Gua Rpida UnyAdq (Ordenes de Compra)Objetivos Facilitar conocimiento del mdulo UnyAdq para la creacin de rdenes de compra y su seguimiento. Este documento excluye las opciones avanzadas del mdulo, en cuanto a la administracin de requerimientos, cotizaciones, y administracin del proceso logstico (Solicitar documentos Anexos UnyAdq) Resultados Esperados Seccin I 1) Identificacin conos estndar del sistema. Seccin II 2) Works Flow / mejores prcticas en la administracin del proceso de abastecimiento (Procedimientos - Flujo de Datos - Oficina Central - Obras). Seccin III 3) Uso del Mdulo UnyAdq: a. c. Seccin IV Generacin de rdenes de Compra: a) Presentacin pantalla y descripcin de conos a. b. c. Seccin V 4) Informes representativos de Gestin de Compras y Control Presupuestario. Orden de Compra con presupuesto asociado. Orden de compra sin presupuesto asociado. Orden de compra a partir de un pedido. b) Mtodos de registro: Procedimiento para el acceso al sistema. Presentacin de mens operacionales del mdulo. b. Presentacin de pantalla principal. d. Configuracin del mdulo.

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Seccin IIconos / Botones Principales Botn Nuevo: Inserta un registro nuevo Editar: Permite ingresar a un registro para tomar lectura y/o modificar la informacin que se compone Eliminar: Elimina el registro Vista Previa: Permite la impresin de la opcin activa Imprimir: Entrega los informes del mdulo activo Excel: Acceso directo a una planilla electrnica para la transferencia de los datos que estn activos. Refrescar: Actualiza el despliegue de informacin en la matriz de datos presentada en la ventana activa. Presione la tecla F9 o desactive este proceso cuando se presente una ventana de alerta. Ver recurso de orden de compra seleccionada Descripcin

Buscar: Realiza una bsqueda en la base de datos segn un patrn de referencia dado. Ver todos los estados de rdenes de compra

Ver solo rdenes de compra sin recepcin

Ver solo rdenes de compra con recepciones parciales

Ver solo rdenes de compra con recepciones parciales en exceso

Ver solo rdenes de compra con recepciones en exceso

Ver solo rdenes de compra con recepciones completas

Ver solo ordenes de compra con recepciones completas en exceso

Ver solo rdenes de compra parcialmente anuladas

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Ver solo rdenes de compra anuladas

Ver solo rdenes de compra generadas en mdulo UnySub

Men. Presenta mediante un men, todas las opciones de botones disponibles

Seleccin de Iconos o Columnas. Desactiva o Agrega operaciones a ventana Orden Ascendente: Ordena todos los registros de la base de datos en orden ascendente segn la columna donde est posicionado el cursor Orden Descendente: Ordena todos los registros de la base de datos en orden descendente segn la columna donde est posicionado el cursor

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Seccin IIWork Flow Mejores Prcticas en la Administracin de Presupuestos, Programacin y Control (Procedimientos - Flujo de Datos - Oficina Central - Obras) Aun cuando es responsabilidad del Cliente, la reingeniera de procesos, en conjunto con la implementacin del producto Unysoft ERP, se adjuntan ejemplos de diagramas.

Diagrama Resumido

ControlCLIENTE

Los ejemplos que siguen, representan en parte los procedimientos aplicados en la industria, pero no necesariamente los que su empresa debe administrar. PlanificacinProducto Factura Documentos Nota de Venta

Requerimientos

Presupuestar

Presupuesto

Proyectos

Producto Pedidos Productos Orden de Compra Documento de Pago Personal Sub Contratos Maquinaria Materiales

Administraci Contratos / Avances n y Finanzas

Factura

Productos

PROVEEDORES EXTERNOS INTERNOS

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Ejemplo N 1 Ciclo VB

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Ejemplo N 2 Ciclo VB

Seccin IIIUso del Mdulo UnyAdq a) b) c) d) Procedimiento para el acceso al sistema. Presentacin pantalla principal. Presentacin de mens operacionales del mdulo UnyAdq versin Noviembre 2009. Configuracin del mdulo.

a) Procedimiento para el acceso al sistema. Desde icono ubicado sobre el escritorio de PC o va acceso a escritorio remoto por Internet, acceda a la ventana de ingreso para usuarios autorizados. Se presentar en pantalla:

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Ingrese: Nombre de usuario y Contrasea Seleccin de mdulo (que asume por defecto lo seleccionado en sesin anterior); y De ser necesario, seleccione Base de Datos (Como por ejemplo: Base Produccin, Base de Pruebas o las administradas por la empresa).

