UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL...
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS CARRERA DE ING. EN FINANZAS Y AUDITORÍA TESIS PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE ING. EN FINANZAS Y AUDITORÍA C.P.A TEMA: CREACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA PARA MEJORAR LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS, FINANCIEROS Y DE CONTROL DE LA EMPRESA DHL EXPRESS MATRIZ DE LA CIUDAD DE QUITO AUTORA: DIANA MARGARITA VELEPUCHA MORALES. DIRECTOR DE TESIS: ING. HAROLD MUÑOZ. QUITO 2012.
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
CARRERA DE ING. EN FINANZAS Y AUDITORÍA
TESIS PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE ING. EN FINANZAS Y
AUDITORÍA C.P.A
TEMA:
CREACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA PARA
MEJORAR LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS, FINANCIEROS
Y DE CONTROL DE LA EMPRESA DHL EXPRESS MATRIZ DE LA CIUDAD
DE QUITO
AUTORA:
DIANA MARGARITA VELEPUCHA MORALES.
DIRECTOR DE TESIS: ING. HAROLD MUÑOZ.
QUITO
2012.
AUTORÍA
Yo Diana Margarita Velepucha Morales, declaro que el trabajo aquí descrito es de mi
autoría; que no ha sido previamente presentado para ningún grado o calificación profesional;
y, que he consultado las referencias bibliográficas que se incluyen en este documento.
La Universidad Tecnológica Equinoccial puede hacer uso de los derechos correspondientes a
este trabajo, según lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y
por la Normativa Institucional vigente.
____________________________________
Diana Margarita Velepucha Morales
AUTORA
CERTIFICACIÓN
Certifico que el presente trabajo que tiene por título “CREACIÓN DE UN
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA PARA MEJORAR LOS
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS, FINANCIEROS Y DE CONTROL
DE LA EMPRESA DHL EXPRESS MATRIZ DE LA CIUDAD DE QUITO”, que,
para aspirar el titulo de Ing. En Finanzas y Auditoría CPA fue desarrollado por Diana
Margarita Velepucha Morales, bajo mi dirección y supervisión, en la Facultad de
Ciencias Económicas y Negocios; y cumple con las condiciones requeridas de Trabajos
de Titulación.
____________________________________
Ing. Harold Muñoz
DIRECTOR DE TESIS
DEDICATORIA
Sé que nada es fácil en el camino de la vida y que además, no todo el mundo tiene la dicha de
alcanzar todas sus metas. Cuando se logra alcanzar una meta con esfuerzo y sacrificio valoras
aun más las cosas, porque sabes lo que cuestan verlas cristalizar.
Hoy me he dado cuenta que valió la pena todas las experiencia, alegrías y tristezas vividas, y
que el esfuerzo y sacrificio que por parte de mis padres y el mío propio he tenido que
afrontar. Por eso quiero dedicar este triunfo con el amor más grande del mundo:
A Dios por bendecirme día a día, y brindarme la oportunidad de vivir este logro.
A mi papi Marino Velepucha por darme su infinito amor que solo él me pudo haber dado,
por haberme aconsejado a lo largo de mi vida para que llegue a ser una gran mujer, por su
esfuerzo en el trabajo para apoyarme incondicionalmente de manera económica y por haber
confiado siempre en tu hijita. GRACIAS PAPITO POR SER LA NIÑA DE TUS OJOS.
A mi mami Eufemia Morales por darme su cariño y amor de madre, por enseñarme que una
mujer puede lograr ser y hacer lo que anhela, por haberme inculcado valores, por sus
constantes oraciones, por sus noches de desvelos y por haberme permitido respirar y ver la
luz del día. GRACIAS MAMITA POR TODO SU SACRIFICIO.
Gracias padres por todo, y aunque lejos están, para mí siempre es como si estuvieran cerca.
Gracias también por dejarme la mejor herencia “EL ESTUDIO” NUNCA LES
DEFRAUDARÉ.
A mis hermanas Milene, Ma. Alexandra y mi hermano Vicente por compartir conmigo
alegrías y tristezas, por siempre aconsejarme, por confiar en mí y por darme la oportunidad
de sentir y vivir el amor de hermanos. HERMANITOS LES QUIERO MUCHO.
A mis bellos sobrinos Minoska, Miguel, Tomasito, Victor Gabriel, Jhon Angel y Juliancito
quienes que tan solo con su mirada, ocurrencias e inocencia me alegran dulcemente el
corazón.
Al amor de mi vida Carlitos Ortiz por nunca abandonarme en momentos difíciles, por
siempre ayudarme a tomar las mejores decisiones, por ser mi apoyo en todo momento, por
ayudarme a ser mejor cada día y por permitirme sentir que con amor todo se puede lograr. EL
AMOR CAMBIÓ NUESTRAS VIDAS.
AGRADECIMIENTO
A dios por iluminarme a lo largo de mis días y por enseñarme que su amor es infinito.
A mis padres Marino y Eufemia por nunca dejarme de apoyar económicamente y ayudarme
en todo lo que necesito.
A mis hermanas Milene, Ma. Alexandra y mi hermano Vicente por darme su apoyo de
distintas maneras.
A mi Carlitos Ortiz por ayudarme con sus conocimientos a desarrollar parte de mi tesis.
GRACIAS AMORCITO POR TU AYUDA.
A la Sra. Magolita Garcés quien con su gran apoyo y cariño me ayudo a conseguir la empresa
donde realice mi tema de tesis. ES UNA PERSONA ADMIRABLE PARA MÍ, LE QUIERO
MUCHO
A mi director de tesis Ing. Harold Muñoz que con su paciencia y experiencia profesional
pudo guiarme de manera correcta para culminar con éxitos la investigación.
Al Gerente Financiero de DHL EXPRESS Ing. Guido Vallejo
A mis amigas Verónica Díaz y Verónica Fernández quienes de una u otra manera me
ayudaron sin compromiso alguno para que pueda desarrollar mi tesis y conseguir mi objetivo.
A los profesores de la Universidad Tecnológica Equinoccial por haberme dado una buena
formación académica durante mi carrera y por compartirme sus conocimientos profesionales.
A mis tíos Dolores y Julio quienes supieron brindarme su ayuda en los momentos que
necesité de ellos.
A mi Charly quien con su cariño y dulzura me acompañó en el proceso de culminación de mi
tesis.
A todas aquellas personas que me ayudaron de diversas formas a lo largo de mi vida para que
llegara a conseguir el anhelo de graduarme.
DIANA VELEPUCHA MORALES
1
ÍNDICE
CAPÍTULO I .................................................................................................................................. 4
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ....................................................................................... 4
Formulación ................................................................................................................................ 4
Justificación ................................................................................................................................. 5
Objetivos ..................................................................................................................................... 6
Objetivo General...................................................................................................................... 6
Objetivos Específicos .............................................................................................................. 6
Idea a defender ............................................................................................................................ 6
Variables de la investigación....................................................................................................... 7
Dependientes ........................................................................................................................... 7
Independientes ......................................................................................................................... 7
Marco referencial ........................................................................................................................ 7
Marco Teórico ......................................................................................................................... 7
Marco Conceptual.................................................................................................................... 9
Metodología de la investigación ............................................................................................... 11
Métodos Teóricos .................................................................................................................. 11
Técnicas de la investigación ...................................................................................................... 13
CAPÍTULO II ............................................................................................................................... 14
MARCO TEÓRICO...................................................................................................................... 14
Bases Teóricas ........................................................................................................................... 14
Auditoría ................................................................................................................................ 14
Tipos de Auditorías. .............................................................................................................. 15
Auditoría Interna.................................................................................................................... 16
Evolución de la Auditoría Interna ......................................................................................... 16
Características de la Auditoría Interna .................................................................................. 19
Objetivos de la Auditoría Interna .......................................................................................... 19
Funciones de la Auditoría Interna ......................................................................................... 19
Ventajas de la Auditoría Interna ............................................................................................ 20
2
Beneficios de la Auditoría Interna ......................................................................................... 21
Alcance de la Auditoría Interna ............................................................................................. 22
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGA) ..................................................... 22
Control Interno .......................................................................................................................... 25
Tipos de Control Interno........................................................................................................ 27
Evolución del Control Interno ............................................................................................... 30
Objetivos del Control Interno ................................................................................................ 32
Características del Control Interno ........................................................................................ 33
Alcance del Control Interno .................................................................................................. 34
Ventajas del Control Interno.................................................................................................. 35
Beneficios del Control Interno .............................................................................................. 35
Reseña Histórica de la Empresa ................................................................................................ 35
Historia de la Empresa DHL EXPRESS ............................................................................... 35
Misión de la Empresa DHL EXPRESS ................................................................................. 36
Visión de la Empresa DHL EXPRESS.................................................................................. 37
Objetivo General de la Empresa DHL EXPRESS................................................................. 37
CAPÍTULO III .............................................................................................................................. 37
ESTUDIO SITUACIONAL ...................................................................................................... 37
Tipo de investigación............................................................................................................. 37
Población y muestra............................................................................................................... 38
Métodos de aplicación para la realización de estudios .......................................................... 38
Técnicas de aplicación para la realización de estudios .......................................................... 38
Identificación de los aspectos más importantes de la Empresa a ser analizados. .................. 39
Aplicación de las encuestas, entrevistas y cuestionarios. ...................................................... 39
Análisis de los resultados obtenidos. ..................................................................................... 40
CAPÍTULO IV.............................................................................................................................. 53
CREACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA PARA MEJORAR
LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS, FINANCIEROS Y DE CONTROL DE LA
EMPRESA DHL EXRESS MATRIZ DE LA CIUDAD DE QUITO. ......................................... 53
Parámetros a tomar en cuenta para la creación del departamento de auditoría. ........................ 53
................................................................................................................................................... 60
3
Funciones y Responsabilidades del Área de Auditoría Interna. ................................................ 61
Auditor ................................................................................................................................... 61
Asistente de auditoría ............................................................................................................ 62
Auxiliar de auditoría .............................................................................................................. 64
Flujograma del Departamento de Auditoría. ............................................................................. 66
Descripción de los procedimientos para llevar a cabo una Auditoría Interna en la Empresa. .. 70
Planificación del trabajo para la implementación del Departamento de Auditoría. .............. 70
Ejecución del trabajo para la implementación del Departamento de Auditoría. ................... 75
Emisión del Informe a ser aplicado en el Departamento de Auditoría. ................................. 78
Tipo de Informes. ...................................................................................................................... 80
Formato de Informes. ............................................................................................................ 80
Uso de los Papeles de Trabajo................................................................................................... 84
Marcas e índices de los Papeles de Trabajo. ......................................................................... 91
Diseño de los Cuestionarios a ser implementados en el Departamento de Auditoría. .............. 94
Diseño de los Programas de Control Interno. ......................................................................... 115
Elaboración de Normativa y Políticas del Departamento de Auditoria. ................................. 118
CAPÍTULO V ............................................................................................................................. 123
CONCLUSIONES .................................................................................................................. 123
RECOMENDACIONES ......................................................................................................... 125
BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................................... 127
4
CAPÍTULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Todas las empresas requieren de herramientas para ejercer control que les permitan evaluar la
eficiencia de sus operaciones a través de auditorías internas, ya que esta ayuda a detectar en
qué medida los controles internos son adecuados y oportunos.
Hay que recalcar que la unidad de auditoría constituye para cualquier empresa un
instrumento de importancia, que promueve a corregir operaciones de los procedimientos, así
como también le suministra a la gerencia recomendaciones para aumentar y/o mejorar los
mecanismos de control.
Muchas empresas no realizan permanentemente auditorías internas, por lo que trae como
consecuencia no poder detectar en forma oportuna los errores, faltas, estafas e irregularidades
que puedan estar existiendo dentro de la organización.
DHL EXPRESS en la actualidad, no cuenta con un departamento de auditoría interna, que le
permita examinar permanentemente si los procedimientos, leyes, normas y políticas
establecidas por la empresa se estén llevando a cabo de la manera más adecuada, además que
le ayuden a la gerencia a evaluar la estructura del control y garantizar la protección de todos
sus activos.
Dicha situación puede ocasionar a futuro problemas en la aplicación de los procedimientos
de control dentro de la empresa, así como el mal manejo de los recursos. Es por esto que el
departamento de auditoría interna está orientado a optimizar las fallas que puedan estar
existiendo, llegando a ser este un mecanismo eficiente y efectivo para la gerencia.
Por lo tanto se hizo necesario llevar a cabo esta investigación que permitirá la creación de un
departamento de auditoría para la Empresa DHL EXPRESS.
Formulación
DHL EXPRESS al no contar con un departamento de auditoría interna no le permitirá velar
por la correcta administración, uso y control de los recursos humanos, materiales y
5
financieros y así mismo evaluar objetivamente los eventos de carácter económico,
administrativo y otros, que llevaría a determinar las falencias dentro de la empresa para que
de esta manera la gerencia tome las medidas correctivas pertinentes.
Luego de analizar lo expuesto se ha visto necesario formular las siguientes preguntas:
¿Cómo actualmente DHL Express realiza sus controles administrativos y financieros?
¿La Auditoría Interna funcionara como una actividad concebida para agregar valor y
mejorar la eficiencia y eficacia de los procedimientos administrativos de la empresa?
¿El control interno aportara como sistema disciplinado para evaluar si el cumplimiento de
las leyes, normas y políticas establecidas se están llevando a cabo?
¿La investigación logrará el cumplimiento en su totalidad de los objetivos y metas tal
como estaba planificado?
¿Cuáles serán las ventajas que tendrá la Empresa al implementar el departamento de
Auditoría Interna?
Justificación
El estudio y aplicación de la auditoría es de mucha importancia ya que es un medio de
control que la gerencia utiliza para la evaluación de los resultados obtenidos, así como para
verificar si los planes y las operaciones están funcionando de acuerdo a la manera en que la
administración lo planificó, además aporta como un elemento substancial para mejorar los
procesos de controles internos en toda empresa.
Por lo tanto la empresa DHL EXPRESS, requiere de un departamento de auditoría que
funcione permanentemente y que le garantice a la gerencia que los procedimientos de
control interno se están llevando de acuerdo a leyes, normas y políticas establecidas por la
misma.
6
Esta investigación permitirá detectar cuales son las fallas y debilidades del control de la
empresa para así proponer las correctas alternativas de reducción de problemas detectados
logrando con ello que los procedimientos que cumplan cada una de las áreas sean lo más
confiable posible.
Objetivos
Objetivo General
Crear un departamento de Auditoría Interna para mejorar los procedimientos financieros y
de control a fin que le garantice a la gerencia detectar desviaciones dentro de la Empresa.
Objetivos Específicos
Diagnosticar los controles existentes que son utilizados para precautelar los recursos de la
Empresa DHL.
Describir procedimientos de control para llevar a cabo auditorías internas en la Empresa.
Establecer normas específicas que permitan fortalecer el control interno.
Analizar falencias que puedan existir en el proceso de la auditoria para dar una oportuna
recomendación mediante informes a la gerencia.
Demostrar si el departamento disminuye el riesgo financiero y mejora las políticas y
estrategias de la Empresa.
Implementar el departamento de auditoría interna para verificar si las normas y
procedimientos establecidos dentro de la Empresa se están llevando a cabo de manera
correcta en su totalidad.
Idea a defender
La implantación del Departamento de Auditoría Interna permitirá a DHL Express determinar
si la Empresa está operando eficientemente mediante evaluaciones de los procesos y análisis
de índices financieros.
7
Variables de la investigación
Dependientes
Entorno del Ambiente Institucional en el que se desenvuelve DHL
Gastos Operacionales y Administrativos internos.
Observación del cumplimiento y aceptación de Normas
Análisis de los Índices Financieros
Eficiencia y Eficacia de los procedimientos de la Empresa
Independientes
Aspectos económicos y medidas Gubernamentales del Gobierno
Constante competencia e innovación de otras Empresas
Disposiciones legales establecidas por el Gobierno
Cambio en las Normas Ecuatorianas e Internacionales.
Factores que influyan en la demanda actual del servicio.
Marco referencial
Marco Teórico
La organización es una unidad social coordinada, consciente compuesta por dos personas o
más, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas
comunes.
La estructura de la Organización es eficaz si le permite al personal contribuir a los objetivos
de la Empresa. Una organización es eficiente si está estructurada para ayudar al logro de los
objetivos de la Empresa con un mínimo de consecuencias o costos no deseados.1
Podemos decir entonces que el rol de toda organización es la de crear, diseñar y mantener un
ambiente en el que las personas que trabajen individualmente o en grupo, alcancen con
eficiencia metas seleccionadas.
1 VELERIRO, ”Comportamiento Organizacional” , Argentina :editorial El cid Editor | apuntes, Pag 7,8 Año 2009
8
El Control Interno, entendido como un sistema, hoy día es una necesidad sentida en el
proceso de mejoramiento continuo de cualquier entidad, contribuye a garantizar el
cumplimiento de las actividades internas de la organización y la fortalece para el desarrollo
de su objeto social. Igualmente, se constituye un elemento esencial en el proceso
administrativo, articula todo el sistema para que se cumplan a satisfacción los objetivos del
Plan de Gestión y se logre la visión trazada para un periodo determinado.2
Podemos decir que un buen sistema de control interno incluye métodos y medidas de
coordinación ensambladas de forma tal que funcionen coordinadamente con fluidez,
seguridad y responsabilidad, que además de garantizar el cumplimiento de los objetivos
permita preservar con la máxima seguridad, el control de los recursos, las operaciones, las
políticas administrativas, las normativas económicas, la confiabilidad, la exactitud de las
operaciones anotadas en los documentos primarios y registradas por la contabilidad. En fin,
debe coadyuvar a proteger los recursos contra el fraude, el desperdicio y el uso inadecuado.3
Por lo mencionado anteriormente la aplicación de sistemas de control en todos sus aspectos es de gran
importancia. Para obtener resultados de eficiencia, eficacia y economía en la gestión empresarial no
se puede ignorar la planeación y la aplicación de un Sistema de Control Interno con los
requerimientos necesarios para el logro de dichos objetivos.
La Auditoría Interna es una actividad independiente que tiene lugar dentro de la empresa y
que está encaminada a la revisión de operaciones contables y de otra naturaleza, con la
finalidad de prestar servicio a la dirección.
La auditoría interna se ha ocupado en el conjunto de medidas, políticas y procedimientos
establecidos en las empresas para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude,
2 MONTILLA, G. Omar. J.: ESTUDIOS GERENCIALES , México, Revista ICESI ., edición 104, vol. 23, Pg. 49- 55 Año
2007
3 AMAT, A. Erizbel E., LARA, Z. María L., GARCÍA, O. Maydelin., CURBELO, T. Irenio., VALDÉZ, M. Lázara.,
HERNÁNDEZ, A. Yanelis. CONTABILIDAD Y FINANZAS, El Control Interno en la economía empresarial, Cuba, Revista Gestiopolis, Pg. 3Año 2009
9
incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la información económico-
financiera. Se ha centrado en el terreno administrativo, contable y financiero.4
Es por ello, que la necesidad de la auditoría interna se pone en manifiesto en una empresa a
medida que esta aumenta en volumen, extensión geográfica y complejidad y hace posible el
control directo de las operaciones por parte de la dirección.
El proceso final de la auditoria concluye con la emisión y presentación de un informe
dirigido a la gerencia, en el que el auditor da a conocer su opinión sobre la situación de la
empresa, este proceso solo es posible llevarlo a cabo a través de un elemento llamado
evidencia de auditoría, ya que el auditor hace su trabajo posterior a las operaciones de la
empresa.5
Marco Conceptual
Auditoría Interna
Es un proceso sistemático, practicado por los auditores de conformidad con normas y
procedimientos técnicos establecidos, consistente en obtener y evaluar objetivamente las
evidencias sobre las afirmaciones contenidas en los actos jurídicos o eventos de carácter
técnico, económico, administrativo y otros, con el fin de determinar el grado de
correspondencia entre esas afirmaciones, las disposiciones legales vigentes y los criterios
establecidos.6
Control Interno
Es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar
desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones
sin autorización.7
4 LEFCOVICH, MAURICIO LEÓN “AUDITORIA INTERNA: UN ENFOQUE SISTÉMICO Y DE MEJORA CONTINUA”,
Argentina: El Cid Editor | apuntes, Pag 7, Año 2009
5 MARIN CALV, HUGO ARMANDO “Auditoría financiera”, Argentina, El Cid Editor | apuntes, Pag 6 , Año 2009
6 http://www.gestiopolis.com/canales7/fin/la-auditora-y-el-control-interno.htm 7 http://canalete-cordoba.gov.co/apc-aa-files/32386466373561396431613564386138/Documento1.pdf
10
Normas
Es la ley o regla que se establece para ser cumplida por un sujeto en un espacio y lugar
específico.8
Reglamentos
Disposición normativa escrita de carácter general dictada por la Administración y con rango
inferior a la ley.9
Política Empresarial
Es una de las vías para hacer operativa la estrategia y proporciona la orientación precisa para
que los ejecutivos y mandos intermedios elaboren planes concretos de acción que permitan
alcanzar los objetivos. 10
Procedimientos Administrativos
Son las secuencias de operaciones de oficina ejecutadas generalmente con la participación de
varias personas en una o más oficinas, establecidas para asegurar el manejo uniforme de
transacciones repetitivas.11
Responsabilidad
Es un valor que está en la conciencia de la persona, que le permite reflexionar, administrar,
orientar y valorar las consecuencias de sus actos, siempre en el plano de lo moral.12
Cumplimiento
Es hacer aquello que se prometió o convino con alguien previamente que se haría en un
determinado tiempo y forma, es decir, la realización de un deber o de una obligación.13
Evaluación
Es el proceso dinámico a través del cual, e indistintamente, una empresa, organización o
institución académica puede conocer sus propios rendimientos, especialmente sus logros y 8 http://www.definicionabc.com/derecho/norma.php 9 http://www.mailxmail.com/curso-reglamento-diposiciones-generales-derecho-espanol/reglamento-concepto 10 http://www.slideshare.net/lunatik2010/politica-empresarial-programas-y-presupuestos 11
http://www.buenastareas.com/ensayos/Procedimientos-Administrativos/101538.html 12 http://es.wikipedia.org/wiki/Responsabilidad 13 http://www.definicionabc.com/general/cumplimiento.php
11
flaquezas y así reorientar propuestas o bien focalizarse en aquellos resultados positivos para
hacerlos aún más rendidores.14
Seguimiento
Es la recopilación y el análisis de información que se recopila a medida que se avanza en la
implementación de un proyecto. Su objetivo es mejorar la eficacia y efectividad del proyecto.
