UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS...
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES-IBARRA” FACULTAD DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS CARRERA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS Y NEGOCIOS PROYECTO DE EXAMEN COMPLEXIVO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN EMPRESAS Y ADMINISTRACION DE NEGOCIOS TEMA: MANUAL DE CONTROL INTERNO DE ACTIVOS FIJOS PARA LA SUBDIRECCIÓN PROVINCIAL DEL SEGURO SOCIAL CAMPESINO DE IMBABURA Y LA EFICACIA ADMINISTRATIVA. AUTORA: VINUEZA ORTIZ VERÓNICA ISABEL ASESORA: ECO. GUAIGUA VIZCAINO MARTHA ELIZABETH AMBATO – ECUADOR 2016
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES-IBARRA”
FACULTAD DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS
CARRERA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS Y NEGOCIOS
PROYECTO DE EXAMEN COMPLEXIVO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL
TÍTULO DE INGENIERA EN EMPRESAS Y ADMINISTRACION DE NEGOCIOS
TEMA:
MANUAL DE CONTROL INTERNO DE ACTIVOS FIJOS PARA LA
SUBDIRECCIÓN PROVINCIAL DEL SEGURO SOCIAL CAMPESINO DE
IMBABURA Y LA EFICACIA ADMINISTRATIVA.
AUTORA: VINUEZA ORTIZ VERÓNICA ISABEL
ASESORA: ECO. GUAIGUA VIZCAINO MARTHA ELIZABETH
AMBATO – ECUADOR
2016
APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
CERTIFICACIÓN:
Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente trabajo de Titulación realizado
por la señora Verónica Isabel Vinueza Ortiz, estudiante de la Carrera de Administración de
Empresas y Negocios, Facultad de Dirección de Empresas, con el tema “MANUAL DE
CONTROL INTERNO DE ACTIVOS FIJOS PARA LA SUBDIRECCIÓN
PROVINCIAL DEL SEGURO SOCIAL CAMPESINO DE IMBABURA Y LA
EFICACIA ADMINISTRATIVA”, ha sido prolijamente revisado, y cumple con todos los
requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional Autónoma de
los Andes – UNIANDES-, por lo que se aprueba su presentación.
Ambato, Octubre de 2016
_________________________________
ECO. MARTHA GUAIGUA
ASESORA
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
Yo, VERÓNICA ISABEL VINUEZA ORTIZ, estudiante de la Carrera de Administración
de Empresas y Negocios, Facultad de Dirección de Empresas, declaro que todos los
resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del
TÍTULO DE INGENIERA EN EMPRESAS Y ADMINISTRACION DE NEGOCIOS,
son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que son
de mi exclusiva responsabilidad.
Ambato, Octubre de 2016
___________________________________
SRA.VERÓNICA ISABEL VINUEZA ORTIZ
C.I. 1002803763
AUTORA
DERECHOS DE AUTOR
Yo, Verónica Isabel Vinueza Ortiz, declaro que conozco y acepto la disposición
constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional
Autónoma de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio
de la UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las
Investigaciones, trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultoría
que se realicen en la Universidad o por cuenta de ella.
Ambato, septiembre de 2016
_________________________________________
SRA.VERÓNICA ISABEL VINUEZA ORTIZ
C.I. 1002803763
AUTORA
DEDICATORIA
Quiero dedicar este trabajo de manera especial a mis hijas Anhalía e Isabella, por ser
mi fuente de inspiración y mi más grande fortaleza; a mi esposo Edison por su apoyo
incondicional, por darme el impulso y la confianza para seguir adelante, enseñándome
que la perseverancia y constancia son vitales para el éxito.
A mi padre Germán, que aunque no esté físicamente conmigo, sé que estará feliz con
este logro alcanzado, a mi madre Marlene por estar siempre a mi lado apoyándome en
todo momento.
A mis hermanos Cristina y Germán, por estar junto a mí en cada instante de la vida,
por darme ánimo para culminar con éxito esta meta trazada; y finalmente a mis
sobrinos, Josué, Camila, Isaac y Gabriel, que con su amor e inocentes consejos han
contribuido a darme gratos momentos.
Verónica
AGRADECIMIENTO
Mi agradecimiento a la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES, y
a mis queridos catedráticos quienes con sus enseñanzas y experiencias impartidas, han
enriquecido mis conocimientos, permitiéndome culminar con éxito esta importante
meta profesional.
Mi agradecimiento especial a la Eco. Martha Guaigua mi Asesora de Proyectos, quien
con sus sabios consejos y sólidos conocimientos, han contribuido con el desarrollo de
este proyecto.
A mi querida “SUBDIRECCIÓN PROVINCIAL DEL SEGURO SOCIAL
CAMPESINO DE IMBABURA” por haberme permitido desarrollar mi proyecto en
esta noble institución y brindarme confianza y seguridad.
Verónica
ÍNDICE GENERAL
APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
DERECHOS DE AUTOR
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
ÍNDICE GENERAL
INDICE DE GRÁFICOS
INDICE DE TABLAS
RESUMEN EJECUTIVO
ABSTRACT
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 1
a) Tema .............................................................................................................................. 1
b) Problema ........................................................................................................................ 1
Antecedentes de la investigación. .......................................................................................... 1
Situación Problémica ............................................................................................................ 2
Problema Científico .............................................................................................................. 3
Identificación de la línea de investigación. ............................................................................ 3
Delimitación del problema .................................................................................................... 3
c) Justificación de la necesidad, actualidad e importancia del tema. .................................... 4
d) Objetivos ....................................................................................................................... 4
Objetivo General ................................................................................................................... 4
Objetivos Específicos ............................................................................................................ 4
Variables de la Investigación ................................................................................................. 5
Fundamentación teórico-conceptual de la propuesta .............................................................. 5
Metodología .......................................................................................................................... 5
CAPÍTULO I ........................................................................................................................ 7
MARCO TEÓRICO .............................................................................................................. 7
e) FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA CONCEPTUAL DE LA PROPUESTA ................... 7
1.1. Origen y Evolución de la administración, control interno de activos fijos y eficacia
administrativa........................................................................................................................ 7
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre la administración, manuales, control
interno de activos fijos y eficacia administrativa. ................................................................... 9
1.2.1. La administración.................................................................................................... 9
1.2.2. Manuales Administrativos ..................................................................................... 10
Importancia de los Manuales ............................................................................................... 11
Objetivos de los Manuales................................................................................................... 11
Tipos de Manuales .............................................................................................................. 12
Manual de Procedimientos .................................................................................................. 13
Instructivo para el llenado de operaciones ........................................................................... 15
Diagramas de flujo. ............................................................................................................. 15
1.2.3. Control .................................................................................................................. 20
Sistemas de control interno ................................................................................................. 22
Control de gestión y evaluación del desempeño ................................................................... 22
Control interno .................................................................................................................... 23
Principales objetivos del control interno .............................................................................. 24
Componentes del control interno ......................................................................................... 24
Indicador para el control...................................................................................................... 26
Principales enfoques de prevención ..................................................................................... 26
Examen y evaluación de los sistemas de control .................................................................. 28
Elaboración de programas específicos de revisión ............................................................... 28
1.2.4. Activos Fijos ......................................................................................................... 29
Clasificación ....................................................................................................................... 30
Conceptualización de activos fijos ....................................................................................... 31
Codificación de activos fijos. .............................................................................................. 33
1.2.5. Eficacia Administrativa ......................................................................................... 36
1.3. Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones sobre
administración, control interno de activos fijos y eficacia administrativa. ............................ 36
1.4. Análisis crítico con los distintos autores sobre administración, control interno, activos
fijos y eficacia administrativa. ............................................................................................. 38
1.5. Conclusiones parciales del capítulo........................................................................... 39
CAPÍTULO II. .................................................................................................................... 41
2. MARCO METODOLÓGICO ...................................................................................... 41
f) LA METODOLOGIA ..................................................................................................... 41
2.1. Caracterización del sector ......................................................................................... 41
2.2. Descripción del procedimiento metodológico ........................................................... 41
2.2.1. Método Inductivo-Deductivo................................................................................. 41
2.2.2. Método Empírico .................................................................................................. 41
2.3. Técnicas. .................................................................................................................. 42
2.3.1. La encuesta ........................................................................................................... 42
2.3.2. Instrumentos ......................................................................................................... 42
2.4. Población y muestra de la investigación .................................................................... 42
2.4.1. Población .............................................................................................................. 42
2.4.2. Muestra ................................................................................................................. 42
2.5. Análisis e interpretación de los Resultados ................................................................... 42
2.5.1. Análisis e interpretación. ........................................................................................... 42
2.5.2. Datos técnicos .......................................................................................................... 52
2.5.3. Conclusiones parciales del capitulo............................................................................ 53
CAPÍTULO III .................................................................................................................... 54
f) MARCO PROPOSITIVO ................................................................................................ 54
3.1. Tema ........................................................................................................................ 54
3.1.1. Concepto. .............................................................................................................. 54
3.1.2. Objetivos. ............................................................................................................. 55
3.1.3. Ámbito de aplicación ............................................................................................ 55
3.1.4. Responsabilidades del Manejo de Activos Fijos. ................................................... 56
3.1.5. Responsable de Activos Fijos. ............................................................................... 56
3.1.6. Funcionarios de la Subdirección Provincial del Seguro Social Campesino de
Imbabura. ............................................................................................................................ 57
3.1.7. Responsabilidad por pérdidas o daños de bienes. ................................................... 58
3.1.8. Almacenamiento de Activos Fijos. ........................................................................ 58
3.1.9. Constatación física de activos fijos. ....................................................................... 59
3.1.10. Baja de Activos ..................................................................................................... 59
3.1.10.1. Baja de Activos obsoletos o por desuso. ............................................................ 59
3.1.10.2. Baja de Activos por hurto o robo. ...................................................................... 60
3.1.11. Codificación de activos. ........................................................................................ 60
3.1.12. Mantenimiento de Equipos Informáticos. .............................................................. 63
3.1.13. Descripción de procedimientos para la Administración de Activos Fijos. .............. 64
3.1.13.1. Ingreso de Activos Fijos por Adquisición. ......................................................... 64
3.1.13.2. Ingreso de Activos Fijos por Donación. ............................................................. 65
3.1.13.3. Traspaso interno de Activos Fijos. ..................................................................... 66
3.1.13.4. Toma de Inventarios de Activos Fijos. ............................................................... 66
h) CONCLUSIONES .......................................................................................................... 68
RECOMENDACIONES ..................................................................................................... 69
i) BIBLIOGRAFÍA
j) Datos personales del estudiante
ANEXOS
INDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1 Instructivo para el llenado de la descripción de operaciones. ............................... 15
Gráfico 2 Símbolos de la norma ASME para elaborar diagramas de flujo ........................... 17
Gráfico 3 Símbolos de la norma ANSI para elaborar diagramas de flujo (diagramación
administrativa) .................................................................................................................... 18
Gráfico 4 Símbolos de la norma ISO-9000 para elaborar diagramas de flujo....................... 19
Gráfico 5 Planificación estratégica, el presupuesto y el proceso de fijación de objetivos ..... 21
Gráfico 6 Relación entre etapas. ......................................................................................... 22
Gráfico 7 Control de gestión. .............................................................................................. 23
Gráfico 8 Enfoques de prevención. ...................................................................................... 27
Gráfico 9 Activos Fijos Tangibles. ..................................................................................... 31
Gráfico 10 Conceptualización Activo Fijo. ......................................................................... 33
Gráfico 11 Baja de Activos................................................................................................. 43
Gráfico 12 Control de Activos. ........................................................................................... 44
Gráfico 13 Método de verificación Activos. ....................................................................... 45
Gráfico 14 Revisiones periódicas de Equipos Informáticos. ................................................ 46
Gráfico 15 Inventarios Físicos de Bienes muebles. ............................................................. 47
Gráfico 16 Información Activos obsoletos. ......................................................................... 48
Gráfico 17 Registro de activos. ........................................................................................... 49
Gráfico 18 Designación Responsable de Activos. ............................................................... 50
Gráfico 19 Responsabilidad de Uso y Conservación. .......................................................... 56
Gráfico 20 Codificación Activos Fijos. ............................................................................... 60
Gráfico 21 Codificación Dispensarios. ............................................................................... 61
Gráfico 22 División. ........................................................................................................... 63
INDICE DE TABLAS
Tabla 1 Baja de Activos. .................................................................................................... 43
Tabla 2 Control Activos ..................................................................................................... 44
Tabla 3 Método de verificación Activos. ............................................................................ 45
Tabla 4 Revisiones periódicas de Equipos Informáticos. ..................................................... 46
Tabla 5 Inventarios Físicos de Bienes muebles. .................................................................. 47
Tabla 6 Información activos obsoletos. ............................................................................... 48
Tabla 7 Registro de activos................................................................................................. 49
Tabla 8 Designación Responsable de Activos. .................................................................... 50
Tabla 9 Ingreso de Activos Fijos por Adquisición. ............................................................. 64
Tabla 10 Ingreso de Activos Fijos por Donación. ............................................................... 65
Tabla 11 Traspaso interno de Activos Fijos ........................................................................ 66
Tabla 12 Toma de Inventarios de Activos Fijos. ................................................................. 66
RESUMEN EJECUTIVO
La Subdirección Provincial del Seguro Social Campesino de Imbabura, fue creada con el fin
de brindar prestaciones de salud y económicas a los afiliados de la provincia de Imbabura,
cuenta con 84 servidores entre personal operativo y administrativo; sin embargo debido a la
falta de interés de todos los funcionarios vinculados con las actividades de administración,
custodia, mantenimiento, uso, y registro de los activos de esta entidad, no se ha logrado
efectuar una administración eficaz en cuanto al control de sus activos fijos.
