADM del cantón
Pastaza.
OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA
GENERAL:
Evaluar el cumplimiento de los procesos administrativos mediante la eficacia y
eficiencia de las actividades desarrolladas por la Unidad de Servicio Social del
GADM de Pastaza del 01 de enero al 30 de junio del año 2017 para el cumplimiento
de metas y objetivos.
ESPECÍFICOS:
Verificar la eficacia y eficiencia en los procesos de adquisición de
materiales del 01 de enero al 30 de junio del año 2017, con la finalidad de
evaluar si dichos procedimientos se han efectuado correctamente.
Evaluar la eficacia en el proceso de atención de usuarios en el dispensario
médico del mes de febrero de 2017 con el propósito de verificar si se ha
cumplido con el objetivo planteado.
REF: MPP 1/7
Evaluar la eficacia de la comunicación de disposiciones emitidas a todo
el personal que labora en la Unidad de Servicio Social del 01 de enero al
30 de junio del año 2017.
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
Cumpliendo con el procedimiento establecido para la Auditoría de gestión, el
examen se realizará en la Unidad de Servicio Social del GADM del cantón Pastaza
examinando el grado de eficacia y eficiencia de las actividades y/o procesos que
realiza; en el período comprendido entre el 1 de enero y el 30 de junio de 2017
donde se medirá el grado de cumplimiento de sus metas y objetivos planteados
por la misma.
CONOCIMIENTO DE LA UNIDAD Y SU BASE LEGAL.
BASE LEGAL
La Unidad de Servicio Social fue creada bajo la ORDENANZA QUE SUPRIME EL
PATRONATO MUNICIPAL Y CREA LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN
PASTAZA, aprobada en sesión extraordinaria de Concejo efectuada el diecinueve
de enero y ordinaria del veintisiete de enero del dos mil quince, aprobándose en
esta última fecha la redacción definitiva de la misma por las autoridades de
Pastaza.
El Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización,
publicado en el Suplemento del Registro Oficial Nro.303 del 19 de Octubre del
2010, ajusta la normativa general de los Gobiernos Autónomos Descentralizados
a los principios, valores y reglas constitucionales. Con el nuevo cuerpo legal
quedaron sin efecto las leyes que regía a cada uno de los niveles de gobierno;
además el mismo confiere plazos durante los cuales se debe actualizar o codificar
las diferentes normas, para cuyo propósito se hace indispensable ajustar las
ordenanzas que han sido creadas, así como las normas de procedimientos, para
ajustarlas a la nueva estructura jurídica del Estado Ecuatoriano.
REF: MPP 2/7
El Gobierno Municipal de Pastaza, goza de autonomía política, administrativa y
financiera entendida como la capacidad de regirse por sus propias normas; en
cambio el Consejo Municipal es el cuerpo colegiado para legislar y fiscalizar en el
marco de sus competencias, dentro de su jurisdicción, cuya eficacia jurídica debe
estar revestida de legitimidad y democracia.
Con el objetivo de que el GADM del Cantón Pastaza asuma su responsabilidad
legal respecto de las Políticas Sociales el Código Orgánico de Organización
Territorial, Autonomía y Descentralización “COOTAD” indica que los Patronatos
deben extinguirse por tal razón se crea la ordenanza que suprime el Patronato de
Amparo Social Municipal de Pastaza y crea la Unidad de Servicio Social del GADM
del Cantón Pastaza el 27 de enero del 2015, en donde dicha unidad ejercerá las
funciones que realiza el ex Patronato, en todo lo que no se oponga a la ley.
Los servicios asumidos por la Unidad de Servicio Social, no se encuentran
enmarcados dentro de las responsabilidades a ser cumplidas en cuanto a las
Política Social Integral para los grupos de atención prioritaria y en situación de
vulnerabilidad y riesgo del cantón Pastaza; siendo necesario la creación de una
instancia que organice funcionalmente los planes, programas y proyectos
encaminados a la atención a personas de los grupos de atención prioritaria, en
situación de vulnerabilidad y riesgos en el Cantón Pastaza.
Por lo expuesto, se hace necesario establecer procedimientos que permitan una
planificación y articulación adecuada de la Unidad de Servicio Social, por ello es
necesario plasmar los procedimientos administrativos que se ajusten al
ordenamiento jurídico vigente y a la realidad actual, garantizando el cumplimiento
de las políticas públicas y sociales a favor de los grupos de atención prioritaria y
en situación de vulnerabilidad y riesgo.
PRINCIPALES DISPOSICIONES LEGALES
COOTAD (Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y
Descentralización).
Ley Orgánica de Servicio Público
REF: MPP 3/7
Reglamentos y disposiciones internas de la USS.
INDICADORES DE GESTIÓN
Grupos de atención prioritaria atendidos mediante la unidad de servicio
social del GADM del cantón Pastaza.
# De población atendida por otros servicios sociales
% de población beneficiada con programas sociales
# de adultos mayores atendidos por la UdSS
# de población beneficiada con servicios de salud mediante el dispensario
médico
ESTRUCTURA ORGÁNICA
ADMINISTRADORA
TRABAJO SOCIAL
Atención Primaria
TRABAJO SOCIAL
Servicios Especializados
CONTABILIDAD
Recaudación
ADMINISTRADOR
MÉDICO
Ginecología
Auxiliar de Enfermería
Traumatología Odontología
Auxiliar Odontología
Fisioterapia Farmacia
SECRETARIA
Auxiliar de Enfermería (asilo de
ancianos 8
personas)
Asistente de Servicios (Albergue
San Martin 1 persona)
Comedor (3 personas) Talleres
(2 personas) Asistente de
Servicios Betania
1 persona)
UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PASTAZA
REF: MPP 4/7
OBJETIVOS DE LA UNIDAD
Objetivo Operativo
Incrementar la eficiencia y la eficacia de la asistencia social a grupos de atención
prioritaria del Cantón Pastaza mediante la implementación de equipos, ampliación
de infraestructura, mejora de los procesos de atención e implementación de
tecnología.
Objetivos estratégicos
Porcentaje de Población Beneficiada con Programas – Sociales
Número de adultos mayores atendidos por la Unidad de Servicios Sociales
Número de Población Beneficiada con Servicios de Salud mediante el
Dispensario Médico.
PROGRAMAS DE LA USS – AÑO 2017
Gestión y administración de bienes.
Niñez y adolescencia.
Juventudes.
Adulto Mayor
Personas con Discapacidad.
Atención Médica.
Protección especial.
Riesgos y emergencias.
PRESUPUESTO
$ 240.056,00 (Doscientos cuarenta mil cincuenta y seis dólares)
FUNCIONARIOS PRINCIPALES
CARGOS NOMBRES
ADMINISTRADORA ECO. NANCY SILVA
SECRETARIA NANCY GUILCAPI
ASISTENTE GABRIELA MORA
ASISTENTE LISBETH CARVAJAL
REF: MPP 5/7
FECHAS DE INTERVENCIÓN
Inicio del trabajo de campo……………………………………………….30 días
Finalización del trabajo de campo………………………………………..40 días
Elaboración del borrador del informe…………………………………….20 días
EQUIPO DE TRABAJO
Supervisor Dr. Bolívar Jarrín
Auditora-Jefe de equipo Srta. Andrea Torres
DÍAS PRESUPUESTADOS
FASE I. Conocimiento Preliminar………………………………………… 15 días
FASE II. Planificación……………………………………………………… 30 días
FASE III. Ejecución………………………………………………………… 30 días
FASE IV. Comunicación de resultados…………………………………. 15 días
RECURSOS NECESARIOS PARA EL EXAMEN DE AUDITORÍA
.1 Recursos humanos
CANTIDAD CARGO NOMBRE
1 Supervisor Dr. Bolívar Jarrín
1 Auditor - Jefe de equipo Srta. Andrea Torres Silva
REF: MPP 6/7
.2 Recursos materiales y financieros
CANTIDAD DETALLE COSTO TOTAL
4 Resmas de Papel boom 4,50 18,00
3 Esferos 0,50 1,50
2 Carpetas 0.40 0,80
1 Internet 29,00 29,00
600 Impresiones 0,05 30,00
10 Pasajes 1.25 12,50
Total $ 91,80
Elaborado por:
Srta. Andrea Torres Silva
AUDITORA- JEFE DE EQUIPO
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
REF: MPP 7/7
FASE II PLANIFICACIÓN
UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO
DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PASTAZA
ÍNDICE
FASE II - PLANIFICACIÓN
Programa de auditoria: PLANIFICACIÓN PAII
Evaluación de control interno por Componentes ECI
Informe de Control Interno ICI
Matriz preliminar de riesgos por cada proceso a auditar MPR
Elaboración de Programas de trabajo por cada proceso. EPT
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL
PROGRAMA DE AUDITORIA:
FASE II PLANIFICACIÓN
OBJETIVO: Orientar a la Auditoría de gestión a una revisión y análisis fundamentado en la
documentación existente con el fin de aplicar programas de trabajo que ayuden a identificar si la
UdSS está cumpliendo con las metas planteadas.
N° PROCEDIMIENTO REF. P/T ELABORADO POR:
FECHA
1
Elaborar los cuestionarios de control interno para evaluar los 5 componentes pertenecientes al mismo, con la finalidad de conocer el nivel de confianza y riesgo existente en la UdSS.
ECI A.E.T.S 06/08/2018
2 Elaborar un informe de Control Interno, en el cual conste los resultados obtenidos mediante la evaluación.
ICI A.E.T.S 06/08/2018
3 Determinar los procesos a evaluar y realizar los programas de trabajo por cada uno de ellos.
EPT A.E.T.S 06/08/2018
REF: PAII 1/1
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO FASE II PLANIFICACIÓN
"Evaluación integral del sistema de control interno".
