Universidad Tecnológica de Panamá Calidad Institucional · 2013. 11. 13. · Universidad...

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Instructivo para Elaborar Procedimientos

Introducción: Este instructivo establece las directrices generales a seguir al momento de documentar un procedimiento para cualquiera de las unidades en la Institución.

Paso 1: Para la elaboración de procedimientos, deberán incluirse los siguientes aspectos a fin de asegurar una presentación coherente y compresible de los mismos:

• Título: Definición precisa del objeto del procedimiento. • Redacción: Se deberán usar verbos en presente indicativo, empleando descripciones

claras y precisas del proceso, para eliminar el riesgo de mala interpretación. Es preferible emplear frases cortas que largas. Para la redacción de ejecución de instrucciones, se recomienda emplear el verbo deber (son órdenes las que deben establecerse en un procedimiento y no sugerencias sobre cómo llevar a cabo una tarea).

• Introducción: Descripción breve del contenido del procedimiento. Se esclarece o amplia el título del procedimiento, siempre y cuando se considere necesario.

• Objetivos: Indican el propósito del procedimiento. Deben redactarse con el inicio de verbos en infinitivo y deben sintetizar el porqué, el fin o propósito de la realización de dicho procedimiento.

• Campo de aplicación: En este punto se identifican la (s) unidad (es) o sección (es) de dicha (s) unidad (es) en donde se aplica este procedimiento. Es decir, el nombre de la unidad gestora del procedimiento.

• Defíniciones: Definiciones o conceptos relativos al procedimiento en cuestión, que pueden ser de origen legal, administrativo, financiero, etc. o términos técnicos y/o de aquellos que se desee dejar fuera de cualquier mala interpretación. También se incluyen aquí las abreviaturas.

• Referencias: Documentos que fueron consultados para la elaboración del procedimiento y de aquellos que deben ser considerados durante la aplicación del mismo. Dichos documentos pueden ser documentos legales, manuales de usuario de las aplicaciones, reglamentaciones y leyes relacionadas con el procedimiento, ya sean de tipo ejecutivo (Decretos), legislativo (Leyes), municipal, documentos o normas técnicas (Normas ASTM). En este punto se hace mención a estos documentos en forma de lista.

• Descripción - metodología: Es la explicación en detalle de cada uno de los pasos necesarios para el desarrollo del procedimiento (para los laboratorios debe describir la prueba o ensayo). La descripción es la parte esencial de la documentación, incluye al personal y las unidades involucradas, para llevar a cabo el procedimiento. No siempre es necesario que esta metodología se desarrolle en forma de prosa, en ocasiones pueden utilizarse los diagramas de flujo para expresar la secuencia de los pasos que implica el procedimiento. Se recomienda el uso de ambas para contribuir al mejor entendimiento del procedimiento.

• Equipos y herramientas (procedimientos en laboratorios): Indicación de los equipos, Código

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Instructivo para Elaborar Procedimientos instrumentos y herramientas que se utilizan durante la ejecución de la prueba o ensayo.

• Requisitos de las muestras (procedimientos en laboratorios): Son los requerimientos de los especímenes o muestras a ensayar que exigen las Normas Técnicas.

• Cálculos de los resultados (procedimientos en laboratorios): Especifica las fórmulas matemáticas utilizadas para la obtención, procesamiento y análisis de los datos.

• Seguridad (procedimientos en laboratorios): Se indican aspectos relativos a las medidas de seguridad del personal que realiza la prueba, tales como implementos de protección personal, botas de seguridad, gafas, casco, etc.

• Formatos: Para la mejor compresión del procedimiento, se deberán emplear formatos (en caso de existir) que ilustren actividades del proceso en cuestión. Estos formatos deberán anexarse a los procedimientos, sean estos utilizados durante el proceso de la ejecución del procedimiento (o prueba de laboratorio) o al final del mismo.

• Formatos utilizados (procedimientos en laboratorios): Se refiere a todos los formatos utilizados en el proceso de la realización de la prueba o ensayo. Es decir, aquellos formatos en donde se registran los datos obtenidos de la realización de la prueba.

• Manejo y archivo de procedimientos: Explica la responsabilidad que tienen los colaboradores en el manejo y archivo de los documentos relativos al procedimiento. Por lo que se ha puesto la siguiente Cláusula: "Cada destinatario/área es responsable del correcto manejo y archivo de los procedimientos. Entiéndase por archivo, la acción de mantener los procedimientos en lugares seguros, apropiados y de fácil acceso, para su consulta, revisión o puesta al día".

• Anexos: Incluye todos y cada uno de los formatos que se utilizan en el procedimiento en cuestión, esto se hace con fines metodológicos para comprender mejor el procedimiento. También se recomienda colocar documentos como: diagramas, planos, bosquejos, etc., los cuales sirven como guía y material de soporte de los procedimientos. Adicionalmente, si al manual se introduce copias, originales, etc., de los documentos que son mencionados como referencia, también deben enlistarse como anexo.