El desarrollo de este estudio se basa en la metodología Cuantitativa y Cualitativa, sustentada
en los siguientes métodos Inductivo-Deductivo y Empírico, además de las técnicas de la
observación, encuesta dirigida a los funcionarios tanto administrativos como operativos, con
las cuales se evidencia que la Subdirección Provincial del Seguro Social Campesino de
Imbabura, no cuenta con una herramienta para efectuar un adecuado tratamiento de los bienes
de propiedad de esta dependencia, este estudio se fundamenta en la línea de investigación de
Competitividad, Administración Estratégica y Operativa, el cual permite elaborar un estudio
para determinar los procedimientos adecuados de un control interno.
En este sentido la presente investigación ha sido realizada con la finalidad de cubrir las
necesidades que tiene la entidad, en lo que se refiere a la falta de control sobre sus bienes,
elaborando una propuesta basada en las normas y reglamentos vigentes, que permita orientar
los procedimientos y velar por la adecuada administración y control de los activos fijos
cumpliendo con lo establecido en la Ley.
ABSTRACT
The “Subdirección Provincial del Seguro Campesino of Imbabura”, was created to provide
and economic benefits to its members from Imbabura Province, it has 84 servers among
operational and administrative staff; however due to lack of interest of all officials involved
in management activities, custody, maintenance, use and registration of the assets of this
entity, it has not been achieved to make an effective administration in the control of its fixed
assets.
The development of this study is based in the Quantitative and Qualitative methodology,
centered on the following methods: Inductive-Deductive and Empirical, additionally the
techniques of observation, survey aimed at both administrative and operational staff, which
helped to show that the Subdirección Provincial del Seguro Campesino de Imbabura does not
have a tool to perform a proper treatment of property owned by this dependence, this study is
based on the research line of Competitiveness, Strategic and Operative Management, which
allows to make a study to determine the appropriate procedures of internal control.
In this sense, this research has been conducted in order to meet the needs that the entity has,
relating to the lack of control over its property, preparing a proposal founded on the rules and
regulations that allows to target procedures and to ensure proper management and control of
fixed assets in compliance with the provisions of the law.
1
INTRODUCCIÓN
a) Tema
MANUAL DE CONTROL INTERNO DE ACTIVOS FIJOS PARA LA
SUBDIRECCIÓN PROVINCIAL DEL SEGURO SOCIAL CAMPESINO DE
IMBABURA Y LA EFICACIA ADMINISTRATIVA.
b) Problema
Antecedentes de la investigación.
Con la finalidad de promover una adecuada administración de los recursos públicos y
establecer el correcto funcionamiento administrativo de las instituciones de este sector, la
Contraloría General del estado ecuatoriano, determina las Normas de Control Interno para el
Sector Público, las mismas que se instrumentan mediante procedimientos que brinden
seguridad, soporte técnico y legal.
Las Normas de Control Interno están agrupada por áreas, sub-áreas y títulos. En cada área
de trabajo se agrupan un conjunto de normas con criterios afines.
Desde el diseño hasta la evaluación del control interno es responsabilidad de la máxima
autoridad, de los directivos y demás servidores de la entidad, en base a sus competencias;
estos son responsables de realizar las acciones para la operatividad del control interno,
sustentados en la normativa legal y técnica vigente, con apoyo de la auditoría interna como
ente asesor y de consulta.
Las actividades de control se dan en toda la entidad, en todos los niveles y en todas las
funciones, incluyen diversas acciones para proteger y conservar entre otros, los activos
(fijos).
2
Los procesos a seguir en la planificación, provisión, custodio, utilización, traspaso,
préstamo, enajenación, baja, conservación y mantenimiento, medidas de protección y
seguridad, además del control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, serán
instrumentados por la máxima autoridad de cada entidad u organismo del sector público
dando la apertura al diseño del método más adecuado para llevar y estandarizar el control de
los bienes materiales asignados a las dependencias.
El poder cumplir los objetivos y metas administrativas propuestas de cada institución con
eficacia se dilucida y se envuelven en trámites burocráticos y no eficientes en la mayoría de
acciones y actividades, dejando espacios al desorden y gestiones ineficientes.
Una meta priorizada de la Subdirección Provincial del Seguro Social Campesino de
Imbabura es el buen funcionamiento del servicio público para satisfacer las necesidades
reales y potenciales de los usuarios, cumpliendo con el principio fundamental de la
Constitución de la República el “Buen Vivir”, mismo que implica brindar atención con
calidad y calidez a toda persona que lo requiera.
La eficacia como supone que la organización y la función administrativa deben estar
diseñadas y concebidas para garantizar la obtención de los objetivos, fines y metas propuestos
y asignados por el propio ordenamiento jurídico, ya que la eficiencia, implica obtener los
mejores resultados con el mayor ahorro de costos o el uso racional de todos los recursos
(humanos, materiales, tecnológicos y financieros).
Situación Problémica
El problema fundamental que tiene la Subdirección Provincial del Seguro Social
Campesino de Imbabura, es la falta de preocupación y colaboración de los funcionarios
vinculados con las actividades, administración, custodia, mantenimiento, uso, registro y
3
control de los activos de esta entidad, que no ha permitido optimizar el presupuesto asignado
a partir del año 2009, ocasionando compras innecesarias, además de la pésima forma de
distribución que actualmente posee esta jurisdicción, así como también el mal registro de los
activos asignados y adquiridos; producen que existan faltantes en el momento de la
constatación física, originando pérdida de imagen y credibilidad del departamento como tal,
según lo manifestado por los propios funcionarios en los informes de comisión que han
presentado a lo largo de este año y que se encuentran en la Unidad de Talento Humano de la
Subdirección Provincial del Seguro Social Campesino de Imbabura, carpeta INFORMES DE
COMISION, No 12.
Con lo expuesto se determina como problema científico la ausencia de un manual de control
interno que permita realizar un proceso de revisión efectivo de los bienes que son adquiridos
en cada ejecución presupuestaria, de acuerdo al Plan Operativo Anual y los requerimientos de
la Institución, en base a la normativa vigente regulada por la Contraloría General del Estado;
su observancia, control, registro y uso dará lugar a que los activos del Estado sean llevados
con responsabilidad y que se aporte de manera práctica al desarrollo del país.
Problema Científico
¿Cómo establecer el control interno de los activos fijos en la Subdirección Provincial del
Seguro Social Campesino de Imbabura?
Identificación de la línea de investigación.
Competitividad, administración estratégica y operativa.
Delimitación del problema
Objeto de estudio
Auditoría de Gestión, la cual implica evaluar el grado de eficiencia (optimización de
recursos para llegar a una meta) y eficacia (capacidad de alcanzar una meta, tras la
4
realización de una acción) en el logro de los objetivos previstos por la institución con
los que se han manejado los recursos.
Campo de Acción
Control Interno, es aquel proceso que ayuda a cuidar los activos de la empresa.
c) Justificación de la necesidad, actualidad e importancia del tema.
El definir los parámetros del sistema de control interno es una necesidad inherente y de
absoluta transparencia para la entidad pública, los mismos que deben enmarcarse en un
manual para obtener la información y proceso de ejecución detallado, ordenado e integral
para la planificación, adquisición, custodia y buen uso de los activos fijos que la institución
adquiere, dando responsabilidad a los funcionarios.
Utilizar esta herramienta administrativa, da precisión a la ejecución de acciones, uniendo
la técnica y la ética, lo que conlleva a desarrollar funciones, procedimientos y actividades
más precisas, evitando el gasto innecesario, la subutilización de bienes y optimizando el
ahorro de recursos, más aún cuando se atiende a un sector vulnerable de la población como lo
es el campesino rural.
d) Objetivos
Objetivo General
Con el diseño del manual de control interno de activos fijos para la Subdirección
Provincial del Seguro Social Campesino de Imbabura se contribuirá a la eficacia
administrativa.
Objetivos Específicos
Fundamentar teóricamente la administración, el control interno de activos fijos y la
eficacia administrativa.
5
Diagnosticar la situación actual del control de activos fijos del Seguro Social
Campesino de Imbabura.
Diseñar un manual de control interno de activos fijos para la Subdirección Provincial
del Seguro Social Campesino de Imbabura y la eficacia administrativa.
Variables de la Investigación
Variable Independiente
Diseño del manual de control interno de activos fijos
Variable Dependiente
Eficacia administrativa
Fundamentación teórico-conceptual de la propuesta
Origen y evolución de la administración, control interno de activos fijos, eficacia
administrativa.
Análisis de las distintas posiciones teóricas de: administración, control interno de
activos fijos, eficacia administrativa.
Análisis crítico con los distintos autores sobre administración, control interno de
activos fijos, eficacia administrativa.
Conclusiones parciales del capítulo.
Metodología
Métodos, técnicas e instrumentos
Métodos: Se aplican los siguientes métodos:
Inductivo.- Se analizará la línea de planificación, adquisición, custodia y buen uso de los
bienes públicos, de acuerdo a los reglamentos, normas y leyes del Estado que regulan esta
actividad.
6
Deductivo.- Se utilizará este método de investigación científica, partiendo del hecho de la
rendición de cuentas de la función pública y la auditoría de gestión a las actividades de
adquisición y control de los bienes adquiridos para inferir en la estructura de un manual de
control interno de activos fijos que facilite la ejecución de estos procesos con eficacia.
Empírico.- Se observará el actual procedimiento de adquisición, codificación, registro e
inventario de los activos fijos en una forma detallada para encontrar la problemática y poder
inferir en ella, utilizando indicadores de gestión y estadísticas, se procederá a medir
tendencias de aplicación y control.
Técnicas: Se aplican las siguientes técnicas:
Observación Directa.- La técnica de observación se aplicará para establecer el grado de
cumplimiento de los trabajadores en cuanto a la normativa establecida para el control de
activos fijos en instituciones del Estado.
Encuestas.- Se realizará tanto al personal operativo como administrativo para diagnosticar el
nivel de gestión actual del control de activos fijos en la Subdirección Provincial del Seguro
Social Campesino de Imbabura.
Instrumentos: Se aplicarán los siguientes instrumentos:
La guía de la entrevista.- Guardará la formalidad legal y de respeto, de acuerdo al nivel
jerárquico como funcionarios públicos.
El cuestionario.- Será elaborado con anterioridad, utilizando preguntas cerradas, claras y
objetivas.
Ficha de Observación.- Será estructurada de una forma clara y sencilla para que facilite la
obtención de todos los datos necesarios para la ejecución del proyecto.
7
CAPÍTULO I
MARCO TEÓRICO
e) FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA CONCEPTUAL DE LA PROPUESTA
1.1. Origen y Evolución de la administración, control interno de activos fijos y
eficacia administrativa.
Chiavenato (2006), afirma que desde la antigüedad, la administración ha recibido la
influencia de la filosofía. El filósofo griego Sócrates (470 a.C. – 399 a.C.), expone su punto
de vista sobre la administración como una habilidad personal separada del conocimiento
técnico y de la experiencia.
Platón (429 a.C. – 347 a.C.) filósofo griego, discípulo de Sócrates, analizó los problemas
políticos y sociales derivados del desarrollo sociocultural del pueblo griego.
Aristóteles (384 a.C. – 322 a.C.), discípulo de Platón, dio el primer impulso a la Filosofía,
la Cosmología, la Metafísica, la Lógica, las Ciencias Naturales, y abrió horizontes al
conocimiento humano.
En el curso de los siglos la Iglesia Católica estructuró su organización con base en una
jerarquía de autoridad, un estado mayor (asesoría) y una coordinación funcional para asegurar
la integración. La Iglesia cuenta con una organización jerárquica tan simple y eficiente que su
enorme organización mundial puede funcionar bajo el mando de una sola cabeza ejecutiva: el
papa, cuya autoridad coordinadora le fue delegada por una autoridad divina superior. La
estructura de la organización eclesiástica, sirvió de modelo a las demás organizaciones que,
ávidas de experiencias exitosas, incorporaron numerosos principios y normas utilizadas en la
Iglesia Católica.
8
El concepto de jerarquía en la organización militar es tan antiguo como la misma guerra.
El estado mayor formal, como un cuartel general, apareció en 1665 en el distrito de
Brandeburgo. La evolución del principio de asesoría y la formación de un estado mayor
general tuvo origen en el siglo XVII en Prusia, con el emperador Federico II (1712-1786),
quien para aumentar la eficiencia de su ejército, creó un estado mayor (personal) para
asesorar el mando (lineal) militar.