ENTE: UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GADM DEL CANTÓN PASTAZA
ÁREA: ADMINISTRACIÓN
PERÍODO: DEL:01 DE ENERO DE 2017 AL: 30 DE JUNIO DE 2017
NORMA 200 - AMBIENTE DE CONTROL
200-01 - Integridad y Valores Éticos
Nº PREGUNTAS PON. CUMPLE NO
CUMPLE CALIF.
1 ¿La máxima autoridad (Administración de la USS) establece principios y valores éticos como parte de la cultura?
10 X 2
2
¿Los valores éticos rigen la conducta del personal de la USS, orientando su integridad y compromiso hacia la consecución de los objetivos?
10 X 2
3 ¿Existe un código de ética aprobado por la máxima autoridad?
10 X 2
4
¿Se difunden a los servidores de la USS el código de ética establecido para contribuir al buen uso de los recursos públicos y combate a la corrupción?
10 X 2
5
¿Los responsables del control interno han determinado y fomentado la integridad y los valores éticos en el desarrollo de los procesos y actividades institucionales?
10 X 5
6 ¿Se establecen mecanismos que promuevan la incorporación de los valores éticos al personal?
10 x 5
REF: ECI 1/19
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO FASE II PLANIFICACIÓN
"Evaluación integral del sistema de control interno".
ENTE: UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GADM DEL CANTÓN PASTAZA
ÁREA: ADMINISTRACIÓN
PERÍODO: DEL:01 DE ENERO DE 2017 AL: 30 DE JUNIO DE 2017
NORMA 200 - AMBIENTE DE CONTROL
200-02 - Administración Estratégica
Nº PREGUNTAS PON. CUMPLE NO
CUMPLE CALIF.
7 ¿Se ha definido la misión y visión de la USS? 10 X 0
8
¿Dentro del análisis de la situación y del entorno para el diseño del P.O.A., se consideró los resultados logrados y los desvíos a las programaciones precedentes?
10 X 5
9
¿En el P.O.A., se han identificado las necesidades emergentes para satisfacer las demandas presentes y futuras de los usuarios internos y externos y los recursos disponibles?
10 X 5
10
¿Los productos de la formulación, cumplimiento, seguimiento y evaluación de los planes de la USS fueron difundidos a todo el personal de la USS y a sus beneficiarios?
10 X 5
11 ¿El plan operativo anual contiene: objetivos, indicadores, metas, programas, proyectos y actividades que se impulsarán en el período anual?
10 X 2
12
¿Los planes operativos con que cuenta la USS están vinculados con el presupuesto institucional a fin de concretar lo planificado en función de las capacidades y la disponibilidad real de los recursos?
10 X 8
13
¿El P.O.A., se formuló de acuerdo a los procesos y políticas establecidos por el Sistema Nacional de Planificación (SNP), las Normas del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP) y las directrices del sistema de presupuesto?
10 X 8
14 ¿El P.O.A., se formuló en base a un análisis pormenorizado de la situación interna y del entorno?
10 X 10
15 ¿Se ha establecido un sistema de seguimiento y evaluación que apoye el cumplimiento de los objetivos, metas, programas, proyectos y actividades?
10 X 2
16 ¿Se realiza un seguimiento y evaluación permanente de los planes?
10 X 2
REF: ECI 2/19
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
200-05 - Delegación de Autoridad.
Nº PREGUNTAS PON. CUMPLE NO
CUMPLE CALIF.
17 ¿Existen políticas para la asignación de responsabilidades?
10 X 5
18 ¿En los casos en que se delega funciones o tareas, se realiza por escrito, asignándole también autoridad al delegado?
10 X 10
19 ¿Una vez que la administración a delegado la autoridad y responsabilidad se ha evaluado su cumplimiento?
10 X 5
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO FASE II PLANIFICACIÓN
"Evaluación integral del sistema de control interno".
ENTE: UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GADM DEL CANTÓN PASTAZA
ÁREA: ADMINISTRACIÓN
PERÍODO: DEL:01 DE ENERO DE 2017 AL: 30 DE JUNIO DE 2017
NORMA 200 - AMBIENTE DE CONTROL
REF: ECI 3/19
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO FASE II PLANIFICACIÓN
"Evaluación integral del sistema de control interno".
ENTE: UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GADM DEL CANTÓN PASTAZA
ÁREA: ADMINISTRACIÓN
PERÍODO: DEL:01 DE ENERO DE 2017 AL: 30 DE JUNIO DE 2017
NORMA 200 - AMBIENTE DE CONTROL
200-06 - Competencia Profesional
Nº PREGUNTAS PON. CUMPLE NO
CUMPLE CALIF.
20
¿La USS cuenta con procesos actualizados y aprobados para evaluar las competencias de conocimiento y habilidades de los funcionarios que laboran en la Unidad?
10 X 8
21
¿La USS cuenta con procesos actualizados y aprobados para mejorar las competencias de conocimiento y habilidades de los servidores y servidoras que permitan alcanzar los objetivos y misión de la Unidad?
10 X 5
22 ¿Se realizan programas de capacitación que estén dirigidos a mantener los niveles de competencia requeridos?
10 X 8
23
¿Los directivos de la USS previo al reclutamiento de personal comunican a recursos humanos, el nivel de competencias necesario para los distintos puestos y tareas a desarrollarse en las áreas correspondientes?
10 X 10
24
¿Se han establecido que dentro de las competencias del personal deberán comprender la importancia del desarrollo implantación y mantenimiento de un buen control interno en el desarrollo de las actividades operacionales?
10 X 8
25 ¿Las competencias del personal coadyuvan a la consecución de las metas y objetivos organizacionales?
10 X 8
26 ¿Se han diseñado los perfiles para cada uno de los cargos, con las competencias necesarias?
10 x 10
REF: ECI 4/19
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO FASE II PLANIFICACIÓN
"Evaluación integral del sistema de control interno".
ENTE: UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GADM DEL CANTÓN PASTAZA
ÁREA: ADMINISTRACIÓN
PERÍODO: DEL:01 DE ENERO DE 2017 AL: 30 DE JUNIO DE 2017
NORMA 200 - AMBIENTE DE CONTROL
200-07 - Coordinación de acciones organizacionales
Nº PREGUNTAS PON. CUMPLE NO
CUMPLE CALIF.
27
¿Las servidoras y servidores participan activamente en la aplicación y el mejoramiento del control interno ya implantado, de acuerdo con sus competencias y responsabilidades?
10 X 8
28
¿Las servidoras y servidores participan en el diseño de controles efectivos para las áreas de la organización donde desempeñan sus labores, de acuerdo con sus competencias y responsabilidades?
10 X 8
29 ¿Ha establecido la administración los controles internos por niveles de responsabilidad o procesos a cargo de los directivos?
10 X 8
30
¿Conoce de las responsabilidades que tiene como Administradora, en el ámbito de sus competencias de mantener un adecuado sistema de control interno?
10 X 8
REF: ECI 5/19
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO FASE II PLANIFICACIÓN
"Evaluación integral del sistema de control interno".
ENTE: UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GADM DEL CANTÓN PASTAZA
ÁREA: ADMINISTRACIÓN
PERÍODO: DEL:01 DE ENERO DE 2017 AL: 30 DE JUNIO DE 2017
NORMA 200 - AMBIENTE DE CONTROL
200-08 - Adhesión a las Políticas Institucionales
Nº PREGUNTAS PON. CUMPLE NO
CUMPLE CALIF.
31 ¿La máxima autoridad ha establecido políticas institucionales y específicas aplicables a las áreas de trabajo?
10 X 2
32
¿En el desarrollo y cumplimiento de sus funciones las servidoras y servidores aplican en su área de trabajo las políticas emitidas por la máxima autoridad y directivos de la entidad?
10 X 2
33 ¿La máxima autoridad y jefes de área se aseguran de la adhesión a las políticas institucionales?
10 X 2
34 ¿Se han instaurado por parte de la Autoridad medidas y mecanismos propicios para fomentar la adhesión a las políticas institucionales?
10 X 2
35 ¿Contribuyen los directores o responsables Departamentales al cumplimiento de las políticas impartidas por la Administración?
10 X 2
36 ¿Se han implementado actividades de evaluación sobre el cumplimiento de las políticas Institucionales?
10 x 2
TOTAL 360 34 2 216
REF: ECI 6/19
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
AMBIENTE DE CONTROL
DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
NC =Calificación total×100
Ponderación total=
183×100
360= 50,83%
R = Porcentaje óptimo – Porcentaje obtenido R = 100% - 50,83 % R = 49,17%
VALORACIÓN
PT PONDERACIÓN TOTAL
CT CALIFICACIÓN TOTAL
NC NIVEL DE CONFIANZA
R RIESGO
NIVEL DE RIESGO
ALTO MODERADO BAJO
85% – 50% 49% - 25% 24% - 5%
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% a 50% 51% a 75% 76% a 95%
RESULTADO:
De acuerdo al análisis realizado al componente Ambiente de Control se ha
determinado que existe un nivel de confianza del 50,83% es decir BAJO, y un nivel
de riesgo de 49,17% MODERADO.
REF: ECI 7/19
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO FASE II PLANIFICACIÓN
"Evaluación integral del sistema de control interno".
ENTE: UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GADM DEL CANTÓN PASTAZA
ÁREA: ADMINISTRACIÓN
PERÍODO: DEL:01 DE ENERO DE 2017 AL: 30 DE JUNIO DE 2017
NORMA 300 – EVALUACIÓN DEL RIESGO
300-01 Identificación de riesgos
Nº PREGUNTAS PON. CUMPLE NO
CUMPLE CALIF.
