Lic. Javier A. D’Labra Noriega

jdlabra@hotmail.com

Abril 2016

2016

Recomendación en el Uso de la línea base

Serie: Administrando proyectos con MS Project Página 1

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Tabla de contenido

Introducción ..............................................................................................................................................................................2

Planeación del proyecto ...........................................................................................................................................................2

Estableciendo la línea base .......................................................................................................................................................4

Ejecución del proyecto ..............................................................................................................................................................6

Comparando lo planeado vs lo ejecutado................................................................................................................................7

Conclusiones .............................................................................................................................................................................8

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Introducción En la Gestión de Proyectos hay varios momentos importantes, uno de ellos es cuando concluimos la planeación del proyecto

y tenemos concluida la lista de tareas con sus recursos, tiempos y costos asignados. Dicho momento nos permite pasar a la

realización de los trabajos y poder informar de manera periódica los avances y la situación del proyecto.

El mecanismo dentro del Microsoft Project Desktop (incluye versiones estándar y profesional) para poder almacenar los

datos planeados y analizarlos más adelante, es por medio del establecimiento de la línea base. El objetivo de este

documento es hacer una revisión de la práctica asociada al manejo de la línea base y sacar provecho de las características

del producto.

Planeación del proyecto La Planeación del proyecto acorde a las buenas prácticas de gestión establecidas por el PMI (Project Management Institute)

considera el desarrollo de una EDT (Estructura de Desglose de Trabajos), dicha estructura debe de considerar los diversos

entregables que se realizarán a lo largo del proyecto, y debajo de ello los grupos y paquetes de trabajo. Esta última

estructura facilita la visualización y comprensión del alcance del proyecto.

Posterior a la EDT se desglosan los paquetes de trabajo en hitos y tareas a fin de identificar sus atributos, generando una

red de dependencias que permitirán conocer las fechas tardías y tempranas para la realización de las mismas. Toda esta

información es la que puede ser soportada por un cronograma, y entre los beneficios de usar Microsoft Project Desktop es

el manejar de manera sencilla un cronograma y también manejar las futuras actualizaciones resultado de los trabajos que

se den en la ejecución.

Cuando uno tiene identificadas todas las tareas, entre los atributos más importantes están: Comienzo, Fin, Trabajo

(esfuerzo), Costo (fijo y por recursos), Duración, Predecesoras, Nombre de los recursos, etc., aunque no todos ellos se

guardan al momento de establecer la línea base.

En especial en Microsoft Project Desktop cuando se visualiza el cronograma podemos encontrar:

Tarea de resumen del proyecto: Esta contiene la información consolidada de: Comienzo, Fin, Costo, Trabajo y Duración del

proyecto, esta identificada por ser la número cero (0), y generalmente se tiene que indicar a la aplicación que la muestre

por medio de la secuencia:

Pestaña: Formato > Sección: Mostrar u ocultar > Comando: Tarea de resumen del proyecto

Tarea de hito: Esta es una tarea de duración cero, es decir que nos sirve para especificar un momento en el tiempo de

proyecto, por ejemplo su uso frecuente es para señalar el comienzo o fin del proyecto, o bien el fin de las fases del proyecto

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o solamente una entrega importante. Para ingresar un hito en el cronograma se ingresa una tarea de manera normal y se

actualiza su duración con cero, o también mediante la secuencia:

Pestaña: Tarea > Sección: Insertar > Comando: Inserta un hito

Tarea: Esta es una tarea normal en donde se asignan los recursos y por lo que se tienen todos los atributos mencionados

anteriormente, para el PMI estas son realmente las actividades, dado que son las que permiten conocer en donde se aplica

el esfuerzo y uso de los recursos. Por consiguiente una tarea siempre tendrá asignado recursos (al menos uno), y si dichos

recursos tiene costo asociado se tendrá costo para la tarea.