Con la invención de la máquina de vapor por James Watt (1736-1819), y su posterior
aplicación en la producción, surgió una nueva concepción del trabajo que modificó por
completo la estructura social y comercial de la época, y originó rápidos y profundos cambios
económicos, políticos y sociales, en el lapso de un siglo, mucho mayores que los ocurridos en
el milenio anterior. La llamada Revolución Industrial que inició en Inglaterra.
La influencia de los pioneros y los empresarios fue fundamental para la creación de las
condiciones básicas para el surgimiento de la Teoría Administrativa. (pp:28)
COULTER (2005), manifiesta que a comienzos del siglo XX dos ingenieros desarrollaron
los trabajos pioneros sobre Administración. Frederick Taylor, quien desarrolla la escuela de
administración científica, escuela que se preocupa por aumentar la eficiencia de la industria,
inicialmente, de la racionalización del trabajo del obrero; y, Henri Fayol quien desarrolla la
llamada teoría clásica la cual se ocupa del aumento de la eficiencia de la empresa a través de
su organización y de la aplicación de principios científicos generales de la administración.
(pp:27)
La administración se inicia en cuanto el hombre requiere satisfacer sus necesidades
básicas como alimentación, vivienda, seguridad, vestido etc., y en virtud de que el ser
humano es social por naturaleza, se organiza en grupos de acuerdo a sus habilidades para
cumplir tareas específicas. En aquella época se organizaron de tal forma que buscaron la
9
manera de establecer y delimitar tareas, tener un líder, tomar las mejores decisiones,
planificar y llevar a cabo acciones a fin de alcanzar objetivos.
En relación a los manuales, de acuerdo a Franklin (2012), “Los Manuales Administrativos
tienen su origen durante la Segunda Guerra Mundial, en donde por la escasez y urgencia de
personal adiestrado, fue necesario preparar a éste mediante manuales. (p:67).
Para hablar del origen de la eficacia, según Barba Alvarez (2010), debemos centrarnos en
Frederick Taylor, quien es el padre de la Administración Científica, su obra principal se
desarrolla al inicio del siglo XX, en medio de una época marcada por la búsqueda de la
eficiencia, la eficacia, la racionalidad, la organización del trabajo, la productividad y la
ganancia como premisas básicas de las nacientes plantas industriales herederas de los talleres
fabriles del siglo XIX.(p::16).
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre la administración, manuales,
control interno de activos fijos y eficacia administrativa.
1.2.1. La administración
La administración para Münch (2010), es un proceso a través del cual se coordinan y
optimizan los recursos de un grupo social con el fin de lograr la máxima eficacia, calidad,
productividad y competitividad en la consecuencia de sus objetivos. (p:3).
Para James A. Stoner (2007), la administración es el proceso de planificación,
organización, dirección y control del trabajo de los miembros de la organización y de usar
los recursos disponibles de la organización para alcanzar las metas establecidas. (p:7).
La administración es una herramienta muy importante y básica para cualquier
organización pública o privada, ya que permite trabajar con eficiencia y eficacia,
aprovechando al máximo los recursos disponibles y valorando al talento humano, lo que
10
conllevará a lograr las metas definidas. Un buen administrador hará que su negocio tenga los
mejores índices de productividad y rentabilidad, llevando a cabo las etapas que intervienen en
la misma: planificación, organización, dirección y control, en cada una de las actividades
ejecutadas.
1.2.2. Manuales Administrativos
Para Franklin (2009), los manuales administrativos son documentos que sirven como
medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática tanto la información de una organización (antecedentes, legislación, estructura,
objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.), como las
instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas (p:244)
Según Gómez (2009), Un Manual es un conjunto de documentos que partiendo de los
objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y
cronológica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado,
indicando quien lo realizará, que actividades han de desempeñar y la justificación de todas y
cada una de ellas, en forma tal, que constituye una guía para el personal que ha de realizarlas
(p:54).
De lo anteriormente expuesto se puede decir que un manual es una recopilación de
procesos, políticas, normas y condiciones que permiten el correcto funcionamiento de la
empresa. Los manuales de procedimientos, describen todas y cada una de las actividades que
deben seguirse en la ejecución de las funciones propias de la institución, facilitando la
comprensión sobre el funcionamiento de la misma, y permite realizar control interno y
evaluación a los empleados o funcionarios, para lograr eficiencia en el desempeño de sus
actividades diarias.
11
Importancia de los Manuales
Franklin (2009), manifiesta que los manuales administrativos son indispensables debido a
la complejidad de las estructuras de las organizaciones, el volumen de sus operaciones, los
recursos de que disponen, la demanda de sus productos, servicios o ambos, y la adopción de
tecnología de la información para atender adecuadamente todos estos aspectos, y más. Es un
hecho que los manuales administrativos representan un elemento crucial para el proceso de
toma de decisiones, la mejora continua y el logro de un desempeño por encima del estándar
regular.. (p:244).
Para Gómez (2009), la importancia de los manuales radica en que ellos explican de
manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos
evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa.
Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de
funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización
ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo
referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de
determinado departamento (p:88).
En conclusión una manual perfectamente elaborado es de gran importancia dentro de
la administración, ya que permite al funcionario saber claramente qué debe hacer, cómo,
dónde y cuándo hacerlo, además de conocer los recursos con los que cuenta, para ejecutar
una determinada tarea.
Objetivos de los Manuales
Gómez (2009), define los siguientes objetivos:
Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).
12
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y
propiciar la uniformidad del trabajo.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de
instrucciones y directrices.
Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.
Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con el resto de
la organización.
Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles
jerárquicos que lo componen.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales,
financieros y tecnológicos disponibles.
Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes,
prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización.
Tipos de Manuales
Según Franklin (2009) los manuales se clasifican básicamente en:
Por su naturaleza o área de aplicación pueden ser:
Microadministrativos
Macroadministrativos
Mesoadministrativos
Por su contenido:
De organización
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De procedimientos
De gestión de calidad
De historia de la organización
De políticas
De contenido múltiple
De puestos
De técnicas
De ventas
De producción
De finanzas
De personal
De sistemas
Por su ámbito:
Generales
Específicos (pp:245)
Manual de Procedimientos
De acuerdo a Franklin (2009), el manual de procedimientos contiene los siguientes
aspectos:
Identificación.- Este manual debe incluir, en primer término, los siguientes datos:
Logotipo de la organización
Nombre de la organización
Denominación y extensión del manual (general o específico). Si corresponde a una
unidad en particular, debe anotarse el nombre de ésta.
14
Lugar y fecha de elaboración.
Numeración de páginas.
Sustitución de páginas (actualización de información)
Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
Prólogo, introducción o ambos.- El prólogo es la presentación que hace del manual
alguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto nivel jerárquico. La
introducción es una exposición de lo que es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de
aplicación y necesidad de mantenerlo vigente.
Índice.- Es la relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del
documento.
Contenido.- Lista de los procedimientos que integran el contenido del manual. En el caso
de un manual general debe incluir todos los procedimientos de la organización; en el caso de
un manual específico, sólo los procedimientos de un área o unidad administrativa. En
particular, cada procedimiento debe contener la información siguiente:
Objetivo.- Explicar el propósito que se pretende cumplir con el procedimiento.
Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos.- Esfera de acción que cubre el
procedimiento.
Responsables.- Área, unidad administrativa o puesto que tiene a su cargo la
preparación, aplicación o ambas cosas del procedimiento.
Políticas o normas de operación.- Criterios o líneas de acción que se formulan de
manera explícita para orientar y facilitar el desahogo de las operaciones que llevan a
cabo las distintas instancias que participan en el procedimiento.
Concepto.- Palabras, términos de carácter técnico o formatos que se emplean en el
procedimiento cuyo significado o referencia, por su grado de especialización, debe
anotarse para hacer más accesible la consulta del manual.
15
Procedimiento (descripción de las operaciones).- Presentación por escrito, en forma
narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un
procedimiento, para lo cual se anota el número de operación, el nombre de las áreas
responsables de llevarlas a cabo y, en la descripción, explicar en qué consiste, cómo,
dónde y con qué se llevan a cabo.
Cuando la descripción del procedimiento es general y comprende varias áreas, debe
anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación; si se trata de
una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el
puesto responsable de cada operación. (pp:253).
Instructivo para el llenado de operaciones
1. Logotipo de la organización. Expresión gráfica de la identidad corporativa de una organización compuesta por un símbolo, un emblema y una tipografía específicos.
2. Denominación. Nombre de la organización y del documento
3. Procedimiento. Nombre del procedimiento que, además, describe la materia a que se refiere
4. Fecha. Día, mes y año en que se terminó de elaborar el procedimiento.
5. Página _de_. En el primer espacio debe anotarse el número progresivo de las hojas del manual y, en el segundo, el número total de hojas de que consta el documento.
6. Sustituye. Fecha y página que reemplaza la hoja. Este espacio se completa exactamente en los términos anotados en los puntos 4 y 5.
7. Número de operación. Se enumera progresivamente cada una de las operaciones que forman parte del procedimiento.
8. Responsables. Nombre del área, unidad administrativa o puesto responsable de realizar cada operación
9. Descripción. Expresión del contenido de cada operación del procedimiento. Debe incluir el nombre y clave de las formas utilizadas.
10. Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización. Nombre y firma del responsable de elaborar, revisar y aprobar el procedimiento.
Gráfico 1 Instructivo para el llenado de la descripción de operaciones.
Fuente: Franklin 2009, (p:259)
Continuando con el manual de procedimientos, según Franklin (2009):
Diagramas de flujo.
Estos diagramas, que también se conocen como flujogramas, representan de manera
gráfica la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento, el recorrido de
formas o materiales o ambas cosas. En ellos se muestran las áreas o unidades administrativas
16
y los puestos que intervienen en cada operación descrita. Además, pueden mencionar el
equipo o los recursos que se deben utilizaren cada caso.
Para facilitar su comprensión, los diagramas deben presentar, en forma sencilla y
accesible, una descripción clara de las operaciones. Para este efecto, es aconsejable el empleo
preciso de símbolos, gráficos simplificados o ambos. Asimismo, conviene que las
operaciones que se numeraron o codificaron en la descripción escrita del procedimiento se
anoten en el mismo orden en el diagrama.
Formularios o impresos (formas).
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan después de
los diagramas de flujo, que a su vez se mencionan, por lo regular, en el apartado de
“concepto”.
En cada espacio que deba ser llenado debe incluirse un número consecutivo encerrado en un
círculo.
Instructivos.
Cuando las formas no incluyen instrucciones de llenado es conveniente elaborar un
instructivo que incluya el número de referencia, que corresponde al número consecutivo
encerrado en un círculo en las formas; el título que identifi ca al área, que es el nombre del
apartado en el formulario donde se colocó el número encerrado en un círculo y las
instrucciones para su llenado, que es una breve descripción del texto que se anota al llenar el
formulario.
Glosario de términos.
Es la lista y explicación de los conceptos de carácter técnico relacionados con el
contenido. (pp:259).
Franklin (2009) nos menciona sobre los diagramas de flujo:
17
Símbolos usados en los diagramas de flujo.
Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gráfico incoherente o no accesible
transmite un mensaje deformado e impide comprender el procedimiento que se pretende
estudiar. De ahí la necesidad de contar con símbolos que tengan un significado preciso, y de
convenir reglas claras para utilizarlos. (p:298).
Entre los principales símbolos están:
Gráfico 2 Símbolos de la norma ASME para elaborar diagramas de flujo
Fuente: Franklin 2009, (p:299)
18
Gráfico 3 Símbolos de la norma ANSI para elaborar diagramas de flujo (diagramación administrativa)
Fuente: Franklin 2009, (p:301)
19
Gráfico 4 Símbolos de la norma ISO-9000 para elaborar diagramas de flujo
Fuente: Franklin 2009, (p:302)
De lo anteriormente expuesto se puede decir que los diagramas representados en forma
sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que
facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos
simplificados.
Este medio nos permite:
Conocer e identificar los pasos de un procedimiento.
20
Descubrir fallas tales cómo, redundancia de pasos a seguir, ineficiencia o malas
interpretaciones.
Elaborar los diagramas, siendo necesario conocer los símbolos a los que se les ha
conferido convencionalmente un significado específico y manejo de determinadas
reglas en cuanto a su aplicación.
Diagramar su presentación, la que es presentada en hojas conforme a las etapas y
unidades que se mencionen.
1.2.3. Control
Integración de los procesos de planeación y presupuesto
Para Franklin (2007), el vínculo entre la planificación estratégica y el presupuesto, es que
los presupuestos son la herramienta financiera fundamental de toda administración pública en
la medida que establece el límite del gasto público y concreta la asignación de recursos a las
diferentes actividades que prevé desarrollar aquella administración en un período concreto,
que normalmente es un ejercicio. Así pues, en la medida que el presupuesto es el reflejo
económico y financiero de la política gubernamental, este tiene que estar necesariamente
vinculado a los objetivos del Gobierno y de los diferentes ámbitos sectoriales en los cuales
actúa. De manera que el vínculo entre una y otro ocurre porque en el proceso presupuestario
la asignación de recursos se vincula al despliegue de actuaciones que, a su vez, en la
planificación estratégica se vinculan a la consecución de unos objetivos determinados. (p:81)
21
Gráfico 5 Planificación estratégica, el presupuesto y el proceso de fijación de objetivos
Fuente: Franklin 2007, (p:81)
La planificación estratégica y el presupuesto son componentes integrados de la gestión
administrativa orientada a resultados, ya que, mientras los planes estratégicos señalan la
orientación, el presupuesto provee recursos para poder implementar estos planes. Un plan
estratégico desatado del presupuesto no tiene sentido ya que cuando es completo y adquiere
su plena utilidad es cuando contiene la cuantificación de los recursos financieros necesarios
para implementarlo.
