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MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

Código: AC- POMC-01

Versión: 01 Fecha de aprobación: Febrero 02 de 2009

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION - OBJETIVO DEL MANUAL - COMPONENTE INSTITUCIONAL

Procesos Estratégicos Procesos Misionales Procesos de Apoyo Gestión del Talento Humano Gestión Financiera Gestión Administrativa Gestión Documental

- ESTRUCTURA - RESPONSABLE - TERMINOS Y DEFINICIONES - CONTENIDO - GENERALIDADES - CLIENTES DEL INSTITUTO - MARCO ESTRATEGICO - MAPA DE PROCESOS - PLATAFORMA ESTRATEGICA DEL INSTITUTO

Misión Políticas de Calidad Objetivos de la Calidad

- INFORMACION DUCUMENTAL - REVISION DE LA DIRECCION - SEGUIMIENTO Y MEDICION - DOCUMENTO REFERENCIA - ANEXOS DUCUMENTACION


PROCEDIMIENTOS



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INTRODUCCION Proceso: Actividad o conjunto de actividades relacionadas entre sí, que se desarrollan en una serie de etapas secuenciales, y que transforman insumos agregando valor, a fin de entregar un resultado específico, bien o servicio a un destinatario, cliente externo o interno, optimizando los recursos de la organización. Procedimiento: Conjunto o secuencia de pasos, estrechamente vinculados y cronológicamente dispuestos, realizados al interior de la entidad por el responsable o funcionario público, y dirigidos a precisar la forma de hacer algo, incluyendo el qué, cómo y a quién corresponde el desarrollo de la tarea. 2.1. Procesos Estratégicos: Tiene como objetivo establecer y coordinar los lineamientos, políticas de operación, el plan estratégico y el de comunicaciones para el cumplimiento de la misión institucional. Contempla entre otras actividades la planificación de los lineamientos y políticas de operación institucionales y la elaboración del Plan Estratégico. Esta planificación se enfoca en la definición de los procesos necesarios para cumplir eficaz y eficientemente la misión y la visión de la entidad, los objetivos institucionales, la política y los objetivos de la calidad, y los requisitos de la organización coherentemente con la estrategia de la organización teniendo en cuenta el Código de Ética y los lineamientos generados según la ley 872 del 2003. Asimismo, este proceso tiene dentro de sus actividades la comunicación interna y externa en el Departamento Administrativo del Instituto Municipal Del Deporte Y la Recreación De Tuluá, para esto se ha definido el Plan de comunicaciones de la entidad. (Ver anexo). El responsable del Proceso de Direccionamiento Estratégico es el Director de la Entidad, debido a las funciones que le han sido asignadas en esta materia. 2.2. Procesos Misionales: Su objetivo es dotar a las instituciones Públicas de directrices y orientaciones generales en materia de Empleo Público, Control Interno, Gestión de la Calidad, Racionalización de Trámites y Desarrollo Organizacional para mejorar la Gestión en la Administración del Instituto Municipal del Deporte Y la Recreación de Tulúa.


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Entre sus actividades se encuentra: Elaborar diagnostico, diseñar el plan de acción, diseñar y validar la política de la Institución y realizar seguimiento y medición al proceso. 2.3. Procesos de Apoyo: Los procesos de apoyo cumplen con el objetivo de ayudar en el cumplimiento de los objetivos misionales y de direccionamiento estratégico a través de unos procedimientos establecidos y de conformidad al cumplimiento de las funciones que le han sido asignadas al área responsable de estos procesos. Se han establecidos Así: 2.3.1. Gestión del Talento Humano El objetivo del proceso es Gestionar el Ingreso, desarrollo y retiro del talento humano que permitan mantener servidores Del Instituto Municipal del Deporte y la Recreación competentes, para alcanzar los objetivos institucionales y generar continuidad en los procesos de la Institución. Los procedimientos asociados al proceso de Gestión del Talento Humano son: Capacitación, Bienestar, Inducción, Seguridad social , Aportes a cajas de Compensación. 2.3.2. Gestión Financiera Tiene como objetivo Proyectar, administrar y proporcionar durante cada vigencia fiscal los hechos económicos y garantizar el registro de las operaciones presupuestales y contables brindando información confiable y oportuna. Los procedimientos relacionados a este proceso en este manual son: Presentación del anteproyecto de la vigencia siguiente y distribución presupuestal de la vigencia, Ejecución Ingreso y gasto, Arqueo de Efectivos, Gestión de ingresos-recaudos, Conciliaciones, Cierre Contable, estados financieros y Generación de informes a entes de Control 2.3.3. Gestión Administrativa Su objetivo es administrar los recursos Humanos y físicos de la institución de tal forma que permita la operatividad y eficiencia para definir, alcanzar y evaluar los propósitos con el adecuado uso de los recursos disponibles. Mantiene y mejora el