Se basa en las metas establecidas y actividades planificadas para las distintas fases del trabajo
de planificación.15
Mercadería
Es todo objeto que se vende o se compra y que es en alguna forma objeto de comercio. 16
Metodología de la investigación
Para la presente investigación se ha considerado utilizar los siguientes métodos de
investigación:
Métodos Teóricos
Histórica
Trata de la experiencia pasada; se aplica no solo a la historia sino también a las ciencias de la
naturaleza, al derecho, la medicina o cualquier otra disciplina científica
En la actualidad, la investigación histórica se presenta como una búsqueda critica de la
verdad que sustenta los acontecimientos del pasado.17
En el proceso investigativo se tomará información de periodos anteriores de la Empresa para
el análisis de los procesos financieros, administrativos y de control.
14 http://www.definicionabc.com/general/evaluacion.php 15http://www.munitel.cl/eventos/sistema_de_formacion_capacitacion_municipal/html/documentos/2010/taller_tecnico_sobre_implementacion_de_la_subvencion_educacional_preferencial_la_serena/seguimiento_y_evaluacion.pdf 16
http://www.buenastareas.com/ensayos/Mercaderia/2194338.html 17 Tamayo y Tamayo, Mario “EL PROCESO DE LA INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA “. México: Editorial Limusa, S.A de C.V, Cuarta Reimpresión de la Tercera Edición, Pag 52, Año 1996
12
Descriptiva
Comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual,
composición o procesos de los fenómenos. El enfoque se hace sobre conclusiones
dominantes, o sobre una persona, grupo o cosa, se conduce o funciona en el presente.
La investigación descriptiva trabaja sobre realidades de hecho, y su característica
fundamental es la de prestarnos una interpretación correcta.18
Para el efecto de esta investigación se analizará y verificará la verdadera situación actual de
la Empresa DHL Express.
Método analítico.
Proceso de conocimiento que se inicia por la identificación de cada una de las partes que
caracterizan una realidad. De esa manera se establece la relación causa-efecto entre los
elementos que componen el objeto de investigación.19
En la investigación se utilizará este método en la revisión de literatura, archivos, y en la
revisión de los diferentes instrumentos utilizados para recoger datos.
Método deductivo
Proceso de conocimiento que se inicia por la observación de fenómenos generales con el
propósito de señalar las verdades particulares contenidas explícitamente en la situación
general.20
Se utilizará este método en la búsqueda de la mejor alternativa de solución (si existieren
problemas) en el conocimiento teórico el cual será asimilado, adaptado y transferido al
problema.
18 Tamayo y Tamayo, Mario “EL PROCESO DE LA INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA “ México: Editorial Limusa, S.A de C.V, Cuarta Reimpresión de la Tercera Edición, Pag 52, Año 1996 19 Méndez Álvarez, Carlos Eduardo “ METODOLOGÍA Diseño y desarrollo del proceso de investigación” Colombia: McGraw-Hill Interamericana, Tercera Edición, Pag 141, Año 2001 20 Méndez Álvarez, Carlos Eduardo “ METODOLOGÍA Diseño y desarrollo del proceso de investigación” Colombia: McGraw-Hill Interamericana, Tercera Edición, Pag 141, Año 2001
13
Método de síntesis.
Proceso de conocimiento que procede de lo simple a lo complejo, de la causa a los efectos,
de la parte del todo, de los principios a las consecuencias.21
Este método será utilizado en la investigación para la tabulación de la información y para la
elaboración del documento final.
Técnicas de la investigación
Para la presente investigación se ha considerado utilizar las siguientes técnicas de
investigación:
Observación
Observación directa: es aquella en la cual el investigador puede observar y recoger datos
mediante su propia observación.22
Para el efecto de la investigación se utilizara esta técnica durante todo el proceso
investigativo.
Investigación Documental
El objetivo de la investigación documental es elaborar un marco teórico conceptual para
formar un cuerpo de ideas sobre el objeto de estudio.
Con el propósito de elegir los instrumentos para la recopilación de información es
conveniente referirse a las fuentes de información.
Estas fuentes son los documentos que registran o corroboran el conocimiento inmediato de la
investigación, incluyen: libros, revistas, informes técnicos y tesis.23
21 Méndez Álvarez, Carlos Eduardo “ METODOLOGÍA Diseño y desarrollo del proceso de investigación” Colombia: McGraw-Hill Interamericana, Tercera Edición, Pag 142, Año 2001 22 Tamayo y Tamayo, Mario “EL PROCESO DE LA INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA “. México: Editorial Limusa, S.A de C.V, Cuarta Reimpresión de la Tercera Edición, Pag 122, Año 1996
14
Mediante esta técnica se procederá a hacer la revisión de toda la literatura existente con
relación al tema: Control y Auditoría Interna.
Entrevistas
Al igual que la observación, es de uso bastante común en la investigación, ya que la
investigación de campo buena parte de los datos obtenidos se logran por entrevistas.
Podemos decir que la entrevista es la relación directa establecida entre el investigador y su
objeto de estudio a través de individuos o grupos con el fin de obtener testimonios orales.24
En el proceso investigativo se realizarán entrevistas de control dirigidos a todos los
departamentos existentes dentro de la Empresa DHL Express.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
Bases Teóricas
Auditoría
Es el examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su exactitud, así como la
veracidad de los estados o situaciones que dichas anotaciones producen.25
Evalúa de manera objetiva, las evidencias relacionadas con informes sobre actividades
económicas y otras situaciones que tienen una relación directa con las actividades que se
desarrollan en una entidad pública o privada. El fin del proceso consiste en determinar el
grado de precisión del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así
como determinar si dichos informes se han elaborado observando principios establecidos
para el caso. 26
23 http://www.aibarra.org/investig/tema0.htm 24 Tamayo y Tamayo, Mario “EL PROCESO DE LA INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA “. México: Editorial Limusa, S.A de C.V, Cuarta Reimpresión de la Tercera Edición, Pag 123, Año 1996 25http://www.mundocursos.com/frame.cfm?url_frame=http://www.ilustrados.com/publicaciones/EpyFAkkuyyEaInbsgp.php&id_curso=33011070040565575665564870704570&id_centro=35596070040551554868665657484551&[email protected]&Nombre=Diana%20Velepucha&titulo=Auditor%EDa&id_busqueda=646586 26 http://www.gestiopolis.com/canales5/fin/defigaud.htm
15
Por su parte Arens, Randal, Mark S. en su libro “Auditoria. Un Enfoque Integral” definen a
la Auditoria como: La acumulación y evaluación de la evidencia basada en información para
determinar y reportar sobre el grado de correspondencia entre la información y los criterios
establecidos. La auditoria debe realizarla una persona independiente y competente. 27
Tipos de Auditorías.
Según Arens, Randal, Mark S. en su libro “Auditoria. Un Enfoque Integral” definen tres
tipos de Auditorías:
1. Auditoría Operacional
2. Auditoría de Cumplimiento
3. Auditoría de Estados Financieros
Auditoría Operacional: Evalúa la eficiencia y eficacia de cualquier parte de los
procedimientos y métodos de operación de de una organización. Cuando se completa una
auditoría operacional, por lo general, la administración espera recomendaciones para mejorar
sus operaciones.
Auditoría de Cumplimiento: Se realiza para evaluar si la entidad auditada aplica
correctamente los procedimientos, reglas o reglamentos específicos que una autoridad
superior ha establecido.
Auditoría de Estados Financieros: Se lleva a cabo para determinar si los estados
financieros en general (la información que se está verificando) han sido elaborados de
acuerdo con el criterio establecido. Por lo general los criterios son los principios de
contabilidad generalmente aceptados. 28
27 Arens, Alvin A.; Randal J. Elder; Mark S. Beasley “Auditoria. Un Enfoque Integral”, México: Pearson Educación,
Decimoprimera edición, Pag 4, Año 2007
28 Arens, Alvin A.; Randal J. Elder; Mark S. Beasley “Auditoria. Un Enfoque Integral”, México: Pearson Educación, Decimoprimera edición, Pag 14-15, Año 2007
16
Auditoría Interna
La Auditoría Interna debe funcionar como una actividad concebida para agregar valor y
mejorar las operaciones de una organización, así como contribuir al cumplimiento de sus
objetivos y metas; aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la
eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección.
Tiene por objetivo fundamental examinar y evaluar la adecuada y eficaz aplicación de los
sistemas de control interno, velando por la preservación de la integridad del patrimonio de
una entidad, proponiendo a la dirección las acciones correctivas pertinentes. 29
Por su parte Arens, Alvin A.; Randal J. Elder; Mark S. Beasley en su libro “Auditoria. Un
Enfoque Integral” define a la auditoría como: Una actividad objetiva, de certidumbre y
consultoría diseñada para agregar valor y mejorar los servicios de la organización. Le ayuda
a una organización a lograr sus objetivos aportando un enfoque sistemático, disciplinado para
evaluar y mejorar la eficacia de la administración de riesgos, el control y los procesos del
ejercicio del poder.30
Podemos recalcar que un departamento de auditoría interna representará una unidad o
dependencia dentro de una organización, y tiene la función de evaluar independiente y
permanentemente si el sistema de control interno está operando de manera efectiva. Su
principal objetivo es asesorar a la gerencia para sugerir nuevos controles y fortalecer los
controles internos existentes, promoviendo así la eficiencia de los procedimientos existentes.
Evolución de la Auditoría Interna
29
http://www.gestiopolis.com/canales7/fin/la-auditora-y-el-control-interno.htm 30 Arens, Alvin A.; Randal J. Elder; Mark S. Beasley “Auditoria. Un Enfoque Integral”, México: Pearson Educación, Decimoprimera edición, Pag 4, Año 2007
17
Según Whittington, O. Ray; Pany, Kurt en su libro “Principios de Auditoría” la auditoría
interna ha evolucionado para satisfacer las necesidades de organizaciones de negocios,
gubernamentales no lucrativas. Originalmente una demanda de auditoría interna se suscitaba
cuando la administración de las corporaciones antiguas grandes reconocía que las auditorias
anuales de los estados financieros que efectuaban los contadores públicos certificados no
eran suficientes. Existía la necesidad de una participación oportuna de los empleados más
allá de la de los contadores públicos certificados con el objeto de asegurar la formulación de
los estados financieros exactos y oportunos así como de prevenir los fraudes. Estos auditores
internos originales centraban sus esfuerzos en asuntos financieros y contables.
Posteriormente, el papel de los auditores internos se expandió como resultado de las
demandas de las bolsas de valores y de la Securities and Exchange Commission
concernientes a una mayor responsabilidad administrativa respecto a la confiabilidad de los
estados financieros que se publicaban. Estas demandas redundaron en la expansión de las
responsabilidades del auditor interno, incluso un análisis más detallado del control interno,
así como la realización de pruebas sobre la información provisional de contabilidad y de otro
tipo que no se consideraba en las auditorias anuales que efectuaban los contadores públicos
certificados.
Poco a poco, la función de los auditores internos fue creciendo hasta abarcar políticas y
procedimientos operacionales generales. Las compañías de la industria militar fueron de las
primeras que demandaron servicios de este tipo. Estas compañías reconocieron la necesidad
de contar con informes confiables relativos a las operaciones que eran utilizadas de manera
extensiva por la administración para tomar decisiones. Con frecuencia, los informes no se
expresaban en dólares, sino en términos de factores operativos, como por ejemplo las
cantidades de partes que escaseaban, la adhesión a los programas y la calidad del producto.
El trabajo que realizaban los auditores centrado en asegurar la confiabilidad de estos
informes, se aprovechaba más que los esfuerzos adicionales de auditoría que se dedicaban a
los asuntos contables y financieros.
18
A medida que las organizaciones se fueron haciendo más grandes y complejas, se
encontraron con problemas operacionales adicionales que las condujeron a hallar soluciones
por medio de la auditoría interna. La función de los auditores internos consiste en determinar
si las unidades operativas de las organizaciones seguían las políticas financieras y contables
autorizadas, muy pronto se extendió a incluir la determinación de si seguían todas las
políticas operativas de la organización, y si las políticas establecidas ofrecían un control
solido y eficaz sobre todas las operaciones. La extensión de la auditoría interna hacia esas
actividades operacionales requirió de auditores internos con conocimientos especializados en
otras disciplinas como la economía, el derecho, las finanzas, la estadística, el procesamiento
por computadora, la ingeniería y la especialización.
Numerosos sucesos recientes en alguna medida han sido importantes para la evolución de la
profesión de la auditoría interna. El primero fue la promulgación de la Foreign Corrupt
Practices Act de 1997. Las provisiones contables de esa ley exigen que las compañías
públicas establezcan y mantengan un control eficaz sobre la contabilidad interna. Para
asegurar el cumplimiento de estas provisiones, muchas compañías establecieron o
aumentaron el tamaño de sus departamentos de auditoría interna.
Otro suceso que afecto a la profesión de la auditoría interna fue la promulgación en 1987 del
Report of the National Commisssion on Fraudulent Financial Reporting. Este informe
contiene los hallazgos y recomendaciones de la comisión acerca de la prevención de la
elaboración de los informes financieros fraudulentos por parte de las compañías públicas.
Entre sus recomendaciones se incluía la sugerencia de que las compañías públicas
establecieran una función de auditoría interna dotada de personal calificado y totalmente
respaldada por la administración superior. La comisión recomendó asimismo, que las
compañías ayudaran a asegurar la objetividad de la función de la auditoría interna
posicionándola de manera conveniente dentro de la organización, manteniendo un director de
la función de auditoría interna con la jerarquía pertinente, y establecer relaciones de
formulación de informes eficaces entre el director de auditoría interna y el comité de
auditoría del consejo de administración.31
31 Whittington, O. Ray; Pany, Kurt “Principios de Auditoría” México: McGraw-Hill, Pag 693-694, Año 2006
19
En la auditoría interna, el alcance actual expresa que “el alcance de auditoría interna
comprende el examen y evaluación del sistema del control interno de la organización”,
resumiéndose en la declaración sobre las responsabilidades asignadas, calidad y desempeño
de la auditoria, y verificar así si es adecuado y efectivo.
Características de la Auditoría Interna
Según Cepeda, Gustavo en su libro “Auditoría y Control Interno” son:
Es una función inscrita en la estructura de organización.
Analiza la veracidad de la información que se reporta a la gerencia.
Informa sobre el cumplimiento y mantenimiento de la eficacia, eficiencia y economía
en los sistemas y procedimientos dentro de la organización.32
Objetivos de la Auditoría Interna
Según Cepeda, Gustavo en su libro “Auditoría y Control Interno” son:
Evaluar permanente e independientemente para determinar si el control interno está
operando en forma efectiva y eficiente.
Dar recomendaciones a la alta gerencia para fortalecer los controles internos
existentes o para sugerir otros nuevos.33
Funciones de la Auditoría Interna
Según Cepeda, Gustavo en su libro “Auditoría y Control Interno” las Funciones de la
Auditoría Interna son:
Diseñar y ejecutar un plan de auditoría que comprenda la revisión y evaluación anual
de las áreas y operaciones de la organización, tanto manuales como computarizadas.
32
Cepeda, Gustavo “Auditoría y Control Interno” Colombia, Editorial: Nomos S.A, Pag 58, Año 1997 33 Cepeda, Gustavo “Auditoría y Control Interno” Colombia, Editorial: Nomos S.A, Pag 58, Año 1997
20
Presentar informes a la gerencia de la organización y al comité de auditoría, con los
resultados de gestión y en donde se establezcan las recomendaciones en materia de
control interno que se deben desarrollar a corto y mediano plazo.
Informar por escrito a la gerencia y al comité de auditoría y a cualquier otro
organismo que ejerza inspección, control y vigilancia sobre la organización, según el
caso, en relación con las irregularidades que se presenten en el funcionamiento de la
organización. Lo anterior es aplicable especialmente a entidades del sector público.
Impartir las instrucciones necesarias para que las operaciones de la organización de la
organización se adelanten de conformidad con lo establecido en la ley y en los
reglamentos de la organización.
Colaborar con los organismos que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y
rendirles los informes a que haya lugar o sean solicitados en el ejercicio de sus
funciones.
Verificar que la administración de la organización, al desarrollar su actividad, se
ajuste a las políticas y los procedimientos financieros de gestión y de resultados.
Realizar cualquier tipo de trabajo especial relacionado con la evaluación del control
interno que le sea encomendado por la gerencia de la organización.
Examinar los informes de los auditores externos y formular sus comentarios y
recomendaciones al comité de auditoría y a la gerencia.
Examinar y apreciar la solidez y la suficiencia en la aplicación de los controles
contables, financieros y operacionales y promover un control eficiente a un costo
razonable.
Verificar hasta qué punto los activos de la organización están seguros, adecuadamente
registrados contra toda clase de perdidas o uso indebido.
Evaluar la calidad y eficiencia del trabajo de los empleados de la organización.
Recomendar mejoras en los sistemas.
Determinar la razonabilidad de la información contable y financiera. 34
Ventajas de la Auditoría Interna
34 Cepeda, Gustavo “Auditoría y Control Interno” Colombia, Editorial: Nomos S.A, Pag 58-59, Año 1997
21
Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma relativamente
independiente los sistemas de organización y de administración.
Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la empresa, que
generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los departamentos
afectados.
Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las operaciones de la
empresa, proporcionado por el trabajo de verificación de los datos contables y
financieros.
Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias y la inercia burocrática que
generalmente se desarrollan en las grandes empresas.
Favorece la protección de los intereses y bienes de la empresa frente a terceros.35
Beneficios de la Auditoría Interna
Entre unos de los beneficios de la auditoría interna tenemos los siguientes.
Ayuda a implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión.
Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma relativamente
independiente los sistemas de organización y de administración.
Evalúa de forma global y objetiva los problemas de la empresa, que generalmente
suelen ser interpretados de una manera parcial por las áreas afectadas.
Permite conocer y mejorar la productividad en la organización.
Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias y la inercia burocrática
que generalmente se desarrollan en las grandes empresas.
Fomenta la eliminación de ideas preconcebidas e información sesgada.
Promueve la comunicación entre los diferentes niveles dentro de la
organización.36
35 http://www.tuobra.unam.mx/publicadas/040115082454-2_4_.html
36 http://www.icsya.com.mx/ars-auditoria-y-riesgos-de-negocio/auditoria-interna/
22
Los beneficios de la auditoría interna dependen de la aprobación de todo un grupo de trabajo
de auditoría dentro de la organización, así como de la actitud de la parte gerencial para que
esta tenga un buen final.
Alcance de la Auditoría Interna
Según Santillana Gonzales, Juan Ramón en su libro “Auditoría IV / Santillana” el alcance de
la auditoría interna considera el examen y evaluación de la adecuación y eficiencia del
sistema de control interno de la organización y la calidad de ejecución en el desempeño de
las responsabilidades asignadas. El alcance de la auditoría interna incluye:
Revisión de la veracidad e integridad de la información financiera y operativa y
los medios utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa información.
Revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento de políticas,
planes, procedimientos y ordenamientos legales que puedan tener un impacto
significativo en las operaciones y en los reportes, y determinar si la organización cumple
con tales sistemas.
Revisar las medidas para salvaguardar los activos y si son adecuados;
verificar la existencia de tales activos.
Evaluar el aspecto económico y la eficiencia con que los recursos están
siendo utilizados.
Revisar aquellas operaciones o programas que tiendan a asegurar que los
resultados sean acordes con los objetivos y metas establecidos, y si esas operaciones o
programas están siendo llevados a cabo según lo planeado.37
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGA)
Estupiñán Gaitán, Rodrigo en su libro “Papeles de Trabajo en la Auditoria Financiera” dice:
Las Normas de Auditoria tal como fueron presentadas, aprobadas y adoptadas por el Instituto
Americano de Contadores son:
37
Santillana Gonzales, Juan Ramón “Auditoría IV / Santillana” México: Litograf, Pag 22-23, Año 2000
23
1. Normas Generales.
a. El examen debe ser ejecutado por personas que tengan entrenamiento
adecuado y estén habilitadas legalmente para ejercer la Contaduría Pública.
b. El Contador Público debe tener independencia mental en todo lo relacionado
con su trabajo, para garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios.
c. En la ejecución de su examen y en la preparación de sus informes, debe
proceder con cuidado y diligencia profesional adecuado.
2. Normas Relativas a la Ejecución del Trabajo.
a. El trabajo debe ser técnicamente planeado y debe ejercerse una supervisión
apropiada sobre los asistentes, si los hubiere.
b. Debe hacerse un apropiado estudio y una evaluación del sistema de control
interno existente, de manera que se pueda confiar en el como base para la
determinación de la extensión y oportunidad de los procedimientos de
auditoría.
c. Debe obtenerse evidencia valida y suficiente por medio de análisis,
inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos
de auditoría, con el propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento
de un dictamen sobre los Estados Financieros sujetos a revisión.