1 ¿Dispone la USS de un mapa de riesgos? 10 X 0
2 ¿Se han identificado los factores internos y externos que afectan el logro de objetivos organizacionales, diseñando un mapa de Riesgos?
10 X 0
3 ¿El mapa de riesgos es actualizado periódicamente? 10 X 0
4 ¿Los puntos clave de riesgo se ajustan a la realidad de la Unidad?
10 X 0
5 ¿La Administración emprende medidas pertinentes para afrontar exitosamente los riesgos en la USS?
10 X 0
6 ¿Las respuestas al riesgo son apropiadamente escogidas y proporcionadas?
10 x 0
REF: ECI 8/19
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO FASE II PLANIFICACIÓN
"Evaluación integral del sistema de control interno".
ENTE: UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GADM DEL CANTÓN PASTAZA
ÁREA: ADMINISTRACIÓN
PERÍODO: DEL:01 DE ENERO DE 2017 AL: 30 DE JUNIO DE 2017
NORMA 300 – EVALUACIÓN DEL RIESGO
300-03 Valoración de riesgos
Nº PREGUNTAS PON. CUMPLE NO
CUMPLE CALIF.
7 ¿Se obtiene la suficiente información acerca de las situaciones de riesgos para estimar su probabilidad de su ocurrencia?
10 X 0
8
¿Se cuenta con un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar que permita a las servidoras o servidores reflexionar sobre cómo los riesgos pueden afectar el logro de sus objetivos?
10 X 0
9 ¿La administración valora los riesgos a partir de las dos perspectivas: probabilidad e impacto?
10 X 0
10 ¿La valoración del riesgo se realiza usando el juicio profesional y la experiencia?
10 X 0
11 ¿El manejo de dinero en efectivo es considerado como factor de riesgo importante?
10 X 10
12 ¿Se consideró como riesgo potencial la alta rotación y el crecimiento de personal?
10 x 0
13 ¿La prestación de nuevos servicios el desarrollo de sistemas y las mejoras tecnológicas fueron considerados como factores de riesgo potencial?
10 X 10
REF: ECI 9/19
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO FASE II PLANIFICACIÓN
"Evaluación integral del sistema de control interno".
ENTE: UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GADM DEL CANTÓN PASTAZA
ÁREA: ADMINISTRACIÓN
PERÍODO: DEL:01 DE ENERO DE 2017 AL: 30 DE JUNIO DE 2017
NORMA 300 – EVALUACIÓN DEL RIESGO
300-04 Respuesta al riesgo
Nº PREGUNTAS PON. CUMPLE NO
CUMPLE CALIF.
14
¿Usted o los directivos de la USS identifican las opciones de respuesta de riesgos, considerando la probabilidad y el impacto en relación con la tolerancia al riesgo y su relación costo/beneficio?
10 X 0
15 ¿Se evita el riesgo, previniendo las actividades que lo originan?
10 X 5
16 ¿Se comparte el riesgo con terceras personas (entidades, otras unidades o áreas)?
10 X 5
17 ¿Se identifican los riesgos cuya opción de respuesta es su aceptación?
10 X 0
18 ¿Las respuestas aplicadas a los riesgos, dieron los resultados esperados?
10 X 0
TOTAL 180 4 14 30
REF: ECI 10/19
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
EVALUACIÓN DEL RIESGO
DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
NC =Calificación total×100
Ponderación total=
30×100
180= 16,67%
R = Porcentaje óptimo – Porcentaje obtenido R = 100% - 16,67% R = 83,33%
VALORACIÓN
PT PONDERACIÓN TOTAL
CT CALIFICACIÓN TOTAL
NC NIVEL DE CONFIANZA
R RIESGO
NIVEL DE RIESGO
ALTO MODERADO BAJO
85% – 50% 49% - 25% 24% - 5%
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% a 50% 51% a 75% 76% a 95%
RESULTADO:
Una vez evaluado el componente Evaluación del riesgo se ha obtenido que dentro de
la Unidad de Servicio Social existe un nivel de riesgo de 83,33% ALTO, y un nivel de
confianza del 16,67% BAJO.
REF: ECI 11/19
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO FASE II PLANIFICACIÓN
"Evaluación integral del sistema de control interno".
ENTE: UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GADM DEL CANTÓN PASTAZA
ÁREA: ADMINISTRACIÓN
PERÍODO: DEL:01 DE ENERO DE 2017 AL: 30 DE JUNIO DE 2017
NORMA 400- ACTIVIDADES DE CONTROL
401-01 Separación de Funciones y rotación de labores
Nº PREGUNTAS PON. CUMPLE NO
CUMPLE CALIF.
1 ¿Existe una descripción de los cargos conforme el Orgánico Funcional?
10 X 10
2 ¿Se han definido las funciones de cada servidor por escrito?
10 X 10
3 ¿Se han rotado las tareas y funciones de los servidores? 10 X 10
4 ¿Se han definido funciones incompatibles? 10 X 0
5 ¿Se han separado funciones incompatibles para reducir el riesgo de errores o acciones irregulares?
10 X 0
6 ¿Se han identificado duplicación de funciones que generan desperdicio de recurso humano?
10 X 10
7 Se aplican políticas de vacaciones obligatorias para empleados con funciones claves de control Art 29 LOSEP
10 X 10
8 Se efectúa rotación periódica del personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude
10 X 10
REF: ECI 12/19
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO FASE II PLANIFICACIÓN
"Evaluación integral del sistema de control interno".
ENTE: UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GADM DEL CANTÓN PASTAZA
ÁREA: ADMINISTRACIÓN
PERÍODO: DEL:01 DE ENERO DE 2017 AL: 30 DE JUNIO DE 2017
NORMA 400- ACTIVIDADES DE CONTROL
401-03 Supervisión
Nº PREGUNTAS PON. CUMPLE NO
CUMPLE CALIF.
9
¿Se ha definido procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones, que aseguren el cumplimiento de las normas y regulaciones y que permitan medir la eficacia y eficiencia de los objetivos?
10 X 0
10
¿La supervisión permite proponer cambios con la finalidad de obtener mayor eficiencia y eficacia en las operaciones y contribuir a la mejora continua de los procesos de la entidad?
10 X 0
11 ¿La supervisión de los procesos y operaciones se los realiza constantemente?
10 X 10
12 ¿La supervisión permite determinar oportunamente si las acciones existentes son apropiadas o no?
10 X 10
13 ¿Se han elaborado proyectos de mejoramiento continuo de procesos?
10 X 0
TOTAL 130 8 5 80
REF: ECI 13/19
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
ACTIVIDADES DE CONTROL
DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
NC =Calificación total×100
Ponderación total=
80×100
130= 61,54%
R = Porcentaje óptimo – Porcentaje obtenido R = 100% - 61,54 % R = 38,46 %
VALORACIÓN
PT PONDERACIÓN TOTAL
CT CALIFICACIÓN TOTAL
NC NIVEL DE CONFIANZA
R RIESGO
NIVEL DE RIESGO
ALTO MODERADO BAJO
85% – 50% 49% - 25% 24% - 5%
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% a 50% 51% a 75% 76% a 95%
RESULTADO:
Se puede manifestar que una vez evaluado el componente Actividades de control se
ha obtenido que dentro de la Unidad de Servicio Social en este componente existe un
nivel de riesgo de 38,46% BAJO, y un nivel de confianza del 61,54% MODERADO.
REF: ECI 14/19
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO FASE II PLANIFICACIÓN
"Evaluación integral del sistema de control interno".
ENTE: UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GADM DEL CANTÓN PASTAZA
ÁREA: ADMINISTRACIÓN
PERÍODO: DEL:01 DE ENERO DE 2017 AL: 30 DE JUNIO DE 2017
NORMA 500 – INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
500-01 Controles sobre sistemas de información
Nº PREGUNTAS PON. CUMPLE NO
CUMPLE CALIF.
1
La Administradora de la USS, identifica, captura y comunica información pertinente y con la oportunidad que facilite a los servidores cumplir sus responsabilidades.
10 X 5
2
Los sistemas de información que existen son los adecuados y garantizan la confiabilidad, seguridad y una clara administración de los niveles de acceso a la información y datos sostenibles.
10 X 10
3
Se establecen canales de comunicación abiertos, que permitan trasladar la información de manera segura, correcta y oportuna a los destinatarios dentro y fuera de la institución.
10 X 10
4 ¿Se ha difundido al personal el compromiso de la administración en la entrega de información a los organismos de control??
10 X 10
5 ¿Se ha definido una política de comunicación interna para permitir la comunicación entre las diferentes áreas o departamentos existentes en la USS?
10 X 10
TOTAL 50 5 0 45
REF: ECI 15/19
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
NC =Calificación total×100
Ponderación total=
40×100
50= 80%
R = Porcentaje óptimo – Porcentaje obtenido R = 100% - 80% R = 20%
VALORACIÓN
PT PONDERACIÓN TOTAL
CT CALIFICACIÓN TOTAL
NC NIVEL DE CONFIANZA
R RIESGO
NIVEL DE RIESGO
ALTO MODERADO BAJO
85% – 50% 49% - 25% 24% - 5%
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% a 50% 51% a 75% 76% a 95%
RESULTADO:
Mediante el cuestionario del componente de Información y Comunicación se ha
obtenido que dentro de la Unidad de Servicio Social en este componente existe un
nivel de riesgo de 20% BAJO, y un nivel de confianza del 80% ALTO.
REF: ECI 16/19
0
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO FASE II PLANIFICACIÓN
"Evaluación integral del sistema de control interno".
ENTE: UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GADM DEL CANTÓN PASTAZA
ÁREA: ADMINISTRACIÓN
PERÍODO: DEL:01 DE ENERO DE 2017 AL: 30 DE JUNIO DE 2017
NORMA 600 - SEGUIMIENTO
600-01: Seguimiento Continuo o en operación.