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Sistema de Gestión de Calidad de la Institución y conserva la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, de acuerdo al objetivo, Misión, y visión. 2.3.4. Gestión Documental Establecer y ejecutar las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida, con el fin de facilitar su utilización y conservación de las mismas. Dando cumplimiento a ley general de archivos ley 594 14/07/2000. 3 ESTRUCTURA La estructura organizacional del <instituto Municipal del Deporte Y la Recreación está definido en el organigrama. (ver anexo 1). 4. RESPONSABLES

Son responsables de velar por la aplicación e implementación de este Manual; el Director del Instituto Municipal Del Deporte y la Recreación de Tuluá, Jefes de Dependencias. El Instituto Municipal del Deporte Y la Recreación IMDER TULUA con el fin de dar respuesta a los requerimientos de sus partes interesadas, a la Ley 872 y Normatividad .,al plan de Mejoramiento A todos los procesos, y a su Sistema de Gestión, ha establecido e implementado un Mapa de Procesos. En el Mapa de Procesos reúne aquellas actividades que contribuyen al logro de las funciones y requerimientos anteriormente mencionados, el enfoque basado en procesos nos permite centrar todos nuestros esfuerzos en actividades que generen valor, siendo de esta forma más eficaces, eficientes. Su papel protagónico que asume la comunidad en la definición de la misma, al entregar como primera y principal entrada sus necesidades, para ser identificadas e interpretadas por los diferentes procesos de la Administración: Estratégicos, Misionales, y de Apoyo, logrando de esta forma alcanzar los resultados planificados. El enfoque de procesos permite identificar actividades comunes que son desarrolladas por diferentes dependencias del Instituto Municipal del Deporte Y la


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Recreación IMDER TULUA lo cual genera una mayor interacción entre las mismas, incentivando la cultura del trabajo en equipo y homologando la mejor forma de hacer las cosas. En la Estructura Organizacional Del Instituto Municipal del Deporte Y la Recreación IMDER TULUA establece las unidades funcionales a partir de las cuales la administración da cumplimiento a sus procesos y función publica. El Sistema de Gestión ha permitido identificar y centrar las actividades de la Administración, en la prestación de servicios que dan respuesta a las necesidades de sus partes interesadas y proporcionan mayor transparencia en Sus resultados. 5. CLIENTES DEL INSTITUTO MUNICIPAL DEL DEPORTE TULUA El Instituto Municipal del Deporte Y la Recreación IMDER TULUA ha identificado como sus clientes a la comunidad Deportiva en general, a la cual le debe su existencia y razón de ser. Además de la comunidad, la Administración debe dar respuesta a los requerimientos de otras partes interesadas como Entes de Control, Entidades del Orden Nacional Departamental, organizaciones públicas. Para dar respuesta a las necesidad y requerimientos de la comunidad la Administración ha establecido, documentado, implementado y verificado la ejecución de las actividades, descritas en los siguientes documentos(ver anexos). 6. MARCO ESTRATEGICO El Instituto Municipal del Deporte Y la Recreación IMDER TULUA cuenta con la Misión y Visión, las cuales son desarrolladas por medio de la implementación en especial de los siguientes planes: 1 Plan estratégico 2 Plan de Gestión en los procesos El desarrollo de la Administración Del Instituto Municipal del Deporte Y la Recreación IMDER TULUA se realiza de forma articulada con los diferentes planes Municipales y Veredales, en especial en Planes a desarrollar A nivel Competitivo en los sitios retirados de la Ciudad. Además de ello, El Instituto Municipal del Deporte Y la Recreación IMDER TULUA cuenta con planes que fortalecen la línea estratégica que por ley 181 le compete


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al Instituto como: Educación del Deporte Aplicado en, Bienestar Social, Desde el Sistema de Gestión se cuenta con la Política y Objetivos de la Calidad, como instrumentos que Enmarcan Las diferentes disciplinas del Deporte donde queremos llegar. Con el fin de garantizar su cumplimiento. Se establece e implementa el Plan de Objetivos de Calidad. 7. MAPA DE PROCESOS DEL INSTITUTO MUNICIPAL DEL DEPORTE TULUA

IMDERMAPA DE MACROPROCESOS

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MISIONALES

APOYO

ESTRATÉGICOS Y DE CONTROL

DIRECCIONA-MIENTO

ESTRATÉGICO

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

PLANEACIÓN

ORGANIZACIÓN EVENTOS

DEPORTIVOSRECREACION

SERVICIOLOGÍSTICO

GESTIÓN CONTABLE FINANCIERA

GESTIÓN TALENTO HUMANO

GESTIÓN JURÍDICA

Rendición de cuentas Evaluación del cliente o usuario

FOMENTO Y MASIFICACION

DEL DEPORTE


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IMDERMODELO DEL SGC BASADO EN PROCESOS

