UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA UNIDAD ACADÉMICA...

UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA UNIDAD ACADÉMICA CIENCIAS EMPRESARIALES

CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO COMPUTARIZADO

TESIS DE GRADO

PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN SECRETARIADO EJECUTIVO COMPUTARIZADO

TEMA

“PLANIFICACIÓN DE GESTIONES ADMINISTRATIVAS Y SU

INFLUENCIA EN EL DESEMPEÑO DE LA SECRETARIA DE LA

JUNTA PROVINCIAL DE EL ORO “CRUZ ROJA ECUATORIANA”

Autora

Roxana Fabiola Mendoza Hurtado

Directora de Tesis

Lic. Birmania A. Jiménez Villamar, Mg. Sc.

Machala-El Oro-Ecuador

2015

ii

CERTIFICACIÓN DE TUTORIA DE TESIS

Lic. Birmania A. Jiménez Villamar, Mg. Sc.

Directora de Tesis:

CERTIFICA

El presente trabajo de tesis titulado “PLANIFICACIÓN DE GESTIONES

ADMINISTRATIVAS Y SU INFLUENCIA EN EL DESEMPEÑO LABORAL DE

LA SECRETARIA DE LA CRUZ ROJA ECUATORIANA EN LA CIUDAD DE

MACHALA”, efectuado por la señorita Roxana Fabiola Mendoza Hurtado,

en cumplimiento al proyecto de investigación previamente elaborado; así

mismo, ha sido guiado y supervisado periódicamente por lo que me encuentro

a entera satisfacción de la tarea encomendada; por consiguiente, es aceptado

para su respectivo trámite correspondiente.

iii

RESPONSABILIDAD DE AUTORÍA

Los criterios e ideas mostrados en este importante trabajo de investigación

es de total responsabilidad de la autora.

Machala, julio del 2015

iv

APROBACIÓN DEL TRIBUNAL DE GRADO

Los Miembros del Tribunal de Tesis de Grado con el Tema: “Planificación de

Gestiones Administrativas y su Influencia en el Desempeño Laboral de la

Secretaria de la Cruz Roja Ecuatoriana en la ciudad de Machala”, de la

autoría de Roxana Fabiola Mendoza Hurtado; certificamos que concluyó de

manera puntual con las indicaciones y recomendaciones realizadas al

mencionado trabajo investigativo.

DEDICATORIA

Mi Dios bendito por guiarme en esta inmensa tarea, a mis seres queridos que

de una u otra manera me confortan a seguir adelante y cumplir con mis

ideales; además, éste trabajo representa el sacrificio de mis cuatro años de

estudios universitarios, en él se encuentra expresado que los

conocimientos recibidos en ésta importante carrera como es el Secretariado

sirven de apoyo para la realización de mis tareas cotidianas que ejecuto en mi

lugar de trabajo.

vi

AGRADECIMIENTO

A la entidad superior que hoy permite evidenciar mi sueño como es mi querida

Universidad Técnica de Machala a sus dignísimas autoridades, al personal

docente, administrativo y de servicio quienes son el complemento de esta lucha

constante hasta alcanzar el título universitario que siempre aspiré, muchas

gracias para ustedes ésta felicidad.

El agradecimiento a una persona que aparte de ser el docente, coordinadora,

es la amiga incondicional; incentivándonos siempre que no desmayemos y

cumplamos nuestros sueños profesionales y que la superemos a ella,

realmente es un apoyo para quienes por primera vez asistimos a la

universidad y nos encontramos con alguien que incita confianza para continuar

preparándonos y alcanzar nuestros ideales, nunca cambie Birmania que de

usted depende esa fortaleza que generalmente necesitamos los estudiantes

universitarios.

La Autora

vii

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Caratula……………………………………………………………………………… i

Certificación de Tutora de Tesis………………………………………………….. ii

Responsabilidad de la Autoría…………………………………………………… iii

Aprobación del Tribunal de Grado………………………………………………. iv

Dedicatoria………………………………………………………………………… v

Agradecimiento……………………………………………………………………. vi

Índice de Contenidos………………………………………………………………vii

Índice de Tablas…………………………………………………………………….x

Índice de Gráficos…………………………………………………………………..xi

Resumen Ejecutivo………………………………………………………………..xii

Introducción………………………………………………………………………. xiv

CAPITULO I …………………………………………………………………………1

1.1 Tema de Investigación………………………………………………………...1

1.2 Planteamiento del Problema………………………………………………….1

1.2.1 Contextualización……………………………………………………………1

Árbol del Problema………………………………………………………………….3

1.2.1 Análisis Crítico……………………………………………………………….4

1.2.3 Prognosis……………………………………………………………………..4

1.3 Formulación del Problema…………………………………………………….5

1.3.1 Problema Central…………………………………………………………….5

1.3.2 Problemas Directrices……………………………………………………… 5

1.4 Delimitación del objeto de la investigación …………………………………6

1.5 Justificación…………………………………………………………………….7

1.6 Objetivos………………………………………………………………………..9

1.6.1 Objetivo General……………………………………………………………. 9

1.6.2 Objetivos Específicos………………………………………………………..9

CAPITULO II……………………………………………………………………… 10

2.1 Antecedentes Investigativos……………………………………………… 10

2.2 Fundamentación Legal………………………………………………………10

2.3 Categorías Fundamentales………………………………………………….11

2.4 Conceptualización de la Variable Independiente…………………………12

2.4.1 Planificación de Gestiones Administrativas……………………………. 12

2.4.2 Organización Administrativa………………………………………………13

2.4.3 Elementos Básicos de la organización administrativa……………… 13

2.4.4 El don de direccionar………………………………………………………14

2.4.5 Control de actividades……………………………………………………..15

2.4.6 Desarrollo Empresarial…………………………………………………….15

2.5 Conceptualización de la Variable Independiente…………………………16

2.5.1 Desempeño Laboral……………………………………………………… 16

2.5.2 Competencias Secretariales………………………………………………18

2.5.3 Aplicación de recursos humanos, públicos y protocolo……………… 23

2.5.4 Manejo del Tiempo…………………………………………………………26

2.5.5 Excelencia en el comportamiento de servicio………………………….26

2.6 Hipótesis………………………………………………………………………. 28

2.6.1 Señalamiento de la Variable de las Hipótesis…………………………. 28

CAPITULO III………………………………………………………………………29

METODOLOGÍA………………………………………………………………….. 29

3.1 Enfoque Investigativo………………………………………………………. 29

3.2 Modalidad básica de la investigación…………………………………….. 29

3.3 Nivel o tipo de investigación……………………………………………….. 29

3.4 Población o Muestra…………………………………………………………30

3.5 Operacionalización de las Variables………………………………………33

3.6 Recolección de la Información…………………………………………… 36

3.7 Plan de Tabulación…..............................................................................37

CAPÍTULO IV………………………………………………………………..........39

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS……………………….39

Encuesta a Usuarios…………………………………………………………….39

1.¿Qué características deben mejorar las secretarias que laboran en la

entidad?........................................................................................................ 39

2. ¿Existen retrasos en la elaboración de las comunicaciones?.................41

3. ¿Cómo valora usted la habilidad que tiene la secretaria para el manejo

de equipos y programas informáticos?..........................................................43

4. ¿Cuándo usted acude a la Cruz Roja Ecuatoriana a solicitar algún

servicio, observa trabajo en equipo entre jefes y subalternos?...................45

Entrevista a Secretarias………………………………………………………….47

1. ¿Con qué frecuencia recibe usted capacitación en su área por parte

de la empresa?...............................................................................................49

2. ¿Los directivos de la entidad buscan integración laboral entre sus

colaboradores?...............................................................................................51

3. ¿Qué factores influyen directamente en el desempeño de las actividades

secretariales?.................................................................................................53

4. ¿Qué gestión administrativa realiza con mayor frecuencia?....................55

Entrevista a Directivos……………………………………………………………57

1. ¿Mantiene usted comunicación efectiva con el personal de la entidad?..59

2. ¿Conoce usted los procesos de organización que utiliza la secretaria

de la Cruz Roja? ………………………………………………………………….61

3. ¿Las secretarias de la entidad cuentan con liderazgo para atender al

cliente

4. ¿Cómo califica usted el rendimiento del personal de la institución?........63

Entrevista a Personal Administrativo…………………….................................65

1. ¿Considera usted que la ausencia de recursos tecnológicos permite

que la planificación de gestiones administrativas se presente de manera

lenta por parte de las secretarias?.................................................................67

2. ¿Las secretarias controlan el tiempo laboral para planificar un día de

trabajo?..........................................................................................................69

3. ¿La entidad cuenta con tecnología de punta para que su personal

de secretaría viabilice su trabajo?................................................................71

4. Reciben las secretarias constante capacitación en diferentes áreas

para mejorar el desenvolvimiento laboral?...................................................73