Nº PREGUNTAS PON. CUMPLE NO
CUMPLE CALIF.
1 ¿Se ha establecido procedimientos de seguimiento continuo, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas para asegurar la eficiencia del sistema de control?
10 X 5
2 ¿Se realiza seguimiento constante al ambiente interno y externo para conocer y aplicar medidas oportunas para que no afecten el desarrollo de las actividades de la USS?
10 X 5
3 ¿La máxima autoridad y los directivos promueven y establecen autoevaluaciones periódicas de la gestión y el control interno de la Unidad y de sus funcionarios?
10 X 8
TOTAL 30 3 0 18
REF: ECI 17/19
0
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
SEGUIMIENTO
DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
NC =Calificación total×100
Ponderación total=
18×100
30= 60%
R = Porcentaje óptimo – Porcentaje obtenido R = 100% - 60% R = 40%
VALORACIÓN
PT PONDERACIÓN TOTAL
CT CALIFICACIÓN TOTAL
NC NIVEL DE CONFIANZA
R RIESGO
NIVEL DE RIESGO
ALTO MODERADO BAJO
85% – 50% 49% - 25% 24% - 5%
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% a 50% 51% a 75% 76% a 95%
RESULTADO:
Mediante la determinación del componente de seguimiento se ha obtenido que dentro
de la Unidad de Servicio Social en este componente existe un nivel de riesgo de 40%
MODERADO, y un nivel de confianza del 60% CONFIANZA.
REF: ECI 18/19
0
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
NC =Calificación total×100
Ponderación total=
351×100
750= 46,80%
R = Porcentaje óptimo – Porcentaje obtenido R = 100% - 46,80 % R = 53,20%
MATRIZ DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
FASE II PLANIFICACIÓN
COMPONENTES PONDERACIÓN
TOTAL DE REPUESTAS
AFIRMATIVAS (CUMPLE)
CONFIANZA% RIESGO%
AMBIENTE DE CONTROL
360 183 50,83 49,17
EVALUACIÓN DE RIESGO
180 30 16,67 83,33
ACTIVIDADES DE CONTROL
130 80 61,54 38,46
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
50 40 80,00 20,00
SEGUIMIENTO 30 18 60,00 40,00
TOTAL 750 351 53,20 46,80
VALORACIÓN
PT PONDERACIÓN TOTAL
CT CALIFICACIÓN TOTAL
NC NIVEL DE CONFIANZA
R RIESGO
NIVEL DE RIESGO
ALTO MODERADO BAJO
85% – 50% 49% - 25% 24% - 5% NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% a 50% 51% a 75% 76% a 95%
REF: ECI 19/19
0
CONCLUSIÓN:
De acuerdo al análisis de los 5 componentes
que contiene el Control Interno, se obtiene
como resultado un Riesgo global de 53,20%
ALTO y una Confianza global del 46,80%
BAJO.
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
INFORME AL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO EN LA UNIDAD DE
SERVICIO SOCIAL DEL GADM DEL CANTÓN PASTAZA
PERÍODO DE EVALUACIÓN DEL 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2017
Puyo, 06 de agosto de 2018
Economista.
Nancy Silva.
ADMINISTRADORA DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GADM DEL CANTÓN PASTAZA
En uso de las facultades conferidas mediante el oficio N. 108.GADMP.TT. HH.17 emitido por el GADM
del cantón Pastaza para la realización de una Auditoría de Gestión en la UNIDAD DE SERVICIO
SOCIAL, y con la única finalidad de conocer el cumplimiento y solidez del sistema de control interno
en la UdSS se realizó la evaluación de control interno, para lo cual se procede con la aplicación de los
cuestionarios de control interno, correspondiente a al cumplimiento de los lineamientos y
procedimientos de control interno que se describen en cada una de las normas y que son de
cumplimiento obligatorio para las entidades y organismos del sector público; por lo tanto, los resultados
se detallan a continuación:
INTRODUCCIÓN
El control interno comprende los procedimientos, estrategias y lineamientos clave, que deben
considerarse al momento de ejecutar los actos administrativos y financieros de las entidades y
organismos del sector público y privado, ya que su cumplimiento garantiza de forma razonable el
cumplimiento leyes y regulaciones aplicables que contribuyen al logro de metas y objetivos, la
protección de los recursos públicos y el salvaguardar los activos de la entidad.
Si la UdSS cuenta con un sólido sistema de control interno, el mismo que se encuentre constantemente
monitoreado por analistas de control interno, los mismos que tienen la responsabilidad de estar
constantemente evaluando su funcionamiento, en cuanto a:
REF: ICI 1/6
0
Consecución de los objetivos y metas planteadas por la administración, en base a principios
de eficiencia, eficacia, economía, ética y ecología.
Cumplimiento de leyes, normas, reglamentos, instructivos y lineamientos específicos, que
enmarcan el accionar de las entidades y organizaciones tanto públicas como privadas.
Protección de los recursos públicos contra el despilfarro, robo, exposición a siniestros, y
cualquier situación de riesgo que afecte la conservación de los recursos públicos.
Es conveniente que los directivos, administradores, gerentes, y personal de la entidad, conozcan de
las bondades que puede ofrecer el mantener en la organización un sólido sistema de control interno,
que contemple una descripción clara de lo que pretende alcanzar, la implementación del sistema de
control interno estará orientado a todas las actividades y procesos; demostrando que es un proceso
integral e interactivo; que para llegar a la excelencia en su más amplio sentido involucra el poner en
práctica cada uno de sus compontes como son: ambiente de control, evaluación del riesgo, actividades
de control, información y comunicación y monitoreo.
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN
100: Normas Generales
En lo que correspondiente a las normas de control interno, la Administradora de la UdSS tiene claro
la responsabilidad que deber cumplir y hacer cumplir, así como también conoce de los objetivos de
control interno, y de la responsabilidad de rendir cuentas de los actos administrativos y que realizaron
durante su gestión; además de promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y
garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información, así como la adopción de medidas oportunas
para corregir las deficiencias de control.
200: Ambiente de Control
Dentro de la evaluación realizada al grupo de normas dentro del código 200, en el cuadro resumen de
evaluación de confianza y riesgo, en los procesos desarrollados por la UdSS cumpliendo los
lineamientos contemplados en cada una de las normas correspondientes a este grupo, en el resumen
tenemos:
REF: ICI 2/6
0
En donde se puede apreciar sobre la ponderación de 10, un nivel de confianza de 49,17% calificado
como bajo, lo cual permite identificar un nivel de riesgo alto.
Este resultado se da porque la UdSS no cuenta con información que sustente las respuestas; la
auditora carece de información para determinar la fiabilidad y veracidad de las respuestas.
Por otro lado, se conoce por medio de la plataforma de información del GADM del cantón Pastaza que
no se ha aprobado el Código de ética dentro del GADM, es decir, ninguna área, unidad o articulación
perteneciente a este posee el código de ética, por lo tanto, no se aplica.
300: Evaluación del Riesgo
El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría perjudicar o afectar
adversamente a la Unidad o su entorno. La máxima autoridad, el nivel directivo y todo el personal de
la Unidad serán responsables de efectuar el proceso de administración de riesgos, que implica la
metodología, estrategias, técnicas y procedimientos, a través de los cuales las unidades
administrativas identificarán, analizarán y tratarán los potenciales eventos que pudieran afectar la
ejecución de sus procesos y el logro de sus objetivos.
Conforme al cuadro de resumen de la evaluación de control interno, mediante la aplicación de
cuestionarios de control interno se tiene los siguientes resultados:
CONTROL INTERNO FASE II PLANIFICACIÓN
RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LAS NORMAS 200
"AMBIENTE DE CONTROL"
NORMA CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
200-01 5,00 ALTO
200-02 13,06 ALTO
200-05 5,56 ALTO
200-06 13,33 ALTO
200-07 8,89 ALTO
200-08 3,33 ALTO
NIVEL DE CONFIANZA 49,17 BAJO
REF: ICI 3/6
0
Se puede apreciar claramente que no se cumplen con las normas de control interno correspondientes
a este grupo, ya que se desconoce de los lineamientos y obligaciones de la UdSS de identificar las
situaciones de riesgo, o situaciones no deseadas en cada uno de los procesos que realiza, con la
finalidad de valorarlos, tratarlos y administrarlos, a fin de reducir su impacto a un nivel mínimo o
improbable de ocurrencia.
Conforme al cuadro adjunto se tiene un nivel de riesgo alto, en razón de que el nivel de confianza es
bajo, por incumplimiento de las normas de control interno correspondientes a este grupo.
400: Actividades de Control
Dentro de este grupo se evalúa solo el siguiente subgrupo:
401 Generales
Dentro de la evaluación a las normas de control interno, en el grupo 401, conforme al cuadro adjunto
se puede observar:
CONTROL INTERNO FASE II PLANIFICACIÓN
RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LAS NORMAS 400 "ACTIVIDADES DE CONTROL"
NORMA CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
400-01 46,15 MODERADO
400-03 15,38 MODERADO
NIVEL DE CONFIANZA 61,54 MODERADO
CONTROL INTERNO FASE II PLANIFICACIÓN
RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LAS NORMAS 300 "EVALUACIÓN DEL RIESGO"
NORMA CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
300-01 0,00 ALTO
300-03 11,11 ALTO
300-04 5,56 ALTO
NIVEL DE CONFIANZA 16,67 BAJO
REF: ICI 4/6
0
Que la UdSS cumple de cierta manera con cada una de las normas de control interno dentro del grupo
de las normas generales, presentando un nivel de confianza moderado y un nivel de riesgo moderado.