Desde Men Principal se accede a mdulo UnyAdq:

b) Presentacin pantalla principal. La imagen que a continuacin se presenta, informar lo siguiente: Consorcio y empresa activa. Haga un clic en campo Nivel -que aparece al costado izquierdo de la pantalla- y se mostrarn al centro de la pantalla las rdenes de compra ingresadas para cada proyecto que administra la empresa. Todas las ordenes de compra estarn condicionadas al rango de fechas activo, a los filtros de estados de rdenes de compra y al filtro de compradores (parte superior de la pantalla). Al expandir los proyectos -que se encuentran bajo el campo Nivel- aparecern los proveedores a los cuales se le han generado rdenes de compra. Cada orden de compra muestra un correlativo por proyecto, informa el estado que se encuentra con relacin a sus recepciones y resume en la misma fila toda la informacin que se ingres en su registro (fecha de creacin, proveedor, proyecto, monto, fecha de entrega, observaciones y centro de costo). La parte inferior de la pantalla, informa el nombre del usuario activo, su perfil, la pgina Web de UnySoft ERP, la fecha y hora de ingreso, el nmero de rdenes de compra y sus montos involucrados por empresa, proyecto y rango de fechas.

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En general, la pantalla principal del mdulo corresponde al primer informe si el usuario hace clic en cono Excel y configura las fechas de consulta.

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Utilizando los conos que aparecen al centro de la pantalla, el usuario lograr: Crear una nueva orden de compra / Generar una nueva orden de compra copiando otra existente (cono Nuevo) Consultar / Modificar una orden de compra (cono Editar) Eliminar una orden de compra (cono Eliminar) Emitir informes (cono Impresora) Exportar a una planilla Excel la pantalla activa (cono Excel) Actualizar nuevos registros en la pantalla activa (cono Actualizar) Resumir recursos de orden de compra seleccionada (cono ver recurso(s) de orden(es) de compra(s) Buscar una orden de compra (cono Buscar) Agrupar las rdenes de compra segn su estado de recepciones (conos T, SR, RP, PE, RC, CE, PA) Agrupar las rdenes de compra anuladas (cono A) Agrupar las rdenes de compra generadas desde mdulo UnySub (cono OS)

c) Presentacin de mens operacionales del mdulo UnyAdq versin Noviembre 2009. En men Archivo -si cumple con el perfil habilitado-, recorra las llamadas tablas maestras e infrmese de la configuracin que se ha definido para su empresa. Las opciones que aqu se presentan son: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) Empresa Consorcio / Grupo Proyectos / Unidad de Negocio Actividad/Unidad de Obra Actividad Econmica Documentos/Eventos Forma de Pago Moneda Moneda de Control Personal Plan de cuentas Proveedor Unidad Zonas Geogrficas

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15) Recursos

En men Abastecimiento (A1) -si esta como usuario habilitado- recorra las opciones bsicas del mdulo.

1) Requerimientos / Pedidos 2) VB Pedidos 3) Cotizacin 4) VB Cotizacin 5) Orden de Compra 6) Ciclo de Autorizacin (VB Orden de Compra)= 7) Recepcin 8) VB Facturacin 9) Configuracin Bodegas / Recurso Equivalente Compradores / Firmas Cargos / Textos de Referencia

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En men Gestin (A2) -si esta como usuario habilitado- recorra las opciones avanzadas del mdulo.