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 CONCLUSIONES

5.2 RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFÍA

ANEXOS

x

ÍNDICE DE TABLAS

TABLA 1 - CARACTERÍSTICAS DE LA SECRETARIA

TABLA 2 - ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES

TABLA 3 - HABILIDADES DE LA SECRETARIA

TABLA 4 - TRABAJO EN EQUIPO

TABLA 5 - CAPACITACIÓN

TABLA 6 - INTEGRACIÓN LABORAL

TABLA 7 - DESEMPEÑO DE LAS ACTIVIDADES SECRETARIALES

TABLA 8 - GESTIÓN ADMINISTRATIVA

TABLA 9 – COMUNICACIÓN EFECTIVA

TABLA 10 – PROCESOS DE ORGANIZACIÓN

TABLA 11 - LIDERAZGO SECRETARIAL

TABLA 12 – RENDIMIENTO LABORAL

TABLA 13 - RECURSOS TECNOLÓGICOS

TABLA 14 - TIEMPO LABORAL

TABLA 15 - TECNOLOGÍA DE PUNTA

TABLA 16 – DESENVOLVIMIENTO LABORAL

xi

ÍNDICE DE GRÁFICOS

GRÁFICO 1 - CARACTERÍSTICAS DE LA SECRETARIA

GRÁFICO 2 - ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES

GRÁFICO 3 - HABILIDADES DE LA SECRETARIA

GRÁFICO 4 - TRABAJO EN EQUIPO

GRÁFICO 5 - CAPACITACIÓN

GRÁFICO 6 - INTEGRACIÓN LABORAL

GRÁFICO 7 - DESEMPEÑO DE LAS ACTIVIDADES SECRETARIALES

GRÁFICO 8 - GESTIÓN ADMINISTRATIVA

GRÁFICO 9 – COMUNICACIÓN EFECTIVA

GRÁFICO 10 – PROCESOS DE ORGANIZACIÓN

GRÁFICO 11 - LIDERAZGO SECRETARIAL

GRÁFICO 12 – RENDIMIENTO LABORAL

GRÁFICO 13 - RECURSOS TECNOLÓGICOS

GRÁFICO 14 - TIEMPO LABORAL

GRÁFICO 15 - TECNOLOGÍA DE PUNTA

GRÁFICO 16 – DESENVOLVIMIENTO LABORAL

xii

RESUMEN EJECUTIVO

La planificación de gestiones administrativas es una necesidad

imprescindible en el interior de las instituciones, porque cada una de sus

tareas a través de su recurso humano se orienta a planificar, organizar y

controlar las operaciones con capacidad.

El trabajo investigativo aspira exponer cada una de las actividades de la

secretaria y la importancia de realizar una excelente planificación y gestión

en la empresa objeto de estudio.

Además, el tema de Tesis “PLANIFICACIÓN DE GESTIONES

ADMINISTRATIVAS Y SU INFLUENCIA EN EL DESEMPEÑO DE LA

SECRETARIA DE LA JUNTA PROVINCIAL DE EL ORO “CRUZ ROJA

ECUATORIANA”, está orientado a brindar solución a una problemática

profesional demostrado en su contexto institucional.

Con el impulso del presente tema de tesis alcanzaré el título de

LICENCIADA EN SECRETARIADO EJECUTIVO COMPUTARIZADO,

logrando un objetivo importante en mi vida personal y profesional en

beneficio de la sociedad.

El Primer Capítulo presentaré el Tema de Investigación, Problema,

Planteamiento del Problema, la Contextualización, Análisis Crítico,

Prognosis, Formulación del Problema Central, Preguntas Directrices,

Delimitación, Justificación y Objetivos General y Específicos.

El Segundo Capítulo tenemos el Marco teórico, Antecedentes Investigativos,

Fundamentación Legal, Categorías Fundamentales, Conceptualización de la

Variable Independiente y Dependiente, acompañados de la hipótesis y

señalamiento de Variables.

xiii

El Capítulo Tres se encuentra la Metodología de Investigación, Enfoques,

Modalidades básicas, Nivel o Tipo de Investigación, Población o Muestra,

Operacionalización de las Variables, Recolección de información, Plan de

Tabulación.

El Cuarto Capítulo consiste en presentar Análisis e Interpretación de

Resultados con su respectivo análisis que se dieron después de la

investigación de campo que realicé a Directivos, Personal Administrativo,

Secretarias y Usuarios.

El Capítulo Quinto encontraremos Conclusiones y Recomendaciones.

Finalmente, se observa las evidencias basadas en los análisis de datos e

interpretación de resultados del personal involucrado en éste importante

trabajo de investigación, quienes aportaron en cada una de las preguntas a

través de encuestas y entrevistas.

xiv

INTRODUCCIÓN

La planificación de gestiones administrativas representa un rol esencial en el

progreso de una entidad; por este motivo, se ha considerado analizar

varios aspectos que conllevan a la reflexión preguntándonos ¿Cómo es el

desempeño laboral de la secretaria en la entidad?, ¿cómo planifica la

secretaria su gestión administrativa?; en fin, una serie de expectativas que

me permite realizar este trabajo investigativo.

Por ello, planificar las gestiones administrativa con la asistencia de recursos

de oficina y con la capacidad que una secretaria debe demostrar al

momento de realizar sus tareas para obtener el éxito de todo ese

conglomerado recurso humano con que cuenta la entidad; y, para ello,

necesita contar con personal capaz que respondan a cada una de las

expectativas laborales. De la misma manera, existe una constante

preocupación por manejar una buena planificación de labores buscando

alternativas para solucionar aquellos problemas que desde hace años se

mantienen en el ámbito competitivo.

Además, es importante destacar que por parte de los directivos debe existir

una capacitación y estimulación a sus colaboradores para el mejoramiento

del desempeño laboral considerando como referencia siempre que el cliente

está primero de todo y es quien juzga la imagen institucional.

Las exigencias laborales hoy es contar con profesionales idóneos, capaces

de soluciones problemas y tomar las debidas decisiones cuando el caso

amerite.

1

CAPITULO I

EL PROBLEMA

1.1 TEMA DE INVESTIGACION

“Planificación de Gestiones Administrativas y su Influencia en el Desempeño

de la Secretaria de la Junta Provincial de El Oro “Cruz Roja Ecuatoriana”

1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.2.1 Contextualización

El desempeño laboral de la secretaria es reconocido a nivel

mundial y nacional, una buena secretaria debe tener habilidades

interpersonales, liderazgo, capacidad de trabajo en equipo y

flexibilidad; motivo por el cual la inadecuada planificación de

gestiones administrativas y desempeño profesional provoca un

incumplimiento de objetivos y metas de la empresa.

En nuestra Provincia se está dando mayor importancia a las

actividades que cumplen las secretarias en las diferentes

empresas o instituciones; además, la Junta Provincial de El Oro

Cruz Roja Ecuatoriana, nos permite conocer cómo influye la

planificación de las gestiones administrativas que por cierto es

una institución dedicada a dar servicios de salud; es así que su

departamento administrativo cuenta con un grupo de secretarias,

las mismas que no cuentan con capacitaciones en gestiones

administrativas y técnicas de secretariado, existe un escasa

comunicación interpersonal y habilidades sociales; además, esto

2

no les permite a éste grupo de secretarias desarrollar sus actividades

cotidianas de manera profesional.

En la Junta Provincial de El Oro Cruz Roja Ecuatoriana, tiene una

inadecuada planificación de gestiones administrativas el mismo que influye

en el desempeño laboral, conllevando a una débil capacitación de gestiones

administrativas, escasa comunicación efectiva y un déficit de

organización y administración del tiempo.

3

ÁRBOL DE PROBLEMAS

4

1.2.2 Análisis Crítico

ESCASA PRODUCTIVIDAD

LABORAL

DEBIL RELACION INTERPERSONAL

INADECUADA PLANIFICACION DE GESTIONES ADMINISTRATIVAS INFLUYE NEGATIVAMENTE EN EL

DESEMPEÑO LABORAL DE LA SECRETARIA DE LA JUNTA PROVINCIAL DE EL ORO"CRUZ ROJA ECUATORIANA

DEBIL CAPACITACION PROFESIONAL

ESCASA COMUNICACION

EFECTIVA

DEFICIENTE ORGANIZACION Y ADMINISTRACION

DEL TIEMPO

INCUMPLIMIENTO DE NORMAS Y

REGLAMENTOS

El principal problema que tiene la Junta Provincial de El Oro Cruz Roja

Ecuatoriana es una inadecuada planificación de gestiones administrativas

que influye negativamente en el desempeño laboral de la secretaria que

es causada por una débil capacitación en gestiones administrativas; por

eso, es muy importante impulsar la capacitación y el desarrollo de

competencias para el buen rendimiento laboral.

En el presente análisis se exteriorizan otras causas como son la escasa

comunicación efectiva que tiene como efecto una débil relación

interpersonal se interrelaciona consecuencias que van desde retraso en el

cumplimiento de objetivos y metas; una inadecuada comunicación interna

y rotación del personal.

Además, esto se observa debido al escaso interés personal, la

incompatibilidad de funciones. Otra causa que tenemos que analizar es la

déficit organización y administración de tiempo que tiene como efecto

incumplimiento de normas y reglamentos. Para mantener una

organización adecuada hay que promover un adecuado plan el tiempo

disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o deben

utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades y de las

normas de la institución.