Para el correcto cumplimiento de este componente es recomendable definir procedimientos de
supervisión de los procesos y operaciones, que aseguren el cumplimiento de las normas y
regulaciones y que permitan medir la eficacia y eficiencia de los objetivos planteados.
500: Información y Comunicación
CONTROL INTERNO FASE II PLANIFICACIÓN
RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA 500 "INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN"
NORMA CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
500-01 80,00 BAJO
NIVEL DE CONFIANZA 80,00 ALTO
Mediante la evaluación del componente de Información y comunicación de obtiene que los sistemas
de información que existen son los adecuados y garantizan la confiabilidad, seguridad y una clara
administración de los niveles de acceso a la información y datos sostenibles. Por medio de la
evaluación de obtiene una confianza alta y un riesgo bajo.
600: Seguimiento
CONTROL INTERNO FASE II PLANIFICACIÓN
RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA 600 "SEGUIMIENTO"
NORMA CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
600-01 60,00 MODERADO
NIVEL DE CONFIANZA 60,00 MODERADO
REF: ICI 5/6
0
Se realiza seguimiento constante al ambiente interno y externo para conocer y aplicar medidas
oportunas para que no afecten el desarrollo de las actividades de la UdSS, por lo tanto, se obtiene
una confianza y riesgo moderado.
CONCLUSIONES:
El nivel de riesgo de la UdSS es alto, y su nivel de confianza es bajo, debiendo tomar
correctivos en las normas que todavía hay cierto grado de incumplimiento.
La administración requiere de la adopción de talleres de capacitación para las servidoras y
servidores de todo la UdSS en temas de control interno y socialización de las políticas y
normas de conducta que rigen para el personal que labora en la Unidad.
Existe un desconocimiento de la aplicación de las normas de control interno correspondiente
al Código 300: Evaluación del Riesgo.
RECOMENDACIONES:
Socializar con las servidoras y servidores de la UdSS, la importancia del cumplimiento de
control interno, haciendo énfasis en aquellas normas que todavía presenta cierto grado de
incumplimiento.
Planificar la capacitación de las servidoras y servidores de la UdSS, en temas de control
interno, relaciones humanas, y código de ética, a fin de mejorar el desempeño y relaciones de
trabajo.
Coordinar conjuntamente con el personal del GADM del cantón Pastaza, la implementación
de las normas de control interno correspondiente al grupo del Código 300 Evaluación del
Riesgo.
Atentamente,
Srta. Andrea Torres Silva
ESTUDIANTE AUDITORA – JEFE DE EQUIPO
REF: ICI 6/6
0
MATRIZ DE PONDERACIÓN DE CONTROLES CLAVES FASE II PLANIFICACIÓN
ALCANCE: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO DEL 2017
PROCESO: REQUISICIÓN DE MATERIALES
CONTROLES CLAVES AFIRMACIÓN AFECTADA
PONDERACIÓN CALIFICACIÓN
Verificar que exista un procedimiento por escrito para adquirir los materiales.
EFICACIA 10 8
Verificar si se ha cumplido todos los procesos de requisición de materiales
EFICIENCIA 10 8
Constatar la existencia de los materiales
EFICACIA 10 2
Revisar la existencia de indicadores de gestión para el proceso de requisición de materiales
EFICIENCIA EFICACIA
10 2
TOTAL 40 20
NC =Calificación total×100
Ponderación total=
20×100
40= 50%
R = Porcentaje óptimo – Porcentaje obtenido R = 100% - 50 % R = 50%
TABLA DE PONDERACIONES
2 MÍNIMO Cuando no se cumplen con los Controles-Claves, se desconocen.
4 BAJO Cuando los controles - Clave se ha cumplido en parte.
6 MEDIO Cuando los Controles - Clave se han cumplido en un 50%
8 MODERADO Cuando su cumplimiento es Favorable pero no son los adecuados.
10 ALTO Se ha cumplido con los procedimientos adecuados.
NIVEL DE RIESGO
ALTO MODERADO BAJO
85% – 50% 49% - 25% 24% - 5% NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% a 50% 51% a 75% 76% a 95%
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
REF: MPR 1/6
MATRIZ PRELIMINAR DE RIESGOS FASE II PLANIFICACIÓN
DEL 01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DE 2017
PROCESO
CALIFICACIÓN DEL RIESGO CALIFICACIÓN DEL RIESGO
ENFOQUE PRELIMINAR INHERENTE FUNDAMENTO
DE
CONTROL FUNDAMENTO
REQUISICIÓN
DE
MATERIALES
Alto
Existe un procedimiento establecido en el Reglamento del SERCOP para la adquisición de bienes
Alto
Desconocimiento de la existencia del reglamento para la requisición de bienes
No se realiza la supervisión que permite proponer cambios con la finalidad de obtener mayor eficiencia y eficacia en las operaciones y contribuir a la mejora continua de los procesos de la UdSS.
La Unidad no cuenta con indicadores de gestión para los procesos.
Verificar el cumplimiento de acuerdo al proceso establecido; basándose en la normativa para garantizar los resultados.
Implementar indicadores de gestión los cuales permitirán alcanzar los objetivos de UdSS.
.
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
REF: MPR 2/6
NC =Calificación total×100
Ponderación total=
26×100
40= 50%
R = Porcentaje óptimo – Porcentaje obtenido R = 100% - 60 % R = 40%
MATRIZ DE PONDERACIÓN DE CONTROLES CLAVES FASE II PLANIFICACIÓN
ALCANCE: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO DEL 2017
PROCESO: ATENCIÓN USUARIOS – DISPENSARIO MÉDICO
CONTROLES CLAVES AFIRMACIÓN AFECTADA
PONDERACIÓN CALIFICACIÓN
Confirmación del análisis e interpretación correcta de la información.
EFICACIA 10 6
Revelación de informes correspondientes a los registros realizados.
EFICACIA 10 8
Constatar la existencia de los depósitos realizados.
EFICACIA 10 8
Cumplimiento de objetivos planteados
EFICACIA 10 2
TOTAL 40 24
TABLA DE PONDERACIONES
2 MÍNIMO Cuando no se cumplen con los Controles-Claves, se desconocen.
4 BAJO Cuando los controles - Clave se ha cumplido en parte.
6 MEDIO Cuando los Controles - Clave se han cumplido en un 50%
8 MODERADO Cuando su cumplimiento es Favorable pero no son los adecuados.
10 ALTO Se ha cumplido con los procedimientos adecuados.
NIVEL DE RIESGO
ALTO MODERADO BAJO
85% – 50% 49% - 25% 24% - 5% NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% a 50% 51% a 75% 76% a 95%
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
REF: MPR 3/6
MATRIZ PRELIMINAR DE RIESGOS FASE II PLANIFICACIÓN
DEL 01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DE 2017
PROCESO
CALIFICACIÓN DEL RIESGO CALIFICACIÓN DEL RIESGO
ENFOQUE PRELIMINAR INHERENTE FUNDAMENTO
DE
CONTROL FUNDAMENTO
ATENCIÓN
USUARIOS –
DISPENSARIO
MÉDICO
MODERADO
Registro diario de los servicios que presta el Dispensario médico de la UdSS del GADM del Cantón Pastaza.
MODERADO
Carencia de detalle usuarios exonerados, personas con discapacidad o tercera edad.
Carencia de documentos de soporte que sustenten la información.
Verificar que la generación y presentación de los registros de ingresos corresponda a los registros realizados.
Verificar el cumplimiento de los lineamientos establecidos en los objetivos de la UdSS
.
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
REF: MPR 4/6
NC =Calificación total×100
Ponderación total=
14×100
30= 46,67%
R = Porcentaje óptimo – Porcentaje obtenido R = 100% - 46,67 % R = 53,33%
MATRIZ DE PONDERACIÓN DE CONTROLES CLAVES FASE II PLANIFICACIÓN
ALCANCE: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO DEL 2017
PROCESO: COMUNICACIÓN DE DISPOSICIONES
CONTROLES CLAVES AFIRMACIÓN AFECTADA
PONDERACIÓN CALIFICACIÓN
Verificar la comunicación periódica que permitan mejorar el desempeño del personal.
EFICACIA 10 8
Revisar la existencia de controles de cumplimiento de la comunicación de las disposiciones.
EFICACIA 10 4
Verificar la existencia de indicadores de gestión para la evaluación de la comunicación interna en la UdSS
EFICACIA 10 2
TOTAL 30 14
TABLA DE PONDERACIONES
2 MÍNIMO Cuando no se cumplen con los Controles-Claves, se desconocen.
4 BAJO Cuando los controles - Clave se ha cumplido en parte.
6 MEDIO Cuando los Controles - Clave se han cumplido en un 50%
8 MODERADO Cuando su cumplimiento es Favorable pero no son los adecuados.
10 ALTO Se ha cumplido con los procedimientos adecuados.
NIVEL DE RIESGO
ALTO MODERADO BAJO
85% – 50% 49% - 25% 24% - 5% NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% a 50% 51% a 75% 76% a 95%
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
REF: MPR 5/6
MATRIZ PRELIMINAR DE RIESGOS FASE II PLANIFICACIÓN
DEL 01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DE 2017
PROCESO
CALIFICACIÓN DEL RIESGO CALIFICACIÓN DEL RIESGO
ENFOQUE PRELIMINAR INHERENTE FUNDAMENTO
DE
CONTROL FUNDAMENTO
COMUNICACIÓN
DE
DISPOSICIONES
ALTO
La máxima autoridad y los directivos de la UdSS, deben identificar, capturar y comunicar información pertinente y con la oportunidad que facilite a las servidoras y servidores cumplir sus responsabilidades.