Para ingresar una tarea simplemente se hace por medio de dar Click en la tecla de Insertar (Ins) o mediante la secuencia:

Pestaña: Tarea > Sección: Insertar > Comando: Inserta tarea

Tarea de resumen: Esta como su nombre lo indica, permite agrupar varias tareas, por lo que el valor de sus atributos

depende de los valores las tareas contenidas, por ejemplo la fecha de comienzo de la tarea de resumen será igual al valor

de la menor de las fechas de comienzo de las tareas agrupadas. Por ejemplo el costo de la tarea de resumen es similar a la

suma de los costos de las tareas agrupadas.

Para ingresar una tarea de resumen se hace de manera similar al de una tarea normal, pero se indican las tareas a ser

agrupadas y se aplica una sangría, mediante la secuencia:

Pestaña: Tarea > Sección: Insertar > Comando: Inserta una tarea de resumen

Ejemplo de tareas:

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TIP: En general recomiendo que se utilice un campo personalizado para ayudar a clasificar las tareas, permitiendo utilizar

filtros o contabilizar los tipos de tareas, en mi experiencia la lista de valores que podemos usar para clasificar es: Proyecto,

Fase, Grupo, Tarea, Hito, y Entregable.

Estableciendo la línea base Ahora hay que establecer la línea base, pero ¿Cuál de ellas?, por default en Microsoft Project Desktop tenemos 11 líneas

base, 10 de ellas están numeradas y una de ellas no, ésta última es generalmente la utilizada para hacer las comparaciones

y la llamaremos Línea base 0.

Para poder guardar la línea base los pasos son:

Pestaña: Proyecto > Sección: Programación > Comando: Establecer línea base

Y se debe dar Click en la opción de Establecer línea base

Sin embargo hay que considerar que Microsoft Project Desktop tiene una serie de parámetros, entre los que se encuentran:

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1. En las Opciones de Project en la sección de Avanzado (imagen superior) se tiene el parámetro para especificar la

línea base que se usará para calcular los valores acumulados, por ejemplo: CRTR (Costo real del trabajo realizado),

CPTP (Costo presupuestado del trabajo planeado), CPTR (Costo presupuestado del trabajo realizado). Pero también

la línea base especificada se utiliza para calcular las variaciones.

En Microsoft Project Desktop se tienen cinco campos que reflejan el valor de variación y son:

Variación de costo: Es la diferencia entre el Costo de la línea base (especificada) y el campo Costo

Variación de duración: Es la diferencia entre la Duración de la línea base (especificada) y el campo Duración

Variación de comienzo: Es la diferencia entre el Comienzo de la línea base (especificada) y el campo Comienzo

Variación de fin: Es la diferencia entre el Fin de la línea base (especificada) y el campo Fin

Variación de trabajo: Es la diferencia entre el Trabajo de la línea base (especificada) y el campo Trabajo

Si se tienen varias líneas base, es necesario hacer el ajuste para que se utilice la línea base deseada, es decir otra

diferente a la Línea base 0.

2. Para la visualización del Gantt de seguimiento usa por default la Línea base 0, pero se puede modificar el parámetro

por medio de:

Pestaña: Formato > Sección: Estilos de barra > Comando: Línea base

Entonces ¿Cuál de ellas utilizo?, recordando que después de la planeación se establece la línea base, una buena opción

sería usar la Línea base 0, pero tenemos el siguiente comentario: A lo largo del proyecto es normal que se presenten varias

solicitudes de cambio, de las cuales algunas seguramente serán aprobadas, eso significa que se deberá de actualizar la línea

base teniéndose normalmente dos posibilidades para las futuras tareas (no se debe aplicar para la concluidas):

Actualizar la Línea base 0

Ventajas Desventajas

No se necesita cambiar el parámetro para cálculo de los valores acumulados

Se pierden los valores originales contra los que se podrían medir las variaciones

No se necesita cambiar el despliegue de otra línea base

Guardar en una Línea base adicional

Ventajas Desventajas

Se puede comparar entre los valores originales de la planeación y los ajustados por una nueva línea base