1.2.3 Prognosis

Si persiste una inadecuada Planificación de Gestiones Administrativas en

la Cruz Roja Ecuatoriana se creara conflictos se irá debilitando como

empresa; por lo dicho es necesario que se inicie una evaluación de tipo

control para el desarrollo de un buen desempeño laboral, lo que le

permitirá enfocar y desarrollar las diferentes estrategias y

habilidades de la secretaria.

5

1.3 Formulación del problema

1.3.1 Problema Central

¿Cuáles son los motivos de la Inadecuada Planificación de

Gestiones Administrativas y su influencia en el Desempeño

Laboral de la Secretaria de la Junta Provincial de El Oro Cruz

Roja Ecuatoriana de la Ciudad de Machala?

1.3.2 Preguntas Directrices

¿Qué tipo de capacitación recibe la secretaria que labora en

la Junta Provincial del Oro Cruz Roja Ecuatoriana?

¿De qué manera se da la comunicación efectiva de la

secretaria que labora en la Junta Provincial del Oro Cruz

Roja Ecuatoriana?

¿Qué tipo de organización y administración del tiempo se

realiza en la Junta Provincial del Oro Cruz Roja

Ecuatoriana?

6

1.4 Delimitación del objetivo de la investigación

Campo: Servicios de Salud

Área: Gestión Secretarial

Aspecto: Planificación de gestiones

Tema: “Planificación de gestiones administrativas y su influencia en el

desempeño de la secretaria de la Junta Provincial de El Oro de la Cruz

Roja Ecuatoriana”

Problema: Inadecuada planificación de gestiones administrativas que

influye negativamente en el desempeño de la secretaria de la Junta

Provincial de El Oro “Cruz Roja Ecuatoriana”

Delimitación Espacial: La presente investigación se realizara en la

Junta Provincial De La Cruz Roja.

Delimitación Temporal: Actual

7

1.5 Justificación

Las razones que me ha llevado a realizar esta investigación es porque

hoy en día la secretaria cumple un rol muy importante dentro de las

diferentes instituciones públicas y privadas.

Además, considerando que la empresa investigada existen algunas

falencias en la Planificación de Gestiones Administrativas lo que influye

negativamente al desempeño laboral de la secretaria y esto se debe a la

débil capacitación profesional, a la escasa comunicación efectiva y

deficiente organización y administración del tiempo; lo cual implica que

quien desempeña esta actividad debe ser productivo en cada uno de sus

actos, con ética profesional para apoyar a la administración de dicha

entidad; además, debe poseer solvencia académica y profesional en su

formación.

Al plantear el tema de investigación: “Planificación de gestiones

administrativas y su influencia en el desempeño de la secretaria de la

Junta Provincial de El Oro “Cruz Roja Ecuatoriana”, se requiere resaltar

la importancia de las capacidades en los ámbitos personales,

académicos y profesionales como parte fundamental de su desempeño

laboral, individual corporativo; por eso, es muy importante que se

establezca un cronograma de capacitaciones enfocadas al ámbito

secretarial. El presente trabajo de investigación es factible ya que se

puede contar con el apoyo y colaboración por parte de los directivos y

empleados, lo que me permitió conocer la realidad de la institución

investigada

Por otra parte, el presente proyecto de investigación se enmarca

dentro de las líneas de investigación de la Carrera de Secretariado

Ejecutivo Computarizado de la Unidad Académica Ciencias

8

Empresariales de la Universidad Técnica de Machala; asimismo, cuento

con la suficiente información bibliográfica y webgrafía correspondiente,

como recursos económicos y disponibilidad de tiempo.

Al finalizar el presente trabajo de investigación obtendré un extenso

horizonte, que me permitirá lograr una mejor visión de mi

profesión y poder enfrentarme con idoneidad, eficacia y como una

eficiente profesional en el campo profesional.

9

1.6 OBJETIVOS

1.6.1 Objetivo General

Determinar la planificación en la gestión administrativa y su

influencia en el desempeño laboral de la secretaria de la Junta

Provincial en la Cruz Roja en la Ciudad de Machala.

1.6.2 Objetivos Específicos

Determinar un plan de capacitación en gestión

administrativa para el buen desempeño profesional de la

Secretaria de la Junta Provincial de El Oro “Cruz Roja

Ecuatoriana”.

Analizar las relaciones comunicativas y efectivas del

personal de secretaría de la Junta Provincia de El Oro

Cruz Roja Ecuatoriana”.

Proponer una organización y administración del tiempo para

el cumplimiento de normas y reglamentos de la Junta

Provincial de El Oro “Cruz Roja Ecuatoriana”.

10

CAPÍTULO II

MARCO TEORICO

2.1 Antecedentes Investigativos

En la Cruz Roja Ecuatoriana de acuerdo a la investigación realizada no

ha efectuado investigación alguna referente al tema de Planificación de

Gestiones Administrativas y su Influencia en el Desempeño Laboral,

razón por la que he decidido realizar la presente investigación con el

propósito de dar solución a la problemática existente en la institución y

así poder realizar una excelente planificación de gestiones

administrativas que permita dar un buen desempeño laboral, para esto la

empresa debe implementar herramientas y recursos posibles para

minimizar errores y alcanzar objetivos propuestos, además esto debe

estar complementado con el compromiso y la responsabilidad de los

directivos, secretaria y empleados y se lo realizaran con eficiencia y

efectividad.

2.2 Fundamentación Legal

Cruz Roja Ecuatoriana, trabaja para prevenir y aliviar el sufrimiento

humano en todas las circunstancias formas, a través del desarrollo

sostenido de su Red Territorial y el fortalecimiento de su voluntariado,

promoviendo el bienestar y la dignidad humana en la diversidad;

cambiando mentalidades y fortaleciendo la cooperación entre personas y

naciones.

Dirección

Elementos Básicos

Organización Administrativa

Planificación de Gestiones

Administrativa

EXCELENCIA EN EL COMPORTAMIENTO

DE SERVICIO

MANEJO DE TIEMPO

APLICACIÓN DE RECURSOS HUMANOS-PÚB/PROTO

COMPETENCIAS DE LA

SECRETARIA

DESEMPEÑO LABORAL

11

2.3 Categorías Fundamentales

2.3.1 Gráfico de Inclusión Interrelacionada

VARIABLE INDEPENDIENTE VARIABLE DEPENDIENTE Para obligar

Gráfico

Fuente: Investigadora

Elaboración: Investigadora

12

2.4 Conceptualización de la Variable Independiente

2.4.1 Planificación de Gestiones Administrativas

La planeación es el proceso administrativo consistente en la

fijación de objetivos junto con los medios para lograrlos. Las

actividades del directivo empresarial se orientan hacia la

búsqueda de los objetivos previamente establecidos en el

proceso de planeación. Esto significa que la organización, la

coordinación, la dirección y el control funcionan alrededor de los

planes formulados. Por ésta razón, se dice que la planeación es

el proceso básico del sistema administrativo.

Es importante destacar algunos fundamentos básicos que

muestran la planificación:

Propicia el desarrollo de las empresas, al establecer

métodos para utilizar racionalmente los recursos.

Reduce los niveles de incertidumbre que se puedan

presentar en el futuro.

Prepara a la empresa para hacer frente a las

contingencias.

Mantiene mentalidad futurista teniendo más visión del

porvenir, y un afán de lograr y mejorar las cosas.

Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo

las oportunidades.

Promueve la eficiencia ya que elimina la

improvisación.

13

Promueve los elementos para llevar a cabo el control.

Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los

recursos, en todos los niveles de la empresa.

Las decisiones se basan en hechos y no en

emociones.

2.4.2 Organización Administrativa

Organización es la coordinación y ordenamiento de los recursos y

tareas de las empresas, con el fin de facilitar el logro de sus

objetivos; es una función del proceso administrativo.

No obstante, para que la jornada laboral sea eficaz, sin que se

pierdan horas en actividades respectivas ni se crucen los trabajos

por falta de organización, es prioritario distribuir todas las tareas

según un orden lógico donde nos permita:

Ahorrar tiempo y dinero

Aumentar la productividad

Disminuir tensiones

Crear un ambiente de trabajo agradable

2.4.3 Elementos básicos de la organización administrativa

Estructura, la organización implica el establecimiento del marco

fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que

establece la disposición y la correlación de funciones, jerarquías y

actividades necesarias para lograr los objetivos.

14

Sistematización, esto se refiere a que todas las actividades y

recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin

de facilitar el trabajo y la eficiencia.

Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades,

organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar

funciones a fin de promover la especialización.

Jerarquía, la organización como estructura, origina la necesidad

de establecer niveles de responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificación de funciones, uno de los objetivos básicos de la

organización es establecer los métodos más sencillos para realizar

el trabajo de la mejor manera posible. (Koontz, Harold y Weihrich,

Heinz, 2004)

2.4.4 El don de direccionar

Es la acción o influencia interpersonal de la administración para

lograr que sus subordinados obtengan los objetivos

encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivación, la

comunicación y coordinación de esfuerzo Implica conducir, guiar y

supervisar los esfuerzos de los subordinados para ejecutar planes

y lograr objetivos de un organismo social.

Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura

organizacional.

Motivación.

Guía o conducción de los esfuerzos de los

subordinados.

Comunicación.

15

Supervisión.

Alcanzar las metas de la organización

2.4.5 Control de actividades

La gestión administrativa requiere de un control por parte de las

secretarias, cada una de ellas representan la imagen de la entidad a

medida que se va evacuando la correspondencia, citas, llamadas

telefónicas, atención al usuario se observa viabilidad en los

trámites en busca de soluciones y tomar las debidas decisiones que

se requiere por el bienestar de la entidad.

2.4.6 Desarrollo Empresarial

Es importante resaltar que toda empresa se encuentra inmersa en

un proceso continuo de desarrollo, podemos identificar diferentes

fases en este proceso que permiten visualizar el momento de

crecimiento de cualquier negocio. El desarrollo empresarial ha sido

el fundamento de muchas innovaciones; además, la imperiosa

necesidad de mantenerse competitivos en un mundo altamente

globalizado exige cada día, más y más, que las empresas

dispongan de asistencia oportuna, calificada y centrada en lo que

realmente necesitan. No existe duda que su empresa desea

superarse y sostenerse con un alto nivel competitivo.

Además, contar con una estrategia sólida y excelentemente

articulada, que se encuentre desplegada en toda la organización y

sirva como fundamento del trabajo cotidiano para cada persona que

integra la empresa, es una condición imprescindible; sin estrategia

ninguna intervención o asistencia tendría propósito.

16

2.5 Conceptualización de la Variable dependiente

2.5.1 Desempeño Laboral

Las secretarías ejecutivas desempeñan un rol muy relevante

en pro actividad de la colaboración de la manera más eficiente

que garantice el éxito de la empresa.

Para ello, es necesario contar con una secretaria que además

de sus competencias administrativas, destrezas, habilidades en

el ejercicio de su función tenga una alta confiabilidad en lo

concerniente a sus competencias actitudinales, las cuales se le

ha descuidado mucho y requieren dársele la atención

necesaria para garantizar un excelente rol de la ejecutiva

moderna.

Su importancia

El compromiso, participación de la gerencia moderna obligan a

reestructurar el perfil de la secretaria ejecutiva y en donde a la

hora de contratarla, se debe tomar muy en cuenta las

competencias, pero especialmente las actitudinales, y otros

aspectos que permitan seleccionarla idónea en el desempeño

del cargo, en escenarios que se caracterizan por:

La importancia significativa del conocimiento, no sólo en la

esfera de lo económico, donde la vitalidad de los sistemas

productivos y la competitividad internacional dependen cada

vez más de innovaciones tecnológicas y del conocimiento

sino también en todas las otras esferas socioculturales,

llevando a considerar la sociedad actual como la sociedad

del conocimiento.

17

El rol de las comunicaciones, la nueva apertura que ha

generado Internet, informática que conlleva a saber manjar

sus fundamentos básicos que le den paso al manejo de

herramientas que faciliten las comunicaciones y otras

operaciones de oficina más fácilmente.

Las exigencias que los sistemas económicos y comerciales

hoy demandan a las empresas para ser competitivas y la

forma de cómo colaborar con la gerencia en pro de facilitar

su desempeño.

La exigencia de responder a nuevas e impredecibles

necesidades productivas y de ocupación.

En lo concerniente a la Secretarias:

Auto confianza

Auto desarrollo

Auto motivación

Comunicación interpersonal.

Disponibilidad

Gestión de conflictos

Gestión de recursos

Impacto e influencia

Autoestima y Asertividad

Trato

Necesidades de logro

Es necesario prestarle mucha atención al ejercicio de las

funciones, desempeño de la secretaria y determinar cómo

está

18

plenamente identificada con su rol y si realmente ha evaluado su

responsabilidad, alcance, repercusiones que genera su

participación en apoyo de la gestión del gerente.

2.5.2 Competencias Secretariales

El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de

actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en

la industria o en las profesiones liberales. La secretaria contribuye al

eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto.

Por eso, conozca las principales competencias secretariales y

adquiera los conocimientos imprescindibles para cubrir con éxito

este perfil laboral tan importante.

El trabajo de una secretaria o asistente ejecutiva en la actualidad ha

cobrado gran relevancia y estas profesionales no reciben solo

órdenes directas del jefe, sino que a su vez tienen decisión y peso

propio.

Por ello, es que las exigencias en cuanto a su formación son cada

vez más altas, ya no basta con tener conocimientos administrativos,

atender el teléfono y ser simpáticas, ahora una secretaria debe de

tener conocimiento de recursos humanos, economía y finanzas,

como a su vez estar al tanto de los asuntos públicos e

institucionales.

En la actualidad una secretaria puede elaborar y proponer

proyectos, los cuales también lleva adelante a la vez que posee el

manejo de procedimientos internos de los diferentes sectores de

una oficina. Una profesional con carrera se interesa por innovarse

y se mantiene siempre al tanto de la realidad política y social.

19

Conozca las principales competencias secretariales y adquiera los

conocimientos.

Organización de la oficina

Las secretarias y asistentes administrativos realizan una variedad

de tareas administrativas de oficina necesarias para el

funcionamiento de una organización eficiente. Sirven como fuente

de información y son responsables de la comunicación en una

oficina; planifican y programan reuniones y citas; organizan y

mantienen archivos en papel y electrónicos; gestionan proyectos;

realizan investigaciones; y difunden información mediante el

teléfono, los servicios de correo, sitios de Internet y correo

electrónico; también pueden manejar los arreglos de viajes y

visitas.

De la misma manera, podrán negociar con los vendedores,

mantener y examinar el equipo arrendado, comprar suministros,

gestionar áreas tales como: almacenes de reserva o bibliotecas

corporativas y recuperar datos de diversas fuentes. Al mismo

tiempo, los gerentes y profesionales han asumido muchas tareas

tradicionalmente asignadas a secretarias y asistentes

administrativos, como el escribir en la computadora y contestar el

teléfono. Debido a que las secretarias y asistentes administrativos

reciben menos dictados y procesamiento de texto, ahora tienen

tiempo para colaborar con más miembros del personal ejecutivo.

Por ello, en una serie de organizaciones, las secretarias y

asistentes administrativos trabajan en equipos de forma flexible y

comparten su experiencia.

20

Las comunicaciones en la oficina

La secretaria es el centro de la oficina y como tal debe esmerarse

en tener excelentes con los compañeros de trabajo y con las

personas ajenas a la empresa.

Siempre saludar y despedirse

Ayudar a que las personas en la oficina se

integren y se relacionen para que exista una

armonía laboral

Ser respetuosa, colaboradora y discreta

La preparación y organización de reuniones

La secretaria son quienes asumen con responsabilidad cada

preparación y organización de las reuniones en la entidad, cada

vez más y es importante definir con anticipación cuáles serán las

responsabilidades antes, durante y después de las reuniones para

que las mismas sean realmente productivas.

Identificar los objetivos de la reunión

Distribuir una agenda a los participantes con

antelación a la reunión

Cursar las invitaciones a la reunión por lo menos con

un día de anticipación

Informar a cada participante qué se espera de ellos

Poner un límite al número de invitados y nombrar un

líder por reunión

Establecer un límite de tiempo por cada punto a tratar

Distribuir el material requerido con la mayor

anticipación posible

Informar a los participantes los resultados de la

reunión

http://blog.secretariasenred.com/competencias-secretariales-las-comunicaciones-en-la-oficina/

http://blog.secretariasenred.com/competencias-secretariales-la-preparacion-y-organizacion-de-reuniones/

21

El manejo de tecnología en la oficina

El rol de las comunicaciones, la nueva apertura que ha generado

Internet, informática que conlleva saber a manejar sus

fundamentos básicos que le den paso al manejo de herramientas

que faciliten las comunicaciones y otras operaciones de oficina;

más fácilmente.

Es así que las secretarias y asistentes administrativos utilizan una

variedad de equipos de oficina, como máquinas de fax,

fotocopiadoras, escáneres y sistemas de videoconferencia y

telefonía.

Además, a menudo utilizan las computadoras para realizar tareas

que antes eran manejadas por gerentes y profesionales como ser:

crear hojas de cálculo, componer correspondencia, gestión de

bases de datos y crear presentaciones, informes y documentos

utilizando el software de autoedición y gráficos digitales.

Es importante para ambos actores la gerencia y su secretaria

ejecutiva contar con buenas competencias actitudinales, por

ejemplo la correspondiente al gerente serían: capacidad de

liderazgo, iniciativa y tenacidad; Relaciones Públicas,

Comunicación; Planificación y organización estratégica;

Orientación a resultados; Orientación a la calidad; Conciencia

organizacional; Autoridad; Desarrollo y motivación de personas;

Trabajo en equipo y delegación; Negociación y persuasión;

Asunción de riesgos; Confianza en sí mismo y autocontrol.

http://blog.secretariasenred.com/competencias-secretariales-el-manejo-de-tecnologia-en-la-oficina/

22

Manejo de la Agenda

El buen manejo de agenda es una habilidad muy valorada. Es un

elemento clave en la organización y la productividad de su oficina.