1) Procesamiento SAP 2) Asignacin de Compradores 3) Compras Asignadas 4) Administracin de Pendientes (Pedidos) 5) Administracin de Pendientes (O. Compras) 6) Recepcin de Documentos (UnyFin) 7) Valija Inicial Bodega 8) Valija Internet (Importar / Exportar) 9) Rendicin de Gastos (Caja Chica) 10) Borrador Contable

En men Configuracin -si esta como usuario habilitado- recorra las opciones de configuracin del mdulo

1) Parmetros UNYADQ 2) Ver Alerta de Pedido fuera del Presupuesto 3) Mostrar Unidad de Captura 4) Mostrar Detalle O.C. 5) Ver Tips

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En men Ayuda -si esta como usuario habilitado- recorra las opciones auxiliares del mdulo

1) Enviar requerimiento 2) Acerca de... 3) UNYSOFT en la Web

d) Configuracin del Mdulo. Parmetros Generales Ejecutor Lugar Resultado Actividad Precedente Funcin Descripcin: La vieta VB Compras cumple con el propsito de activar o desactivar niveles de autorizacin. : Encargado/ Unidad de Adquisiciones Encargado Unidad Informtica Administrador proyecto Unysoft ERP : Generalmente en Oficina Central : Parametrizacin del mdulo : Configuracin de Tablas Maestras, Perfiles y Formato Pre - Impreso : Parametrizacin / Configuracin del mdulo

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Por su parte, la vieta Orden de Compra cumple con la funcin de configurar el tipo de impresin que la Empresa utilizar para la documentacin de las rdenes de Compra. El ttulo Configuracin permite visualizar las rdenes de compra asociadas a sus Unidades de Negocio.

La vieta Otros dice relacin con los nmeros correlativos para las recepciones, tanto por Empresa como por Bodega. Adems aqu se determina el documento asociado con el pedido/requerimiento, los Ns de holgura de los pedidos y el N das alerta recepciones entre otras configuraciones.

La vieta E-mail Alerta permite enviar correos electrnicos a los responsables de reas cuando existen ordenes de compra mayores a lo presupuestado y cuando existen ordenes de compra con VB pendiente. La versin estndar del sistema permite cargar hasta 3 direcciones diferentes. La segunda opcin requiere de asesora del Proveedor para su correcta configuracin.

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Finalmente, la vieta Calificacin se vincula con el maestro de Proveedores. Aqu la Empresa carga informacin para que sea visualizada en la ficha de cada prestador de servicios.

Niveles de Control Deben ser informadas las condiciones de seguridad, formato y uso de correlativo. Se recomienda activar proceso de VB de rdenes de compra, hacer uso de formato estndar y fijar correlativo de recepciones, por empresa. Recursos Tabla maestra de recursos, ha sido definida por la unidad de planificacin, al configurar el mdulo de presupuestos UnyPre Recursos Equivalentes Por proveedor deben ser creados los cdigos de catlogo y asociarlos con los cdigos de recurso de tabla maestra. Firmas Las Ordenes de Compra, son firmadas (Autorizadas) por quienes se registran en esta tabla, conjuntamente con la definicin de sus cargos. Aun cuando exista un registro de firmas, prevalece la referencia del profesional a cargo, informada en la tabla de Unidades de Negocios.

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Los formatos estndar y preimpresos han sido diseados para un mnimo de cuatro firmas. Cargos Corresponde con la definicin de los mismos, creada en el mdulo UnyDat y UnyRem

Textos de Referencia Glosa (mensaje) estandarizado para la emisin de un pedido, cotizacin u orden de compra

Mostrar Unidad de Captura Activa o desactiva niveles de ayuda, para el filtro de rdenes de compra, desde el panel principal. Los niveles a presentar son presupuestos en control, centro de gestin y proveedor Mostrar Detalle de Orden de Compra Activa o desactiva niveles de ayuda, para el detalle de una de ordenes de compra, desde el panel principal. Por orden de compra, se activa consulta inmediata del detalle asociado con cada orden de compra.

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Tips / Recomendaciones del Captulo Los documentos Perfiles de Usuarios y Ejemplo de Perfiles, explican en detalle cmo crear un usuario. La jefatura del proyecto UnySoft ERP de la empresa puede solicitarlo al correo soporte@unysoft.cl. A los usuarios finales podra presentarse una ventana de alerta si el ambiente operativo de su equipo no cumple con las exigencias de Microsoft en cuanto a memoria RAM disponible, versin del sistema operativo, configuracin de idioma de su equipo respecto del equipo servidor al cual accede y otras condiciones de seguridad que se hayan definido al instalar el producto Unysoft ERP sobre un equipo servidor. UnySoft ERP informa que todo tipo de mensajes que entregue el sistema y que digan relacin con lo anterior, ser responsabilidad de la Empresa dar solucin.