ALTO
Los sistemas de información y comunicación que se diseñen e implanten deberán concordar con los planes estratégicos y operativos, debiendo ajustarse a sus características y necesidades y al ordenamiento jurídico vigente
Se establecerán canales de comunicación abiertos, que permitan trasladar la información de manera segura, correcta y oportuna a los destinatarios dentro y fuera de la Unidad
Deber existir una política de comunicación interna que permita las diferentes interacciones entre las servidoras y servidores, cualquiera sea el rol que desempeñen, así como entre las distintas unidades administrativas.
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 06/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 06/08/2018
REF: MPR 6/6
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL
PROGRAMA DE TRABAJO
PROCESO: REQUISICIÓN DE MATERIALES
OBJETIVO: Verificar la eficacia y eficiencia en los procesos de adquisición de materiales del 01 de
enero al 30 de junio del año 2017, con la finalidad de evaluar si dichos procedimientos se han
efectuado correctamente.
N° PROCEDIMIENTO REF. P/T ELABORADO POR:
FECHA
1
Analizar si el proceso de
requisición de materiales se ha
efectuado de acuerdo manual de
procedimientos del Instituto
nacional de contratación pública
2 Determinar la eficacia en el
proceso de adquisición.
3 Evaluar la eficiencia en el proceso
de adquisición.
REF: EPT 1/3
0
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 08/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 08/08/2018
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL
PROGRAMA DE TRABAJO
PROCESO: ATENCIÓN USUARIOS – DISPENSARIO MÉDICO
OBJETIVO: Evaluar la eficacia en el proceso de atención de usuarios en el dispensario médico del
mes de febrero con el propósito de verificar si se ha cumplido con el objetivo planteado.
N° PROCEDIMIENTO REF. P/T ELABORADO POR:
FECHA
1
Verificar si los usuarios atendidos diariamente en el mes de febrero de 2017 coinciden con la información declarada en los documentos de soporte.
2
Determinar la eficacia en el proceso de atención a los usuarios mediante los servicios del dispensario médico del mes de febrero de 2017.
REF: EPT 2/3
0
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 08/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 08/08/2018
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL
PROGRAMA DE TRABAJO
PROCESO: COMUNICACIÓN DE DISPOSICIONES
OBJETIVO: Evaluar la eficacia del cumplimiento de las circulares emitidas a todo el personal que
labora en la Unidad de Servicio Social del 01 de enero al 30 de junio del año 2017.
N° PROCEDIMIENTO REF. P/T ELABORADO POR:
FECHA
1 Verificar si todos los funcionarios han sido comunicados de las disposiciones para la UdSS
2 Determinar la eficacia en la comunicación de disposiciones a los funcionarios de la UdSS.
REF: EPT 3/3
0
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 08/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 08/08/2018
FASE III EJECUCIÓN
UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO
DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PASTAZA
ÍNDICE
FASE III - EJECUCIÓN
Programa de auditoria: EJECUCIÓN PAIII
Aplicación de programas de trabajo por cada proceso APT
Requisición de materiales A
Atención usuarios – Dispensario Médico B
Comunicación de disposiciones C
Hojas de resumen de hallazgos HH
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL
PROGRAMA DE AUDITORIA:
FASE III EJECUCIÓN
OBJETIVO: Determinar la eficiencia y eficacia de los procesos administrativos, con el fin de dar a
conocer su correcto funcionamiento y mediante las inconsistencias encontradas, emitir conclusiones
y recomendaciones para mejorar los procesos existentes.
N° PROCEDIMIENTO REF. P/T ELABORADO POR:
FECHA
1 Aplicar los programas de trabajo por cada proceso
APT A.E.T.S 06/08/2018
2
Elaborar las hojas de hallazgos donde se describa cada uno de sus atributos de acuerdo a las inconsistencias encontradas mediante el examen de auditoría.
HH A.E.T.S 06/08/2018
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 08/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 08/08/2018
REF: PAIII 1/1
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL
PROGRAMA DE TRABAJO
PROCESO: REQUISICIÓN DE MATERIALES
OBJETIVO: Verificar la eficacia y eficiencia en los procesos de adquisición de materiales del 01 de
enero al 30 de junio del año 2017, con la finalidad de evaluar si dichos procedimientos se han
efectuado correctamente.
N° PROCEDIMIENTO REF. P/T ELABORADO POR:
FECHA
1
Analizar si el proceso de
requisición de materiales se ha
efectuado de acuerdo manual de
procedimientos del Instituto
nacional de contratación pública
A1 A.E.T.S 08/08/2018
2 Determinar la eficacia en el
proceso de adquisición. A2 A.E.T.S 08/08/2018
3 Evaluar la eficiencia en el proceso
de adquisición. A2 A.E.T.S 08/08/2018
REALIZADO POR: A.E.T.S FECHA: 08/08/2018
REVISADO POR: W.B.J.L FECHA: 08/08/2018
REF: APT 1/3
0
PROCEDIMIENTO GENERAL DE LA REQUISICIÓN DE MATERIALES
N° PROCEDIMIENTO CUMPLE NO CUMPLE
JUSTIFICACIÓN
1 Programar, organizar, dirigir, controlar, y coordinar las adquisiciones de bienes muebles y de consumo interno que sean requeridos por la UdSS
X√ Solicitud de materiales
2 Participar en la elaboración del plan anual de adquisiciones X√ POA
3 Mantener actualizados los registros de proveedores de bienes muebles, suministros y materiales
X Ø ¢
4 Obtener cotizaciones para la adquisición de bienes muebles, suministros y materiales y preparar un informe analítico, conforme la reglamentación establecida
X Ø
5 Ejecutar planes de adquisiciones X√
6 Tramitar con oportunidad y diligencia las solicitudes de pedidos de bienes muebles, equipos, repuestos, materiales
X√
7 Evaluar y sugerir a los directivos para que se elija la cotización más conveniente X√
Proformas
8 Receptar y organizar los requerimientos de órdenes de compras X√
Compromiso
9
Realizar las adquisiciones en forma oportuna de los bienes en general, suministros y materiales, verificando que éstos estén de acuerdo a las notas de pedido aprobadas por la Dirección Administrativa
XØ
10 Verificar que los bienes que ingresan a la institución cumplan con las especificaciones contractuales
X√ Guardalmacén general del
GADM Pastaza
11 Mantener un archivo actualizado de los registros y documentos que respaldan las actividades de la sección
XØ ¢
12 Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y demás normas pertinentes establecidas para el sistema de administración de bienes.
X√
REF: A1 1/1
PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL PROCESO ADIINISTRATIVO
EFICACIA Y EFCIENCIA
PROCESO: REQUISICIÓN DE MATERIALES
PROCEDIMIENTOS PROCEDIMEINTOS CUMPLIDOS
EFICACIA INDICADOR %
12 8
Procedimientos cumplidos
0,66 66,67 Procedimientos
establecidos
Fuente: Proceso de solicitud de materiales
Análisis: El 66.67% del proceso de requisición de materiales se cumple adecuadamente.
REQUISICIONES REALIZADAS
BIEN O SERVICIO VALOR
PRESUPUESTADO
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN
APLICADO
Adquisición de utensillos, materiales y materia prima para el comedor municipal
420,72 Ínfima cuantía y/o
catálogo
Equipo 653,22 Ínfima cuantía y/o
catálogo
Material de costura 342,00 Ínfima cuantía y/o
catálogo
Material para manualidades 350,00 Ínfima cuantía y/o
catálogo
TOTAL 1.765,94
VALOR DE LOS RECURSOS
REQUERIDOS
PRESUPUESTO ESTABLECIDO PARA EL REQUERIMIENTO DE LOS RECURSOS
SOLICITADOS
EFICIENCIA INDICADOR %
1.765,94 8.500,00
Valor de los recursos requeridos
0,21 20,77 Presupuesto establecido para el requerimiento de los recursos solicitados
Fuente: POA Análisis:
Se ha utilizado solo el 20,77% del presupuesto para abastecerse de materiales necesarios para prestar los servicios a los usuarios, en el periodo comprendido del 01 de enero al 30 de junio de 2017.
REF: A2 1/1
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL
PROGRAMA DE TRABAJO
PROCESO: ATENCIÓN USUARIOS – DISPENSARIO MÉDICO
OBJETIVO: Evaluar la eficacia en el proceso de atención de usuarios en el dispensario médico del
mes de febrero con el propósito de verificar si se ha cumplido con el objetivo planteado.
N° PROCEDIMIENTO REF. P/T ELABORADO POR:
FECHA
1
Verificar si los usuarios atendidos diariamente en el mes de febrero y en el mes de mayo de 2017 coinciden con la información declarada en los documentos de soporte.
B1 A.E.T.S 08/08/2018
2
Determinar la eficacia en el proceso de atención a los usuarios mediante los servicios del dispensario médico del mes de febrero y del mes de mayo de 2017.
B2 A.E.T.S 08/08/2018
REF: ATP 2/3
CÉDULA ANALÍTICA PROCESO: ATENCIÓN USUARIOS – DISPENSARIO MÉDICO
REPORTE DE USUARIOS ATENDIDOS EN EL DISPENSARIO MÉDICO DIARIAMENTE EN EL MES DE FEBRERO 2017
FEBRERO
FECHA
USUARIOS ATENDIDOS DE ACUERDO AL
REGISTRO
REGISTRO-AUDITORÍA
TOTAL RECAUDADO DE SERVICIOS
miércoles, 1 de febrero de 2017 32 32 273,28
jueves, 2 de febrero de 2017 44 50 370,75
viernes, 3 de febrero de 2017 37 36 250,66
sábado, 4 de febrero de 2017 FIN DE SEMANA
domingo, 5 de febrero de 2017
lunes, 6 de febrero de 2017 49 50 441,78
martes, 7 de febrero de 2017 36 36 328,27
miércoles, 8 de febrero de 2017 47 45 379,03
jueves, 9 de febrero de 2017 50 51 404,76
viernes, 10 de febrero de 2017 26 26 211,34
sábado, 11 de febrero de 2017 FIN DE SEMANA
domingo, 12 de febrero de 2017
lunes, 13 de febrero de 2017 No existe registro No existe registro No existe registro
martes, 14 de febrero de 2017 52 52 376,2
miércoles, 15 de febrero de 2017 34 34 337,41
jueves, 16 de febrero de 2017 31 30 261,29
viernes, 17 de febrero de 2017 37 36 298,88
sábado, 18 de febrero de 2017 FIN DE SEMANA
domingo, 19 de febrero de 2017
lunes, 20 de febrero de 2017 38 38 279,29
martes, 21 de febrero de 2017 44 44 374,82
miércoles, 22 de febrero de 2017 31 30 277,13
jueves, 23 de febrero de 2017 48 48 383,37
viernes, 24 de febrero de 2017 28 28 240,63
sábado, 25 de febrero de 2017 FIN DE SEMANA
domingo, 26 de febrero de 2017
lunes, 27 de febrero de 2017 No existe registro No existe registro No existe registro
martes, 28 de febrero de 2017 No existe registro No existe registro No existe registro
TOTAL 664 664 5488,89
REF: B1 1/2
CÉDULA ANALÍTICA PROCESO: ATENCIÓN USUARIOS – DISPENSARIO MÉDICO
REPORTE DE USUARIOS ATENDIDOS EN EL DISPENSARIO MÉDICO DIARIAMENTE EN EL MES DE MAYO 2017
MAYO
FECHA USUARIOS ATENDIDAS
DE ACUERDO AL REGISTRO
REGISTRO-AUDITORÍA
TOTAL RECAUDADO DE SERVICIOS
lunes, 1 de mayo de 2017
martes, 2 de mayo de 2017 49 46 421,64
miércoles, 3 de mayo de 2017 41 41 416
jueves, 4 de mayo de 2017 38 38 351,23
viernes, 5 de mayo de 2017 21 21 214,93
sábado, 6 de mayo de 2017 Fin de semana
domingo, 7 de mayo de 2017
lunes, 8 de mayo de 2017 53 53 432,06
martes, 9 de mayo de 2017 49 49 381,96
miércoles, 10 de mayo de 2017 36 36 319,42
jueves, 11 de mayo de 2017 33 33 287,48
viernes, 12 de mayo de 2017 No hay registro No hay registro No hay registro
sábado, 13 de mayo de 2017 Fin de semana
domingo, 14 de mayo de 2017
lunes, 15 de mayo de 2017 54 54 428,72
martes, 16 de mayo de 2017 18 18 201,44
miércoles, 17 de mayo de 2017 34 34 340,94
jueves, 18 de mayo de 2017 36 36 249,89
viernes, 19 de mayo de 2017 33 33 348,74
sábado, 20 de mayo de 2017 Fin de semana
domingo, 21 de mayo de 2017
lunes, 22 de mayo de 2017 56 55 457,52
martes, 23 de mayo de 2017 51 52 396,86
miércoles, 24 de mayo de 2017 36 36 356,32
jueves, 25 de mayo de 2017 29 29 248,45
viernes, 26 de mayo de 2017 No hay registro No hay registro No hay registro
sábado, 27 de mayo de 2017 Fin de semana
domingo, 28 de mayo de 2017
lunes, 29 de mayo de 2017 61 61 477,7
martes, 30 de mayo de 2017 48 48 436,58
miércoles, 31 de mayo de 2017 39 39 408,8
TOTAL 815 812 7176,68
REF: B1 2/2
CÉDULA NARRATIVA
PROCESO: ATENCIÓN USUARIOS – DISPENSARIO MÉDICO
Objetivo: Verificar el número de población beneficiada con servicios de salud mediante el dispensario médico.
USUARIOS ATENDIDOS DE ACUERDO AL
REGISTRO EN EL MES DE FEBRERO
USUARIOS PLANIFICADOS A
ATENDER EN EL MES DE FEBRERO
EFICACIA INDICADOR %
664 797
Usuarios atendidos D.M (febrero)
0,83 83,31%
Usuarios planificados a atender D.M (febrero)
Fuente: Plan Operativo- Metas y Objetivos
Análisis:
De acuerdo al análisis realizando mediante la verificación de usuarios atendidos, se manifiesta que existe un 83,31% de eficacia con respecto al objetivo propuesto por la UdSS
APLICACIÓN:
Mediante el análisis y evaluación de los reportes de recaudaciones diarias del dispensario médico del mes de febrero de 2017 presentadas por el responsable, se puede evidenciar que existe un 83,31 % de eficacia con respecto al objetivo propuesto.
NORMAS DE CONTROL INTERNO: 200-02 ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA Las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, implantarán, pondrán en funcionamiento y actualizarán el sistema de
45%
55%
MES DE FEBRERO -2017
USUARIOS ATENDIDOS USUARIOS PLANIFICADOS
REF: B2 1/2
planificación, así como el establecimiento de indicadores de gestión que permitan evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestión institucional. 300-01 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Los directivos de la entidad identificarán los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales debido a factores internos o externos, así como emprenderán las medidas pertinentes para afrontar exitosamente tales riesgos. 401-03 SUPERVISIÓN Los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control interno. 600-01 SEGUIMIENTO CONTINUO O EN OPERACIÓN El seguimiento continuo se aplicará en el transcurso normal de las operaciones, en las actividades habituales de gestión y supervisión, así como en otras acciones que efectúa el personal al realizar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control interno. Se observará y evaluará el funcionamiento de los diversos controles, con el fin de determinar la vigencia y la calidad del control interno y emprender las modificaciones que sean pertinentes para mantener su efectividad.
CÉDULA NARRATIVA
PROCESO: ATENCIÓN USUARIOS – DISPENSARIO MÉDICO
Objetivo: Verificar el número de población beneficiada con servicios de salud mediante el dispensario médico.
USUARIOS ATENDIDOS DE ACUERDO AL
REGISTRO EN EL MES DE MAYO
USUARIOS PLANIFICADOS A
ATENDER EN EL MES DE MAYO
EFICACIA INDICADOR %
812 936
Usuarios atendidos D.M (mayo)
0.87 86,75% Usuarios planificados a
atender D.M (mayo)
Fuente: Plan Operativo- Metas y Objetivos
Análisis:
De acuerdo al análisis realizando mediante la verificación de usuarios atendidos, se manifiesta que existe un 86,75% de eficacia con respecto al objetivo propuesto por la UdSS
APLICACIÓN:
Mediante el análisis y evaluación de los reportes de recaudaciones diarias del dispensario médico del mes de mayo de 2017 presentadas por el responsable, se puede evidenciar que existe un 86,75 % de eficacia con respecto al objetivo propuesto.
NORMAS DE CONTROL INTERNO: 200-02 ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA Las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, implantarán, pondrán en funcionamiento y actualizarán el sistema de
REF: B2 2/2
46%54%
MES DE MAYO-2017
USUARIOS ATENDIDOS USUARIOS PLANIFICADOS
planificación, así como el establecimiento de indicadores de gestión que permitan evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestión institucional. 300-01 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Los directivos de la entidad identificarán los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales debido a factores internos o externos, así como emprenderán las medidas pertinentes para afrontar exitosamente tales riesgos. 401-03 SUPERVISIÓN Los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control interno. 600-01 SEGUIMIENTO CONTINUO O EN OPERACIÓN El seguimiento continuo se aplicará en el transcurso normal de las operaciones, en las actividades habituales de gestión y supervisión, así como en otras acciones que efectúa el personal al realizar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control interno. Se observará y evaluará el funcionamiento de los diversos controles, con el fin de determinar la vigencia y la calidad del control interno y emprender las modificaciones que sean pertinentes para mantener su efectividad.
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL
PROGRAMA DE TRABAJO
PROCESO: COMUNICACIÓN DE DISPOSICIONES
OBJETIVO: Evaluar la eficacia de la comunicación de disposiciones emitidas a todo el personal que
labora en la Unidad de Servicio Social del 01 de enero al 30 de junio del año 2017.
N° PROCEDIMIENTO REF. P/T ELABORADO POR:
FECHA
1 Verificar si todos los funcionarios han sido comunicados de las disposiciones para la UdSS
C1 A.E.T.S 08/08/2018
2 Determinar la eficacia en la comunicación de disposiciones a los funcionarios de la UdSS.
C1 A.E.T.S 08/08/2018
REF: ATP 3/3
CÉDULA NARRATIVA
PROCESO: COMUNICACIÓN DE DISPOSICIONES
CIRCULARES EMITIDAS :
6 DIRIGIDO A: Todo el personal que
labora en la UdSS
SERVIDORES NOTIFICADOS
SERVIDORES DE LA UdSS
EFICACIA INDICADOR %
14 28
Servidores notificados
0,5 50%
Servidores de la UdSS
Fuente: Circulares emitidas a la UdSS
Análisis: El 50% del personal ha sido comunicado de las disposiciones emitidas.
APLICACIÓN:
Se constata que la Administración de la UdSS, realiza el proceso de comunicación a los funcionarios de la Unidad mediante la notificación por medio de circulares, sin embargo, no se realiza la entrega del mismo a la totalidad de funcionarios.
NORMA:
200-07 COORDINACIÓN DE ACCIONES ORGANIZACIONALES
Las servidoras y servidores participarán activamente en la aplicación y el mejoramiento de las medidas ya implantadas, así como en el diseño de controles efectivos para las áreas de la organización donde desempeñan sus labores, de acuerdo con sus competencias y responsabilidades.
SERVIDORES NOTIFICADOS
50%
SERVIDORES NO NOTIFICADOS
50%
COMUNICACIÓN DE DISPOSICIONES
SERVIDORES NOTIFICADOS SERVIDORES NO NOTIFICADOS
REF: C1 1/1
El control interno debe contemplar los mecanismos y disposiciones requeridos a efecto que las servidoras y servidores de las unidades participantes en la ejecución de los procesos, actividades y transacciones de la institución, desarrollen sus acciones de manera coordinada y coherente, con miras a la implantación efectiva de la estrategia organizacional para el logro de los objetivos. 500-01 CONTROLES SOBRE SISTEMAS DE INFORMACIÓN La comunicación es la transmisión de información facilitando que las servidoras y servidores puedan cumplir sus responsabilidades de operación, información financiera y de cumplimiento.
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL
DEL 01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DE 2017
HOJA DE HALLAZGOS 1
TÍTULO Procedimiento general de la requisición de materiales incompleto.
CONDICIÓN De acuerdo al SERCOP existe un procedimiento adecuado para realizar la adquisición de materiales, la Unidad de Servicio Social, no cuenta con el respaldo físico del procedimiento completo de este proceso.
CRITERIO
SERCOP.- CAPÍTULO II, SECCIÓN I. Art. 3.- Uso de herramientas informáticas. - Las entidades contratantes deben aplicar de manera obligatoria las herramientas informáticas para los siguientes procedimientos: 1. Procedimientos Dinámicos: a) Catálogo Electrónico; y, b) Subasta Inversa Electrónica. 2. Procedimientos de Régimen Común (fases precontractual y contractual): a) Menor Cuantía; b) Cotización; c) Licitación y Contratación Integral por Precio Fijo; d) Contratación Directa Consultoría; e) Lista Corta Consultoría; f) Concurso Público Consultoría; g) Contratación Directa por Terminación Unilateral; h) Lista Corta por Contratación Directa Desierta; i) Concurso Público por Lista Corta Desierta; e, j) Ínfima Cuantía (Publicación ex-post). NORMA DE CONTROL INTERNO: 400 – ACTIVIDADES DE CONTROL, establece que: para ser efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas, funcionar consistentemente de acuerdo a un plan a lo largo de un período y estar relacionadas directamente con los objetivos de la entidad. La implantación de cualquier actividad o procedimiento de control debe ser precedido por un análisis de costo/beneficio para determinar su viabilidad, conveniencia y contribución en relación con el logro de los objetivos, es decir, se deberá considerar como premisa básica que el costo de establecer un control no supere el beneficio que pueda obtener. 405-07 Formularios y documentos Las entidades públicas y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, emitirán procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su verificación posterior
REF: HH 1
CAUSA
Debido al que solo es una articulación del GADM de Pastaza, la requisición de materiales se realiza mediante un escrito hacia el GADM de Pastaza el cual es responsable de proveer de los materiales necesarios a la Unidad, por tanto, el proceso que mantienen en la Unidad de Servicio Social no se encuentra completo.
EFECTO
Se debería tener un respaldo del proceso completo de requisición de materiales, que establezca la veracidad de la constancia de los materiales solicitados y los materiales recibidos por la UdSS, que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su verificación posterior en caso de una Auditoria realizada por la Contraloría General del Estado.
CONCLUSIÓN
La UdSS cuenta solo con una parte del proceso de requisición de materiales, pero para asegurar la fiabilidad de la información se debe considerar obtener ejemplares (original y copias).
RECOMENDACIÓN
A LA ADMINISTRADORA: Considerando que es responsable de la protección de los bienes entregados para el desempeño de sus funciones y de la UdSS, se recomienda mantener una copia fiel del original del todo el proceso de readquisición de materiales con el fin de que cuente con la documentación sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su verificación posterior.
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL
DEL 01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DE 2017
HOJA DE HALLAZGOS 2
TÍTULO Inadecuado control de la comunicación de disposiciones
CONDICIÓN De acuerdo a la información obtenida, se pudo verificar que no existe un proceso de control adecuado al momento de informar sobre las disposiciones a todos los servidores de la UdSS.
CRITERIO
NORMA DE CONTROL INTERNO: 500 INFORMACION Y COMUNICACION La máxima autoridad y los directivos de la entidad, deben identificar, capturar y comunicar información pertinente y con la oportunidad que facilite a las servidoras y servidores cumplir sus responsabilidades.
El sistema de información y comunicación, está constituido por los métodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones técnicas, administrativas y financieras de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema facilita a la máxima autoridad adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y preparar información confiable. El sistema de información permite a la máxima autoridad evaluar los resultados de su gestión en la entidad los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener información sobre su nivel de desempeño.
El suministro de información a los usuarios, con detalle suficiente y en el momento preciso, permitirá cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y eficaz.
CAUSA
Se considera que existe un inadecuado control de la comunicación de disposiciones debido a que las circulares existentes de enero a junio del año 2017 en la que se especifica que va dirigido para todos los servidores de la Unidad, no cuenta con el registro de firmas completo.
EFECTO
Una mala gestión de la comunicación interna podría originar retrasos en la planificación de la Unidad afectando de esta forma la continuidad de cada servicio que brinda la UdSS, deteriorando de tal manera la eficacia existente en la misma.
CONCLUSIÓN
Un inadecuado control en la comunicación de disposiciones acarrea efectos negativos en aspectos como el enfoque, el rendimiento del personal y no permite que se cumpla en totalidad con los objetivos propuestos de la Unidad.
REF: HH 2
RECOMENDACIÓN
A LA ADMINISTRADORA: Se recomienda establecer controles a través de una gestión formal de comunicación interna, mediante estos controles todos los funcionarios serán comunicados de las disposiciones existentes, es decir, que se compruebe que todos los servidores hayan sido comunicados y que cumplirán con las disposiciones establecidas por la máxima autoridad.
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL
DEL 01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DE 2017
HOJA DE HALLAZGOS 3
TÍTULO Inadecuado cumplimiento del objetivo planteado con respecto a la atención
a los usuarios mediante los servicios del dispensario médico.
CONDICIÓN
En los objetivos planteados por la UdSS se encuentra el de beneficiar a 797 usuarios en el mes de febrero de 2017 y beneficiar a 936 usuarios el mes de mayo del mismo año mediante el Dispensario Médico, pero no se cumple con el objetivo.
CRITERIO
NORMAS DE CONTROL INTERNO: 200-02 ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA Las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, implantarán, pondrán en funcionamiento y actualizarán el sistema de planificación, así como el establecimiento de indicadores de gestión que permitan evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestión institucional. 300-01 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Los directivos de la entidad identificarán los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales debido a factores internos o externos, así como emprenderán las medidas pertinentes para afrontar exitosamente tales riesgos. 401-03 SUPERVISIÓN Los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control interno. 600-01 SEGUIMIENTO CONTINUO O EN OPERACIÓN El seguimiento continuo se aplicará en el transcurso normal de las operaciones, en las actividades habituales de gestión y supervisión, así como en otras acciones que efectúa el personal al realizar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control interno. Se observará y evaluará el funcionamiento de los diversos controles, con el fin de determinar la vigencia y la calidad del control interno y emprender las modificaciones que sean pertinentes para mantener su efectividad.
REF: HH 3
CAUSA
Los objetivos se encuentran planteados, pero no se cumplen a cabalidad con lo establecido; por una inadecuada supervisión de las actividades diarias del mes de febrero y mayo del año 2017, donde se puede constatar que no existe varios registros; algunos se los puede considerar por fechas festivas de la ciudad de Puyo, pero no todos, de la misma manera el seguimiento descontinuado de las actividades también perjudica a que los servidores no se enfoquen en mantener su efectividad, y finalmente se no se considera el riesgo que afecta al logro de este objetivo
EFECTO
El inadecuado cumplimiento de los objetivos disminuye la efectividad de las metas establecidas en el servicio del Dispensario Médico de la UdSS
CONCLUSIÓN
La administración no ha identificado los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos de la UdSS debido a factores internos o externos, de la misma manera no ha considerado emprender las medidas pertinentes para afrontar esta situación; en el POA no constan los objetivos de la Unidad ni los responsables de cada actividad.
RECOMENDACIÓN
A LA ADMINISTRADORA:
Verificar que se cumpla con los objetivos estratégicos planteados en el plan operativo anual, mediante la implantación, puesta en funcionamiento y actualización del sistema de planificación, así como lo establecido en los indicadores de gestión, lo cual permita evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestión de la UdSS, de la misma manera establecer procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones; y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales constantemente.
FASE IV COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO
DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PASTAZA
ÍNDICE
FASE IV- COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Informe general de Auditoría de Gestión IAG
ANEXO 2 OFICIO DE PETICIÓN PARA REALIZACIÓN DEL PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
ANEXO 3 OFICIO DE ACEPTACIÓN PARA LA REALIZACIÓN DEL PROYECTO
ANEXO 4 BASE LEGAL DE LA UdSS
ANEXO 5 ENCUESTA
ANEXO 6 FICHA DE OBSERVACIÓN (FODA)
ANEXO 7 PETICIÓN DE INFORMACIÓN
ANEXO 8 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ANEXO 9 POA
ANEXO 10 REQUISICIÓN DE MATERIALES
ANEXO 11 REPORTE DE RECAUDACIÓN DE INGRESOS DIARIOS, DETALLE Y DEPÓSITO
ANEXO 12 RENDICIÓN DE CUENTAS DEL GADM DEL CANTÓN PASTAZA DEL AÑO 2017
ANEXO 13 CIRCULAR
ANEXO 14 PLAN OPERATIVO- METAS Y OBJETIVOS
ANEXO 15 LOTAIP – ART.7
ANEXO 16 OBSERVATORIO EJECUTIVO