3. Clase de Opinión o dictamen
a. Siempre que el nombre de un Contador Público sea asociado con Estados
Financieros, deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su
relación con tales estados.
b. El informe debe contener indicación sobre si los Estados Financieros están
presentando de acuerdo con Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados PCGA.
24
c. El informe debe contener indicación sobre si tales principios han sido
aplicados de manera uniforme en el periodo corriente en relación con el
periodo anterior.
d. Cuando el Contador Público considere necesario expresar salvedades sobre
algunas de las afirmaciones genéricas de su informe y dictamen, deberá
expresarlas de manera clara e inequívoca.
e. Cuando el Contador Público considere no estar en condiciones de expresar un
dictamen sobre los Estados Financieros tomados en conjunto deberá
manifestarlo explicita y claramente.
3.A Clase de Opinión o dictamen
1) Limpio o sin salvedades
2) Con salvedades
3) Adverso o negativo
4) Abstención de opinión38
1) Limpio o sin salvedades: Los auditores manifiestan una opinión sin salvedades
acerca de los estados financieros del cliente cuando no tienen reservas
significativas en cuanto a la imparcialidad en la aplicación de los principios de
contabilidad y cuando no existen restricciones sin resolver sobre el alcance de su
compromiso. Evidentemente desde el punto de vista del cliente la opinión sin
salvedades es el informe más conveniente. Por lo general el cliente hará todos los
ajustes que se necesiten en los estados financieros para permitirle a los auditores
emitir una opinión de ese tipo.
2) Con salvedades: Establece que los estados financieros han sido presentados
razonablemente de conformidad con los principios de contabilidad generalmente
aceptados “a excepción de” los efectos de algún asunto. Los informes con
salvedades se emiten cuando los estados financieros difieren de manera material
38
Estupiñán Gaitán, Rodrigo “Papeles de Trabajo en la Auditoria Financiera” Bogotá: Eco Ediciones, Segunda Edición, Pag 7, Año 2004
25
de los principios de contabilidad generalmente aceptados, o cuando se le
imponen limitaciones al alcance de los procedimientos de los auditores. Estos
problemas, en tanto son materiales, no demeritan la imparcialidad general de los
estados.
3) Adverso o negativo: Establece que los estados financieros no han sido
presentados razonablemente de conformidad con los principios de contabilidad
generalmente aceptados. Los auditores emiten una opinión negativa cuando las
deficiencias en los estados financieros son tan significativas que éstos
considerados como un todo son engañosos. Todos los motivos significativos para
la emisión de una opinión negativa deben exponerse en un párrafo explicativo.39
4) Abstención de opinión: Establece que no hay opinión. Los auditores emiten una
abstención siempre que se ven imposibilitados para formarse una opinión o no
han formado una opinión en cuanto a la imparcialidad en la presentación de los
estados financieros. En un compromiso de auditoría, se emite una abstención
cuando restricciones sustanciales en cuanto al alcance o restricciones impuestas
por el cliente impiden el cumplimiento por parte de los auditores con las normas
de auditoría generalmente aceptadas En circunstancias extrañas, los auditores
emiten abstenciones de opinión cuando una incertidumbre material afecta a los
estados financieros.40
Control Interno
El control interno es un proceso que lleva a cabo el Consejo de Administración, la dirección
y los demás miembros de una entidad, y por medio del trabajo de auditoría proporciona un
39 Whittington; Pany “Principios de Auditoría” décimo cuarta edición, México: McGraw-Hill, Pag 607, Año 2005
40 Whittington; Pany “Principios de Auditoría” décimo cuarta edición, México: McGraw-Hill, Pag 616, Año 2005
26
grado razonable de confianza en la consecución de la eficacia y eficiencia de las operaciones,
fiabilidad de la información financiera, cumplimiento de las leyes y normas aplicables.41
Cepeda, Gustavo en su libro “Auditoría y Control Interno” define al Control interno como la
comprobación, intervención o inspección.
El propósito final del control es, en esencia, preservar la existencia de cualquier organización
y apoyar su desarrollo; su objetivo es contribuir con los resultados esperados.
El control interno incluye controles que se pueden considerar como contables o
administrativos.
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos cuya misión es salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registros
financieros; y deben diseñarse de tal manera que brinden la seguridad razonable de que:
1. Las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones de la administración.
2. Las operaciones se registran debidamente para:
a) Facilitar la preparación de estados financieros de acuerdo con los principios
de la contabilidad generalmente aceptados.
b) Lograr salvaguardar los activos.
c) Poner a disposición información suficiente y oportuna para la toma de
decisiones.
3. El acceso a los activos solo se permita de acuerdo con autorizaciones de la
administración.
4. La existencia contable de los bienes se compare periódicamente con la existencia
física y se tomen medidas oportunas en caso de presentarse diferencias.
Los controles administrativos se relacionan con normas y procedimientos relativos a la
eficiencia operativa y a la adhesión a las políticas prescritas por la administración.
41 http://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/80-el-control-en-la-empresa.html
27
Estos controles solo influyen indirectamente en los registros contables.42
Tipos de Control Interno
Según Cepeda Gustavo en su libro “Auditoría y Control Interno” existen 6 tipos de control:
gerencial, contable, administrativo y operativo, operativo de gestión, presupuestario y de
informática.
Control Gerencial: Esta orientado a las personas con el objetivo de influir en los individuos
para que sus acciones y comportamientos sean consistentes con los objetivos de la
organización. Los elementos propios del control gerencial interno son:
Definición clara y precisa de metas, objetivos y valores.
Sistemas de administración participativa
Comunicaciones abiertas
Motivación
La gerencia de la organización es responsable de este tipo de controles.
Control Contable: Comprende tanto las normas y procedimientos contables establecidos,
como todos los métodos y procedimientos que tienen que ver o están relacionados
directamente con la protección de los bienes y fondos y la confiabilidad de los registros
contables, presupuestales y financieros de las organizaciones.
Los objetivos del control contable interno son:
La integridad de la información: que todas las operaciones efectuadas queden
incluidas en los registros contables.
La validez de la información: que todas las operaciones se registren representen
acontecimientos económicos que en verdad ocurrieron y fueron debidamente
autorizados.
La exactitud de la información: que las operaciones se registren por su importe
correcto, en la cuenta correspondiente y oportunamente.
42 Cepeda, Gustavo “Auditoría y Control Interno” Colombia, Editorial: Nomos S.A, Pag 3-4, Año 1997
28
El mantenimiento de la información: que los registros contables, una vez
asentadas todas las operaciones, siguen reflejando los resultados y la situación
financiera del negocio.
La seguridad física: que el acceso a los activos y a los documentos que controlan
su movimiento esté restringido al personal autorizado.
Control administrativo u operativo: está orientado a las políticas administrativas de las
organizaciones y a todos los métodos y procedimientos que están relacionados, en primer
lugar, con el debido acatamiento de las disposiciones legales, reglamentarias y la adhesión a
las políticas de los niveles de dirección y administración y, en segundo lugar, con la
eficiencia de las operaciones.
El control administrativo interno debe incluir controles tales como análisis, estadísticas,
informes de actuación, programas de entrenamiento del personal y controles de calidad. Los
elementos del control administrativo interno son:
Desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad.
Clara definición de funciones y responsabilidades.
Un mecanismo de comprobación interna en la estructura de operación con el fin de
proveer un funcionamiento eficiente y la máxima protección contra fraudes,
despilfarros, abusos, errores e irregularidades.
El mantenimiento, dentro de la organización, de la actividad de evaluación
independiente, representada por la auditoría interna a cargo de la responsabilidad de
revisar políticas, disposiciones legales y reglamentarias, prácticas financieras y
operaciones en general como un servicio constructivo y de protección para los niveles
de dirección y administración.
La disposición de los controles anteriores de tal manera que estimulen y obtengan una
completa y continua participación de los recursos humanos de las entidades y de sus
habilidades especificas.
Operativo de gestión: orientado a procesos y tareas ya ejecutados. Se trata de
procedimientos diseñados para tener un control permanente sobre los procesos con el fin de
29
velar por el mantenimiento de ciertos estándares de desempeño y calidad que sirvan como
base de comparación con lo presupuestado.
El control de gestión debe incluir el fomento de los principios de economía, eficiencia y
eficacia en todas las actividades para producir el máximo de utilidades, bienes y servicios.
Los elementos de control operativo de gestión son:
Fijación de estándares de trabajo de acuerdo con la actividad.
Fijación de indicadores de gestión.
Un sistema de evaluación de resultados y de análisis de desviaciones.
Definición clara y precisa de procedimientos, normas y políticas.
Planificación estratégica de elementos funcionales de la organización mediante un
sistema que prevea mecanismos de control de las operaciones a corto, mediano y
largo plazo.
Estudios de productividad y eficiencia operacionales y administrativos.
Normas de calidad y rendimiento claramente definidas y comunicadas a los
funcionarios.
Un sistema de informes para los niveles de la administración y los niveles de
operación , basado en los datos de los registros y documentos contables y
presupuestales, diseñado para presentar un resumen informativo de las operaciones,
así como para informar a la administración los factores favorables y adversos.
Control presupuestario: es una herramienta técnica en la que se apoya el control de gestión,
basado en la dirección por objetivos. Como uno de los objetivos prioritarios de las empresas
es alcanzar determinada rentabilidad, la eficiencia de la gestión, en relación con las
desviaciones hacia esa rentabilidad se puede controlar recurriendo al control presupuestario.
El control presupuestario consiste en confrontar periódicamente el presupuesto frente a los
resultados reales del periodo, centro por centro, con el fin de poner en la evidencia las
desviaciones.
Para poder realizar su misión comparativa analítica, el control presupuestario supone la
distribución de ingresos y gastos por centros de costo, registrados por la contabilidad general
y la fijación de estándares.
30
Este reparto lo realiza la contabilidad analítica que constituye así el instrumento esencial del
control presupuestario. Los elementos del control presupuestario.
Un presupuesto.
Una constatación de las realizaciones.
Un aviso de las desviaciones producidas.
Control de informática: está orientado a lograr el uso de la tecnología y la informática
como herramienta de control; su objetivo será mantener controles automáticos efectivos y
oportunos sobre las operaciones. Los elementos del control de informática son:
Definición clara y precisa de las transacciones que se han de sistematizar.
Fijación de diferentes niveles de acceso a la información.43
Evolución del Control Interno
Según Cepeda Gustavo en su libro “Auditoría y Control Interno” la importancia de SGI se
manifestó inicialmente en el sector privado, donde se reconoció como fundamental e
indispensable, en virtud del crecimiento de las organizaciones, el volumen de las
operaciones, los niveles de riesgo, la complejidad de los sistemas de información y el
aumento de los niveles de riesgo reales y potenciales.
De igual manera, la consideración sobre el funcionamiento del control interno de las
organizaciones se constituyó en factor prioritario dentro de las normas de auditoría; con tal
fin se han desarrollado diferentes enfoques orientados a lograr mecanismos ágiles de
evaluación del control interno, cuyos resultados, debidamente ponderados, sirvan de
herramienta básica para el auditor proyecte y determine el alcance, la naturaleza y la
extensión de los procedimientos de auditoría por aplicar.
En el sector público, además de las necesidades y convivencias existe la obligación de
implantar estos mecanismos y herramientas, ya que la reforma constitucional de 1991
estableció, en sus artículos 209 y 269, el deber de la administración pública de diseñar y
43 Cepeda, Gustavo “Auditoría y Control Interno” Colombia, Editorial: Nomos S.A, Pag 29-32, Año 1997
31
aplicar métodos y procedimientos de control, de los cuales hace parte la unidad de control
interno o auditoría interna, cuya calidad y eficiencia será evaluada por la Contraloría General
de la Republica, según facultad y competencia establecida en el literal 6º. Del artículo 268 de
la Constitución Política, como parte integral de las funciones del controlador general de la
República.
Teniendo en cuenta los anteriores deberes y derechos constitucionales que le asisten a todos
los organismos que reciben y administran recursos de origen presupuestal y dada la
importancia y convivencia de implantar, desarrollar y consolidar las auditorías internas en el
sector estatal, el 29 de noviembre de 1993, el Presidente de la República sancionó la ley 87
del mismo año, mediante la cual se reglamenta la doctrina consagrada en los enteriores
artículos de la Constitución en lo referente al ejercicio del control interno en las entidades u
organismos de Estado.
Entre los diferentes aspectos que consagra la ley 87 de 1993 merecen especial mención los
siguientes: establece las diferencias de significado entre el control interno como sistema y el
control interno como estructura o auditoría interna, y sus alcances; identifica y establece
obligaciones a los distintos agentes responsables de SGI; define objetivos, características y
elementos fundamentales de SGI; identifica el campo de aplicación de la norma; fija las
funciones de los auditores internos a los cuales les queda prohibida la práctica del control
previo, entendido éste como la participación en los procesos administrativos de las
organizaciones a través de autorizaciones o refrendaciones; igualmente, hace referencia al
valor probatorio de los informes de control de auditoría interna en procesos disciplinarios,
administrativos, judiciales y fiscales.
La filosofía y el enfoque de la ley 87 de 1993 consiste en retomar del sector privado da
practica de la auditoría, el control interno y otra serie de herramientas de tipo gerencial,
debido a las bondades de éstas, y trasladarlas al sector público haciendo obligatoria su
aplicación.
Con la norma en referencia se busca apoyar y jalonar el cambio esperado de un Estado
desgastado e ineficiente a otro Estado moderno, ágil y eficiente, en el cual se garantice que
cada empleado, sin importar su nivel, desarrolle desde el inicio hasta el final, un proceso de
32
calidad, como si se tratara de su propia empresa, a partir de una óptima asignación y
aprovechamiento de los diferentes recursos con los que cuentan las organizaciones para
permitir el logro de los fines propuestos.
La aplicación de la filosofía de calidad total trae consigo la aplicación del auto-control como
sistema básico del control. La concepción moderna es el control permanente, ejercido por
cada persona desde el comienzo de cada proceso, cuyo fin primordial y compromiso es el
mejoramiento continuo.
Para poder ampliar las acciones de control, es conveniente y necesario utilizar las tecnologías
modernas disponibles, la informática, los sistemas de comunicación e información, además
disponer o construir indicadores que nos permitan obtener los primeros resultados globales
para orientar los análisis más detallados.44
Objetivos del Control Interno
Según Cepeda Gustavo en su libro “Auditoría y Control Interno” el diseño, la implantación,
el desarrollo, la revisión permanente y el fortalecimiento del Sistema de Control Interno se
debe orientar de manera fundamental al logro de los siguientes objetivos:
Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración
ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar (control interno contable).
Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión de la
organización (control interno administrativo).
Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al
cumplimiento de los objetivos previstos (control interno administrativo).
Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión de la
organización (control interno administrativo).
Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y los
registros que respaldan la gestión de la organización (control interno contable).
44 Cepeda, Gustavo “Auditoría y Control Interno” Colombia, Editorial: Nomos S.A, Pag 5,6, Año 1997
33
Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y corregir
las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan comprometer
el logro de los objetivos programados (control interno administrativo).
Garantizar que el SCI de sus propios mecanismos de verificación y evaluación, de
los cuales hace parte la auditoría interna ( control interno administrativo )
Velar porque la organización disponga de instrumentos y mecanismos de
planeación y para el diseño y desarrollo organizacional de acuerdo con su
naturaleza, estructura, características y funciones (control interno
administrativo)45
Características del Control Interno
Según Cepeda Gustavo en su libro “Auditoría y Control Interno” las principales
características del Control Interno son las siguientes:
El Sistema de Control Interno está conformado por los sistemas contables,
financieros, de planeación, de verificación, información y operacionales de la
respectiva organización.
Corresponde a la máxima autoridad de la organización de la responsabilidad de
establecer, mantener y perfeccionar el Control Interno, que debe adecuarse a la
naturaleza, la estructura, las características y la misión de la organización.
La auditoría interna, o quien funcione como tal, es la encargada de evaluar de
forma independiente la eficiencia, efectividad, aplicabilidad y actualidad del
Control Interno de la organización y proponer a la máxima autoridad de la
respectiva organización las recomendaciones para mejorarlo.
El Control Interno es inherente al desarrollo de las actividades de la organización
(como la sal en la preparación de las comidas)
Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.
45 Cepeda, Gustavo “Auditoría y Control Interno” Colombia, Editorial: Nomos S.A, Pag 7, 9 Año 1997
34
Debe considerar una adecuada segregación de funciones, en la cual las actividades
de autorización, ejecución, registro, custodia y realización de conciliaciones estén
debidamente separadas.
Los mecanismos de control se deben encontrar en la redacción de todas las
normas de la organización.
No mide desviaciones; permite identificarlas.
Su ausencia es una de las causas de las desviaciones.
La auditoría interna es una medida de control y un elemento del Sistema de
Control Interno.46
Alcance del Control Interno
Según Aguirre Ormaechea, Juan M. y Colaboradores en su libro “Auditoría y Control
Interno” en todo sistema de control interno se deben definir unos alcances los cuales variarán
dependiendo de las distintas características que integren la estructura del negocio. La
responsabilidad en la decisión de estos alcances para un adecuado control recae siempre en la
Dirección en función de sus necesidades y objetivos.
Las variables a considerar dependerán siempre de las distintas actividades del negocio o
clases de organización y departamentos que la componen, tamaño, volumen de transacciones
y tipo de operaciones, así como la distribución geográfica de la organización, entre otras.
En empresas de gran tamaño ocurre que los distintos procedimientos, controles y sistemas de
registro que utilizan no son operativos ni prácticos en organizaciones de menor dimensión.
En pequeñas empresas la necesidad de un control formal, con el objeto de obtener fiabilidad
en la formación y registros, es menor al asumir la Dirección un papel más directo y personal
en el negocio.47
46 Cepeda, Gustavo “Auditoría y Control Interno” Colombia, Editorial: Nomos S.A, Pag 9, Año 1997 47
Aguirre Ormaechea, Juan M. y Colaboradores “Auditoría y Control Interno” MADRID- ESPAÑA, Editorial: CULTURAL, Pag 190, Año 2005
35
Ventajas del Control Interno
El estudio es detallado de cada operación con lo que se obtiene un mejor
conocimiento de la empresa.
Se obliga al Contador a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al análisis y
escrutinio de las situaciones establecidas.48
Beneficios del Control Interno
Es necesario que exista una cultura de control interno en toda la organización, que permita el
cumplimiento de los objetivos generales de control. Este control interno debe estar
fundamentado con las bases legales, objetivos claros de la organización y un equipo
responsables, ético y transparente para el logro de los objetivos institucionales elevando su
prestigio como institución y un buen clima institucional para brindar mejores servicio a los
usuarios elevando la calidad institucional.
Sus beneficios incluyen:
Ayudar a los directivos al logro razonable de las metas y objetivos institucionales.
Integrar e involucrar al personal con los objetivos de control.
Ayudar al personal a medir su desempeño y por ende, a mejorarlo.
Contribuir a evitar el fraude.
Facilitar a los directivos la información de cómo se han aplicado los recursos y cómo
se han alcanzado los objetivos.49
Reseña Histórica de la Empresa
Historia de la Empresa DHL EXPRESS
Fundada hace más de 40 años por 3 empresarios en ciernes - Adrian Dalsey, Larry Hillblom
y Robert Lynn – DHL ha continuado expandiéndose con un empuje extraordinario. Hoy en
48 http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/ctinmegp.htm 49 http://recursosfinancierosucv.blogspot.com/2011/12/beneficios-del-control-interno.html
36
día es líder en el mercado mundial de la industria express y logística internacional.
En 1969 DHL comenzó a construir su futuro a través del envío de documentos en forma
individual por avión desde San Francisco a Honolulu. Los años han pasado y la red DHL ha
crecido y ha llegado a nuevos clientes en todos los rincones del mundo. Al mismo tiempo, el
mercado se desarrolló y tornó más complejo, por lo que DHL tuvo que adaptarse a efectos de
satisfacer las cambiantes necesidades de sus clientes, tanto a nivel internacional como
nacional.
Actualmente la red internacional de DHL une a más de 220 países y territorios en el mundo.
DHL también ofrece experiencia sin paralelo en transporte express, aéreo, marítimo y
terrestre, soluciones logísticas por contrato y servicios de envío internacional de
correspondencia.
Desde 1969 hasta la actualidad, nuestro enfoque y dedicación han permanecido constantes.
Nuestro éxito siempre se ha basado en brindar excelente servicio a nuestros clientes. Nunca
satisfecha con sus logros. DHL se ha convertido en una marca reconocida por su compromiso
personal, soluciones proactivas y fuerza regional. La clave de este éxito la constituyen sus
empleados que se concentran en las necesidades de los clientes y les brindan soluciones
personalizadas.
DHL es una marca de la Deutsche Post DHL. En el año 2010, el Grupo generó ingresos por
más de 51 mil millones de Euros.
Misión de la Empresa DHL EXPRESS
DHL enriquece el negocio de nuestros clientes al ofrecer soluciones de transporte expreso y
logística de la más alta calidad sobre la base de una sólida experiencia local con la más
amplia presencia de red global.
DHL atrae, desarrolla y retiene personas excepcionales al crear un verdadero ambiente de
trabajo global y otorgándole valor en nuestra herencia multicultural.
37
DHL provee beneficios excepcionales al ofrecer una calidad superior y soluciones para todos
los niveles del proceso de negocios.
DHL es un ciudadano corporativo responsable en todos los países en que operamos, tomando
en cuenta las necesidades sociales y ambientales de nuestros empleados, comunidades locales
y el público.