Se tienen menos Líneas base a ser utilizadas

Se necesita cambiar el despliegue para la nueva línea base

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Una tercera opción que es la que recomendamos es:

Para la primera vez que se guarda la Línea base

1. Se guarda la Línea base 0 para todas las tareas del proyecto

2. Se guarda la Línea base 1 para todas las tareas del proyecto

Para las posteriores actualizaciones que se dan por solicitudes de cambio aprobadas

1. Se seleccionan las tareas en desarrollo y por desarrollar

2. Se guarda la Línea base 0 para dichas tareas

3. Se guarda la Línea base correspondiente al cambio (más uno), es decir que si se guarda la Línea base por la primer

solicitud de cambio guardamos Línea base 2, si es la 2da solicitud se guarda la Línea base 3.

¿Qué ventajas tenemos?, Nos quitamos de hacer ajustes a la parametrización y también al formato de despliegue en el

Gantt de seguimiento

¿Qué desventajas tenemos?, de inicio perdemos una Línea base, pero en nuestra experiencia el hecho de perder una de 1º

realmente no afecta en una gestión normal, de hecho si llegamos a tener más de cuatro solicitudes de cambio en un

proyecto deberíamos cuestionar la calidad de la planeación y plantear hacer una buena revisión de los alcances y objetivos

del proyecto.

Los pasos anteriores se pueden aplicar indistintamente si se desglosaron todos los paquetes de trabajo o bien se si opto

por un desglose evolutivo.

Ejecución del proyecto Una vez que se tiene establecida la Línea base estamos listos para ejecutar los trabajos y registrar los datos que se están

dando por parte del equipo, en especial es importante que para cada tarea que se está desarrollando se pueda registrar

respuesta a estas preguntas:

Preguntas para respuestas detalladas

1. ¿Cuándo se comenzó a realizar la tarea?

2. ¿Cuántas horas se han dedicado a la tarea?

3. ¿Cuántas horas se estiman para finalizar la tarea?

Las respuestas se pueden actualizar para cada una de las tareas y con ello Microsoft Project Desktop calculará el %

completado de la tarea.

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Pregunta para respuesta rápida

1. ¿Qué porcentaje de avance se tiene para la tarea?

La respuesta permite actualizar el % completado para cada tarea.

Comparando lo planeado vs lo ejecutado Una de las responsabilidades del Líder de proyecto o Responsable del proyecto, es la de identificar las desviaciones y en su

caso buscar alternativas que permitan reducir las desviaciones negativas y el incumplimiento del proyecto.

Entre las ventajas de la aplicación está la posibilidad de generar vistas de información, en especial podríamos tener una

vista que considere los campos de desviación, permitiendo enfocarnos resolver problemas o mitigar riesgos.

Si se modifica o se crea una vista similar al Gantt de seguimiento y se agregan los campos de variación tendremos:

Dicha vista siempre mostrará los datos de la última Línea base sin necesidad de hacer ajustes al Microsoft Project Desktop,

pero teniendo la posibilidad de poder consultar o comparar contra las líneas base anteriores. De hecho en Microsoft Project

Desktop se tiene una vista adicional que se llama Gantt de varias líneas base.

Y que en caso de aplicarse se vería de manera similar a la siguiente imagen:

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Ya con los campos de variación se podrán elaborar informes y compartirlos con los interesados.

Conclusiones Si bien el proceso de establecer una línea base es sencillo, es importante conocer el manejo de las mismas, dado que los

cálculos de las variaciones pueden ser afectados por la selección de la línea base.

Microsoft Project Desktop tiene la capacidad de manejar hasta 11 líneas base, que en nuestra experiencia son mucho más

de las que normalmente se manejan considerando la original y las que se agregan por las solicitudes de cambio aprobadas,

por lo que una buena gestión debe de establecer el proceso de actualización de las líneas base.

Fin de documento