IMDERIMDERMODELO DEL SGC BASADO EN PROCESOSMODELO DEL SGC BASADO EN PROCESOS

IMDER TULUA

RESPONSABILIDAD

DE LA DIRECCIÓN

RESPONSABILIDAD

DE LA DIRECCIÓN

GESTIÓN

DE LOS RECURSOS

GESTIÓN

DE LOS RECURSOSMEDICIÓN

ANÁLISIS Y MEJORA

MEDICIÓN

ANÁLISIS Y MEJORA

Desarrollo Social y Comunitario

Gobierno Convivencia y Paz

ENTRADAS SALIDAS

Auditoria Interna

Control de no conformidades

Acciones preventivas,

correctivas y de mejora

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PRESTACIÓN DEL

SERVICIO

PRESTACIÓN DEL

SERVICIO

Planificación del SGC

Revisión del SGC

Gestión documental

Control de Documentos y de

Registros

Direccionamiento estratégico

Planificación del desarrollo

municipal

Seguimiento y Evaluación

Servicios logísticos

Gestión del T.H.

Gestión contable

financiera Pptal

Gestión Jurídica y

Contratos

Seguimiento y Evaluación

Desarrollo Integral del Territorio

El Instituto Municipal del Deporte Y la Recreación IMDER TULUA ha descrito o caracterizado cada uno de sus procesos con el fin de poder normalizarlos, controlarlos y disminuir la variación en los mismos, para ello se define el objetivo, responsables, actividades, entradas y salidas, recursos humanos, de infraestructura y de ambiente de trabajo, documentos internos y externos, requisitos legales y de la NTCGP 1000:2004 aplicables; además de indicadores y riesgos que permitan mantener un monitoreo y mejoramiento continuo. Las siguientes son las caracterizaciones de los procesos Del Instituto Municipal del Deporte Y la Recreación IMDER TULUA:


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TIPO DE PROCESOS PROCESO CARACTERIZADO

ESTRATEGICO Y DE CONTROL

Direccionamiento Estratégico

Planeación

Seguimiento y la Evaluación

MISIONALES Organización, Eventos, deportivos

Fomento y Masificación del Deporte

Recreación

APOYO

Servicio Logístico

Gestión del Talento Humano

Gestión Jurídica y contable

PROCESO SUBPROCESO CODIGO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

DETERMINAR OBJETIVOS, ESTRATEGIAS, METAS DR.DO.E.M-01

FORMULAR PLANES. DR.FP-02

EJECUTAR Y COORDINAR PROYECTOS Y PROGRAMAS. DE.E.CP.P-01

ESTUDIOS PREVIOS. DE.EP-02

SELECCIONAR CONTRATISTA DE.SC-03

SEGUIMIENTO E INTERVENTORÍA DE.S.I-04

GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS.

ASISTENCIA TÉCNICA

PARTICIPACIÓN SOCIAL Y RENDICIÓN DE CUENTAS

GESTION SOCIAL Y SEGUIMIENTO

COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

GESTION ADMINISTRATIVA MANEJO DE ARCHIVO

ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

RECEPCIÓN Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

RECIBO Y MANEJO DE CORRESPONDENCIA

ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS


PROCEDIMIENTOS



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RECEPCIÓN, REGISTRO Y ALMACENAMIENTO DE BIENES

DEVOLUCIÓN DE BIENES A PROVEEDORES

TOMA DE INVENTARIOS

FALTANTES, DAÑO O DETERIORO DE BIENES

BAJA DE BIENES

ATENCIÓN CLIENTE EXTERNO E INTERNO

SEGUIMIENTO GESTIÓN

GESTION JURIDICA Y CONTRACTUAL ASESORÍA JURÍDICA INTERNA

DEFENSA JUDICIAL

REALIZACIÓN Y TRÁMITE DE CONTRATOS GESTION DE TALENTO HUMANO SELECCIÓN DE PERSONAL

REGISTRO DE NOVEDADES DEL PERSONAL

AFILIACIÓN DE FUNCIONARIOS A SEGURIDAD SOCIAL.

REGISTRO Y LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES

LEVANTAMIENTO DEL CÁLCULO ACTUARIAL

EJECUTAR PLANES DE TALENTO HUMANO

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN AL SISTEMA

GESTION FINANCIERA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

EXPEDICIÓN DEL CDP Y EL RP

TRASLADOS PRESUPUESTALES

REGISTROS DE NOMINA, PLANILLA,

ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

ELABORACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS

ORDENES DE PAGO (ANTICIPOS, AVANCES, DEPOSITOS)

PAGO DE VIÁTICOS ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS

RENOVACIÓN DE CHEQUES

RECAUDO DE IMPUESTOS

TRANSFERENCIAS BANCARIAS.