Visión de la Empresa DHL EXPRESS
Los clientes confían en DHL como el socio preferencial en transporte global expreso y
logística, liderando la industria en términos de calidad, rentabilidad y participación del
mercado.
Objetivo General de la Empresa DHL EXPRESS
Ser el líder mundial de la industria del servicio Courier a través de 4 pilares:
1. Clientes Leales que nos ayude a crecer más rápido que el mercado.
2. Gente Motivada, a través de la promoción del desarrollo de nuestra gente.
3. Gran calidad de servicio, estandarizando los mismos a nivel global e invirtiendo en
sistemas que permitan mejorarlos.
4. Red rentable, por medio de maximizar la productividad en cada función.
CAPÍTULO III
ESTUDIO SITUACIONAL
Tipo de investigación
El tipo de investigación que se ha aplicado es el método deductivo ya que la investigación
que se va a realizar va de lo general, tomando como referencia a toda la empresa matriz, para
luego llegar a explicaciones particulares. Y luego de un profundo análisis poder llegar a
38
corregir falencias existentes, verificar la exactitud y veracidad de la información financiera,
con el fin de salvaguardar sus recursos y promover la eficiencia en las operaciones para
lograr el cumplimiento de objetivos y metas programados dentro de la empresa DHL
EXPRESS.
Población y muestra
Actualmente la estructura organizativa está compuesta por los siguientes departamentos:
Gerencia General, Finanzas, Recursos Humanos, Comercial, Operativo, Servicio al Cliente.
La Empresa DHL Express cuenta con 53 agencias y 10 agentes representantes a nivel
nacional, y siendo su matriz en la ciudad de Quito el estudio se realizará en dicha central
debido a que los procesos, controles, políticas de la compañía, nacen, se los procesa y realiza
en la misma, por ello vamos a plantear entrevistas, encuestas a cada uno de los
departamentos con los que cuenta la empresa.
Métodos de aplicación para la realización de estudios
La metodología que se va a utilizar en la investigación es la aplicación de las técnicas de
entrevistas y encuestas en todos los departamentos la Empresa DHL Express, ya que de esta
manera se podrá llegar a tener un mayor control, y con ello verificaremos el cumplimiento de
los objetivos.
Técnicas de aplicación para la realización de estudios
Las técnicas que se han utilizado en todo el proceso de la realización de la tesis ha sido el de
la observación directa durante el proceso de recopilación de datos y observación de
particularidades en el interior de la empresa DHL Express y el de investigación documental
en el proceso de consultas para complementar conocimientos de la creación de un
departamento de auditoría interna, lo cual dichas técnicas han servido de mucha ayuda en el
39
transcurso de la investigación, y toda la información que nos han proporcionado son de datos
reales de la situación que presenta DHL EXPRESS.
Identificación de los aspectos más importantes de la Empresa a ser analizados.
A continuación detallaremos los aspectos más importantes a ser analizados:
Importancia de la creación de un Departamento de Auditoría Interna para la Empresa
DHL EXPRESS
Control interno en cada departamento.
Existencia de riesgo financiero.
Control del flujo de efectivo para solventar los gastos
Control de todos los documentos recibidos y entregados.
Control del tiempo estimado para la entrega y recepción de documentos y paquetes.
Control en la satisfacción de las necesidades del cliente.
Control en la asignación de responsabilidades a cada persona.
Control del pago de obligaciones.
Tiempo estimado para una revisión de procesos en cada departamento.
Existencia de planes de contingencia en el caso que sucediera algo inesperado.
Comunicación entre departamentos.
Problemas que básicamente se presentan en cada departamento.
Aplicación de las encuestas, entrevistas y cuestionarios.
Todas las entrevistas y encuestas que se realizaron fueron a cada uno de los representantes de
los departamentos existentes en la Empresa DHL EXPRESS.
40
GERENTE GENERAL
SUPERVISOR DE CALIDAD
SUPERVISOR DE SEGURIDAD
GERENTE DE FINANZAS
Supervisor de Servicio
Administrativo
Supervisor de Cuentas por
Cobrar
Supervisor de Factura
Supervisor de Contabilidad
Supervisor de Nómina
GERENTE DE OPERACIONES
Supervisor de Aduanas
Supervisor Operativo Outbound
Supervisor Operativo Inbound
Supervisor Operativo Domestica
Supervisor Data Entry
GERENTE DE VENTAS
Supervisor Sierra
Supervisor Costa
Administrador de Ventas
GERENTE DE COMPRAS
GERENTE DE RECURSOS HUMANOS
Administrador Salarial
Capacitación
Salud Opupacional
GERENTE DE RETAIL
Oficial de Cumplimiento
Zona Sierra
Zona Costa
Marketing
GERENTE DE SERVICIO AL
CLIENTE
Supervisor Call Center
Supervisor de Reclamos
Tracing
Asistente
Análisis de los resultados obtenidos.
A continuación se presentan los resultados obtenidos a través de una recopilación de información realizada en la Empresa DHL EXPRESS,
los cuales permitieron formular los procesos necesarios para la implementación de un Departamento de Auditoría Interna.
Organigrama actual de la Empresa DHL EXPRESS.
41
Encuestas realizadas a la Empresa DHL EXPRESS
1 ¿Conoce si la empresa cuenta con un manual de control interno?
X Si
No
2 ¿Cómo calificaría el control de procesos que mantiene la empresa?
X Muy buenos
Buenos
Regulares
3 ¿Cómo considera usted que son los controles para los ciclos que tiene la
empresa (ingresos, egresos, nominas)?
X Adecuados
Poco adecuados
Nada adecuados
4 ¿Considera que la asignación de responsabilidades en la empresa es?
X Muy buena
Buena
Regular
5 ¿El organigrama refleja la estructura actual de la empresa?
X Mucho
Poco
Nada
6 ¿Cree usted necesario la creación de un departamento de auditoría interna?
X Si
No
7 ¿Bajo qué dependencia debería estar el departamento de auditoria interna?
Junta General de Accionistas
Gerente General
Gerente Financiero
X Otra dependencia: Director Financiero Regional
8 ¿En qué medida cree usted que el departamento de auditoría interna
contribuiría en el cumplimiento de los objetivos empresariales?
ENCUESTA DIRECCIONADA A LA GERENCIA
INSTRUCTIVO: Para contestar las preguntas ponga una (x) en la respuesta que corresponda.
42
0 % - 30%
31% - 50%
X 51% - 80%
81% - 100%
9 ¿En qué porcentaje le contribuiría el departamento de auditoría interna para
una mayor eficiencia, efectividad y economía en la gestión financiera y
administrativa de la empresa?
0 % - 30%
31% - 50%
X 51% - 80%
81% - 100%
10
¿Qué calificación le daría usted al servicio interno que presta la empresa?
Excelente
X Bueno
Muy bueno
Malo
43
44
45
46
47
48
49
Resumen de las encuestas realizadas a DHL EXPRESS
El tipo de clientes que utilizan el servicio son de clase alta y media.
Todos los documentos de personal se llevan en un correcto orden y todos los contratos
son debidamente legalizados.
Si se toman acciones disciplinarias y se las comunica a tiempo.
Si se hacen retribuciones por mérito.
La asignación de responsabilidades si es la correcta para cada persona.
Si se pagan puntualmente todas las obligaciones a sus empleados.
Todos los documentos de recepción son debidamente archivados.
Todos los departamentos han sido tomados en cuenta para una revisión de procesos hace
un tiempo de 1-6 meses.
Si existe comunicación tanto horizontal con las gerencias, como vertical con la gerencia
general entre departamentos, a excepción de la contadora quien solo tiene comunicación
con la gerencia general en ciertos casos.
Todos los departamentos ven necesario la creación de un departamento de auditoría.
El Departamento de Auditoría Interna debería estar bajo dependencia del Director
Financiero Regional.
Resumen de las entrevistas realizadas a DHL EXPRESS
Si beneficiaria la creación de un Departamento de Auditoria para reforzar los controles,
factores financieros, evaluar calidad y de esa manera seguir mejorando en la efectividad
de los mismos.
Un Departamento de Auditoría Interna brindaría un soporte en el área donde se maneje
valores o inventarios.
DHL EXPRESS realiza un presupuesto anual y estimaciones mensuales de los planes de
inversión y gastos, y si existe variación se los administra a través del tiempo.
La empresa si es líquida y tiene excedentes de liquidez.
50
En la empresa se entregan informes mensuales y se los evalúa con los resultados
obtenidos y en base a ellos se toman decisiones.
DHL EXPRESS cuenta con procesos bien definidos e indicadores de gestión de capital
de trabajo.
Se realiza mensualmente un análisis de la situación de la empresa.
Todos los años se realizan auditorías externas en octubre y el informe se lo recibe en
abril, y de la misma manera, periódicamente existen auditorías internas por parte de
auditores corporativos, el último fue realizado hace año y medio.
La empresa brinda cursos de capacitación exclusivos no solo de servicio al cliente sino
también de temas relacionados con aduanas, que se los realiza por medio de la web, en
los locales y en la oficina matriz.
El departamento financiero cuenta con un sistema THREE WAY MATCH que consiste
en que la factura, orden de compra y el requerimiento sea iguales en conceptos, valores y
cantidades.
La empresa por cumplir estrategias, sobre pasa el presupuesto establecido por la ley de los
gastos de gestión, administración y viaje, para luego pagarlos como no deducibles.
El departamento operativo posee indicadores KPI que miden los tiempos de transito
ofrecidos al cliente, y son indicadores que miden los tiempos de entrega, guías que no se
entregaron.
La empresa posee una estrategia FOCUS planeada a 5 años y lo que se quiere es que el
precio de la acción de DHL suba en este tiempo y la empresa sea el mayor empleador
donde la mayoría de empleados quiera ir.
DHL EXPRESS trata siempre de tener gente motivada para que exista efectividad en su
labor y desempeño.
51
Flujograma actual de entrada de mercadería de la Empresa DHL EXPRESS
Referencias/Procedimientos e Instructivos Relacionados
Cliente 1 IN-O-69 RECEPCION DE VUELO MATERIAL INTERNACIONAL
2 IN-FOS-02 PROCESO ADMINISTRATIVO DEL VUELO
Red DHL 3 IN-O-87 SCANEO DEL CHECKPOINT AF Y AR
4 PE-O-01 PROCESO DE NACIONALIZACION
5 IN-O-82 MAENJO DE SCANNERS DE RUTA (PDT 3100)
6 IN-O-28 RECEPCION DE VUELO UIO
7 IN-OS-02 ASIGNACION ENVIOS A RUTA
8 IN-OSV-03 PRODUCTO NO CONFORME INTERNO
9
10 PE-O-02 UNDELIVERABLES
Aeropuerto 11 IN-FOPSV-01 COLLECT INBOUND
12 PE-G-01 PROCESO OUTBOUND
13 IN-OSV-02 GESTION CON REPORTE DE DAÑOS
14 IN-O-88 INGRESO MANUAL DEL WC Y OTROS CHECKPOINTS
15 IN-O-15 CLASIFICACION DE PRIORIDADES
Autoridades Aduana 16 IN-FOSV-08 PAGO, ENTREGA Y MANEJO DE WPX CON IMPUESTOS
17 IN-FO-05 RECIBO DIARIO DE ENTREGA DE EFECTIVO
18 IN-OPS-04 ARCHIVO DE HOJA DE ENTREGA (POD)
19 IN-O-81 PLANILLAS MENSUALES DE CONTROL
20 IN-O-20 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
Importaciones
Supervisor Inbound,
Clasificadores
Courier
Supervisor Operaciones/
Coord. Estándares y Cal.
Digitador
Servicio al Cliente
Agente Undels
Financiero
Spvr.Out OPS
Base de datos
(Registros
informaticos)
Controles e
Inspecciones
Registros
Criterios de Aceptación de Procesos (QSR): Deliveries on Standard Inbound (DOX) 85% Equipos de proceso: RADIOS (20) Transmite información a la Red
Despacha material (origen)
Recupera material (1)
Coteja Manif. Vs.
F/A (2)
Clasificación
Material y escaneo HUCA "AF" (3)
Recibe Material (6) & coteja manifiesto vs.
Flight Alert
Clasifica el material por rutas courier (7), separar Undeliverables/Collect/Missort/Miscode (8) y provincias
PC-GOP/GOP/SCL
Reporte de excepciones,Damaged Report (13)
Manifiestos sellados Scanned exceptions Hoja de entrega
Dicrepancia
Si
No
despacho material a estación "DF"
Scanea HUCA de valijas "AF"
(3)
Scanea "AR", Awb excep
(3, 5)
Undeliverables collect "HP" (11,5)
ms, mc agencias "TP" & "FD" (5)
ruta courier, prioridades (7, 15, 5)
Verifica,
clasifica, escanea "WC"
(5)
DOWNLOAD
Sale a ruta
PC-GOP/GOP
realiza entega (11, 16)
Escaneo OK (5)
RETORNO OFC.DOWNLOAD
OK/EXCEP (5)
Genera Rep. POD y Coteja
Registra yescanea
excepción (5)
si
no
PC GOP/GOP
Entre
s
n
realiza cuadre y entrega POD (18)
entrega valores a financiero (17)
VERIFICA OK
si
no
ARCHIVO POD (18)
Ingreso manual de OK o Excep (14)
Revisa planillas de control (19)
PC GOP/GOP
Proceso
Proceso Undeliverables Inbound (10)
Proceso Outbound (12)
Delivery OK ReportRecibo Diario de
entrega de efectivo
Cliente Firma POD y/o Cancela valor
RECIBE ENVIO
SIS SIS SIS SIS SIS SIS
SIS
Ingreso DD (14)
Verificación de material Datos de destinatario, piezas,flete (PGA & ppwk)
Asegurarse de reportar material no Asegurarse detalles de entrega completos (Delivery Sheet con datos)
Proceso de
Nacionalización (4)
Gestión de Importaciones
(4)
SCL PC-GOP/GOP/SCL
SIS
PC-GOP/GOP
Elaboración EDC
PC-GOP/GOP
SIS
Gestión de Importaciones
(4)
PGA
Recibe info
SDA/GOP
SIS
Recibe valores
Imprime hoja de entrega
PE-G-02 MAPA DEL PROCESO INBOUND
Pag. 1/1
52
Flujograma actual de salida de mercadería de la Empresa DHL EXPRESS
Cliente Referencias/Procedimiento e Instructivos relacionados:
1 PE-V-01 PROCESO DE VENTAS
2 IN-O-01 TOMA Y BAJA DE PICK-UPS
Ventas 3 IN-S-10 MANEJO DE C.S.V.
4 IN-O-13 DISPATCH SYSTEM
5 IN-OP-01 DURANTE EL PICKUP
6 IN-P-01 SISTEMA COUNTER DHL
Agente de S.C. 7 IN-OPSV-07 SERVICE ALERT
8 IN-FOPSV-05 CONTROL DE PICKUPS CASH
Dispatcher 9 IN-OPSV-02 GUIA AEREA
SI 10 IN-OPSV-05 DOCUMENTACION REQUERIDA PARA ENVIO DE WPX
Agente POS 11 IN-OP-02 STICKERS DE SEGURIDAD
12 IN-FOPSV-02 COLLECT OUTBOUND
13 IN-O-40 ENTREGA FLYERS
ASIST. WPX/Outbound 14 IN-O-82 MANEJO DE SCANNERS DE RUTA (PDT3100)
15 IN-O-17 PREPARACION, CLASIFICACION Y DESPACHO DE WPX
Agente Documentación 16 IN-O-74 CREACIO DE VUELOS Y ASIGNACION GUIAS MASTER
NO (47) 17 IN-O-75 APERTURA DE HUCAS
SI 18 IN-O-08 CLASIFICACION Y DESPACHO DE MATERIAL DE DOC INTL
COURIER 19 IN-O-76 RECEP MAL INTL OB DE ESTACIONES Y AGENCIAS
20 IN-O-86 INGRESO DE CHECKPOINT CI EN SCL
21
(5, 7, 8, 9, 46, 10, 11, 12, 13, 46) 22 IN-O-22 MERCANCIAS PELIGROSAS
23 IN-O-45 ALMACENAMIENTO ESPECIAL
24
25 IN-OSV-04 WPX RETENIDOS O REZAGADOS
26 IN-O-93 ELABORACION DE LA GUIA MADRE
CLASIFICADOR 27 IN-O-06 PROCESO DE LA GUIA AEREA-DIGITADOR
INTERNACIONAL 28 IN-O-44 CLASIFICACION Y DESPACHO DE MATERIAL DE DOC INTL A GYE
29 IN-O-83 INGRESO DE SHIPMENT DETAILS EN SCL
DIGITACION - 30 IN-O-84 INGRESO MANUAL EL CHECKPOINT PU
31
32 IN-FOS-01 RE-PESAJE
33 IN-FO-05 RECIBO DIARIO DE ENTREGA DE EFECTIVO
POS 34 IN-F-13 ELABORACION Y ENTREGA DE FACTURAS
35 IN-O-77 ASIGNACION DE DOX & WPX DENTRO DE UNA VALIJA Y CIERRE
36 IN-F-05 COBRO DE FACTURAS
37 IN-O-12 ENTREGA MATERIAL A TRANSAM
38 IN-O-87 SCANEO DEL CHECKPOINT AF Y AR
39 IN-O-79 CIERRE DE VUELOS Y ENVIO DE MANIFIESTOS
CONTROL ANTIDROGAS 40 IN-O-16 FLIGHT ALERT
41 IN-O-95 GUIA CONSOLIDACION TRANSAM
42
GATEWAY 43 IN-O-21 ASIGNACION NUMERO DE MAWB
44 PE-S-01 PROCESO TRACING
45 IN-O-20 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
46 IN-OV-01 EMPTY PICKUPS
FINANCIERO
BASE DATOS
(Registros Informáticos)
RED D.H.L.
Controles e Inspecciones
Registro
* No se consideran dentro del sistema Deliveries on Standard Outbound (DOX) 85% Equipos de proceso: Balanzas (45)
Deliveries on Standard Outbound (WPX) 85% Radios
Total Excepciones 98% Beepers
Full Shipment Data Capture 90% Scanners
Vehículos
Criterios de Aceptación de Procesos (QSR):
Realiza envíos
CSV
Asigna y Despacha P/u
(4)
ATENCION COUNTER(5, 6, 7, 8, 9, 46,10, 11, 12,) "PU"
escanea PU (14)
Informa a Dispatcher,
retorna a Oficina
Baja Info (14)
PICK-UP MANIFIEST
PCGOP/GOP
SIS
Entrega
Recepción WPX (15, 19, 20) "CI"
RecepciónDOX (18, 19, 20) "CI"
CONTROL OUT(18, 28 )
RECEPCION P-U REPORT/CTRL OUT (27)
DATA ENTRY (29, 30) "PU"
Consolidac.Reporte Ventas de Contado (8, 33)
CLASIFICACION
Asignación AWB o HUCA (35)
"PL"
Cierre HUCA
ENTREGA DEL MATERIAL A CONTROL
ANTIDROGA (37,26)
FLIGHT ALERT
SCL
Reporta Ventas de Contado (8, 34)
Recibe
REVISION
Despacho y cierre vuelo
TOMA P-U(2, 3)
Verificación de datos de guías, contenido otros (no requiere registro) (5)
awb áerea Pick Up
Revisión WPX contenido, embalaje, Manifiesto WPX
Flight Alert
Embalaje/Cntrl Ppwk(10,15,19, 22, 23,
25,26)
Repesaje(32)
Asignación AWB o HUCA (35)
"PL"
Cierre HUCA (35)
Genera P/U Report y Entrega
Guías (14, 27)
CLASIFIC. (15)
ENTREGA MATRL
Notifica al Cliente (32)
Network
ENTRG. MTRL RECOLECTOR
Reprograma o cancela PU
Completa y Baja P/U
RETIRO P/U
CSVCSV
DESP. MAT
SCL
Sistema de
Promociona productos (1)
FACTURACION (34)
Cobranzas (36)
SIS
Chequeo detalles de
Gestion de Cobranzas
Formulario de Repesaje
Inspección para asegurarse no envío de droga
Verifica P/U
Repesaj
Manifiesto WPX Formulario de
Manifiesto
PCGOP/GOP
Envío manifiesto (39) "DF"
SCL SCL
Creación vuelo/apertura HUCA (16, 17)
A
Preparación valijas
Preparación HUCAs
Apertura vuelo
Contacta NO
A
PE-G-01 MAPA DEL PROCESO OUTBOUND
Pag. 1/1
53
CAPÍTULO IV
CREACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA PARA
MEJORAR LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS, FINANCIEROS Y DE
CONTROL DE LA EMPRESA DHL EXRESS MATRIZ DE LA CIUDAD DE QUITO.
Parámetros a tomar en cuenta para la creación del departamento de auditoría.
Análisis FODA de los departamentos existentes en la Empresa DHL EXPRESS
GERENCIA GENERAL
FORTALEZAS
Se cuentan con presupuesto anual donde se definen
diferentes métricas como: objetivos, metas, crecimiento de
las ventas por producto, valor de los costos, utilidad
esperada, que se espera de los empleados. Y mes a mes
verifican si lo que se planeó está resultando.
OPORTUNIDADES
Crear sistemas para automatizar procesos.
Fortalecer el plan de crédito a los clientes.
Que el negocio de la Empresa crezca rápidamente.
Beneficio de un Departamento de Auditoría Interna en la
Empresa para reforzar controles, factores financieros,
evaluar calidad y de esa manera seguir mejorando en la
efectividad de los mismos.
54
DEBILIDADES
Que no todo el personal cumpla con las políticas y
procedimientos de la Empresa.
AMENAZAS
Riesgo de mora por parte de los clientes.
Que exista un estancamiento del negocio y que no genere
rentabilidad.