Conocer las preferencias de manejo de agenda del o los

jefes

Dejar en blanco algunos espacios entre las citas

anotadas para que su jefe pueda devolver los llamados y

atender algunos temas urgentes.

Evitar anotar reuniones justo después del almuerzo

Evitar anotar citas los lunes a primer hora y los viernes a

última hora

Calcular los tiempos de viaje cuando las reuniones se

realicen fuera de la oficina

Dejar en blanco algunos horarios por la mañana para que

el jefe se organice

Dejar en blanco los horarios del fin de día para que el jefe

pueda terminar sus asuntos y prepararse para el día

siguiente.

El poder de las secretarias o el control de las llamadas

Las secretarias se encuentran en primera fila en la batalla para

proteger a sus jefes de llamados no deseados en sus empresas.

Todos los días las secretarias y las asistentes atienden un gran

número de llamados no solicitados para sus jefes. Se estima que el

80% de los llamados recibidos deben ser filtrados.

http://blog.secretariasenred.com/competencias-secretariales-manejo-de-agenda/

23

2.5.3 Aplicación de recursos humanos, públicos y protocolo

Tratar con otras personas es parte esencial del trabajo de una

secretaria; no es preciso que alguien nos agrade personalmente

para mantener una buena relación de trabajo.

Las relaciones humanas son términos generales en cuestión de

temperamentos; sin embargo, la necesidad de buscar progreso y

ventajas comunes ha llevado al ser humano a ser sociable por

naturaleza y por razón las exigencias institucionales requieren que

las actitudes de los grupos humanos influyan en su funcionamiento

Confianza en sí misma: Proviene de saber que uno es capaz de

triunfar e infundir seguridad a las demás persona. “Nadie puede dar

lo que no se posee”.

Lealtad: Una secretaria es de confianza por lo tanto debe ser leal al

jefe, a sus compañeros de trabajo y consigo misma. Además, de

que la lealtad es la guía de nuestras relaciones humanas.

Iniciativa: Son las ideas prácticas e ingeniosas que le ayudan a la

secretaria a salir de la rutina.

Discreción: Cualidad esencial de la secretaria que ocupa un cargo

de confianza, debe ver, oír y callar.

Seguridad: Es la base de la eficiencia y de la manera de

desempeñarse en el trabajo.

Responsabilidad: Es realizar el trabajo con eficiencia, prontitud y

cumplir a cabalidad con el asignado.

24

Eficiencia: Es realizar bien el trabajo, poner todo nuestro esfuerzo y

voluntad. Nadie es indispensable y otra persona podría desempeñar

nuestra labor.

Puntualidad: Viene a formar parte de la responsabilidad, de llegar con

atención y olvidarse de las excusas.

Honestidad: No solo significa mentir, engañar o robar, también es la

hipocresía, la calumnia y la envidia, es por esto que la secretaria debe ser

honesta consigo misma.

Cooperación: El éxito laboral de una secretaria depende de la

cooperación, su equipo de trabajo.

Orden: Es un hábito que nos ayudará a desempeñarnos en forma fácil,

eficiente y rápida.

Limpieza: Refleja una parte de nuestra forma de ser, por lo tanto

debemos mantener limpia el área de trabajo y aseado nuestra aspecto

físico.

Pulcritud: La secretaria debe demostrar pulcritud en su persona y en la

calidad de su trabajo.

Saber Escuchar: La secretaria no debe ser egoísta, para demostrar su

buena educación debe saber escuchar a las personas que la rodean.

Honradez: No solo significa no llevarse el material de la empresa, sino

también no tomar demasiados recesos largos. Para que consideren a la

secretaria valiosa y responsable no hagas esto.

Sinceridad: La sinceridad en la secretaria es necesaria para establecer

relaciones interpersonales y vivir en un mundo justo y exento de

hipocresía.

25

Tacto: Es tener prudencia ante las diversas circunstancias o actitudes.

Cortesía: Es la demostración de afecto y respeto hacia las demás

personas. Debemos usar frases que ayuden a ganarse la confianza y

simpatía.

Perseverancia: La secretaria debe estar en constante preparación o

capacitación y alcanzar todas sus metas.

Sociable: La secretaria debe estar dispuesta a compartir y recibir

criterios de las personas. Además, de tratar a la gente con

prudencia y respeto.

Elegante: La secretaria debe demostrar su educación, buen vestir, buen

gusto y delicadeza en todo momento.

Amabilidad: La secretaria debe manifestar su cortesía en el instante de

comunicarse con las personas.

Crítica: La secretaria debe verter criterios constructivos hacia las

diferentes áreas de la empresa o de algún compañero.

Atenta: La secretaria debe estar pendiente de la necesidad del jefe y de

sus clientes.

Prioridad: La secretaria debe priorizar las actividades más

transcendentales que tiene que realizar.

Relaciones Públicas, su conceptualización

Las Relaciones Públicas engloban un conjunto de acciones planificadas

por un individuo o por un grupo de personas con la finalidad de crear y

mejorar las relaciones públicas en general.

26

2.5.4 Manejo del Tiempo

El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda. Para

un alto directivo el tiempo es su recurso más escaso y valioso.

Poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y

en "buena forma" es fundamental el apoyo de una secretaria

intuitiva e inteligente.

Saber de la importancia del “tiempo”: Una buena secretaria, debe

saber que para su jefe, el tiempo es lo más valioso. Debe saber

cómo hacerle ganar tiempo, y para ello nada mejor como: saber

cortar una reunión que se alarga, saber excusar cuando la reunión

hay que retrasarla o posponerla. Saber lo que necesita tu jefe,

anticiparse a sus peticiones.

o Transmitir: Una buena secretaria, debe saber transmitir una

buena imagen de su empresa y de su jefe.

o Evitar trabajo: Una buena secretaria, debe estar al tanto de

todos los movimientos, tomar buena nota de todo, notas o

llamadas recordatorios, debe controlar todos los temas que

se lleven entre manos realizando un seguimiento de ellos,

para que de esta forma, el jefe pueda evadirse de ellos y

ocuparse de nuevos asuntos.

2.5.5 Excelencia en el comportamiento de servicio

Las habilidades personales son básicas para el fomento de una

buena comunicación que debe derivar en una relación cordial con

los clientes. Las habilidades técnicas nos permiten satisfacer las

necesidades de los clientes en relación con los productos, los

procesos, y en general, las exigencias de los clientes en relación

con

27

nuestra empresa y nuestro trabajo. Las habilidades personales

resultan ser la base de una buena "Atención al cliente" y las

técnicas en un buen "Servicio al Cliente". Al final del proceso, al

cliente le interesan los dos, la Atención y el Servicio, y sólo así se

pueden satisfacer sus necesidades, sus expectativas y superar

éstas últimas. Si así lo hacemos, satisfacer, tanto, las necesidades

como las expectativas en un proceso integral, lo que le estamos

entregando al cliente es una Atención y un Servicio con alta

Calidad. Y si superamos las expectativas, satisfaciendo siempre

con calidad las necesidades de los clientes, lo que estamos

brindando es una Atención y un Servicio al Cliente con excelencia.

28

2.6 Hipótesis

En la Junta Provincial de El Oro Cruz Roja de la ciudad de Machala de

la Provincia De El Oro, se percibe una Inadecuada Planificación de

Gestiones Administrativas de la Secretaria el mismo que ocasiona

incumplimiento de las actividades debido a la débil capacitación en

Gestiones Administrativas y Técnicas de Secretariado, escasa

comunicación efectiva; además, se observa un déficit y

organización y administración del tiempo. Todos estos factores

mencionados provocan consecuencias tales como: Escasa

productividad laboral, una débil relación interpersonal e

incumplimiento de normas y reglamentos.

2.6.1 Señalamiento de la Variables de las Hipótesis

VARIABLE INDEPENDIENTE: Planificación de Gestiones

Administrativas

VARIABLE DEPENDIENTE: Desempeño de la Secretaria

UNIDAD DE OBSERVACIÓN: Junta Provincial de El Oro

29

CAPITULO III

METODOLOGIA

3.1 Enfoque Investigativo

Este trabajo de investigación se realiza mediante la utilización de dos

enfoques básicos: el cuantitativo y el cualitativo, el primero se enfoca

en la recolección y análisis de datos y el siguiente en la observación

del grupo de interés y su factibilidad para dar soluciones.

3.2 Modalidad básica de la investigación

Las modalidades utilizadas en este proyecto son bibliográfico-

documentales y de campo, porque su fundamentación se basa en

libros, documentos pdf, páginas de internet, entro otros que brindan

diferentes enfoques del tema que estoy investigando.

En la modalidad de campo se obtendrá del lugar de los hechos, en la

institución el cual el investigador podrá observar y palpar con la

observación real el aporte al desarrollo de la problemática del

presente estudio.

3.3 Nivel o tipo de investigación

Esta investigación tiene los siguientes niveles:

Exploratorio: La investigación de tipo exploratorio se lleva a cabo

con el fin de recabar información e identificar cursos de acción que

debemos implementar para que la investigación cumpla sus objetivos.