• Anexos (procedimientos en laboratorios): Conjuntos de tablas complementarias, instrucciones especiales, diagramas, planos, etc., que sirven como guía y material de soporte de los procedimientos de las pruebas o ensayos.

• Código: Se refiere a la identificación clara y precisa del procedimiento mediante el uso de códigos.

Ejemplo: P C U T P - Y Y Y - X X - Z Z Z Z PCUTP: Estructura Documental de Calidad o SGC - Procedimiento de Calidad de la UTP. YYY: Identificación de Unidad a Documentar o Participante. XX: Número Consecutivo o Sigla Distintiva. ZZZZ: Año de Generación o Actualización.

• Revisiones: Cuando se requiere una modificación o revisión del Manual, al cual pertenece el procedimiento, esta se identificará con la asignación de un número de revisión consecutivo. En el caso de la generación del Manual, la revisión se identificará con el Código

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Instructivo para Elaborar Procedimientos número 01, una vez sea aprobada, de no ser aprobada ni utilizada queda con revisión 00 (Rev. 00). Todo procedimiento deberá ser revisado según se requiera a fin de mantenerlo lo más actualizado.

• Fecha: Fecha de actualización del procedimiento. • Documentado por: Se coloca los nombres de las personas que generan en un inicio el

procedimiento, cargo y la fecha correspondiente de documentación. • Revisado por: Nombres y cargos de las personas con sus fechas de revisión. • Aprobado por: Nombres y cargos de las autoridades de la unidad respectiva y de Calidad

Institucional (CI). • Firmas: Cada una las etapas anteriormente descritas deben ser firmadas por los

responsables.

Paso 2: La información que se describirá en la plantilla debe ser documentada por la persona designada de la unidad y será revisada en conjunto con el Representante de la Calidad y del personal de enlace de Calidad Institucional. (Ver Anexo 1: Plantilla para Elaborar Procedimientos),

Universidad Tecnológica de Panamá UNIDAD

Titulo de) Procedimiento

l . U t r o d a c d r a :

1. O b j M h r t » d t l F r t K c d i m M i

i. C a w p a d t A p B c a a ó a :

4 . Dcfimidoats:

5. R r f o n c U t ;

i . DBcrípcMa-BMmialogu:

7. J k b B q o T A n k i r o d « P n x i d i m M B l n :

Cata dminatarie ' ara t¡ rtípofaaiít dei- corréelo rnm^o y arcPúi» di l»t

proctásmtnso: Emiindan per archivo, ¡a accióK de mamemr í o i procedmiemos r j ¡utarts

seguros, expropiados ydefdcii acceso para su consulUk remsión opuesui ai día".

D o a i a M a « s C ó d i g o Ktaú C ó d i g o « • t e n o r

1

A t t i T i d t d R s p o B i c b U N o B b n F i n u F K k i

Ptrsaoil di a Uod id

p e r i B i t i q d a i a l

R < r i i a d o p e r

J f i i d c U U a d i d

R < r i i a d o p e r A i i t t f a i d t C i ü t i j d Is innExi iaJ R < r i i a d o p e r

CaofdixiKlo<id« Ziiáii L u n m d s i a l

Aprolk ido p o r

D i i « a o n ( ^ DIPLAN Apro lk ido p o r

U n i u s K l Fecki : f Í £ Í l U D o c n a u s t i i l s psr No CgaUdMkl •5S |D5'<!*'2}13 P i d M ¡ d i ! No CgaUdMkl

Plantilla para Elaborar Procedimientos

Código Revisión: Fecha: Página Documentado por Documento No Controlado ICUTP-CI-02-2013 03 10/07/2013 Página 3 de 6 Calidad Institucional

Documento No Controlado



Paso 3: Una vez revisados los procedimientos, la unidad respectiva realizara la impresión, recorrido de firmas y compilación del (los) procedimiento(s) en versión digital e impresa. Los procedimientos deben ser archivados en carpeta digital que incluirá las sub-carpetas identificadas con el nombre o código del procedimiento e incluir también los anexos correspondientes en digital.

Paso 4: Si se está documentando un Manual de Procedimientos entonces debe incluirse también la sección introductoria, carátula y documentos de aprobación. (Ver Anexo 2: Plantilla de Sección de Introducción al Manual de Procedimientos). La Unidad debe crear una copia digital en versión pdf de todos los procedimientos (o Manual de Procedimientos).