DEPARTAMENTO FINANCIERO
FORTALEZAS
La empresa es líquida y tiene excesos de liquidez.
No existe riesgo financiero.
Se cuenta con un sistema three way match que consiste en
que la factura, orden de compra y el requerimiento sea
iguales en conceptos, valores y cantidades.
La empresa realiza flujos de efectivo diario para solventar
todos los gastos.
OPORTUNIDADES
Crear un sistema para mejorar el control de crédito externo
y calificación de cartera, ya que actualmente se lo hace
manualmente.
Invertir en nuevos proyectos ya que la empresa cuenta con
excesos de liquidez.
Crear mejores políticas de cobranza efectivas, que le
permitan a la organización mantener su nivel de liquidez.
La existencia de un Departamento de Auditoría Interna
55
brindaría un soporte en el área donde se maneje valores o
inventarios.
DEBILIDADES
Existen procesos que no son automatizados y se los realiza
manualmente.
No existe un buen control de ingreso de dinero en tesorería.
La empresa no cuenta con comprobantes de ingreso y
egreso.
Por cumplir estrategias, la empresa sobre pasa el presupuesto
establecido por la ley de los gastos de gestión,
administración y viaje, para luego pagarlos como no
deducibles.
Existencia de personal no ordenado y en ocasiones tienen
que pasar urgencias en pagos y reposición de dinero.
AMENAZAS
El departamento no cuenta con planes de contingencia o
riesgo en el caso que sucediera algo inesperado.
DEPARTAMENTO OPERATIVO
FORTALEZAS
Se tienen indicadores KPI que miden los tiempos de
transito ofrecidos al cliente, y son indicadores que miden
los tiempos de entrega, guías que no se entregaron.
El departamento cuenta con una buena gestión de
evaluación de desempeño.
56
OPORTUNIDADES Implementación de nuevos estándares internacionales.
DEBILIDADES
Problemas con el arribo de los aviones en horas
establecidas, lo que causa demoras de material en un 3%
AMENAZAS
Problemas con el nuevo aeropuerto como cierre del mismo.
Existencia de mal clima a la salida o llegada de los aviones.
DEPARTAMENTO COMERCIAL
FORTALEZAS
Se cuenta con campañas regionales para atraer nuevos
clientes, y se hace un seguimiento de servicio al cliente con
los ejecutivos de ventas y así atraer nuevos clientes y se
recuperar a los de la competencia.
Siempre se tiene información de los estudios realizados de
la competencia tanto a nivel nacional como regional.
Se posee una estrategia FOCUS planeada a 5 años y lo que
se quiere es que el precio de la acción de DHL suba en este
tiempo y la empresa sea el mayor empleador donde la
mayoría de empleados quiera ir.
El departamento si posee planes de contingencia en el caso
que sucediera algo inesperado y todos los puestos están
bien cubiertos.
57
OPORTUNIDADES
Poder elaborar contratos especiales diferentes a los
propuestos tales como los del gobierno, ya que no siempre
se puede asumir el riesgo que se detallan en los mismos.
Seguir creando estrategias de promoción para obtener
mayor participación en el mercado.
DEBILIDADES
Aceptación de todas las cláusulas y condiciones expuestas
en los contratos especiales.
AMENAZAS
No desarrollar bien los nuevos negocios y que el equipo de
ejecutivos no cumplan con el presupuesto y no busquen
nuevos servicios, oportunidades, clientes y así no se pueda
cumplir con el objetivo de llegar al presupuesto.
Competencia entre otras empresas que ofrezcan el mismo
servicio.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
FORTALEZAS
Tener siempre gente motivada para que exista efectividad
en su labor y desempeño.
Cuentan con un sistema de valoración de cargos y se
clasifican los puestos por familias, y luego se hace la
descripción y valoración de cargos.
58
OPORTUNIDADES
Mejorar el control de accesos del personal, y así presentar
mejores pruebas de asistencias de los empleados.
DEBILIDADES
No cuentan con planes de contingencia dentro del
departamento en el caso que sucediera algo inesperado.
No contar con un sistema de control de accesos para
registrar la hora de ingreso y salida del personal que labora
dentro de la empresa.
AMENAZAS
Que no todo el personal que labora dentro de la Empresa
cumpla con las políticas establecidas.
Que no se logre una retención de talentos, para que una
persona que es valorada dentro de DHL EXPRESS no se
vea tentada a salir de la empresa por una mejor opción
salarial.
Tener personal no motivado.
DEPARTAMENTO DE SERVICIO AL CLIENTE
FORTALEZAS
Se poseen sistemas de calificación al personal para
verificar si el trabajador ofreció un servicio adecuado, que
son: interno, en la que se hace un seguimiento por medio
de una llamada, independiente por medio de clientes
ficticios, 1000 encuestas mensuales enviadas por internet, y
metodológica para verificar si el cliente está de acuerdo
con el servicio que brinda DHL EXPRESS
59
Se cuentan con un sistema de quejas, reclamos por parte de
clientes y personal.
Dentro del departamento si existen planes de contingencia
en el caso que sucediera algo inesperado.
OPORTUNIDADES
Tratar de que no exista error operativo dentro del
departamento.
Implementación de mejores planes de acción para tratar de
que no exista inasistencia del personal por motivo de
influenza.
DEBILIDADES
La base de datos física de información de los clientes solo
es guardada por un tiempo de 3 meses.
AMENAZAS
No poder cumplir con la promesa hecha con el cliente.
Existencia de enfermedades estacionales dentro del
departamento.
60
DIRECCIÓN FINANCIERA REGIONAL
GERENTE GENERAL
SUPERVISOR DE CALIDAD
SUPERVISOR DE SEGURIDAD
GERENTE DE FINANZAS
Supervisor de Servicio
Administrativo
Supervisor de Cuentas por
Cobrar
Supervisor de Factura
Supervisor de Contabilidad
Supervisor de Nómina
GERENTE DE OPERACIONES
Supervisor de Aduanas
Supervisor Operativo Outbound
Supervisor Operativo Inbound
Supervisor Operativo Domestica
Supervisor Data Entry
GERENTE DE VENTAS
Supervisor Sierra
Supervisor Costa
Administrador de Ventas
GERENTE DE COMPRAS
GERENTE DE RECURSOS HUMANOS
Administrador Salarial
Capacitación
Salud Opupacional
GERENTE DE RETAIL
Oficial de Cumplimiento
Zona Sierra
Zona Costa
Marketing
GERENTE DE SERVICIO AL
CLIENTE
Supervisor Call Center
Supervisor de Reclamos
Tracing
Asistente
GERENTE DE AUDITORÍA
Asistente Auxiliar
Organigrama propuesto del Departamento de Auditoría para la Empresa DHL EXPRESS.
61
Funciones y Responsabilidades del Área de Auditoría Interna.
Auditor
Funciones
Responsabilidades
Planificar, dirigir, coordinar y
supervisar las actividades de
Auditoría Interna.
Aprobar el Plan Anual de Auditoría,
Plan Operativo Anual, Informes de
Auditoría y otras actividades.
Dar seguimiento y control a la
ejecución y cumplimiento del Plan
Anual de Auditoría y Plan Operativo
Anual.
Promover la observancia del
reglamento interno, normas y
políticas a las que está sujeto DHL
EXPRESS; así como el
cumplimiento de sus objetivos y
metas.
Examinar los estados financieros y
comprobarlos con los libros,
registros y
Asegurarse que su personal sea
eficiente para efectuar los trabajos.
Dar un seguimiento a los planes y
revisiones del desempeño de los
segmentos del plan de auditoría que
este bajo su responsabilidad.
Dar soluciones a los problemas que
puedan presentar en una auditoria.
Presentar los informes finales de
auditoría, verificando que se cumplió
con la normatividad para garantizar la
calidad del trabajo hecho.
En caso que se identifiquen fraudes,
evaluar y recomendar acciones
apropiadas al caso específico.
Verificar la confiabilidad y veracidad
de las operaciones que se procesan.
Promover y aprobar la actualización
y modificación de los Manuales de
62
documentos de las operaciones.
Revisar los registros y controles de
las operaciones presupuestarias,
contables y de tesorería.
Revisar que todos los registros
contables y bancarios estén
sustentos.
Informar a los departamentos
auditados, los resultados de las
auditorías realizadas.
Informar al Director Financiero
Regional los hallazgos determinados
en los departamentos auditados, las
recomendaciones correspondientes y
su implementación.
Procesos y Procedimientos de
Auditoría Interna.
Anunciar a la persona responsable de
cada departamento dentro de la
empresa que se entreguen reportes
mensuales de las diferentes
operaciones realizadas.
Velar y fomentar la capacitación y
profesionalización del personal de
Auditoría Interna.
Asistente de auditoría
Funciones
Responsabilidades
Participar junto con el auditor en el
desarrollo de la auditoria.
Ejecutar las actividades asignadas,
en concordancia con las leyes,
políticas, normas y reglamentos, que
rigen su área, por lo que deberá
mantenerse permanentemente
actualizado.
Cumplir y hacer que se cumplan las
Normas de Auditoría Interna,
Normas Generales de Control
Interno, procedimientos establecidos
de disposiciones y normas legales
reglamentarias establecidas dentro de
DHL EXPRESS para los diferentes
departamentos.
63
Colaborar en la ejecución de los
programas de trabajo como: revisión
de formularios contables, análisis de
cuentas de gastos, ventas, revisión de
procedimientos utilizados para el
registro de la procedencia del dinero
en tesorería, controles internos y otros
aspectos o actividades susceptibles de
evaluación.
Realizar los programas de auditoría,
cuestionario de control interno, así
como también las cedulas analíticas,
sumarias y hoja de hallazgos.
Participar en sesiones de trabajo para
recibir instrucciones, presentar
informes sobre el avance de las
intervenciones y cualquier otro
asunto de índole similar.
Ayudar en la preparación de los
borradores de los informes que
demanda la investigación realizada,
de acuerdo con el plazo, contenido y
forma establecidos.
Informar oportunamente al superior
de las situaciones que se presentan en
el transcurso de las intervenciones
auditadas y que por su trascendencia
requieran la participación de
instancias superiores.
Colaborar en la elaboración del, plan
anual de trabajo, plan anual operativo.
Mantener archivos actualizados y otras
fuentes de información, de acuerdo
con los criterios de selección y
ordenamiento establecidos, a fin de
respaldar en forma adecuada las
intervenciones efectuadas.
Colaborar en situaciones de riesgo y
siniestros que se presenten en la
Empresa DHL EXPRESS.
Coordinar sus actividades con el
personal técnico de su oficina y con
otros funcionarios de la empresa.
Tener actualizada la normativa vigente
sobre el asunto auditado.
64
Auxiliar de auditoría
Funciones
Responsabilidades
Recibir, clasificar e ingresar la
información recibida de parte de las
delegaciones departamentales al
computador.
Verificar los asientos contables.
Elaborar los programas de trabajo,
conjuntamente con su superior y
sugerir la metodología a seguir en las
intervenciones.
Ejecutar todos los procedimientos y
técnicas para la obtención de la
evidencia que sirva para dar la
opinión sobre lo que se está
auditándose.
Redactar y elaborar oficios,
memorandos, circulares y otros
documentos que sean requeridos.
Llevar un registro y control del
archivo permanente de la Auditoría
Interna.
Actualizar el directorio de los
funcionarios de la empresa.
Cumplir las Normas de Auditoría
Interna y las Normas Generales de
Control Interno.
Verificar que las delegaciones
departamentales de DHL EXPRESS,
cumplan con enviar los reportes
mensuales establecidos.
Revisar los reportes mensuales de los
departamentos y hacer las
observaciones y recomendaciones
sobre deficiencias encontradas.
65
Funciones del departamento de auditoría
Diseñar un Plan Anual de Auditoría, Plan Operativo Anual, Informes de Auditoría
y otras actividades.
Verificar que todos los procedimientos, políticas y reglamentos creados por la
empresa alcancen los objetivos propuestos y la eficiencia operativa esperada.
Revisar que las actividades contables, financieras, administrativas, operativas y
fiscales están siendo operadas correctamente.
Verificar hasta qué punto los bienes patrimoniales se encuentren debidamente
resguardados, controlados, y contabilizados.
Efectuar auditorías o revisiones especiales en cualquier departamento, en el
momento en que lo considere oportuno o cuando la situación lo amerite.
Dar sugerencias a la gerencia para la correcta utilización de los recursos
financieros y así fortalecer los controles internos existentes o sugerir otros nuevos.
Anunciar por escrito a la gerencia los resultados de cada auditoría o estudio
especial que se lleve a cabo y darle seguimiento a las recomendaciones dadas.
Periódicamente evaluar si los controles establecidos se están llevando a cabo en
su totalidad.
Establecer y mantener los mecanismos de control interno necesarios en la
Empresa DHL EXPRESS.
66
Flujograma del Departamento de Auditoría.
El flujograma expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un
procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica, a continuación se
mostrarán en la siguiente tabla el significado de la simbología utilizada.
SIMBOLOGÍA SIGNIFICADO
Inicio, Fin
Proceso (actividad)
Decisión (si, no)
Datos (información de apoyo)
Dirección del flujo de datos
Archivo
Documento
67
2
DEPARTAMENTOS DE
LA EMRESA
DEPARTAMENTO DE AUDITORIA
DIRECCIÓN Y GERENCIA
1
1.1
1.2
SI
NO
2
2.1
3
3.1
SI
3.2
NO
4 6
5 ALTA DIRECCIÓN Y
GERENCIA
INICIO DATOS
GENERALES
CARTA
COMPROMISO
OFIC
COMP
OFICIOS
COMPLEMENT
PLANEACIÓN
DETALLADA
MARCO
CONCEPTUAL
EJECUCIÓN DE LA
AUDITORÍA
INFORME DE
AUDITORÍA
ELAB. PAPELES
DE TRABAJO
EXIST
OBSERV
1
FIN
68
SECUENCIA DE
ETAPAS
ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. INICIO
PLANEACIÓN
Inicia con la investigación, de los
antecedentes y generalidades del
departamento, proceso o programa a revisar
para fijar los objetivos y actividades
generales de la auditoría.
AUDITOR
1.1 Carta Compromiso:
En la carta compromiso se hará constar, el
objetivo, naturaleza, alcance de los trabajos
a desarrollar, periodo a auditar y
responsables del acto de auditoría.
AUDITOR
1.2 Oficios Complementarios:
Cuándo el Auditor tenga que modificar la
fecha de término de auditoría o se haga
algún cambio de algún elemento del equipo
de auditoría.
SI: En el desarrollo de la auditoría se
requiere ampliar, reducir o sustituir al
personal del Departamento de Auditoría, así
como ampliar o modificar el periodo y/o el
alcance de la auditoría; se hará el
conocimiento del auditado mediante oficio.
NO: Continúa a la etapa número 2.
AUDITOR
2. PLANEACIÓN
DETALLADA
Se determina naturaleza, alcance,
oportunidad y procedimientos por aplicar
para cada uno de los conceptos a revisar.
Se analiza la información complementaria y
del estudio y evaluación del control interno
que permitirá al Auditor conocer el
ambiente de control y el grado de confianza
que podrá depositar en el concepto a revisar.
AUDITOR
2.1 MARCO CONCEPTUAL:
Se formula con los siguientes datos:
Identificación de la auditoría; concepto a
revisar; objetivo específico que se persigue;
marco jurídico; normativa interna muestra;
así como los procedimientos que se
aplicarán durante el desarrollo del trabajo.
AUDITOR
3. EJECUCIÓN Se verifica y analiza evidencia suficiente,
competente, relevante, y pertinente que
permita al Auditor conocer la situación de
los conceptos revisados, para emitir una
opinión solida, sustentada y valida.
AUDITOR,
ASISTENTE
69
3.1 ELABORACION DE LOS PAPELES
DE TRABAJO:
En base a la información recopilada se
procede a la elaboración de los programas,
cuestionarios de control interno, hojas de
ayuda, cédulas analíticas, hojas de ajustes,
cédulas sumarias, hoja de hallazgos, carta a
gerencia, y demás papeles de trabajo que
sean necesarios para el análisis del trabajo
encomendado.
ASISTENTE,
AUXILIAR
3.2 DETERMINACION DE
OBSERVACIONES:
SI se determinaron observaciones:
En base a los papeles de trabajo se hace la
presentación de las observaciones
determinadas a los responsables de la
operación revisada y del departamento
auditado en una reunión antes de su
presentación final en el informe de
auditoría.
NO se determinaron observaciones:
Continúa a la etapa número 4.
AUDITOR,
ASISTENTE
4. INFORME
Se prepara el informe en base a la evidencia
obtenida para dar a conocer los hallazgos
detectados, con la debida opinión y
oportunas recomendaciones que
contribuyan a mejorar la eficiencia en la
operación de los procesos.
AUDITOR
5. ALTA
DIRECCIÓN Y
GERENCIA
Se hace la presentación del informe final al
Director Financiero Regional y Gerente
General de DHL EXPRES indicando las
controversias detectadas y en base a las
recomendaciones sugeridas tomen las
debidas precauciones al caso presentado.
AUDITOR
6. ARCHIVO Se procede a archivar todos los documentos
de apoyo que se utilizaron en el proceso del
trabajo de auditoría.
AUXILIAR
7. FIN Terminación del proceso que realiza el
Departamento de Auditoría Interna.
DEPARTAMENTO DE
AUDITORÍA
70
Descripción de los procedimientos para llevar a cabo una Auditoría Interna en la
Empresa.
Planificación del trabajo para la implementación del Departamento de Auditoría.
Entre las Normas de auditoría generalmente aceptada, referente a la ejecución de trabajo,
exigen que este sea cuidadosamente planeado, ya que planear significa hacer planes, es decir
tomar decisiones anticipadamente a lo que se va a ejecutar.
El proceso de planificación abarca actividades q van desde las disposiciones iniciales para
tener acceso a la información necesaria hasta los procedimientos que se han de seguir al
examinar dicha información.
A continuación se muestra un cuadro de guía de planeación, elaborado con el objetivo de
ayudar al auditor o auditores en el proceso de la auditoria, la cual para desarrollarla se debe
tomar en cuenta lo siguiente:
1) Información preliminar
El informe preliminar es un elemento importante en el proceso de auditoría y una
herramienta vital para su control. El propósito principal del informe es el de obtener un
mayor conocimiento y comprensión de la empresa sobre sus actividades y controles
aplicados.
ARCHIVO PERMANENTE: Constará información de la empresa, relacionada con
disposiciones legales, reglamentos, manuales, instructivos y demás normas que regulen su
funcionamiento (organización, estructura, funciones, procedimientos, contratos, informe de
los informes de auditoría)
ARCHIVO CORRIENTE: Contendrá los papeles de trabajo relacionados con las
auditorias. Incluirá los procedimientos de auditoría realizados y las evidencias de
planificación y ejecución del trabajo de auditoría.
2) Antecedentes de la empresa
Trata el conocimiento inicial de la entidad para entender la forma en que opera o funciona.
Durante el proceso de revisión debe obtenerse información y evaluar lo siguiente de manera
general en la empresa e individual por departamento:
71
INFORMACIÓN GENERAL
MARCO JURÍDICO
Recopilación y análisis jurídico externo
aplicable a la entidad, comprende toda la base
legal sobre la cual se fundamenta la existencia
de la misma.
NORMATIVA INTERNA
Obtención y análisis de la documentación
interna generada por la empresa, tales como:
normas, reglamentos, políticas, manuales,
contratos, acuerdos de las Juntas.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Es el modelo de
gerencia empleado por
cada empresa para el
correcto desarrollo de
sus funciones, en
concordancia con los
fines de la empresa
establecidos, la cual la
componen:
Misión: Razón
fundamental de la
existencia de la
entidad y razón de
ser.
Visión: Rumbo o
destino que la
entidad reconoce
como propio.
OBJETIVOS Y METAS
Son los fines a los cuales se dirige una
actividad y representan el resultado o efecto
que se desea obtener.
SERVICIOS
Son todos aquellos servicios que brinda la
empresa a la población en forma directa.
ESTRUCTURA FINANCIERA
Son los estudios y análisis de todos los Estados
Financieros, Cartera de Cuentas Corrientes,
Inversiones en bienes, etc.
72
INFORMACION INDIVIDUAL
TEORIAS, METODOS Y
HERRAMIENTAS
Involucra todas las herramientas utilizadas en las
diferentes fases de proceso administrativo, las
cuales son: Planes de Desarrollo y/o
Estratégicos, Planes Operativos, Estudio del
Entorno, Programas y/o Proyectos en cada
departamento.
MEJORAS TECNOLOGIAS U
OPERATIVAS
Son todos aquellos cambios técnicos,
tecnológicos y metodológicos, orientados a
optimizar los procesos y controles establecidos
en cada departamento.
PROCEDIMIENTOS
Son todos aquellos procedimientos creados para
mejorar el control de cada departamento.
3) Objetivos de la auditoría
El propósito principal de la Auditoría interna es evaluar el desempeño de la Gestión
Financiera que se realizan en los diferentes departamentos de la Empresa DHL EXPRESS
tomando en cuenta la eficiencia, eficacia y economía, y de esta manera ayudar al auditor a
reunir los suficientes datos que le permitan obtener evidencia válida a cerca del grado de
calidad de las transacciones.
OBJETIVO GENERAL: Determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía
administrativa y operacional con que son utilizados los recursos de la empresa en un periodo
determinado.
73
4) Alcance de la auditoría
Para determinar el alcance de la auditoria, se debe tener conocimiento de la empresa, la
profundidad y el énfasis de los procedimientos a aplicar, con el fin de alcanzar el objetivo de
evaluación. Y con ello, el alcance de la auditoria comprendería:
Evaluar las actividades relacionadas con la gestión financiera en cada uno de los
departamentos de la empresa DHL EXPRESS.