PLANEACIÓN
Plan general de la organización
Planes departamentales/objetivos
indicadores/ evaluación
Planes operativos
PRESUPUESTO
Escenarios presupuestarios a medio plazo
Objetivos fiscales y financieros.
Presupuesto
Horizonte a medio
plazo (4 años)
Horizonte a corto
plazo (1 año)
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Relación entre etapas:
Sistemas de control interno
Para Franklin (2007), los sistemas de control interno incluyen los procesos de planeación,
organización, políticas, métodos y procedimientos que en forma coordinada adopta la
dependencia o entidad con el propósito de promover la eficiencia operacional. (p:618).
Control de gestión y evaluación del desempeño
Definición: Según Mantilla (2005), el control de gestión es un proceso que sirve para
guiar la gestión empresarial hacia los objetivos de la organización y un instrumento para
evaluarla.(p:65)
De acuerdo a Gutierrez (2006), el SCG cuenta con el diagnóstico o análisis para entender
las causas raíces que condicionan el comportamiento de los sistemas físicos, permite
establecer los vínculos funcionales que ligan las variables técnicas-organizativas-sociales con
el resultado económico de la empresa y es el punto de partida para la mejora de los
estándares; mediante la planificación orienta las acciones en correspondencia con las
estrategias trazadas, hacia mejores resultados; y, finalmente, cuenta con el control para saber
si los resultados satisfacen los objetivos trazados. El control de gestión, considera como
elementos a evaluar, no solo aspectos cuantitativos sino también cualitativos, además, utiliza
Presupuesto
Gráfico 6 Relación entre etapas. Fuente: Franklin 2007, (p:72)
Planeación
Programación Programas y
formatos de
planeación
Programas
operativos anuales
23
la visión interna y externa de la organización, para lo cual asigna un valor agregado a la
cultura organizacional. (p:59)
De lo anteriormente expuesto se puede decir que el control de gestión centra su atención
por igual en la planificación y en el control, y precisa de una orientación estratégica que dote
de sentido sus aspectos más operativos, permite evaluar: el nivel estratégico, nivel táctico y
nivel operativo y evaluar el desempeño.
Gráfico 7 Control de gestión.
Fuente: Franklin 2007, (p:81)
Control interno
Mantilla (2013), manifiesta que el Committee of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commission, conocido ampliamente como COSO, definió al control interno como
un proceso, efectuado por la junta, la administración y otro personal, diseñado para proveer
seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos de la organización. (p:8).
Según Coopers & Lybrand (2002) “El control interno se define como un proceso, efec-
tuado por el personal de una entidad, diseñado para conseguir unos objetivos específicos. La
definición es amplia y cubre todos los aspectos de control de un negocio, pero al mismo
tiempo permite centrarse en objetivos específicos. El control interno consta de cinco
CONTROL DE
GESTION
Planificación Ejecución
Control
Eficiente Dirección
Gestión Empresarial
DESEMPEÑO
24
componentes relacionados entre sí que son inherentes al estilo de gestión de la empresa. Estos
componentes están vinculados entre sí y sirven como criterios para determinar si el sistema es
eficaz” (p:1)
Se puede concluir que el control interno es un instrumento de eficacia que se puede
utilizar en cualquier área de una organización, con el fin de obtener la información necesaria
que permita prevenir abusos, desperdicio de recursos y posibles actos de corrupción.
El control interno de las instituciones del Estado, es un pilar fundamental dentro de la
rendición de cuentas, pues refleja transparencia, evaluación e integridad. El contar con
sistemas de control interno constituye una prioridad en toda organización pública del país.
Principales objetivos del control interno
De acuerdo a Mantilla (2013), los principales objetivos del control interno son:
1. Eficiencia y efectividad de las actividades (objetivos de desempeño);
2. Confiabilidad, completitud y oportunidad de la información financiera y directiva
(objetivos de información); y
3. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables (objetivos de cumplimiento).
En estos objetivos se precisa la inclusión de la salvaguarda de los activos y de los otros
recursos contra adquisición no-autorizada, uso o disposición o pérdida. (p:11).
Componentes del control interno
Según Coopers & Lybrand (2002), el control interno consta de cinco componentes
relacionados entre sí. Éstos se derivan del estilo de dirección del negocio y están integrados
en el proceso de gestión:
Entorno de control: El núcleo de un negocio es su personal (sus atribuidos
individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos y la profesionalidad) y el
25
entorno en el que trabaja. Los empleados son el motor que impulsa la entidad y los
cimientos sobre los que descansa todo.
Evaluación de los riesgos: La entidad debe conocer y abordar los riesgos con los que
se enfrenta. Ha de fijar objetivos, integrados en las actividades de ventas, producción,
comercialización, finanzas, etc., para que la organización funcione de forma
coordinada. Igualmente, debe establecer mecanismos para identificar, analizar y tratar
los riesgos correspondientes.
Actividades de control: Deben establecerse y ejecutarse políticas y procedimientos
que ayuden a conseguir una seguridad razonable de que se llevan a cabo de forma
eficaz las acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos que existen
respecto a la consecución de los objetivos de la entidad.
Información y comunicación: Las mencionadas actividades están rodeadas de
sistemas de información y comunicación. Éstos permiten que el personal de la entidad
capte e intercambie la información requerida para desarrollar, gestionar y controlar
sus operaciones.
Supervisión: Todo el proceso ha de ser supervisado, introduciéndose las
modificaciones pertinentes cuando se estime oportuno. De esta forma, el sistema
puede reaccionar ágilmente y cambiar de acuerdo con las circunstancias. (pp:20).
El control interno comprende una serie de actividades que parten desde la determinación
del área que se observará, estudiar y analizar los posibles riesgos a fin de establecer procesos
que permitan minimizarlos o eliminarlos; todas estas actividades deben ser comunicadas al
personal involucrado para lograr el empoderamiento y llegar a los resultados esperados.
26
Indicador para el control
Definición:
Rodríguez (2006), manifiesta que los indicadores son elementos informativos del control
de cómo funciona una actividad, pues hacen referencia a parámetros estables que sirven de
magnitud de comprobación del funcionamiento de ésta. Son los elementos básicos de las
técnicas de control de gestión. La utilidad y fiabilidad del control de gestión se vincula
necesariamente a la utilidad y fiabilidad de los indicadores. Una vez elegidos los indicadores,
se imponen sobre ellos técnicas de seguimiento: ratios, precios de coste, organigramas,
presupuestos. (p:84).
De lo anteriormente expuesto, se puede decir que son los medios, instrumentos o
mecanismos para evaluar hasta qué punto o en qué medida se están logrando los objetivos
estratégicos, representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño
de una organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de
referencia. Producen información para analizar el desempeño de cualquier área de la
organización y verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de resultados.
Para ser adecuados, los indicadores deben ser:
Accesibles (fáciles de identificar y recopilar)
Pertinentes (para los que deseamos medir)
Fieles (que informen con fidelidad de las condiciones de los datos que se recogen)
Objetivos (no ambiguos en su interpretación)
Precisos (para la acción que se quiere estimar)
Principales enfoques de prevención
Para Rodríguez (2006), los principales enfoques de seguridad empresarial Los Riesgos de
Seguridad y Salud Laboral, son uno de los tantos factores de riesgo (incertidumbres) a los
27
que se encuentran expuestas las organizaciones y que afectan no solo a la productividad,
sino también a las personas y al ecosistema; un enfoque estratégico de su gestión tiene
alcances profundos en la eficiencia operacional, comercial y financiera de la organización,
por cuanto considera dentro de sus objetivos, todos los factores relacionados con la
productividad, la calidad, la seguridad, salud ocupacional y el medio ambiente.
Clasificación de los Riesgos:
Lo más importante en una empresa es la generación sostenible de beneficios y utilidades
en el corto y largo plazo. Sin embargo, esta meta está amenazada por las diferentes
situaciones de riesgo que se pueden presentar en el camino. De una manera general, se puede
clasificar los riesgos en cuatro categorías:
Gráfico 8 Enfoques de prevención.
Fuente: Rodríguez 2006 (p:123)
Clasificación de los riesgos para las empresas
El enfoque de prevención de riesgos, consiste en un ejercicio proactivo, consciente,
permanente en el tiempo, que busca identificar los riesgos a que está expuesta una cierta
operación, prever la forma en que se pueden materializar esos riesgos y diseñar controles y
28
salvaguardas para evitar o minimizar esos riesgos, implementando además políticas,
procedimientos, personal, equipo y recursos para hacer frente a la materialización de alguno
de ellos. (p:124).
El control de riesgos es una actividad que requiere esfuerzo, no es algo que se da solo.
Requiere, una inversión de ciertos insumos, siendo el principal, el compromiso de la alta
gerencia - sin este apoyo, es poco probable una gestión eficaz o eficiente de la organización.
El Control debe ser pro-activo y consciente no sirve esperar a que las cosas pasen para
comenzar a prevenir. La anticipación a la ocurrencia de riesgos y el oportuno diseño de los
elementos necesarios para evitar su materialización es fundamental. El éxito de una buena
gestión va a depender en alta medida de su capacidad de “ver” los posibles puntos débiles en
los procesos habituales y tomar medidas a tiempo.
Examen y evaluación de los sistemas de control
De acuerdo a Franklin (2007), la Norma General de Auditoría Pública indica que el
auditor deberá efectuar un adecuado examen y evaluación del control interno tanto operativo
como contable de la institución, lo que conduce a verificar:
Existencia y suficiencia de los sistemas de control interno
Eficacia de los sistemas de control.
Elaboración de programas específicos de revisión
Estos programas indican los objetivos, alcances, procedimientos que se aplicarán personal
que intervendrá, responsable de la supervisión de la auditoría, tiempo estimado y oportunidad
de las actividades que se desarrollarán.
29
Constituyen una guía para las intervenciones, pues detallan el qué, cómo y cuándo se hará
el trabajo, precisan las actividades que se realizarán y la aplicación de procedimientos;
proporcionan un apoyo al trabajo de supervisión y delimitación de responsabilidades y
constituyen una base para futuras revisiones.
La preparación de estos programas garantiza la revisión de los aspectos relevantes y la
obtención de resultados que permitan diagnosticar la problemática detectada.
El procedimiento para formular los programas específicos de revisión incluye los
siguientes aspectos:
Examen de papeles de trabajo de las últimas revisiones para precisar la problemática
detectada, su origen y recomendaciones establecidas por los auditores que las
realizaron.
Resultaron del estudio del control interno, disposiciones legales aplicables al caso,
objetivos, políticas, estructuras orgánicas e información financiera del área, programa
o actividad por revisar, informes de auditorías anteriores, visitas al área de
instalaciones a examinar. (p:609)
La evaluación del control interno consiste en hacer una operación objetiva del mismo.
Dicha evaluación se hace a través de la interpretación de los resultados de algunas pruebas
efectuadas, las cuales tienen por finalidad establecer si se están realizando correctamente y
aplicando los métodos, políticas y procedimientos establecidos por la dirección de la
empresa.
1.2.4. Activos Fijos
Para Guajardo (2008), los activos fijos son aquellos bienes cuya vida útil sea superior a un
año, se torna importante conocer la relevancia de este tipo de activos en una empresa ya que
30
en el tratamiento contable se incluirán las adquisiciones, se utilizarán, su retiro ya sea por
desgaste, obsolescencia o baja de los bienes.
Para que un bien sea considerado activo fijo debe cumplir las siguientes características:
Ser físicamente tangible.
Tener una vida útil relativamente larga (por lo menos mayor a un año o a un ciclo
normal de operaciones, el que sea mayor).
Sus beneficios deben extenderse, por lo menos, más de un año o un ciclo normal
de operaciones, el que sea mayor. En este sentido, el activo fijo se distingue de
otros activos (útiles de escritorio, por ejemplo) que son consumidos dentro del año
o ciclo operativo de la empresa
Ser utilizado en la producción o comercialización de bienes y servicios, para ser
alquilado a terceros, o para fines administrativos. En otras palabras, el bien existe
con la intención de ser usado en las operaciones de la empresa de manera continua
y no para ser destinado a la venta en el curso normal del negocio. (pp:401)
Clasificación
El término tangible denota sustancia física como es el caso de un terreno, un edificio o una
máquina. Para el autor (David, 2003), esta categoría se puede subdividir en dos
clasificaciones claramente diferenciales:
ACTIVOS FIJOS TANGIBLES
El término tangible denota
sustancia física como es el caso de
un terreno, un edificio o una
máquina.