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Seccin IVa) Ejecutor Lugar Resultado Opciones Presentacin pantalla y descripcin de conos : Encargado de Compras : Obra, Oficina Central o Taller de Maquinaria : Orden de compra enviada al proveedor : Registro manual, con VB de Pedido y/o cotizacin

Los campos a completar por el usuario son los siguientes:

1 3 6 5

2 4 8 7 12 13

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9

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14 2 1 4 3 6 5 8 7

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Proveedor (Presionando la tecla F1) Forma de Pago (Siempre que no haya sido informada en la ficha del proveedor) Unidad de Negocio / Proyecto (Si no existe configuracin Usuarios por Unidad de Negocios) Centro de Costo (Si el recurso a comprar es llamado desde la tabla maestra) Entrega (Si no ha sido informada la direccin del proyecto en la Unidad de Negocio) Afecta a IVA (Si la orden de compra es exenta de impuesto) Moneda (Si la orden de compra debe ser emitida en moneda diferente al peso chileno) Bodega (Para automatizar el proceso de recepcin del material)

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10 9 12 11Recurso (Presionando la tecla F1) Cantidad (Si el recurso seleccionado fue llamado desde la tabla maestra) Precio (Si es la primera compra del recurso) Anexos (Siempre que sea necesario enviar una nota informativa al proveedor)

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Observaciones Internas (Siempre sea necesario registrar una nota relacionada a la compra)

Adicionalmente, la pantalla de la orden de compra contiene los siguientes campos de informacin al usuario:

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Q Total: Cantidad total del recuso presupuestado para el tem / ndice / Actividad Q Disponible: Diferencia entre la cantidad presupuestada para el tem y lo comprado

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PU Nominal: Precio del bien o servicio, a la fecha de formulacin del presupuesto PU Reajustado: El mismo valor, expresado al tipo de cambio moneda de control a la fecha

Descripcin de conos: Icono Saldos de Bodega, interacta con el mdulo UNYBOD, presentando los saldos, de una o ms bodegas activas. Icono Recurso Equivalente, despliega las materiales (bienes o servicios) que un proveedor ha entregado en sus catlogos y han quedado asociados con el material que buscamos. Supone cdigos o nmeros de fbrica. El icono buscar nmero de fabrica busca la equivalencia y no lo proveedores. Icono Proveedor por Recurso, muestra todos los proveedores a los que se haya emitido una orden de compra de un recurso en particular Icono de Incidencia, presenta todos los recursos (materiales, mano de obra, subcontratos y equipos) del presupuesto, como dato referencial. Se ejecutar un proceso de reclculo cuando es necesario actualizar la tabla del mdulo UnyPre y podr visualizarse slo aquello que corresponde con una unidad de negocio o partida de abastecimiento definida en el mdulo UnyPre Icono Buscar por Recurso Equivalente, accede a la tabla de proveedores y recursos equivalentes, conforme consulta especifica que ejecute usuario. No requiere que usuario ubique mouse sobre un recurso en particular. Icono Presupuesto vs Compromisos, visualiza e imprime el total de compras vs presupuesto, agrupando por recurso, grupo de recurso o subclase. Esta consulta facilita la generacin de un dato anexo a la presentacin de una Orden de Compra a la firma. Visualizacin de cantidades y precios (UNYADQ) Recep: Corresponde al total de unidades ya recepcionadas, conforme el control que se ejecute con la opcin de recepcin.

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Pend: La diferencia por recibir, consecuente con lo comprado Saldo en Bodega: Cantidades fsicas en una o ms bodegas. El icono explicado en la pgina anterior, indica cuanto por bodega. Moneda Presupuesto: Es el valor de la moneda de control, informada en parmetros, correspondiente con la fecha en que se cre el presupuesto. En periodos inflacionarios, nos permite establecer las perdidas o ganancias por tipo de cambio o costos. Moneda O. Compra: Valor de la moneda de control, conforme la fecha de emisin. La creacin de una Orden de Compra, implica varios procesos de control cruzados vinculando a la unidad de negocio (Aplicacin). b) Mtodos de registro

Caso 1: Orden de Compra con Presupuesto Asociado En el caso que la orden de compra se registre en funcin de un presupuesto, el recurso a comprar o todos de una vez, puede ser agregado al detalle de la orden, buscando primero el tem del presupuesto o seleccionado el centro de costo del presupuesto.