Evaluar si los recursos con los que cuenta la empresa están siendo utilizados en forma
idónea y apropiada, de acuerdo con lo establecido en cada departamento.
5) Pruebas de auditoría
Es la selección de técnicas más adecuadas con el fin de determinar la confiabilidad,
integridad, exactitud, seguridad de los controles y oportunidad.
Las pruebas de auditoría son las herramientas que el auditor emplea para obtener evidencias
adecuadas, siendo las siguientes:
Pruebas de control: Son las características o atributos que identifican la efectividad de
control, y las posibles desviaciones de funcionamientos inadecuados de los mismos.
Pruebas sustantivas: Están relacionados con montos y son de dos tipos: Procedimientos
Analíticos y Pruebas de Detalle sobre transacciones y saldos.
A continuación detallamos las principales técnicas que pueden ser utilizadas en las pruebas
sustantivas.
TIPO DE
EVIDENCIA
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORÍA
APLICACIÓN DEPARTAMENTO
FÍSICA
Inspección Inspeccionar bodega. Dep. Operativo
Conteo Contar dinero disponible en caja. Dep. Financiero
CONFIRMACIÓN Confirmación Confirmación de saldos
bancarios.
Dep. Financiero
Inspección Examinar estado bancario. Dep. Financiero
74
DOCUMENTARIA
Rastreo Rastrear facturas, pagos. Dep. Financiero, Dep
RRHH
Cotejar Cotejar asientos en el registro de
cheques con los cheques pagados.
Dep. Financiero
ESCRITA Investigación Solicitar confirmaciones de
cotizaciones.
Dep. Financiero
MATEMÁTICA Cálculo Realizar operaciones matemáticas
o formulas computacionales.
Dep. Financiero, Dep
RRHH
VISUAL
Observación Comprobar la seguridad de la
bodega.
Dep. Operativo
Indagar Estudio de la cuenta gastos en
reparaciones de vehículos,
consumo de combustible.
Dep. Financiero, Dep
Operativo
ORAL Investigación Preguntar a encargados de
bodegas y combustibles.
Dep. Operativo
ANALÍTICA Revisión analítica Comparar los gastos ejecutados
con los autorizados.
Dep. Gerencia General,
Dep Financiero
Procedimientos generales para la planificación del trabajo
El auditor realizará una visita preliminar a los responsables de cada uno de los
departamentos a ser auditados de la empresa DHL EXPRESS.
El auditor instruirá al asistente de auditoría sobre los procedimientos a seguir para
obtener conocimientos y entendimiento de cada departamento.
El auditor asignará responsabilidades a quien o quienes estén a cargo de cada función
delegada.
Establecer el objetivo de la auditoria por la cual se va a auditar.
Definir los aspectos a evaluar en cada departamento de la empresa.
Determinar el alcance del trabajo, incluyendo el período de la auditoría.
Determinar la fecha clave de la auditoría, en la cual se establece la fecha de inicio,
finalización, preparación y presentación de los informes finales.
Preparar los programas de trabajo con los procedimientos que se van a aplicar en cada
departamento.
75
Requisitos del personal de trabajo que va a realizar la auditoría.
El personal de auditoría que laborará en el departamento deberá cumplir con los siguientes
requisitos:
Debe tener sólidos conocimientos de sistemas de contabilidad y control interno.
Debe poseer el debido cuidado profesional en la ejecución de la auditoria.
Debe contar con una actitud mental independiente.
Debe tener conocimientos técnicos y capacidad profesional al momento de realizar la
auditoría.
Mantendrá discreción y reserva con la información recabada en el trabajo de
auditoría interna.
Debe poseer cualidades para tratar con las personas y comunicarse de forma efectiva.
Debe poseer honradez, objetividad y lealtad en el desempeño de sus deberes y
responsabilidades.
Debe ser objetivo al momento de emitir el informe final de auditoría.
Ejecución del trabajo para la implementación del Departamento de Auditoría.
La ejecución de la auditoria involucra el examen de las actividades que se realizan para la obtención
de información, y una vez ordenada, interpretada, analizada y documentada, se verificará la eficiencia
con la que se han adquirido los recursos, el cumplimiento de los objetivos y la equidad con la que se
han distribuido los costos y beneficios, con el fin de establecer conclusiones y formular las
recomendaciones necesarias al caso.
Papeles de Trabajo
La tercera norma de auditoría, relativa a la ejecución del trabajo establece:
“Debe obtenerse evidencia valida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación,
interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría, con el propósito de llegar a bases
razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los estados financieros sujetos a revisión”.
76
Para la adquisición de la evidencia, el auditor debe preparar papeles de trabajo. La forma y
contenido de los papeles de trabajo son efectuados por asuntos como:
La naturaleza del trabajo
Formas del dictamen del auditor.
La naturaleza y complejidad del negocio.
La naturaleza y condición de los sistemas de contabilidad y control interno de la entidad.
Las necesidades en las circunstancias particulares, de dirección, supervisión, y revisión del trabajo efectuado por los auxiliares.
Metodología y tecnología de auditoría específicas utilizadas en el curso de la auditoría.
El auditor deberá documentar los asuntos que son importantes para apoyar la opinión de auditoría y
dar evidencia de que la auditoría se llevó a cabo de acuerdo con Normas Ecuatorianas de Auditoría.
Los papeles de trabajo:
a) ayudan en la planificación y realización de la auditoría;
b) ayudan en la supervisión y revisión del trabajo de auditoría; y
c) registran la evidencia de auditoría resultante del trabajo de auditoría efectuado, para apoyar a la
opinión del auditor.
El auditor deberá adoptar procedimientos apropiados para mantener la confidencialidad y
salvaguarda de los papeles de trabajo y para su retención por un período suficiente para
satisfacer las necesidades de la práctica, de acuerdo con requisitos legales y profesionales de
retención de registros.
NOTA: En el Departamento de Auditoría Interna no se presentan dictámenes, solo existe
informe confidencial o informe a la Gerencia.
Objetivos de los papeles de trabajo
Ya que los papeles constituyen una compilación de toda la evidencia obtenida por el auditor,
tiene como objetivos:
Facilitar la preparación del informe de auditoría
Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas del informe
Coordinar y organizar todas las fases del trabajo de auditoría interna.
Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los
procedimientos de auditoría aplicados.
77
Servir de guía en exámenes subsecuentes.
Características de las cédulas y hojas de análisis
Siempre existen caminos alternativos en la preparación de un tipo determinado de papel de
trabajo.
El auditor, siempre debe tener en mente la posible necesidad de ampliación de una hoja de
trabajo, nueva información y partidas no descubiertas con anterioridad, pueden surgir en
cualquier momento en el proceso de la auditoría.
En vista de que generalmente no es conveniente la expansión horizontal de una hoja de
trabajo, es conveniente planearlas con mira de una posible expansión vertical. Es obviamente
más práctico pasar los totales a una segunda página que ampliar a lo largo de una hoja de
trabajo.
Los papeles de trabajo son diseñados y organizados para cumplir con las circunstancias y las
necesidades del auditor para cada auditoría en particular, por lo que las hojas de trabajo
deben tener un tamaño estándar, lo cual es un requisito esencial para su adecuado y esmerado
archivo en el expediente de papeles de trabajo.
Informes
Anterior a la presentación final de un informe se debe realizar un borrador especificando los
diferentes hallazgos encontrados, así como las debidas recomendaciones para las deficiencias
encontradas.
Una discusión de borrador del informe se lleva a cabo después que el auditor haya presentado
el borrador al jefe del departamento auditado para que realice el control de calidad del
mismo, y así los auditores puedan plantear su punto de vista.
En esta etapa deben eliminarse las diferencias de opinión y deberán ser resueltas en lo
posible, tomando muy en cuenta los comentarios u observaciones de los jefes de los distintos
departamentos para determinar las acciones a seguir en las deficiencias encontradas.
78
El informe final de auditoría estará terminado cuando el auditor, asistente y auxiliar hayan
analizado los comentarios y evidencias documentales presentadas por los departamentos
auditados, debiéndolas incorporar en los papeles de trabajo como en el informe final, en el
cual se indicará el grado de cumplimiento del mismo.
El auditor revisará, analizará el informe y a la vez hará las debidas correcciones para luego
remitir el informe al Gerente.
Mientras el informe este en carácter de borrador será únicamente de uso exclusivo del
auditor, es decir, que solo tendrán acceso las personas involucradas en el proceso de
auditoría, terminando esa restricción hasta que el informe sea concluido en su totalidad.
La presentación del informe final de auditoría se realiza cuando el auditor haya revisado el
borrador, y habiendo hecho las observaciones se procede a la presentación del informe final
de auditoría. El mismo que será presentado al Gerente General de la Empresa DHL
EXPRESS.
Emisión del Informe a ser aplicado en el Departamento de Auditoría.
Los informes necesitan tener un detalle suficiente para permitir al lector comprender la
naturaleza y el grado del trabajo efectuado, y por lo tanto se emitirán los informes necesarios
de acuerdo al proceso auditado.
A continuación se indicará unos tipos de informes que se podrán emitir al final del proceso
de auditoría.
Carta a gerencia
El auditor enviará a la máxima autoridad informándole de las adversidades encontradas,
incluyendo las recomendaciones correspondientes, con la finalidad de obtener explicaciones
y mayores elementos de juicio, que permitan al auditor preparar el informe preliminar o sea
el borrador del informe.
79
El auditor deberá obtener por escrito las inconsistencias detectadas sobre lo auditado y
además deberá asegurarse que se dispone de toda información necesaria y que la evidencia
obtenida es la suficiente para respaldar los hallazgos encontrados en el proceso de auditoría.
Una vez que se hayan establecido los hallazgos, se deberá proceder a su evaluación en
términos de causas (el asunto o asuntos que originaron el problema o situación) y efecto (las
consecuencias positivas o negativas que genera la situación o situaciones encontradas).
Es importante indicar las causas y efectos de los hallazgos encontrados, ya que el auditor al
identificarlos tendrá mayores elementos de juicios para proponer las recomendaciones
adecuadas.
Cada hallazgo descrito en la carta a gerencia deberá tener:
1. Condición: Es el problema detectado en el momento del proceso de auditoría.
2. Criterio: Son las normas establecidas para determinar si la empresa está funcionando
de acuerdo a lo establecido en la normativa legal vigente en el país, manuales,
políticas y procedimientos establecidos por la empresa.
3. Causa: Son los motivos o circunstancias que ocasionaron el problema por medio de
un análisis.
4. Efecto: Es una mejora implantada representada por la observación o resultado.
Informe final de auditoría.
El informe final es el último producto del auditor, en el que constan observaciones,
conclusiones y recomendaciones con respecto a las adversidades encontradas, y es dirigido al
Gerente General de la empresa DHL EXPRESS.
El mismo debe contener juicio fundamentado en las evidencias obtenidas a lo largo de la
evaluación, con el objetivo de brindar suficiente información acerca de los desvíos o
80
deficiencias más importantes, así como recomendar mejoras en la conducción de las
actividades y de la ejecución de las operaciones realizadas en la empresa DHL EXPRESS.
Todo informe debe ser:
Conciso: para que el resultado sea concreto y no abunden detalles sin importancia.
Preciso: para que se hable lo que se ha hecho razonablemente.
Objetivo: para evitar la subjetividad.
Constructivo: para que se aceptado y no rechazado
Todo informe debe tener:
Contenido: lógico y dispensable para no comentar hallazgos innecesarios y sin importancia.
Respaldo necesario: para que este sustentado con evidencias suficientes.
La redacción del informe final es responsabilidad del auditor, y es él quien debe cuidar que
en el contenido del mismo revele todos los hallazgos importantes, que exista el respaldo
adecuado en los papeles de trabajo y que el contenido de las recomendaciones sea
convincente para el lector sobre el propósito de mejorar todas las situaciones encontradas.
Tipo de Informes.
Formato de Informes.
Existen varias formas de redactar un informe, y todo depende del grado de profesionalismo y
criterio que tenga el auditor.
Los objetivos del informe son los que permiten y orientan definir los tipos de resultados que
se obtengan, por lo que todo comentario debe estar basado bajo un debido análisis para
destacar todo aquello que resulte dudoso.
Carta a gerencia
A continuación se indicará la estructura y contenido de una carta dirigida a la gerencia, q por
lo tanto contendrá:
81
Fecha: se refiere al día de emisión de la carta
Destinatario: a quien va dirigida y cargo que representa.
Antecedentes: contendrá los datos introductorios, donde se indicará el tipo de examen
realizado
Alcance, periodo y procedimientos aplicados: comprende el departamento auditado,
periodo auditado y un resumen de los procedimientos aplicados durante el desarrollo de la
auditoria.
Resultados obtenidos: contiene los diferentes hallazgos encontrados en la ejecución de la
auditoria.
Recomendaciones: trata de dar las debidas acciones necesarias para prevenir y corregir la
causa.
Firma: del auditor.
Una presentación estándar de carta a gerencia sería la siguiente:
Ciudad dd/mm/aa
Apellidos y Nombres del destinatario
DIRECTOR FINANCIERO REGIONAL con copia al GERENTE GENERAL DE DHL
EXPRESS
Presente.
De mis consideraciones:
He realizado auditoría a la cuenta XXX del departamento YYY correspondiente al periodo
2xxx, en la cual se han encontrado los siguientes hallazgos:
1.
2.
3.
4.
82
En mi opinión…..
Por lo que se recomienda………….
Firma del Auditor
Informe de auditoría.
A continuación se mostrará una estructura y contenido de un informe de estados financieros,
en el cual deberá constar:
a) Un título que incluya el tipo de examen y departamento auditado.
b) Una declaración de que los estados financieros identificados en el informe fueron
auditados.
c) Una declaración de que los estados financieros son responsabilidad de la gerencia de
la entidad y que la responsabilidad del auditor es expresar una opinión sobre dichos
estados financieros, con base en su auditoría.
d) Una declaración de que la auditoría fue efectuada de acuerdo con las NEA.
e) Una declaración de que las NAGA requieren que una auditoría sea diseñada y
realizada para obtener certeza razonable de si los estados financieros no contienen
errores importantes.
f) Una declaración de que la auditoría incluye:
1. El examen, a base de pruebas selectivas, de la evidencia que soportan las
cantidades y exposiciones presentadas en los estados financieros.
2. La evaluación de los principios de contabilidad utilizados y las estimaciones
importantes efectuadas por la gerencia.
3. La evaluación de la presentación general de los estados financieros.
g) Una declaración de que el auditor considera que su examen provee una base
razonable para emitir su opinión.
83
h) Una opinión de si los estados financieros presentan razonablemente, en todos los
aspectos importantes, la situación financiera de la Compañía a la fecha del balance
general, los resultados de sus operaciones, los cambios en su patrimonio y sus flujos
de efectivo por el período terminado en esa fecha, de conformidad con principios de
contabilidad generalmente aceptados en el Ecuador.
i) La firma del auditor.
j) La fecha del informe de auditoría.
Una presentación del informe estándar de auditoría de estados financieros sería la siguiente:
Se ha auditado el balance general de la Empresa DHL EXPRESS al 31 de diciembre de 2xxx,
y los correspondientes estados de resultados, de cambios en el patrimonio y de flujos de
efectivo por el año terminado en esa fecha. Estos estados financieros son responsabilidad de
la Administración de la Compañía. Mi responsabilidad es expresar una opinión sobre estos
estados financieros basados en la auditoría.
La auditoría fue efectuada de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas en el
Ecuador. Estas normas requieren que una auditoría sea diseñada y realizada para obtener
certeza razonable de si los estados financieros no contienen exposiciones erróneas o
inexactas de carácter significativo. Una auditoría incluye el examen, a base de pruebas, de la
evidencia que soporta las cantidades y revelaciones presentadas en los estados financieros.
Incluye también la evaluación de los principios de contabilidad utilizados y de las
estimaciones relevantes hachas por la Administración, así como una evaluación de la
presentación general de los estados financieros. Considero que la auditoría provee una base
razonable para expresar una opinión.
En mi opinión, los estados financieros arriba mencionados presentan razonablemente, en
todos los aspectos importantes, la situación financiera de Compañía X al 31 de diciembre de
2xxx, los resultados de sus operaciones, los cambios en su patrimonio y sus flujos de efectivo
por el año terminado en esa fecha, de conformidad con los principios de contabilidad
generalmente aceptados en el Ecuador.
84
Firma del Auditor
Fecha
Uso de los Papeles de Trabajo.
Los papeles de trabajo son herramientas indispensables del auditor, asistente y auxiliar de
auditoría, por lo que el uso y realización de los mismos deben ser los apropiados, ya que en
ellos incluye toda evidencia obtenida por el auditor para mostrar el trabajo que se ha
efectuado, los métodos y procedimientos que ha seguido y las conclusiones que se ha
obtenido.
Ya que en los papeles de trabajo se incluye toda información obtenida por el auditor, existen
innumerables variedades y tipos de los mismos. Sin embargo entre algunas categorías
generales de los papeles de trabajo se podría mencionar las siguientes:
Programa de auditoría,
Cuestionarios de control interno,
Cédulas analíticas
Otros papeles de soporte,
Hojas de ajustes y de reclasificaciones,
Cédulas sumarias,
Hoja de hallazgos,
Borradores de carta a gerencia e informes.
Los papeles de trabajo cuando son preparados con debida atención a la planeación,
concepción y legibilidad, con títulos completos y explicación, en cuanto a la fuente de
información y el trabajo de verificación efectuado, produce confianza en el auditor que los
preparó.
85
Los papeles de trabajo deben dar una impresión de metodología y orden, de consiente
atención al detalle, con una distinción entre lo importante y lo trivial, tomando en cuenta lo
siguiente:
Cada hoja de trabajo debe ser adecuadamente identificada con el nombre de la
empresa, una descripción de la información presentada, el periodo cubierto y la
fecha correspondiente.
Cada cédula u hoja de trabajo, debe llevar un índice o referencia que la identifique
y clasifique por medio de letras sencillas o dobles, las cuales deben ser anotadas
con color rojo en el vértice superior derecho
En las cédulas sumarias se debe utilizar una o varias hojas por separado para cada
asunto. Cualquier información de valor suficiente para requerir su inclusión en los
papeles de trabajo, amerita una hoja completa sobre su titulo descriptivo. Solo
debe utilizarse el anverso de cada hoja de trabajo para evitar pasar por alto
información registrada en el reverso.
Las marcas de auditoría se transcriben utilizando un color rojo
Cada papel de trabajo deberá contener el nombre o iniciales del auditor que los
preparó, la fecha en que fue elaborado, nombre o iniciales del encargado de la
auditoria y del supervisor que los revisó, de igual manera debe constar la fecha en
que se las revisó.
Reglas mínimas de cruce de cédulas de auditoría.
Para el uso adecuado del cruce de cédulas u hojas de trabajo se deben sugerir unas reglas
especiales, las cuales podríamos indicar, que son las que se siguen dentro del libro de papeles
de trabajo:
1. Cuando una cédula u hoja de trabajo manda a otra un valor absoluto específico
relacionado, la referencia se anotara en el lado derecho o debajo del valor
respectivo.
2. En la cédula u hoja de trabajo receptora, la referencia de la emisora se anotará en
el lado izquierdo o encima del valor absoluto específico relacionado.
86
3. El valor absoluto enviado o recibido de la cédula u hoja de trabajo anterior o
posterior se deberá encerrar en un círculo.
4. Todo cruce deberá hacerse por valores absolutos iguales.
Ejemplos de papeles de trabajo que pueden existir
Se puede hacer la auditoria a una cuenta de activo, pasivo, etc o a un proceso que se realiza
dentro de la empresa, cada papel de trabajo puede tener diversas formas de estructura, y todo
depende del criterio del auditor para su diseño y elaboración.
El número de papeles de trabajo y los formatos de las cédulas y hojas de trabajo para cada
cuenta o proceso pueden variar de acuerdo a la magnitud de la investigación auditada.
A continuación se presenta unos formatos de cédulas y hojas de trabajo que pueden ser
utilizados al momento de la elaboración de los papeles de trabajo en la Empresa DHL
EXPRESS.
Como ejemplo hemos tomado a cuentas por cobrar para una explicación más entendible.
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
C1
No PRO CEDIMIENTO ELABO RADO PO R FECHA REFERENCIA P/T O BSERVACIO NES
1 Elaborar un cuestionario de control interno Anónimo dd/mm/aa C2
2 Elaborar una hoja de análisis de vencimiento Anónimo dd/mm/aa C3
3 Elaborar una cédula analítica Anónimo dd/mm/aa C4
4 Elaborar una hoja de ajustes Anónimo dd/mm/aa C5
5 Elaborar una cédula sumaria Anónimo dd/mm/aa C6
6 Realizar una hoja de hallazgos Anónimo dd/mm/aa C7
7 Redactar una carta a gerencia Anónimo dd/mm/aa C8
SUPERVISADO POR: Anónimo2
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisadaFECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
Objetivo: Hacer referencia a lo que se quiere demostrar
ELABORADO POR: Anónimo
PROGRAMA DE AUDITORIA
DHL EXPRESS
CUENTA: Cuentas por cobrar
87
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
C2
No PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1
La persona encargada de la cuenta, está
capacitada para el correcto manejo?X
2
El cobro de las cuentas, está siendo realizado de
acuerdo a las fechas establecidas?X
SUPERVISADO POR: Anónimo2
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisada
DHL EXPRESS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CUENTA: Cuentas por cobrar
FECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
ELABORADO POR: Anónimo
88
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
C5
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
dd/mm/aa -1-
Caja/Bancos xx
CxC xx
SUPERVISADO POR: Anónimo2
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisadaFECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
DHL EXPRESS
HOJA DE AJUSTES
CUENTA: Cuentas por cobrar
ELABORADO POR: Anónimo
89
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
C6
SALDO
CO NTABLE
AJUSTE Y/O
RECLASIFICACIÓ N
SALDO
AUDITADO
C xx < xx > xx
C =
ƒ =
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisadaFECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
Saldo confirmado
Saldo auditado
SUPERVISADO POR: Anónimo2
A
ELABORADO POR: Anónimo
DHL EXPRESS
CÉDULA SUMARIA
CUENTA: Cuentas por cobrar
CLIENTE
No
1
2
SUPERVISADO POR: Anónimo2
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisada
ELABORADO POR: Anónimo
FECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
Efecto: Es una mejora implantada representada por la observación o resultado.