31
CLASIFICACIÓN
Equipo y Maquinaria. Que
son las maquinarias, edificios,
muebles y enseres, vehículos,
activos sujetos a depreciación
porque son activos con vida
limitada.
Recursos naturales: Los
cuales son los que están sujetos a
extinción del recurso o que se
encuentran en agotamiento.
Gráfico 9 Activos Fijos Tangibles.
Fuente: David 2003, (p:47)
En nuestro medio, las normas tributarias no permiten la contabilización de los recursos
naturales como es el caso de las reservas mineras o petroleras, por considerarse que el suelo y
el subsuelo pertenecen al Estado, quien otorga licencia para su explotación.
Conceptualización de activos fijos
Para que un tangible (bien) o intangible (derecho) sea clasificado como inmovilizado
material debe reunir las siguientes conceptualizaciones, la falta de alguna obligara a buscar
otro grupo en donde se presenten, al menos temporalmente. Estas condiciones son:
Propiedad Dominio soberano de uso y disfrute. La forma de evidenciar la
propiedad es la factura o escritura pública de compra u otra forma de obtener el bien,
32
como por ejemplo: Acta de donación. En ocasiones una deuda puede estar vinculada
con el inmovilizado material, pero no le quita la condición de dominio y propiedad.
Vida útil mayor a un año. En condiciones normales se espera que un activo fijo
brinde beneficios al menos por un año, mientras más larga sea la vida útil previsible,
más se ajusta a este requerimiento. La ocurrencia de hechos de fuerza mayor o
incontrolables posteriores a la compra, como por ejemplo, robo, incendio, etc., no le
quita esta condición al inicio de su identificación.
Precio más o menos representativo: Esta condición estará en estrecha relación con
la capacidad económica de la empresa. Por ejemplo, en el sector publico ecuatoriano
la cantidad sobre la cual un bien es considerado activo fijo es de $100,00, en una
multinacional esta cifra puede ser de $1500,00, en un micro mercado puede ser
$50,00., en fin, cada ente debe identificar la cifra monetaria que considere
representativa, mediante una política contable.
En uso productivo: Es decir, el bien o el derecho debe estar generando beneficios
económicos reales, ya sea a las operaciones propias del giro del negocio o las
operaciones complementarias., por tanto, si un bien está en proceso de construcción o
instalación o está sometido a un proceso de reparación significativa, no puede ser por
el momento activo fijo.
No estar disponible a la venta: Si por alguna razón, poco usual, un activo va a ser
vendido, este se debe reclasificar en el grupo de (bienes a la venta). (pp:48)
33
Dominio soberano
Vida util mayor a un año
Precio representativo
Uso productivo
No estar a la venta
Gráfico 10 Conceptualización Activo Fijo.
Fuente: David 2003, (p:50)
Codificación de activos fijos.
Para David (2003), la codificación es el arregló cuidadoso de números y nombres de las
cuentas que forman parte del libro mayor de la contabilidad, de tal manera que se pueda
identificar individual y fácilmente los diferentes activos que forman parte de la institución.
Es importante la codificación porque tiende a simplificar el registro, la información y el
proceso de la misma.
Las ventajas que nos proporciona la codificación son:
Facilita el archivo de las fichas u hojas que representan cuentas, para evitar futuras
pérdidas de tiempo derivadas de eventuales demoras en su localización.
Permite acceder con relativa facilidad al proceso automático de datos.
Facilita la intercalación de cuentas que se vayan produciendo como consecuencia de
las nuevas operaciones.
Permite mediante la lectura del código el reconocimiento del carácter de la cuenta.
Las principales características de la codificación son:
34
Debe ser flexible, capaz de aceptar la intercalación de nuevos ítems.
Debe ser funcional, debe desempeñarse a través de cualquier medio.
Debe tener el nombre explícito y completo de las cuentas.
Las cuentas auxiliares pueden o no constar parte de la codificación, debiendo luego
subclasificarse, en orden alfabético o con una sub numeración.
El control de activos fijos deberá tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Control de los activos fijos (inmovilizado material).
Algunas empresas inmersas en su trabajo rutinario, le han dado importancia a controlar
constantemente: los inventarios y cuentas por cobrar, pues se cree que de estos rubros
depende el normal y buen funcionamiento de las instituciones y por lo tanto no le prestan la
debida atención al inmovilizado material.
Responsabilidad del inmovilizado material.
“Históricamente, siempre se pensó que la responsabilidad del Control Físico de los
Activos Fijos debía recaer en el Departamento Contable, quien no respondió adecuadamente
a la importancia que tiene un control de los mismos, limitándose a un registro contable global
de las adquisiciones y al prorrateo contable de las depreciaciones para efectos del cálculo
aproximado de sus costos.
Hoy, el avance de los negocios y de la competitividad de los precios hace que el Control
del Inmovilizado Material salga de su destino sólo contable y pase a la Gerencia de
Administración y Finanzas como encargada y responsable de un control físico y contables,
pues con ello podrá:
Inicio del Control
El control del Inmovilizado Material se inicia a partir de un Inventario Físico, tomando
todo lo existente, durante el cual se identifica físicamente cada
35
Inmovilizado Material con una etiqueta, placa u otro medio que será su identificación
definitiva. La identificación se hace en el lugar donde se encuentre el activo, asignándole de
este modo el Área Usuaria y el Centro de Costo Contable al que pertenece. Adicionalmente
se consignará también el estado físico en que se encuentra cada bien.
Este primer inventario servirá para la elaboración de la Base de Datos inicial de los
Inmovilizado Material existentes en la empresa.
Contenido de una base de datos para el control de activos.
La Base de Datos debe contener la siguiente información:
a) Código de Identificación física de cada activo.
b) Código de Equipo y Modelo.
c) Descripción amplia del activo.
d) Fecha de adquisición.
e) Documento contable de adquisición y número de registro contable.
f) Área Usuaria a la que pertenece.
g) Centro de Costo Contable al que pertenece.
h) Costo de adquisición.
i) Depreciación anual y acumulada.
j) Valor neto del activo.
k) Estado actual.
l) Vida útil estimada.
Los activos fijos constituyen la principal herramienta de trabajo en cualquier institución y
deben ser manejados con mucha ética y responsabilidad, un adecuado control de los mismos,
permite tener a la empresa el conocimiento exacto de todo lo que posee y realizar una buena
gestión administrativa, a fin de programar mejor sus inversiones, generando impacto sobre
todo en el tema financiero. (pp:52)
36
1.2.5. Eficacia Administrativa
Para Reinaldo O. Da Silva (2002), la eficacia está relacionada con el logro de los
objetivos/resultados propuestos, es decir con la realización de actividades que permitan
alcanzar las metas establecidas. La eficacia es la medida en que alcanzamos el objetivo o
resultado. (p:20).
Simón Andrade menciona que la eficacia es la actuación para cumplir los objetivos
previstos. Es la manifestación administrativa de la eficiencia, por lo cual también se conoce
como eficiencia directiva. (p:253).
Resumiendo a los autores se puede decir que la eficacia es lograr los objetivos trazados
dentro de una institución, ejecutando correctamente las actividades propias de cada
funcionario o trabajador. La eficacia constituye una herramienta fundamental en la
administración, en virtud de que toda entidad pública o privada es eficaz cuando tiene la
capacidad de hacer lo necesario para lograr metas u objetivos determinados.
1.3. Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones sobre
administración, control interno de activos fijos y eficacia administrativa.
Para Hernández y Rodríguez (2011), la administración es una ciencia compuesta de
principios, técnias y prácticas, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer
sistema racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar
propósitos comunes que no se pueden lograr individualmente en los organismos sociales.
(p:3).
Según Münch (2010), La administración ha contribuido en el desarrollo de la sociedad al
proporcionar lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos y realizar
cualquier actividad con la mayor eficiencia, lo cual tiene múltiples connotaciones en los
avances de la humanidad.
37
La administración es un conjunto de pasos encaminados a lograr los objetivos planteados,
poniendo en práctica la optimización de recursos humanos y materiales, mediante la
planificación, organización, dirección y control; aplicado a cada una de las áreas que
conforman una institución y tengan las mismas metas planteadas.
El mundo actual exige competitividad, y para ello es necesario coordinar cada actividad
realizada y motivar la racionalización de los recursos disponibles, el administrar estos
recursos es una necesidad imperiosa en toda organización.
Cook y Winkle (2006), definieron el Control Interno como el sistema interior de una
compañía que está integrado por el plan de organización, la asignación de deberes y
responsabilidades, el diseño de cuentas e informes y todas las medidas y métodos empleados
para; proteger los activos, obtener la exactitud y la confiabilidad de la contabilidad y de otros
datos e informes operativos, promover y juzgar la eficiencia de las operaciones de todos los
aspectos de las actividades de la compañía y comunicar las políticas administrativas,
estimular y medir el cumplimiento de las mismas. De acuerdo a Bravo & Mercedes (2011) ,
el control Interno puede definirse como un conjunto de procedimientos, políticas, directrices
y planes de organización los cuales tienen por objetivo asegurar una eficiencia, seguridad y
orden de la gestión financiera, contable y administrativa de una empresa. (p:97)
Se puede concluir que los dos autores coinciden en que el control interno son los procesos,
reglamentos o políticas, establecidas por la institución, a fin de garantizar el buen uso de sus
recursos y la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa para el logro de sus objetivos.
En relación a los Activos fijos, se definen como los bienes que una empresa utiliza de
manera continua en el curso normal de sus operaciones; representan al conjunto de servicios
que se recibirán en el futuro a lo largo de la vida útil de un bien adquirido. (Franklin , 2007)
38
Se concluye que los activos fijos son propiedades tangibles que las instituciones utilizan
en sus actividades regulares para el normal desarrollo de sus funciones.
Chiavenato define a la eficacia como una medida del logro de resultados (p:132), mientras
que según Robbins y Coulter (2005), conceptualiza a la eficacia como el hacer las cosas
correctas, es decir, las actividades de trabajo con las que la organización alcanza sus
objetivos.(p:8).
Se determina que la eficacia de una empresa, institución o persona, se logra cuando se
alcanzan las metas establecidas, cuando los objetivos sean a largo o mediano plazo, llegan a
cumplirse debido a la buena ejecución de sus acciones.
1.4. Análisis crítico con los distintos autores sobre administración, control interno,
activos fijos y eficacia administrativa.
Toda administración debe contar con un control interno que permita identificar
plenamente cuáles son sus activos fijos y la importancia que cada uno de ellos significan para
la empresa; una política adecuada para la gestión administrativa de los activos, puede ser vital
al momento de tomar decisiones.
Es necesario que cada institución analice el valor que pueda tener determinados activos, y
establecer un manual que les permita estar en armonía con el acatamiento de normas y el
reporte interno.
Administrar mejor los recursos con los que cuenta la empresa, es una estrategia de bajo
costo de implementación, rápido resultado y sostenible en el tiempo.
39
Un Manual de Control Interno permite desarrollar la gestión administrativa con eficacia, la
cual le permitirá alcanzar los efectos esperados tras el cumplimiento de cada uno de sus
componentes.
1.5. Conclusiones parciales del capítulo.
Al revisar la historia se puede determinar que en los antiguos pobladores trabajaron en
agrupaciones, es decir la administración se ha encontrado en la humanidad desde la
prehistoria, ya que coordinaban el trabajo en equipo, racionalizaban recursos y cuidaban el
fuego. Sin embargo la Administración como ciencia nace mucho tiempo después, a pesar de
que en el transcurso de la evolución del hombre se identifica que siempre ha existido la
necesidad de planificar, organizar, dirigir y controlar, pero que han sido orientadas de
distintas formas, de acuerdo a los requerimientos de cada pueblo, es por esta razón que han
evolucionado las formas de administrar y se han implementado estrategias, competencias,
creatividad, innovación, a fin de optimizar tiempo y recursos para obtener los mejores
beneficios y llegar a los objetivos planteados.
El control interno es fundamental para el progreso de las organizaciones, ya que, a través
de él, podemos conocer la situación real de la empresa y a la vez medir el grado de eficiencia,
efectividad y productividad. Además se logra identificar funciones y procesos que resulten un
limitante para llegar a los objetivos determinados.
Además el control interno genera confianza entre todos los integrantes de la organización,
desde accionistas hasta clientes, lo cual a su vez genera lealtad y por ende mayores utilidades
y el crecimiento de la entidad.
Los manuales administrativos son verdaderamente necesarios en toda entidad, ya que son
herramientas muy útiles al momento de capacitar al personal sobre procesos o funciones
40
existentes, y las responsabilidades que cada servidor tiene dentro de la misma, a fin de evitar
conflictos que se puedan presentar por esta razón.
El contar con un manual de control interno, permitirá a la institución mejorar el
procedimiento en cuanto a los activos fijos, ya que se especificarán todas las actividades a
seguir, con sus políticas y normas; y, se determinarán responsabilidades que cada funcionario
deberá cumplir, a fin de lograr los objetivos organizacionales basados en la eficacia
administrativa.
41
CAPÍTULO II.