La imagen anterior, representa una bsqueda de recursos consultando a los ingresados en el presupuesto de la unidad de negocio antes seleccionada. (Presionando cono Carga Presupuesto) Caso 2: Orden de Compra sin Presupuesto Asociado En el caso que la orden de compra no involucre un presupuesto, la bsqueda de recursos necesariamente deber ser consultando los que administra la tabla maestra de recursos. Una alternativa es consultar el listado maestro mediante una bsqueda por cadena de caracteres (cono Buscar Recursos por Descripcin) como lo muestra la imagen siguiente:

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Otra forma de llamar recursos de la tabla maestra es invocar el cono Cargar todos los Recursos

Caso 3: Orden de Compra a partir de un Pedido Seleccionada la unidad de negocio y asumiendo que la empresa utiliza las opciones logsticas que ofrece el mdulo, se logra generar una orden de compra llamando a pedidos aprobados haciendo clic en cono Cargar Pedido. As lo muestra la imagen que sigue:

Una vez informado, el usuario selecciona el N del pedido con un doble clic. Seleccin de Recursos

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Independientemente del mecanismo de bsqueda que utilice el usuario, la seleccin de recursos se logra una vez que se da doble clic sobre el registro como lo representa la imagen que sigue:

Ya ejecutado lo anterior, el usuario debe grabar los recursos a comprar presionando el cono Graba Recursos Seleccionados o haciendo clic en botn Aceptar. Tips / Recomendaciones del captulo El proceso natural de una orden de compra generalmente se comporta de la siguiente manera: 1. Orden de Compra (Manual o Automatizada en funcin de Pedidos, Cotizaciones) Plantilla de Compra Automatizada. 2. Mantencin de rdenes de Compra (Anulacin Parcial, Completa). 3. VB Orden de Compra (Ciclo VB, incluido Firma Digital) 4. Automatizacin de Envos de Orden de Compra ( Va e-mail, Fax, Valija de Datos a Oficina Central). 5. Ciclo Administrativo, Pareo OC, Gua Despacho y Factura (VB Facturacin) 6. En pantalla orden de compra, para una bsqueda rpida de recursos, no olvide hacer clic en la columna Descripcin que ayudar a ordenar los recursos de forma alfabtica. 7. En pantalla orden de compra, el precio del recurso (bien o servicio), que se despliega corresponde al valor comprometido a pago en la ultima orden de compra emitida o en su defecto, el sistema entregar los precios informados en el presupuesto (desde mdulo UnyPre)

Seccin VInformes representativos para gestin de Compras y Control Presupuestario. Como en todos los mdulos del sistema, los informes se encuentran al hacer clic en el cono Imprimir que aparece en el men principal.

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Cada Informe se agrupa segn el tipo de informacin que requiera el usuario. En la imagen que sigue, la pestaa Abastecimiento, entrega reportes propios del proceso logstico.

Se recomienda consultar los informes: Auditoria General: Entrega el ciclo completo de compras; pedidos, compras, recepciones, facturas, contabilizacin, VB de procesos Compras por Proveedor Recursos: Ofrece estadsticas de compras tanto por proveedor como de recursos. Permite adems, bsquedas por nmero de orden de compra y cuentas contables entre otros filtros. rdenes de compra Masiva: Facilita la impresin masiva de rdenes de compra.

Los informes que agrupa la pestaa Auxiliares, tienen relacin con el anlisis monetario del proceso de compras. En ese sentido, se recomienda revisar: - Flujo Comprometido: Entrega el listado por proveedor/centro de costo, el listado de facturas que estn por vencer segn rango de semanas que define el usuario. - Resumen de Compromiso: Resume fechas de creacin de rdenes de compra, cotizaciones y recepciones.

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Por su parte, la pestaa Auditoria ofrece al usuario informes estadsticos de recursos y proveedores. Los informes a revisar son: - Indicadores (Usuario-Obras): Resume nmero de rdenes de compra emitidas, montos promedios y rdenes de compra fuera de presupuesto. - Incidencia Compras Proveedor: Permite conocer el volumen de compras emitidas a proveedores conforme rango de fechas definidas por el usuario.

Finalmente, los Informes que entrega la pestaa Control Integrado UnySoft ERP insertan el proceso de compras al contexto del control presupuestario. Todos los informes son de lectura obligada para los usuarios.

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