Descriptivo: La investigación de tipo descriptivo me asiste a

determinar características y propiedades sobre el objeto de estudio

para poder ejecutar los objetivos de la investigación.

30

Explicativo: Es aquella que tiene relación causal; no solo persigue

describir o acercarse a un problema, sino que intenta encontrar las

causas del mismo, como se detalla en la presente investigación.

Asociación de variables: Este tipo de investigación determina que las

variables estén asociadas, por ende si existen falencias o problemas en

realización de una de ellas esto tendrá consecuencias; por lo tanto, si en

la institución no se lleva a cabo correctamente como se los ha estipulado,

esto provocará una Inadecuada planificación de gestiones administrativas

que influye negativamente en el desempeño laboral de la secretaria de

la “Cruz Roja Ecuatoriana” en la ciudad de Machala.

3.4 Población o muestra

El estudio se realiza en la ciudad de Machala enfocado en la Junta

Provincial de El Oro Cruz Roja Ecuatoriana y aplicaré los instrumentos

de investigación al personal de la entidad que es aproximadamente de

362 personas, fraccionadas de la manera siguiente:

Directivos 15

Secretarias 12

Personal administrativo 23

Usuarios 312

N

Tm = --------------------

1 + (%EA)2 x N

Tm = Tamaño muestral

N = Población o universo

1 = Valor constante

EA = Error admisible

% = Porcentaje (debe reducirse a decimal)

(%EA)2 = Porcentaje de Error Admisible elevado al

cuadrado

31

Entonces:

Obtener la muestra de una población de personal administrativo, y

estudiantes cantidad estimada con un error admisible del 8%.

362

Tm = ----------------------------

1+ (0.05)2 x 362

362

Tm = ---------------------------- Tm = 190.02

1.905

Conclusión: Aplicada la fórmula en este caso la sumatoria del tamaño

muestral es de 190, con error admisible del 8%.

DISTRIBUCIÓN DE LA MUESTRA

m x n

dm = --------------------

N

m = Tamaño muestral

n = universo (personal administrativo, estudiantes)

N = Muestra universo

Distribución muestra personal de Directivos

190 x 15

dm = -------------------- dm = 7.87

362

Distribución muestra Secretarias

190 x 12

dm = -------------------- dm = 6.29

362

32

Distribución muestra personal Administrativo

190 x 23

dm = -------------------- dm = 12.07

362

Distribución muestra Usuarios

190 x 312

dm = -------------------- dm = 163.75

362

CONCLUSIÓN: Aplicadas las fórmulas se obtiene que el tamaño

muestral corresponde a 190 personas a investigar, considerando la

clasificación siguiente:

Directivos 8

Secretarias 6

Personal administrativo 12

Usuarios 164

33

3.5 OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES

Variable Independiente: Planificación de Gestiones Administrativas

CONCEPTUALIZACIÒN CATEGORÍAS INDICADORES ITEMS BÁSICOS TÉCNICAS INSTRUMENTOS

Planificación de Gestiones Administrativas La planificación es el proceso básico del sistema administrativo, la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones Planificación de Gestiones

Planificación Organización Habilidad Trabajo en Equipo

Características

Elaboración de Comunicaciones

Equipos y Programas Servicio al cliente

¿Qué características deben mejorar las secretarias que laboran en la entidad? ¿Existe retrasos en la elaboración de las comunicaciones? ¿ Cómo valora usted la habilidad que tiene la secretaria para el manejo de equipos y programas informáticos? ¿Cuándo usted acude a la Cruz Roja Ecuatoriana a solicitar algún servicio, observa trabajo en equipo? ¿Con qué frecuencia recibe usted

Encuesta

Encuesta

Encuesta Encuesta

Guía de Encuesta

Guía de Encuesta

Guía de Encuesta

Administrativas La planificación es el proceso básico del sistema administrativo, la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones

Capacitación Integración Laboral Desempeño Gestión

Talento Humano Colaboradores Actividades Secretariales Habilidades

capacitación en su área por parte de la empresa? ¿Los directivos de la entidad buscan integración laboral entre sus colaboradores? ¿Qué factores influyen directamente en el desempeño de las actividades secretariales? ¿Qué gestión administrativa realiza con mayor frecuencia?

Entrevista Entrevista Entrevista Entrevista

34

Guía de Entrevista

Guía de Entrevista

Guía de Entrevista

Guía de Entrevista

35

VARIABLE DEPENDIENTE: DESEMPEÑO DE LA SECRETARIA

CONCEPTUALIZACIÓN CATEGORIAS INDICADORES ITEMS BÁSICOS TÉCNICAS INSTRUMENTOS

Las secretarias ejecutivas desempeñan un rol muy relevante en pro-actividad de la colaboración de la manera más eficiente que garantice el éxito de la empresa.

Organización

Control Liderazgo

¿Mantiene comunicación efectiva con el personal de la entidad? ¿Conoce usted los procesos de organización que utiliza la secretaria de la Cruz Roja? ¿Cómo califica usted el rendimiento del personal de la institución? ¿Las secretarias de la entidad cuentan con liderazgo para atender al cliente?

Entrevista

Entrevista Entrevista Entrevista

Guía de Entrevista

Guía de Entrevista

Guía de Entrevista

Guía de Entrevista

36

3.6 Recolección de la información

La presente investigación se enfoca con una recolección de información

mediante la utilización de guías de observación, encuesta y entrevistas

dirigidas al personal de la entidad.

PREGUNTAS BASICAS EXPLICACION

1 ¿Para qué? Para alcanzar los objetivos de

investigación

2 ¿De qué personas u objetos? Cruz Roja Ecuatoriana

3 ¿Sobre qué aspectos? Planificación de Gestiones

administrativas y su Influencia en el

Desempeño Laboral de la Secretaria

de la Junta Provincial De El Oro Cruz

Roja Ecuatoriana

4 ¿Quién? ¿Quiénes? Investigadora

5 ¿Cuándo? Enero 2014

6 ¿Dónde? Cantón: Machala

7 ¿Cuántas veces? 1: Prueba piloto y prueba definitiva

8 ¿Qué técnicas de recolección? Encuestas, entrevistas y guías de

observación

9 ¿Con qué? Instrumentos: cuestionario de

preguntas

10 ¿En qué situación? En horas laborables

Fuente: Investigadora Elaboración Investigadora

37

3.7 Plan de Tabulación

Encuesta dirigida a los usuarios de la Junta Provincial de la Cruz Roja

de la ciudad de Machala

1. ¿Qué características debe mejorar las secretarias que laboran

en la Cruz Roja Ecuatoriana de la Ciudad de Machala?

DENOMINACION

FRECUENCIA

PORCENTAJE

Cordialidad

Su expresión

Manera de Atención

Total

164

100

2. ¿Existe retrasos en la elaboración de las comunicaciones?

DENOMINACION

FRECUENCIA

PORCENTAJE

Con frecuencia

Rara Vez

Nunca

Total

164

100

3.- ¿Cómo valora usted la habilidad que tiene la secretaria para el

manejo de equipos y programas informáticos?

DENOMINACION

FRECUENCIA

PORCENTAJE

Muy Buena

Buena

Regular

Total

164

100

38


servicio, observa trabajo en equipo entre jefes y secretarias?

DENOMINACION

FRECUENCIA

PORCENTAJE

Muy Buena

Buena

Regular

Total

164

100

39

CAPÍTULO IV

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS

Encuesta a Usuarios

1. ¿Qué características deben mejorar las secretarias que laboran en la

entidad?

Tabla No. 1

DESCRIPCION No. PORCENTAJE

Cordialidad 43 26,22

Su expresión 57 34,76

Manera de Atención 64 39,02

TOTAL 164 100,00 Fuente: Encuesta a usuarios Elaboración: La autora

Gráfico No. 1

Fuente: Encuesta a usuarios Elaboración: La autora

Cordialidad ; 26,22

Su expresión; 34,76

Manera de Atención ;

39,02

40

Análisis:

Según las encuestas a los usuarios referente a las características que deben

mejorar las secretarias; el 26,22% se inclinan por cordialidad; mientras

tanto, el 34,76% señalan a la manera de su expresión; y, finalmente el

39,02% citan que las secretarias deben mejorar su manera de atender al

cliente.

41

2. ¿Existe retrasos en la elaboración de las comunicaciones?

Tabla No. 2

DESCRIPCIÓN No. PORCENTAJE

Con frecuencia 49 29,88

Rara Vez 64 39,02

Nunca 51 31,10

TOTAL 164 100,00


Gráfico No. 2


Con frecuencia; 29,88

Rara Vez ; 39,02

Nunca ; 31,10

42

Análisis:

Los resultados muestran que el 29% comentan los usuarios que con

frecuencia existe retraso en la elaboración de comunicaciones; mientras

tanto, el 39,02 señalan que rara vez y nunca el 31,10%.

43

3. ¿Cómo valora usted la habilidad que tiene la secretaria para el buen

Manejo de equipos y programas informáticos?