2. MARCO METODOLÓGICO
f) LA METODOLOGIA
2.1. Caracterización del sector
La presente investigación se realizó en la Subdirección Provincial del Seguro Social
Campesino de Imbabura, la población que se llegó a identificar para la recolección de la
información y poder identificar aspectos del control de todos los activos fijos, así como las
labores de identificación y verificación física, las cuales permitieron conocer el manejo de
activos físicos, está conformada por los departamentos de: Talento Humano, Afiliación y
Aportes, Trabajo Social, Secretaria, Contabilidad, Presupuesto, y Atención en Salud, que
forman parte de ésta Institución.
2.2. Descripción del procedimiento metodológico
2.2.1. Método Inductivo-Deductivo
El desarrollo del manual de control de activos fijos, se inició de aspectos particulares,
índices, estadísticas, identificación y verificación física de los activos, para llegar a obtener
conclusiones generales que guardan relación con los objetivos planteados de conseguir un
adecuado control de los activos físicos.
2.2.2. Método Empírico
Este método sirvió para observar los problemas de la Subdirección Provincial del SSC
Imbabura con el propósito de diagnosticar las características del fenómeno. Consistió en la
separación de las partes de aquellas causas que generan un ineficiente control de todos los
activos fijos de forma individual, y la reunión racional de elementos dispersos para
estudiarlos en su totalidad, para llegar a conclusiones generales. Además que permitió
analizar aspectos particulares de la problemática que presenta la Subdirección, para luego
42
estructurar la propuesta.
2.3. Técnicas.
2.3.1. La encuesta
Se aplicó mediante un formulario previamente elaborado, a los involucrados en el tema, fue
dirigida a los empleados de la Subdirección Provincial del SSC Imbabura.
2.3.2. Instrumentos
El instrumento que se utilizó en la presente investigación es el cuestionario para la encuesta.
2.4. Población y muestra de la investigación
2.4.1. Población
El universo de la presente investigación constituye los 66empleados que conforman la
Subdirección Provincial del SSC Imbabura.
2.4.2. Muestra
No se aplicará el cálculo de la muestra pues la población es finita, el número de empleados que
conforman la Subdirección Provincial del SSC Imbabura son ochenta y cuatro, por lo que se
aplicará un CENSO, lo que significa la aplicación de la encuesta a todos los empleados.
2.5. Análisis e interpretación de los Resultados
2.5.1. Análisis e interpretación.
43
Pregunta No. 1: ¿Conoce Usted el trámite que la Subdirección Provincial del Seguro
Social Campesino de Imbabura, efectúa para dar de baja los activos fijos que han sido
considerados obsoletos?
Tabla 1 Baja de Activos.
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 9 11%
NO 75 89%
TOTAL 84 100%
Fuente: Encuesta aplicada a los funcionarios
Elaborado por: Vinueza, V. (2016)
Gráfico 11 Baja de Activos.
Fuente: Encuesta aplicada a los funcionarios
Elaborado por: Vinueza, V. (2016)
Análisis:
Del 100% de encuestados, el 11% manifiesta que si conoce el trámite que la Subdirección del
Seguro Social Campesino efectúa para dar de baja este tipo de activos fijos, el 89% indica
que desconoce el trámite a seguir para dar de baja los activos fijos que han sido considerados
obsoletos.
Interpretación:
En mayor porcentaje de encuestados opinan que no conocen el trámite que la Subdirección
del Seguro Social Campesino, efectúa para dar de baja los activos que han sido considerados
obsoletos, mientras que el otro porcentaje manifiesta que si conoce de este trámite; se puede
confirmar que el personal desconoce el procedimiento que deben realizar cuando consideren
que determinados activos han cumplido su vida útil y se encuentra obsoletos.
11%89% SI
NO
44
Pregunta No.2: ¿Cree Usted que el proceso actual de adquisición, custodia y registro de
los activos fijos, genera los resultados esperados en relación a un eficiente control de los
mismos?
Tabla 2 Control Activos
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 10 12%
NO 74 88%
TOTAL 84 100% Fuente: Encuesta aplicada a los funcionarios
Elaborado por: Vinueza, V. (2016)
Gráfico 12 Control de Activos.
Fuente: Encuesta aplicada a los funcionarios
Elaborado por: Vinueza, V. (2016)
Análisis:
Del 100% de encuestados, el 88% manifiesta que el proceso actual de adquisición,
custodia y registro de los activos fijos que tiene la Subdirección del Seguro Social Campesino
no genera los resultados esperados en relación a un eficiente control de los mismos, el 10%
indica que el este proceso actual si genera los resultados esperados en relación a un eficiente
control de los mismos.
Interpretación:
La realización de la encuesta arroja resultados con respecto al control de adquisición
custodia y registro, la mayoría de los funcionarios opina que el proceso actual de adquisición,
custodia y registro de los activos fijos que tiene la Subdirección del Seguro Social Campesino
no genera los resultados esperados en relación a un eficiente control de los mismos, pues no
contribuyen de manera general en la orientación y capacitación de los funcionarios en el
cumplimiento de sus actividades, estableciendo los procedimientos que se deben observar
para el correcto tratamiento de los bienes de propiedad de la Subdirección.
12%88% SI
NO
45
Pregunta No. 3: ¿En la Subdirección Provincial del Seguro Social Campesino de
Imbabura, existen métodos para verificar que se hayan recibido y registrado
adecuadamente los activos adquiridos?
Tabla 3 Método de verificación Activos.
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 13 15%
NO 71 85%
TOTAL 84 100%
Fuente: Encuesta aplicada a los funcionarios
Elaborado por: Vinueza, V. (2016)
Gráfico 13 Método de verificación Activos.
Fuente: Encuesta aplicada a los funcionarios
Elaborado por: Vinueza, V. (2016)
Análisis:
Del total de encuestados, el 15% manifiesta que si existen métodos para verificar que se
hayan recibido y registrado adecuadamente los activos adquiridos, el 71% indica que no
conocen ningún método para verificar que se hayan recibido y registrado adecuadamente los
activos adquiridos.
Interpretación:
La mayoría de los encuestados opina que no existe un adecuado método de control de activos
fijos que permita acorde a sus objetivos, normativas, funciones y los procedimientos
contables y administrativos necesarios para su correcta aplicación. Opinan que requieren el
uso correcto y permanente de métodos adecuados para lograr que la realización del trabajo de
todos los Departamentos de la Subdirección se simplifique y se optimice.
15%85% SI
NO
46
Pregunta No. 4: ¿En la Subdirección Provincial del Seguro Social Campesino de
Imbabura, Se efectúan revisiones periódicas de los equipos informáticos para verificar
los que están en mal estado?
Tabla 4 Revisiones periódicas de Equipos Informáticos.
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 26 31%
NO 58 69%
TOTAL 84 100%
Fuente: Encuesta aplicada a los funcionarios
Elaborado por: Vinueza, V. (2016)
Gráfico 14 Revisiones periódicas de Equipos Informáticos.
Fuente: Encuesta aplicada a los funcionarios
Elaborado por: Vinueza, V. (2016)
Análisis:
El 69% de la población encuestada manifiesta que no se realizan revisiones periódicas de
equipos informáticos para verificar las que están en mal estado, el 31% opinan que si se
realizan revisiones periódicas de los equipos informáticos para verificar los que están en mal
estado.
Interpretación:
La mayor parte de la población encuestada indican que no se realizan revisiones periódicas en
la Subdirección Provincial del Seguro Social Campesino de Imbabura, por lo tanto se
requiere de un instrumento que dé lugar a la orientación de los procedimientos; y, a una
Administración bien capacitada en el control de los Activos Fijos, sobre todo en el
tratamiento que se debe dar a los equipos informáticos que se encuentran en mal estado.
31%
69% SI
NO
47
Pregunta No. 5: ¿En la Subdirección Provincial del Seguro Social Campesino de
Imbabura se toman periódicamente inventarios físicos de bienes muebles e inmuebles,
así como de sus condiciones físicas?
Tabla 5 Inventarios Físicos de Bienes muebles.
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 17 20%
NO 67 80%
TOTAL 84 100%
Fuente: Encuesta aplicada a los funcionarios
Elaborado por: Vinueza, V. (2016)
Gráfico 15 Inventarios Físicos de Bienes muebles.
Fuente: Encuesta aplicada a los funcionarios
Elaborado por: Vinueza, V. (2016)
Análisis:
El 67% expresa que, en la Subdirección Provincial del Seguro Social Campesino de
Imbabura, no se toman periódicamente inventarios físicos de bienes muebles e inmuebles, así
como de sus condiciones físicas, el 17% manifiesta que si se realiza con frecuencia este
proceso.
Interpretación:
En lo referente a los inventarios que se realizan en la Subdirección, el 80% de los
encuestados manifiesta que el control de inventarios de Activos Fijos, no se realiza
frecuentemente la toma de inventarios físicos por parte del personal encargado de dicho
procedimiento, pues el mismo no ayuda a mantener procedimientos ágiles y oportunos de los
diferentes bienes.
5%
95%
SI
NO
48
Pregunta No. 6: ¿Se envía información a la Máxima Autoridad de la Subdirección
Provincial del Seguro Social Campesino de los activos que se encuentran obsoletas o en
desuso?
Tabla 6 Información activos obsoletos.
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 4 5%
NO 80 95%
TOTAL 84 100%
Fuente: Encuesta aplicada a los funcionarios
Elaborado por: Vinueza, V. (2016)
Gráfico 16 Información Activos obsoletos.
Fuente: Encuesta aplicada a los funcionarios
Elaborado por: Vinueza, V. (2016)
Análisis:
De las encuestas realizadas, el 5% manifiesta que si informan a la Máxima Autoridad de la
Subdirección Provincial del Seguro Social Campesino de Imbabura, los activos que se
encuentran obsoletos o en desuso, el 95% indican que no envían dicha información.
Interpretación:
La encuesta aplicada determina que en cuanto a las unidades o bienes que se encuentran
obsoletas o no están siendo utilizadas, el 95% indica que no existe un adecuado sistema de
Control de estos Activos Fijos, el mismo que permita definir lo que se debe hacer, cuándo y
cómo debe realizarse, quién lo llevará acabo y cuáles serán los resultados a obtenerse con el
fin de elaborar planes y programas de acción para materializar los objetivos de la
Subdirección, en cuanto a este procedimiento administrativo.
5%
95% SI
NO
49
Pregunta No. 7: ¿Los registros de activos que tiene la Subdirección Provincial del
Seguro Social Campesino de Imbabura, contienen la suficiente documentación y detalle
según las necesidades de la institución?
Tabla 7 Registro de activos.
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 2 2%
NO 82 98%
TOTAL 84 100%
Fuente: Encuesta aplicada a los funcionarios
Elaborado por: Vinueza, V. (2016)
Gráfico 17 Registro de activos.
Fuente: Encuesta aplicada a los funcionarios
Elaborado por: Vinueza, V. (2016)
Análisis
Del 100% de encuestados, el 98% indica que los registros de activos que tiene la
Subdirección Provincial del Seguro Social Campesino de Imbabura no contienen la suficiente
documentación y detalle según las necesidades de la Institución, el 2% señala que los
registros si contienen el suficiente detalle.
Interpretación:
La mayor parte de la población encuestada afirma que los registros de activos no satisfacen la
necesidad de la institución, pues un adecuado control de Activos Fijos de Bienes, debe lograr
que la Subdirección sea más eficiente porque todos los movimientos de inventarios de bienes
serán realizados con mayor agilidad y con firmas de responsabilidad. Además de generar un
gran impacto en la Subdirección porque los procesos concernientes a los Activos Fijos se
transparentan; y, porque el Control Interno permite que haya seguridad y confianza en el
nivel directivo y en los demás niveles que tienen responsabilidad en el manejo de los bienes.
2%
98% SI
NO
50
Pregunta No. 8: ¿Considera necesario la designación del Responsable de Activos Fijos
por parte de la Máxima Autoridad de la Subdirección Provincial del Seguro Social
Campesino de Imbabura?
Tabla 8 Designación Responsable de Activos.
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 83 99%
NO 1 1%
TOTAL 84 100%
Fuente: Encuesta aplicada a los funcionarios Elaborado por: Vinueza, V. (2016)
Gráfico 18 Designación Responsable de Activos.
Fuente: Encuesta aplicada a los funcionarios
Elaborado por: Vinueza, V. (2016)
Análisis:
Del total de encuestados el 99% señala que si considera necesario la designación del
Responsable de Activos Fijos por parte de la Máxima Autoridad de la Subdirección
Provincial del Seguro Social Campesino de Imbabura, el 1% manifiesta que no considera
necesario la designación para esta función.
Interpretación:
En cuanto a la designación del Responsable de Activos Fijos, la mayoría de los encuestados
manifiesta que es de suma importancia esta designación, con el fin de determinar el estado,
buen manejo, uso y aplicación del bien; es importante además realizar la toma física de
inventarios una vez al año, de acuerdo a lo que determina las normas que rigen al Sector
Público, a fin de verificar la existencia de los bienes en una determinada fecha y comparar
esas existencias con el Departamento Contable, para de esta manera obtener resultados reales
e idóneos.