Condición
Criterio
CUENTA: Cuentas por cobrar
HOJA DE HALLAZGOS C7
DHL EXPRESS
Causa
Efecto
DETALLE
Condición: Es el problema detectado en el momento del proceso de auditoría.
Criterio: Normativa legal vigente en el país, manuales, políticas y procedimientos
establecidos por la empresa.
Causa: Son los motivos o circunstancias que ocasionaron el problema por medio de
un análisis.
90
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
C8
Atentamente
CI: ………………………
4.
En mi opinión…..
Por lo que se recomienda………….
3.
Ciudad dd/mm/aa
Apellidos y Nombres de destinatario
DIRECTOR FINANCIERO REGIONAL con copia al GERENTE GENERAL DE DHL EXPRESS
Presente.
De mis consideraciones:
He realizado auditoría a la cuenta cuentas por cobrar del Departamento Financiero
correspondiente al periodo dd/mm/aa a la fecha dd/mm/aa, en la cual se han
encontrado los siguientes hallazgos:
1.
2.
DHL EXPRESS
CARTA A GERENCIA
CUENTA: Cuentas por cobrar
91
Marcas e índices de los Papeles de Trabajo.
El auditor, asistente y auxiliar del departamento de auditoría son los que utilizan las marcas e
índices de auditoría al momento de la realización de los papeles de trabajo.
Para facilitar la transcripción e interpretación del trabajo en la auditoria, usualmente se
acostumbran a usar marcas que permiten transcribir de una manera práctica y de fácil lectura
algunos trabajos repetitivos.
Normalmente las marcas se transcriben utilizando un color rojo, de tal manera que al utilizar
el color se logre su identificación inmediata en las partidas en las que fueron anotadas.
Todas las marcas de auditoría nos sirven para:
Dejar constancia del trabajo que hemos realizado,
Agilitan la revisión de la información ya que permiten comprender de inmediato el
trabajo realizado.
En el siguiente cuadro se puede observar algunas de las marcas más generales que existen en
auditoría.
SÍMBOLO SIGNIFICADO
92
Referencias o índices de auditoría
Al igual que un libro que esta paginado, cada cédula u hoja de trabajo, debe llevar un índice o
referencia que la identifique y clasifique por medio de letras sencillas o dobles, las cuales
deben ser anotadas con color rojo en el vértice superior derecho. Las cédulas u hojas de
trabajo principales normalmente llevaran la tetra sin número, pero no obstante los auxiliares
se identificarán por el sistema alfanumérico.
En teoría no importa qué sistema se escoja como índice, pero el elegido debe proveer un
ordenamiento lógico y ser suficientemente elásticos para posibles modificaciones, a
continuación la siguiente tabla nos indica algunos índices que existen en auditoría.
NOMBRE DE LA CÉDULA ÍNDICE ALFABÉTICO DOBLE NUMÉRICO
Balance General Activo BG/1
Balance General Pasivo BG/2
Balance General Patrimonio BG/3
Estado de Resultados Ingresos PyG/1
Estado de Resultados Egresos PyG/2
Estado de Resultados Costo de Ventas PyG/3
DISPONIBLE A
CAJA GENERAL A1
Caja General Oficina Principal A1/1
Caja General Sucursal A A1/2
CAJAS MENORES (Fondos Fijos) A2
Caja Menor Oficina Principal A2/1
Caja Menor Sucursal A A2/2
BANCOS A3
Banco X Cuenta nnnnn1 A3/1-1
Banco X Cuenta nnnnn2 A3/1-2
Banco Y A3/2-1
INVERSIONES REALIZABLES B
ACCIONES B1
Acciones Z B1/1
DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR C
CLIENTES C1
Cliente A C1/1
Cliente B C1/2
INVENTARIOS D
PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPOS E
TERRENOS E1
Terreno P E1/1
Terreno Q E1/2
CONSTRUCCIONES EN CURSO E2
Construcción W E2/1
CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES E3
Edificio R E3/1
93
INTANGIBLES F
CRÉDITO MERCANTIL F1
DIFERIDOS G
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO G1
Intereses G1/1
Seguros y Fianzas G1/2
VALORIZACIONES H
DE INVERSIONES EN ACCIONES H1
OBLIGACIONES FINANCIERAS AA
SOBREGIROS BANCO X AA1
Cuenta nnnnnn1 AA1/1
Cuenta nnnnnn2 AA1/2
SOBREGIROS BANCO Y AA2
PAGARÉS BANCO X AA3
PAGARÉS BANCO Y AA4
PROVEEDORES BB
PROVEEDORES NACIONALES BB1
PROVEEDOR A BB1/1
PROVEEDOR B BB1/2
PROVEEDOR C BB1/3
CUENTAS POR PAGAR CC
COSTOS Y GASTOS POR PAGAR CC/1
RETENCION EN LA FUENTE CC/2
IVA RETENIDO CC/3
RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA CC/4
ACREEDORES VARIOS CC/5
IMPUESTOS GRAVÁMENES Y TASAS DD
DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS DD/1
OBLIGACIONES LABORALES EE
SALARIOS POR PAGAR EE/1
CESANTÍAS CONSOLIDADAS EE/2
INTERESES SOBRE CESANTÍAS EE/3
PRIMA DE SERVICIOS EE/4
VACACIONES CONSOLIDADAS EE/5
INDEMNIZACIONES LABORALES EE/6
PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES FF
CESANTÍAS FF1
INTERESES SOBRE CESANTÍAS FF2
VACACIONES FF3
PRIMA DE SERVICIOS FF4
CAPITAL SOCIAL GG
SUPERAVIT DE CAPITAL GG1
RESERVAS GG2
REVALORIZACIÓN DEL PATRIMONIO GG3
RESULTADOS DEL EJERCICIO GG4
RESULTADOS DE EJERCICIOS ANT. GG5
SUPERAVIT POR VALORIZACIONES GG6
50
50 http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse128.html
94
Diseño de los Cuestionarios a ser implementados en el Departamento de Auditoría.
Los cuestionarios son elaborados especialmente para realizar investigaciones, que busca
como finalidad primordial la evaluación del Control Interno de cada Departamento existente
en la Empresa DHL EXPRESS.
Y por lo tanto es necesario que las personas que se encarguen de responder cada una de las
preguntas de dichos cuestionarios, lo hagan con la mayor sinceridad y seriedad posible al
caso. Recordándoles que dicha investigación es estrictamente interno y de carácter
académico.
Para el caso se ha visto necesario la formulación de cuestionarios para las diversas cuentas y
procesos existentes en cada uno de los Departamentos de la Empresa DHL EXPRESS
Instructivo para el llenado del cuestionario
Para contestar las preguntas marque con una (x) a la respuesta que usted considere
conveniente y ajustada para cada interrogación que se formulan a continuación.
95
DEPARTAMENTO GERENCIAL
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
No PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1
Existen manuales de procedimientos que permitan establecer
el control interno de la empresa?
2
Son conocidos los manuales por el personal que labora en
cada departamento?
3 La estructura organizacional refleja la visión de la empresa?
4
Las funciones asignadas a cada departamento de la empresa
son adecuadas para el cumplimineto de la misión?
5
Los objetivos planteados se encentran bien definidos y
claros?
6
Las metas que persigue la empresa se encuentras claramente
definidas?
7
Contribuye el diseño de la estructura al desarrollo de un
servicio de calidad?
8
La estructura facilita el flujo de información hacia los niveles
superiores e inferiores y entre todas las actividades
empresariales?
9
Se comunica claramente a los ejecutivos las responsabilidades
y las expectativas respecto a las actividades de sus áreas de
responsabilidad?
10
Los ejecutivos tienen los conocimientos, la experiencia y la
formación necesaria para desempeñar sus funciones?
11
Existen políticas definidas en cada departamento que guien la
acción de las actividades que que se realizan diariamente?
12
Los ejecutivos de niveles inferiores tienen la posibilidad de
utilizar alguna via de comunicación apropiada hacia los altos
ejecutivos?
SUPERVISADO POR: Anónimo2
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisadaFECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
DHL EXPRESS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Nivel Organizacional
ELABORADO POR: Anónimo
96
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
No PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1
Se realiza la asignación de autoridad y responsabilidad a los
colaboradores de una forma sistematica en toda la
organizacion de la empresa?
2
La responsabilidad para la toma de decisiones esta
relacionada con la asignacion de autoridad y responsabilidad?
3
Existe una descripción de funciones para el trabajo de los
gerentes y supervisores?
4
En esta descripción se hace referencia especifica a las
responsabilidades de control?
5
La empresa tiene el pesonal adecuado, con nύmero y
experiencia, para llevar a cabo sus objetivos?
6
Estan autorizados los colaboradores para resolver cualquier
adversidad que exista dentro de la empresa e implantar
mejoras de las mismas?
7
Los gerentes o supervisores consideran las ideas de sus
colaboradores en las decisiones que toma la empresa?
8
Continuamente se mejoran los metodos de trabajo para elevar
los niveles de productividad de los trabajadores?
SUPERVISADO POR: Anónimo2
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisada
DHL EXPRESS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Asignación de autoridad y responsabilidades
ELABORADO POR: Anónimo
FECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
97
DEPARTAMENTO FINANCIERO
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
No PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1
Fué usted capacitado/a para el correcto manejo de la
cuenta?
2
El departamento cuenta con un manual de procedimientos
para correcto uso de la misma?
3 Usted lo conoce?
4
Tiene usted debidamente archivados todos los documentos de
correspondientes a caja?
5 Existe un control adecuado para el ingreso y salida de dinero?
6 Existe autorización previa para la salida de efectivo?
7
Existen apuros de reposición de dinero a otras agencias
propias de la empresa?
8 Al final del día se deposita íntegra e inmediatamente el dinero?
9 La cuenta caja cuenta con la seguridad necesaria?
10 La cuenta esta siendo manejada por una sola persona?
SUPERVISADO POR: Anónimo2
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisada
DHL EXPRESS
CUENTA: Caja
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO A
FECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
ELABORADO POR: Anónimo
98
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
No PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1
Fué usted capacitado/a para el correcto manejo de la
cuenta?
2
El departamento cuenta con un manual de procedimientos
para correcto uso de la misma?
3 Usted lo conoce?
4
Existen las medidas de seguridad necesarias para la emisión y
recepción de los cheques?
5 Son registrados adecuadamente todos los cheques?
6 Todos los documentos estan debidamente resguardados?
7
Al momento de la recepción de los cheques exiten firmas
conjuntas?
8
Se registran contablemente las transferencias de un banco a
otro?
9 Se realizan conciliaciones bancarias periódicas?
SUPERVISADO POR: Anónimo2
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisada
DHL EXPRESS
ELABORADO POR: Anónimo
FECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO A3
CUENTA: Bancos
99
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
No PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1
Fué usted capacitado/a para el correcto manejo de la
cuenta?
2
El departamento cuenta con un manual de procedimientos
para correcto uso de la misma?
3 Usted lo conoce?
4
La provisión de cuentas por cobrar se esta manejando de
acuerdo a las leyes y reglamentos vigentes?
5
La cuenta esta siendo manejada de acuerdo a las leyes
establecidas?
6
Existe una vigilacia constante y efectiva sobre vencimientos y
cobranza?
7
Existen controles que garanticen la recuperación de cuentas
por cobrar?
8
Se preparan periódicamente informes de cuentas por cobrar
por antiguedad de saldos?
9
Dichos informes son revisados por algun funcionario
autorizado tomando decisiones oportunas con respecto a las
cuentas atrasadas?
10
Se tienen listas o catálogos de clientes donde conste
direccion, telefonos, entre otros datos?
11
Se cuenta con procedimientos para el registro de estimaciones
de cuentas difíciles o dudosas de recuperación y, en su caso
tienen creada alguna reserva?
12 El acceso a registros contables esta restringido?
SUPERVISADO POR: Anónimo2
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisadaFECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
ELABORADO POR: Anónimo
DHL EXPRESS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO C
CUENTA: Cuentas por cobrar
100
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
No PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1
Fué usted capacitado/a para el correcto manejo de la
cuenta?
2
El departamento cuenta con un manual de procedimientos
para correcto uso de la misma?
3 Usted lo conoce?
4 Las inversiones financieras estan debidamente programadas?
5
Se realiza un análisis de costo-beneficio antes de realizar la
inversión?
6 Existen condiciones específicas para realizar una inversión?
7 Esta establecido un monto especifico de inversión?
8 Se tienen registros para identificar sus valores y rendimientos?
9 Toda inversión se realiza a nombre de la empresa?
10
La adquisicion de valores son ejecutados solamente por la
máxima autoridad?
11 El papel fiduciario esta debidamente resguardado?
12 Los papeles estan debidamente legalizados?
SUPERVISADO POR: Anónimo2
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisada
ELABORADO POR: Anónimo
FECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
DHL EXPRESS
CUENTA: Inversiones
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO B
101
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
No PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1
Fué usted capacitado/a para el correcto manejo de la
cuenta?
2
El departamento cuenta con un manual de procedimientos
para correcto uso de la misma?
3 Usted lo conoce?
4
Existen los documentos de registro correspondiente a la
mercadería receptada?
5 Todos los documentos cumplen con los requisitos legales?
6 Se entrega puntualmente la mercadería solicitada?
7 Existe una politica de pago de día a los proveedores?
8 Se paga puntualmente a todos los proveedores?
9
Se realiza un proceso de selección para elegir al mejor
proveedor?
SUPERVISADO POR: Anónimo2
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisada
ELABORADO POR: Anónimo
FECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
CUENTA: Pasivos corrientes
DHL EXPRESS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO FF
102
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
No PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1
Fué usted capacitado/a para el correcto manejo de la
cuenta?
2
El departamento cuenta con un manual de procedimientos
para correcto uso de la misma?
3 Usted lo conoce?
4
Todos los bienes que se encuentran registrados en el balance
se encuentran a nombre de la empresa?
5 Existe una debida justificación de la compra del activo fijo?
6 Son previamente autorizadas las ordenes de compra?
7 Se solicitan cotizaciones para buscar el mejor precio?
8
Existe la debida verificación de haber recibido el activo por
parte del custodio?
9
El registro de la cuenta se ha cumplido en funcion de las NIC
y NIIF'S?
10
Todos los activos fijos se encuentran debidamente registrados
dentro de los respectivos rubros?
11
Se llevan registros auxiliares de los activos por grupos
homogéneos, en atención a su naturaleza y tasa de
depreciación?
12
Al momento de vender los activos por motivo de baja existe
la debida autorización por medio de un informe?
13 Todos los bienes estan asegurados?
SUPERVISADO POR: Anónimo2
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisada
ELABORADO POR: Anónimo
FECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
CUENTA: Activos Fijos
DHL EXPRESS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO E
103
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
No PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1
Fué usted capacitado/a para el correcto manejo de la
cuenta?
2
El departamento cuenta con un manual de procedimientos
para correcto uso de la misma?
3 Usted lo conoce?
4
Las cuentas por cobrar estan cuadradas con cartera al final
del mes?
5
Las saldos que constan en cuentas por pagar coinciden con el
reporte de cuantas por pagar?
6
El salgo del banco esta igual o corresponde al valor de la
conciliación bancaria?
7
Las provisiones de sueldos, décimo tercero, décimo cuarto,
iess, están de acuerdo al rol de pagos?
8
El valor de ventas y compras concuerdan con los impuestos
por pagar?
SUPERVISADO POR: Anónimo2
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisada
ELABORADO POR: Anónimo
FECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
CUENTA: Balance general
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO B/G
DHL EXPRESS
104
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
No PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1
Fué usted capacitado/a para el correcto manejo de la
cuenta?
2
El departamento cuenta con un manual de procedimientos que
registre, controle, custodie, asigne responsabilidades, autorice
el cobro de los ingresos y pago de los gastos?
3 Usted lo conoce?
4
Se lleva un control por cada uno de los ingresos y gastos de
administración y de inversión?
5
Son registrados adecuada y oportunamente todos los ingresos
y egresos?
6
Se verifica que esten debidamente soportadas todas las
transacciones?
7
Se efectua el anális respectivo cuando existe un aumento o
disminución de ingresos y egresos?
8 Se lleva un control permanente del total de ingresos y gastos?
9
Todos los gastos son autorizados de acuerdo al presupuesto
aprobado por la empresa?
SUPERVISADO POR: Anónimo2
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisadaFECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
ELABORADO POR: Anónimo
DHL EXPRESS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PYG
CUENTA: Estado de resultados
105
DEPARTAMENTO OPERATIVO
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
No PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1
Fué usted capacitado/a para el correcto manejo de la
cuenta?
2
El departamento cuenta con un manual de procedimientos
para correcto uso de la misma?
3 Usted lo conoce?
4
El espacio físico es el adecuado para el debido
almacenamiento de la mercaderia?
5
Existen los registros oportunos de entradas y salidas de
bodega?
6 Existen seguros para la mercadería?
7
Existe al debida restricción para personas ajenas al manejo de
la mercadería?
8
Existen cámaras de seguridad para el debido control de la
mercaderia?
SUPERVISADO POR: Anónimo2
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisada
ELABORADO POR: Anónimo
DHL EXPRESS
CUENTA: Inventario
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO D
FECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
106
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
No PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1
Fué usted capacitado/a para el correcto manejo del
proceso?
2
El departamento cuenta con un manual de procedimientos
para correcto uso del proceso?
3 Usted lo conoce?
4 Existe un solo encargado para la recepción de los bienes?
5
La mercadería receptada se encuentra en un ambiente
adecuado?
6
Las existencias son recibidas y registradas con la descripción
de peso, remitente, receptor y cualquier otra informacion
necesaria?
7
Se comprueba en la recepción que la mercadería sea
entregada en su totalidad y en buen estado?
8 Se preparan informes de recepción y están prenumerados?
SUPERVISADO POR: Anónimo2
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisada
DHL EXPRESS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PROCESO: Recepción
ELABORADO POR: Anónimo
FECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
107
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
No PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1
La persona encargada de la cuenta, esta capacitada para el
correcto manejo?
2
Existe un manual de procedimientos para el debido manejo
del rubro?
3
El pago de esta obligación esta siendo cancelada de acuerdo
a las fechas y leyes establecidas?
4
Se estan calculando correctamente los dias trabajados anuales
de cada empleado, factor que influye en el pago de esta
obligación?
5
Se está haciendo el cálculo proporcional de días trabajados
para los empleados que laboran en jornada parcial?
6
Se cumple la obligación para las personas que prestan sus
servicios como pasantes?
7
Se están considerando los rangos de las fechas de ingreso y
desviculación para los empleados con reingreso a la empresa?
8
Para el debido cálculo de este rubro, se está tomando en
cuenta el salario básico unificado del año en curso?
9
El pago de esta obligación esta siendo cancelada de acuerdo
al regimen costa o sierra?
SUPERVISADO POR: Anónimo2
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisada
DHL EXPRESS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
RUBRO: Décimo Cuarto Sueldo
FECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
ELABORADO POR: Anónimo
108
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
No PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1
La persona encargada de la cuenta, esta capacitada para el
correcto manejo?
2
Existe un manual de procedimientos para el debido manejo
del rubro?
3
El pago de esta obligación esta siendo cancelada de acuerdo
a las fechas y leyes establecidas?
4
Se está calculando correctamente el periodo de un año para
que el trabajador pueda gozar de este beneficio?
5
Para el debido pago de esta obligación, se esta considerando
la primera fecha de ingreso de las personas que han salido y
reingresado a la Empresa?
6
Se esta excluyendo a las personas que prestan sus servicios
como pasantes para que no gocen de este beneficio?
7
Para el debido cálculo de este rubro, se están tomando en
cuenta todos los ingresos percibidos por el trabajador?
8
Se tiene definidos o identificados a los trabajadores que
acumulan sus fondos de reserva en el IESS y a quienes se les
paga mensualmente?
SUPERVISADO POR: Anónimo2
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisada
ELABORADO POR: Anónimo
FECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
DHL EXPRESS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
RUBRO: Fondos de Reserva
109
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
No PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1
La persona encargada de la cuenta, esta capacitada para el
correcto manejo?
2
Existe un manual de procedimientos para el debido manejo
del rubro?
3
El cálculo de esta obligación se la realiza de acuerdo al codigo
de trabajo?
4
Para el debido cálculo de las horas suplementarias, se está
tomando en cuenta el 100% de recargo?
5
Para el debido cálculo de las horas extras, se esta tomando en
cuenta el 50% de recargo?
6
El trabajador esta obligado a prestar sus servicios en horas
suplementarias en el caso que la empresa necesite de sus
servicios?
7
Se está tomando en cuenta que, según la nueva ley laboral, las
horas suplementarias no podrán ser superiores a 3 horas por
día?
8
Los ingresos generados por el concepto de horas extras y
suplementarias están siendo tomadas en cuenta para cálculos
de iess, fondos de reserva, impuesto a la renta y décimo
tercero?