Tabla No. 3


Muy Buena 24 14,63

Buena 39 23,78

Regular 101 61,59

TOTAL 164 38,41 Fuente: Encuesta a Usuarios Elaboración: La autora

Gráfico No. 3

Fuente: Encuesta a Usuarios Elaboración: La autora

Muy Buena; 14,63

Buena; 23,78

Regular ; 61,59

44

Análisis:

Los resultados muestran que las secretarias tienen habilidad en el manejo

de equipos y programas informáticos de carácter muy bueno el 14,63%; no

obstante, el 23,78% los usuarios lo definen como buena y el 61,59% como

regular.

45


servicio, observa trabajo en equipo entre jefes y secretarias?

Tabla No. 4


Si 39 23,78

No 27 16,46

A VECES 98 59,76

TOTAL 164 100,00 Fuente: Encuesta a usuarios

Elaboración: La autora

Gráfico No. 4

Fuente: Encuesta a usuarios


Si; 23,78

No; 16,46 59,76

46

Análisis:

Los resultados demuestran que el 23,78% señalan que sí existe trabajo en

equipo entre jefes y secretarias; por otro lado, el 16,46% mencionan que

no y el 59,76% a veces observan que existe sinergia entre estos dos

colaboradores de la entidad.

47

Entrevista a Secretarias

1. ¿Con qué frecuencia recibe usted capacitación en su área por parte

de la empresa?

Tabla No. 5


Siempre 1 16,67

Casi Siempre 2 33,33

Rara Vez 3 50,00

TOTAL 6 100,00

Fuente: Entrevista a Secretarias Elaboración: La autora

Gráfico No. 5


Siempre ; 16,67

Casi Siempre; 33,33

Rara Vez ; 50,00

48

Análisis:

Referente a la pregunta las secretarias se manifestaron de la manera

siguiente: siempre lo manifiestan el 16,67% que reciben capacitación;

mientras tanto, el 33,33% casi siempre y el 50% rara vez.

49

2. ¿Los directivos de la entidad buscan integración laboral entre

sus colaboradores?

Tabla No. 6


Siempre 1 16,67

Rara Vez 4 66,67

Nunca 1 16,67

TOTAL 6 100,00


Gráfico No. 6


Siempre; 16,67

Rara Vez; 66,67

Nunca ; 16,67

50

Análisis:

Los resultados muestran que los directivos siempre buscan integración

laboral entre sus colaboradores esto significa porcentualmente el

16,67%; mientras tanto, rara vez lo señalan el 66,67% y nunca el

16,67%.

51

3. ¿Qué factores influyen directamente en el desempeño de las

actividades secretariales?

Tabla No. 7


Contar con suficiente recursos tecnológicos 3 50,00

Comunicación directa directivos 2 33,33

Justa remuneración 1 16,67

TOTAL 6 100,00 Fuente: Entrevista a Secretarias Elaboración: La autora

Gráfico No. 7


Contar con suficiente recursos

tecnológicos; 50,00

Comunicación directa

directivos; 33,33

Justa remuneración ;

16,67

52

Análisis:

Referente a los resultados obtenidos de las entrevistas a secretarias se

concluye que contar con suficientes recursos tecnológicos influye al

desempeño que realice la secretaria esto significa porcentualmente el

50%; por otro lado, el 33,33% se inclina por la comunicación directa de

directivos y justa remuneración lo refleja tan solo una secretaria en sus

respuestas lo que significa el 16, 67%.

53

4. ¿Qué gestión administrativa realiza con mayor frecuencia?

Tabla No. 8


Despachar documentación 2 33,33

Archivar diariamente 3 50,00

Sumillar correspondencia 1 16,67

TOTAL 6 100,00


Gráfico No. 8


Despachar documentación

; 33,33

Archivar diariamente ;

50,00

Sumillar correspondenci

a ; 16,67

54

Análisis:

Referente a la gestión administrativa que realiza la secretaria en la

entidad y que las ejecuta con mayor frecuencia mencionan el 33,33%

que despachan documentación a diario; el 50% mencionan que

archivan y el 16,67% sumillar correspondencia.

55

Entrevista a Directivos

1. ¿Mantiene usted comunicación efectiva con el personal de la

entidad?

Tabla No. 9


Siempre 3 37,50

Rara Vez 4 50,00

Nunca 1 12,50

TOTAL 8 100,00 Fuente: Entrevista a Directivos


Gráfico No. 9

Fuente: Entrevista a Directivos


Siempre ; 37,50

Rara Vez; 50,00

Nunca ; 12,50

56

Análisis:

Los resultados muestran que los directivos siempre mantienen

comunicación efectiva con el personal de la entidad lo que representa el

37,50%; mientras tanto, el 50% rara vez y nunca el 12,50%.

57

2. ¿Conoce usted los procesos de organización que utiliza la

secretaria de la Cruz Roja?

Tabla No. 10


SI 2 25,00

NO 1 12,50

A VECES 5 62,50

TOTAL 8 100,00



Gráfico No. 10



SI; 25,00

NO; 12,50 A VECES; 62,50

58

Análisis:

Con respecto a los procesos de organización los directivos se

mantienen que el 25% si conocen; mientras tanto, el 12,50% que no y

a veces el 62,50% de los directivos conocen este entorno que es de

vital importancia como directivos de la entidad.

59

3. Las secretarias de la entidad cuentan con liderazgo para atender

al cliente?

Tabla No. 11


Siempre 2 25,00

Rara Vez 5 62,50

Nunca 1 12,50

TOTAL 8 100,00



Gráfico No. 11



Siempre ; 25,00

Rara Vez; 62,50

Nunca ; 12,50

60

Análisis:

Los resultados muestran según los directivos de la entidad que siempre

mantienen liderazgo las secretarias lo que equivale al 25% y rara vez lo

citan el 62,50% y nunca lo señala un solo directivo que significa

porcentualmente el 12,50%.

61

4. ¿Cómo califica usted el rendimiento del personal de la institución?

Tabla No. 12


Eficiente 1 12,50

Medianamente Eficiente 5 62,50

No Eficiente 2 25,00

TOTAL 8 100,00



Gráfico No. 12



Siempre; 25,00

Casi siempre; 33,33

Nunca; 41,67

62

Análisis:

Con respecto al rendimiento del personal de la entidad, un directivo

opina que es eficiente lo que equivale al 12,50%; mientras tanto, 5

directivos señalan que es medianamente eficiente el rendimiento laboral

lo que equivale al 62,50%; y, finalmente, el 25% manifiesta que no es

eficiente.

63

Entrevista a Personal Administrativo

1. ¿Considera usted que la ausencia de recursos tecnológicos

permite que la planificación de gestiones administrativas se

presente de manera lenta por parte de las secretarias?

Tabla No. 13


SI 3 25,00

NO 4 33,33

A VECES 5 41,67

TOTAL 12 100,00

Fuente: Entrevista a Personal Administrativo


Gráfico No. 13



SI; 25,00

NO; 33,33

A VECES; 41,67

64

Análisis:

De los 12 colaboradores de la entidad opinan el 25% que sí; es decir,

la ausencia de recursos tecnológicos no permite una excelente

planificación con respecto a las gestiones administrativas; mientras

tanto, el 33% mencionan que no y a veces el 41,67%.

65

2. ¿Las secretarias controlan el tiempo laboral para planificar un día

de trabajo?

Tabla No. 14


Siempre 2 16,67

Rara Vez 6 50,00

Nunca 4 33,33

TOTAL 12 66,67

Gráfico No. 14



Siempre; 16,67

Rara Vez ; 50,00

Nunca; 33,33

66

Análisis:

Los 12 colaboradores de la entidad opinan lo siguiente: el 50% dicen que

rara vez la secretaria controla el tiempo para planificar un día de trabajo; es

decir, la secretaria carece de planificación para controlar su tiempo de

trabajo, mientras tanto, el 33.33% mencionan que nunca y siempre el

16,67%.

67

3. ¿La entidad cuenta con tecnología de punta para que su

personal de secretaría viabilice su trabajo?

Tabla No. 15


Si 3 25,00

No 5 41,67

A veces 4 33,33

TOTAL 12 100,00

Gráfico No. 15



Si; 25,00

No; 41,67

A veces; 33,33

68

Análisis:

Los 12 colaboradores entrevistados de la entidad opinan lo siguiente: el

41.67% dicen que no existe la tecnología suficiente para dar viabilidad al

trabajo; y el 33.33% mencionan que siempre el 25%. Respondieron que sí.

69

4. ¿Reciben las secretarias constante capacitación en diferentes áreas

para mejorar el desenvolvimiento laboral?

Tabla No. 16


Siempre 3 25,00

Casi siempre 4 33,33

Nunca 5 41,67

TOTAL 12 100,00

Gráfico No. 16



Siempre; 25,00

Casi siempre; 33,33

Nunca; 41,67

70

Análisis:

Los 12 colaboradores del personal administrativo entrevistados opinan lo

siguiente: el 41.67% dicen que nunca la secretarias se capacitan en

diferente áreas para mejorar su desenvolvimiento laboral; y el 33.33%

mencionan que casi siempre el 25%. Respondieron que siempre.

CONCLUSIONES

Realizado el trabajo de investigación y por ser parte de la entidad, me

permito emitir las conclusiones siguientes:

En la entidad se observa lentitud en la elaboración de

comunicaciones.

Existe ausencia de capacitación; es decir, la entidad no cuenta

con un programa de adiestramiento que ayude actualizar los

conocimientos de sus colaboradores.

Se observa insuficiente trabajo en equipo entre jefes-secretarias

Los directivos no se involucran en los procesos de organización

El escaso liderazgo que se observa en la entidad por personal de

secretaría permite la no atención oportuna de sus clientes

El rendimiento laboral por parte de secretaría está considerado

de manera medianamente eficiente.

RECOMENDACIONES

Las recomendaciones van orientadas a la eficacia planificación de

gestiones administrativas que la secretaria debe desarrollar en el

desempeño de sus funciones:

Las secretarias deben valerse de recursos de oficina suficientes

para que planifique cada actividad en su debido tiempo.

La entidad a través de su área de Talento Humano, debe contar

con un plan de capacitación anual con el propósito que el

personal innove sus conocimientos, los mismos que van en

beneficio de la institución.

La relación laboral entre Jefes y Secretarias debe ser ejemplo

para quienes se encuentran alrededor y observan detenidamente

el trabajo en equipo; por lo tanto, deben mantener el diálogo

constante y aceptar los errores y asumirlos con responsabilidad y

madurez profesional.

Los directivos deben acudir al Manual de Funciones y conocer su

estructura cuando se deba tomar alguna decisión al respecto, de

esta manera estaría inmerso en cada uno de los procesos

administrativos de la entidad.

Las secretarias deben hacer eco de su profesionalismo,

demostrando su capacidad y reto en cada una de las actividades

encomendadas por el jefe inmediato.

BIBLIOGRAFÍA

KOONTZ, Harold y Weihrich, Heinz. Administración, una perspectiva

Global. Decimosegunda edición 2004

PROYECTO, Del Ministerio de Educación sobre “ Inclusión ,Integración

y Educación Especial de niños, niñas y adolescentes

QUINTERO, Carmen Russo, socióloga, egresada de la Pontificia

Universidad Javeriana de Santa Fé de Bogotá y de Loyola University of

Chicago. Gerente de Proyectos de ODISEA EMPRESARIAL

WEBGRAFIA

www.odiseaempresarial.com

http://www.tiemposmodernos.eu/direccion-empresarial-ret/

http://www.discapacidadesecuador.org

http://www.odiseaempresarial.com/

http://www.tiemposmodernos.eu/direccion-empresarial-ret/

ANEXOS

ANEXO No. 1

CROQUIS DE LA EMPRESA

ANEXO No. 2


CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO COMPUTARIZADO DISEÑO DE TESIS

TEMA: “PLANIFICACIÓN DE GESTIONES ADMINISTRATIVAS Y SU INFLUENCIA EN EL DESEMPEÑO DE LA SECRETARIA DE LA JUNTA PROVINCIAL DE EL ORO “CRUZ ROJA ECUATORIANA”

OBJETIVO: Conocer el criterio de los usuarios referente a la planificación de gestiones administrativas y su influencia en el desempeño de la secretaria de la Junta Provincial de El Oro “Cruz Roja Ecuatoriana”

ENCUESTA DIRIGIDA A: USUARIOS

1. ¿Qué características deben mejorar las secretarias que laboran en la

entidad?

Cordialidad Su expresión Manera de Atención 2. ¿Existe retrasos en la elaboración de las comunicaciones?

Con frecuencia Rara Vez Nunca

3. ¿Cómo valora usted la habilidad que tiene la secretaria para el manejo de equipos y programas informáticos?

Muy Buena

Buena

Regular

4. ¿Cuándo usted acude a la Cruz Roja Ecuatoriana a solicitar algún servicio, observa trabajo en equipo entre jefes y secretarias? SI

NO

A VECES Encuestador:…………………………………………………………………………. Fecha:…………………………… Hora:…………………………….

ANEXO No. 3




OBJETIVO: Conocer el criterio de las secretarias en relación a la planificación de gestiones administrativas y su influencia en el desempeño de la secretaria de la Junta Provincial de El Oro “Cruz Roja Ecuatoriana”

ENTREVISTA DIRIGIDA A: SECRETARIAS

1. ¿Con qué frecuencia recibe usted capacitación en su área por parte de la empresa? Siempre Casi Siempre Rara Vez 2. ¿Los directivos de la entidad buscan integración laboral entre sus colaboradores? Siempre

Rara Vez Nunca 3. ¿Qué factores influyen directamente en el desempeño de las actividades secretariales?

Contar con suficientes recursos tecnológicos Comunicación directa con directivos

Justa remuneración

4. ¿Qué gestión administrativa realiza con mayor frecuencia?

Despachar documentación Archivar diariamente Sumillar correspondencia

Entrevistador: ………………………………………………………………….

Fecha: ……………………………………………..Hora: ……………………..

ANEXO No. 4




OBJETIVO: Conocer el criterio de los directivos en relación a la planificación de gestiones administrativas y su influencia en el desempeño de la secretaria de la Junta Provincial de El Oro “Cruz Roja Ecuatoriana”

ENTREVISTA DIRIGIDA A: DIRECTIVOS

1. ¿Mantiene usted comunicación efectiva con el personal de la entidad? Siempre Rara Vez Nunca 2. ¿Conoce usted los procesos de organización que utiliza la secretaria de la Cruz Roja? Si

No

A veces

3. ¿Las secretarias de la entidad cuentan con liderazgo para atender

al cliente?

Siempre

Rara Vez

Nunca

4. ¿Cómo califica usted el rendimiento del personal de la institución?

Eficiente

Medianamente Eficiente

No Eficiente

Entrevistador: …………………………………………………………………. Fecha:…………………………… Hora:…………………………….

ANEXO No. 5



TEMA. “PLANIFICACIÓN DE GESTIONES ADMINISTRATIVAS Y SU

INFLUENCIA EN EL DESEMPEÑO DE LA SECRETARIA DE LA JUNTA PROVINCIAL DE EL ORO “CRUZ ROJA ECUATORIANA”

OBJETIVO: Conocer el criterio del personal administrativo referente a la planificación de gestiones administrativas y su influencia en el desempeño de la secretaria de la Junta Provincial de El Oro “Cruz Roja Ecuatoriana”

ENCUESTA DIRIGIDA A PERSONAL ADMINISTRATIVO 1. ¿Considera usted que la ausencia de recursos tecnológicos permite que la planificación de gestiones administrativas se presente de manera lenta por parte de las secretarias? Si No A veces 2. ¿Las secretarias controlan el tiempo laboral para planificar un día de trabajo? Siempre Rara Vez Nunca 3. ¿La entidad cuenta con tecnología de punta para que su personal de secretaría viabilice su trabajo? Si No A veces 4. Reciben las secretarias constante capacitación en diferentes áreas para mejorar el desenvolvimiento laboral? Siempre Casi Siempre Nunca Entrevistador: ………………………………………………………… Fecha: ………………………………………. Hora: …………………

GUÍA DE ENTREVISTA DIRIGIDA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LAS

EMPRESAS CONSTRUCTORAS DE LA CIUDAD DE MACHALA

GUIA DE ENCUESTA

UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO COMPUTARIZADO

DISEÑO DE TESIS

TEMA: “LA MULTIFUNCIONALIDAD DE LA SECRETARIA

EJECUTIVA Y SU COMPETENCIA PROFESIONAL EN LAS

EMPRESAS CONSTRUCTORAS DE LA CIUDAD DE MACHALA

2014-2015”

OBJETIVO: Analizar el las actitudes y cualidades de las secretarias

en relación a la Multifuncionalidad de la Secretaria Ejecutiva y su

Competencia Profesional en las Empresas Constructoras de la

ciudad de Machala

ENTREVISTA IRIGIDA A: PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA

INSTITUCIÒN

1. ¿Qué actitudes debe poseer la secretaria para tener iniciativa y

resolver conflictos en la empresa?

Optimismo Perseverancia Madurez Profesional 1. Del siguiente listado ¿Cuál considera usted que la secretaria

debe poseer para aplicar las relaciones humanas en la

competencia profesional?

Honestidad Respeto

Personalidad

3. ¿Cómo valora usted el dinamismo de la secretaria en relación

cliente-empresa?

Prosperidad

Inestabilidad Laboral

Inseguridad Profesional

4. ¿Considera usted que la secretaria debe utilizar instrumentos

automatizados para mejorar sus labores?

Siempre Ocasionalmente De Ningún Modo

Encuestador: ------------------------------------- Fecha:…………………………… Hora:…………………………….

ANEXOS EVIDENCIAS DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

“PLANIFICACIÓN DE GESTIONES ADMINISTRATIVAS Y SU INFLUENCIA

EN EL DESEMPEÑO DE LA SECRETARIA DE LA JUNTA PROVINCIAL DE EL ORO “CRUZ ROJA ECUATORIANA”

Entrevistas a usuarios, directivos, secretarias, personal administrativo

Entrevistas a Usuarios, Directivos

Por: Roxana Mendoza

UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA UNIDAD ACADÉMICA...

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