Vnn'crsidad Tecnológica de Panamá

M P U T P I T Y ^ Z Z Z

Universidad Tecnológica de Panamá

M a n u a l d e Proced imien to s

M P - l T P - Y ' i T - Z r i I

AlTIKISASn Dt U UXIDAD U U r^nuMal T.<>aU|la <t h n m i

'-l'TT.TYV.;az|—C " I o-

Universidad Tecnológica de Panamá

UMD.AD

MP-CTP-YYV-ZZZZ

I

Unit-enidad Tecnológica de Panami

CMDAD

MP LT7-YVY ZZZZ

A b m i i t a n i :

O t j t d n d t l Xbamal <l< ProccdiminlM

Udicañoae i Nornmrñ'w it ei t t XlaRual

Oit>BÍ(r>nii de b UNIDAD . Ji.

R«<a> H i i r t r i n it la UNIDAD

V i i i M O

Obj^iras J¡ —

DtscripciÓR de Fi indoan

fttfi d d Pencnal y N h d de R a p t u a b i U a d

COLAMUSOt

MapadePreMdimin tn:

T i b b General de Precediraieiitoi v Nh'dn de Sapen-iii6i V i . l f c . c . ü i ^ > l l T d d . W . i . U . I

Plantilla de Sección de Introducción al Manual de Procedimientos (Continúa)




Instructivo para Elaborar Procedimientos Univcnidad Tecnológica de Panami

MP-VTP-V\T-ZZZZ

Tabb Gcflen] dr I M Fonaitu il« I M PrvccdÍDueaCM

F»nu« FimiM ActMl

Tabk it D«ni i>««Mi/AanM

T n m i a i » v Defiaíciran

Universidad Tecnológica de Panamá UNIDAD

MPCTP YYY-ZZZZ

Docamento de .Aprobación

.Nonbn RM>r(>)

UlmWo 4« U C* < C M ^

Umitn4>laCiatkiTClr|>

J OaDAD Colooí » ^

Universidad Tecnológica de Panamá UMDAD ( § )

JJP-VTP Y \ T . I Z Z Z

Documento d t Aprobación

.Aprabado p«r

NambR de h aalañdad mcariada MúMt Aitsridad de k t'MOAD

N'oabn de b a i lor ídad « c a r p d a l'MD.AD

Plantilla de Sección de Introducción al Manual de Procedimientos (Continúa)

Universidad Tecnológica de Panamá UNIDAD m

MP-UTP-\TY-ZZZZ

FCUTF-CI-12-02-2013. Tabla de Revisiones y Modificaciones de Procedimientos, Regbtros y/o Docamentos Varios

Nombre dd DocnueiitD

Código dd Doatamto Deicrí]>dÓB de Modificidós Fedu Modificado por ObsenadoBti

-0-

FCüTP-CI-12-03-2013. Tabla de Dütribudón.

Fedu RfTisado, Modificado <r/ o Soumistrado ¡yor:

Tipo de Docnmoito

Obj«to Unidad Fnndoiurio

Reipomiable

Hmiade Fitndoaario Responsable

Fedu de Rcc<3>dóii de! Docaantto

Sección de Procedimientos e lastructiv'os

I N* I Departaniasto o Secdon I Codificadón I Noaibre dd ProceiBiMiento

Código ReiisioB. Fedu; Fagioa DocimieiitadopQr Docnniento No Controlado MP-U'IP-YYV-HZZ OX í<s:Q^ 2013 Plana" d * ' m-nDÁL

Docnniento No Controlado

Plantilla de Sección de Introducción al Manual de Procedimientos





Paso 5: Finalmente la unidad recolectora y compiladora de la información final generara nota a la autoridad máxima de la unidad contraria (en el caso de CI, la máxima autoridad es DIPLAN o Rectoría), indicando la finalización formal del trabajo realizado en conjunto, remitiendo como adjunto el Manual de Procedimientos desarrollado, ya sea impreso o digital.

Nota: Ambas unidades deben garantizarse de tener una copia de la labor ejecutada y que la publicación y distribución de la misma se lleve a cabo conforme a lo establecido por la Institución.

Manejo y Archivo de Procedimientos: "Cada destinatario / área es responsable del correcto manejo y archivo de los procedimientos. Entiéndase por archivo, la acción de mantener los procedimientos en lugares seguros, apropiados y de fácil acceso para su consulta, revisión o puesta al día ".

Anexos: N" Documento Código actual Código anterior

1 Plantilla para Elaborar Procedimientos FCUTP-CI-IC/02-01-2013 FCUTP-OCI-03-01-2009

2 Plantilla de Sección de Introducción al Manual de Procedimientos

FCUTP-CI-IC/02-02-2013 . — 0 - —

Actividad Responsable Nombre Firma Fecha

Documentado por:

Calidad Institucional Cecibel Torres 18/07/2006

Revisado por:

Asistente de Calidad Institucional

Rouxana Young

20/05/2013

Revisado por: Asistente de Calidad Institucional

María Del Pilar Pinilla

10/07/2013 Revisado por:

Coordinadora de Calidad Institucional

Cecibel Torres 10/07/2013

Aprobado por: Directora de DIPLAN

Delva Batista



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