99%1% SI
NO
51
De las respuestas a las encuestas realizadas, se desprende que en la Subdirección Provincial
del Seguro Social Campesino de Imbabura, existe una problemática en lo que implica el
control de activos, existen una custodia y segregación de funciones pero no los mecanismos
para optimizar el uso de los Activos Fijos de la Subdirección. El estudio que se realizó por
medio de la encuesta en referencia, constituye un aporte importante que servirá como una
herramienta práctica para el desarrollo y ejecución de estrategias, permitiendo de esta manera
optimizar los procesos que incluyan la optimización de los activos, pues la encuesta revela
que en los registros de los activos no se cuenta con la suficiente información y detalle de los
requerimientos de la Subdirección Provincial del Seguro Social Campesino de Imbabura.
El control de los activos que actualmente lleva a cabo la Subdirección Provincial del
Seguro Social Campesino de Imbabura, no logra definir lo que se debe hacer, cuándo y cómo
debe realizarse, quién lo llevará a cabo y cuáles serán los resultados a obtenerse con el fin de
elaborar planes y programas de acción para materializar los objetivos de la Institución.
Adicionalmente dentro de la Subdirección, el control de activos fijos debe ser puesto en
práctica de tal manera que se constituya en una fortaleza para el desarrollo de la Institución.
Los controles actuales para los Activos Fijos, llevados a cabo por la Subdirección
Provincial del Seguro Campesino, deberán remitirse con el objeto de plantear controles
acordes con las normas contables, los que en lo posterior servirán para dar el buen uso de los
activos.
El sistema de control de Activos Fijos actualmente empleado no permite al personal
encargado de la custodia, mantener procedimientos ágiles y registros de los diferentes bienes.
Por tal motivo se pretende que el sistema constituya una herramienta de fácil consulta y guía
para los funcionarios de la Subdirección sobre la forma de proceder en una institución frente
a los temas más frecuentes como controles, requisiciones, uso, informes, compra que se
presentan en el manejo de los Activos Fijos.
52
La investigación revela además que la inversión en activos fijos es elevada dentro de la
Subdirección por lo que es necesario mantener un control contable sobre estos bienes, para tal
efecto el Manual de Control Interno de Activos Fijos permitirá disponer de controles
eficientes que incluye la parte contable y administrativa lo que facilitará la administración de
los bienes.
2.5.2. Datos técnicos
El 74% de la población encuestada tiene una edad de entre 25 a 45años, el 5% de 18 a 25
años, y el porcentaje restante tiene una edad de más de 45 años. El 70% del personal es de
sexo masculino y el restante es femenino. En cuanto al nivel de instrucción el 90% del
cuerpo laboral cuenta con un nivel de instrucción superior mientras que el10% restante su
nivel de instrucción es de secundaria.
El 31% del personal encuestado tiene una experiencia laboral de más de cinco años, lo
que permite llegar a la conclusión que los servidores públicos de esta institución, cuentan
con experiencia y además conocen principalmente sobre las políticas que persigue la
institución.
53
2.5.3. Conclusiones parciales del capitulo
Para poder alcanzar mejores niveles de gestión administrativa en la Subdirección
Provincial del SSC Imbabura, es necesario aplicar políticas de Control activos fijos
que se debe ejercer a través del diseño adecuado del control de activos fijos, el cual
permitirá a las personas responsables de la gestión, verificar y evaluar
permanentemente el desarrollo de la Institución. El principal objetivo de desarrollar
un Manual de Control es la protección de sus activos, especialmente de los
productivos, debido a que en ellos se mantienen altos niveles de inversión.
La Subdirección Provincial del SSC Imbabura, requiere de un instrumento que dé
lugar a la orientación de los procedimientos; y, a una Administración bien capacitada
en el control de los Activos Fijos. Para lograr tal propósito se plantea como objetivo
fundamental el diseño del Manual de Control Interno de Activos Fijos.
54
CAPÍTULO III
f) MARCO PROPOSITIVO
3.1. Tema
“MANUAL DE CONTROL INTERNO DE ACTIVOS FIJOS PARA LA
SUBDIRECCIÓN PROVINCIAL DEL SEGURO SOCIAL CAMPESINO DE
IMBABURA Y LA EFICACIA ADMINISTRATIVA”
3.1.1. Concepto.
La gestión administrativa de activos fijos comprende las actividades de recepción,
asignación, custodio y control de los bienes muebles de uso de la Subdirección Provincial del
Seguro Social Campesino de Imbabura.
En el presente Manual se establece el siguiente término:
Activos Fijos. Son bienes permanentes adquiridos o enajenados, que la institución
utiliza en el curso normal de sus actividades y son necesarios para el cumplimiento de
objetivos institucionales.
Para que un bien sea considerado activos fijos debe cumplir con las siguientes
características:
Ser físicamente tangible
Tener una vida útil superior a un año (como mobiliario, maquinaria, equipos,
vehículos) o bienes inmuebles como instalaciones, terrenos y edificios.
El monto para que un bien sea considerado activo fijo es de $100 en adelante, se
exceptúan los útiles de escritorio y suministros.
55
3.1.2. Objetivos.
Determinar funciones y responsabilidades para el adecuado manejo de los activos
fijos de la Subdirección Provincial del Seguro Social Campesino de Imbabura, en
cuanto a su recepción, asignación, custodio y control.
Establecer los procedimientos adecuados para el registro y control del activo fijo,
mediante la definición de sus características generales y particulares, su costo,
localización y asignación de los mismos, así como los pasos a seguir para la
autorización de correspondiente de uso, traslado y baja, con el fin de que la
Subdirección Provincial del Seguro Social Campesino de Imbabura, disponga
permanentemente de un inventario de activos fijos actualizado.
Promover la adquisición, uso, y conservación de los activos fijos de la institución, de
manera racional, oportuna, eficiente y transparente.
Contar con una normativa que permita guiar las actividades relacionadas en la gestión
administrativa de los activos fijos, en la Subdirección Provincial del Seguro Social
Campesino de Imbabura.
3.1.3. Ámbito de aplicación
El cumplimiento de las disposiciones contenidas en este manual, abarcará a todos los
funcionarios y a todas las unidades médicas de la Subdirección Provincial del Seguro Social
Campesino de Imbabura, y se aplicarán a todos los bienes de Activo Fijo adquiridos,
incluyéndose donaciones.
56
3.1.4. Responsabilidades del Manejo de Activos Fijos.
Gráfico 19 Responsabilidad de Uso y Conservación.
RESPONSABILIDAD NIVEL
Administración Subdirector Provincial
Registro y Control Responsable de Activos Fijos
Uso y conservación: Todos los servidores de la Subdirección a cuyo
cargo se encuentren los bienes de Activo fijo.
Elaborado por: Vinueza, V. (2016)
3.1.5. Responsable de Activos Fijos.
Para efectuar la gestión administrativa de Activos Fijos, la Subdirección Provincial del Seguro
Social Campesino de Imbabura, cuenta con un Responsable de Activos Fijos (EGAF), quien
cumplirá las siguientes funciones y responsabilidades:
Recepción de Muebles y Enseres, equipos médicos, equipos de cómputo, equipos de
oficina, maquinaria y otros.
La custodia y control general de los bienes muebles y equipos de propiedad de la
institución.
Llevar registros individuales actualizados de los bienes de la entidad calificados como
Activos Fijos, con los datos de las características generales y particulares del bien:
marca, tipo, valor, año de fabricación, color, número de serie, dimensiones, código,
depreciación; y, otras de acuerdo a la naturaleza del bien.
Codificación.
57
Entregar los bienes al custodio personal a través de actas entrega-recepción
debidamente legalizadas con las firmas de responsabilidad, tanto del Responsable de
Activos Fijos, como del funcionario que será el custodio del bien.
Realizar la constatación física, periódica, sorpresiva y a requerimiento de instancias
superiores de la existencia de los bienes
Colaborar en la Planificación Anual de Adquisiciones de Activos Fijos
Control y registro de traspasos internos de los bienes.
Informar la necesidad de mantenimiento preventivo y correctivo de los Activos Fijos
de la Subdirección Provincial del Seguro Social Campesino de Imbabura.
3.1.6. Funcionarios de la Subdirección Provincial del Seguro Social Campesino de
Imbabura.
Cada funcionario de la institución asumirá las siguientes responsabilidades:
El buen uso, custodia y conservación de los bienes asignados para el
desempeño de sus funciones o encargados a su cuidado.
Mantener las actas de entrega-recepción de los bienes que se encuentran bajo
su uso, responsabilidad y custodia.
En caso de cesación de funciones, los servidores deberán realizar una acta
entrega-recepción al Responsable de Activos Fijos.
Entregar la custodia provisional de los bienes a su cargo, en caso de ausencia
temporal o definitiva al Responsable de Activos Fijos o al funcionario de
reemplazo, si existiera.
Demandar con la debida anticipación, los servicios de reparación de los bienes
que le sean asignados.
58
En caso de desaparición de los bienes, hurto o robo, el custodio deberá
informar al Responsable de Activos Fijos y su jefe inmediato dentro de las 48
horas hábiles contadas desde que conoció de la desaparición, caso contrario se
procederá de acuerdo al numeral 3.5.3 del presente Manual. En caso de robo o
hurto, mientras dure el trámite respectivo, su valor será cargado a una cuenta
por cobrar al servidor custodio del bien.
3.1.7. Responsabilidad por pérdidas o daños de bienes.
El daño, pérdida o destrucción de un bien, por negligencia comprobada o mal uso, no
imputable al deterioro normal, será de responsabilidad del servidor que tiene a su cargo la
custodia del bien, quien deberá responder por su reposición, al precio del mercado o con la
entrega de un bien con similares características.
3.1.8. Almacenamiento de Activos Fijos.
La Subdirección Provincial del Seguro Social Campesino de Imbabura, dispone de una
bodega destinada al almacenamiento de activos fijos como muebles y enseres, equipos
médicos, equipos de oficina, equipos de computación entre otros activos, cuando éstos han
sido adquiridos o por desuso de los mismos. El responsable de la Bodega cumplirá las
siguientes funciones:
Todos los Activos Fijos adquiridos deberán estar controlados por la respectiva bodega
de la Subdirección Provincial del Seguro Social Campesino de Imbabura..
Para los bienes que no puedan ingresar a la bodega, la persona responsable deberá
realizar la solicitud de Entrega Recepción, como requisito previo se necesitará la
utilización de comprobantes de egreso, con sus respectivos comentarios.
59
Para la salida de Activos Fijos por retiro, se debe realizar un acta, adjuntar el contrato
de compra venta, el ingreso a caja y la orden de salida de los bienes de la
Subdirección Provincial del Seguro Social Campesino de Imbabura.
La salida de los Activos Fijos de cualquier Departamento de la Subdirección
Provincial, se debe respaldar con el formulario de Salida de Bienes con la
autorización del Responsable de Activos Fijos.
3.1.9. Constatación física de activos fijos.
Los inventarios físicos se realizarán una vez cada dos años, con el objetivo de:
Mantener actualizados en forma permanente los inventarios de activos fijos
Verificar la ubicación, existencia real de los bienes e identificar el actual custodio del
bien.
Conciliar los saldos físicos con los contables
Identificar faltantes y sobrantes de bienes; y, determinar responsabilidades, aplicando
las acciones correctivas necesarias.
3.1.10. Baja de Activos
3.1.10.1. Baja de Activos obsoletos o por desuso.
Su objetivo es identificar y registrar en forma completa y oportuna, los bienes que se
consideren obsoletos y ya no tengan la utilidad necesaria para el desarrollo de las actividades
institucionales.
Una vez efectuada la constatación física de los activos y, sobre la base de los resultados
obtenidos, referente a bienes obsoletos o bienes que hubieren dejado de usarse, el
Responsable de Activos Fijos, realizará el trámite correspondiente, de acuerdo al numeral
3.1.13.4 del presente manual.
60
3.1.10.2. Baja de Activos por hurto o robo.
Se darán de baja aquellos activos que su desaparición no sea imputable al custodio, y que
se consideren desaparecidos por hurto o robo, siempre y cuando se haya comprobado la
infracción a través de cualquier trámite legal.
El funcionario custodio del activo, comunicará detallada y documentadamente la
desaparición por hurto o robo informando todos los pormenores del caso, dentro de las 48
horas hábiles, a partir de acontecida la pérdida de los activos, a la Subdirección Provincial del
SSC Imbabura y éste a su vez, a la Dirección Provincial del IESS, a fin de iniciar las acciones
legales correspondientes.
3.1.11. Codificación de activos.
Gráfico 20 Codificación Activos Fijos.
Elaborado por: El autor.
Para la codificación de activos se utilizará un código compuesto de seis campos:
Siglas de la Institución:
Se utilizará las Siglas del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social: IESS
Siglas de la Subdirección Provincial del Seguro Social Campesino de Imbabura
61
Se utilizará las Siglas de la Subdirección Provincial del Seguro Social Campesino de
Imbabura: SDPSSCI
Unidad Administrativa u Operativa donde permanecerá el activo:
Gráfico 21 Codificación Dispensarios.