9
Se esta comprobando que las horas extras no estan siendo
tomadas en cuenta para el calculo del salario digno?
10
Sabia usted que un trabajador no puede superar las 200
horas anuales suplementarias de trabajo?
SUPERVISADO POR: Anónimo2
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisada
DHL EXPRESS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
RUBRO: Horas Extras y Suplementarias
ELABORADO POR: Anónimo
FECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
110
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
No PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1
La persona encargada de la cuenta, esta capacitada para el
correcto manejo?
2
Existe un manual de procedimientos para el debido manejo
del rubro?
3
EL cálculo de vacaciones esta siendo efuctuada de acuerdo al
codigo de trabajo?
4
Se estan tomando el cuenta para el cálculo de vacaciones el
total de ingresos mas el decimo tercero?
5
En caso de finiquito se está pagando las vacaciones hasta el
día de desvinculación del trabajador?
6
Se descuentan los días de permisos injustificados en las
vacaciones?
7
El trabajador goza de sus vacaciones despues de haber
cumplido un año de trabajo en la empresa?
8
A partir de los 5 años de antigüedad el trabajador goza de sus
días adicionales de vacaciones?
9
Si en caso que el colaborador no tomara sus vacaciones a
partir del año de servicio, estas están siendo acumuladas para
los años siguientes?
10
Si el empleado no ha gozado de sus 15 dias de vacaciones
que por ley le corresponde, los dias faltantes se le pagan?
SUPERVISADO POR: Anónimo2
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisadaFECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
ELABORADO POR: Anónimo
DHL EXPRESS
RUBRO: Vacaciones
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO FF3
111
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
No PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1
La persona encargada de la cuenta, esta capacitada para el
correcto manejo?
2
Existe un manual de procedimientos para el debido manejo
del rubro?
3
Todos los trabajadores son afiliados desde su primer día de
trabajo?
4
Para el aporte al iess se está tomando en cuenta todos los
ingresos ganados por el trabajador?
5 Realiza usted la provisión de jubilación patronal?
6
Se ha realizado en la empresa el estudio actuarial cuando el
trabajador ha cumplido mas de 20 anos de prestacion de
servicios en la empresa?
7
El valor que se descuenta a los trabajadores se esta pagando
debidamente al iess?
SUPERVISADO POR: Anónimo2
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisada
DHL EXPRESS
ELABORADO POR: Anónimo
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
RUBRO: IESS
FECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
112
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
No PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1
La persona encargada de la cuenta, esta capacitada para el
correcto manejo?
2
Existe un manual de procedimientos para el debido manejo
del rubro?
3
El cálculo de esta obligación se está realizando de acuerdo a
la ley de trabajo?
4
Se estan fijando los sueldos de acuerdo a la tabla sectorial del
ministerio de trabajo?
5
Los ingresos adicionales se estan tomando en cuenta como
una remuneración dentro del sueldo fijado con el trabajador?
6
Se esta calculando correctamente el valor de este rubro para
las los empleados de jornada parcial?
7
Se les está pagando a las pesonas que prestan sus servicios
como pasantes el valor del salario básico unificado?
8 Se utiliza una red bancaria para el pago de la obligación?
SUPERVISADO POR: Anónimo2
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisada
ELABORADO POR: Anónimo
FECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
DHL EXPRESS
RUBRO: Remuneraciones
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EE/1
113
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
No PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1
La persona encargada de la cuenta, esta capacitada para el
correcto manejo?
2
Existe un manual de procedimientos para el debido manejo
del rubro?
3
El pago de esta obligación esta siendo cancelada de acuerdo
a las fechas y leyes establecidas?
4
Se están calculando correctamente los dias trabajados anuales
de cada empleado, factor que influye en el pago de esta
obligación?
5
Se está haciendo el cálculo proporcional de días trabajados
para los empleados que laboran en jornada parcial?
6
Se cumple la obligación para las personas que prestan sus
servicios como pasantes?
7
Se estan considerando los rangos de las fechas de ingreso y
desviculación para los empleados con reingreso a la empresa?
8
Para el debido calculo de este rubro, se estan tomando en
cuenta todos los ingresos percibidos por el trabajador?
SUPERVISADO POR: Anónimo2
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisada
ELABORADO POR: Anónimo
FECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
DHL EXPRESS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
RUBRO: Décimo Tercero Sueldo
114
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
No PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1
La persona encargada de la cuenta, esta capacitada para el
correcto manejo?
2
Existe un manual de procedimientos para el debido manejo
del rubro?
3
Se realiza correctamente el cálculo de esta obligación de
acuerdo a lo establecido por la ley?
4
Se lleva un registro de las cargas familiares que tiene cada
colaborador para el debido cálculo de utilidades?
5
Se paga en el periodo establecido por el ministerio de trabajo
esta obligación?
6
Para considerar un hijo como una carga familiar, se está
verificando que sea menor de 18 años?
7
Para considerar un hijo discapacitado como una carga familiar
se está obviando la edad del mismo?
8
Para el pago de este rubro se esta tomando en cuenta a los
empleados de empresas complementarias y sus respectivas
cargas?
9
Se está haciendo el cálculo proporcional de días trabajados
para los empleados que laboran en jornada parcial?
10 Se utiliza una red bancaria para el pago de la obligacion?
SUPERVISADO POR: Anónimo2
FECHA: dd/mm/aa en que fué revisadaFECHA: dd/mm/aa en que se elaboró
ELABORADO POR: Anónimo
DHL EXPRESS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
RUBRO: Utilidades
115
Diseño de los Programas de Control Interno.
Carta compromiso del Departamento de Auditoría Interna
Conviene a los intereses tanto de cada departamento como del auditor que el auditor envíe
una carta compromiso, preferiblemente antes del inicio del trabajo, para ayudar a evitar
malos entendidos respecto del trabajo. La carta compromiso documento y confirma la
aceptación del nombramiento por parte del auditor, el objetivo y alcance de la auditoría, el
grado de las responsabilidades del auditor hacia el cliente y la forma de cualesquier informe.
La forma y contenido de las cartas compromiso pueden variar de acuerdo a los
requerimientos y circunstancias individuales, pero generalmente incluirían referencia a:
Modelo de carta compromiso de auditoría
Ciudad dd/mm/aa
Apellidos y Nombres del destinatario.
DIRETOR FINANCIERO REGIONAL con copia al GERENTE GENERAL DE DHL
EXPRESS
Presente.
El Departamento Financiero nos ha solicitado que auditemos el balance general de ..... de
fecha ..... y los estados de resultados, de cambios en el patrimonio y de flujos de efectivo por
el año que terminará en esa fecha. Por medio de la presente, tenemos el agrado de confirmar
nuestra aceptación y nuestro entendimiento de este compromiso. Nuestra auditoría será
realizada con el propósito de que expresemos una opinión sobre los estados financieros.
Efectuaremos nuestra auditoría de acuerdo con Normas Ecuatorianas de Auditoría. Dichas
NEA requieren que una auditoría sea diseñada y realizada para obtener certeza razonable
sobre si los estados financieros no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo.
Una auditoría incluye el examen, a base de pruebas, de la evidencia que soporta los montos y
revelaciones en los estados financieros. Incluye también la evaluación de los principios de
contabilidad utilizados y de la presentación general de los estados financieros.
116
En vista de la naturaleza comprobatoria y de otras limitaciones inherentes de una auditoría,
junto con las limitaciones inherentes de cualquier sistema de contabilidad y control interno,
existe el riesgo inevitable de que aún algunas exposiciones erróneas importantes puedan
existir sin ser detectadas.
Además de nuestro dictamen sobre los estados financieros, esperamos proveerle una carta
por separado, referente a cualquier debilidad sustancial en los sistemas de contabilidad y
control interno que llamen nuestra atención.
“La Empresa y el Departamento Financiero” asume entera responsabilidad por la integridad y
fidelidad de la información que contendrán los estados financieros a ser auditados,
incluyendo aquella que constará en las notas explicativas a los mismos.
Esperamos una colaboración total del personal que labora en el Departamento y confiamos
en que ellos pondrán a nuestra disposición todos los registros, documentación, y otra
información que se requiera en relación con nuestra auditoría.
Esta carta será efectiva para años futuros a menos que se cancele, modifique o substituya.
Sírvase firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su conocimiento y
acuerdo sobre los arreglos para nuestra auditoría de los estados financieros.
GERENTE DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA
Acuse de recibo a nombre de …….
(firmada)
Fecha
117
Programa de Auditoría a ser aplicado en la Empresa DHL EXPRESS
El programa de auditoría es un enunciado, lógicamente ordenado y clasificado, de los
procedimientos de auditoría que han de emplearse, la extensión que se les ha de dar y la
oportunidad en que se han de aplicar. En la medida en que se realice el trabajo estos pueden
ser modificados de acuerdo al criterio del auditor.
A continuación presentamos un modelo de programa de auditoría donde constan a manera de
cronograma las diferentes actividades a realizar.
Basado en la NEA 7 (Planificación de trabajo y programa de auditoría), NEA 4
(Documentación), NEA 8 (conocimiento del negocio)
ELABORADO POR: Diana Velepucha Morales
FUENTE: DHL EXPRESS
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Visita preliminar a cada departamento.
2 Presentación y aprobación de la carta compromiso.
3
Aplicación de los cuestionarios de control interno para
cada cuenta, rubro o proceso existente en cada
departamento.
4
Elaboración de cédulas analíticas u otras hojas de
trabajo de acuerdo a puntos críticos encontrados.
5 Elaboración de las hojas de ajustes, si el caso lo amerita.
6 Realización de las cédulas sumarias.
7 Descripción de la hoja de hallazgos
8 Revisión de información a presentar
9
Redacción de la carta a gerencia y otros informes a
presentar.
10 Reunión con los directivos y presentación de informes.
ELABORADO POR: Anónimo
FECHA: dd/mm/aa en que se elaboró FECHA: dd/mm/aa en que fué revisada
No PROCEDIMIENTO
DHL EXPRESS
PROGRAMA DE AUDITORIA POR DEPARTAMENTO
CUENTA, RUBRO O PROCESO
Objetivo: Hacer referencia a lo que se quiere demostrar
1ER MES 2DO MES 3ER MES
SUPERVISADO POR: Anónimo2
118
Elaboración de Normativa y Políticas del Departamento de Auditoria.
La carta compromiso de auditoría interna es un documento formal que define el
propósito, autoridad y responsabilidad de la actividad de auditoría interna, donde
también constará la naturaleza de servicios de aseguramiento proporcionados a la
Empresa.
Si los servicios de aseguramiento fueran proporcionados a terceros ajenos a la
Empresa, la naturaleza de esos servicios también deberán constar en el documento, y
la aprobación final de la misma le corresponde al Director Financiero Regional.
Los Auditores internos deben preparar programas de trabajo que cumplan con los
objetivos de trabajo. Estos programas de trabajo tienen que establecer los
procedimientos para identificar, analizar, evaluar y registrar información durante la
tarea, igualmente deben proporcionar un aseguramiento de que las actividades
cumplen con las Normas y el Código de Ética establecidos.
El programa de trabajo debe ser aprobado con anterioridad a su implantación y
cualquier ajuste tiene que ser permitido oportunamente.
El trabajo de Auditoría Interna debe ser independiente, y el personal de auditoría
deben cumplir su labor de manera objetiva. Las actividades del Auditor deben estar
libres de injerencias al determinar el alcance de la auditoría interna, al desempeñar su
trabajo y al presentar informes; así mismo los auditores internos deben tener una
actitud neutral para que les permita desempeñar su trabajo con honesta confianza en
el producto de su labor sin comprometer intereses.
El Auditor debe comunicarse e interactuar directamente con el Director Financiero
Regional y Gerente General de la Empresa DHL EXPRESS.
Todo el personal de auditoría interna deben ser profesionales y poseer conocimientos
sólidos de auditoría, aptitudes y otras competencias necesarias para cumplir con las
119
responsabilidades asignadas. Si ese no fuera el caso, el Auditor deber capacitar y
asesorar al personal que lo necesite.
El Auditor Interno debe considerar lo siguiente para ejercer su labor con debido
cuidado profesional:
La complejidad, materialidad o significatividad de asuntos en los cuales se
aplican procesos de aseguramiento.
El alcance necesario para lograr los objetivos de trabajo.
La adecuación y eficacia de los procesos de gestión para evaluar los riesgos de
fraude, control y gobierno.
La probabilidad de errores, irregularidades o incumplimientos por parte de su
personal.
Utilización de auditoría basada en tecnología y otras técnicas de análisis de
datos.
Estar alerta de los riesgos materiales que pudieran afectar los objetivos y las
operaciones del trabajo de auditoría.
El Auditor debe comunicar a la alta Dirección y Gerencia para la adecuada revisión y
aprobación sobre los cambios provisorios significativos, planes, limitación y
requerimientos de recursos, y así asegurar que optimizan el cumplimiento de los
planes aprobados.
Es responsabilidad del Auditor crear políticas y procedimientos para guiar al personal
del Departamento de Auditoría, apropiados al tamaño, estructura y complejidad del
trabajo de auditoría, para con ello asegurar una cobertura adecuada, y así minimizar la
duplicidad de esfuerzos.
El Auditor deberá informar periódicamente a la alta Dirección y Gerencia de manera
formal y escrita sobre la autoridad, responsabilidad, propósito, desempeño del plan de
120
auditoría, exposiciones de riesgo, cuestiones de gobierno, y entre otros asuntos
solicitados por la alta Dirección y Gerencia.
El Auditor debe asegurarse que los recursos asignados sean los adecuados y
suficientes para desarrollar el plan de auditoría aprobado.
Todas las actividades de auditoría deben utilizar un enfoque disciplinado y
sistemático para evaluar y contribuir a la mejora de los procesos de control, riesgo y
gobierno, y el Auditor debe asistir a la alta Dirección y Gerencia con respecto a lo
mencionado tomando en cuenta lo siguiente:
Eficacia y eficiencia de las operaciones,
Confiabilidad e integridad de la información financiera y operativa,
Protección de Activos, y
Cumplimiento de leyes, regulaciones y contratos
El Auditor debe determinar si los procesos de gestión de riesgos son eficaces de
acuerdo a la evaluación que él efectúa tomando en cuenta que:
Los objetivos de la Empresa apoyan a la misión de la misma y están
debidamente alineados.
Los riesgos significativos están debidamente identificados y evaluados para
comunicar oportunamente a la alta Dirección y Gerencia, y con ello permitir
seleccionar respuestas apropiadas al riesgo detectado.
Los Auditores Internos deben identificar información suficiente, confiable, relevante
y útil; analizar y evaluar las conclusiones y los resultados de trabajo; y registrar
suficiente información de manera que les permita cumplir con los objetivos de
trabajo.
121
Todos los trabajos de auditoría deben ser revisados adecuada y oportunamente por el
Auditor para asegurar el logro de sus objetivos, la calidad del trabajo y el desarrollo
profesional del personal.
Todos los resultados de trabajo deben ser comunicados al Auditor. Los informes
presentados deberán ser precisos, objetivos, claros, concisos, constructivos,
completos y oportunos, así mismo deberá constar el alcance del trabajo, así como las
opiniones, conclusiones, recomendaciones y planes de acción.
En el caso que existe error u omisión de información en la presentación de un informe
final, el Auditor deberá comunicar a todas las partes que recibieron el informe
original sobre la información corregida.
El Auditor es el encargado de presentar los resultados del informe final a las partes
apropiadas para que ellos den las a los resultados la debida consideración al caso.
El Auditor deberá establecer un proceso de seguimiento a cada Departamento para
supervisar y asegurar que las acciones establecidas hayan sido efectivamente
implantadas o que la alta Dirección y Gerencia haya decidido no tomar el riesgo de
acción.
122
Políticas del Departamento de Auditoria.
El personal de Auditoría Interna, tendrá libre acceso y sin restricciones a todas las
actividades, registros, documentos, propiedades y personal de cada departamento de
la Empresa DHL EXPRESS para realizar su función, siendo responsable de la
confidencialidad de la información recibida.
Todo el personal del Departamento de Auditoría Interna, realizarán los trabajos
establecidos con el mayor grado de profesionalismo, objetividad y asertividad,
observando los principios éticos y morales, poniendo en práctica los valores de
honestidad, tolerancia y respeto; sustentado por evidencias competentes, pertinentes,
suficientes y verificables, guardando absoluta reserva y confidencialidad del trabajo
delegado.
Cada auditoría interna determinará, si el caso lo amerita, una serie de observaciones
que deberá atender el área auditada, en los plazos establecidos.
El tiempo de solventación de observaciones, no excederá de un plazo de cinco días
laborables. Si el área auditada necesitara más tiempo para la solventación de estas lo
deberá solicitar por escrito al Departamento de Auditoría Interna.
El Departamento de Auditoría Interna solo podrá hacer tres reprogramaciones
después de los plazos establecidos, y si el área auditada no cumple con la
solventación de las observaciones, estas serán remitidas al Departamento de Auditoría
Interna.
Toda operación que se realice deberá contar con el soporte documental
correspondiente.
Los informes productos de la auditoría realizada a cada departamento de la Empresa,
deben ser presentados al Director Financiero Regional con copia al Gerente General
de DHL EXPRESS.
123
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES
Una vez concluido el trabajo de investigación se ha llegado a las siguientes conclusiones
mencionadas a continuación:
1. Actualmente la Empresa realiza procesos manuales apoyándose en hojas de Excel para la
elaboración y registro de los mismos, y hasta la presente fecha no cuentan con sistemas
automatizados que permitan tener un mejor control de crédito externo y calificación de
cartera, y por ello no permite llevar un buen control de cupo a los clientes.
2. El Departamento Financiero y de Recursos Humanos no cuentan con planes de
contingencia o de riesgo en el caso que ocurriera algo inesperado dentro de los mismos, y
a últimas instancias tienen que ver la manera y forma de solucionarlos.
3. No existe un buen control de ingreso de dinero en tesorería y en ocasiones es difícil
identificar la cantidad exacta y la persona que realizó dicho pago por medio del banco.
4. Existe personal que no es ordenado y en ocasiones tienen que pasar urgencias en pagos y
reposición de dinero a cualquier agencia o agente representante con los que cuenta la
Empresa DHL EXPRESS a nivel nacional.
5. La Empresa no posee un sistema de control de accesos para registrar la hora de entrada y
salida del personal que labora, con lo que conlleva a que el personal no compense su
tiempo de retraso el mismo día de la falta.
6. Tomando en cuenta las debilidades de control interno existentes dentro de la Empresa
DHL EXPRESS se evidencia la necesidad de que la alta Dirección y Gerencia
implemente un Departamento de Auditoría Interna, el cual va a representar un
124
instrumento de gran importancia ya que está orientado a promover la eficiencia de las
operaciones y procedimientos, y al mismo tiempo le suministrara a la alta Dirección y
Gerencia las recomendaciones necesarias para el fortalecimiento de los controles
internos.
125
RECOMENDACIONES
A continuación se presentan las debidas recomendaciones, las cuales serán de gran utilidad a
la Empresa DHL EXPRESS ya que le permitirán subsanar las debilidades existentes dentro
de la misma.
1. Crear sistemas automatizados con el propósito de evitar errores involuntarios de
incidencia alta, y así llevar un mejor control de los registros de créditos que se dan a
clientes y calificación de cartera con el fin de disminuir el riesgo en la Empresa ya que
los procesos manuales no son muy efectivos por el gran volumen de clientes que tiene la
DHL EXPRESS y los mismos actualmente producen deficiencias.
2. Implantar planes de contingencia para los Departamentos Financiero y de Recursos
Humanos donde el principal objetivo sea garantizar la continuidad de la Empresa
haciéndola más solvente ante situaciones críticas; en los mismos deberán plantearse
estrategias y programas necesarios para la prevención, con el fin de tener un mejor
control de las operaciones y evitar la posibilidad de que los riesgos se produzcan en el
caso que llegaran a producirse.
3. Para mejorar el control de ingreso de dinero en tesorería, lo recomendable sería pedir al
banco un reporte diario de la cantidad exacta de dinero donde también conste apellidos y
nombres o razón social de la persona que realizó el depósito en la cuenta del banco, y en
el caso de ingreso de dinero en efectivo, crear un sistema donde se registre la cantidad,
concepto del depósito, fecha, hora, apellidos y nombres de la persona que realiza la
acción, para con ello evitar que se dé el caso de que alguna otra cuenta no tenga saldo
razonable.
4. Elaborar calendarios con horarios establecidos para cada actividad, proceso que realice el
personal que labora y presta sus servicios en la Empresa DHL EXPRESS y así las cosas
puedan fluir con normalidad y nadie tenga que pasar urgencias en últimos momentos.
126
5. Crear un sistema de accesos donde se registre automáticamente por medio de un
documento que le proporcione la Empresa la hora de ingreso y salida de la misma, para
que la información se archive en el sistema y al final del día genere un reporte donde se
verifique el total de horas trabajadas del empleado, y con ello pedir al trabajador en el
transcurso del mes que compense con su servicio las horas que le hacen falta.
127
BIBLIOGRAFÍA
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Eco Ediciones, Segunda Edición, Pag 7, Año 2004
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http://www.gestiopolis.com/canales5/fin/defigaud.htm
http://www.gestiopolis.com/canales7/fin/la-auditora-y-el-control-interno.htm
http://www.perucontable.com/modules/news/article.php?storyid=288
http://www.icsya.com.mx/ars-auditoria-y-riesgos-de-negocio/auditoria-interna/
http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse128.html
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/ctinmegp.htm
1http://recursosfinancierosucv.blogspot.com/2011/12/beneficios-del-control-interno.html