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ELABORACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS

REGISTRO DE CUENTAS

REVISIÓN DE COMPROBANTES DE INGRESO Y EGRESO.

EVALUACION GESTIÓN DE CONTROL INTERNO

GESTIÓN DE MEJORAMIENTO

ADOPCIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO

FOMENTAR EL AUTOCONTROL.

ASESORAR Y ACOMPAÑAR. 11. PLATAFORMA ESTRATEGICA DEL INSTITUTO MUNICIPAL DEL DEPORTE TULUA. 11.1 .Misión. Promover el plan local del Deporte y Aprovechamiento del Tiempo Libre, efectuando y participando en programas que proyecten una imagen positiva a nivel Departamental Nacional e Internacional, haciendo su seguimiento y evolución con la participación Comunitaria.

11.2. Política de la Calidad

IMDER como Entidad Pública de orden Municipal, dirigida bajo los lineamientos del Sistema Nacional del Deporte ,está comprometida a satisfacer las necesidades de la comunidad deportiva y recreativa del Municipio de Tuluá, mediante una valoración continua de sus procesos misionales, para lo cual cuenta con un personal idóneo en continua formación y así lograr desarrollar sus programas y proyectos, aprovechar su infraestructura técnica de escenarios en diferentes disciplinas y obtener así un posicionamiento a nivel nacional e internacional

11.3. Objetivos de la calidad

- Asegurar la cobertura en las actividades y los eventos deportivos y recreativos. - Garantizar la programación y el desarrollo de las actividades deportivas y


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recreativas con calidad. - Asegurar la disponibilidad de los implementos e infraestructura deportiva y recreativa Adecuada. - Garantizar el buen funcionamiento de la infraestructura técnica y física. - Garantizar la evaluación periódica de los procesos. - Garantizar la competencia del personal responsable del objetivo institucional

12. INFORMACION DE LA DUCUMENTACION Con el fin de controlar la información Del Instituto Municipal del Deporte Y la Recreación IMDER TULUA, se han establecido los procedimientos para el Control de los documentos (ver anexos), control de los registros (ver anexos) además de las metodologías implementadas desde la Sección Administración Documental, Manual de Gestión Documental (ver anexos), para el adecuado Control de la información recepcionada, producida y enviada A entes de Control Públicos. La Dirección de Informática con el fin de mantener un adecuado control sobre los sistemas de información ha implementado el Procedimiento para el Soporte Técnico (ver anexos). 13. REVISION POR LA DIRECCION La Administración Del Instituto Municipal del Deporte Y la Recreación IMDER TULUA revisa el Sistema de Gestión mínimo una vez al año (cada 12 meses), para ello se consolidad informes con mínimo la siguiente documentación: 1 Análisis de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias. 2 Análisis de servicios no conformes. 3 Cambios que puedan afectar el sistema de gestión. 4 Estado de acciones correctivas, preventivas y de mejora. 5 Objetivos de la calidad. 6 Política de la calidad. 7 Propuestas de mejora. 8 Resultado de los indicadores de los procesos. 9 Resultados de evaluación de satisfacción de los usuarios. 10 Resultados de las auditorias. 11 Revisión de acciones de revisiones anteriores.

12 Riesgos de los procesos y dependencias de Administración 13 Acciones tomadas de la revisión para la mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos y por lo tanto del Sistema de Gestión.

Una vez finalizada la revisión en cada una de las dependencias, la Sección de


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Calidad consolida un informe a nivel de la Administración Del Instituto Municipal del Deporte Y la Recreación IMDER TULUA el Gerente de Calidad convoca a la Junta Directiva de la Institución para realizar la revisión. También deben contar con la presencia de veedores de la Calidad Internos y Equipo Técnico esta revisión debe haber quórum 14. SEGUIMIENTO Y MEDICIÒN El Instituto Municipal del Deporte Y la Recreación IMDER TULUA ha implementado los siguientes mecanismos que le permiten evaluar el logro de las disposiciones planificadas: 1 Grupos primarios. 2 Revisiones por la Dirección. 3 Evaluaciones de Satisfacción de los usuarios con el servicio. 4 Control de solicitudes de servicio 5 Auditorías Internas de Calidad. 6 Mapa de Riesgos. 15. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 2 Ley 872 de 2003. 3 Decreto 4110 de 2004. 16. NOTAS DE CAMBIO 17. ANEXO

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