DISPENSARIO CODIGO
Aguagrum DA
Azama DAZ
Buenos Aires DBA
Cachaco DCA
Casco Valenzuela DCV
Chachimbiro DCH
Cielo Verde DCI
Cuajara DC
El Chota DEC
El Corazón DCO
El Cristal DCR
El juncal DEJ
El Punge DEP
El Tejar DET
la Victoria DLV
Los Ovalos DLO
Manzano Guaranguí DMG
Palagá DPA
Pisangacho DP
Pucara 2 DP2
Pueblo Nuevo DPN
62
Quinchuquí DQU
Rocafuerte DR
San Agustín DSA
San José 1 DSJ
Santo Domingo DSD
San Fco. De
Sachapamba
DSS
San Juan de Inguincho DSI
Yanayacu DY
Unidad Administrativa ADM
Elaborado por: El autor
Tipo: Identifica el tipo del bien, y está compuesto de dos dígitos así
10 Equipos de computación
20 Equipos médicos
30 Equipos odontológicos
40 Equipos de oficina
50 Muebles y enseres
60 Instrumental médico
70 Instrumental odontológico
80 Vehículos
90 Terrenos
100 Edificios
División.- Número ordinal secuencial asignado a cada uno de los ítems de acuerdo a
su incorporación, se utiliza hasta tres dígitos, ejemplo:
63
Gráfico 22 División.
Elaborado por: El autor
3.1.12. Mantenimiento de Equipos Informáticos.
El Responsable de Activos Fijos y todos los funcionarios responsables por el uso y
tenencia de equipos informáticos, velarán por el correcto manejo de cada uno de estos
activos, a fin de llegar a una eficiente gestión administrativa de activos fijos de la institución;
y deberán tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
El Técnico Informático de la Subdirección Provincial del SSC Imbabura de manera
coordinada con el Responsable de Activos Fijos, realizarán el control permanente de
los equipos informáticos.
El responsable de la Unidad de Informática deberá mantener actualizado las licencias
de software de cada uno de los equipos.
El responsable de la Unidad de Informática deberá mantener actualizado los
programas antivirus necesarios para la protección de los equipos de la institución.
Los equipos informáticos deberán usarse estrictamente para actividades inherentes a
su función y no para fines personales.
El Técnico Informático y el Responsable de Activos Fijos vigilarán que la conexión
de los equipos informáticos se encuentre en una instalación eléctrica adecuada.
64
Está prohibido la instalación de programas no necesarios para el normal desarrollo de
las funciones del Seguro Social Campesino.
Para los equipos informáticos se efectuarán mantenimientos tanto correctivos como
preventivos y predictivos.
3.1.13. Descripción de procedimientos para la Administración de Activos Fijos.
3.1.13.1. Ingreso de Activos Fijos por Adquisición.
Tabla 9 Ingreso de Activos Fijos por Adquisición.
Paso
No.
Procedimiento Responsable
1 Las adquisiciones de Activos Fijos se realizarán previo la presentación
del “Proyecto de Adquisición”.
Unidad Requirente
2 El “Proyecto de Adquisición” será analizado y aprobado por el
Subdirector Provincial del SSC
Subdirector Provincial
3 Se emitirá la debida certificación presupuestaria para verificar la
disponibilidad económica.
Presupuestario
4 Se certificará que el bien no se encuentre disponible en su sección. Bodeguero
5 Receptará toda la documentación y procederá a realizar todo el trámite
de adquisición, mismo que se encontrará acorde a la normativa
vigente en la Ley de Contratación Pública.
Responsable de Compras Públicas
6 Entregarán al Responsable de Bodegas, copia del Acta de
Adjudicación, con el fin de tener presente la fecha de entrega por parte
de los proveedores.
Responsable de Compras Públicas
7 La Unidad de Compras Públicas conjuntamente con el Responsable de
Bodegas y el Administrador del Contrato de Adquisición, reciben el
bien adquirido y firman el Acta Entrega-Recepción.
Responsable de Compras Públicas
Responsable de Bodegas
8 Previo a la firma del Acta Entrega-Recepción el Responsable de
Bodegas verificará lo siguiente:
Que la cantidad, descripción de características generales y
particulares de los bienes y el valor adjudicado, cumplan con las especificaciones descritas en el Acta de Adjudicación, y están acordes además con la respectiva factura original.
Cuando corresponda, comprueba el funcionamiento de los bienes.
Responsable de Bodegas
65
9 Los Bienes que no cumplan de forma total o parcial con las
especificaciones requeridas, son devueltos al proveedor, solicitando su
reposición o sustitución.
Responsable de Compras Públicas
Responsable de Bodegas
11 Almacena los bienes en la Bodega Responsable de Bodegas
12 Registra y codifica los bienes Responsable de Activos Fijos
13 Elabora el Acta Entrega-Recepción y procede a la Asignación del bien
a la Unidad Requirente.
Responsable de Bodegas
14 Verifica el estado del activo y legaliza el Acta Entrega-Recepción,
aceptando la responsabilidad del bien Recibido.
Unidad Requirente
Responsable de Activos Fijos
15 Entregará toda la documentación del proceso a la Unidad de
Contabilidad
Responsable de Activos Fijos
La Unidad de Contabilidad se encargará de verificar la documentación
y proceder con el registro contable y el trámite correspondiente de
pago.
Unidad de Contabilidad
16 Archivará copias de toda la documentación del proceso en forma
secuencial
Unidad de Contabilidad
17 Realizará informes mensuales sobre el inventario y el estado de los
bienes existentes y adquiridos
Responsable de Activos Fijos
Elaborado por: El autor
3.1.13.2. Ingreso de Activos Fijos por Donación.
Tabla 10 Ingreso de Activos Fijos por Donación.
No. Procedimiento Responsable
1 Receptar copias certificadas de la siguiente documentación de
respaldo:
Documento de aprobación de ingreso del bien, objeto de la donación.
Copia certificada del acta de donación Acta de Entrega recepción de los bienes valorados entre las
partes que intervienen en la donación. En caso de que el bien ingrese a la bodega de la institución,
se deberá contar con el comprobante de ingreso respectivo
Responsable de Activos Fijos
2 Constatar físicamente la existencia del bien, verificando cada una de
sus características generales y particulares
Responsable de Activos Fijos
3 Realizar el Acta entrega recepción de los bienes valorados que se
entregan al custodio, de acuerdo al formato establecido en el numeral
3.7.1 y entregar copia al Jefe de la Unidad beneficiaria de la donación.
Responsable de Activos Fijos
4 Registrar en el inventario individual del custodio del bien Responsable de Activos Fijos
Elaborado por: El autor
66
3.1.13.3. Traspaso interno de Activos Fijos.
Tabla 11 Traspaso interno de Activos Fijos
No. Procedimiento Responsable
1 La Unidad que requiere el bien solicita al Subdirector del SSC
Imbabura, la autorización para el traspaso del bien, quien remite la
información al Responsable de Activos Fijos
Unidad Requirente
Subdirección Provincial
2 Llenar el Formulario “Traspaso Interno de Activos Fijos”, detallando
la especificaciones y características más importante de los bienes, su
código respectivo de identificación y la unidad y funcionario que los
recibe.
Entregar el formulario a los funcionarios que entregan y reciben, para
proceder a legalizarlo.
Responsable de Activos Fijos
Funcionario que entrega
Funcionario que recibe
3 Recibir el bien transferido y el formulario “Traspaso Interno de
Activos Fijos” y revisar si las características y especificaciones que se
detallan, correspondan al bien transferido.
Funcionario que entrega
Funcionario que recibe
4 Firmar el formulario “Traspaso Interno de Activos Fijos”, y entregar
al Responsable de Activos Fijos para su archivo respectivo.
Funcionario que recibe
5 Registra el bien transferido, en el inventario individual del funcionario
que lo recibe y a la vez egresa el bien, del inventario individual del
funcionario que lo entrega. Además archiva toda la documentación de
respaldo.
Responsable de Activos Fijos
Elaborado por: El autor
3.1.13.4. Toma de Inventarios de Activos Fijos.
Tabla 12 Toma de Inventarios de Activos Fijos.
No. Procedimiento Responsable
1 Establecer un cronograma de trabajo, en todas las unidades operativas
y administrativas de la institución.
Responsable de Activos Fijos
2 Autorizar el cronograma para la constatación física de los activos. Subdirector Provincial SSC Imbabura
3 Efectuar la constatación física de los bienes, asegurándose que los
códigos de identificación inscritos y sus características, correspondan
Responsable de Activos Fijos
67
a los que constan en el inventario actual.
4 Los activos que no consten en inventario, se procederá a su registro y
codificación respectiva en el inventario individual, determinando si
corresponden a adquisiciones, donaciones, traspasos no legalizados,
etc.
Responsable de Activos Fijos
5 Luego de la constatación física, se elaborará un informe, en el cual se
detallarán los bienes faltantes de activos fijos y los bienes que sean
determinados como obsoletos, están en desuso o son inservibles.
Responsable de Activos Fijos
6 En caso de existir faltantes, se remitirá a la Unidad de Contabilidad, a
fin de que se disponga las acciones administrativas contables y de
reposición por parte del custodio con la siguiente información:
Descripción y valor actual del bien;
Nombre del custodio personal de los bienes faltantes;
Número de cédula de identidad del custodio
Dependencia donde trabaja
Responsable de Activos Fijos
7 En caso de existir bienes obsoletos, que están en desuso o son
inservibles, se remitirá un informe al Subdirector Provincial SSC
Imbabura, para que se disponga efectuar un informe técnico que
determine la causal de baja.
Responsable de Activos Fijos
8 Se remitirá el informe técnico conjuntamente con el Consolidado de
Baja de Activos, a la Dirección Nacional de Bienes y Servicios del
IESS. A fin de que se efectúe el trámite de baja, de acuerdo a las
competencias y responsabilidades de esa dependencia.
Subdirector Provincial SSC Imbabura
Elaborado por: El autor
68
h) CONCLUSIONES
En la situación actual del manejo de los Activos Fijos que son propiedad de la
Subdirección Provincial del Seguro Campesino, se determinó la importancia de los
Activos Fijos, para luego describir como deberá ser el manejo administrativo de los
mismos; el control se realizará mediante un Manual de Control Interno que permita
identificar los bienes con facilidad en cada uno de los departamentos y las personas
que se encuentran a cargo.
Se pudo identificar la naturaleza de los Activos Fijos, como también la importancia de
los mismos dentro de la Subdirección Provincial del Seguro Campesino, por la gran
inversión realizada en ellos.
La mayoría de los activos con que cuenta la Subdirección Provincial del Seguro
Campesino, demandan de un registro apropiado con la finalidad que sus saldos reales
se reflejen en los Estados Financieros, de acuerdo a los establecido en la Ley de
Régimen Tributario Interno, su Reglamento de Aplicación
De la misma manera, los ingresos, salidas o transferencias de los Activos Fijos tiene
que efectuarse de forma eficaz, para conocer la ubicación exacta de los mismos.
En lo referente al Control de Activos Fijos actual que tiene la Subdirección, se notó
que el mismo es parcial porque solo se tienen en cuenta ciertos aspectos de carácter
general; tal situación se pretende seguir corrigiéndola a través de la implementación
del sistema propuesto.
En cuanto a los procedimientos de control de los Activos Fijos, éstos no se han
actualizado, por tal motivo es importante implementar el Sistema propuesto para
colaborar en el cumplimiento de los objetivos institucionales.
69
RECOMENDACIONES
Es importante contar con un Manual de Control Interno administrativo para el control
de los bienes de la Subdirección, lo que garantiza la eficiencia y eficacia de todas
aquellas operaciones que se realicen.
La implementación y ejecución de los procedimientos propuestos tiene que ser
inmediata, debido a que a través de éste se pueden prevenir pérdidas, robos o cambios
en los activos; adicionalmente se evita realizar gastos innecesarios en adquisiciones
que se dan por no contar con un adecuado Sistema de Control de los Activos.
Se deben tomar inventarios físicos por lo menos una vez al año en la totalidad de los
activos como medida preventiva de control, basando dicha actividad en los valores
contables que respaldan los registros financieros mensuales.
El uso permanente del Sistema de Control de Activos Fijos, ayudará a todos los
empleados de la Subdirección para que al apegarse a las disposiciones de éste, puedan
conocer y asumir su responsabilidad en cuanto a los Activos Fijos a su cargo.
Los formatos de Control de Activos Fijos que se propone implementar deben ir
numerados en forma ascendente y debidamente autorizados. Cuando se produzcan
cambios en la custodia de los bienes se debe realizar una verificación total de los
Activos Fijos, que puede ser sobre la base de la rotación del personal o por pedido de
una de las unidades administrativas, de control o el directivo competente.
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11 de septiembre 2015.
Constitución de la República del Ecuador. Registro Oficial No. 449 de 20 de octubre
2008.
Normas de Control Interno. Registro Oficial Suplemento No. 87 de 14 de diciembre
2009.
j) Datos personales del estudiante
Nombres: VERÓNICA ISABEL
Apellidos: VINUEZA ORTIZ
Teléfono fijo: 062932397
Celular: 0999757298
Correo electrónico: [email protected]
Especialidad: Ingeniería Administración de Empresas y Negocios
ANEXOS
Formulario de Reporte de Ingresos de Activos Fijos:
Formulario de Traspaso Interno de Activos Fijos:
Formulario de Levantamiento de Activos Fijos:
